应用文写作方法（精选8篇）
非文学作品：记叙文、说明文、议论文、应用文（实用）
应用文的概念：具有直接实用价值和一定惯用体式的文章的总称
应用文分类：作者属性、使用功能
作者属性：私人文书、公务文书
使用功能：法定公文、事务、规范性
直辖市：天津、上海、北京、重庆
应用文的特点：广泛性、真实性、实用性、时效性、程式性
应用文的作用：指挥管理、联系协调、宣传教育、凭据记载
应用文的写作特点：写作主体的被动性、写作活动的群体性、写作工程的时效性、写作受体的明确性
应用文的写作构思：
1、确定主旨
2、选取所需材料和安排结构
3、内容到形式对文章作完整设计
一、重视品质,加强修养
应用文写作集思想性、政治性、政策性等于一体。在应用文写作教学中,应注意提高学生的政治理论水平,帮助学生提高对党和国家的方针、政策、法令的认知水平。应用文写作讲求务实,即来源于实际,运用于实际中。要使应用文的内容符合客观实际,撰写者必须以高度负责的态度进行调查研究。通过调查研究,了解实情,发现问题,从而按实际情况去反映现实。这就要求教师应重视培养学生优良的思想品质,加强文化和政治修养。
二、激发兴趣,唤起热情
文字简约,表意直白,重理性分析,少形象感受……所有这些,都让学生感觉到应用文的枯燥呆板。为排除学生的写作心理障碍,激发学生对应用文写作的兴趣,结合教学内容,教师和学生一起写几封给家人、好友的信;一起仿写产品说明书;一起设计广告文案等等。在讨论、评改过程中,学生慢慢明白了,原来应用文是我们生活的一部分,它是这样的实用且让人感到亲切。在教学活动中,应发扬民主,让学生成为教学过程的主体,并且把应用文写作教学同社会、学校和班组的实际生活结合起来,激发、调动学生学习应用文写作的积极性,让学生从具体的应用文写作中归纳出这类文体的写作规范,通过生动有趣的课堂实践,激发兴趣,唤起热情。
三、改变观念,更新教法
应用文写作教学改革的根本,就是由传统的“以文为本”转化为“以人为本”,即由传统的重书本、重文体知识的传授向重理解、重实践、重学生能力的培养提高的转化。因为应用文写作是一门特殊的学科,它的知识掌握不能纸上谈兵,而应在实际工作中运用。应用文写作教学应走出传统教育的误区,大胆改革,善于运用现代教学媒体,积极采用各种教学方法,调动学生的兴趣,拓展思维,使学生在实践中增长才干。
四、启发思考,讲练结合
苏霍姆林斯基认为:“在课堂上教师不仅要注意到所教的学科,而且要注意到学生,注意到学生的感知、思维、注意力和脑力劳动的积极性。”学生是在思考中增长学识的,而他们思考的火花需要教师来点燃。如在讲授《经济合同》一节时,教师没有太多地讲概念及写作要领,而是先出示一篇“病文”让大家讨论,继而提出系列问题:人们为什么要制作合同书?经济合同应写明哪些具体内容?合同的语言及格式要求有什么要求?等等。经过师生讨论,得出结论,然后参照范文拟写《经济合同》并评选出优秀习作。学生在思考及训练中掌握了写作要领,教学效果很好。
五、图文并茂,声像映趣
多媒体技术的应用,一改应用文写作课堂教学“讲析一例文一练习”的传统模式,使教学更直观形象。如讲授《辩护词》一节时,先让学生欣赏法庭辩论的几组实况录像。律师的精彩辩护展现了“辩护词”尊重法律及证据、融情入理、富有论辩色彩的独特魅力。这种演示比教师讲析要生动许多。讲解“解说词”时播放风景名胜、《动物世界》解说词的录像片段,让学生尝试给影像画面配上解说词,至于解说词的特点及要求,学生已在观赏情境、参与练习的其乐融融中心领神会了。多媒体技术的出现,使大量图文资料、声像资料可以出现在应用文写作课堂教学中,教师在教学过程中更感到得心应手。
应用文写作课应走进生活,联系实际,灵活施教,巧设练习,努力激发学生的兴趣,使学生在训练中增强技能素质,这也是有效提高应用文写作教学质量的途径。
参考文献
[1]张春诚．职高应用文写作课程改革探索．吉林商业高等专科学院学报，2005年第13期．
【关键词】模拟场景；学以致用。
一、特点及现状分析
应用文最本质的特点就是实用性。它不能随意创作。从内容上看，必须是真实的，不能虚构夸张。从语言风格上看，应是平实的，不能堆砌华丽的辞藻。要做到“简约、得体、明确、平实”。用语讲究分寸。不能写错别字，同时还要正确使用标点符号。从形式上看，它有着相对特殊的格式，写作结构要合理，格式要规范。不同的应用文体，采用不同的样式。应用文的不同文种有特定的阅读和使用对象，针对性较强。因此，写作内容要与阅读者身份相吻合，还要适应语言环境，这源于它有明确的接受对象。
应用文写作不受学生欢迎的原因在于它与求职的关联性不十分明确，有些教学内容也跟不上时代步伐。学生感觉毫无用处，学起来也枯燥乏味。一旦在现实中用到就上网“百度”或复制。其实应用文写作是一项很重要的技能，对于中职学生来说不追求能妙笔生花，只要笔头顺畅就行。在面向工作岗位上的职业公文时能按相应格式准确写出来就可以。例如：个人简历、求职信、工作计划、工作总结等的写作。
二、结合专业需求，将知识系统化
教师在教学过程中，可以将应用文写作知识系统化，有效调整教学内容，做到由易到难。从便条、单据这些简单的入手，启事、申请书等等这些应用文的写作，教师重点指导格式的规范和语言的流畅、连贯。让学生的每一步写作都扎实有效。应用文写作能更好地体现语文的工具性，即能够训练学生的语文应用能力，真正做到学以致用。教师可以以“用”的需求来激发学生的学习主动性，同时结合本专业的特点及专业需求，将应用文写作与专业密切衔接。教师要把所教专业的专业设置和就业方向整理成书面材料和学生共同分享。首先要让学生深入了解自己的专业，在此基础上师生共同讨论学生的就业问题，思考当今的工作岗位对学生的技能有什么样的要求。帮助学生明确就业的方向，在日常学习中努力贴近就业岗位的需求。教师还可以把往届毕业生的就业状况、就业岗位介绍给学生，这样就能把理论与实际相衔接。在写作练习时，也立足本专业。比如写个人简历或求职信，选择一个与本专业对口的企业招聘启事有针对性地写作，会收到良好的效果。
三、有效改进教学方法
针对应用文写作的教学现状，可以尝试采取以下方法。
1、把应用文写作和计算机知识应用相联系。
要把教学与现实需求相联系，现在很多岗位要求员工有效运用多媒体设备处理文档并交流信息。在应用文教学时，可以倾向这方面专门训练。例如：广告公司进行广告策划，需要用到计算机进行Word文档编辑和处理，制作表格、插入图片等等。再比如学习写招聘启事，可以让学生在网上搜索一则招聘启事，再模仿其样式写作，并运用电脑进行处理。然后教师给予适当指导。
课上教师也可以用多媒体课件展示学生的作业，师生共同发现问题并及时改进，强化对应用文写作知识的理解。运用这样的方式吸引学生积极参与，学习效率也相对较高，同时还在学习中培养了学生的综合能力。当然要做到驾轻就熟，教师就必须充实自己，熟练掌握计算机操作知识。
2、结合实际，模拟工作情镜。
可以就地取材，让学生加强练习。例如学校下周要举办一次羽毛球比赛，要求学生以校学生会的名义拟一则通知。把时间、地点、报名程序等事宜说清。学生完成以后，教师再针对格式、内容和语言的不妥之处进行指导。再如学写求职信及面试时，当堂模拟场景，有面试官，有被面试人。让学生在充分准备的基础上模拟演练面试场景。在一个相对真实的场景中体会运用怎样的言语才能打动面试官。这样的练习也更具有实际的指导意义。
还可以在课上开展一些小竞赛活动。如简历制作比赛，面试演讲比赛等等。评选出优秀人员给予适当奖励，激发学生参与的热情，学生的积极性也会更高。说和写是重要的语文能力，它们都重在信息的输出，二者相辅相成，在练习中互相增长。有助于学生语文能力的培养。
3、选择特色案例导入教学环节，让学生多练笔。
书本上的范例有些相对较为陈旧，学生不太爱学，没兴趣。对于这种状况，教师就要另辟蹊径。寻找并选择一些具有时代特色的并和本专业密切相关的例文，让学生学习。可以从网络、电视、报刊、杂志等多个媒介中选取一些新鲜的案例对学生进行学习指导，也可以将现实生活中的案例导入课程。这样的材料内容鲜活，贴近实际，学生有兴趣听，也爱学。由这些案例自然而然过渡到教学内容，学生的兴趣会更浓厚一些。
