学校档案管理员岗位职责（通用19篇）
1、档案员在学校领导下开展工作，对学校各种档案负责。
2、努力学习掌握档案管理的知识，了解并熟悉本校的各项业务活动，以保证归档材料的可靠性、真实性。
3、严格按各项规章制度办事，确保档案工作正常开展。
4、按时做好各类档案的接收、整理、归档、入库工作，并做好防火、防盗、防潮、防鼠、防光、防尘、防高温、防虫工作，发现问题及报告并妥善处理。
5、熟悉室藏档案内容，编制简易有效的检索工具，以利于档案的查（借）阅利用。
6、调出档案必须经主管校长同意，并在借阅登记簿上登记
7、积极开展档案的利用、更好地发挥室藏档案的作用。
8、热情做好查阅档案接待工作，并如实作好记载。
一、档案管理是学校管理的重要组成部分
首先, 加强学校档案管理是传承历史的需要。历史资料需要通过档案一代代传承下去, 先进的经验需要档案做媒介一代代发展下去。学校的档案是记载学校历史的教科书, 是反映学校发展的里程碑。具体表现在以下几个方面: (1) 档案为学校各项工作起参考和依据作用。学校档案是学校过去教育教学的真实记录, 为学校领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题提供依据和参考。在实践之中人们曾经历过不少利用档案解决工作中实际问题的事例。 (2) 档案是学校教学活动和教育科研的必要条件。档案中记载了学校教育教学的有关情况、成果、经验和教训, 可以为学校改革发展提供丰富的资料, 特别是教学档案详细记录了学校及各个教师的教学情况、学校招生、毕业生情况, 学生的学习、思想等各方面的情况。充分利用有关教学档案, 对于提高学校的教育教学质量和促进学校稳定健康发展具有事半功倍的作用。 (3) 档案还可以作为对师生教育的生动素材。利用档案进行编史修志、举办各种展览, 都很有说服力和感染力。其次, 加强学校档案管理工作是服务现实的需要。档案是承上启下的桥梁, 是继往开来的纽带。服务现实是档案的一个重要功能。切实抓好档案管理工作, 可以为领导决策提供借鉴, 为学校工作提供保障。第三, 档案管理本身就是学校管理工作的重要组成部分, 加强学校档案管理工作, 可以有效地促进学校工作。
二、目前学校档案管理中存在的问题
近年来, 随着档案事业的发展, 档案工作逐步由人工管理向现代化管理发展, 计算机网络、缩微等高新技术的发展和应用为管理现代化提供了必要基础和条件。但是, 目前各学校档案现代化管理水平均比较低, 尚存在不少问题: (1) 长期以来, 由于历史原因使部分人员档案意识不强, 学校档案管理的规范化、标准化、制度化还不高, 致使学校有些部门的材料该存档的未及时收集存档, 档案的完整率、准确率和利用率不高, 档案始终处于封闭或半封闭状态。 (2) 档案的管理方式和工作手段落后, 许多学校的档案工作还停留在“一把锥子, 一把剪刀, 一根线”的水平, 管理方式以手工管理为主, 有些学校虽配备了微机, 但尚未真正实现档案管理现代化。 (3) 档案利用工作始终处于被动局面。许多档案工作人员受传统观念束缚, 满足于“守家”、“看家”而不重视档案的宣传和开发利用, 其服务方式多是坐门待客、利用者需要什么就提供什么, 多数利用者对所需的档案不了解, 因而查阅档案有一定盲目性, 而档案工作者提供利用不仅也有一定盲目性, 而且常忽视了档案信息的反馈。这反映了档案管理认识上的片面性, 也反映了档案工作人员档案意识的薄弱。
三、大力开发利用档案信息资源, 为学校各项工作服务
上述问题的存在严重制约着学校档案工作的改革和发展, 影响着档案信息资源的开发利用, 这些问题不解决, “利用工作服从服务于改革开放”就只能是一句空话, 档案工作的目标和任务就无法实现。要使利用工作不断加强, 更好的为学校各项工作服务, 必须抓好以下几个方面的工作。
1. 培养一支思想素质高、业务技术过硬的档案干部部队
档案工作人员的素质直接关系档案管理水平和利用程度, 这就要求档案工作人员必须具备勇于探索的精神、灵活的工作方法和现代化的管理技术, 以适应新形势下档案工作的需要。
2. 大力开展档案宣传工作, 尽快改变利用服务方式
加强宣传和主动服务的力度, 从接待查档的被动服务变为主动服务, 从单一服务转为多样服务。认真做好利用者情况分析, 主动了解利用者需求并及时提供服务, 同时做好利用效果反馈记录, 从而找出存在的问题, 以促进学校档案工作的发展。
3. 抓好业务建设, 这是做好档案开发利用工作的前提条件。
一是从强化档案意识入手, 增强学校领导和档案工作人员的档案意识是做好学校档案管理和利用工作的保证;二是不断丰富馆藏、优化结构、进行信息积累, 使档案业务规范化、标准化。
4. 实现档案管理的现代化。
计算机以运算速度快、精度高、存储量大、信息处理快速准确等特点而被人们广泛应用。尽管学校档案管理应用计算机起步比较晚, 但应用计算机进行档案的自动编目与检索、自动标引、自动立卷和自动统计应是当前和今后学校档案管理工作的重要内容。
总之, 学校档案的管理和利用是学校工作的重要组成部分, 要想真正把学校档案工作搞好, 就必须大力增强全校教职工的档案意识, 充分认识档案信息资源开发利用的重要性, 切实抓好档案的基础建设、提高业务水平, 积极为档案管理创造有利条件, 学校档案管理人员也应加强学习, 与时俱进, 努力提高自身素质, 做好本职工作, 使学校档案工作在学生的学习与教育中发挥其应有的作用。
摘要：学校档案是指在教育教学、党政管理、学校建设以及其他各项活动的历史记录。针对学校档案管理的特点及存在问题, 学校档案管理工作人员应努力提高业务素质, 大力开发利用信息资源, 为学校各项工作服务。
一、完善档案工作管理体制
完善档案工作管理体制，成立领导组，建立档案管理人员网络。根据国家档案工作标准，档案实行集中统一管理，建立综合档案室，完善管理体制，形成一把手总负责，分管领导具体抓，上下协调、齐抓共管、纵横制约的管理体系。配备受过档案管理培训、具有中级职称的人员作为档案管理人员，综合档案室建议归口在办公室。各处室必须配备1名兼职档案管理员，做好本处室的档案材料的收集、整理、移交等工作。在全校形成以综合档案室为中心，辐射至各处室的档案管理网络。建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度，如、、制定《档案人员工作职责》《档案室管理制度》《档案保密制度》、《档案利用制度》等工作制度。此外还要把档案工作纳入学校工作目标管理责任制的检查考核之中，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案管理的顺利开展。
学校档案管理工作是一项专业性很强的系统工程，它集专业性、技术性、科学性于一体。在信息化社会中，学校档案管理人员必须是一个综合型的人才。要保证档案管理机制正常运转，档案员必须加强业务学习，强化素质提升。档案员要学习档案专业知识理论，会编制档案管理的各类检索工具，如：文书、教学档案全引目录、案卷目录、全宗介绍、专题目录等，实现计算机检索。了解国内外档案工作及其发展情况，更新知识，提高管理水平。同时还要具有一定的书法及装裱技能。档案员的工作常与文字打交道，因此必须要有较高的文字书写能力和较强的文字系统概括能力。只有具备了一定文字修养，才能将零散的文件与各种各类材料编纂成党政管理、教学活动、教育科研等活动中需要的文件、汇编等材料，为学校各项工作服务。信息技术在档案工作中广泛应用，计算机替代了传统的手工操作。档案员必须掌握计算机相关知识，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，及时准确地提供信息，最大限度地运用信息。档案员要善于学习新知识，进行多途径、多形式的培训教育，不断更新自身的知识结构，提高自己的科学文化和专业理论水平。在干中学，在学中干，准确地把握档案事业发展面临的新形势、自身发展的新情况和所处的新环境，不断进行档案工作的探索和创新。
