外贸函电的设计

外贸函电的设计（精选8篇）

外贸函电的设计 篇1

《外贸英语函电》实训大纲

单位:国际经济与贸易专业

指导老师：胡勇

时间：2012年2月

《外贸英语函电》实训大纲

实训教学任务和目的：

《外贸英语函电》实训是国际贸易、商务英语专业的实践性教学环节。是一门将英语知识应用于国际贸易专业写作的课程。其任务是以国际货物贸易操作流程为脉络，在讲授有关英语函电的一般格式、常用词汇、习惯表达法基础上，将零散的知识加以系统化、条理化，注重训练学生将所学知识运用于实践操作的能力，旨在培养造就一大批英语基础好、操作能力强的外经贸实用型人才。

实训教学基本要求：

外贸英语函电实训课程的学习，旨在使学生掌握外经贸业务信函的撰写要点，初步做到能在一般情况下写出内容确切、表达得体、符合规范、语句通顺、没有语法错误的信函（由于现代化的信息传送方式如传真、电子邮件的撰写方式和普通信函相似，故以掌握信函撰写为重点）。了解业务信函的趋向，能运用现代化的信息传送方式进行贸易沟通。

一、实训设计

《外贸英语函电》实训课程的内容主要包括：模拟建立业务关系，模拟询盘、发盘，模拟还盘，缮制合同，模拟保险、装运，模拟付款，模拟索赔、续订购等7项内容。学生通过亲自参与调查、讨论和实际操作等寓教于乐的措施，加深他们对相关理论的理解，实现同时提高他们理论素养和实践能力的目的。本门课程将遵循“以教师为主导、以学生为主体、以训练为主线”的教学原则。在教学方法上，本门课程将大量采用模拟教学和案例教学，这些方法有益于激发学生的学习兴趣，较之传统的教学方法有全新的突破。

二、实训教学的内容

（一）模拟建立业务关系

实训项目教学的目的与要求：

根据报纸、使馆、因特网、交易会、商会、往来客户等提供的信息，按照潜在客户的需求，结合本公司的业务范围和发展需要，撰写要求建立业务关系的信函、资信调查函和对公司作简介。

要求信息来源表达清楚，公司介绍得当，建交愿望表达明确；信函结构完整，调理清楚，过渡自然；表达清楚准确，无重大语法错误。

实训项目教学内容：

1.相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练；

2.公司介绍练习；

3.建交函和资信调查函的写信练习。

实训项目教学的场所：计算机房

（二）模拟询盘、发盘

实训项目教学的目的与要求：

能够以进口商的角色，根据公司的实际业务范围和需求，用正确格式撰写询购产品的信函；能够以出口商的角色，对进口商的询盘予

以答复，撰写产品报盘的信函；掌握询盘和报盘函中重点词的用法和常用的句型。

撰写询盘函时能够清楚地表达自己的需求；能够根据商品的可供情况对进口商的询盘函做出恰当答复，报盘的各项条件表达清楚。不论是询盘函、回复函还是报盘函，都要做到术语准确，结构完整，调理清楚，过渡自然，表达清楚准确，无重大语法错误。

实训项目教学内容：

1.术语翻译；

2.相关语句的翻译；

3.句型盘练；

4.重点词语用法盘练。

5.表达价格的四个必需因素；

6.询盘及其回复、报盘、无法报盘、报替代品等的写信练习。实训项目教学的场所：计算机房

（三）模拟还盘

实训项目教学的目的与要求：

能够撰写还盘信函，跟贸易伙伴就各交易条件进行讨价还价。讨价还价时做到理由得当，有说服力，言词和语气得体。写信要做到术语准确，结构完整，调理清楚，过渡自然，表达清楚准确，无重大语法错误。

实训项目教学内容：

1.对价格的描述；

2.有关质量、交货期、市场状况、竞争状况等各种影响价格的因素的表达方法；

3.价格调整的表达方法；

4.撰写还盘信函。

实训项目教学的场所：计算机房

（四）缮制合同

实训项目教学的目的与要求：

能够根据往来函电或其他交易信息，精确地提炼出交易的各项条件，熟练准确地填制合同的各项条款，并符合外贸习惯。

交易条件的提炼做到精确无误，不同合同条款的管用格式和表达方法要熟练掌握，填制时要做到规范而且熟练。

实训项目教学内容：

1.阅读合同，熟悉合同条款的一般规范；

2.阅读往来函电，提炼交易条件；

3.根据上述交易条件填制空白合同。

外贸函电的设计 篇2

随着对外贸易的发展, 外贸英语函电在对外贸易中的重要性逐渐凸显。外贸英语函电是将国际贸易课程与外贸英语商务信函写作融为一体的专业英语课程 (文军2001) , 其主要任务是培养学生阅读、翻译和写作外贸英语信函的能力, 并能使学生熟练使用英文处理进出口业务中各个环节涉及的信函写作与回复、合同翻译与签订及其他相关的对外贸易活动。

外贸英语函电作为英语专业和商务英语专业的一门方向性专业核心课程, 具有很强的实用性, 在各大高校的英语专业普遍开设。其教学的基本内容与外贸实务中进出口业务的流程基本一致, 包含建立商务关系、询盘、报盘、还盘、订购、支付、包装、装运、保险、投诉、索赔和争议解决等内容。

