电子档案归档方案

电子档案归档方案（共9篇）

电子档案归档方案篇1

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

电子档案归档方案篇2

1 电子文件的分类

以“载体的异同”划分标准, 可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读, 硬盘文件要通过硬盘驱动器识读, 软盘文件要通过软盘驱动器识读, 磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求, 人们可以通过一定的设备和技术, 将这一载体上的文件移植到那一载体上去。

以“文件的不同用途”分, 又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件, 数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合形态”为划分标准, 数据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据关联性强, 非数据库文件内的数据关联性弱。

以“不同属性”为划分标准, 数据库文件又有FOXBASE (动态数据基地) 数据库、FOXPRO (“京通”软件应用的) 数据库、ACCESS (通路) 数据库、ORCAL (“灵通”软件应用的) 数据库等。而无论数据库文件还是非数据库文件, 又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。

以“数据的表现形式”为划分标准, 它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。

2 电子文件归档的重要性分析

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作, 主要原因是大多数电子文件形成者或秉持传统观念, 误认为电子文件不是文件而忽视其归档;或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性, 使其必须借助计算机编目归档, 这对不熟悉操作技术的立卷人来说, 不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟, 容易产生畏难情绪。推动电子文件归档工作的着眼点要高, 立足点要实, 在规划电子文件归档工作时, 应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发, 顺应其规律, 摸清信息产生的源头, 促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序, 建立归档制度。

电子文件的名称由文件主名和扩展名两部分组成。一般来讲, 文件主名反映文件的内容特征或责任者特征, 扩展名反映文件的格式或属性。如一个名为README.EXE的电子文件, 其有如下含义:第一, 在内容上它是一个自述性质的文件;第二, 在类型上它是一个可执行性程序文件。再加一个名为WENJIAN.DOC的电子文件, 从其文件名上可以知道:第一, 在内容上它是一个“文件”的文件;第二, 在类型上它是一个微软中文处理软件支持下的数据文件。这也就决定了电子文件的管理都需要管理哪些。

3 电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。经实践检验, 利用磁盘、脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘, 会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档, 这不仅加大了工作量, 也增加了存贮磁盘的数量, 简便而安全的方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:

(1) 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概貌, 上网前, 又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理, 也利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档传递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后, 要对归档的电子文件提出格式要求, 但不能是唯一性的, 应认可几种通用性较强的软件, 如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(2) 选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要, 人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”, 打破了立卷单位界限, 更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 无疑是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统, 共分为教学、科研、人事管理三个子系统, 正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后, 进行集中处理, 经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新, 过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求, 进行鉴定, 编目整理, 通过网络传输, 移交给档案部门保存或直接存入光盘, 定期归档。

无论利用何种途径归档, 必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后, 传输给档案部门, 不能由档案部门自行从网上下载, 以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘, 最好不用磁盘存贮。

(3) 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 实现相关部门职能的交融集成, 建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人, 负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像立卷归档人员经与档案部门多年合作, 建立了相对稳定的业务关系, 容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干比以各单位计算机与信息管理人员为主体重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要, 要通过组织业务学习和技术培训, 尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛, 形成者不仅有业务管理部门的承办人, 还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档, 必须靠制度约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度, 并列入信息管理工作程序, 在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时, 布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

电子档案归档方案篇3

1黑龙江省农业机械化技术推广总站；2黑龙江省农业机械试验鉴定站

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，建立了文件立卷归档制度。纸质文件形成后，由单位文书进行收集、整理，移交到档案部门进行管理、归档，一般一年归档一次。而电子文件是在电脑上直接形成的，能随时进行修改，使得文件的真实性、完整性受到了限制，因此电子文件一旦形成定稿要及时存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享，从而保证文件的真实性。电子文件文书档案的应用在发展历程中存在着诸多利弊，但随着科学技术的发展，无纸化办公的要求，电子文件文书档案管理就具有相当重要的意义。

一、电子文件档案管理存在的问题

1、技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

2、保证电子文件的真实性。完整性、可靠性的技术难题很多

影响电子文件的真实性。完整性，可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据）一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。

3、保密性差

由于电子文件易于修改，改后不留痕迹，虽然可进行加密处理，但由于病毒、网络黑客等技术手段的存在，造成了电子文件的篡改与被窃，使得文件的保密性变差。特别是电子文件不具有特定的字迹，无法做到纸质文件那样通过辨认笔迹就可以进行辨认改动与否。

4、电子档案管理员水平要求偏高

纸质文件档案管理，对档案管理员的要求相对来说不是很高，但电子文件档案管理员则要求工作人员不仅懂得纸质文件存档的知识还要懂得计算机知识，信息办公自动化知识，而目前许多档案管理员大都由单位年纪偏大的人员充任，很难胜任新形势下的档案管理工作。

