行政机关公文处理工作学习材料（精选8篇）
文律运周日新其业时运交移质文代变――学习《党政机关公文处理工作条例》的体会
口王安应 李会平
2012年4月16日，《党政机关公文处理工作条例》(中办发(2012]14号)(下简称新《条例》)由中共中央办公厅和国务院办公厅正式发布。它的出台，既是公文工作发展的需要，也是时代社会变化的必然要求，正所谓“文律运周，日新其业”，“时运交移，质文代变”。可以说，新《条例》是公文学界和广大公文工作者期盼已久的一个重要法规，是将党政两大系统公文处理工作合二为一，推动党政机关公文处理工作实现标准化、现代化的一个具有里程碑意义的重要法规。
一、新《条例》的发布意义重大
目前，党的机关沿用的公文处理法规是已施行了16年之久的《中国共产党机关公文处理条例》(下简称原《条例》)，行政机关沿用的是已施行了12年之久的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称原《办法》)，无论是从发布的时间、公文法规建设的需要来看，还是机关公文管理工作的发展变化对改革公文处理法规的需求来看，都存在着修订、调整、完善甚至重新发布的要求。尽管新《条例》姗姗来迟，但它对规范党政机关公文运转程序，提高公文处理效率，实现公文处理工作的制度化、标准化和现代化，无疑具有重要的现实意义和深远的历史意义。
1.这是解决现实生活中党政职能重叠或交叉行文困惑的需要。近些年来，诸多机关、团体、企业、事业单位本着精简、务实、高效的原则，将原来的党委办公室和行政办公室合二为一，这样一来，工作效率是提高了，但由于受传统的党政分开行文的要求和影响，在具体行文时不知该遵循《条例》还是《办法》，因为二者在许多方面存在着明显的差异。思想上的困惑，造成了实际行文的混乱：或者在确定文种、版头、发文名义时无所适从，或者在选择用纸、设定文头、排列段落、安排字数行数、标注页码等时自行其是。新绦例》的发布，以及党政机关公文格式的出台，将彻底解决人们行文中这方面的困惑。
2.这是克服行文中党政不分顽症的需要。在实际工作中，纯属行政主抓的工作错误地由党委行文，党的机关公文主送行政各部门，行政公文主送党委或党委各部门，或者党政混杂一并主送等党政不分、以党代政现象十分严重，扰乱了正常的行文秩序。多年来，尽管公文学界一直在呼吁，但一些基层单位尤其是企事业单位这方面的问题仍十分突出。新绦例》的发布，将帮助人们理清思路、把握规范，减少乃至消除行文中的党政不分现象。
3.这是实现公文工作标准化的需要。党政机关公文工作中有许多重复出现和反复使用的概念和事物，如公文格式、公文的构成要素、文种、公文术语与代码，公文工作中使用的设备、工具和装具，以及周而复始的公文处理程序等，而这正是制定标准的对象。而要实现公文工作的标准化，就要简化党政机关公文的内容、格式、种类、发文数量和处理程序，统一相关的概念术语、构成要素和载体材料，从内部和外部协调有关要素和标准，就要制定适用于不同系统和机关的统一的规章制度和规格式样。而新《条例》正是这一需要的产物。我们有理由相信，党政机关公文处理有了统一的法规和式样，必将大大减少和简化公文、节省人力物力，消除混乱，提高公文质量和管理水平，并最终实现公文工作的标准化、现代化，真正与国际实现接轨。
二、新《条例》在保持原有体例的基础上有所调整和完善
相比原《条例》和原《办法》，新《条例》在体例上的变化并不大，但它在结构上、表达上和规范性方面均有所调整、加强和完善。具体来说，主要表现在以下几个方面：
1.结构更加严谨、科学。从总体上来看，原《条例》共12章40条，原《办法》共9章57条，而新《条例》经过合并、压缩、删除、调整、补充，仅有8章42条。具体来说，变化有四：一是将原绦例》中公文起草、公文校核、公文签发三章合并为“公文拟制”一章，显得既紧凑又与行政机关的规定趋于一致;二是将原公文立卷归档(公文归档)部分并入“公文办理”一章，显得更科学，更合乎实际;三是原《条例》和原《办法》，将公文处理分为公文办理、公文管理、整理(立卷)和归档四部分，而新《条例》将之调整为公文拟制、公文办理和公文管理三部分;四是大大简化了原来的收文和发文处理程序，将公文的起草、审核和签发单独置于“公文的拟制”一章，而将收文办理程序调整为签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复，将发文办理程序调整为复核、登记、印制和核发几道程序。
2.表述更加准确、规范。作为指导党政机关公文处理工作的法规性文件，在语言表达、概念判断、逻辑推理、语法规范等方面做到了准确、简明、规范、严谨。可以说，新绦例》在这方面的变化十分突出：一是变原标题中的“处理条例”为“处理工作条例”;二是变原章名“公文起草”为“公文拟制”;三是变原文种“会议纪要”为“纪要”(每一个会议名称中都有“会议”二字);四是去掉了原通知中“任免.人员”的职能(通知适用于任免干部和人员，这种表述既不合语法规范，也不合干部任免的实际，通知只是发布相关任免结果而已);五是变原“公报”中的“事件”为“事项”，变原“请示”中的请求“批准”为请求“批准事项”，变原“批复”中的答复“请示”为答复“请示事项”;六是变原“通报”中的“交流重要情况”(党的机关)、“传达重要情况”(行政机关)为“告知重要情况”;七是变原收文办理程序中的“审批”为“初审”;八是变原来的“圈阅的视为同意”为“圈阅或者签名的，视为同意”;九是将原来的“越级请示或报告”改为“越级行文”。诸如此类的变化，不仅使表述更为简洁、准确，而且更合乎规范，更易于让人接受。
3.条文更加实用，操作性更强。作为一份行业指导性文件，是否实用，操作性强不强，可以说是衡量其效用大小的一项重要指标。相比原《条例》和原《办法》，新《条例》这方面的表现十分突出。一是在总则部分公文处理工作应坚持的原则中，增加了“规范”二字，这可以说是抓住了公文工作的“牛鼻子”。二是将原党的机关的14个文种、行政机关的13个文种，取其共有的9个文种和使用频率较高的`6个文种组成法定文种，而去掉了条例、规定、指示3个文种。三是将“份号”单独作为一个项目加以阐述，增加了“页码”这一构成要素，简化了有关发文机关标识内容的表述，明确了用印的相关要求。四是在行文规则部分将向上级机关行文和向下级机关行文应当遵循的规则分别列出;同时规定，下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报;还规定，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文;并提出了对不合规公文的处理要求。五是明确了对审核未通过公文的处理方式。六是删掉了公文中有关项目该使用阿拉伯数字还是小写汉字、结构层次序数该如何标注等繁琐规定，而强调了要符合国家的法律法规，要与有关行业标准衔接一致。七是将“承办”公文分为阅知性、批办性和紧急公文几类，分别做了详细、具体的规定。八是增加了“回复”这一环节。这些要求的提出和内容的细化，无疑会大大增强新《条例》的执行性和实际效用。
三、学习领会新《条例》精神需注意几个问题
长久以来，人们习惯于按党政分开原则处理公文。新《条例》的发布，多少可能会造成人们认识上、操作上的混乱。所以，在学习领会新《条例》精神的时候，有以下几点应当注意，以免由一个极端走向另一个极端。
1.对“党政合一”的理解。新《条例》确实是一个党政合一的公文处理法规，但它只是表明在以后的党政公文处理实践中，党政机关将遵循统一的规范、统一的标准和格式行文，并不代表现有的党政机关的体系会被彻底打破。可以说，只要国家的政治制度没有改变，这种党政分开的体制就不会有太大变化，行文中党政分开的局面就依然存在。今后在行文中依然不能党政不分、以党代政，胡乱行文。
2.对文种的选择和使用。新《条例》确定的法定文种有15个，那是不是说党政机关在以后的工作中这15个文种可以随便使用呢?显然不是。每个文种都有其明确的适用范围，我们应当按照组织系统、领导关系和职权范围来选择和使用。比如，命令这个文种，只有县以上各级人民政府及其工作部门才可以使用，党的机关是从来不使用的。又如议案这个文种，只有各级人民政府和人民代表在同级人民代表大会开会期间才可以使用，其他组织和个人也是不能使用的。另外，新绦例》去掉了“通知”适用范围中“任免和聘用干部”的职能，那是否以后通知就没有这个职能了呢?否。通知本身并不能任免和聘用干部，它只是发布干部任免事项而已，所以这一职能是包含在“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知……的事项”中的，并不是彻底取消了。
3.对公文处理程序的把握。新《条例》在公文处理程序方面的调整和变化比较大，总的来说是程序更简化、操作性更强。这方面要注意的是，有些环节和程序在新《条例》中没有出现或单独列出，并不表明这些环节和程序就不重要，在实际工作中就可以跳过或者忽略，比如拟办和批办这两道程序，直接关系到公文该如何处理，是千万不能省略的。新《条例)中，它们只是融入到了承办环节而已。
一、公文处理存在问题的原因
1) 处理制度的不完善。公文处理工作参与的人多、格式多、环节多、规范多, 如果没有完备的制度, 稳定、长期的统一与规范就很难做到。分析调查得知, 有些部门与地区的制度建设不够完善, 尤其是把关的制度不完善, 导致公文制作质量不统一、质量不规范或规范不稳定。
2) 不合理要求或不规范做法的影响。有的地方政府与部门, 凭借其审批权强行要求在已有主办单位发文字号的情况下还要加上该局的发文字号, 导致一个公文出现两个文号的现象。有些有审批权的职能部门要求其它部门或地方向他们行文要用报告或请示。
3) 其他公文处理系统的影响。行政机关公文处理规范与部队机关的公文处理规范、党的机关公文处理规范有诸多方面的不同。部分基层部门的办公室因其同时具有行政办和党办的职能, 所以行文中往往交叉影响。例如, 受党的公文处理条例的影响, 有的部门公文不加盖印章或公文发文机关标识加括号填写文种名称等。
4) 单位领导的影响。大部分单位公文处理不规范, 多数是其单位领导轻格式重内容、不了解公文处理要求和规范或轻办文重办事导致的。例如, 有些部门或地方公文格式粗糙, 而内容部分较为顺畅, 就多是这种情况。而且在实际中, 多数不规范的做法, 都是部门领导具体要求与直接干涉的结果。
5) 旧的作法的延续。近些年, 行政公文处理规范早已经发生变化, 但是多数部门与地方的公文格式却还使用旧的做法。例如, “抄送”最后不加句号, 再例如加盖印章时, 新规定不允许使用“此页无正文”的方式处理印章和正文同处一页的情况发生, 但是多数部门还是使用旧法。
二、公文制作中存在的主要问题
(一) 规范语言方面的问题
规范语言包括年份、规范化简称、法定计量单位、结构层次序数、引文、数字、地名等等规范化要求。1) 序号。结构层次序数的使用的错误常表现为层次顺序颠倒, 即上位序与下位序数倒置。2) 引文。引用公文一是要先引标题后引文号, 二是要准确。但是部分公文中, 仅仅引标题不引文号或引文号不引标题。
(二) 格式方面的问题
