内部文件管理制度

内部文件管理制度（精选8篇）

内部文件管理制度篇1

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、修改、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核透过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员务必遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，务必根据档案管理制度严格做好记录。

第三条流程设计

内部文件管理制度篇2

1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。

被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。

2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。

由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。

4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。

5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。

目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。

总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。

摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。

关键词：电子文件,概念,管理,基础

参考文献

[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .

“内部文件”曝光日军事野心篇3

今年5月，在众议院开始审议安保相关法案的同时，统合幕僚监部制作了这份“内部文件”。该“内部文件”设想安保相关法案8月获得通过，赤裸裸地提出要设立自卫队与美军执行联合作战的“日美联合司令部”，确立可立即开展军事作战的体制。

周密军事作战计划统合幕僚监部制定的“内部文件”的标题是《关于“日美防卫合作指针”及和平安全法制相关法案》，共49页，由“日美防卫合作指针”、“和平安全法制相关法案”和“鉴于指针及和平安全法制相关法案的今后方向性”这三部分构成。5月下旬，统合幕僚监部通过电视会议向全国各部队进行了发布。

最值得关注的是“鉴于指针及和平安全法制相关法案的今后方向性”这部分。之所以这么说，是因为文件以“今后方向性”的名义，提出设立事实上的日美联合司令部，研究自卫队干预“东海”和“南海”的方式。这些表述明显与以往不同，并且成为全体自卫队员共享的信息。

这再次凸显出自卫队已经到了完全无视舆论的反对与担忧以及无视国会正在审议的地步，可以说是一个极其严重的问题。

尽管遭到舆论的强烈反对，安倍政府仍然凭借在国会上的席位优势强行通过了安保相关法案。这份文件对于了解安保相关法案通过后日美以何种形式打造军事联合体制非常重要。

已将自己称为“军队” 先从细节来看。值得关注的一个极其重要的课题是“基于指针及和平安全法制的主要研讨事项”中的“III被强化的同盟内部的协调”这部分。

这部分划分为“A同盟协调机制”、“B被强化的运用层面的协调”、“C共同计划的制订”等三项内容，其中最值得关注的是“A同盟协调机制”这一项。这里将此前有事时启用的“协调机制”变更为平时常设的“同盟协调机制”，并写道“将商讨军军间协调所的运行要领”。

所谓“同盟协调机制”，是指日美间运行的“日美联合司令部”。而设置于其内的“军军间协调所”，则是指自卫队与美军两个“军队”实际共同作战不可缺少的组织。就连《日美防卫合作指针》中都没有提到的“军军间协调所”，居然在“内部文件”中被提到。这意味着自卫队已经将自己规定为与美军并列的“军”。

军人政治或将抬头一份只不过是日美两国政府间签订、作为防卫外交协议的“指针”文件，却被自卫队和政府视为最终且决定性的准则。这点本身就是个问题。

“内部文件”记载了就连防卫合作指针和安保相关法案都未提过的“军军间协调所”内容，这说明，统合幕僚监部并不关心宪法制约和舆论动向，只追求军事合理性。

同时，必须认识到自卫队的“文民统制”制度已经陷入瘫痪。

问题是，这等于要求把制定自卫队与美军事实上的军事作战计划纳入外交防卫政策之中，反映了统合幕僚监部试图直接参与国政根本的姿态。进一步讲，这是在要求日美军力一体化。打着“日美共同计划”名义的军事作战计划，将是由自卫队的统合幕僚监部来主持推进。这件事本身，从以文民优越为基本原理的文民统制角度看，是一个严重的问题。

