重要档案归档整理手册（共8篇）
档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、基本要求：
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。
二、基本概念：
（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法：
（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党 1
团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。
（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。
1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。
2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
（四）分类：
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1.区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度;某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2.区分保管期限
将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。
永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：
①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。
准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：
上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。
本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
（五）排列 1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。
3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。
（六）编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
4.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3„„82 30年件号：1、2、3„„73 10年件号：1、2、3„„243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
（七）编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1.件号：填写室编件号。
2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔 〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。
5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008 0708。
6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
（八）装盒
装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。
3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。
4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。
③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
④日期：填写归档文件整理完毕的日期。
（九）编制检索工具
1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年
1《规则》有利于推动学校档案工作的改革
1.1 减轻了学校档案工作的压力。
高校档案分类多, 内容复杂, 繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外, 由于立卷工作繁杂, 难以熟练掌握, 文档人员流动性又比较大, 使得整理工作质量始终得不到保证, 这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此, 《规则》的颁布实施, 能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时间, 提高了工作效率。
1.2 节省了学校必要的财力物力。
《规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 不再对档案原件进行形式上的加工, 在完整地保持档案原貌的同时, 减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力, 有效地节省了资金, 有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。
1.3 理顺了学校档案工作职能。
《规则》推行了以“件”为保管单位, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 理顺了档案工作的职能, 使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。
2 正确理解《规则》的内容和使用要求, 有利于推动档案实体工作的进程
2.1 要确定整理单位。
《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件, 对于工作中形成的密不可分的文件, 比如请示与批复;报告与批示等, 《规则) 要求根据具体情况, 可视为一体, 也可作为两件, 作为整理的基本单位。
2.2 归档文件的分类。
将全宗内归档文件的实体, 按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系。
2.3 归档文件的排列。
归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步, 先按事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。
2.4 对归档件编号。
归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。通过编号, 可使归档文件在全宗内的位置得以确定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。
2.5 归挡文件的编目。
归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行, 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
2.6 归档文件的装盒。
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时, 应按分类方法的不同, 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中, 具体要求如下:
2.6.1 不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒;
