人事档案材料分类（推荐8篇）
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2008-04-22 12:02
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第—类：履历材料
1、干部、后备干部（提拔）、党群机关工作人员、国家公务员、工人。教师、学生、公安人员、医务人员、博士后、研究人员、工作队员、学员等各类人员的履历表、登记表、简历表；
2、军人履历书，在重新装订时可按履历、自传、鉴定、政历问题审查结构四个部分分别归入一、二、三、五类。其第一类履历部分可包括本人履历、家庭情况、爱人情况、社会关系。军衔等级登记表等项、中间空白页如不影响材料内容的可以取出。
3、主要反映个人经历的各类登记表、调查表、审查表；
4、个人参加革命活动简历材料；
5、更改姓名材料（包括个人报告、组织批复、旁证材料）；
6、其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格；
7、履历表、简历表中兼有组织鉴定、意见等其他内容的，可按其主要内容、材料性质归入第一、三、九类。
第二类：自传材料
1、干部本人在各个时期所写的自传；
2、其他由本人写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料。
第三类：鉴定、考核、考察材料
1、个人鉴定；
2、干部、党群机关工作人员、国家公务员党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料；
5、毕业、结业、出国、出境、调动、疗养、劳动鉴定及其他一些鉴定性质的材料；
4、组织正式出具的鉴定性干部表现情况材料；
5、民主评议干部的综合材料；
6、党员民主评议表；
7、干部任职考察综合材料，组织审定的考察材料(考察材料附干部任免表后的归入九类)；
8、领导干部工作考核表，考核登记表（国家公务员考核登记表）；
9、高等学校招生政治思想品德考察表;
10、干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。
第四类：学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）
1、各类学校的报考书、报考表;
2、各类学校选拔学生登记表、审查表；
3、毕业生登记表、高等学校毕业生统一分配工作登记表；
4、学习成绩单、记分册（包括自学考试、业务培训成绩单），专业技术资格考试成绩合格登记表；
5、教育部门出具的学历证明材料;
6、中国人民解放军院校出具的学历证明材料；
7、干部本人业务自传；
8、专业技术职务任职资格申报表；
9、聘任、套改、晋升、解聘专业技术职务（称）审批表、登记表；
10、干部创造发明、科研成果鉴定材料、各种著作及有重大影响的论文目录；
11、毕业论文的评语及论文获奖通知书；
12、各大学毕业生学位评定书、晋升学位审批表;
13、反映千部学历才识、专业技术方面情况的其他材料。
第五类:政治历史情况审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）
1、有关干部本人历史重要关节问题的审查材料（审查材料是指包括调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料）；
2、党籍、党龄、国籍、参加革命工作时间的审查材料（个人申请、组织审查报告及所依据的材料、上级批复等材料）；
3、更改民族、出生日期、家庭出身、本人成份的审查材料（个人申请、调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、主要证明材料）；
4、家庭成员及主要社会关系的证明材料、平反通知、平反决定或复查意见等（父母亲走资派平反通知、平反决定归入十类）;
5、带有组织上政治历史审查意见的登记表、调查表、审查表;
6、各类学校学生（考生〕政治情况审查表;
7、应征公民政治情况登记表；
8、干部爱人情况登记表；
9、入伍时间批注、入伍时间证明；
10、政治历史问题与违纪错误混同一起的结论、调查报告、处分决定等材料，一律放第八类，凡未给予处分的，以政治历史问题为主，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。
第六类:参加国共产党、共青团及民主党派的材料
1、中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书，退团报告和上级团组织批复；
2、团员登记表、团员民主评议申请登记表；
3、中国共产党入党志愿书，入党申请书（1—2份），转正申请书；
4、培养对象考察表；
5、中国共产党党员登记表，党员重新登记表；
6、民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表；
7、党员暂缓登记表，认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料;
8、取消预备党员资格的材料：如果预备党员被取消资格时，没有单独形成处理意见、处分决定等材料，只在“入党志愿书”中注明取消预备党员资格的，经有关党委批准盖章后，其“入党志愿书”归干部档案（并在目录上注明已取消预备党员资格），以备查考。凡是单行材料中已明确取消预备党员的，只收集单行材料归档，不再收集“人党志愿书”归档。
9、保留中国共产党党员籍的批复及报告；
10、退党材料；
11、加入民主党派的材料，一般只收集一份登记表（申请书或批准吸收为该党派人员的通知材料）之类的材料即可，不需要收集全部过程的材料。
