湖南省档案查询系统
第一章 总 则
第一条 为规范税收征管资料的管理，加强税收基础工作，根据《中华人民共和国税收征收管理法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合税收征收管理工作的实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的征管资料档案是指在税收征收管理过程中形成的，反映和记录征纳行为的各种表、证、单和磁盘等不同形式的文字和数据资料，以及专门案卷所需的其他资料。
第三条 征管资料档案应按纳税人分户或职能单位分类建立与管理。基层征收单位（征收分局或税务所）必须建立纳税人分户征管资料档案。
第四条 根据征管资料档案来源与用途划分管理职责，对征管资料档案实行分级集中管理，各有关责任单位和责任人必须认真收集，严格审核，及时传递处理，维护各项征管资料的真实、安全和完整。
第五条 征管档案资料包括税务登记、发票管理、税务文书、纳税申报、税款征收、税务稽查、税务行政复议与诉讼和纳税义务人、非纳税义务人报送或提供的与税收征管有关的资料、信息等。
第六条 各级国税机关都应当按照本办法的规定管理征管资料，建立征管资料档案。
第二章 征管资料的主要种类
第七条 征管资料按其反映的内容及产生的环节不同分为：
（一）税务登记类。包括办理开业登记，变更税务登记，停复业处理，注销税务登记，税务登记验证、换证，税种登记，增值税一般纳税人认定、年审，金银首饰消费税纳税人认定，非正常户处理，税务登记违法（章）处理等各环节的文书、报表和数据资料。
（二）发票管理类。包括发票的印制、购领、使用、缴销各种事项的登记台帐，申请审批文书表格，发票违章（法）案件资料和处理文书以及发票稽核检查及交叉传递文书。
（三）税务文书类。包括办理税收返还、退库、缓缴、减免审批，核定应纳税额，固定业户外出经营税收管理以及企业进货退出及索取折让的通知书，申请审批表、清单、证明单等资料。
（四）纳税申报类。包括纳税人申报纳税的各项报表，征收机关对逾期未申报和逾期未纳税户进行催报、催缴的文书资料以及纳税申报违章处理资料。
（五）税款征收类。包括各项税款、滞纳金、罚款的征收、退还凭据、通知单，税款应征、减免、征收、入库、欠缴和提退等项业务文书和核算资料。
（六）税务稽查类。包括税务稽查选案、立案、稽查、审理、执行各个环节的文书，纳税人涉税违法（章）案件材料，实施税收保全、强制措施的通知书、凭据等资料。
（七）行政复议与诉讼类。包括纳税人提起行政复议、赔偿的申请书、附报材料及行政诉状副本，国税机关受理行政复议、赔偿案件的调查材料及相应的处理决定书，国税机关向法院提交的答辩状、上诉状、强制执行申请书等文书资料。
（八）其它类。包括企业财务报表、其他外部信息资料，以及与税收征管业务有关的其他资料。
上述分类情况及编号参见附件《征管资料分类目录》。
第八条 税收征管资料的种类和具体项目（表、证、单、书）按国家税法和政策规定确定，税法和政策规定作出修改调整的，按新的规定执行。
第三章 征管资料的采集和录入
第九条 各类征管资料的采集和录入由负责具体税收业务和征管工作的职能部门承担，各职能部门及工作人员应按税法和税收政策规定取得、制作、录入、归集征管资料，保证各种表、证、单、书和原始资料准确齐全、录入及时。
第十条 征管资料的采集必须做到及时、完整、准确，以原始资料为依据，特殊情况下不能取得原始资料的，应当复印或抄录原始资料。对复印或抄录的资料，经办人员应签名备注。
第十一条 省、地、市局各业务职能部门负责本部门处理的涉及税收征管业务资料的采集、整理和录入，对下级国税机关及相关部门进行业务指导，提供资料服务。
第十二条 根据机构设置和业务分工情况，各县市分局及其工作部门按下列职责采集、录入征管资料。职能分工不一致的，由县市分局明确职责。
（一）综合业务部门负责直接办理的税务登记类、税务文书类、发票管理类、行政诉讼类征管资料的采集和录入，全面正确反映本部门管理的税收征管业务工作情况，负责向其他职能部门反馈信息。
（二）征收部门负责纳税申报类、其他类征管资料的审理、采集和录入，负责向计财和稽查部门提供纳税人申报征收情况。
（三）计财部门负责税款征收类征管资料的采集和录入，对征收部门采集、录入的应征（应退）税款、减免税款、已缴税款、提退税款等信息进行税收会计核算，开具票据，并负责反馈给征收部门。
（四）稽查部门根据征收部门、计财部门及其他方面所提供的有关信息，采集和录入稽查工作实施中的税务稽查类资料。
（五）基层征收分局、办税服务厅负责自行办理的各项税收征管业务资料的采集、整理和录入，并按照工作要求和职责范围，向上级领导和有关部门反馈税收征收管理情况。
第十三条 以计算机磁盘和其他电子设备采集录入的征管资料，应当与文字资料核对一致，重要的资料应打印纸质资料或在磁介质上备份。
具体办法另行制定。
第四章 征管资料的整理和归档
第十四条 各级国税机关及业务职能部门，应当按照本办法第十五条的规定，整理、归集税收征管资料，全面实行规范化管理，为税收征管工作奠定基础。
第十五条 征管资料的归档一般分为3类，即：纳税人分户纳税资料档案、专门案卷资料档案和职能部门征管台帐、文书等资料档案。
第十六条 征管资料的整理归档按照事责一致的原则，由具体经办、采集资料的职能部门及工作人员负责。纳税人分户纳税资料应在纳税期结束后整理归档。税务稽查资料和涉税案件材料，应在案件结束后整理归档，具体办法另行制定。行政复议、应诉、赔偿处理材料，按《湖南省国家税务局税务行政案件档案管理办法》处理。
第十七条 各级国税机关及其业务工作部门整理归档的征管资料，应当按会计分类立卷，每年3月底以前，将上的征管资料装订成册，制成档案。
第五章 征管档案的保管和查阅
第十八条 各级国税机关应当根据《档案法》和本办法的要求管理征管档案，建立档案保管、查阅制度，充分利用征管档案资料为税收工作服务。
第十九条 征管档案的保管按照征管业务工作管理的范围实行分级负责，统一管理。
县以上国税机关业务部门归集的征管档案，除属于单位文件档案管理的内容外，自行负责管理。
县局机关、城市分局以及征收分局、办税服务厅当年的征管档案原则上应于次年3月份以前，由各职能部门和责任人按要求组卷、编目、装订后移送档案室统一保管。因库房等其他客观原因档案室暂时无法保管的，报经地、市局批准后，也可由征管业务部门统一管理。
第二十条 各级国税机关应明确专人负责征管档案的保管、查阅工作。建立符合防火、防盗、防潮、防蛀等条件的征管档案保管室，配备必要的柜架，对不同内容、类别的征管档案按编号顺序存放、保管。
第二十一条 征管档案资料保存期限按照《征管法》规定为10年，保存期满的档案需销毁的，由档案管理部门会同监察部门清点、造册，经本单位领导批准，到指定地点统一销毁。
第二十二条 本办法从1998年1月1日起执行。
附件：
征管资料分类目录
一、税务登记类
分类编号 名 称
DJ001 税务登记表（适用于内资企业）
DJ002 税务登记表（适用于外商投资企业）
DJ003 税务登记表（适用于企业分支机构）
DJ004 税务登记表（适用于外国企业）
DJ005 税务登记表（适用于个体工商户）
DJ006 纳税人税种登记表
DJ007 增值税一般纳税人申请认定表
DJ008 金银首饰消费税纳税人认定登记表
DJ009 税务变更登记表
DJ010 停歇（复）业申请审批表
DJ011 注销税务登记申请审批表
DJ012 纳税人迁移通知书
DJ012-1 纳税人档案资料移交清单
DJ013 非正常户认定书
DJ014 税务登记验证（换证）登记审批表
DJ015 增值税一般纳税人年检申请审批表
DJ016 取消一般纳税人资格审批表
二、发票管理类
FP001 发票领购申请审批表
FP002 发票领、用、存月报表
FP003 增值税（专用发票/收购凭证/运输发票）抵扣明细表
FP004 增值税（专用/普通）发票使用明细表
FP005 发票缴销登记表
FP006 发票挂失声明申请审批表
FP007 发票核销审批表
FP008 普通发票印制申请审批表
FP009 发票保证金收据
FP010 发票保证金退款凭证
FP011 发票注销、购领及票款结报表
FP012 发票交叉传递卡
FP013 发票违章处理通知
FP014 发票质量情况报告表
FP015 发票检查原始记录
三、税务文书类
JM001 生产性外商投资企业和外国企业减免税申请审批表
JM002 高新技术减免申请审批表
JM003 内资企业减免税申请审批表
JM004 1993年12月31日前工商注册的外商投资企业和外国企业增值税、消费税税负增加季度表
JM005 外商投资企业和外国企业再投资退税申请申批表
JM006 外商投资企业出口货物退税申请表
JM007 减免（退）税批准通知书
JM008 湖南省国家税务系统企业所得税减免和税前扣除审批通知
JM009 企业所得税减免到期通知书
JM010 企业税前弥补亏损审批表
JM011 企业财产损失计税扣除审批表
JM012 准予免税购进出口卷烟证明
JM013 出口卷烟免税证明
HD001 企业纳税定额申请核定表（适用财务不健全企业）
