oa办公系统管理制度（精选8篇）
一、系统使用规定：
1、网上办公系统为我司内部办公系统，禁止非我司员工登陆或使用本系统。
2、我司每位正式员工拥有专用的用户名和密码，系统将自动记录每位员工的登陆情况，请全体员工正确使用系统，保护好自己的用户名和密码，如发现盗用用户名、密码现象，应立即报告主管领导，并通知系统管理员。
3、所有员工上班时必须打开办公自动化系统，下班后方可关闭。
4、如使用本企业以外的公用设备（如网吧）登陆系统，请在使用后删除电脑中的记录。
5、原则上在OA平台严禁上传涉密的文件、技术资料、档案等；员工不得随意让我司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许下载受控的内容。
6、员工不得发送与工作无关的信息，如有违反，一经发现将严肃处理。
7、员工不得利用系统发布反动、色情、低级趣味以及国家法律禁止的相关信息，如有违反，将严肃处理，情节严重的将追究法律责任。
8、对于恶意操作行为，我司将予以严惩，直至诉诸法律。
二、系统故障应急规定：
发现系统无法正常使用或数据处理有误，应在第一时间通知系统管理员，并转告相关业务接口部门，相应的业务数据可临时改为手工处理、传送。故障排除后，系统管理员将发布通知，相关部门应将故障期间的信息、数据补录入系统，并恢复网上办公。
三、系统用户资料变更规定：
1、遇有人员、人事调整时需要调整OA系统组织信息及相关权限的，需由调入部门填写《系统权限申请表》由相关部门分管领导及人力资源部确认后通过OA系统流程表单通知系统管理员办理用户变更操作。
2、员工应该保持OA中个人手机号码为最新号码，如变更手机号码，应及时更新，或通知人力资源部备案，保证能顺利收到公司通知等信息。
4、涉及系统资料变更一律按照以上流程执行，如遇特殊情况或者紧急情况，处理后要补办备案手续。
四、系统应用范围
目前可以使用的工作流包括：收文、发文，工作交办，办公用品申领，请假申请，加班登记，倒班人员调班条，申购单，设备科备品备件采购计划审批，日运行报表，化验分析日报表，工作交办单，设备报修维修记录，零星项目记录，科室工作联系单，生产计划报审表。
五、责任与授权
我司系统管理员负责统一管理，各部门负责人、分管领导进行检查监督；如发现违规现象，OA管理员有权对违反本规定员工进行监督、批评、警告直至停止权限，各部门、各分管领导须对有关责任人处罚。
规范ＯＡ权限分配，ＯＡ权限按部门岗位进行分配。原则上不能越部门管理，但一些特殊应用要求除外，如系统管理员管理权限等。
所有部门权限归公司领导直接管理，系统管理员负责具体实施权限设置工作。
个人权限归所在部门进行直接管理，各部门可按其工作职责进行分配，由系统管理员具体实施权限设置工作。
系统管理员未经上级批准不得擅自开启或关闭员工的重要权限。系统管理员应做好ＯＡ服务器中各科室及个人文件的保密工作，不得未经许可向任何单位或个人透露文件内容。
六、保证数据的有效性
各种报表及表单在结束归档后数据将不允许修改，如因工作失误或各种不可预见的原因造成数据与实际不符及其它不得不对数据进行修改的情况时，可使用ＯＡ中《信息系统数据修改申请表》工作流提出修改数据申请，经相关审批后交由系统管理员具体实施修改。
七、其它要求：
1、各部门经办人应主动使用已有的工作流处理工作，使用中如发现有表单或流程上的问题应马上联系系统管理员解决，做到边改边用。
2、在工作中应主动发掘可利用OA系统办理的工作及其他信息化需求设想，并将想法使用《信息系统需求申请单》或《信息系统工作流程修改申请》经过审批程序报送到系统管理员处，由系统管理员具体实施方案，并配合经办人使工作顺利整合入OA中。
3、关注OA系统中由系统管理员发布的系统通知，以配合系统可能的变动。
4、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。
5、系统使用过程中如有不解的地方，可联系系统管理员要求进行讲解，如需要可要求管理员专门为部门进行系统使用方面的集中培训。
八、附则
(一) 办公自动化。办公自动化, 即Office Automation (以下简称OA) , 是发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下, 发展起来的一门综合性技术。[1]办公自动化是科学技术发展和社会信息化发展的必然产物, 它以行为科学为主导, 以系统工程学为理论基础, 综合应用了计算机技术、网络技术和现代通信技术来完成各项办公业务, 以达到提高工作效率和质量的目的。[2]实现办公自动化, 必将提高日常办公事务的质量和效率, 必将有效地提高管理水平和提高劳动生产率。因此实现办公自动化, 对于提高生产力, 推动现代化建设具有重大的现实意义和深远的历史意义。
(二) 办公自动化系统。办公自动化系统, 即OA协同办公系统, 是指通过先进技术的应用, 将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备, 并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统, 可以形象地理解为, 办公人员运用现代科学技术, 如通过局域网或远程网络, 采用各种媒体形式, 管理和传输信息, 改变传统办公的面貌, 实现无纸办公。随着计算机技术、互联网建设及信息化工程的飞速发展, OA管理系统经历了多阶段的革新和本质性的突破。从20世纪80年代为实现文字处理的单机版办公自动化;到20世纪90年代以局域网和关系数据库技术为基础、将工作流作为中心的办公自动化系统;再到21世纪初期以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化;在2010年以后又进入了新的阶段, 把办公自动化系统作为整个组织内部信息化的入口和平台, 形成跨功能多系统的全面信息和流程整合。办公自动化不再局限于办公领域, 行政办公和业务办公集成为了一体, 更加强了隐形知识的管理和对决策分析的支持。
二、高校行政管理的现状
(一) 金字塔式的组织结构, 不利于信息全方位传递。目前我国高校行政管理中普遍采用“校—院—系”三级管理层次。一级管一级, 隶属关系清晰, 建构了一个金字塔式的组织结构。在这种金字塔组织结构下, 传递信息通常通过几种形式:层层下发文件或通知、召集开会、层层上报等。在这几种信息传递形式下往往会产生以下问题:一是公文流转效率低。传递公文主要还是通过人工传递, 有些紧急重要的文件经过党委书记、校长、分管领导、部门领导到具体工作人员等层层传递, 对文件要求开展工作所剩余的时间已经不多了, 有的甚至已超时了。同时流转程序的不规范也使得效率降低。二是不利于跟进督办。各项工作任务下发后, 信息反馈慢, 跟进督办较为耗时费力。三是文山会海。虽然中央下发了“八项规定”, 文山会海已经有所减少, 但是在信息传递单调的情况下, 发文开会依旧是一种较为常用的方式, 行政人员还是常常疲于应付各种会议, 影响了工作效率。
(二) 多校区办公, 机关人员精简。随着近十几年的发展, 全国各高校均在不断壮大, 往往会设立多个校区协同办学的情况, 而行政人员常常要在不同校区之间奔波办公。同时这几年机关人员精简, 一个人往往承担着多项分工任务, 一旦有人因出差或者生病等原因而不在岗位上, 将会使工作搁置不前。
(三) 事后处理多, 事前预测少。管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间, 没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题, 往往重心都是在事后处理上, 而不是事前预测上。
