秘书工作的职责内容

秘书工作的职责内容（推荐9篇）

秘书工作的职责内容 篇1

关键词：高校,教学秘书,工作职责,创新

现阶段, 我国高等教育发展的重点是高教学质量, 而教学管理则是顺利实施高等学校教学质量与教学改革工程的前提和保证。在整个教学管理过程中, 教学秘书是教学管理的生力军, 处于教学管理与改革的前沿, 肩负着维持正常教学秩序、提高教学质量的重要使命。他们既是教学管理的具体执行者、各项教学活动的组织者, 又是教务处与院 (系) 之间、教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁和纽带, 同时还是院 (系) 领导的参谋和助手。因此, 分析教学秘书工作的职责, 探讨其工作创新, 对提高教育教学质量具有十分重要的现实意义。笔者就担任教学秘书以来对相关工作所做的若干思考作粗浅论述。

一、新时期高校教学秘书的工作职责

随着高等教育的不断发展, 在新的时期教学秘书这一角色在高校教学管理中越来越受到关注, 他们的工作职责越来越丰富, 责任也越来越重大, 不再仅仅是传统认识中的为领导和师生打杂、跑腿、服务, 而必须是服务、质量、效率、创新的结合体。我校的人才培养目标的定位是培养具有创新精神的高素质应用型人才。社会对应用型人才的需要是多样的, 学生个性也是多样的, 因此, 教学管理思想观念必须做出相应的转变, 要树立新的教务管理理念, 强化服务意识。归纳起来, 教学秘书的工作职责主要包括如下几项:

1. 协助领导完成院 (系) 教务工作安排。

教学秘书要协助院 (系) 领导完成教务工作安排, 充分发挥“上传下达”作用, 使教学活动有章可循、规范有序。根据学学籍变动频繁, 学生流动加快, 必然增加教学过程管理的难度。学校应与企业合作成立学制执行管理委员会, 确定专职人员组织实施、管理。过程管理主要包括:人才培养方案管理、课程体系管理、教学过程管理、学籍管理、实习管理、考核管理、就业管理等。过程管理最根本的一点是做好各项管理工作本身和各项管理工作之间的衔接工作, 防止疏漏、中断, 造成管理脱节。同时对于文化课、专业理论课的单科证书要考核, 专业技术等级证书要考核, 专业实践 (动手) 能力也要考核。学校和企业共同制定各级各类考核内容、考核标准、考核制度, 严格考核, 确保毕业生质量。

五、应提高教师的技能水平、敏锐的洞察力和服务社会意识

所有的设想和制度都需要教师这个群体来执行, 教师的水平直接影响着最后学生产品的质量。因此, 在校企合作弹性学制的执行中, 应提高教师的理论和技能水平, 如网络专业目前多人取得行业承认的技能证书 (H3CSE、H3CTE、CCNP、综合布线工程师等) , 让教师参与到企业的岗位, 对其到定点公司顶岗实施鼓励和相应的考核措施, 让教师将市场需求带回课堂, 带到校本教材的研究等方面, 通过教师抓住学生的心;同时教师应积极关注课堂、学生和市场, 职业学校的学生各方面差异比较大, 一本书一份课程设计不能适应不同的班级, 甚校教务处在教学方面的统一要求, 以及院 (系) 的具体教学方案进行课程安排、教室安排、调课、各种数据统计积累、考试安排、协调监考教师和考场等。同时, 还要协助领导安排教学日历、收发班级日志、制定教务计划、检查教师教学和授课计划、收纳和管理课程大纲、核实教学工作量的记录等, 以及负责教材征订工作。这就要求教学秘书们不仅要理解和领会党和国家有关方面的政策、学校有关的规定和领导的想法, 而且要深入、细致地了解广大师生的要求和问题并将之与实际工作相联系。

2. 管理教学档案。

教学档案是院 (系) 教学活动开展的记录, 档案是否完善, 将直接影响到教学活动过程是否真实地被反映, 同时, 教学档案还是院 (系) 管理经验的总结, 是意义非常重大的一笔财富。所以, 教学秘书必须做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料归档及保存工作, 并且对本院 (系) 各个专业教学的计划、重要教研活动的记载、教学研究项目和成果的记录、教学工作的总结和各项教学经验材料进行收集和整理。

3. 对教学进行检查和监督。

院 (系) 教学质量要想不断提高, 就必须对日常的教学进行检查和监督, 从而不断发现日常教学中可能存在的问题和不足, 并积极查找原因, 不断完善。那么, 处于教学检查和监督第一线的就应该是教学秘书, 其有责任将日常管理工作中存在的问题和情况及时反映给院 (系) 领导, 提出自己的看法, 必要时主动补缺拾遗, 把领导的决策向下传递, 把教师和学生的意见向上反馈, 使领导全面了解教学情况, 作出正确的判断和决定, 使问题能够得到及时解决。

二、高校教学秘书工作创新的必要性

教学秘书工作创新问题是与系统总结高校教育发展工作的成就和经验, 深刻分析当前高校教育工作面临的新形势、新至一个班级的不同学生, 这就要求教师对班级和学生进行分类教学, 而这也正是弹性学制的一个难点所在。

总之, 在现有的校企合作下实施弹性学制, 既可以吸引众多学生, 稳定生源, 减少流生, 保持学校规模, 促进学校自身发展, 又可以充分调动学生学习的主动性、积极性, 有利于提高教学质量, 培养出社会所需的技能人才, 从而更好地推动职业学校的自身发展。

参考文献:

[1]中华人民共和国教育部高等教育司和中国高教学会产学研合作教育分会主编.必由之路———高等职业教育产学研结合操作指南[M].北京:高等教育出版社, 2004.

[2]黄亚妮.高职教育校企合作模式初探[J].教育发展研究, 2006, (58) .

[3]霍晓光.校企合作产学互动订单培养[J].中国培训, 2006, (2) .

[4]石丽敏.国外校企合作办学模式的分析与研究[J].高等农业教育, 2006, (12) .

[5]葛军.对高等教育实施弹性学制的思考[J].现代教育科学, 2003, (3) .

