学校文秘管理制度

学校文秘管理制度（共8篇）

学校文秘管理制度 篇1

1、教室开放时间为正式上课前 30 分钟。

2、学员进入教室时须向班主任出示听课证，否则不得进入教室。

3、学员须按听课证编号后三位或补充座位号对号入座。

4、学员须遵守上课时间，如有迟到，请就近入座。

5、上课期间，学员须保持教室安静，不得大声喧哗、打闹;学员须将手机等通讯工具调为振动或其它非响铃方式。

6、严禁课堂录音、录像、照相，一经发现，设备及磁带予以没收。

7、学员须自觉保持教室卫生，不准随地吐痰;严禁吸烟;课后须将餐盒等废弃物带出教室;不准在墙壁上或课桌椅上随意涂写。

8、学员应自觉服从班主任管理，尊重任课教师;如有任何建议和意见，可在课间向班主任老师反映或通过北京新东方学校投诉电话解决。

9、上课时若发生突发事件，如停电、火灾、音响故障等，请不要惊慌，听从班主任统一指挥和安排。

10、财物及贵重物品请慎重保管，如有丢失，后果自负。

11、学员在教学区内须言行文明，注意仪表。

12、学员应爱护楼内各项设施,节约用水;若损坏公物，照价赔偿。

13、学员不得使用教室内的电源。

14、严禁携带危险品、宠物进入教学区和教室。

15、学员应在指定地点停放自行车，请尽量不要骑新车、名贵车，学校仅提供场地及摆放整齐，如有丢失，责任自负。

16、合班上课班级的学员座位号按学员报名先后顺序由学校统一安排。

职业培训学校管理制度

1、敬业爱生，遵循教育规律，服从学校负责人安排，勤恳工作，2、衣着整洁，举止文雅，谈吐文明，以身作则，为人师表。

3、严格执行岗位规范,切实把握所任班级教材的教学内容和教学教法，坚持做到：认真备课、认真布置与批改作业、认真辅导、认真考核。

4、遵守课堂教学纪律，不迟到，不早退，不旷课，不随意离开课堂或做与教学无关的事情，上课期间不得接听电话。

5、教师讲课应精神饱满，仪表端庄，教态亲切，举止从容，语言清晰、生动，照顾全局，尽量照顾该课程接受能力弱者。

6、教师应具备一定的职业道德水准和良好师德，与学生交流，注重坚持赏识教育理念，自觉做到不讲教育忌语。

7、班主任老师每天做好学生考勤工作,组织学生打扫教室卫生,负责班级设施的监管.8、对取得教育教学成果和对学校作出重大贡献的`教师，学校给予物质奖励。

9、教师奖金按教学成果发放.10、如有违反第 1 至第 7 条规定三次者，一律开除，发放工资100 至 500 元不等，职业培训学校管理制度

培训班开课制度：

一、各培训班必须在中心统一的申报时间内申报有效，逾期不予以受理;

二、培训班必须要通过中心审核通过的才能予以开班，否则不予以认证;

三、校团委予以各培训班老师课时费的.支持(考证类培训班除外)，其他费用由相关学院自行解决;

四、中心统一招生结束后，各培训班可根据自身情况自由开班;

五、各培训班必须及时地向中心反馈培训班信息;

六、各培训班必须严格组织考核，合格者方能顺利结业;

七、各培训班上课内容由各培训班负责人与培训班指导老师协商决定;

八、培训班负责人对其他培训班的观摩与交流由各培训班负责人自行商讨决定;

日常制度：

一、学员思想上积极要求进步，争当先进，责任感强，尊敬师长，乐于助人，品行端正，思想政治素质不断提高，遵纪守法，不铺张浪费，无不文明行为;

二、勤奋学习，刻苦钻研，目标明确，不浪费时间，学习重积累，不突击，不投机，不断提高自身综合能力;

三、学员团结友爱，互帮互助，关心集体，维护荣誉;

四、学员应自觉遵守校纪校规，爱护公物，节约水电，保持校园清洁卫生;

五、爱护教学设备，无故损坏要赔偿;

六、关闭个人通讯工具，如有特殊情况应置于振动档;

七、积极参与课堂讨论，按时完成作业;

八、不迟到早退，不随便进出课堂，教室内不接打电话;

九、学员专心听讲，认真记录;

管理制度：

一、每个学员(包括旁听生)出勤率需达到培训班总学习课时的70%以上，有特殊情况不能出勤的需写请假条(假条需向学员本人所在学院辅导员处请)，旷课一次以上(包括一次)当自动退学;

二、每个培训班一学期必须上交至少两篇通讯稿，开班时必须要上交一篇通讯稿，并附带照片等相关资料，培训班学习中旬或结束前必须上交第二篇通讯稿;

三、每个培训班一学期必须抽查 4 次以上;一旦被我们抽到没到课的(未请假)，一律不予以结业;

四、自觉保持教室卫生整洁，一旦被中心成员抽查到有将垃圾遗留在教室或损坏公物的情况，则该同学将取消期末培训班评优资格;

五、各培训班负责人需严格地向学员们传达上课纪律，并严格把关;

六、每个学员必须通过最后考核才能予以结业;

七、每个培训班培训学员结业时必须上交一份学习心得(一式两份，一份电子版，一份手写版);

八、培训班负责人学期结束后必须要上交一篇工作总结;

九、每个学期结束后将评出 5%的优秀学员，评出优秀的学员必须再上交一份对该培训班操作，管理上的感想。

学校文秘管理制度 篇2

关键词：一专多能

一、行业背景

二十一世纪是知识经济飞速发展的时代, 企业的根本优势体现在拥有大量高素质的人才, 现今社会作为文秘工作者, 如果仅仅掌握专业基础知识和基本技能, 如公文写作、接打电话、接待来访、打字、复印、处理日常事务等, 这无疑是很不够的, 他们还应当做好领导者的参谋、助手, 做好领导指挥和管理的辅助工作, 企业需要大量的“一专多能”的复合型人才。近年来, 学校文秘专业教师通过对大连市企业的调研发现, 100%的企业均表示需要文秘人才, 但从需求的类型上看, 65%的单位选择复合型文秘人才, 其次为应用型秘书 (15%) 、创新型秘书 (10%) , 另有5%的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。各类企业对文秘人才的素质需求也是多元化的, 据统计显示, 各类企业注重文秘专业毕业生的综合素质, 从高到低依次是:思想和道德素质 (33%) 、文化素质 (27%) 、业务素质 (13%) 、心理素质 (8%) 、团队协作精神和沟通协调能力 (5%) 等。调查的基本结论是:文秘人才的需求前景看好, 但企业对文秘人才十分注重综合能力的考察, 他们真正需要的是“一专多能”的复合型文秘人才。