(四) 人员存在流动性, 知识不能固化。学校管理人员存在一定流动性, 使得很多工作经验未能保留, 没有使知识固化下来。
(五) 业务流程繁杂, 制度执行带有随意性。学校各种门类的业务流程复杂繁多, 如果第一次办理业务的师生不了解流程, 不熟悉各个职能部门的话, 从提交申请到最终完成往往需要往返多次才能完成。另外, 业务流程虽有一定的制度, 但是细节上仍然会因人的不同而有所变化, 带有一定的随意性。
(六) 数据统计工作多, 人工收集分析效率低。高校经常有各种调研问卷, 基本采用人工收集统计的方式, 无论对于被调研人员还是调研工作人员都是一件较为麻烦的事情。同时统计工作量大, 也比较容易出错。
三、OA协同办公系统应用的意义
(一) OA协同办公系统对于高校行政管理水平的意义。一是合理改善了金字塔式的组织结构模式。OA协同办公系统采用全方位且多层次的网络模式, 改变了传统单一垂直的信息传递方式, 拓宽了信息传递途径, 大大提升了信息传播速度。更使得高校行政组织结构朝扁平化发展, 各级成员尤其是基层人员, 有了合适渠道再去倾诉合理意见, 真正参与到校园事务中去, 打破了传统的层级限制, 淡化了层级区别。二是提高决策的科学性。在有着成千甚至上万规模的高校中使用传统的人工收集处理数据的传统决策方式显然是会影响到最终的决策时效和准确性的。随着高校办公自动化的发展, 高校各职能部门间实现了数据共享, 大大提升了高层决策的时效与科学性。三是深入促进高校行政管理科学化和透明化。传统的行政管理模式人工操作为主导, 有着一定的随意性和潜在的不合规的可能性, 而上级的监督也存在不及时性。随着OA办公系统的应用, 可使得高校行政管理更加透明并且科学。四是促进管理成本下降, 提升管理效率。OA办公系统的应用, 有效减少了人为负担, 大大提升了日常行政处理速度。
(二) OA协同办公系统对于高校提高教学管理的意义。除了行政管理外, 教学管理同样是所有高校的一项重点工作。教在日常教学管理中, 例如公文管理审批、会议管理、日程安排、公共信息查阅、甚至是高校学生的选课安排, 及学科成绩查询等, 均可通过办公系统紧密联系起来, 因此OA协同办公系统能有效平衡并分享教育管理信息资源, 从而对提高高校教学管理水平的工作效率具有重要意义。办公系统在高校中的应用程度, 更可作为一项评估指标来衡量高校的教学管理水平。
四、OA协同办公系统实施的对策建议
(一) 领导重视, 立项规划。高校各领导应该充分认识到OA协同办公系统与现代管理结合的重要意义, 重点立项并牵头规划, 并在建立和推广过程中给予坚定支持与监督, 如此方能确保该项目能按时合理实施。
(二) 技术支持。OA协同办公系统是现代科技的产物, 因此无论是建立和维护都离不开技术的支持。高校应当视OA协同办公系统的功能相结合, 统筹规划, 分步落实, 对高校硬件设备与应用软件进行淘汰与更新。
(三) 传统办公与办公自动化的衔接与过渡。随着OA协同办公系统的建立, 传统办公与办公自动化的衔接同样是需要高校考虑的问题。由于目前公文的法定效力只有在纸质文件呈现的基础上才能得到公认, 所以对于公文审批签署流程可以通过办公自动化来完成, 但最终的公文仍需要通过纸质形式来保存。因此在办公自动化系统和传统办公系统并行阶段, 需要做好传统文档管理工作, 以便顺利过渡。
(四) 办公人员综合素质提升。OA协同办公系统离不开办公人员的操作, 虽然高校中办公人员素质普遍较高, 但也不排除部分资历深但计算机技术不足的人员, 因此有效的专业技术培训和办公自动化意识宣导与灌输还是必不可少的。只有办公人员综合素质提升了, 才能有效推广高校办公自动化管理。
(五) 制度设立, 明确责任, 加强督查与反馈。在实行办公自动化时, 针对系统的安全性、信息可靠性、管理科学性和发文规范性制定一个完整的规章体系, 从而明确各岗位人员的职责, 并加强督查和反馈, 使得整个管理系统能有效、安全运营。
摘要：随着OA系统的不断发展, 协同办公系统已逐渐被深入应用到各行各业。本文对高校的管理现状进行了分析, 并阐述了建设OA系统对高校管理的重要意义, 最后对高校实施建设OA协同办公系统提出了建议。
关键词：OA协同办公系统,高等学校,行政管理
参考文献
[1]李民强.办公自动化设备与应用[M].北京:中国铁道出版社, 2007
[2]余慧, 王晓永.办公自动化 (OA) 系统设计浅析[J].今日科苑, 2010
关键词：办公自动化； 医院
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21603-01
The Hospital Automation Administration of Office System (OA) Develops the Application
LUO Keng-mei
(Shantou University Medical College Second Affiliated Hospital,Shantou 515041,China)
Abstract:Along with the medical service organizational reform, along with the hospital work staff the daily popularization which uses for the computer, as well as the hospital modern management request, needs to enhance our hospital work the whole working efficiency. Using the network communication foundation and the advanced computer technology, construct set of securities, is reliable, open, the highly effective information network and the office automation, the information management electron system, may provide modernized for the hospital administration department the daily work condition and the rich comprehensive information service, realizes the daily work business to process the automation, enhances the office efficiency and the management level, realizes the hospital administration various departments daily office work standardization, the electron, the standardization, enhancement file department file the and so on copy clerk file, dossier, science and technology file, financial file manageability, realizes the information on-line inquiry, borrows. Finally realizes "the non- paper" work
Key words:word office automation;hospital