HD002 年（季度）纳税营业额申报核定表（适用个体工商户）
HD003 纳税户营业情况典型调查表
HD004 纳税人变更纳税定额申请审批表
HD005 核定定额调整通知书
HD006 外国企业常驻代表机构纳税方式申请审批表
HD007 外国常驻代表机构纳税方式核定通知书
HD008 合作银行管理部门管理费决算审批表
HD008-1 合作银行管理部门管理费预算审批表
WS001 邮寄申报申请审批表
WS002 延期申报申请审批表
WS003 延期缴纳税款申请审批表
WS004 固定工商户外出经营税收管理证明单
WS005 企业进货退出及索取折让证明单
WS006 金银首饰购货（加工）管理证明单领用存明细表
WS007 税务文书传递卡
WS008 税务文书附送资料清单
WS009 税务文书领取通知单
四、纳税申报类
SB001 增值税纳税申报表（适用于一般纳税人）
SB002 增值税纳税申报表（适用于小规模纳税人）
SB003 消费税纳税申报表、消费税纳税申报表附表
SB004 金融保险营业税纳税申报表
SB005 企业所得税纳税申报表及其附表
SB006 外商投资企业和外国企业季度所得税申报表
SB007 外商投资企业和外国企业所得税申报表
SB008 外商投资企业清算所得税申报表
SB009 个人所得税申报表
SB009-1 个人所得税月份申报表
SB010 申报（缴款）错误更正通知书
五、税款征收类
JK001 税收缴款书（通用）
JK002 税收（出口货物专用）缴款书
JK003 出口货物完税分割单
JK004 税收（汇总专用）缴款书
JK005 通用税收完税证
JK006 税收定额完税证
JK007 税收罚款收据
JK008 税收收入退还书
JK009 小额税额退税凭证
JK010 纳税保证金收据
JK011 催缴税款通知书
JK012 限期缴纳税款通知书
JK013 扣缴税款通知书
JK014 限期改正通知书
JK015 应纳税款核定书
JK016 预缴税款通知书
JK017 代扣代收税款凭证
六、税务稽查类
BQ001 提供纳税担保通知书
BQ002 纳税人纳税担保财产清单
BQ003 纳税担保书
BQ004 暂停支付存款通知书
BQ005 解除暂停支付存款通知书
BQ006 查封（扣押）证
BQ007 查封商品、货物、财产清单
BQ008 扣押商品、货物、财产专用收据
BQ009 解除查封（扣押）通知书
BQ010 阻止出境通知书
BQ011 解除阻止出境通知书
BQ012 扣缴税款通知书
BQ013 拍卖（查封、扣押）货物申请审批表
BQ014 拍卖商品、货物、财产决定书
BQ015 拍卖商品货物财产清单
BQ016 税务处罚强制执行申请书
JC001 立案审批表
JC002 税务稽查通知书
JC003 询问通知书
JC004 询问（调查）笔录
JC005 调取帐簿资料通知书
JC006 调取帐簿资料清单
JC007 提取证据专用收据
JC008 税务检查专用证明
JC009 限期缴纳税款通知书
JC010 税务稽查底稿
JC011 税务稽查结论
JC012 税务稽查报告
JC013 审理报告
JC014 税务处理决定书
JC015 税务案件移送书
JC016 执行报告
JC017 税务文书送达回证
JC018 税务稽查初审意见书
七、行政复议与诉讼类
FY001 复议申请书
FY002 受理复议通知书
FY003 不予受理裁决书
FY004 答辩书
FY005 限期补正通知书
FY006 停止复议通知书
FY007 复议决定书
FY008 停止执行税收具体行政行为通知书
FY009 强制执行申请书
FY010 强制执行决定书
FY011 送达回证
FY012 答辩状
FY013 证据保全申请书
FY014 延期开庭申请书
FY015 强制执行申请书
FY016 行政上诉状
FY017 申诉书
FY018 赔偿申请书
FY019 赔偿申请书审查表
FY020 不予受理通知书
FY021 限期补正通知书
FY022 受理通知书
FY023 赔偿决定书
FY024 追偿责任人员通知书
FY025 共同赔偿追偿通知书
八、其它类
（一）财务报表
CB001 资产负债表
CB002 损益表
CB003 利润分配表
CB004 主营业务收支明细表
CB005 财务状况变动表
CB006 商品销售利润明细表
CB007 应交增值税明细表
（二）财务分析
（三）其它报表
TB001 金银饰品购销存月报表（表1）（表2）
TB002 部分应税消费品经济指标月（季）报表
TB003 应税消费品税收及经营情况明细台帐
TB004 主要材料购进耗用及主要应税消费品单位成本明细台帐
（四）其它外部信息资料
附件：关于查核、暂停支付、扣缴纳税人、扣缴义务人在金融机构存款的通知
附件：
中国人民银行、国家税务总局关于查核、暂停支付、扣缴
纳税人、扣缴义务人在金融机构存款的通知
为保障国家税收收入，保证税务机关严格执法，维护有关当事人的合法权益，根据《商业银行法》和《税收征收管理法》的规定，税务机关有权对纳税人、扣缴义务人在银行和其他金融机构（以下简称金融机构）的存款进行查核、暂停支付和扣缴；纳税人、扣缴义务人的开户金融机构应当予以配合。现就有关问题通知如下：
一、税务机关查核纳税人、扣缴义务人存款问题
税务机关经县以上税务局（分局）局长批准，凭全国统一格式的检查存款帐户许可证明，有权查核纳税人、扣缴义务人在金融机构的存款帐户；但查核纳税人的储蓄存款时，必须经有关银行县（市）支行或者市分行所属区办事处核对，指定所属储蓄所提供资料。
二、关于暂停支付纳税人存款问题
税务机关需要对纳税人实施暂停支付的税收保全措施时，必须经县以上税务局（分局）局长批准，向纳税人的开户金融机构送达“暂停支付存款通知书”.金融机构接到“暂停支付存款通知书”后应当暂停支付纳税人相当于应纳税款金额的存款。
纳税人在税务机关责令其缴纳应纳税款的限期内缴纳税款的，税务机关应当向其开户金融机构送达“解除暂停支付存款通知书”，撤销暂停支付的税收保全措施。
三、关于扣缴纳税人、扣缴义务人税款问题
金融机构在收到税务机关“扣缴税款通知书”后，如果纳税人、扣缴义务人在金融机构的存款不足以同时支付税款和金融机构贷款，应先扣缴税款，后扣收贷款。
税务机关通知纳税人、扣缴义务人的开户金融机构扣缴税款时，应当依法送达“扣缴税款通知书”，并附送纳税人逾期未执行的“催缴税款通知书（留存联复印件）”，纳税人、扣缴义务人的开户金融机构应当及时扣缴。
纳税人、扣缴义务人的开户金融机构在“扣缴税款通知书”限定的扣缴税款期限内无法实现扣缴税款的，应当书面通知税务机关，并说明理由，以便税务机关采取其他强制执行措施。
四、关于各单位协调与配合问题
两家以上的执法机关对同一存款要求金融机构协助执行时，金融机构应根据最先收取的协助执行通知书办理。
在协助执行时，如因协助执行通知同时到达或其他情况导致有关执法机关对金融机构应协助执行哪一个机关的协助执行通知产生争议，由争议的机关协商解决或者由其上级机关决定。
税务机关要求纳税人、扣缴义务人的开户金融机构协助执行的程序和手续不合法的，有关金融机构有权拒绝协助执行。出现争议应当由双方上级单位协商解决。税务机关实施税收保全措施和强制执行措施不当，使纳税人的合法利益遭受损失的，税务机关应当承担赔偿责任。
纳税人、扣缴义务人的开户金融机构无故拒绝协助税务机关执行暂停支付、扣缴税款或者查核纳税人、扣缴义务人存款（储蓄）帐户，以及为当事人通风报信、协助其转移、隐匿存款的，应当依法承担责任。
一、档案管理信息化的概念
所谓档案管理信息化, 是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务, 加速实现档案管理现代化的进程。可见档案管理信息化是一种管理模式的转变, 即档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
二、推行医院档案信息化建设的现实意义
从公共管理角度来看, 档案作为历史记录最原始载体, 它见证了社会、经济、政治、文化等领域的变迁。医院档案是医院重要的信息资源, 是医院发展史的载体, 它为医院领导决策提供参考, 为医研工作提供借鉴, 为维护医院利益与发展提供依据, 为医院发展提供全方位的优质服务。
传统的档案管理对象, 是记录在纸张等载体上的以文字符号、图表、图像等形式存在的档案信息, 以“实体”方式存在。所以传统的档案管理模式是将馆藏档案以全宗或案卷为保管单位, 围绕收集、整理、保管、鉴定、编研和提供利用等业务环节展开的档案管理模式。传统的档案管理方式受制于“实体”, 会因管理人员的水平、能力、责任心等因素, 使档案管理工作存在很大的差异。
医院档案管理实现信息化后, 档案管理脱离“实体”模式, 打破空间限制, 不仅符合卫生部推广电子病历、打造数字医院的要求, 而且管理操作方便, 可以提高管理效率, 方便检索查询。
三、医院档案实行信息化管理的内容
医院档案主要涉及病历档案、文书档案、人事档案等。档案管理的信息化建设是一个循序渐进的过程, 在硬件条件具备的前提下, 可逐步推进。