第七类：奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）
1、正式命名授予各种荣誉称号的审批（呈报）表和事迹材料，如劳动模范、战斗英雄、三八红旗手、新长征突击手、有突出贡献优秀专家、国家科技奖、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党团员等；
2、先进工作者审批表，事迹材料；
3、立功受勋，嘉奖表彰材料；
4、创造发明事迹奖励材料；
5、各种业务、技术奖励材料；
6、授予各系统三十年荣誉证书登记表。
第八类：处分材料（包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见）
1、处分决定（免予处分的处理意见），上报批复，本人对处分、处理的意见和检查、交代材料;
2、清查“文革”中“三种人”的审查结论，综合报告，处分决定，上报批复，本人对审查结论、处分的意见及检查材料。
3、“文革”中犯有一般性错误的上级批复、决定、报告、专题考察材料。主要证明材料；
4、行政处分材料，如记过、记大过等材料;
5、通报批评材料;
6、法院的刑事判决书；
7、劳动教养审批材料；
8、撤销处分材料；
9、虽不作处分，但错误比较严重，如道德品质、生活作风、经济等问题，并经组织查实，本人也有交代的材料；
10、原定“右派”、“中右”或因“右派言行”受处分，经复查改正的，其复查结论、报告和所依据的主要证明材料，以及原结论（或决定）材料（其他材料抽出销毁，其中少数有其他问题的，有关的原主要证明材料，仍应存于本人档案）;经复查仍维持原结论的，其档案材料不做处理。
11、原定为“右倾机会主义”或“右倾机会主义错误者”，经平反、改正后，其平反改正结论材料（原组织结论、决定，调查报告、调查证明材料、揭发批判材料，抽出销毁）;如果过去已经甄别平反，本人对甄别结论没有意见，或这次复查仍维持甄别结论的，只保留甄别结论。
第九类:录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会议登记表等材料
1、工资
（1）工资级别登记表，工资核定表；
（2）见习期、试用期、定级、晋级、升级等各种工资变动审批表、登记表;
（3）关于工龄津贴年限说明;
（4）奖励工资登记表、审批表;
（5）享受专家特殊津贴的呈报表；
2、任免
（1）录用、招聘、选举、提拔、转干等登记表、审批表；
（2）干部任免、调动、辞退、退职、离休、退休、解决各种待遇问题的审批表；
（3）公务员过渡登记表，聘用干部合同书，续聘、解聘审批材料；
（4）上山下乡人员登记表，兵役（入伍）登记表，入伍、退伍审批表；
（5）军（警）衔晋升、评级登记表，审批表；
（6）复员军人登记表，军队转业干部审批表;
（7）组织员、纪委委员、党委（总支、支部）委员呈报表、登记表。
5、出国、出境
（1）出国、出境人员审批表；
（2）因公出国（境）人员备案表。
4、其他
（1）出席县团或相当于县团级以上单位的党代会、人代会、工会、妇联、共青团代表会议及民主党派会议代表登记表；
（2）政协委员提名表。
第十类：其他可供组织上参考的材料
1、有严重慢性病、身体残疾的体验表、工伤致残诊断书，确定残废等级材料；
2、新录用干部党群机关工作人员、国家公务员体检表。毕业生分配工作体检表；
5、民事纠纷调解书、判决书、离婚材料；
4、工会会员及各种协会会员、理事登记表；
5、领取《独生子女证》登记表；
6、历次运动中普遍写的思想总结、思想检查（有组织鉴定的归第三类）；
7、干部逝世后报纸报道的消息及讣告、悼词或生平;
8、专业技术干部的农村家属迁往城镇申报表;
9、非正常死亡的调查报告及记载有关情况的遗书等；
一、人事档案现行的分类及弊端
人事档案的分类是根据人事档案所反映的内容和形式特征分门别类，系统组织与揭示人事档案材料的一种方法。分为十类，即履历类、自传类、鉴定考核类、学历专业类、政审类、党团类、奖励类、违纪类、任免工资类、其他类。
现行分类的弊端：包含的内容信息量小，实用性差，此种分类无形中限制了材料的收集。例如，自传类是以文字形式反映个人的成长经历及思想，但现在大部分自传基本上如同简历。就是叙述成长经历也是只见优点，不见缺点，不谈思想，只是叙述简单的社会阅历，不能如实反映自己的思想、经历，参考价值很小。
对于第五类政审、历史类，由于建国后很长时期内政治运动不断，高校中大部分是知识分子，“文革”中大多数受到冲击，在当时的条件下，专设此类是必要的。另外，新中国成立后，面临的情况错综复杂，对工作人员进行严格的审查，作出清楚结论归入本人档案也是很有必要的。当时政审材料在个人档案中占有相当的比重，有的甚至仅此类就专门装订成厚厚的一册。党的十一届三中全会以后，党的工作重心从“以阶级斗争为纲”转移到“以经济建设为中心”，这必然影响到档案内容的侧重点。改革开放以来，从内容上看，人事档案应从过去突出政治表现逐步变为突出个人经历、业务能力、工作情况、学历等方面。
在新形势下, 原来人事档案的内容已远远不能满足利用者的需要。随着改革开放的不断深入, 人事档案的内容要作调整, 否则将严重影响人事档案在选人、用人上发挥作用。从现有的分类标准分类的人事档案中随便抽出一份，要得知诚信方面的信息是很难的。笔者认为，现代人事档案应该记载着个人成果，反映专业能力、突出个性特点，又能记录守法、纳税、借贷等信用内容。
二、新的分类及其作用
笔者认为，人事档案可分为十大类不变，只是将内容作以调整。新的十大类是： (1) 简历类； (2) 诚信道德； (3) 个人成果业绩类； (4) 学历专业类； (5) 各类进修培训、继续教育类； (6) 政治类； (7) 奖励类； (8) 违纪类； (9) 工资任免类； (10) 其他类。此分类法的好处：
1. 扩大了收集范围。