二、运用网络信息，使档案管理工作具成效
随着新的信息技术不断地在学校中应用，教师有可能针对学生的特性展开教育，同时每个学生也可以根据自身的意愿获取并再现知识，并向其他人发送信息。这就是教育信息化的最基本的特质。就其内涵，就是利用信息技术，实现信息资源高度共享，發掘社会智能潜能，在学校乃至社会各个领域、各个层面上促进教育的优质发展。以信息化校园为标志的教育信息化，既为培养学生创造性思维方式提供了可能，更为发现每一个学生的价值，开掘每一个人的潜能，发展每一个学生的个性，使其具备独立之思想、自由之精神提高了广阔的舞台。
档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，越来越成为学校工作的关键程序和环节。从发展的角度说，教育信息化的实质就是档案信息化。
信息化档案的预期效果表现为：校园各群体之间可以方便、快捷地相互交流。学校的各方面信息可以得到有效的利用，大大促进学校的科学管理，提高学校管理水平；学校领导可以全面及时地了解全校的各方面的信息；各部门可以便捷交流，更协调地为教学科研服务；利用互联网发掘社会智能潜力，形成社会资源与学校资源互补与整合。能更好地利用学校的多种教学设备，实现软硬件共享。可以减少学校在硬件上的开支，更好地发挥各种教学设备的效益；学校教育教学资源和图书资料信息可以得到最充分的利用。例如开放（解密）文件、各种电子图书可以直接在网上浏览，随意下载，不用归还。
三、提供有效服务，强化利用价值
做好学校档案管理工作，就是更好地为教育教学服务。换言之，就是强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。利用档案信息，为师生服务，为各级、各类查阅档案资料者服务。利用学校档案，为社会和各方面提供学生原始的学籍信息和学业证明。利用学校历年来在各种科研、教学、文体书画竞赛中所取得的实物档案材料，包括匾、奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗、照片等开展对外宣传，提高学校知名度，提高学校的社会效益和经济效益。档案人员还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。一所学校的档案管理水平，就是这所学校综合办学水平的缩影。作为学校档案管理员，要在实践中研究工作策略，不断提高档案管理水平，更好地为学校的管理、教育、教学工作服务，从不同层面实现学校档案管理创新，推动学校教育发展步伐。
四、树立先进工作理念，不断创新档案管理工作
长期以来受计划运行和行政模式等特点的，学校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或手段是手工的，这对学校所带来的影响，已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变，应成为学校档案管理改革的重点。要用化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使学校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质高效化。
档案管理员在校长办公室领导下，负责对全校文书档案的统一管理。具体职责：
1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档案机关和校长办公室领导的业务指导。
2、完整接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。
3、对各类档案进行科学分类、加工、保管，按保管期限分别存放。每年进行一次全面清点检查，发现问题及时报告主管领导，妥善
处理。
4、增强工作责任感，提高保密意识，切实履行涉密人员的保密
义务。
5、严格执行上级档案主管部门《文书档案室档案管理的制度》和《档案、资料的借阅、查阅暂行办法》，做好档案资料的保密、安全卫生、防潮、防虫和科学管理工作。
6、有计划编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便。
7、接待阅档人员要热情周到，主动提供优质高效服务。
8、对全校各产生档案部门进行档案业务指导。
9、完成有关领导交办的其它工作。
管理员岗位职责
一、根据上级要求，结合学校实际情况制定档案管理系列制度、并认真贯彻落实。
二、认真做好学校历史资料、重要文献、教育、教学、教研、科研、学籍、人事、师生荣誉情况的统计等资料收集、鉴定、整理、保管、统计和提供工作。
三、及时编写档案资料，并按归档标准接收和入库。制订档案工作计划，填报档案报表，写好档案年终总结。
四、在提供利用中做到规范登记，建立借阅统计台帐，对于破损的资料必须及时整饬好后方可入库；如出现流失资料，必须及时报告学校负责人员，并积极配合补救流失资料。并经常了解利用情况，做好信息反馈、积极为教育教学服务。
五、负责档案的保管和安全、防火、防盗、防水、防虫、防蛀，严守档案机密。每1——2月清查一次档案的保管情况，保证资料的完整，不断完善管理。
六、做好校长和办公室主任交办的其他工作。
2.负责学校档案室党政文书、人事档案的保存与使用，负责学校档案资料的安全管理。
3.对所保存的档案资料进行科学的整理和保管，严格执行档案的收集、整理、归档制度。各类资料进出档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4.档案室对档案的收集、分类、立卷、保管、利用等工作均按照广东省档案局制定的标淮执行，能通过档案局的达标验收。
5.保证室内器材常年完好，熟悉各项安全应急手段的操作规程，保证档案室的通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀工作。
6.负责进出档案室人员管理，非工作人员未经批准，不得随便入内。
7.严格管理档案室电器设备，严格控制任何火种入室内，任何人不准在档案室使用明火。
8.加强档案室防盗管理，工作人员随手关窗锁门，节日、假期要特别加强防护，确保档案室安全。
9.对学校各学部的档案工作进行监督和指导;
十二、档案管理员岗位职责
为进一步明确档案管理员的岗位职责，加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据我所的实际情况，特制定本规定。
第一条 负责全部图书、档案的收集、整理、编号、归档、保管及安全工作。
第二条 负责报纸、杂志的保管和年终的装订工作；杂志及需保留的报纸资料要按年份装订成册，登记建档，妥善保管。
第三条 对所有图书都要建档管理，每季度要盘点、整理一次，作好登记、分类、编目、排列上架工作。
第四条 建立、健全图书、档案管理的各种卡片、目录及办公平台的录入工作，做到帐、物相符，查询便捷，排放整齐，努力提高管理效率和档案资料的利用率。
第五条 建立完整的图书、档案资料管理和借阅制度，做好入库和出借的登记工作；
第六条 根据所里的档案归档计划，及时收集律师已经结案的案卷归档，努力完成司法行政部门和所里规定的档案归档率。
第七条 对于档案资料的存放和借阅要严格按照司法行政部门和事务所的有关规定办理，未经批准，不得出借档案资料。
第八条 要严守工作中知悉的档案秘密，不得随意告知他人，更不得进行任何形式的传播和扩散。
第九条 对有污迹、被损坏的图书、档案资料，要注意及时发现，认真做好修补、保护工作，并要查明原因报所主任处理。
第十条 保持室内清洁，经常开窗通风，防止霉蛀，严禁在库房内吸烟及燃火，保证图书及档案的存放安全。
