文书处理实训（精选7篇）
中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、国际再保险以及证券、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包
括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。
中国维行保险股份有限公司南京分公司于1995年4月21日，由中国人民银行批准正式成立。从成立起，南京分公司便着手建立科学明晰的组织架构，专业化的决策和规范化的风险控制体系，使公司在风险控制、投资管理、产品开发、业务拓展、服务体系等方面在同业中处于领先地位，业务得到了长中的发展。
为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，中国维行保险股份有限公司南京分公司决定从2012年4月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进南京产险持续快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构必须在2012年3月28日前上报活动开展情况。按照活动方案要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲座；演讲会每月一个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评选出3篇优秀征文上报；按期上报活动组织和进行情况。
发文实训要求
2012年3月12日，南京分公司总经理王浩将秘书刘丽叫到办公室，对她说明了这次活动的目的要求，让她马上写一份通知，发到分公司各部门和南京各分支机构，告知有关活动事项。刘秘书用记事本将王总经理的话记录下来，走出经理办公室，回到自己办公室，立即开始拟写通知，①请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并请制作出通知的初稿。
初稿完成后，刘秘书将这份通知写在统一的发文稿纸上，拿给王总经理审核，王总看后签字同意发出。②请演示领导审核签发过程。
刘秘书将这份通知编上发文号“苏维保〔2012〕10号”，写在发文稿纸的相应栏内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员郭兰打印成定稿，打印份数为10份。小郭让刘秘书明天下午2：00来取。③请演示秘书编号印制文件的过程。
3月13日下午2：00，刘秘书将打印好的通知定稿从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记薄上填写好内容，再分别将每份通知用信封套好，封上口。④请演示秘书发文登记和装封的过程。
实训说明：（人员安排可根据具体情况有所调整）
1、每组3-4人为分别扮演总经理王浩、总经理秘书刘丽（可由2人分饰①、④）、打印员郭兰。
2、事先要求写通知初稿（要求在发文稿纸上写），王浩签发后的定稿由打字员郭兰现场制定打印。要求格式完整，该项环节完成时间不超过15分钟。
●法文实训需提交的材料有：通知的初稿1份、定稿1份、发文登记薄1张。
二、收文实训 背景资料：
中国维行保险股份有限公司南京分公司收到总公司的一份通知，得知南京保监办将于近期对南京地区进行保险信用体系全面检查，以下是这份通知：
中国维行保险股份有限公司文件 中维保〔2012〕30号
关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知 各分支机构：
根据2012江苏保险信用体系工作安排，南京保监办将于近期开始对南京地区进行全面检查。希各分支机构高度重视，3 对照2012保险公司信用考核指标，全面自查整改，并作好接受检查的准备。各分支机构将自查报告于3月18日之前上报至中心分公司人事行政部。
特此通知。
中国维行保险股份有限公司（公章）二〇一二年二月二十日 收文实训要求
2012年2月22日，总经理秘书刘丽收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记簿上。①请演示秘书拆封文件和收文登记的过程。
刘秘书取出文件处理单，填上内容、提出初步办理意见，再将文件处理单夹在通知原件上，拿到总经理办公室，给王浩总经理批示。②请演示秘书拟办文件的过程。
总经理办公室内，王总经理看了通知后，同意了刘秘书的处理意见，指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。他立即打电话让刘秘书过来，让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。③请演示领导批办文件的过程。
刘秘书将这份通知和办理意见，交给人事行政部部长陈明，请他负责办理。陈明看过后，以电话形式告知3个分支机构：白下区营运部、鼓楼区营运部、秦淮区营运部，要求他们对照2012保险公司信用考核指标进行自查，并在3月10日前将自查报告交至人事行政部。④请演示承办文件的过程。
2012年3月10日，3家分支机构的自查报告均按要求上报，陈明在文件处理单上，填好办理结果、方式和日期，然后和通知原件一起，交还给刘秘书。⑤请演示注办文件的过程。
实训说明：
1、每组4-5人为分别扮演总经理王浩、总经理秘书刘丽（可由2-3人分饰①、②、⑤）、人事行政部长陈明。
2、每组要求准备好信封一枚，内有总公司发来的通知，封好口，以备拆封使用。
(一)裁判文书网上公开是司法改革的重要成果
近年来,为进一步落实“公开审判”的宪法原则,最高人民法院按照依法公开、及时公开、全面公开的原则,积极推进审判流程公开、裁判文书公开,其重大成果之一,就是自2014年1月1日起,人民法院的生效裁判文书一律在互联网公布,全面公开。这是人民法院系统积极回应社会关切、主动接受社会监督的重要环节,标志着人民法院“司法公开”迈出了关键一步。
(二)高等法学教育校内实训不足
法学,属于实践性很强的学科。但是,现行的法学教育中,教学方式基本上还是围绕教科书组织教与学的活动,学生以阅读、理解、记忆教科书内容为主,普遍欠缺对法律条文的理解能力,不能逻辑地思考问题、处理问题,学习效果非常有限,因为缺少具体问题引导学生分析法律的规定、整理判例学说、触发思考、创造灵感[1]。这就突显出实践教学环节的重要意义,2011年教育部与中央政法委在联合下发的《关于实施卓越法律人才教育培训计划》一文中再次强调要加强校内实践环节。虽然实践教学已呈多样化格局,但仍存在以下问题。