2.6.2 不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;
2.6.3 分机构 (问题) 的情况下, 不同机构 (问题) 形成的归档文件不应放人同一档案盒;
2.6.4 应视文件薄厚程度, 选适宜档案盒;
2.6.5 归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案
盒内, 只需按照排列的先后顺序依次装盒, 一盒装满后, 顺次装入下一盒即可。
2.7 备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期, 需要依次填写好。
3《规则》在实际工作中需要注意的问题
《规则》对归档文件提出了新的整理方法。有很多优点, 深受广大文档工作者的欢迎, 但是在具体操作过程中, 还存在以下一些问题:
3.1《规则》虽然省略了案卷标题的拟写, 减轻了文书立卷工作的
强度, 但是在实际工作中, 需要查找时, 要逐件去找, 比较费力, 有案卷标题就醒目得多, 能很快厂解到该盒文件中是否有要找的文件。
3.2 关于归档章中增设页数项和盒号项的问题。
《规则》规定:归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。因为归档文件目录中有页数项, 而《规则》归档章中却没有, 二者不统一。实践证明, 归档章中增加“页数、盒号项”便于档案的管理和借阅。
总之, 《规则》的出台, 为我们高校的档案工作提出了新的要求, 为改革档案工作做出了贡献, 我们应积极推行《规则》, 按照其内容和要求, 在工作中加以正确运用, 吸收其合理的因素, 不断去发展、完善, 使其更趋完美。
摘要：推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。
关键词：事业单位；档案归档材料；整理
作为档案的重要组成部分之一，文件资料需要经过收集、整理、归档和编号等步骤，而按照科学的方法将散乱不堪、需要进行整理的文件资料集合成有规律的单位，使之为事业单位提供备查依据的过程就是事业单位档案归档文件资料的整理工作。在事业单位中，大部分文件资料还未形成档案，也就是说，这一类文件资料并不能快速的被利用，可见，科学化的整理档案是提高事业单位整体工作效率的关键所在。
一、事业单位整理档案归档材料的意义
事业单位整理档案归档材料是一项专业技术性的工作，它能将杂乱的文件资料转为系统化材料。在进行整理时，应当按照规定的程序和科学的方式，并充分考虑材料的形成时间、类型、重要程度以及来源等不同特点进行分门别类，随后再进行编号与装订，使档案成为有序体系，能够便于使用者使用检索功能。这项工作使得散乱的文件变得有序化、规范化，使得档案系统脉络分明、条理清晰，能够凸显文件资料的核心成分，并最终能够被有效利用，实现文件资料的使用价值，因此，事业单位整理档案归档材料工作具有至关重要的意义。
另外，在归档与整理文件资料时，事业单位档案管理人员需要鉴定文件资料的价值，并对其是否具有真实性进行确认。与此同时，事业单位档案管理人员需要对档案部分的所有档案定期整理，整理的主要内容在于鉴定档案的保存价值，即按照保管年限的规定以及档案的历史价值、当前价值对现有档案的保存价值进行估量，若某档案仍然具有保存价值，则放置原位，若档案已丧失保存价值或已超出保管年限，则将其归在一处，经审批合格后再集中销毁，这样一来，档案部门留存的档案才能具有较高的质量。
二、事业单位整理档案归档材料的原则
1.做好档案整理工作。对于事业单位而言，无论是上级单位（或本级单位）发布的指示性文件，还是本级单位的编印的简报刊物定稿（或印本），从来源上看，都有密不可分的关系。故只有在保持文件来源关系的基础上，联系文件的形式、内容与时间，才能还原文件形成的过程、反映文件的 活动面貌、实现档案的价值。事业单位档案的形成是一项持久的过程，当中融入了很多前辈的心血，体现了他们的整理档案的劳动成果，因此，档案管理人员在进行档案整理时，应当尽量避免拆卷整理，以减少对前辈档案成果的破坏，可以对前辈的档案进行研究，借鉴其分类方式与检索工具，如果发现前辈有整理不当出现严重错误的地方，可以采用业务指导方式纠正。
2.以有利于保管和利用为前提。在进行档案的有序化管理工作时，应当以保障档案的安全以及有利于保管和利用为前提。当前很多事业单位已将档案的检索条目输入到了计算机中，极大地缩短了人工搜寻档案的的时间，并且在计算机技术的帮助下，档案信息能实现科学分类与管理，即使是分散在不同类目中的同一问题或事由的档案信息也能在短时间内检索出来，这不仅使得事业单位的档案管理工作更加简单化，还有利于成套利用事由单位的档案。
3.遵循文件的形成规律。事业单位档案主要产生于事业单位各项学习活动中，该档案真实地还原了事业单位日常活动的面貌。由于事业单位各部门间的内在联系十分紧密，故整理档案中的文件资料时应保持事业单位的整体性并遵循文件的形成规律，即要做到以下三点内容：其一，维护活动资料（如活动请示文件、正式会议文件等）的整体性，保证活动资料的齐全；其二，维护文件自身完整性，重视文件之间的内在联系，如请示文件必须与批复文件相连、文件的附件不可缺失等；其三，在分类和排列文件时，应保持文件资料间的自然顺序，如会议的通知、报告、决议顺序以及重要文件的初稿、讨论稿、修改稿顺序不可更换。
三、事业单位整理档案归档材料的程序
1.分类材料。对档案信息的物理形态进行排架、保管及存放是指档案的实体分类。实体分类的第一层是对国家档案的宏观分类，这一层能够为建立各类各级档案室以及规划国家档案室财贸系统提供重要依据。实体分类的第二层区分档案室的全宗，而第三层则是对全宗内档案进行分类，这一环节参考了全宗内档案的形式、内容、时间及来源等内容，建立了系统化的卷宗。
2.整理材料。事业单位进行材料整理的步骤是将归档文件资料在系统化的作用下形成保管单位以便日后查阅，资料的整理并不是一项孤立的工作，该工作与文书处理工作息息相关，只有密切协调这两项工作，才能保证档案管理工作的整体严密性。如请示文件下必有批复文件，征求意见文件下必有讨论文件、定稿文件；合同文件下必有附加文件。补充协议；计划与总结文件都应当相对应，缺一不可，整理完材料后应当将处理结果与归档材料密切结合，无论哪个环节出现疏漏，都将无法保证归档的完整，即无法保证档案能够得到充分利用。
3.编目材料。归档文件并编制引导目录就是编目工作。在整理案卷内文件时，首先应标注案卷封面项目，归档文件目录主要包括日期、题名、文号、责任者、页数、件号以及备注七项内容。此外，标志档号也属于编目的内容之一，档号包括页号（卷内每页文件的顺序号）、件号（卷内文件的顺序号）、保管期限、案卷号（案卷排列的顺序号）或卷盒号、类目名称、全宗号等（每个全宗的指定代码），是档案实体管理编号的总括。
四、结语
综上所述，在大数据高速发展的今天，强化事业单位档案管理是时代所趋。事业单位档案管理人员应当意识到开展档案管理是一项任重而道远的艰巨任务，在遵循归档材料整理相关原则的前提下系统化地整理材料，一方面，为信息使用者提供有效的备查依据，使档案归档材料能得到充分的利用，另一方面，上升事业单位档案管理工作的质量，以便为现代社会提供更好的服务。
参考文献
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[4]张杉杉. 对事业档案实施以“件”为单位归档的思考[J]. 黑龙江史志，2014，09：140.
日前，六中药财务审计部工作人员按照《会计档案管理办法》的要求，对第六中药厂和六中药销售分公司以及食堂2012会计账本、会计凭证、会计报表、银行对账单、银行存款余额调节表等相关会计凭证进行了归档整理。工作人员认真填写凭证封面、编写案卷号，按顺序整理入盒，编制会计目录并入库，细致严谨做好档案整理每一环节，确保档案整理收集全面、分类准确、整理规范、编目科学、装订美观。