第十一条 每日下班前要进行安全检查，确定无安全隐患后方可离开。
第十二条 非因工作需要，档案室内谢绝任何人员来访，以免档案资料泄密、丢失或发生其它意外。
第十三条 努力学习图书、档案管理业务知识，不断提高业务水平。
一、档案管理的内容及特点
档案是在社会活动中形成的, 保存文字、图像等各种形式的原始记录。档案管理主要包括对档案资源的管理和对档案中所包含的信息的管理, 并对档案中包含的信息内容进行加工和存贮, 形成二次文献, 以利于档案信息的开发利用。
1. 档案管理有如下特点
档案资源积累过程的缓慢性。档案是随着人们的实践活动逐步积累起来的, 档案不能随意复制, 尤其是历史档案, 因此, 档案比一般的图书资料更珍贵, 在其保管和利用过程中要重点保护, 以提高它的利用率。
档案管理过程的阶段性。档案管理过程包括档案室管理和档案馆管理, 这两种档案所起作用不同, 服务对象不同。在档案室阶段, 档案具有凭证价值, 为本单位日常工作经常查考;在档案馆阶段, 档案具有历史价值和科学文化价值, 进入永久保存时期。这个阶段要有意
2. 识地开发档案信息资源
档案管理活动对档案形成者的依附性。档案反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果, 档案历来为形成者所有与控制。档案对形成者的依附性, 使得档案在某种程度上限制了活动的范围。
档案管理工作对社会的相对封闭性。档案可能涉及到国家的政治、军事、经济与技术机密档案, 它直接关系到形成者利益相关。所以, 档案对外有相当一段时间的封闭期, 档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾, 并由此推动档案管理工作不断向前发展。
档案管理的基本要求主要包括完整性要求、安全性要求、科学性要求、规范性要求、经济性要求、现代化要求。
二、我国学校档案管理工作的现状
十几年来, 学校档案工作突飞猛进, 在教学、科研、党政管理及学校其他各项工作中, 发挥了重要的作用:绝大部分学校建立起档案馆或综合档案室, 并普遍建立档案工作者网络系统, 普遍成立了档案工作领导小组, 一般都有兼职档案人员, 建立起强有力的领导体制和管理队伍;建立、健全档案工作制度, 档案逐渐步入规范化。档案工作制度适应快速多变的发展, 各学校给予高度重视, 明确了档案工作者的岗位责任。绝大部分学校做到集中领导, 统一管理;加强了档案基础设施建设, 适应档案现代化管理需求。各学校普遍增加了对档案经费的投入, 有的学校还开设了档案阅览室、微机室、复印室等, 使档案开发利用达到百分之百。有的达标单位积极利用升级的有利时机, 为档案的现代管理提供了设施保障;档案利用服务工作有所发展。档案信息服务已广泛开展。一些高校积极探索有效途径, 大力开展编研活动, 在一定程度上将档案利用工作推向深入。
不可否认, 我国学校档案工作近年来的发展速度以及社会效益和经济效益功不可没。但同时也存在一些问题:如领导不重视, 学校档案意识差;档案工作者落后的思想意识;档案人员整体素质低下, 队伍建设缺乏科学性和稳定性;档案工作基础设施陈旧, 技术手段落后;档案信息开发利用工作相对落后;档案宣传力度、开放力度不够等等, 它表明我们应急需加强学校档案部门管理工作。
三、加强学校档案管理的主要对策
学校档案工作也要顺应时代的发展变化, 迎接知识经济的挑战, 适时进行变革, 制订有效对策, 以适应社会发展。
首先要更新观念, 树立新的档案管理意识。要加强学校档案管理工作地位的认识, 学校作为文化知识汇集地, 在知识经济时代必将发挥出重大作用;要树立先进的档案管理发展观念, 必须对传统的档案管理模式进行改革, 要充分发挥学校档案信息资源优势, 发挥档案工作者的潜能, 以自身的努力增强档案发展能力;深化开放意识, 为档案利用者创;造一个良好环境, 使档案部门真正成为一个为学校的档案信息中心;引入竞争机制, 增强竞争意识, 大力开发档案信息资源, 积极投入到当代社会信息革命的大潮中, 以提供及时、准确的档案信息;树立时效意识, 有的放矢地提供优质的信息服务;增强科研意识, 善于利用学校的优势, 推动自己的工作水平不断提高;树立资源共享意识。提倡和鼓励档案系统内外部之间的相互信息交流与合作, 最大地发挥出档案及设备的作用。
其次, 要推进学校档案管理的现代化。加快计算机技术在学校档案管理工作中应用的步伐。加快学校档案信息网络建设, 进一步加强学校档案标准化建设, 大力开发档案信息资源, 推进学校的档案管理工作向现代化迈进。
最后, 要培养适应知识经济要求的学校档案队伍。没有高素质的人才, 就不会有出色的机构, 它是学校档案管理的核心所在。要增强学校的档案人才意识, 建立并完善学校档案人才培养的竞争激励机制, 提高学校档案工作者的素质。
总之, 档案管理事业对科技的发展和社会的进步有重大影响, 、加强学校档案管理, 对学校档案发展具有重要的战略意义。
参考文献
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2014）08A-
0056-01
当前，有的学校对学校档案管理工作不够重视，甚至不知道如何进行管理。具体表现为：第一，管理意识淡薄。有的学校上至学校领导下至一线教师，均存在“重教学、轻档案”的观念，认为档案管理可有可无，没有意识到档案管理在学校发展中的重要性和必要性。第二，档案材料收集不够全面。有的学校对档案资料的搜集和整理不够重视，没有对学校开展的各项工作及时进行记录和总结，有的学校即使做了记录和总结，也没有将原始资料进行妥善保存和归档。第三，档案管理不够规范。有的学校没有专门的人员负责档案管理工作；有的学校虽然有档案管理人员，但是由学科教师兼职；有的学校则没有设置档案柜或档案室。
学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源。它既汇集了学校教育教学经验成果和现有的工作成果，又能够促使学校在今后的工作中做到扬长避短。此外，学校档案记录了学校优良的传统和历年来优秀教职员工的先进事迹，从而汇集成为一种学校精神。因此，学校要重视档案管理工作，密切关注学校发展的走向，使学校的档案管理工作朝着现代化的方向发展。
一、制订计划，确保落实
学校档案管理工作包括行政管理、教职工管理、学生管理、教育教学管理、安全管理、校园文化建设管理、财务及资产管理等方面的文字材料和声像载体。学校应当将档案管理列入学校工作计划及学校管理工作当中。以笔者所在的学校为例，学校安排了一个分管档案管理工作的领导和兼职档案管理员。分管档案管理领导要做好一年的工作计划，年终时做好工作总结，同时将学校规范管理任务分配给各个行政领导，由他们负责安排各项工作。
二、健全制度，实行规范管理
没有完整严格的规章制度，难以保证学校档案管理工作顺利开展。因此，笔者所在的学校在实施档案管理过程中，首先制定了明确的档案管理目标，建立了一整套适用于学校档案管理工作的规章制度。比如，分管领导要制定《学校档案管理实施细则》《档案人员工作职责》《档案室管理制度》等，这些制度需要通过学校开会讨论才能确立。档案管理工作要求做到统一标准，分类科学，编目清楚，从而使学校的档案管理逐步走向制度化、规范化。
三、加强领导意识，开展培训
档案管理是一项系统的、繁琐的工作。要完善档案管理工作，学校必须强化领导意识。有的学校档案管理工作意识不强，教师收集档案资料意识淡薄，对此，笔者所在的学校探索出了相应的措施。做法是：对档案管理工作人员和全校教师进行档案收集、资料归档的培训，加强教师的档案管理意识，提高教师的档案管理工作能力。经过学习和培训，学校开展的每一项活动都有专门的教师做好活动方案，写好活动总结，还有专门人员安排负责拍照。比如，每周开展的班队活动，班主任或中队辅导员必须做好活动记录。此外，学校的政治学习记录、教师会议记录、安全工作记录、行政值周工作记录均由值周老师负责完成，而学校开展的教研活动则由各学科组长负责做好记录。到学期末，各个行政领导将学校工作的相关资料上交档案管理处，由档案管理人员分类归档入库。现在，学校的档案管理工作已经形成了常态化。