1) 印发日期或印发机关等项目不规范, 其中的不规范主要体现在印发日期、印发机关等项目都顶格打印。国家标准规定, 印发日期右空一格、印发机关左空一格, 但是大部分部门与地区的公文都不能做到这一点。2) 抄送不规范, 主要表现在与新规定要求不符, 往往在最后一个名称后不加句号;再就是已经主送上级机关, 但又抄送该部门的领导。3) 主题词填写混乱, 其中问题较多的是反映主题的类属词与类别词。类属词表现出公文处理人员填写主题词时不认真的态度, 不能反映公文的主题内容。类别词不能概括该份公文的类别, 常常乱填写或不填写。4) 印章加盖不规范, 主要表现在:a.印章距正文太远, 而国务院新规定要求印章距正文不能超过一行。b.不加盖印章, 国务院规定行政公文除会议纪要外必须加盖印章。c.印章盖得有的偏、有的歪、有的印章图案盖压成文日期, 不符合要求。d.在盖印的位置上打印发文机关名称。5) 附件不规范, 主要表现在:a.附件的标题和附件说明不一致。b.把被印发、发布、批转的内容作附件处理。c.附件的顺序与附件说明的顺序不一致。附件说明是“附件1”的, 往往排在了第2篇或第3篇。6) 标题不规范, 标题主要涉及两个方面, 分别为格式与内容。标题格式方面的问题主要表现在题中使用了多种标点符号。其中较多的是书名号、顿号与逗号。7) 签发人不规范, 主要体现在:a.签发人仍然使用旧的做法, 由分管领导签发。b.签发人是一个选择性格式标记, 应主要用于上行文。但是其中一些部门在平行、下行、上行公文上均标注签发人。8) 发文字号不规范, 主要体现在:a.联合行文中使用了两个发文字号;b.发文字号的年份用圆括号, 而不是用规范的六角括号;c.一些部门把机关的简称作为机关代字使用, 致使文号太长;d.上行文的发文字号居中排印;e.机关代字相同, 说明在设置文号的时候没有对名称相近的部门与地区进行了解与调查。
三、改进与加强公文处理工作的建议
(一) 增强横向交流, 共同进步, 共同发展
各部门与各地区的公文处理工作中都有好的做法与经验, 都有可以借鉴与学习的地方。因此, 增强横向学习与交流, 将好的经验与做法进行推广, 实现各个单位与地区共享, 可以有效的提高公文处理工作的质量。
(二) 推进规范化管理, 增强制度建设
要使公文处理质量稳定、长期地保持在一个高度上, 就应提高队伍建设, 健全公文处理方面的制度, 实行规范化管理。制度建设应该包括, 公文印制制度、公文递送制度、公文拟办制度、公文审批制度、公文审核制度、公文拟写制度等等。
(三) 提高人员公文处理能力
提高公文处理水平和质量, 应做好公文处理工作人员队伍的建设。首先, 办公室要设立公文审核与公文处理的专职人员。其次, 使所有工作人员都懂公文。第三, 培养一批有文字功底、有理论素养, 并了解各方面政策的公文处理工作人员。
(四) 增加指导, 全面改进存在的问题
各级部门与行政机关都应加强对下级单位与机关的公文处理工作的指导, 进行公文处理质量检查与公文处理工作人员培训, 同时建立公文格式备案制度。
四、结束语
本文笔者就职于河南省安阳市气象局, 通过气象局举办的气象宣传与公文处理培训班, 使笔者认识到了公文处理存在问题的原因与公文制作中存在的主要问题;认识到了提高公文处理能力, 规范、高效地做好公文处理工作, 为气象工作创造良好的舆论环境和科学高效的工作环境的重要性, 因此, 提出了改进与加强公文处理工作的建议, 期望可以为科学规范的公文处理之路提供一定的理论参考。
参考文献
[1]李玲.提高公文处理效率要树立五种意识[J].现代企业文化, 2011.
[2]李勇超.关于电子公文处理工作的思考[J].秘书工作, 2010.
一、围绕大局，在活动的宣传方式上灵活多样
档案法律法规知识的宣传,是提高全社会的档案意识和档案法制观念的有效手段，也是档案工作人员依法开展档案工作，促进档案事业繁荣发展的前提要求。
接到市档案局的通知后，我们及时向市委机关12个部门下发了《关于组织市委机关开展档案法律法规知识竞赛的通知》，一是明确任务，做出安排，提出要求。二是联系实际，突出重点，务求实效。按照今年工作的计划安排，8月份我们举办了市委机关档案基础业务培训班，还实地参观了宣武区档案馆。特别是市委秘书长李士祥同志在听取培训班安排的汇报时，专门指出，档案基础业务建设是一个永恒的话题，加强培训是规范工作的重要方法，培训班要让大家学有所获，不虚此行。这些都为开展好这次竞赛活动铺垫了相应的档案法律法规知识，营造了良好的宣传氛围。三是积极发动，广泛宣传，层层落实。办公厅保密档案处统一组织，部委办领导高度重视，档案专兼职工作人员协调配合，机关干部积极参与，使这次竞赛活动尽人皆知，开展顺利。
二、做好服务，在活动的组织落实上注重细节
此次竞赛活动市委机关干部积极参与，踊跃答题，12个部委办共发放600份答卷。据统计，共有56位市委及委办部的局级领导、220位处级领导、324名一般干部参加了这次竞赛活动。
活动开展之初我们就进行了认真的研究和精心的安排，本着“突出宣传、重在参与、做好服务”的原则，结合机关实际，抓好活动的组织落实，分层次做好竞赛的组织保障和细节服务。同时保密档案处的同志及时了解各部门开展活动的情况，做好沟通协调，并要求各部门的负责同志，结合各自的工作实际，在安排好部门业务工作的前提下，保质保量地完成好此次竞赛活动。
由于各部门档案人员的认真负责的精神，尽职尽责的态度和扎实严谨的作风，使市委机关的这项工作得以圆满完成。
三、不断提高，在推动机关档案工作上理性思考
1、必须坚持依法开展档案工作。市委机关是全市的首脑机关，所形成的档案资料在全市的档案资源中占据核心的位置，市委机关档案工作更要站在构建和谐社会首善之区的高度，坚持依据档案法及其法律法规指导和开展好机关档案工作，带头为机关档案事业的发展营造规范、良好的法制环境。
2、必须加强档案法制宣传。在档案工作中要不断提高法制宣传水平和工作实效，让更多的机关工作人员认识了解档案是社会进步发展的宝贵资源，自觉维护党和国家的历史真实面貌，在档案工作及档案事务中履行应尽的义务享有应有的权利。
3、必须促进机关档案事业的和谐发展。档案法及其法律法规，明确了各级档案管理部门档案工作的职责、权利和义务、工作原则和专业要求，这就要求机关的档案工作必须坚持以科学发展观为指导，不断适应新形势新任务新要求，立足于全市发展的大局，更好地利用档案资源为市委领导决策、为各部门中心工作提供优质高效的服务，促进档案工作与各部门业务工作的和谐发展，发挥好档案工作特有的作用。
一、公文分类
公文有广义与狭义之分，广义的公文即是公务文书，指的是党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在处理公务时形成和使用的各类文书，包括法定公文和非法定公文。狭义的公文亦称法定公文，主要指•条例‣和•办法‣颁布的18种党政公文。
公文具有5个方面的作用，即指挥和指导作用、规范行为作用、联系协调作用、宣传教育作用、凭据记载作用。公文具有法定性、工具性、规范性、时效性等4个特点。根据公文的作用、公文的特点，按不同的标准可对公文进行不同的分类。
1.按使用范围分为通用公文和专用公文。通用公文即•办法‣和•条例‣所颁定的18种公文。专用公文指专门机关、专业部门等使用的特殊公文，如司法、外交、军事等公文。
2.按发文机关所属组织系统分为党的机关公文和行政机关公文。
3.按行文方向分上行文、下行文、平行文。请示、报告是典型的上行文，决定、指示、通知、决议、批复等是典型的下行文。函是典型的平行文。
4.按涉密程度分普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。标有密级的文件要严格控制知晓范围，一般不得复制，确需复制的须经本单位负责人批准，并由文件保管人员作好登记。严禁在无保密措施的设备和因特网终端计算机传输、存储、编辑、打印涉密文档。
5.按处理时限分平急、急件、特急件三类。如以电报方式传送，则分为平急件、加急件、特急件、特提件四类。需即刻办理的使用“特提”、2日内办理的使用“特急”、4日内办理的用“加急”、6日内办理的用“平急”。
公文还可按来源、处理方式、性质和作用等分类，这里不再叙述。重点讲一下党的机关公文和行政机关公文分类：
•条例‣规定党的机关公文有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
•办法‣规定行政机关公文有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
从以上分类可以看出，两大公文法规共列举了27个文种，其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要9个文种是两大公文法规中共有的，党的机关公文没有命令(令)、公告、通告、议案这4个文种，而行政机关公文则没有决议、指示、公报、条例、规定这5个文种，所以党政公文的法定文种（亦叫“正式文种”或“主要文种”）合计为18个。各种组织行文，原则上不能超出这些文种而自制新的文种。在实际工作中，我们经常用到的正式文种有以下几种：决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
•办法‣和•条例‣还规定了公文的格式：•办法‣规定有16种格式，•条例‣规定有17种格式，•格式‣分别确定了它们在文面上的区域和大小。这些特定格式，是公文规范化的重要标志。公文写作采用规范的格式，旨在维护公文的严肃性，保证公文的准确、完整、统一，从而行之有序、行之有效。
•条例‣和•办法‣中没有明确规定的文种，属非法定公文，它们中大至有总结、计划、调查报告、简报、信息、述职报告、会议记录、会议讲话稿等，小到专用书信、便函等，这些文书也称常用事务文书。非法定公文中我们还会用到规章文书（如章程、办法、规则、制度）和专用文书（如意向书、合同、策划书等）。非法定公文在整个公文体系中处于次要、从属地位，既没有法定的格式，也不具备独立的行文资格。尽管如此，作为辅助性公文，非法定公文在国家机关、企事业单位、社会团体等机关中使用范围广泛，使用频率较高，起着不可替代的作用。
二、公文规范
（一）公文文种规范
1．按组织系统的职能范围选用文种。党的机关与行政机关各有其职能、分工范围，如通告，就只能由行政机关制发，党的组织系统不能选用。（通告与通知的区别：通告的行文无特定对象，通知则有特定对象）。
2.按组织的级别权限选用文种。如命令、公告，制发者只能是县级以上的行政机关，条例只能是党的中央组织才能制发的法规规章性公文。
3.按组织之间的工作关系选用文种。隶属关系(上下级之间)选用上行文和下行文，不相隶属关系选用平行文。
4.按公文的适用范围选用文种。向上级汇报工作、反映情况选用报告行文，提出建议则用意见行文。
在公文实践中，文种选用的混乱现象不同程度存在，主要表现在：一是混用文种，如公告与通告、决议与决定、请示与报告、条例与规定、请示与函等几组相近文种混用。二是误用文种，将事务文书误作为正式公文文种使用。主要表现在本应使用规定、决定、意见、报告、通知、通报等公文，却使用计划类、总结类、简报类事务文书，以要点、打算、安排、小结等形式行文（误用文种的情况在我县不同程度存在，在县纪委监察局机关也有这种情况）。
（二）公文行文规范
行文规范，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流程。行文规范包括8个方面内容：
1.行文精简的规则。行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。2.按隶属关系和职权范围行文的规则。各级党政机关的行文，都应根据本机关的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