二、社会需求

随着我国社会主义市场经济体系日趋成熟, 针对大连市地缘经济特点, 企事业单位对文秘人员的职业能力要求也相应发生变化。为适应新形势的需要, 许多单位都对文秘人员提出了新的要求, 更加注重综合职业能力, 除具备文秘基本能力外, 还要有一定的金融、财会、报关等方面的知识和能力, 企事业单位迫切需要的是功底扎实、业务精湛、能力全面、道德高尚、综合素质优良、善于开拓创新的具有鲜明时代特色的复合型文秘人才。在以后相当长的一段时间里, 文秘人才社会需求量大, 文秘仍将是个热门职业。

三、建设内容

1. 人才培养模式与课程体系改革

(1) 构建行业、企业参与的“多元化, 复合型”人才培养模式

成立由行业专家、企业骨干以及学校骨干教师共同组成“专业建设指导委员会”, 通过校企合作积极开展人才培养模式改革, 制定文秘专业人才培养方案和评价标准, 培养综合职业能力强、高素质的文秘人才。抓住创新教学环境、教材应用、教学方式方法改革、管理制度建设等重要环节, 促进文秘专业的建设与发展。

针对职业技能要求, 建设与职业标准相对接的精品课程, 开发具有专业特色的校本教材。精品课程、校本教材、教学资源库作为教学资源的重要内容, 要做到相互衔接, 立体化开发。在开发精品课程、校本教材和教学资源库三个方面的建设过程中, 注重行业、企业的参与, 使之与实际岗位需求实现对接。

(2) 建立多元化的考核评价模式

与企业合作, 结合行业规范要求, 依据职业资格标准, 建立多元化的考核评价模式。评价方式由单一的笔试变为笔试、操作考核、技能大赛成绩相结合;创新评价方式, 通过与企业的合作, 将行业、企业对人才的需求标准引入到教学过程, 创建社会化、专业化的质量评价标准, 营造出一个科学、规范、智能化的评价环境, 提高学生综合职业素养, 引导学生全面发展。评价主体由单一的教师主体变为行业、企业、教师和学生共同参与的多元评价主体;评价过程由终结性评价变为发展过程性评价。

2. 师资队伍建设

师资队伍建设的重点就是要进行双师结构的队伍建设, 因而要从企业聘请有实践工作经验的人员参与到教学中来, 其比例达到30%以上。师资队伍建设过程中, 以“双师型”教师培养为重点, 在专业带头人的引领、骨干教师的带动下建设一支“具有较高教学水平和较强实践能力、专兼结合、结构合理”的师资队伍, 并将所学所得应用于实践教学, 从而促进专业建设和教学质量的提高。

(1) 专业带头人培养

选拔2名专业教师作为专业带头人进行重点培养, 专业带头人应具有较强的工作能力和技术水平, 能全面掌握专业发展的趋势, 对专业建设具有统筹规划、引领示范的作用, 具有较强的科研、教学和组织能力。

(2) 骨干教师培养

培养专业骨干教师4人, 通过校内培训和企业实践等途径培养专业骨干教师, 使专业骨干教师具有较强的企业实践经验, 有较高的技术水平和组织教学能力, 对专业建设和专业发展起到支撑和主导作用。

(3) “双师型”教师队伍建设

努力提高中、青年教师的技术应用能力和实践能力, 从整体上提高整个专业教学团队的技术水平, 要落实教师到企业实践登记制度, 依靠校企合作的平台, 落实专业课教师、实习指导教师每年必须有一个月以上时间到企业或生产服务一线实践的要求, 教师要有企业实践笔记和实习报告。

(4) 兼职教师队伍建设

聘请行业专家、企业能工巧匠参与人才培养模式改革、进行专业建设与课程建设, 开发课程体系, 制订人才培养方案;聘请行业专家、企业能工巧匠参与学校的专业教学或指导学生实习、实训;建立行业、企业兼职教师资源库, 将行业专家、企业骨干纳入兼职教师资源库, 确保师资队伍建设的可持续性;完善兼职教师选拔、管理和考核制度, 提升兼职教师教学水平, 打造一支长期、稳定的兼职教师队伍。

3. 校企合作、工学结合运行机制建设

本着共享共赢的原则, 优化专业建设指导委员会结构, 由校企共同制定《实训基地管理制度》、《学生实训实习管理办法》、《教师企业实践管理办法》等规章制度, 共同制定学生培养、培训计划, 并签订学生企业实习协议书, 通过校企深度合作, 推进合作办学、合作育人、合作就业、合作发展, 形成人才共育、过程共管、成果共享、责任共担的长效机制。

校企双方根据企业的需求, 在共同制订教学计划和大纲的基础上, 共同编写符合企业需求的教材, 共同组织实施。企业专家提供典型工作任务案例, 校企共同把企业提供的典型工作任务案例转化为教学内容, 实施一体化教学, 实现课程对接岗位。

学校文秘管理制度 篇3

【关键词】中等职业学校 文秘专业 教学 开展思路

【中图分类号】C931.46-4 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）06-0070-02

就文秘专业本身来说，这一专业具有一定的传统性和普及性，并且在很多中职学校中都会开设这一专业，但是想要文秘专业办的特色又具有一定的规模却不是很容易的事情，而达到这一目标的中职学校却是少之又少。而究其根本原因就是因为文秘专业被称作是均衡型以及补充型专业，因此学校以及各相关部门不能对其进行重点扶持，加之中职学校师资力量、投入资金不足等众多因素影响，因此使文秘专业教学水平长时间得不到提升，也没有对文秘专业毕业生定位进行有效的指导，所以对文秘专业教学进行有效改革是非常重要的。

