外贸订单操作流程（通用10篇）
1.签订合同，等待客人付款。预付款到后，收汇并结汇。同时安排生产，估计出货时间。
2.联系货运公司，确定是否可以到客人指定港口；对比价格和船期，选择一家。
3.要订舱单，BOOKINGREPORT要上写明收、发货人的公司、地址、联系人、货物的起运港与卸船港、注明货品名、重量、体积、船名、航次与费用。填写收货人信息后发给货代，装箱单和发票(报关)一并发给货代。也可以给填写报关单给货代，确保单单一致
4.装柜1周前，快递报关资料（发票1份，装箱单1份，核销单1张，报关单1张，报关委托书1式3联，合同-报关1份，空白报关专用纸3张，空白更改保函专用纸1张）给货代代理报关。
5.此合同出货报关资料寄出前，核销单在电子口岸备案。
6.在开船前一天报关（厦门海关：报关周1-至周5，且周5只有上午才能报关；大假有值班）在报关前一天装柜（确定拖车柜号，集装箱号，联系具体的装柜时间、装柜联系人、装柜地址。）即开船前两天。流程：装柜—报关—开船。
7.报关完毕开船后，跟货代核对提单内容，确定提单形式电放或正本。《提单：电放提单-不太保险；客人可以直接提货或者换成正本提单后提货，清关资料都可以用传真件）、正本提单-比较保险； 3份，一套提单有三正三副。提货用正本提单的话，报关也要正本的发票和装箱单。》如果客户要见提单付款的话，出货开船后，跟货代要一份提单COPY件传给客户就可以了。）有原产地证的基本上都做正本提单。
海运放货一共有三种方式：凭正本提单放货 就是收货人凭正本背书提单向提单签发人提货。风险较小电放货物 就是不需要正本提单，只需要凭背书的电放提单传真件和电放保函提单签发人提货就可以了。风险居中。SEA WAYBILL 凭SEA WAYBIL和SEA WAYBILL保函向提单签发人提货。风险最大，很少用，一般船公司也不接受。
所有的提单，都是由提单签发人签发的，不同的是提单上的字样8.大概15-30天内，跟货代联系：邮寄回核销单、报关单、提单、（还有海运费发票）。有些货代要求付款后在寄回资料。
9.确保货款回来后，制作原产地证，去成都贸促会；制作清关资料:(提单正本3张；原产地证正本1联，副本2联发票，装箱单4张；发票4张，<这四单做到收货人，金额全部一致>、其他资料-技术资料),便于其清关提货。10.核销单、报关单回来后，登记报关单信息去电子口岸交单。
11.收汇资料：申报单、核销信息表、出口收汇说明（复印件）。收汇水单号
12.结汇：结汇申请书、电子口岸卡、合同复印件、发票、核销单复印件。（结汇后拿回的结
算凭证后，还可以同时拿回结汇水单）
13.报审-核销-退税。1退税申报期：90天 //2核销期：180天。网上核销条件是结汇后，几笔金额加起来在正负5%的范围内并且金额差距小于5000美金都可以正常核销，进入待审程序；两三天后，核销通过后可以打“出口收汇批次核销信息登记表”。
From Cindy: 外贸部跟单流程
1.根据合同拟定订货单，注意细节及交货日期，交于生产部门。
2.联系货代，制作并寄出报关单据给货代，所需单据如下：
1）(外管局申领,免费：企业授权书、电子口岸卡)核销单：组织
机构代码章“盖出口单位”处3个，公章盖“骑缝”处2个。
2）（成都海关买取）报关单：公章盖“申报单位”处1个。
3）（成都海关买取）报关委托书：公章盖“委托方、委托方业务
签章”处，一式三份共6个。
4）（复印）合同复印件：公章2个
5）（根据泉州资料编制）装箱单：公章1个
6）（根据合同制作：实额）商业发票：公章1个
7）空白“报关专用”纸3张：公章3个
8）空白“更改保函专用”纸1张：公章1个
注：以上单据均要求加盖红色鲜章，另附一张：“更改保函专用”空白纸三张盖有公章的空白纸（印有公司抬头及灰色“报关专用”字样）一起寄出。
3.在电子口岸做好港口备案。
原产地证书（自己做好后，拿到贸进局盖章，带上一份盖公章商业发票）
4.提前将货代传来的进仓单及相关单据交给出货部门。
提单保函盖公章寄出，或两张空白纸盖章寄出。
5.翻译技术部门提供的安装指导资料并做成套资料，包括：
1）最后定稿的全套图纸包括平面图，正立面图，背立面图，侧面图
2）水电图
3）墙板安装图，地铁布置图，压顶布置图，连接件布置图，方管布
置图等
4）材料清单
5）其他装备设施清单
6）工具清单
6.寄出提单,寄给客人，安装资料的文件，具体如下：
1）提单(共3 张,先由货代传电子版过来,客人/我方确认后在发回来)开船后七天内可以更改,但要产生费用.)
