文书档案管理工作总结

文书档案管理工作总结

文书档案管理工作总结 篇1

各位同志，上午好，我于2015年3月来到办公室，岗位是文书档案管理，9个月以来，在公司领导、主任、同事的关心和帮助下，我能够立足本职，脚踏实地，团结同事，服从领导，按时完成本职工作和其他工作任务。现将工作总结如下：

一、日常工作方面

1.公司印章管理，严格审查是否经领导签批（一些日常文件除外），做好用印申请登记，完善用印管理。

2.公司各类收发文，按照集团档案管理要求，规范统一收发文，包括工作交接前后的收发文，2015，公司行政发文共计120份，抄告单20份，党工团纪发文20份，收文60份。

3.合同流转，负责各部门合同流转，及时反馈会签中的问题，督促合同责任人做好修改，2015会签完成近550份合同。4.档案管理，对办公室现有文书档案和权证档案进行扫描归档，并已从建设总公司移交泊位工程基建档案。积极配合同事对档案查询和利用工作，认真做好档案借阅登记工作。5.会议记录整理和展板制作，通过会议录音的方式，认真做好会议记录整理，并做好保密工作，共整理24份会议记录。根据公司季度情况，负责整合公司季度展板，便于同事了解公司发展近况。6.做好其它办公室日常事务，如传达各部各类通知、收发传真、办公室各项费用报销、报刊杂志订阅等。

二、思想生活方面

我严格遵守公司各项规章制度和党纪党规，积极参与公司组织的各项学习活动，认真学习党的理论知识，密切关注时事政治，不断提高个人党性修养，以党员标准要求自己。生活作风良好，与人为善，注意保持寝室卫生整洁。始终保持积极工作，务实做人的状态。

三、存在的不足和改进

对办公室部分工作情况了解不够，对档案工作缺乏工作经验，文字功底薄弱，缺乏钻研精神。因此在今后工作学习中，我会秉持严谨、务实的态度，加强学习，促使各项工作流程管理严密化，在工作岗位上发挥更大作用，取得更大进步。

文书档案管理工作总结 篇2

一、文书档案管理工作存在的问题

(一) 领导对文书档案管理工作不够重视。

有些单位的领导对文书档案工作的认识不够不够, 没有充分重视文书档案工作。调查显示, 不少单位的领导认为文书档案管理工作是极为简单, 可有可无的工作, 尽管投入了大量人力物力, 但是难以见到效果, 档案管理中只需要相关工作人员保存好文件, 以备不时之需即可。由此可见, 文书档案管理工作没有落实到位, 没有纳入单位的正规管理日程中, 从而影响到文书档案管理人员的工作积极性, 降低了文书档案工作的质量。

(二) 文书工作和档案工作衔接的不够好。

文书工作与档案工作既有联系又有区别。在实际工作中, 文书工作和档案工作应该是相辅相成, 相互配合, 从而形成一个分体式的档案管理体系, 虽然这种管理体系是有效的、科学的, 但是由于这种体制, 在一定程度上拉大了文书工作与档案工作的距离。由于从事文书工作的人员档案意识比较薄弱, 而档案人员也未考虑到文秘工作, 导致两者之间衔接过程中出现了很多问题。不仅如此, 还有一些公文的格式和处理办法也存在很多不规范的现象, 如装订、附件、办理程序、编号不规范;文书用纸达不到标准;文种使用不恰当等。

(三) 检索效率不够高。

当前文书档案检索手段有手工检索和计算机检索两种形式, 但是手工检索依旧占据很大的比重。虽然有些单位的文书档案管理人员在进行手工检索方面做了很多努力, 也制定了多样化的检索工具, 但在检索形式不断增加的情况下, 检索效率却得不到提高。主要因为文书档案管理人员在进行档案管理时, 过分看重检索工具结合检索内容的数量, 却忽略了检索的质量方面的要求。

(四) 管理人员专业素质不够高。

目前有些单位的文书档案管理人员文化程度和专业素质与时代发展要求不相吻合。信息时代, 虽然计算机技术在档案行业行业得到广泛应用, 但文书档案管理人员不懂计算机技术、不懂相关知识的现象依旧存在, 在档案信息的利用和开发方面能深入研究的专业人才也不多, 严重影响了文书档案管理的工作质量。

二、做好文书档案管理工作的对策

(一) 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持。

领导的重视对于文书档案工作的发展至关重要, 会影响文书档案管理工作者的工作积极性。因此, 要争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持, 以切实提高文书档案管理工作水平。此外, 还要赢得各个相关部门的支持和协助。加强文书档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通, 主动了解业务部门正在或者将要进行的新的工作, 保证文书档案收集的及时、完整。