第一,法律诊所。如西北政法大学开设有民事法等多个诊所,从“事实调查”、“法律分析”、“辩护词写作”等九方面对学员进行法律技能的系统训练。开展十余年来,形成了独特的西北模式,取得了辉煌的成绩[2]。可是,这种非常受欢迎的实践教学模式,受众人数比较低,2000至2010年十年间,结业学生1355人,每年平均130人左右,而西北政法大学每年法学院招收学生在2000名左右,也就是说,大多数学生没有机会参与。
第二,模拟法庭、校内开庭。这两个项目都是学校法律事务实训中的重要组成部分,举办一次需要多方面协调、长时间准备。2012年共举办14次,2013年共举办8次,很成功,也很不易,但这对于法学院学生开设的十六门核心课程来讲,仍显不足。
第三,毕业实习环节。四年级学生面临司考、研考、公考等巨大压力,要么备考,要么全国巡游参加岗位面试,难以真正投入到实习中去,往往是找关系填写鉴定表了事;参加实习的学生,也可能因为没有得到有效的指导,效果不佳,以实践促进理论学习的目的难以达到。
第四,实践教学多安排在三、四年级,如“案例评析”课程等,而一、二年级学生基本上没有相匹配的实践环节,唯教材而已,那么学生的自我学习能力、开拓思维能力、以实例验证课堂知识的实证能力就没有得到训练,并且,这些能力的培养并不能靠一两门实践课就完成,它是一个系统的、长期的过程,应贯穿于法学教育的全程[3]。
(三)裁判文书应成为法科学生第一手学习资源
如前所述,法学专业课程的教学有效性还未充分实现,究其原因,还是在“理论联系实际”的关键环节上,实践训练量不够,我们法学教育工作者必须寻求更为便宜、有效的实训方式。笔者认为,裁判文书量大面广,教师很方便就可搜索到适合课程的案例,如在讲授“表见代理”时,就可以选用江苏省南通市中级人民法院“秦晓东与陈松华承揽合同纠纷二审民事判决书”来研读,其中法院对表见代理的四个构成要件结合案情逐一分析,层次清晰、说理透彻、定性准确,非常适合学生进行民法基础理论的学习,它能为法科专业人才的培养提供实例研习、培养案件处理能力的机会,是极为经济、便捷的实训方式,会给高等法学教育带来新的发展契机。
二、“裁判文书研读”实训方式的目标
“裁判文书研读”实训方法,是将人民法院裁判文书引入法学教育的教学全过程,通过“研究性阅读”,从“读、查、思、辩、写”多方面、全方位地训练专业技能,推动学生探究式自主学习能力的提高,有效促进法律思维养成,提升未来法律工作者的综合素质,达到法学教育培养应用型人才的基本目标,具体包括以下方面。
1.读———通过大量裁判文书的研究性阅读,使学生从法学学习的初始就接触、熟悉司法实务环节,熟悉基本理论、法律规范的适用过程,逐渐学会运用所学的法学知识分析问题并提出解决问题的对策。
2.查———法律专业术语晦涩、难懂,作为新技术新知识的初学者,法科学生必须理解它们;另外,法律不可能将所有的具体情形都明文规定,只能概括地、抽象地规范,例如“过错”、“合理预见”、“诚信原则”、“法律行为”等,都必须借助一个个具体的实例来理解抽象的术语之内涵及外延[4]。结合教师提前发下来的适合案例,学生可以在课前阅读中,对尚未学习的基本概念、基本理论通过查阅工具书予以了解,为课堂学习奠定基础,获得课堂学习的主动性,优化课堂整体结构;课后阅读中,对遗留问题,查阅专著、学术论文,进一步深化学习。
3.思———学生在大量的相关资料查阅中,在具有一定知识储备的情况下,会有自己的理解、思考、困惑,在教师的讲授、课堂讨论、同学交流中会去琢磨、探究,逐步提高,养成法律人思维模式,运用法学原理理性解读法律规定,具备说理论证和解决纠纷的实务能力。这对学生是精细化训练,对具体争议不能只知道法律轮廓,必须明确指出,依据什么法律条文,谁可以向谁主张权利(请求权基础),主张什么,能熟练进行大前提、小前提、结论的三段论的推理。
4.辩———在就判决文书中的热点、焦点问题的讨论、辩论演练中,学生可以代表某一种观点发言、辩论、总结,锻炼和强化口头表达能力,并提升沟通、协调、组织能力。学生在代表一种学术观点和另一种学术观点的辩论中,应对挑战体验成就感,既培养了学生的信心又增强了他们的学习兴趣,也锻炼了他们作为应用型法律人才所必需的口才与交流能力[5]。
5.写———在判决书研读报告撰写环节,学生可以熟悉并掌握法言法语以及法律文书的要求,增强文书写作能力;从司法实务、社会生活中发现立法、司法、理论研究上存在的问题,以此为出发点,自主学习、自主探索、学写论文、表达自己观点,达到一定科研能力培养的目的;在高年级阶段,还可以在有不同意见的情况下,撰写对同一案件的“判决书”,更是对专业综合能力的强化训练。
“判决书研究性阅读”作为一项综合训练,以裁判文书为中心,将单纯的课堂学习变成课前、课堂、课后的持续学习,也就是随时可以进行的“实训”,不仅有利于提高课堂教学效率、效果,还对发挥学生在教学中的主体作用、充分调动他们的学习能动性大有裨益,有利于学生养成终身学习的习惯,大幅度提高法学综合素质。
三、“裁判文书研读”实训的方法
在法学专业课程教学活动中有效进行“判决书研读”实训的方法,笔者初步考虑应包含以下方面,还需要进一步实践、补充和完善。
1.判决书文本阅读———通过精细化阅读,学生检索、理解法言法语;熟悉法律条文;揣摩判决形成的法理论证;总结决定案件结果的基本理论;查找、提炼个案实践参照要素。
2.撰写“研读报告”———教师应制作“报告”的写作模板,指导学生撰写研读报告,一方面帮助学生整理阅读收获,逐步建构自己的知识体系,另一方面促使学生在实例中发现问题,成为深入研究问题的出发点。研读报告应包括三个方面内容:第一,研读报告写作基础,涉及法律专业词汇的查阅及理解、判决所适用的法律规范及其条文之查阅及理解;第二,研读报告本体,含程序及审级、案件事实、各方当事人诉求及理由、诉讼中争议焦点、法院判决及理由阐释;第三,关于某判决书内容的主观性评论,如对裁判书反映出来的争议焦点的确定、证据证明力的确定、举证责任的分配、法律适用上的妥善与否等均可以发表自己的看法。
3.案件情境重现———在证据收集印证(事实问题调查与证明、与案件相关的事实的法律意义,再集中法律问题分析,练习解释和适用现有法律)、形成判断和法律适用环节中,学生身临其境、担当不同法律职业角色,锻炼实务技巧。
4.争议焦点研讨———阅读及报告的完成,学生对某一判决书的基本法律问题已有较为深刻的理解,但每个人对判决的意义、适用法律、判决结果妥当性的评判可能不同,也还有可能涉及其他国家和地区法律制度的比较研究和借鉴,教师适时组织讨论会,给学生提供发表自主学习成果的机会,经过互通有无、思想交锋、辨明问题,达到共同提高的目的。