四、实现档案管理的现代化
随着社会和时代的发展，学校档案管理工作面临着诸多有待解决的问题。比如，学校档案管理工作内容越来越丰富，档案种类越来越多，对档案的保管和利用要求越来越严格。因此，学校必须实现档案管理工作的现代化，促进档案管理工作的开展。比如，学校可以设置一间档案室，同时配备档案管理员及计算机，实现档案管理的数字化、信息化。负责档案管理工作的管理员要不断学习新技术、新方法，善于利用现代科技手段做好学校档案管理工作，使自己成为综合性管理人才，进而做好学校档案管理工作。
总之，建立健全学校档案管理工作制度，实施规范化和现代化的档案管理，有利于查找和使用学校资源，有利于学校进行科学管理，从而提高教育教学质量。
2、审核供应商的预工程、保安、保洁、客服、绿化等各项工作计划，及时掌握各项工作的进度;
3、检查落实各项工作的开展情况，及时纠正不合格现象，控制日常工作质量;
4、配合行政部门、IT部门、EA部门、租赁部门、项目部，负责所属区域的物业管理对接，装修改造、搬家协助、设施设备管理沟通工作等;
5、负责支持协助10000平米以下的装修及改造工作;
6、对所属区域范围的空间使用进行管理;
7、监督供应商的工作，并对供应商的服务进行绩效考核，对供应商的费用进行复核;
8、对大物业项目各类运营数据进行有效的管理及分析;
9、对用户各类需求提供迅速的响应及解决;
10、跟所服务范围内的用户有良好的沟通;
11、负责起草部门的OA、请款、会议纪要等文案类工作及物业档案管理工作;
二、负责制定全校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
三、从本校实际情况出发，提出年度、学期档案工作意见，并注意对档案工作中存在的问题提出具体改进措施。
四、负责做好业务协调工作，及时组织、贯彻上级和领导布置的各项任务，经常向主管领导和上级业务部门汇报请示。
五、做好档案法和档案工作的宣传，指导兼职档案人员开展工作。
【关键词】高中 档案管理 素质 发展
学校档案直接记录和反映着学校的情况，保存了各种学校文件材料，所包含的档案内容不仅有学校和教师在从事教育、教学管理的过程中总结得出的具有保存价值的实际经验记录，还包含着每一位学生的个人信息、学习情况以及德育工作等各方面内容，这些档案内容对学校、教师及学生来说都至关重要，同时也是研究改进、提高教育事业不可多得的宝贵史料和学校管理工作中不可缺少的重要环节。
一、学校档案管理工作的现状
现代社会不断快速发展，学校的档案管理也得到了不断发展和变化，这是学校档案管理所面临的主要客观环境。目前部分学校对于档案管理的重要程度缺乏认知了解，档案意识不够强，只在乎教学科研工作，而不重视档案管理工作，认为档案管理工作与学校其他的工作之间没有必然联系，仍将建立档案当做一个过程形式，仅仅以存根当做最终目的，很少翻阅、检查和研究，导致档案内容流失，严重存在着档案资料不全的现象，使之无法挥发出其自身所存在的可利用价值，导致档案管理工作既浪费了大量的人力和物力又得不到任何的效用。
二、学校档案管理工作中存在的问题
1.管理手段落后，人员水平较低。档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为了学校工作的重要环节。在学校的档案管理过程中，管理的工作量普遍较大，一些数据及信息资料都异常复杂。学校档案管理人员的文化水平虽比普通单位的管理人员水平偏高一些，但真正科班出身、从事档案管理工作的专职档案人员却很少，大部分都没有受过全面的档案管理专业培训，对于档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效利用的意识，操作上也都是传统的、低效率的方式，极少运用计算机等现代化技术进行管理。
2.硬件设备不全，档案内容流失。学校的有限资金大多都投入到了教学工作中，对档案管理工作的硬件设备投入少之又少，档案管理工作必备的条件难以落实，部分学校就档案管理工作必备的工具都无法购置齐全，档案错归乱放、随意归档，严重的甚至造成档案材料发生霉变或者虫蛀，严重影响档案的完整度，造成内容缺失。
三、如何做好档案管理工作
档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学的重要基础和必要条件，以下就三个方面简单呈析如何做好档案管理工作。
1.健全机构，加强重视。学校要成立以最高负责人为组长、各级教研同志共同参与的档案工作小组，建立健全档案室，认真研究和解决档案管理工作中所涉及的设备等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立网络信息化档案管理，使档案管理工作与学校其他各项工作同步发展。学校要结合学校实际情况，组织校工作人员学习与宣传做好档案管理工作对学校的重要性，使大家增强档案意识，形成人人重视档案管理工作，自觉维护学校档案管理工作的氛围。
2.改善条件，分类管理。大多数学校都在应用多媒体技术实现教学工作的现代化，而档案管理工作的条件却很落后。学校档案大部分都是纸质资料，保存起来具有一定的困难，这就要求学校改善档案管理条件、改进档案管理设备、加快档案管理技术的现代化步伐，配备档案现代化所需的计算机、扫描仪等高科设备。
除了改善档案管理条件外，分类管理在档案管理工作中也有着不可替代的重要性。学校档案以学生和教师为主要单位，数量庞大且类别纷繁，为了便于后期的管理、查找及使用，档案管理工作人员可根据不同的对象、内容对档案进行分类管理：人事档案。以个人为单位，记录学校人员的工作历史、道德品质、工作业绩等内容；文史资料档案。以详实的文字和图片形式，记录学校的创建及发展轨迹；学生档案。这是学校档案里最重要的部分，真实的记录着每位学生在校期间的学习生活，是学生最真实的履历记录，也是学生日后工作供各工作单位组织、选拔、任用的重要依据。
3.培养能力，强化素质。学校档案管理人员作为档案管理工作中的核心重点，必须跟上时代的要求和学校发展的需要，要不断加强业务能力培养，拓宽知识面，努力提升自己本身的素质修养，以便加速档案科技进步，推动档案事业发展。
具备专业的管理知识。一个合格的档案管理人员不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作的能力；具备一定的语言基础及写作能力。作为一名管理人员，相关的文字编辑是主要的工作内容，因此管理人员要具备一定的内容编写能力；具备较高的政治素养。档案管理人员管理着各种各样的档案，其中包括学校的科研活动资料、教学的计划以及内容、人事变动等重要记录，这就要求档案管理人员必须树立正确的人生观，坚定政治立场，关心学校发展，竭尽全力确保档案内容安全；具备严谨的工作作风。档案管理工作集政治性、科学性为一体，同时还有较强的服务性，同时还是一项复杂繁琐的工作，保持严谨的工作作风是做好这份工作的基本条件，一旦因为不小心造成档案遗失，将会给学生甚至学校带来不可估量的损失。
档案的利用率在实际工作当中利用得越高，其所发挥出来的作用就会越大，人们对于档案的认知和重视程度也会进一步加强。随着现代化技术在档案管理工作领域的广泛应用，档案管理工作的技术含量在不断增加，档案管理人员的工作水平也在不断提高，管理手段不断改进，开发利用不断创新，不断为学校的教学和科研工作提供优质服务，学校的档案管理工作一定会展开新的局面。
【参考文献】
[1]邓绍兴，陈智为. 档案管理学概论[M]. 北京：中国人大学出版社，2002.