(二) 做好文书工作和档案工作的规范衔接。

在文书档案管理过程中, 文件是其基础, 一般情况下, 文件质量的高低直接关系到档案质量的好坏, 没有高质量的文件作为基础, 档案质量就难以提升。因此, 文书档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的, 这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范性衔接, 切实做好文书材料的立卷归档工作。此外, 做好文书、档案工作一体化工作, 使整个文书档案管理工作处于规范、有序的状态中。

(三) 提高检索效率。

首先, 要对文书档案进行数字化管理。文书档案数字化管理的意义就是将传统的纸质记载的文书档案形式转变为信息数据库的形式储存, 对文书档案信息通过编号进行有效地管理, 既有利于文书档案的安全管理, 又方便文书档案信息资源的利用。其次, 传统文书档案管理工作人员负责管理文书档案工作的不同方面, 在文书档案检索时比较麻烦, 要针对这个情况, 可以对文书档案管理工作人员信息进行录入编号, 并与其工作内容相关联, 这样直接输入文书档案管理工作人员编号就可以调取相应档案内容。或者可以通过二维码、条形码等形式加快信息录入和检索速度, 进而提高文书档案管理工作效率。

(四) 提高档案管理人员的综合素质。

档案管理人员是保证文书档案管理工作顺利进行的关键因素, 因此必须提高文书档案管理人员的素质, 制定相应的培训计划。定期对文书档案管理人员进行工作能力的测试, 针对存在的不足采取相应的教育、培训措施, 以不断提高文书档案管理人员的管理水平及工作能力, 增加文书档案管理人员业务知识的储备。同时, 积极引进复合型的文书档案管理人才, 为文书档案管理部门增加活力, 提高文书档案工作效率。

参考文献

[1] .罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011.03

文书档案管理工作总结 篇3

一、系统实现目标

开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。

应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。

用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。

一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。

二、系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

约束标准

运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。

外部接口需求

用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。

硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。

软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。

通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。

安全性

内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。

通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。

本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。

文书档案管理工作总结 篇4

关键词：文秘工作;文书档案管理工作;关系;协调互助 信息化

1 前言

当前，中国的经济发展速度领先全球，受信息化时代的影响，很多工作之间都建立了一定的联系，这些工作相互协调配合，极大地提高了我们的工作效率。当中，

文秘工作与文书档案管理工作借助信息化技术的支持，加强了两项工作的联系，促进了文秘工作与文书档案管理工作一体化的进程，是现代化管理工作的一大进步，体现了科学管理的理念，是我国行政管理现代化、规范化、便捷化的重要里程碑。为此，本文开展了以加强文秘工作与文书档案管理工作主题的探讨。

2 文秘工作和文书档案管理工作的现状与关系探讨

现如今文秘工作的日常任务就是相关人员在日常管理过程中，根据一定的工作规律或规范，按照相关的行事原则，将各种文件进行有效地处理，并明确的标明各个文件之间的关系，负有承上启下的作用，在单位里可以向领导提供有效的数据支持和重要材料，是很多领导工作中不可缺少的重要帮手。随着科学技术的发展很多的文件处理需要借助计算机的帮助，减少了人工的耗费，同时也提高了工作的效率和准确性。文书档案管理工作与文秘工作有很大关系，同样是处理相关的文件，但是它是建立在文秘工作基础上的，文秘工作人员将整理完整的重要材料移交到文书档案管理人员的手上，然后档案管理人员根据文件的特点和属性分门别类再进行妥善保存，方便以后工作中对相关文件的`查找。在信息化技术发展普遍的时代，文书档案管理工作同样也离不开信息技术这一锋利的武器虽然信息化技术不能完全将档案管理工作进行无纸化处理，但是可以利用计算机帮助我们迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服务。

文书档案管理工作总结 篇5

摘要：文字秘书是掌管文书并协助机关或部门领导处理日常工作的人员，也是党政部门和企、事业机关必备的工作人员，是领导的参谋和助手。文书档案管理是行政机关及企事业单位一项必不可少的特殊工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质。文书工作和档案工作有着各自不同的内容和特点，二者是行政管理工作的主要组成部分，有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。

关键词：文秘档案 管理 一体化

一、文秘人员素质

作为专业工作人员，文秘人员必须有较高的政治思想理论素质。坚决执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于机关文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质；文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同机关单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。现代诗会是信息时代，这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才