在实际的进出口业务工作中, 外贸英语函电的撰写与外贸业务知识紧密相连, 学生可以通过对外贸英语函电的学习熟悉并掌握外贸业务知识。通过系统的外贸英语函电课程的教学, 不仅能使学生掌握外贸业务常用的词汇和句式, 而且能使他们在实际撰写中根据灵活多变的外贸商务情境, 运用准确的商务语言知识, 撰写出符合格式规范、内容表达正确, 且符合应用文写作要求的外贸函电, 为毕业后从事外贸相关工作打下良好的写作基础。

二、外贸英语函电课程的教学现状

在当前许多高校的外贸英语函电课堂教学中, 教师采用传统英语教学方法的现象比较普遍, 即按教材单元的先后顺序, 讲解范文、常用词组、句型、表达方式、对函电内容英译汉或汉译英, 然后让学生完成课后习题再讲评习题。整个过程以教师为中心, 教师更多地注重的是专业术语和词汇搭配的分析讲解、对常用句型的反复操练、对函电内容的逐句翻译, 却忽略了学生作为学习主体的能动性, 这样学生只是被动地接受教师的讲解, 缺乏在真实的外贸商务环境中对语言知识能力和书面沟通能力的培养, 容易导致学生理论知识与外贸实践的脱钩, 久而久之, 学生就会失去对这一课程学习的兴趣。

这种传统的课堂教学模式不能最大程度地提高学生的学习能动性以及在实践中运用所学知识的能力。针对当前外贸英语函电的教学实际情况, 考虑到高校对应用型人才的培养, 教师应对外贸英语函电课程的教学实践做出有益尝试, 在教学内容、教学模式和教学方法上创新突破, 真正培养学生把商务知识、语言能力和外贸实践相结合的运用能力, 培养出既有理论基础, 又有实践工作能力的人才。

三、项目式教学法的简介

项目教学模式提倡在教学活动中以学生为中心, 教师通过模拟现实案例进行项目的设置, 教学双方通过采用实践性、体验性的参与手段共同完成一个项目来实现教学目标 (石锡书2009) 。项目教学法着重培养学生的自主学习能力。在教师的指导下, 学生通过参与项目, 深入了解在项目背后的理论知识, 发展实际解决问题的能力, 把语言能力目标和工作能力目标紧密结合起来。

在项目式教学中, 学生不但能实现理论知识的构建, 还能得到实践能力的锻炼。通过模拟现实中的情境, 让每一位学生在课堂上从被动的“接受者”转化为主动的“参与者”, 把抽象而枯燥的理论教学转化为具体而生动的实战演练, 很好地体现了理论和实践相结合的思想, 最终使语言知识学习与实践运用有机地结合起来。这种项目式的体验和实践既能锻炼学生的自主学习能力, 又能培养学生的工作责任感。因此, 项目教学法在外语教学领域被广泛使用, 是一种极具实践意义的教学手段。

将项目教学模式运用于外贸英语函电课程的教学, 可以打破传统外贸英语函电撰写的授课模式。在项目模式下, 课堂的主要能动者是学生, 教师只是学生的引导者。教师通过设置外贸实务案例, 导入商务知识情境, 引导学生通过共同参与、合作分析等方式来解决项目任务, 完成外贸英语函电的写作目标。在此过程中, 教师要设计广泛的外贸题材, 通过各个项目的完成锻炼学生在不同的外贸商务工作环境中实际运用英语进行书面沟通的能力。

项目式教学法强调语言知识在真实语境和商务情境中的运用, 使学生能直接参与外贸实务项目的实施, 可以充分激发学生的好奇心, 吸引学生的注意力, 并增强学生学习的能动性。在项目教学模式的指导下, 教师通过指导学生完成设定的外贸项目来实现外贸英语函电的教学目标, 学生通过完成外贸环节的具体项目任务来实现对大量新知识的整理, 发展实际解决问题的技能, 把语言能力目标和工作能力目标紧密结合起来。

四、外贸英语函电课程的项目式教学设计

笔者以成都理工大学工程技术学院外语系英语专业大学二年级学生为课程教学对象, 开展基于项目教学法的外贸英语函电课程教学尝试。在教学实践中, 笔者打破教材中原有的课程内容体系, 按照真实的外贸流程重新整合教学内容;将学生分为贸易双方, 把共同完成一宗国际贸易订单及相关内容作为一个整体的大项目来完成教学内容。在完成进出口业务交易的全过程这个大项目的基础上, 笔者将各个贸易环节都设定为相应的小项目, 这些贸易环节包括:建立商务关系、询盘、报盘、还盘、订购、支付、包装、装运、保险、投诉、索赔和争议解决。

课堂模拟贸易公司真实的工作情境, 对学生进行分组分配任务, 让学生真正参与到这些外贸实务设定的项目中。通过对各个小项目的完成, 达到完成外贸各环节相应的任务的目的。在项目模式教学过程的具体呈现中, 外贸英语函电写作的理论知识和实际外贸业务环节紧密结合, 语言能力目标和工作能力目标紧密结合, 最终使得语言知识学习与外贸业务实践达到有机结合。

