秘书处工作规范

秘书处工作规范（精选8篇）

秘书处工作规范 篇1

秘书处是国防教育学院团总支直属的一个重要部门，主要负责学院的日常事务工作以及协调和配合学生会各个部门开展工作。部门制度的科学化，规范化和系统化是提高工作水平和层次的关键。为加强部门的工作管理及建设，保证秘书处工作稳定、有序、可持续性开展，特规范秘书处工作明细如下：

成员职责

一、秘书处秘书长职责：

1、秘书处秘书长是学生会的主要学生干部，直接参与学生会的管理工作；

2、负责秘书处的对外工作，协调好与学生会其它部门之间的关系。对秘书处的工作进行全面监督，并及时做好每次活动的记录；

3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项工作，制定相关工作计划，及时与副秘书长进行沟通交流;

4、负责秘书处活动的策划、监督及总结，保证秘书处的各项活动的顺利开展；

5、监督国防教育学院物品的采购及管理；

二、副秘书长职责：

1、对团总支学生会负责，直接接受秘书长的领导。在处理

决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流;

2、全面负责秘书处内部工作，协调秘书之间的工作分配等关系，在部门例会中总结秘书的工作情况。

3、负责秘书处内部各小组工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对相关成员的表现进行定期评估考核。

4、注意发现和培养优秀成员，关注他们的进步，为他们的发展创造良好的条件和环境。

三、干事职责：

1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识与主观能动性;

2、发挥团队精神，团结协作，集思广益，完善工作细节;

3、始终保持着对工作的热情;

4、负责各项活动的后勤工作，如资料收集、会场及活动现场布置、秩序维持以及采购活动所需物品等。

规章制度

一、日常工作制度：

1、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退;

2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名

义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退;

3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以除名;

4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处。

二、例会制度：

1、秘书处根据实际工作需要，于每周不定期召开工作会议，全部成员应准时参加。

2、秘书处成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的议题顺利进行;

3、秘书应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长及副秘书长提出;

4、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，秘书迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。

三、物品采购制度：

为了规范我院团总支学生会各部门物品采购工作，确保物品使用的公开化，从而保证各学生干部及部门成员的工作效率，特制定采购制度如下：

1、采购者须以集体利益为采购原则，严禁一切损害集体利益的行为;

2、采购者应根据上级下达指示合理的确定采购商品的种类和数量，不得借机采购私人物品;

3、采购商品过程中，采购者应向销售商索要发票以证明资金去向；

4、若由于采购者的疏忽而购买了错误的商品，则由采购者承担责任，并尽快购买到正确商品;

5、由于资金周转期不定，采购者在必要情况下需自己暂时垫付部分资金，等到统一报销时，再由上级报销。

工作内容及细节

一、物品购置及账目整理。

1．物品采购前各部门须由部长、委员以上职别人员直接向学院学生科老师申请，审核合格后方可将物品清单交付于秘书处进行物品采购。

2．所购物品须开据正规发票，发票数额真实确切。需要缴纳税点的票据在票据背面注明税点以及税费。除发票以外的一切形式收据、收款单不可作为报销凭证。如遇特殊情况，须作出备注说明。（开发票时应注明是“山东理工大学”，切忌注明“国防教育学院”。）

3．采购完成，向秘书处申请报销之前，相关责任人须在发票背面用铅笔注明采购时间、采购人员及所在部门、采购物品的

数量和价格、采购物品用途等相关信息。

4．大宗专项采购：针对运动会等主题性活动的专项采购，活动涉及各系统、部门拟定采购计划向秘书处进行申请，各系统、部门申请时需递交采购计划详单并说明理由，秘书处汇总各部门采购计划后将详单交由学生科老师审查并给予修订意见，审查合格后由秘书处统一组织采购。

5．小量应急采购：如遇突发情况需要进行应急采购的，100元以下的由直接关系部门部长、委员或以上职别人员决定应急物资采购，采购物品可不开具正式发票，但事后须向秘书处说明情况。100元以上的须先向学生科老师进行申请，申请批准后方可按照应急采购的程序进行。

