研究生院(本部)研究生档案管理办法(试行)（共11篇）
第一章 总则
第一条 为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理标准化、规范化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性。根据教育部（原国家教委）颁布的《高等学校档案工作规范》，结合我校具体情况，特制定本办法。
第二条 学生档案是记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存以来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第三条 研究生院（本部）学生档案归口院系直属研究生管理办公室管理，负责办理学生档案接收、归档、查阅、转递等相关事宜。
第二章 档案材料范围
第四条 档案材料的归档范围
（1）高中阶段档案：高中毕业生登记表、入党入团材料、高考报名材料、高中毕业会考材料、奖励材料和处分材料。（2）大学阶段档案：大学入学登记表、大学毕业生登记表、成绩单、入党、入团材料、体检表、奖励材料和处分材料。（3）工作单位档案
（4）硕士研究生阶段档案：硕士报考录取材料、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、硕士成绩单、报到证、体检表、奖励材料和处分材料。
（4）博士研究生阶段档案：博士研究生报考录取材料、专家
推荐信、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、成绩单、体检表、派遣证、奖励材料和处分材料。
第五条 归档材料的要求：
（1）归档材料含学生人事档案和报考录取材料
（2）归档材料档案袋必须注明学生姓名、学号、所在院系、经办人姓名和承办日期。（3）归档材料必须附《档案明细表》
（4）档案移交必须双方审核完毕之后，共同签字。（5）档案材料必须为原件，特殊情况附复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公单。
第三章 档案整理与管理
第六条 档案管理职责：
（1）保管学生档案为学校和社会积累人个档案史料（2）收集、鉴别和整理学生档案材料（3）办理学生档案查阅、借阅（4）办理学生档案的转递
（5）做好学生档案的安全、保密、保护工作 第七条 档案整理
（1）各学院（系）应在招生工作中认真做好归口管理的学生人事档案的收集和招生档案的整理。
（2）各学院（系）应在招生工作结束后两月内向院系直属研究生管理办公室移交新生招生档案及人事档案。同时提交加盖院系公章的新生录取名单和学生档案明细表。（3）硕士研究生成绩单由教务处在第一学年结束后，打印成绩单原件，交院系直属研究生管理办公室存档。（4）博士研究生成绩单由院系直属研究生管理办公室在学生毕业前三个月，汇总并出具，存院系直属研究生管理。（5）学生在学体检表和在学期间奖惩材料由院系直属研究生管理办公室归入学生档案。学生可获复印件。（6）学生退学、休学、转学材料由院系直属研究生管理办公室归入学生档案。学生可获复印件。
（7）学生《入学登记表》和《毕业生登记表》，由院系收集之后，移交院系直属研究生管理办公室，归入学生档案。（8）学生学位授予材料由院系直属研究生管理办公室整理后，归入学生档案。
（9）学生党团材料由院系党总支整理之后，移交院系直属研究生管理办公室，归入学生档案。
第八条 日常工作中，院系直属研究生管理办公室若发现学生入校前档案不全或完全缺失，由招生单位负责联系学生本人或学生入学前所在单位，补齐材料，如果不能补齐，需要学生入学前所在单位和学生本人报交情况说明并加盖公章存入学生档案中。
第四章 档案的查阅与利用
第九条 查阅学生档案应填写《研究生院（本部）学生档案查阅登记表》，经所在学院的党总支负责人签字、盖单，方可查阅。
第十条 利用单位应派人事部门或学生管理部门的中共党员到院系直属研究生管理办公室查阅档案，学生不能查阅档案。
第十一条 毕业生就业单位核查档案，须持介绍信，并办理档案查阅登记手续。
第十二条 档案一般不得外借，如必须借出使用时，要说明理由，填写《研究生院（本部）档案借阅登记表》，方可借出，借出时间不得超过3天（含休息日），借出档案不得擅自转借他人。
第五章 档案的转递和暂存
第十三条 学生档案由院系直属研究生管理办公室通过机要局转递或派专人（中共党员）送取，用人单位人事部门办事人员可凭单位介绍信领取档案。禁止到普通邮局邮寄或交本人（含亲属）自带。
第十四条 转出档案材料必须完整齐全，同时将转递档案统一规定的“学生档案转递通知单”和“就业通知书底单”装入档案袋，用本部办公室严密包封。全部档案材料必须一次性寄出。
第十五条 转出档案时，不得扣留档案材料。
第十六条 学生毕业派遣后，院系直属研究生管理根据学生派遣去向，负责将学生的人事档案、学籍档案和学位档案整理后由寄发档案接收单位。
第十七条 未落实就业单位的，经本人申请，填写《毕业生档
案暂存申请表》学校可为其保管两年，在保管期内如落实就业单位，档案随转；保管期满，档案寄往生源地人事管理部门。学生档案暂存 期间，不办理任何与学生毕业手续之外的任何手续和证明。
第十八条 因转学的学生的档案寄往学生转入院校
第十九条 因退学、开除学籍、出国离校或死亡的学生档案寄往生源地教育管理部门。
第二十条 未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回生源地招生管理部门。
第六章 附则
第一条为鼓励企业开展研究开发活动,规范企业研究开发费用的税前扣除及有关税收优惠政策的执行,根据《中华人民共和国企业所得税法》及其实施条例、《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则和《国务院关于印发实施<国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006—2020)>若干配套政策的通知》(国发[2006]6号)的有关规定,制定本办法。
第二条本办法适用于财务核算健全并能准确归集研究开发费用的居民企业(以下简称企业)。
第三条本办法所称研究开发活动是指企业为获得科学与技术(不包括人文、社会科学)新知识,创造性运用科学技术新知识,或实质性改进技术、工艺、产品(服务)而持续进行的具有明确目标的研究开发活动。
创造性运用科学技术新知识,或实质性改进技术、工艺、产品(服务),是指企业通过研究开发活动在技术、工艺、产品(服务)方面的创新取得了有价值的成果,对本地区(省、自治区、直辖市或计划单列市)相关行业的技术、工艺领先具有推动作用,不包括企业产品(服务)的常规性升级或对公开的科研成果直接应用等活动(如直接采用公开的新工艺、材料、装置、产品、服务或知识等)。
第四条企业从事《国家重点支持的高新技术领域》和国家发展改革委员会等部门公布的《当前优先发展的高技术产业化重点领域指南(2007年度)》规定项目的研究开发活动,其在一个纳税年度中实际发生的下列费用支出,允许在计算应纳税所得额时按照规定实行加计扣除。
(一)新产品设计费、新工艺规程制定费以及与研发活动直接相关的技术图书资料费、资料翻译费。
(二)从事研发活动直接消耗的材料、燃料和动力费用。
(三)在职直接从事研发活动人员的工资、薪金、奖金、津贴、补贴。
(四)专门用于研发活动的仪器、设备的折旧费或租赁费。
(五)专门用于研发活动的软件、专利权、非专利技术等无形资产的摊销费用。
(六)专门用于中间试验和产品试制的模具、工艺装备开发及制造费。
(七)勘探开发技术的现场试验费。
(八)研发成果的论证、评审、验收费用。
第五条对企业共同合作开发的项目,凡符合上述条件的,由合作各方就自身承担的研发费用分别按照规定计算加计扣除。