5.自主撰写案件判决书———对已决案件有不同意见的,学生可以模拟法官角色,自己撰写“判决书”,身临其境,体会法官的职业尊严,体会法律规范适用于具体案件的论证过程,提升法律综合运用能力。如“泸州二奶继承案”后,清华法学院学生作为模拟法官在申卫星教授指导下研读了纳溪区法院一审判决、泸州市中院二审判决后撰写了一份“判决书”,其“判决结果”与官方判决截然不同,其“判决理由”论述得极为详尽,学生的收获丰硕[6]。
总之,围绕“裁判文书研读”展开实例研习和教学活动,主要功用有三方面:第一,以实例反映社会生活,呈现丰富多样的、感性的民事生活现象,才能抓住学生的兴趣点,激发他们学习和思考的主观能动性;第二,深入结合实体法与程序法知识,在理论与实务结合演练中反复训练用法技能,直至形成精细化的法律思维;第三,法院的判决理由、当事人的主张及判决评释,可以提供各种不同的法律论证资料,成为学生进一步探究的动因。这种实训方式应该成为法学教育中教与学的基础,但也不能抹杀传统教学方式的功用,实例研究环节与课堂传授环节应协同作战,不可以偏废。法学院校必须提供给学生练习适用、归纳、评价法律及练习“超越”认知能力的机会及方法,在此基础上,学生经过无数次不断的练习,直到法律技能达到自动化的程度[7]。
四、法律工作者养成“裁判文书研读”习惯的作用
研读裁判文书,在法学专业人才培养阶段,使学生拥有法律知识、实例实务的积累,才具备开展案例分析、模拟法庭等实践活动的基础,是基础理论学习全程必需的一种训练。而已在职法律工作者也应在研读裁判文书的基础上,养成对判例整理、分类、建档、研究的终身学习习惯。其作用主要有两个。
1.作为资料积累,对个人的司法实践有指导、参考意义。在法学专业教育中针对低年级学生,应选择无争议、清晰的判决书做教辅资料,帮助学生自主学习、理解理论、记忆法条、熟练运用解决实际问题,培养用法技能;对高年级学生,则应选择具有争议的案例,促进其在自主探究中提高理论水平,方能应对“未曾遇见过”的纠纷。但在法律工作者的学习中,应关注审级高、社会影响大的焦点热点问题,例如人民法院案例选、最高人民法院公报案例等,这些案件经过专家研讨、集思广益形成的判决意见,具有极强的参考意义。例如,陈宁律师博客上,就有关于人民法院报案例精选笔记之交通事故纠纷类、婚姻家庭纠纷类、商品房买卖纠纷类、安全保障义务纠纷类等多个分栏目,其中在安全保障义务纠纷下含有典型案例20个,如孩子撞上玻璃门,父亲店主都有责;顾客酒后洗浴被烫伤,洗浴中心业主担责七成;新婚夫妇爬长城遇雷击坠崖殒命,两家父母状告景区管理方索赔未获支持;女孩旅馆自杀引官司,旅馆老板尽责无过错;新娘外景地意外摔伤,影楼未尽责赔偿三万;商家对搭乘免费班车受伤乘客负责,等等[8],都是按照摘要、案件事实、当事人诉求、争议焦点、法院判决及理由四个部分作为基本框架归类建档的。这样的知识储备对个人执业无疑有深化认识、提高理论水平、解答疑惑、减少错案风险的功效,非常值得借鉴,尤其是最高人民法院案例指导制度确立以来,裁判文书研读已经成为法律工作者的“必修课”之一。
2.推动科研,完善相关法律制度。社会生活丰富多变,尤其是民法领域的问题具有开放性,新矛盾、新问题层出不穷;或者随着时代变迁,对一些与判例相对应的已决案件的认识可能会慢慢发生变化,如死亡赔偿金制度的变迁、精神损害赔偿制度的发展、关于忠诚协议效力的争议等,仍有进一步研究的必要;或在某一领域已积累了一定的判例,但存在遗留问题,有必要立法规制等。这些实例是科研活动的源泉和归宿,作为学术平台,能有效避免理论界与实务界自说自话、不能形成真正交流的尴尬局面,使得理论工作者和实务工作者能在同一话语环境下加强实质意义上的交流、创造双方都能理解、认可的解决问题的办法,推动某个领域法律制度的完善。所以说,以“裁判文书研读”为核心的判例研究,既能增加教与学的互动,也为学术共同体的形成提供一个重要的平台和机制[9]。
参考文献
[1]王泽鉴.民法思维——请求权基础理论体系[M].北京:北京大学出版社,2009:14.
[2]西北政法大学法律诊所简介[EB/OL].http://www.nwcliniclaw.cn/show.asp?id=158.2011-05-19.
[3]邵维国.法学专业“全学程”实践课程体系的构建[J].黑龙江教育:高教研究与评估,2014,(1).
[4][日]星野英一;冷生,陶芸,黄岩江译.民法的另一种学习方法[M].北京:法律出版社,2008:64.
[5]汪海军.法学课程自主学习的几点思考[J].宁波大学学报:教育科学版,2006,(3).
[6]清华法学院模拟法庭判决书[EB/OL].http://blog.sina.com.cn/s/blog_53e0f3070100edu7.html,2009-07-18.
[7]殷泓.关注:法学教育改革,从案例课程改起?[EB/OL].http://www.bj.xinhuanet.com/bjyw/2014-04/11/c_1110204396_3.htm.2014-04-11.
[8]陈宁律师博客[EB/OL].http://blog.sina.com.cn/s/articlelist_1531368090_2_1.html.2014-07-25.
摘 要：数字文书档案是在传统文书档案的基础上通过信息技术发展起来的，随着人们对信息需求的增加，加快气象局文书档案共享的进程，改变气象局文书档案管理落后的现状，文书档案数字化处理是未来档案管理发展的方向。
关键词：文书档案；数字化；处理
气象局的档案室自成立以来发展到现在已经存储了大量的文书资料。纸质档案的存储几乎占据档案室的全部。在气象局档案室中除了大量的文书档案外还有少量的音频录像档案。这些档案在气象局各个部门发挥着重要的作用。随着经济的发展科技的进步，我们已经步入了信息化时代，气象事业的快速发展以及网络的普及，使得纸质档案已经无法满足人们和社会的需求。在气象局中各个部门已经完成了无纸化办公，使得文书档案的数字化处理也更加的迫切。
一、文书档案数字化的重要性