俗话说，“良好的开端是成功的一半。”语文教师尤其要注重应用文课堂教学的导入环节。精湛的导入不仅能开启学生的心灵，还能触动学生的情思，激发起学生的学习兴趣和旺盛的求知欲。使整节课都能收到事半功倍的效果。
学生要学好应用文，必须“多写”“多改”，因此教师务必让学生自己动笔写，并且要当堂写。写完之后自己先修改一下，与同桌或前后桌互相修改，最后师生共同讨论研究。练笔的过程是必不可少的环节，不可省略。
四、教师要与时俱进，充实自己，强化自身素质 。
对于中职院校的学生来说，能熟练撰写一些常用的应用文是必须要掌握的基本技能之一。也是今后在工作、学习和生活中必不可少的一个条件。应用文的写作格式等伴随着人们的书写习惯和实际需求而不断变化。
教师必须在课前做精心准备，在平时不断给自己充电，全方位获取信息，达到与时俱进。让学生所学内容跟上时代步伐，不与时代脱节。教师可以准备一些小幽默、绕口令、小故事等等来调节课堂气氛，拓展知识结构，开阔学生视野。在讲解过程中还可以穿插一些生动案例，让学生充分认识到学习应用文的重要性，在愉快的氛围中学到知识。
参考文献：
[1]宋秀红 情境模拟教学法在应用文写作教学中的运用 文学教育 2010
[2]黄晶 语文应用能力教程 山东教育出版社，1987
一、搞好实践课教学，提高教学质量
根据教学内容和实际情况，适当增加实践内容，无疑是让学生从单一知识型人才向技能型人才转化的有效途径之一。加入实践教学内容，可更好地提高学生学习的积极性。如可以以“广告”为实践课题，让学生通过报纸、电视了解广告，再让学生到大街上观察，从中悟出现代广告的特点及制作方法，从而自己设计出广告。笔者就曾经开设过一堂别开生面的广告词欣赏创作课。笔者课前先让学生收集来自各媒体的广告语，上课时让学生写到黑板上。由于广告语在生活中随处可见，学生对此兴趣很高，争先恐后上台来写，不到10分钟，整个黑板全写满了。一大批社会上流行的广告语呈现在学生面前，如：“大家好才是真的好”（洗发水广告），“不打不相识”（一打字机广告），“今日你饮左味啊”（益力多广告），“车到山前必有路，有路必有丰田车”，“永恒青春，来自步森”，“奥柯玛电器，没有最好，只有更好”，“要想皮肤好，早晚用大宝”等等。趁着学生的这份热情，笔者不失时机地分析了广告词与商品之间的内在联系，并分析指出一些广告语存在的问题，然后让学生为学校、班级设计广告语。最后，笔者收到了许多不错的作品，如“管理精英，文秘最精”，“一流http://学校，培养一流学生”等等。再如讲授应聘交谈的技巧时，笔者也设计了实践课题，先让学生利用各种途径收集相关案例，在课堂上对这些案例进行讨论分析，总结经验，最后进行一次模拟应聘。课堂上学生们热情高涨，表现不俗。
在教学过程中增加一些实践内容，让学生走出课堂，在社会的大课堂里学好应用文、用好应用文，丰富阅历，增长才干，学生的综合素质自然得到培养和提高。
二、运用启发反思法，激起学生求知欲望
学生们即使认识到应用文写作的重要性了，也往往会认为应用文写作简单，只要依格式写出意思就行了，所以不愿深思，不肯下功夫。这是影响学生提高应用文写作水平的重要心理障碍。因此，笔者在完成绪论讲述后，紧接着就设计了一个简单的写作测试，作为第一次课堂作业。笔者抽三四位同学（通常是学生干部）上台来写一份规范的请假条或一则会议通知，其他同学则在作业本上完成。然后笔者动员学生互相点评，并指导修改黑板上的作业。每次进行这一测试，学生们都会发现，符合规范要求的作业不到30％，甚至经过大家修改后的作业也很难达到合格。在学生点评和修改的基础上，笔者再加以细致评析，指出其中的问题，并启发学生体会、分析造成写作失范的原因，不仅在于缺乏应用文写作的基本知识，还在于在缺乏认真深思的态度，从而帮助学生反省自己在应用文写作上存在的差距和缺点。之后，笔者发现学生们在听讲和应用文演练方面更加认真了。
启发反思法常常能产生震撼效果。在其后的课堂练习中，同学们跃跃欲试，求知欲和学习兴趣被调动起来，课堂气氛变得活跃起来。
三、精讲多练，培养学生自主学习能力
笔者崇尚叶圣陶先生“教是为了不需教”的教学主张。有了前面的铺垫，应用文教学很快就能进入正常运行的轨道。在之后的教学中，笔者采取了“精讲多练，自主互教”的策略。每一种文体只用20分钟讲清文体特征、写作要求，进行必要的范文评析即可。这类讲解放在每次下课前，作为新一轮练习的指导，而新课开始时主要对上一轮作业进行检查、交流。交流之前要求学生先仔细修改一遍，再互相交换作业，相互批改，批改者必须签名，并相互讨论、争论。学生必须对作业进行精心修改后才能交给同学批改，批改者主要指出问题，不能代替作者修改，而经同学批改的作业，作者必须根据同学的意见再推敲后才能交老师审阅。在学生互教的过程中，教师进行抽查督促，解答学生有争议的问题，随时发现有共性的问题和优秀的作业，进行讲评和指点，有时还鼓励学生上台评述。通过这样的方式，将大量的写作练习放在课外，充分利用有限的课堂时间进行交流、讨论、纠错、点拨和展示成果，大大调动起学生的积极性。笔者对作业还采取了评比优秀的方式，首先由学生互相交换，写出评语（本身也是一种练习），再由各班评出前十名，并由推荐人讲述推荐理由（以锻炼学生的口才）。
自主学习法让学生明白了应用文写作课程的真谛——学以致用，更让他们尝到了成功的喜悦。
四、结合实际，设置案例
选择好了练习的文体，还要精心设置案例，使每一案例既融入知识点，又切合社会实际。可用一个案例将多种文体组合在一起，让学生依次完成多种文体的训练，同时也让他们在一系列的实践中，熟悉工作的过程和步骤。
例如，通过实例“去番禺日立集团实习”，让学生思考：学生去实习时需要做什么准备工作，如需要向上级请示、集团领导需要批复、实习前的开会动员、向参加会议的个人发会议通知(写会议通知)；会议进行期间的工作主要是做好会议的秘书工作，如做会议记录、参加会议并报告会议情况(写讲话稿、会议简报)；还有与实习单位联系的函、实习后的报告怎么写等。通过这一个案例，学生可以连续训练七八种应用文体，掌握通知、会议记录、会议纪要、请示、批复、决定、报告、函等应用文知识。之后，让学生参与实践。如实习前的开会动员环节，从会前到会后，让学生担任会议的筹备工作，会议主持人和发言者等工作都让他们全权负责。这样既达到了练习应用文写作的目的，又锻炼了学生的实际工作能力，还能使学生真正明白一篇应用文书的形成及其功用。
在练习素材的选择上，要注意贴近学生的生活实际，贴近学校的活动实际，贴近社会的实际。如可以让学生就某学生见义勇为的先进事迹练习写表彰性通报，就某个学生的违纪现象练习写处理决定，又如为学校、班级召开会议拟写通知，为治理校园环境拟写通告以及为班级拟写规章制度等。再比如学校开展的演讲辩论比赛、写作知识竞赛、班级简报、校内刊物写稿、运动会等，都是锻炼学生写作能力的有利时机。选择这类贴近学生的素材进行训练，就很容易引起学生的兴趣，学生也会觉得有东西可写，练习效果较好。
如果练习写作较为复杂的文体，比如调查报告、会议简报、总结、报告等，教师也可以先收集一些现成的材料，如调查数据、会议记录等，让学生根据已有的材料组织成文。或者教师视题目难度提前若干时间布置给学生，让学生有充足的时间去查找资料，独立完成。总之，要让学生通过设计的案例和给定材料的训练来了解各种文体的写作要求，通过大量的练习掌握不同文体的写法。
综上所述，应用文书写作是一门实践性很强的学科，只有实践才是最好的教学方法和学习方法。这门课程的教学要紧密结合社会生活的实际，引导和帮助学生灵活运用各种公文格式表达公文内容，做到举一反
第一节
常用应用文书撰写的重要性
一、撰写应用文的重要性
应用文
应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。
(一)应用文的种类及用途
按照不同的用途，应用文可以分为两大类：一类是行政机关、团体和企事业单位用来处理公务的，一类是个人或集体用来处理私事的，这些应用文的主要用途是：
1.传递信息
2.处理事务
3.交流感情
4.用作凭证
（二）应用文的特点 1.因事而写，内容真实