(一) 病历档案实现网络化。
病历档案内容来自临床医疗实践, 是医务人员在对患者进行问诊、检查、诊断、治疗、护理等医疗活动中形成的文字、图表、影像等材料的综合, 是医院最重要的医疗信息。它记录了病人病情演变, 是医院医疗、教学、科研和医院管理工作的重要资料。又由于医疗专业的特殊性, 病案有不同于一般档案的属性, 首先患者在办理入院手续时医院就要给病人办理立卷、登记、编号、建立姓名索引卡等, 即卷内文件产生之前就需建立病历档案袋;其次使用频繁, 每一份病历档案在该病人每次来院就诊时都要使用, 此外, 在医疗的教学、科研活动中也经常调阅病历档案。居于以上特点, 病历档案作为医学临床信息的重要载体, 只有将其进行海量存储、快速查阅、远程传输, 使之活跃起来, 才能真正地满足医疗、教学、科研和管理的需要。
目前大多数医院的病案管理仍停留在首页输入、文件收集、人工整理、装订、上架、借阅这种工作模式上。工作方式基本上是接收移交的档案, 编目立卷、存储入库、查阅调卷, 档案室类似于资料仓库, “活”信息被束之高阁, 变成“死”信息病历档案。实现病历档案信息化管理是当前医学发展之所需, 病历档案信息化管理以后, 将手术编码输入电脑, 运用电脑网络的查询功能, 将手术分类列出, 通过局域网反馈到各临床科室, 既方便医护人员查阅, 以便他们能总结经验, 找出问题, 及时改进, 为临床医生提供治疗疾病最佳的治疗方案, 又能为卫生行政部门早日推广“医疗健康卡”、制定各种卫生预防标准, 为医学事业发展提供重要的理论和病例依据。
(二) 文书档案管理工作的网络化。
医院的文书档案是医院在行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料, 它反映了医院主要的职能活动或基本历史面貌, 是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和职工权益等方面具有凭证价值的文件材料, 是医院在贯彻执行上级机关、同级机关文件材料的凭证。文书档案的重要性也决定了它是档案管理工作的重要内容之一。
传统的文书管理工作, 完全是靠人工来实现发文、登记、传阅、催办、收集、整理、鉴定、保管、统计和利用, 容易出错。文书档案管理工作实现信息化以后, 可以把每天收到的信息资料及时输入电脑, 在局域网内传阅, 可大大提高管理及利用的效率和质量。
(三) 人事档案管理工作的网络化。
随着信息化进程的加快, 能够准确、迅速地提供人事档案信息变得更为重要, 根据人事档案管理工作的特点, 建立和完善人事档案信息化管理, 从实体管理向网络管理转变, 把日常工作中遇到的问题分门别类, 实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。
四、海南省部分医院具备推行档案管理信息化建设的条件
海南省电子政务的建设为各单位实施文书档案的信息化管理提供借鉴和指导。早在2004年海南省覆盖全省高速、宽带、大容量的信息基础网络已形成。在最近几年里, 省政府门户网站不断完善, 服务功能得到加强, 各省直厅局和市县政府也在互联网上建立了网站, 实现了信息发布到提供部分电子政务服务的转变;其次开通了省党政综合信息网、公文交换系统和党政机关电视电话会议系统;部分单位建设内部办公系统;部分市县建设了行政审批服务中心并开通网上审判业务和网上查询等服务;已开发全省统一使用的办公系统和档案管理系统 (琼兰档案管理系统) , 与电子公文交换系统相匹配, 形成全方位点抓的公文交换与处理。例如海南省人民医院近两年加大信息化建设的力度, 有自己的门户网站, 并实现内、外网的分离, 以电子病历为核心信息系统已上线, 对推进网络办公系统的建设已进行深入的调研, 医院已运用琼兰档案管理系统, 为各类档案 (文献档案、人事档案等所有档案) 的接收、整理、归档、利用的电子化和网络化奠定基础, 该院有独立的综合档案室并达到省一级水平, 对各类档案进行集中管理, 有利于档案资源共享, 因此该院已有统一的协调机构来规划医院档案管理网络化的建设, 一旦该项工作列入医院发展日程, 工作效率将得到有效的提高。但从总体而言海南省的各级各类医院目前尚处于医院信息化基础设施的建设阶段, 正因为整个信息系统还处于在建阶段, 容易调整, 不容易导致重复建设, 因此部分具备硬件条件的医院, 应充分利用信息化基础设施建设的良好时机, 合理推进档案管理信息化建设的进程, 可规避早期投入的信息系统不容易嵌入新系统的困难。
五、海南省档案管理网络化建设存在的不足
单位领导没有引起足够重视。无论是前期的软硬件采购还是后来的施工与建设工作, 必须要得到医院领导的足够重视才能顺利开展。海南省医疗卫生系统的总体信息化水平皆低, 在2011年等级医院评审中专家组也指出海南各家三甲综合性医院信息化水平相当落后的现实。整体情况是:对重视程度不够不全, 信息化建设还缺乏相关的知识和长远的规划, 没有认识到随着国家医疗改革的不断深入和医院自身的不断发展, 其信息系统必然是一项需要长期的资金投入和技术支持的“软件工程”。在信息化程度不高的前提下, 医院档案实行封闭式办公是当下该省各医院所普遍采取的模式, 造成了医院档案管理条块分割、各自发展的局面, 阻碍了医院档案管理网络化发展的进程。
档案管理人员的信息化程度不高。医院档案管理网络化是医院信息化建设的一个分支。需要有专职的专业部门及高素质的专业技术人员来进行管理维护, 并需要有切实可行的工作制度作为保障。没有相应的专业部门来负责管理, 而是由其它一些部门或由非专业人员来代管是海南省各医院在档案管理工作中存在的缺陷, 不能充分发挥计算机网络的功能, 以至于管理水平低下, 出错频繁, 造成资源大量浪费。也随着医院档案管理部门与外界沟通的增加, 医院内部工作人员、上级主管部门、病人可以随时进入档案系统, 获取需要的信息。这样, 档案的安全受到威胁, 电脑黑客和计算机病毒随时都有可能入侵档案管理系统, 破坏档案信息, 埋下巨大隐患。
六、实现医院档案管理网络化的建议
(一) 增强全员档案意识。
认真学习贯彻《档案法》和《医药卫生档案管理暂行办法》等法律法规, 加强全员法制观念, 提高全员档案意识, 尤其促使医院领导、中层干部、职工对档案工作有充分了解, 认识档案与自己日常工作和生活密切相关, 把档案管理作为医院管理的重要组成部分, 作为医院发展的重要内容来抓, 与医院业务建设同步规划、同步发展。
(二) 建立健全医院档案管理网络化组织协调机构。
医院建立相应的档案收集、归档、利用、保管制度和档案材料的传递和登记制度, 并将这些制度纳入医院岗位绩效考核中去, 实现档案信息的动态管理。建立由院领导分管、院办公室主任兼任档案室负责人、综合档案室管理人员负责、各职能科室负责人和兼职档案员为成员的三级网络档案管理模式, 明确档案管理人员工作职责, 推行岗位责任制。
(三) 加大资金投入完善网络化设备。
档案管理实现手工向网络化的转变, 必须以资金投入来完善网络设备为基础, 引进现代化的技术和设备是实现档案网络化管理的必要条件。借助计算机管理程序来进行档案的建立、管理、查询等工作, 从而使档案管理工作效率大大提高。目前, 海南省三级甲等综合医院普遍建立了微机局域网络, 在医院档案管理工作中, 只需管理人员在网络平台上建立包括档案管理、文书处理、档案查阅等内容在内的医院信息中心档案管理网络, 这样, 将大大提高办公效率, 实现档案资料的在线利用。同时根据医院的具体情况, 使用微机和档案管理系统专用软件, 进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作, 提高效率, 并逐步配备空调机、除湿机、照相机、摄像机、计算机、打印机、扫描仪等设备, 改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况。同时加强档案管理网络化安全的防范。医院信息部门工作人员要加强对档案信息系统的实时监控, 要给档案系统安装防病毒软件, 防止电脑病毒入侵, 防止电脑黑客篡改档案信息和破坏档案信息系统。同时档案工作人员要
(四) 培养高素质医院档案管理人员。
将档案管理人员的教育培训纳入医院人才培养计划, 全面提升管理人员素质。积极为档案人员创造条件, 使他们有机会参加国家、省、市档案系统举办的档案干部继续教育学习班, 对本院档案管理人员分层次、有组织地举办学术报告和学术讲座等学术交流活动, 尤其要熟练掌握现代网络技术, 不断提高自身的素质和修养, 创新性地开展工作, 促进医院的档案事业蓬勃发展。
总之, 实现档案网络化管理是发展的必然趋势, 是一项由多个环节构成的系统工程, 不可能一蹴而就, 海南省综合性医院应已具备推行档案管理信息化的基础, 但需要医院各级领导要高度重视、各职能部门积极参与, 来共同推进医院的数字化文化。在这个过程中, 档案管理工作人工操作与网络化管理要并存进行, 缺一不可, 需要相互协调配合, 为医院的现代化建设提供优质服务。
参考文献
[1]刘中庆、温晓棠.传统城建档案馆与数字城建档案馆的异同[J].城建档案, 2009年10期.