备注：发票项目要具体，劳保用品、学习用品、办公用品耗材之类过于模糊。应开成手套、打印纸、铅笔等具体项目。义乌小商品城购买的商品缴纳约4%的税点可开成发票。各系统、部门由相关责任人将发票送给秘书处相关负责人员予以报销。

关于活动、会议用水：由秘书处进行统一采购。各部门举办活动或会议时需从办公室申领，申领时须填写会议（活动）用水申领表。桶装水需另行说明。

不符合相关规定要求的需报销账目不予以报销。请相关人员认真落实本报销制度。

二、下发通知

当学院团总支以及团学等学生部门安排具体事宜需学生参

与，由秘书处秘书长向副秘书长下达具体的通知要求，包括时间、地点、人员、着装等，再由副秘书长将下发通知的任务分配给各个秘书，由秘书直接通知参与人员。下发通知的方式分为：

1、口头通知；

2、以书面材料形式张贴于宿舍楼公告栏；

3、借助网络媒体或手机通讯设备通知。

要求：通知时间及时，通知下达明确清晰。

内容：会议标题、时间、地点、参会人员及下发通知的单位。如若以书面通告形式张贴于公告栏，格式规范如下：题目黑体三号，内容仿宋四号，行间距1.5，页边距上左3，右下2.5。

三、布置会场

秘书长向副秘书长传达会议召开时间、地点以及会议主题。副秘书长及秘书在会议召开前至少30分钟到达会场，由副秘书长向秘书具体安排任务：

1、打扫会场卫生，保证地面无杂物，灯光适宜，确保会议所需设备的正常使用；

2、会场若在15号教学楼时（通常为106或104室）需布置会议所需桌椅（从学院226号教室取桌椅，挑选的桌椅要干净结实，桌面不可有涂画痕迹，桌身稳定不摇摆。会后及时将桌椅搬回原处）。

3、桌牌的摆放遵循左为上的原则，即以领导席面对会议人员的方向为基准，由中间开始按领导级别高低先左后右交替摆放桌牌（出席领导为奇数时首长坐于中央，出席领导为偶数时，中

央两位首长按级别高低先左后右入座，另外桌牌的规格需统一，大小以每批制定规格为准）。

4、某些重要会议还需要矿泉水、水果等物品，紧靠桌牌右侧摆矿泉水、水果等。以上物品从学生科办公室拿取，会后及时归还。

5、根据会议举办地点，应在黑板上以楷体书写会议主题大字（会议结束后要及时把黑板擦干净），或挂置会议条幅（保证条幅制作在会议开始前一天完成，根据会场特点领导席正后上方悬挂条幅，有些会场有专门悬挂条幅的位置与用具，如若没有则需秘书处成员自主选取合适位置悬挂条幅，要求条幅必须保证表面平整稳定，不脱落不起伏）。布置会场期间注重细节，做到尽善尽美，确保会议顺利进行。

四、学生科办公室、学生会活动室、公告栏的日常维护及整理

1、日常值班。在规定值班时间，秘书长带领副秘书长或秘书轮流值班；

2、卫生保持。安排团学委员会人员打扫卫生(一天一次，晚自习后)，确保学生科办公室、学生会活动室、公告栏时刻保持整洁状态。在学生会各部门利用上述地点举办活动召开会议后，应安排人员打扫清理。

3、物品管理。将学生科办公室各橱子的物品分类摆放，并在橱子门上贴好标签，注明物品的名称和数量。

4、物品的收发。老师、主席团成员以及各部门需要的物品

由秘书处负责提供，取物品时由副秘书长作好记录，归还时由秘书处人员检查物品是否损坏数量是否齐全，并及时归位，如果物品数量缺少，则由借用人员负责，秘书处重新购置并作好记录。

五、展板制作

领导分配下宣传任务后，由秘书处相关人员设计展板，经过制作与美化，将电子版的效果图交由学院领导审批，经过领导的指点指正，进一步修改完善，直到确认无误为止。再由合作公司直接喷绘出展板。由秘书去合作公司取回展板，最后由秘书处人员把展板贴于宣传栏宣传。展出结束后将展板记录并存放于学生会活动室。