应用文最基本的特点就是“用”。为用而写，有用才写，这是应用文与其他文章的最大区别。
2.对象明确，非看不可 3.语言得体，文字简约
4.时间性强，讲求及时 5.格式固定，书写规范
二、文件撰写的基本要求
（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规
（二）实事求是
（三）讲究科学
（四）注重实效
（五）注意载体、字迹材料的选用
第二节
文件语言的特点与要求
一、严谨、庄重
（一）使用规范化的书面语言
（二）词义解释要严密
（三）词语的限定要周密
（四）使用专用词语
二、准确
（一）准确地反映客观实际
（二）符合逻辑规则
（三）遵守语法
三、朴实得体
四、简明生动
第三节、文件撰拟步骤
一、明确与确定主题
二、调查研究、挑选材料
三、正确选择文件的表达方式
四、精心布局
五、列出提纲
六、草拟文稿
七、审核修改
第二节
公务文书撰写成员的修养
一、具有一定的政治理论修养，树立正确的世界观、人生观，掌握科学的方法论
二、掌握党和国家的有关的政策法令，不断提高政治水平
三、熟悉本机关、本部门的业务和有关情况
四、打好语文基础，不断提高文字表达能力。
五、具有语法修辞、写作基础知识、逻辑知识
第三节 公务文书撰写的基本要求
一、公务文书撰写的基本要求
（一）实际、准确（情况确实、观点明确）
（二）简约、规范、严谨
（三）及时、高效
（四）符合规定体式
（五）注意事项：
《国家行政机关公文处理办法》要求草拟公文，注意以下几点：
1．要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。
2． 情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要简练，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。
3． 人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年、月、日。
4． 公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写，在同一公文中，数字的使用前后一致，年份，“0”不应写“零”。
5． 引用公文应标明发文时间、机关、边体和文号。
6． 用词更准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范的字。7． 草拟公文，应使用钢笔和毛笔。补充：撰写公文的过程及方法
（根据经验及个人体会）公文撰写的过程和方法如下： 1．领会意图
公文是领导机关根据某项工作的实际需要来写的。因此，领会意图，明确发文目的是写的公文的前提条件。
所谓意图是机关领导人提出的公文基本内容，包括主要观点、意见、措施及写作要求等 领会意图，弄清以下几个问题：
2． 发文的目的
3． 用什么样的形式：即文种
4． 行文的对象，即发送和阅读的范围，包括上报、抄送 5． 公文的主要内容及领导者对发文的具体要求
二、准备材料
（并不是拟写任何公文要要准备材料）
材料的收集包括两个方面 1．收集和阅读机关的文字材料 2．调查 3．选材
三、拟订提纲、安排结构（短的除外）注意：
1．明确主题，固定主题确定总的观点，和各个层次的分观点，够成公文的骨架。2．合理分配材料，做到详略得当，论据充分。3．安排好段落层次，做到脉络清楚，层次分明。
四、起草正文
列完提纲后，着手起草。草拟公文要根据公文内容，文种格式。，行文对象，行文规则和协作要求。按详细提高来写作。撰写时，观点要鲜明、突出，材料与观点相结合，材料说明观点，观点统帅材料。要正确运用表达方式和写作技巧，注意公文的语言内格和惯用模式，力求篇幅简短，语言简练，表达清楚。
（一）起草公文安排结构上的要求 1．结构的基本内容
主体结构：包括开头、结尾、层次、段落、过渡、照应六个基本要素。（1）开头：有时也叫导语，开头的方式有： 目的式：“为了„„”“为„„”
根据式：“根据„„”“按照„„”“照旧„„” 概述式：概述基本情况和有关北京（报告、总结）
说明式：说明工作的意义和背景情况，再叙述主题（指示、报告、计划、总结）
引叙式：既引用外来公文（批复）
结论式：光提出公文的结论，然后逐层深入叙述说明、论证。（总结、报告、调查报告）（2）结尾 总结式 强调式 号召式 祈使式 说明式（3）层次
递进式：提出问题——分析问题——解决问题（会议记录、报告）并列式：报告、条例 因果式 总分式 段落 篇段全一 分自然段
过渡（上下文之间的衔接、细节）
用句子过渡“为此特别定如下条例”现将有关情况通知如下： 段落过渡
词语过渡“总之”“因此”“诚然”“综上所述”“由此可见” 照应
题文照应（请示，批复）
前后照应 首尾照应
（二）公文用语技巧 1．文体特征 明确的目的性 全面的真实性 格式的规范性 应用的广泛性
表达方式的特点及应用要求（1）叙述
a、在叙述文件时要素要全 b、在叙述程度上以概述为主 c、在叙述线索上以顺序为主
（2）说明。常用于交待公文的背景，解释法规条文说明知识事项，介绍有关人员和单位情况、命令、决定、通知、通报、计划等文件的政策规定、具体措施、工作方法、实施步骤等，主要靠说明方式来完成。
常用的说明方法有： a、举例说明 b、定义说明 c、分类说明 d、引用说明 e、比较说明
f、注字图表（3）议论
在叙述事实的基础上，用议论的形式来阐明道理，表明发文机关的观点和主张。
注意：
a、议论的方式处于从属地位 b、议论方式重点就事论理 c、议论说理切忌主观武断 论证方法
a、举例论证b、对比论证c、因果论证 语言的条件特征与组织要求
（1）基础特征：准确、简练、庄重、得体 准确表达：
准确文明发文意图和客观实际 遵守语言和修辞规则
符合逻辑要求（概念、判断、推理）
简练表达：简短，较少的语言，较短的篇幅（详约旨丰，言简意赅）删改
锤炼语句，多用短句表达内容
使用一些约定俗成的简短语言（“三个代表”）
切忌辞藻堆砌，说假大空的话（简明：讲究开头结尾；开头：开门见山；结尾：提出要求，意尽言止）
庄重表达：使用庄重严肃的书面语言，不用口语，方言
“商量、生日、上坟、鬼把戏、不管三七二十一”使用明确而限定的语言，注意语意单一。得体表达：公文切忌失理失当
根据行文美意，选择恰当的语气和词语，对上行文恭而不卑，对下行文严而不酷，平级行文谦而有度。
根据文种确定语言表达方式 如：命令：威严庄重，一字千钧
通知：平面稳重，具体可行
报告：诚实谦虚，质朴平实
请示：恭敬温婉，态度诚恳
函
：委婉谦和
4、公文语言的组织要求 表意清晰 合乎文理
搭配合理“学习精神浓厚” 成分完整“同吃同住同劳动”
（三）书面语言，修辞手法，专用术语
1．书面语言：尽量选择那些文雅庄重，规范的书面语 如：散会后一块吃了晚饭
共进晚餐
把钱装进了自己的腰包
中饱私囊
2．修辞：使用某些辞格（略）3．规范使用公文专用词语 开头（起首）用语
“根据”“依照”“遵照”“按照”“奉„„为了„„为”“由于”“兹定于；兹接受”„„
称谓用语，用于称呼本单位：我公司；用于称呼对方：（下级）你（上级）贵；用于称呼单位成员：该（也可称某些事物）
引叙用语
经办用语“已经”“经过” 商洽用语“可否”“当否” 期请用语“诚请”“恭请” 表态用语“照办”“原则同意” 时限用语“当即”“即刻” 过度用语“为此”“如下”
结尾用语“现予公告”“特此通知”
（四）公文中长见要素的表现方法 1．时间的表述方法（1）精确
公元纪年的方法：避免使用3年前、本月、近日、有一天；更不能使用早上8点左右、太阳下山时。
（2）完整
写全年月日，不能省略年号。（3）恰当
某些情况下，加时态副词
完成、完成了„„、已经„„、取消了„„ 未完成、发挥着„„作用、在十五期间
2．空间的表述方法
主要使用专用名词：北京、上海、大庆 处所代词：这里、那里、此地 方位名词：车、西、北
非固定处所名词：四通八大、到处、各地 方位词组：长江流域
注意：要做到精确，有时纬度、经度（自然灾害）不为熟知的地方一定要写省、市、乡、县（先后次序）