2）原产地证明(全部大写，一份原件，两份copy)
3）清关资料（4张商业发票加盖公章，4张装箱单加盖公章）
4）翻译好的全套安装指导资料
注：A.清关商业发票上的金额减半
B．所有资料在寄出前均要复印备份
7.收取核销单等单据，交与财务部门办理结汇，及核销退税等相关手续。核销单收到后，在电子口岸，出口收汇项下办理企业交单
出口收汇核销系统.Internet：外贸部跟单流程
奉献给新手的外贸跟单程序（超全面）
1、客户下订单
2、电传工厂安排货物确定产装时间
3、安排船期订舱：（如果是送货要写送货通知书）
4、电传标签到工厂
5、订舱，托书传真货代
6、核销单备案：（电子口岸备案）
7、将报关单据在合理日期寄送给货代：（一般先邮寄报关委托书和核销单，记下核销单号码，其余资料可传真）（合同，核销单一式三联，发票，装箱单，报关委托书1份，报关单2份<自己填写1份，空白
1份>）
8、办理保险并审核确认：（开船之前；投保金额不留小数，有小数的均进一位。）
9、提单审核确认：（临近装船时；非正式的，要显示集装箱号，得知船名航次，审完单后要求出正本）
10、办产地证：（开船之前；产地证打印）在贸促会办理登记盖章。
所需资料：一般原产地证书/加工装配证明书申请书，原产地证，商业发票产地证日期应与发票签发日期一致，11、包装申明缮制
12、提单寄到后做客户单据：发票，装箱单，B/L，原产地证，保单，检验合格单，检验证书，包装申明
13、催款
14、外汇申报：（银行通知有外汇进账，填写涉外收入申请表到银行国际结算中心办理，根据贷记通知
单补填单号，拿贷记通知单。）
15、核销：（先到银行国际结算中心水单，补填相应的核销单号码后经银行盖章。收汇核销所需资料： 1，核销单
2，报关单（核销专用联）（已盖章）
3，银行结汇水单
4，出口收汇核销报告表（一式两份）
到外汇管理科，拿资料去盖章，回一联出口收汇核销报告表（已盖章），核销单（已盖章），在相应的核销单核销专用联，退税专用联上加盖“已核销”印章，将正常核销资料退还并由经办人在（出口收汇核销报告表）上签收。
16、叫工厂开增票：（开过的增票要去税务局认证，盖已认证印章。）
17、出口退税：所需资料:
1份：1）申报出口退税资料交接表2份
2）外贸企业出口退税汇总申请表单独1份
3）外贸企业出口退税汇总申请表+外贸企业出口退税进货明细申报表+外贸企业出口退税出口明细申报
表 各3份
另1份：1）出口企业出口退税资料装订封面 1份
2）外贸企业出口退税汇总申请表1份
3）核销单（出口退税专用）
4）增值税发票抵扣联（已认证）
5）报关单（出口退税专用）
6）商业发票
7）外贸企业出口退税进货明细申报表+外贸企业出口退税出口明细申报表（清楚的）如需要延期，在国税局出口管理科处可办退税延期审批出口退税生成软盘（将上述资料交到国税局，回一联签回的申报出口退税资料交接表）
（自己留底一份：外贸企业出口退税汇总申请表+外贸企业出口退税进货明细申报表+外贸企业出口退税出口明细申报表）
如果为出口信用证项下交单，所需资料：
1)客户交单委托书 1份
2）信用证原件
3)发票（按信用证要求）
4）装箱单（按信用证要求）
5）海运提单（按信用证要求）
6)保险单（按信用证要求）
7）品质证书（按信用证要求）
8）快递单复印件1份
9）汇票（盖法人章和公章）2份
10）受益人证明1份（盖公章）
（拿上述资料去银行，回一联客户交单委托书）
海运费支付：
1)购汇：合同+国际货物运输代理业专用发票购买付汇联（复印件）+购买付汇联（原件）拿原件在银行国际结算中心盖章并拿回。
2）支付海运费：盖章的购买付汇联原件+外汇申请书+境内汇款申请书（回一联境内汇款申请书第三联（绿联）+外汇申请表第二联（蓝联）+一张白联（进账单）
出口企业备案单证：
1）外贸企业购货合同
2）托单
3)装货单
自己比较闲就准备将论坛里面的【外贸单证操作流程】资料在修改下上传！
以宁波口岸为例：
一，货物差不多好的时候，根据合同做托书（分自拉自报以及代拉代报待会会说明），跟货代确认船期。这时候要提前安排商检，因为商检最少要三天的时间。
确定好船期后，1）如果是散货，货代会传真进仓单过来，根据进仓单上的地址寄报关委托书和核销单，然后根据进仓单上的截数据日期做报关资料。
报关资料一般有：核销单一份，检查下章盖了没有，两个公章，三个红色长条章 委托书上要盖公章和法人章
装箱单两份，都要盖法人章和长条章的发票两份，法人章和长条章
报关单一份，报关专用章
合同一份，卖方部分盖法人章和长条章，买方签下客户英文名字，随便化几下就好了 申报要素一份，盖公章和法人章
除非货代有另外要求，不然都是按照这样操作的注意：散货是自己安排运输公司货发港口的。另外如果是13号截数据，12号就一定要把货发掉。2）如果是整柜，问货代地址寄报关委托书及核销单，然后跟货代确认好装柜时间（发货时间同散货）并要司机的号码，在截ENS数据前做报关资料（合同，发票，装箱单），可以电子版的形式发给货代。
二，接着是确认提单，货代会联系你核对提单，仔细核对公司抬头，客户信息，箱数，毛重，体积等信息。【注意：如果是单证远的话，一定要业务员发给客户看下，以免提单不合客户的要求，产生改单费】如果有做L/C的还要根据L/C的要求做提单。
三，提单确认后，等开船三天左右向货代要提单的COPY件，这时候如果要做产地证的，FORM A,FORM F的，就可以做了。主要是FORM A,FORM F等涉及船名航次以及开船日期，所以等copy件到手在做也不迟。