（一）在气象局工作进程中文书档案在其中发挥着非常重要的作用。气象局的档案管理室已经成立了很多年，随着时间的推移，档案文件积累越来越多。一些时间相对较长的纸制文件已经发生了老化的现象，纸质越来越脆弱，也越来越不便于查阅。同时随着资料的大量积累为调阅工作带来了不便。随着经济的发展科学的进步，档案室的纸制材料已经无法满足工作的需求。数字化的文书档案已经成为档案室发展的必然趋势。随着气象事业的快速发展，档案室的利用率越来越高，随着管理力度的加大在审计、工作会议以及突发事件中对于档案的使用越来越频繁，大量档案室文书的调阅为档案室的工作带来了很多困难。尤其是在天气多变以及汛期多发的时候，对于历史时期同阶段的档案调阅更加的频繁，这就要求档案室提供的文书档案速度快，文字清晰。最早期气象局档案室的文书目录是由工作人员手工整理记录的，这使得文书检索程序复杂，而且工作量也很大，同时还占据了库房大量的空间。随着信息化的建设，虽然已经通过计算机建立了信息化的目录检索，但是对于原始文件的阅览仍然需要到档案室库房去查询，这也造成了调阅速度慢，并且也会进一步损坏原始文件。而且一些时代久远的原始资料，纸制已经非常脆弱，并且存在字迹模糊的现象。最早期的纸制资料并没有统一的格式，文件纸张和格式不同，用笔也各种各样。所以为了提高气象局档案室资料的利用率，提高工作效率，保存原始资料，数字化处理文书档案势在必行。而且随着科技的进步，为文书档案数字化的管理工作提供了科学基础，并且可实施性很高。文书档案的数字化处理，不但能够有效的保护原始文件，同时也提高了工作效率，也提升了档案的资源共享。
（二）文书档案管理现代化是新形势的必然要求党的十六大提出了全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业而奋斗的目标，鄂尔多斯气象部门随之提出“加速发展，强局兴业，争创四个一流，共奔全面小康，率先基本实现气象现代化”的奋斗目标。档案管理现代化是一项复杂而艰巨的系统工程，其现代化进程依赖于管理者的思路创新和硬件投入。推进档案管理现代化，不仅有利于提高气象文书档案的利用率和社会效益，也有利于促进气象事业持续健康发展。
二、文书档案数字化处理的指导思想和原则
气象局在进行文书数字化建设的时候一定要结合实际情况和气象局发展的需要进行。在原有文书档案信息化的基础之上着手进行。以节省时间和成本为前提，推进气象局档案资源数字化的建设进程。利用现有的网络服务基础，提高文书档案数字化的实效性。在以上基础的作用下还要遵守以下几项原则。
（一）必须符合气象局实际需求的原则
在数字化档案建设中，国外有很多成功的参考方案，同时国内的数字化建设项目也很多。气象局在进行档案数字化建设的时候一定要多借鉴和参考这些成功的经验，但是不能够完全按照他们的方案来进行，要符合气象局档案室的实际情况，突出自己的文书档案数字化特点。
（二）以资源建设为本，以服务为主
在文书档案数字化建设的过程中，主要完成目标是将现有的原始纸制资料进行数字化处理，实现传统纸制资料的电子档案自动化。通过信息技术的处理，使档案目录以及内容更加的合理和规范化，便于调阅和查询。也就是说数字化的根本目的是便于服务，提高利用率。文书档案数字化为气象局各部门的工作提供了更加快速的共享平台，但是资源建设是根本。不然的话，文书档案数字化只是空谈，无法实现。
（三）技术标准要统一
正所谓无规矩不成方圆，气象局在文书档案数字化的过程中一定要建立一个统一的技术标准。不能今天一个要求明天一个要求，这样工作根本无法开展，也无法顺利进行。国外的相关制度标准已经很完善了，国内的相关技术建设的制度虽然还不健全，但是我仍然要采用国内的标准，但是可以以国外的制度为参考。这是因为，国内的技术标准是根据国内情况来制订的，更加便于实施。
三、文书档案数字化成果应用
伴随着信息化建设的快速发展，气象局的工作跟随现代化脚步也更加的信息化，文书档案数字化处理的建立，能够实现档案的快速归档，查询和调阅。并且能够提高档案的利用率和共享，同时也利于原始纸质资源的保护，使得文书档案信息化进程更加的完善，紧跟时代的步伐，提高气象局档案的管理水平，为气象局的工作带来便利。
四、结束语
气象局的工作在现代化的经济建设中越来越重要，气象局的信息化进程也越来越快速，文书档案在我局中的作用非常的重要，建立完善的数字化文书档案体系，不仅能够实现档案工作的综合管理，提高档案室工作人员的效率，同时为科研人员调阅和检索资料带来便利，也能够为其它单位档案数字化提供参考和经验。我局文书档案数字化处理保护了纸质的原始资料，也为信息的资源共享作出了贡献，使得我局整体信息化的步伐向前迈进了一大步。
参考文献：
[1]理明.纸质档案数字化的工作指南[J].浙江档案，2012（2）：26 - 28.
[2]董雪雅，段广力.浅谈纸质档案的数字化工作流程[J].陕西档案，2013（6）：31 - 32.
[3]浙江省档案局.档案登记备份工作相关标准规范汇编[S].2011.
[4]朱丽梅，张娟娟，袁晓凤.纸质档案数字化过程中若干细节问题思考[J].兰台世界，2011（24）.
一、工作职责
1、负责党政军核心机密文件、信件、资料等的收发传递工作。
2、负责上级文件、刊物的征订、收发、登记、管理、承办、催办、传阅、归档、清退、销毁工作。
3、负责县委和县委办公室文件及有关的文稿起草、审核把关、印发、文书处理、档案管理工作。
4、负责各类文件交换工作。
5、负责人大代表议案和政协委员提案的办理工作。
6、负责《中办通讯》、《河南领导参考》等党委内部刊物的征订发行工作。
7、完成领导交办的其他工作任务。
二、工作标准
1、公文必须遵照《中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发［2012］14号）及省、市有关规定办理。
2、认真贯彻中央八项规定精神，坚持少发文、快发文，防止和克服官僚主义、形式主义、文牍主义。
3、文件审核要严把政策关、格式关、文字关、程序关，做到观点正确，格式规范，用语确切。确保“零失误”。
一、公文拟写基础知识
1、请根据下文回答（1）—（5）小题。每个小题的四个选项中有一项是符合题意的，请将符合题意选项的字母填写到括号中。
会议通知
青城工商所刘所长：
兹定于二OO三年六月二十日下午在西郊民族文化村召开第一次筹备委员会工作会议，请务必准时到会参加。
青城街道办事处（章）2003年6月11日
（1）文中主送机关的写法（A）
A.正确B.应该为“青城工商所”
C.应改为“青城工商所并刘所长”D.应改为“青城工商所领导同志”
（2）正文中会议时间的写法（C）
A.正确B.应在原有基础上写明下午具体时间
C.应改为“2003年6月20日”并写明下午具体时间D.应改为“2003年6月20日”
（3）成文日期的写法（C）
A.正确B.应改为“二零零三年六月十一日”
C.应改为“二OO三年六月十一日”D.可以省略为“6月11日”
（4）正文中“请务必准时到会参加”应改为（C）
A.请勿必准时到会B.请勿必准时参加C.请务必准时到会D.请务必准时到会参加
（5）文中会议地点的写法（B）
A.正确B.应在原有基础上写明具体地点
C.可只写“民族文化村”D.可以省略为“民族村”
2、根据下列各文内容，在括号处填上恰当的词
（1）批复
你省X月X日《关于撤销晋县，设立晋州市的请示》（已收悉）。（经）国务院批准，（同意）撤销晋县，设立晋州市（县级），（）原晋县的行政区域（为）晋州市的行政区域。不增加机构和编制。