收集是人事档案材料鉴别、整理、保管、开发利用的源头。随着改革开放的不断深入和使用人才的需要，扩大收集范围，也是把为市场经济建设服务的个人信息包括在内的一个举措。如诚信类，从2007年开始，有些省份已开始要求考生对考试纪律予以承诺，虽然对此做法还存在争论，但它毕竟起到了一定的约束作用。诸如此类材料应归入人事档案。
2. 充实了干部档案内容。
由于原人事档案内容陈旧，信息量小，只能反映一个人的出生年月日、参加工作时间、简单社会阅历等，无法全面地反映一个人的业务水平及能力。经过调整的分类可以全面了解个人信息尤其是能力、信誉方面的信息。
3. 提高了利用价值。
改革开放以来, 人事档案的内容发生了根本的变化, 逐渐转向反映个人业务能力、学历等方面的内容。人事档案内容陈旧, 必然影响档案作用的发挥。人事档案原来由个人履历、自传、考核鉴定、学历学位、职称、政审、入党入团、奖励、工资任免等材料组成, 每个人的材料大同小异, 可读性不强, 有的人事档案除工资以外, 长达十年之久没有增加其他材料。我们考察干部首先是“德”, 但档案内提供不出具体的凭证, 只是笼统的套话。例如, 我单位有人在全国职称英语考试中找人替考, 发现后口头通知单位, 但档案内无任何记载。作为搞学术的人, 作出此种举动是非常可耻的。在年终考核中, 本人自评很好, 组织考核也未提及此事, 虽然进行了谈话批评, 但没有任何材料归入本人档案。另外, 在知识经济时代, 知识在不断更新, 各类培训、进修、继续教育就不可缺少。因此, 对各类培训、继续教育专设一类, 翻开档案便可一目了然。档案只有既便于利用, 又能满足利用, 才能发挥它应有的价值。
关键词：人事档案；审核整理；问题；解决措施
精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。
一、整理人事档案时所存在的主要问题
（一）档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。
（二）当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297mm×210mm）。材料左边应留有2.5cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。
（三）人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。
二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施
（一）人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。
（二）完整的进行个人档案的收集工作。个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。
（三）鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。
（四）在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。首先，确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.考察、考核、鉴定材料；审计材料；d.学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。e.政审材料；f.党、团组织建设工作中形成的材料；g.表彰奖励材料；h.涉法违纪材料；i.工资、待遇材料；招录、聘用材料；出国（境）材料；人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。
三、结语
作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。
参考文献：
[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， 2014（09）.
因此，档案分类审核整理工作的完整实施有着重要的意义，关系着每个社会人在社会中的存在状态，有利于国家的管理。
本文针对人事档案管理中的常见问题进行了具体的分析，并提出了几点建议。
关键词：人事档案;审核整理;问题;解决措施
精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。
由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。
一、整理人事档案时所存在的主要问题
(一)档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。
通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。
因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。
(二)当前资料与以往资料装订规格不相符。
《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297mm×210mm)。
材料左边应留有2.5cm的装订边。
A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。
干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。
以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。
而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。