[2]温云飞、任萍、李培.浅论当前病理档案信息化建设[J].中外健康文摘, 2010年第27期.
关键词：河南省；疾病预防控制；档案管理；调查
为了解河南省疾病预防控制系统档案管理现状，2015年7月～10月，笔者对省内部分市、县、区疾病预防控制中心的档案工作者和负责档案工作的同志，进行了一次问卷调查。问卷共设计参加调查者的基本情况、人员配置与制度情况、保管条件、室藏档案情况、档案整理方法5类26个问题。下面是此次调查的情况及分析。
1 基本情况
1.1 参加调查者的基本情况
1.疾控系统档案工作者中女性多于男性。77名参加调查者中，女性46人，占59.74%；男性31人，占40.26%。女性比男性多将近20%。
2.疾控系统档案工作者的年龄结构合理，31～40岁组是主力。77名参加调查者中，没有〈20岁的；21～30岁组21人，占27.27%；31～40岁组28人，占36.36%；41～50岁组23人，占29.87%；51～60岁组5人，占6.49%。整体看，30岁以下、30～40岁、40岁以上人员比例大致各占三分之一。
3.多数疾控系统档案工作者在本单位工作时间超过十年。77名参加调查者中，在本单位工作时间不到2年的7人，占9.09%；3～5年的19人，占24.68%；6～10年的8人，占10.39%；11～20年的23人，占29.87%；21～30年的17人，占22.08%；30年以上的3人，占3.9%。10年以上的较10年以下的多10%。
4.多数疾控系统档案工作者中从事档案工作时间不足5年。77名参加调查者中，从事档案工作时间不到2年21人，占27.27%；3～5年25人，占32.47%；6～10年的15人，占19.48%；11～20年的11人，占14.29%；21～30年的4人，占5.19%；30年以上的1人，占1.3%。从事档案工作5年以下的46人，占59.74%，比10年以上的多近30%，其中2年21人，占近30%。
5. 90%以上的疾控系统档案工作者具有大专以上学历。77名参加调查者中，研究生1人，占1.3%；本科34人，占44.16%；专科35人，占45.45%；高中以下7人，占9.09%。
6.绝大多数疾控系统档案工作者来自非档案专业。77名参加调查者中，档案专业的3人，占3.9%；非档案专业74人，占96.1%。
7.疾控系统档案工作者所学专业相对集中。77名参加调查者中，档案管理专业1人，占1.3%；档案相关专业（图书、情报、文秘、中文、管理）5人，占6.49%；疾控及相关专业30人，占38.96%；计算机及信息技术相关专业5人，占6.49%；其他专业36人，占46.75%。近55%的同志所学专业是档案及相关专业、疾控及相关专业、计算机及信息技术相关专业。
8.半数疾控系统档案工作者没有专业技术职称，有档案专业技术职称的只占20%。77名参加调查者中，有专业技术职称的38人，占49.35%。其中档案专业技术职称16人，占20.78%（副研究馆员2人，占2.6%；馆员5人，占6.49%；助理馆员6人，占7.79%；管理员3人，占3.9%）。其他系列（请填写）22人，占28.57%。没有职称39人，占50.65%。
9.参加调查单位的层级情况。77名参加调查者中，属市级疾控机构的13人，占16.88%；属县级疾控机构的44人，占57.14%；属区级疾控机构的20人，占25.97%。
1.2 人员配置与制度情况
10.大多数疾控系统档案工作者没有参加过档案专业（继续）教育培训。77名参加调查者中，参加过档案专业（继续）教育培训的28人，占36.36%；没有参加过的49人，占63.64%。
11.疾控系统档案工作者中多为兼职。77名参加调查者中，专职档案员16人，占20.78%；兼职档案员38人，占49.35%；都不是23人，占29.87%。
12.参加调查者认为本单位档案工作者多为兼职。77名参加调查者中，认为本单位档案工作者为专职的人23人，占29.87%；兼职的人49人，占63.64%；不知道的5人，占6.49%。兼职占比最高，与上题相同。
13.疾控系统半数单位的档案实行了集中统一管理。77名参加调查者中，回答所在单位的档案实行了集中统一管理40人，占51.95%；没有的35人，占45.45%；不清楚的2人，占2.6%。
14.疾控系统多数单位建立有档案管理制度。77名参加调查者中，回答单位建立有档案管理制度的51人，占66.23%；否的19人，占24.68%；不清楚的7人，占9.09%。
15.疾控系统多数单位建有综合档案室。77名参加调查者中，回答所在单位建有综合档案室的47人，占61.04%；否的27人，占35.06%；不清楚的3人，占3.9%。
1.3 保管条件
16.疾控系统多数单位档案管理没有做到办公、借阅、库房三分开。77名参加调查者中，表示单位做到三分开的有29人，占37.66%；表示没有做到的45人，占58.44%；表示不清楚的3人，占3.9%。
17.疾控系统半数以上单位档案库房的面积小于30平方米。77名参加调查者中，所在单位档案库房的面积10㎡18人，占23.38%；10㎡～30㎡24人，占31.17%；30㎡～50㎡18人，占23.38%；50㎡～100㎡15人，占19.48%；100㎡2人，占2.6%。
18.疾控系统大多数单位档案库房配备有消防灭火设施，少数单位还配备有多种消防灭火设施。77名参加调查者中，单位档案库房配备有人工灭火器的66人，占85.71%；自动灭火器的1人，占1.3%；自动喷淋的8人，占10.39%；高压水雾的1人，占1.3%；气体的1人，占1.3%；其他的8人，占10.39%。但仍然有9人表示单位档案室没有消防灭火设施，占11.69%。
19.多数疾控系统单位档案库房温湿度调节仍然使用自然调节的方法。77名参加调查者中，选择自然通风降湿的54人，占70.13%；空调29人，占37.66%；去湿机8人，占10.39%；其他8人，占10.39%。
20.疾控系统单位档案专用设备种类多样，框架以铁柜为主。77名参加调查者中，表示单位配备密集架18人，占23.38%；铁柜72人，占93.51%；木柜22人，占28.57%；检索柜10人，占12.99%；空调30人，占38.96%；电脑36人，占46.75%；打印机27人，占35.06%；照相机15人，占19.48%；复印机17人，占22.08%；装订机34人，占44.16%；缝纫机11人，占14.29%；除湿机8人，占10.39%；消毒灭菌机5人，占6.49%。
21.疾控系统单位档案库房“五防”措施全落实比率不足40%，1/4的单位完全没有。77名参加调查者中，表示单位档案库房“五防”措施落实防火53人，占68.83%；防盗47人，占61.04%；防潮42人，占54.55%；防虫29人，占37.66%；防光30人，占38.96%；无20人，占25.97%。
22.疾控系统单位档案规范化管理水平不到1/4。77名参加调查者中，表示单位规范化管理达到国家一级1人，占1.3%；国家二级5人，占6.49%；省一级4人，占5.19%；省二级4人，占5.19%；省三级1人，占1.3%；市级5人，占6.49%。没有规范化达标57人，高达74.03%。
1.4 室藏档案情况
23.疾控系统单位档案室保存档案门类多样，以文书档案、业务档案、荣誉档案为主。77名参加调查者中，表示单位保存有多种档案的占比很高，但由于划分标准与依据的不同，表示（以占比从多到少排序）存有文书档案的59人，占76.62%；业务档案的56人，占72.73%；荣誉档案的42人，占54.55%；会计档案的36人，占46.75%；绩效考核档案的36人，占46.75%；照片档案的30人，占38.96%；人事档案的25人，占32.47%；音像档案的22人，占28.57%；仪器设备档案的20人，占25.97%；实物档案的17人，占22.08%；其他的12人，占15.58%；科技档案的11人，占14.29%。
24.疾控系统单位业务档案分别保存在业务部门和综合档案室。77名参加调查者中，表示单位业务档案保存在业务部门的38人，占49.35%；保存在综合档案室35人，占45.45%；表示不清楚4人，占5.19%。
1.5 档案整理方法
25.疾控系统单位整理档案的方式以既按件整理，也按卷整理为主。77名参加调查者中，表示单位整理档案是按件整理的16人，占20.78%；按卷整理的14人，占18.18%；既按件整理，也按卷整理的36人，占46.75%；不清楚的11人，占14.29%。