按照外贸英语函电课程的教学目标与项目任务的组织内容形式, 现以施士语编写的《外贸函电教程》 (2012) 中Chapter 2建立商务关系 (Establishing Business Relations) 这一外贸环节为例, 对实施项目教学模式的课程设计进行探讨。

(一) 设置案例情境, 下达项目任务

基于国际贸易中买卖双方的前提, 先将全班学生划分为贸易的双方, 并分别归为A公司和B公司。A公司员工的项目任务是与对方公司建立外贸商务关系并撰写外贸函电, B公司员工的项目任务是考虑是否接受建交并给予相应回复的函电。在下达项目任务时, 需要让学生明确项目的相关案例背景。教师可通过多媒体教学设备展示A、B两家公司的相关产品及生产场景, 让学生了解自己所在公司的状况, 如经营范围、生产情况等。教师可引导学生积极主动地思考如何介绍自己的公司和产品, 树立建立业务关系的意识, 明确各自的写作任务。

(二) 掌握相关外贸知识, 分析项目任务

在模拟撰写建立商务关系函电的工作过程中, 学生需要掌握此类信函的语言表达特点和写作方法步骤。首先, 笔者引导学生回顾曾经学过的国际贸易知识, 再根据分组情况, 让学生明确项目任务后开展讨论, 如作为A公司的“准员工”该怎样有效地向B公司介绍自己的公司和产品, 从何处得知对方公司的相关情况, 处于何种目的想与之建交等;作为B公司的“准员工”, 该如何做出反应接受A公司建交的请求。教师要在适当的时候给予指导, 答疑解惑, 进行启发式教学, 使学生在讨论中形成函电的写作思路和撰写大纲。其次, 可以准备一些优秀的外贸英语函电范文, 向学生展示这类函电的内容和文体特征, 让学生自己分析、总结、归纳这些函电范文的语言特点、篇章结构和语言表达方式, 进而学会此类外贸英语函电的写作特点, 掌握在写作中可能涉及的语言要点和商务知识, 并能活学活用。

(三) 鼓励学生撰写函电, 完成项目任务

经过上述对建立商务关系函电这一项目任务的讨论分析和交流, 学生已对此类函电的语言特点和写作步骤有所了解, 同时在以笔者提供的优秀函电范文作参考的情况下, 学生可以根据自身所在A公司或B公司的实际情况思考如何就自家公司的具体情况写出相应的建立商务关系的函电。此时, 笔者以引导、鼓励为主, 鼓励学生尝试写作, 学生之间可以继续互相讨论, 可以利用学过的短语和句型, 还可以查阅相关外贸函电资料, 也可以随时向笔者提问。对于学生提出的问题, 教师可以尽量让学生来解决, 以便形成一种相互学习的良好氛围, 共同完成函电撰写的项目任务。

(四) 展示、探讨项目成果, 评价项目任务

完成函电的写作后, A、B两家公司的“准员工”选派代表展示各自的写作成果, 共同参与探讨。探讨可以围绕函电的格式、函电写作的“7C原则”、函电内容的切题性以及语句通顺程度等方面进行。在讨论之后, 教师应帮助学生总结经验, 调整学习策略, 提高语言综合运用能力和外贸英语函电的实际使用交际能力, 让学生认识自我, 增强自信心, 从而实现自主学习和自主发展 (朱娇艳2010) 。在项目式教学的活动中, 学生作为A公司或B公司的“准员工”, 进行积极的交流, 为共同完成建立业务关系这一项目出谋划策, 积极探讨, 贡献自己的智慧, 在完成项目任务的同时也培养了团队合作精神。

结束语

项目式教学法改变了传统外贸英语函电课程在教学过程中生搬硬套、枯燥单调的教学模式, 把外贸商务活动的交际性和学生写作的目的性相结合, 重视学生真实体验的感受, 使学生变被动接受为主动学习, 大大提高了学生对这门课程的兴趣。将项目式教学法运用于外贸英语函电的教学, 既能强化语言知识, 又能突出专门用途英语的教学特色, 把语言知识的学习、写作技巧的锻炼和外贸业务的实践紧密地结合起来, 可以更好地提高外贸英语函电课程的教学效果。

在当前外贸英语函电课程的实际教学情况下教师应该对外贸英语函电课程实施项目化教学实践的探索, 将项目式教学的理论联系课程实践, 设计出符合外贸英语函电课程的教学内容和教学方法, 切实提高学生的语言应用能力, 培养出既有理论基础又有实践能力的人才。

摘要：分析外贸英语函电课程的特点及其教学现状, 探索在项目式教学法的指导下有效提升外贸英语函电课程教学效率的实践策略。认为将项目教学模式与外贸英语函电课程相结合, 既能打破传统外贸英语函电撰写的授课模式, 有效提升学生撰写外贸英语函电的水平, 又能培养学生在涉及各种外贸实务的具体工作中使用英语进行书面沟通的能力。

关键词：项目式教学法,外贸英语函电,教学模式

参考文献

施士语.2012.外贸函电教程[M].北京:中国人民大学出版社.

石锡书.2009.基于项目的大学英语协作学习应用研究[J].中国外语教育, (7) .

文军.2001.专门用途英语教学与研究领域论[J].外语与外语教学, (12) .