档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。
(三)人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。
虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。
二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施
(一)人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。
在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。
在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。
在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。
(二)完整的进行个人档案的收集工作。
个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。
在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。
对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。
当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。
(三)鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。
档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。
在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。
避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。
(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。
在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。
首先，确保人事档案能够准确分类。
建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料;b.自传材料;c.考察、考核、鉴定材料;审计材料;d.学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。
e.政审材料;f.党、团组织建设工作中形成的材料;g.表彰奖励材料;h.涉法违纪材料;i.工资、待遇材料;招录、聘用材料;出国(境)材料;人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料;j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。
依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。
三、结语
作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。
所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。
作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。
认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。
参考文献：
[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， (09).
[2] 丁敏. 刍议人事档案的分类审核整理[J].科技创新导报， 2014(09).
人事档案材料的收集与整理【2】
人事档案材料的收集与整理是做好人事档案管理工作的前提和基础，材料收集是否及时、准确、全面、规范，整理是否合乎标准，直接关系到人事档案的价值，决定着能否为组织人事部门提供高质量服务，更好地起到凭证与参考作用。
笔者作为事业单位一名从事人事档案管理十余年的档案工作者，谨在此谈一谈实践中的工作体会。
一、档案材料收集整理工作现状
近年，随着各级领导的重视和人事档案达标升级活动的推进，人事档案管理水平有了很大提高。
但由于某些原因，有的单位在人事档案材料收集与整理方面尚存在一些问题：
1、档案意识淡漠 人事档案一般由组织人事部门保管，档案材料的收集、鉴别、整理、归档由人事干部负责完成。
人事档案主要为组织人事部门服务，一般干部职工接触不到自己的档案，这种特殊性、距离感影响了个人对档案的关注程度，很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求，也不重视对个人档案的充实，将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放，而不交由人事档案管理部门存档，造成档案不能全面反映个人综合素质，给组织考察了解干部带来偏差。
而人事干部由于工作的繁忙，对档案材料的收集、归档工作重视不足的状况也在一定范围内存在。
2、材料缺失严重 由于部分同志档案意识的淡漠，使得一些属于归档范围的有价值的材料不能及时被收集，久而久之，造成人事档案材料的遗失和破损。
而档案管理者一般由人事干部兼职，有的人员交替较频繁，本职工作的忙碌和业务素质的缺乏都影响了对档案材料收集的全面性。