能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大运用信息，更好地服务于文书档案工作。

文秘档案人员还应给具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是份十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实，要求文字秘书不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬、而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。

二、文秘与档案管理工作的衔接

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上承下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办，归档，会直接影响整个单位的工作效率，能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门精神。因此说文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。以基础档案管理为起点，规范运作方法才能有效推动文秘工作规范有序地健康发展。

搞好档案管理关系到文秘工作的科学性、全面性、档案资料的准确性和科学性。建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是重要的管理手段和工作任务。档案的利用能

够推动文书处理的再生工作。档案管理是一门专业性很强的学科它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、处理纠纷、落实政策是相互制约、相互依赖的。搞好档案工作不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供服务，促进改革发展发挥作用。

文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。强化“文档一体化”意识，把文书处理规范化的入口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作，是切实推进文秘工作和文书档案管理工作一体化的重要途径。

三、加强档案现代化管理进程，实现文秘档案电子一体化。加强硬件建设，是档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否，直接关系到文秘和档案工作的成效。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文字秘书同时因该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要归历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作。次那个信息时代的需求来看，档案信息必须上网其价值才能充分体现。文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进

行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索，先确定自己要查找的文件年代或类别，然后调出该或类别的内目进行查找，非常繁琐，费时、非礼效率很低，但如果实现文档一体化，就可以采用计算机检索，只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机，计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时，可以利用计算机直接查询，甚至将所需文件内容直接打印出来。

结语：文书档案管理师一项特殊的工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质积极鼓励文秘人员不断拓宽知识层面，创新工作思路，实现文书档案管理工作现代化和一体化，科学手机整理，开发利用好档案资源，高质量做好文书档案管理工作，更好地服务于事业发展。

参考文献：

曹瑞玲《文秘人员素质与文书档案管理刍议》，《工会论坛》2007年第3期。

马燕《谈文秘人员素质与文书档案管理》，《管理观察》2010年第19期

文书档案管理工作总结 篇6

及对策建议思考

在組织中，文秘人员的主要工作是传递通知和统筹协调，这直接影响着企业内部工作的效率。与其他方面的机构相比较，文秘人员的工作水平与自身思维关系密切。伴随着互联网的不断发展创新，文秘人员应积极主动转变思维方式，不断进行思维创新，以提高自身工作效率。

一、机关文书档案管理的重要性

机关文书档案的管理工作是做好其他各项工作的前提和基础，按照机关工作的闭环理论，没有规范的机关档案管理工作，机关工作的完善就缺少最后一环。在信息化网络的今天，机关文书档案的相关工作也要紧跟时代发展步伐，利用现代化技术手段，做好文书档案的收集、整理、保管、利用，实现档案资源的高效共享。文书档案是机关多项工作的真实记录，可以对机关各项工作起到很好的促进和凭证作用。机关文书档案相关工作的规范化与标准化管理奠定了档案管理实现现代化的基础。基于此，为有效开发利用档案资源，必须加强档案管理工作。

二、机关文书档案管理工作存在的问题分析

（一）文书处理程序存在不规范现象

具体来说表现为以下几方面：第一，在文书文件处理工作过程中，很多机关普遍存在“倒流”情况，违背了文书处理程序流程，甚至文稿拟制不经办公室审核直接送领导签发，然后再转送办公室进行核稿操作；第二，越级行文的情况时有发生，单位领导没有掌控文件的审核和盖章过程，打印文件材料较为随意，最终导致越级行文现象的发生；第三，发文处理过程中如果涉及多个部门，未进行会签，或者仅仅主发单位盖章，文件的效力从而大打折扣。

（二）公文不及时办理现象

虽然文书办理时间有着明确的规定，但在实际操作过程中，时常出现延缓处理的情况，文书积压、互相推诿更是对机关日常工作造成严重影响。具体来说，主要表现为以下几方面：第一，处理公文时限不清，导致部分公文超出办文时限，影响办事效率；第二，文书运转环节出现问题，导致文书出现拖拉延误情况，使文书效能发挥大打折扣；第三，承办文书过程中，所涉及的难度大或者本部门职责之外的文书，未与相关部门进行协商，擅自积压或者延缓处理。

（三）档案管理不够标准和规范

当前大多机关单位档案管理模式老套，技术陈旧落后，案卷质量不高，各类档案整理不符合国家标准要求。各单位对于《文件材料归档范围保管期限表》的制定不够明确，不清楚哪些档案应移交档案室存档，致使档案未能集中统一管理。