一、学校档案管理的创新
(一) 管理理念上的创新。子曰:“工欲善其事, 必先利其器。”讲的是工匠要想使他的工作做好, 就一定要先让工具锋利起来, 也就是说要想做好一件事, 准备工作是非常重要的。而在对学校档案管理进行创新之前, 首先要对其理论进行创新, 摒弃传统观念带给的思想上的局限性, 培养先进的思想意识以及创新理念。比如学校档案管理不应该只停留在利用文字、图表对个人及团队进行概括, 适当地要将多媒体影像资料纳入档案管理范围, 可以提高档案的全面性, 提升档案管理的创新意识。
(二) 管理模式上的创新。档案管理的创新在很大程度上是档案管理模式和方式的创新。在档案管理的工作中, 首先应提高档案管理的工作地位, 特设专门的档案管理部门, 并制定相关的政策以及工作原则等分发给学校各部门, 这样可以让档案管理部门自行解决内部工作事宜, 避免档案管理工作由其他部门的员工代劳所造成的档案更新、管理不到位等现象出现, 提升各部门的工作效率, 也更加民主平等。
由于档案管理系统根据档案性质而决定其操作, 在实现档案管理的数字化后, 可以结合学校自身的档案特点, 建立相应的档案管理平台, 便于档案的管理, 并能通过网络与师生及时分享。
(三) 管理方法上的创新。现在所提到的方法的创新, 主要是指传统的学校档案管理工作是以人力手抄为主, 然而在信息技术飞速发展的今天, 信息技术已经走进了人民的生活并对人们的生活产生了质的改变, 显然传统的人工手抄的工作方式已跟不上社会发展的步伐。所以, 利用现代信息手段, 计算机网络技术, 积极改革高效档案管理的方法, 实现信息储存、信息传输、信息分享等多个方面的创新, 可以有效提高档案管理工作的效率, 同时, 还可以增加档案的安全性。
(四) 管理方式上的创新。做事成功与否在很大程度上取决于对这件事的管理方式, 其中因事物性质的不同而改变管理方式是事情成败的关键因素。比如曾经倡导的威严管理, 认为领导者和决策者要在群体中树立绝对的威严, 因为只有绝对的威严才能保证有足够的执行力, 才能确保每一个环节都能按时、高质量地完成。但随着社会的发展, 人人平等且职业没有高低贵贱之分, 人们在工作中普遍渴望能够受到他人尊敬, 如果此时实行传统的威严管理, 在很大程度上会引起员工的不满, 甚至产生抗拒心理, 使得管理工作没法顺利展开, 由此, 渐渐出现了人性化管理, 在保持威严的同时, 采用宽松的人性化管理模式, 可以在不影响领导者和决策者的执行力的同时, 改善工作氛围, 促进员工间的友好合作, 提高工作效率。
二、数字化档案管理
与传统的纸质档案管理不同, 数字化档案管理是建立在现代计算机科学技术的成果上, 以计算机为纸, 以可收集信息的设备为笔, 对档案信息资源进行收集和整理, 并通过信息网络技术实现档案资源的共享与跨地区转移, 将档案管理从繁杂的资料中拯救出来, 促进档案事业的发展, 成为当前档案管理部门的热点话题。
(一) 档案信息管理数字化。数字化就是将繁杂的档案信息通过计算机科学技术转变成数字与数据, 再将这些数字、数据建立起适当的数字化模型, 引入计算机内部进行处理。需要先进的数字化储存技术方案, 具有较高的科学性、稳定性、有效性以及通用性的特点。
(二) 档案资源管理形式虚拟化。利用计算机科学技术在终端对服务器资源进行审阅或修改, 可大大提高服务器的利用效率, 节省大量的人力物力, 进而降低成本。通过网络技术来建设虚拟资源, 可以实现档案的互通服务, 进而达到档案信息管理共享, 比如:高中生的升学, 其高中可以将学生的电子档案根据其升学情况通过网络发送至大学档案管理处, 真正做到文书档案资源管理的虚拟化。
三、对学校档案管理数字化的意见见解
虽然我国高中学校在档案管理工作中积极引进了现代计算机科学网络技术来改革创新, 取得了一定成果, 但还存在着一些不足之处需要档案管理人员加以完善。
首先是档案管理工作人员中存在思想意识不到位的现象, 高中学生的档案不同于其他学段的学生档案, 具有一定的特殊性, 所以在对高中学生档案进行管理时需要档案管理工作人员积极严谨地完成档案的收集工作, 提高自身应有的工作效率。同时, 由于信息技术与计算机网络技术属于新兴技术产业, 而学校内部的档案管理人员大多没有经过) 专业的信息技术与计算机网络技术的培训, 缺乏相关的专业知识, 缺乏相关的专业技能, 便出现了不会操作或操作不当的尴尬局面, 存在因误操作遗失档案信息的可能, 也没法从最大程度上发挥数字化档案管理平台应有的效率, 在很大程度上浪费了资源。所以就需要学校内部档案管理工作人员看清实际, 努力跟上信息化的浪潮, 提高自身的专业素养, 抓紧时间掌握计算机网络技术在档案管理中的相关知识, 并能良好地应用于日常档案管理工作。
其次是需要注意网络安全性, 建立数字化档案管理平台的目的是实现档案的网络共享, 档案信息可以通过网络高速传播, 但是近几年来随着网络技术的发展, 网络犯罪与信息泄露等信息安全问题受到了人们的广泛关注, 近年来频发的个人档案信息泄露事件使得部分高校档案管理部门也紧张了起来, 所以, 储存众多信息资源的学校更应该加强信息网络安全防范措施, 避免信息泄露所带来的损失, 不能因顾忌信息网络安全便不敢开放学校的数字化档案管理平台, 进而限制了数字化档案管理的应用与发展。
四、结语
高中的档案管理工作是学校各项管理工作中的重要组成部分, 应充分利用计算机科学与网络技术, 将其应用于实际的档案管理工作中, 搭建数字化档案管理平台是高校档案管理工作发展的最终趋势, 当前此项应用还处于刚起步阶段, 但是只要在工作实践中不断积累经验, 勇于创新, 不断完善档案管理手段, 就可以提高档案管理的工作效率, 促进学校与档案管理部门的发展。
摘要：随着信息化社会的推进, 如何利用现代化的信息技术做好学校的档案管理工作已成了高中档案管理部门重点关心的问题。本文就学校档案管理创新以及档案管理数字化的问题展开探讨, 并提出一些意见见解。
关键词：学校,档案管理创新,档案管理数字化
参考文献
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公司档案是指在行政、经营、党政、人事、财务、基建以及设备管理、科研规划等各项工作中，直接或间接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、数据、声像等各种类型的历史记录，是日常工作参考的重要依据和可靠凭证。收集并按要求整理好相应档案是我公司各项目部、科室部门的重要管理任务。
一、档案管理员职责
（一）负责收集、整理公司各类重要文件、资料，并进行立卷与入档保存，并进行指导、监督和检查；
（二）建立、健全公司档案管理制度及公司档案借阅管理制度；
（三）负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等，随时以表册、数字形式，进行登记和统计；
（四）负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等；
（七）负责归档资料的登记、查询、利用与管理，积极开发档案资料信息资源，为各项工作提供必要的服务；
（八）认真贯彻执行《保密法》《档案法》等法律法规规定的保密条款，做好保密工作，确保档案机密安全性；
二、档案管理员职责范围
（一）行政管理工作中形成的文件材料
1、工作计划、总结及行政会议记录。
2、召开重要的专题会议及其他大型重要会议的通知、人员名单、议程、报告、决定、决议、纪要、典型发言稿、会议简报、照片、录像。