外贸英语函电的教学实践 篇3

但是，当函电教学的初始阶段结束后，一般的教学材料和教学方法仍过多局限于词句，学生只会机械地掌握所背的词组和句子，一旦没有相关素材需要自己组织、表达时，就缺乏独立思考和运用的能力了。此外，函电课程在教学时，与其他商务专业课程以及上下任务间的联系度还不够，有待融会贯通，上下一致。

因此，在函电教学的实践任务阶段，最好运用统一的买卖双方、统一的买卖商品，从而保持业务过程的连贯性、整体性。此外，执行任务前教师要做一个深入明晰的准备，让学生在实践时更具真实性和可操作性。笔者在本校商务英语专业的班级中，尝试开展了以下任务型教学：就买卖双方间的产品推广、询盘、报盘、还盘、达成协议等环节进行一次模拟公司业务练习。

一、准备阶段

第一步：一个班，每5～6人一组，构成一个公司，一共10组，分成两个阵营，分别是5个出口公司和5个进口公司。

第二步：出口公司和进口公司之间一对一结对，确定各自商务往来的对象，并就双方公司共同的业务领域、采购的某种商品达成一致，从而形成5对合作伙伴，5个不同的业务领域和5种要采购的产品。

第三步：每个公司选定一位负责人，确定公司名称，所在的国家城市地址，以及负责人的QQ邮箱、电话、传真等联系方式。其中，5个出口公司选择中国国内的城市，5个进口公司选择国外的城市。相关条件准备好后发给老师。

第四步： 5家出口公司参考现实环境中公司的网页，各自制作一个PPT文档，里面列出自己公司的名称（中英文），公司中英文简介（包括建立时间、员工人数、资产、销售的地区等），联系方式（其中邮箱是该公司负责人的真实邮箱，用来接收对方的信件），公司正在出售的一种产品。小组成员通过网络收集该产品的照片、国内销售的单位价格（换算为美金计价）等信息，并把这些产品信息制作好，发给老师一份，由老师对5家出口公司制作的公司及产品介绍进行考评，并将其放在学生的QQ群里进行展示。

二、运用商务函电进行业务磋商

第一步： 买方公司的成员看到卖方公司发布的产品介绍后，商定好本公司所需产品的款式、数量、颜色等，然后由公司负责人分配任务，成员各自到网上查找，了解并且商定以下内容：①该产品在卖方国内的单个零售价。②买方要买的数量。③该数量产品需要的包装规格。④该数量产品到买方国家所在城市的运费，运费的价目表可以在货代公司的网站上自行查找，老师也会给出一个货代公司网址让学生加以了解。⑤该产品在买方国家的单个零售价。⑥扣除成本后，所购数量产品要赚的总利润区间以及折合到单个产品的利润区间。⑦本公司能够接受的对方单个产品报价的区间。商定好后把这7项内容发送给老师。其中的①③④⑤项发送时需配以数据图片，作为公司事先调查的凭证。

第二步：买方公司做好市场调查后，写一封询盘信，向卖方公司提出自己所需产品的款式、数量、颜色、包装规格等要求，并且询问所需数量产品到买方国家所在城市的FOB上海单位价格。在写信时，可以参考之前学过的有关询盘信件的步骤表达，然后依照卖方提供的QQ邮箱地址，发送给卖方负责人，并抄送一份给老师，从而形成一个模拟的商业环境。

第三步：卖方公司收到对方的询盘信后，卖方公司成员到网上查找，并且计算好相关内容：①该产品在本国国内的成本价。②买方所购数量的产品到买方国家所在城市的运费（因为统一用FOB条款，由买方承担运费，因此卖方报盘时要考虑该因素，报价要合理）。③按照买方的包装规格要求，该数量产品包装的大致费用。④该产品在买方国家的一般零售价。⑤卖方公司扣除成本后要赚的总利润区间及折合到单个产品的利润区间。⑥卖方公司能够给出的单个产品的FOB报价区间。商定好后把这6项内容发送给老师，其中①②③④项发送时需配以在网上查到的数据图片，作为公司事先调查的凭证。

第四步：卖方公司根据买方的要求和自己做的市场调查，给对方写一封报盘信，明确包装、运费、发货日期、报盘有效期等信息，并且统一用FOB上海的格式，报出卖方所能给出的价格。然后依照买方上封来信的邮箱地址，发送给老师一份，并且发送给买方一份，从而形成一个互动的商业环境。

第五步：买方公司收到对方公司发送的报盘信后，公司成员仔细研究对方有关包装、运费、发货日期、所报价格以及报盘有效期等内容，然后与自己公司之前的市场调查做一下对比，如果对方所报价格和自己公司所能接受的价格有一定差距，就要给对方写一封还盘信，表明自己不能接受对方的报盘，并说明原因，必要时可以拿出自己公司调查的材料做凭证，并给出自己公司所能接受的价格。

第六步：卖方公司收到对方的还盘信后，将还盘的价格和自己公司所能接受的价格做一下对比，如果可以接受，就写一封达成协议的信件;如果不能接受，就再与对方进一步还盘。在写相关信件时，可以参考教材中达成协议的信件的步骤和表达，写好后发送给买方，并且抄送一封给老师，由此形成一个基本完整的业务流程。