1 前言
所謂办公自动化，其实就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。
传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。
传统的办公模式
随着计算机网络技术的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代已经到来。传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理单位管理流程中大多采用单位业务流程重组（BKR），其核心思想就是要先优化单位业务管理流程，再根据优化后的流程建设单位信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大，同时面临来自单位内部重重的阻碍。
而本解决方案的核心思想是：前期系统建设中不牵涉本院内部业务流程重组，只是协助医院通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。在这个基础上，根据本院办公的特点和特性，开发出了B/S模式的在线协同办公系统。
2 系统模块
包括资源管理、公告板、电子公文、人事薪资、医院制度、业务资料、公用信息、个人办公室、系统管理九大部分；涵盖了本院日常办公中各主要的环节。主要实现电子公文的流转，以及相关办公事务的管理。
3 系统技术特点
(1)强大的流程自定义工具，方便电子化企业现有管理流程；
(2)根据运作情况可灵活修改流程；
(3)建立医院员工信息管理平台，内部日程安排、办事指南、通讯名录方便行政工作人员办公；
(4)建立院内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；
(5)实现院内动态信息的及时反馈、收集、指导生产活动的良性循环，加强协同办公；
(6)实现科技情报、资料的有效管理。
(7)建立院内部资源管理平台，有效利用企业各种资源。
(8)促进文化的建设，加强医院的凝聚力。
(9)建立内部电子档案管理中心，加强医院人事档案的利用。
(10)实现院内文书、办公设置的有效管理；
(11)项目进展、行政管理事物的督办查办；
(12)建立网上培训基地，使医院职工能不断学习新知识；
(13)通过提高医院的管理水平、改革原有的管理模式和方法，从而间接产生经济效益；
(14)提高办公自动化效率，为实施体制改革、增加效益奠定基础。
4 系统功能说明
(1)个人办公室：可浏览和查询个人工作状况，提醒处理个人工作事务，日程安排，任务管理等。
(2)电子公文：发布、浏览并处理相关的公文。
(3)单位公告：管理层可向所有工作人员发布公告信息，并且在每个工作人员界面出现提示。
(4)文件管理：对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理。
(5)政策法规库：发布、浏览单位相关的法律法规文件。
(6)单位通讯录：详细列举单位工作人员的具体通讯信息。
(7)公共服务区：对单位日常的办公服务设施进行管理，如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室，大家可以在此畅所欲言，方便了员工之间的交流和信息的传递。
(8)系统管理：设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码，并可获得使用相关帮助。
(9)事务提醒：当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时，系统自动弹出提醒窗口，进行提醒。
5 系统开发平台选择
目前有三种方式建设办公自动化系统： 采用IBM LOTUS NOTES作为软件平台，利用NOTES强大的邮件功能实现办公自动化的功能。缺点是在客户端必须采用自己的平台，如果要求采用IE的话，就会稍稍让开发者为难，但NOTES 5的技术资料上以及实际开发上基本上已经解决了这个问题。
采用Microsoft Exchange Server作为软件平台，客户端可以直接采用Outlook、IE4。 第三种办法就是采用数据库的方式，直接传递信息。
NOTES和Exchange的编程方便，流程定义易于实现，用户界面友好。
但是两者的数据存储均采用一个大的文档数据库，如果要求把办公自动化中某些数据提取出来并保存到档案管理系统中时，就会让众多的软件开发商止步。
根据我院现有的实际情况，加上目前已建成的局域网资源，采用数据库方式建立办公自动化系统，不仅数据随时可以和其他业务系统相关联，并且易于管理。采用数据库方式还可以方便的和其他模块结合起来，建设企业内部信息平台。
B/S模式（浏览器/服务器）随着Internet的发展，已经成为了企业信息系统建设的首选。B/S模式使用方便，客户端统一采用浏览器，不限制客户平台，可以方便的和其他业务系统连接。同时采用COM+技术，在编码过程中对数据访问进行了优化，保证了数据访问的效率、数据的安全，数据的承载能力和并发处理能力。
系统分为三层架构：
用户层（界面层Forms）--应用层（COM执行层）--数据层（存储层Storage）我们用一台服务器来实现所有的功能，也可以分为WEB服務器和DataBase数据服务器，这样就可以减轻服务器的负担，提高了执行效率，图示如下：
数据库连接一直是威胁到安全的问题，那么在开发的通用数据库连接组件采用资源池算法来处理并发事件，提高运行效率和保证安全性。也就是说在执行应用层DLL是他其实是去调用数据库连接的DLL的数据，而连接数据库的所有参数和连接口令都是封装在一个DLL组件里的，这样不但保证了运行的稳定性和执行效率，还保证安全性，以免数据库连接口令丢失造成损失。
由于采用的数据库为MS SQL Server，所以会利用SQL自身的存储过程技术(Store Procedure)，该技术能极大的提高存储和读取数据的速度和效率，另外还能大大降低数据入库是可能出现的以外错误，可以说采用存储过程来存储数据是高效可行的。因为SQL存储技术本身可以在过程里调用COM组件，所以采用这种更专业的技术又进一步的提高了数据存储效率。
6 系统开发配置
服务器：
Microsoft Windows 2000操作系统
Microsoft SQL Server 2000(中文版)
(1)Windows 2000 Server
Windows 2000 Server是一个开放的的系统，具备强大的管理功能及很高的性能，稳定、可靠、扩充、可移植。采用TCP/IP网络协议，结合网络管理、防火墙及虚拟专网等现代网络核心技术，建立安全、稳固的开放网络应用平台，能够连接数千乃至数万用户的网络系统。
(2)SQL Server 2000
采用分布式处理结构和先进的数据库管理系统，与Internet有机地结合，同时具有各种分析、预测等辅助决策功能。
金和OA系统
金和OA协同办公管理系统简介：
金和OA协同办公管理系统C6软件（简称金和OA），本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境。
金和OA协同办公管理系统C6软件，通过了软件产品检测中心依据国家相关标准的检测、通过了国家信息产业部的双软认证，并根据《计算机软件保护条例》获得了软件产品著作权证书。当前企业为什么要选择OA协同办公管理软件、搭建信息化管理平台？
一、企业信息化管理是发展的必然
公司随着不断的发展，进入了网络时代，信息化管理需求大大增加，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。
二、企业规范化的管理是发展的需要