二、电子文件文书档案管理的建议

1、探索推进数字档案室建设。实施传统纸质档案和新增电子档案“双套制”管理模式，经过三年多的探索实践，初步形成了具有先进技术标准、较大数据规模和稳定运行机制的市直机关数字档案室雏形，实现会计档案、基建档案、照片档案和音视频档案等各类型档案的信息采集、著录和管理利用功能，并在全省开展电子照片档案在线收集、整理和移交。

2、建立健全配套制度机制。将电子文件归档管理工作纳入档案工作年检内容，实行电子档案审核员制度，利用平台对市直各单位档案收集整理情况进行实时在线监控，并针对性开展监督指导。在全省率先出台《电子公文归档与电子档案管理办法》，并以政府规范性文件形式印发，为规范电子文件归档管理模式提供刚性制度保障。

3、提高档案人员的综合素质

首先要改变档案管理工作的偏见，抛掉以往档案工作谁都可以干的观念，充实一些计算机知识丰富的人员从事档案管理工作。其次不断提高档案工作人员业务技能，要多参加各种培训活动，通过学习不断提高自身水平。同时，对本单位的档案人员建立学习激励机制，将档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。第三经常组织档案人员进行交流与学习，多到兄弟单位进行学习对比，从而发现自己工作的不足，通过交流也可以实现不保密档案共享，从而提高档案的利用效率。第四对本单位计算机等现代化设备应及时进行更新，只有接触到更先进的设备才能通过对这些设备的认识与了解，达到更新知识、储备知识、使用知识的目的，从而熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。

4、电子文件的技术处理。在电子文件接收前，传递者应做到将电子文件进行加密处理，采用技术手段將文件改成只读性文件，使得文件只能读不能改写，从而提高了文件的安全性。还可以使用电子签名技术，这也是提高档案安全的重要手段。另外，由于电子产品更新快，要及时将以往使用磁盘、VCD、dCD光盘等设备存储的电子文件改用新设备进行保存，防止因设备更新而无法使用。在保存电子文件时一定要进行定期备份，防止因外在因素导至档案丢失。

5、办公自动化系统要实现内、外网隔离

在网络发达的今天，网络病毒、黑客无时无刻不在干扰入侵各个主机。档案网络安全也存在着这样的忧患。而档案大多数为保密性文件，更需要安全的管理环境，因此，如何保证档案网络安全显得更为重要。一是实现内外网隔离，在内网和外网之间，设置物理隔离；二是访问控制，采用访问控制的安全措施，减少外部攻击，实现双重保护；三是病毒防治，可在办公自动化网络系统上安装网络病毒防治服务器，并在内网服务器上安装网络病毒防治软件，在单机上安装单机环境的反病毒软件，经过网络病毒防治服务器的检测与过滤，保证网络病毒的实时查杀与防治；四是数据备份与恢复，根据系统安全需求对系统数据进行必要的备份。备份不仅在网络系统硬件故障或人为失误时起到保护作用，也在入侵者非授权访问或对网络攻击及破坏数据完整性时起到保护作用，同时亦是系统灾难恢复的前提之一。

总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。

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发展阅读群，还更大程度地满足了读书爱好者多样化的需求，让如东城乡飘荡起浓烈的书香。

（三）培养了公民契约精神的养成，增进了社会和谐。在开展“图书漂流”活动之初，确实会出现回漂率低的情况。但是，当大家真正了解了“图书漂流”的潜规则，随着和谐社会的健康和发展，公德意识的提高，人格的进一步健全和完善，“图书漂流”活动定会更趋完善，回漂率会越来越高。借助“图书漂流”活动不仅让书香溢满如东，更为如东的诚信社会建设提供了一个很好的平台，传播了知识、传播了文明。

（四）向社会宣传推广了图书馆，取得了良好的社会效益。“图书漂流”活动的开展使我们收获了喜悦，得到了社会的广泛赞誉。如东县图书馆将“图书漂流”工作作为今后服务工作的一个重点，努力让更多的优质图书加入漂流大军，让更多的人享受到阅读的乐趣，以此助推全民阅读活动的开展，促进图书馆建设事业朝着更加完善、更加方便、更加快捷、更加高效的服务目标发展。

五、结语

阅读，因漂流而芬芳；知识，因传播而美丽；心灵，因交流而贴近。“图书漂流”传播的是知识，留驻的是文明。“图书漂流”是一种社会需求，也是图书馆创新的一种动力。“图书漂流”弘扬的是“平等”、“自由”、“共享”、“交互”的现代图书馆的事业精神。“图书漂流屋”是人们身边的微图书馆，塑造全民健康向上的精神面貌的知识工程。我们相信，随着“图书漂流”活动的推广，未来遍布如东县城乡的“图书漂流屋”必将推动我县图书馆的公共文化服务水平跨上一个新台阶。

参考文献：

[1] 郑妙莹.图书馆人性化管理的一些建议[J].大众文艺.2014（10）.