（五）正确运动模糊语言
精确是公文的基础和生命，但在特定环境下，却有必须使用模糊语言（外是小而又很大语言）使公文准确，“经过宣传教育，全院同学都提高了认识（不准确）” 有以下几种情况：
1． 表示时间：最近、不久前、近年来、过去、现在、将来、一直、曾经、已往 2． 表示地点：附近、一带、周围、左右
3． 表示方式方法：逐步、多种形式、合理、适当 4． 频率：多次、往往、再三 5． 主观评价：好的、比较好的
6． 表示程度：大部分、基本上、更加、大体 7． 表示条件：在可能情况下、确因工作需要 注意：1。要恰当得体
2．与精确语言配合使用
五、公文的修改
修改：执笔人主动对自己起草的文稿加以修改（审核人对执笔人起草的文稿的修改）内容修改 结构修改 表述修改
修改的方式：调、删、增、换 修改的方法： 过电引，综校全篇 自吟读，不顺则改 多征询，旁观者清 修改的顺序：
先内容，后形式。从实处着手，看发文目的是否明确，观点是否正确，例证是否贴切，事实有无出入，数据有无误失，措施是否可行；然后考虑篇章结构，层次段落，文字表达
先总体，再局部 先内部，后公开 总结的写作
总结是对前一阶段工作或学习进行回顾、检查和分析研究，从中找出经验和教训，获得规律性的认识或概括出来的结论，以便指导今后实践的一种事务文书，是应用写作实践中的一种常用文体。其特点是:评论性、过程性、实践性。
写作要求：
突出重点、突出个性、实事求是(一)总结的标题
总结的标题有种种形式，最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如《××
市财政局1999年工作总结》、《××厂2000年上半年工作总结》。
有的总结标题中不出现单位名称，如《创先争优活动总结》、《1999年教学工作总结》。
有的总结标题只是内容的概括，并不标明“总结”字样，但一看内容就知道是总结，如《一年来的谈判及前途》（《周恩来选集》上卷，人民出版社1980年版，第251页。）、《走活三步棋，选好一把手》（《先锋》1996年第5期。）等。
还有的总结采用双标题。正标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明文章的内容和文种，如《构建农民进入市场的新机制——运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结》、《加强医德修养树立医疗新风——南方医院惠侨科精神文明建设的经验》。(二)总结的正文
和其他应用文体一样，总结的正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部分均有其特定的内容。1．开头
总结的开头主要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，文字不可过多。2．主体
这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。
主体部分常见的结构形态有三种。
第一，纵式结构。就是按照事物或实践活动的过程安排内容。写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会。这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白。
第二，横式结构。按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相
互并列的态势。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。
第三，纵横式结构。安排内容时，即考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑联系，从几个方面总结出经验教训。这种写法，多数是先采用纵式结构，写事物发展的各个阶段的情况或问题，然后用横式结构总结经验或教训。
主体部分的外部形式，有贯通式、小标题式、序数式三种情况。
贯通式适用于篇幅短小、内容单纯的总结。它像一篇短文，全文之中不用外部标志来显示层次。
小标题式将主体部分分为若干层次，每层加一个概括核心内容的小标题，重心突出，条理清楚。
序数式也将主体分为若干层次，各层用“一、二、三……”的序号排列，层次一目了然。3．结尾
结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。(三)总结写作的注意事项 1．要坚持实事求是原则
实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则，但在总结写作实践中，违反这一原则的情况却屡见不鲜。有人认为“三分工作七分吹”，在总结中夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风，对单位、对国家、对事业、对个人都没有任何益处，必须坚决防止。2．要注意共性、把握个性
总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千部一腔的文章是不会有独到价值的，因而也是不受人欢迎的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。3．要详略得当，突出重点
有人写总结总想把一切成绩都写进去，不肯舍弃所有的正面材料，结果文章写得臃肿拖沓，没有重点，不能给人留下深刻印象。总结的选材不能求全贪多、主次不分，要根据实际情况和总结的目的，把那些既能显示本单位、本地区特点，又有一定普遍性的材料作为重点选用，写得详细、具体。而一般性的材料则要略写或舍弃。
工作总结一定要表达具体的内容，承载这些内容的载体有很多，常用的有四类：一是描述性的文字，这是最常见的载体；二是数据，数据能量化地描述出工作结果，比文字更有说服力；三是图表，图表能更为直观地表达数据间的关联，指明趋势，形象地描述状况；四是分析，通过逻辑结构的分解，或使用各类分析工具，分解现状、追溯原因、预测未来，可以说，没有分析的工作总结将是单薄而苍白的。不同类型的工作总结、或不同类型的管理文化背景，需要选择使用不同的载体，或综合使用，以达到“有效表达”的目的。
进行文字性描述时需注意几个要点：一是要术语得当，使用不恰当的专业术语一方面会使人看不懂你所想表达的意思，更严重的是曲解你的原意，造成工作失误。二是要尽量使用公司的常用词汇，共同的词汇是交流的基础，也是构筑公司企业文化的基础，对一些词汇的共同理解能提高沟通效率，而使用非常用词汇将提高工作总结的阅读难度，甚至造成理解偏差。三是要分要点，将报告内容按逻辑要点分开，将使表达更为清晰、流畅，重点更加突出，提高报告的可读性。四是要简洁，每一句话都应有目的性，有存在的意义。好的工作总结一定不是言语罗嗦的八股文，对于尚不擅长简洁表达的人来说，若想将重点突出表达，可考虑使用减法，总结报告完成后再审阅一遍，一点点减去那些无意义的信息。
写工作总结之前我们还需做哪些准备呢？
首先要有个提纲，提纲是对工作总结的素描。提纲一般会将总结描绘成两大类型，一是并行结构，即总结有几大模块构成，各大模块又是由几个小模块构成，各模块虽有关联，但基本上没有逻辑上的先后关系，可独立成章；二是串行结构，即总结有一条主线，随着时间、项目进展、上下层关联、因果关系等逻辑因素逐渐展开，层层推进。然后根据内容制定标题。
然后要考虑虚拟的倾诉对象，针对不同的对象使用的语言风格、表达重点也不同。比如对上级是工作汇报，对公司是述职，对部门员工是总结与指导，对自己是工作提炼与备忘。
然后对工作总结要有个感性认知的定位。工作总结当然需要理性的描述，但为了达到打动阅读者的目的，还是需有一个基本情绪线，什么地方是铺垫，什么地方需渲染，什么地方应凸现矛盾，什么地方想表达激情，什么地方要唤起行动，都要有所规划。即使只是使用文字，整个文字里也应有图片化、场景化的基调，也就是说，文字应该有画面感，使他人在阅读时能被唤起某种场景认知。过于干瘪的文字，或互相矛盾的情绪基调，会令总结失色不少。