第六条对企业委托给外单位进行开发的研发费用,凡符合上述条件的,由委托方按照规定计算加计扣除,受托方不得再进行加计扣除。
对委托开发的项目,受托方应向委托方提供该研发项目的费用支出明细情况,否则,该委托开发项目的费用支出不得实行加计扣除。
第七条企业根据财务会计核算和研发项目的实际情况,对发生的研发费用进行收益化或资本化处理的,可按下述规定计算加计扣除:
(一)研发费用计入当期损益未形成无形资产的,允许再按其当年研发费用实际发生额的50%,直接抵扣当年的应纳税所得额。
(二)研发费用形成无形资产的,按照该无形资产成本的150%在税前摊销。除法律另有规定外,摊销年限不得低于10年。
第八条法律、行政法规和国家税务总局规定不允许企业所得税前扣除的费用和支出项目,均不允许计入研究开发费用。
第九条企业未设立专门的研发机构或企业研发机构同时承担生产经营任务的,应对研发费用和生产经营费用分开进行核算,准确、合理地计算各项研究开发费用支出,对划分不清的,不得实行加计扣除。
第十条企业必须对研究开发费用实行专账管理,同时必须按照本办法附表的规定项目,准确归集填写年度可加计扣除的各项研究开发费用实际发生金额。企业应于年度汇算清缴所得税申报时向主管税务机关报送本办法规定的相应资料。申报的研究开发费用不真实或者资料不齐全的,不得享受研究开发费用加计扣除,主管税务机关有权对企业申报的结果进行合理调整。
企业在一个纳税年度内进行多个研究开发活动的,应按照不同开发项目分别归集可加计扣除的研究开发费用额。
第十一条企业申请研究开发费加计扣除时,应向主管税务机关报送如下资料:
(一)自主、委托、合作研究开发项目计划书和研究开发费预算。
(二)自主、委托、合作研究开发专门机构或项目组的编制情况和专业人员名单。
(三)自主、委托、合作研究开发项目当年研究开发费用发生情况归集表。
(四)企业总经理办公会或董事会关于自主、委托、合作研究开发项目立项的决议文件。
(五)委托、合作研究开发项目的合同或协议。
(六)研究开发项目的效用情况说明、研究成果报告等资料。
第十二条企业实际发生的研究开发费,在年度中间预缴所得税时,允许据实计算扣除,在年度终了进行所得税年度申报和汇算清缴时,再依照本办法的规定计算加计扣除。
第十三条主管税务机关对企业申报的研究开发项目有异议的,可要求企业提供政府科技部门的鉴定意见书。
第十四条企业研究开发费各项目的实际发生额归集不准确、汇总额计算不准确的,主管税务机关有权调整其税前扣除额或加计扣除额。
第十五条企业集团根据生产经营和科技开发的实际情况,对技术要求高、投资数额大,需要由集团公司进行集中开发的研究开发项目,其实际发生的研究开发费,可以按照合理的分摊方法在受益集团成员公司间进行分摊。
第十六条企业集团采取合理分摊研究开发费的,企业集团应提供集中研究开发项目的协议或合同,该协议或合同应明确规定参与各方在该研究开发项目中的权利和义务、费用分摊方法等内容。如不提供协议或合同,研究开发费不得加计扣除。
第十七条企业集团采取合理分摊研究开发费的,企业集团集中研究开发项目实际发生的研究开发费,应当按照权利和义务、费用支出和收益分享一致的原则,合理确定研究开发费用的分摊方法。
第十八条企业集团采取合理分摊研究开发费的,企业集团母公司负责编制集中研究开发项目的立项书、研究开发费用预算表、决算表和决算分摊表。
第十九条税企双方对企业集团集中研究开发费的分摊方法和金额有争议的,如企业集团成员公司设在不同省、自治区、直辖市和计划单列市的,企业按照国家税务总局的裁决意见扣除实际分摊的研究开发费;企业集团成员公司在同一省、自治区、直辖市和计划单列市的,企业按照省税务机关的裁决意见扣除实际分摊的研究开发费。
第二十条本办法从2008年1月1日起执行(附件略)。
国家税务总局
摘 要：在当今全球经济一体化的发展形势下，有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。本文在分析广船院档案工作基本情况和存在主要问题的基础上，对照国家档案管理法律法规，提出了档案综合管理模式的建设方案，以及实施档案综合管理的主要措施，旨在提高单位的档案工作水平。
关键词：档案；管理；研究
中图分类号：U673.2 文献标识码：A
An Integrated Management Mode of Archives
CHEN Weiguang ， JIN Qinmei
（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）
Abstract： In todays global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.
Keyword： Archive；Management；Research
1 国内档案工作发展现状
在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。
国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。
2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题
2.1 基本情况
我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。
2.2 存在的主要问题
分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。
（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。
（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。
（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。
3 档案综合管理模式的建设
为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：
3.1 档案工作组织体系建设
建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。
（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。
档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。
（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。endprint
2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。
（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。
2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。
（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。
本院档案工作组织体系示意图如图1所示：
3.2 综合档案管理制度体系建设
制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。
2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。
3.3 综合档案管理基础设施建设
在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。
4 结论
当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。
参考文献
[1]DA/T42-2009[S].企业档案工作规范.
