办公室公文处理技巧（通用11篇）
职场箴言
一、交浅言深者不可深交：
初到公司，可以透过闲谈而与同事沟通，拉近彼此之间的距离。但是有一种人，刚认识你不久，便把自己的苦衷和委屈一古脑儿地向你倾诉。这类人乍看是令人感动的，但他可能也同样地向任何人倾诉，你在他心里并没有多大的分量。
二、搬弄是非的“饶舌者”不可深交：
一般来说爱道人是非者，必为是非人。这种人喜欢整天挖空心思探寻他人的隐私，抱怨这个同事不好、那个上司有外遇等等。长舌之人可能会挑拨你和同事间的交情，当你和同事真的发生不愉快时，他却隔岸观火、看热闹，甚至拍手称快。也可能怂恿你和上司争吵。他让你去说上司的坏话，然而他却添油加醋地把这些话传到上司的耳朵里，如果上司没有明察，届时你在公司的日子就难过了。
三、惟恐天下不乱者不宜深交：
有些人过分活跃，爱传播小道消息，制造紧张气氛。“公司要裁员”、“某某人得到上司的赏识”、“这个月奖金要发多少”、“公司的债务庞大”等等，弄得人心惶惶。如果有这种人对你说这些话，切记不可相信。当然也不要当头泼他冷水，只需敷衍：“噢。是真的吗？”
四、顺手牵羊爱占小便宜者不宜深交：
有的人喜欢贪小便宜，以为“顺手牵羊不算偷”，就随手拿走公司的财物，比如订书机、纸张、各类文具等小东西，虽然值不了几个钱，但上司绝不会姑息养奸。这种占小便宜还包括利用公司的时间、资源做私事或兼差，总认为公司给的薪水太少，不利用公司的资源捞些外块，心里就不舒服。这种占小便宜看起来问题不严重，但公司一旦有较严重的事件发生，上司就可能怀疑到这种人头上。
五、被上司列入黑名单者不宜深交：
只要你仔细观察，就能发现上司将哪些人视为眼中钉，如果与“不得志”者走得太近，可能会受到牵连，或许你会认为这太趋炎附势。但有什么办法，难道你不担心自己会受牵连而影响到晋升吗？不过，你纵然不与之深交，也用不着落井下石。
避免深交，但需要与之沟通。当你新进公司时，应当表现得友善大方，主动与人交际。比如：邀请同事共进午餐或晚餐，寻找机会请教工作上的问题，借此表达你愿意配合同事工作的善意。
三五同事经常聚在一起，或去唱歌，或逛街看电影，或聚会玩牌，久而久之，情谊加深，有可能从此形成“小团体”。
如果上司把你认为是小团体的一员而列入黑名单，你就倒霉了。一般说来，上司对小团体总是抱持着不信任的态度，对于小团体里的人多有顾虑。
首先，上司会认为小团体里的人公私难分。如果提拔了圈内某个人，而与之较好的同事“哥儿们”可能会得到偏爱放纵，不仅对公司、事业不利，对其他员工也不公平。
有些时候，上司担心小团体里的人“不忠诚”。经常聚在一起的人气味相投，若上司对其中某个人批评或扣奖金，若其中某个人与别的同事发生矛盾，这几人可能联合起来对付上司，或影响公司团结。再说，即使上司想给其中某个人单独奖励或红包，这个人很可能就会泄漏给圈内的朋友知道。很可能红包不是每个人都有，其他同事若知道定会认为上司不公。
处理人际关系小建议
一、故意显露笨拙的一面，使对方产生优越感。
比如说，时下的演员都以年轻貌美、头脑聪明、歌艺佳、演技生动为优点，企图在观众中塑造一种形象，提升优越感；殊不知，一个人面对比自己优秀的人，只会增加心中的挫折感，也就自然而然就产生了反感。根据这个原理，某些人为获得知名度，故意表露自己的笨拙。在公司的同事、上司面前，故意表现出单纯的一面，以其憨直的形象，激发他人的优越感，吃小亏而占大便宜。而有的部属不会隐藏自己的锋芒，工作上处处表现得干劲十足、能力超强，殊不知自己在无形中已惹来嫉妒和猜忌：“你行，你一人就能干好，那还要我们干什么？”
二、说些自己的私事，从而拉近彼此间的距离。
开门未必一定要见山，一见面就谈工作的事，铁定会让人反感。何妨暂时抛开主题，先谈及共同的话题，或自己的繁杂琐事，以求达到心灵的共鸣。如肯尼迪在争夺总统席位的竞选演说中，曾经轻描淡写地说：“紧接着，我还要告诉各位一句话，我和我的妻子虽然赢得选战，但我们希望能再生个孩子。”
在公司与同事谈及私事，可以增进彼此间的亲切感。但是，私事并不包括隐私。如果你向别人泄漏自己的隐私，别人可能会以此为笑柄攻击你。如果随意谈论及他人的隐私，他人也会对你表示不满，并乘机报复。
三、倾听是你克敌制胜的法宝。
一个时时带着耳朵的人远比一个只长着嘴巴的人讨人喜欢。与人沟通时，如果只顾自己喋喋不休，根本不管对方是否有兴趣听。这是很不礼貌的事情，也极易让人产生反感。
做一个好听众，不仅要自己说，更要尊重别人说，效果比你说得天花乱坠好得多。倾听并不只是单纯的听，而应真诚地去听，并且不时地表达自己的认同或赞扬。倾听的时候，要面带微笑，最好别做其他的事情，应适时的以表情、手势如点头表示认可，以免给人敷衍的印象。
一、文档快速处理技巧
(一) 快速定位光标位置
用WPS编辑文件时有一个特点, 就是当打开一个WPS文件时, 光标会自动定位到你上一次存盘时的位置, 而Word却没有直接提供这个功能。但打开Word文件后, 按下Shift+F5键, 光标就可以快速定位到上一次编辑的位置。Word会记录一篇文档最近三次编辑的位置, 如果重复按下Shift+F5键, 可以在最近三次编辑的位置之间循环, 按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置。
(二) 快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章, 觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间, 一般是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期, 而按下Alt+Shift+T键则插入系统当前的时间。
(三) 快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法:双击格式刷, 可以将选定的格式复制到多个位置, 再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