（四）档案管理制度不健全现象

有些机关单位档案管理不够规范，虽建立了相关档案管理制度，如归档、保管、借阅、鉴定销毁及岗位责任制等，也有档案工作领导小组、管理体制、分类方案，但在执行过程中流于形式。大多数机关单位的档案工作人员没有经过专业的档案知识教育，而且身兼数职，对管档要求、档案材料收集及归档等相关业务了解不深，没有对档案工作投入较大精力，致使对本单位各部门的文件材料形成、归档工作及所属单位的归档工作不能进行很好地监督指导、业务培训。

三、提升机关文秘人员工作意识，强化文档管理能力

（一）建立综合性的工作制度

机关单位的文秘工作和档案管理是紧密相连的，在具体工作中必须有效融合组织制度，科学合理地管理文档。在大多数机关单位中，文秘部门和档案管理部门都属于独立运行的个体，由于在工作中沟通不到位，导致档案质量很难得到有效保障，这就使得档案管理面临很大的困难。同样，档案管理若出现一些问题，在开展文秘工作时也往往会遇到一定的困扰，而如果把文秘工作和档案管理工作有效结合起来，综合考虑两者的实际情况，建立起一个综合性的工作制度（必须建立在我国相关法律条例基础上来制定），这样才能确保公文的质量。另外，还要紧密结合机关单位的实际管理状况，建立严密的档案人员网络，确保各个部门的档案管理真正做到责任到人，并形成一个相互配合的管理体系，以促进文秘工作与档案管理的共同发展。

（二）严格规范文书格式

机关单位公文格式的规范性直接影响了文秘工作与档案管理的一体化，在起草文书时一定要认真谨慎，严格依照国家相关规定的格式进行编写，确保文书规模的准确性，尤其要注意文书的各方面细节。版记是衔接文秘工作和档案管理工作的标记，其极大地影响了文档的一体化建设，这就要求文秘工作人员充分重视这一环节，准确无误地标记出文件的印发部门和具体打印时间，并在电脑上做好详细记录，流转后立即立卷归档，只有确保文书格式的规范化，才能确保档案管理的规范化。

（三）提升机关文秘人员组织协调能力

在机关单位日常工作中，作为一个重要的中间人员，文秘人员起着管理决策层与基层二者之间的桥梁作用，因此文秘人员的组织协调能力十分重要。在日常工作中，决策层或领导者需要传递一些工作任务时，文秘工作人员应将信息准确无误地传到基层员工中；如果企业内部基层员工存在一些问题，需要反馈到领导层时，也需要文秘工作人员进行反馈。

（四）文秘人员要处理好日常事务

在机关单位日常工作中，文秘人员的工作比较繁琐，企业中的各个方面都有涉及，这就要求文秘人员要有认真谨慎的工作态度，对于企业中出现的任何问题都能够冷静处理。比如，在处理档案文件时，文秘工作人员不仅要保证档案的及时送达，还要保持档案文件的准确性，以为领导者提供方便。此外，如果在日常工作中出现了一些突发情况，文秘工作人员必须冷静对待，不可自乱阵脚，以免给企业造成损失。

（五）处事站位准，理解意图准，反映问题准

第一，在工作中，文秘人员要重点关注国家政策、行业内外战略变化及相关制度的出台等，这样有助于更好地指导自身工作。第二，提高自己的政策理解水平，要准确掌握上级的要求、内部的情况、基层的进展。第三，要能从复杂的现象中发现问题的本质，在给领导汇报或请示之前能从众多方案中准确筛选出最优备选方案。第四，要准确地获得信息并进行有效传递，在各种资讯的背后能协调不同立场，寻求共同利益点，实现工作利益的最大化。第五，要能够从事件的发展过程中敏锐体察到其他人的情绪和反应，及时调整沟通策略与协调方式，从而构建和谐稳定的团队氛围。

四、结语

如何做好文书档案工作 篇7

关键词：文书档案,归档,编制

文书收集工作是一项很重要的基础工作, 想做好文书的收集工作首先要使文书收集人员的知识修养、基本素质和有丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识水平, 这样才能把文书档案做好。文书档案管理一般情况下都是由办公室内勤兼任的 (笔者就是一名文书档案工作人员) , 因而文书档案人员的自身修养直接影响着文档资料的质量和文档管理的水平。文档人员的修养决定文档资料价值, 集中于文档人员的基本素质。