3、行政会议决定、决议、纪要、讨论通过的文件材料。
4、综合行政事务工作通知、规定、工作安排。
5、机构设置、撤销、合并、名称更换、印章启用、人员配备的决定、通知。
6、政府机关及公司上级机关领导到本公司视察、检查工作时的重要指示、题词、照片、录像、视察领导名单。
7、出席上级的各种会议发言稿、典型材料、各种报刊、杂志登转本单位的文章及材料。
8、请示与批复文件，下属单位的请示与本公司的批复文件。
9、人员任免、调配、录用、奖励、处分的文件材料。
10、上级的表彰、通报及证书。
11、公司领导外地考察、业务洽谈或接待外宾的总结、洽谈记录、协议、合同、章程、审批文件、备忘录。
12、公司各项规章制度、工作条例及实施细则。
13、上级机关下发的决定、决议、指示、条例、规定等文件材料。
（二）党、工、团工作形成的文件资料
1、党支部工作计划和总结。
2、工会、共青团工作计划、总结及名册。
3、党代会、职代会、团代会会议通知、议程、代表名单、工作报告、典型发言稿、提案、选举结果及讨论通过的文件、会议决议、照片、录像。
4、党支部会议记录、决议、决定和纪要。
5、党支部、团支部、工会重要会议的决定、决议、纪要。
6、请示与批复文件。
7、党支部廉政建设、党员教育、奖惩通知、通报和办法。
8、本公司在上级党组织会议上的专题发言稿、典型材料。
9、党、工、团机构的设置和变更的决定、通知及批复，印章启用（停用）的决定、通知。
10、党员批准通知书、党团组织关系介绍信、存根。
11、党组织、党员干部统计年报及花名册。
12、参加各级政协会议代表名单、登记表。
13、纪检组织成立、印章启用、成员改选的决定、通知。
14、及专题的纪检工作总结、报告及处理党员违纪案件的文件材料。
15、职工福利文件。
16、大事记、组织沿革、党建目标责任书。
17、上级的表彰、通报及证书。
18、上级党组织下发的决定、决议、指示、条例、规定等文件材料。
（三）经营管理工作形成的文件材料
1、经营工作计划。
2、综合性统计报表和统计分析资料。
3、经济分析会会议纪要。
4、各经营单位“经营合同书”。
5、下属单位领导班子绩效考核资料。
6、生产安全会会议纪录、安全事故调查。
7、质量体系会议记录、质量事故调查资料。
（四）科技、审计、法律、财务工作形成的文件材料
1、科研项目的调研、立项申请和审批文件。
2、科研项目计划、试验记录、试验报告。
3、科研项目总结、鉴定会记录、参加人员名单、鉴定验收结论报告。
4、科研成果的申报和审批材料、获奖证书及批文。
5、专利申报和审批材料、专利证书及批文。
6、审计报告。
7、购销合同、委托合同、监理合同、采购合同、销售合同、其他合同。
8、贷款合同、免税文件及其他相关资料。
9、财务工作形成的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料。
（五）实物档案(如：荣誉证书、名牌产品证书、营业执照、组织机构代码证、“重合同守信誉”等证书)。
一、明确学校近期档案工作的发展进程
1、增加档案意识, 建立学校档案领导体制, 近几年来, 一
些学校档案工作逐步规范, 表明档案工作地位正稳步提高, 标准着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的步伐, 很多学校都采取有效措施, 加强领导对档案工作进行决策、监督调控的力度, 多数学校都将档案工作纳入学校的中期规划和年度计划之中, 为学校档案工作的发展创造了良性发展空间。
2、加强队伍建设, 稳定档案管理干部队伍
随着各学校对档案工作认识程度的逐步提高, 档案管理干部队伍建设逐步得到重视, 队伍结构不断优化, 年龄出现年轻化趋势, 知识层次及专业素质都有很大提高, 多数学校都已形成主管领导负责, 配备专兼职档管人员, 为学校档案工作正常开展提供了可靠的组织保障, 各校建立了相应的岗位责任制, 有效保证档案管理工作规范化管理顺利进行。
3、建立健全档案管理制度, 与档案工作进程保持同步发展
由于档案工作程序日趋完善, 档案管理制度的修订, 完善更新的任务日趋艰巨, 为适应档案工作快速发展变化的特点, 各校采取一系列措施, 规范了学校档案管理的方法和程序, 档案材料的系统性得到制度保证, 同时档案部门与有关部门密切配合, 参与学校基建项目竣工、设备验收等重大活动, 在一定程度上实现了档案工作和学校主要职能活动的同步管理, 档案分类日趋科学、合理, 逐步形成了适合学校档案工作实际的档案分类方案。
4、逐步推行档案工作标准化、规范化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件的同时, 做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作, 日益丰富的工作实践表明, 虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务, 具有相对独立性, 但由于文书是档案的来源, 档案是文书的归宿, 所以, 两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此, 我们要强化系统思维意识, 树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。由此可见公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提, 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。
二、实施“以我为中心”的立卷原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
1、相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现
规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化, 检索利用便捷化, 而“以我为中心”的全卷归档工作则是解决问题, 实现目标的关键性工作。“以我为中心”的立卷归档原则, 即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则, 不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则, 而且还是推进档案工作规范化、标准化乃至现代化的一个重要原则。
2、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明, 案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的因素, 而立卷方法问题与案卷装订质量问题是可以决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此, 在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中, 必须一方面要注重解决好立卷方法问题, 以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面, 要注意解决好案卷装订的质量问题, 以有利于档案规范化管理。
三、加快档案信息自动化建设, 逐步实现档案工作各个环节的计算机化, 是实现档案工作现代化、规范化、标准化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段
