档案数字化问题及对策

档案数字化问题及对策（精选8篇）

档案数字化问题及对策 篇1

伴随着法院信息化建设的不断深入和迅猛发展，作为信息储存的档案也正经受着由此带来的数字冲击。面对浩瀚的法院库藏纸质诉讼档案是否需要“一个不能少”的全部进行数字化处理，摆在了法院档案管理人员面前。但是数字化了的大量档案信息不但占有非常大的服务器储存空间，且大多档案数字信息都是“躺在库里”睡大觉，长年不被检索利用，成为信息化建设中的一种样子工程。如果将如此庞大的库藏纸质档案都进行数字化加工，势必费时、费力、耗费大量资金，效益也不突显。笔者以法院诉讼档案数字化的范围为视角，提出完善建议，以突出数字化诉讼档案利用率、减少成本、提高效益。

一、诉讼档案数字化的含义

（一）诉讼档案数字化的基本含义广义是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以及时提供利用，实现档案信息资源共享。人民法院诉讼档案的数字化主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享、提供便捷利用服务。

（二）诉讼档案数字化的范围。由于法院诉讼档案生成的特殊性，目前，法院系统对诉讼档案的数字化建设主要是针对两个阶段形成的纸质档案而言的：一是法院在全面开展档案数字化处理工作之后新产生的纸质诉讼档案；二是数字化开展之前的原有库藏纸质诉讼档案。

二、法院诉讼档案数字化管理的现状

就笔者所在法院来说，在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》等为代表的信息管理系统，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。

“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是笔者所在法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

三、法院诉讼档案实行数字化的必要性

诉讼档案是相对纸质诉讼档案而言的，从法院工作实际来看，虽然诉讼档案数字化制作是必要的，但如果不加选择地将诉讼档案全部进行数字化，势必造成资源的浪费和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的问题：

首先是利用率低。档案保管的最终目的是为了实现档案的利用价值，因此，对库藏档案进行数字化也要考虑实际利用率。从笔者多年从事档案工作的实际以及结合全省法院档案工作利用情况来看，对于库藏的大量诉讼档案，无论是本单位，还是当事人、外单位，实际借阅较多的是近两三年的，并且多是上诉案件、申诉、复查及信访案件。库藏中大量的调解、撤诉等案卷更是长年不被检索利用，还有很大一部分案卷超过了应销毁的期限，如果将这些诉讼档案也不加选择地全部进行数字化加工，被数字化了的这部分档案就只是在库房里堆放，利用的机率微乎其微。

其次是占用大量服务器空间。目前对纸质档案数字化主要采用的是图像扫描方式，即将文字、图表等资料通过扫描仪输入计算机，并采用高比率图像压缩技术将这些数据信息存储在服务器上。这种技术的优点是数字化加工速度快，能基本保持实物原貌，但缺点是占用服务器存储空间大。各地法院诉讼档案数字化处理基本上都是以此种图像形式存储，这种存储方式在服务器中所占空间远远大于电子文档所占空间。如果对库藏诉讼档案全部进行数字化加工处理，势必占用极大的服务器储量，且大大增加今后数据库检索的压力，减缓计算机运行速度。

再者是投资大、耗时长。档案数字化加工处理工作专业性较强，需要专业的人才，要添置专门的硬件设备，资金投入量较大。在不采用外包加工的情况下，仅在诉讼档案数字化加工成本投入上，每个法院资金投放量少则几十万，多者上百万，扫描工作周期较长。就当前经济条件下，如果要拿出这么大一笔经费，投入如此大的人力、物力、财力和精力，对大多法院来说都不是件易事，是件需要认真考量的大事情。

四是超出制定行业规范的精神。因此，人民法院在进行库藏诉讼档案数字化的过程中应充分考虑这些规定和要求，不盲目对库藏档案全部进行数字化。五是不被业内广泛认同。从国内信息化建设的发展态势和要求来看，并没有把馆藏、库藏档案全部数字化作为一种必须进行落实的内容予以倡导。即使是国内的专业档案馆，也没有将所有馆藏档案都进行数字化加工的。

四、法院诉讼档案数字化建设中存在的问题

（一）数字诉讼档案管理标准不能满足需求。诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求。

（二）网络安全存在问题。诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。

（三）数字档案公开与保密存在问题。随着司法公开的不断深入，档案数字化的不断完善，数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开必须经过反复论证、由最高法院统一规定。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，如何对涉密档案进行数字化，已经数字化的涉密档案如何保存，经过怎样的授权才能访问等等涉及到许多统一规定的地方。在全面的规定出台后，还要有过硬的技术设备和措施来保障数字档案公开，不影响保密问题。因为一旦保密信息泄露或未经授权访问，将造成不可预估的损失，将给司法威信带来严重挑战。

（四）数字档案安全与真实性存在问题。随着裁判文书公开、审判流程公开、网上调档等司法公开的不断要求，法院内网和外网的交互极具增加，如何保护法院内网安全，保护数字档案网络不受攻击，保护数字化档案信息不受篡改成为全省乃至全国法院亟需解决的问题。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。数字档案将长期保存在软件系统内，一旦被黑客或未经授权的人篡改、伪造将造成电子档案的真实性大打折扣。

（五）数字档案效果与利用存在问题。随着法院信息化的高速发展，如何进一步提高数字化档案的效果，如能否有更高的清晰度，能否与实体档案同步形成，能否让数字化的档案调阅、管理更加智能化，这些都是新时期需要及时解决的新问题。

（六）档案信息化建设管理理念落后。尽管档案工作的重要性逐渐被人们认识，现在还存在一些单位对档案工作不重视。档案工作仅仅满足于档案有人管，查档有人拿，归档有人收的状态。部分干警认为，信息化工作是干不了审判执行的或没有审判执行资格的人干的，是可有可无的后勤保障工作；从事信息工作的人员，感到工作不少辛苦，但工作成绩不如审判执行明显，个人进步出路窄，干时间长了，荒废了审判执行业务划不来，干好了别人顶替不了，自己走不了，干差了挨领导批评面子不好看，工作得过且过，不求进取，一有机会就想法调离档案工作岗位。随着社会不断的发展，人们维权意识的不断增强，诉讼案件的种类和数量呈几何数字的增长，这样的观念已经严重不能适应时代对法院档案工作的要求。这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。再加上归档档案不规范，档案管理混乱。在实际工作中得不到很好的落实，归档卷宗项目填写不齐全，排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全，甚至部分案件质量评查表未于卷宗装订入册的现象时有发生。部分法院档案管理人员责任不清，许多法院的档案管理人员都是兼职档案员，大部分的档案员是由综合办的内勤人员担任，在年终考核时，档案工作不被列为必要的考核项目。此外档案管理员频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，这些都造成了档案管理的混乱。势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。