文书档案一般反映行政事务管理活动的历史记录。它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、专门档案进行分类。所以专门讲讲文书档案的收集、整理方法。整理档案也和其他工作一样有其规律性, 也就是要掌握各类档案的归档范围, 保管期限, 分类组卷方法:

1 文书档案的归档范围和保管期限

上级文件要归档的主要有二部分文件材料:一是针对本单位发的文件, 如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、奖惩等方面的批复、通知、通报、批复等, 这是最重要的依据材料, 要永久保存。二是有关各部门发的法律、法规、政策规定, 以后要作为执行的依据, 要归档作为长期保存。本单位的文件材料基本上都要归档, 不仅仅是正式发文, 不是红头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议记录等等都要归档。重要的永久, 一般的长期, 作用不大的短期。

2 文书档案的整理方法

一般可分以下几个步骤:

2.1 分类。

分类方法有多种, 常用是年度分类法和问题分类法。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。

2.2 组卷。

它是档案整理的最基本环节, 其实是将一组密切联系的文件材料组合在一起, 便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹, 为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前, 还必须对已归档文件进行最后的全面调整, 然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括:应归档的文件是否收集齐全完整;归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围;并确定保管期限;检查各卷夹内文件数量是否适当。

2.3 卷内文件材料排列。

2.4 根据排列结果, 对卷内文件材料有图文的页面逐页编号。

2.5 编制卷内目录和备考表。

2.6 按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内。

2.7 拟写案卷标题, 填写案卷封面。

案卷标题即案卷题名, 是案卷的名称, 是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切, 文字上要简练通顺, 标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成。

2.8 案卷排列与编号。

案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性, 一般可按先永久, 长期, 短期来进行排列, 然后按排列顺序每年编一个流水号。

2.9 编制档案案卷目录。

案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成, 案卷目录可以多年编成一本或多本。

医院文书档案工作的计算机管理 篇8

关键词 文书档案 计算机管理 存在问题 应对方法

文书档案工作是医院综合档案工作的重要组成部分，是医院管理历程的重要凭据，它包括在业务活动中形成的各类收、发文件、年终总结、年初计划、医院领导班子例会、医院大事记，医院与其他单位签定的各类协议、合同，医院各个时期重大事件，重要活动的历史记载，对于医院的各项工作具有重要的利用价值，对于领导的科学决策具有重要的参考价值，科学有效的文书档案管理工作对医院的健康发展有很大的促进作用。随着信息时代的到来，计算机已经广泛普及到各个领域，为各个行业大大提高了工作效率，本文主要探讨利用计算机管理部分文书档案工作比照完全纸质手写方式管理的优点和存在的不足以及应对措施。

以往医院文书档案工作状况

由于医院多数是差额拨款单位，也就是说只能靠财政拨一部分钱，另一部分是要靠自己创收，还有的完全是民营医院，在当前充满竞争机制的时代，落后就意味着被淘汰，所以医院要想更好的生存、发展，就必须要把提高医疗技术服务水平、提供先进医疗设备，当做首要任务来抓，在资金紧张的情况下，相对行政方面的投入是有限的，文书档案工作在医院算是后勤工作，如果靠购买相应的软件才能去完成工作，成本会很高，给医院也会增加开支，又不能见明显经济效益，实现起来难度很大。以往收文登记的文卡是在印刷厂印制好的表格，然后再由文书在接收文件时一件件手工填写完成，由于受固定格式限制，遇到文件标题字数多时就会写出行，显得过于紧凑，在处理过程中要找相关领导拟办、签发，所以一个文件签下来会在处理单上体现出整个版面看上去不工整，整体感觉很杂乱；对于发文登记的文卡，由于责任科室不熟悉文书业务，表格填写上不能独立完成；收、发文登记本也是用手写完成，在手写过程中，由于登记本的格式是固定的，对于字数较少的标题还可以容纳，而对于字数较多的文件标题就很难处理，往往要写到格外，占用下一行，看上去很不工整，影响整体版面效果，容易把文号与标题错误对应。给归档以后的查阅带来不便；在发文登记工作中使用以往的方法更是不方便，由于责任科室或报送主管部门的原因，原来定的文号要有改动或不要了，而发文登记本一旦落笔后再改就会留下痕迹，给文书工作带来很多不便；手工登记收、发文会因时间久了出现字迹模糊、退色等现象，对于一部分需要长期保存的档案，在日后的查阅工作中带来不便。