26.疾控系统单位在按卷整理档案时，使用最多的组卷方式是年度-组织机构组卷法。77名参加调查者中，年度-组织机构组卷法28人，占36.36%；年度-组织机构-问题（事由）组卷法25人，占32.47%；年度-问题（事由）组卷法20人，占25.97%；其他（请说明）13人，占16.88%。
2 分析与结论
（一）在人员构成方面：以女性为主，年龄结构合理，任职时间短，更换频繁，高学历，非本专业，少有专业技术职称。
从性别上看，疾控系统档案工作者中女性多于男性，以女性为主。从年龄结构上看，30岁以下、30～40岁、40岁以上人员比例大致各占三分之一，结构基本合理，其中31岁～40岁组占比最高（36.36%），是主要力量。从在本单位工作时间上看，超过十年的占55.04%，多于不足十年的10%左右。但从事档案工作10年以下却占了59.74%，比10年以上的多近20%。多数疾控系统档案工作者中从事档案工作时间不足5年，其中2年21人，占近30%。任职时间短，更换频繁是不争的事实。从学历与专业上看，疾控系统档案工作者90%以上具有大专以上学历，但档案专业只占3.9%；非档案专业高达96.1%。但专业相对集中，近55%的同志所学专业是档案及相关专业、疾控及相关专业、计算机及信息技术相关专业。高学历非本专业亦是特点之一。从专业技术职称上看，有档案专业技术职称的只占20%，其他系列的占28.57%，没有专业技术职称的占50.65%。
（二）在人员配置与制度方面：多没有经过档案专业（继续）教育培训，兼职为主，至少有三分之一的单位主要档案制度不落实。
从专业背景上看多数疾控系统档案工作者来自非档案专业，且大多数疾控系统档案工作者没有参加过档案专业（继续）教育培训，占63.64%。从工作的专属性上看，疾控系统档案工作者中专职档案员只占20.78%，兼职占49.35%，没有明确但从事这一工作的占29.87%。从工作制度落实上看，只有半数单位的档案实行了集中统一管理，近七成单位建立有档案管理制度，六成单位建有综合档案室。
（三）从保管条件看，近三分之二的单位“三分开”不落实，库房面积小，10%左右的单位没有消防灭火设施，温湿度调节手段落后，框架以铁柜为主；库房“五防”措施落实比率不足四成；没有规范化达标高达74.03%。
从办公条件上看，有62.38%单位档案管理没有做到办公、借阅、库房三分开；半数以上单位档案库房的面积小于30平方米；从设施设备上看，大多数单位档案库房配备有消防灭火设施，少数单位还配备有多种消防灭火设施；多数单位档案库房温湿度调节仍然使用自然调节的方法；档案专用设备种类多样，框架以铁柜为主；档案库房“五防”措施全落实比率不足40%，1/4的单位完全没有实施档案规范化管理。
（四）从室藏档案情况看，门类多样，主要保存在业务部门和综合档案室。
从档案的门类看，疾控系统单位档案室保存档案门类多样，以文书档案、业务档案、荣誉档案为主。从保管机构的类型看，疾控系统单位业务档案分别保管在业务部门（49.35%）和综合档案室（45.45%）。
（五）从档案整理方法上看，既按件整理，也按卷整理是适合疾控系统单位整理档案的方式；年度-组织机构组卷法是使用最多的组卷方式。
从档案整理方法上看，疾控系统单位整理档案的方式以既按件整理，也按卷整理占主流地位（46.75%），明显高于单独按件整理，或单独按卷整理。从组卷方式看，使用最多的组卷方式是年度-组织机构组卷法（36.36%）及其变种年度-组织机构-问题（事由）组卷法（32.47%）。
3 结语
综上，河南省疾控系统档案工作的整体情况是有喜有忧，应当在如下方面加大工作力度：
（一）下气力解决任职时间短，更换频繁的问题，稳定档案工作队伍。档案工作是一个专业性很强的工作，且对持续性与联继性要求高。任职时间短，更换频繁非常不利于档案工作者职业素养的养成、专业技能的掌握和专业知识的积累。
（二）加大档案专业职业教育与继续教育，提高档案工作者的专业技术水平，鼓励档案工作者参加档案专业技术职称的评定。通过这些方式和渠道来解决档案工作者队伍高学历，非本专业，少有专业技术职称的问题。
（三）加大库房等档案基础设施建设，认真落实“三分开”、库房“五防”等措施。加强库房消防灭火设施建设，消灭消防灭火设施死角。加大档案室及档案库房温度湿度调节设备的升级换代。推进档案室规范化建设。
（四）摸清家底，将工作重心放在业务档案、文书档案等主要档案部类上。适时合理地推进档案集中保管问题的解决。加强档案移交，避免断档现象的发生。同时加强与档案行政管理机构的沟通联络，争取获得同级档案行政管理部门的业务指导。
第一条 为适应“市场导向、政府调控、学校推荐、毕业生与用人单位双向选择”的毕业生就业机制，进一步规范和加强择业期内未落实就业单位的毕业生或已就业但所在单位不负责档案、户口管理的毕业生的档案、户口管理和服务工作，根据《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见的通知》（国办发[2002]19号）和《湖南省人民政府办公厅关于加强普通大中专学校毕业生就业工作的通知》（湘政办[2003]37号）精神，结合我省实际，制定本办法。
第二条 本办法所称毕业生是指：择业期内未落实就业单位的毕业生或已就业但所在单位不负责档案、户口管理的毕业生。
第三条 离校时未落实就业单位的毕业生，必须在离校前填写《湖南省普通大中专学校毕业生档案、户口保管、转递申请表》（见附件1）。可申请将档案、户口留原就读学校管理两年，学校免收档案管理服务费用；也可申请将档案、户口关系转至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心，或生源地市州、县市区就业指导服务机构（上述机构以下统称为就业服务机构），择业期内免收档案管理服务费用，各级各类就业服务机构应认真为毕业生做好相关的管理和服务工作。
第四条 申请交档案、户口留校管理的毕业生应与学校签订《湖南省普通大中专学校毕业生档案、户口留校托管协议书》（见附件2），明确双方的责任、权利和义务。
第五条 档案、户口留校托管的毕业生，在托管期间落实了就业单位的，由学校负责为其办理就业报到证，并凭报到证及时办理档案、户口迁转手续。
第六条 托管期满的毕业生应主动到学校办理档案、户口转出手续。否则，学校有权按托管协议书的约定将档案、户口转至有关就业服务机构。
第七条 档案、户口留校托管的毕业生不等同于在校学生，不能享受在校生的待遇。
第八条 各学校应明确具体部门和具体人员负责管理毕业生留校托管的档案、户口，并安排专项管理经费。
第九条 毕业生在不负责档案、户口管理的单位就业的，可由单位或毕业生本人申请将档案、户口关系委托有关就业服务机构代管。
第十条 申请将档案、户口委托湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心和生源所在地市州、县市区毕业生就业服务机构代管的毕业生，学校依据其申请为其办理就业报到证，毕业生凭报到证办理档案、户口迁转和接收手续。
第十一条 各级就业服务机构和学校，要严格遵照《中华人民共和国档案法》的规定管理和转递档案，不得将毕业生档案交由本人自带或管理。对已办理就业报到证的毕业生，凭报到证（蓝色联）转寄毕业生档案和办理户口迁转，并将就业通知书（白色联）装入毕业生档案。第十二条 本办法自文件下发之日起执行。
第十三条 本办法由湖南省教育厅委托湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心负责解释。
湖南调整大中专学生迁户口政策实行自愿原则
中新网5月7日电 据湖南日报报道，自今年起，湖南省对大中专学生户口迁移政策做出重大调整，湘籍大中专学生及外地在湘新生入学时实行户口迁移自愿原则。
据了解，湖南省公安厅与省教育厅近日联合下发了《关于调整普通大中专院校学生户口迁移政策的通知》。通知规定，在湘普通大中专院校录取的新生和外省市普通院校录取的湘籍学生(含电大普通班和技工学校学生)，入学时可根据本人的意愿，实行户口迁移自愿的原则。对不办理户口迁移的学生由学校所在地纳入暂住人口管理，学校所在地公安机关负责指导学校保卫部门做好登记管理工作，不发暂住证、不收暂住费。要求迁户口的及原招收的普通大中专学生，则按原来有关新生入学和毕业生就业的政策办理户口迁移手续。
对湘籍农村学生不办理户口迁移的，可根据本人意愿，凭《录取通知书》、《准考证》、本人居民户口簿和居民身份证(年满16周岁)到当地户口登记机关就地转为非农业户口。
文秘类基础课试题卷
考生注意：所有答案都要写在答题卡上，写在试题卷上无效
一、选择题（文书与档案管理基础1-30；秘书基础31-60。每小题2分，共120分。每小题中只有一个选项是正确的，请将正确选项涂在答题卡上）