任务的基础紧密结合在一起的, 其必要性主要体现在如下几个方面。

1.教学秘书工作创新是进一步推进高校教育发展和进步的必然要求。

马克思主义唯物发展观认为, 形势在发展, 时代在变化, 世界处在不断发展变化之中, 任何事物都有一个发展、完善的过程, 而且任何事物都是相互联系、共同发展的。当前, 我国教育改革正处于关键时期。一方面, 国家提出“科教兴国”, 深化教育改革, 其总体思路是“体制改革是关键, 教学改革是核心, 教学思想和教育观念的转变是先导”。另一方面, 转变中的管理制度及伴随而来的评价等都与改革的步伐不十分一致。基于此种情况, 高校教育必须不断适应各方面的要求, 充分调动各方面有利条件———教学秘书工作工作的创新在进一步推进高校教育发展和进步的过程中起着重要的推动作用。因此, 教学秘书工作必须按照与时俱进的要求, 自觉地把自己的工作放在高校教育发展的大背景中来审视, 敢于打破传统思维方式, 正确树立符合时代特征的工作理念, 不断创新。

2.教学秘书工作创新是教学秘书自身完善和进步的必然要求。

目前, 不少教学秘书对个人的要求不严, 习惯于经验管理或按传统角色工作, 工作原地踏步, 按照原来程序照抄照搬、敷衍了事, 不从管理中找创新。同时, 在工作中等待观望、草草应付与做表面文章的现象较为普遍, 受原来管理观念的束缚, 有的教学秘书宁可因循守旧停滞不前, 也不愿通过创新冒险取得成功, 这对于教学秘书个人的发展而言是极其不利的。那么, 教学秘书要想自身不断得到发展和完善, 就必须在不断摸索的前进道路上对学校旧的管理模式中的许多东西进行改革, 要辩证地分析它们的利弊, 去伪存真, 不断推陈出新, 提出新的管理思路, 创造新的管理方法, 从而实现自身完善和进步的目标。

三、高校教学秘书工作创新的内容和途径

目前, 我国许多高校教学秘书队伍建设的现状不是十分理想, 存在不少弊端。只有不断推进教学秘书工作的创新, 才能不断地解决各种可能存在的问题。其工作创新的内容主要包括如下几个方面。

1.工作观念创新是重点和基础。

传统观念认为, 教学秘书工作只是一种简单重复的机械劳动, 排课调课、数据统计、上报材料、会议记录、沟通信息、整理保管教学档案等是其主要工作内容。那么, 要想高效地开展工作, 在具体的教学管理中, 教学秘书就要从观念上创新, 而不能停留在老一套的管理模式上, 要充分发挥自己的主观能动性, 对工作要有自己独立的思考, 并将自己科学的思考应用于具体的指导实践中。

2.工作方法创新是保障。

教学秘书工作是一门科学, 做好教学秘书工作的方法有很多种。不断创新工作方法是教学秘书顺利完成教学管理工作的基础, 也是教学秘书工能力强弱的重要体现。不断在工作中检验, 不断改进, 不断创新, 从而拥有科学的工作方法, 教学秘书的工作才能收到事半功倍的效果。教学秘书工作方法创新主要可以从如下几个方面努力:

(1) 深入地领会相关文件精神, 明确教学管理工作的相关目标, 做到工作有章可循、循章必严, 使教学管理日趋规范。

(2) 理清思路, 找问题、找差距、定目标。首先, 要熟悉个人相关工作业务, 为工作创新做好前期准备。要想做好工作, 就要热爱自己的工作, 有高度的责任心, 熟悉职责范围, 什么时间应该做什么、该怎样做要做到心中有数, 合理安排。只有在把握全盘工作的基础上, 做好前期工作, 才有可能对工作进行创新。

其次, 要树立目标, 明确工作创新的方向。教学秘书要清楚地意识到工作创新并不是单纯的为了创新而创新, 而是以创新来提高服务和管理水平。教学秘书的宗旨就是一切为了教学服务。在服务中, 教学秘书要充分发挥智慧, 在提供优质教学服务的前提下, 对一些问题进行综合分析, 提出新的好的工作策略。在管理中, 教学秘书要加强自身修养, 理论上努力学习教学管理文件和秘书学基本知识, 实践中要有较强的统筹管理能力和协调能力, 加强计算机网络等现代化管理手段的学习, 不断提高管理水平。例如, 网络应该成为教学管理的重要渠道, 但目前大量的教学管理工作还主要是靠人力做。其实一些临时性的事务性的通知, 包括一些教学管理文件, 完全可以通过校园网发布出去, 这一方面可以让老师和学生养成从网络上查看教学管理信息的习惯, 另一方面可以促进各系部、室所的信息沟通, 相互促进, 共同提高。再如, 在进行教学档案的管理时, 也可一改之前口头传达、一纸带过的现象, 可以将图片、声音等制作资料一并保存, 确保各种档案的完整性和正确性。

再次, 要在合理的准备后在工作中大胆尝试。我们必须认识到, 教学秘书工作的创新并不意味着对之前所有工作的否定, 而是在总结工作的基础上, 扬长避短, 对好的经验和传统要继承, 对可能存在的种种不足和问题提出改进措施, 从整个工作流程中选取工作的一部分进行实验创新。如果新的举措既能提高效率又能提高质量, 再随之推广到其它层面, 就会使工作既科学合理, 又有新的亮点。

(3) 要充分调动学生干部的积极性。有些常规性的工作, 可以交给他们去做。这样, 不仅节约了时间, 减轻了教学秘书的工作压力, 而且在及时得到反馈的信息的同时, 也锻炼了学生干部的工作能力。

江泽民同志在“十六大”报告中指出:创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力。我国的高校教育事业, 还处在一个极其重要的发展过程。在这个过程当中, 为了不断取得进步, 从而使我国高校教育水平领先于世界, 为人类社会的发展贡献力量, 就必须在各方面均不断创新———学校的生存发展靠创新, 教学管理创新是学校工作创新的一个重要组成部分, 而教学秘书的工作创新又直接影响到教学管理工作的整体创新。所以, 在今后的时期里, 教学秘书们必须明确自己的工作职责, 充分利用和创造各种有利条件, 不断地发现问题、解决问题, 不断地创新, 力争更好地做好自己的工作。

参考文献

[1]罗方龙.论管理创新与现代学校管理[A].学校管理论文集[C].2006, (9) .