传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给公司带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。因此需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。
三、提高办公效率和质量是企业的追求
如何提高本公司的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如通信、文件下发、批复、归档，繁多的会议等使办公人员陷入忙乱无效的工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。
四、远程申请、审批是目前无法解决的难题
公司现在在各地都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批，可能会给公司带来巨大的损失。
五、节约办公成本
针对公司办公耗材浪费的情况，通过OA系统的实施，可以大大节省这方面的开销。随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。实施OA协同办公系统后，可解决以下五点主要问题：
一、建立信息发布的平台
在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在公司内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解公司的发展动态。
二、实现工作流程的自动化
这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高部门之间协同工作的效率。
三、实现知识管理的自动化
传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的所有工作内容，这样就减少了很多培训环节。
四、辅助办公
像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。
五、实现协同办公
就是可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，各分公司及办事处的地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
可以实现所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。
选择金和OA协同办公管理系统可以解决企业内部存在的以下问题：
1、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。
2、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
3、实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。
4、辅助办公。像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。
5、实现协同办公。就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。
金和OA协同办公管理系统本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境、提升企事业单位的管理和信息化应用水平并降低成本。
①功能强大：几十个功能模块，涵盖个人办公、企事业单位管理、协作区、沟通交流、商务应用等方面，设计灵活，可订制程度高，最大程度的满足企事业单位的办公需求。
②使用方便：人性化界面设计多种操作导航方式，只要简单熟悉不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境。
③安装维护简单：独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具，无需专门技术人员便可轻松完成。④安全可靠：数据可备份、可恢复，完善的权限控制，保证信息发布、传输的保密性。
⑤性能稳定：B/S架构，Web服务器采用IIS(Internet Information Server)，MSSQL数据库，Windows操作系统平台，性能稳定，速度快，容量大。
⑥服务完善：科学的服务体系；邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式。
⑦性价比高：很小的投入便可带来效益的提升。
使用金和OA协同办公管理系统的平台，可以实现企业所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。后台的流程定义功能，可以对单位内部的各种业务流程进行规范，避免人为因素对业务流程的干扰，极大的方便了领导对内部业务的规范管理。
金和OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施
OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理，涵盖公司管理全部业务流程，包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程，涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此，我们应该有一个科学的方法作指导，来严格规范我们的实施过程，规避不可控因素造成的影响，以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式，特制定以下实施方案：
第一阶段：实施前期调研阶段
1、进行各部门调研工作，了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能等情况。
2、成立OA项目的实施小组，以配合OA提供方的工作。
第二阶段：实施准备阶段
这个阶段非常重要，关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是：
1、系统管理员培训由OA提供方对系统管理员需要进行系统的培训。
2、召开OA项目启动会议
任务：明确OA实施的意义，说明OA实施成功的关键因素。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外，应有公司高层领导成员参加。
主要内容：由公司主要负责人作项目总动员，说明公司管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合以及OA提供方提出具体要求。宣布我们公司项目组成员组成。由OA提供方说明实施该OA的意义、实施OA的风险等，宣布实施项目组的成员组成。确定OA实施计划，启动会上，OA提供方应提出OA实施计划、实施方案等与我们公司项目组进行充分交流和沟通，并最终确定OA实施计划。
3、拟订实施进度计划
任务：由OA提供方制定实施计划，并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。主要内容：OA提供方根据前期的调研情况及OA启动会议纪要，制定出实施计划表，以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素，实施计划不能作变更。
4、确定项目实施组织
项目组人员职责与要求：具备较强的计算机应用能力及理解接受能力；熟悉本部门或公司的业务流程及需求。