六、与其他部门的协作

学生会是一个有机的系统，各部门既各自有独立的工作领域及任务，又是相互统一的整体。作为协调学生会各部门工作的重要部门，秘书处在学生会举办的各项活动中，按照活动情况有不同程度的人员调配。如若需要秘书处参与协助活动开展，应提前向秘书长提出申请，经决议后，秘书长将工作任务交付于副秘书长，副秘书长直接进行协调工作的安排与开展，与活动举办部门负责人进行沟通交流，并在活动开展时进行监督与指导。活动结束后，由副秘书长作好工作情况记录，并汇报给秘书长。

作为团总支学生会工作的重要环节，秘书处的工作内容繁杂，标准严格，环境多样，具有时间紧、任务重、压力大的工作特点，这不仅对内部成员的工作能力应变能力有较高要求，更强

秘书处工作规范 篇2

地方高校的教学管理大多采用校、系二级管理模式, 具有直接, 高效之特点。教务处做为地方高校整体中的一个职能部门, 在资源使用上起到核心作用, 它是一个高校维持教学工作正常运行的中心枢纽。教务处的首项工作在其制定后皆要由系一级部门来落实、实施, 教学秘书就是这些具体工作的执行者, 他们处在教学管理工作的最基层, 是上连教务处下连系部及教研室的纽带, 教学秘书承担着承上启下的作用。教学秘书工作规范与否、工作质量的好坏, 直接影响教学管理秩序和教学质量。本人多年从事教学秘书工作, 深知本工作的特点, 对做好教学秘书工作有着深深的感悟, 愿探讨教学秘书工作的流程及具体做法, 针对每个工作环节进行认真地梳理、归类, 分析每项工作的步骤、方法, 将每项工作明确化、具体化, 进而整理出一份如何做好教学秘书工作的“说明书”。

为促进教学管理工作的规范化, 做到有章可循, 使地方高校教学秘书明确每一阶段教学管理工作的主要任务, 更好的保证教学秩序, 深化教学改革, 提高教学质量。现就地方高校教学秘书工作规范进行探析。

一、期初工作规范

1. 打印班级课表、学生名单, 逐一核对无误后再分发, 并做好发放登记, 以免漏发或发重。

2. 收缴教学日历。

检查教学日历书写是否规范, 是否按照教学大纲、教学计划的要求编排授课进程, 一式四份内容是否完全一致。检查无误后按专业编号排好顺序, 经系主任审核签字后, 上报教务处一份, 分发给教研室一份, 存档一份, 教师本人一份作为平时授课的依据。

3. 绘制本院 (系) 督导组听课表, 经认真核对授课时间、地点无误后, 分发给督导组成员。

4. 按照教务处编排的补考时间表及时通知学生按时参加补

考、通知教师监考时间、地点, 通知教师阅卷、补考成绩的录入、补考成绩审核、补考成绩单打印后请教师本人及教研室主任签字, 然后送达教务处盖章, 分类, 存档。

5. 通知教师申报公选课, 将教师申报的公选课审批表汇总, 经院 (系) 主任审核后上报教务处。

按照教务处通知的选课时间, 通知学生在教务系统中选公选课。

6. 组织学生重修报名、按照重修课程的课时标准审核学分, 安排重修教学任务, 对不够组班的学生安排重修指导教师。

按照教务处编排的重修课程表, 通知重修学生的上课时间和地点。通知承担重修任务的教师出重修试题。收缴经教研室主任检查签字的重修试卷, 按照重修考试课程目录收齐, 核对试卷封皮书写印制数量与重修学生数无误。经院 (系) 主任审核签字后送教务处印制。重修考试结束后通知教师阅卷、成绩录入, 成绩审核、成绩单上报。