[2] 孙会清.高校图书馆开展图书漂流活动的意义和途径[J].图书馆学研究，2007（10）：66-68.

[3] 傅亚珍.图书漂流——资源共享的一种形式[J].图书馆研究与工作，2007（2）：17-18.

电子档案归档方案篇4

摘要：随着我国电子政务建设的深入，电子政务信息数量已经日趋庞大，且在持续增长之中，其如何归档成为各档案馆面临的突出问题、本文分析了电子政务信息归档前管理格局与技术状况，简要剖析了现有的电子政务信息归档技术方法――转换介质法、脱机存储法、数字介质目录管理法、光盘塔全文检索管理法，在此基础之上探索性地提出了一种电子政务信息网络化归档的管理技术解决方案。

关键词：电子政务归档信息管理

随着我国电子政务建设的深入，电子政务信息数量已经日趋庞大，且在持续增长之中，其如何归档成为各档案馆面临的突出问题。目前，一些发达国家已经开始为电子政务信息归档制定了有关的法规与管理规章，划定不同类别的电子政务信息的保留时间，以及备份级别。如，美国就已出台了相当数量的法规条例，规范电子政务信息的存储、可用性和处置方式。电子政务信息归档前的状态分析

1．1 管理层面：各部门信息离散割据格局

我国一些政府部门在进行电子政务信息资源建设时，习惯性地沿用了传统行政体系管理思路，将部门之间的信息界限首先划分清楚，从而不可避免地导致了电子政务信息格局的离散型，离散型电子政务信息格局阻碍着电子政务的纵深发展。与此同时，电子政务信息资源的所有权、采集权、开发权、经营权的归属、转移及相关管理原则还不明确，造成了不少政府部门将电子政务信息资源的产权归属部门化，这又在一定程度上导致了电子政务信息资源的部门割据局面。

1．2 技术层面：多类文件格式共生状态

在电子政务建设的大前提下，政府各职能部门的电子政务建设并不是同时开展的，而且基于业务职能及其工作流程的不同，各政府部门所选用的硬件、系统软件、应用软件也不完全相同，这必然造成各部门产生的电子政务信息在文件类型和存储内容格式方面存在差异。由此，电子政务信息在归档前，不可避免地会存在着“多类文件格式共生”状态。其信息类型与常见文件格式主要有：

1．2．1 常用静态文件类。典型常用的静态文件，是以写字板、文本编辑器、图像编辑软件以及Mi-crosoft公司office系列软件编辑产生的文本文件或静态的图像文件。常见的文本静态文件格式有TXT、DOC、WSP、RTF、HTML等，常见的图像静态文件有GIF、JPEC、TIFF、PNG等。这类文件信息很难用同一种编辑器进行统一浏览，很难采用同一种格式来存储。

1．2．2 应用依赖型图文档类。一些政府部门的办公自动化软件采用IBM公司的Lotus Note开发平台、Super Base以及其他商用软件的数据库前台开发工具等，其电子图文信息存储在这些厂家自定义的数据格式文件中，有些电子政务信息内容可以通过此类厂家提供的接口程序转换成为较为通用的文件格式，有的则无法转换，必须采用其特定的应用环境才能打开。这就在电子政务信息资源中存在着一部分特殊的文件格式，必须依赖于特定的应用环境才能识别读取。

1．2．3 关系型数据库文件类。关系型数据库文件主要包括两大类型：一是以单机桌面数据库，如Ac―CCSS、FoxPro等；二是大型网络化关系型数据库，如Oracle、SQLServer、Informix及DB2存储的数据库文件信息。政府各部门的信息系统采用的数据库类别不完全相同，虽然这些数据库厂商大都提供了能够转换为统一格式的接口程序，但转换不一定能保证100％数据的正确无误。

1．2．4电路、工程设计等特定图形文件类。电路、工程设计等特定图形文件与电路设计、工程设计所采用的绘图平台密切相关，甚至与当时所使用的统一画图工具的版本相关，可以说这些文件离开这些特定的设计环境平台是没有任何价值和意义的。