开船后就可以着手清关资料的制作了 一般清关资料有：发票 装箱单 都是一式四份！
【清关资料也要交业务员发给客户确认，以免客户有什么特殊要求，难以清关】
四，货代会发给你费用确认单，确认完费用后，告知对方贵司的发票抬头以及寄单地址。对方会安排寄发票过来。
五，把发票给财务，确认付款后可传水单给货代并让其安排寄单。一般货代钱到账后会马上安排寄单的。
六，看开船日差不多一个月左右核销单就会有了，这时候催核销单，空运的要两个月左右才能退回来。一般核销单的有效期是三个月，所以三个月前催回一般都没事。
好了，简单的一单单证就这样完成了。希望对于初学者会有帮忙。
【单据都要发给业务员让客户确认 以免客户有新要求 增加改证费用】
之前提到传托书的时候涉及自拉自报以及代拉代报，在这里说明一下。一般如果是散货的话不存在这个问题。而代拉代报就是全部由指定货代订舱以及报关拖柜，上面的流程适合代拉代报，以及自己货代出货的情况。
关联号一般在一开始就得编排好，都是自己编写的，一般是“年+月+申批次”如，2010年1月份第一次申报，那么第一笔记录的关联号可编为201001001.具体操作步骤如下：
1、申报批次：本月第几次申报，如第一次输入“1”。
2、序号：四位数字码，特别注意，序号一个关联号内不能重复。如果一个月内有多次申报，可以按顺序连续编排。在数据录入时，可以都输入“1”，在所有数据录入结束后，进行数据分解，然后进行“序号重排”，建议按批次加顺序号进行物理排序。
3、出口进货标志：录“0”，表示既有进货又有出口；“1”表示只有进货；“2”表示只有出口； 税种：增值税选“v”；消费税选“c”；
4、出口发票号：即企业出口商品的定单外运编号；
5、报关单号：12位，由报关单右上角“海关编号”9位码＋0＋商品项号组成。注意：
1、当报关单上只有一条记录时，录入“9位码＋0＋商品项号01”；
2、当报关单上有多条记录时，有几条记录要逐条录入几次，在9位码后面第一条加“001”，第二条加“002”，以此类推；
3、假如关单上有4条记录，其中第三条不申报退税，录入时则不录入“003”项，录第4条记录直接跳到“004”。
6、出口日期：输入报关单中的出口日期。
7、美元离岸价：录入实际离岸价，计算换汇成本的依据，如报关不是FOB成交价，就换算成FOB价后录入。
8、核销单号：7位码，见核销单右上角或报关单内的批准文号，如“069956703”，数字间不得留空格。委托代理出口的，此栏也应录入，否则审核出错。
代理证明号：若是委托其他外贸企业代理出口的货物，输入外贸企业提供的“代理出口货物证明”右上角12位码（即2位年份+4位地区码+4位顺序码+2位项号）；项号录入规则同报关单项号；若自营出口的，此项为空
9、远期收汇证明：属远期收汇的，录入外经贸主管部门出具的远期收汇证明号；非远期收汇的，此项为空，不得录入任何内容；
10、出口备注：可录可不录。
11、商品代码：见关单商口明细中“商品编号”，区分以下情况录入：
1，8位商品码
①商品编码仅为8位的，录入8位商品编码后补加“00”补足10位码；
②同一商品名称相同，对应不同的征税税率，如征13在10位商品编码后加1，征17则加2（注意）。
商品名称：系统自动生成，和报关品不一样，也无需改动
12、单位：系统自动生成，不能改动
13、出口数量：与系统内商品代码对应计量单位的关单上相应数量
14、进货凭证号：10位发票代码+8位号码；
15、退消费税的，进货凭证号录消费税专用税票号码，该号码录入，系统自动补录到专用税票号码栏。
16、分批批次： 开具增值税专用发票分割证明的必须录入，若增值税发票数据1000，本次出口400，结余600，则本次录入分批批次“1”；下次用分割单申报时录入分批批次“2”。
17、供货方纳税号：按进货凭证的对应内容录入；
18、进货数量：与系统内商品代码对应计量单位的相应数量，录入的数量只能等于或小于关单数量并且与“出口数量”一致；进货凭证的计量单位与系统内商品代码对应计量单位不一致的，要按与系统内商品代码对应计量单位进行转换后，录入对应的数量；委托加工后出口的货物，录入原材料的专用税票时按加工收回的出口数量录入“进货数量”，加工费或辅料、包装物等的“进货数量”为空。如果委托加工后出口的货物，其原材料是进料加工的进口料件，则录入加工费的专用税票时按加工收回的出口数量录入“进货数量”，辅料、包装物等的“进货数量”为空。购进其他外贸企业调拨的货物出口的，按分割单的数量录入“进货数量”，增值部分的“进货数量”为空。（特别说明：上述金额录0时，不要在备注栏加“WT”）。
19、计税金额：即专用发票上的“计税金额”；
20、法定征税税率：录入该产品的征税率，增值税为17或13；消费税从价定率的按小数点方式录入，如10％，录入0.1；从量定额的录入单位税额。
21、税额：自动生成。如果生成的税额比发票上的税额大，要进行修改，小的可以不作修改，按回车进入下个字段；
22、退税率：系统根据商品码自动生成；
23、可退税额：自动生成；
24、申报标志：空 : 该记录处于未申报状态 R : 该记录已确认需要申报。
25、上述标志不需录入，系统自动生成；
26、以上完毕后，点击“保存”，按提示进行确认或确认并继续追加。
27、注意：退消费税的，在上述增值税数据采集完成后，再进行消费税进货数据采集即可，不需要再做出口处理。
28、在所有数据录入结束后，进行数据分解，数据分解后分别在出口录入和进货录入中进行“序号重排”、“审核认可”。
（二）数据加工处理