[2]田正平等.中国高等教育百年史论[M].北京:人民教育出版社, 2006.

秘书工作的职责内容 篇2

关键词 用户体验设计师 职责 工作内容

中图分类号：TP39 文献标识码：A

“用户体验”这个词最早由美国认知心理学家、计算机工程师、工业设计师和用户体验设计师—唐纳德·诺曼（Donald Norman）在上世纪90年代中期所提出和推广。如果您拜读过他的大作应该还记得，在其著作《设计心理学》中明确提出：用户体验设计应该以用户的需求和利益为基础，以产品的易用性和可理解性为侧重点，保证用户可以随时看出产品或服务可行性的操作。从事用户体验设计工作的设计师便被成为“用户体验设计师”。当前，类似市场产品饱和、市场夹缝中求生存、买方市场等商家评论不绝于耳，资本充足的行家投资方向迷茫，在潜在的用户需求和产品匹配的问题上，即使煞费苦心也难以窥探出究竟。但我们身边让消费者心动主动掏腰包的产品也并不少见，例如风靡已久的书籍娱乐功能相结合的iphone。如果你仔细研究，你会发现，它并不是超越现有的技术开发出的一种超乎寻常的产品，而是产品的操作方式、功能、软件系统等与某一类消费群的需求非常匹配。显然，当前的企业早已抛弃技术竞争，而是更多关注产品的最终使用者，生产的产品是否能满足用户的心理模式已成为产品开发的焦点。

对于任何一家想要成功的企业而言，“附加值”的高低多寡取决于其提供的“用户体验”的多少。作为企业产品决策者，在决定推出新款设计产品之前，往往仔细思考两个问题：（1）从企业角度，通过新款设计产品，企业可以得到什么？（2）从用户需求角度，用户可以通过新款设计产品得到什么？这两个问题决定了新款设计产品“附加值”的高低，也关系到产品设计的成败。以用户为中心的用户体验设计师可以帮助企业解决以上两个问题，因为用户体验设计师能够抓住每种产品或服务的独特之处，为其量身定做适合其特征要求的良好用户体验，从而协助企业产品成功占据市场份额，赢得消费者青睐，增加用户对企业和企业产品的忠诚度。

当然作为一名合格的用户体验设计师，他的职责还包括积极参与整个产品开发过程的每个阶段，并对每个阶段进行有效监督，充分考虑到用户有可能采取的每一个行动的每一种可能性，并且去理解在这个过程的每一个步骤中用户的期望值，将技术开发和产品设计融合，确保产品开发过程中能及时反映问题、提出有效、合理的解决方案。

用户体验设计师的工作内容涉及到用访谈法等用户研究方法了解用户的生活状态，研究用户的消费模式和使用产品的经验，记录用户对产品的看法和意见，认识用户使用产品的原因和对产品的期望值，观察用户在使用产品过程中存在的问题或产品有待改进的空间，咨询用户对产品服务的意见和需求等。总而言之，用户体验设计师就是要将用户从各个方面审视一番，找到对用户而言，真正重要的东西。答案可能不合常理，也可能不易理解，更有可能出乎意料，但是作为用户体验设计师应该铭记：投用户所好，方能“名利双收”。用户研究领域有着相当广泛的研究方法。雅各布·尼尔森（Jakob Nielsen）提出用户研究方法的三个维度：态度与行为维度，定性与定量维度，网站或产品的使用背景维度；并建立了一个三维坐标系，一次来分析产品开发中各种典型的研究方法。在定性研究中，前期会进行二手资料的搜集和整理，竞品研究分析，要设计调查问卷，对问卷进行整理，中期需要采用民族志等方法深入了解用户行为和观念，后期还要进行产品原型制作和可用性测试等，整个过程可以是短期也可以是长期，需要根据项目的时间和投入资金决定。

用户体验设计师作为最具潜力的创新职业，已经通过吸引人的、高效的用户体验方法赢得各方信任，为用户提供最好的用户体验需求，为企业赢得更好的经济发展前景。用户、产品、设计师并非风马牛不相及的三个孤立个体。用户体验设计师架起了一座认识用户、理解用户、洞悉用户进而完成设计创新的桥梁。

参考文献

[1] 唐纳德·诺曼.设计心理学[M].北京：电子工业出版社，2009.

[2] 汤姆·凯利.创新的10个面孔[M].北京：水利水电出版社，2007.

[3] 加瑞特.用户体验要素[M].北京：机械工业出版社，2012.

秘书工作的职责内容 篇3

关键词：建筑工程,工程监理,工作内容,职责

一、监理工程师职责分析

监理工程师要做好监理工作的第一步就是要明确自己的工作职责, 清楚自己的工作内容。如何对这些不了解, 监理工作会杂乱无章, 造成自己工作内容的漏项, 甚至会造成严重的建筑工程质量事故。

1 以质量控制为中心。

监理工程师在工作中会对建筑工程的项目投资、工程进度、生产安全等方面进行控制, 最终的目的是保证工程的质量, 使工程质量达到设计要求和使用要求。如果工程失去了质量保证, 质量低劣, 存在安全隐患, 监理所做的其他管控工作也就毫无意义。所以, 监理工程师要牢固树立“百年大计, 质量第一”的思想, 以质量控制为中心, 引导和开展自己的各项工作。

2 增强责任意识和廉洁意识

⑴责任意识。这对于一个监理工程师来说至关重要。责任意识关系到监理工作是否到位, 进而影响工程的质量控制。如果没有足够的责任心, 不管监理工程师的专业素质有多高, 其监理工作没有源动力, 会浮于表面, 监理工作难以做到实处。