1．2．5 数字音视频文件类。目前常见的音频文件格式有WAV、RM、WMA、MP3、MIDI等，视频文件格式有ASF、RM、QuickTime、AVI、MEPG、MPG、DAT等。音视频信息在储存归档过程中涉及到数据取样、压缩和编码等方式有关的算法及标准，以及与数字音视频信息的应用平台和环境直接相关的背景信息。随着多媒体技术的迅速发展和日益普及，数字音视频资源占信息资源的比重越来越大，因此在电子政务信息资源建设中，也得到了越来越多的关注。现有电子政务信息归档方式的分析

随着电子政务建设的深入开展，电子政务信息大量产生，如何归档成为各档案馆面临的突出问题。随着问题的产生，一些档案工作者和研究人员开始着手探讨这一具有重要现实意义的前沿性问题的解决方案。下文首先将现有几种尝试性的电子政务信息归档技术解决方法进行简要归纳与分析，从中吸取可兹借鉴的经验与教训：

2．1 转换介质法。这是很多档案馆到现在一直采用的归档方式，其优点是档案工作按部就班，不会出现很大的失误。但随着电子政务建设的逐渐开展，以及社会公众对数字档案查询率的提高和利用深度的增大，这种单一机械式的归档模式容易受到冲击，并且难以满足发展需求。

2．2 脱机存储法。这也是我国起初制定电子文件归档标准中要求的基本方式。这种归档方式的缺点是每张光盘上存储的真正有价值的档案信息比较少，并且利用效率不高，在对归档的电子政务信息进行查询利用时，必须安装各类背景应用环境软件，然后才能够浏览其全部信息内容。

2．3 数字介质目录管理法。条件好的单位将数字介质的目录信息采用计算机的单机、局域网、专网、广域网等方式管理起来，使利用者通过查询数字档案目录信息了解档案资源的概况，但如需查阅数字档案全文信息还必须亲自到档案馆按照管理规定借阅利用。在实际工作中，很多单位为了查询方便，并减少光盘的磨损度，将光盘中的内容打印出来同时以纸质档案保存起来，这就是目前很多档案馆常采用的“双轨制”归档方式。但是，很多单位采用这种“双轨制”归档方式之后，几乎很难真正长久实施下去，由于属于归档范围的电子政务信息数量过于庞大，不可能全部打印出来，即使打印出来，以现有档案馆的有限库房容量也难以满足这种持续膨胀的信息存储空间要求，2．4 光盘塔全文检索管理法。“光盘塔全文检索”，就是引进自动化操作光盘库的电子设备，以光盘目录管理为核心，建立搜索引擎，通过检索光盘目录并访问到光盘上存储的原文信息。这种管理方式在一些经济实力雄厚的省市级档案馆已经有应用案例。但是，如果要推广到所有档案保管单位存在一定的难度，存在难度的原因还在于资金和技术两方面，而且在光盘及其存储内容的管理上工作量比较大。电子政务信息网络化归档解决方案的构建

在前文分析电子政务信息的归档前状况以及现有的四种尝试性归档技术方法的基础之上，本文意在探讨一种电子政务信息网络化归档的解决方案，主要内容如下图所示：

如上图所示，电子政务信息网络化归档解决方案包括了管理层面与技术层面两方面的内容：

3．1 管理层面：“政务信息中心一文件服务中心―档案中心”归档管理体系

电子政务信息网络化归档解决方案，在管理层面上可以体现为“信息中心―文件服务中心―档案中心”关联归档管理体系，其主要内容包括：

3．1．1 在归档管理体系上，首先，可以考虑在电子政务系统内部设立“政务信息中心”，负责收集电子政务系统即时产生的各种电子政务信息，并管理经过系统化、知识化处理的政务信息并提供利用；其次，在档案馆中可以考虑建立综合处理归档电子政务信息的“文件服务中心”，负责接收“政务信息中心”移交的电子政务信息资源，进行信息存储和提供利用等活动；最后，就是各档案馆现在已经存在的档案中心，该中心可以负责对文件中心移交的归档电子政务信息进行有关的分类、鉴定、整理、保存或销毁等系统化整理工作，形成具有知识属性的电子政务档案信息资源库。这样一来，“政务信息中心”、“文件服务中心”与“档案中心”就关联互动起来，如此循环往复，电子政务信息就可以在电子政务应用系统与档案馆之间有序地流动，形成一个信息及时流转、有序存储的电子政务信息归档系统。

3．1．2 在归档管理流程上，相比较而言，传统档案业务流程是一个紧密衔接、环环相扣、顺序和时间不可逆性的单一性的线性流程。然而，电子政务信息由于其处于全新的技术平台之上，具有区别于纸质文件的特性，传统的档案管理理念和工作方式已经不再完全适用于电子政务信息归档和管理。电子政务信息业务流程因此具有明显的非线性特征，各业务环节的流程和内容发生了变化，如，在传统档案环境下是先鉴定后归档再著录，而电子政务环境下在文件现行阶段就需要进行赋予标识、分类、著录等业务工作，并且在此之后的流程和工作中也是不断地相互穿插和衔接。