3.职能部门行文的规则。党政各职能部门，在自己的权限内，可以相互行文，可以向下级机关相关业务部门行文；也可以根据本级党委或政府的授权和有关规定，对下级党委或政府直接行文。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布臵工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。各级政府和有关领导机关办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，可不在文首或文中标注“经**同意”的字样。
部门内设机构除办公厅（室）外，不得向外正式行文。4.联合行文的规则。同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文；党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。5.文件抄送的规则。向下级机关或者本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关；受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时应当抄送其另一上级机关，如临沧市纪委下发到我县的一些重要文件，有的主送机关直接就是县委（县政府）、县纪委，有的则注明了抄送县委。还有就是领导与指导的关系，•党章‣第八章第四十三条明确规定，党的中央纪律检查委员会在党的中央委员会领导下进行工作。党的地方各级纪律检查委员会和基层纪律检查委员会在同级党的委员会和上级纪律检查委员会双重领导下进行工作。我们有的同志在公文表述和口头汇报工作中，用“在同级党委的领导下，在上级纪委的指导下开展好工作”，这种表述是不正确的。我们是双重领导，这是•党章‣的规定，不是我们自创。
6.协商一致的规则。凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。
7.向上请示的规则。下级向上级报请示公文要注意以下五个问题：一是按级请示。二是请示一般应一文一事。三是请示除领导直接交办的外，一般不要直接送领导者个人，应归秘书部门统一处理。四是上报的请示不要同时抄发给下级机关。五是不要多头请示。
8.文件退回的规则。对不符合行文规则的公文，秘书部门可径直退回。
（三）公文语言规范
公文语言使用正确与否，语言表达完整与否，都直接关系到工作开展的质量和公务活动的成效。文件应与内容相呼应，文章的语言和口气应适合文章的论旨。不同体裁的文章，由于其反映现实、表达思想的方式不同，语言风格也不同。即使是文学类作品，散文、小说、诗歌、戏剧，之间的语言也有很大差异性。千百年来，在公文的形成和发展中，在人们办理实际公务的过程中，逐步形成了公文语言运用的特殊语体，这种公文语体与非应用文类各体文章的语体相比，风格迥异，个性特点十分鲜明，其特点和要求概括起来主要有八个字：准确、简明、朴实、庄重。
1.准确。即要观点明确，表述准确。句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。
2.简明。要简洁、明快，可读性强、浅显易懂。缩略语强调规范化，一是约定俗成，如 “三个代表”是约定俗成的缩略语，可在公文中直接使用。二是先全后简，文字较多且需要在公文中反复出现的未经约定俗成的名称，应当在公文中第一次出现时采用全称，然后用括号注明以下简称“**”，便可将缩略语在本篇公文中重复使用。三是句式的选择，公文中使用最多的是陈述句
和祈使句，而很少使用描写句、疑问句和感叹句。如公文的开头，常用“党的十七大以来……”、“近段时期以来……，由于……”等陈述句式。而在下行文中常出现“要、要求……”的祈使句，上行文中常出现“请、恳请……”的祈使句。3.朴实。语言要平易、朴素、实在。要慎用形容词，公文通常是开门见山，直叙事实，直陈意见，直提要求，力戒说假话、说大话、说空话。
4.庄重。语言要端庄、郑重、严肃、认真。要求不用戏谑语，不追求诙谐与幽默。不能带有个人的情绪和感情色彩。要使用书面语，使用规范化、模式化词语。
（四）公文处理规范
公文处理工作，是机关办理公务的一种重要形式，贯穿于机关各项工作之中，为机关公务活动正常运转提供保证。
党政机关公文处理的基本要求是及时、准确、安全和规范化、制度化、科学化。
1.收文程序。收到公文后，首先要由办公室进行登记、审阅、提出办理意见，送有关领导阅批，再进入办理程序。领导及各室参加上级会议所发的文件材料，应及时交办公室进行登记。对有密级的文件注意保密。文件在传阅和承办过程中，不得将其擅自留存，若确因为工作需要须留存使用的，要与收发员做好衔接，处理结束后立即归还。应该说收文程序我们执行得比较好，今年我们还建立了承办公文登记制度，涉及办理的重要公文，办公室制作了表格进行专门登记、跟踪落实、及时反馈办理情况。
2.发文程序。步骤：明确拟发公文内容→确定拟稿人拟稿（起草文件须依据相关的政策法规和工作要求，遵循行文的有关结构、格式规范。）→办公室审核把关→送请领导审核、签发→办公室登记、编制发文字号→校对印制文件→按发文范围发文（重要公文要有签收痕迹材料）→涉及到具体办理的工作还要跟踪落实等。需要强调的是，办公室审核把关文稿一定要在送领导审核签发之前，这既是发文的必要程序，也是对领导的尊重。
3.立卷归档。公文的立卷归档是公文办结后的善后处理工作，这既是处理公务的痕迹，更具有档案利用的现实意义和有历史意义。其主要程序有：分类、整理、立卷、销毁、保存或移交等五个环节。已归档的文件借阅必须做好借阅登记手续。
（五）公文其它规范
1.公文文字排列规范。公文文字从左至右横写、横排。2.公文用纸规范。党的机关公文用纸采用16K型（长270mm、宽 195mm），行政（政府）机关采用国际标准A4型（长297mm、宽 210mm），左侧装订。
3.公文数字使用规范。行政公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。党的公文中的数字使用与此要求基本相同，但其成文时间用阿拉伯数字。
4.公文引用规范。公文中人名、地名、数字、引文应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。
5.公文层次序数规范。公文中的结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。当公文结构层次不足四层时，不必逐层选用，可越过层级，如只用“
一、”和“1．”，但注意不可只用“
（一）”和“(1)”。还应注意正确标注序数，不能在第二、三、四层级时使用顿号或逗号，如“
（一）、”，“
1、”，“(1)、”都是错误的用法。
三、公文格式
（一）公文格式的类别
从不同角度可以将公文格式分成不同的类别。1.按•条例‣、•办法‣和•格式‣分类
•条例‣规定党的系统正式公文标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即：版头、发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项。
•办法‣规定行政公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等16项组成。
•格式‣规定行政公文格式各要素分为眉首、主体、版记三部分共18项。
其中，需要说明的是：•条例‣中规定的“份号、发文机关署名、印发传达范围”这三项格式•办法‣中没有，而•办法‣中规定的“附注、附件”这两项格式•条例‣中却没规定；•格式‣在•办法‣规定的16项格式之外，还增加了“份号、页码”这两项格式。
2.按格式使用的严格程度分
公文格式可分为指定性格式项目（如发文机关标识或版头、发文字号、标题、正文、成文日期等）和选择性格式项目（如秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附注、附件等）两个部分。
（二）公文格式的制作
•格式‣规定：“公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分”。眉首部分是公文首页红色反线以上的部分；主体部分是公文首页红色反线以下至主题词以上之间的部分；版记部分是主题词及其以下的部分。
1.公文份数序号。“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。•格式‣规定份号用七位阿拉伯数字标识，其位臵标注在文件首页顶格左上角第1行。如：0000132标识为本份文件的第132份。
2.秘密等级和保密期限。这是公文涉密程度的标志，标注在文件首页右上角第1行，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级（根据定密权限，县乡党政机关一般不涉及）。
3.紧急程度。是对公文送达和办理的时间标志，标注在文件首页右上角，密级下方位臵。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。4.发文机关标识，即版头。这是公文眉首部分的中心标识，是公文最重要的生效标志之一。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或者加括弧标明文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。
5.发文字号。由机关代字、年份和发文序号组成。如“凤纪发„2011‟3号”。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文序号不编虚位（即1号不编为001号）。
6.签发人。这是代表机关核准并签发公文的领导人。行政机关上行文应当标注签发人、会签人姓名。
以上6项格式属眉首部分，其中“公文份数序号、密级、紧急程度、签发人”4项属选择性格式。
7.公文标题。标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如果标题字数过多，可以省略发文机关名称，以获得语言简练、主题突出的效果。
8.主送机关。这是指收受、办理文件的单位，俗称台头。一般应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称（普发文一般用统称，如各乡镇纪委）。
9.正文。是文件的主体部分。用来表达文件的内容。10.附件。这是对附属于正件的其他文件或材料的说明。应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。附件当臵于主件之后，与主件装订在一起，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标注序号。
11.发文机关署名。俗称落款，应使用机关全称或规范化简称。需要注意的是，单一行政机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标明成文日期（大写），并加盖印章。党的机关公文落款处使用发文机关全称或规范化简称，成文日期用小写，不加盖印章。
12.成文日期。这是公文形成或生效的时间标志，以领导人签发或会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，标注于正文之下，右空4字距离。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位臵。