（七）硬件建设不能满足档案信息化建设的需求。基层法院较重视审判办公大楼、法庭建设以及购置必要的车辆装备等，由此背负了一定债务。虽然中央加强两院工作的《决定》对保障人民法院办公办案经费作了规定，但由于地方财政困难，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相对不足。基层法院在工作站建设、网线布置、电脑购置都处于一个比较低的水平，仅满足日常功能，视频、音频、图像处理设备较少，不能满足档案信息化的需求。

（八）缺乏专业的档案管理人才。档案信息化建设对档案管理人员提出了较高要求，档案人员不仅要具备档案专业知识，还要具备法律知识、文史知识，熟练掌握运用计算机、缩微、电子检索等信息技术。是专业复合型的人才。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的更是少之又少, 这是法院档案信息化建设又一瓶颈。

五、诉讼档案数字化管理的完善建议

（一）通过利用先进的数字化技术手段，有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作，建立本单位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库。由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。同时与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。

（二）进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力。加快完善法院专线网和局域网建设，实现各级法院网络的互联互通和全面覆盖，优化网络性能，提高网络质量。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

（三）要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划。要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案电子化基础设施建设，完成档案电子化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。法院档案室要分阶段完成案卷级目录录入和档案文件级目录录入，尽快实现全部档案目录计算机检索。与此同时规范档案移交程序。法院各科室在向院档案室移交档案时，必须严重按照档案管理规章制度执行，第三人不得随便进出档案室和接触档案，档案管理人员做到严格保密。积极推进档案全文数据库建设。法院档案室要从重要科室档案入手，开展档案数字化工作，对照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（四）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对全院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。今后，法院各科室在向档案室移交档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。积极采取措施，有计划、有步骤地对档案资料进行数字化技术处理。

（五）充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。向法院提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。促进档案信息资源共享。以政务网站为主体，利用法院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

（六）加强培训，提高素质。要加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念。为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。配备政治素质好，业务水平高、具有现代化管理技能的专职档案员，按照最高人民法院《关于进一步加强和改进全国法院机关档案工作信息化建设的意见》文件提出的具体要求及《电子文件归档与管理规范》的有关规定，有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作；建立严格的责任追究制，谁主管，谁负责，严格贯彻执行《人民法院诉讼档案管理办法》，制定具体的操作办法和措施，保证档案信息化建设的顺利进行。

（七）转变传统观念，树立正确的档案管理意识。观念的落后是最大的落后。在法院档案信息化建设中, 每个干警都面临着传统观念的转变,法院档案信息化是法院现代化建设的重要标志，各级领导必须占领制高点，拓宽大视野，提高思想认识，增强紧迫感和责任感，识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。各位档案管理人员也要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想,不断加强相关专业知识的学习，努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时代发展的要求。

结语

档案数字化问题及对策 篇2

一、档案数字化建设中安全方面存在的问题及对策

数字化档案依赖于数字化设备而存在, 因此, 数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛, 加上数字化档案的易更改、易复制等特点, 给数字化档案的有效利用造成一定影响。笔者认为可实行档案保管的“双套制”, 即同一内容但不同载体的两种档案的双套保存。双套制正好融合了纸质档案和数字化档案的优势, 既可发挥高效存取检索功能, 又可保障档案的凭证价值作用实现。双套制的存在意味着今后馆 (室) 藏中电子档案与纸质档案将长期共存。其次, 可以采用“异地备份”的存储方式。许多人为与自然因素都有可能损坏档案数据。专家认为档案数据可能遭遇的灾难风险可以分为人为灾难和物理灾难, 这其中气象和地质灾难对档案的破坏往往是毁灭性的。馆 (室) 藏档案都保存于一个地方, 方便管理和利用, 但是安全性不够。由于档案的不可再生性, 保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要, 如遇到地震等自然灾害, 档案就会受损。因此, 国家档案局要求各级国家档案馆应建立异地备份库, 对本级重要档案及电子文件实行异地备份, 对重要的电子文件还要实行异质备份的“双套制”。

二、档案数字化建设中前处理方面存在的问题及对策

纸质档案在进行数字化前处理中会遇到一系列问题。如在原档案进行数字化之前要进行鉴定工作, 以确定数字化档案的范围、操作顺序等;有些档案部门在界定数字化扫描范围时, 将正本、定稿、草稿等不同版本的档案定为只扫描正本;如果没有正本的, 扫描定稿;无正本无定稿的, 扫描草稿。笔者认为这种界定的优点是节省成本, 但可能人为地割裂了档案前后的形成关系, 人为造成档案数据的不完整, 也不符合文书立卷标准。又如:档案数字化前的拆卷 (件) 与装订问题, 国家档案局曾于2001年1月1日开始实施立卷改革, 推行文件级整理, 免去立卷、装订案卷等复杂环节, 但2001年以前立档的文件大都是案卷, 这些档案在数字化扫描时必然涉及到拆卷、装卷问题, 这已是当前纸质档案数字化前处理中不可或缺的主要工作之一。笔者认为档案案卷 (件) 的拆装应视情况而定, 基本原则是能不拆的不拆, 能不装订的不装订。装订费时费力, 既然档案已经变成电子数据, 以后检索阅览在计算机上进行即可, 档案案卷及原件无需装订, 只要按顺序摆放在原卷皮或案卷盒里即可;另外, 采取整卷 (件) 装订, 不利于档案的保护, 如果案卷中有一份或一页档案出现字迹退化或纸张老化破损或仿真复制等其他问题需要利用原件, 只要取出一份档案即可, 来回拆装有损档案寿命;再者, 整卷提供利用也不利于档案实体和信息的安全。

三、档案数字化建设中技术方面存在的问题及对策

档案数字化建设乃至数字档案馆建设完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物, 离开了高新技术的支撑, 就没有档案数字化建设, 更没有数字档案馆, 然而也正是高新技术给数字档案馆带来了致命的弱点。档案数字化建设技术密集, 诸多技术问题成为制约的难点。如技术过时问题, 虽然绝大多数软件产品承诺兼容, 但若干年后, 旧的档案数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出;刻录档案数据载体的选择问题, 为保证数据的安全, 光盘等载体是作为备份的载体之一, 载体质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用;运行条件问题, 足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求一直是较难协调的矛盾体;档案数字化建设的标准化问题, 要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体, 以实现档案信息资源共享, 如何结合实际, 建立适合我国档案数字化建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题。另外, 数字档案建设中还有经济问题, 如数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题;人才问题, 事业的发展, 人才是关键, 要培养一支既精通档案管理, 又熟悉信息技术的复合型人才队伍, 才能真正推动档案数字化建设。