一、文秘专业定位要准确

（一）以往文秘专业的定位

通过对网络上不同中职学校的招生简章来看，在对文秘专业进行简介时都非常相类似，然而学校与学校之间的相似问题还不是很大，但是同高职类或者是本科学校中所开设较为类似的专业对比后可知，它们之间没有较为明显的区别，并且在专业培养目标设定时也都几乎一样，都是使学生自身具备较好的理论基础、良好处理信息的能力，熟练的操作各类办公软件，就业方向也是面向政府部门、行政机关、社会团体等[1]。因此也正是这种定位使得中职学校中文秘专业学生对于未来的就业方向存在一定的不确定性，因此就业对象几乎包括了所有类型的单位，而学校也没有对文秘专业就业市场进行细化以及定位。

（二）就业定位过于集中在民营企业

最近几年，我国国力、社会经济、教育改革发展等，都使得党政机关在聘用人才方面更侧重于高文化以及高素质的人才，加之最近几年公务员报考热潮的增加、考试难度的提升以及报考人员文化结构层次的提高，导致中职毕业生更加难以进入到行政机关进行工作。即使有人进入到行政机关进行工作，大多数也都是进行最为基本的工作，如，打印、复印以及传递文件等[2]。其实际工作与文秘工作之间存在很大的差别。而通过大量的调查分析可知，现阶段中职文秘专业的毕业生其中的巨大部分都进入到民营企业中进行工作；还有一部分在一些大规模的企业中做文员的工作；还有一些毕业生在中小规模的企业中担任行政人员，但是因为这种企业的规模过小使得对岗位职能没有进行相应的细化，希望他们完成多岗位的工作，进而更好的为其进行服务。

（三）根据市场情况对文秘专业学生的就业方向进行确定

近些年随着就业压力的增加，使得中职学校想要在这一背景下办出较为特色、办出成效，就需要中职学校中所开设的文秘专业的培养定位要根据市场实际情况、市场需求来进行确定，同时还要将原来的行政定位，逐渐向企业定位上进行转化，进而使中职学校所培养的人才更加符合社会发展需求。

所以在对中职学校中的文秘专业进行重新定位以后，就要对其实际培养目标进行调整和创新，因此培养目标就应该在原有的基础上进行完善，即，对学生自身职业道德以及职业礼仪进行培养，熟练地操作各类现代化先进性的办公软件，并且还要具备一定的写作能力、沟通交流能力以及财务统计等，面向各类企业记性就业，同时还要能够独立的处理工作过程中的相应事物以及帮助上级领导协调处理各类工作[3]。

二、现阶段中职文秘专业教学过程中存在的实际问题

（一）教学标准中存在的不足

而就现阶段实际情况来看，中职教育与高职教学之间存在着巨大的差距，其中中职教育开展的教学核心就是在有效培养学生自身专业技能的基础上，使其具备相应的实践能力，这样就可以使学生在步入社会以后能够有效处理自身岗位工作，还能使其在社会上找到自身的立足点。由于社会发展对于人才需求结构的改变，使得中职文秘教学受到了严重的影响，加之市场竞争的白热化，使得社会对于高层次、高文化水平的人才需求量在不断增加，也正是在这种时代背景下，使得中职文秘教学中存在的不足被凸显了出来[4]。而现阶段，绝大多数的中职学校的教学模式还是停留在传统模式上，使得教师在教学过程中忽略了对学生自身实践能力的有效培养，而这样一来就导致了实际教学与文秘专业学生未来就业之间相脱离。加之中学文秘专业理论与实践之间连接的不密切，导致学生交流、沟通以及对社会适应力水平得不到提升，因此使其不能有效对自身岗位进行适应。

（二）教学方法中存在的问题

中职学校在进行文秘专业教学过程中，并没有对学生间个体差异进行重视，并且也没有从根本上认识到对学生各方面能力培养的重要性，因此在一定程度上使得文秘专业教学中的主体依旧是教师，学生只是被动的参与教学。同时还有一部分教师在对学生进行培养过程中，过于重视对学生专业素质的培养，而没有对学生其他方面进行重视，进而导致在学生成长过程中出现了不平衡的现象发生。而过于理论化的教学，使得学生实践力、适应力等都出现了弱化现象，教学与实践的联系不足，使得学生不能更好的进行文秘工作[5]。

三、中等职业学校中文秘专业教学开展途径

（一）对中职文秘教学课程进行优化

随着就业压力的逐渐增加，使得中职文秘教学也需要面对一定的压力，因此在中职学校文秘专业教学过程中，一定要将文秘教学与实践进行有效联系，并根据社会发展对人才需求的实际情况来对学生进行教育，进而让学生可以提升自身专业素养水平，更好的与实际岗位需求之间相符合，更好的使其能够提升自身职业能力，进而保证毕业生能够有效的完成工作任务。并且在实际教学过程中，相应教师一定要在课程中增加一些创新性的元素，同时还要注重对学生个性的发展，进而有效激发学生自身的创新精神。同时还要对文秘专业的课程结构进行有效的优化，首先，要在教学过程中拓展学生的知识面，使其能够掌握更加全面的知识结构，让学生自身知识得到丰富[6]。例如，在教授秘书礼仪这门课程时，教师就可以在课堂上抽出一定的时间，让学生对相应的礼仪进行实践，如，会议室装饰果盘的摆放以及化妆训练等等，而这些礼仪在中职学生未来的工作中也会经常运用到，因此对学生进行这部分内容的教学是十分必要的。其次，要对学生自身的实践能力进行培养，因此学校就需要根据学生自身的实际情况，定期组织相应的社会实践活动，并且还要鼓励学生主动参与到其中，进而对学生进行有效的锻炼，进而增加学生与社会之间的接触，更好的提升学生的实践能力。与此同时，还要将增加学生实践考核在学生评估考核占有比例，进而对学生起到良好的促进作用[7]。