职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。
3、档案整理欠规范 对档案材料进行加工、整理、装订，是档案管理人员的基本功之一，但有的单位管档人员队伍不稳定、交接不及时、素质不过硬、业务不熟练，影响了档案的整理水平，出现纸张大小不标准、分类不准确、装订不整齐等问题;有的卷宗零散材料长期不予装订，很容易丢失;有的材料装错卷盒，张冠李戴;有的切割不准确，材料部分内容被剪裁，损失无法弥补。
二、加强人事档案收集整理工作的对策
1、加大宣传力度，增强职工的档案意识
人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作，收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。
加大档案知识宣传力度，普遍增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的保障。
我们可通过会议、培训、座谈等方式，随时将档案知识渗透到职工意识中，主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系，各类资格证书有利于组织考察提拔干部，招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。
2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性
收集人事档案材料是人事档案工作的基础。
为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。
如可建立兼职档案员制度，选派专人作为各部门的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人;同时保持人员的稳定，人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。
档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，同时了解掌握职工动态，不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。
3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案整理水平
材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。
档案管理人员必须掌握过硬的基本功，熟练进行档案整理工作。
首先要对材料进行审核，看材料是否属于归档范围，是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;然后将审核完毕的材料进行技术加工，对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等，制成整齐划一的16k纸张，按照《干部档案工作条例》相关规定进行分类、排序，使用《组织干部管理信息系统》软件进行信息录入并打印档案目录;最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档，完成对一卷人事档案的阶段性整理。
以后陆续收集的档案材料也要严格按照流程补充入档案卷宗。
档案的整理过程比较繁琐，需要档案工作者以耐心、细致的工作态度，学习档案知识、掌握专业技能才能做好。
单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质。
档案管理人员尽量保持稳定，如遇岗位交替，一定要提前做好交接工作，杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。
第一类：（1）干部履历表，简历表。
（2）干部、教师、医务人员、学生等各类登记表。（3）个人简历材料，更改姓名材料。
第二类：自传及属于自传性质的材料 第三类：（1）鉴定类（含自我鉴定）。
（2）考察、考察材料；以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料。（3）考核登记表
（4）干部考核和民主评议的综合材料。
第四类：（1）学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料（报考高等院校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料。
（2）教师资格过渡申请表等（要有上海市教育委员会教师资格认定章）
（3）专业技术职务任职资格申报表，聘用专业技术职务审批表等。（4）干部创造发明、科研成果、论文等目录。
第五类：政治审查材料；入团入党政审材料 第六类：（1）人团志愿书、入团申请书、团员登记表
（2）入党志愿书（形成时间为支部大会通过入党时间）、入党申请书、转正申请书、党员登记表、不合格党员被劝退或除名的材料，取消党员资格的组织意见。
（3）因私出境保留党籍审批表报党委批准后留档。
（4）民主党派只收集登记表、通知或批复材料即可。
第七类：（1）奖励材料（包括科技业务奖励、各种先进人物登记表、模范事迹通报材料等
（2）手续齐全的学生奖学金审批表或登记表。第八类：违纪处分材料
第九类：（1）工资变动登记表（排九类1号，日期写用该新表时的日期填写）工资变动情况（按时间顺序排）（85年工改以来的材料）
（2）干部任免审批表、录用和聘用审批表、聘用干部合同书、续聘解聘审批表（按时间顺序排）（90年以来干部任免材料）（3）出国出境人员审批表。（4）民主党派代表会代表登记表（5）延长退休时间审批表归入九类