《管理办法》规定，医疗机构是干细胞制剂和临床研究的责任主体。机构应当组建学术和伦理委员会，对干细胞临床研究项目进行立项审查和过程监管，并对干细胞制剂制备和临床研究全过程进行质量管理和风险管控，确保质量安全。干细胞临床研究实行备案管理制度，加强事中事后监管，建立信息公开制度，接受社会监督。
针对受试者的权益保护问题，《管理办法》提出了临床研究应当遵循科学、规范、公开、符合伦理的原则。临床研究人员必须尽告知义务，由受试者签署知情同意书。对风险较高的项目，研究机构应当采取有效措施进行重点监管，并通过购买第三方保险，对于发生与研究相关的损害进行补偿。干细胞临床研究结束后，应当对受试者进行长期随访监测，评价干细胞临床研究的长期安全性和有效性。
《管理办法》明确，卫生计生和食品药品监管部门对干细胞临床研究负有监督管理职责，对于违反法律和规范的机构人员，依法依规予以查处。
家
档
案
局
第 3 号
令
人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。
人力资源社会保障部部长
尹蔚民
档
案
局 局
长
杨冬权
二〇〇九年七月二十三日
社会保险业务档案管理规定（试行）
第一条 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。
第三条 本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条 人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条 社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条 社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条 社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第八条 社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“—业务环节”或“—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
第九条 社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条 社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
第十一条 社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十二条 社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十三条 社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
第十四条 社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；
（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
第十五条 各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。
第十六条 本规定自2009年9月1日起施行。
附件：社会保险业务材料归档范围与保管期限
附件 社会保险业务材料归档范围与保管期限
一、社会保险管理类
（一）参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕
（二）参保人员登记材料。包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕
（三）社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕
（四）社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料„„„„„„„„„„„〔50年〕
（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（七）退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料„„„„„„„„„„〔50年〕
（八）异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕
（九）服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料„„„„„„„„„„〔10年〕
二、社会保险费征缴类
（一）社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定以及工伤费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕
（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
（三）社会保险基金征缴明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕
（四）社会保险基金征缴汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕
（五）催缴资料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议„„„„„„„〔10年〕
（六）缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
三、养老保险待遇类
（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕
（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料„〔50年〕
（三）劳动能力鉴定材料。包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕
（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
（五）养老保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕
（六）养老保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕
四、医疗保险待遇类
（一）门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊病参保人员登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（二）就医登记材料。包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（三）医疗保险住院待遇核定材料。包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（四）医疗保险门诊待遇核定材料。包括门诊医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（五）医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
（六）医疗保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕
（七）医疗保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕
五、失业保险待遇类