3．2 技术层面：“目录全文关联归档”技术方案

电子政务信息网络化归档解决方案，在技术层面上可以体现为“目录全文关联归档”技术方案，这是针对现有“双轨制”归档技术模式而采取的一种改良的可行归档方法，主要内容就是将电子政务信息分门别类，整理成方便检索的目录信息，并将电子原文与电子目录进行关联挂接，将电子政务信息的目录与电子政务信息的全文进行捆绑，将目录信息存放在关系型数据库中，而电子全文可以选择存放在文件服务器或数据库的二进制存储对象类中的任何一种。此处值得一提的是，前文中所分析过的电子政务信息归档前所呈现的五种主要技术格式的电子政务信息，其中除关系型数据库文件信息外，其余四种都可以选择以文件服务器方式来存储。

利用者可以通过查询到目录信息而了解电子政务信息归档状况，如需查阅归档电子政务信息全文，可以通过向信息管理人员申请信息利用权限，获取信息利用权限之后，就可以通过在线数据库系统直接调阅利用。在实际工作中，出于信息安全的考虑，会将数据库中的内容多种方式备份，比如在线异地备份、光盘备份、有选择性地打印出有重大价值的电子政务信息全文。电子政务信息“目录全文关联归档”技术方案，立足于档案利用者的需求，分析电子政务信息的生命周期，在实践应用中了解电子政务信息被利用的范围、特点和频率，同时结合归档业务员以及档案管理者的工作需要，对电子政务信息网络化归档进行合理技术规划，体现“以客户为中心”管理理念。结语

电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以应用为灵魂，以便民为目的的现代化政府管理模式。从长远来看，电子政务不能仅仅停留在发布与政府有关的静态信息上，而要最终实现政府信息资源与社会信息资源的无缝集成，从而使政府真正实现管理信息化和决策科学化的新型管理模式；而与此同时，就我国目前情况看，档案作为一种重要的原生性资源，却长期不为社会所重视。实施电子政务信息网络化归档解决方案，可以构建一个管理与技术平台，让电子政务信息通过档案部门经过归类整理之后提供给社会公众利用，并同时对归档电子政务信息进行备份保管，这将是电子政务纵深发展与数字档案信息资源建设的合理途径与必然趋势。

工程档案归档要求篇5

一、组织案卷

1、组卷原则

组卷要遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内工程文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、组卷要求

案卷内工程文件材料内容必须准确反映工程建设及其管理活动的真实情况。案卷内工程文件材料要齐全、完整。存档工程文件材料要求为原件，特殊情况下可用复印件代替。案卷内工程文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，如用传真热敏纸等非耐久性材料记录的工程文件资料和用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的文件材料需复印后用复印件存档。

3、组卷方法

直接针对具体项目的管理性工程文件材料放入所针对的项目里组卷。要求按照招投标文件、监理文件、来往函件、进度控制、安全质量控制、造价控制、分包资质、信息管理、施工管理、工程评优、启动验收、竣工验收、声像资料共13 个类目组卷；每个类目下可有多个案卷，每个卷由若干文件组成，具体详细组卷参照公司下发的工程档案归档范围执行。

4、案卷的编目（编号原则按照南充公司文件要求）（1）卷内工程文件材料页号的编写案卷内工程文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的工程文件材料在其右下角编写页号；双面书写的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）案卷封面的编制

案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。（案卷封面式样见图A1）案卷题名应简明、准确地揭示卷内工程文件材料的内容，案卷题名由立卷人拟写。立卷单位应填写负责本工程文件材料组卷的项目监理部。起止日期应填写案卷内工程文件材料形成的起止日期。保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，一般情况为长期。密级应依据保密规定填写，一般为普通。档号应填写项目代号、分类号、案卷号。项目代号由业主档案室设定，组卷时责任立卷人向业主档案室询问本工程项目序号；

（3）案卷背脊的编制案卷背脊项目有保管期限、档号、案卷题名。（背脊式样见图A2）保管期限填写方法应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，一般情况下为长期；案卷题名可根据各单位具体情况自行填写，要求填写完整、准确。（4）卷内目录的编制卷内目录式样（见图A3）。序号用阿拉伯数字从1 起依次标注卷内工程文件材料数的顺序。文件编号应填写工程文件材料的文号等。责任者应填写工程文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名应填写工程文件材料的全称。日期应填写工程文件材料的形成日期。页号应填写每件工程文件材料首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内工程文件材料首页之前。