(四) 快速打印多页表格标题
选中表格的主题行, 选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框, 当预览或打印文件时, 我们就会发现每一页的表格都有标题了。当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
(五) 快速输入大写中文数字
在一些特殊领域, 例如银行等金融部门, 经常需要输入中文数字, 其快速输入方法如下。
执行“插入”菜单上的“数字”命令, 在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字, 如输入1231291, 然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁…”, 单击“确定”, 中文数字“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
(六) 快速改变文本字号
Word的字号下拉菜单中, 中文字号为八号到初号, 英文字号为5磅到72磅, 这对于一般的办公人员来说, 已经绰绰有余。但在一些特殊情况下, 比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字, 这时可以用下述方法快速改变文本的字号。
1. 先在Word中选中相关汉字, 然后用鼠标单
击一下工具栏上的字号下拉列表框, 直接键入数值, 即可快速改变文字大小。而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用;
2. 选中文字后, 按下Ctrl+Shift+>键, 以10磅
为一级快速增大所选定文字的字号, 而按下Ctrl+Shift+<键, 则以10磅为一级快速减小所选定文字的字号;
3. 选中文字后, 按Ctrl+]键逐磅增大所选文字, 按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
(七) 快速设置上下标注
首先选中需要做上标的文字, 然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标, 再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标, 再按一次也恢复到原始状态。
(八) 快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大, 但常常出现错乱现象, 可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
1. 当Word为其自动加上编号时, 只要按下
Ctrl+Z键反悔操作, 自动编号就会消失, 而且再次键入数字时, 该功能就会被禁止;
2. 选择“工具”→“自动更正选项”命令, 在打
开的“自动更正”对话框中, 单击“键入时自动套用格式”选项卡, 然后取消选择“自动编号列表”复选框, 最后单击“确定”按钮即可。
(九) 快速选择字体
为了达到快速选择字体的目的, 可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。右击Word工具栏, 选择“自定义”命令, 打开“自定义”对话框, 在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡, 并移动光标条到类别栏中的“字体”项, 找到平时经常使用的字体, 把它拖到工具栏成为按钮。以后要快速选择字体时, 只需先选中文本, 再按下工具栏上的字体按钮即可, 这样就省去了从字体下拉列表框中选择的麻烦。
(十) 快速去除Word页眉下横线
快速去除Word页眉下的横线可以用下面四种方法:一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚后, 选择“格式”→“边框和底纹”命令, 设置页面边框为“无”;三是进入页眉编辑, 然后选中段落标记并删除它;四是将“样式”图标栏里的“页眉”换成“正文”就行了。
二、巧妙使用Word工具打造个性桌面
(一) 桌面上的日历
Word拥有很强大的插入对象功能, 在文档中插入一个日历控件, 再将文档保存为HTML文档;然后回到桌面设置墙纸时, 选择保存的HTML文档即可在桌面上显示日历。
启动Word 2003后, 打开“插入”菜单下的“对象”命令, 弹出“对象”对话框, 在“对象类型”中选择“日历控件”并单击“确定”按钮, 这样在文档中就会自动加入一个日历的图标, 同时打开“控件工具箱”工具栏, 选中插入的控件, 将其设置为页面居右显示, 这主要是为了保存为HTML后设为桌面墙纸时, 让日历在桌面右上方显示, 从而不影响桌面上其他图标的查看。
如果觉得现在的日历界面比较差, 那么可以对其进行美化, 选中插入的日历控件并右击, 在弹出的菜单中选择“日历对象”子菜单中的“属性”命令, 在打开的窗口中即可为日历进行各种参数设置, 包括外观效果。
这个时候文档中只有一个孤单的日历, 可以通过如下方式继续对其进行美化:打开“格式”菜单, 选择“背景”菜单中的“填充效果”命令, 将打开的窗口切换到“纹理”选项卡, 然后从中选择自己喜欢的效果。如果希望将某个图片作为桌面的话, 则可以将窗口切换到“图片”选项卡, 单击“选择图片”按钮, 将自己喜欢的图片添加进来即可。
设置完成后, 打开“文件”菜单, 选择“另存为”命令, 在打开的窗口中将做好的Word文档保存为HTML格式。
此时就可以将Word关闭, 然后在桌面上右击, 在弹出的菜单中选择“属性”命令打开“显示属性”窗口, 将打开的窗口切换到“桌面”选项卡, 单击“浏览”按钮, 将刚刚保存的HTML添加进来, 并将其设为桌面背景即可。