在完成任务的过程中，每组同学自己在完成每个小任务后，可以填写一个自我评价和小组互评的表格，及时进行反馈和总结，为下一步任务的完成做好准备。最后老师把每个公司所完成的任务进行展示，对具有代表性的小组成果进行点评，并选出最佳公司、最佳董事长、最佳业务员等。

通过这种贴近实际工作环境的教学方法，学生可以把所学的内容和现实工作联系在一起，从而增加了学习兴趣和热情，减少了违和感，将函电的写作融入外贸业务中，把教材中出现的每一个函电任务进行串联和整合，而非单纯孤立地练习英语的写作和翻译，从而使教材运用的广度和高度得到一定的提升。与此同时，也锻炼了小组成员的协作能力，对学生以后的实际工作起到了一定的推动作用。

外贸函电使用恰当的语气特点 篇4

如果笔者想达到自己的目的，除了用简洁明了的语言提供一切必要的情况之外，还要采取适当的语气。笔者的语气必要既切合实际情况，又切合自己的目的。一封语气不当的函电会产生意想不到的不良效果。请参看下列例证。

On the 6th Maarch last we ordered 100 cartons of socks. We stressed the importance of delivery by the 30th April at the latest. The socks have not yet been delivered nor has there been an acknowledgment of our order.

Please look into the matter at once and let us know when you expect to fill the order.

例文中使用的是一种命令式的语气，这种语气暗示了读者做错了事，这很难使读者配合。对这种不当的语气可以做如下的改进。

On the 6th March last we placed with you an order for 100 cartons of socks,stressing the importance of delivery by the 30th April.

We have not received the socks,nor have we received an acknowledgment of our order. Delay in receiving the socks is creating difficulties. Since the matter is urgent, we will appreciate your advising us when we many expect to receive the shipment.

(1) 自然：如果笔者使用读者熟悉的词语，函电就会显得自然，这样的函电才能收到良好的效果。一般来讲，交谈式的语言在写业务函电时是最理想的，因为这显得很自然。简而言之，像说话那样写。

比较：

Its operational deficiencies were attributed by the agency to a lack of personnel resulting form budget limitations.

The agency said that it could not do a good job because it did not have enough money to hire enough peple.

(2)使用人称句：业务函电应尽量避免使用枯燥无味的无人称句。要让读者感到他正受到你本人的注意。

下面两段，哪一段较好?请比较一下。

Your contract is still in force.Our notice telling you it has lapsed was intended for another contract - owner. We are sorry for any inconvenience this error may have caused you.

A notice was sent to the above address advising of a lapse of contract. However, this notice was intended for another contract - owner and should be disregarded.

(3)友好：函电中对读者的问题表示关心，让读者感到函电中充满同情心，读后颇有裨益，觉得心中热乎乎。这样做十分重要。冷漠的语气可能会令人感到笔者对读者的利益漠不关心。请注意下列两句的区别。

We are obliged to inform you that the completion of processing your application has been postponed until the end of next week.

We are sorry to have kept you waiting, but it has taken us more time than expected to process your application. We will have it completed by next Friday.

(4) 礼貌：写业务函电时务必注意礼貌。即使收到一封态度粗鲁、蛮不讲理的信时，也要以谅解的态度做出彬彬有礼的回答。提出批评，表示不赞同时一定要谨慎小心，让自己的语气充满关心和体谅，即使向对方提出责备时，也不要冒犯对方。

比较：

The store received your credit application form on time, but it was filled out incorrectly. As the form indicates, your signature should be written on the bottom of both pages, but you neglected to do this. You form is being returned to you for proper signing.

外贸函电——接受 篇5

Dear Mr.Zhao,We thank you for your emaile and accept your counteroffer of Oct.19th and are pleased to confirm all prices and items.We are now enclosing here with our order NO.NE0911.We are looking forward to more cooperation in the future.Your faithfully.

外贸函电 篇6

Dear Miss Han, We are glad to learn from your letter that you have decided to place a large order for the item of alarm o’clock.As you know, with superior quality, our products enjoy growing favor in the world market.We hope that you will direct your attention to superior quality of our product, which we think in much more important.However, Much as we would like to establish business relationship with you, the best we can do is to reduce the original price by 1%.As you stated in your order that this order is in urgent need, shipment could be made in June subject to the L/C reaching us no later than 18 th of June.We look forward to your early reply and hope to establish business relationship with you in the near future.Yours sincerely, Zhou Liangyi Sales manager

外贸英语函电的语言特点 篇7

关键词：外贸英语函电,语言特点,商务英语信函

外贸英语函电是互通商业信息、联系商业事务及促进贸易关系的重要桥梁。贸易双方远隔重洋, 函电起着代言的作用。质量上乘的函电能够帮助商家达到有效交流的目的, 促进贸易双方的相互理解和长期合作。因此, 如何正确、有效地草拟外贸函电对于商务人员至关重要。外贸英语函电与普通英语相比, 具有独特的语言风格。虽然随着时代的发展, 外贸函电的形式及特点有所变化, 总的来说, 现代商务信函的语言特点可以归纳为以下几点。

1 措词婉约, 态度礼貌

商务信函撰写时要求有理有节注意礼貌, 不要盛气凌人, 避免“命令”和粗鲁, 但同时又要做到不卑不亢, 充分体谅对方, 注意对方的要求、愿望和感情。因此, 除了较多的使用Please开头的祈使句之外, 外贸函电中还会经常出现其它一些礼貌委婉的表达方式如:Will you please, would you kindly, we shall appreciate it if, we are grateful that等。即使是传达负面的消息, 也要注意遵循礼貌原则, 如:

We apologize for the trouble caused to you and assure you that all possible steps will be taken to avoid such mistakes happening again.