自己动手利用计算机技术管理文书档案工作

医院文书档案工作要为医疗服务，在想医院之所想，不去购买软件，为医院节省开支的前提下，利用现有的计算机资源，自己动手编辑文件处理单模板、用Excel或用word编辑收、发文登记本模板，为医院节省开支同时也改变了传统的纸质、手工填写的方法，有效的提高了工作效率。

收文文卡是电子版形式，遇到文件标题字数太多时可以通过调整行间距，而不影响整个版面的效果。

收文登记本用电子版形式，可以根据文件标题字数的多少来调整行间距，不会出现同一文件的收文日期、责任单位、文件标题串行的现象。遇到重复登记被发现时也可以即时删除，充分体现出电子版的优势。

发文登记本实行电子版后，因为上报机关的原因或是其他原因，已经要好的文号或是已经打印出来的文件决定不再发时，可以轻松的处理，省去用纸质登记本管理时，要用小纸条黏的麻烦，再有年久后黏过的纸条上面所写的文字会不同程度的退色或模糊不清，而电子文件保存就具有其稳定性。

文书档案每年需要归档的文件目录除党口外（单独打印清册、上报报告），都打印成电子版形式，一式两份，档案员和文书双方签字，交综合档案员1份，文书留1份，电子版的目录比照手写的目录，工整，清晰。

利用局域网，把需要相关领导传阅的文件通过扫描、上传的形式让领导知晓，并将批复回复给文书，文书催办、督办。这样既节约了时间、也提高了工作效率。此项工作在一些工厂早已经开展。

电子模板在应用中存在的问题及应对措施

文书档案办公自动化的应用，在发展过程中有利有弊，就其对现代文书档案工作的贡献来说，是利大于弊。

因为电子版的收文登记本是存储在电脑中的，如果遇到特殊情况不能使用电脑时，就没法进行收文登记，会影响到领导及时传阅文件，处理文件，这就要有一份纸质的比照，在平时用电子版收文登记的时候，定期将够整页的登记调出来1份，按来文单位分别装订成活页本，各单位来文所登的文号要另外记在1处本上，只记来文时间、收文号，停电等原因不能使用电脑时，以备连续，在每年归档时要再打印出一份完整的纸质收文目录给综合档案，以备查档时使用。

由于受电脑状况的影响，电子模板存储有不稳定性，要运用U盘、移动硬盘，多备份出两套，遭到电脑重装或其他不确定因素时，能够正常使用。

如何提高文书档案管理水平，以适应日趋发展的新形势，永远都是文书工作者的新课题，与时俱进、不断创新、不断钻研对于文书档案工作来说，将是一个永恒的主题。

参考文献

1 范晟玮.浅析更新档案管理观念在医院管理的作用[J].医学信息，2009，1（12）：22.

2、文书档案管理 篇9

一、单选题（共 15题）

1、单份文件整理的最终“产品”是（）。A、册 B、案卷 C、件 D、张

2、承办是公文处理过程中的（）。A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节

3、（）是公文办理过程中的中心环节。A、拟办

B、批办 C、承办 D、催办

4、（）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办

5、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（）。A、进馆和不进馆 B、永久、长期和短期 C、永久、定期

6、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年

7、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。A、永久 B、30年 C、10年

8、本单位综合性的、和以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。

A、永久 B、30年 C、10年

9、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构

制发的文件保存价值（）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。A、等于

B、大于 C、小于 10、20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（）。A、10年 B、30年 C、永久

11、（）可不用去除文件上的金属钉。A、永久保存的文件

B、10年以下保存的文件 C、30年保存的文件

12、对上文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份13、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。A、12 B、13 C、14

14、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。A、传阅

B、登记 C、签注

15、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（）。A、处置办毕公文 B、分发 C、签注 D、用印

二、多选题（共 14 题）

1、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为()两种.A、永久 B、长期 C、短期 D、定期

2、凡反映本单位()等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。A、主要职能活动 B、基本历史面貌

C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动

3、凡反映本单位()有查考利用价值的材料，应列为定期保管。A、在较长时间内 B、一般工作活动 C、重大活动

D、在一定的时间内

4、归档的时间一般设定为（）。A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底

5、归档就是（）的文件经（）交档案室保存的过程。

A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

6、归档文件的特点是（）。

A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理

D、来文机构的规格很高

7、归档时每份文件必须齐全完整，即（）必须完整齐全。A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本

D、转发件与被转发件

8、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况

9、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（）。A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》