（二）要尽可能剔出虚而不实的课程教学

现阶段，部分中职学校也开始认识到自身所开展的教学内容存在一定的不足，因此使得不少中职学校开始在文秘专业中增加了高职学校文秘培养课程，然而这些课程中还存在很多不合理且不实际之处，例如，速记课程，虽然这一课程看上去很实用，并且一些速记需要使用特定的软件以及符号来进行实现，但是对于部分中职学生来说，他们自身的文化水平有限，而速记对于听音辨字以及补充语意等要求极高，因此对中职生来说存在一定的问题。因此在实际教学开展过程中，就可以将其设置成选修课来进行，让一些基础较好且对速记有兴趣的学生进行选修即可。而对于一些较高层次的课程来说，中职学校可以不进行设置，如，企业管理、营销管理等，这是由于这些课程对于中职生来说比较抽象，学习存在一定的困难，加之一些中职学校处在较偏僻的县市，所以中职学校就可以选择开设应用英语，而不开设商务英语，这样能够让中职生更好的掌握英语知识，更加有效的完成文秘岗位的实际需求。

（三）加强理论与实践的结合水平，进而提升学生的综合素质水平

想要更好的提升中职文秘学生实际就业水平，就需要在教学过程中对学生自身的专业素养进行培养，加强学生的实践水平，进而提升学生综合素质水平。同时文秘专业学生还应该具有良好的心理素质以及社会沟通能力，进而更好的适应社会的发展。此外，学校还要聘请专业的人士对学生进行培训，进而使其能够更好的对行业领域进行了解，进而有针对性的提升自身知识结构以及各方面能力的水平，更好的与社会发展需求相贴近。

四、结论

总而言之，就现阶段实际情况来看，社会发展和进步对文秘专业人才的能力和要求在逐渐增加，而这样一来就给中职学校所开展的文秘教学带来了一定的挑战，因此想要提升学生就业水平以及适应社会的能力，就需要对中职文秘专业学生就业进行准确的定位，并对教学课程进行优化提升学生实践能力，进而更好的使中职学生进行就业，满足社会发展需求。

参考文献：

[1]吴春芳.中职文秘专业实践教学模式的改革与构建[J].产业与科技论坛，2015（3）：126-127.

[2]毛秀荣.中职文秘专业实践课教学方法探究[J].速读（中旬），2014（1）：33-33.

[3]李蕾.中职文秘专业建构“宽基础、多面向”课程体系研究[J].职业，2015（11）：85-85，86.

[4]黄惠勤.以强化技能实训为导向的中职文秘专业教学模式探析[J].经济视角，2013（3）：159-160.

[5]陈永根.浅析如何提高中职学校文秘专业学生实践能力[J].中国校外教育（上旬刊），2014（6）：141-141，89.

[6]覃彩虹.关于中职文秘专业改革的探讨[J].法制与经济（上旬刊），2013（5）：80-81.

管理文秘 篇4

（1）请简要指出商务秘书工作的特点。

答案：一具有商务性的特点；二具有融合性的特点；三具有从属性的特

点；四具有繁杂性的特点；五具有辛苦性的特点；六具有机要性的特点。

（2）请简要写出商务秘书服饰礼仪的“六忌”内容。

答案：一忌过于杂乱；二忌过于艳丽；三忌过于暴露；四忌过于透视；

五忌过于短小；六忌过于紧身。

（3）请简要列出商务秘书保密工作坚持的原则。

答案：1.积极防范；2.突出重点；3.有保有效；4.内外有别。

（4）请简要写出会议的安全保卫工作涉及的内容。

答案：1.对会议的安全保卫工作（人身安全、财物安全、文件安全

等）；2.严格检查会场安全；3.做好卫生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)请简要罗列秘书做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要诚恳热情；2.要讲究礼仪；3.要周到细致；4.要按章办事；

5.要务实勤俭；6.要保守秘密。

(6)请简要列出秘书与领导层相处应把握的原则。

答案：1.明确职责、单向请示的原则；2.公道正派，按章办事的原则；

3.不分亲疏，一视同仁的原则；4.保持一致，维护团结的原则；

5.有主有次，突出重点的原则。

情景题（2*10=20）

（1）在一次会议中秘书小李要为议会人员安排座次，参加本次会议的有：公

司王董事，张总经理，孙副总，朱主任，职工代表小张，会议室左手边为正门，请问小李因按照怎样的商务礼仪安排座次？

答案：按照进门的左手起依次为：左手为尊，依次排序为最佳排序作为。

（2）周秘书在办公司和某客户通话过程中，另一电话又响起，那请问周秘书

遇到像这样的情况胡，应怎样处理较为合适？

管理文秘整合 篇5

2、历史：经历了一个由物及人的演变过程（宫中秘藏之书、官职：管理文书、政务辅助）

3、角色定位：信息枢纽、辅佐辅助、统筹协调、高效优化

4、工作实务：日常实务管理、接待事务、会议管理、行政事务管理、文件管理、公关管理

5、管理文秘机构的设置程序：确定组织架构、明确各部门具体职能、分配人员、制定规章

6、秘书机构设置原则：效能最大化原则；适应工作需求原则；分级管理，职、权、责分明统一原则；机构统一、相对稳定的原则。机构职能：参谋助手；后勤保障；文书办理；信息管理；协调公关；保密职能；不管部。结构模式：因人分设、单一制模式结构；因事分设制；混合分设制。

7、沟通的特点：非权力支配性、非职责限定性、确定地位性、认同疏导性

8、沟通的原则：可信赖性、一致性、内容有意义有价值有针对性、明确性、连贯性、渠道要用现实社会已存在的渠道传播信息、接收者的接收能力

9、协调的作用：有利于缓解工作中发生的矛盾、消除误会、平衡各种关系、营造融洽人际关系方法：一公文协调：传阅文件，抄送信息；拟文稿、讨论磋商，文件会签，正式行文；二信息协调：提供信息，统一认识；三面谈协调：面谈协商、口头汇报；四会议协调：重在统一思想认识、解决具体问题。步骤程序：摸清情况、找出症结、提拟方案、反复磋商、督促落实、检查反馈