(二) 桌面上的滚动消息
在繁忙的工作中, 很容易忘记一些小事情, 即使自己的记忆力超群, 在平时的工作中也可能需要将一些通知告诉其他同事, 如果恰巧暂时无法联系到同事, 而自己又急需外出, 这个时候我们就可以利用Word创建一个桌面滚动消息, 待同事回来时即可看到桌面上的提示, 方法如下。
启动Word后, 打开“视图”菜单下的“工具栏”, 从中选择“Web工具箱”, 单击打开的“Web工具箱”工具栏上的“滚动文字”按钮, 在打开的“Scrolling Text”窗口中进行设置。其中“Behavior”设为“Scroll” (滚动) ;“Background Color”为背景颜色, 可打开下拉菜单进行选择;“Direction”表示滚动方向, “Left”表示从右向左;“Loop”为循环滚动的次数, “Infinite”表示不限次数;“Speed”是滚动速度, 越向右速度越快;做好这些设置后, 我们就可以在“Type the scrolling text here”窗口中输入滚动的消息内容。输入内容后单击“OK”按钮返回Word主界面, 然后选中滚动文字对象, 根据需要改变其显示位置, 以及对页面进行美化。
做好所有工作后就可以将该文件保存为HTML文件, 然后将其设为桌面背景, 这样只要同事回来使用计算机, 即可在屏幕上方看到滚动消息了。
有愧对他人之处，宜说：“深感歉疚”，“非常惭愧”。渴望见谅，需说：“多多包涵”，“请您原谅”。有劳别人，可说：“打扰了”，“麻烦了”。一般场合，则可以讲：“对不起”，“很抱歉”，“失礼了”。
第二，道歉应当及时
知道自己错了，马上就要说“对不起”，否则越拖得久，就越会让人家“窝火”，越容易使人误解。道歉及时，还有助于当事人“退一步海阔天宽”，避免因小失大。
第三，道歉应当大方
道歉绝非耻辱，故而应当大大方方，堂堂正正，完全彻底。不要遮遮掩掩，“欲说还休，却道天凉好个秋”。不要过分贬低自己，说什么“我真笨”，“我真不是个东西”，这可能让人看不起，也有可能被人得寸进尺，欺软怕硬。
第四，道歉可能借助于“物语”
有些道歉的话当面难以启齿，写在信上寄去也成。对西方妇女而言，令其转怒为喜，既往不咎的最佳道歉方式，无过于送上一束鲜花，婉“言，示错。这类借物表意的道歉“物语”，会有极好的反馈。
第五，道歉并非万能
一、确认反馈阶段的技巧
确认就是接受任务，反馈就是汇报交付。在战争中，每当指挥员布置完任务，接受者都要当面复述一遍，即使战斗最激烈的时刻也是如此。
只有这样，才能确保执行者全面准确地领会指挥员的战略意图，避免差错。
秘书接受领导任务后，同样需要复述确认复述有助于秘书对任务加深理解，领导也能从秘书的复述中及时发现自己的疏漏或秘书在理解上的偏差。诸如，领导布置任务后，秘书应以最精炼的语言将任务复述确认后再去执行;接到一个会议通知电话，秘书应当向授话人复述一下电话内容;以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后，秘书应主动向对方确认是否收到，是否完整清楚，有无疑问等。
确认时需要注意的细节，如果领导布置的工作内容很简单，秘书可以直接去做;如果领导布置的工作内容较多，秘书就需要复述一遍，复述时要精炼、条理，同时可加入自己的理解，准备采取的方法等;如果接到电话，除了记录、复述，还要想到领导可能会问的问题，因此要问清对方的姓名、电话号码。
一项任务完成后秘书要及时向领导汇报，反馈工作的进度和结果。这也是赢得领导信任的基本途径。
反馈时需要注意的细节;反馈有缓急之分，一项工作的完成情况是否必须立即反馈领导，不是凭秘书的感觉，而是看领导对这件事的关注程度和这件事本身的紧争程度。如领导会后要赶着去拜访一个重要客户，这时秘书应该立即落实车辆并把车型车号、停靠地点、司机姓名、手机号码等信息传递给领导。如果秘书没有履行反馈职能，领导找不到车，便是秘书的失职。
反馈还需要注意时机场合。如果不是很急迫的事，应在领导不忙或坐车、闲聊时汇报。反馈时语言应简练，要突出结果淡化过程，切忌将汇报变成表功或诉苦，可像聊天一样，将领导需要掌握的信息传递过去。
二、实施落实阶段的技巧
在实话落实阶段，秘书应掌握两这方面的要点。
1、不忘事、不误事、做好事
秘书工作无小事。要做到不忘事，可以做这样一些工作;把文件夹分成“已处理”、“待办”、“临时”三种并贴上不同颜色的标签;对重要文件加锁保管并及时处理;准备一本记事本，每天下班前记录次日要做的事，根据轻重缓急逐项完成;对重要性事务、周期性事务要提前记录。
不误事的秘诀是分清事情的.轻重缓急，做事讲究次序。时间管理学把要做的事情分成重要且紧急，不重要但紧急，重要但不紧急，不重要也不紧急几类。办公室工作有受支配、制约的部颁(上司委派的或部门分配的工作)，也有自己支配的部分(职责内的日常工作)。秘书要有科学明确的工作计划，包括工作目标、内容步骤、方法、标准、完成时间等。要根据轻重缓急决定工作次序，有条有理地进行。受制约的工作置于前，自己支配的工作置于后;重大工作优先考虑集中精力做;日常工作分散做。整段时间用于处理复杂的需连续进行的工作如拟写文件;零星时间用于处理简单的可间断的工作，如处理信件、查阅资料;还要善于控制诸如接待来访、联系电话等工作的时间弹性。
秘书应养成记录工作时间使用情况的习惯，如每周用于拟稿、接待、联络、参加会议等所占的时间，以便适当调整优化，进一步提高工作效率。
不忘事与不误事都为做好事服务的，把每件事情做好才是秘书工作的最终目的。做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。
20%重要的事情主要指该项工作完成的质量可能会对公司、部门、领导产生重大的影响，或对秘书本人的成长产生重大的影响。做好重要的事情，秘书必须树立精品意识，力求尽善尽美，杜绝各类疏漏和低级错误;还要处理好质量与效率的关系，既要保证在规定时间内完成工作，又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。