项目经理：负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。
第三阶段：项目建设阶段
1、系统安装与初始化配置
在公司服务器上安装OA软件，进行初始化设置，OA软件能正常运行。
2、注册用户并构建组织机构
注册OA使用人员，并根据公司组织机构图构建单位组织机构。
3、业务流程调研
业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手，了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据，以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等，也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细，只有这样才能在软件实施中有的放矢，制定出详细的实施解决方案。
实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握，也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中，而应该从总体的业务流程上进行分析，把各个部门零散的业务处理结合成一个整体，把各个断开的业务连贯起来，这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度，只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程，保证此阶段工作顺利完成。
4、核心模块定制
定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。
5、辅助模块定制
完成系统各辅助模块的定制。
6、系统调试
项目小组在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并及时进行调整。
第四阶段：切换准备阶段
1、OA培训
OA培训分为领导培训及一般用户培训，领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。
2、模拟运行
由我们参于培训过的人员，进行实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。
第五阶段：OA验收
OA实施进入正常状态后，要进行业绩评价，OA实施验收。
在项目正式验收之前，OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后，OA提供方向我们提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等。
验收会上，需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对OA实施结果做出评估，最终完成验收报告，双方确认签字。
以上OA实施各个阶段是密切相关的，一个阶段没有做好，决不可操之过急进入下一个阶段。
在整个OA产品实施过程中，还需要强调的一点是：实施进程中角色的逐渐转换，并不是整个实施过程全部由OA提供方完成，当实施工作进行到一定程度的情况下，就要有意识地切换角色，由我们在OA提供方的指导下完成。
前言：互联网的出现与迅速发展，信息技术步伐的加快，使得企业面临着众多的挑战与竞争，在竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。人们对企业办公管理系统的需求越来越大，如何快速、有效的开发企业级的应用系统，成为当前的迫切要求。因此，建立一个反应快速、智能、灵活、安全的企业办公管理系统具有非常重要的意义。企业办公信息化
随着信息技术、网络技术、通讯技术、数据库技术的不断发展。21世纪企业之间的竞争不是仅仅在产品质量和服务上竞争，更重要的是借助信息技术、网络技术、通讯技术、数据库技术与管理理念结合来提高企业的核心竞争力，快速响应市场需求。促进企业各机构、各部门、各员工之间的协作能力和随时随地沟通。
一个“简单、实用、开放、灵活”的协同办公平台已然成为了企业办公信息化建设的重中之重，实现将组织与异地的分支机构、人与人、上下级部门之间组成了网状结构，可以保持实时联系；网络中的每个人身处异地仍能及时了解和处理单位事务；即使相隔万里的多个人之间也可以同步协调工作。从而使组织内的经验、知识、资源得到最充分的共享利用；各种信息的上传下达实现无损耗、无延迟的完美传递。
协同办公平台关注人员沟通、流程协作、知识共享与整合，可以帮助企业的业务流程规范化、标准化、可视化管理及图形化监控，让组织内部人员明确工作职责和角色，及时反馈问题，快速响应业务需求，帮助决策层全面、准确的了解整个团队的协作和执行力；保证企业信息流（组织）、工作流（业务）、知识流（技术、知识）无细缝整合和协作；从而为企业建立规范的办公流程与先进的管理理念，全面服务企业发展战略，提高企业运行效率和经营效益。协同办公平台技术特点：
1、可视化的流程配置：实现节点、路由图形化拖拉快速设计和配置，帮助企业设计各种复杂业务流程，并且能随机应变和快速对流程进行再造和优化，快速响应企业业务办公需求，降低企业或政府IT投资成本和提高办公效率。
2、图形化流程监控：帮助领导提供对各行政或业务流程的监管，通过图形化节点颜色不同，可以方便、直观、快速了解该流程的审批情况，同时支持各环节审批的详细信息查询。
3、集成OFFICE编辑功能：使用Office Word集成方式作为文件编辑器，允许用户利用Office Word工具在线编辑正文，支持痕迹保留。同时支持将保存编辑后的正文自动将Word内容转换为HTML页面，包括页面链接、图片、动画、表格、文字说明等内容。
4、统一的任务管理：用户登陆系统后，可以在工作区中快速了解所要办理的所有待办事宜，帮助明确用户工作任务，及时处理待办事宜。
5、一步阅文：系统帮您自动填写处理及自动处理，免去了打开提交处理窗口后再手工办理的多个步骤。
页 1
6、动作模板：将当前填写的处理意见、提交路径、环节处理人保存为常用动作模板。
7、一键办文：实现相同类型的公文、处理意见、环节处理人的公文一键处理，从而减少多个公文办理时重复步骤。
8、个性化工作设置：支持用户自定义系统界面显示内容、自定义动作模作和常用意见模板等功能。
9、手机移动办公（EMOA）：轻松实现随时随地移动办公，支持各种手机终端应用。
10、手机短信发送功能：支持手机短信发送功能，实现 OA 系统内各种通知、公告、待办、超时未办等事务的短信提醒。
11、可视化报表统计：帮助领导提供决策信息
12、系统性能响应：占用资源少，运行速度快 管理系统产生的必要性
众所周知，在竞争如此激烈的今天，提高效率无疑是一种战胜其他企业的方法之一，传统的管理系统显得浪费人力，而且容易产生错误，也不乏一些员工个人的恶意行为，这会或多或少的影响企业的正常运转，而一个由计算机系统搭建的管理系统可以有效地避免，这种种情况，此外，管理系统还方便员工查询自身的相关信息，管理员可总览员工信息，更是为整个公司提供方便，因此管理系统对目前市场的发展，为企业更高效的运转是很有必要的开发模式
3.1 B/S模式及其优、缺点
B/S（Browser/Server，浏览器/服务器）模式又称B/S结构。它是随着Internet技术的兴起，对C/S模式应用的扩展。在这种结构下，用户工作界面是通过IE浏览器来实现的，随着Internet和ponents(ActiveX服务器元件)具有无限可扩充性。（2）JSP JSP(Java Server Pages)是由Sun Microsystems公司倡导、许多公司参与一起建立的一种动态网页技术标准，是一个纯Java平台的技术，它主要用来产生动态网页内容，包括：HTML，DHTML，XHTML和XML[8]。