1．办公室的综合协调工作主要包含统一步调、化解矛盾、合理安排和
A．督促办理 C．参谋咨询
B．监督管理 D．下达命令
2．公文的行文关系有三种，下面选项不正确的是
A．上行文 C．平行文
B．逐级行文 D．下行文
3．评价一个机关工作作风的好坏，是否有官僚作风、衙门作风，都与文书档案部门的工作好坏有很大关系，这是因为文书档案工作在机关工作中
A．发挥承上启下作用 C．是领导的重要参谋
B．起到“窗口”作用 D．是机关领导的助手
4．以下适用于专业性很强的机关单位的业务文件材料立卷的部门立卷模式是
A．集中式 C．部门式
B．分工式
D．“谁办谁立卷”
5．下面不属于办公室性质的选项是
A．管理性 C．权威性
B．辅助性 D．综合性
6．以下不属于会议管理性文件的是
A．会议通知 C．签到簿
B．会议须知 D．会议简报
7．文秘人员对文书办理情况进行督促、检查，以提醒有关人员加快办文速度，这一环节称为
A．拟办 C．注办
B．承办 D．催办
文秘类基础课试题卷
第 1 页（共 8 页）
8．以下需要归档的文件材料是
A．上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件材料
B．上级机关征求意见未定稿的文件材料
C．上级机关印发供工作参考的抄件、复印件等
D．上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料 9．以下文种属于下行文的是 A．报告
B．请示
C．函
D．通知
10．下面属于会议形成的反映会议成果的正式会议文件是
A．会议日程 C． 会议记录
B．会议纪要 D．会议议程
11．现行机关单位在文件的分类中常结合运用三种立卷方式，分别是按问题特征立卷、按制发者特征立卷和
A． 按地区特征立卷
C． 按时间特征立卷
B．按文件名称特征立卷 D．按重要程度特征立卷
12．归档文件整理是以件为基本单位的，下面对件的表述不准确的是
A．文件正本与定稿为一件 C．原件与复印件为一件
B．转发文与被转发文各为一件 D．正文与附件为一件
13．立卷封条一般由单位自制，宽度一般不超过
A．4㎝
B．6㎝
C．2㎝
D．8㎝
14．下面不属于企业、事业单位文书与档案的特性的选项是
A．种类多样
B．专业性强
C．职能突出
D．政策性强
15．下面不属于收文处理的是
A．拟办
B．传阅
C．归档
D．用印
16．单纯按文件的主题（问题）立卷的方式叫做
A．立纯卷 C．立簿卷
B．一事一卷 D．以件代卷
17．对档案收集工作的意义表述不正确的是
A．是档案业务工作的起点
B．是维护机关单位对外形象的关键
C．是实现档案集中统一管理的根本途径 D．是积累历史文化财富的重要渠道
文秘类基础课试题卷
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18．保存磁性载体档案的库房相对湿度是
A．40% A．借阅
B．20%
C．50% B．借出
D．30% 19．档案利用的方式可分为提供利用和开发利用，下面不属于提供利用的方法是
C．档案网络查询 A．软铁
D．档案资料研编 C．铁淦氧
D．镍铁合金
20．制作防磁柜不能选用的材料是
B．塑料
21．以下关于卷内文件编号的位置表述正确的是
A．左侧装订的案卷，文件的正页在右上角编号
B．右侧装订的案卷，文件的正页在右上角编号 D．右侧装订的案卷，文件的反页在左上角编号 22．归档文件装盒时，还要填写档案盒封面、盒脊和
A．归档时间 C．立卷说明 A．竹木
这一发文环节称为
A．核稿
B．校对
C．签发
D．缮印
25．以下不属于档案收集范围的选项是
A．本单位立卷归档的文件材料 B．本单位的社会名人档案
B．案卷目录 D．备考表 C．甲骨
D．纸张
C．照片和图表文件资料可在背面随意位置编号
23．我国目前发现最早的文书档案的载体类型是
B．青铜
24．单位领导对发出的文稿经最后审阅后认为准确无误，即批明发文意见并签字，C．与本单位不相关的其他单位的活动材料
26．按照国家标准不推荐使用的电子文件载体是
A．光盘
B．磁带
C．软磁盘 D．本单位历史上应归档而未归档的零散文件材料
D．硬盘
27．以下不属于档案工作基本原则的选项是
A．统一领导、分级管理
B．保证档案的权威地位
C．维护档案的完整和安全
手续都记载在同一登记簿上的登记方法称为
A．分类式登记法 C．条目式登记法
B．流水式登记法 D．簿式登记法
D．便于社会各方面的利用
28．将收到的文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送
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29．下列不属于文件发往各单位的分发依据的是
A．按来源划分 C．按级别划分
B．按密级划分 D．按内容划分
30．案卷在贴封时使用的立卷封条不能是
A．加盖单位或立卷部门印章的白纸条
B．带有图案、代号等的自制纸条 D．白纸条
31．下面不属于秘书工作的基本属性的选项是
A．辅助性 C．政治性
于
A．开调查会 C．问卷调查 A．领导者
B．个别调查 D．统计调查 B．被领导者 D．领导行为 B．助手作用 D．窗口作用
B．超前性 D．服务性
C．上有如“立卷封条”字样的纸条
32．班主任为了了解贫困生张某的生活状况，特意召开班干部会议，这种方法属33．领导活动的核心是
C．作用客体 A．枢纽作用 34．对秘书工作在领导活动中的作用表述错误的是
C．监督作用
35．秘书调查研究的一般程序是
A．准备阶段—研究阶段—调查阶段 B．准备阶段—调查阶段—研究阶段 C．研究阶段—准备阶段—调查阶段 D．研究阶段—调查阶段—准备阶段 36．选择会场时，不正确的做法是
A．越大越好 C．地点合适 A．礼貌
B．大小适中 D．附属设施齐全 C．面面俱到
D．方便
37．秘书在群众接待工作中应遵循一定的原则，但不能是
B．负责
38．现代科技的发展促使我国秘书工作的发展呈现出
A．参谋职能强化趋势
B．秘书队伍年轻化趋势 D．女性秘书增多趋势 C．办公手段现代化趋势
文秘类基础课试题卷
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39．问卷调查的缺点是
A．经济节约，适用于大范围的调查 B．问题明确，答案标准化
C．易于统计与使用电脑分析
D．内容死板，无法了解更深层次的问题 40．下面不是按照规模分类的会议类型是
A．小型会议 C．大型会议 A．会议任务 C．会议文件 A．头脑风暴法 C．个别调查法
B．国际会议 D．中型会议 B．会议名称 D．会议经费 B．哥顿法
41．下面选项属于会议形式要素的是
42．目前国外新颖的调查方法不包括
D．专家调查法
B．踏实、细致、一丝不苟
43．秘书工作讲究“快”，这体现了秘书人员作风修养要求中的
A．敏捷、干练、勤快、主动
C．联系群众、深入实际、实事求是 D．文明礼貌、谦虚谨慎、不卑不亢 44．组织一场单位内部人员会议，发出会议通知的时间最好在会议召开前
A．两个月 C．一个月
B．当天 D．三天左右 B．多功能秘书人才 D．公务秘书 B．喜庆热烈 D．朴素大方
45．复合型秘书人才又叫
A．高级秘书 C．事务型秘书 A．简单实用 C．庄严肃穆
46．庆祝会的会场装饰要
47．秘书人员筹备会议时错误的做法是
A．根据会议的性质、议题确定与会人员名单 B．依据会议的任务确定与会人员名单 C．依据职位高低确定与会人员名单
D．遵循领导的指示和要求来确定与会人员名单 48．秘书在收到的各种信件中，必须进行登记的是
A．私人信件 C．一般通知
B．一般咨询性信件 D．重要信件
文秘类基础课试题卷
第 5 页（共 8 页）
49．会议进行阶段产生的会务文书是
A．会议须知 C．会议简报 A．先自报家门 C．边听边记录
B．会议纪要 D．会议记录
B．没听明白的地方通话结束后慢慢琢磨
D．及时回应 B．左侧高右侧低 D．右侧高左侧低 C．会谈
D．工作会议
50．接听电话的不当做法是
51．会场主席台座次安排不正确的是
A．职务最高者居中
C．前排高后排低 A．座谈会
值的调查方法称为
A．综合调查 C．抽样调查 A．“快”
B．重点调查 D．典型调查 C．“要”
D．“代”
52．组织为收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员召开的小型会议称为
B．报告会