（2）通知
（现）《企业法》关于“企业有权决定机构设置及其人员编制”的规定，（各）部门和单位（均）不得要求企业设置对口的机构和规定相应的人员编制。企业对原有的机构有权（根据）生产经营的需要，（按）“精简、效能”的原则进行调整，政府机关部门应（给予大力）支持。
（3）请示
（为）立即着手培养新生力量。各（级）教育和科研部门，特别是民族院校，（需）把培养民族古籍整理人才（纳）入招生计划。在录取标准上，（给）予以适当照顾，（并）逐步形成民族古籍整理、研究人员的梯队。
3、下面是一篇介绍一种专用打字机的短文，内容的顺序被打乱，各句前标上了序号，阅读后请在后面的括号里标出这段话正确的顺序（①③⑤② ④）
①美国匹茨堡大学科学家马尔克·弗里曼用了六年半时间研制成功一种奇特的眼睛打字机。②电脑在目光接触到每个字母时就释放打字机上的相应字母键。③这种打字机只有目光接触才能起反应，是专为上肢伤残人员设计的。④经过训练后，使用者每分钟可以打10至20个词。⑤打字机上装备有一架红外线摄影机，它能测录眼睛的运动并将信息输入一台电脑。
4、下面是XX市XX商场的一次会议记录，阅读后面回答文后的问题。
时间：2006年5月18日上午8：30
地点：XX商场综合楼十二楼中会议室
主持人：XX商场副总经理张XX
参加人：XX、XXX、XX、XXX
记录人：王XX
内容：
张总：今天请大家来，谈谈最近市场与商场纺织品的形势，议议有关情况和对策，请大家畅所欲言。
XX：最近纺织品产品结构开始逐步调整，横向联合得到较快发展和加强，农村纺织品市场蓬勃发展，城市市场开始松动。
XXX：今年国内纺织品市场更加多变，„„组织纺织品流通渠道已形成开放型格局，纺织工业自销体系逐步壮大，城乡集体、个体纺织品交易市场空前发展，并向专业化、集约化过渡„„大型商业主渠道占有率有所下降，如我们商场的销售就愈来愈困难。„„
XX纺织工业原料供应情况复杂，棉花、棉纱、羊毛、腈纶、涤纶等都较去年偏紧，加上成品、半成品出口要货量有所回升、国内市场货源可能不足。„„
XXX：今年将是经营更加困难的一年。“冷滞”和短缺的矛盾，表现在工业生产上，主要是原料缺口大，产品资金得不到满足，流动资金周转慢。表现在商品经营上，主要是市场需要的商品进不来，库存积压的商品出不去，畅销商品货源越来越少，滞销商品挤压越来越多。老百姓购买纺织品越来越挑剔„„
XXX：当然，也有好的现象，如地方产名牌产品“雪山”牌棉内衣裤重塑形象后，销路很好。
张总：大家谈了许多，很透彻。针对上述情况，我看我们商场应该„„
XX：对！应该„„
（1）这个会议记录的标题应该怎样写？市场与商场纺织品的形势与对策会议
（2）说出这个会议的基本情况。
（3）这个会议记录是按照什么顺序记录的？
（4）会议形成的决议在会议记录中没有写出来，请你予以补充。
二、文书基本错误纠正
1、下列公文发文字号均不够规范，请加以修改
（1）市府字〔2002〕第37号
市府〔2002〕37号
（2）（02）市政发第6号
市政〔2002〕6号
2、修改下列公文标题
（1）关于协作公关事宜的函告
关于协作公关事宜的函
（2）关于批复《百花》文学月刊继续出版的通知
关于《百花》文学月刊继续出版的通知
（3）XX市人民政府在省政府农业工作会议后为加强农业投入提高农业生产效益迅速改变我市农业落后状况的通知
三、公文标题的拟写
1、背景材料：
朝阳市卫生局向上级机关汇报本部门专项性工作，内容是加强食品卫生检查，防止过期食品销售的情况。秘书拟写的公文标题是：《朝阳市卫生局关于加强食品卫生检查、防止过期食品销售的情况的函》。
阅读上述公文标题，作答下列问题：
（1）秘书拟写的公文标题错在哪里？
（2）请你为该公文拟写出正确的公文标题。
四、公文主题词的标引
1、背景材料：
上海市人民政府关于对东航217号飞机
成功迫降中作出突出贡献的单位和个人予以表彰的决定
各区、县人民政府，市政府各委、办、局：
2002年9月10日19时38分，东方航空公司上海到北京的MU-11B2173号飞机，因前起落架发生故障，于当晚23时07分，在上海虹桥国际机场迫降。在迫降过程中，由于2173号机组人员沉着处置，地面果断冷静指挥，应急援救措施周密，以及公安、消防、卫生等单位和武警部队通力合作，使得飞机迫降成功，保护了国家财产和人民的生命安全。这次飞机迫降成功，也是国内和国际航空史上一次为数不多的范例。为了弘扬先进，市政府决定对下列突出贡献的单位和个人予以表彰：
„„
上海市人民政府二○○二年十月二十日
主 题 词 表
类别词：活动人事劳动工资民政表彰工业
类属词：机场民航飞机旅客个人交通企业
慰问宣传空运航运救助集体航线
文种词：通知决定意见提案通告决议办法
秘书标引的公文主题词：表彰慰问个人交通决定
根据上述标引公文主题词，要求说明：
（1）秘书标引的公文主题词错在哪里？
（2）请你标引出正确的公文主题词。
类别词：表彰
类属词：民航空运 个人集体
文种词：决定
五、病文分析与修改
1、下文有多处不妥之处，阅读后请改写出一份正确的公文
关于青阳乡人民政府申报兴建砖瓦厂问题的批复
青阳乡人民政府：
十二月十日关于申报兴建砖瓦厂的来文收悉。
近几年来，农村盖房用砖量明显增加。今年夏季，青莲乡、青河乡曾先后申报新建砖瓦厂，青松乡砖瓦厂也申请扩建。
经调查，最近几年我县已有约百分之四十农户盖了新房；百分之三十的农户近年内不拟盖房，砖瓦需求已相对饱和。邻县情况也相似。我们除同意青松乡砖瓦厂扩建、增添新设备外，凡申报新建砖瓦厂的均不同意，否则会出现新的矛盾。
XX县人民政府二○○六年十二月十五日
XX县人民政府关于青阳乡人民政府申报兴建砖瓦厂问题的批复
青阳乡人民政府：
你市2006年12月10日《关于申报兴建砖瓦厂的请示》的来文收悉。
近几年来，农村盖房用砖量明显增加。今年夏季，青莲乡、青河乡曾先后申报新建砖瓦厂，青松乡砖瓦厂也申请扩建。
经调查，最近几年我县已有约百分之四十农户盖了新房；百分之三十的农户近年内不拟盖房，砖瓦需求已相对饱和。邻县情况也相似。我们除同意青松乡砖瓦厂扩建、增添新设备外，凡申报新建砖瓦厂的均不同意，否则会出现新的矛盾。
特此批复。
XX县人民政府（印）
二○○六年十二月十五日
六、文书拟写
1、请根据下列材料为光华公司写份函：
光华公司正准备对本公司网络技术人员进行培训，他们从报纸上了解到青山市高等职业技术学院将举办网络工程师在职培训班，但因报上刊登消息比较简单，他们想对一些具体情况进一步了解，比如该班何时招生、首批招收多少名额、有无入学考试、主要开设哪些课程、报考对象和条件要求、收费标准等。请你为华光公司给青山市高等职业技术学院写一份函（成文时间由考生自定）。
华光公司关于了解青山市高等职业技术学院网络工程师在职培训班的函