实退税数量以下为空，并不为错，数据加工处理后将出现数字。
①进货出口数量关联检查：对同一关联号，同一商品码下的进货和出口数量进行检查。执行“数据加工处理进货出口数量关联检查”（此步必做，否则申报数据容易出错，并且退税申报明细表中的出口进货金额、退税率、应退税额等栏目数据无法生成）。如果检查结果出现错误标志“E”或“W”，则需对错误数据进行调整。关联检查后有“E”错误，必须检查。②换汇成本关联检查 建议要求所有外贸企业均在系统配置中设置换汇成本的检查。③预申报数据一致性检查 ④生成预申报数据。
在关联检查结果未出现“E”的情况下，进行如下处理：
预申报：点击“数据加工处理” 之“生成预申报数据”，依提示生成一个文件夹，将该文件夹压缩命名为本单位的海关代码，在国税网站上进行预审。输入关联号≤“”，在空白处输满“9”，生成预申报数据。
（三）、预申报及预审
1税务机关反馈预申报审核结果。
2业根据反馈的预申报审核结果调整申报数据，准备正式申报。
关于预申报的方法，各个地方处理不尽相同，有些是上传国税网，有些是上申报大厅申报
（四）、退税正式申报
正式申报：执行“预审反馈处理---确认正式申报数据”将数据提交到“正式申报环节”。
1、生成申报数据并打印申报表 ①、查询并打印退税申报表
确认申报数据准确无误后方可打印表格。
打印明细申报表：在“退税申报本次申报明细”和“退税进货本次申报明细”中，执行“扩展功能”申报表打印，预览无误后，点击打印及可。②、生成并打印汇总表
汇总表的主要内容根据明细表数据自动生成，但企业可以进行修改。注意以下内容是否有误： 申报年月 申报批次 总进项金额 申报退税额
打印汇总表，同上。打印主要对“扩展功能”。
注意一点：汇总表上的应退税额和进货税额可能和明细表上有点小差异，修改的方法是：1应退税额要达到三表统一2进项税额要求和进货明细表的数据统一，和出货不统一，不影响退税申报
上述操作后，若发现有错误或已申报数据中无数据，点击“撤销本次申报”，重新进行数据加工处理、生成申报。③、生成退税软盘：
执行“数据统计上报生成退税申报软盘”，选择路径后点“确定”。生成申报软盘共12个文件： 建议：每一次申报按“申报年月＋批次”在硬盘建立一个文件夹进行数据备份，以防软盘损坏，避免批次及序号重复。
2、整理装订单证
按照出口明细表顺序逐票整理装订单证：增值税专用发票、消费税须报消费税（出口货物专用）缴款书、收汇核销单、出口报关单、出口发票。
3、上门申报退税
携带申报表（主要包括：汇总表三份、进货明细表一份、出口明细表一份）、申报单证和电子申报数据（软盘或U盘）到申报大厅办理退（免）税申报
三、出口退税申报前准备事项
（一）、企业在取得增值税专用发票应当自开票之日起30日内办理认证手续；在货物报关出口之日起90日内收齐单证并办结退（免）税申报手续。
（二）、外贸企业应及时登录“口岸电子执法系统”出口退税子系统，进行交单工作
（三）、外贸企业必须将每一份出口货物报关单与对应的增值税专用发票的品名、数量、计量单位一致，否则不能退税。
四、出口退税申报
（一）申报明细数据录入
“基础数据采集-----出口/进货数据明细录入”，进入操作窗口，点击“增加”进入编辑窗口进行数据录入，具体要求如下：
关联号：必录内容，一个内不能重复，一次申报可以有多个关联号。
1、企业按“2位年+2位月+2位号批次+4位顺序号”有规则编排关联号。必须保证每一个关联号下的进货和出口数量相等，并且换汇成本正常。
2、对多条进货（出口）对应一条出口（进货）或多条进货对应多条出口的，可使用一个关联号；
部门代码：只有分部核算单位录入。在“部门代码”维护完成后，点击下▼选择。注意：进货和出口的部门码必须一一对应，同一部门码项下同一商品的进货和出口数量必须相等； 部门名称：系统自动生成；
申报年月：本次申报的退税所属期，如“200704”，以本次申报报关单中日期最迟的月份为申报月份，如：本次申报有3份报关单，出关日期分别为“20070115”、“20070103”、“20070319”，那么本次的申报年月为“200703”。但遇到有退税率调整的，要分开申报。此栏按系统进入时显示的“当前所属期”自动生成，亦可以更改，为了操作方便并保证准确录入“申报年月”，建议在每次数据采集前，先对“当前所属期”进行更改。
生产企业第一次办理出口退税操作流程
1.目录准备在硬盘（最好是D、E盘，不要在C盘）上，建立一个文件夹并命名为“出口退税申报数据”，然后在此文件夹内按照“企业简称+申报年月+数据性质”建立五个文件夹用于存放申报数据，分别是“预申报（YSB）、预反馈（YFK）、正式申报明细（ZMX）、正式申报汇总（ZHZ）、正式反馈（ZFK）”，以便存放相关数据；也可以建一个批处理文件，每次通过修改批处理文件来自动建文件夹，附：有业务.BAT，无业务.BAT。
2.【第一步】免抵退明细数据采集
〖出口货物明细申报录入〗
[记销售日期]以每月财务做账的日期为准。
[出口日期]关单上的“出口日期”所载日期。
[外币金额]：以出口货物报关单上（不含运保杂三费）的金额为准。首先查看关单的“成交方式”一栏，如果是FOB，则直接以“总价”作为外销收入；如果是CIF，则要用“总价”减去“运费”、“保费”、“杂费”等项，以此作为外销收入。
[汇率]：以水单上汇率为准。
如果一笔关单对应多张水单，且各水单汇率不一，申报时汇率如何填写？
将各水单上人民币相加，除以关单上的外币金额得出加权平均汇率作为此关单汇率。
例如：1万美元关单对应两张水单，分别是$6000，8.45；；；$4000，8.43，则汇率计算如下：