53．从调查的对象总体范围内，抽取一部分样本，并以样本特征值推算总体特征54．对会议记录的技巧表述不当的是
B．“新”
55．秘书工作的本质就是服务，具体包括三个方面，其中不包含
A．为人民服务 C．为个人服务 A．椭圆形
B．为领导服务 D．为部门服务 B．“而”字形 D．“U”字形 B．语言文学类 D．外语知识 C．典型调查 B．证卡签到 D．会务人员代签
D．普遍调查
56．日常办公会、座谈会等小型会议不适宜采用的会场是
C．“T”字形 A．政治哲学类 C．历史地理类 A．抽样调查 A．簿式签到 C．座次表签到 A．不予理睬 57．下面选项不属于秘书基础知识的是
58．我国人口普查工作中采用的调查方式是
B．重点调查
59．一些小型而富于纪念意义的会议适宜采用的签到方法是
60．客人要见领导，但未事先预约，秘书最恰当的做法是
B．拒绝引见
C．直接告诉对方改日再约
D．礼貌地问明情况，再决定引见与否
文秘类基础课试题卷
第 6 页（共 8 页）
文书与档案管理基础（70分）
二、判断题（每小题2分，共20分。在答题卡的括号内正确的打“√”，错误的打“×”）
61．组卷时卷内文件排列次序应注意附件在前，正件在后。
62．办公室具有参谋和咨询职能，主要从收集资料和协助决策两个方面发挥这一职能。
63．在对卷内文件进行编号时，空白页也需编号。
64．电子文件的整理与归档和纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理要选择载体和进行刻录工作。
65．印章加盖应规范，要求盖在正文之后的落款和年月日上，上不压正文，下不压年月日。
66．案卷标题“三要素”是由制发者、问题和名称三部分内容构成。67．党政机关公文，既可发给组织，也可发给个人。68．档案来源于文书，所有的文书都能转化成档案。
69．维护档案的完整与安全，是档案工作中贯彻始终的一项基本要求。70．立卷说明是立卷工作结束的标志之一，是编写机关全宗指南的主要依据和参考。
三、名词解释题（每小题3分，共12分）
71．文档一体化 72．案卷标题 73．平时归卷 74．档案登记
四、简答题（每小题5分，共20分）
75．简要回答档案收集的方法有哪些。76．立卷工作改革的方向是什么？
77．简述档案室工作的内容主要有哪些方面。78．请问严格把握存档质量应从哪几个方面做起？
五、综合题（18分）
79．钟苗大学毕业后到一家大型企业担任秘书一职，主抓文书档案工作。刚参加工作时热情很高，吃苦耐劳，细心负责，可是过了一段时间之后，钟苗看到公司老总对自己负责的档案工作不怎么过问，心想文书档案工作无关紧要，升迁机会少，工作热情一落千丈。请你向钟苗介绍一下文书与档案工作人员职业道德的主要内容。
文秘类基础课试题卷
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秘书基础（60分）
六、判断题（每小题2分，共20分。在答题卡的括号内正确的打“√”，错误的打“×”）
80．秘书人员只需要具备与秘书工作特点相适应的素质修养即可，不必在意一般机关工作人员应具备的基本素养。
81．在公众场合，对领导的不当指责，秘书要敢于辩驳，维护自己的人格尊严。82．领导者与被领导者同处于一个大系统中，二者互相依存。83．秘书工作既有政务，又有事务，具有明显的综合性。84．“秘书”一词最早出现时指的是一种机构，而非社会职业。85．秘书在与领导的争论中一定要坚持从问题出发，而不是对人。86．一次会议的主要议题不宜过多，重大议题最好一会一题。87．书信往来时机密文件不可与普通文件混装，免得造成误拆。88．因工作需要开具的介绍信无需审批手续。89．会议筹备工作是会议成功的保障。
七、名词解释题（每小题3分，共12分）
90．秘书工作 91．印章 92．调查研究 93．领导活动
八、简答题（每小题4分，共16分）
94．如何认识秘书工作在领导活动中的综合性这一特点？ 95．简述会议的作用。
96．简要回答秘书安排领导公务活动应遵循的一般原则。97．秘书人员应具备哪些能力？
九、综合题（12分）
98．高叶是某高校校长办公室的一名秘书，这所高校正副校长共有五位，五人分工不同，性格各异，如何与这五位领导相处，高叶很伤脑筋，请你向他介绍一下与领导班子相处时应遵循哪些原则。
文秘类基础课试题卷
条件（试行）
豫人职［1999］23号
总则
一、为客观、公正地评价档案专业技术人员的学术、技术水平和业绩能力，充分发挥档案专业技术人员的工作积极性和创造性，根据国家《档案专业人员职务试行条例》和我省职称改革有关政策规定，结合我省档案工作实际和岗位要求，制订本条件。
二、本条件适用于全省企业、事业单位中从事档案工作的专业技术人员。
三、档案专业中、高级专业技术职务任职资格名称分别为馆员、副研究馆员、研究馆员。分则
一、申报条件
（一）拥护党的路线、方针和政策，坚持四项基本原则，热爱档案事业，遵纪守法，具有良好的职业道德和敬业精神。
（二）学历和任职年限分别符合下列要求：
1、申报馆员任职资格者需要具备下列条件之一：
（1）研究生班毕业或第二学士学位获得者，担任助理馆员职务三年以上；
（2）大学本科毕业，担任助理馆员职务四年以上；
（3）大学专科毕业，担任助理馆员职务五年以上。
2、申报副研究馆员任职资格者需要具备下列条件之一
（1）获得博士学位，担任馆员职务两年以上；
（2）获得硕士学位，担任馆员职务四年以上；
（3）大学本科毕业，担任馆员职务五年以上。
3、申报研究员任职资格者，需符合下列条件：
大学本科毕业以上学历，担任副研究馆员职务五年以上。
4、获得以下学历，可初定相应的专业技术职务任职资格：
（1）获得博士学位，经考核合格，可初定馆员任职资格；
（2）获得硕士学位，从事档案专业技术工作三年，经考核合格，可初定馆员任职资格;
（3）大学本科毕业，见习一年期满，经考核合格，可初定助理馆员任职资格;
（4）大学专科毕业，见习一年期满，可初定管理员职务；再从事档案专业技术工作两年以上，经考核合格，可聘任助理馆员职务。
（三）研究馆员、副研究馆员外语水平，馆员外语或古汉语水平符合我省有关政策规定。
（四）任现职以来及任期限考核均为合格以上。
（五）身体健康，能全面地履行岗位职责。
二、评审条件
馆员评审条件
（一）专业理论知识和工作能力
1、系统地掌握档案专业基础理论知识，了解和掌握计算机等新学科的一般知识。
2、具有一定的档案工作实践经验和独立工作能力。了解党和国家关于档案工作的政策、法规，能独立解决业务工作中的实际问题；熟悉本专业的标准、规范，并在实际工作中正确运用；能指导下级专业技术人员开展工作，指导大、中专毕业生实习；参加本地区、本部门组织的学术交流活动。
从事档案业务管理工作的人员，能对各项业务工作进行有效的指导，能总结并提出对实际工作具有指导意义的工作经验、建议，拟定工作计划、规章制度、规范标准，并组织实施。从事档案收集工作的人员，熟悉属于本馆收集档案的范围和立档单位沿革，能拟定接收、征集办法，独立对应进馆的档案进行检查、验收。
从事档案整理、鉴定、保管工作的人员，能制定所管档案的整理、鉴定方案和保管期限表，编制各种检索工具；熟悉分管档案的情况，制定各项保管制度，能及时、准确地对所管档案及其变化情况进行科学的统计、分析。
从事档案保护技术与现代化管理工作的人员，能根据所保管档案的实际情况提出档案保护技术措施，并组织实施；能对缩微或计算机等技术提出应用方案，熟练地掌握操作技术，并对设备常见的故障进行检修。
从事档案利用工作的人员，熟悉馆藏档案、资料和各种检索工具，能为利用者准确地提供档案资料，有效地开展咨询服务；能进行利用情况综合分析，解决利用工作中存在的问题。从事档案编研、科研工作的人员，能根据利用需要进行选题并独立完成档案史料或参考资料的编辑工作；参与省级以上科研项目的研究和实验或承担市级科研项目的研究和实验；能承担档案专业岗位培训的授课任务，指导大、中专毕业生实习。
从事基层档案室工作的人员，能独立完成一个部门或一个全宗的立卷工作（年立卷不少于50卷）；熟悉室藏档案、资料，能编制各种检索工具；能对文件材料的形成、收集、整理、立卷归档等进行监督、检查和指导；能利用室藏档案编辑档案史料和参考资料。
（二）工作业绩和成果
任助理馆员以来，具备下列条件的前两条和后三条中各一条以上：
（1）在省级以上报刊上发表本专业论文一篇或省级学术会议上交流本专业论文二篇（获三等奖以上一篇）以上（限独著或第一作者）。
（2）正式出版本专业有一定水平的著作（本人撰写1万字以上）
（3）获得本专业地、厅级三等以上科技进步奖一项（限前五名）。