最后要对工作总结的专业性有个基本的定位。也就是你准备写成什么专业水准的总结？如果阅读对象并不是该专业的资深人士，总结就应该写得更通俗易懂些。比如给技术管理出身的总经理的人力资源工作总结，若大量堆砌人力资源专业词汇，恐怕无助于总经理真正理解你的真实意思；但如果给同行的上级提交总结时，若写得过于通俗，可能也难以有效表达工作进展的深度，以及体现拟的专业能力。所以要注意对素材的专业性解读，也就是术语的选择，以及对素材的专业性提炼，也就是问题的归结，以预先控制工作总结阅读的难度。
接下来看一下如何逐步完成一篇工作总结。
工作总结一般由几大部分构成：标题、目录、开头、内容、结尾、署名。
标题一般要包含三个要素，汇报者、时间范围、总结性质。“汇报者”要说明是部门总结还是个人总结？是哪个部门（或个人）的总结？“时间范围”要说明总结的时间跨度和区段，是年度总结？还是月度总结？“总结性质”要说明是按时间划分的阶段总结还是项目总结。比如“人力资源部2006年年度工作总结”，或“招聘部2006年校园招聘项目总结”。
工作总结的篇幅如果比较长，或涵盖的内容比较多，最好先罗列一份标题，使阅读者对整篇总结先有个概括性的认知，以便更好地把握全局的内容。
很多人写总结时非常困惑于怎么写开头。开头时应尽量使用符合公司文化特征的语言，比如笔者在网上搜到一段大概适用于政府部门的开头模版：“一年来，本人认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，贯彻十六大和十六大三中全会精神，在思想上按党员标准严格要求自己，在工作上勤勤恳恳、任劳任怨，在作风上艰苦朴素、务真求实，较好地完成领导和各级部门安排的各项任务。为***尽心尽力，努力工作，主要情况汇报如下：”这对于公务员可能没问题，但如果在一个务实的外企使用这样的开头，恐怕会被退回重写。总结的开头常见的有四种类型：
1、感性开头。比如网上搜来的这段：“时光荏苒，***年很快就要过去了，回首过去的一年，内心不禁感慨万千……，岁月如梭，转眼间又将跨过一个年度之坎，回首望，虽没有轰轰烈烈的战果，但也算经历了一段不平凡的考验和磨砺。”
2、理性开头。比如网上搜来的这段：“一年来，在***领导的带动下，在全体成员的帮助下，我紧紧围绕***的中心工作，充分发挥岗位职能，不断改进工作方法，提高工作效率，较好地完成了各项工作任务，现作以简要汇报。”
3、提纲携领式开头。比如：“回顾***年，我及部门同事共同努力，共完成以下工作事项。”
4、直接进入标题。标题下就直接进入各模块的小标题，这样的好处是不但很好地避免了书写开头的烦恼，也显得自己非常务实，坏处是总结的整体上略显生硬。完成开头后自然要进入总结的基本内容部分。
所谓“总”，就是对过去发生事情的汇总描述，所谓“结”，就是得出经验、教训、规律的结论。通过由“总”到“结”的过程，要将感性上升到理性的层次。总结应符合一些基本原则，包括客观性、典型性、指导性、证明性。一份完整的工作总结应该包括以下四个方面：
1、总：有些什么？此时一般需要进行两大类盘点：资源盘点和制度盘点，以找出其中的优势和不足，区分出紧急和重要的事项。这种盘点一般是静态的。
2、总：做了什么？此时最好按“阐述最终结果-描述业务过程-介绍所使用的方法-说明工作思路”的顺序进行描述。这种业务行为一般是动态的。
3、结：结论如何？结论包括问题点在哪里？原因是什么？还有哪些可能性？其中的经验与教训是什么？有哪些需改善的要点及基本思路如何？对未来的预估是什么？
4、结：怎么办？ 一般阐述对下一阶段的展望，未来的基本工作思路，以及所需追加的资源。
和总结的开头一样，总结的结尾也是令人头疼的问题之一，但一个好的结尾能给整篇报告起到点睛之笔的作用。总结的结尾常见的有三种类型：
1、总结型结尾。比如网上搜来的这段：“以上是我的年终总结，总的来说……，我会努力配合各个部门……，请各位领导和每位员工进行监督。”
2、展望型结尾。比如网上搜来的这段：“新的一年意味着新的起点、新的机遇、新的挑战，我们决心再接再厉，更上一层楼。在新的一年里，我们将……”或：“今后努力的方向：随着****的实行，可以预料我们的工作将更加繁重，要求也更高，需掌握的知识更高更广。为此，我将更加勤奋的工作，刻苦的学习，努力提高文化素质和各种工作技能，为***尽应有的贡献。”
3、直接结尾。将各个模块表达完毕后，直接结束，不再另作收结。有的则简洁地写“以上”两字表示整篇在此处结束了，以作为结尾。
工作总结的最后不要忘了署名。署名中一般应标明以下要素：撰写人（具体由谁执笔）、报告人（包括团队成员）、日期、汇报对象、总结中的资料来源等。这样，一份完整的工作总结就完成了。
当然，总结报告的形式多种多样，风格特征也千差万别，本文只是希望就一些共性的要素做一些归纳，希望对身处职场的朋友们在实际编撰总结报告时能有一定的参考价值。
计划类公文
计划类公文
计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。
工作计划
工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作
计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
（一）各种工作计划特征和写作特点
１、规划
规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。
规划的具体写法：规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因
素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。
２、设想
设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。
设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。
３、计划
狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。
计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。
４、要点
所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。
要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。
５、方案
方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《北华大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指
导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。
６、安排
安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。
安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任
务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。
方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。
（二）写好计划的方法
写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。
（三）计划写作注意事项
不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。
［概念解说］
请示适用于向上级机关请求批准、请示用。
［格式内容］
1.标题。一般写成“关于xxx的请示”。
2.主送机关（只写一个）。