青山市高等职业技术学院：
我司从报纸上了解到贵学院将举办网络工程师在职培训班，因我司正准备对本公司网络技术人员进行培训，想对一些具体情况进一步了解，比如该班何时招生、首批招收多少名额、有无入学考试、主要开设哪些课程、报考对象和条件要求、收费标准等。
敬请函复为盼。
题
目: 图像处理技术实训
所属系、部 : 电气信息工程学院
年级、专业: 电子商务161班
姓
名:
学
号: 指 导 教 师:
实 训 时 间: 2017.5.29-2017.6.2
一、实训项目的规划与设计
这次的画册的主题是花艺设计，主要分为花的搭配、花的素材的使用、花环的制作欣赏、花器与花的搭配、新娘的捧花以及餐桌搭配的花这6个板块。我们采取的是简洁、明了、清新的风格，本身花艺这个主题就是比较清新淡雅的，从封面就给人清新明亮的感觉，让看到这个画册的人能够眼前一亮，对我们做的这个画册感兴趣，同时也对插花这门艺术感兴趣，我们所有采取淡雅清新的风格更加能够凸显出题，同时也可以更加的贴切花艺这个主题。
首页布局采取淡雅的配色，但配上简单的标题，加上清新的图片，在这个炎热的夏天，不仅带给人一种独特的清凉感，也可以带给视觉一种简洁美。目录页也是用与封面相似相近的颜色来作为底色，这样整体看起来比较舒服，不会因为差别颜色太多，或者不符合颜色不相近而影响了我们整体的效果，各个小版块的位置放的错乱而有秩序，每种主题和板块的设计感都不一样，可以让读者有不一样的感觉，从而不会显得单调。
在花艺设计中，颜色搭配的好坏，常常决定着花艺作品的成败，一个好的作品色彩必定是协调的，无论他表现的主题是素雅还是奢华，柔美还是艳丽。而一个色彩有明显缺陷的作品，不论其造型多么出色也会归于失败的作品。我们采用的色彩搭配方式有五种：一是单色彩搭配，即使用一种颜色但是是深浅的不同颜色来搭配，比如渐变的粉色等，此列色彩让我们的作品表现出了温和协调的效果；二：对比色的搭配，我们主要是采用两种不同颜色来搭配我们的画册，比如绿色和黄色，紫色和红色等，表现出强烈对比，跳跃感，撞击感的效果；三：邻近色的搭配：我们也采用了颜色较为相似的颜色来搭配我们的画册，主要是由色环上几个相邻颜色的相互配合，如：红色，粉色，橙色与香槟色等，通常能表现出优雅的气质。第四种是三角色搭配，在色环上刚好构成等边三角形的配色，这是非常明朗，强烈，活泼的颜色组合方式；最后一种是多种颜色搭配的方式，通常看上去五彩缤纷，在色环上包括很多临近的颜色，有些时候颜色的跨越也是很大的，给人很奢华艳丽的色彩，令我们做的画册增添了很多的美丽。
板块的页面我们参考了一些相似的书籍来做标样，每个人负责的页面的版式都不同，但是也存在一定的联系和相似度，排版的图片都采用比较淡雅高清的图片。为了让图片的效果更好，我们对图片所在的图层也设置了一些样式，比如阴影效果，描边的效果以及鞋面和浮雕的效果，有些也采用了蒙版的效果，这可以使图片更加具有立体感，提高视觉的舒适感，对某些图片使用路径工具导入选区来设置特殊的样式，可以提高新颖感。对于文字的大小我们也采取了不同的设置，主题字主要采取较大的方正舒体，平常的字采取仿宋字体，可以更好的体现出画册的层次感，对某些字体也采取了不同的
第1页 设置。每一页的页码我们采用四叶草的图片来做，这样可以更加贴合我们的花艺设计的主题。画册的装饰物我们采用的是一些英文字母或者单词，给它设置特殊的样式以及淡雅的颜色，贴切图片的颜色。
我们这个画册整体给人很清新舒服的感觉，让读者在读的时候能够很好的放松身心，尽情的感受花艺里面淡雅美好的另一个不一样的色彩，我们用了很多创意的排版和颜色的对比，我们在网上寻找了很多资料以及清晰的图片使读者能够眼前一亮。
二、小组分工
小组成员及各个成员的分工。
A:1-12页，画册主要是以清新明亮的风格进行设计，主要是花艺的素材和颜色搭配方面的设计。
B：封面封底、13-24页，画册采取清新淡雅的风格，由简单的图片组成，加上淡雅的方块，让画面清新引人。
C：目录页、25-36页，完成的画册部分以温馨浪漫为主要格调，采用大方优雅的布局格式，将内容平实又显高雅地展现在观众面前，更加怡人。
封底……………………………封面 ……………………目录…………………
第2页
1页………………………………2页 3页…………………………………4页
5页………………………………6页 7页…………………………………8页
9页………………………………10页 11页…………………………………12页
第3页
13页………………………………14页 15页…………………………………16页
17页………………………………18页 19页…………………………………20页
21页………………………………22页 23页…………………………………24页
第4页
25页………………………………26页 27页…………………………………28页
29页………………………………30页 31页…………………………………32页
33页………………………………34页 35页…………………………………36页
第5页
三、实习总结与心得体会
小组成员按名字分别完成个人对设计做出总结，并对同组其他两位同学的作品做出点评。
A：
通过一周的实训，我们对PS有了较为系统的了解。制图审美能力有了进一步的提高。课堂中老师对各种工具的使用，通过实例的方式进行了讲解，易于我们掌握，同时我们知道，仅仅只是课堂上讲的是有限的，只有自己下功夫才能达到掌握的程度，做出自己想要的效果来。
我对这几天主要学习的内容作以下总结：我们组制作的是花艺设计方面的画册，因此我们要绘图工具，图像处理工具，要求达到熟练掌握绘图工具，图像处理工具的使用，并在熟练地基础上绘制各种图案、图像等。因为我们画册的设计，要处理出一些关于花的素材，利用绘图工具来绘制精美花纹、项链等类似效果。绘制图形并填充颜色，制作出一个非常好的效果，给人眼前一亮的感觉，熟练使用颜色设置工具，并对色彩的使用达到一定水平，因为，我做的那部分包括了对插花的颜色搭配，这是很重要的，因为插花的设计，需要有对颜色搭配有较高的欣赏水平才能更好的做出来，对一些关于很清新的花朵的或者插花的照片进行处理，利用图像色彩与色调的调整来对照片进行黑白和彩色的互换处理。
利用前面所讲知识我对图片进行处理，自己任选一张关于花素才图片来给图片进行上色。熟练调整图像的过暗、过亮、缺乏对比度等质量问题。图层的基本操作，掌握图层样式的使用。了解路径的概念，并学会使用路径，掌握形状工具组来进行路径的编辑，修改等。通道的基本操作如创建和编辑通道，能熟练利用蒙版来制作特效。面对我们实训的方向，可以制作出需要的图形，将网页做到图文并茂。扩大了我们的就业范围，同时也让我们提高了信心。我相信在不远的将来会又不一样的效果!