四、档案数字化建设中法律法规方面存在的问题及对策

档案数字化问题及对策 篇3

关键词：档案；数字化建设；问题；对策

一、档案数字化建设基本概述

所谓档案数字化建设，主要指的是运用扫描技术、电脑技术、数字化录音技术、数字化录像技术、大数据技术、云存储技术等将各种载体的档案资源向数字化信息转变的过程。它以大数据的形式存储、以互联网的形式连接，运用计算机系统统一管理，形成一个规范有序的系统档案信息库，快捷准确地给人们提供所需要的档案信息，从真正意义上实现资源共享。

二、档案数字化建设存在的问题分析

1.档案数字化管理人员素质问题。档案数字化管理不仅需要具备基本的档案管理专业知识，还涉及到相关的计算机、大数据等高新技术，例如文件扫描、视频音像转化、管理信息系统操作等等。然而，当前我国机关单位的档案管理人员整体专业技术水平低，在很多卫生局和计划生育局中，档案管理复合型人才缺乏，无法适应档案数字化建设的发展需求，也不利于后续档案数字化的有效管理，严重制约了档案数字化建设发展进程。

2.档案数字化建设的软硬件设备问题。我国很多机关单位的档案管理硬件设备过于陈旧，没有配备足够档案信息采集设备、存储设备及信息利用设备，相应的扫描仪、数据备份等基础工具缺乏，而且相应的计算机规格型号也缺乏统一性，不利于档案信息化建设统一规划管理。同时，档案软件系统的信息管理缺乏通用性，阻碍了档案数字化信息及时有效的互调，不利于档案数字化建设的整合发展。

3.数据格式标准缺乏统一性。大部分机关单位档案信息数字资源的管理格式缺乏统一标准，海量的信息资源被以各种格式存储下来，没有统一规范化的数字标准加以整合，多样化的档案信息数据格式，导致数字化信息读取不便，而且不利于相关档案信息资源的转化，即使利用转化软件，也会影响档案信息资源的质量，阻碍档案数字化建设发展。

4.档案数字化安全管理问题。尽管档案数字化管理操作便捷，信息传递速度快，但是却面临严重的安全隐患问题。例如病毒攻击、信息干扰、黑客侵袭、人为破坏等等，而且，数字资源通常以光、电、磁等作为信息载体，对存储环境要求标准很高，受高温、强磁场、潮湿等环境因素影响，档案数字化信息在储存和传输过程中很容易出现信息失控，导致档案信息丢失或损坏，进而影响到档案信息的真实完整性。此外，数字化档案信息管理操作的隐蔽性及易篡改性也给档案安全管理带来重大挑战。

5.档案数字化建设技术问题。档案数字化建设过程中，由于计算机软硬件更新换代周期短，各种信息存储设备使用年限也会越来越短，而且档案信息存储格式的多变性很可能会使得旧的档案数据资源无法被新的硬件设备及软件系统识别，即档案数字化技术的老化将直接威胁到档案信息长期存储安全，这将是档案数字化建设长期发展面临的重大挑战。

6.档案数字化加工处理问题。我国《电子文件管理系统建设规范及功能需求》文件中明确规定ERMS系统要能进行混合式档案管理。具体而言，混合式档案管理就是对原生型和間接型电子文件、实体档案等进行集中管理，然而当前我国大部分机关单位的档案数字化加工处理仍然以外包形式为主，而委托机构的档案数字化加工系统又过于简单化，很多数字化文件元数据不能被完整地记录下来。因此，很多数字化档案不具备凭证作用，因为纸质档案在数字化过程中很容易被篡改，而根本原因就在于档案资料数字化加工处理缺乏一个规范化的标准流程。

三、档案数字化建设问题的有效对策

1.提高档案数字化管理人员综合素质。一方面，强化档案数字化管理人员专业技术知识培训，尤其是机关单位档案管理人员需要积极学习计算机网络技术，熟练掌握档案信息管理系统，并巩固档案管理理论知识，在实践中不断吸取经验教学，提高档案数字化管理综合技能；另一方面，要加强档案数字化管理人员的职业道德教育，强化工作人员的服务意识，树立高度的责任心，全面配合档案数字化建设，避免敷衍了事，或者是在档案信息加工处理过程中偷工减料，威胁到档案信息的真实完整性，确保档案数字化管理质量和效率。

2.加大档案数字化建设软硬件设备投入。软硬件设备的充分投入是档案数字化建设的基本保障，尤其伴随着目前全球范围内的高新技术的飞速发展，电子设备也在日新月异，而档案的数字化建设也离不开这些高新技术的支撑，因此，对于档案管理人员来说，除了要配备必要的档案管理软件以外，应该积极配置必备的文字、音像以及图片的采集设备、以及信息储藏与利用环节的相关设备，同时注意更新换代，从而确保档案数字化不会因为硬件条件的投入不足而出现梗阻现象。

3.统一档案数字化标准。在当前的档案数字化建设中，档案数字化标准的统一直接关系到其建设的质量，是必须重点考虑的重要环节。不过，目前在该项工作中也取得一定的成效，比如，在数字化信息的存储方面已经有了很多的标准，比如对于相关的存储机构来说，制定出统一的数据保存和读取格式，将有利于数字资源机构之间数据连接移交，从而有助于维护数字信息的长期获取与保存。

4.加强档案数字化安全管理。随着计算机技术、网络技术的不断发展，各种黑客、木马、病毒等威胁网络安全的因素在层出不穷的出现，而对于档案的数字化建设过程中也应该提升对这些因素的重点关注。在这种情况下，就需要在档案的数字化建设中采用防火墙技术、数据备份技术、加密技术等来加强档案数字化的安全管理水平。同时，相关档案管理人员也应该提升自身的安全防范意识，采取有效的措施来防范风险时间的发生。

5.创新发展档案数字化建设技术。伴随着科技技术的进步和发展，总是有新的技术不断出现，作为档案数字化建设的相关人员来说，应该提升对新技术的“敏感性”，积极将其引入到档案数字化建设过程中，使其能够为档案的长期、稳定保存发挥作用。比如，可以将备份技术应用到档案的管理过程中，通过对备份相关的内容、频率、介质、软件以及策略的设置，能够有效保证档案保管的安全性与稳定性。

6.完善档案数字化加工处理流程。在建设电子文件中心时，要求各单位文书人员在做发文或者收文登记时完成纸质文件的数字化工作，同时后台对元数据要进行记录。在建设档案管理的信息系统时，要考虑各类安全措施的应用，如访问控制、数字签名、防扩散的使用。通过构建一个安全的系统环境来保证其产生和管理的电子文件，无论是原生型的，还是间接型的，在未来都能够保证电子档案的凭证作用。

四、结语

总之，伴随着信息技术的快速发展，档案管理的数字化建设是一个必然的趋势，不过，在建设过程中我们仍然需要正视我们的不足之处，同时采取有效的改进措施，从而使得档案数字化进程能够顺利展开，以不断提升我国的档案管理水平。

参考文献：

[1]庞海珍. 档案数字化建设中存在的安全问题与对策[J]. 科教文汇（上旬刊），2009，12：212-213.