B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

10、公文标题由（）组成。A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的

11、公文结构的必备要素包括（）。A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期

D、公文制发责任者

12、公文构成要素中的收文单位包括（）。A、上级单位

B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位

13、对于本单位收文，是以是否（）为归档判断标准的。A、上级文件

B、本单位是否贯彻执行（办理）C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件

14、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（）。A、穗档函（2006）1号 B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号 D、穗档字〔2006〕1号

三、判断题（共 14题）

1、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。答案：对

2、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。答案：对

3、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨的党务或行政会议记录本应归入其终止的归档；跨的会议文件应归入会议闭幕归档。

答案：对

4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。答案：对

5、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。答案：错

6、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。答案：对

7、本单位形成的文件中大部分都要归档。答案：对

8、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。

答案：错

9、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。

答案：对

10、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。答案：错

11、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。

答案：错

12、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。

答案：错

13、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。答案：对

文书档案管理细则 篇10

第二条 执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。

第三条 各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。

第四条 水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料(包括文字、图表、音像等资料)。

第五条 各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。

第六条 执法文书档案的收集与归档

(一)在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档;

(二)归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值;

(三)应归档的执法文书材料范围及分类;

1. 水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理(罚)决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等;

2. 行政复议类(区县(市)不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等;

3. 行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，判决书以及与案件有关的司法文书等;

4. 统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表;

5. 法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等;

6. 其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。

(四) 档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点清楚，对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确，字体要工整。

第七条 执法文书档案的整理与保管

(一)按照类别和时间的顺序将档案装订成册，填写案卷目录，以便检索和管理;

(二)根据档案的数量和类别，配置相应的保管设备;

(三)档案管理人员工作调动前应办好移交手续。

第八条 执法文书档案的利用

(一)为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并根据实际情况及工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料;

(二)因工作需要，可以查阅和调借归档的执法文书档案。其他部门需调借档案，应经主管部门领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。

做好企业文书档案工作的思考 篇11

关键词：企业文书档案管理工作

随着市场经济的不断发展，企业改革制度的不断完善，文书档案的工作也发生了很大变化，文书档案作为企业管理的重要组成部分，必须与时俱进，不断调整工作思路，以适应现代企业对文书档案管理工作的需要。

一、企业文书档案工作的内容

企业文书档案工作主要包括两个方面：一是文书处理，二是档案管理。文书处理是档案管理的基础，档案管理是文书处理的发展和延伸。企业文书工作主要负责企业日常公务文书的收发、登记、运转管理、档案管理与保管等。它是企业管理工作的一个重要组成部分，它真实的记录了企业的各项工作，起着重要的查考使用价值，作为企业领导以及一些工作人员要熟悉企业情况，总结企业工作经验，制定企业计划等等都需要从文书档案中查找过去的资料记载，如果有档案可查，许多工作就可以顺利开展进行，许多问题也就迎刃而解。事实证明，随着社会的发展，文书档案在企业中发挥的作用也日趋明显，档案保存的时间越长也就越明显。

二、目前企业文书档案工作中存在的问题

（一）企业领导对文书档案工作不够重视。多数企业领导对文书档案工作重视程度不够，总认为文书档案工作跟保管差不多，只要保管好企业的一些资料文书就行，没有把文书档案工作列入企业的工作日程安排，对文书档案工作不闻不问，重视程度不够，因而也导致企业文书档案管理人员工作的积极性不高，在市场经济日趋发展的今天，严重影响了企业的经济效益和正常发展。

（二）企业文书档案管理人员素质不高。目前多数企业从事文书档案工作的人员都不是档案专业人员，而且文书档案人员专业技术水平较低，在当今社会科技飞速发展的今天，文书档案管理面临着巨大的挑战，作为企业管理人员一定要在提高企业文书档案管理人员综合素质方面下工夫。

（三）企业文书档案的归档工作滞后，资料收集工作不够及时全面。多数企业的员工对文书档案的工作重视程度不够，责任心差，经常出现对文书档案归还不及时的情况，情节严重的还会造成文书的丢失现象，给企业的文书档案工作带来许多不便，有时还会带来不必要的经济损失。

（四）企业文书档案管理水平没能与时俱进。随着社会的飞速发展，声像技术，计算机技术的普及应用，企业文书档案的工作没能与时俱进，在文书档案管理中使用率不高，有的即使使用，也仅限于几项简单的操作，没有一套行之有效的现代文书档案管理办法。