3.请示的原因。
4.请示的事项。5.结语。
［详解］
请示，对于下级机关工作的作用是不言而喻的。但是，现在还有人在需要写作请示的时候说“打个报告”，甚至还有人使用编造的“请示报告”文种。这就更加需要认清请示的特点，注意请示与报告的区别，掌握请示的写法。
第一节 请示概述
请示是机关单位经常使用的一种陈请性上行文。本节着重介绍请示的概念、特点和类型，并与报告作比较。
一、概念
办法规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准。”
1987年国务院办公厅正式发布《国家行政机关公文处理办法》之前，请示和报告在工作实践中经常出现混淆不清的错误。其后，尽管国家已有权威的规定，但在实际中还是出现不少错误。应当指出，自国务院提高发文机关规格于2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》后，就不能再现出现上述的错误了。
二、特点
请示的特点可以在与报告的比较中看出。
（一）陈请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。而报告是向上级机 27
关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文，具有陈述性。
（二）求复性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，要求作出明确答复。而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况，不要求批复。
（三）超前性。请示行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能付诸实施。而报告则可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文。
（四）单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。而报告可以一文一事，也可以一文数事。
三、类型
请示的分类主要是根据行文的目的和内容的不同来进行的。通常可分为两种。
（一）事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。
下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。
（二）政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。
第二节 请示写作
请示的写法及结构，在行政公文中应该说是比较规范的。
一、写法
请示包括标题、主送机关、正文和落款署，结构完整规范。
（一）标题。请示标题一般要写明“发文机关+事由+文种”，发文机关有时可以省略，如前面提到的
《关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示》。写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类词语。
（二）正文。请示的正文都要包括原由、事项和结语3部分。
1．原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。要先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这才能顺理成章。原由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，当然关系到上级机关审批请示的态度。因此，原由常常十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。
2．事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写出来，条理要清楚，重点要突出。注意：事项简单的，往往和结语合为一句话。如《关于申请购买IBM服务器的请示》的最后一句话：“现申请购买IBM-0086型服务器，请审批。” 请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混在一起的情况。否则，不得要领，不知要求解决什么问题。
3．结语。请示的结语有“以上请示，请批复”、“以上请示如无不妥，请批复”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
二、要求
（一）一文一事。一份请示只能写一件事，这是《办法》所规定的，也是实际工作的需要。如果一文多事，可能导致受文机关无法批复。
（二）单头请示。请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门。如果需要，可以抄送有关机关。这就可以避免出现推诿、扯皮的现象。
（三）不越级请示。这一点，请示与其它行政公文是一样的。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直接送领导个人。
（四）不抄送下级。请示是上行公文，行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。
那么，在什么特殊情况下才能进行“越级行文”呢？笔者分析认为有以下几个特例： 一是遇有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害、特大事故等，如逐级上报，可能会延误时机，造成重大损失的情况下可以越级上报。如山洪爆发导致学校房屋倒塌、师生伤亡，为尽快得到援助，可直接向当地政府报告。
二是经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题。如某教学单位在2008年要接受国家半学水平评估，需要政府投入一大笔资金，解决单位接受评估的硬件建设经费，此重大问题不予及时解决势必造成不良后果——评估不合格，停止招生，数百名教职工待岗。下级机关从2006年起多次请事业务主管部门，经过一年多未争取到资金，为此越级向当地政府请示，使问题得以解决。
三是上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项。如，林业部致文某县林业局要求调查该县某处森林发生重大火灾的原因，该县林业局调查清楚后应直接向林业部行文报告。
四是对直接上级机关或领导进行检举、控告。如某单位直接上级主管部门长期非法占用下属单位工作车辆，借用下属单位资金，下属单位多次催要不予归还，下属单位应该越级对直接上级部门进行检举。
五是直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题。此类争议问题如不越级请示裁决，而由直接上下级机关处理，很难使争议双方特别是下属单位接受，也不能保证裁决的公正性，因此一般都由下属单位越级请求解决。
六是询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。
七、在市场经济的今天，为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，上级部门往往采用电视、电脑、电话、广播、报刊等方式行文。此种行文方式也叫多级行文或直达行文，多用于非保密性公文。
上述问题可越级行文，特事特办，但第一、二、三、五类问题要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。上级机关如有必要越级向下行文时，也应同时抄送受文机关的直接上级机关。
秘书部门在办文过程中注意到上述特殊情况和要求，就可以避免非正常的越级行文行为的发生。
刍议公文小标题的提炼