目前, 档案信息自动化程度不高, 各学校档案电子化程度参差不齐, 严重影响档案标准化、规范化进程, 加强对档案自动化系统管理的开发应用, 逐步提高水平。一是要有加强管理的指导思想, 积极进取、开拓创新, 争取条件, 采用新技术。二是要充分掌握系统的综合性、统一性、统筹兼顾, 全面安排, 调动各方面的积极性。三是要从现实出发, 循序渐进。
学校档案还是学校教育教学活动的真实记录,全面反映了学校最基本的职能活动,是评价学校综合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此,档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,都可以从档案中反映出来。笔者就如何加强学校的档案管理工作谈几点认识:
一、建立机构,强化意识
档案工作首先要得到学校领导的高度重视,要把档案工作列入学校工作的议事日程。在学校年度工作计划中,有关于档案工作的内容,有负责档案工作的分管领导。结合学校实际,学习档案相关知识,通过学习与广泛宣传,使教职工增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全管理机构和管理网络,成立以校长为组长、主管领导为副组长,各科室负责同志参与的档案工作领导小组,从组织上保证档案工作的顺利开展。
二、建全制度,强化规范
建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各部门负责人职责明确,使归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,利用有目标,保证档案管理工作的顺利开展。各种制度的制定,促使各部门人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案工作保质保量限期完成。在工作中,不该说的不说,不该扔的不扔,不该借的不借。
三、提高能力,强化实效
档案人员的素质,决定了档案管理工作水平的高低、质量的优劣。因此在加强政治思想学习的同时,还必须加强自身业务的提高。一方面要积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面要多和主管档案的业务部门联系,工作中不懂的或弄不清的,多向领导和相关人员请教,把一些错误做法,纠正在归案工作的前期。
四、注重收集,强化管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案齐全完整的前提,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。一方面,要抓好外来文件材料的收集和管理,定期清理检查文件材料,确保材料齐全;另一方面,要强化本单位所形成的文件材料的管理,搞好学校各项活动材料的收集。在这项工作中,要坚持“三勤”原则,即嘴勤、手勤、腿勤。嘴勤,就是多问,问材料在哪儿,用没用完。这样可以把用完的材料及时收回,避免丢失,而且对于现在领导手中正用的文件,也起到提醒和加深印象的作用,一旦用完也会马上送回,有效地减少了文件丢失的可能。“手勤”,就是把当下已经停止使用而又有保存价值的材料及时立卷,避免大规模立卷归档时的工作压力。在平时的工作中,坚持材料齐全一件,装订一件,而对于一些计划总结类的材料,可以先打卷皮,然后把材料夹在里面,易于保管,迎检时还美观规范。除了立卷归档的文书、教学和会计档案等,学校还会形成许多“账外”材料,这包括各类责任书、观后感体会等,都需要及时装订成册,码放在相应年度的档案柜中。为了方便查找利用,在每一册中都粘上一个标签,注明年度和名称。外露的标签让查找者一目了然,节时省力。“腿勤”,就是勤跑腿、多提醒、及时催要,尽可能减少借出的材料和档案丢失的概率。
五、提供服务,强化利用
学校档案要合理有效地利用,就必须加强基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫外,还应该做好档案的编目、检索、编研材料,编制适用的检索工具,健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,满足档案查找利用工作的需要。坚持按章办事,注重服务态度,提高服务质量,做到热情、主动、准确、迅速,使管理方法科学化、档案工作标准化。不断增强档案室的利用功能,让档案信息资源更好地为教育教学服务。
档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容。在理论的指导下,在工作中学习,在工作中解决问题,更利于档案人员的成长。科学规范的档案管理才能适应新形势的需要,才可以提升一个学校的管理水平,做好档案的保管和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为学校发展和教育进步作出应有的贡献。
总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又做到主动提供服务,使档案的价值得到充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集服务,提高档案的利用率,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥更大的作用。
2.负责收集、整理有关信用社工作的各项文书档案，并做好信贷、会计档案资料的后期管理工作。
3.按要求编制检索工具，积极主动地做好档案保管、利用工作。
4.严格实行会计朽案调(查)阅登记制度，对调(査）阅单位必须按规定办理审批登记手续后，方可查阅。
5.保持库房环境整洁、卫生、通风，做到档案资料无鼠咬、无霉烂、无损毁等现象。
一、认真学习党的方针、政策，学习档案业务知识，贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《档案法实施细则》，遵守档案工作规章制度，不断提高业务能力和管理水平。
二、负责做好档案接收工作，并对接收入库的档案进行分类整理、保管、编制检索工具；积极开发档案信息资源，努力为学校各项工作提供档案利用。
三、负责开展档案宣传教育工作，并督促、检查和指导各部门立卷人员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
四、负责对保管期满经鉴定无保存价值的档案及时进行登记和销毁，并及时进行档案统计工作。
五、负责全校各种重大活动的照片、录音带、历史档案资料及零散文件地收集、归档、整理工作。
六、负责接收学校其他部门送交的有关档案材料，并及时分类、归档。
七、严格遵守保密制度，确因工作需要借用者，需学校领导同意；严格掌握查阅档案的有关规定。
八、负责做好档案的防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作，确保档案材料完整无缺和安全，最大限度地延长档案寿命。
九、负责利用校园计算机网络进行档案管理，配合学校中心工作，努力为各部门开展档案服务。
一、学校档案管理人员应具备的素养