10、制订工作计划的程序：明确工作内容、设定工作目标、细分工作、拟订工作计划

11、值班管理的具体工作：编制值班表、安排值班工作、做好值班记录、做好交接班工作

12、印章的使用程序：用印申请、用印签批、用印登机、正确用印、用印监督

13、办公资产的购置：采购申请、选择供应商、订购、接收办公资源

14、调查研究的含义：指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。调研的原则：实事求是、实践性、科学性、综合性、创新性

15、调研的程序：准备阶段：确定调研课题，明确调研任务，制订调研计划；调查阶段：获得被调查地区、单位、个人的支持协助，熟悉被调查者及他们的生活环境，采取适当有效的调查方式和具体方法；研究阶段：整理、分类、统计、分析；总结阶段：写报告、投入实践、总结评估

16、信息管理工作的基本原则：价值性、时效性、层次性、针对性、全面系统

17、秘书信息工作程序：收集、整理加工、传递、存储、反馈、开发利用

18、督查工作含义：是对领导机关重要决策或工作部署的贯彻执行情况，以及各级领导同志批示交办事项的办理情况进行督促检查的工作。方法：确定项目、检查催办、情况审理、结果反馈 基本要求：紧扣中心，突出重点；注重实效，确保质量；尽职尽责，有查必果；举一反三，扩大效果；着力促进各级领导改进工作。

19、档案管理的内容：档案收集、整理、检索、鉴定、统计、保管、利用。原则：统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则；维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求；便于社会各方面的利用是档案工作的根本。

20、信访：指公民、法人或其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、专访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。信访工作：指负责处理人民来信和接待人民来访的具体工作，信访工作是党和国家机关、人民团体、企事业单位的一项长期的群众性的政治工作。基本原则：依法处理、实事求是、民主集中制、维护当事人民主权利、坚持“分级负责、归口办理”原则。工作程序：阅信、接访或接听举报电话；登记；呈报阅批；信访案件办理；办结审结；回复回访；反映情况；统计分析；立卷归档。

21、公文管理：是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作

简析管理与文秘论文 篇6

自从有了人类社会就有了领导者的管理活动，而文秘活动则是随着领导者的活动需求而产生的。因此，它的历史和领导者的管理活动一样也是源远流长的。人类社会几千年，两者相伴相随，相辅相成，对社会的发展起着极大的维系和推动作用。

现代科学技术的发展导致了信息时代的到来，经济的迅速发展造就出诸多新兴的产业和行业门类。各种社会组织的管理活动突破了原来以行政手段为主体的模式，经济手段、法律手段、系统论、控制论、信息论等被广泛地引入管理领域，管理领域迎来了科学的春天。

由于科学管理的重要性被社会广泛认识和接受，文秘工作也出现了社会化的发展趋势，它普遍存在于政府机关、社会团体、各类企业以及社会的方方面面，成为世界范围内覆盖面最广的社会职业之一，被称为现代社会的第361行。在我国，党的十一届三中全会以来，随着体制改革和经济建设的发展，文秘工作也进入了一个新的阶段。特别是1985年春，中央召开了第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，着重研究了新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋、助手作用的问题，提出了新时期文秘工作必须完成的“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学管理;从被动服务转变为力争主动服务。这四个转变使文秘工作的内容有了新的发展，不仅拓宽了它的外延，也加深了它的内涵，为文秘部门指明了工作重点和发展趋势。

然而，在各行各业的管理工作中，由于受传统管理思想影响，人们往往重领导者的管理活动，轻辅助人员的文秘活动;对广大的文秘人员往往重使用、轻培养，加之不少文秘人员自身努力不够，使得相当一部分人的素质与文秘工作的要求相去甚远，严重影响了文秘工作的质量。基于这一现状，本文就管理与文秘之间的关系作简要剖析，以唤醒人们对文秘工作及文秘理论研究的重视。

为了理清管理和文秘之间的关系，有必要分析管理和领导之间的`关系。管理和领导都有广义和狭义之分。广义的管理包括狭义的领导，广义的领导包括狭义的管理。管理作为执行生产总体运动所产生的各种一般职能，其中包含有领导的意思;而领导作为组织所赋予的统领其部属的权利，其中也包含有管理的意思。在实际工作中，管理如果离开了组织赋予的权利，就很难进行组织、协调和控制;同样，领导如果离开了对各个人的活动的组织、协调和控制，就无法统领其部属去实现组织目标。所以，两者之间是互相联系的。

但是，管理和领导又有区别，狭义的管理和狭义的领导相比较，在活动的层次、对象、范围、任务和手段等方面都有所不同。此时的管理仅指在战术层次上，对具体对象所进行的职能性实务活动，即实际掌管、治理和安排某种事务，作出技术性处理，而领导则指带领、引导、分析情况，决策问题，使用干部，偏重于全局、战略方面。

上述分析表明，管理和领导是两个既有联系又有区别的概念。据此，我们可以作出这样的推论，管理和文秘也是既有联系又有区别的两个概念，这是因为：

1.文秘活动从属于领导者的管理活动。从历史的发展来看，在人类出现分工以后就产生了管理和决策的需要，出现了管理与决策的组织机构和领导者。领导者在管理和决策过程中，由于时间、精力有限，需要有人协助处理大量繁杂的事务性工作，这样便产生了文秘活动。这就是说，文秘活动是因为领导者的活动需要而产生的，没有领导活动也便没有文秘活动和文秘人员。从文秘人员的职责来看，他(她)不仅要帮助领导办文、办会、办事，还要出谋献策，更好地发挥参谋和助手的作用。在领导者的决策过程中，文秘人员要事先帮助领导者搜集、整理资料，提供信息，随时准备接受领导者的咨询;在文书制作、处理过程中，文秘人员或帮助撰拟文稿，或检查其内容和格式，负责传达或发出;在筹办会议过程中，文秘人员要为领导者准备会议文件，安排会议事项，记录会议内容，收集整理会议资料;在接待宾客时，文秘人员要事先安排好接待程序、接待规格和接待方式等。文秘职能表明，文秘活动具有从属性，从属性的实质是，在领导者的管理活动中，文秘人员只能行使非强制性的管理权力，没有独立的组织决策权和人财物资源的管理分配权。他们的直接任务是提出管理“半成品”，而后经领导者的批准，同意采纳，才能产生管理效益。总之，文秘工作从属于领导者的管理活动，是各类组织中为领导者的工作服务的辅助管理活动。这一点就使得文秘活动明显区别于虽为领导服务，但不参与管理的专职司机、专职医生等辅助人员的工作。