⑵廉洁意识。监理工程师在监理执行中, 要对不合格的工程叫停, 并督促施工方返工;对不合格的建筑材料和施工设备做出拒绝进场和使用的决定;对不符合施工安全的情况要求施工方进行整改。以上情况都会引起施工方或建设方建设成本的增加, 监理人员也会因此受到侵蚀。如果监理人员不能廉洁自律, 工程的质量控制就会大打折扣, 造成质量失控。所以, 要加强廉洁意识, 对不符合要求的工程不留情面。

3 把握审查审批和巡视旁站环节

⑴把握审查审批环节。施工组织、施工方案、施工工艺是否合理, 原材料质量是否符合要求, 质量控制参数是否准确, 开工条件是否具备等等, 都是需要监理工程师进行审查和审批的环节。监理工程师要按照详细的审查审批信息, 严格按照相关流程, 履行监理的职责, 对不按监理程序履行相关手续的施工方和人员进行制止, 并予以纠正, 使审查和审批工作落到实处。

⑵把握巡视旁站环节。监理旁站和巡视是监理工作的重要方式, 也是实现工程质量控制的重要手段, 监理工程师一定要贯彻执行。施工工艺、施工操作是否符合施工要求, 工程结构是否与设计方案一致, 施工防护措施是否满足安全生产的要求等都可以通过监理旁站进行解决。监理旁站将质量隐患消灭在萌芽状态, 同时对质量缺陷制定具有针对性的措施进行纠正, 是施工现场发现问题、解决问题的关键环节。此外, 监理人员每天要对工程进行一次全面的巡检, 将巡检结果和巡检中发现的问题, 形成文字记录, 存档。

二、监理工作的主要内容职责及工作内容

1 建筑工程施工前的监理工作

1.1建筑工程监理工作文件的编制。

监理机构在工程施工前, 要做好工程监理工作文件的编制, 是监理工作具有指导性和针对性。建筑工程监理文件包括监理大纲、监理规划和监理实施细则。监理大纲的主要内容是监理机构针对建设工程制定的开展监理工作的基本方案。监理大纲根据建设工程各方面的技术标准、规范的规定, 结合实际, 阐述对该工程监理招标文件的理解, 提出工程监理工作的目标, 制定相应的监理措施。监理规划是指在总监理工程师的主持下编制、经监理单位技术负责人批准, 用来指导项目监理机制全面开展监理工作的指导性文件。监理规划的编制要以监理大纲为基础, 充分结合建设工程的实际情况。监理实施细则是在监理规划的基础上, 由项目监理机构的专业监理工程师针对某一专业或某一方面的监理工作编写, 并经总监理工程师批准实施的操作性文件。监理实施细则反映了监理单位对项目控制的理解能力, 程序控制技术水平。

1.2加强项目施工前设计文件的审核。

建筑工程的施工是根据施工的设计图纸进行的。设计图纸是否正确, 能否满足工程要求, 直接影响到工程的质量。所以, 监理单位要加强设计图纸的审核工作。监理单位要组织建设单位、施工单位和设计单位进行设计图纸的会审, 对设计方案中存在的问题, 提请业主进行方案或者设计的修改, 并督促设计部门的修订进度。在修改完成后, 经过变更的图纸要由总监理工程师签字确认。

2 建筑工程施工阶段监理工作

2.1严把材料关。

原材料、半成品和施工配件是建筑物的建设基础, 其质量的优劣直接关系到建筑物的工程质量, 因此要加强建筑材料的质量检测。1仔细检查进场材料的合格证、生产许可证和出厂检测报告等证明材料是否齐全, 证明材料不全, 禁止进场, 对已经进场的“三无”材料要清退出场。2在工作中要加大对工程检验批、分项的检查, 要及时对检验批进行检查, 不合格的及时返工或推倒重来, 把问题消灭在萌芽阶段, 对工程分项、分部验收, 严格标准, 增加对工程巡回检查的次数, 对查出的质量问题决不姑息, 坚决处理。3加强施工材料的取样送检。

2.2重视旁站监理及巡视检查。

旁站监理和巡视检查是监理工作的重要组成部分。监理旁站的执行是在施工现场, 现场施工中出现的问题可以第一时间被发现, 并得到及时的解决, 工程的施工质量处在时时受控的状态。旁站监理要求监理工程师对工程的实施方案有详尽的了解, 对施工要求和施工规范等各项标准进行充分的理解, 具备现场质量控制工作的相应素质, 在监理工程中才能对出现的问题进行判断、解决, 并对解决方案的可行性做出合理的选择。

2.3重视监理资料的管理。

建筑工程从施工到竣工验收会形成大量的资料, 这些文字资料不仅是工程验收的组成部分, 同时资料形成的过程也是一个规范性很强的工程。工程技术资料涉及到项目的成本控制、质量控制、进度控制和施工管理的可追溯性, 是反映工程成果的重要文件, 监理工程师要加强监理资料的管理。在具体的操作过程中要注意以下两点: 1监理资料的编制要来源于施工现场的第一手资料, 反映工程的实际情况;2监理日志应真实、详细、准确, 随施工进度随时记录, 监理资料要由专人负责整理归档, 实行岗位责任制, 并由总监理工程师负责。

3 做好与参建各方的沟通、协调工作

建筑工程是综合性、系统性的工程, 参建部门众多, 工程的顺利实施需要各个部门的协调和沟通。监理单位在建设工程中属于服务性部门, 对工程的整体质量进行把控, 在监理工作的开展中要加强与参建各方的沟通与协调。

3.1加强与建设单位的沟通。

监理机构要对监理工作中有关工程质量、投资、进度、安全等控制方面的发展情况, 以及监理工作中存在的困难和阻力, 及时向业主汇报和商讨, 有利于监理工作的开展。

3.2加强与施工方的沟通。

监理工程师在施工过程中发现问题, 严格履行监理职责的同时, 要及时与施工方沟通, 寻求施工方的理解与支持, 使问题得以顺利解决, 保证施工进度。

3.3加强与监理内部的沟通。

各监理人员之间加强协调、加强沟通, 相互促进, 形成一个有机的团队, 对提高监理的威信, 促进监理工作, 减少监理内耗非常有必要。

三、对监理工程师工作的建议与探讨

1监理人员应熟悉与建设工程相关的法律、法规、规范等, 明确自己在施工质量、建设工期和资金使用方面的责任, 并为其由于越权、失职、不作为等造成的任何损失负责;