（5）卷内备考表的编制卷内备考表（式样见图A4）。说明包括：案卷内工程文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人应由责任立卷人（信息管理人员）签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者（项目总结）签名。检查日期应填写审核的日期。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

5、案卷的装订案卷装订幅面采用国际标准A4 型（297mm×210mm）；装订时，正文在前，附件在后。案卷内不允许有金属物。如普通订书钉等，需用不锈钢订书钉。不装订的案卷，应在每份工程文件材料的右下角加盖档号章（式样见图A5）

6、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料（1）工程档案案卷卷皮采用卷盒形式。（2）卷皮规格和制成材料

卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六种。卷皮宜采用牛皮纸档案盒，外裱牛皮纸。

（3）卷内表格的规格和制成材料质量卷内目录、卷内备考表规格为：国际标准A4 型（297mm×210mm）。卷内目录、卷内备考宜采用70ɡ以上白纸打印。

（4）案卷背脊标签的规格和质量案卷背脊标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（20，30，40，50，60）mm。案卷背脊标签宜采用70ɡ牛皮纸制作。卷皮上和卷内表格中内容采用打印方式填写。

二、电子档案

移交工程档案时需提交全套分类清晰、过程完整的监理文件档案电子版。现场发出的监理文件资料必须有完整的电子文档，如监理大纲、监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理月报、监理工程通知单、监理工作联系单、工程开工令、工程暂停令、协调会纪要、旁站监理记录、工程整改通知单、费用索赔审批表、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、工程项目验收汇总表，监理业务手册、监理总结等。监理文件电子版要求分类清晰完整，保存格式为word 格式。电子档案中的工程照片按各阶段形象进度、重要会议、现场监理工作照、检查验收、领导视察以及竣工后的工程全貌共6 类分夹存放，并且每张照片需在文件名进行标识说明。存储电子档案的光盘应使用不可擦除型光盘，文档资料用word 格式，图片用JPG 格式，视频资料用MPEG 格式保存。

三、归档审查

归档文件审查分二级进行，即项目责任立卷人自查，监理复查。复查通过后，到业主档案室填写移交目录，签字移交。(式样见图A6)

四、归档时间

要求工程竣工投运后二个月内，及时移交工程档案。

五、档案归档范围（暂定）1招投标文件、中标通知书、合同等

2监理文件：监理大纲、监理规划、监理实施细则、达标投产及创优规划、监理日志、监理月报、监理工程师通知单、工程整改通知单、监理工作联系单、监理业务手册 3来往函件：工程建设管理单位与参建单位有关工程项目的重要来往文件及电传、函件

4进度控制：、工程进度计划、工程开工/复工报审表、工程暂停/返工令、工程延期报告及审批

5安全质量控制：原材料、设备等进场报审表、安全、文明施工大检查纪要、旁站监理记录、质量检验记录：⑴检验批质量验收记录⑵分部分项工程质量验收记录⑶单位工程质量验收记录⑷隐蔽工程验收资料（以上均为汇总表）、关键工序监督、检测、抽样检验、检查评定报告、工程项目验收汇总表、质量事故报告、处理意见及会议纪要

6造价控制：变更价格审查、索赔处理文件、工程计量单和工程款支付签证

7分包资质：、分包单位资格报审表、试验单位资格报审表、供货单位资格报审表

8监理总结：专题总结、监理工作总结、工程总体质量评价报告

9施工管理：施工组织设计、施工方案及技术措施报审表、设计交底与图纸会审会议纪要、设计变更、设备、材料、零部件代用审批、调试方案审查、施工过程资料 10启动验收：调试记录、启动验收、启动验收交接书 11竣工资料：、验收通知、方案、验收报告（附整改记录）、调试方案审查、竣工蓝图、设备图纸、竣工资料移交清册 12声像资料：照片、录像、录音等

六、归档数量

1图纸类（含变更）：4套（南充公司1套、市档案馆1套、总包1套）

档案文件归档制度篇6

应根据集中统一管理档案的原则和本单位形成档案的实际情况来确实，一般应包括归档范围、归档时间、归档要求、和手续等。

为了确保档案的质量，完整、准确做到如下几点：

(1)要把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入规划管理、建设管理和各项管理制度之中，通过审批、检查、验收等日常管理工作进行监督。