2.文秘工作中包含着部分领导工作。在一个组织中，领导者的职责是决策、指挥和用人，对纷繁众多的琐碎事务，他们不可能事事动手，件件躬亲，而是交给文秘人员去代为办理。文秘人员在处理大量事务的同时，往往要承担部分领导工作。如计划、组织、协调等。其中计划属于领导职能，但是，文秘人员往往在搜集、整理信息资料的基础上，为领导者草拟计划方案，供领导者参与或选用。组织也是领导的一项职能，文秘人员虽然上无决策，下无执行之权，但是，在具体工作中却要参与很多组织活动，如，组织会议、组织比赛、组织调查等。协调同样是领导的一项职能，文秘人员也要经常根据授权参与协调工作。如，协调领导者与领导者，上级领导与下属部门，部门与部门，本单位与外单位之间的关系等。可见，文秘人员的任务非常特殊，他(她)不仅要处理大量事务，还要默默无闻地从事部分领导工作。

3.文秘人员的主要服务对象是领导者，他们本身并不具有官的权力，但是，他们是领导者身边的人，整天跟领导者打交道，要根据领导的意图去办文、办会、办事。为此，需要文秘人员十分熟悉管理部门的各项工作，了解研究领导的心理特征，具备服务于领导的智能、素养和职业道德。

上述分析表明，管理与文秘虽属两个不同的范畴，各自有着独特的活动领域，但是，两者以领导为中介，互相关联，互相作用。在总体管理活动中，领导处于最高层。

面，其职能是决定大政方针，管理全面工作。文秘人员与文秘部门则处于辅助层面，处理与领导相关的大量事务性工作，他们从事的工作大多属于狭义管理的内容。但是，它又不同于一般管理活动，表现出辅助性的特点。

学校文秘管理制度 篇7

我认为首先应搞清楚秘书是怎样的一种人, 然后再来研究这些人到底应该掌握哪些知识技能会更合理一些。广义的文秘人员是一个很大的群体, 根据现代秘书学的理论, 大致可以把文秘人员划分为四个等级: (1) 行政级, 相当于秘书长或办公厅主任, 其主要职责是草拟政策方案, 沟通、协调机关内部各部门的联系和工作; (2) 执行级, 相当于秘书科科长、办公室主任, 其职责是直接指导、处理文书和日常事务; (3) 文书级, 相当于一般的普通秘书, 其职责是负责记录、拟制文件、处理资料和日常事务; (4) 助理文书级, 其职责是接待、打字、速记、缮印。于是我们可以得出, 文秘人员涉及的面是非常广阔的, 他可以是政府机关里的职务型秘书, 大型企业的经理助理、秘书, 也可以是一般事业单位的文员、档案员、打字员……但是无论是哪一类文秘人员, 在专业领域方面应该是相通的, 所以应掌握的知识技能也应该是一致的。

我个人认为, 职高学生经过系统地专业学习后, 掌握秘书实务技巧并不难, 难的是具有“秘书意识”, 所以第一步要做的是培养学生的专业意识, 只有有了这种意识, 才会自觉地去提高自己的专业水平。总的来说, 文秘工作是一项由文秘人员从事的, 以领导工作为主要服务对象, 以发挥参谋、助手作用为主要服务形式, 以处理信息为主要工作内容的普遍的脑力型的服务性职业。明了了这一点以后, 也就有了从事此项工作的人员到底需要怎样的政治思想与道德修养、气质、性格、心理、人际关系等问题, 即文秘人员应具有一个怎样的总体意识, 因此学校和老师应非常重视对学生职业道德、职业素养和职业形象的培养。诸如, 要有强烈的事业心和责任感, 要有埋头苦干、乐于奉献的精神, 要谦虚谨慎, 平等待人, 要遵守纪律, 主动负责, 要举止得体、作风干练、形象优雅等等。职业生涯设计专家认为, 下面这些人不适合从事文秘工作:性格内向、工作缺乏主动性的人;思想保守、适应能力差的人;喜欢直线思维, 办事不灵活的人;心胸狭窄, 计较个人得失的人。由此可见, 对文秘人员的主体要求是多方面的。当然, 要把学生培养成一个适合做文秘工作的人并不是一朝一夕的事情, 这需要潜移默化的陶冶, 而老师应在平时不失时机和不厌其烦地灌输这些思想, 久而久之, 学生自然会有意识地去接受和注意。

至于知识技能方面, 普遍认为文秘人员应该是一个通才与专才的结合体, 当然, 所谓通才与专才都是相对的。世间没有绝对的通才, 也没有绝对的专才, 只不过相对于文秘人员来说, 通与专的要求相对突出而已。尽管处于各个层次上的文秘人员, 无论是“通”还是“专”都有不同的要求, 但一般来说都有以下几个方面的知识和能力。

(1) 基础性专业技能, 比如表达能力、书写能力、听记能力等。

(2) 专业性技能, 如计算机操作、演讲、应用文写作、办公室事务处理、社交和接待、档案管理、会务安排、信息处理等方面的能力。

(3) 新兴技能, 即随形势和技术发展需要, 较高要求的专业技能, 如录音录像、摄影、编辑、驾驶、办公设备维修等方面。

以上三大类专业技能是相互联系的一个整体, 勾勒出了文秘专业学生的最佳技能的结构, 是我们教学中努力要实现的目标。但作为中等职业学校文秘专业的学生, 我认为以下几个技能是特别需要加强的。