1、这几周的实训过后我对PS制作图形还不够深入，好多细节没有顾及到。
2、有些学习过的制图方法，经过一个多月后已经变得模糊了，没有做好复习工作，以后要勤练习，温故而知新。
3、某些制图工具的使用还没有完全掌握，知识了解他们的一些用法，做不到融会贯通，使用最佳解决方案!
4、我们组其他组员都有很高的审美，他们才选择素材和PS的设计上对自己都有较高的要求，因此他们做的关于插花的设计相对我的来说好很多，我应该向他们学习。
这次实训对我们以后的发展是很深远的，借着实训我们花艺设计的机会我们不断地增加了学习能力，假如以后又在继续深入的学习提供了自身的素质，我们都知道在信息日益发展的今天，今
第6页 天学的知识明天可能就已经被淘汰，所以，我们大家应该以我们现在学到更多学习能力感到骄傲。
我们组其他的两位组员，他们在做PS时都很认真负责，也考虑到我的能力，于是合理的安排了我的工作，他们在自己排版和设计上都很好看，让人能够吸收到很多的营养，能够吸引读者的眼球，他们素材和内容都很清新唯美，有些小俏皮但是不失内涵，希望他们以后可以继续努力，在这方面能够创意创新，设计出自己满意的作品。
B：
这一次的画册设计我们选取的主题是花艺设计，以淡雅、清新为主要的风格，这次的设计我们主要分为6个部分，我负责的设计花器和花环的部分。我的设计主要以浅色系列为主，采取简单的排版模式，用了一些路径和图层样式的效果，设计页面大多一图片为主，同时还为图片设置了立体的效果。对于某些图片我进行了剪切，这样可以使图片的效果更加的美观大方。画册的排版相对饱满，页码采取四叶草来配合画册的风格。文字在不同的地方采取不同的字体，再到配上相对的英文，使页面更加和谐。在每一个不同的主题中，我采取了不同的风格，但同时也和上一个主题相贴切。对于画册页面的设计颜色，我采用的是相似的淡雅色，这样看起来会让人眼前一亮，更突出清新可人的风格。
对于画册的封面，采用了浅绿色作为背景，加上简约的主题字以及简单清新的花的图片。水平排列文字给人平静的感觉，画册封面的文字突出主题，用恰当的创意表现了花艺的魅力。使用淡雅的颜色，让人自然。封底用简单的圆形图片放在正中间，给人一种简约清爽的感觉。
画册的内容有6张，6张的都是对主题的内容的简介，利用字体的变化，图片的形状的变化，对图片进行变化来达到不同效果，增强视觉感。对于大标题和小标题和不同文字有不同的设置，形成一种层次感，对有图片的图层设置出投影，描边的效果，会使图片更加具有立体的感觉。图片的排列也采取称的样式，让两页的画册更加有对称感。
画册的元素、版式、配色都需要完美的配合，更重要的是要凸显出我们的主题，要有向上的面貌，配色要活泼、清新、淡雅，版式要丰富，又去，罗列有条。很多人说，画册的效果要做的越简单越好，其实，我觉得这样并不是最好。画册要由文字、图片和装饰物组成，但是如果做的饱满一点会显得内容很丰富。对于花艺这个主题，装饰很重要，它是一个点缀，同时也可以衬托出主体物并且增加亮点。
这个画册的设计中，还是存在有不足，比如图片的高青度不够，主题不够明显，排版方面有些拥挤，欠缺一些特殊的图片效果，每页的版式过于相似，突破性不是很大。对于logo的设计也不是很明显，有些页面与存在图片与文字间隔太少的问题。
第7页 其他两位同学负责的部分不一样，但是我们的主题风格十分的贴切，相对设计方面我们也有很多的相似之处。在排版方面，其他两位同学的比较丰富饱满，色彩搭配方面，我们采取的都是浅色系列，没有太大的差异，文字的字体、大小、颜色还有存在一些不同，但是其他两位同学的排版都相对比较好。整体来说还是很贴切我们的主题。
C：
图像处理，指用计算机对图像进行分析，以达到所需结果的技术。
21世纪是一个充满信息的时代，图像作为人类感知世界的视觉基础，是人类获取信息、表达信息和传递信息的重要手段。数字图像处理，即用计算机对图像进行处理。
电子商务这个专业对我们来说是个不错的选择，能够学习到不少专业软件的操作使用。也能够在计算机方面突破自己，学习课程不涉及的内容，以充实自己，在进入社会后能够有更多选择工作的机会。
我们从大学一年级下学期开始接触到图像处理技术的课程。在学习这门课程之前，无论是网络上还是平时的生活中，都能轻易地看到图像处理技术的身影，其已成为当今社会审美与创造美的重要方式。
一学期的图像处理技术即将接近尾声，每一届，老师都会给学生组织实训周，由学生自己分小组完成一部图像处理的作品。实训周结束后，学生需要将制作的作品与实训报告一同交由老师审核。
我们小组有三个成员，两个女生和一个男生，我就是那一个男生。因为我们三个无论在学习或是生活中关系都比较好，联系也比较频繁，所以分小组的时候也比较直接。
我们十分认真地对待这次的实训，尽量把工作做到很好。只要下功夫，总是会出效果的。
在最初的阶段，我们一起商量讨论我们实训需要做的主题，到图书馆查询资料，参考画册作品，从中汲取经验与灵感。确定主题后，然后再细分每个人需要完成的内容、板块。在开始做的时候也在尽量认真，争取拿到班级小组第一的成绩。我们也相信我们也能够做到。
在做的过程中也遇到了很多问题，比如忘记蒙版的使用方法，不知如何排版，如何把每个成员的部分合理地连接起来等。前期大家都是在机房一起完成前面的部分，放假后就需要自己在寝室用自己的电脑完成。我们小组的整体进度还不错。能够提前四天把作品完成，接下来就是整合每个成员的作品成为一个整体，添加上封面和目录页，然后完善整理实训报告的内容。
我个人对整体完成的进度和质量都比较满意。
再有就是对自己所做画册成品的一点认识：在老师给我们讲实训要求的时候，就给我们观察介绍了模板画册的内容，回过头来看我们小组做的，内容都比较丰富，不是太简洁，这是一个瑕疵。换句话说，质量的好坏不在乎内容的多少，而应该在于排版的格式，丰富的内容，对观看者的吸引力，以及是否让人眼前一亮，怡然自得。这才是我们作品的宗旨，当然最主要的目标还是获得班上小组的作品第一。有机会经过修改后参加比赛的标准。
小组内其他两位同学的作品风格都相差不多，我们都以观众的视觉体验为核心，参考创意版式，经过长时间的讨论分工，详细地实施，做出让观众为之动容的作品，这是我们的初心。