“内部文件”曝光后，安倍首相及中谷元防卫大臣在国会上的发言也值得关注。尤其是安倍首相在答辩时翻脸称制作“内部文件”是“理所当然的行为”。

从安倍首相的反应看，他似乎认为依据武官的见解，或者通过发挥自己“亲自卫队”的姿态来推进防卫政策是合理的。

在可谓“战争法案”的安保相关法案通过后，势头强劲的自卫队武官们甚至可能堂而皇之地登上政治舞台，主导强硬的军事外交路线。

内部文件管理制度篇4

|----广东雪莱特光电科技股份有限公司内部控制的自我评价报告(pdf 15)|----内部审计实务标准导读（PDF 54）

|----管理阶层应体认内部控制制度之重要性(ppt 18)|----公开发行公司建立内部控制制度处理准则修正重点(ppt 31)|----财务会计教程--第四章-内部控制与现金管理（DOC 56）|----廉洁有效财务管理指南（pdf 52）

|----桂东电力规章制度内部控制制度(pdf 32)|----华润啤酒风险管理与内部控制培训资料-终稿之二--第三部分目标、风险和内部控制-附件(pdf 33)|----华润啤酒风险管理与内部控制培训资料-终稿之二--第三部分目标、风险和内部控制(pdf 97)|----2008年3月企业内部控制和风险管理讲义资料(ppt 58)|----风险管理与内部控制基本概念(pdf 54)|----应收帐款信用风险的防范与控制初探(doc 6)|----财政支出增长及其控制(ppt 48)|----试论内部控制与企业文化的关系(doc 4)|----企业内部控制的强化取决于经营者(doc 4)|----浅谈企业内部会计控制制度(doc 9)|----内部控制与实务之探讨(ppt 40)|----加强内控建设规范采购管理(doc 5)|----现代企业内部控制（ppt 53）|----风险与内部控制(ppt 77)|----内部控制-为何需要控制--确保目标之达成(ppt 116)|----现金及內部控制--內部控制之目的(ppt 35)|----内部控制及其评审--内部控制概述(ppt 25)|----商业银行风险管理与内部控制(ppt 15)|----审计学教程--内部控制制度及其评审(ppt 17)|----内部控制及其测试与评价--内部控制定义与内部控制目标(ppt 22)|----财务控制方案---财务信息的需求与供给(ppt 21)|----内部控制制度完善项目计划(ppt 24)|----内部控制作业之探讨-销货及收款循环控制作业(ppt 28)|----如何做好公司內部控制(ppt 18)|----内部控制-信用控制(ppt 65)|----案例分析--内部控制在合资公司的应用(ppt 24)|----国有商业银行内部审计质量控制制度的构想(doc 7)|----企业内部会计控制制度研究(doc 11)|----加强企业内部控制-提高资金使用效益(doc 9)|----内部控制及控制风险评价(doc 21)|----证券公司融资融券业务试点内部控制指引(pdf 7)|----会计电算化及其对财会业务内部控制的影响(doc 5)|----XX证券股份有限公司内部控制制度(pdf 10)|----内部会计控制规范-货币资金(pdf 4)|----内部控制与内部会计控制(doc 22)|----内部控制与公司治理(ppt 86)|----内部稽核与海外检查(ppt 42)|----了解内部控制结构和评估控制风险(ppt 12)|----内部控制的核心就是会计控制(ppt 5)|----内部控制制度及控制风险评价(ppt 46)|----内部控制测试与评价(ppt 21)|----内部控制与ERP(ppt 60)有效的内部控制(目标)|----内部会计控制建议书（PDF 139）|----企业运作之内部控制(pdf 26)|----内部控制审计的程序和方法(doc 4)|----对内部控制审计的几点认识(doc 5)|----公共部门内部控制(doc 5)|----运用内部控制测评的做法(doc 6)|----内部控制和风险管理的说明-状况与评价(pdf 10)|----内部控制研究-监督是对内部控制质量进行评价的过程(ppt 36)|----内部会计控制-内部会计控制的概念(pdf 34)|----内部控制审计-目标-程序与方法(pdf 34)|----内部控制制度调查问卷(xls)|----现代内部审计的十大理念(ppt 42)|----内部控制制度修订稿(pdf 23)|----内部控制管理及检查监督办法(pdf 14)|----财务内部控制制度-基本制度(pdf 5)|----存货内部控制制度(doc 4)|----内部控制理论与实务(ppt 60)|----内部控制审计实施细则(doc 8)|----内部控制测试程序和一般性内部控制测评(doc 28)|----关于制定公司内部控制制度的议案(pdf 4)|----CASH 内部控制和现金(ppt 43)中英文版 |----企业内部控制科研课题管理办法(doc 14)|----企业内部控制具体规范第xx号--担保(doc 6)|----XXXX集团财务内部稽核制度(doc 5)|----内部物资调拨调出签审流程(ppt 72)|----控制工作基础-控制工作的主要功能(ppt 15)|----政府投资项目资金支付内部控制体系(ppt 12)|----上市(柜)公司内部控制制度缺失汇总与检讨(ppt 14)|----内部控制的评审--内部控制的调查内容(ppt 12)|----内部控制及其评价--内部控制的产生与发展(ppt 15)|----我国企业内部控制规范若干问题(ppt 67)|----控制的工具与技术(ppt 21)|----公开发行公司建立内部控制制度处理准则(ppt 76)|----企业内部创新机制(ppt 11)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第6部分－附则（F）--附则4：员工守则(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第6部分－附则（F）--附则3：内控配套规章制度目录及索引(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第6部分－附则（F）--附则2：业务流程适用单位(xls)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第6部分－附则（F）--附则1：内控业务流程联系人(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第5部分－检查评价办法（E）--内部控制检查评价与考核办法(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第5部分－检查评价办法（E）--检查评价办法附件汇总(xls)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第4部分－权限指引（D）--权限指引说明(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第4部分－权限指引（D）--权限指引(xls)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--财务报告计划矩阵(xls)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--15,1一般合同管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--14,1税务管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--13,1安全环保管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--12,3生产经营统计业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--12,2成品油调运业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--12,1生产调度运行业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--11,6信息批露业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）-11,5基础设施IT一般性控制内部控制(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）-11,4应用系统IT一般性控制内部控制(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）-11,3ERP系统IT一般性控制内部控制(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--11,2信息资源管理业务内部控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--11,1信息系统管理业务内部控