（6000*8.45+4000*8.43）/10000=8.442
[单证不齐标志]：关单不齐填B，核销单不齐填H，代理证明不齐填D。
特别注意：对代理出口企业不齐的只有代理证明，而无关单和核销单；也就是说单证不齐时只能填D不能填BH。
[同一张报关单多笔出口]：
在出口货物明细申报录入界面中，对于报关的录入规则是这样的：前9位为报关单号，第十位为零，后两位为报关单的项号。对于一张报关单多笔（进）出口业务在录入时，需要按照项号依次添加到申报系统中即可。绝对不允许直接录入合计数，审核系统无法审核通过。
3.【第三步】免抵退税预申报
〖生成明细申报数据〗—（申报明细表数据）将生成数据放入当月预申报文件夹。
4.上网报送预申报数据
出口退税退税申报本企业文件夹内，将本月数据文件夹拷上网。
5.（了解）税务机关审核处理
〖网上接收数据〗
〖预审核〗
〖预反馈数据上网〗
6.网上接收税务机关预反馈数据
出口退税退税申报本企业文件夹内，将本月数据文件夹从网上拷入本地硬盘对应位置。
7.【第四步】预审核反馈疑点调整
〖撤销已申报数据〗
〖税务机关反馈信息读入〗
〖税务机关反馈信息处理〗
根据税务机关反馈的预审结果相应调整申报数据
8.【第七步】纳税申报
根据预申报明细结果填写增值税纳税申报当期出口货物销售额和免抵退税不得抵扣税额，并进行增值税纳税申报。
9.【第八步】纳税申报表数据采集
〖增值税申报表项目录入〗
10.【第五步】生成明细申报数据
〖生成明细申报数据〗—（申报明细表数据）将生成数据放入当月正明细文件夹。
11.【第九步】免抵退汇总数据采集
〖免抵退申报汇总表录入〗
12.【第十步】免抵退税正式申报
〖生成申报数据〗—（申报汇总表数据）将生成数据放入当月正汇总文件夹。
〖电子信息上网〗—（出口退税退税申报本企业文件夹内，将本月数据文件夹拷上网）
〖打印申报报表〗—（打印申报明细表、申报汇总表报送税务机关）
附：【资料目录】
1、申报汇总表（四份）
2、出口货物免抵退申报明细表（当期出口明细）（三份）
3、出口货物当期单证齐全并且信息齐全明细表（三份）（如有当期单证收齐）
4、增值税纳税申报表含附表
一、附表二（各两份）
5、外销帐复印件
6、出口企业基本情况核对表
1.Unfortunately, the goods you requested cannot be supplied from stock due to heavy commitments.很遗憾，由于订单堆积，您要的货物无现货可供。
2.The present supplies of raw materials are being used for earlier orders, which makes it impossible for us to effect your shipment as required.日前供应的原料正用于早期的订货，这使我们无法按你方要求交货。
3.We find it difficult to fill your order at the prices indicated in your letter because of the high cost of raw materials由于原料成本高昂，我们难以按你方要求的价格供货。
4.We have to delay your order until the revised one reached the minimum volume we have established.只有你方把现有订货量增至我们所确定的最低数量，我们才能供货。
5.We regret we need to decline this order as the balances of your account with us stands over our fixed reasonable limit.你方欠款超出我们所规定的合理限度，很抱歉只好拒绝订货。
6.We would like to grant an accurate order by your adding the sizes on the enclosed form.请在所附的表格中加进尺码，以便使订货无误。
7.The immediate shipment of your order can be expected only when you modify your usual delivery arrangements by shipping 40% in June and balance in July instead of two equal monthly shipments.假如你方能把原来六、七月各装运一半改为六月运百分之四十，其余的七月运，我们才有望立刻发货。
企业应该在订购单上明确的告诉消费者产品和服务的截止日期，如果你说出具体日期的话，可以告诉消费者一个回应期限，如“请在14天内回复”等字样。
Enterprises should tell consumers clearly on the purchase order date of expiry of the products and services, if you tell a specific date, can tell consumers a response deadline, such as “please reply within 14 days”.