13.机关印章。这是公文作者合法性及公文效力的标志。•条例‣规定，党的公文除会议纪要和印刷的有特定版头的普发性公文外，应当加盖发文机关印章。•办法‣规定：行政公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
此外，•格式‣对印章使用还作出如下规定：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
14.附注，即需要说明的其他事项，比如中央和省级的有关文件标有印发传达范围，有的公文中生僻词语、专业术语、引语出处的解释等。附注标注在成文日期的左下方。如 “（此件发至县团级）”。“请示”则应当在此处注明联系人的姓名和电话。
15.主题词。是用以揭示文件基本内容并经过规范化处理的词语。其位臵标注在文件末页下部，抄送范围上方。
主题词标注的原则和方法：一是上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。二是一份文件的主题词最多不超过五个。三是先标类别词，再标类属词；在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如•国务院关于加强水土保持工作的通知‣。先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。四是一份文件如有两个以上主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。五是根据需要，可将不同类的主题词进行主配标引。六是当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。
16.抄送（抄报）机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印刷版记上方。
17.印发机关、印发时间和印制份数。
18.印制版记。版记各要素之下均加一条反线，版记应臵于公文最后一页（封底）。
（三）传真电报的格式
2009年，中共凤庆县委办公室以凤办发电„2009‟38号对规范电报格式的有关事项进行了通知，发文机关标识发往县内一律改为“凤庆县发电”，版头由发电单位、签批盖章、等级（紧级程度）、密级或明电、发文字号等构成。用纸统一采用A4型纸张，发文机关不加盖印章。
四、公文写作
（一）公文结构的构成要素
公文结构一般包括标题、开头、主体、结尾以及主体部分的层次与段落、过渡与照应等。
1.标题。公文标题大致可概括为四大类：
⑴公文式标题 即由制发机关+内容+文种组成。在制发者与主要内容之间以“关于”这一介词连接。公文、一部分事务文书如调查报告等常用此类标题。例如：“关于转发……、关于印发……、关于××××的调查报告”等。
⑵论文式标题 此类标题一般包括以论题为标题和以论点为标题两种情况，学术论文和部分调查报告等常用此类标题。如•宏观调控是现代市场经济体制的内在要求‣。
⑶新闻式标题 新闻式标题的核心标志是标题的一部分必然涉及事实。一般分两种情况，一种是消息类标题，标题的主要部分直接陈述主要事实。例如•我县优化软环境增强软实力制度创新阶段工作全面启动‣。一种是通讯类标题，一般使用正副题，正题点明主旨、揭示意义、烘托气氛，副题标明内容范围和文种。例如：•扎根第二故乡创业致富——小湾库区××移民新村调查‣。事务文书中，简报、部分调查报告常用新闻式标题。
⑷文种式标题 以文种名称为标题，诉状类文书、合同、启事、部分礼仪文书等常用此种标题。例如•民事起诉状‣、•廉政合同‣等。
2.开头。常见的有以下几种：
⑴原因式
开篇交代事项起因、写作原因等，用“由于……”，“因为……”，“鉴于……”等句式。
⑵目的式 说明事项或要求的目的、意义等，使用“为了……”，“……，为此”等句式领起。
⑶依据式
交代事项或要求的根据，使用“依据……”，“根据……”，“经……决定”，“经……通过”，“遵照……”等句式。
以上三种开头方式虽可单独使用，但将原因、目的、依据三种形式结合使用的情况更为常见。
⑷引据式 引述来文来函关键内容（一般是引述标题、来文时间、发文字号等），进而表明写作意图和看法。如批复的开头：“你×（部门、公司等单位类别）报来的•关于××的请示‣（×ׄ2001‟×号）收悉”。
上述几种开头方式常为公文采用。⑸情况概述式
简要叙述对象的基本情况，使读者有总的印象，有利于自然引出具体介绍或进行分析评价，表达主旨。部分调查报告，大多数通报均用这种开头方式。
⑹评论结论式 针对文章涉及的问题与事实发表意见，作出评价，提出总体看法。
⑺问候祝贺式 社交礼仪文书常用此开头。
⑻背景交代式 总结常用此种开头方式，连用“在……下”交代工作背景情况，以引出总体评价和具体情况。
3.主体。主体是正文的主要部分，主要材料和观点均在此部分展开。公文主体部分的结构：
⑴小标题式。篇幅较长、内容涉及方面多的公文，一般运用小标题醒目地标出若干观点或内容范围。调查报告、计划、总结等文体多数情况下在前言之后的主体部分以小标题的形式安排结构。
采用小标题的形式要注意：各小标题应属同一逻辑层次，语言要简洁，力求字数相近、句式接近，整齐、均衡。
⑵标序式。即用数字标出主体内容的层次。使用条件与小标题式接近，一般在条理分明，但难以提炼恰当小标题的情况下运用。
⑶条目式（亦称条款式）。合同、协议的条款部分常采用这种结构形式。它的好处是条理清晰，醒目庄重，便于识别与执行。
⑷独段与分段式。内容简单的文章，往往无需小标题、标序和条目，一气贯通或分段表述。4.结尾。力求明快简洁，对主体起强调和补充作用。常见形式有：
⑴责令式
公文中的下行文往往采用这种结尾形式，作者在结尾处向下级提出贯彻执行要求，如“请认真贯彻执行”。决定、指示、通知等常用这种结尾方式。
⑵模式套语式 语义明确、用法固定，能使读者准确把握其意图，如通知、通告、批复常用“特此××”模式语强调其内容。
⑶祈请式
一般用于公文的上行文、平行文中，表示请求批准、指示，给予支持、帮助的意愿。如发函的“盼复”、“希给予大力支持”，请示的“当否，请指示”等结语。
⑷结论建议式 调查报告、述职报告等文种一般采用此种结尾形式。如“综上所述……”、“鉴此……”。
⑸期望号召式
通报、会议纪要、贺信等较多采用此种形式。5.过渡与照应。过渡和照应是使文章前后连贯、气脉畅通的重要手段。
⑴过渡 过渡指上下文之间的衔接和承转，它在文章的关键层次之间起着桥梁的作用，使文气不致阻隔。公文中缘由和事项间常用“现……如下”、“特……如下”作过渡；主体与结尾间常用“综上所述”，“总而言之”等过渡。
⑵照应 即文章前后内容上的关照和呼应。常见的照应方式有题文照应、前后照应、首尾照应。运用照应时应注意根据内容表达的实际需要合理使用，而不能为照应而照应，画蛇添足，影响简洁。
（二）公文写作思维走向
所谓思维走向，就是人们常说的“思路”。
文学写作在内容和形式上都强调创新求变，因而在思维走向上特别重视并时常采用求异思维、逆反思维、发散思维等，以求突破窠臼、独创一格。应用写作则不然，公文的实用性内容和规范化形式，要求写作者的思维必须听命于指令或实际需求、受制于文体格式规范。因此，公文写作主要采用定向型的模式思维，不能“天马行空”，只宜“循规蹈矩”。
1.根据实务需要去作定向思考
公文是处理和服务于实际事务的工具，实际事务的办理一般都按照“为什么”、“做什么”、“怎么做”的程式化思路去进行，撰写一篇公文，一般都作这样的定向思考：为什么制发公文（发文缘由），公文有什么具体事项（发文事项），怎样去完成该事项（执行要求）。作者按此思路写作，才能满足实际事务对此工具性文书的要求。
2.依循规范格式进行模式思维
为了准确、及时、有效地处理公务，公文在长期的使用过程中形成了相对固定的写法、结构和文面格局，撰稿者对此不能别出心裁地更新创变，而必须依循其模式去构思、布局和运笔。在确定写法、布设结构、运用语言、安排版面时，撰稿者思维的独创性、灵活性都必须被“框定”在这种相对固定的格局之中。
（三）几种常用公文写作 1.决定
决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。决定使用的对象广泛，各级党政机关、企事业单位和人民团体均可使用。决定可以经会议讨论通过而产生，也可以由领导机关直接行文。
从反映的内容来分，可将决定分为知照性决定、指挥性决定、奖惩性决定和更改性决定。
纪检监察机关常用的主要是奖惩性的和更改性的决定，其写法：
奖惩性决定的正文。首先应概括叙述被表彰对象的先进事迹或者是被惩处对象的错误情况；然后对上述情况进行分析，表明对其表彰或批评的理由；接着写出表彰或惩处的决定事项；最后发出号召或提出希望，要求以表彰的对象为学习榜样，或者要求被惩处的对象吸取教训，防止类似的事件再度发生。
更改性决定的正文。对于纪检监察机关来讲，更改性决定主要用于处分到期的违纪违法人员（组织）恢复权利、解除处分。开头直接写明由××机关或会议决定对下级等单位所作出的××决定事由，根据什么理由对其进行变更、撤销等。若是变更则应具体说明其变更的具体内容。撤销下级机关不适当的决定事项，所涉及的事项又应该怎么处理，都应给予具体说明，便于下级机关遵照执行。
2.意见 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见具有行文方向的多样性、作用的多样性、作者的广泛性的特点，可以是上行文、下行文、平行文。意见的种类按内容可分为请批性意见、指示性意见、建议性意见。
意见的写法中需要注意：意见的标题可以采用完全式标题，也可以采用省略发文机关名称的省略式标题。如果意见内容较多可在文种名称前加上“几点”或“若干”等文字。如•关于进一步加强地方病防治工作的几点意见‣、•关于加强基层纪检监察机关建设的若干意见‣。通常，使用省略式标题的上行意见都把发文机关及成文时间用题注的形式标注在标题之下。采用完全式标题，题注中可只标成文时间。采用省略式标题的意见，如果前面没有注明行文单位和成文日期，还应在正文之下标识出行文单位及成文日期。
3.通 知
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。•条例‣中对通知适用范围特别明确了“发布党内法规”和 “传达上级机关的指示”两点。
通知具有极强的通用性、用途的广泛性、明显的时效性、较强的执行性等4个特点。
常用的通知有指示性通知、颁转性通知、知照性通知。指示性通知 上级组织对下级组织就某工作发出指示、提出要求、作出安排，而又不能或不宜使用命令、指示行文时，就使用指示性通知。这类通知也被称为工作通知、布臵性通知、规定性通知。
颁转性通知 也被称为发文通知，用于转发、批转其他机关的来文和颁布法规规章性文书。颁转性通知是复合体公文，由通知本文和被颁转的文书两部分合成，二者合一为完整的颁转性通知，不可将被颁转的文书视为附件。
知照性通知 主要用于告知某些事项、情况或意图。它的行文方向比较灵活，可下行，也可平行。任免干部、召开会议、变更机关名称、迁移办公地点、设臵或撤并机构、启用或作废印章等事项的知照，即采用此类通知。它也被称为告知性通知、周知性通知、事项性通知。
通知的写法中需要注意的几个问题：
⑴标题。通知的标题一般采用完全式，有公文版头的通知如标题字数过多，可省略发文机关名称，使标题获得语言简洁、主题突出的效果。