第十类：其他组织参考的有保存价值的材料，如就业报到证、协议书、工会会员表、残疾体检表等
材料形成时间：为材料落款标明的最后时间
干部职务变动登记表放在目录后面第一类第一号前面，不编号不记页 工龄津贴、职务（岗位）津贴、养老保险补贴不登记在“工资变动登记表”内 97年后“干部任免审批表”缺的必须补全
（一）人事处
１、根据需要和上级要求布置填写的干部、工人履历表、各类人员登记表、个人简历材料及简历表，自传和属于自传性质的材料；
2、教职工在不同时期以不同形式形成的考核、考察、鉴定材料；
3、在职人员提高学历、出国留学、三个月以上的进修等过程中所形成的材料，包括报考表、推荐表、学习成绩单、毕业生登记表、鉴定、学历认定、学位授予以及国内进修考核表、出国进修回国人员登记表等材料；
４、录用、聘用干部工作中形成的有关材料：
（1）报考登记表和录用审批表，聘用审批表和合同书、政审结论和有关证明材料；
（2）续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等；
（3）教职工入校毕业生就业报到证、工作分配（调动）介绍信、留学人员回国工作就业报到证；
（4）退（离）休审批表等材料。
５、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：
（1）专业技术职务任职资格申报表（呈报表、评审表）；（2）专业技术资格考试申报表，成绩合格登记表；（3）评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传；（4）聘任（岗）、确认、套改、晋升和解聘专业技术职务（职称）审批表、登记表；
（5）工人技术等级考评审批表。（6）教师资格认定申请表；
６、博士后进出站形成的材料：包括博士后申请表、博管会批件、博士后研究人员工作期满登记表等；
７、办理工资、待遇等工作中形成的材料：（1）见习期、试用期满转正定级审批表；
（2）各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；（3）享受专家特殊津贴的呈报表；
（4）解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
8、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料（1）新入校人员体格检查表等材料；
（2）有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；
（3）办理丧事形成的有关材料；
（4）各种保险等材料。
9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料。
10、奖励活动中形成的有关材料：劳动模范，先进工作者，有突出贡献优秀专家等先进事迹材料，先进事迹登记表等表彰材料；
11、其它对考察了解使用干部有参考价值的材料；
（二）组织部、统战部
1、干部任免
（1）作为干部任免、调动依据的正式考察材料：包括考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料等；
（2）干部任免审批表，承办部门需在表中注明任免或聘任依据的文件文号、标题、日期等；
（3）后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料；
2、党员材料
（1）中国共产党入党志愿书，入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；
（2）党员登记表，民主评议党员的组织意见、登记表；（3）整党工作中不予登记的决定、组织意见；
（4）民主评议认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；
（5）延长预备党员预备期或取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书）；
（6）认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料；
3、党代会的有关材料
4、政协、民主党派代表会代表登记表、加入民主党派的有关材料；
5、表彰奖励活动中形成的有关材料
优秀党务工作者、优秀党员审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
6、干部挂职锻炼考核（鉴定）材料以及优秀人才计划相关归入个人档案材料等；
（三）教务处、研究生院、学科建设办公室、学生工作处、成人教育学院、1、学历学位材料：普通高等教育、成人教育、自学考试报考登记表，入学考试各科成绩，研究生推免生登记表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表，毕业生登记表，授予学位材料，毕业证书、学位证书复印件；参加硕士研究生单独考试要有专家推荐表；参加博士研究生考试要有专家推荐书；申请同等学历硕士、博士学位的要有课程进修成绩单、国家统考科目统考成绩单；
2、政审材料：学生学习期间形成的政审表、综合素质测评材料，鉴定表等；
3、奖励及处分材料：学生在学习期间形成的校级（含校级）以上的奖励和处分材料；
4、反映科研学术水平的材料：遴选博士生导师简况表、当选院士的相关材料；
5、奖励活动中形成的有关材料：教学质量奖、教学成果奖、优秀教材奖等先进事迹材料，先进事迹登记表等表彰材料。
6、反映个人教学水平、教学成果的相关材料：如北京市教学名师申报表等材料；
（四）团委
1、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表；
2、退团和超龄离团材料；