（一）失业备案材料。包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（二）失业人员失业保险关系转移材料。包括领取期限、待遇标准等相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（三）失业保险待遇核定材料。包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（四）促进就业补贴核定材料。包括失业人员职业培训、职业介绍补贴申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（五）失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
（六）失业保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕
（七）失业保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕
六、工伤保险待遇类
（一）工伤备案材料。包括工伤事故备案登记表单及相关材料„„„„„〔10年〕
（二）工伤认定材料。包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料„„„〔50年〕
（三）工伤人员登记变动材料。包括工伤职工登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕
（四）工伤保险伤残工亡待遇核定材料。包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤保险待遇申报核定表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕
（五）工伤保险医疗待遇核定材料。包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能力鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„〔10年〕
（六）工伤预防费用核定材料。包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（七）工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
（八）工伤保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕
（九）工伤保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕
七、生育保险待遇类
（一）妊娠登记材料。包括女职工办理妊娠登记申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（二）并发症登记材料。包括计划生育手术并发症等申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（三）生育保险待遇核定材料。包括参保人员因生育、计划生育、治疗并发症发生的医疗费用及生育津贴等申报核定业务表单和相关审核材料„„„„„„„„〔10年〕
（四）生育保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
（五）生育保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕
（六）生育保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕
八、社会保险业务统计报表类
（一）各项社会保险统计报表„„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕
（二）社会保险数据和分析报告等材料„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕
（三）社会保险业务月/季统计报表„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕
（四）各项社会保险基金预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。
九、社会保险稽核监管类
（一）社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料„„„〔30年〕
（二）社会保险监察材料。人力资源社会保障行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料„〔30年〕
（三）社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕
（2008年8月制定）
为贯彻执行《中华人民共和国婚姻法》、《中华人民共和国人口与计划生育法》、《北京市人口与计划生育条例》、《北京市关于高等学校在校学生计划生育问题的实施意见》等法律法规，加强对全日制在校学生（以下简称在校学生）婚育管理，结合我院实际情况，特制定本办法：
第一条研究生院学生计划生育工作由研究生工作处负责管理。研究生院办公室派专人负责协助做好学生计划生育工作，负责人口和计划生育宣传教育、对外联系等，与院、街道计生办做好协调工作。各研究所协助研究生院做好回所研究生的婚育管理工作。婚育档案的建立及日常管理设在研究生工作处。
研究生院办公室为已婚育龄学生免费提供避孕药具，有关人员应自觉落实计划生育避孕节育措施，接受计划生育技术服务指导。
第二条为维护学校正常的教育教学秩序，使在校学生能够集中精力学习，学校提倡在校学生实行晚婚、晚育。晚婚年龄：女23岁。男25岁。晚育年龄：女24岁。
第三条每年新生入学，凡已婚者须凭《结婚证》和有关证明到研究生工作处登记备案，填写《学生婚姻情况卡片》，接受学校计划生育管理；入学前已领取《生育服务证》的女生或持“托管”、“移交”等手续的已婚女生来校后，要到研究生院研究生工作处登记备案，办理交接手续；若已怀孕，应办理暂缓入学，学校将保留其学籍一年（按两个完整学期计算）。
第四条 符合法定结婚年龄的在校学生需办理结婚登记或婚姻变更登记的，到研究生工作处填写《学生结婚申请表》或变更《学生婚姻情况卡片》有关项目，按照国家《婚姻登记条例》凭个人户籍卡、身份证到户籍所在地民政婚姻登记部门办理登记（变更）手续。
第五条研究生院只在每年三月、九月办理在校女学生的生育申请。符合晚育条件要求生育的在校女学生，且夫妻户口都是高校集体户口的，须于怀孕前向研究生工作处提出申请（填写《生育申请审批表》），由院办公室报中国农科院计划生育办公室审核批准后，列入生育计划，办理《生育服务证》。在校学生的另一方是常住户口（或非高校集体户）的，在常住户口所在地办理《生育服务证》。
第六条经批准生育的在校女学生须在怀孕后三个月内，凭《生育服务证》或有效生育证明材料，到研究生院办公室登记，纳入学校已婚育龄妇女管理系统，进行怀孕生育全程的跟踪管理服务。
第七条符合生育条件的在校女学生须在怀孕3—6个月内，凭《生育服务证》或有效生育证明材料，到研究生工作处办理休学手续。休学时间一般为一年（按两个完整学期计算），在休学期间所发生的医疗费用个人承担，学校不负责其独生子女费和医疗等费用。
第八条符合晚育条件的在校男学生，在校期间要求生育的，在其配偶常住户籍所在地计划生育部门申请。研究生院工作处和办公室根据该生已填写的《学生婚姻情况卡片》，在其申请书上签署意见并盖章。
第九条符合生育条件的在校男学生在配偶怀孕3—6个月内，须凭其配偶户籍所在地街道（镇）计划生育办公室签发的生育证明材料，到研究生院工作处和办公室办理申报手续。未申报者，研究生院不予出具任何计划生育相关证明。
第十条在校期间婚育状况发生变更（如结婚、离婚、再婚、生育）时，须在一个月内持《结婚证》、《离婚证》、《生育服务证》到研究生院研究生工作处更改备案。在校期间婚育状况发生变更（如结婚、离婚、再婚、生育）不按规定到登记更改备案的，学校不予出具任何计划生育相关证明。
第十一条已婚的委培、定向研究生应回工作单位(或户籍所在地街道计划生育办公室)办理计划生育有关手续。
第十二条学生毕业后，一律不予出具任何与就业无关的婚育证明等手续。因就业需要提供婚育证明的，由研究生工作处办理。
第十三条在校学生在读期间所生育子女的户口问题执行京人口发［2008］12号文件规定。