公文小标题也叫撮要句，在公文中恰当使用小标题具有重要的作用，它可以增强公文主旨的显明性，使其突出醒目；它可以增强公文的层次性，使其条理清楚；它可以增强公文的易读性，使其易于阅读。小标题既然有这么重要的作用，那么如何才能提炼出一些符合公文主旨、准确简明的小标题呢？现通过案例分析法，阐述提炼小标题的常见角度及句式。
一、小标题常见提炼角度
（一）围绕“措施”提炼小标题。当本单位在做某专项工作或日常工作时，采取了行之有效的、有特色的、创新的举措，这时在写总结、报告、经验材料、工作研究等文章时就可以从这个角度去提炼小标题。如：
【例一】
（一）抓力度，领导重视到位。
（二）抓指标，目标考核到位。
（三）抓合力，综合协调到位。
（四）抓制度，责任追查到位。
（五）抓素质，队伍建设到位。
这篇公文的小标题就是围绕措施展开提炼，通过这“五抓”就能鲜明地把本单位一年来工作的主要措施呈现在受众面前。
（二）围绕“措施+目的”提炼小标题。每项工作都有不同的目的，目的不同，也就决定了措施的不同。此时就可将二者结合起来提炼小标题。这种方法较适用于讲话稿、总结、报告等大型材料写作。如：
【例二】
（一）全面调查摸清底数，确保重点工作对象。
（二）认真开展学习教育，奠定政治思想基础。
（三）全面组织考察验收，确保评议党员质量。
这篇总结从措施和目的入手，提炼出了三个小标题，每个小标题中，前半句是措施，后半句是实施措施的目的，这样一写，很容易让上级领导知道该单位采取的措施以及采取此项措施的目的。再如：
【例三】
一、提高认识，加强领导，夯实国土专项资金管理工作基础。
二、加大力度，突出重点，确保国土专项资金自查工作成效。
三、强化整改，重在落实，推进国土专项资金管理工作发展。
这篇公文也是围绕措施和目的展开提炼，值得强调的是，这个小标题形式可以概括出一个模式：“一是提高认识，加强领导……。二是加大力度，突出重点……。三是强化整改，重在落实……。”对于这个形式，如果没有“夯实国土专项资金管理工作基础”、“确保国土专项资金自查工作成效”等补充内容就是空话、套话，但是加上后文就显得充实、实在。
（三）围绕“措施+成效”提炼小标题。在工作中，由于措施得当，取得了很好的成绩，这时在经验性的总结、调查报告、讲话及汇报材料等文章中就可以从这个角度去提炼小标题。如：
【例四】
一、以干部“三讲”为龙头，搞好党性党风教育，形成了“率先示范”效应。
二、以师生员工多层面“三讲”为主体，抓住关键性环节，形成了“同频共振”效应。
三、以“系列三讲”教育为动力，推进各级党组织的建设，形成了“核心辐射”效应。
这篇公文就是将措施和成效结合起来提炼小标题，使措施和成效相互照应，彼此印证，给人的印象是该单位的措施有效，成效显著。
（四）围绕“成效”提炼小标题。获得成效是一个单位工作的主要目的，也是完成工作的最好体现。所以在一些材料诸如成绩总结、报告等文章中就可以从这个角度去提炼小标题，用以突出成效。如：
【例五】
一、齐抓共管，统筹解决人口问题实现新突破。
二、以人为本，优质服务体系建设实现新突破。
三、规范执法，依法治育实现新突破。
四、注重特色，生育文化建设实现新突破。
五、强基固本，基层基础工作实现新突破。
六、奖扶并举，计生利益导向实现新突破。
七、爱岗敬业，计生队伍整体素质实现新突破。
八、创新载体，计生协会工作实现新突破。
该文小标题虽然也有措施的阐述，但以突出成效为主，连续用了八个“新突破”，使上级领导一看小标题就知晓了下级单位在工作中取得的主要成绩。
（五）围绕“问题”提炼小标题。公文是为事而做，从发现问题到解决问题是公文的本质体现，而及时发现和认识问题也是干好工作的前提。在工作中，随着形势政策的变化、工作的深化，问题也逐渐出现，这时可以将问题归类拉条列举出来作为小标题。
【例六】
批评自己轻描淡写，避重就轻。批评他人拐弯抹角，浮光掠影。批评领导巧言粉饰，阿谀奉承。批评中讲成绩多，摆实际问题少。
该文就是从工作中分析和挖掘问题，并将问题作为小标题置于显要的位置，直曝问题，针对性强。
二、小标题常用句式
（一）“抓”字句。常见句型有：
（1）抓××，在××××上实现新突破（措施目的）。（2）抓××，在××××方面下功夫（措施）。（3）抓××，××××（措施成效/目的）。
“抓”字句常用于围绕“措施、目的、成效”中的任意组合为对象提炼小标题。如：
【例七】
一抓认识统一，使师生员工都能从相应的“三讲”中找到“思想道德坐标”。
二抓方案实施，把全局性活动化为全体性“积极创意行动”三抓阶段督导，使各层面活动产生“联动互促作用”。
四抓典型引路，发挥身边榜样的“可比可学效能”。五抓成效巩固，以“系列三讲”活动促进“全员素质优化”。
该文小标题的形式是“抓+措施，目的”。工作中采取的措施是为了获得预期的目的，作者将措施和目的结合起来提炼小标题，给人的感觉是措施不是凭空而设，提出的目的也不是空喊口号。再如：
【例八】抓学习培训，在“活”字上下功夫。抓工作保障，在“实”字上下功夫。抓接访活动，在“深”字上下功夫。抓“事要解决”，在“情”字上下功夫。抓宣传引导，在“正”字上下功夫。
该文的小标题紧密围绕措施的内容再针对措施的特点，提炼出了五个小标题。这种小标题的突出之处在于将每条措施的特点用一个字概括出来。
（二）“以××为××”句。常见句型有：（1）以××为××，××工作取得了新突破/新成绩（措施成效）。（2）以××促进（带动）××工作开展（措施）。（3）以××为××，在××上下功夫（措施）。如：
【例九】
一是以贯彻党的十七大精神为主线，在抓落实上下功夫 二是以教育培训为突破口，在提高干部素质上下功夫。
三是以加强基础组织建设为目标，在巩固先进性教育活动成果上下功夫。四是以提高执政能力为重点，在推进干部监督工作上下功夫。
五是以实施《公务员法》为契机，在推进干部人事制度改革上下功夫。六是以实施“五个一百”工程为基础，在抓好人才工作上下功夫。
该公文主要围绕工作任务和措施提炼小标题。“抓落实”、“提高干部素质”、“推进干部监督工作”等都是该单位的工作任务和工作目的，要想圆满地完成工作任务，达到预期目的，就需要采取一些手段。所以针对工作任务、目的和措施提炼小标题，让受众一看，就知道该单位今年都做了什么，是怎么做的。再如：
【例十】
1.以稳定为中心，带着感情解决好灾民的生产生活问
2.以节水挖潜为重点，不断提高抗旱能力。
3.以优结构、促增收为核心，努力增强综合抗灾实力。4.以多元筹集为手段，切实解决好抗旱救灾资金问题。
该公文是以目的为主、以措施为辅来提炼小标题的。在写这种小标题时一定要注意中心工作、重点工作、核心工作的区别与联系，否则容易犯都是中心工作或重点工作的毛病。
（三）“正确把握××与××的关系，着力于……”。常见的句型有：（1）做好××工作，需正确处理××与××的关系。（2）正确把握××与××的关系，在××上搞突破/搞创新。（3）围绕××，在××上下功夫。（4）着眼于××，××。如：
【例十一】
一、正确把握统与分的关系，着力坚持服务发展。
二、正确把握纠与建的关系，着力坚持关注民生。
三、正确把握惩与防的关系，着力坚持统筹推进。
四、正确把握点与面的关系，着力坚持突出重点。
五、正确把握破与立的关系，着力坚持改革创新。
哲学上的辩证统一思想适用于各个部门和各项工作，在写作时，如果能从哲学层面上去概括文章小标题则可以增加公文的深度和高度。上例就是从这个角度去提炼小标题，既看到主流，又不忽视支流，使认识不陷入形而上学，使工作开展不发生偏差。再如：
【例十二】第一，坚持和依靠党的领导，正确把握党的领导和发挥人大作用的关系。第二，围绕全市大局履行职责，正确处理服务中心工作和行使法定职权的关系。第三，监督与支持有机结合，正确处理人大和“一府两院”的关系。第四，在传承中发展，在创新中继承，正确处理继承好传统和开创新局面的关系。第五，体现人民当家作主的本质要求，正确处理发挥常委会职能作用与发挥代表和人民群众作用的关系。
这篇公文的小标题也是基于对工作的辩证分析，使受众的认识趋向辩证和科学。在提炼这种小标题时需要作者首先要选择和确定需要辩证思考的内容。
（四）“在××上，力求（实现了）××××”。常见句型有：（1）在××上，力求××××。（2）