3、奖励活动中形成的有关材料：优秀团员、优秀团干部、社会实践先进个人等审批（呈报）表、先进事迹材料、先进事迹登记表等表彰材料；
4、共青团代表会等代表登记表；
（五）外事办
1、因公出国（出境）审批表、备案表；
2、在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。
（六）科研处
1、专业成果材料：
（1）创造发明、科研成果鉴定材料；
（2）各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录；
（3）反映学历才识、专业技术方面的登记表及其它材料。
2、各类科技人才申报审批表。
3、表彰奖励材料: 国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、省部级科技奖、中国青年科技奖等呈报表、审批表等表彰材料。
（七）工会
1、学校级以上的职代会、教代会、妇代会等代表登记表。
2、各类先进事迹表彰材料及登记表。
（八）纪委（监察、审计）、保卫处
１、处分决定、免于处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待，对处分决定的意见，查证核实材料，撤消处分的有关材料，通报批评材料；
２、复查甄别报告、决定（结论）、上级批复；
３、审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计材料。
4、法院判决书；
5、表彰奖励活动中形成的有关材料：立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料，包括推荐表、审批(呈报)表,先进事迹材料、先进事迹登记表。
（九）相关部门及个人
1、表彰奖励活动中形成的有关材料：包括推荐表、审批(呈报)表,先进事迹材料、先进事迹登记表等表彰材料。
2、在职人员进修、自学考试、成人教育、业余学习的申报表、成绩登记表和鉴定材料等。
3、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。
4、属于个人行为形成的归档材料。
收集方法
（十）建立干部人事档案材料收集、归档联系制度。
学校各单位都应建立健全送交人事档案材料归档的制度，设联系人一名，负责本单位形成材料的及时收集归档工作。
（十一）干部人事档案材料收集、归档手续。
形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后一个月内，按要求将材料送交人事处档案管理科归档。材料形成部门在移交归档材料时，必须认真填写《档案材料移交清单》，由人事处档案科签收，移交清单需妥善保管以备查。人事处档案管理科发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，要及时通知形成材料的部门办理补送或补办手续。
一、人事档案材料收集工作标准化管理的基本原则
(一) 最优化原则。在进行人事档案材料收集工作标准化系统管理的过程中, 应全面认真分析人事档案收集标准化系统的主要构成要素, 以及各要素之间的相互联系, 选择最佳的构成要求, 设计最合理的要素关系链, 实现档案收集标准化系统的最优化。以期投入较少的人力、物力、财力, 获得良好的工作秩序, 赢得最大的效益。
(二) 精简化原则。人事档案材料收集的主要目的是为了给人事档案管理工作提供重要的信息, 由于人事档案材料信息较多, 为了达到档案工作的经济、有效性需求, 在实现人事档案收集工作标准化过程中, 应根据人事档案实际需求, 仔细筛选、提炼自然状态档案材料中的档案信息, 将收集材料信息中没有用、不必要、重复的材料剔除, 尽可能精简档案材料。
(三) 协调性原则。人事档案材料收集贯穿于档案工作的始终, 涉及到多方面内容, 是一项非常细致的工作, 想要提高档案材料收集工作的整体功能, 达到最佳效果, 应采取多种有效手段, 做好人事档案系统内外关系的协调工作。将实现人事档案材料收集工作标准化目标分配到各相关部门、人员身上, 做到分工严密, 形成一种广泛协作、相互协调互动的良好关系。
(四) 统一性原则。科学、统一的管理规范是确保人事档案材料收集工作顺利开展的重要前提保障, 是实现人事档案收集工作规范化、标准化、有序性的重要手段, 有利于提高档案材料收集的工作效率以及准确性。在制定统一的人事档案材料收集工作标准化规范、制度时, 应结合某一段时期, 某一特定条件根据人事档案的功能、作用、形成以及其他特性确定适合的规范标准, 尽可能使这一规范标准的功能等效于相关人事档案材料。但值得注意的是, 不同时期和条件下, 档案材料收集工作的要求也会随之变化, 因此规范、标准应具备一定的灵活性, 保证标准的相对统一。
二、人事档案材料收集工作标准化的基本要求
(一) 确保人事档案材料收集的全面、完整性。系统、完整的人事档案形成需要整合各个分散的档案材料, 收集整理周期较长, 必须借助科学、合理的管理规章制度进行监督、约束。每一个单位档案部门人员在收集档案材料过程中, 应严格贯彻落实国家相关的规章、制度法规的基础上, 根据本单位自身的实际情况制定更加明确的材料归档要求、归档方法以及相关制度, 提高管理规章、制度的执行度, 提高使档范围的合理性, 尤其针对档案保管的期限应进行严格规定。
(二) 应加强人事档案收集业务工作的调查与指导。人事档案的分散形成以及集中、统一管理, 是人事档案材料收集中最大的矛盾, 档案工作者应全面了解、掌握人事档案使用、功能、形成、管理、流动等特点, 确保档案材料收集工作的科学性、有效性。在进行人事档案收集工作过程中, 应防止少数单位将一些本应该移交的人事档案私藏出现不愿移交, 作为自己的私有财产现象, 同时也应该预防过早将目前仍然常用的人事档案接收到档案形成机关, 造成工作不便。
三、加强人事档案材料收集工作标准化的途径