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--10,3利率汇率风险管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--10,2担保业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--10,1石油保值业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--9,1编制财务报表业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--8,2非持续性关联交易业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--8,1持续性关联交易业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--7,6无形资产管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--7,5固定资产业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--7,4油气资产管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--7,3长期股权投资管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--7,2存货管理业务内部控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--7,1应收款项管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--6,3工程项目管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--6,2勘探开发投资业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--6,1资本支出业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--5,4承兑汇票管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--5,3资金收、拨款管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--5,2货币资金管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--5,1筹资业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,11成品油出口业务内部控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,10加油卡管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,9润滑油销售业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,8燃料油销售业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,7成品油直销及分销业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,6成品油零售管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,5化工产品销售业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,4一般产品出口业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,3一般产品销售业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,2天然气销售业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--4,1原油销售业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--3,3科技开发费管理业务内部控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--3,2人工成本管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--3,1修理费用管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--2,3商品流通费用管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--2,2炼化成本管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--2,1油气生产成本管理业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--1,6进口成品油业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--1,5成品油采购业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--1,4一般物资采购业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--1,3原油配置、运输业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--1,2进口原油采购业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分－内控矩阵（C）--1,1原油采购业务控制矩阵(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--9,1编制财务报表业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）-8,2非持续性关联交易业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--8,1持续性（经常性）关联交易业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--7,6无形资产管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--7,5 固定资产业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--7,4油气资产管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--7,3长期股权投资管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--7,2存货管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--7,1应收款项管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--6,3工程项目管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--6,2勘探开发投资业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--6,1资本支出业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--5,4承兑汇票管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--5,3资金收、拨款管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--5,2货币资金管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--5,1筹资业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,9润滑油销售业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,8燃料油销售业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,7成品油直销及分销业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,6成品油零售管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