本次共整理档案136盒、655件，其中永久档案10盒、26件，15年126盒、500件。第六中药厂档案82盒270册，六中药销售分公司50盒130册，六中药食堂4盒15册。会计档案归档保存是财务工作的重要组成部分，是各项业务的重要纸质凭证，财务部工作人员严格按照财务凭证保管制度加班加点整理装订会计档案，做到整理有依，归档有序及时与档案室移交保存，确保了六中药会计档案安全、有序、可查。
财务审计部
（征求意见稿）
为了进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，更好地为干部人事工作服务，落实中共中央组织部中组发[2009]12号《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，经学校研究决定，修订中农大档案字[2008]1号《中国农业大学干部人事档案归档范围及职责要求》，现将各部门干部人事档案归档范围分工及职责要求通知如下。
一、归档范围
（一）党委组织部
1、报告个人有关事项的材料：处级领导干部个人有关事项发生变化的报告表或相关材料。
2、考察、考核、鉴定材料：考察材料；处级领导干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；提拔处级干部考察材料及试用期期满审批表；处级干部援藏、援疆、挂职锻炼等推荐、考核、鉴定材料。后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
3、培训材料：为期两个月以上的处级干部培训（学习、进修）登记表、考核表登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
4、提拔、任用处级干部材料：处级干部任免审批表等材料。
5、党的组织建设工作中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书，入党政审材料；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；自传材料。
6、党代会形成的材料：校级及以上党员代表大会选举产生的党代表登记表等材料。
7、表彰奖励等材料：授予校级及以上优秀共产党员、优秀党务工作者等荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料。
8、辞职、罢免等材料：处级干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定等材料。
（二）人事处
1、履历材料：干部履历表和属于履历性质的登记表等材料。
2、考察、考核、鉴定材料：干部年度考核登记表、任期考核登记表、干部调动鉴定等材料。
3、培训材料：为期两个月以上师资培训登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
4、学历学位的认定：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表；入学考试各科成绩表；研究生推免生登记表；专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表；授予学位的材料，党校学历证明；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
5、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表或资格证书复印件等材料。
6、评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评（聘）审批表、职员任职资格评（聘）审批表。
7、反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知、博士后研究人员登记表、博士后工作期满登记表、被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
8、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间、出生日期等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
9、任免、调动、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：科级干部任免审批表；干部调动审批材料；科级干部援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；军人转业（复员）安置审批表；退（离）休审批表等材料。
10、招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；招工审批表，取消录用、解聘材料。
11、辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退工作人员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
12、政审材料：上级批复审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检察交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料。
13、工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
14、健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
15、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
16、出国（境）材料：因私出国（境）审批表、回国登记表等材料。
17、其他材料：毕业生就业通知书（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书）等有参考价值的材料。
（三）研究生院
1、研究生学籍材料：报考攻读研究生登记表、入学登记表、学习成绩表、毕业登记表、授予学位材料、参加硕士研究生单独考试学生填写的专家推荐表、研究生推免生登记表。
2、申请同等学历学位材料：学位课程进修成绩表，授予学位材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩表或合格证书复印件；
3、研究生助学贷款相关材料；
4、研究生获校级以上奖励材料；
5、研究生违纪处分材料；
6、选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料。
7、其他可供组织考察的材料。
（四）科学技术发展研究院
1、干部获得校级、省、部级以上科学技术类奖励的登记表、审批材料；
2、其他可供组织考察的材料。
（五）审计处
1、处级干部离任经济责任审计结果报告；
2、其他可供组织考察的材料。
（六）教务处
1、教师获校级、省、部级及以上教育、教学、课程及管理方面的奖励审批材料；撤销奖励的有关材料。
2、其他可供组织考察的材料。
（七）纪检、监察处
1、涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
2、其他可供组织考察的材料。
（八）统战部
1、干部加入或退出民主党派形成的相关材料；
2、干部获得统战工作校级、省、部级及以上先进审批表；
3、其他可供组织考察的材料。
（九）党委学生工作（武装）部（处）（就业指导中心）
1、本、专科学生入学登记表、毕业生登记表；
2、本、专科学生获校级以上奖励情况审批表；
3、本、专科学生助学贷款相关材料；
4、本、专科学生违纪处分材料；
5、本、专科学生就业通知书（毕业报到证）；
6、本、专科学生应征入伍登记表；
7、本、专科学生选聘到村任职高校毕业生登记表；
8、其他可供组织考察的材料。
（十）校工会
1、干部获校级、省部级及以上奖励审批表：如：校优秀工会干部、工会积极分子、全国五·一劳动奖章、全国三·八红旗手、首都劳动奖状、北京市师德标兵、师德先进个人、北京市创新标兵、北京市优秀教职工之友、北京市优秀工会积极分子、全国工会工作优秀教育工作者等材料；