二、期中工作规范

1. 协助系主任开展期中教学检查, 检查实践教学环节以及教、科研进展情况, 收集各种论证材料。

开展学生座谈、教师座谈, 将师生提出的建议、想法反映给期中教学检查组, 为师生解决实际问题提供依据。

2. 协助教研室主任安排下学期教学任务。

包括课程、课时、班级、任课教师, 应反复征求意见, 力争满足教师要求。

3. 做好教材征订工作, 由各任课教师申报, 征求各教研室主任意见后, 送主管领导审核签字后, 报送教材科。

4. 填写外聘教师或兼职教师申请表, 经院 (系) 主任签字后, 报送教务处。

5. 精心安排个别科目提前考试的时间、考场、监考教师, 编制提前考试安排表及有关的注意事项报教务处审批。

6. 毕业生论文答辩、毕业生成绩审核及学位审核 (双学期) 。

在审核毕业生学位情况时, 需要将学生正常考试成绩、补考成绩、重修成绩、毕业实习成绩 (教育实习成绩) 、毕业论文成绩, 考试是否违纪、是否受过处分、获过何种奖励等信息汇总并提交学位办审核。

三、期末工作规范

1. 反复核对教师工作量, 有出入的地方要与教师沟通后再更改, 力争准确。

对于外聘教师的工作量和课时酬金要单独核算。两者汇总后报送教务处。

2. 确定本学期的考试科目并报送教务处;

统计未修三分之一学生名单, 并上报教务处;协助辅导员为因病不能参加考试的学生办理缓考手续, 并通知到相关课程的教师;提供期末大考的基本数据, 收集试卷。落实监考教师, 将考试安排通知到相关的师生。

3. 做好实践环节原始材料的收取工作。

检查实习报告是否批阅, 无误后存放到档案库指定位置。

4. 编排下一学期各班教室使用表。

经领导批准后, 通知分团委, 作为班级教室变更的依据。

5. 编制课程表。

根据教学校历和各课程教学进度细心周密地编制下一学期的课程表。经系主任批准后, 送交教务处审核、定稿, 最后发给相关的班级和任课教师。

6. 收缴批阅完、装订好的试卷、原题及答案。

检查装订是否规范, 试卷分析是否齐全, 无误后存放到档案库指定位置。成绩单审核, 打印, 签字, 送报教务处盖章, 并送到相关系部存档。

7. 统计补考学生名单报送教务处, 并通知学生本人, 准备下学期开学后补考。

综上是我在多年从事教学秘书工作中所做、所感、所悟。经过我和同志们细心研究和探讨后整理出的一套具体规范的教学秘书工作指南, 愿它能够给我们的教学研究者以启迪和参考作用, 能够给予我们从事教学秘书工作的同行们以帮助是我最大的心愿。在此愿我们地方高校能够在机构和政策配套合理性上更趋于合理化, 能够在此基础上培养出更多更好的人才。

摘要：文章从整体的角度详细阐述了地方高校教学秘书工作规范及具体工作的实施办法, 是一份地方高校教学秘书工作的指南, 或曰是一份教学秘书工作的“说明书”。

关键词：地方高校,教学秘书,工作规范

参考文献

[1]、李春媚.关于高职院校教学秘书工作改进的思考湖南环境生物职业技术学院学报2010.3

[2]、吕良.对提高地方高校教学质量的战略思考[J]通化师范学院学报2007.1

秘书处工作规范 篇3

如何打造一个专业高效的秘书处工作团队，这里面有两方面要求，一是秘书处工作人员必须具有专业知识和敬业精神，必须是能干、精干和善干，即做起事情来要做得漂亮，做得圆满，这是对秘书处工作人员能力水平的要求。二是工作开展中要坚持原则性和灵活性相结合。工作要有执行力，没有规则和原则是不行的，但是执行过程中又不能是简单的机械式和教条式去执行。特别是商会的工作经常涉及协调企业家之间或者是企业家和政府之间的关系，很多时候很微妙，充满挑战，需要足够的智慧和应变去处理。秘书处工作中一方面必须秉承公平公正的服务原则，另一方面要努力消除企业家之间的隔阂和误会，努力创设团结发展的气氛和局面。

我们商会非常注重秘书处的建设工作。首先，秘书处工作人员实行公开招聘，综合素质严格把关，工作成绩严格考核，从而在根本上保证了工作人员优秀的综合素质，并力求德才兼备。我们商会秘书处目前专职工作人员四人，每个人都具备独特的专业能力水平，而且工作都十分敬业，尽职尽责。另一方面，通过各种规章制度保证秘书处工作制度化和规范化，商会针对办公室的日常管理，专门制定了一整套管理制度，并形成有效的监督管理。经过五年发展，秘书处具备了很强的执行力、策划运营能力、沟通协调能力和宣传交流能力，已经逐步建立起服务会员、联络沟通、对外宣传以及活动策划、商务服务等一整套有效的工作流程和一系列独特有效的工作方法，确保了商会日常工作、活动组织和服务会员的效率与效能。