对80%不太重要的事情要善于借助外力，如果可能可以授权下属;要善于合理利用时间，性质相同或相近的工作可以集中处理，如打电话、处理文件等;要善于利用历史资料进行处理，如把常用范本分门别类予以存档。
2、准确、及时
如果我们分析出错的原因就会发现，办公室工作最容易出错的常常是职能交叉环节，即两个人(或部门)的结合部。杜绝出席的办法之一，就是将自己的职责范围扩大，即在递交工作或任务时，如果将随之实生的责任比作“接力棒”就要确保“接力棒”递交到下一名队员手中时不落地。
秘书接受任务时，首先要分清是否是属于自己职责范围，是否是领导交办的事。若是，就应无条件保质保量地做好;若不是，就应明确告知对方事情的办理程序和方法。秘书应做好该做的事，也要对不该做的事说“不”，要艺术性地学会拒绝。这不仅可以帮助对方掌握办事规律，承担应负的责任，也可以保证全局工作的顺利进行。但秘书还应该明白，不该做的事并不等于“可以不做的事”，在分清职责的前提下，要善于帮助他人、与人合作、互助互通，学会平衡各种人际关系。
如果事情不涉及法律、道德、规则等因素，分清职责后要有选择地做。下列三类事秘书不应介入;第一，要你做的事已超出了你的能力所及，也就是说答应下来的事就应力争做好;做不好不如不做，不要帮倒忙。第二，分内的事已经令你无暇他顾，也就是说不要种了别人的地荒了自己的田。第三，你的介入于事无补。
准确是不失误，及时是不耽误。及时就是在每一时间内内完成应该做的工作。秘书不要过多强调领导或工作本身所要求的最后期限，因为秘书随时会接受新的任务，这时双重的工作会带来过大的压力，最终使工作无法达到应有的质量。领导也随时可能将工作的最后期限提前，使你措手不及。领导一般考虑的不是离最后期限你还有多少时间，而是在此前已经给了你多少时间。
音乐欣赏法。放下手头的活，打开你的录音机，来一段音乐。听什么呢，首先听你最喜欢的，听那些能够让你心旷神怡的，当然最好还是听一些节奏舒缓、旋律轻松的;尤其是那些轻音乐，真能如同一股溪流，一缕清风，让你的心情在其中好好地洗一洗，凉一凉。音乐会使你的心绪得到自然的刷新。你不必担心会影响别人，因为诸如mp3等播放工具会让你完全放心地沉浸在无声而有声的美妙世界之中。
书报阅读法。这种做法，最不会影响别人。你的办公室，你的案头，一定会有一些即时可读的报纸杂志，或是其他书籍;你也可以在平时准备一些这样的读物。浏览一下新闻，阅读一篇散文，欣赏一个故事。一般文字不不宜过长，以短小为妙，不致因阅读得过于投入而跌入另一种疲劳之中。这样，在不求甚解、不染功利、轻轻松松的随便翻翻之中，必然会远离劳形之苦，而又往往会偶有所得。
简易劳动法。也许你会觉得办公室“无动可劳”，其实可动手的地方多得是。将你案头或他处凌乱几日的物品摆放整齐，桌椅灰尘稍为清扫，门窗玻璃作简单拂拭，地面积垢可彻底拖擦，甚至脸盆、毛巾也该来一次定期的洗涮，要不就为大家提壶水，给花草浇次水，真的没事做，你干脆再洗把脸，或再给自己泡杯茶，这样花个十分八分钟的时间，让你累不了也闲不了。不知不觉，你的肢体得到了充分的活动。
室内体操法。如果能有一套成系列上讲究的室内体操，那是最好不过的，但往往没有这个可能。不过，我们可进行一些随意的肢体活动。弯弯腰，扭扭腿，伸伸臂，转转颈，按按关节，揉揉面颊。也可以利用桌椅等物做临时辅助器材进行锻炼。空间允许时，可以走走步，可以适当的做原地跑步。有兴趣的话，可根据爱好，设计编制一套个人肢体体操，定时或不定时作些比划，形成自己的活动习惯。
人际交流法。人际交流，就是同事之间进行健康、友好、轻松的言谈。这种做法有被动和主动之分。比如，有人忽然递过话来，你总不能含糊应付，甚至听若未闻，最少出与礼貌，你也便可以自然接过话题，积极交流，更何况你可以借次机会好好消遣啊。如果旁边有几个人在闲谈，你切莫心烦，姑窃喜之，索性加入其行列，凑上这份难得的热闹，甚至推波助澜，在你尽兴时，再瞅准机会，建议“各归正事”。日常你也许有要与别人交流的话题，你完全可以在这些巧妙的时间里了结你的心事。
户外活动法。比照以上几种做法，户外活动的内容更要丰富，方式也更多样。当然，既然是工作当中的稍为放松，活动只能是短时间、近距离、小范围进行。本着适可而止的原则，不提倡强体力、高难度、大动作。房前屋后可以散步，洁净清新之所可深呼吸，花香草绿之处可做片刻观赏，开阔地带可极目远眺，吹吹清风，晒晒太阳，既合于身，又怡于心，何乐而不为呢？
默认情况下看到的单元格线，不管是一种辅助线，打印的时候是没有的。要想打印时显示出表格式，就需要自己添加。选中要添加表格线的所有单元格，然后右击它，选择“设置单元格格式”，或者直接按Ctrl+1键，调出单元格格式对话框，切换到“边框”。上面的“无”、“外边框”、“内部”，是针对整个表格的选项。如果想对表格线进一步细化，比如只让表格的一个边有线，或者为单元格添加不同方向的对角线等，可通过下面的选项操作。中间的预览框可以预览效果。
2.插入和删除单元格
Excel表格是经常变动的，最常见的是增加或删减表行。在某个单元格上右击，选择“插入”，然后在打开的插入对话框中，可以选择插入单元格，还是插入整行或整列。还有一个更快捷的方法，就是输入过程中，直接点击上方的“插入”下的三角按钮，选择插入行或列即可。删除行或列则点击“删除”下的三角按钮再进行选择。
3.快速复制粘贴
有时候我们需要输入1、2、3、4、5……等顺序数字，如果一个个地输入显然太麻烦了。其实只要先输入1和2，然后选中这两个单元格，再拖动它们右下角的绿色小方块(此时光标为十字形)，就可以快速复制出无限多的顺序数字了。默认还显示当前所复制到的最大数字。
4.输入身份证号等长数字
一旦在单元格中输入身份证这样一长串的数字，往往会自动转换成科学计数法，看起来很不方便。这种情况下，选中单元格(如果该列都为身份证号则选中该列)，然后选择“设置单元格格式”，把数字的种类改成“文本”即可。这样再输入长数字就不会被自动转换了。