,5化工产品销售业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,4一般产品出口业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,3一般产品销售业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,2天然气销售业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,1原油销售业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,11成品油出口业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--4,10加油卡管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--3,4营业外支出管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--3,3科技开发费管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--3,2人工成本管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--3,1修理费管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--2,3商品流通费管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--2,2炼化成本管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--15,1一般合同管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--2,1油气生产成本管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--14,1税务管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--13,1安全环保管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--12,3生产经营统计业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--12,2成品油调运业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--12,1生产调度运行业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--11,6信息批露业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--11,5基础设施IT一般性控制流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--11,4应用系统IT一般性控制流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--11,3ERP系统IT一般性控制流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--11,2信息资源管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--11,1信息系统管理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--10,3利率汇率风险管理业务(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--10,2担保业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--10,1石油保值业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--1,6 进口成品油业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--1,5成品油采购业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--1,4一般物资采购业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--1,3原油配置、运输业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--1,2进口原油代理业务流程(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第2部分－业务流程（B）--1,1原油采购业务流程(doc)|----2007年上半年内部控制检查指南--指南封面目录(doc)|----2007年上半年内部控制检查指南--2007年上半年分公司内控检查工作底稿(xls)|----2007年上半年内部控制检查指南--第二部分：2007年上半年内控检查评价方法(doc)|----2007年上半年内部控制检查指南--第一部分：2007年上半年内控检查评价实施方案(doc)|----XX石油化工有限公司2008年内部控制手册--第1部分－总则（A）(doc 16)|----企业内部控制文件--相关内部控制制度(doc 5)|----企业内部控制文件--电算化管理制度(doc 17)|----企业内部控制文件--组织机构及岗位职责(doc 19)|----企业内部控制文件--工程项目决策业务流程(doc)|----企业内部控制文件--现金管理流程(doc)|----企业内部控制文件--有价证券业务流程(doc)|----企业内部控制文件--土地转让决策业务流程(doc)|----企业内部控制文件--商品销售业务流程(doc)|----企业内部控制文件--实物资产业务流程(doc)|----企业内部控制文件--商品管理流程(doc)|----企业内部控制文件--对外投资业务流程(doc)|----企业内部控制文件--货币资金业务流程(doc)|----内部控制报告的可行性分析(DOC 15)|----统一企业內部控制评估分析报告（DOC 6）|----单位内部控制与风险防范(ppt 86)|----业务操作内部控制--采购循环风险控制(ppt 59)|----强化内控制度建设促进医疗卫生机构健康发展(ppt 83)|----论保险公司的公司治理、风险管理和内部控制的关系(doc 16)|----浅议上市公司内部审计组织架构(doc 10)|----内部会计控制的责任主体(ppt 12)|----酒店企业内部控制发展现状及相关研究综述(pdf 68)|----内部治理,法律注册,财务管理与团队建设(pdf 97)|----从会计内控探讨次级房贷投资风险(pdf 17)|----实验室内部质量控制(pdf 48)|----企业内部控制机制与财务舞弊风险(pdf 69)|----销售内部控制调查表(xls)|----内部控制与财务管理(ppt 60)|----何谓内部控制(ppt 25)|----我国企业内部控制规范若干问题(ppt 56)|----内部控制与控制风险评估(ppt 20)|----内部控制通论(ppt 85)|----内部控制与业务流程重组(ppt 84)|----XX证券有限责任公司内部控制制度基本规范(doc 9)|----公共部门内部管理(ppt 37)|----持续改进资料培训--控制管理(ppt 19)|----内部会计控制规范概述(doc 45)|----中国科协会计基础工作规范化考核暂行办法(doc 14)|----管理控制-管理控制的含义(ppt 26)|----杭州钢铁股份有限公司董事会工作条例(doc 16)|----财务科岗位职责与规范(doc 11)|----内部审计简述(pdf 50)|----企业内部控制理论与实践(ppt 120)|----企业财务会计培训讲座--内部控制(ppt 95)|----部门职能--财务核算部，财务核算部主管(doc 5)|----公司内部财务监控机制统合管理初探(doc 8)|----对加强施工企业工程项目财务控制的思考(doc 5)|----强化财务管理与控制增强企业核心竞争力(doc 5)|----刍议大型企业集团的财务监控(doc 9)|----对内部控制实质重于形式的思考(doc 4)|----加强对国有控股公司的内部控制与监督(doc 5)|----权责划分规章-财务(doc 8)|----出纳工作流程(doc 10)|----Fedex SAP财务控制系统(ppt 46)|----如何強化內部控制功能（PPT 40）|----国家财务调控的目标与方式(doc6)|----集权与分权相结合的外贸集团公司内部财务管理体制(doc9)|----控股公司财务控制问题探讨（DOC 7）