机要秘书行为规范-王耀 篇4

被考核人姓名：王耀部门：总经理部岗位：机要秘书考核人姓名：顾晓文部门：总经理部岗位：总经理部综合主管 考核期限：从年月至年月

行为规范（非班员类）月度工作计划表

被考核人姓名：王耀部门：总经理部岗位：机要秘书考核人姓名：顾晓文部门：总经理部岗位：总经理部综合主管

被考核人签名：考核人签名：

日期：

行为规范考评表——部室专职岗位

•总体绩效回顾

–哪些目标已经达到 –哪些目标还未达到

–哪些客观条件对达到目标产生了积极或消极影响 •下一考核期内的目标设定

考核期：2004年上半年

签名

日期

考核期初 考核期末

被考核人

秘书处工作结 篇5

时光匆匆，转眼间转眼间本学期的工作已接近尾声。这学期中，我们经历了欢笑和磨砺，有耕耘有收获，每个人都从中学到咯很多，在各种卜同的方面取得了一定的进步。现针对本学期学文艺团秘书处的工作及各方面表现，进行总结，目的是使我们能“取其精华，去其糟粕”！

一、部门建设

1、纳新：

艺术团秘书处经过10年 10月的招新，招进一批新成员，现有干事16名

本学期学生会的部分制度都进行了完善和规范，秘书处负责文件的修改及拟定，并整理收集更新新一届学生会成员资料，加强内外联系，使学生会成为具有战斗力的整体；

2、人员分配：

艺术团各部门每周将开一次例会，秘书处旁听例会并做会议记录，最后由秘书处整理并存作档案；

3、能力培养：

秘书处将各项工作分配给干事，以锻炼干事的工作能力，使秘书处成为具有“战斗力”的整体；

二、内部情况

1、每周例会：

秘书处定于每周二晚上8点40分在5栋103进行部门例会，对部门成员进行工作培训及总结，同时制定下周的工作计划。

2、内部制度：

秘书处紧扣中心工作，健全制度，规范管理。经商议，特拟定部门制度，同时，对秘书处人员和岗位进行合理分工，明确职责，并健全内部管理。

三、总结

工作总结秘书处 篇6

秘书处依照学生会本学期的工作宗旨及发展方向，配合学院工作，完成既定任务并组织一定的学生活动。引导学生发展，倡导大学生学习与能力共同提高，关心社会，丰富大学生生活。具体工作在以下方面展开：

一、枢纽工作

秘书处的性质决定了其部门职能有其特殊性。重要的工作即为完成主席团与各部门的上传下达工作，及时将主席团的决策传达给各部、分配各部工作，同时要将各部门情况及时反映给主席团、及协调活动中各部任务，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽工作关系到整个学生会的运转，极为重要，本已认真完成此项工作，使学生会的工作顺利进行。

二、管理工作

1、学生会的管理管理工作秘书处负责很大一部分。在学生会的领导班子确立后，要做部门职能细化，分工明确化。

2、日常学生会的事务管理。学生会本学年每两周开一次例会，每次例会均有秘书处主持，对两周来的工作进行总结，交秘书处整理档案。并对目前活动进行协作调整及下周工作计划。本学年的例会有条不紊得到了学生会的认可。

3、物品及财务管理。学生会的活动经费及物品多由秘书处备案管理。有部门要举办活动时，须向秘书处提交经费预算，经秘书处审批后方可领取经费。学生会物品不经秘书处批准不得擅自挪用。

4、关于活动室的有关事务

秘书处负责活动室的使用安排与活动室物品与资料的保存整理。本学年较好的完成了相关工作，满足了各部门活动室的使用需求。

5、积极准备我院第五届分团委第六届学代会的召开。

秘书处在这次大会的前期准备工作中主要负责会议相关文件的制作，会议流程的制作，并邀请嘉宾，布置会场

三、协助各部活动

各部举办活动秘书处均参加筹划及具体实施，以便进行调解帮助。同时，了解活动的具体情况及干事表现，做好备案工作。本学期，秘书处充分发挥其职能大力配合各部门开展了一系列活动。