（4）在档案馆（室）目标考评工作中，达到省标三级以上先进水平的主要贡献者。
（5）独立组织和管理本部门、本地区、本系统或一个大型企业某一个主要方面的档案工作，工作成绩突出，受到县以上档案、人事行政管理部门联合表彰的。
破格评审馆员资格，需具备上述五条中的四条以上。
副研究馆员评审条件
（一）专业理论知识和工作能力
1、系统地掌握档案专业理论，了解和掌握国内外档案学研究的动态，能广泛地参加本专业学术交流活动，对档案学某一领域有较深的研究，了解和掌握计算机等新学科知识，具有较广博的科学文化知识。
2、具有丰富的本专业实践工作经验和较强的组织指导能力、研究能力、文字表达能力；能拟定或主持拟定重要的业务、科研和发展规划；能解决业务工作中的疑难问题；能对业务建设中的重要问题和科学决策等，从理论、技术、操作上提出可行性方案；能主持和指导重大编研项目和科研课题的研究，起学术带头人作用；具有指导和组织本专业技术工作、培养下一级档案技术人员工作和学习的能力。
从事档案业务管理工作的人员，能制定或主持制定对本岗位有指导意义的全面性业务工作计划、发展规划或业务标准，达到省内先进水平并能有效地组织实施。
从事档案编研工作的人员，完成两部以上正式出版的档案史料或参考资料，本人撰写10万字以上。
从事档案保护技术、科研、现代化管理工作的人员，完成有较高水平的技术项目和科研项目，并通过省级以上专业部门组织的专家认定。
（二）工作业绩和成果
任馆员期间，具备下列条件中的第（1）条和其他条件中一条以上：
（1）在省级以上专业刊物上发表本专业高水平的学术论文三篇以上，或省级以上专业学术会议上交流并获三等奖以上的论文五篇以上。其中至少有一篇发表在全国性期刊上或在全国性学术会议上交流（均限独著或第一作者）。
（2）正式出版本专业有较高水平的专著（合著者，本人撰写4万字以上）。
（3）获省部级三等或地厅级二等以上本专业科技进步奖、优秀成果奖的主持者或主要完成者（限前五名）。
（4）获省部级二等或两项地厅级一等档案专业优秀论著奖（与第（1）中重复者取其一）。
（5）连续从事档案工作二十年以上，在档案馆（室）目标考评工作中，达到省标一极先进水平的主要贡献者，并受到市、地以上档案、人事行政管理部门联合表彰的。破格评审副研究馆员需具备上述条件中的第（1）条和其他条件中的三条以上。附则
一、本条件所称系统地掌握档案专业理论知识，是指具备档案专业学历或取得市、地级以上档案部门的岗位培训证书。
二、发表论文的刊物必须是公开发行（有CN刊号，不含增刊）；学术会议上交流的论文需提供合法社团的证书和结集出版的论文集。工作总结、经验介绍、通讯报道、文摘等，不作为论文对待。
三、本条件规定的申报条件、评审条件应同时具备，其中，评审条件中的“专业理论知识和工作能力”须提交相应的佐证材料。评审委员会在掌握评审条件时，要从申报人的“专业理论知识和工作能力”和“工作业绩和成果”两个方面综合把握，在衡量申报人是否同时符合上述两项条件的基础上，重点衡量其学术、技术水平。如评委会认定申报人的综合水平达不到相应职务的要求，可视为申报人不具备担任相应职务的条件。
四、管理员、助理馆员评审条件仍执行《河南省关于贯彻〈档案专业人员职务试行条例〉的实施细则（试行）》（豫职改字[1987]第20号）。研究馆员任职资格的评审按国家制定的评审条件执行。
五、本条件所称“以上”均含本级。
1945年12月, 昆明爆发了震惊全国的反内战、争民主的“一二·一”爱国学生运动。67年后, 当年运动的亲历者———李岳嵩先生的后人, 将父亲珍藏的“一二·一”运动死难烈士公葬典礼的照片捐赠给云南省档案馆。
李岳嵩 (1911—1987) 原名杨岳嵩, 云南省剑川县人, 青年时期就倾向进步, 在西南联大读书时投身革命, 1945年4月加入党的外围组织———民主青年同盟, “一二·一”运动站在斗争前线, 是“一二·一”运动的亲历者和见证者。1946年受地下党指派, 到鹤庆、剑川, 以教师、校长身份从事革命活动, 1949年4月加入中国共产党, 同年6月任滇西北人民自卫军第二支队司令员, 9月任云龙县人民政府县长, 10月随西进部队到腾冲地区开展工作, 11月任边纵七支队三十六团团长。1950年7月转业地方, 先后任保山专署文教科长、民政科长、保山一中校长, 为建设新中国贡献了毕生的力量。
2012年12月, 是“一二·一”爱国学生运动67周年, 为保留这一革命记忆, 李岳嵩先生的后人李淳燕、李淳中、李淳信, 将父亲珍藏的“一二·一”运动的25张照片捐赠给云南省档案馆, 照片真实再现了当年昆明各界为“一二·一”运动中惨遭杀害的四烈士举行公祭的场景, 为今后研究“一二·一”爱国学生运动提供了真实的依据, 也丰富了云南省档案馆馆藏中“一二·一”运动的档案内容。
1 档案管理存在的主要问题
1.1 管理人员不到位。我部主要负责医疗系统各个专科分会学术交流活动的举办，每年举办百余次学术交流会议，每个专科分会每四年进行一次换届改选，每次会议产生大量各类档案资料，但目前还没有专门的档案管理人员，档案主要由会议负责人整理保管。
1.2 规章制度不完善。对档案管理工作的重视程度不够，未形成足够完善的管理制度。现有关于档案管理的规章制度对许多细节没有明确要求，只是笼统提出一些模糊概念，实际归档时，大部分工作人员都只做到对纸质文件的归档。电子文档及电子照片类没有明确的归档制度，以致某些工作人员忽视了这方面文件的保存，需要查询时，所需文件缺失现象严重。
1.3 管理条件较简陋。档案室比较简陋，仅有一个10平方米左右的房间，且缺乏必需的档案管理设备，导致档案存管有乱堆乱放现象。大多数档案材料属于纸质档案，长时间无人管理，容易出现虫蛀或霉变情况，导致档案受损，也影响档案整洁与外观，且不方便查找。特别是电子档案管理方面，软硬件缺失严重，根本没有形成一个专业的电子档案系统。很多会议内容的电子文件都无规范化存档，且有些存档是以较老的计算机系统格式保存，新的电脑设备更新后无法识别旧的、较低版本的文档而造成文档丢失。还有一些以光盘形式保留的文档，因光盘的保存不当，被划、刻、折等而导致保存内容失读。
1.4 档案保密存隐患。主要存在着保密意识不够、保密措施不当的问题，导致档案资料丢失泄露。特别是电子档案流通性强，更容易导致失密、泄密。同时，在处理、销毁一些档案的过程中，存在鉴定不规范，甚至没有鉴定的问题，也容易发生泄密事故。
2 解决问题主要的应对措施
2.1 增加档案人员配置。必须配置专门档案管理人员，并着力提高档案管理人员素质。主要是选择聘用具有较强政治觉悟、良好工作作风、高度热情负责的职工来从事这项工作，并对其进行相关专业档案业务培训，使其具备档案管理工作知识和技能。作为档案员，也必须具备一定的计算机操作能力。档案管理人员若有调动，应给出一定衔接期，以便做好交接工作。
2.2 建立健全规章制度。“执法必严”首先得“有法可依”，有一套相应科学的档案管理制度，尤其是归档制度和保管制度。建立档案管理制度应该遵循几个基本原则，即科学化、合理化、简明化、实用化，也要具有严肃性、开放性和双向性。收集、整理、鉴定、保管、统计档案的主要目的就是为了方便将来提供阅览、复制、咨询、函调、外借、参考甚至出版、展览等多项活动而服务。要形成一套管理科学、结合实际、规范整齐、查找方便的管理制度。不管是归档，还是利用，各个方面都要正规有序，科学实用。
2.3 及时完善硬件设施。必须适应形势发展，按照档案管理要求，尽快完善硬件设施，配备合适的档案室、档案柜等，并严格按照档案安全“十防”的标准确保档案安全无虞。特别是要配备内存容量较大的电脑及电子设备以便储备越来越多的电子档案。随着大数据时代的到来，对于大量的电子档案也可以考虑采用云数据库进行储存。
2.4 强化电子档案管理。加强电子档案正规化管理迫在眉睫。一是要对电子档案的生成、储存和传输设备进行维护和保养；二是尽量将入档存储的电子文档设为只读模式，只有经过专门的修改系统才能进行修改，避免文档被随意删改；三是在电子档案进行储存时尽量选用通用的储存格式，当电脑系统进行升级时，对不能兼容的老的格式进行转换重新保存，保持其长期可读性；四是做好文件的备份工作，加强安全防护措施，避免病毒及黑客的入侵。
2.5 努力杜绝失密泄密。针对医学会的工作，档案的保密性主要体现在：对各个专家个人信息保密；对专家的尚未公开发表的论文及研究成果保密。那么，如何才能杜绝档案的失泄密呢？提高档案管理人员的保密意识是前提；严格档案的鉴定销毁程序是保障；加强电子档案的存储与使用是关键。
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