第十四条在校学生必须按有关程序办理婚育手续，对非婚生育、计划外生育和结婚后不按规定登记备案者，将依照《北京市人口与计划生育条例》和我院《研究生违纪处分条例》的有关规定给予处理，情节严重的予以开除学籍。
伴随着国家日益强大, 社会的不断发展和进步, 各项工作的改革发展, 档案越来越频繁地出现在人们的政治生活、经济生活和文化生活等诸多方面。将档案管理的工作做好做细, 是公司企业和机关单位发展之本, 档案工作作为公司企业和机关单位在工作管理中不可缺少的组成部分, 是公司企业和机关单位等规范化的一项重要前提, 是提高企业和机关单位的工作质量和工作效率的重要条件, 所以档案管理工作愈来愈发挥着它不可替代的重要作用。
由于档案管理工作本身十分枯燥, 且在一定程度上的封闭性, 工作人员容易在工作生活中变得视野封闭, 在创新方面的思维和思路十分容易受到固有的方法方案的影响和制约, 而且我国还有很多地区档案管理的方法陈旧, 存在些许不足:像文件资料不完整, 文件资料归档的过程中存在一定的漏洞等等。
所以想要做好档案工作, 我们必须要在思想观念上有巨大的改变, 我们需要提倡并且极力地支持自主开拓的创新意识和精神, 要做到进一步地推进档案管理工作中的创新改革, 并且营造新的, 积极的工作氛围。总结档案管理工作中的好经验, 做到取其优, 改正其缺点和不足。将档案工作中的规律和特点稳稳掌握的同时, 积极使用新的观念和思维解决工作过程中所遇到的各种瓶颈和问题。所以, 改革目前的档案管理工作, 健全新的档案管理体制, 使档案更好地服务于人们的各项工作是当前一项十分重要的任务。
二、当下档案管理工作中存在的问题
据调查, 非常多的机关单位的文书类档案没专人按规定进行正确合理的分类。管理、收集和整理档案时十分不严谨。对应的档案工作人员在对单位中各个部门在工作中所留下的文档资料进行分类收集、统一管理、编写目录、进行分别装订和写入档案的时候, 由于许多公司负责档案的员工大多数身兼数职, 不是专业的档案管理者, 且人员调动频繁, 对于如何管理档案的专业知识十分模糊, 因为很多档案不是一人经手, 所以细节了解又不具体全面, 甚至很多公司或事业单位的负责人不重视对文件归档的工作, 没能做到及时将具有保存和归档价值的档案文件系统地归入到档案室, 给接下来的档案整理留下了十分严重的隐患。
档案室作为任何一个公司和事业单位的档案管理系统的最高机构, 都起到十分重要的作用, 许多人员在工作过程中为了方便, 经常不把用过的资料归入到档案室统一管理存储, 长久以此, 档案越积越多, 越积越乱, 导致一个完整明晰的档案有的时候被打乱成好几部分, 变得模糊不清。机关档案工作变得互不协调且杂乱无章。
三、科学管理、开拓创新档案管理工作
随着社会的不断发展, 档案的数量越来越大, 种类的细化越来越多, 所以传统的文书档案管理的形式早已不能适应当前社会对档案管理工作所提出的新任务, 新目标。
档案管理的进一步细化和完善, 加强管理意识是首要任务。档案管理工作在具体实施中对管理者责任心和耐心都是一个极大的考验, 专业理论知识上也要求甚高。
档案管理的电子化和数字信息化, 作为科技时代发展下的产物, 极大地更新了传统档案的管理方式, 更为以后档案管理的发展提供了新方向。随着计算机的发展和普遍应用, 电子档案的推广, 云端计算的技术顺其自然地介入档案管理, 将逐步打破传统档案管理的老旧系统。利用计算机管理档案则可事半功倍。通过计算机的技术将传统纸质档案数字化, 不仅能手动归档, 节约检阅档案的时间, 将更有效地解决传统档案共享不方便、查询不便利、数据不安全等诸多问题。从而减少因人为马虎出现的失误。提高了机关档案中的工作效率, 更好地为人民服务。
四、结语
当今社会, 只有科学并且规范的档案管理, 才能适应新形势下的新目标。坚持与时俱进, 不断更新细化。只有具有科学性、规范性才能将机关档案管理工作做好。通过自身对档案的研究和创新开发, 才可以体现档案管理工作的价值, 为人类社会进步、经济发展搭建桥梁。当今时代, 在挑战中才能发现机遇。故步自封只会停滞不前, 我们要抓住机遇, 将我国自己的管理优势和其他国家的优势相结合, 走出具有中国特色的档案管理道路, 做到百花齐放。将档案管理工作达到一个新高度, 使其更加地规范、科学和法治。
摘要：想要做好档案工作, 我们必须要在思想观念上有巨大的改变。我们需要提倡并且极力地支持自主开拓的创新意识和精神, 要做到进一步地推进档案管理工作中的创新改革, 并且营造新的、积极的工作氛围。总结档案管理工作中的好经验, 做到取其优点, 改正其缺点和不足。将档案工作中的的规律和特点稳稳掌握的同时, 要积极使用新的观念和思维解决工作过程中所能遇到的各种瓶颈和问题。所以, 改革目前的档案管理工作, 健全新的档案管理体制, 使档案更好地服务于人们的各项工作是当前一项十分重要的任务。
关键词：高校教学档案档案管理信息化管理
0引言
高校教学档案记载着各专业教学工作的内容、方法、效果等，是学校教学运行与实践教学活动的真实的、历史的体现，同时也是进行教学研究和教学实践不可缺少的依据，更是学校教学质量和管理水平的重要标志。因此，收集、管理和利用好教学档案，对于加强院系教学基础建设，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化，深化学校的改革和发展都有重要的意义。
1高校教学档案的内容及特点
1.1教学档案在教学工作、教学研究及质量工程实施、精品课程的建设中占有重要的地位，高校教学档案就是高校教学管理机构和各院系在组织管理和开展教学活动过程中所形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录o
1.1.1教学管理类材料。包括上级和学校教学管理部门发出的有关教学工作文件、规章制度、教学计划、教学大纲、开课计划、实验室与实践教学基地、教育实习基地建设、教学情况调查、教师教学质量考核等。
1.1.2教师业务类材料，教师的课程教学计划进度表、教案、试题库、教学研究与教学改革、听课纪录等。
1.1.3现在各高校为了提高教学质量和高校的竞争力，相当注重学科建设，提出以学科建设促进专业建设，以专业建设促进人才的提高。有不少高校有国家级、省级的重点专业、重点学科和精品课程材料。具体包括重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料。
1.1.4学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、毕业设计的材料及成绩、奖惩材料等。
1.2由于教学过程是一个系统而复杂的内容，因此，教学档案本身具有的专业性、同步性、多样性、广泛性等特点。
1.2.1专业性强。对于教学档案的收集、整理人员具备一定的档案业务素质外，还应具备一定的专业素质。这就要求各教学管理和教学业务部门必须由专人负责教学档案管理工作，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。除一般性文件外，教学内容材料是由各个不同学科、专业组成的，有文、法、理、工、农、医等，各专业的教学内容中，教学方法差异性较大。内涵不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。
1.2.2实行教学工作与教学档案工作同步管理，做到布置、检查、总结、评估教学工作的同时，也要做好教学档案布置、检查、总结、评估工作。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步：评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、教学效果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与本院档案室出具归档证明同步。
1.2.3形式多样。档案资料在形式上包括文字、图表、声像等：涉及面广，如涉及到国家教育部、省教育厅、学校教学主管部门及各院系教师、学生等。这就要求高校进行教学档案在建档时一方面要积极引导领导、师生充分利用档案资料搞好教育教学，一方面发挥档案管理员积极主动工作、开拓创新，积极探索服务的方式，为教育教学提供系统的、全面的：有价值的参考资料。
2如何加强教学档案管理