客户经理对辖区内客户需求预测和具体订单是否准确，不但关系到工业企业和零售户对公司的满意度，更关系到按客户订单组织货源这项工作能否得以顺利的开展。假如客户经理制作的预置订单准确性不高，招致了客户的怨言，得不到客户的认可和配合，那么今后这项工作将很难开展。为使按订单组织货源工作顺利，避免部分客户经理随意制作客户订单，经过摸索，制定预测和订单的操作流程:
(1)对每月销量排名前40位的客户进行筛选，挑选出本辖区内在销量、结构、单条值、等方面有潜力的客户10位，对销量异常的25位客户（城网客户销量上下浮动在25%，农网客户销量上下浮动在15%的客户）实行双项互动面对面进行预测。城网预测客户数不得少于50%，农网预测客户数不得少于30%。
(2)每月1----8号客户经理要对筛出的客户进行双项互动需求预测并进行V3系统维护上报市场经理阶段
(3)8----10号由市场经理进行修订上报区营销部
(4)11----25号是客户经理对预测的回访，充分运运客户购销台账掌握客户上报预测的情况，并进行修正。1
1、业务人员收到客户的寄样要求（如提供图纸；提供样品等），首先记录下客户要求寄样的样品信息及要求，并填写寄样申请单，在经过审核后，样品负责人员则联系生产厂家，准备样品；
2、在收到样生产厂家寄来的样品后，业务人员将样品邮寄给客户，并记录本次寄样的信息（包括寄样的日期、寄样的方式、哪个快递公司、是否收取费用、费用等），并注明本次寄样是对应哪一张寄样申请单；
3、如果客户对样品不满意，或者要求改进后再寄，则业务人员原记录下这些信息，并重复1、2步骤；
4、如果客户对样品确认合格，则业务人员草拟报价单（业务人员快速查询该产品的报价的历史记录、该产品的已成交的历史记录及厂家的报价情况）；
5、经过多次磋商，客户接受报价。业务人员根据该份报价单制作订单（合同或形式发票）传真给客户会签；
6、业务人员根据订单，填写成本测算单。
二、落实信用证或预付款
1、根据订单里的付款方式，进行相应的落实：
L/C在签订订单后，及时进行催证。收到客户的信用证，进行认真的审证，并做好记录，主要包括以下几个主要方面：
;开证行 例：BNP PARIBAS;CANADA;MONTREAL;
通知行 例：中国银行江苏省分行;
信用证号 例：63211020049;
开证日期 例：2001年1月29日;
信用证有效期及地点 例：2001年4月10日，中国;
申请人 例：FASHION FORCE CO., LTDNEW TERMINAL, ALTA, VISTA OTTAWA, CANADA;
受益人 例：NANJING SICO TEXTILE GARMENT CO., LTD.NO.85 GUANJIAQIAO, NANJING;
信用证金额 例：USD32640.00;
商品描述 例：SALES CONDITIONS: CIF MONTREAL/CANADASALES CONTRACT NO.F01LCB05127LADIES COTTON BLAZER;100%COTTON, 40SX20/140X60)STYLE NO.PO NO.QTY/PCS USD/P
C 46-301A 10337 2550 12.80;
分批装运及转船运输 例：不允许分批装运，允许转运，从中国运至加拿大蒙特利尔港口;
最后装船期 例：2001年3月25日;
议付单据要求 例：商业发票六份，受益人代表签名；加拿大海关发票四份;附加条款 例：如果提供的单据不符合信用证条款的规定，每个不符点55美金；本信用证的数量和金额有3%的溢短。记录该信用证的信息，如果其中有问题，及时要求客户改证，并且将每次改证信息进行记录，直至信用证无误。而后，收到客户的有效信用证。
前T/T;收到客户的电汇款，对该预付款信息（包括收到客户名称、日期、金额等）进行登记。
其它方式
2、对于非L/C方式的订单，业务人员对应订单填写非L/C方式申请单，申请单需要经过审批才生效；
三、出口备货
1、在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。与生产工厂进行磋商，在达成一致意向后，与工厂签订采购合同。
2、在备货过程中，跟单人员同步向业务人员进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。
四、租船订舱
1、在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。
2、在货物全部生产、包装完毕后，工厂制作装箱单，业务人员根据工厂报来的装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。
3、单证储运人员根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。
4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费用后，准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于报关、出运；
5、在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。
五、出口报检