2、工会、教职工代表大会形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
3、其他可供组织考察的材料。
（十一）各学院、各分党委（党总支、直属党支部）
1、本、专科学生、双学位学生毕业成绩汇总表；
2、本、专科学生、双学位学生毕业实习报告单或登记表；
3、本、科学生、双学位学生获学位证明材料；
4、按照党委组织部授权，负责学生及干部、职工加入中国共产党及其转正的材料，如入党志愿书、申请书及入党积极分子考察、鉴定材料、自传和属于自传性质的材料、政审材料、党员民主评议、重新登记材料；
5、其他可供组织参考的材料。
（十二）校医院
职工及学生体格检查中有必要归档的体检表及工伤致残确定的残疾登记材料；新生入学和毕业生离校时的体检表。
（十三）校团委
1、本、专科学生加入共产主义青年团审批材料，如入团志愿书、申请书以及政审材料等；
2、校级及以上级别优秀团员表彰审批材料；
3、其他可供组织考察的材料。
二、归档要求
1、归档材料必须是办理完毕的正式文件材料；
2、归档材料必须是真实的，不能涂改、造假，否则依有关法律、法规规定，追究归档单位责任人及当事人相应的组织纪律责任，对情节严重者依法追究其法律责任，其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
3、归档材料文字书写清楚、项目齐全（不留空白，对项目内容没有的填无）、对象明确、写明承办单位及时间；
4、必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章。规定要同本人见面的材料，要有本人签字（因故未签字的，要由组织注明已同本人见面并加盖组织印章），如：干部任免审批表，必须有组织盖章并有本人签字，还要注明批准文号。还比如，职工年度考核登记表等，也须有本人签字、组织盖章；
5、人事处组织干部填写履历表时，所填获奖情况一栏中，省、部级及以上奖励的要有相应的佐证材料，即档案中要有获省、部级奖励的审批表，如果没有要尽力查找或用证书复印件（需加盖有关职能部门公章），如果没有上述材料作证明则不要在获奖栏目中填写获此类奖项；
6、档案材料须用纸张为十六开型的公文（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不能用一般的圆珠笔书写，字迹材料应当符合档案保护要求；打印材料要符合国际A4标准；
7、归档时间，要求在形成干部人事材料后的一个月内，或随时根据工作完成并已形成材料的情况，随时归档，以保证干部档案的完整性；
8、档案管理部门对不符合中组部、教育部要求的档案材料不予受理归档，有关职能部门在形成材料的过程中要严格把关，重点审核归档材料时否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，做到不合格不规范的材料不归档。
三、组织领导
1、各单位需确定分管干部人事档案工作负责人，可与负责综合档案工作责任人一致，也可另确定负责人。
2、各单位需确定负责干部人事档案的兼职档案员1名，承担人事档案归档具体工作。
3、本文件自下发之日起执行，2008年1月印发的中农大档案（2008）1号《中国农业大学干部人事档案归档范围及职责要求》同时废止。
工程准备阶段文件
一、立项文件
1、项目建议书
2、可行性研性报告及批复
3、立项申请报告批复
4、环境评估资料
二、建设用地、征地、拆迁文件
1、建设用地规划许可证及其附件
2、划拨建设用地文件
3、国有土地使用证
三、勘察、测绘、设计文件
1、工程地质勘察报告
2、施工图及其说明
3、建筑消防设计审核意见书
4、施工图审查意见
四、招投标文件
1、施工招投标文件
2、中标通知书
3、施工承包合同
4、工程监理招投标文件
5、监理委托合同
五、开工审批文件
1、建设项目报建申批
2、建设工程规划许可证及其附件
3、建设工程施工许可证
4、工程质量监督手续、安全生产监督手续
5、开工报告
6、白蚁防治
六、建设、施工、监理机构及负责人
1、工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单（建设单位人员）
2、工程项目监理机构（项目临理部）及负责人名单
3、工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
4、设计（勘察）单位驻现场人员名单 第二部分
监理文件
一、监理规划
1、监理规划
2、监理实施细则
3、旁站监理记录
二、监理月报
1、监理月报
三、监理会议纪要中的有关质量问题
1、监理会议纪要
四、进度控制
1、工程开工/复工审批表
2、工程开工/复工暂停令
五、质量控制
1、不合格项目通知
2、质量事故报告及处理意见
六、分包资质
1、分包单位资质材料
2、试验等单位资质材料
七、监理通知
1、有关质量、安全控制的监理通知
八、合同与其他事项管理
1、工程延期报告及审批
2、费用索赔报告及审批
3、全同争议、违约报告及处理意见（指质量和安全部分）
4、合同变更材料
八、监理工作总结
1、专题总结
2、工程竣工报告
3、质量评价意见报告，分部、单位工程等验收文件 第三部分
施工文件
一、建安工程
（一）、土建（建筑与结构工程）工程
1、施工技术准备文件
①、施工组织设计、专项施工方案 ②、技术交底 ③、图纸会审记录
④、项目预算的编制和审查
2、施工现场准备
①、控制网设置资料（水准点引入资料）②、工程定位测量资料 ③、基槽开挖线测量资料 ④、施工安全、环保、节能措施 ⑤、施工现场质量管理检查表
3、工程图纸变更记录 ①、设计变更记录 ②、工程洽商记录 ③、施工联系单
4、施工材料、预制构件质量证明文件及复试试验报告 ①、钢材出厂格证、试验报告 ②、水泥出厂格证、试验报告 ③、砖（砌砖）出厂格证、试验报告 ④、防水材料合格证、试验报告 ⑤、砂、石试验报告 ⑥、预制构件合格证
⑦、其他材料合格证、试验报告
5、施工试验记录 ①、土壤干密度试验报告 ②、土壤击实试验报告 ③、砂浆配合比通知单
④、砂浆（试块）抗压强度试验报告及强度汇总评定表 ⑤、混凝土配合比通知单
⑥、混凝土（试块）抗压强度试验报告及强度汇总评定表 ⑦、混凝土抗渗试验报告 ⑧、预拌混凝土出厂合格证 ⑨、钢筋接头（焊接）试验报告 ⑩、楼地面、屋面坡度检查记录
11、基础、主体结构检验及抽样检测资料 ○
6、隐蔽工程检查记录和相关图像资料
7、施工记录 ①、施工日记 ②、混凝土施工日记 ③、测量放线记录 ④、技术复核记录 ⑤、预检工程检查记录
⑥、冬季混凝土搅拌测温记录、养护测温记录 ⑦、烟道、通风道检查记录
⑧、结构吊装记录 ⑨、现场施工预应力记录
⑩、新型建筑材料、施工新技术应用情况汇总表、开展QC小组活动及成果
8、工程质量事故处理记录
9、工程质量检验记录
①、分部、子分部、分项、检验批质量验收记录
10、工程安全和功能检验记录 ①、屋面淋水试验记录 ②、地下室防水效果检查记录 ③、有防水要求的地面蓄水试验记录 ④、建筑物垂直度、标高、全高测量记录 ⑤、抽气（风）道检查记录
⑥、幕墙外窗气密性、水密性、耐风压检测报告 ⑦、建筑物沉降观测测量记录在案 ⑧、节能分部工程测试记录 ⑨、室内环境检测报告
10、有支护土方、地基及基础处理、桩基子分部 ①、专项施工方案 ②、技术交底
③、专项图纸会审记录、工程变更联系单、洽商记录 ④、深基坑专家论证记录
⑤、测量定位记录
⑥、钢材出厂合格证、试验报告 ⑦、水泥出厂合格证、试验报告 ⑧、预制构件合格证 ⑨、预拌混凝土合格证 ⑩、其他材料合格证
11、技术复核记录 ○
12、隐蔽工程验收记录 ○
13、打（压）试桩记录 ○
14、桩基施工记录 ○
15、施工日记 ○
16、混凝土施工日记 ○
17、钢筋连接试验报告 ○
18、混凝土试件强度试验报告 ○
19、桩位偏差测量记录及桩位偏差图 ○20、喷射面层厚度检查报告 ○
21、基坑支护监测记录 ○
22、桩基开工报告 ○
23、子分部、分项、检验批质量验收记录 ○