[2]赵秀艳. 档案数字化建设中存在的安全问题与对策分析[J]. 黑龙江科技信息，2011，36：172.

[3]陈晓玲. 略论档案数字化建设过程中面临的若干问题[J]. 档案天地，2011，12：52-53.

[4]李继红. 我国档案信息系统建设的若干问题及其对策[J]. 档案学通讯，1997，01：48-49.

[5]罗顺明. 档案数字化建设中存在的问题及利用措施[J]. 兰台世界，2012，23：38-39.

档案管理存在的问题及对策建议 篇4

一、存在的问题

（一）没有统一移交保管。县局档案的保管主要在县局档案室，每年都由档案管理员整理归档，归档的主要有文件、票证、财务类档案。征管类档案、稽查类档案、两税征收档案、各分局档案等仍各自保存，没有移交县局综合档案室统一保管。

（二）没有给予足够重视。目前我局的档案等级只有机关是省一级，而且是在2005年申报升级的，档案室是在2008年建成的，多年来一直没有对档案室进行升级。大部分单位档案室硬件设施的配置不完善，档案室保管条件普遍较差。个别单位管理体制落实不到位，对档案的保管不够规范，放置无序，存在遗失隐患。档案管理员多数为兼职，对档案管理存在应付思想，归档不及时、随意现象普遍存在。

（三）档案员业务不够精通。档案管理工作需要一定的专业素质，应该说技术性很强。现有的档案管理人员基本没有接受过系统、专业的培训，对档案的整理归档标准多数是前后任口口相传，对档案的分类、保管期限等标准不统一，而且各人的理解程度不一，造成归档立卷、分类不准确。

（四）队伍配置不稳定。各单位人员调动频繁，加之基层单位人数较少，使档案管理队伍不稳定，对档案管理的持续性造成了影响，档案管理工作无法深入、有序开展。

（五）档案电子化程度低。目前，我局档案保存以纸质为主，还没有电子档案。纸质档案在整理归档、调阅、查询时有诸多不便。

二、对策及建议

（一）建立健全档案管理制度。以《档案法》为指导，建立健全管理员职责、归案、调阅、管理等制度，使档案管理有章可循、有据可依，保证档案管理制度化、规范化。

（二）加强培训力度。加强对档案员的培训，提高其档案管理重要性认识，提高其档案管理业务知识专业化程度，增强对档案管理流程的熟悉程度，促进档案管理工作效率的提高。

（三）加大档案设施资金投入。要充分认识当前档案设施的不足对档案管理工作的影响，加大对档案设施购置的资金投入，最大程度地满足档案管理工作的设备需求，以利于对档案的保存、管理、调阅。

（四）建立综合性档案室。建立综合性档案室，改变当前档案收集、归档、保管各据一方的混乱局面。各方档案在收集整理、归档后，统一移交综合档案室管理，减少出现档案受损。

（五）发展档案电子化。在各行信息化飞速发展的时代，档案电子化应该是当前档案管理面临的一个发展机遇，也是今后档案管理必经的阶段。档案电子化可以提高档案信息共享度，提高档案信息利用率。

档案数字化问题及对策 篇5

[摘要]本文主要在分析了高校基建档案管理存在的问题的基础上探讨了高校基建档案的管理对策，以供同行参阅。

[关键词]高校基建;档案管理;问题;对策;约束机制;专业化水平

高校基建档案不仅反映并记录了高校不同时期的发展规模、办学理念、发展规划以及学校的基本建设情况，而且也是高校改扩建、维修的重要依据，同时还是学校日后建设发展的基础。由此可见，高校基建档案的管理工作相当重要。但就当前情况而言，无论是从资金投入、人员配备还是重视程度来讲，高校基建档案管理仍旧是我国高校档案管理中一个较为薄弱的环节。

一、高校基建档案管理存在的问题

(一)高校基建档案管理缺乏有效的约束机制与考核指标

因当前我国大部分高校的基建档案管理缺乏具体的考核和检查指标，基建档案管理的重心也仅仅集中在本工程完工后高校的下一步建设对原有工程资料档案有所涉及时才会查询原有的基建档案上。因欠缺长效的约束体系，致使基建档案管理人员消极应付、态度懒散，高校基建档案管理也不能确保系统性、准确性以及及时性，这给基建档案管理工作的质量水平带来了严重的负面影响，甚至影响了未来高校的基建建设。

(二)高校基建档案管理缺乏专业性

作为工程管理的一个重要分支，高校基建档案管理工作在高校工程建设中扮演着相当重要的角色。高校基建档案管理也是高校档案管理的重要组成部分之一，做好基建档案管理，本应该得到高校领导以及相关管理工作人员的重视。但实际情况却并不是这样的：从学校领导到相关管理人员甚至学生本身都对高校科技类档案的管理，包括科研档案、学生档案以及高校教学档案等在内的档案管理相当重视，但是对于基建档案的管理，高校的重视程度相对很低。我国一般高校均未配备专职的基建档案归档管理人员，通常情况下均由基建工程管理人员来兼职此职位，因工作精力和重心的分散，致使基建档案管理工作专业性水平不高，管理质量直线降低。高校基建档案管理是一个非常专业的系统性工程，缺乏专业化管理人才必将导致基建档案管理水平停滞不前。

(三)高校基建档案管理人员意识不高

我国高等教育长期处于计划经济管理思想的影响之下，高校欠缺发展与管理的积极性与自主性，致使很长一段时间之内我国各大高校的建设管理人员以及领导人对高校基建档案管理的重要性认识不到位，意识不高，长期存在的“轻档案、重建设”的思想意识致使高校基建管理工作人员将全部工作重心放在了工程建设方面，在日常收集与整理基建资料方面经常性流于形式，影响了高校基建档案管理的水平。故此，高校主管领导以及相关基建档案管理人员需要加强对高校基建档案管理工作的重要性的认识，才能切实提高高校基建档案的管理水平与质量。