当然，任何的成功都不是随随便便的，比如在制作的过程中，小组同学就有花了整个下午做的文件，结果没有保存，内容全部为零。这也深刻地告诉我们，在制作的过程中一定要定时保存自己的文件，以免造成不必要的损失。
总之，这次的实训让我们收获颇多，用心完成的作品，如果能得到大家的青睐，对我们是最大的鼓励与肯定。
一、现阶段, 高校的文书档案管理存在的问题
(一) 管理高效文书档案的人员管理意识不强
1. 领导干部的档案管理意识薄弱。部分的领导干部对高校的文书档案管理工作的作用和地位认识不到位, 他们只注重教学的管理和学生的管理而对于档案管理工作好像无暇顾及。他们有的甚至认为:文书档案管理工作可有可无, 不管理也不影响学校的发展大局, 从心理上就认为档案管理不重要。这样的看法是片面的, 高校的文书档案承载着一个高效发展历程中的点点滴滴, 它是高校成长壮大的见证, 是一个重要的文字记载。
2. 文书档案管理员管理意识不强。高校的一些档案管理人员工作的时候责任心不强, 随着时间的累积, 一些档案在查找的时候已经不知所踪。他们认为那些文书档案就是一堆没有任何作用的古董, 有些人把重要的资料已经自己妥善保存好了, 而这些放到档案室的都是一些不知道该归为哪一类型的就的文书档案, 有的管理员甚至把它们当作废纸一股脑卖了。档案管理员在管理的过程中也没有认真地对这些文书档案进行鉴定、整理、归类、编号、著录等等。
(二) 高校文书档案管理制度不健全, 管理人员在按照制度办事时, 没有严格的执行力
1. 高校的文书档案管理制度不完善, 在管理人员进行这项工作时, 没有相应的工作监督制度, 缺乏指导。有的管理人员已经离职, 但是名字却还挂在工作岗位上。这对文书档案是管理很不规范、很不到位。
2. 高校缺乏专业的文书档案管理人才, 即使有了专门负责收发和传阅文书的人员, 因为在传阅制度的不健全, 一些重要的文书档案在借阅后不能够及时地归还, 导致文书流散在个人的手里, 甚至永远也找不到了;再者, 人们在借阅文书档案时也不履行借出文书的登记手续, 管理人员只要步步跟进、进行催要, 时间一长, 文书档案就容易被磨损、页数缺失。这使得档案室的文书档案资料不齐全。
3. 高校的文书档案收集不齐全, 很多重要的文档缺失, 管理的不规范。由于高校档案管理制度的不健全, 再加上一些人的档案管理意识不强, 一些重要的资料紧紧地攥在自己手里, 不肯归还档案管理人员, 例如:一些科研设备和声像文书档案等, 很难在回收回来。管理人员在管理的过程中, 原稿的不齐全、发文字号的不规范、文种的使用不当及附件的不规范, 都没有进行很好地纠正、合理地进行管理, 这导致管理文书的换乱、在下一次查找利用时很不方便。
二、加强高校文书管理工作的措施
(一) 规范高校文书档案管理工作, 加强对他们的指导
在日常的公文归档管理时, 要对高校的各类公文的格式、内容和文稿内容进行分类, 完善文书的立卷和归档的收集、整理、利用、等制度。根据高校的实际情况, 建立一套行之有效的文书档案管理制度, 让文书档案的管理变得有秩序、有条理起来。在高校的领导中, 要克服“重形式、轻内容”的思想, 树立一个规范意识, 让高校的档案管理有章可循、有制度可依, 调高高校文书档案归档的完整率和准确率。让高校文书档案管理工作达到标准化和规范化。
(二) 增强文书档案管理人员的管理意识, 加强对他们工作的监督
文书档案管理人员必须要做到对每份文书的借出时间、归还时间、摆放的位置心中有数, 尤其是本校比较重要的档案更应该放好。要明确这些文书档案存放的范围, 在工作中认真仔细, 掌握一定的工作方法, 把有参考价值的文书档案一定要收集齐全、完整。高校的领导干部也要以身作则, 借出的文书资料一定要及时归还, 加强文书档案工作的管理意识。此外, 管理人员要做好文书档案的收集宣传工作。文书档案的收集工作可能涉及到高校的各个领导, 要多多宣传这些文书档案的重要性和将其归类整理的必要性, 及时体香各位领导清退手头不再使用的文书档案, 防止他们因为工作的变化而导致文书档案的散失。
(三) 建立一套有效的、科学的文书档案管理制度
在对其进行管理的过程中, 要防止文本的损坏, 同时还要防止一些重要档案信息的泄漏。这就要求管理人员将各部门使用的文书档案资料登记清楚, 各个部门用完后做好收文的登记, 使用完后有及时地清退, 相关的使用人员、管理人员要签字, 发现有什么疏漏之处进行及时改正。例如:有些文书档案由于保存的时间较长, 笔迹已经变得模糊及卷面破损, 我们这时就可以及时地更换, 进行优质保存。
(四) 在档案管理过程中, 难免会出现同一份文书档案而进行多次存档的情况
这就需要进行分类了, 对于普通类的档案资料只存一份定稿, 比较重要的要存底稿、正稿、定稿、一一妥善保存, 建立分级呗、分类型分文书档案登记制度。分别建立各级文书档案和非正式文书档案的登记本和本校的文书档案借出接入等级本, 就保证文书档案的迅速收发、详细登记和清晰管理。
三、结语
文书档案的管理工作是高校行政办公的一项重要工作。文书档案管理的工作主要包括档案的收集、鉴定、统计和利用等等诸多环节。其中, 收集是首要的环节, 在进行文书管理过程中一定要搞清楚每份文书档案的来龙去脉, 对他们进行科学合理地分类, 建立一套完善的管理制度。如:收发登记制度、借阅制度等等。档案管理工作为高校在解决一些比较棘手的问题时有着重要的参考作用。文书档案部门管理质量的直接影响着高校这方面的工作。在高校中, 档案管理工作是为了保存高校在以往的工作和活动中形成的具有重大意义的原始资料, 可以为它以后的发展提供借鉴。因此, 我们必须从思想上和行为上对这项工作重视起来, 为高校的进一步发展提供信息方面的参考和支持。
参考文献
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[4]李建英, 严云.浅谈高校文书档案管理中存在的问题与对策[J].科教文汇, 2009 (, 07) .
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