24、桩基检测报告 ○
11、幕墙子分部 ①、专项施工方案
②、技术交底记录 ③、技术复核记录 ④、施工日记
⑤、施工图纸、结构计算书、设计说明及其他设计文件 ⑥、设计单位资质证书 ⑦、施工安装单位资质证书
⑧、材料、构配件出厂合格证书及进场检验报告 ⑨、隐蔽工程验收记录
⑩、构件及组件的加工制作记录
11打胶、养护环境的温度、湿度记录 ○
12、淋水试验记录 ○
13、子分部、分项、检验批质量验收记录 ○
14、后置埋件的现场拉拔强度检测报告 ○
15、幕墙的抗风压性能、空气渗透性能、雨水渗透性能及平面变形性能检○测报告
16、防雷装置测试记录 ○
17、铝塑复合板的剥离强度 ○
18、石材的弯曲强度、室内用花岗石的入射性 ○
19、玻璃幕墙用结构胶的邵氏强度、粘结强度、相溶性试验、石材料用结○构胶的粘结强度、石材料用密封胶的污染性
13、钢结构、网架子分部 ①、专项施工方案
②、专项图纸会审记录、工程变更联系单、洽商记录 ③、技术交底 ④、施工日记
⑤、钢材出厂合格证、检验报告
⑥、焊接材料合格证、检验报告、焊工证 ⑦、高强度螺栓合格证、检验报告 ⑧、防腐涂料质量证明书、试验报告 ⑨、防火涂料质量证明书、试验报告 ⑩、其他材料合格证
11、构件出厂合格证 ○
12、高强度螺栓预拉力、扭矩系数、表面硬度复试报告 ○
13、摩擦面抗滑移系数试验、复验报告 ○
14、网架节点承载力试验报告 ○
15、焊缝探伤报告 ○
16、二、三级焊缝外观质量检查记录、焊缝尺寸偏差检查记录 ○
17、安全及功能检验和见证检测项目检查记录 ○
18、隐蔽工程验收记录 ○
19、观感质量检查记录 ○20、子分部、分项、检验批质量验收记录 ○
（二）、给排水和采暖分部工程
1、分部工程质量管理和工程验收记录 ①、施工现场质量管理检查记录
②、单位工程质量竣工验收记录 ③、分部工程质量控制资料核查记录
④、分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 ⑤、分部工程观感质量检查记录 ⑥、生活饮用水检测报告
2、施工技术准备文件
①、施工组织设计、专项施工方案 ②、施工图审核意见书
③、图纸会审纪要、设计变更联系单、工程洽商记录 ④、技术交底 ⑤、施工日记
3、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ①、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ②、设备开箱检查记录
4、隐蔽工程验收记录
5、给排水和采暖工程管道强度、严密性试验记录 ①、给水管道（设备）强度、严密性试验记录 ②、阀门强度和严密性试验记录
6、给排水和采暖系统清洗、灌水、通水、通球试验记录 ①、给水系统通水试验记录 ②、排水管道灌水、通水试验记录 ③、排遣水管道通球试验记录
④、管道系统冲（清）洗试验记录 ⑤、给水管道消毒记录 ⑥、卫生器具满水和通水记录
7、给排水和采暖系统调试记录 ①、给水设备（水泵）试运转记录 ②、消防水泵试运转记录 ③、消火栓系统试射试验记录 ④、风机试运转记录
8、施工记录
①、（混凝土）设备基础验收记录 ②、各种补偿器预拉伸记录
③、主要管道施工及管道穿墙楼板套管安装施工记录 ④、防火封堵施工记录 ⑤、太阳能热水器安装记录
9、分部、子分部、分项、检验批验收记录
（三）、建筑电气分部工程
1、分部工程质量管理和工程验收记录 ①、施工现场质量管理检查记录 ②、单位工程质量竣工验收记录 ③、分部工程质量控制资料核查记录
④、分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 ⑤、分部工程观感质量检查记录
⑥、防雷检测报告
2、施工技术准备文件
①、施工组织设计、专项施工方案 ②、施工图审核意见书
③、图纸会审纪要、设计变更联系单、工程洽商记录 ④、技术交底 ⑤、施工日记
3、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ①、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ②、设备开箱检查记录
4、隐蔽工程验收记录
5、建筑电气设备调试与试运转记录 ①、高压电气设备及布线系统交接试验记录 ②、动力配电箱、照明配电箱交接试验记录 ③、低压电气动力设备试运转记录 ④、漏电保护器模拟动作试验记录 ⑤、电机试运转记录
⑥、双电源自动切换试验记录 ⑦、大型灯具牢固性试验记录 ⑧、照明全负荷通电试运行记录
6、绝缘、接地电阻测试记录 ①、电气器具绝缘电阻测试记录
②、配线线路绝缘电阻测试记录 ③、电缆敷设及绝缘电阻测试记录 ④、封闭、插接试母线绝缘电阻测试记录 ⑤、接地电阻测试记录
7、施工记录
①、设备基础验收记录
②、裸母线、封闭母线、插接母线安装记录 ③、电缆桥架安装检查记录
④、成套配电柜、控制柜及动力、照明配电箱安装记录 ⑤、线路、插座、开关接线检查记录 ⑥、防火封堵施工记录
8、分部、子分部、分项、检验批验收记录
（四）、通风和空调分部工程
1、分部工程质量管理和工程验收记录 ①、施工现场质量管理检查记录 ②、单位工程质量竣工验收记录 ③、分部工程质量控制资料核查记录
④、分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 ⑤、分部工程观感质量检查记录 ⑥、空气净化系统检测报告
2、施工技术准备文件
①、施工组织设计、专项施工方案
②、施工图审核意见书
③、图纸会审纪要、设计变更联系单、工程洽商记录 ④、技术交底 ⑤、施工日记
3、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ①、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ②、设备开箱检查记录
4、隐蔽工程验收记录
5、通风空调管道强度、严密性试验记录 ①、管道强度和严密性试验记录 ②、阀门强度和严密性试验记录 ③、辅助设备满水试验记录 ④、管道系统冲（清）洗试验记录 ⑤、凝洁水系统充水试验记录 ⑥、风管漏光、风试记录 ⑦、风机管盘试验记录
6、通风、空调系统调试记录 ①、水泵试运转记录 ②、风机试运转记录
③、制冷机组、单元式空调机组试运转记录 ④、风系统调试记录
⑤、房间室内风量温度测试记录
⑥、空调水系统试运转调试记录 ⑦、防炎阀、排烟阀启闭联合试验 ⑧、防排烟系统联合试运转
⑨、通风空调系统无生产负荷联合试运转记录
7、施工记录
①、绝热料点燃试验记录 ②、补偿器预拉伸记录 ③、设备基础验收记录 ④、风管及部件加工记录 ⑤、安管安装（检查）记录
⑥、防火阀、防排烟、防爆阀安装（检查）记录 ⑦、消声器制作、安装记录
⑧、通风机、制冷机组、空调机组安装记录 ⑨、防火封堵施工记录
8、分部、子分部、分项、检验批验收记录
（五）、电梯分部工程
1、分部工程质量管理和工程验收记录 ①、施工现场质量管理检查记录 ②、单位工程质量竣工验收记录 ③、分部工程质量控制资料核查记录
④、分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 ⑤、分部工程观感质量检查记录
⑥、电梯检测报告
2、施工技术准备文件
①、施工组织设计、专项施工方案 ②、施工图审核意见书
③、图纸会审纪要、设计变更联系单、工程洽商记录 ④、技术交底 ⑤、施工日记 ⑥、土建布置图
3、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ①、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ②、设备开箱检查记录
4、隐蔽工程验收记录
5、电梯施工记录
①、机房、井道土建交接、基础验收检查记录
6、绝缘、接地电阻测试记录 ①、电梯绝缘电阻测试记录 ②、电梯电气接地电阻测试记录 ③、电缆敷设绝缘电阻测试记录
7、负荷试验、安装装置检查记录 ①、电梯运行记录
②、轿厢平层准确度测量记录 ③、电梯层门与轿门装置检验记录