二、高校基建档案管理对策

(一)明确约束考核机制，构建并完善高校基建档案管理制度

构建并完善高校基建档案管理制度与基本流程，要明确档案管理的约束考核机制与岗位职责，为高校基建档案管理工作的顺利进行保驾护航。不仅在学校层面要构建相关的管理机构，配备相应的管理人员，学校的纪律检查部门也需要制定专项的监督管理措施来约束、监督基建档案管理工作。此外，要明确可操作的检查考核机制和制度，定期考评学校档案管理部门的档案管理工作，将基建档案管理工作具体落实到个人，及时发现并处理基建档案遗漏、整理滞后和归档不及时等问题，切实提高档案管理工作部门以及管理人员的积极性，如此，高校基建档案管理水平才能确保在制度督促和制约下有所提升。

(二)在高校基建档案管理中引入专业管理人才，提升基建档案管理的专业化水平

当前我国高等院校专业的基建档案管理人员配备不足，基建部门结构不合理，高校基建档案管理工作通常由基建部门的工程管理人员兼任，而随着社会经济的.告诉发展以及各行各业分工日益专业化和精细化，工程管理人员的精力大多集中在工程过程管理，加之工程管理人员欠缺收集、整理与归纳基建档案的工作经验，致使高校基建档案管理水平大大降低。故此，若想提升高校基建档案管理工作的水平，必须将目光锁定在“人才”方面，积极引进专业的基建档案管理人才。或者可以从基建工程管理队伍中抽调人才进行档案专职管理，如此，才能将基建档案管理的责任具体落实到个人，且术业有专攻，基建档案管理的归档管理水平也会得到大大的提升。针对部分数量较少工程规模也较小的高校，或者部分规模比较小的高等院校，配备专职的基建档案管理人员极容易出现工作量不饱满的问题，对此，可以通过定期聘请社会上的所属于专业工程咨询服务公司的专职档案管理人才加以解决，以此提高高校基建档案管理水平。

(三)提高对高校基建档案管理工作重要性的认识意识

要切实提高学校各级领导以及基建档案管理工作人员对基建档案管理工作重要性的认识意识，并提升基建档案管理部门以及管理人员的责任感。做好高校基建档案管理工作，首先需要高校领导的鼎力支持。要依靠高校领导实实在在的人力、物力资源以及各方面的配合与支撑，如此，才能够将学校基建档案管理工作提升到高校日常管理工作这样的一个高度，并顺利将基建档案管理纳入到高校规范化、系统化管理中，为高校基建档案管理工作奠定扎实的基础。此外，可以通过各种宣传方式，不同的宣传途径，比如校园座谈会、各类型校园媒体等形式以及方式进行主题宣传，为高校基建档案管理工作营造一个更加完善、积极的环境，让高校相关人员都明白基建档案管理的重要性，并让基建档案管理人员能够深切感受到高校基建档案管理工作的使命感和传承性。

三、结语

高校基建档案管理是一项系统工程，需要高校领导以及基建档案管理工作人员的高度重视与大力支持。在高校基建档案管理中，必须明确约束考核机制，构建并完善高校基建档案管理制度;在高校基建档案管理中引入专业管理人才，提升基建档案管理的专业化水平;同时，还需要提高对高校基建档案管理工作重要性的认识意识。

[参考文献]

[1]余嘉.高校基建工程档案管理存在的问题及对策研究[J].重庆文理学院学报(社会科学版),.

[2]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息,2011.

[3]文金平.高校基建档案管理中存在的问题及其对策[J].湖南工程学院学报(社会科学版),6.

[4]李江荣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].毕节学院学报,2007.

[5]李君,陈建群.高校基建档案管理中存在的问题与措施[J].湖南医科大学学报(社会科学版),.

档案数字化问题及对策 篇6

对策建议思考

随着房地产市场日益活跃，土地房产权属档案的使用频率大幅提升，老百姓对政府保存房产权属档案效果要求日趋提升，希望产权登记信息实时保持完整性和现势性。先进的计算机技术如何与创新的现代管理理念相结合，提高房地产档案的管理效率，成为目前亟需认真探讨解决的课题。

近年来，房地产业迅猛发展，为准确和迅速处理该行业信息，房地产数字档案应运而生，同时档案的管理数字化也随着社会的发展，发挥了越来越大的作用。然而由于日常交易活动中出现了大量电子数据，对原始档案收集的流程缺乏长远目光，使电子文档得不到有效地管理，大大降低了信息系统的有效应用。如何提高档案管理信息化程度，提升房地产权属档案的利用价值，成为档案工作者日常工作需要思考的问题。

一、档案资料管理现存的不足

鉴于房地产权属档案登记的跨度较长，各个年份对收集群众提供资料的要求不一样，管理档案的工作人员知识水平和业务能力存在差异，造成权属档案的管理效果不理想，在实际工作中，存在一些普遍性问题。

（一）权属档案的保存介质质量有待提高

房地产历史资料是唯一证明房产权属的资料，但受国家经济水平的不断发展和政府部门认知能力的影响，档案的保存介质质量良莠不齐，档案的抗风险能力较低，群众提供的资料在若干年后会出现资料模糊不清的情况，严重影响了房产转让环节的顺利进行。

（二）房地产权属档案的时代特征明显

由于档案收集正值我国经济发展的初始阶段，各种政策处于起步阶段，大家都是摸着石头过河。不同的历史时期，归集的档案明细存在很大的差别，当档案从原始资料过渡到电子数据时，因数据导入时没有规范的书写规则，导致在新的资料证明表上信息显示不全面、不精准。如某些信息明显与房产证反映的信息不一致，本为自建房，证明表上房屋取得方式为购买；或者房屋取得方式直接为空；或者本为商住区分的房产，附注上没注明等。

（三）房地产档案归集不齐全，留存资料与实际状态不全部吻合档案的归集工作没有渗透到产权登记和相关工作的各个环节，导致档案难以收集齐全。如土地用途为商住或住宅的均表述为“城镇住宅用地”，房屋用途为商住或住宅的均表述为“住宅”，容易误导二手房交易时纳税人及税务人员对适用税率的判断。