工程管理部门在验收工程项目时，施工部门不交竣工图和有关文件材料，不予以办理验收手续。

(2)文件材料的.形成、积累、整理和归档纳入本单位计划、技术、工程、质量等管理制度之中。

电子档案归档方案篇7

1. 电子文件档案归档是档案工作发展的必然结果

就宏观层面来看,文件的形成是一个完整的过程,自文件形成到永久保存或最后消亡,具有一定的复杂性和特殊性,尤其是在现代社会科学技术飞速发展的大环境下,信息化技术逐渐普及,并在党政机关中得到广泛的应用,就电子文件的管理、保存以及利用情况来看,各环节都是社会发展新形势下档案工作中的重要组成部分,并且普遍分散于社会发展各层面中,其实际信息管理功能存在一定不足,对电子文件档案的统筹管理以及广泛开发等,都产生了一定程度的制约。

在我国《电子文件归档与管理规范》中,对文件档案归档进行明确的规定,指出文件形成部门或信息管理部门应当定期将符合归档条件且经过鉴定的待腻子文件移交至相关档案部门,并在遵循档案管理相关要求的基础上,对电子文件档案进行科学化的保存和管理,以适宜的脱机载体为主要的设备,在规定时期内实现电子档案的有效归档。此种情况表明,电子文件归档是档案工作发展的必然结果。

2. 电子文件档案归档是社会发展的必然要求

就新时期社会发展的总体形势来看,当前我国对文件档案资料的管理方式来看,主要是以纸质材料为载体,来对档案文献资料进行保存,尤其是对保密性要求较高的机关性文件进行保存和管理的过程中,为切实保证机关文件的保密性,应当对现代科学技术进行科学化运用,通过数字技术、网络技术等来促进政府管理的现代化发展,切实提高电子文件档案有效归档,从而更好的满足电子文件档案归档的实际要求。

就现代社会总体发展情况来看,信息技术的飞速发展,为政府管理职能的转变提供了可靠的基础,为现代化政府建设提供了可靠的条件。此种情况下,社会发展对档案保管以及利用等都提出了新的要求。政府机关以及企事业单位办公方式得到一定的发展,在取代以往手续繁杂的办公行文和来往文件方式的同时,逐步通过办公自动化系统来开展档案的管理,促进了大量电子数据、图像以及文件等电子档案的有效应用,促进档案管理总体效率的提升。在社会发展的新形势下,电子文件档案主要通过计算机系统或网络技术来开展档案资源的查询和利用工作,促进电子文件档案的实际利用价值的有效发挥。电子文件档案与传统档案相比,在实际应用过程中更具便捷性和高效性,在促进政府记忆力传承上具有重要的意义。

就当前我国电子文件档案归档的总体情况来看,由于电子文件种类复杂且格式多样,在实际归档过程中电子文件档案的数据信息极易被更改或受到损害,此种情况下,使得电子文件档案归档面临着崭新的机遇与挑战,因此加大力度对新形势下电子文件档案归档进行研究和分析,具有重要的现实意义。那么在对电子文件档案进行归档的过程中,应当充分衡量归档入馆的相关管理问题,积极采取有效措施来进行管理,切实提高电子文件档案保存的安全性。

3. 加强电子文件档案归档是档案管理工作未来发展的必然趋势

3.1 电子文件若不及时归档会存在严重的安全隐患。

相关统计研究资料显示,现代社会经济不断发展,各领域内的生产与运营的信息化程度日渐提升,其中不免存在不法分子利用科学技术切取电子文件档案信息,此种情况下,若电子文件档案不能够及时归档,极易造成严重的安全隐患,对于电子文件档案资源的有效利用产生了一定程度的影响。由此可知,加强电子文件档案归档是新形势下档案管理工作的一个重要环节,在提高档案保密性和安全性上发挥着重要的作用。因此加强电子文件档案归档是档案管理工作未来发展的必然趋势。

3.2 电子文件档案归档工作的顺利开展,有助提高电子文件原始保真性,促进电子文件档案资源的实际利用价值的有效发挥,从而为社会提供更加优质的档案资源服务。

当前我国大部分党政机关以及企事业单位都是通过电子文件来对组织内部各项工作进行部署和八排,此种情况下并不利于电子文件档案的权威性的有效体现。就党政部门以及企事业单位档案管理的实际情况来看,电子文件档案是办公自动化政务信息的重要源头,在实行科学且可靠的归档后,能够更加准确有效的展示电子文件档案的凭证性和权威性,切实提高党政部门以及企事业单位办公自动化政务信息的可靠性,确保重要电子文件的实际作用价值能够得到有效的发挥。

3.3 电子文件归档工作为档案事业的可持续发展注入了新的活力。

一方面,电子文件档案是现代技术条件下档案信息资源开发及远程利用的新成果,为档案收集渠道开拓了更为广阔的天地,也大大提升了整体档案资源的馆藏量。另一方面,由于电子文件档案的具有的独特时代特征,其高速、便捷、成本低廉优势,将极为方便地为社会大众服务。结束语

就新形势下档案管理工作的总体情况来看,电子文件档案归档具有一定的重要性,在充分提高电子文件档案保管的安全性和可靠性的同时,为档案资源的检索利用提供了便利,一定程度上促进了档案部门现代化管理水平的提升,推进社会档案建设工作的稳定持续发展。

参考文献

[1]朱琪.民国档案数字化研究与思考[J].北京档案,2010年02期.