除此之外, 这种礼貌的原则还体现在“以客为主 (You-attitude) ”的态度上。“以客为主”即从对方收信人的角度考虑问题。例如:

A:We allow 6 percent discount for cash payment.

B:You earn 6 percent discount for cash payment.

这两个句子表达的含义相同, 但是语气态度则不尽相同。因为B句是从对方的角度考虑他们能够得到折扣的问题, 因此“You earn”在这种语境下要显然优于“We allow”。

2 语言正式规范, 用词严谨准确

外贸函电的内容涉及商务公事, 作为一种交流的手段, 它的目的是商讨交易的各个环节并最终达成交易。因此, 它所使用的语言应该是正式规范的, 我们可以看到大量正式用语的使用。如用as per代替according to;regarding或者concerning代替about;forward代替send;inform或者advise代替tell等等。再如下面的例句:

To acquaint you with the commodities we handle, we enclose a duplicate of our export list covering the main items available from stock at present.

在这个句子中, acquaint, commodities, duplicate, available这些词的使用, 使得文体显得更加正式规范。

其次, 商业书信必须要正确得体, 因为它牵涉到买卖双方的权利、义务和厉害关系等, 所以用词要严谨准确, 错误的表达小则会造成尴尬, 大则会给对方留下不好的印象, 甚至引起不必要的纠纷。因此, 在外贸函电的各个环节, 对于时间、价格、货物的具体品质、颜色、尺码以及各种单证的填写等方面一定要确保表达的准确无误。例如:

Please insure us against All Risks at the rate of 1%for the sum of US$100, 000 value of 1, 000sets of TCL Color TV sets shipped at Shanghai, on board S.S.“princess”, sailing for New York on July15.

在这句话中, 写信人对保险的险别、费率、金额、保险标的、发货时间地点等都做了准确的描述, 以便让对方准确无误的进行投保。

3 大量使用被动句

在外贸函电中, 被动语态被大量使用, 可以凸显要说明的对象或要论述的主旨, 有时也是为了使语气显得委婉客气, 同时还能使信函的句子结构呈现多样化, 避免单调。例如:

The unpaid balance of US$2, 000.00 for the goods supplied during September will be telegraphed by our bankers on or before November15.

这句话中, 由于被动语态的使用, 强调了“the unpaid balance”这个关键词, 因为这个词所表达的内容正是收信人更加关心的。如果此处使用的是主动语态, 效果就不会那么明显了。另外在外贸函电中有一些常用的句型也是被动句, 如:The goods are urgently needed.

Your early reply would be highly applied.

综上所述, 外贸函电无论从词汇、句型及文体风格方面都有其鲜明的特点。随着时代的发展, 外贸函电的形式将变得更加灵活, 富有现代气息。作为对外贸易中重要的交流手段, 外贸函电起着非常关键的作用。因此, 只有了解了其语言特点, 才能撰写出高质量的商务英语信函。

参考文献

[1]陈玲, 肖楠, 肖文科.商务英语的词汇特征[J].中国电力教育, 2008 (2) :189-191.

[2]程同春.新编国际商务英语函电[M].南京:东南大学出版社, 2001

[3]王方路.外贸函电特点及翻译刍议[J].中国科技翻译, 2005, 18 (1) :45-47.

外贸函电的设计 篇8

一、外贸英语函电的文体特征

掌握外贸英语函电的文体特征有助于准确地理解、把握外贸英语函电的语体规律和规范,并选择恰当的表达手段把原文的内容形式、文体风格准确地翻译出来。文体特征是由影响语言形式的各种语境因素决定的。语境由三大基本要素构成(Halliday, 1980 p. 5～7;胡壮麟,1989 p. 175;张德禄,1987) (1)语场,即言语交际的内容范围;(2)语旨,指人际参旨和功能参旨,涉及言语行为参与者、参与者之间的社会关系以及言语的社会功能和目的;(3)语式,指言语传递的媒介和方式。就语场而言,外贸英语函电涉及招投标、设计、生产、商品、询盘、报价、合同、订货、付款、运输、保险、代理、索赔、仲裁等商务活动及内容。就语旨而言,外贸英语函电的交际双方通常相距遥远,身处不同国度、具有不同的文化背景。这些要素客观上要求外贸英语函电的词汇、句法、语篇和语言风格要有独特的文体特征。

语境因素决定外贸英语函电是一种正式文体,必须使用严肃、客套的正式语体,而不宜使用随意的非正式语体。因为交际目的是为了建立商贸关系、洽谈业务、达成贸易,或为了投诉、索赔等。这些语境因素要求外贸英语函电语言必须严肃正式、严谨准确、简洁实效。另外,国际贸易函电使用的现代英语以措辞委婉、客气礼貌著称(史天禄,1984)。因此,正式规范、严谨准确、委婉礼貌是外贸英语函电基本的文体特征。