首先, 应该把书面表达能力, 即写作能力放在第一位。众所周知, 文秘工作几乎一天都离不开写作, 也有人说文秘人员是“靠笔杆子吃饭的”。而有人对毕业后走上工作岗位的毕业生做过调查, 只有12.3%的人认为其文字表达能力还可以, 有70.4%的人认为在这方面很难令人满意。的确, 作为现代文秘人员, 如果没有较高的写作理论修养和专业写作能力, 可以肯定地说是很难担任新时代光荣使命的。那么在实际教学过程中, 教师首先要注重学生知识的积累, 如果没有丰富的知识, 要把一篇文章写好, 那是做不到的。其次让学生明确文秘写作的范围, 基本上以《应用文写作》教材为依据, 更重要的是要教育学生树立正确的文风, 所谓“笔下有财产万千, 笔下有人命关天, 笔下有是非曲直, 笔下有毁誉忠奸”, 这说明了文秘写作的政策性和严肃性, 要端正思想, 提高修养, 坚持实事求是, 真实地反映客观情况。最终训练成为文秘写作的“快手”“能手”和“高手”。

其次, 口头表达能力被视为是一门“运用语言的艺术”, 对于文秘人员来说也是必不可少的, 很难想象一个笨嘴拙舌的人能够做好文秘工作, 原因很显然, 不必再做过多的解释。我们的目的是通过专门的训练, 使学生能够比较自如地与人进行交谈, 进而培养一些工作岗位上需要的说话方式, 比如进行成功的说辩, 富有色彩的谈判和富有激情的演讲等。

再次, 使用计算机和办公设备现代化的能力。随着社会经济的飞速发展所带来的产业结构和职业结构的调整与变化, 各类职业和岗位对人的素质要求也愈来愈高、愈来愈全面。文秘工作作为一种既传统又现代的职业, 无论是工作领域还是工作方式, 或是办公手段, 都发生着重大的变化, 呈现出崭新的发展趋势。其中一点就是办公手段现代化趋势, 即把计算机技术和现代通信技术, 系统科学和行为科学应用于办公室, 使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动处理机械化、电子化、自动化。这就要求文秘人员必须具有计算机信息处理能力和智能办公室设备的运用能力。具体包括运用计算机处理文字、熟悉Office软件处理、熟练操作复印机、传真机以及了解相应的网络知识, 懂得从网上获取信息等。应该说现在的职业学校都配备了相当数量的电脑, 也设置了文秘模拟室, 为学生创造了很好的条件, 使他们尽快适应即将到来的知识经济时代。

此外, 必要的外语能力也是必不可少的。提高文秘专业学生的外语能力, 对于学生今后的就业及发展十分重要。虽然中等职业学校外语教学存在一定的局限, 而且跟一般的高等院校有着甚大的差距, 但还是具有根据专业选择课程的自主性, 让学生接触一些实用的外语, 不至于到了要用的时候一窍不通而感到茫然。文秘专业可以设置的外语课程包括基础英语、外贸英语、秘书英语, 有条件的话还可以增设初级日语。随着对外交往的日益增加, 社会迫切需要既懂专业又会外语的人才。职业学校的学生具备了较为出众的外语能力, 在就业求职时就有了一定的优势。

最后还应具备一定的创新能力, 这是属于比较高层次的一种能力水平。江泽民同志说过:“创新是一个民族进步的灵魂, 是国家兴旺发达的不竭动力。”“教育是知识创新、传播和应用的主要基地, 也是培育创新精神和创新人才的摇篮。”文秘是一个新兴的边缘性和综合性较强的专业, 随改革开放的形势应运而生, 也随改革开放的深入而呈现欣欣向荣的局面, 面对如此方兴未艾的专业, 如此日新月异的形势变化, 对文秘专业学生培养一些创新能力以适应新形势和新变化是非常必要的。首先是培养创新意识。传统的应试教育实行的是求同思维, 不允许学生求异思维, 而求异才是创新的雏形, 是创新的先导。只有实施素质教育, 培养高素质的人才, 才能使我们的国家富强、民族兴旺。创新能力是高素质人才的重要标志、显著特点。职高毕业生是社会各条战线上的生力军, 担负着建设国家的重任, 学校和老师要有的放矢, 适当放开手脚, 指导学生发展创新精神和能力, 国家和民族的兴旺发达才有坚实的基础。

中等职业学校文秘专业担负着培养高素质基层文秘人员的任务, 其专业意识的培养和专业技能的训练是保证专业质量的重要内容。在改革开放的新形势下, 文秘人员的素质应是全面的, 专业的技能应是全方位的, 一专多能并努力使学生具有综合职业能力, 是我们的教学实践和努力方向。

摘要：职业中学是培养社会一线劳动者的重要基地, 文秘人员在社会各个领域涉及的面又是非常广阔的。 (1) 在培养专业技能之前, 首先应培养学生的专业意识。 (2) 文秘专业的专业技能由基础性、专业性、新兴技能三大类构成, 三者是相互联系的有机整体。 (3) 中等职业学校应特别重视对文秘专业学生书面表达能力、口头表达能力、使用计算机和办公设备现代化的能力及创新能力的培养。

学校文秘管理制度 篇8

关键词：文秘专业；档案管理；教学

中图分类号：G642.3 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）01-0206-03

《档案管理》是文秘专业的核心课程之一，旨在培养秘书岗位所需的文书与档案管理的基本能力。笔者在从事档案管理课程教学的过程中，感觉到当前高校文秘专业的《档案管理》课程教学中普遍存在一些问题，如没有摆脱档案专业的影响，形成自己独立的知识体系，教学内容与秘书工作实际有一定距离，教学方法单一，教学效果不佳等。高校文秘专业应加强研究，明确课程教学目的，规范教学内容，改进教学方法，真正提高教学水平，促进文秘专业《档案管理》课程的发展和完善，培养高素质的秘书人才。