四、与其他院系的联系

秘书处长期以来负责活动嘉宾的邀请。嘉宾大部分为兄弟院系主席团成员，从一定意义上加强了我院与兄弟园系的交流。

五、内部建设

尽管秘书处部门属性特殊，内部建设不容忽视。本学年秘书处加强了内部建设，做到分工明确化，责任到人，相互帮助。这样提高了秘书处的办事效率与各成员的办事能力。

回顾和总结这半年来的工作历程，我们深深感到，学生会组织举办的每一项活动无不凝结着学生会每一位成员的智慧和汗水；离不开同学们的不开大力支持，同时也离不开各部门的相互帮助。秘书处的工作有突出的地方，但也有其不足的地方，我们将总结经验，及时弥补不足，使秘书处的工作完成得更好。

秘书工作“五味”论 篇7

一、酸。

一是秘书工作应有文人之“酸”。首先这是由秘书工作的性质决定的。秘书之“书”, 意味着要与文字打交道。文字工作是秘书工作的基本内容。作为秘书, 文字工作主要涉及两个部分:一是记录、抄写工作;二是公文、讲话稿的撰写工作。记录工作要求秘书能准确、迅速、无遗漏地记下领导的讲话内容;抄写工作要求秘书字迹工整、字体优美, 给人以美感。公文、讲话稿的起草要求秘书殚精竭虑, 反复推敲, 不厌修改。其次这也是由高校的性质决定的。高校是知识分子的聚集地。从事秘书工作每天要同在某一专业领域的专家、学者打交道。需要有一定的知识修养, 深切体会师生员工的所想、所感, 才能同教师、学生有共同语言。二是秘书工作应有收敛固涩之“酸”。“酸”在药理作用上有收敛固涩之功效, 秘书工作也应有锋芒收敛的气度。秘书作为领导身边的工作人员, 一言一行从另一个侧面反映着学校、校领导的形象。同时, 秘书工作有一定的机密性, 能接触到其他人不知晓的机密, 观察到别人看不到的领导的另一面。秘书应当时刻注意自己的言行, 做到不该说的不说, 不该听的不听, 不该看的不看。三是秘书工作要有忍受之“酸”。在日常工作中, 秘书难免会受到来自领导的批评, 有时这种批评可能是不恰当的。作为秘书会感到委屈。在这种情形下, 秘书应从领导的角度出发, 体谅和理解领导, 忍受些委屈, 而不应当不顾后果地与领导争论正确与错误。学会保持平常心, 调节心理, 控制自己的情感。

二、甜。

“甜”总是给人一种愉悦的感受, 有“美好”之义。秘书工作之“甜”首先是喜爱这项工作。怀着感情从事秘书工作与把秘书工作仅仅作为“工作”来对待具有截然不同的效果。带着感情从事秘书工作, 把秘书工作不仅仅作为一项“职业”来看待, 而更是作为自身价值实现的方式和目标来践行, 把自身与工作合为一体, 融入到工作中, 在工作中享受快乐。其次, 秘书工作之“甜”是一种达观、向上的态度。“态度决定一切”。秘书工作是清贫的工作, 但在工作中不能斤斤计较, 对人对事应包容、信任。在工作中应保持乐观的情绪, 锻炼自己的坦荡胸襟, 锤炼自身的蓬勃的朝气、昂扬的锐气和浩然的正气。第三, “甜”即“甘”。秘书工作要心甘情愿做, 增强工作的主动性。秘书工作常常是“事找人”, 而非“人找事”。秘书每天面临着庞杂的事务, 处理这些事务常常是被动的。但这不意味着秘书工作没有主动性。秘书完全可以充分发挥自身的主观能动性, 高效地开展创造性工作, 由“事找人”变为“人找事”。比如:在工作中, 为领导决策创设良好的工作环境, 帮助领导解决琐碎的事情, 使领导集中精力抓大事;在执行领导和办公室的指令中, 改进执行方法, 创造性地优化现有方法, “多快好省”地完成工作任务;在调查研究中, 提前做好工作方案, 主动出击, 当领导需要时, 随时拿出方案;提高秘书工作的科学性、有效性, 避免当一天和尚撞一天钟现象的发生。