④、电梯整机功能检查记录 ⑤、电梯主要功能检查记录 ⑥、电梯负荷运行试验记录 ⑦、电梯噪声测试记录
8、分部、子分部、分项、检验批验收记录
（六）、建筑智能化分部工程
1、分部工程质量管理和工程验收记录 ①、施工现场质量管理检查记录 ②、单位工程质量竣工验收记录 ③、分部工程质量控制资料核查记录
④、分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 ⑤、分部工程观感质量检查记录
2、施工技术准备文件
①、施工组织设计、专项施工方案 ②、施工图审核意见书
③、图纸会审纪要、设计变更联系单、工程洽商记录 ④、技术交底 ⑤、施工日记
3、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ①、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ②、设备开箱检查记录
4、隐蔽工程验收记录
5、系统功能测定、设备调试记录 ①、系统功能及设备调试记录 ②、系统试运行记录
③、电缆敷设及绝缘电阻测试记录 ④、线路绝缘电阻测试记录 ⑤、系统检测记录
⑥、综合布线系统性能检测记录 ⑦、系统集成工程验收记录 ⑧、防雷及接地系统检测记录
6、施工记录
①、设备基础验收记录 ②、电缆桥架安装记录
③、线路、插座、开关接线检查记录 ④、防火封堵施工记录
7、系统管理、操作人员培训记录和系统、操作维护手册 ①、系统、操作维护手册 ②、管理规章制度
③、系统管理、操作人员培训记录
8、分部、子分部、分项、检验批验收记录
（八）、消防工程
1、分部工程质量管理和工程验收记录 ①、施工现场质量管理检查记录
②、单位工程质量竣工验收记录 ③、分部工程质量控制资料核查记录
④、分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 ⑤、分部工程观感质量检查记录
⑥、建筑消防设施、电气消防安全检测报告 ⑦、消防工程验收报告
2、施工技术准备文件
①、施工组织设计、专项施工方案 ②、施工图审核意见书
③、图纸会审纪要、设计变更联系单、工程洽商记录 ④、技术交底 ⑤、施工日记
3、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ①、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ②、设备开箱检查记录
4、隐蔽工程验收记录
5、管道强度、严密性试验记录
①、管道（设备）强度、严密性试验记录 ②、阀门强度和严密性试验记录 ③、辅助设备水压（满水）试验记录 ④、管道系统冲（清）洗试验记录
6、试验、调试记录
①、水泵试运转记录
②、消火栓系统试射试验记录 ③、消防泵电源自动切换试验记录 ④、防排烟系统联合运行记录 ⑤、消防设施联动测试、调试记录
7、施工记录
①、消防泵基础验收记录 ②、补偿器预拉伸记录 ③、防火封堵施工记录
8、分部、子分部、分项、检验批验收记录
（九）、人民防空工程
1、分部工程质量管理和工程验收记录 ①、施工现场质量管理检查记录 ②、单位工程质量竣工验收记录 ③、分部工程质量控制资料核查记录
④、分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 ⑤、分部工程观感质量检查记录 ⑥、人防工程验收报告
2、施工技术准备文件
①、施工组织设计、专项施工方案 ②、施工图审核意见书
③、图纸会审纪要、设计变更联系单、工程洽商记录
④、技术交底 ⑤、施工日记
3、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ①、材料、设备出厂合格证及进场检验记录 ②、设备开箱检查记录
4、隐蔽工程验收记录
5、人防工程试验记录
①、管道（设备）强度、严密性试验记录 ②、阀门强度和严密性试验记录
6、给排水和采暖系统清洗、灌水、通水、通球试验记录 ①、给水系统通水试验记录 ②、排水管道灌水、通水试验记录 ③、排遣水管道通球试验记录 ④、管道系统冲（清）洗试验记录 ⑤、给水管道消毒记录 ⑥、电气接地电阻测试记录 ⑦、绝缘电阻测试记录
6、人防工程系统调试记录 ①、设备试运转记录
7、分部、子分部、分项、检验批验收记录 第五部分 竣工验收文件
1、单位（子单位）工程质量竣工验收记录
2、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
3、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
4、单位（子单位）工程观感质量检查记录
5、工程竣工验收备案表
6、施工总结
7、工程竣工报告
7、工程勘察质量检查报告
8、工程设计质量检查报告
9、工程质量监理评估报告
10、房屋工程质量保修书
11、工程竣工验收通知书
12、工程建设综合结论
13、单位工程竣工验收意见书
14、工程竣工验收报告
15、建设工程竣工验收综合意见
16、工程质量监督报告
17、竣工初验、竣工验收会议纪要
18、规划验收文件
19、消防验收文件 20、环保验收文件
21、白蚁防治验收文件
22、住宅质量保证书、住宅使用说明书
23、决算文件
24、工程声像、照片、电子档案 第六部分 工程创优与施工质量评价 第七部分 竣工图
1、建筑竣工图
2、结构竣工图
3、装修（装饰）工程竣工图
4、给排水工程竣工
5、电气工程竣工图
关键词：归档文件整理规则,教学档案,整理方法
1 中学教育教学档案概述
教育教学档案主要产生于教学第一线, 是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体的文件材料。它是衡量一所学校教学管理规范化程度和教学工作水平的重要标志, 因此, 对于我们这一类生源较差的学校来说, 收集、整理、保管好教育教学类档案对于提高学校整体的办学水平有很好的借鉴作用。
作为一种专门档案, 教育教学档案除了具有档案的原始记录性、凭证性、参考性等一般共性外, 还具有成套性及以学年为单位的特性。通常的档案是以自然年来整理归档, 而教育教学档案则是以学年来分类编号的。同时中学教育教学档案有着延续性, 一届学生从招生到毕业, 需要三年时间, 特别是对转进转出学生的证明材料的整理必须注意它的完整性。在收集、整理、保管教育教学档案时应充分了解和认识以上基本特点, 并根据这些特征合理选择和确定教育教学档案的管理办法和具体做法。
2 中学教育教学档案的归档范围
教育教学档案是学校在教学工作, 特别是教学实践各个环节活动中形成的材料, 其收集整理应根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》, 参考国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》的精神, 结合中学教育教学工作的实际, 把教学管理和教学活动中形成的对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用的, 能反映教学管理、教学实践活动的全过程的, 遵循其自然形成规律并保持有机联系的、符合教学管理和教学实践活动成套性特点的文件材料, 根据其性质的不同, 可按以下几个方面收集整理。
2.1 综合类:
(1) 上级下达的有关教学工作的文件材料; (2) 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法; (3) 学校教学计划、总结、会议记录; (4) 有关教学的规章制度, 调研报告、简报; (5) 学校教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料; (6) 统计报表; (7) 学生运动会材料。
2.2 实验室建设类:
(1) 上级有关实验室建设的文件材料; (2) 实验室论证、评估、申报审批材料; (3) 实验室建设计划、简报、总结材料; (4) 实验室建设统计报表。
2.3 招生类:
(1) 上级有关招生工作的文件材料; (2) 招生计划、规定、生源计划; (3) 新生录取材料及新生名单; (4) 委培、代培、自费生计划、合同及名单; (5) 招生宣传、招生工作总结。
2.4 学籍管理类:
(1) 新生入学登记表; (2) 学生学籍卡片; (3) 学生成绩总册; (4) 在校学生名册; (5) 学生学籍变更材料 (升级、留级、休学、复学、转学、退学) ; (6) 学生奖励变更材料 (奖学金、优秀学生、先进班级) ; (7) 学生处分材料。
2.5 学科建设、课堂教学与教学实践类:
(1) 各学科教学计划、教学大纲; (2) 课程建设要求及安排、校历表、课程表; (3) 各学科课程试题库; (4) 典型教案、重要备课记录; (5) 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。
2.6 毕业生类:
(1) 上级有关毕业分配的文件材料; (2) 毕业生工作计划、简报、总结; (3) 毕业生供需统计、计划、合同; (4) 毕业生正式分配方案及调配派遣名册; (5) 毕业证、派遣证存根领取签收册; (6) 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。
2.7 教材类:
(1) 自编、主编教材; (2) 各级各学科使用教材目录; (3) 自编、主编教学指导书, 实习指导书和习题集; (4) 其他有保存价值的自编参考资料。
2.8 教师业务类:
(1) 教师工作计划、总结; (2) 教师草拟的教育教学论文; (3) 教师对外经验介绍, 交流材料; (4) 教师任课、教学进度安排表; (5) 教师教学质量分析材料; (6) 教师自编教材、教学参考辅助资料; (7) 教师获奖的有关材料; (8) 教师教学教育工作评估、工作量核算材料; (9) 教师工作年度考核材料; (10) 其他需归档的材料。
3 教育教学档案的整理方法
国家档案局于2001年颁布实施档案行业标准《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000) , 已使用档案管理软件管理档案的中小学校, 其教育教学类档案可依照《归档文件整理规则》对归档文件进行整理。
3.1 教育教学档案的装订
使用归档文件整理规则进行整理的教育教学档案应按件装订。正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;报表、名册、图册等一册, 如学生名册、成绩表、学籍表、毕业生派遣名册及其他同类表、册应以班或年级为单位装订成册, 并视为一件;会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次 (期) 为一件;来文与复文可为一件。但专项活动形成的各种文件材料 (如学校的教学质量评估形成的各种文件材料) 不能作为一件装订。
装订前首先要对归档文件作一系列的技术处理工作, 应拆除归档文件中的一切金属物, 并对破损的材料进行修裱, 字迹模糊或易褪色文件进行复制。装订时, 不得压字迹, 以右侧、底边为齐, 左侧装订。装订材料可选用档案行政管理部门指定使用的棉线或不锈钢钉等。不锈钢钉装订方法是左侧上下各一钉;棉线装订方法是三孔一线装订。
3.2 教育教学档案的分类
分类是教育教学档案整理的重要环节, 将教育教学档案按其反映的内容属性、形成时间、保存价值等划分类别和层次, 既利于编目、组织室藏和排架管理, 也便于系统地提供利用。按照教育教学档案管理的基本规律和要求, 其分类可采取问题、学年、保管期限等分类方法, 以实现对实物档案的有序管理和有效检索。
按问题分类, 就是将教育教学档案按照其内容所反映的问题进行分类。采用问题分类法, 可以避免和减少同类档案分散的现象, 便于按专题查找和利用。中学教育教学档案问题分类一般分为综合类;实验室建设类;招生类;学籍管理类;学科建设、课堂教学与教学实践类;毕业生类;教材类;教师业务类。
按学年分类, 就是将教育教学档案按其形成时所属的学年度进行分类。计划、总结、统计报表等按形成学年度归档, 涉及学籍问题的可采用入学的年度 (“级”) 或用毕业时的年度 (“届”) 。采用学年分类法, 将一个学年度形成的教育教学档案放在一起整理, 不和前后年度的教育教学档案相混淆, 可以从一个侧面反映出一个学校每学年工作的特点和逐年发展变化的情况。
按保管期限分类, 就是将教育教学档案按本单位制定的档案保管期限表进行分类。采用保管期限分类法, 能够将不同价值的教育教学档案区分开来, 为归档后的保管保护工作和到期鉴定等提供方便。教育教学档案一般分为永久、长期、短期三种。
一般来说, 中学教育教学档案较为常用的分类方法主要是按学年———问题———保管期限分类的复式分类方法, 就是将每学年在教育教学活动中形成的各种文件材料收集起来, 相同保管期限文件集中在一起按永久、长期、短期各自分别从“1”开始编件号, 然后再按上述归档范围中各个类别反映的问题顺序排列。另外, 还可以根据实际情况采取学年———保管期限———问题、保管期限———年度———问题等方法进行分类, 无论采取何种分类方法, 同一全宗应保持分类方法的一致。
3.3 教育教学档案的排列
同一学年度、同一保管期限的教育教学档案排列时, 一般按照问题重要程度排列, 重要文件先排, 同一事由的文件排列时应相对集中, 专项活动形成的文件、成套性的文件排在一起。也可以按文件形成时间的先后顺序排列, 形成文件日期在前排在前面, 形成在后排在后面。未及时归档的教育教学档案, 补充归档时应排在相应类别的最后。
3.4 教育教学档案的编号
编号是编目工作的起点和基础, 其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编目使归档的教育教学档案在全宗中的位置得以确定, 并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。
档号在档案实体上通过归档章来表示, 其规格大约为16*45mm, 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、类别等项目。格式如下:
其具体模式如下:
教育教学档案档号=学年号+教学档案分类号+保管期限+件号
教师业务档案档号=教师业务档案分类号+教师代号 (件号)
3.5 教育教学档案的编目
编目是指编制教育教学档案归档文件目录。归档文件目录应由目录夹封皮、归档文件整理说明及归档文件目录表格组成, 并采用与分类排列相对应的方式装订成册。编制教育教学档案目录, 可为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
教育教学档案的编目以件为单位进行, 在归档文件目录中只体现为一个条目。教育教学档案按照分类、排列、编号的结果, 逐类逐件编制目录, 以系统、全面地提示教育教学档案的全貌。文件没有标题或不规范的, 编目时, 要自拟标题, 用“[]”把自拟标题括起来;有的文件有副题名或并列题名, 正题名能反映文件内容时, 副题名无需抄录, 不能反映文件内容时, 正题名与副题名全部抄录并以破折号相连。
教育教学档案设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体格式如下:
3.6 教育教学档案的装盒
装盒是指将教育教学档案按件号顺序装入档案盒的过程。它是教育教学档案系统化整理的结果。
装盒时, 不同年度、不同保管期限的教育教学档案, 不能放入同一档案盒。档案盒应在盒脊设置学年度、类别、保管期限、起止件号等必备项。其中, 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号, 中间用“--”连接。
中学教育教学档案如何整理, 档案理论界没有统一的标准、要求和论述。本文所述教育教学档案的归档范围及整理流程是广州市档案局指导下的归档范围和整理方法, 各单位可根据实际情况来确定合理的归档范围和整理方法。
参考文献
[1]兰措.高校教学档案的收集和整理[J].陕西档案, 2010, (4) .