5.修改字体和对齐方式
Excel默认是11号等线体，如果你为了美观想要改变成其他字体，可以右击要修改的单元格(或选中多个单元格后右击)，此时右键菜单中会自动显示字体、字号的选项，直接进行设置修改就可以了。当然也可以选中单元格后，在上方的工具栏中进行修改，无需右击。
当单元格中的文字内容较多时，就涉及到对齐方式的问题，同上字体的.修改，可以同时设置不同的对齐方式。这里需要注意的一点时，一般需要设置“自动换行”，这样就不用担心内容太多显示不全的问题了。
6.格式刷的使用
格式刷可以快速设置相同格式。选中某个单元格之后，点击“开始”选项卡左侧的格式刷图标，然后在目标单元格上点击，该单元格的格式即自动与源单元格同步了。
7.一键快速制图表
对数据最好的装饰，就是将它转换成图表。选中相应的数据后，右下角即显示一个快速分析的小图标，点击图标展开它，切换到“图表”，选择“柱形图”即可生成快速图表了。当然也可以选择其他的图表样式。
Excel最强大的部分，就是它的计算能力，这些不是一两个技所能解释得清的。下面的两个小，只不过是常会用到的Excel计算而已。
8.快速求和、求平均值
当我们输入一系列的数据之后，有时想要快速知道它们相加的和，或者它们的平均值。此时只需要直接选中相关的单元格，在Excel下方的状态态中，就可以看到它们的求和、平均值、和计数显示了。
9.常用函数一键搞定
1设定Excel文件打开时的密码
在已生成的Excel表格中, 单击执行菜单中的“文件”→“另存为”→“工具”→“常规选项”→“打开权限密码”→设置密码→“确定”→“重新输入打开权限密码”→“确定”→“保存”→选择保存位置→“确定”, 关闭Excel文件。这样设定密码后, 用户打开文件后不显示任何数据, 输入密码后方可显示数据。
2设定Word文档打开时的密码
在已生成的Word文件中, 单击执行菜单中的“文件”→“另存为”→“工具”→“安全措施选项”→“打开文件时的密码”→设置密码→“确定”→“重新输入打开文件时的密码”→“确定”→“保存”→选择保存位置→“确定”, 关闭Word文件。设定密码后, 用户打开文件后不显示任何文字, 输入密码后方可显示文字。
3删除Excel和Word文档已设定的密码
发展“人际联盟”
在公司中别固步自封，应该尽量多跟不同部门、不同阶层的同事建立亲密友善的人际关系。从接待小姐到总经理秘书，从人事大哥到财务大姐等，这些“自己人”不但会让工作变得有趣、愉快，更能在你有需要的时候伸出援手，助你一臂之力，帮助你圆满完成任务。
要怎么做，才能建立人际联盟呢？
◎对别人的工作表示真诚的兴趣 心理学家发现，每个人都喜欢与对我们感兴趣的人做朋友，所以建立人际关系的首要准则就是表达“我在乎你，我很想多了解你”。开口关心同事的工作状况，并且多倾听心情，多以“我感觉”、“我认为”为交谈主轴。例如，当同事愿意和你分享心声时，说“有时候需要加班到很晚，我觉得很困扰，对家人有些愧疚”这样的话，你和他深刻而交心的人际互动就成功建立了。
◎寻求对方的忠告另一个做法则是开口寻求建议：“这事有些困扰我，而我一直认为你在这方面有很好的判断力，能不能给我一点儿建议呢？”你能巧妙地传达对他的欣赏重视，有助于发展互有好感的人际关系。
◎帮助别人，不求立即回报 在能力范围内主动帮助同事是累积人际资源的双赢做法。有位企业高管曾对我说：“欠我的人越多，日后帮我的人也越多。”说得太有道理了，所以下回有同事求你代班或搜集信息时，别再斤斤计较。
对上司要贴心而非知心
真正优雅的政治艺术家深知，对于领导所进行的那些政治游戏心知肚明即可，千万别故作聪明。我曾目睹一位白领和领导的对话：“总经理您真是高人，我一眼就看出您这么做是为了挫挫副总的锐气。”这种自以为是的做法极易引起上司的防卫心，最后倒霉的反而是自己。最好的做法是被动地倾听，才是恰如其分的政治动作，你还可以这样说：“是，我了解，这样的确能提醒副总去做更周详的考虑。”
避免政治性错误的举止
有些动作绝对有害，请千万别误踩以下的“政治地雷”。
◎对上司轻视傲慢 不论是私底下或是在公开场合，如果对你的上司表现出傲慢轻视的态度，那只会伤害到自己。但凡打断老板的笑话说“我还有个更好笑的故事”，公开纠正他的错误说“老板你这么做不太对了”，或是质疑他的决心问“你真的会贯彻执行吗？”都是标准的不智之举。
◎越级报告 有些管理专家认为，越级报告是有效的“向上管理”策略，然而大多数的证据显示，这么做很可能跟直属上司结怨。所以除非万不得已，建议你平常还是先行通报，得到直接上司的同意后再和高层领导沟通，真正做到平衡好各种关系。
◎公开挑战公司的信仰 每个公司都有一些深信不疑的价值观，如果你公开批评这些信念，很容易被贴上“不忠诚”的标签。例如公司正推行“终生学习”，你偏偏在办公室抱怨：“要花时间又要花钱，我才不相信公司真会把它当回事。”那就表明你压根儿就不认同公司，当然招人讨厌了。
◎接受不应得的功劳 简单地说，抢功就是不对。从领导的角度而言，抢属下的功会扼杀员工士气;抢同事的功，表明要树立敌人;而若你去抢上司的功劳，那就是职场自杀，更何况这动作一点儿都不优雅。
实力是最坚固的权力基础
最后要提醒你，累积权力的基本功夫是累积专业实力，再花哨的政治艺术也帮不上大草包的忙。只要能发挥智慧，在办公室丛林的政治游戏中你一定能优雅地来去自如，成为乐于工作的职场达人。
一、在Excel中如何使它像Word一样的自动定时保存文件?
点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。
二、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题。
在Excel的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。
三、Excel多条件求和函数有哪些?
在Excel里，有哪些函数可以完成多条件求和呢?