三、苦。

作为感受, “苦”难以让人接受, 但苦在药理作用上却能清热泻火。俗语云“艰难困苦, 玉汝于成”。秘书工作是“苦差事”。正因为是“苦差事”, 所以秘书工作也是最锻炼人的差事。从事秘书工作一要能吃苦, 二要勤奋。无论是撰写讲话稿, 还是会务接待工作, 还是调研、信访工作, 每一项工作都有难度。撰写讲话稿, 要达到“语不惊人死不休”, 经常要通宵达旦, 冥思苦想。撰写的稿子, 有时还会被领导全盘否定, 推倒重来;接待工作, 要做到细致、细致、再细致, 殚精竭虑, 接待环节要做到环环相扣, 保证不出一丝纰漏;调研工作, 要深入基层, 查实情, 访民意, 防止走马观花;信访工作要做到热情、周到, 有时还要忍受信访对象的打骂。不论哪一项工作, 均要求秘书有能吃苦的精神, 有“咬定青山不放松”的意志力。除了能吃苦, 秘书还要勤奋。要做到“脑勤”“眼勤”“手勤”“腿勤”。“脑勤”是善于站在领导的角度思考解决问题, 当好领导的左右臂膀, 做好领导的参谋助手。“眼勤”是对事务反应的灵敏度。能对事物的性质和发展变化有相当的敏锐力, 能迅捷地领悟并抓住事物的本质, 看清它的发展变化趋势。“手勤”是对事务的快捷准确的执行力。对领导布置的任务能迅速、准确地完成。“腿勤”是保证上下沟通渠道的畅通, 促进信息流的快速运转。通过“苦”的锻炼, 必将“天降大任”, 自身素质和能力获得很大提高。

四、辣。

“辣”对人体感官有一定的刺激作用, “姜桂之性, 到老愈辣”。秘书工作的方式方法要“老辣”。一是在文稿起草上要老练刚劲、收放自如。对语言的使用应达到纵横捭阖、信手拈来的境地。二是在事务协调上要圆熟有度、张弛自如。一般认为, 秘书工作难度较大的工作就是协调工作。协调好了, 是领导指挥得当;协调不好, 会被人嗤之以鼻, 陷入“拿着鸡毛当令箭”的尴尬境地。实际上, 在协调上应注意针对不同事项采用不同的协调方法, 做到“具体问题具体分析”。在协调工作上采用“明”“暗”“热”“冷”“硬”“软”等多种协调手段结合的方式进行。“明协调”就是通过会议的形式“当面锣, 对面鼓”进行协调;“暗协调”就是通过个别谈话、电话联系等方式一对一进行协调;“热协调”是把握好时机, 用“趁热打铁”的方式协调;“冷协调”是对不易立即做出决定的事务进行冷处理, 待过一段时间或考虑成熟后, 再进行协调;“硬协调”是根据制度的明确规定或领导的指示, 利用行政的强制力和权威性进行的协调;“软协调”是借用舆论、道德等无形的力量进行的协调。通过多种协调方式的熟练运用, 使部门、人员之间在工作上分工配合, 密切合作, 克服困难, 井然有序, 步调一致地为完成目标而齐心努力, 真正起到凝心聚力的作用。

五、咸。

论秘书调研工作 篇8

关键词 秘書工作 参谋职能 调查研究

调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理，保证参谋职能的质量和成效，就必须深入调查研究。调查研究作为秘书的重要工作之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作，具有针对性、多样性、突击性和科学性等特点。

一、调查研究在秘书工作中的作用

领导工作常常比较繁忙，不可能事必躬亲，因此秘书须为其代劳。秘书调研相比领导不容易受干扰，还可以较全面地反映情况，对领导的帮助最大。因此，调查研究是秘书的重要职责，其主要作用如下：