（四）归档时间较长

随着房价的活跃变动，导致房产的流转速度加速，群众往往刚取得产权证就马上转让，但往往等1个月都无法打印业主的房产档案基本信息。

（五）数据格式或数据坐标不符合要求

相关部门提供入库数据坐标为WGS84坐標或者数据格式为Dwg格式，不符合规范要求，难以直接转换入库。

二、档案保管存在的风险

（一）房地产档案受时代发展的制约和工作要求的影响，储存的安全性和效果普遍不足。

虽然在保存过程中设立如档案架、档案柜、档案室等措施，并由专人管理，但在防火和抗震方面则显得非常薄弱，一旦遇到天灾人祸，档案保存的完整性就令人非常担忧。

（二）房地产档案信息化给管理部门提供了可靠的保证，大大节省了人力和物力，但计算机信息系统通过网络连通后，自身存在的漏洞风险就会大幅度提升。

不法分子往往通过窃取信息、发布病毒等手段来破坏相关系统的储存数据，设备的安全性给信息安全和完整性带来威胁。

（三）能否留住复合型人才是房地产档案信息化的难点。

日常的档案收集、录入、管理、调用、分析及维护工作需要素质较好的人才，如果工作人员因为自身水平导致操作错误，进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性，将导致不可弥补的损失。因此，在档案信息化的建设过程中，需要精通业务的复合型人才，才能使房地产档案部门真正开展档案信息化建设。

三、房地产档案数字信息化管理方法

（一）推进新技术应用，提升权属档案安全性

档案馆主要归集档案类型有土地房产产权档案、房地产抵押（注销）、查封（解封）、预告（注销）、预告抵押（注销）、招标拍卖档案、权属确认档案、照片、文书等。在如此大量的原始资料面前，实现档案信息数字化是档案管理信息化建设的基础和前提。目前，档案管理系统所有档案数据都存放于同一数据库中，随着档案数量的不断增长，如何保证信息的安全成了重中之重的工作。因此，必须保证畅通的网络、稳定的系统、定期更新防火墙，存储设备需要不断的拷贝和更新，尽量降低面临着客观侵害行为和主观漏洞的风险。公开选拔优秀的计算机技术人员，开发有核心技术的档案应用系统，最大限度地做好外部网络病毒的防范，保护档案资料安全。设立两套信息档案数据库并分开保存，一套为生产系统，另一套为备份系统，每天对两套系统进行数据的完整备份，大力推进“二维码”技术应用到日常的档案管理中，提升数据的安全性。

（二）完善数据共享流程

数据共享是信息系统建设过程中面临的棘手问题，这个问题解决得不好，就会造成互相孤立、无法形成有效的信息流、无法产生预期的收益甚至导致重复投资，造成社会资源的巨大浪费。

（三）整合功能、统一接口

调整系统目前的子系统设计，将数据生产与数据消费分离开来，提供明确和安全的功能接口，消除系统安全隐患，实现系统的可扩展设计。所有数据资源集中管理、集中维护、分开使用，通过相关特征进行关联和体现，实现数据间的动态互访。

（四）完善本地查询模块

开通网上自助查询，使群众在通过系统允许后查询部分档案资料，同时开通档案查询打印功能。对因管理权限设置需由工作人员查询的，可下放到各镇区的自然资源分局按权限办理。通过开放的系统，有助于工作人员发现系统存在的问题，及时纠正和完善，不断提升档案管理系统的稳定性和实用性。尽量减少人工出具证明的过程，防止工作人员因失误而出错了证明导致各类情况出现。

（五）完善权属档案搜索功能

由于房地产交易频率日益加大，导致档案的流转材料更新加快，为保证档案交易信息与产权现状资料的同步变动，需建立高效的房地产档案信息检索系统，提高搜索效率。另外，由于各级法院、自然资源局、税务局等部门的业务要求差异，对档案信息需求也不相同。因此，必须提升系统的检索功能，将房地产权属关键要素作为搜索点，编制各种检索工具，实现高速检索，直接查詢电子信息以及打印扫描图像。

（六）完善档案数据运用系统

房地产权属档案信息不仅为群众服务，而且也需为政府部门决策提供科学的依据。因此，需建立房地产档案数据运用系统，以便管理人员能够从多角度对各地的房产交易数据进行收集整理和分析，从而对房地产市场的现状和发展趋势作出准确的判断，为政府及时运用相关调控手段，落实中央的房屋政策，达到科学决策、规避风险的目的。

四、提升档案现代化管理的措施

（一）加强组织领导，全力保障档案信息化建设的顺利开展

明确分管领导，加强对日常档案管理工作的领导，为推进信息化建设创造条件。

（二）加强工作人员素质选用，提升档案业务水平

制定档案风险评估机制，对房地产权属资料保存的各类情况做好风险评估，针对不同风险制定不同的防范措施。其次提高管理人员业务能力，房地产档案是城市房地产管理的综合反映。因此，必须聘用管理专业和网络维护专业人才，打造一支优秀的档案管理队伍。加大工作人员日常业务知识水平的学习，其中包含计算机运用操作知识的提高，以适应现代社会不断提升的需求。

（三）优化管理制度

档案数字化问题及对策 篇7

关键词：历史档案,数字化,问题,对策

历史档案是指1949年中华人民共和国成立以前保存在各档案机构和个人手里的各种载体的档案资料、图片资料和档案实物。历史档案因其原生性的本质属性,真实地记载了人类社会发展各个方面的历史,真实记录了我国几千年的历史记忆,为寻找历史线索、还原历史真相、开展科学研究提供了大量、重要的科学依据与凭证。

历史档案数字化是指将以文字符号(含图形)方式记录的纸质载体历史档案与历史档案实物,以数字代码记录的信息输入计算机,从而实现历史档案整理手段与利用服务的现代化。我国历史档案数字化工作起步于20世纪80年代,在90年代以后迅速发展,2004年国家档案局颁布实施《全国档案信息化建设实施纲要》后,历史档案的数字化建设工作得到有力支持。

一、当前我国历史档案数字化过程中的问题

1.数字化技术不够成熟。目前,历史档案数字化技术主要有三种:(1)手工转录技术,形成全文本式。这种技术的缺点在于人工键盘输入计算机的过程中需耗费较多的资金、人力和时间,如果伴以校点、校注等整理方式,则输入成本变得很大;另外,不可避免地会存在输入错误,校对失误,以及整理过程中因对古文字的字体字形辨别失误而带来“失真”。所以,通过手工转录方式而进行数字化,对档案工作者的素质要求很高,不仅需具备基本档案专业素养、计算机操作能力,还须具备历史学、文献学的相关知识。(2)数字扫描与OCR识别技术,形成全图形式。即通过扫描仪、数据化仪、数码相机等工具,将历史档案原本经数字化后以图形方式保存到数据库中。这种方式的优点是省时省力,速度快,保存了档案的原版风貌,既使历史档案的文献价值得以保存,又使文物价值损失较少。配以使用OCR技术,以图形方式保存的古书籍,均可转换成文本方式,则可实现全文检索、字频统计等功能。但是,这种技术存在的缺点在于扫描件会出现字迹模糊、图像质量不稳定、扫描仪自身难以纠正的硬件差错等,在后期系统挂接中会出现不可避免的人工误差等问题。(3)手工转录与数字扫描双技术结合,形成文本带图像式。这种方式综合了前两种技术的优点与缺点,但不可否认的是,这两种技术的综合使用,符合历史档案数字化保真原则。目前,采用这一技术方式数字化历史档案的代表作,主要有文渊阁《四库全书》全文电子版、《四部丛刊》全文电子版等。