2 随着监理市场的日趋成熟、规范, 有关的法律、法规、规范等应及时作出相应的调整, 明确监理的相关责任和权利;

3政府有关建设工程监督部门不能超越法律, 一味强调监理方在安全生产管理方面的责任, 更应该加强施工单位的安全监督管理力度和政府管理部门的监管力度, 杜绝安全事故的发生。

参考文献

[1]毛建军.建筑工程监理中监理工程师的职责及工作内容探讨[J], 城市建设理论研究2012年32期

[2]工程监理行业发展中的问题与建议.价值工程2010, 32

新校区环境下的秘书工作 篇4

一、 教学秘书在教学管理中的特点

1、从属性与服务性

作为二级单位的教学秘书从属于教务处和系领导，不仅要及时准确地完成教务处布置的各项任务，还要积极、主动地配合协助系主任搞好一切有关教学方面的工作。同时教学秘书的主要职责是为老师和学生提供一切可能的帮助，服务于全系师生。

2、繁杂性与专业性

教学秘书的工作可以用“多、繁、杂、乱”来概括。开学初，需提前到校根据教师、学生的需要调整课程表，及时领取教材确保正常上课；协助配合教务处进行补考、缓考、选课、补选等事项，通知老师核对上课名单；每当新的外籍教师到校后,要尽快地帮助他们弄清所要讲授的课程、对象,讲授的时间、地点,向他们提供尽可能的帮助。学期中，根据课程表计算每位老师一个学期的实际工作量，协助教研室主任安排月考、期中考试，完成学校和系里的上传下达任务，并提前做好下学期开课计划及师资配备安排。期末时，协助教务处做好期末考试、考查的各项工作,考试结束后,及时将成试卷、试卷审批表、成绩单、分析表等提交教务处。

由于教学秘书岗位的特殊性，不仅要熟悉本系所开课程的教学大纲、教学计划、课程设置以及学分、学时的分配,同时还要了解每位教师各方面的工作情况,各年级的学生的基本情况,以便协助系领导安排学期中各项活动和教学任务。

3、统筹性与协调性

高校教学事务繁杂，教学秘书不仅要对周期性的事务熟记于心，还要对临时出现的事情全面考虑，统筹安排。教学任务经常是由多个部门共同完成的，教学秘书协调着教务处、各院系、教研室、师生之间的关系，充分发挥着上传下达的作用。同时，教学秘书要协助院系做好各项教学管理工作， 如教学计划和人才培养方案的落实、教材的征订、学籍档案的管理等等。

二、 教学管理对教学秘书的要求

1、“以人为本”、“服务育人”

作为高校管理人员，首先要有“以人为本”的政治觉悟和“服务育人”的奉献意识。在繁杂的工作中，必须恪守准则，以高度的热情做好本职工作，做一行、爱一行、专一行。

教学秘书工作是一项看似简单、实际上是非常细致、复杂的工作,是为教学服务的。在一年的秘书工作中，有时因为自身经验不足没有做好本职工作，有时因为事物繁重分身乏术，有时候甚至被误解过。如何调适自己？這就要求一定要热爱这份工作，因为热爱再多的劳累、委屈都可以忍受。

2、“活到老，学到老”

教学秘书工作的繁杂性和专业性要求我们不仅要熟悉自己本职工作的专业知识,同时还要熟悉自己服务对象的专业知识。作为韩语系的教学秘书,系里常年聘有外籍教师,因此要具备一定的外语专业基本知识才能使系内工作顺利进行。此外，还需要利用计算机来进行教学管理和处理一些日常工作以提高工作效率。

3、细节决定成败

教学秘书的工作具有周期性和临时性，这就需要教学秘书对周期性事务做出计划并安排给相关人员，并且努力在规定的时间内完成，凡事宜早不宜晚。尤其是作为外语院校，每年有大量的学生出国、归国，办理各种手续，一点点的疏忽可能就会导致学生利益受损，因此需要耐心、细心地为学生着想、服务。为了少出错，要养成随手记录的习惯，将计划事务和临时出现的事务一一记下，一一完成后，将其标示，不仅可以增加工作的成就感，还可以减少单纯头脑记忆的负担。每天下班前，将尚未处理的工作随手记录，确保第二天工作的顺利进行。

三、自身存在的不足

1、心有余而力不足

由于缺少教学秘书的专业知识，也没有接受过与此相关的教育培训, 对现代科学管理知识、理念和技能还知之甚少。目前，大部分的工作都是在向前辈借鉴和自己摸索的基础上进行的。缺少理论基础，做事只凭异端和经验，缺少创新意识，这在一定程度上影响了工作的效率。

随着院系规模的扩大、教师队伍的壮大、学生人数的增多，教学秘书的事务成倍增加，虽然名为教学秘书，却往往也担负着行政秘书的职责，很多时候有种分身乏术的无力感。明明努力工作，却总是不见成绩，在一定程度上损伤了工作积极性。

2、尚未具备“T”型知识结构

所谓“ T ” 型知识结构是指所涉猎知识耀光要深,既要多方面学习，又要在专业领域有所深入。教学秘书虽然是服务性岗位，但仍然有着育人的职责，这就需要我们在学习管理学之余，还要和一线老师一样需要学习教育学等相关知识，此外为了更有效地开展工作，应熟练掌握计算机的操作技能和教务系统管理。由于种种限制，对知识深化和拓展方面仍然欠缺颇多。

四、方案

1、多组织各种相关交流与培训，提升发展空间。

由于办公室工作的繁重和人员的短缺，教学秘书不会像辅导员和一线教师那样走出校门接受学习培训。因此以讲座、培训班、校内外交流等形式让教学秘书系统地学习相关教育管理知识，例如秘书学、管理学、心理学、教育学等方面的知识，提高理论研究的能力和理论指导实践的能力。另外，创造机会让教学秘书之间互相交流好的经验、工作方法。鼓励教学秘书勤干、勤学、勤想、勤实践。