SUMIF函数和COUNTIF函数用法差不多.多条件的处理方法如下:
1.多项目求和
=SUM(SUMIF(B31:B35,{“A”,“C”},C31:C35))
2. 03版本可以用SUMPRODUCT函数替代.
=SUMPRODUCT((MONTH(A3:A9)=3)*(B3:B9=“A”)*C3:C9)
3 .07版本可以用SUMIFS替换:
=SUMIFS(D2:D11,A2:A11,“公司1”,B2:B11,“人事部”)
多条件汇总，也可以用SUMPRODUCT函数完成。
=SUMPRODUCT(条件1 *条件2*条件3*数据列)
=sumproduct((a1:a10=“财务”)*(b1:b10=“出纳”)*c1:c10)‘统计A列是财务，同时B列是出纳的C列数据之和
四、快速批量编辑Excel数据
要将Excel工作表某单元格区域中的所有值均减少10%，可采用以下步骤：在某单元格中键入数字“0.9”，复制该单元格，选中该区域，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，单击“乘”，单击“确定”按钮。
五、彩色Excel表格显示打印两不误
如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式，而打印机为黑白打印机，那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色设置的情况下，可以进行如下设置：
1.在“文件”菜单中，单击“页面设置”命令。
2.单击“工作表”选项，然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果使用的是彩色打印机，选择该选项可减少打印所需时间。
3.单击“确定”按钮。
六、Excel文件打开乱码怎么办?
1:将工作簿另存为SYLK格式
如果Excel文件能够打开，那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据。首先，打开需要的工作簿。在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。在“保存类型”列表中，单击“SYLK(符号连接)(*.slk)”，然后单击“保存”按钮。关闭目前开启的文件后，打开刚才另存的SYLK版本即可。
2:转换为较早的版本
如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿，则最后保存的版本可能不会被损坏。当然，该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。关闭打开的工作簿，当系统询问是否保存更改时，单击“否”。在“文件”菜单中，单击“打开”命令，双击该工作簿文件即可。
Word作为我们日常办公编辑软件之一，定然很多人都在使用。它也是一款很强大的文字处理软件，有很多常用的技巧，如果能够掌握这些技巧，比能够让你的工作事半功倍，一起来学习下吧！
把文字替换成图片
首先把图片复制到 剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意：输入的一定要是半角字符，c要小写），单击替换 即可。说明:“^c”的意思就是指令WordXP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内 容。按此原理，“^c”还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板的可视内容，甚至Excel表格。
三招去掉页眉那条横线
1、在页眉中，在“格式”－“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，应用于“段落”
2、同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了）
3、在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了——强烈推荐！
会多出–(两个横杠)这是用户不愿看到的,又要多出一步作删除–
解决方法：替换时在前引号前加上一个空格 问题就解决了
插入日期和时间的快捷键
Alt+Shift+D：当前日期
Alt+Shift+T：当前时间
批量转换全角字符为半角字符
首先全选。然后“格式”→“更改大小写”，在对话框中先选中“半角”，确定即可
Word启动参数简介
单击“开始→运行”命令，然后输入Word所在路径及参数确定即可运行，如“C: PROGRAM FILES MICROSOFT Office Office 10 WINWord.EXE /n”，这些常用的参数及功能如下：
/n：启动Word后不创建新的文件。
/a：禁止插件和通用模板自动启动。
/m：禁止自动执行的宏。
/w：启动一个新Word进程，独立与正在运行的Word进程。
/c：启动Word，然后调用Netmeeting。
/q：不显示启动画面。
另外对于常需用到的参数，我们可以在Word的快捷图标上单击鼠标右键，然后在“目标”项的路径后加上该参数即可。
快速打开最后编辑的文档
如果你希望Word在启动时能自动打开你上次编辑的文档，可以用简单的宏命令来完成：
(1)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框；
(2)在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”；
(3)从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名；并“停止录制”。保存退出。下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。
格式刷的使用
1、设定好文本1的格式。
2、将光标放在文本1处。
3、单击格式刷按钮。
4、选定其它文字(文本2)，则文本2的格式与文本1 一样。
若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷(或按Esc键)为止。删除网上下载资料的换行符（象这种“↓”）
在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内不输任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦。
选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷方式。
工具→选项→常规把“列出最近使用文件数改为0”可以全部删除，若要选择性删除，可以按ctrl+Alt+-三个键，光标变为一个粗减号后，单击文件，再单击要删除的快捷方式就行了。
建立一个矩形选区