JSP技术使用Java编程语言编写类XML的TAGS和Script lets，来封装产生动态网页的处理逻辑。网页还能通过TAGS和Script lets访问存在于服务端的资源的应用逻辑。
JSP页面由HTML代码和嵌入其中的Java代码所组成。服务器在页面被客户端请求以后对这些Java代码进行处理，然后将生成的HTML页面返回给客户端的浏览器。
文献[7]中描述JSP具有如下特点：
(1)将内容的生成和显示进行分离。
(2)使用JSP技术，WEB页面开发人员可以使用HTML或者XML标识来设计和格式化最终页面，使用JSP标识或者小脚本来生成页面上的动态内容。
(3)生成可重用的组件,绝大多数JSP页面依赖于可重用的，跨平台的组件(如JavaBeans组件)来执行应用程序所要求的更为复杂的处理。（3）PHP PHP即Hypertext Preprocessor的缩写。PHP英文是“超级文本预处理语言”。PHP 是一种 HTML 内嵌式的语言，PHP与微软的ASP颇有几分相似，都是一种在服务器端执行的“嵌入HTML文档的脚本语言”，语言的风格又类似于C语言，现在被很多的网站编程人员广泛运用。PHP 独特的语法混合了 C，Java，Perl以及PHP自创新的语法。PHP可以比CGI或者Perl更快速的执行动态网页。
4.2后台数据库的介绍 1）SQL Server 2000 Microsoft SQL Serve 2000(简称SQL SERVER)由一系列相互协作的组件构 页 3 成，能满足最大的WEB站点和企业数据处理系统存储和分析数据的需要。它是一个真正的基于客户，服务体系结构的RDBMS产品。SQL Server服务器软件主要由两大部份组成，即SQL Server内核(Kermes)及数据库管理系统(DBMS)。其中DBMS部份完成数据存取，资源管理，安全控制等各项操作。SQL内核部份处理客户与SQL Server的连接及磁盘和网络I/0等，它负责DBMS提供必要的运行环境。
SQL Server作为一个关系数据库管理系统，具备以下特点：(1)物理数据和逻辑数据的独立性。
(2)数据完整性。(3)查询优化。
(4)备份与恢复和安全认证。MySQL 当今社会，信息已经成为一种至关重要的资源。为此许多大型企业购进各种大型商业数据库，并基于它们展开一系列的应用。然而这些大型商业数据库价格非常昂贵，对于许多中小型企业来说，过于昂贵的数据库成本，是阻碍各种数据库解决方案进入企业的重要因素。目前，在开放源代码团体的努力下，已经涌现出一些有代表性的优秀开源数据库。这些开源数据库以低廉的成本，适用的功能已经在各种中小企业中得以广泛的应用。MySQL数据库就是其中的典型代表。
MySQL开源数据库具有以下特点：(1)速度快
(2)易用，可移植性好，支持网络应用相对于Oracle、DB2等大型数据库的复杂设置和管理，MySQL既简单又高效。
(3)支持SQL语言，和其他商业数据库具有一定的共性SQL（结构化查询语言）是一种所有现代数据库都选用的语言
(4)源代码开放，容易找到技术支持源代码开放是开源数据库的优势所在。(5)价格便宜与商业数据库相比，开源数据库在价格上有明显的优势。结论：本文从计算机散件市场的发展趋势和计算机散件目前市场趋势分析出发，为计算机散件报价系统指明了方向，对目前计算机散件市场的分析，市场欠缺一款用户能网上查询散件的一款报价系统，所以开发出一款具备用户随时能浏览散件以及性能和价格，有查询功能的报价系统是非常有必要的，因此本人用以ASP为前台，SQL 2000或Access 数据库为后台来开发本报价系统是完全可以的。
参考文献：
第一条为了加强对公司办公自动化系统（以下简称OA系统）的管理，提高工作效率，实现公文无纸化传输、信息共享和交流，降低管理成本，规范管理流程，加快办公自动化建设，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条推行OA系统目的在于保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高部门自身与部门之间协同工作的效率，最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。
第三条本办法适用于公司全体员工。
第二章 管理部门职责
第四条信息管理部负责系统的管理和维护,其主要职责：
1、管理办法的制定与修正。
2、用户账号的建立与关闭：
（1）申请账号：普通岗位员工，需转正后由用人部门主管填写《OA申请表》申请开通账号；如遇特殊岗位员工在试用期间，需要开通账号，由用人部门主管填写紧急程度为紧急的《OA申请表》申请开通账号。
（2）关闭账号：信息管理部以签批《员工离职交接表》为准，关闭其账号。
（3）对于已关闭的账户有临时调取资料的需要，经人事行政中心副总或总经理审批，并确定关闭时间。开放最长时间为30天。
（4）为确保数据准确性，帐号与使用人采取实名唯一制，禁止修改账户使用人。
（5）移动OA权限的开通，中心副总、部门负责人及关键岗位人员，可不经申请直接开通。其它因工作需要，员工可由部门申请、经本中心领导、人事行政中心领导签批后开通。
3、核心工作流程设计与修改：
（1）各中心（部门）如需添加、修改OA表单或流程，需填写《OA表单制作、修改申请单》申请制作，信息管理部接到审核后的表单后，三个工作日内制作完毕，资料不全不予制作。（表单制作资料：①表单；②设计流程；③相关文件。）
（2）特殊、重要的表单流程（如借款单，付款单，材料采购计划等），关键节点处理事务缓慢，经使用部门向信息管理部反映现象，由信息管理部向上级领导汇报，由各中心领导三个工作日内召开专题会议，并给出处理结果。
4、征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题。
5、公司领导、各部门员工的培训与技术指导。
6、软件的配置升级管理。
7、数据备份管理。
第三章 系统管理
第五条OA系统网址：内网网址：http://192.168.1.5:8080；外网网址：http://221.203.79.87:8080。
第六条 使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的及时性。
1、中心副总，部门主管及关键岗位的工作人员原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。
2、中心副总，部门主管及关键岗位工作人员如遇出差，应每天登陆至少两次手机端（移动OA）处理待办事项，保证流程及时流转。
3、流程的发起人为整个流程的负责人，如后续流程节点承办人没有及时办理或意见不明确，发起人应通过电话、手机短信、QQ或微信等方式及时提醒，以确保流程意见明确与快速办理。
第七条协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过八个工作小时（即一个工作日内）。如有长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。
第八条每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。
第九条OA流程关键承办人在处理OA过程中，认真对OA中涉及内容负责，需要明确处理意见。
第十条OA系统中的各分类制度、公告、发文、新闻均由有权限人员予以发布和更新；各中心（部门）如需发布相关信息，需经人事行政中心副总审核后，予以发布。