做好高校教学档案管理工作意义重大，高校管理者和档案管理人员应以积极有为、多元创新的进取精神，随着我国高等教育改革的日益深化，全国高校教学水平的各项评估工作的随之而上，对教学档案的管理工作提出了更高的要求。
2.1做好教学业务档案需要健全制度。各级领导对教学业务档案工作要给予充分的重视，要依据上级的有关文件制订本院系的教学业务档案管理细则。要拓宽档案内容的来源，改善档案管理的软、硬环境。建立教学业务档案检查制度，使教学业务档案管理工作有制度化的保障，对教务处和各系部的教学业务档案进行综合检查，以便及时发现问题，及时整改，保障教学业务档案的真实、完整、齐全，使学员教学业务档案的管理水平得到提高。
2.2分类立卷。分类方案是档案管理的骨架。它决定着档案材料的流向，是查询档案管理的索引。因此要管理好教学业务档案，必须先确立系统、平面的分类立卷，然后将教学业务资料按口归档。
2.3确保资料的完整性。在教学活动的实施过程中，要做有心人。保证各项教学活动有据可查，既有企划方案、也有过程记录。更有总结和后效记录，确保资料的完整性。才能为之后的教学活动和教研活动提供参考依据，实现其基本功能。
2.4加强业务指导和学习。高校教学档案管理是一项重要的基础性管理工作，其收集、立卷、归档和安全保管看似简单。实际上具有很强的技术性。相关教学业务档案管理工作人员应加强档案专业知识的学习，及时掌握最新档案管理动态。特别是教务处的教学业务档案管理人员应对各系部的兼职档案管理人员进行定期或不定期的业务培训。做到具体工作，具体指导，以应对信息技术迅猛发展和广泛应用对档案工作提出的挑战。
3教学档案信息化管理
教学档案信息化管理是高校教学档案工作中的相当重要环节。随着科技的发展，高校教学工作逐渐采用现代化的教学手段进行管理，如学生排课管理系统、公共选修课的选课系统、学生成绩管理系统、每学年学生对授课教师授课情况网上评定系统等。随着现代化教学手段的不断运用，产生了大量的电子档案，如何收集、保管、利用这些电子档案对高校档案人员提出了更高的要求。
3.1建立教学电子档案的归档制度。将电子文件归档工作纳入教务处及各教学系部的立卷归档制度内，定期进行检查考核各教学部门的教学电子文件的归档工作，并建立高校学籍档案数据库，以当年高校招生信息库作为学生档案库的蓝本。补充专业姓名、准考证号码、考生姓名、年级、班别、学号、高考成绩、家庭住址、邮政编码、联系电话、邮件信箱等，分类输入计算机建立信息库，通过该库可随时获得学生的第一手资料，并为学生管理工作提供准确有效的基础，也为学生毕业后信息查询提供快捷。
3.2努力实现教学归档工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变。不断提高专职档案员与兼职档案人员的信息化管理业务素质。充分应用现代信息技术管理档案，提高教学档案的工作效率、工作质量。实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，实现档案的自动编目、自动检索、自动统计、档案借阅自动管理等一般的业务管理。根据不同利用者开发和利用软件，建立高效性的教学信息资源网络，能够快速、准确地提供服务。
3.3提高教学管理部门与教学运行部门人员尤其是兼职档案員的档案意识，在平时工作中注重电子档案的收集。利用多种渠道开发档案的信息资源。加强对档案人员或兼职档案人员的业务培训，通过学习档案专业知识和档案法规标准提高他们的业务素质.形式应多样，如经验交流，请进来、走出去等方式，采取主动上门到各部门了解教师和学生对教学档案的利用需求。有计划地将部分档案目录挂在网上更好地为教学服务，从而激发档案管理人员的事业心和使命感。
管理办法（试行）
第一章总则
第一条 为做好毕业研究生就业工作，根据教育部《普通高等学校毕业生就业工作暂行规定》和天津市高校毕业生就业政策，结合我校的具体情况，制定本办法。
第二条 毕业研究生就业工作应围绕促进国家经济发展和社会稳定的大局，建立市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择的就业机制，努力实现毕业生的充分就业，提高用人单位和毕业生的满意度，在保持高就业率的基础上，稳步提升就业质量。
第三条 学校继续拓宽毕业研究生的就业渠道，积极开拓就业市场。加强对研究生的就业指导，积极倡导毕业生将个人价值与祖国需要相结合，鼓励毕业生在国家提倡的服务范围内就业。
第四条 毕业研究生有执行国家就业方针、政策和根据需要为国家服务的义务。毕业研究生在就业过程中应诚实守信，遵纪守法，遵守社会公德。
第二章 就业工作进程
第五条 统计毕业研究生生源
毕业研究生生源数据库应报天津市大中专毕业生就业指导中心备案。毕业研究生应在学校规定时间内登录研究生就业管理系统完善个人基本信息，确认无误后保存提交。生源信息统计完毕后，毕业生数据不再变动。
第六条 确定毕业生生源所在地
毕业研究生生源地确定原则：入学前未间断学业、连续攻读的，其生源地为本科入学前户籍所在地；入学前有过工作经历并已在工作地落户的，原则上以其工作地为生源所在地。
第七条 发放就业材料
毕业研究生就业材料包括《天津市普通高校毕业生及毕业研究生就业协议书》和《天津科技大学毕业研究生就业推荐表》。就业材料由学校统一发放，按编号登记使用，须妥善保管，不得遗失，不得转让他人或买卖。不需要使用的应退还学校，由于转让使用造成他人违约或被用人单位追究违约责任的，由转让者承担连带责任。定向、委托培养研究生回原单位就业，不予发放就业材料。
第八条 确定毕业去向
根据毕业研究生的实际情况，毕业去向主要有签约、考研、出国、打工（含灵活就业）、回原籍等5种形式。
签约：毕业生与用人单位签订就业协议书或劳动合同书，或出具其他形式录用证明的，列入就业方案，签发就业报到证（北京、上海等地无接收函不予签发）。
考研：毕业生考取博士研究生，提供录取通知书复印件和调档函，列入就业方案，不签发就业报到证。
出国：毕业研究生出国、出境留学或工作的，提供入学通知书复印件或工作证明，列入就业方案，不签发报到证。
打工（含灵活就业）：打工指有实际工作单位，但不符合签约依据的，提供《天津科技大学毕业生就业状况证明》；灵活就业包含自主创业与自由职业，提供《天津科技大学毕业生“灵活就业”登记表》。列入就业方案，不签发报到证。
回原籍：毕业生就业单位不能接收落户，或毕业生本人要求回原籍就业或考学的，可提出回原籍申请，提供《天津科技大学毕业生申请派遣回原籍登记表》和回原籍单位接收证明。列入就业方案，签发报到证。
确定毕业去向后，毕业研究生应登录研究生就业管理系统准确填写个人就业信息和存档信息。学校将依据系统信息为毕业生办理就业派遣和转档手续。
第九条 就业手续办理时间规定
根据天津市大中专毕业生就业指导中心关于办理就业手续的规定，毕业生毕业后五年内可办理报到证初次派遣手续，毕业后两年内可办理报到证改派手续，毕业后五年内可办理报到证丢失补办手续。
第三章 就业协议书的签订
第十条 就业协议书是明确毕业生、用人单位和学校在毕业生就业工作中的权利和义务的书面表现形式，是毕业生落实用人单位、用人单位接收毕业生以及学校制定毕业生就业方案、毕业生就业主管部门编制毕业生就业计划的依据，在毕业生到单位报到、用人单位正式接收后自行终止。就业协议由天津市教育委员会统一印制，一式四联，由学校统一发放，人手一份，按编号发放使用。
第十一条 毕业生与用人单位就工作地点、工作性质、福利待遇及其它事宜有特殊约定的，应以书面形式注明，并附于协议书之中，否则由此发生纠纷的，由违约方承担违约责任。
第十二条 签订就业协议的程序
1.毕业生仔细阅读就业协议书上的有关条款和规定，与用人单位达成一致意见后，如实填写乙方（毕业生）相关信息，并签字；
2.用人单位人事部门负责填写甲方（用人单位）相关信息，并加盖公章；
3.用人单位上级主管部门或委托存档单位填写意见并加盖公章；
4.学校研究生就业主管部门填写意见并加盖公章。
5.就业协议由学校、院系、用人单位及毕业生本人各执一份。
第十三条 甲方（用人单位）与乙方（毕业生）签字盖章后，就业协议书即为生效。就业协议书一经签署即具法律效力，任何一方违约应当承担相应的违约责任，毕业生违约时，必须与原签约单位办理解约手续。
第十四条 毕业生与原签约单位解约后，需持解约证明、《天津科技大学研究生就业材料补办申请表》和原就业协议书至研究生处换取新协议书。
第四章 就业推荐表的使用