1、如果属于法定检验的商品范围（属于《种类表》商品范畴），在商品报关时，报关单上必须有商检机构的检验放行章方可报关。
2、申请出口商品检验时，工厂必须通过九城及榕基软件进行电子报检，货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。
六、申领核销单
1、则单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。
2、如果核销单已用完，需到外汇局申领出口收汇核销单。具体操作如下：a)在到外汇局申领核销单前，先上网向外汇局申请所需领用核销单份数；b)外汇局确认公司已上网申领核销单后，凭公司核销员所持本人操作员IC卡、核销员证向该核销员发放核销单；c)外汇局根据公司网上申领的核销单份数和外汇局本地核销系统确认的出口企业可领单数两者中的较小数，向公司发放核销单。
七、出口报关
1、单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。并确认货代公司收到上述单据。
2、货代公司收到工厂寄去的商检换证凭单，凭此单到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。
3、公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库（根据新的海关报关规定要求：货物的出口报关必须在货物进入港口仓库或集装箱整箱进入堆场后才能进行）。
4、报关前，报关人员先上网向出口口岸地海关进行核销单的口岸备案，并如实向海关申报成交方式(如CIF)，按成交方式申报成交总价、运费等，以后外汇局即根据实际成交方式及成交总价办理收汇核销手续。
5、报关时需填写中华人民共和国海关出口货物报关单(白色的报关联和***的出口退税联)，并随附报关委托书、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、出境货物通关单等单证向海关报关，海关依此份报关单验货，并退回已盖章的核销单和两份报关单。报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。
6、注意事项：
未进行口岸备案的核销单不能用于出口报关，对已备案成功的核销单，还可变更备案。
;报关时必须要“出口收汇核销单”，否则海关不予受理。货物出境后，海关在核销单上加盖“放行章”或“验讫章”，并随同加盖海关“验讫章”的一份带有海关编号的白色报关单、一份***的报关单出口退税联一同返还口岸代理货代公司（从海关退回一般需1个月左右），最后口岸代理货代公司寄给公司用于向外汇管理部门核销。
八、装船出运
7、货代公司接到外贸公司的订舱委托后，根据外贸公司提供的出口货物明细单缮制集装箱货物托运单，这是外运机构向船公司订舱配载的依据。该托运单一式数联，分别用于货主留底、船代留底、运费通知、装货单、缴纳出口货物港务费申请书、场站收据、货代留底、配舱回单、场站收据副本(大副联)等。其中比较重要的单据有：装货单(Shipping Order: S/O)和场站收据副本(Mates Receipt;;;;M/R)。
8、货物离港前，货代公司传真海运提单给外贸公司确认。
9、在确定货物安全离港后，外贸公司传真装运通知给国外客户。
10、外贸公司将海运提单复印件、商业发票、装箱单、海关发票、普惠制产地证用DHL寄给客户供其作进口清关用，同时将DHL回执留存准备缮制议付单据。
11、注意事项：a)将来船公司签发的提单上相应栏目的填写也会参照订舱委托书的写法，因此，托运人、收货人、通知人这三栏的填写应该严格按照信用证提单条款的相应规定填写。
九、制单结汇
12、在办理货物出运工作的同时，外贸公司也开始了议付单据的制作。
13、货代公司作为承运人，签发了COS6314623142号提单。根据信用证的规定，外贸公司备齐了全套议付单据，向议付银行交单议付。
十、财务付款
14、外贸公司的财务人员收到货代公司寄来的海运费发票和港杂费发票。
15、收到工厂寄来的增值税发票和出口专用缴款书。16、议付单据交单后，财务人员向工厂支付货款，并和货代公司结清海运费、港杂费等费用，同时催货代公司退核销单。
十一、收汇核销
17、外贸公司收到货代公司寄来的海关退回的出口收汇核销单和报关单。核销员在网上将此核销单向外汇局交单，并在进行网上交单时，对核销单、报关单的电子底帐数据进行了认真的核对。
18、外贸公司收到银行的收汇水单，开证行已如数付款。至此，该笔交易已安全收汇。
19、网上交单成功之后，核销员持纸质的收汇水单（即出口收汇核销专用联，经银行盖有“出口收汇核销专用章”）、出口收汇核销单 (已经出口海关盖章，第三联)、报关单(白色报关联，海关已盖章)、商业发票及自制的核销单送审登记表(外汇局留存联)到外汇局办理核销手续。20、核销完毕后，外管局当场将加盖“已核销章”的核销单（出口退
税联）退回给外贸公司。
21、核销完成后，核销员将上述单据转交财务办税人员办理退税事宜。
十二、出口退税
22、外贸公司的财务办税人员将公司需要办理认证的增值税发票整理后一并申报国税局进行发票认证。然后，拿到国税局认证结果通知书和认证清单。