|----COSO内控与风险管理之监控（PDF 11）

|----深圳证券交易所上市公司内部控制指引(DOC 20)|----证券公司内部控制指引（DOC 34）

|----企业内部控制的现状、成因与对策（doc 14）|----电算化会计系统的内部控制（doc 7）

|----集团内部控制制度全集(doc 438)隆重推荐！img |----企业管理：内部控制(ppt 29)|----内部控制制度-薪工循环(DOC 25)|----内部控制原理（ppt 87）

|----MOTOROLA企业内部控制标准手册(DOC 75)|----关于提取资产减值准备和坏帐损失处理的内部控制制度（doc 11）|----企业内部控制管理（PPT 71）

|----企业内部控制与风险防范（PPT 101）|----企业内控制度（doc 34）

|----企业管理:现代企业内部控制(ppt 53)内部控制怎么做? |----ERP系统××公司企业内控业务流程指导说明书(doc 84)强力推荐！|----财务风险管理专题二:企业内部控制(ppt 128)强力推荐！|----财务管理：如何提高企业财务内控制度（pdf 51）

|----企业管理控制系统(安达信咨询)

|----CIA考试培训资料之二----内部控制(ppt 98)|----企业战略预警反应系统(论文)(doc 62)

|----企业财务预警体系--强棒推荐!适合企业内部控制(doc 141)|----内部稽核查检鉴别表

|----统一公司内部控制评估分析报告(doc 15)|----企业内部控制设计

|----企业内部会计控制目标构造及其分层设计

|----管理制度—财务--八大循环内控制度***推荐 |----企业内部会计控制目标

内部文件管理制度篇5

文件

【2010】9号签批：汉建新时间：2010年5月22日 _______________________★_____________________

关于下发沙雅二中开展“我为创建平安畅通县做贡献，争做

维护交通安全好干部”活动的通知

各科室、年级组、党小组：

根据县学教办下发《关于开展“我为创建平安畅通县做贡献，争做维护交通安全好干部”活动的通知》（沙学组办发【2010】4号）文件要求，进一步组织全县党员干部做好国家“平安畅通县”的创建工作。具体要求如下：

一、工作内容：

1、各组要进一步加强对全体党员干部的交通法规方面的宣传教育工作，举办交通安全知识测试、竞赛等活动，使全体干部自觉学习交通法规，加强交通安全意识，模范遵守交通规则，主动未回交通安全。

2、下周学校将组织开展一次知识测试活动，届时学教办将下发测试卷，请各组组织教师测试并完成试卷阅卷登分工作报学校学教办。

3、在此活动开展期间县公安局、交警大队将对出现的反面典型严厉打击，并在全县范围内通报。请各组教育好师生模范遵守交通法规，文明出行。

4、学校将在5月28日前将我校开展活动情况总结和先进人物事迹报县学教办，各组务必在5月27日前完成各项工作。

主题词：创建平安畅通县宣传教育通知

报送：县教育系统两讲一树学教活动领导小组办公室

印发：学校领导、党小组、年级组

沙雅县第二中学两讲一树学教活动领导小组办公室2010年5月15日

文件管理制度篇6

(一)总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管

1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条发文的范围：

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：

(1)公布单位规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)其他有关重大事项；

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条发文程序规定：

1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

电子文件管理浅析篇7

一、电子文件特点

1. 操作方便, 便于管理。

传统的档案管理模式是由文书处理部门立卷, 档案业务部门接收, 文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类, 花费了档案人员大量的时间和精力。而电子文件可以马上储存, 随时归档。在计算机管理信息系统中, 文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统, 有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理, 交档案部门归档, 也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门, 档案部门再根据归档的要求, 及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来, 转化为电子档案。