[2]赵生辉.城市结构理论对城建档案管理的启示[J].档案与建设,2010年02期.

[3]吕榜珍,胡莹.云南省少数民族档案的数字化管理策略[J].档案学通讯,2010年02期.

谈高校照片档案的归档管理篇8

摘要：照片归档工作是高校档案管理中的一项重要内容，如何发挥照片的最大价值，取决于档案管理者对照片档案归档的规范程度，纸质照片和数码照片都需要规范管理，需要各方面配合共同做好照片的归档工作，服务高效建设

关键词：照片归档管理

0引言

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《中华人民共和国档案法》档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。在档案管理中，照片扮演着记载各政府机关公务、企业生产、学术及科学研究等方面重要的辅助角色。照片档案以直接且逼真的影像将信息传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，故更具有感染力。

照片起始于法国，1826年法国的一个夏天，Joseph Niepce拍下了世界上第一张照片。照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。

在档案管理中，照片以直接且逼真的影像将咨讯传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，更具有感染力。由于其独特的记录形式，在档案利用中发挥了重要的作用，如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。在河南大学建校90周年举办校史展和出版画册，琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校90年来的发展历程，使学生通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就，激发学生爱国爱校的感情，收到良好的效果。

1照片档案归档范围

记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片领导人和著名人物，参加与本单位有关的重大公务活动照片，本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片，记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片，记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片，其他具有保存价值的照片。

2照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛，但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要进一步的文字说明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明，在归档过程中一定要注意及时注解说明。

2.1照片档案的整理照片档案卷内目录的项目包括：照片号底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿，一张底片或～组相关的底片为一个保管单位，编一个底片号。如果是一组底片，在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的，对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号一底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

2.2数码照片归档的管理数码照片档案一般由数字图像(照片)、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TlFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。如无法转换，则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片的线数应不低于600dpi。用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到1200～2400dpi。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。归档时应标明互见号，格式为，全宗号一光盘号一照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号一册号一张号(标注于数码照片的文字说明中)。

3照片归档管理注意事项

照片归档管理事关以后的查询使用。全校上下尤其各级领导干部都应该高度重视，防范在先，未雨绸缪。

3.1提高认识，加强领导。加强一级归档，完善二级管理。可根据工作需要对归档照片进行管理上的适当调整，加强和完善二级照片档案管理，建立以院系为主的二级档案保管单位，档案馆做好二级目录的收集工作，加强二级照片档案监督指导力度，使照片档案更加齐全完整，也为教育部的再次评估打下良好的基础。

3.2制定措施，落实制度。学校早就制定并下发了包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循，真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式，及时做好照片档案的归档整理工作。档案馆还要及时进行照片归档提醒、催交、筛选、剔除和编目、说明等整理工作，可采取多种方式，通过接收、征集、交换、复制、购买等多种手段，多渠道、多途径开展照片档案的收集归档工作，并随时进行规范整理和保存。

3.3长期重视，持之以恒。日复一日，年复一年，照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持，不落实，不执行，即使有再完善的制度，也只能流于形式，甚至成为笑谈。要真正实现照片档案的长期保存、有效利用，只有全校上下长期重视，高度重视，努力做档案工作的有心人，不因单位领导和档案管理员职务、岗位变动等诸多因素而忽视档案工作才行。

干部档案收集归档规定篇9

（1991年修订，旧）

第一章总则

第一条为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，为组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等法规制定本规定。

第二条干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第二章收集范围

第四条在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

第五条自传和属于自传性质的材料。

第六条考察、考核干部工作中形成的有关材料:民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

第七条审计工作中形成的有关材料:主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

第八条国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。

第九条评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料:专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

第十条创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

第十一条政审工作中形成的材料:调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

第十二条更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

第十三条党、团组织建设工作中形成的有关材料:(一)中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1—2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档)；退党材料；

(二)中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；

(三)加人民主党派的有关材料。

第十四条表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表，先进事迹

材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

第十五条纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料:处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)．上级批复，离婚材料等。

第十六条干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料:干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退(离)休审批表等材料。

第十七条考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料:报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

第十八条办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

第十九条办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料。

第二十条党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料:代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第二十一条健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

第二十二条办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。