23、财务办税人员将退税要用的单据收集齐全无误后装订成册。其中，核销单(外管退回的出口退税专用联)、报关单(***出口退税联)、商业发票为一册，增值税发票(抵扣联)、出口专用缴款书、认证结果通知书、认证清单为一册)，并在退税申报软件中逐条录入进货明细及申报退税明细。录入完毕，核对无误后打印并生成退税处所需要的表格及软盘，连同“外贸企业出口货物退税汇总申报审批表”送交外经委稽核处加盖稽核章。
24、财务办税人员将上述资料送交国税局稽核部门待批。
25、接到国税局通知，申报的资料已通过。
26、财务人员到银行查询，查到申报退税额已足额退回。
内容：信用证规定的提单记载事项、货物的详细说明、装运港、目的港、装运期限、分批和转运的规定、对集装箱运输的有关要求，如类别和数量。（此外，出口企业还需要准备各种单证：提货单（出仓单）、商业发票、装箱单、重量单、出口货物报关单、外汇核销单）
二、订舱
订舱的手续是：货运代理缮制集装箱货物托运单（订舱单），注明要求配载的船舶、航次。船公司或其代理收到货运代理的订舱单后，经过审核货名、重量、尺码、卸货港或到达地后，认为可以接受，即在托运单各联上填写船名、航次、编号（此编号俗称关单号，与该批货物的提单号一致）
1、装货单：装货单是报关时必须向海关提交的单据之一，经海关查验后，在装货单上加盖放行章，托运人才能凭此装货单要求装货。
2、场站收据：是指承运人委托集装箱堆场、集装箱货运站或内陆站在收到整箱货或拼箱货后签发的收据。托运人可凭D/R向船公司或其代理换取正本提单。如要换取已装船提单，必须待货物装上船后，经船上大副在D/R上签字，才能凭以换取，否则，只能换取备运提单。
三、投保
四、报关
1、出口申报 发货人或其代理在出口货物时，在海关规定的期限内，以书面方式向海关报告其出口货物的情况，并随之附有关货运和商业发单据，申请海关审查放行，并对所报告的内容的真实准确性承担法律责任的行为。
2、、审核单证
3、查验货物
4、办理征税
5、清关放行
五、装运
六、发装运通知
1、船舶到港前，船舶代理提前把进口舱单传给码头调度室，调度员审单，进行卸船作业计划安排。
2、船舶到港，代理办理完毕一关三检手续后，通知码头调度室可以作业。
3、调度派中控班进行卸船作业（外贸驳船需要收到海关的卸货通知书）。
4、中控室根据卸船资料指挥码头机械进行卸船工作。集装箱进堆场后箱管将运抵报告发送给海关。
5、货主自行委托报关。
6、海关或国检受理后按规定查验放行。如需要现场开箱验货或要求过机查验，海关可以电脑发送信息到码头，码头直接操作。如国检需要开箱验货则由客户到码头业务申请台办理服务单，码头根据服务单收费操作。
7、货物结关后，船公司、货主、货代持己办结海关和国检手续的提单到业务办单申请办理提货手续。业务申请台核对单证无误，换发码头提货凭证（预约单）。
8、提货人派车到码头，凭码头提货凭证连同设备交接单到码头闸口打单提箱。
9、中控室根据检查桥录入的提箱信息，与码头作业司机核对拖车牌号和集装箱号后，指挥机械进行装车作业。
一：目的为了使工作内容清晰明朗化，工作效率高效标准化，特制订此工作流程。二：作用
规范计划员工作内容，确保计划员在工作过程中不缺项漏项，保证生产环节顺畅运行。
三：内容
1.根据已批准的周计划生产单，下达次日的生产计划执行单，并特别要求生
产计划的轻重缓急，将责任划分到生产主管，并且共同预算完成期，将不能按期完成的产品作好记录，并及时跟销售部沟通。
2.根据预算结果和实际生产情况的进度，随时与销售部沟通，保证产销链条
正常运行。
3.生产进度跟踪
3.1 跟踪半成品及时生产到位，保证库存不缺货，生产不受阻碍。
3.2 跟踪产成品及时生产到位，保证产销链条正常运行。
3.3 跟踪当日急需产品的生产进度，保证产品合格入库后通知销售部，以
方便销售部做下一步工作。
3.4 核对当日半成品，产成品的生产情况：
3.4.1 确保当日生产合格的产品全部要求入库。
3.4.2 正在进行的产品继续跟踪，直到生产合格。
3.4.3 对生产批量不合格的产品，要求生产车间注明不合格原因，质检
部注明不合格项和待处理意见，由生产车间按不合格品处理意见
进行返修、返工处理。
3.5 和仓储部根据当日生产计划单预算所需原材料，半成品，包装物的量，并跟踪仓储部确定采购计划与采购进度。
3.6 确定生产计划执行表：
3.6.1根据当日的生产计划单和尚未投产的生产计划单，将同一产品统一生产，以减少重复生产，从而达到省工降耗，批量生产的目的。
3.6.2 根据连续几月的销售量，确定销售部下的备库存量是否合理可
行，并提出书面更改备库量意见。
3.6.3 根据原材料，半成品的库存情况；仓储空间情况，生产能力情况，确定合理的生产计划执行单。
3.6.4 对因原材料不足而滞后生产的产品，及时与销售部沟通，以便销
售部做好与客户的提前沟通。
3.7 随时更新订单流程表，以确保公司产销的顺畅运行。
3.8 核对BOM表是否与生产计划执行单相否，对不否的进行二次确认后
再进入投产工序。
3.9 及时完成上级交代的临时工作。
四：注意事项：
1：对所生产产品要尽可能满足生产计划单的需求。
2：库存产品必须要低于产品最高库存量。
3：生产计划执行单必须要与生产部最高负荷量相符。
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