长期以来, 人们对档案管理工作意识淡薄, 管理人员对初中档案产生的应付心理以及业务素质的参差不齐直接影响了档案的管理工作。随着初中教育事业的不断加强, 档案工作的深入发展, 人员的素质内涵也要提高。这就要求档案管理人员必须转变思想, 充分发挥主观能动性、创造性, 把学校的档案工作切实提到日常行程上来。其中业务素质是档案管理人员所需具备的最基本知识水平能力, 工作人员要熟悉初中档案工作的特点, 拥有专业的知识技能。在实际工作中对各种资料的收集、整理, 文档的分类和时间排列, 归档文件逐件按实来编号等, 这些都要工作人员来统一归档。其次档案人员要学会利用档案管理信息系统, 使档案资料更加信息化, 并主动提供大量的、系统的信息服务, 利用网络的先进技术来实现资料的统一性和共享性, 以充分体现出学校档案的价值。
二、如何开展档案管理工作
现在一些初中学校硬件条件较差, 档案管理工作混乱, 只注重教学质量不重视档案资料的思想意识, 使学校领导和工作人员对档案管理工作缺乏重视。这直接造成了档案管理制度的不健全, 无专人管理, 缺乏教学档案的完整性, 档案工作开展与教育事业产生分化。要摆脱这种现象, 学校领导必须要大力宣传、普及《档案法》及有关档案的业务知识, 加强管理人员的业务素质和思想素质, 运用现代化管理知识和先进技术设备, 使初中的档案工作跟上信息网络化的发展, 从而为教学事业提供有效率的服务。其次也要选拔一些有责任心, 创新能力强, 热爱档案事业的优秀人员, 来壮大档案管理工作的队伍, 推动档案事业的发展。
三、如何规范档案管理工作
在初中教学中, 要更准确、有效地开展各项工作, 实现全过程的学校管理, 必须规范学校档案的管理, 建立完整的档案管理部门, 明确管理职责, 落实人员责任制, 使学校档案工作有据可查。这既保证了档案质量, 又提高管理档案人员的水平, 使学校档案管理工作再上新台阶。其次在管理与被管理之间要形成互帮互助, 共同和谐发展的良好关系, 让后者在更积极地配合工作、积累知识的同时, 提高所有工作人员的主动性、创新性, 以促进档案管理工作的全面发展。随着学校档案种类的增多, 传统的手工纪录管理方式已经逐渐跟不上时代的脚步, 无法满足教职工对档案资料的大量需求, 而利用网络系统的信息化已成为学校管理人员提高管理水平的必由之路。信息化的管理不仅方便了教职工的使用, 提高了档案资料的利用率, 也缓解了档案保存与使用的矛盾, 使规范化后的知识资源更有效地应用到工作当中, 并不断进行创新。
四、初中档案管理的作用
档案管理是学校基础管理的部分反射, 它是一个学校历史发展进程的真实反映, 它积累了学校深厚的文化底蕴。学校档案如实记录着学校的历史发展轨迹、文化特色, 是学校文化建设的重要组成部分, 通过传统的文化教育, 让校园文化充分发挥引导人、感染人、激励人的作用。初中学校档案的管理工作可以完整反映学生在校生活的全貌, 为学校日常管理提供帮助, 对加强学生的思想工作, 把握学校教育方向, 促进学校管理水平的提高有着重要作用。同时档案资料也为教职工的绩效考核提供了客观有效的依据, 促进了学校公开, 公平性竞争, 调动了教职工工作的积极、主动性。随着教育事业的不断完善和发展, 档案工作进一步巩固和加强, 档案管理工作不仅为学校领导决策提供依据, 也在对外信息交流中发挥重要作用。只有努力做好档案管理工作, 才能保证档案工作与教学管理工作的紧密衔接, 有效地做好各项服务工作。
随着时代的进步和形势的变化, 档案管理工作也要顺应社会信息化的发展。管理人员要引用现代化的管理理念, 提高理论知识和管理技术水平, 为档案利用创造条件, 使学校档案资源成为社会的宝贵财富, 为推动学校发展、展示学校历程提供有价值的信息。
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关键词：校园文化；人力资源；档案管理
随着校园管理的发展，档案管理已经成为一项同校园的人、财、物同等重要的管理项目，其作用和重要性越来越受到人们的重视，在学校教育发展中具有举足轻重的地位。因为认识上的不足，大多数学校不重视档案管理，致使大量有价值的档案流失，给学校带来不可估量的损失。本文在此论述档案管理的重要性就是要唤醒学校档案管理的意识，谋求学校教育的发展。
一、做好学校档案管理有助于校园文化的建设
学校教育的健康持续发展，对建设校园文化有着不可替代的作用。校园文化并不是一朝一夕就能够形成的，它是校园发展过程中行为习惯不断沉淀和优秀经验不断吸取而形成的。
学校档案是指学校在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称，它是学校各项工作活动的真实记录和历史见证，是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据。档案真实地记录学校发展过程中的点点滴滴，也有着对校园文化的归纳、梳理。学校通过这些档案资料的整理和价值判断，取其精华，根据学校发展战略和校园文化脉络，总结和凝练校园文化，一以贯之，持续而有内涵。
二、做好学校档案管理是学校教育健康发展的需要
一所学校要想发展离不开科学的管理。档案管理工作是学校管理工作的一部分。记录成长足迹、保存珍贵资料的档案管理弥足珍贵，价值不可估量。在现实中，学校往往忽视档案的重要性，忽视了档案为学校形象、文化精神等方面的二次深层次开发。殊不知学校档案管理是提高学校工作质量和工作效率的必要条件之一。
学校教育健康发展是决策者和社会大众的追求。科学规范的档案管理可以为掌舵人及时了解学校的整体情况，适时调整策略提供准确依据，为决策提供支持性证据。学校从创立到发展，积累了教育成果、重要文件、规章制度、财务资料、人力资源资料等大量资料，包括纸质文件、数字图片、电子音像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。没有档案管理中提供的各种信息和数据，就无法在瞬息万变的形势下做出科学的决策。建立起档案管理制度，设置从事档案管理的岗位，科学地把各类文件、材料归档整理，按照科学流程进行档案保管、保密、借阅和销毁等内容。同时，还要对学校内外各种信息、知识和数据进行有效的识别、搜集、科学的加工和充分运用，利用现代手段进行存储、索引、分析，从而为学校教育的发展插上翅膀。
三、良好的人力资源档案管理有利于学校吸引人才
学校人力资源档案是学校挖掘员工创造性的起点，员工毕业于什么学校、什么专业、擅长什么、爱好什么、曾经干过什么等等都是学校管理者挖掘员工潜力的依据。
受计划经济时代的影响，大部分人个人档案在哪里，哪里就是自己一生奋斗的地方，哪里就是自己的家。学校管理者为什么不给他们这种感觉呢？根据国家档案管理和人力资源的有关政策和办法，建立科学的人力资源档案，于己于人都有益处。
而今的学校是提供新增就业岗位的主要渠道，是人才发挥才能的主要平台，是科技创新的重要力量。让学校教育发展得更好，有利于国家的稳定发展。学校档案管理是管理中必要的一环，也是衡量一个学校成绩与管理水平的重要尺度，决定着学校未来的发展前景，对于实现预期的目标，不断提高管理效率具有深远的影响。
当下，学校档案管理水平不容乐观。在此论述这个命题就是要告诉学校做好档案管理工作对于促进经济社会的发展、不断提升自己发展能力有着极为重要的作用。
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[6]刘美玲.对高校学生档案管理工作的思考[J].科技情报开发与经济，2005（14）.
[7]黄静.浅谈高校档案的创新管理[J].商业文化：上半月，2011（03）.
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