第十一条公司内部各类会议通知、工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。
第十二条 OA系统实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。
第十三条各级OA用户应认真遵守本办法的相关规定，进行规范使用和操作，违反本办法规定进行操作或使用的，将由中心领导或OA系统管理人员视情节轻重给予警告、绩效考核或罚款等处罚。
第四章 安全保密
第十四条各部门使用人员对各自的登录密码严格保管。系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员账号相同。使用人员取得帐号和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，信息管理部信息系统管理员提出申请，恢复初始密码。
第十五条未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。
第十六条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。
第五章 考核
第十七条为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，提高办事效率，对OA处理效率实施考核管理。对处理延误造成工作积压的（如：未及时签办工作流或处理周期过长的）处以：5元/条，最高100元/月的罚款进行处罚。
（注：延误是指以系统的记录时间累计超过1个工作日仍未处理待办事宜）
第十八条对长期不使用OA系统，不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视情况处以100—200元罚款。
第十九条对不遵守本办法、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，追究相关人员和主管领导的连带责任，并抄送到人力资源部参与当月绩效考核。
第二十条OA系统管理员会对协同工作进行跟踪，并对部门、员工工作事项的处理周期及延误情况进行记录，并作为公司各类考核、评优的依据之一。
第六章 附 则
第二十一条本办法自下发之日起执行。
在传统办公中, 纸质文件是最为常用的信息记录载体, 对它们进行相应的整理和归档便可生成纸质档案。而通过办公自动化方式生成的档案属于一种电子文件, 这类电子文件需要借助某些现代化工具才能读取, 同时它们的载体也突破了纸质载体的限制, 而是以化学磁性材料为载体, 如磁盘或者光盘。相较纸质档案而言, 电子档案的出现和应用属于一种革命性的变化, 一方面颠覆了档案工作的对象, 另一方面也改变了档案工作的物质基础。
二、OA系统的应用
(一) 构于管理基础之上。现阶段, 绝大多数OA系统的应用是建立在以办公事务为目标对象的计算机自动化管理这一基础之上的, 其主要应用领域如下:文件处理;事务处理;文字处理;档案处理;日程处理;邮件收发;收文发文;出差出勤;文件转流;电子报表;会议管理;车辆管理等。由OA的应用领域可以看出, OA具有广泛的适用性, 但实际应用并非想象中那么简单, 在应用过程中应结合管理的思想及技术, 使OA系统能够为管理提供更为高效的服务。
(二) 与工作管理相结合。对诸多办公活动过程分析发现, 其实现的过程是一个由“人通过工作”来实现的过程, 所以, 对于OA系统而言, 工作管理属于一个基本组成单元, 将该类问题更好地解决掉有助于促进OA系统得以更好地应用。在设计OA系统的过程中, 应坚持“以人为本”的思想, 同时结合兼顾三大管理工作, 即:个人工作管理;组织工作管理;项目工作管理。
(三) 采取适当的监管。对OA系统进行设计和开发时, 通常会遇到各种各样的矛盾或者问题。这不仅是软件编制的问题, 同时也需要管理监督的介入和保证。当OA系统的诸项需求得到确定之后, 接下来便需要进入到编程环节, 此时, 应予以必要且适度的监督, 从而保证编程工作得以高效开展。这要求相关管理人员善于工作的综合规划, 要保证实际工作进度, 满足“量”的实际要求, 同时还应该保证编程质量, 满足“质”的的实际要求。
三、应用OA系统完善档案管理的策略
(一) 注重软硬件升级, 提高安全性应用。OA系统对电子档案予以管理的过程中, 经常会遇到不兼容的问题, 又或者是各类安全风险问题, 所以, 有必要促进行业标准的进一步整合、统一, 以实现对系统的有效升级, 同时予以理想的安全检查。应每隔一段时间便对OA系统所涉及的软硬件展开相应的检查工作、更新工作、升级工作以及维修工作, 从而为OA系统的正常运行、高效运行营造一个有利的环境。
(二) 综合利用档案管理技术。档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的特点。就电子文档而言, 时至今日, 即使是最普通的电子数据, 保存它的风险一点也不比其他介质少。保存电子文档风险巨大, 至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。电子数据能否有效地长期保存还有待时间的检验, 所以在进行档案管理信息化建设、积极构建电子档案时必须在整合、集成上狠下功夫。即将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合, 发挥档案管理的综合优势。由于人们对真迹的尊重和渴望, 无纸化只具有相对意义。缩微技术等都是永不会消亡的档案管理应用技术。
(三) 完善规章制度, 规范档案管理流程。应结合电子档案本身特点, 建立并完善相应的制度, 从而降低电子档案及其管理系统的风险系数。总之, 不仅要建立健全与之相应的管理制度, 还需要不断完善其操作标准, 使其制度化、流程化, 对各个部门提出统一要求, 如储存格式以及处理方式、对保管环节、使用环节以及收集环节所涉及的标准予以进一步完善, 从而防止实践操作环节发生问题。
(四) 注重档案数据积累。应重视并做好文书档案数据的不断积累工作, 这是一个长期且繁杂的工作, 需要较大的时间和毅力。在致力于现代化档案管理的过程中, 通过分步推进的方式, 有步骤、有程序地促成纸质档案到电子档案的有效转换, 有目的、有计划地对电子档案及其内容进行不断丰富和完善, 从而推动档案管理工作的信息化发展进程。同时, 应强化电子档案的服务意识, 在不断积累数据资料的过程中, 做好一系列档案信息服务的开发工作。
(五) 文档一体化。OA系统需要协调好文书工作与档案工作之间的关系。简单地说, 现行工作的最终表现形式大多是文件信息和行业信息, 而文件、行业信息的延伸是档案, 档案又是现行工作的信息源。现行工作信息与档案信息两者既是相对分离的, 又是相互统一的。因此, 一个OA系统, 必须考虑文档一体化问题。
OA系统在办公中的应用有效地促进了办公自动化, 简化了工作程序, 提高了工作效率, 使档案管理工作不断完善。实际生产中要不断对OA系统进行改进和创新, 在实践中探索新的方式和方法, 以进一步提高工作效率, 保障档案资料的安全性。
摘要：OA办公系统是自动化建设的重要组成部分, 它的信息共享功能使工作管理更加方便、快捷, 不但加强了工作中的交流、沟通, 还实现了信息采集、处理的高效性和准确性, 提高了办公的效率和管理水平。本文就OA办公系统的应用和档案管理展开了具体的分析, 希望可以给实际的档案管理工作提供参考。
关键词：OA办公系统,档案管理,应用
参考文献
[1]余慧, 王晓东.办公自动化 (OA) 系统设计浅析[J].今日科苑, 2010 (04) :136.