三、做好企业文书档案工作的几点思考

（一）领导重视是做好企业文书档案工作的前提。企业的文书档案管理人员在平时的日常生活中要勤请示，勤汇报文书档案工作的一些情况，争取领导的支持和关注，领导重视是做好企业文书档案工作的前提。因此，作为企业领导要做到以下两点：一是在硬件建设以及软件管理方面要为文书管理工作提供便利的条件，在企业中形成重视文书档案工作的风气；二是要经常参与文书档案管理工作，对文书档案中存在的问题及时提出并加以改进，只有领导重视了，企业员工才能对文书档案的归档以及各项工作予以重视，从而促进文书档案工作的顺利开展

（二）加强对文书档案管理人员的培训教育是做好企业文书档案工作的基础。1文书档案工作人员要经常参加在职培训。文书档案工作是一门专业性很强的工作，因此，作为文书档案工作人员要经常参加档案局举行的各种专业培训班，只有不断学习，具备扎实的基本功，才能胜任文书档案管理工作。2明确在职培训目的，提高自身素质。和正规教育院校相比，在职培训的目的更加明确，主要表现在以下两个方面：一是学习文书档案专业知识；二是学习现代文书档案管理科学知识。文书档案工作人员要抓住这学习培训的机会，不断充实自己，学以致用，把自己学到的知识经验运用到自己的工作实践中去，不断提高自己的现代文书档案管理水平。

（三）调动文书档案管理人员工作的积极性是做好文书档案工作的关键。文书档案工作是一项单调而枯燥的工作，长期以来，企业的文书档案工作都没有得到应有的重视，因此，文书档案工作人员的积极性也不高，对于文书档案的收集归档工作不能有效落实，为了调动文书档案工作人员的积极性，企业可以引进激励机制，改变文书档案工作人员的“铁饭碗”现象，实行人员竞争上岗制度，公平竞争对文书档案工作人员也是一个触动，可以使他们深刻的认识到自己的工作成绩和他的生存发展息息相关，企业负责人要切实关心档案工作人员的切身利益，从员工实际出发，激发文书档案工作人员的工作活力，最大限度的发挥他们工作的积极性和主观能动性，保证文书档案工作的认真完成。

（四）逐渐完善企业文书档案管理制度是做好企业文书档案工作的核心。健全文书档案管理制度，明确职责，是实现文书档案管理现代化，开辟文书档案信息资源，为企业提供全面服务的前提条件。制度是规范人们行为的准则，企业在文书档案管理工作中要坚持用制度来规范人，约束人，用制度来实施文书档案管理，要集档案管理，文件处理，归档统计，档案保密，档案借阅，档案借阅和档案销毁与一体，建立一个统一的文书档案管理制度，只有文书档案管理制度完善，才能做好文书档案的管理工作。

（五）不断创新文书档案管理工作水平能够与时俱进是做好企业文书档案工作的保证。随着时代的发展，企业文书档案工作也面临着许多挑战，高科技手段在企业中的广泛应用，产生了许多高科技载体的文件，企业的文书档案越来越多样化，而传统的文书档案管理方法滞后，直接影响了文书档案管理的质量，面对现代企业的需要，企业文书档案工作只有实现文档管理信息化，现代化才能满足现代企业对文书档案工作的需要。

1文书档案管理运用电子计算机技术。传统的文书档案工作，从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手写为主，而现代电子计算机技术的发展普及使文件的形成方式更加简便，运用更加合理，这就对文书档案管理人员提出了更高的要求，要求他们尽快掌握先进的管理办法，这就要求他们在立足于自己岗位工作的同时边学习边运用现代科学管理方法，使自己成为信息知识和网络文化的综合性文书档案管理人员。

2利用现代化信息技术整理文书档案。为了提高文书档案管理的工作效率，企业可以使用档案信息化软件进行操作管理，通过软件对文书档案实行录入，形成纸质档案和电子档案共存的管理方式，与此同时，还要建立科学的档案检索方式，实现文书档案工作信息化管理，使传统的档案活起来，给企业的工作提供便利的条件。结语：综上所述，要想做好企业文书档案工作，人是决定性因素，因此，作为企业文书档案管理人员一定要爱岗敬业，并且不断学习先进的文书档案管理经验，改进自己的日常工作，立足于服务领导，服务企业，服务项目，只有这样才能更好的做好企业文书档案工作，为企业提供优质的服务和保障，从而促进企业和谐健康发展。

参考文献：

[1]邵梦文书档案的价值鉴定与实施[J]华章2011（19）

[2]罗文妍浅析文书档案管理工作的创新[J]东北农业大学学报（社会科学版）2011（03）