在××上，实现了××新突破（新发展、新成就、新成效、新成绩、新进展、新步伐、新提高、新台阶、新局面等）。如：
【例十三】
一、在经营环境上，力求新格调。
二、在经营模式上，力求新品味。
三、在经营成效上，力求新亮点。
这种句型多用于提炼成效，围绕工作的几个大方向（如例文中的“经营环境”、“经营模式”等），去总结工作成效或目标，如“新格调”、“新品味”等。
（五）“数字+文字”组合。有时在提炼小标题时，一些秘书人员愿意从“数字”和“文字”相结合的角度提炼。在提炼时，往往需要针对工作的特点、措施以及成效的共性进行。这种小标题容易给人留下深刻印象，明快好记。但是提炼时要注意内容概括得准确适用，不能为了追求这种效果而一味硬靠强编。如：
【例十四】（1）坚持“三心”、狠抓“三力”、突出“三要”。（2）坚持“一个中心”，完善“两个市场”，建立“三个体系”。（3）提供“四个服务”，采取“三项措施”，突出“两个重点”，实现“一个目标”。
【例十五】（1）突出“三建”，加强信访基础工作。（2）注重“三多”，广泛收集信访信息。（3）抓住“三点”，提高信访信息质量。
撰写病例报告，首先应查阅有关的文献资料，判断所报告病例的医学价值，是不是首发或罕见病例等。病例报告的重点在于对病例本身的描述，应重点突出，简单明了，一般千字左右即可，但少者也可二三百字，多者可达数千字。论文题目要求直接写出病名（罕见病例）或新方法及例数，文章的前言可有可无，有也应较为简短，一两句即可。
病例报告主要是写好病例摘要与讨论。写作时病例摘要要求有完整的原始记录、充分的诊断依据和最后诊断。对病史、诊断治疗方法、结果等应如实报道，不得随意改动。写讨论时要结合论文中的病例来进行，讨论内容要与病例紧密联系，一般可围绕所报道的病例作必要的说明，阐明作者的观点或提出新的看法等。讨论要有精辟独到的见解。有些病例病因清楚，结论明确，讨论部分可以省去不写。
一、明确应用文写作的重要意义
很多中职生认为, 将来自己工作不做文员、秘书, 不用学习应用文体的写作, 对应用文学习不感兴趣, 因此, 教师在应用文教学中首先要让学生明确应用文写作的重要意义。和学生大谈应用文是“政事之先务”的大道理并不能打动学生, 教师应从学生身边的实例谈起, 才能引起学生的重视, 如, 个人总结写不好可能会错失升职良机, 求职信写不好可能会影响前途, 不明白合同条款可能会使自己蒙受经济损失等。学生对应用文写作的重要性有了充分认识, 自然就有兴趣进入一个新的知识天地。
二、采用循序渐进的教学方法
由于应用文写作训练本身具有格式刻板、内容枯燥的特点, 对于语文基础本来就较薄弱的中职生来说, 便更难引起他们的学习兴趣。许多中职生对应用文写作一窍不通, 针对这些情况, 教师在选择教学内容时就要采取由易到难、循序渐进的方式, 从最简单的自我介绍、请假条、留言条的写作开始, 再逐步提升到调查报告、应聘书、求职信等较复杂的应用文写作, 让学生感到应用文写作并没有想象中的那么难, 只要努力就一定会有收获。在此基础上, 教师再逐步培养学生的学习兴趣, 这样既符合学生的认知规律, 又有利于学生建立起应用文写作的信心。
三、利用多媒体激发学生的写作兴趣
在多媒体技术飞速发展并越来越普及的今天, 单一的教学手段已难以达到调动学生学习积极性的目的。因此, 教师不仅要把多媒体教学手段引入教学之中, 而且还要加大力度开发实用的、高水平的应用文写作教学课件, 开发更多优质的无纸化教材。只有这样, 才会不断为应用文写作教学注入活力, 教学质量才会不断提高。多媒体教学手段能够快速、形象地展示多种信息, 丰富学生的感性认识, 激发学生的学习兴趣。如, 在讲授演讲词时, 教师在理论知识的讲解过程中, 可以选取一些国内外著名演讲者的演讲片段播放给学生, 并组织学生进行课堂讨论, 使学生在讨论中鉴赏演讲词的写作技巧和方法, 让他们感受到演讲词的无穷魅力。
四、注重情景模拟训练
情景模拟训练就是把现实生活、学习、工作中存在的材料、事件及其发生、发展、变化的内部和外部环境条件置于一定的背景中, 引导学生追根溯源, 探讨事实材料产生的原因, 并给出解决问题的思路和办法。模拟训练的内容针对性较强, 形式也较灵活, 还能表现出学生综合素质的高低。教师进行情景模拟训练时一定要确定好主题, 设定出一个操作性较强的情景, 然后将全体学生分成几组, 由学生自行编写表演脚本、设计动作和台词并进行角色分配, 最后运用道具在课堂上进行模拟表演。如, 在讲授公文的格式时, 教师可以组织学生对整个办公程序进行表演, 通过表演让学生来学习公文写作, 进行仿真训练或是写出相应的文件, 从而增强学生感知社会的能力, 使学生深刻体会到公文写作在现实社会中的实际作用。
五、开发课外实训基地
关键词：应用文写作 兴趣 导入
应用义写作作为中职学校的一门课程，具有广泛性、实用性、实践性的特点。应用义不像文学作品那样形态丰富多彩，它的语言讲究平实简洁、准确具体；结构合理、严谨、固定；主旨单一、集中、明确；从内容到形式都相对枯燥。所以，在这样的教学过程中，新课的导入显得尤为重要。良好的开端是成功的一半，精彩的导入犹如乐曲的引子，能触动学生的心弦，使学生精神振奋地投入学习，获得更好的教学效果。多年的教学经验让笔者感觉到，有效的课堂导入作用很大。下而介绍儿种笔者执教应用文写作课程以来，常采用的导入新课的方法。
一、激将法
俗话说：“劝将不如激将”，自尊要强是技校学生的重要特点。教师要利用学生白尊心重和好奇心强的一而，科学地设计激疑内容，巧妙地激起学生心中的疑团和“不服气”情绪，积极思考，将自己的潜能充分发挥出来，主动寻求解决问题的答案。
例如请假条，与其说学生不会写，不如说学生不想写，这才是问题的症结所在。笔者则选取恰当的刺激方式：“同学们！我们过去的学习成绩大多不太好，有的同学因此备受歧视。现在，社会上有一些人把职业技术学校的学生看作低素质的代名词，一些用人单位常常反问学校，你们的毕业生怎么连一张请假条都不会写呢？同学们，我们难道真的写不山请假条吗？”接着山示写作任务，以诱导为主，让学生肯于做乐于做，而且越做越好。学生才有可能取得较大的进步，达到预期的目标，这就是成功的教学。
二、游戏法
用游戏来引入新课，是一种提高课堂效率的有效方法。学生对游戏特别感兴趣，根据这一特点，利用恰当的游戏导入新课，激发学生学习的兴趣。学生在浓厚的兴趣中学习新知识，掌握新技能。
例如产品说明书写作，笔者展示两个药瓶（把标签和说明书先遮盖起来），告诉同学们其中一个瓶里而装的是消炎药，另外一个瓶里装的是维生素C片，找同学分辨（可以让学生分辨哪一个瓶是维生素C片，并问他敢不敢吃一下试试）。然后把其中一个瓶标签撕掉，再让同学们鉴别，从而引入说明书的重要性。学生因为游戏而体验到了学习的快乐和轻松，为后而的学习奠定了良好的基础。
三、联系法
语文学科的学习注重日积月累。从每篇应用文文章中获取的知识是零散的、孤立的，教师运用联系法组织教学，搭起新旧知识或知识与常识的桥梁，寻找知识点之间的内在规律。把零散的、孤立的知识纳入一个有机的系统，使学生所学知识系统化、条理化，不断积累，从而达到举一反三、活学活用、触类旁通的学习效果。
例如报告，作为一种公文，学生对其究竟是何物可能不太清楚。但在实际生活中，多数人都曾经做过汇报，然后引导学生联系实际进行深入理解。假如你是一件事情的日击者或亲历者，常会被询问：“当时发生了什么事情？”；如果你是班干部的一员，班主任也会经常问：“最近班里情况怎样啊？”……实际上，这时你的回答就是口头报告。如果你对自己的回答不满意或心里没底，那就应该好好学习“报告”的写作了。这样将要学的应用文知识和已掌握的常识进行联系，以促进对要学知识的理解。
四、实物法
实物直观性强，将实物带到课堂上进行展示，可以增进学生的实感体验，培养学生的观察能力。技校学生生活而狭窄，接触事物少，缺乏直观认识，很难理解抽象概念。如果我们在教学中，能根据教材，学生实际，恰当地运用一些实物，将会收到事半功倍的效果。为此，我们就很有必要利用一些实物，进行直观教学，使他们更好更深刻地理解一些抽象概念，同时也能在开讲后，极快地集中学习注意力，加快学生思维活动。