第十五条 《天津科技大学毕业研究生就业推荐表》是学校发给毕业研究生的附有导师、学院和学校书面意见的推荐表格。就业推荐表由学校统一印制和发放，人手一份。
第十六条 就业推荐表中毕业生的各项信息须如实填写，不得漏项、不得涂改。就业推荐表应由毕业研究生本人填写个人信息；导师、各学院就业负责老师填写推荐意见，并签字盖章；研究生就业办公室审核盖章。
第十七条 每位毕业生限领用一份就业推荐表，应妥善保管。就业推荐表可复印使用。
第五章 就业方案和就业派遣
第十八条 学校根据毕业生提供的就业证明材料，审核研究生就业管理系统信息，并向天津市大中专毕业生就业指导中心报送毕业研究生就业方案。
第十九条 学校为符合派遣条件的研究生集中安排就业派遣，即签发就业报到证，一般为4-6月每月1-2次，具体以当年就业工作安排为准。毕业生应根据本人的实际情况和用人单位要求，选择适当的派遣时间。
第二十条 结业研究生可列入就业方案，派遣至生源所在地指定的接收单位，并在报到证上注明“结业“字样。
第二十一条 肄业研究生不列入就业方案，不签发就业报到证。
第二十二条 就业报到证作用
就业报到证是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证，是毕业生到用人单位报到和用人单位接收毕业生的重要文字证明，是毕业生户口迁移、档案转递的重要凭证和依据，也是毕业生的干部身份证明。
第六章 就业改派手续的办理
第二十三条 毕业研究生在初次派遣后工作单位发生变动，可申请办理改派手续。办理改派手续需提供以下材料：
1.就业报到证
2.原派遣单位同意改派书面证明（解除协议证明）
3.新接收单位同意接受书面证明（协议书、劳动合同或接收函）
4.毕业证原件
5.毕业院校介绍信（毕业次年1月1日起不要求携带）
第七章 毕业研究生档案转递
第二十四条 研究生在学期间个人档案由所在学院保管。研究生毕业后，学院将毕业生档案整理完毕后送交研究生处。
第二十五条 研究生处根据毕业生的转档申请为毕业生转递档案，一般自申请之日起30天内通过天津市机要通信局将档案寄出。转档凭证为报到证或调档函，档案接收单位为就业协议书中“档案接收”一栏信息或调档函指定接收单位。
第八章 毕业研究生户口迁移
第二十六条 毕业研究生应于派遣后10个工作日内持就业报到证办理户口迁移手续。第二十七条 本办法的解释权归天津科技大学研究生处。
第二十八条 本办法自颁布之日起试行。
天津科技大学研究生处
第一章
总则
第一条
研究生学术交流是培养高层次拔尖创新人才不可或缺的重要环节，是提升研究生培养质量的重要举措和有效方式。坚持以培养高层次拔尖创新人才为目标，以研究生培养模式创新和机制改革为动力，以校、院两级学术交流资源为依托，通过教学研讨、学术报告、交流访学等方式，搭建一个专家名师荟萃、学术气氛活跃，具有国际视野、学术理论前沿，形式内容丰富、多元、开放的学术平台，从而达到开阔视野、汲取知识、启迪智慧、提高研究生创新能力和培养质量的目的。
第二条 实施研究生学术交流项目有利于共享研究生优质教育资源，构建开放的学术环境，营造浓厚的学术氛围，拓展宽广的学术视野，对于培养研究生的创新能力和学术交流能力，提升研究生学术道德与团队协作精神，促进研究生教育广泛深入交流与合作，加快高层次拔尖创新人才培养，提高我校及有关学科的核心竞争力和服务经济社会发展能力等具有重要意义。
第三条
我校每根据当年财务预算及资金状况，制定《黑龙江大学研究生学术交流建设规划》及各学术交流项目的具体实施方案。为做好学术交流活动的组织、实施、协调及管理工作，保证各种学术交流项目的顺利开展，特制定本办法。
第二章
项目内容
第四条
研究生学术交流项目主要通过举办研究生学术论坛、开 展研究生国内外访学、参加国内外学术会议、开展学科创新竞赛活动、研究生暑期学校和举办学术讲座等形式开展，力求搭建研究生能够广泛参与的高水平学术交流平台。
（一）举办研究生学术论坛
1.研究生学术论坛分为博士生论坛和硕士生论坛，博士生论坛主要依托培养单位，面向全省和全国博士研究生按学科或主题组织进行；硕士生论坛依托我校研究生会，定期面向校内和省内硕士研究生按学科或主题组织进行。在此基础上，逐步实现多院校联合组织的研究生论坛，打造精品论坛品牌。
2.论坛主要以研究生的学术论文交流、学术问题研讨、专题报告、学术讲座以及科技创新成果与创新文化展示为主要形式，邀请国内外著名专家、学者作专题学术报告或学术讲座，就本学科领域及其相关领域发展前沿热点和有关重大科学技术问题，进行深入广泛的学术研讨。
3.结合研究生学术交流计划，我校每拟资助博士生论坛1项。
4.每期博士生论坛评选优秀学术论文并予以表彰奖励。5.学校支持博士生论坛承办单位以学报专集或论文专集等形式正式出版参会交流的学术论文。
（二）开展研究生国内外访学
1.研究生国内外访学是我校与国内外其他高校研究生培养单位之间的学术交流与合作，择优选派研究生到国内高校相关的国家级重点学科、国家重点实验室、国家工程中心、教育部重点实验室、一级 2 学科博士授权点等，到国外一流高校或一流学科和一流实验室且研究领域的科研水平居国际领先地位的高校进行合作科研、课程学习或进行学位论文撰写等工作。
2.申请人一般为我校全日制在读研究生。申请人应具有良好的学习科研能力和外语交流能力。
3.访学时限一般为6-12个月。
4.我校与接收高校之间通过协议形式承认所修学分、明确各自责任、义务和相关事项等。
5.结合研究生学术交流计划，我校每拟资助国内外访学研究生5-10人。
6.应发挥我校对俄办学优势，充分利用现有中俄双方教学资源，加大资助研究生对俄访学的力度。
（三）参加国内外学术会议
1.我校鼓励具有一定科研能力的研究生参加国内学术会议，支持特别优秀研究生参加国际高水平学术会议。
2.研究生作为第一作者或第二作者（第一作者为导师）提交的论文被会议组织方正式接收的（以会议正式邀请函或书面通知为依据），可申请参加高水平国内外学术会议。
3.结合研究生创新科研项目计划，我校每拟资助参加国内外学术会议5-10人。
（四）开展学科创新竞赛活动
1.依托培养单位和学科，举办多种研究生创新竞赛活动，如数学建模、电子设计、外语技能大赛等。2.根据实际情况，支持研究生参与高层次国内外创新竞赛活动。3.结合研究生学术交流计划，我校每拟资助开展学科创新竞赛活动1-2项。
（五）研究生暑期学校
1.暑假期间，委托有关研究生培养单位，面向全省及全国招收在学硕士和博士研究生为学员。
2.聘请海内外学术造诣高深、教学经验丰富的知名专家、学者担任主讲教师，开设基础理论、专题讲座和学术前沿报告，介绍本学科领域的学术发展动态和最新研究成果。
3.我校计划每年资助研究生暑期学校项目1项。
4.暑期学校学习结束时，对考试合格者颁发由黑龙江大学研究生院统一印制的研究生暑期学校结业证书，学员所在培养单位可据此记2学分。
（六）举办学术讲座
1.我校将依托研究生会聘请校内优秀导师、校外著名专家学者定期面向我校研究生开设学术讲座。
2.我校各研究生培养单位定期举办的高水平学术讲座和报告，如能面向在校研究生开设，亦可纳入研究生学术交流计划。
2.学校将研究生参加校内外学术讲座和报告作为人才培养方案中的必修环节，研究生通过参加校内外学术讲座、报告提交论文的，学校将认定相应学分。
第三章
项目申请 第五条 研究生学术论坛、学科创新竞赛活动、研究生暑期学校及学术讲座项目的承办单位应为黑龙江大学下属教学、科研机构或研究生院研究生会，召集人、组织者可以为全日制在校研究生或黑龙江大学研究生社团等；开展研究生国内外访学、参加国内外学术会议项目的申请人应为黑龙江大学全日制在校研究生。
第六条 各种研究生学术交流项目的开展应在保障研究生教学、科研活动正常进行的前提下开展。
第七条
各项目申请单位及申请人在开展项目活动时，应遵守相关法律规定、我校相关制度及学术道德规范。
第八条
项目申请者应在规定时间内按申报条件要求进行申报，学校将根据实际情况择优进行向省级推荐或直接资助。
第四章
项目管理
第九条
研究生院负责制定每年的学术交流计划、进行监督指导、经费管理和总结统计等工作。
第十条
各研究生培养单位负责及时上报相关计划，承办并组织研究生参加各类学术交流活动，并及时做好相关总结工作。
第十一条
项目申请单位及申请人组织、参加学术交流活动需提前做好具体计划和财务预算，并在规定时间内到研究生院进行类别认定和资格审批。
第十二条