【关键词】OA系统；ERP系统；数据结合
【中图分类号】C94 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0060-02
目前，在各大企业当中的信息化建设中，OA（办公自动化系统）系统和ERP（企业资源计划系统）系统都在扮演着重要的角色。近些年来，伴随着我国大力推进的信息化建设和迅猛发展的信息技术，诸多企业都搭建了ERP系统和OA系统。
1、OA系统与ERP系统的优缺点
1.1 OA系统与ERP系统的优点
1.1.1 ERP系统的特点
ERP系统的主要核心是企业信息的集成和整个企业管理的规范以及企业的全数字化等，这主要体现了供应链之间的事先计划以及管理思想和事中控制的态度，主要的设计思路是计算机对企业销售、生产以及库存和财务以及采购等等这些行为进行总体的管理，以此来实现企业资金最大化的整合，并且达到控制成本和提高效率的中级目标。
1.1.2 OA系统的特点
OA系统当中的主要核心是知识管理，以信息资源为主要依据，提高可靠且方便的力公手段进行管理和决策。OA系统当中最主要的工作模块有：工作计划、通告管理、公文管理以及通讯管理和电子邮件等等。OA系统主要是基于网络的流转技术，在不同的地域之间文件都能够安全有效的进行传递。这些文件的传递都是依靠OA系统设定好的接收次序来进行，并且依照组织行政审批的主要文件为线索，实现企业和满足企业的审批体系，并且还能够对审批的速度加以提升，节省人力和时间，加强企业内部的信，息流转。
2、OA系统和ERP系统整合的优势
当OA系统和ERP系统的数据进行结合以后，就能够充分的发挥其数据库资源的整合和共享。也就是说，既能够实现松耦合的集成又能够最大程度的发挥其软件服务的整合。有了这些功能从而改变了ERP系统的原来的工作效率低下的按照功能模块划分的模式，使ERP的每个部分的业务都能够按照工作的流程来进行执行。
（1）任务和职能不同的用户被完全的按照职能进行划分开来，每个不同职能的用户都能够完全的按照自己所擅长和熟悉的方式来对信息进行处理和获得。更加实现了人性化的管理方式以及体贴的服务方式。
（2）OA系统和ERP系统整合充分实现了数据资源的高度共享，在资源共享的同时OA系统也可以直接的调用ERP系统当中的数据，ERP系统也能够及时和快速的获得在OA系统当中的数据。
（3）OA系统和ERP系统整合能够完全实现用户权限的统一管理，相同的用户名和密码能够登录到所有的系统当中，从而减轻了系统管理员和用户的负担。
（4）OA系统和ERP系统整合以后，数据能够高效的传输和实时传输，并且数据还可以在加工和计算的过程中进行自动完成，在保证数据安全传输的同时还提高了数据传输的效率。
（5）OA系统和ERP系统整合之后可以完全实现数据来源的统一，从而使OA系统和ERP系统当中的各种各样的数据信息都在同一个数据源当中获取，提高了各种各样报表的一致性和准确性。
3、OA系统和ERP系统的集成实现
3.1 流程重构
当OA系统和ERP系统整合以后，很多的数据流都会发生这样或那样的改变，所以对其调整是非常有必要的。下面我们以采购订单审批为例子，进行讨论。标准的ERP系统当中的采购订单的审批流程为：采购需求→订单→审批→后续流程，这个ERP系统审批流程在操作之前都是在ERP系统当中运行的。然而，当OA系统和ERP系统整合了以后，详见流程图1所示。
我们从整个流程图当中可以看出，当这两个系统进行整合以后可以在OA系统以及ERP系统当中进行审核和审批。当审批完成了以后数据流就可以自动传递到ERP系统当中，这样的操作结束以后就可以生成后续的操作。OA系统和ERP系统集成以后就可以使不同的用户在自己相对熟悉的系统当中完成所需要的功能。
3.2 实力讨论
我们以物料的收发存放为例子，对报表的开发进行讨论。这种报表是在仓库管理当中的常用报表，主要是对每个月的物料收入以及库存情况进行反应。这种报表一般ERP系统当中都有显示，整合以后就直接可以在OA系统当中生成。具体实现的方法有：
（1）实例化连接类，把类进行实例化，方便所有的数据时候这种类进行连接参数的访问。
ConnectDBconSTR=newConnectDB（）
（2）创建显示控件GridView，把数据源指定为Ilist，进行绑定以后就可以显示出收发存的报表。代码是：
GridViewl.DataSource=iList
GridViewl.DataBind（）
3.3 协同管理平台冲突问题解决
在数据整合的时候免不了会有冲突，这是不可避免的问题。但是，数据冲突会给OA系统以及ERP系统造成数据错误的严重影响。因此，要对此进行有效的解决。采用的避免数据冲突的主要方式是消解机制。当企业管理发生战略性变革以后，能够进行快速的相应，进行系统的组织架构和人员调整，并且能够稳定的进行信息化写作和沟通的准确性以及规范化操作。
单一的登录技术是一种授权和认证的机制，只允许用户登录一次，然后在授权许可的范围内再访问其他系统的时候，不需要再登录。也就是说当输入用户身份名和密码的时候，登录到系统当中，进行认证，用来和用户身份等相关的认证上面，而认证通常是用过口令和用户的ID来进行匹配实现的。
个人和组织的协同，在协同管理的流程当中能够充分的实现，如：李四是一名公司的采购专员，可以时刻跟踪自己的采购订单来进行审批，也可以及时的得到库存不足的预警消息，及时的进行采购。而费用报销系统是协同管理当中的一个应用模块，主要是用来解决在日常办公当中的一些费用报销的问题，如旅途和出差等等费用的申请和报销。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能，如借款和出差申请等等。
协同平台作为EAS系统的数据包装、采集以及发布的统一平台，面向前端用户提供最直接和准确的系统信息，在各个环节当中都发挥着重要的作用。然而，在一般的ERP系统当中的报表和其他的一些经营管理数据往往需要在各个专业的领域当中获取，需要掌握第一时问的组织变化和经营动态。
这种方法的主要思想就是把冲突定义成是冲突消解，这种内封冲突解决冲突信息和策略。用C＼S网络结构和集中数据存储的模式，这种模式的解决冲突的好处主要体现在：通过对操作的冲突进行分门别类，并且进行抽象的封装，然后再把这些冲突进行消解。因为采用的是C＼S的网络结构，所以数据存储在服务器当中，各个地方仅仅只有共享信息的副本，因此采用基于修改的信息结构一致性的保存机制就必须进行在服务器当中实现，修改存储在服务器的数据，和描述修改信息的数据结构，对于各个终端广播，获取这样的结构按照这些结构当中的描述对本地数据进行更新，并且保持一致，将修改以后的数据信息再发送到各个终端服务器当中，从而实现数据的一致，解决工作当中的数据冲突。
4、总结
总而言之，当OA系统和ERP系统进行整合以后，数据资源的整体优势也都显现出来了。给企业的信息系统提供了数据统一、账户统一以及流程统一的优势，为企业解决了知识挖掘和决策支持等服务。因此，各个企业应该加快对OA系统和ERP系统的协调工作，彻底推进我国的信息化建设。
参考文献
[1]朱刚亮，文敦伟，文华亮，李毅然.OA系统与ERP系统集成的方案及分析[J]计算机与信息技术2009，12（05）：1120—1122
[2]李殿奎，孙志勇，刘阳，李春杰.基于XML和.NET技术企业ERP系统集成中间件研究[J]佳木斯大学学报（自然科学版）2009，26（1）：371—373
[3]周邦全，周玉清，张世洵，曾开靖，杨光信.面向协同设计的企业EP.P和OA集成系统关键技术研究[J]现代商业2009，10（12）：1287—1290
【oa办公系统管理制度】推荐阅读：
OA办公系统的应用现状堪忧09-09
致远协同oa系统10-01
办公自动化(OA)复习07-03
oa系统工作总结11-12
oa系统开发工作总结06-18
oa系统使用注意事项06-20
办公自动化oa解决方案07-25
oa系统的实训报告06-30
oa系统在政府部门应用10-02
信息化办公管理系统06-16