2. 容量大, 节省库房存储空间。

传统的纸质档案需庞大的库房来进行存放和保管, 而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上, 它可以大大节省档案装具和库房空间, 降低保管成本。

3. 检索快捷, 提高档案利用率。

利用者要借阅纸质档案, 必须到档案室或档案馆办理借阅手续, 借阅后如需复制档案, 还需办理审批手续。在办公自动化系统中, 储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的, 用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息, 并可方便快捷地复制存储。

二、电子文件对档案管理的影响

1. 改变了原有的管理对象、流程和方法。

电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘, 并可在磁盘上进行修改加工, 一旦贮入办公信息数据之中, 即由档案、技术人员所共享, 这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限, 可随时产生, 随时更改。归档时, 必须以磁盘或光盘的形式移交, 归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件, 还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2. 改变了分类方式。

鉴于电子文件信息与载体的可分离性, 档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系, 这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中, 文件的形式特征和内容特征都已经发生了变化, 电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合, 不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合、分类整理。

3. 改变了鉴定的内容、标准和方法。

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性, 其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化, 原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大, 电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限, 而电子文件一方面由于制作方便, 将产生比以往更多的文件, 另一方面由于用户的需要, 信息将会不断地修改和补充, 故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证, 其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

1. 电子文件保管方面。

由于目前电子文件对外部条件的过分依赖, 而纸质文件相比之下可独立使用, 因此, 现阶段档案管理过程中明确推广的双轨制和双套制, 具有一定实际效果。也就是在电子文件的归档、整理的同时也输出纸质拷贝, 两种文件模式一起运转, 发挥两种文件的优点和功能。双轨制和双套制融合了纸质档案和电子档案的优势, 既可发挥高效存取功能, 又可保障独立安全使用。可见, 双轨制和双套制是档案管理发展的必然结果, 也是现阶段解决电子文件对外部条件依赖的有效方法。

2. 电子文件原始性方面。

为了保护电子文件的原始性、真实性, 必须从电子文件生成时就开始对其严密监管, 建立对各项操作的跟踪记录。可以制定文件生成和办理的流程控制程序, 建立环环相扣的责任者链接, 分别对起草、审改、定稿、签发、接收、承办、归档等过程进行把关和上下交接。在保证电子文件原始性的基础上, 建立真实性的认定方法和手续, 明确判定电子文件真实性的检验要素, 如电子文件生成过程的不同版本、各位责任者的签署手续、操作处理的权限核对、交接程序审核、身份认证等, 防止电子文件被复制和被篡改, 保证电子文件的原始性、真实性不容易被破坏。

3. 电子文件网络信息安全方面。

浅析电子文件的管理篇8

关键词：电子文件；证据效力；管理

中图分类号：C94文献标识码：E文章编号：1006－0510(2008)12049－02

一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?

电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。

对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。

电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，独立证据说，传统证据的演变说。

法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。

二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?

我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。

传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。

各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。

“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?

当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。

三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?

非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。

因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。

传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《OA软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。

四、困难之四：电子文件的真实性应如何审查?

证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一

套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?

从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。

1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。

2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。

电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。

值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。

怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。

【内部文件管理制度】推荐阅读：

文件管理制度起草06-02

文件、印章管理制度02-17

收发文件管理制度03-06

内部牵制制度06-26

内部监管制度01-10

机关内部制度01-15

企业管理制度文件11-18

干部管理文件07-20

文件档案借阅制度10-05

文件管理系统11-21

注：本文为网友上传，旨在传播知识，不代表本站观点，与本站立场无关。若有侵权等问题请及时与本网联系，我们将在第一时间删除处理。E-MAIL：iwenmi@163.com