颁转性通知标题的简化。一是为避繁琐冗长，转发类通知的标题可酌情省略被转发、批转公文的制发机关的名称。比如，国务院用通知批转•国家新闻出版署、国家人事部关于编辑干部业务职称暂行规定‣时，拟制的标题就略去了该规定的这两个发文机关的名称，简洁地写成•国务院批转†编辑干部业务职称暂行规定‡的通知‣。二是转发类通知所转发、批转的文件如果是多层转发而来，不宜机械地“如实”写出层层转发机关及所转文件标题，而应省去中间转发的各层环节，以直转源文件的形式拟制简明标题，其实际转发层次的情况可在通知正文中予以说明。三是转发、批转若干机关的联合发文，不宜将源文件标题中的若干发文机关全部照写，而应只标明其中主要机关，其他机关用“等机关”表示。如**省人民政府用通知批转该省教委、建委、经委、财政厅、国土局联合制发的•关于加快解决教职工住房问题的意见‣时，其标题就简洁地拟制为•**省人民政府批转省教委等部门关于加快解决教职工住房问题的意见的通知‣。
发布类通知标题中的动词选用。发布类通知根据所发布公文重要程度的不同，分为颁发、发布、公布、印发等，其标题亦相应据此分别选用这几个不同的动词：颁布较为重要的法规、规章用“颁发”、“发布”，公布一般性的、试行或暂行的规章和有关文件、资料用“公布”、“印发”。如国务院颁布•办法‣这一重要法规时，选用的动词就是“发布”：•国务院关于发布†国家行政机关公文处理办法‡的通知‣。县乡这一级的通知一般就是用“印发”。
在通知名称前加说明性文字的标题。以下三种情况的通知均可在标题的文种名称前加上一定的说明性文字：一是通知的事项十分紧急，可加“紧急”二字，如•关于加强防汛工作的紧急通知‣；二是通知是由多个机关单位联合发出，可加“联合”二字，如•××市税务局等部门关于开展税收财务物价检查工作的联合通知‣；三是继前一公文发出后因故须再发一个补充通知时，通常将“补充”二字写入标题之中，如•关于加强税收财务物价检查工作的补充通知‣。
⑵正文，一般由通知缘由、通知事项及结束语三部分构成。发布类通知的正文分为两部分：发布对象和发布意见或执行要求。正文一般都极简短，两部分内容融为一句话或一个自然段。如：“现将•关于实行党风廉政建设责任制的规定‣印发给你们，请认真贯彻执行。”（•中共中央 国务院关于印发†关于实行党风廉政建设责任制的规定‡的通知‣）其中“现将……印发给你们”是发布对象，“请认真贯彻执行”是发布意见及执行要求。常用的执行要求用语主要有“遵照执行”、“研究执行”、“遵照办理”、“认真执行”等。
有的则稍复杂，在谈发布对象时要言明批准通过的原因、依据、时间、形式或生效日期；在谈发布意见及执行要求时，对所发布的文件的重要意义或某一方面的精神加以强调或点明，对贯彻执行该文件的有关问题进行具体指示和说明。
转发类通知的写作模式与发布类通知基本相同。简单者仅用一句话或一个自然段，写明被转文件的发文机关、文件标题、文号及转发要求即可。
复杂者则有两个以上的自然段，第一自然段可写明转发对象和执行要求，然后另辟段落阐明所转文件的意义、该项工作的重要性，有的还要联系实际对如何执行该文件作具体指示、或对该文件不够完善的地方作补充。转发类通知所转发的文件如同发布类通知所发布的文件一样，也不能视为附件，而是通知内容的组成部分，应将其臵于本通知的成文日期之下、“版记”之前。
知照性通知的正文要写明通知的根据或目的，然后陈述通知事项，语言简洁，篇幅较短。这里主要介绍会议通知和任免通知的正文写法。
会议通知的写法比较简单、灵活，但一定要把有关事项交代得明确、具体。通知第一部分：交代开会的缘由、依据（谁决定召开）和会议名称，然后以“现将有关事项通知如下”之类的语句开启下文。第二部分（主体部分）：可用分条列项方式交代有关事项。一般包括开会时间与期限、地点、与会者及其条件、会议内容或主要议题、参会需作的有关准备、会议其他事项（如经费、食宿、交通安排）这六个方面。第三部分：这是结尾部分。通常是向受文者提出参会的有关具体要求（如要求寄回回执或电话回复是否参会等），还可注明联系人、联系地址及联系电话。
任免通知的正文也可分为三部分。第一部分：写任免的根据。常用“经××××研究决定……”这种简明句式表述，而不必言明深层原因或具体细节。第二部分：写出任免对象及任免职务。如涉及多人任免，应一人占一行，按职级高低排序分行写出。如是同一人既有任又有免，先写任后写免。有的还要写明被任免者的“待遇”即级别，如“×××同志任宣传部部长（正局级）”。第三部分：结语。可用“特此通知”作结。任免通知的写作应篇幅短小、用语简要。
4.通 报
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报属于告知性、指导性公文，从行文方向看，是一种下行文。
通报按其内容与作用，可分为表彰性通报、批评性通报、情况通报三种；按其表述方式则可分为直述式通报、转述式通报两类。转述式通报相似于转发类通知，通报正文不直陈事实、情况，而只是针对附件（下级单位或外单位送来的情况报告、调查报告、通报、总结等来文）所反映的事实、情况，作出分析、评价，提出处理意见。
5.函
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的发文和受文机关之间，不管机关大小，无论级别高低，都不存在职权上的指挥和服从的关系，相互行文，只能用函。函的正文，直陈其事，不客套寒暄。摆出缘由后，就直接表明意图（即事项），一般不涉及其它。文字简约，篇幅短小。
6.会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要有
专用的眉首，定期召开的会议，可以用专用的“眉首”。如：××市人民政府常务会议纪要；特定的版头，会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章，无主送机关，在“版记”的“抄送栏”内，写一“发”字，后着冒号，再列出需要送达的机关名称。
会议纪要中的议定事项是贯彻的依据，有政策性，因此表述要准确、具体。如对某项工作，是“同意”还是“原则同意”，就不能马虎。
7.报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告只向本机关的直接上级发出，是陈述性、汇报性的上行文。
这里重点讲一下工作报告，工作报告重在汇报已做了哪些工作，是怎么做的，取得了哪些成绩，尚存在什么问题，今后打算如何做。在篇幅上通常比其它类型的报告要长，须注意恰当安排层次结构。可采用分条列项的方式逐层陈述工作的方方面面，也可以小标题统率并分而述之。工作报告正文的主要内容包括：
基本情况：简要陈述工作概况和基本做法；
主要成绩和经验体会：具体陈述工作的过程、措施、结果和成绩，并进而从工作实践中升华出理性的认识，概括出规律性的东西，以指导今后的工作；
存在问题和基本教训：写出工作的缺点和不足，并从中分析出根本原因； 今后打算：简明扼要地提出改进工作的意见，或提出今后开展工作的建议。
报告的结语通常以呈请语“特此报告”、“以上报告，请审阅”，或“以上报告如有不妥，请指正”等作结。
工作报告与总结的区别：
工作报告的基本内容与工作总结是一致的，其相异之处在于：总结非正式机关行文，不一定公之于众，主要用于指导今后工作，故内容侧重于经验、教训、体会，写作时主要运用分析论证等方式；报告则是向上级机关正式汇报工作的公文，主要让上级了解情况，内容侧重于摆出客观情况、问题，写作时主要运用叙述，不作过多分析。报告除应更加简明扼要外，还须严格依循固定的公文格式。
8.请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示的标题通常用完全式标题，由发文机关、主要内容（即请示事项）和文种名称构成。如•××机关关于增拨公务经费的请示‣。在请示标题制作中应特别注意：请示事项部分不能出现祈请类的词语，因为“请示”这个文种名称本身就是“请求示下”之意，像“××关于请求解决××水库除险加固工程经费的请示”这样的拟题就是错误的，必须删去“请求”两字。
以上8种属法定公文的写作。再简单介绍一下非法定公文中常用事务文书计划、总结、调查报告的写法。
9.计划 计划是机关、团体、企事业单位对未来一定时期的工作、事务预先作出安排筹划时使用的公用事务文书。计划主要依据党和国家的方针、政策以及上级的指示精神，确定本地区、本系统、本单位一定时期的工作任务，并提出具体的工作目标，完成任务的措施、步骤等，是组织实施的行动纲领。
计划是一个统称，在实际运用中有许多不同的提法。如规划、纲要、方案、工作要点、工作意见等，均属计划的范畴，但彼此又略有区别：规划、纲要是带有全局性、长远性和方向性的计划。其中，纲要更原则、更概括。方案一般是指专项工作的、专业性比较强的、比较周密的具体的计划。工作要点是指一种粗线条式、提纲式的计划，常用于领导机关。工作意见是上级就某一阶段的工作对下级提出指导性要求的计划。但此文种应与公文中的意见相区别，前者为事务文书，多用于单位内部，后者为法定公文，要按•办法‣和•条例‣的规定使用。
计划虽不是法定公文，但它是单位、部门内部执行的公用事务文书，在一定范围内具有约束力，是内部的行动纲领，也是内部工作进度和质量的考核标准。
计划写作注意事项：
⑴要有全局观点和前瞻意识。计划如果缺乏全局观点和前瞻意识，就会脱离工作的大局，落后于社会发展的现实。
⑵要切实可行，酌留余地。目标过高，无法实现，计划就成了一纸空文；目标过低，又会压抑主观能动性，不利于工作的进展。所以，人们对计划指标的确定，常常用“跳起来摘桃子”比喻，意即确定指标必须有一定的高度，但经过努力又是可以完成的。
⑶要明确具体，便于执行和检查。计划的内容要写得明确具体，笼统、模糊、抽象、空洞的计划，实施起来，只能使人无所适从。定入计划的任务、指标、措施、责任、时间要求等，都必须明确具体，不产生歧义，以便于执行和督促检查。
4.要广泛征求意见与建议，调动群众的积极性。制定计划是为了实现计划规定的事项，而计划的实现，大多需要各方面的协调配合，更需要群众的积极参与。因此，要广泛征求相关方面和相关群众的意见与建议，必要时还应将计划草案交与有关部门和群众讨论、补充乃至修改。计划制定过程中相关部门和群众的广泛参与，必将对计划的全面实施奠定坚实的基础。反之，只靠撰写者闭门造车制定的计划，大多缺乏群众基础，也难于顺利实施。
10.总结
总结是机关、团体、企事业单位对前一段的工作进行回顾、评价和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用来指导今后工作的公用事务文书。在众多的事务文书中，总结是应用范围较广、使用频率较高的一类。
总结可以分成多种类型：按性质分，有综合性总结（全面总结）、专题性总结两种。按内容分，有工作总结、学习总结、会议总结、思想总结、生产总结等。综合性总结又称全面总结。它的涉及面广、内容比较详细、时间跨度大，能够展现该单位、部门一定时期的工作全貌。它既能反映出工作的概况、成绩、问题，也能提炼出经验教训，还能简要提出今后打算等。
专题性总结又称专项总结。它是对某一项工作进行专门的总结。这类总结的内容集中，针对性强，大多偏重于总结经验、成绩，其它方面的情况一般少写或不写。
总结写作注意事项:
⑴实事求是，揭示规律，切忌虚假
如实反映工作中的成绩和问题，实事求是地归纳工作中的经验和教训，是写好总结的基础。通过总结，揭示以往工作实践的本质和规律，或探索出新经验，或寻找出新途径，或警示了新教训，给人以启迪和思考。切忌离开工作实践，随心所欲地编造事实，夸大成绩，报喜不报忧，或无根据地拔高观点，提炼所谓的“新体会”、“新经验”。