2、完善教学管理系统现代化，实现无纸化办公，提高办公效率。

高校的进一步扩招，以及学分制的实施，使教务管理工作难度日益加大，教学管理相关人员的工作压力大大增加。因此教学管理应把现代教育技术作为资源和工具应用到实际工作中，实现教学管理系统化、网络化、信息化。虽然高校的办公系统大大地提高了教学管理工作的工作效率，但仍需完善。另外，为了更好地了解学生对教学的反应，建立“学生教学信息反馈”信箱，更全面更及时更全面地收集、汇总教学信息。

参考文献：

[1]顾爱萍，试论高校教学秘书队伍建设的可持续发展[J]，高教高职研究2010年第45期考试周刊，2010

[2]丁勇，试论高校教学管理现代化[J]，中国科技信息2010（4），2010

[3]朱力，关于高校教学管理系统华、现代化的探讨[J]，北京邮电大学学报，2001（3）

[4]赵莹，浅谈高校教学秘书的工作职能、特点与改革创新[J]，科技信息，2008

总经理秘书工作职责具体内容 篇5

2、根据公司发展需要，在总经理的指导下，草拟、审核和发布公司内部文件，草拟、审核和校对公司对内、对外行文、函件及报告。

3、负责公司各类重要资料的整理、存档及管控工作。

4、负责公司各项工作的通知下达、工作落实与跟进。

秘书工作的职责内容 篇6

【关键词】地方高校 教学秘书 教学管理

教学秘书工作的重要性

教学秘书是高校教学管理工作中的主要执行者，是地方高校二级管理体系中的重要成员。教学秘书工作的好坏，直接影响到高校教学管理质量。

1.教学秘书是高校管理制度的实施者和执行者，代表学校扮演管理者的角色。随着教育部本科评估工作的开展，目前各地方高校大都形成了比较完善的教学管理体系，有教学管理制度，包括学生学籍管理规定，学分制管理办法，学位授予实施细则；教学质量保障和反馈制度，主要有考试管理、教学督导、教学反馈、学生申诉等制度。教学秘书是这些制度的实施者，认真履行好职责，贯彻学校的教学管理制度，是规范教学管理，确保教学秩序顺利进行，提高教学质量的前提。

2.教学秘书是服务教学主管部门、二级院系师生的一线工作人员。教学秘书是连接高校内部教学主管部门和二级院系的桥梁，也是连接院系管理层、教研室和具体教学科研人员的主要纽带，更是联系学生，反馈教学质量的重要渠道。

3.教学秘书是二级院系教学管理和教学资源的主要协调者。教学秘书承担着编排教学计划的任务，必定会涉及大量的协调工作，涉及到教室，师资和教材的调配。

教学秘书的工作职责

《高等学校教学管理要点》指出，“系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”可见，教学秘书主要从事日常管理和信息报送。随着5年一次的教育评估的展开，教学状态收集和报送已成为一项重要的工作，教学秘书必须提供准确的一手资料，方便教学管理和决策。

教学秘书工作具体可划分为：①按照教学计划排课。②征订教材；③实习和毕业论文（设计）管理；④各种信息汇总和上报；⑤教学档案管理，主要有学籍、考试、论文、实习档案，上级文件，教师业务档案等。

加强和改进教学秘书工作的策略

1.树立“以教学为中心”理念，加强服务意识

教学秘书必须面对诸多事务性工作，头绪较为复杂。（寇金香，2005，144）教学秘书要承担教学研究，参与日常教学活动，检查各门课程的讲授情况；组织第二课堂和考试，教学实习，毕业论文（实践）等工作。他们要听从领导的工作调遣，还要解决教师和学生反映的问题，因此，必须具备高度的责任感和良好的心态，主动热情地为教师和学生服务，保证各项工作顺利完成。教学秘书的工作态度是教学服务的窗口，他们应自觉主动维护服务教学的良好形象，当好为全院系师生服务的“公仆”。

2.不断提高个人处理教学事务的能力

面对纷繁的工作，教学秘书提高个人工作效率，有效地从事务性工作中摆脱出来，兼顾其他职责。教学秘书要提高文字表达、语言表达、组织调度和协调沟通的能力。教学秘书在工作中会遇到大量通知，报告，总结等文字材料工作，这就要求他们提高自己的应用文写作能力。同时，在排课、考试安排、学籍管理等工作中，需要和教师学生进行大量的口头交流，简明、清晰的语言组织能力会大大提高工作效率，消除沟通障碍。教学秘书还要善于组织协调各种活动，既要体现政策的原则性，又要针对具体情况灵活处理，使各方面沟通顺畅，协调运作。此外，教学秘书必须精通办公软件，熟悉学校各部门的管理软件系统，比如教学管理软件，科研管理软件和毕业论文管理系统软件。

3.加强教学管理理论学习，提高管理水平

高校教学秘书作为院系领导的助手和参谋，不能满足于做好事务性工作，应该注意理论的学习和应用，提升自己的管理能力。教学秘书大都非教学管理专业出身，需要补充这方面的知识，应该认真学习高等教育学、教育心理学，熟悉教育政策法规。

教学秘书还应该学习管理学理论，比如环节控制理论，混沌理论。环节控制理论强调计划，强调对重复发生性事件实行标准化和规范化管理。根据环节控制理论分析，教学秘书的工作可以分为课程安排、教学质量、考试管理、教材建设和管理、学籍管理、教学档案等环节。应用环节控制理论管理教学，可以减轻教学院长工作量，也有利于明确教学岗位职责，提高管理效率。（项金枝，2005）

阳宁东等人（2006）认为可以将混沌理论应用于高校管理中，高校教学管理系统是一个复杂的自反馈混沌系统。混沌理论对教学秘书工作也有很大启发。从系统学的视角看，教学秘书作为教学枢纽中心，“可以更加容易发现并修正系统输入偏差，从而尽可能减少系统输出的偏差，甚至可以加强收敛性吸引引子的作用，遏制或者阻止奇异吸引引子发挥作用，从而保证教学管理系统的平衡性。”