一、明确教学目的，培养合格秘书人才

档案管理是秘书工作的内容之一，文秘专业开设档案管理学是为了培养合格的秘书人才，而不是专门的档案人才。当前高校文秘专业的《档案管理》课程教学中普遍存在的问题，是与档案学专业的档案管理学课程没有太大区别，没有体现出秘书专业特色，与秘书岗位的要求有一定差距。因此，我们要结合秘书工作实际，明确人才培养目标，明确教学目的和重点，研究秘书岗位档案管理工作的内容和特点，使文秘专业《档案管理》课程具有自己独立的体系。掌握秘书应具备的档案管理基本知识和技能，作为秘书，仅仅有档案意识还不够。秘书人员承担着文件向档案室移交前的收集、整理、鉴定、日常保管等工作，一些小单位没有专门的档案室，秘书往往同时兼职档案管理员，因此秘书人员应该具备全面的档案管理基本知识和技能。档案管理工作是一项科学性、规范性、技术性很强的工作，如必须掌握档案鉴定的原则、标准、方法，才能准确地鉴定档案，保证真正有价值的档案得到有效的管理；必须掌握档案立卷或以件为单位整理的步骤和方法，才能整理出系统的、便于保管和利用的档案。《档案管理》课程的开设正是要通过专门的学习和训练，使学生掌握档案管理的专业知识和技能，既懂得理论，更要学会实际操作。

二、更新教学内容，贴近秘书工作实际

“长期以来，文秘专业档案管理课程大多使用普通高等院校档案专业的教材，教材专业性强，有自己独特的理论、原则、技术和方法，文秘专业学生短期难以理解和掌握。”[1]近几年也有一些针对文秘专业的档案管理学教材出版，理论性和专业性降低了一些，但基本体系没什么改变，仍是按照专业档案管理的环节编排，与文秘工作实际有一定距离。因此，在教学中我们要研究秘书工作中档案管理的特点，贴近秘书工作实际，围绕职业能力选择教学内容。

1.内容要实。首先，教学内容的确定应以秘书岗位的能力分析为基础，根据实际工作的需要来设计，包括一个基层文秘工作者从事文书、档案工作所需的理论知识、实践能力、职业态度等内容；其次，教学内容应来自秘书从事的文书、档案工作实际，与工作过程相对应，形成自己的知识结构和体系；第三，传统教材理论性较强，如概述部分档案发展史的内容，每章中的基本原则和要求等占相当比例，作为文秘专业教材，应减少与工作实际缺少联系的理论知识，增加具体应用操作内容。第四，目前国内秘书专业《档案管理》课程教学内容主要针对党政机关，而学生的就业对象多是中小企事业单位，教学内容与学生的就业现状脱节。因此教学内容应针对基层企事业单位，相应增加基层企事业单位文档管理的知识，如企业档案、人事档案、会计档案、工程档案、设备档案管理等，增强教学内容的适应性。

2.内容要新。办公自动化技术的发展直接影响到文档管理的内容和方法，文件的形成、处理、归档等都发生了相应的变化，而目前教材大多仍是针对传统办公环境的，这就要求我们跟上时代发展的步伐，与时俱进，及时更新教学内容。首先，文件的载体越来越丰富，除了传统的纸质文件外，声音、照片、磁性载体档案、电子档案越来越多，应重视其管理。其次，除了文书档案，基层企事业单位中科技档案、各种专门档案所占比例很大，在教学中不能忽视。第三，档案管理的现代化程度越来越高，教学中应适当引入计算机公文管理系统、档案管理软件、电子档案管理系统等的应用，通过开展办公自动化环境下的模拟教学，让学生了解和掌握文件和档案的计算机管理知识和技能。

三、改进教学方法，注重实践教学

文秘专业的特点是培养实用的专业人才，文秘专业档案管理学的教学目的在于让学生掌握档案管理的基本知识和技能，恰当地处理各种档案信息，它的实践性很强。但目前不少院校文秘专业的档案管理课程仍是以理论课为主，沿用文科的教学方法，老师讲、学生记，考试前背一背，考完后忘干净。通过理论学习，学生虽然获得了一定的专业理论知识，但是一到工作岗位却手忙脚乱，无法实际应用。要想改变这种现状，必须采用灵活多样的教学方式，以实践教学为突破口，让学生在学中做、做中学。

1.采取灵活多样的课堂教学方法，掌握基本知识和技能。在课堂上配合理论教学，可采用讲解、提问让学生掌握基本概念和原理；可引导学生参与课堂讨论，发挥学生学习的主观能动性，培养学生分析问题、解决问题能力和对知识的综合利用能力；可以把实际工作中出现的问题作为案例，交给学生研究分析，使学生顺利进入角色，灵活运用所学知识解决实际问题；也可布置作业，让学生课下通过网络等途径阅读公文原件，了解一些企业文档管理的现状，弥补缺乏实践经验、缺乏感性认识的不足；采用多媒体教学，让学生通过大量图片对档案管理中的各种装具如档案柜、案盒等，各种表格如档案保管期限表、卷内文件目录等有感性认识。多种教学方法的运用，使课堂教学活起来，让档案管理不再遥远、不再枯燥。

2.加强实训教学，提高专项技能。文科类专业的实践教学不可能像理工类专业那樣通过实习车间、机器设备来实现，但可以建立实训室模拟训练。学生在实训室模拟现实中秘书工作任务，通过“角色扮演”来体验秘书工作特点，掌握秘书专项工作技能是加强实践教学的重要途径，这对工作经验十分不足的在校学生来说，有很强的适应性。如让学生进行公文的装订、分类、排序、编目等档案整理工作的训练，进行档案著录工作训练等。通过动手操作，加深印象，巩固和消化课堂所学知识，通过反复模仿、练习，直到工作任务独立完成。

3.通过实习，提高档案管理的综合能力。可联系校内各职能部门和教学系的办公室、档案室，开展校内实习；通过各种途径联系企事业单位，建立校外实习基地，要尽可能地为学生提供实践的机会，在实习中知识才能融会贯通，职业能力才能得到真正的提高。如通过实习体会平时归档的重要性，体会电子文件和纸质文件归档的不同，体会照片、录音带、实物档案的重要性等等。通过校内见习和校外实习，让学生走向社会，在真实、自然的工作环境中进一步强化秘书工作技能，在复杂多变的情境中综合运用各项能力。

参考文献：

[1]刘晓岚，刘颖，刘伟.文秘专业档案管理类课程应用性教学研究[J].中国成人教育，2008，（7）.

注：本文系邢台学院教改课题“文秘专业实践教学体系构建研究”（JGY10013）的研究成果

作者简介：穆廷云（1967-），女，河北邢台人，副教授、文学硕士，主要从事文书与档案管理、秘书礼仪的教学与研究工作。