在词语选用上,外贸英语函电文体特征体现得尤为显著。语境因素要求外贸英语函电这种文体对词汇的选用要严谨准确、正式规范。首先,外贸英语函电中常用discount, inquiry, quotation, sample, commission, merchandise, consignment, delivery, invoice, specification, description等专业词汇。其次,常用一些商贸惯用语,如: revolving letter of credit, place with you an order, forwarding agents, demand and supply, tariff compact等。再者,还常用书面词:terminate, inform/advise, manufacture, inconvenience, commence等表达非正式用语end, tell, make, trouble, begin等的意思。此外,许多普通词汇在外贸英语函电中具有不同寻常的独特含义和用法:如against,普通含意是“反对”“靠着”,而在外贸英语中,它可表示:“兑换”“与......相比” “凭”。line在普通英语里指“线、行、列、排、绳索”等,但在外贸英语中,它可表示“商品、产品、经营业务”等。reference的普通含义是“参照、提及、推荐函”等,在外贸英语中,它可指“编号、涉及、资信情况、证明人”等,类似的词汇不胜枚举。

外贸英语函电文体不追求生动新奇,但讲究规范准确。如质量单位ton(吨),有long ton(长吨)、short ton(短吨)、以及metric ton(公吨)之分。Long ton是英国用的“吨”,为2240磅(约1016公斤) ;short ton是美国用的“吨”,为2000磅(约907公斤);metric ton是法国等用的“吨”,为2204磅( 1000公斤)。在外贸函电中,必须具体地说明使用哪种“吨”,以免发生分歧。外贸英语函电还常用大量的商贸缩略词,如:B/B(Break bulk), FOB(free on board),T/T( Telegraphic Transfer),L/C(letter of credit),P/A(payment of arrival),S/O(Shipping Order),D/O(Delivery Order),P. O. D.(place of delivery), W. P. P. (Waterproof Paper Packing)等。这些词语涉及报价、付款、提货、包装、单据、保险等内容,已为世界各国认可,必须熟练掌握。

称呼语和结尾敬语也不像家信或普通友人信件中那样随便、亲昵。外贸函电称呼语常用:Dear Sir(s), Dear Madam( Mesdames)或Gentlemen, Dear manager等;结尾敬语常用:Yours faithfully, Yours sincerely, Very respectfully yours, Truly yours, Sincerely或Respectfully等正式客套的形式。还常用thereafter, thereby, herein,herewith之类的古体词。这些都是正式文体的需要,他们不仅庄重严肃,而且显得礼貌客气。当然,现代外贸英语函电语言也有日常化的倾向。并与时俱进地选用一些新词,如:holiday economy; e-commerce; Euro; counterfeit(fake and poor goods)等。

礼貌委婉在外贸英语函电的句法上也体现得十分明显, please, thank, appreciate, kindly之类的词语几乎每封函电必用。这是外贸英语函电文体的另一大特色。如:(1).We thank you for your e-mail message dated November 10, 2009 in which you inquire about our Model 26-7010 of Oil Tool.(2)We sincerely invite you to participate the Hong Kong Toys & Games Fair 2009.(3)We should be appreciated (obliged) if you would let us know the result.(4). We very much regret that we are unable to deliver the goods immediately since we are heavily committed.

表示委婉礼貌的句式多种多样。使用得当,可有效促进贸易活动的进行:在向对方提出要求时它能避免命令语气,以免强人所难;在向对方表示承诺时,可给人以信心及信任感;在拒绝对方要求时,可避免生硬;在述说交易进展顺利情况时,能传达欢快的情绪。

一般说来,外贸英语函电的段落篇章较短,但句子较长是它的特征之一,如下面例句7、11、15、17。这与该文体的语境语旨有关,它的社会职能是洽谈商务、建立贸易关系,或投诉、索赔。要有效的行使其社会职能,此文体除体现语言礼貌委婉,必须语意准确,句法严谨,不允许意思摸棱两可而产生歧义或因为句子缺乏严密组织而引起曲解和误会。特别是涉外贸易条款或合同等内容,必须仔细斟酌、详尽说明,恰当运用结构复杂的长句可有效的达到此目的。

二、外贸英语函电的翻译对策

外贸英语函电是一种具有独特文体特征的实用文体。这些特征在词汇、句法和语篇模式方面均有显著的体现。与之相比,汉语商贸函电“语言以简明扼要为主,同国际贸易函电的文字差异颇大”(史天禄,1984)。翻译外贸英语函电不仅是将一种语言文字简单地转换成另一种语言文字。鉴于外贸英语函电的文体特征及英汉两种语言的差异,笔者主张把“忠实”、“通顺”作为该文体的翻译标准。忠实,首先是要“达意”,即译文必须把原文的内容完整、准确地表达出来,不得有任何歪曲、篡改、遗漏或模糊不清。其次要“达礼”,即译文应传达原文的风格、语气和委婉礼貌。商贸函电翻译不忠,会引起误会和纠纷,造成重大经济损失。通顺,是指译文要符合现代汉语商务函电的行文习惯和规范,通俗易懂,不拘泥于原文的形式。外贸英语函电的翻译应注意以下几方面的问题:

1、惯用语的翻译。外贸英语函电中有许多独特的惯用语和缩略词,翻译时应该用汉语相应的商贸用语来表达。如:shipping advice装船通知,Commercial Invoice商业发票;a sight draft即期汇票;trial order试订货,counter offer还盘等;缩略词有:C.O.D.现货付款,SPQR薄利多销,P/A货到付款,V.A.T.增值税等。还有许多普通短语在商贸英语函电中有其特定的含义,情况不同,含义相差甚远,翻译时需酌情处理,区别对待。如subject to,一般意思是“从属于”、“易于……的”;在商贸英语函电中意思却是“以……为条件”等等。如:

(1). We are making you this offer subject to your reply reaching here before the 20th next month.现特向你方报盘,以你方在下月20日前复到为有效。(2). Our quotation is subject to 5% discount if your order exceeds US $500, 000 in value.如果你方定货价值超过五十万美元,我方可按所报价格给予5%的折扣。(3). Please note that Item No. 156 can be certainly promised for immediate shipment upon receipt of your order, subject to the establishment of an Irrevocable and Confirmed Sight L/ C in our favor for the corresponding amount of the order.请注意,第156号货物,一旦接到你方订单,可马上装运,但必须开立以我方为收益人的金额与订单相等的不可撤消的保兑即期信用证。

2、抽象名词的翻译。抽象名词一般表达抽象概念,但有时有具体的含义,甚至引申义。所以有时要按词的本意直接译出;有时则须辨明词的本意和引申义,依照汉语的行文习惯,适当转换,才能表达准确。翻译时一定要仔细推敲,恰当译出。例如:

(1). Your attention is invited to the fact that the date of delivery is approaching.交货日期日益临近,特此提请你方注意。(直译)(2). We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further orders in the near future. Your prompt attention to this order will be appreciated.兹随函附上我方试定单一份。如果质量合乎要求,我方近期内将再寄定单。望能及时处理此定单,不胜感谢。(译引申义,词性己转换(3) We have received your quotation in duplicate for the subject commodity. We appreciate your prompt attention.你方关于标题所列商品的报价单一式二份收到。感谢你方迅速复函。(译引申义)。

3、礼貌语的翻译。外贸英语中表示礼貌礼节的词语、句式非常多,要细心品味,慎重翻译。如kindly一词经常用来表示“请”,意义与please相近,但下例中就不宜译为“请”:

(1). You are kindly informed that the goods you ordered have been shipped on board S. S. Yueyang, which will sail for London this afternoon.诚告贵方订货己装“岳阳”号轮船。该船今日下午驶往伦敦。复函中常用We thank you for......之类的客套句式告知对方收到来函等,翻译时应恰当表达。如:

(2) We thank you for your quotation of May 8 and the samples of mobile phones.贵方5月8日报价函及手机样品已收到,谢谢。称呼语Dear Sir(s) , Gentlemen,及结尾敬语Sincerely yours, Yours faithfully也不宜直译为“亲爱的先生们”、“先生们”、“您真诚的”、“您忠实的”,因为不符合汉语函电的语言习惯。用“敬启者”或“执事先生”来翻译Dear Sir(s)或Gentlemen;用“某某敬上”来翻译Sincerely yours或Yours faithfully更加合适。既表达了原意,传达了礼节,又符合汉语的表达习惯。

4、长句的翻译。外贸英语函电中有许多长句,多涉及贸易协议、契约、合同、权益、责任等内容,翻译时需特别重视,以免造成重大失误。翻译长句时,应对原文的句法结构、时间概念和逻辑关系仔细分析,透彻理解,然后按汉语表达习惯恰当翻译。一般可采取顺译法、倒译法和分译法等。当英文句法结构和逻辑顺序与汉语基本相同时,采用顺译法,即按原文句子顺序翻译。如:(1). With the increase of the general retail costs which become conspicuous this spring, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer which is firm for a week only.由于今春以来,一般零售成本显著上涨,因此下一次的出货价格势必更加昂贵。故建议贵方从速把握时机,该报价有效期仅为一周。

(2)当原文的逻辑顺序与汉语表达习惯相反时,宜采用倒译法。如:You could benefit from higher sale with a little concession, say a 3% reduction.只要稍做让步,比方说3%,就可得到一大笔交易。

(3)分译法是把英语短语或分句译成汉语一个句子;或把英语一个句子拆开,译成两个或两个以上汉语句子。如:With this letter we enclose full details of our export prices and terms, and are pleased to say that if your order will reach us before October we can supply any quantity straight from stock.随函附上我方商品出口价格和其他交易条件的详情。并高兴地告知,如贵方订单10月份之前到达,我方可提供现货。

外贸英语函电的翻译对策通常需要综合运用。有些句子不能单独采用顺译、倒译或分译法来翻译,需全面考虑,仔细推敲,弄清主次,然后按照汉语的表达习惯进行综合处理。如例14中的“只要稍做让步,比方说2%”是顺译,而“可得到一大笔交易”与原文顺序相反。例15中and前后的两个分句被拆开,分译为两句;而两个句子中又都用了顺译法。