关键词：管理类;档案;归档整理;工作时间;探讨
为了适应我国整体经济的发展需要，与现代档案归档整理相匹配，整体提高工作效率，加快工作进程，结合档案管理工作的实际状况，最后形成了相应的工作模式，即档案工作的数字化、信息化、文档一体化的目标。这种工作模式的建立，在很大程度上促进了我国档案归档整理工作的进程，也为后期高效、准确的工作服务，打下了坚实的基础。
一、管理类档案归档整理概述
管理类档案，又被称之为文书档案，它指的是企业单位在各种活动中形成的、具有保存意义的管理性文档。归档则是说单位的文书处理部门以及职能部门，在办理完相关的事宜之后，按照有关的规定，将档案文件转交给档案部门保存的过程。将文件归档之后就是档案，所以归档就是文件转化成档案的标志，这个就是文书处理的最终目的，当然也就成为了整个档案管理的开始。
整理归档的文件，就是将已经办理完毕、但具有利用价值、能够提供信息的文件，作为管理类的档案进行保存。一般我们是以“件”为单位进行统一的装订、分裂、编号、装盒等工作，使它最后能够成为一个完整的程序。这项工作十分重要，它上承文件材料的收集，下启档案管理，是保证系统工作顺利开展的关键环节。整个归档工作如果能够按照要求收集完整、划分准确、装订有序，这样就为后期高效准确查找资料奠定了基础。
在现在这个信息化的时代，传统意义上的纸质文件已经逐渐开始被淘汰，与之盛行的是电子文件。快捷方便的电子文件，在整个归档工作中发挥着极其重要的作用。但是，这个时限是短期的，电子文件自身的可更改性、以及不稳定性等，都是整个文档管理工作中的大忌。针对一些重要的档案，电子文件毕竟没有纸质档案稳定。所以面对这个问题，现阶段的单位管理类档案，国家相关档案部门都是采用双重保护机制——在设置电子文件的同时保留纸质档案，这样就可以解决这些不必要的问题。
二、简析管理类档案归档整理工作实践中问题
第一，新时期背景之下，档案管理部门在日常的管理工作中，确实存在一些问题。比如说纸质版的档案是否和电子文件相匹配，数据读取的设备是否能够配套，这都是现阶段档案管理工作的要求。而在进行档案管理类工作的时候，我们一般是纸质版和电子版的同时进行，那么这就需要检查软硬件的设备能否跟得上系统，对于储存较长的数据是否方便读取，有没有存储介质损坏的现象。这些工作，其实都是档案管理部门需要去注意避免的。
第二，现代档案管理的人员专业素质不高，存在着依靠主观意识去判断事情的现象。其实，现代很多企业的档案管理人员，其技术水平都是存在参差不齐的情况。而对于档案管理的相关规定，也是各种各样的理解，更多的都是依靠自身的工作经验、或者主观意识，进行档案的划分。在这样的情况下，划分出来的档案必定会出现划分不标准、归类不正确的情况，不方便档案的后期查找，也发挥不了档案自身应有的作用。
第三，档案管理的工作并没有受到重视，这样就导致档案收集的工作存在缺陷，出现档案收集不完全的情况。在单位中，有一部分人对于档案没有正确的了解，档案的相关知识淡薄，脑海中也没有存档的意识。这样就会导致一些会议之后的文件，或者其他相关联的文件，不能够及时予以保存，甚至有些人还不知道怎样去处理文件。而相应的档案管理人员，也不知道文件的存在，导致有些重要的档案资料被丢弃或者销毁。这样的行为会严重影响档案工作的进行，破坏了档案建立本身的意义和目的。
第四，管理类档案不应该交由某一个机构进行排列，这样不便于后期档案的查找。截至目前，有不少单位都是采用年代——保管期限——机构这样的复合式方法来管理档案，为档案排序。但在实际的工作中，却会遇到很多文件所涉及的并不是单单一个单位或者部门，仅仅依靠一个单位或者部门，根本完成不了这些工作，这就牵扯到工作中多个部门共同协作、合理完工的现象。所以，在对这一类的文件进行保存的时候，我们不能只是将这份档案保存在某一个单位或者部门，这种做法不合适，并且也不利于后期档案的查找以及使用。
第五，管理类档案中会有大量的密级文件，需要明确是否需要按照密级来分开保管这些档案。在档案管理的过程中，会涉及到很多密级文件，这些资料一旦泄露会造成严重不利的影响和重大损失，做好对这类档案资料的管理工作至关重。那么怎样来保存这类档案，一直是档案管理人员比较头疼的问题。在国家保密安全问题严峻，整个保密机制开始完善的状况之下，将企业这些档案如何放置，是现阶段需要重点考虑的问题，正确的保存模式，才能保证整个档案工作的顺利开展。
三、解决管理类档案归档整理工作问题的建议
（一）多渠道提升全民的档案意识，加强档案工作的宣传
档案工作本身其实就是属于辅助性服务工作，所以一直以来都没有受到重视，甚至有些人都不知道有这样一个部门。在很多单位中，职工并不知道还有档案相关法规，也不知道将重要的文件送到档案室存档。这就要求多渠道去提升全民的档案意识，加强档案的宣传工作，真正将档案工作放置在合适的位置上。
（二）加强档案管理人员的业务能力，提升专业素质
档案管理人员因为自身能力的不同，理解上的差异，对于档案方面的政策法规也没有清晰明确的认识，管理上各种细则把握也不够准确、研究不够，平时没有积累工作经验，专业能力以及素养都相当匮乏等，这些都是影响档案管理人员业务能力相当重要的因素。所以，现阶段的工作中，必须想办法全面提升档案管理人才的能力。对于档案管理工作的重视，也是整个工作中特别重要的一环，只有真正意义上重视档案管理工作，才能促进档案管理的发展。
（三）修订档案管理细则，适应新时期档案工作
现阶段，很多单位的档案管理归档工作，基本都是按照以往的归档办法进行整理，并没有跟随新时期档案发生变化，这样就会导致整理的办法不能够适应现代信息化的步伐，从而存在着许多问题。管理人员在实际的操作中，没有根据实施的相关办法实行，而是根据自己的主观判断开展工作，这样在很大程度上降低了工作质量，也不利于档案的查询以及使用。针对于此，要求相关管理部门制定适合新时期的相关管理细则，从本质上解决工作人员的问题，减轻工作压力，真正将精力投放到档案管理的工作中去。
（四）采用新型的排列方式管理档案
在信息急速发展的今天，很多办公单位都实现了办公自动化，所有的文件也就自然而然在单位信息系统上进行处理。并且，很多文件都是采用大流水号进行登记，在查询的时候，只要输入关键字或者词就可以进行查询。如此，大大节约了工作时间，也提高了工作效率。而针对纸质档案，我们可以配合计算机进行大流水号排序，可以减轻工作人员管理文件的压力，也减少了分类判断，同时提升了整体的查阅速度，促进档案管理工作有条不紊的进行。
四、结语
综上所述，伴随着信息技术的飞速前进，档案管理工作越来越依赖计算机进行工作。这就要求尽快改变原来的档案管理办法，重新修订新办法，再结合信息技术的支撑，才能真正意义上实现档案管理工作的优化，从而发挥档案自身的功能以及作用。
参考文献：
[1]布建中.浅谈《归档文件整理规则》在高校档案工作中的实践[J].山西农业大学学报，2006，S1：55-56.
[2]刘晓.国有企业体制改革中档案管理中心构建的探讨[D].云南大学，2013.
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