项目申请单位及申请人应在学术交流活动结束后，按学校财务相关规定提供参会证明、报销凭证及文字、图片、论文集等学术交流材料，到研究生院进行经费结算等工作。第十三条
组织、参加学术交流活动的具体事项，详见当年《黑龙江大学研究生学术交流建设规划》及各学术交流项目的具体实施方案
第四章
经费支持
第十四条
在财务处设立研究生学术交流项目专项资金账户，向学校申请划拨专项资金，奖励资金由该账户支付。
第五章
附则
第十五条
本办法自发布之日起执行，由研究生院负责解释。
关键词：电子档案；信息安全；保障措施
1.问题的提出
当前，很多单位缺乏对电子档案信息安全管理的知识和技术，难以保证电子档案的安全、可靠的状态。因此，电子档案迫切需要解决信息安全的问题。电子档案源自电子文件，它是在计算机中产生的文字、图形、声音、影像等多种信息，将其进行数字化集合，使其具有归档保存、备查、凭证作用。各单位应保障电子档案原始性、真实性、可靠性,构建完善的信息安全保障体系[1]。
2.电子档案信息管理存在的安全问题
2.1 物理安全问题
电子档案的存放环境影响着电子档案信息管理存在的安全。例如：存在环境的温度、湿度、以及防盗、防毁、防磁能力。要保证电子档案的计算机系统不受自然灾害和人为破坏。电子档案的信息安全首先要解决物理安全，通常可以采取对传导发射的防护和对辐射的防护两种措施，来保证电子档案的物理安全。
2.2 软件安全问题
电子档案信息安全需要软件安全，才能使电子档案正常运行流转。电子档案的运行软件应满足技术要求，能够实现严格的权限控制，保障合法用户可以对电子档案进行创建、归档、利用，避免非法用户的访问和非法拷贝的问题。
2.3 数据安全问题
电子档案信息安全最重要的就是数据安全，这样才能保证电子档案信息的完整、有效，避免被修改、泄露等。为此，应对电子数据进行备份，确保数据的安全。通过在线备份管理的方式，并根据实际情况采取近线存储与离线存储结合的方式进行数据备份。而电子档案在变化的软硬件环境中，会出现电子文件不能被识别读取的安全隐患，这就需要对软硬件环境进行备份，或者对备份的数据进行“数据转换”操作。对电子档案进行备份介质的选择上，可以选择光盘、磁带、闪存盘和缩微胶片[2]。电子档案的备份可以按时间段、项目等进行分类备份。与此同时，还应根据档案数据的安全管理级别设置权限的安全管理，以对应不同类型的访问用户。
2.4 网络安全问题
电子档案的计算机网络及其节点可能受到威胁和网络的脆弱性的安全问题。因此，有必要保证计算机网络的安全，这样才能为用户的异地使用电子档案信息保障网络的畅通安全，实现有效地利用电子档案信息。网络安全问题的解决一般采取物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术，而防火墙技术成为最佳的同外网隔离与访问控制的措施。
3.电子档案信息安全管理的保障措施
3.1 增强安全意识
电子档案的使用单位和操作人员应创新服务形式，提高安全意识。各单位应积极进行电子档案的资源共享，建立电子档案的共享联盟，通过计算机网络技术，为各类用户提供安全、优质的信息服务，包括网上档案信息查阅，咨询服务。单位应对电子档案管理者进行培训，提高档案信息服务的质量和效率；增强他们的安全意识、保密意识，以及工作责任心。
3.2 基础设施和应用系统建设
各单位应加强电子档案的基础设施和应用系统建设，为社会用户的电子档案使用创造广阔的交流渠道和途径。这些基础设施应是智能化、综合性的电子档案馆，能够对盗窃、水灾、火灾实现控制的安防系统；电子档案信息管理平台优化电子档案信息管理系统。推行电子档案的管理标准，各单位还应推行电子档案的管理标准，完善电子档案操作的规范体系，使电子档案管理实现权责分明、集中管理、定期检测、定期维护、以及技术风险评估制度[3]。
3.3 技术的不断升级
电子档案信息安全管理技术应不断进行升级，目前最通行的几种升级手段包括[4]：第一， 签署技术。电子档案的签署能够保证该份文件的原创性。电子档案的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。第二，加密技术。这样可以确保电子档案内容的非公开性。这种技术采用的是双密钥码进行加密，防止第三者解密原文件。第三，身份验证。通过对用户进行身份验证,可将非法用户拒之系统之外。第四，防火墙。它是一种访问控制技术, 控制进、出两个方向的通信，使被保护网络的信息和结构不受侵犯。第五，防写措施。用户只能从计算机上读取信息,不能追加或擦除信息,保持电子档案的原始性和真实性。通过以上措施，可以加强计算机网络的安全性，防止病毒和黑客的攻击，确保电子档案信息不被非法访问，以及篡改、和毁坏，从而有效保障电子档案信息的安全。
3.4 营造良好的电子档案存放环境
首先，要保证电子档案载体的物理安全。通常情况下，电子档案存储在磁、光介质上, 这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。电子档案存放环境要求温度在14 ~24摄氏度之间。这样的温度可以防止电子档案的介质变脆,避免老化。电子档案的环境湿度应在40%~60%之间。这样的湿度可以防止磁带、磁盘的膨胀与变形,避免变脆易碎。电子档案存放的载体应直立排放,避光、防尘、防变形, 同时要远离强磁场和有害气体。其次，确保电子档案内容具有严谨的逻辑。电子档案采用最新技术与方法，尽量保持内容格式编排上的一致。电子档案所依赖的技术及数据结构和相关定义参数进行保存, 并可以采用先进技术加以转换。再次，要保证电子档案的原始性。电子档案以原始形成的格式进行还原显示。要求保存电子档案的相关支持软件和整个应用系统进行妥善保管，这样就能够使电子档案按原始的面目进行显示；或者保存原始档案的电子图像；或者保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。保存的电子档案应容易理解。保存电子档案的内容应尽量避免被人不完全理解。因此，为了使电子档案便于理解，在保存电子档案时，应保存与档案内容相关的信息，例如: 元数据、物理结构与逻辑结构的关系，电子档案名称、存储位置；与电子档案内容相关的背景信息等。最后，单位应对电子档案载体定期进行有效的检测与维护。电子档案载体受到环境的不良影响,应定期检测保存的电子档案载体，及时处理存在的问题，保证电子档案的安全性。在对电子档案定期检测,应考虑时间和成本的问题，应采用随机抽样的检测方式，保证样品数量高于10%，检测的过程应注意电子档案载体的外观, 查看其是否有损坏或变形,有无霉斑等；在对其进行逻辑检测, 应使用专业检测软件进行读写校验，在遇到出错的载体,应及时进行修正。要保证检测的操作规范，不能出现人为损坏。
3.5 构建电子档案安全体系
各单位应构建电子档案安全体系，促进电子档案的高效和安全使用，安全体系提供的保障包括系统安全性和信息安全性。这些防范措施可以防止非法用户的侵入，保证用户的权限操作，促进电子档案长期稳定的状态。构建电子档案安全体系应从以下几方面着手：
第一，应确保网络传输安全。这能够保证电子文件在网络上传输的安全性，确保用户在线阅读电子文件的安全。
第二，加强电子档案的信息存储安全。采用电子文件的加解密、电子文件的防篡改技术保证电子文件的原始真实性。
第三，加强操作系统的安全性。单位建立服务器操作系统的安全维护、升级、服务器系统打补丁的工作。
第四，建立安全检测系统，包括安装杀毒软件、防火墙、升级。
第五，加强应用系统安全建设。其内容应包括安全登陆、资源访问安全，确保电子档案应用系统的安全。
第六，加强电子档案系统安全审计。单位应建立电子档案系统的安全审计功能，建立电子档案使用和操作的审计日志，并定期进行审计，及时发现系统安全隐患。单位构建电子档案安全体系，不但应用先进的技术保护措施，而且还应执行科学规范的管理制度，确保电子档案的安全。
参考文献
[1] 杨安莲.论电子文件信息安全保障体系的构建[J]. 上海档案, 2010, 7
[2] 王秀华，霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J]. 河北大学学报(哲学社会科学版), 2002, 2
[3] 胡雪飞.电子档案信息安全管理初探[J]. 机电兵船档案, 2010,4
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