4.重视档案建设和管理工作

虽然二级院系档案信息对日常教学监控，教学改革和学校决策都有重要意义，但实际上，档案管理存在不少问题，有管理层不重视，硬件环境差，信息化程度低等问题。从实践中看，由于教学档案较为细致，许多材料未能及时收集，往往等到学校要求报送材料是才开始收集。二级院系也存在管理体系不细致，粗线条管理问题，不能明确规定入档材料的范围。

在档案建设上，应该根据档案分类，明确归档范围，建立详细的纲目，及时详尽地收集教学资料。教学档案可以分为行政管理资料、教学管理资料、学生管理资料、考试材料和教师业务档案。（荀立波，2008）教学秘书应定期收集和完善档案。另外，根据学校和系级教学管理现代信息化的升级，创造性地开展电子档案建设，提高工作效率。

5.努力提高教学和科研能力，促进教研和管理的良性互动

首先，教学秘书要研究高校教学管理规律，要善于发现新情况，思考新问题，提出解决办法。要充分利用第一手教学信息，探索教学管理规律，进行理论研究和教学管理实践探索，形成科研成果。地方性院校在培养目标的制定上都瞄准应用型合格大学生的培养。教学秘书应主动参与，协助院系主任和任课教师，努力探索这方面的教育改革。

其次，教学秘书必须重视提高自身专业的教学和科研能力。通过参与教学管理工作，教学秘书的组织能力和创新能力都会得到提高，同时，他们掌握着学校一手的教学科研资讯，他们应明白科研对教师职业发展的益处，教学秘书要利用这一优势，积极参与到教学改革和科研工作中来。

教学秘书参与教学和科研，一方面，可以帮助他们熟悉教学现状和科研管理程序，有利于改善他们的教学科研管理工作。另一方面，由于工作性质的不同，一线教学管理人员很容易被教师忽视（仇占宏2007），工作也会受到低估。通过参与教学和科研，可以加强与教师科研队伍的交流，促进相互理解。

结束语

随着地方高校办学规模的扩大，教学管理队伍随之壮大。然而，教学管理队伍存在诸多问题，队伍不稳定，待遇差，职业发展方向不明确等，也引起了管理层和研究者的注意。其实，教学秘书岗位比之普通教师岗位，有着更多挑战，也有一定的优势。教学秘书既要做到耐心服务教学，也要做到协助管理教学，既是普通教师，也是基层管理者，他们熟悉学校的管理政策，也掌握着一手的教学管理信息。教学秘书要看到这一岗位的优势，在工作中做到热情服务师生，提高个人素质，创新管理，积极参与教改和科研，就会实现个人的多重价值，为学校发展作出更多贡献。

参考文献：

[1]寇金香.浅谈高校系教学秘书工作[J].中南民族大学学报（人文社会科学版），2005，（S2）：144-145.

[2]项金枝.环节控制理论在高校教学秘书工作中的应用[J]. 2005，（3）：36-37

[3]荀立波.改进二级学院教学档案工作的几点思考[J].兰台世界，2008，（9）：45-46.

[4]仇占宏.浅谈高校院系教学秘书队伍的现状与建设[J].陕西师范大学学报（哲学社会科学版），2007，（S2）：234-235.

有关秘书工作的思考研究 篇7

关键词：秘书,工作,思考

众所周知, 秘书科在很多单位都扮演着一个举足轻重的角色, 它是连接上下左右的纽带, 它作为直接服务于领导的事务与信息助手, 其工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。而就如何做秘书科秘书工作, 笔者有如下几点思考:

一、围绕中心, 履行职责

首先, 要了解掌握中心工作。任何领导机关在不同阶段都有一些不同的中心工作。秘书是为领导服务的, 领导的中心工作自然就是秘书的中心工作, 因此, 秘书就要准确了解和把握领导的中心工作, 做到心中有数。

其次, 要围绕中心发挥参谋作用。任何党政机关、企事业单位都会有一个大的中心工作, 秘书要根据这个大的中心工作以及派生出的若干层面或不同时期小的中心工作, 也可以称为重点工作, 发挥作用, 履行职责。一定时期要围绕中心提出领导工作和活动安排的建议, 这就是发挥参谋作用。

再次, 要围绕中心发挥助手作用。秘书要紧紧围绕所在单位、企业的中心工作和领导的安排部署, 一项一项、一步一步搞好协调服务, 督促落实, 这就是发挥助手的作用。比如, 领导的信件、文件、公务接待、出席会议、参加活动等日常公务处理, 交待协调落实的具体事项, 都要认真对待, 搞好衔接, 抓好落实。

二、加强基本功训练

文书工作是秘书工作的重点所在, 准确而高效的处理文书工作更是一个秘书工作人员应当具备的最基本的也是最重要的能力。我们必须对每个环节每个细节的规范与要求都牢记于心, 包括字体、字号与标点符号。学习各种公文处理的规范, 办法, 知识, 熟悉各种公文处理的程序和规则, 做到熟练掌握, 正确运用。同时要努力向本单位优秀的前辈学习, 多看书, 多练笔, 多请教, 多修改, 扎扎实实的练好基本功。

三、加强理论知识的学习

秘书是领导的助手, 既要辅佐领导的决策, 也要协助领导处理各种事务, 因此, 秘书人员的理论知识水平要比一般的机关工作人员水平要求高, 这样才能适应领导工作的要求。提高知识理论水平非一日之功, 要不间断的学习时政, 掌握党的路线方针政策, 熟知国家的法律法规, 有较深的文化理论功底、感知能力和分析能力, 恰当稳妥的处理问题, 提高秘书工作水平。

四、加强政治要求

首先, 要具有强烈的事业心。一是表现在工作的献身精神, 二是要有积极向上的精神, 三是要有开拓进取的精神。秘书工作是繁杂辛苦的, 只要有强烈的事业心才能做到不辞劳苦, 不畏困难, 不拈轻怕重, 无论工作多么紧张繁重, 始终保持精神饱满的状态, 心情愉快地去工作。