一般的选区建立可用鼠标左键，或用shift键配合pgup、pgdn、home、end、箭头等功能键，当复制一个规则的矩形区域时，可先按住Alt键，然后用鼠标左键来选。我一般用此来删除段首多余的成块的空格。将字体快速改为上标或下标的方法
本人在一次无意间发现了这个方法，选定你要下标的字，然后在英文状态下按住Ctrl，再按一下BASKSPACE旁的+/=的键，就可以了。上标只要在按Ctrl的同时也按住Shift,大家可以试试。
让Word表格快速一分为二
将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。
用Word来拆字
首 先点击“工具/自定义/命令/分解图片”，按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可；然后点击“插入/图片/艺术字”，例如输入空心字“心”，选择该“ 心”字剪切，在选择性粘贴中选图片（Windows图元文件），选中该字，点击工具栏中的“分解图片”按钮，这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画 的拆分了。
快速删除段前段后的任意多个空格
选定这些段段落，单击居中按钮，然后再单击原来的那种对齐方式按钮（如果原来是居中对齐的，先单击其它对齐方式按钮，再单击居中按钮就行了），是不是这些空格全不见了？
只要打开WORD新建一个空文档的时候，出现的不是空的文档，而是我以前打的一份文档
首先:将资源管理器设置为显示所有文件和文件夹；
然后:
C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下将所有Normal.doc文件删掉；
然后：OK（XP系统）
快速输入平方的方法
先输入2,然后选重后,按ctrl加shift加+就可以了.WORD中表格的选择性录入
1.设置好表格,选定表格-视图-工具-窗体-插入下拉型窗体域
2.输入数据,完成3.点击锁按钮,保护,输入完后再点击进行其它的输入.标点符号的全角/半的转换用：Ctrl+.数字字母的全角/半的转换用：Shift+空格
轻松了解工具栏按钮的作用
按下“shift+F1”键，鼠标指针旁多了一个“？”号，想知道哪个按钮的作用，就用鼠标单击哪个。要经常在文档中插入自己公司的信息
公司名称、公司住址、联系电话、联系人姓名、QQ号码
可以先选定这些内容，再单击工具→自动更正→在替换框中输入标记名称(如“公司信息”)→添加→确定，以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入“公司信息”（不要引号）这几个字后就自动替换成：公司名称、公司住址、联系电话、联系人姓名、QQ号码
说明：有些输入法不支持这个功能，键入标记名称后要按一下空格才行。
快速换页的方法
双击某页的右下脚，光标即可定位在那里，然后按回车直到换页。ctrl＋回车点插入按纽，分隔符，选中分页符，然后确认就OK了！！
表格的简单调整宽度
鼠标放在表格的右边框上带鼠标变成可以调整大小的时候双击，根据表格内的内容调节表格大小代替金山词霸
点工具——语言——翻译，在右边出现的搜索框中输入要查的单词，回车就可以翻译了。可以选择英语翻成中文或中文翻成英语。第一次使用可能要安装。
[Alt]键实现标尺的精确定位
如 果你经常使用水平标尺来精确定位标签、页边框、首字缩进及页面对象的位置，那么你点击标尺设置页边框或标签时，您只可以将其设置为1字符或2字符，但不能 设为1.5字符！要想设置更为精确的度量单位（例如百分之几字符），在按住[Alt]键的同时，点击并移动标尺或边框，此时标尺将用数字精确显示出当前的 位置为百分之几字符位置。
用“记事本”去除格式
网 页上COPY下来的东西往往都是有网格的，如果直接粘贴在WORD中会杂乱无章。先粘贴到记事本当中，再粘贴到WORD中，就可以去除网格等格式，再全选 选择清除格式，居中再取消居中即可取消所有格式。可以直接在WORD中进行：（菜单）编辑/选择性粘贴„„/无格式文本/确定。这样省事多了。
快速将文档转换成图片
先把欲想转换的文档保存退出.如:保存在桌面
然后新建一个文件.把想转换的文档(鼠标左建按住该文档不放)直接施放在页面上
恢复office的默认设置
比如不小心把word设置乱了(如删了菜单栏等等).查找normal.dot直接删除.下一次启动word会恢复默认值.让Word只粘贴网页中的文字而自动去除图形和版式
方法
一、选中需要的网页内容并按“Ctrl+C”键复制，打开Word，选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，在出现的对话框中选择“无格式文本”。
方法
二、选中需要的网页内容并按“Ctrl+C” 键复制，打开记事本等纯文本编辑工具，按“Ctrl+V”键将内容粘贴到这些文本编辑器中，然后再复制并粘贴到Word中。
ctrl+alt+f可以输入脚注
这个对于经常写论文的朋友应该有点帮助。
将阿拉伯数字转换成中文数字或序号
1、先输入阿拉伯数字(如1234)，全选中，单击“插入/数字/数字类型（壹、贰„„）/确定”，即变为大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆），会计朋友非常适用。
2、其他像一千二百三十四，甲、乙„„，子、丑„„，罗马数字等的转换，可参考上法。
Word中的常用快捷键吧
“字体”对话框 Ctrl+D
选择框式工具栏中的“字体”框 Ctrl+Shift+F
加粗 Ctrl+B
倾斜 Ctrl+I
下划线Ctrl+U
“上标”效果 Ctrl+Shift+=
“下标”效果 Ctrl+=
“关闭”命令 Ctrl+W
Word快捷键一览表
序号 快捷键CTRL+ 代表意义
1„„„„Z„„„„撤消
2„„„„A„„„„全选
3„„„„X„„„„剪切
4„„„„C„„„„复制
5„„„„V„„„„粘贴
6„„„„S„„„„保存
7„„„„B„„„„加粗
8„„„„ Q„„„„左对齐
9„„„„E„„„„居中
10„„„„R„„„„右对齐
11„„„„]„„„„放大
22„„„„[„„„„缩小
12„„„„N„„„„新建文档
13„„„„I„„„„字体倾斜
14„„„„W„„„„退出
15„„„„P„„„„打印
16„„„„U„„„„下划线
17„„„„O„„„„打开
18„„„„k„„„„插入超级连接
19„„„„F„„„„查找
20„„„„H„„„„替换
21„„„„G„„„„定位
23„Ctrl+Alt+L„„带括号的编号
24„Ctrl+Alt+.________„
25„Alt+数字„„„区位码输入
26„Ctrl+Alt+Del„„„关机
27„Ctrl+Alt+Shift+?„„¿
28„Ctrl+Alt+Shift+!„„¡
29„Alt+Ctrl+E„„„„„？
30„Alt+Ctrl+R„„„„„®
31„Alt+Ctrl+T„„„„„™
32„Alt+Ctrl+Ctrl„„„„©
33„„Ctrl+D„„„„„格式字体