首先，调查研究是秘书做好各项工作的基础。调查研究贯穿于秘书工作全过程和各个环节，是一项经常性的工作。秘书只有深入实际，到基层去调查研究，了解和掌握真实情况，才能更好地为领导服务。其次，调查研究是秘书辅助领导科学决策的首要前提。任何决策都离不开调查研究，通过调查研究，可以掌握大量的一手材料，并对其进行分析研究，探求其本质及发展趋势，这既是科学决策的基础，也是科学决策的依据和要求。第三，调查研究是秘书获得信息的重要途径。秘书获得真实、可靠、有价值的信息，离不开调查研究，否则信息就失去了来源，数量和质量也难以保证。第四，调查研究是锻炼和提高秘书工作能力的必由之路。通过调查研究，秘书向社会学习、向群众学习，既可以改进工作作风，又能够提高各方面的工作能力等。

二、秘书调查研究的内容与方法

秘书调查研究的内容包罗万象，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容有所不同。一般来说，秘书调查研究的内容如下：①政策性调研，如了解调查对象对有关法律、法规的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况等，为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要依据和反馈信息。②基本情况调研：通过对相关单位基本情况的调查，了解情况，减少工作的被动性，增强工作的主动性。③市场调研：如了解重大的经济活动状况、经济发展趋势，企业发展状况和趋势，组织投资前景、市场地位等调研，主要为有关部门分析经济状况提供信息参考。④专业性调研：如对自然资源、社会生活及人文状况，有关事故、事件的调查，先进人物、先进集体事迹等进行的调研。⑤舆论热点调研：针对基层所关心的舆论热点及带有倾向性、显露“苗头”问题的调研，主要为领导提供启示性信息。

秘书的调查研究是秘书繁重复杂的多方面工作之一，所以秘书很少有专门时间单一地做调研工作，常常是在开展其他工作的同时，获取调研信息。所以，秘书开展调查研究工作所采取的方法，既要和调查目的紧密结合，又要兼顾综合开展各项工作的方便。秘书的调查方法多种多样，如文献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷调查法等；秘书的研究方法也丰富多样，如分类比较、综合分析、系统研究方法等。秘书必须全面掌握，灵活运用，才能获得高质量的调查研究结果。

三、秘书调查研究的过程和要求

从秘书普遍进行的调查研究工作来看，可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。

（一）准备阶段

首先，明确调研题目：有领导明确指示的，也有秘书确定的并经领导确认的，还可能是有关部门委托秘书组织实施的题目。其次，选择调研对象：应当是人、物、事三个方面，如调研地域、调研要深入的具体单位、调查范围及具体的被调查人员、现场现象和事物发展过程等。第三，选配调研人员：可以由秘书自己做，也可由秘书临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时，对选调的调研员要先期组织专业培训，结合调研内容强化提高。第四，准备相关信息资料：主要包括查阅有关资料，了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识及技术参考信息等。第五，编制确认调研计划：主要包括调研的目的和要求、调研的项目、调研所采取的方法、调研的组织分工、调研的对象、调研要求与注意事项、必要的表格与问卷、具体实施步骤等内容。

（二）调查实施阶段

首先，联系确认调查对象，与被调查者、调查对象有关的人员取得并建立联系，确认调查对象与调查方式的选择是否准确，要时要向对方详细说明调查内容、目的、时间、步骤和方式，商量互相配合的方法。其次，实施调查，要注意点面结合，科学安排穿插调查时间，力争节省开支。第三，阶段性小结并复查验证调查结果，可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受和体会，也可以通过进一步的分析思考，复查验证前期的调查情况，以保证调查结果的真实、有意义。

（三）研究分析阶段

这是调查研究工作的重要环节，是对调查所获得的大量情况资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律，找出对调查对象的分析结果。研究分析阶段主要包括四个工作环节：对调查材料的取舍、审定、核对和证实；分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息；利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计；确定研究结果。

（四）结论报告阶段

主要包括组织撰写调研报告和调查研究的总结善后两项工作。调研报告写作是秘书必须掌握的重要写作技能之一。调研报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映，是对调查材料的深入分析研究的总结，既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构，又提倡写作特色明显，形式多样，不拘一调查报告因此，熟练掌握调查报告的撰写方法，是秘书必须具备的基本功。调查研究的总结善后是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有的一个环节。

四、结语