⑵要突出重点，分清详略，切忌平铺
每篇总结所涉及的工作都是多方面的，尤其是综合性总结涉及的内容更宽，时间跨度也更长。因此，总结的撰写必须突出重点，对主要工作，主要方面要舍得花大篇幅详述，而次要的工作或次要的方面则不多费笔墨。切忌不分轻重地罗列现象，事无巨细地记流水帐式的写法。
⑶要写出个性，注意深度，切忌肤浅 事物都是有个性的，不同单位的工作，同一单位的不同工作乃至同一工作的不同阶段，一般都有自身的个性。只要抓住了这种个性，总结就不会千篇一律，就会有区别于其它文章的地方。因此，写作中必须从事实出发，认真分析该项工作的特别之处，并据此进行探讨概括，使之理论化，系统化，从而写出有个性、有深度的总结来。切忌泛泛而论，老生常谈，停留在一般化的内容、形式、观点上。
⑷要条理清楚，精炼明白，切忌冗赘
总结必须条理清楚，层次分明，行文简洁，语言精炼，使人看了一目了然，听了一清二楚。切忌堆砌琐事，罗嗦累赘，让人望而生厌，难以卒读。
11.调查报告
调查报告是报告调查研究结果的文章，是作者有目的地对社会生活的某一事件、某一人物、某一现象、某一问题作深入细致的调查研究，然后用科学的方法进行分析而写成的书面报告。调查报告在标题中常常标出“调查”、“调查报告”、“考查报告”等字样。
调查报告写作注意事项:
⑴深入调查，充分占有材料。材料包括：历史材料和现实材料；具体材料和概括材料；正面材料和反面材料；背景材料。
⑵认真分析研究，确立正确观点 要对调查获得的材料进行定量、定性、因果、矛盾等方面的分析，去粗取精、去伪存真，从感性认识上升到理性认识，最终形成正确的观点。
⑶巧用表达手段，语言明快生动
写作调查报告要精心构思，巧妙结构，综合运用记叙、说明、议论等表达方式和比较、观照及比喻等修辞手法，注意引用有说服力的数据、生动的事例和富于形象性的群众语言，还可以恰当地引用一些诗词、典故、名言警句等以增强文章的表现力。
五、简报、信息的写作
简报、信息属于广义公文中的常用事务文书。
（一）简报
简报，是对一定情况或问题进行简明报道的信息文书。也是各级各类社会组织编发的刊载这种信息报道体文书的内部刊物名称。是党政机关、人民团体、企事业单位汇报工作、反映情况、指导工作、交流经验、传递信息的重要文体。
简报不是法定公文，但经常为法定公文提供“题材”，它具有汇报、指导、交流等作用。比如不少指示、通知就是对简报反映的情况作一定的选择、综合、提炼而成；也时常对法定公文作浓缩而发为简报，比如有些报告、总结反映的情况和问题也就被简报浓缩或摘要，以“准公文”的形式向有关方面反映。简报使用范围极为广泛、使用频率较高。在现代信息社会中，各级党政机关、企事业单位，都时常编发简报，在机关的受文、发文中，简报占有很大的比例。简报有时也被标以其他名称，如“××工作”、“××动态”、“××通讯”、“内部参考”、“情况交流”之类。我们县纪委监察局办的•凤庆纪监信息‣、•督查通报‣就属于简报。
（二）信息
信息是记载、传递新资讯、新知识的文书。信息具有客观性、功利性、时效性的特点。信息所记载、传递的资讯都必须是有利用价值的。
信息按范畴可分为经济信息、文化信息、政务信息等；按规模可分为单一信息（简要信息）和综合信息。
信息与简报的区别：二者同属信息报道体文书。写法都相似于新闻消息，但二者在传播范围、传播方式和传播效用上却有明显区别。简报只能在组织内部传播，甚至具有一定的保密性；信息则可以广泛传播、社会共享。简报刊载于组织内容刊物，是纸质文本；信息的传播方式灵活多样，可用纸质、也可用电子、影像形式传播。简报是“准公文”，具有一定的公务效用；信息的效用则比较泛化。信息写作者只挑选对相关工作、事务“有用”的资讯、情报予以反映、传递。
（三）纪检监察简报和信息写作方法与技巧 纪检监察简报和信息具有政治性、政策性、全局性、典型性、超前性、保密性、负面性等六个方面的特点。
纪检监察简报和信息具有领导决策的参谋助手作用、对政策落实和工作部署情况的监测作用、对社情民意的反馈作用、对倾向性和苗头性问题的超前预测作用。信息是各级领导掌握下情和大局趋势的“晴雨表”，是领导处理问题的“预警器”。
1.简报和信息（信息报道）的特点
简报和信息的特点可用五个字来概括，即真、新、快、简、密。“真”即真实可靠。信息报道所述必须具有客观真实性，引用数据更要保证其准确性，摘录引用人物的语言也必须准确，以保证材料的完全真实。如对有关事实作评价，也应客观中肯。“新”即新闻性。这是信息的主要职责和价值所在。信息所反映的必须是新事件、新动向、新问题。“快”即迅速及时。信息具有新闻的时效性特征，要求及时发现与当前的政策密切相关的新情况、新经验等，要做到随采随写，快编快发。尤其是会议简报，上午讨论的情况，下午就要出简报，如果延误时间，就会失去或降低效用。“简”即简明扼要、短小精悍，结构简明，语言简练，不能细致入微地描述过程而使文章冗长、庞杂。“密”即具有一定的保密性，纪检监察信息一般在内部范围内发送和阅读。
2.简报的种类
简报的种类很多，按内容性质可分为四类： ⑴会议简报 用于报道会议的重要内容、进展情况、领导人讲话、与会人员意见或建议、会议决议事项等。每年县委全会、纪委全会等大型会议都会办专门的会议简报。
⑵工作简报（动态）用于及时反映本部门、本系统在一定时期内各方面工作进展情况和存在的主要问题，以利于指导下级工作或向上汇报工作，平行发送则可利于各平级单位或不相隶属单位相互交流、学习。•凤庆纪监信息‣就是典型的工作简报。
⑶情况简报 主要用于反映两方面的情况：一是对贯彻执行国家方针、政策、重大措施的看法、认识；二是反映社情、民情以及偶发事件、突发事件等。
⑷专题简报 是专就某项工作或某人、某事、某问题而制作的简报。所反映的内容应集中、单一，并具有一定的典型性。如我们所办的•督查通报‣就是专题简报。
3.简报（信息）的写作 ⑴简报的基本格式：
报头：占首页的三分之一版面，以一条通栏红线使之与报身分开。报头包括简报名称（套红印制）、编发单位、期号、印发时间、密级和编号。有些简报内容有多项，则可在报头之下排印出目录来。
报身：即单独成篇的报道体文章，大多由标题、导语、主体（正文）、结尾组成。
报尾：位于简报末页的尾部，形式类似于公文的版记部分，由两条通栏平行线示明。注明简报的发送范围和印发份数。分送单位名称按上级、平级和不相隶属、下级顺序排列，不同级别之间用分号隔开。也可按级别分行排列。
⑵简报内容
①标题：常见的简报标题有四种。一是直述式。就是用概括、简明的语言直接标明简报的主要内容，如•诗礼乡九个一抓好廉政文化建设‣、•凤庆县采取有力措施清欠农民工工资150余万元‣、•丘北县开展行贿犯罪档案查询工作初见成效‣等。二是提问式。就简报的主要内容，以提问形式作为标题，如•他们是怎样抓好内部管理，走上成功之路的？‣。三是复式，也称双标题。采用正副标题的形式，正标题揭示简报内容主题，副标题对正标题作补充说明，标明范围、事件等，如•医疗费用也不能吃大锅饭——我院出台公费医疗管理新举措‣。四是形象式。即用比喻、拟人等手法，具体、鲜明、形象地表达主题。如上述双标题的正标题采用的就是形象式。
②正文：简报的正文包括导语、主体、结尾三部分。导语 简明扼要，对全文的基本内容或要点作概括陈述。主要形式有：总括式，总括全文基本内容；提要式，首出结果、结论、核心问题、中心事件；叙述式，简明扼要地叙述主要事实；结论式，在导语里先述结果，然后在主体部分再具体简述原因；提问式，以设问的方式，对事实的本质或重要方面提出问题以引起思考；描写式，以生动形象的描写方式开头，引人入胜。导语是简报的“眼睛”，“片言居要”地起着统领全文、揭示主题的作用。但内容比较单
一、篇幅特别短小的简报可不加导语，而主题十分显豁的简报也可不用导语。
主体 简报内容的展开部分。它承接导语，或具体回答导语所提出的问题，或以具体事实的陈述对导语作诠释、补充。主体部分也可仿效公文的事项部分的写法，或是反映目前情况；或是肯定已有的成绩；或是介绍具体的作法；或是提出存在的问题；或是几项内容兼而有之。这部分常采用的形式有：条列式，总分条文式，列小标题式，消息报道式，讲话、发言摘要式，集锦动态式，数据图表式。
结尾 常以议论深化主题，或呼应开篇，归结全文。用一句话或一段话概括全文主旨，深化主题。或提出号召和希望，或展望未来、激励斗志。主体部分如已文意完足，则可省去专门的结尾。
正文结束后，下面应落款注明供稿单位或供稿人姓名。⑶负面信息和突发信息的写作
负面信息，也称问题性信息，是反映本地区、本单位工作中存在的问题以及来自社会各方面的倾向性、苗头性问题的信息。负面信息具有滞后性、阶段性、时效性的特点。负面信息是客观存在的，是领导决策不可缺少的参考资料。所以，如实地向上级领导机关反映下情，以高度的政治责任感把握全局，敢于暴露矛盾，剖析问题实质，报实情说真话，增强负面信息的针对性、可用性，这是报送这类信息的关键。突发性信息也叫紧急信息，是指反映事前未有预测、具有较大偶然性的各类突然发生的重大紧急情况的信息。如重大自然灾害、重要的社情、重大刑事案件、重大伤亡事故、严重违法违纪案件等。突发性信息历来是各级领导高度重视的信息。也是信息工作人员应重点收集、报送的信息。突发性信息的报送要注重一个“快”字，在准确把握时间的实情后，要在最短的时间内形成文字材料，及时上报。
负面信息和突发性信息采用率高，但写作人员要注意把握时机和分寸，并要严格执行信息审核程序，不主张擅自作主，在领导不知情的情况下投稿报送。
⑷简报（信息）写作注意事项
①内容必须求真务实。不能内容空洞，更不允许歪曲事实真相，编造假情况。
②语言结构力求精炼。“简”是简报的主要特点，因而须篇幅短小，语言简练。
③选材应当新颖独特。要选择有新意的材料，即新情况、新信息、新问题、新经验等。
4．提高纪检监察信息质量的技巧和方法 ⑴注意明确信息主题，做好材料收集
①信息的主题 主题是信息的灵魂。信息材料的取舍、结构安排、语词使用，都要围绕表达信息主题的需要。一般来讲，信息与机关公文对主题的要求是一致的，一则信息只有一个主题。在这里，需要注意两点：
主题的形成。纪检监察信息主题形成的方式主要有两种：一种是从掌握的大量信息材料中提炼而成，另一种是以上级部门工作要点和领导要求为依据，确定需要信息的主题，再围绕这一主题收集材料。如上级部门或专项工作安排，信息需求要点等。
确定主题的要求。一要新。即观点明确、角度新颖。对于已有的观点，如果紧密结合上级要求，选择一个新的角度来确定主题，信息就会焕发新的生命力，价值就会更高。即便是一些老材料，在原有观点的基础上选择新角度，也能挖掘出好信息。二要深。就是深刻、典型，有高度。不能浮于工作的表面，要挖掘深层次的内容。三要准。观点不准确，信息写得再精彩，也不能算是好信息。
②信息材料的收集。信息材料是形成信息主题的基础，是表达主题的支柱。包括信息中列举的事实或数据。动笔之前，主题观点靠材料形成；行文之中，主题观点靠材料表现。只有掌握信息材料的收集方法，才能写出好的信息。信息材料的收集方法有：
综合法。就是将肤浅、零碎的信息材料进行分析、提炼，然后归纳总结出带有规律性的东西。用综合法收集整理的信息可以达到由偏到全、由零到整、由粗到精的效果。综合法常常能反映出某一情况和问题的普遍性。采用这种方法编写的信息，便于领导掌握面上的情况和带有规律性、普遍性的东西。例如•凤庆县五项措施优化经济社会发展软环境‣（市纪检监察信息2011年第四期），就是经过不断的整理，把有价值的内容集中体现出来，形成了一篇既能说明事情要求，又简明扼要的信息。