2.文件著录难度系数高。历史档案中的历史文书在语言、文字、形制体式方面与现代文书有很大的区别,尤其是清代文书与民国文书,文书不仅无标点符号,而且除了条陈之类和录供外,文件均不划分段落,还有各种形式的抬头格式。档案工作者在对历史档案的文献信息进行著录时,为使其适用于计算机的检索,最先需要解决的问题是如何标点、分段,然后是基于对全文的理解拟定文件标题(不是简单地抄录原标题)。(1)标点。古人作文不加标点符号,如《资治通鉴》卷10汉高帝三年:韩信曰善从其策发使使燕燕从风而靡遣使报汉且请以张耳王赵汉王许之。这几句没有标点的文字,古文水平较低的人读起来就比较困难。若加上断句符号,成为:韩信曰。善。从其策。发使使燕。燕从风而靡。遣使报汉。且请以张耳王赵。汉王许之。这样文句停顿出来了,意思也就大致显示出来了。(2)标题。标题拟定一直是档案数字化著录的重点与难点,尤其是对于历史档案的文献著录。标题一般由发文者、事由、受文者以及文种四要素构成,以便全面揭示文件内容。以发文者为例可见历史档案标题的著录之难,如一份清代文书原文作者标的是“兵部侍郎·兼都察院右副都御史·巡抚湖北武昌等处地方·提督军务·加三级·记录一次臣惠龄”,著录者需对清代的官制有所了解,提炼出准确的文书作者身份“:湖北巡抚惠龄。”[1]

3.数字化标准制定步伐缓慢。标准是历史档案数字化工作的底线,标准化的实施对于促进历史档案数字化进程有着极其重要的作用。目前,与历史档案密切相关的国家技术标准共13个,其中有关明清档案的行业标准4个,有关民国档案的行业标准4个,有关革命历史档案的行业标准5个。时间距离现在最近的一份标准是2005年制定(《明清档案目录中心数据采集标准———明清档案机读目录数据交换格式》(DA/T33-2005)),在将近10年的时间里,历史档案数字化相关的标准没有更新,且最重要的全文数字化标准没有出台,与现阶段历史档案全文检索、信息资源开发与利用工作脱节。

二、历史档案数字化问题的对策

1. 准确著录历史档案的文献信息———借鉴历史文献学的研究方法。历史档案的数字化不应只停留在对其原有目录的数字化,为满足广大用户的需求,档案部门应将力量转移到全文数字化与潜在信息挖掘工作上来。历史档案作为档案学的研究对象之一,常常是编辑历史文献的重要史料,历史档案与历史文献就一些具体问题又能互相佐证和补充[2]。因此,档案工作者可以借鉴历史文献学的研究方法对历史档案数字化工作进行优化。(1)借鉴目录学的研究方法。目录学之名,始于清王鸣盛《十七史商榷》。姚名达为之定义为“:目录学者,将群书部次甲乙,条别异同,推阐大义,疏通伦类,将以辨章学术,考镜源流,欲人即类求书,因书究学之专门学术也。”[3]姚的定义局限于图书目录,不适应现代目录之学,放在信息时代背景之下,我们认为:目录学史以一切文献为对象,研究文献分类,并总结其经验,编纂各类文献目录,阐释目录发展的历史和功用,探索管理目录最佳途径的专门之学。直言之,目录工作是编目实践,目录学是编目工作的理论升华。对于浩瀚的历史档案而言,可以借鉴目录学的方法对按来源分类的全宗级、案卷级、文件级目录编制解题,以说明各个全宗的整体状况[2]。(2)借鉴校勘学的研究方法。校勘,亦称校雠,或雠校,是广聚众本,并以善本或古书为底本,校正、勘误字句错误的方法[4]。按照现代国学大师陈垣总结的校法四例,校勘常用的方法是对校法、本校法、他校法与理校法四种,以实现存真、校异、订讹的目的。尤其是手写的历史文书,在写、刻过程中,一笔画的增减,一个字的有无,都影响到档案内容的真实,甚至牵涉到古代制度的认识、说明和处理。因此,档案工作人员应借鉴校勘学的方法,对历史档案进行数字化过程中,对其出现的“讹”“、脱”“、衍”“、倒”的错误,进行校勘,需注意的是,在数字环境中进行人工纠错应以附加、夹注的形式进行更正,以尊重历史档案的原貌。(3)借鉴辑佚学的研究方法。辑是指搜集、编辑,佚是指散佚。辑佚就是将已经亡佚,但仍然有散存于其他典籍中的古书零星片断资料搜集起来,重新加以编排,以求最大限度地恢复原貌的工作。本无其书,而关于某人、某事的材料散见于同时之人所著其他书籍中,后人将其收聚整理,编辑为新的一书,也属辑佚。此外,补遗是辑佚范围的扩大,也属辑佚学的范畴。历史档案的用户主要集中在一批科研学者中,他们对历史档案的需求不仅仅满足于一次文献信息,更关注的是二次文献以及其他大量辅助性的信息。

2.恰当选择技术参数与图片格式。扫描或数码相机拍摄是历史档案数字化技术环节中的一个关键步骤,技术参数与文件格式的选择,决定着扫描或拍摄的质量,不仅关系到字符识别软件的识别度,也关系到存储空间的存储能力。因此,在形成图形式文件时,应根据原件的本身条件、软硬件设施配置、用户利用需求、存储空间大小等实际情况设置技术参数。经过不同的实验,以A4幅面为例,我们为纸质历史档案数字化扫描的参数设置提出以下建议:(1)文字较少,无底色的文字型文件:150dpi,黑白二值色彩模式,以TIFF格式存储,生成18.1KB大小的文件;(2)文字偏小(五号字以下)、密集或手写无底色的文字型文件:200dpi,黑白二值色彩模式,以TIFF格式存储,生成109KB大小的文件;(3)文字较大(五号字以上),有底色的文字型文件:150dpi,24位真彩色彩模式,以JPEG格式存储,生成153KB大小的文件;(4)一般情况下有底色的文件:200dpi,24位真彩色彩模式,以JPEG格式存储,生成436KB大小的文件;(5)文字偏小、密集或手写的有色文件:300dpi,24位真彩色彩模式,以JPEG格式存储,生成475KB大小的文件。建议扫描或拍摄时,分情况设定技术参数与文件格式,如遇到字迹模糊或者表面有损毁的历史档案,应适当增大分辨率,以便方便利用。既可以保证图像的清晰度,又可以使存储空间得到充分的利用。