(一) 实现档案材料收集渠道的信息化。目前, 随着网络信息技术的快速发展, 很多单位已经实现信息化管理, 网络信息化是做好档案收集工作的重要保证。档案材料收集工作者应经常联系与本单位相关的单位, 拓宽、疏通档案收集工作的渠道, 实时了解、掌握相关单位的人事信息, 建立一个覆盖所有档案信息产生的人事档案材料收集信息网络系统。
(二) 实现档案材料收集的制度化。实现人事档案材料标准化的核心内容是实现工作的制度化, 各单位及档案管理部位可以根据本单位的实际情况制定“定期索要材料信息制度”, 所有材料自形成之日起, 从材料的收集到归档时间应在限期内完成。工作人员可以通过电话、电子邮箱、信函等方式, 按照规定的时间索要相关单位产生的材料, 可以有效减少材料形成积压现象, 提高人事档案材料收集的及时性、有效性、准确性。
(三) 实现档案材料收集的规范化。实现人事档案材料收集工作的规范化、有序化是提高档案材料收集有效性的重要手段。主要是要求工作人员全面掌握人事档案材料形成的内在规律, 指导各单位材料的形成, 使各单位材料都符合相应的规范要求和标准度。在材料收集过程中应逐件、逐页严格审查每项收集材料, 若收集材料未达标准要求, 应立即退回要求重做, 直至达到相应标准要求时方可归档。
一、收集范围
（一）在干部人事工作中形成的履历表，简立表、各类人员登记表等材料。
（二）自传和属于自传性质的材料。
（三）考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
（四）国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表、鉴定表、授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结（结业），博士后研究人员工作期满登记表材料。评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料；专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传、评审专业技术职务任职资格申报表。聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
（五）政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见 决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。更改姓名、民主、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
（六）党、团组织建设工作中形成的有关材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表、整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见；退党材料；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、优秀团员事迹材料，退团材料；加入民主党派的有关材料。
（七）表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
（八）纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤销处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。
（九）干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料），干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
（十）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。党代会、人代会等会议工作中形成的有关材料。健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。办理丧事形成的有关材料。形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交主管干部人事档案的部门归档。使干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，不失时机的向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
二、归档要求
（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
（二）归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可有组织注明。
（三）干
部人事档案材料的载体一般应使用１６开规格的办公用纸，对档案材料载体不符合的进行了表糊，使材料左边应留出２－２﹒５厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用兰黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
三、监督检查
（一）加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。
（二）干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。
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