追踪法。即以事件发生、发展的全过程或工作落实的各个阶段为线索，追踪收集不同时期、不同阶段的情况。例如上级作出重大决策以后，及时收集反馈传达贯彻的做法、步骤、落实的措施等。如贯彻落实会议专刊情况信息就是用追踪法。
调研法。这种收集材料的方法有较强的目的性，一是按照上级或领导要求，确定专题开展调查研究，目的在于发现典型、总结典型经验，指导推动工作。二是针对倾向性、苗头性问题开展调查研究，目的在于找出问题的根源和症结，为领导决策提供依据。调查研究中获得的材料一般不能直接用于编辑信息，而要对素材进行深入的分析加工，抓住事物的本质。例如在•中国纪检监察报‣刊登的•让村务公开成为解决干群关系的融化剂‣就是这类信息。
会议收集法。每个会议都包含大量的信息，可以反映上级部门对工作的部署意图和下级具体落实的措施，是实实在在的信息收集渠道，参加各种会议及阅读会议文件材料的时候，如果多加以留心，就可以从中发现不少有价值的信息线索。如本次纪检监察业务培训，培训结束后各部门落实情况等都会有很多的信息。
新闻媒体收集法。新闻媒体并不单指报纸和电视，大家也可以充分利用互联网来进行信息收集，仔细观察其他地区是否有总结的好经验、好做法。可以根据这些启发，来结合自身的实际，去挖掘更有特色的信息。但是要切忌生搬硬套，不合实际。在收集信息材料的时候，应注意“四条禁忌”：一忌捕风捉影，道听途说。没有事实依据的信息，绝对不能编写、采用。二忌主观片面，以偏概全。一篇高质量的信息要用综合的眼光来看待，不要仅仅抓住其中的一点不放过，这样就有可能把重点遗漏。三忌零打碎敲，东拼西凑。一篇好的信息，其完整性是十分重要的，如果是东拼西凑形成的，肯定没有明确的主题，整篇信息就会暗淡无光。四忌雷同重复，缺乏新意。老生常谈的内容要尽量避免，即便是同一内容的信息，如果注意语言表达方式，从新颖的角度去论述，也会成为一篇好信息。
⑵勤思考勤动笔，在信息提炼上下功夫
行政机关公文处理工作的通知
各乡镇人民政府、街道办事处，县属各办、局：
为进一步规范行政机关公文处理，提高公文质量，维护公文严肃性，保证行政机关公文处理工作更加规范、高效、顺畅，按照市政府办要求，现将公文各要素层次用体用字规范通知如下：
一、发文字号（用3号方正仿宋_GBK）
二、标题（用2号方正小标宋_GBK）
三、主送机关（用3号方正仿宋_GBK）
四、正文（用3号方正仿宋_GBK）
第一层
一、（用3号方正黑体_GBK）
第二层
（一）（用3号方正楷体_GBK）
共 4 页
第三层1.（用3号方正仿宋_GBK）
第四层（1）（用3号方正仿宋_GBK）
五、附件和附件内容（用3号方正仿宋_GBK）
六、落款日期（用3号方正仿宋_GBK）
七、标识附注（用3号方正仿宋_GBK）
八、主题词3个字（用3号方正黑体_GBK）
主题词内容即词目（用3号方正小标宋_GBK）
九、报、送、发及印刷机关（用3号方正仿宋_GBK）
请各单位接通知后，严格按照规范要求进行公文处理。打印文件时字体不正常的单位，请到主站点：http://www.yngov/xx省非涉密公文交换系统专栏中下载相应字体安装。
安装方法：复制字体，粘贴至“控制面板—字体”即可。
附件：方正常用字体
xx县人民政府办公室
文 号: 怀政办〔2010〕41号内容分类: 政府办文件发文日期: 2010-05-05
名 称: 关于进一步规范行政机关报送公文工作的通知
关 键 词: 文秘工作 公文 通知发布日期: 2010-5-11 11:44:
42关于进一步规范行政机关报送公文工作的通知
各乡、镇人民政府，县政府各部门、各直属单位：
近年来，各乡镇、各部门对公文处理工作高度重视，公文处理工作有了长足进步。但是，近期不按规范程序和要求报送公文的情况有所抬头，存在的问题主要是：公文未按要求标注签发人，公文不符合一文一事要求，公文未在附注处标注联系人和联系电话，公文格式不规范（如发文时间、标题、附件、印章、用纸），公文未标注正确主题词等。公文是行政机关各项工作的重要载体，公文质量是衡量一个机关工作水平、工作作风的重要标志，各乡镇、各部门、各单位要进一步采取有力措施，切实加强公文处理工作，为服务和促进全县经济社会更好更快发展发挥更大作用。现就进一步规范行政机关报送公文工作通知如下：
一、正确制作行政机关公文，严格执行公文格式标准
（一）行政机关公文格式要严格按照《国家行政机关公文处理办法》和《安徽省行政机关公文处理实施细则》规定执行。行政机关公文格式包括版式和体式，一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。
（二）行政机关公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。抄送栏设于公文末页下端、印制版记之上。公文应正确标引主题词。公文除会议纪要、电报外，一律加盖印章。请示件应在公文主题词之上成文日期左下方注明联系人、联系电话，联系人一般以本机关经办科室负责人为宜。
（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。
（四）公文务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（五）请示、报告、意见等上行文应注明签发人、会签人姓名，签发人应为本单位主要负责人或者主持工作的负责人。
二、认真执行上报公文的行文规则，提高公文运转效率
（一）各乡镇、各部门、各单位请求县政府发布、批转、转发、印发的文件，其内容应是关系全县涉及经济社会发展的重大方针、政策、规划等需要各乡镇、各部门贯彻的重大事项。
（二）各乡镇、各部门、各单位不得直接向县政府领导同志报送公文，不得以简报、签报、专报、呈批件等非正式公文形式向县政府或县政府领导同志报送请示事项，除县政府领导同志直接交办的个别事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件外，不得将应报请县政府审批的公文直接报送县政府领导同志个人。所有上报县政府的公文由县政府办公室（收发室）统一受理，并按规定进行拟办、分办等。县政府办公室（收发室）对未经登记的上报公文不予处理。
（三）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当采用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项，公文文种不得用“请示报告”一类混合文种。各部门报送的需要以县政府或县政府办公室名义发文的代拟稿，应以“请示”报送县政府。部门管理的单位原则上不直接向县政府报文。
（四）向县政府行文必须按规定的份数报送。上报县政府的公文一般为一式3份，应在成文之日起3个工作日内送达。凡能以口头或电话请示、报告的问题，应当不行文。县政府领导批示要求部门提出意见的公文，部门一般应在7个工作日内反馈县政府办公室（秘书科）；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，部门应力争在3个工作周内办结。
三、加强公文知识学习，认真执行公文处理的相关规定
（一）各乡镇、各部门要严格依照《国家行政机关公文处理办法》、《安徽省行政机关公文处理实施细则》等规定，正确、及时处理好本乡镇、本部门的各类公文，不断提高公文处理工作规范化、制度化、科学化水平。
（二）各乡镇、各部门从事公文处理的工作人员要进一步加强公文业务学习，进一步提高公文处理水平和效率，县政府办公室将对全县行政机关的公文处理工作进行不定期抽查。
（三）自本通知下发之日起，县政府办公室将严格实行退文制度，同时依据退文时出现的情况进行定期通报、错文公示。
一、行政机关公文处理工作水平的总体判断
长期以来,江苏省南通市各地、各部门和单位认真贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》等行政法规和省市相关规定,高度重视公文处理工作,公文制发、报送、办理等基本符合要求,公文处理工作日趋科学化、规范化和制度化。但依然存在诸多薄弱环节,个别地方和少数部门上报市政府公文屡次出现不规范行为,公文办理中也有许多值得改进的地方。主要表现在以下几个方面:
一是公文数量偏多。
2008年,各地、各部门上报市政府的请示、报告件中正式收文的就达1420件,全年累计发文915件;2009年1～8月收件1030件、发文700余件;此外,面广量大的简报加高了“文山”。一些部门报送市政府的公文,有的并不是重大事项,有的也不属于市政府受理的范围,却事无巨细地统统报送市政府。
二是公文制发不规范。
文种使用不当。最典型的是请示、报告、意见混用,用“报告”请示工作,或在报告中夹带请示事项;本应该使用“意见”的却写成了“报告”;不相隶属的部门为表示谦恭和尊重该用“函”却用“请示”或“报告”。格式缺项丢项时有发生。行政公文一般由16个部分组成,其中发文机关标识(红头)、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等是必不可少的。我们经常接到以白头形式报送,请示件不署签发人或签发人不符合规定、缺联系人、附件、文号,印发时间与发送时间不一致、纸张和印制不规范的文件。有些部门为了省事,使用非国标纸如16开纸的现象。还有一些文件中,文字、标点、语句、逻辑错误时有发生;涉密文件不标注秘密等级;引用文件未注明发文字号等。
三是公文行文不规则。
属于主管部门职权范围内的具体问题,不是直接报送主管部门处理,却报送市政府审批或要求政府办公室转办,增加了公文旅行的时间。未经市政府同意,有些部门向下一级政府正式行文,责令下一级政府向部门报文,甚至还要求下一级政府必须转发部门下发的文件,否则在评优达标活动中扣分。
四是公文报送不规范。
上行文多头主送。一个请示,同时报送市政府多位领导同志,甚至报送市委、市政府多位领导同志;一些只涉及行政职能的公文同时报送市委、市政府。上行文直报。将需要市政府审批的事项,以部门或部门负责人的名义,越过市政府办公室文秘部门,直接报送市政府领导。
五是公文处理效率低。
在收文处理中,有的不按程序办理,对来文不登记直接办理,无拟办意见直接交领导批办,承办人不对办理情况进行标注。有的不能按规定时限处理文件,或者拟办意见不到位,致使文件运转程序出现问题,有的没有找准政策依据或者没有根据实际情况提出办理意见,出现了误事误时现象。在发文处理中,因办理不及时,导致上级机关研究决策或下级机关贯彻执行的时间太少,影响了公文的效用。有些转到部门办理的请示件和查办的领导批示,不按时报送结果,拖延很长时间才报上来,有的三番五次地催要办理结果,却屡催不办,甚至连拖延的原因也不说明。而一些部门请示市政府审批的事项,在本部门拖延了很长时间,却不给市政府领导研究决策预留充足的时间。
六是电子公文使用率低。
一些人将公文处理电子化误认为就是办公室内的文字处理电脑化,不少领导干部习惯于传统的办公方式,至今不会使用或不愿意使用电脑和网络,造成机关办公自动化、公文电子化链路的中断,使无纸化办公无法推进。电子政务平台功能远未充分利用。花巨资建成的办公自动化系统,存在资源严重闲置的现象。
二、原因分析
一是认识不到位。