34„„Ctrl+Shift+= „„„上标
35„„Ctrl+=„„„„„„下标
36„„Ctrl+Shift+>„„放大字体
37„„Ctrl+Shift+
Word双面打印技巧
我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，Word是我们平常用的最多的Office软件之一。有时我们要用Word打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会进行双面打印。
我们一般常用的操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数 页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双 面打印。
我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好 的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后’确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按 下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。
处理教材一定要坚持忠实于作者的意图、坚持联系学生实际、坚持服务于教学目的基本原则。
处理教材必须对语文教材的基本特点有一个宏观的认识。课文作为中学语文教材的主体，其结构上一般具有条状或块状的特点：所谓条状结构，指的是文章纵向脉络明显，前后内容联系紧密，行文上表现为过程性发展或逻辑性递进，内容上延伸式递进；所谓纵向结构，指的是内容表达为块状联结，每一块都围绕着一个中心横向展开，块与块之间联结薄弱，行文上表现为空间转换或逻辑上并列或包容关系，内容上跳跃式推进。需说明的是，这里所说的课文结构的条状或块状，只是相对而言，是为了更好地突出文章某方面或某部分的特点，并不是说，某篇文章的结构是条状就不具备块状特点，反之亦然。如《范进中举》和《孔乙己》相比，前者条状结构明显，后者块状结构明显。
在熟练掌握文章的结构特点及确定教学目标之后，对文章的结构模式进行转换，可以取得较为理想的教学效果。
模式之间的转换，事实上就是把作者的写作思路变为师生的学习思路，模式的变换主要有以下四种，试举例说明：
一、条状结构转换为块状结构
以鲁迅先生的小说《祝福》为例：原文的行文顺序是“祥林嫂死去——祥林嫂第一次到鲁家——祥林嫂被婆家抢回——祥林嫂再嫁——祥林嫂夫亡子死——祥林嫂第二次到鲁家”，这是较为明显的条状结构；我们抓住祥林嫂在鲁家这一主要活动场所，把它结构转换为 “祥林嫂死去——祥林嫂第一次到鲁家——祥林嫂第二次到鲁家”，调整一下时序，结果为“祥林嫂第一次到鲁家——祥林嫂第二次到鲁家——祥林嫂死去”（这与学生已学过的小说《孔乙己》“第一次见到孔乙己——第二次见到孔乙己——孔乙己死去”极为相似，学生颇有似曾相识的感觉，学习起来会觉得比较轻松）。这种转换，突出了祥林嫂在鲁家生活的两个阶段，抓住了文章的主体部分，着重体现了“我”眼中的祥林嫂两次变化，启迪人们探寻祥林嫂变化的原因，有力地揭露了封建社会中祥林嫂式的人物的必然结局——被摧残致死，也表现了作者深沉的思考。
二、块状结构转换为条状结构
以鲁迅先生的杂文《拿来主义》为例：原文的行文顺序是“闭关主义不好——送去主义不好——送来主义不好——拿来主义好”，这是较为明显的块状结构；抓住作者的态度，把它转换成为：
“闭关主义不好”/“送去主义不好”/“送来主义不好”——“拿来主义好”，则容易发现文章采用了破立结合方法，也便于表现作者所提倡的对待外国文化要实行拿来主义的态度是从历史教训中得出的。
三、条状结构相互转换
以孙犁先生的小说《荷花淀》为例：小说的行文顺序为“等夫——送夫——寻夫——遇险——学夫”，文章结构呈现出明显的条状结构；改变这一顺序，转换为“遇险——（等夫——送夫——寻夫）——学夫”，这仍然呈现出了明显的条状结构，但它于原文相比较，至少有几个好处：把一群手无寸铁的妇女与全副武装的日本鬼子不期而遇的惊险场面展现在读者面前，既激发了学生的学习兴趣，又让人为妇女的遭遇捏了一把汗，而且学习妇女最终学夫抗敌的保家卫国的精神也是文章学习的目的之一；当然，该文也可以作如此转换：“（等夫——送夫——寻夫）——（遇险——学夫）”，这就把这群以水生嫂为代表的白洋淀的妇女们的活动分为两个板块，呈现出了较为明显的块状结构，这既让学生容易理解一群弱女子为了保卫自己的美好家园和宁静生活而最终拿起了武器，又让学生可以了解以孙犁为代表的白洋淀派的艺术风格——清新自然。
四、块状结构相互转换
以朱自清先生的散文《背影》为例；原文的行文顺序为“回忆背影——奔丧回家——父亲送行——看见背影——不见背影——再现背影”，文章主要描写了几次不同情形的“背影”，符合块状结构特点；我们按写作内容的相关性，把它结构转换为“（回忆背影——看见背影——不见背影——再现背影）——(奔丧回家——父亲送行)”，这种转换，便于发现“背影” 是散文着重描写的对象，是父子之间真挚情感的媒介与见证，其它部分则是散文简要表现的内容，起着渲染气氛、交代事由的作用。
以上诸种转换，主要是视教学的需要而进行，并非为了转换而转换；不管是一种结构转换为另一种结构还是某种结构之间的转换，都是为了便于学生学习、服务于教学这一中心。
教材处理一般遵循以下流程：首先是破碎阶段：即在整体感知、熟悉课文之后，打碎课文的表达并进行归类，分清哪些表达是基本表达部分——即表明作者的意图，哪些是深化表达部分——即强化效果的技巧文字。如朱自清先生的背影》，对父亲挚爱儿子的载体——背影的描写部分即是基本表达，对家庭变故的描写——渲染气氛的部分则是深化表达。其次是还原阶段：即还原成本来面目，把作者笔下的写作原形还原成以事物原形，以显现作者的意图和写作特点。如《同志的信任》，文章按照“鲁迅先生收信——看信——藏信——转信”的顺序叙述，其间插入了方志敏同志写信时的情景，把它还原成事物的原形，则是“方志敏同志写信——鲁迅先生收信——鲁迅先生看信——鲁迅先生藏信——鲁迅先生转信”，比较二者，很容易发现作者采用了倒叙的叙述顺序，强烈地吸引了读者的注意力，并把鲁迅先生收信时的严肃神情与方志敏同志苦寻转信人的情景相映照，突出鲁迅先生确实值得信任。第三是类化阶段：即对具体的课文进行抽象，寻找课文的类型特征，形成类模式，以探寻规律性的东西，其过程是“例子——抽象——规律”。如学习了《白杨礼赞》、《井冈翠竹》和《爱莲说》之后，我们对其进行抽象，发现他们都是先对具体事物进行详细描写，表达一定的情感，然后把对具体事物的情感移植于与事物具有某种关联的某些人的身上，以表现作者的写作目的。这就寻求到了象征写法的特点，即托义于物。最后是延伸（实践）阶段：运用类模式进行新的情景下的实践（阅读、作文等方面），也就是实现知识应用、培养能力的学习目的。
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