档案数字化问题及对策 篇8

关键词：企业档案；数字化管理；问题；对策

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）24-0161-02

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，档案数字化有着检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等优点，所以，档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求.也是档案工作者的必然方向。但在当前档案数字化过程中，还存在一些亟待解决的问题，需要研究相应的对策。

1 档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先 进性

1.1 提高企业的经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

1.2 是档案管理的客观需要也提高了办公效率

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置和科学管理，为社会提供高效、优质的服务。电子档案的出现给档案部门提出了一个待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。如我公司各门类档案条目都录入在协同办公系统的档案管理系统里，数字化率达到60%，公司员工所需资料都可以在档案系统查询，使“死档案”变成“活信息”，使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。

1.3 能有效地保护档案原件

安全问题是档案工作的生命线，关系到档案事业健康、快速发展，将纸质档案转变为数字化电子档案后，能代替原件使用，保护档案原件，使数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存，能恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。這样档案的使用更加安全，使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

2 档案数字化工作当前存在的问题

2.1 对档案数字化工作重要性认识不足

档案数字化是档案工作中的一项新内容，是一项基础性的管理服务工作，从企业领导到员工对档案数字化工作不了解，对档案数字化利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，有关部门参与意识薄弱，在档案收集、利用等方面未能给与档案部门应有的理解和支持，这样就直接导致电子档案提交不完整，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。

2.2 档案数字化硬件不足，软件开发滞后

就硬件而言，档案数字化主要需要 三类设备：一类是信息采集设备，一类信息存储设备，三类是信息利用设备。而公司档案室有的只有少数价值不高的简易设备如计算机、打印机、复印机等，这样很难满足档案数字化的需要。

电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为实现管理需要，电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速的更新。但由于各种专业各自开发、购置软件，一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统衔接，就不能顺利利用计算机完成信息搜集、信息管理、信息利用等工作，档案信息资源就不能共享。如公司的财务系统、招投标系统、物质采购系统等，这在一定程度上制约了档案数字化的进程。

2.3 档案数字化工作存在着安全问题

在数字化建设中存在着保护意识淡薄、技术系统不可靠、管理不完善等安全问题，如档案数字化外包加工最容易发生安全问题，容易被加工人员复制、拷贝、拍照等；网络环境中电子文件也存在着安全问题，电子数据是比较脆弱的，可以被人为破坏、篡改、删除等。所以，在档案数字化建设中要加强档案人力资源建设、提高档案安全技术水平、完善法律法规建设、加强档案安全管理。

2.4 档案数字化人员素质不高

实现档案数字化，首先要有档案管理人员素质的现代化，要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，专兼职档案人员缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案数字化了。

3 解决档案数字化问题的基本措施

档案数字化的重要性和紧迫性日益突出，有的放矢，对症下药地解决档案数字化工作的突出问题，成为我们当前和今后一定时期内档案工作的重要任务。

3.1 加强领导，提高对企业档案数字化工作重要性的认识

首先，领导的重视是做好档案管理的前提。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视才能使这一项工作长期顺利开展，要将档案数字化工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。其次，要进行档案数字化工作，必须全面提高企业员工的思想认识，要加强学习宣传，提高对档案数字化重要性、必要性和紧迫性的认识。所以，要加快传统档案数字化加工步伐，积极开展电子档案计算机检索和提供利用，进一步提高档案工作管理水平，为各项工作提供高效率的全面服务。

3.2 加大档案数字化硬件投入力度

档案数字化首先是档案硬件现代化。目前，在全球范围的高新技术飞速发展，电子通迅设备日新月异，档案数字化离不开高技术来支撑。为此，在信息搜集环节，要本着“ 硬件求实”原则，图片采集、音像采集设备，如照像机、录像机、扫描仪等；在信息储藏环节，购置必备的磁带、磁盘、光盘、及相配套的磁盘阵列和光盘库的标准建设；在信息利用环节，购置必备的计算机、打印机、复印机，并建立因特网等，注意更新换代，从而确保档案数字化不因硬件出現梗阻。

3.3 加强档案数据库建设

首先是输入文件级目录，把档案室的文件级目录输入数据库，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。其次是采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。其三是将电子文件和纸质文件的并举，实行双轨制归档。公司从2011年档案数字化率列入省公司协同办公考核指标以来一直加强对档案室纸质档案的数字化录入工作。

目前公司档案室文件级目录已全部录完，有62883条目录，电子原文由40143条目录，档案数字化率达到63.83%，为公司档案网上查阅利用打下了坚实的基础。

3.4 加强管理，确保安全

在档案数字化工作时，既要保证档案信息实体不丢失、不损坏，又要保证档案信息内容不失密、不泄密，必须从多方面、多角度考虑数字化档案信息的安全问题，加强安全意识。

首先，要建立健全档案数字化工作的相关制度，按规定确保档案数字的成果在交接、加工、保管、存储和利用等工作流程中的安全保密，严防档案丢失、档案泄密事件的发生。在进行档案数字化加工时，档案数字化工作的场所、流程、系统与设备等的管理应严格按照《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》的要求执行，严禁用于档案数字化工作的计算机、扫描仪、移动存储介质等信息设备与任何网络互联，严格遵守用户方相关的保护保密制度，未经批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所，确保档案绝对安全。

其次，加强对电子档案的设防。电力企业已建立统一的企业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。因此对网络环境下电子档案信息安全设置防问控制、加密签署、设置防火墙、漏洞扫描技术及计算机反毒技术等安全防护措施。

3.5 加强人才培训和引进，提高档案管理人员综合素质

档案工作是一项专业性很强的企业基础工作，又是一项管理服务性工作。档案管理人员素质直接影响管理水平，企业档案室信息化水平建设，需要涉及到扫描与硬件知识、计算机以及存储技术等知识，需要多门学科、多方面知识的综合。

目前，我公司缺乏既有档案专业知识又具有计算机知识的复合型人才，为加快档案信息化建设，一是要积极引进信息化方面的专业人才，从事数字化加工、系统维护、数据库建设与运行等；二是加强现有档案专业人员的培训学习，通过专题讲座、培训、继续教育、进修学习等形式，提高档案管理人员的业务水平与综合素质，为档案信息化建设，进一步发挥人才在数字化建设中的重要性。

4 结 语

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。面对电力系统管理的新形势，档案管理人员一定要抓住机遇，迎接挑战，努力开拓档案工作的服务渠道，把档案的服务功能充分发挥出来，促进电力生产不断进步，使电力系统得到持续稳定的发展。

参考文献：