一些地区或部门领导对本地区或本机关的公文处理工作重视不够,过问不多,检查不够,有的甚至把这项工作看得过于简单,在力量配备使用上不当。对新手未进行必要的岗前培训。个别工作人员没有树立起“公文处理非小事”的观念,没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一件文件的意识,以至于在公文处理中,不做认真的调查研究,不认真思考,敷衍了事,简单应付,没有负起应尽的责任。有些工作人员不熟悉机关的工作程序和行政机关的工作规则、办事程序、文件审核、审签程序,办文无头绪、办事无章法,工作显得很忙乱,质量和效率大打折扣。
二是部门办公室扎口管理的职责不落实。
不少部门的办公室没有真正负起主管本机关并指导下级机关公文处理工作的责任。有的部门办公室,只管收收发发,盖个章、编个号,没有把审核把关当成其重要职责。经常出现一些部门报送市政府的公文,政府办公室向部门办公室了解有关情况时,部门办公室却全然不知的现象。
三是公文审核把关不严。
《国家行政机关公文处理办法》(第27条、29条、31条)三处提到“审核把关”的要求,突出强调各级办公室要加强公文审核把关的职能。审核把关要把好七个方面的关:即是否需要行文关、行政规则关、政策内容关、会签关、文字关、体例格式关、收文入口关。其中任何一个环节疏漏,必然会产生公文质量不高的问题。
三、对策和建议
一要严格控制公文数量,提高公文质量。
“文山”是个顽症,但不是绝症。制发公文要坚决贯彻中央关于加强领导作风建设的要求和国务院、省委省政府有关精简文件和简报的通知精神,本着必须、准确和效能的原则从严控制文件的制发,从源头上控减公文的数量。公文篇幅要短、内容要精,开门见山,直述不曲,要言不烦,意尽言止。文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。公文送负责人签发前,应当由所在机关办公室认真审核。以市政府(市政府办公室)名义制发的公文,在送市政府负责同志审签前一律由市政府办公室相关处室、联系秘书长对公文内容进行初审和审核,再呈送市政府负责同志签发。公文在正式印制前一律由办公室文秘处进行复核,对审签手续、附件材料、公文格式进行规范把关。
二要做到及时、准确、安全,确保公文处理的时效性、严肃性和安全性。
各级行政机关工作人员要树立及时、准确地办理每一件文件的观念,做到件件有着落,事事有结果。印发文件,从起草、审核、审签、校对等环节都要认真负责,按规定要求和程序办理。收文办理,总体上要求都要快速处理,一般公文应尽快处理,紧急公文必须急事急办,在规定时间内办结。严格公文处理程序,确保公文处理的严肃性。印发文件要按规定程序审签,采取自下而上、逐级把关、对上负责的办法进行,一般不得超越职位的管理范围和权限签发公文。涉密公文的处理要严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法,严把打印、收文、传递、阅办、清退、归档和销毁关,确保每一环节都不出问题。笔者建议加强对公文办理工作人员的资格审查和岗前培训,通过多种途径提高其工作能力和业务水平。
三要完善责任制和办理通报制度。
一要强化责任管理,实行退文处理制度。凡出现不规范的公文(含代拟稿),市政府办公室要退回报文单位重新办理,由此造成工作延误的,由报文单位自行负责。二要完善催办制度。紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。三要建立催办报告制度。每月初报告上月公文及领导批示件办理和催办情况,同时,对各承办单位承办情况不定期予以通报。
四要加强公文一体化和相关电子公文标准的制定。
关键词：公文流转；网络；人工智能；决策分析
中图分类号：TP311.52
20世纪90年代初，电子政务开始在我国应用，随着软件技术的发展、网络技术的普及，在经过独立应用、网络协同、无纸化办公等阶段后，电子政务已进入数字化智能发展阶段。
公文流转系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种行政办公方式；作为电子政务的核心组成部分，主要承担公文的：起草、审阅、批复，收发等功能；对提高行政办公效率，节约办公成本起到至关重要的作用。建立符合机关办公流程的现代化系统，应从信息化建设的基本规律出发，注意系统建设的合理性、开放性和协同性，同时做到不盲从、不跟风、不落后，逐步完善、优化现有系统，进而提供更专业、更稳定的现代化服务。
1 建设目标
软件系统的核心是解决问题、提高效率；通过公文流转系统建设，应达到以下目标：（1）提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过程，减少路耗、寻人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；（2）打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；（3）提供完善的信息交流机制，方便机关各处室、中心、员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；（4）解决信息化办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题，由用户自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；（5）配置个人安全密钥、应用电子签章，结合数字签名、数字信封等密码技术，实现对网上用户的身份认证，保障网上信息传送的真实性、完整性、保密性和不可否认性；（6）充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源，充分保护已有的信息化投资；（7）预留系统外部接口，做好与其他单位系统对接的准备工作。
2 建设原则
软件系统建设应秉承以下几个原则：
2.1 先进性。运用国内外先进成熟的计算机软硬件技术，建立的系统和采用的技术达到国内先进水平。一般系统采用成熟的分布式结构，浏览器、应用服务器和数据服务器物理分开、逻辑集中的体系结构；通过应用多级热备份技术、负载均衡技术、容错技术等集成性技术确保系统的高效稳定运行。
2.2 扩展性和灵活性。采用的体系架构必须具备可扩展性，确保在处理能力和业务功能方面可灵活扩充，具备强大、灵活的应用扩容支持，并可与其它外围系统进行无缝互连。为了保证网络系统的有效管理和可靠运行，网络支持多种协议、标准和规范，并可以进行在线升级、调配；并留有充分的扩展余地，在机构人员调整需要时，可方便地加入新的设备应用；保证系统的完整性不受影响，保证系统可以平滑升级、扩容、演进，同时自动调整负载平衡。
2.3 保密性和安全性。系统安全性可通过系统架构、设备/软件选型、病毒防杀等措施来实现；业务操作安全性可通过操作权限（包括系统权限、数据权限和角色权限）的授权、分配和管理机制，数据库操作的审计机制，数字签名和数字证书等身份确认机制，日志记录和事件监测机制，以及使用三层结构将客户机与数据库服务器进行隔离等措施来保证；网络系统的安全性应对关键设备设计完善的保护方案。
2.4 实用性。实用性是每个信息系统在建设过程中所必须考虑的一种系统性能，它是自动化系统对用户最基本的承诺。从实际应用的角度来看，这个性能更加重要。为了提高管理信息系统中系统的使用性，必须从实际业务需要出发，严格控制业务需求的准确性。
3 系统分析
3.1 实现功能。根据一般政务公文流程，应注意对以下功能的实现：（1）对人员网上身份认证，保障网上信息传送的真实性、完整性、保密性和不可否认性；（2）对行政公文的起草、代办、已办、办结等功能；（3）按照文种以不同的流转方向进行顺畅递送；（4）公文流转结束后附件、相关业务数据的自动归档功能；（5）公文委托授权功能；（6）对已进入流程的公文进行实施监控功能；（7）对公文及各业务部门工作流程的处理效率、完成情况等内容进行查询统计功能；（8）实现统一维护平台，实现对具体申请的数据修改，赋予相应管理员特定的流程调整权限以应对组织机构调整，并具有记录用户操作日志等功能。
3.2 系统架构。公文流转系统框架大致可分为服务平台、装配平台、维护平台、管理平台以及监控平台4个部分。（1）服务平台：面向用户，实现公文办理、公文审阅、公文查询、委托授权、以及用户个性化设置等功能；（2）装配平台：面向系统管理员，实现公文配置、流程配置、流程环节配置、流程权限配置、规则定义、规则配置，流水号配置、封发配置、表单操作配置等；（3）管理平台：面向系统管理员，实现对公文业务数据的维护、公文作废、简字管理、表单数据管理，公章管理、催办维护管理以及其他系统工具等；（4）监控平台：面向系统管理员，实现对公文业务异常数据监控、流程日志监控、异常流程监控、账号监控等。
4 应用问题
软件系统是最注重实践类的项目之一，很多问题只有在实际工作中应用一段时间后才会逐渐暴露，测试组单纯的进行白盒测试、黑盒测试不能真实还原用户环境展现问题；随着时间的推移，系统瓶颈逐渐暴露，主要有需求不明确、效率问题、流程变更和兼容问题等。
4.1 需求不明确。需求不明确是所有开发者、用户最头疼的问题，也是现实开发工作中难以规避的问题之一；许多用户在应用初期并未对系统功能产生疑问，随着应用的逐步加深，发现功能实现与最初的应用想法并不一致。
用户对功能描述不清、开发者对需求理解不深入是造成系统实现与用户需求不一致的根本原因，这就需要开发人员对用户需求进行深入的分析同时，建立完善的沟通机制；而既熟悉业务知识，又懂得系统开发的人员作为沟通人员，进行组织工作是最好的选择。
4.2 效率问题。效率问题对于所有应用系统都是不可避免的；对于相对独立的公文流转系统，业务量的增长、并发数的增长以及硬件系统的老化，是造成效率问题的根本原因。解决效率问题主要有以下三种方法：（1）在设计源头对未来业务量和并发数进行评估，建立适于未来三到五年的构架体系；（2）对代码进行优化，尤其注意在逻辑层的函数调用、大SQL的书写以及循环体系的容错处理；（3）硬件系统的及时升级。
4.3 流程变更。业务流程变更在公文流转中并不常见，但伴随着机构变更或机构重组，公文流转系统已不是简单的系统升级即可解决，有可能在根本结构上出现影响。这就要求建设初期，选择开发架构和开发工具上更具有灵活性。
4.4 兼容问题。系统的升级换代日益加快，孤岛项目时代一去不复返，更多的需要系统间相互的融合，例如：（1）软件系统多以B/S模式存在，对于浏览器的依赖不言而喻；由于浏览器的更新换代，因此对于浏览器的兼容问题也是不可避免的；（2）公文流转系统并不一定单独存在，很多机构以一站式服务平台方式联立多个应用系统；因此对于系统对接也是必须要考虑的；（3）主流操作系统的核心应用体系变化不大，但能否支持多种系统、移动系统达到理想效果是开发人员所必须要考虑到的事情。
5 结束语
电子政务系统在我国发展速度较快，但相比较西方发达国家相对落后；差距主要体现在建设理念上，国内的系统认知多以功能实现、智能化发展为核心，距离以人工智能、决策分析为代表的新一轮智能系统差距较大。
美英等国家相继推出阳光工程、政务公开、医疗改革等一系列项目后，对政府机构、行业领域进行监督的同时，推动了信息化发展，提高了办公效率，实现了双赢的局面。因此，合理满足业务需求的同时，构建更高效、更智能的决策分析系统是未来努力的方向。
参考文献：
[1]陆汝华，段盛.基于NET的高校电子公文流转系统的设计与实现[J].湘南学院学报，2013（02）.
[2]魏威.基于工作流的公文流转系统应用研究[J].数字技术与应用，2012（04）.
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