其次, 具有坚定的信念。秘书工作作为领导工作的组成部分, 在思想上表现为要有坚定的理想信念, 有鲜明的政治立场, 牢记为人民服务的宗旨。秘书工作具有较强的原则性, 办事要讲原则, 不讲情面, 不拉关系, 敢于抵制不正之风, 在辅佐领导活动中, 要注意自己的言行, 实现领导的意图, 维护领导权威, 不能越权或借领导的名义谋取个人私利。但秘书对领导的错误不能无原则地服从, 应注意在适当的场合和时间进行劝谏, 既不越权, 又不失职。做到原则性与灵活性的结合。

五、不断丰富自我

在处理日常工作事物中, 文秘工作人员首先应当在秉承传统的基础上精通各项业务, 扎实而有效地完成工作任务。在思想上与时俱进, 在工作中大胆探索, 努力做到继承与创新的和谐统一。对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考, 对具体的事务要善于出新点子、新办法, 特别善于灵活运用现代化办公手段, 快人一拍、为单位领导干部提供高质量的服务。在文字材料的写作方面, 要想成为精品, 写作者自身必须见多识广, 博学多才, 每天四门不出, 闭门造车之人终归受到思维的局限, 无法创作出高质量的文字材料。因此作为文秘工作者, 除了平时要积极主动走出去和同类同行进行横向比较和纵向分析, 还要注意进一步开阔自己的视野, 多看, 多学, 多思考, 随时为写作收集素材。同时文字材料也是一种慢工出细活的业务工作, 写作者本身平时要注重修身养性, 做一个安静的人, 明智的人, 不断在完善自我, 丰富自我的过程中, 静化自己的心灵。

六、谈吐文明, 形象良好

一个人外在形象的良好, 表现在谈吐文明, 着装整洁, 举止文雅, 落落大方。这也是内在素质的反映。作为秘书, 一定要时刻注意自身的形象, 因为, 秘书的形象不仅是个人素养的表现, 更重要的是反映领导、领导机关的精神风貌和总体形象。首先要学点现代礼仪知识, 用以指导自己的行为, 做到讲文明, 懂礼貌, 重礼仪, 常微笑;其次, 着装要干净整洁、舒适得体;第三, 要注意说话的态度, 做到谈吐文明;第四, 要加强内在修养。在文明的社会, 做一个有修养、有品味、有内涵的人。

七、养成良好的工作习惯

在工作中, 一是要有计划, 其计划分为长远计划和短期计划, 而短期计划就是具体到每个月, 每个星期, 每一天, 都要有详细的工作计划。二是要有好的工作习惯, 做到今日事今日毕。能马上办的决不等一会儿再办, 把每件待办事项都记在工作日志上, 逐一落实。三是把握好工作重心, 主次分明。作为一名文秘工作者, 不仅要及时、准确的完成领导交办的各项文字材料, 还要兼负日常的内勤内务工作, 如会议通知、对外宣传、接打电话等。面对这样一些复杂繁多的办公室事务, 时刻弄清楚主要矛盾和次要矛盾, 充分认识事情的轻重缓急。四是要有敬业精神, 工作要认真负责, 勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。

八、做好沟通与协调, 争强团队精神

当今社会就是一个密密麻麻的人际网络, 我们每个人都不是一个单一的社会个体, 所以增强与人沟通的能力显得尤为重要, 俗语道“千条线, 一根针”, 秘书工作就是这一根“针”运用得好, 工作就会有条不紊, 运用不好, 工作就会一团乱麻, 这就充分的说明了与人沟通和协调的重要性。在好的工作氛围里, 必将产生一个优秀的团队, 我们每个人也只有在团队里才能更加彰显自己的价值, 而在一个优秀的团队里我们一定会获得最快的进步, 工作也必将事半功倍。

秘书工作的接待工作内容 篇8

1、无论接待什么样的客人，都要做到公平和礼貌;按先来后到的原则接待每一位客人。

2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色，千万不能皱眉头。

3、接待客人时态度要郑重，但说话又要留有余地。

4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让他等候。

5、为了避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

6、尽快地记住客人的相貌和姓名，了解他与本公司的关系。

7、上司没确认见的客人，就不要让客人进去。

8、有些没有预约的客人喜欢问上司在不在甚至上司整个工作日程安排，在不了解对方身份和来意的情况下，不要直接回答上司在或不在，而是要尽可能地从对方那里了里一些有用的信息。

文秘接待用语 :

1、表示欢迎“欢迎您!”

2、向对方表示感谢“谢谢您!”

3、让对方等候时表示歉意“让您久等了!”

4、表示理解对方的话“我知道了!”

5、表示道歉“实在对不起!

要不浪费客人的时间 :

1、有预约的客人：带到预先定好的会议室，及时通知预约的部门或预约的人 。

秘书主要工作内容介绍 篇9

(1)辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

(2)辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

辅助内容的综合性

辅助时间的经常性

辅助环节的全过程性

(3)辅助决策的原则

超前原则

定位原则

信息原则

谏诤原则

(4)辅助决策的过程

协助领导确定目标

协助领导设计方案

协助领导评优选优

协助领导实施反馈

2、协调关系

(1)协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

(2)协调关系的特征

从属性

广泛性

间接性

(3)协调关系的原则

政策指导

客观公正

平等协商

注重整体

灵活适度

(4)协调关系的过程

摸清情况

找出症结

恰当协调

督促落实

检查反馈

3、处理信息

(1)处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

(2)处理信息的原则

及时性原则

保真性原则

适用性原则

预测性原则

(3)处理信息的内容

历史信息

上级信息

内部信息

公众信息

社会信息

(4) 处理信息的过程

信息的收集

信息的加工

信息的传递

信息的反馈

信息的储存

4、办理事务

(1)办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

(2)办理事务的特征

综合性

服务性

繁琐性

突击性

(3)办理事务的原则

被动中求主动

原则中求灵活

繁杂中求规范

(4)办理事务的程序

自然程序

理论程序

指令程序

法定程序

技术程序

习惯程序

【(二)秘书的职责】

大致也有以下11个方面：

日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)

接待事务(来访接待、安排服务等)

会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)

行政事务

信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)

调查研究事务(搜集信息，提供可行性的方案供领导选择)

文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)

写作事务(各种文体的写作)

协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)