档案工作情况统计表

档案工作情况统计表（精选8篇）

档案工作情况统计表 篇1

档案工作基本情况统计表的通知

各行政村（社）：

接张档发[2012]11号通知，为全面了解我市2011各行政村(社)档案工作的基本情况，现将有关统计报表发给你们。具体填写要求如下：

１、认真统计，数据准确，书写工整，按时上报。

２、栏目填写齐全完整，不得漏填、错填。除注明2011年的栏目外，其余各栏均填写现有总数。各项数据截止到2011年12月31日。

3、“专职档案管理人员”指专职从事档案工作或以此为主要职责的人员。

4、案卷总数计算方法为：

室藏档案总数（卷）=文书总卷数+科技总卷数+会计总卷数+照片总卷（册）数+光盘总卷（张）数+实物总卷（件）数；

室藏档案总数（件）=文书档案总件数

5、“汇编种类”指单位档案部门或档案部门联合其他业务部门编制的发文汇集和各种档案汇编的种数（专题文件汇集册数不再计入）。（例：组织机构沿革、档案利用事例、数据汇编、制度汇编、村民委员会选举汇编、文字汇编、大事记[7种，请根据实际填写]）

6、“各种目录”指文书档案、会计档案、照片档案、光盘（电子）档案、科技档案等各类档案的检索工具，凡已达江苏省一星级行政村有一个目录号就有一本目录，填写目录总数。

7、统计报表均一式二份，一份各单位归档，一份上报镇农经科。有全宗卷的单位，复印一份放全宗卷第7件“档案统计”中保存。

此表请各行政村(社)于2月18日前电子版发至镇农经科。

杨舍镇农经科

档案工作情况统计表 篇2

一、档案统计工作的重要价值

1.提升档案管理水平。为保证档案完整以及档案安全,档案工作部门需要对各种台账、账簿等进行精心建设,用数字形式将档案资料的收进、移出、分类等表现出来,摸清家底、明确档案数据情况,确保档案资料的完整性;为了提供必要的档案库房建筑设计的参考数据资料,档案部门要积累长年的档案库房温湿度数据;为了提供可靠的档案保护技术数据,采用各种先进技术设施来延长档案资料的最长使用寿命,有关档案的损毁情况、保管年限、材料耐腐蚀性等都需要档案工作部门进行详细统计,其目的就在于为档案利用准备好真实、可靠的原始档案资料,从而最大限度提升档案管理水平。

2.提供档案工作依据。诸如档案的产生、档案的门类、档案的数量等档案工作所涉及的方方面面,都需要档案统计来精确反映。此外,档案资料的更替、档案利用的效率及频率等也都需要档案统计提供准确的数据支撑。从档案工作的硬件建设来说,诸如档案工作部门人财物的实际需求量等,同样需要档案统计工作来完成。在社会建设发展的过程中,各领域、各部门如果需要档案发挥作用,也离不开档案统计为此提供的真实数据保证,也为保证决策的正确性提供参考借鉴[1]。

3.加深档案工作意识。档案工作的业务环节包括档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研及利用等。档案部门应对档案工作各环节心中有数,对各类问题能做基本的数量分析。档案工作的任何一个环节都离不开档案统计工作,各环节业务工作都需要档案统计的密切配合。如档案的进馆环节,在资料接收之前,需要掌握进馆单位的档案情况,了解机关档案室档案的数量和质量,在此基础上对人力、物力、包装工具、存放位置及进馆时间进行科学有效安排,确保档案接收能够顺利完成。毋庸置疑,档案工作是有其特殊的规律性的,档案统计在实践过程中对于这种规律性的发现有着积极意义,也能提升档案工作各个环节、各个业务的针对性与时效性,保证档案工作整体开展的便利。

4.实施有效监督检查。为了了解和掌握档案的形成、管理、利用及档案事业的发展情况,衡量档案工作各环节实施效果的好坏,需要发挥统计工作在档案事业中的基础性作用。积累长期系统的档案统计资料,进行综合分析和管理研究,实现对档案工作特有规律的深刻认知,对档案工作的科学性建设发挥重要作用。针对档案工作的准确性、客观性以及档案工作的特点、趋势等,档案统计工作都可以做出必要的反映。档案工作部门在拿到科学统计后的数据后,完全可以掌控整个档案部门的工作实情,进而对其进行有效监督检查,对不正确的工作方式、方法、内容等及时给予纠正和指导。

5.促进档案理论研究。档案学是一门有着自己的运动规律独立的学科,它的发展进步,离不了统计研究。档案统计能够揭示其发展规律,深入研究档案学理论的真谛。档案工作的特有规律性一般是通过数量统计来发现的,而数量统计无疑是档案统计工作的范畴。海量的统计数据对于作为一门学科的档案学而言有着重要的理论意义,是强化定量研究、弱化定性研究的主要依据,而这种发展趋势将使档案学理论研究日趋完善[2]。

6.有效宣传档案工作。加强档案宣传工作能够使人们认识到档案工作的重要性,而统计数据是最具客观性、科学性、说服力的宣传工具,曾经那些流于字面的乏味语言在真实可靠的统计数据面前没有丝毫的吸引力和价值存在。假设如前文所述,档案统计能够提升档案管理水平,那么它对于促进档案事业的科学发展,以及对整个档案工作都是至关重要。

二、做好档案统计工作的几点思考

1.加强领导对统计工作的重视。一直以来,档案工作各业务中最薄弱的就是档案统计工作,档案统计的重要作用没有被充分地认识。领导对统计工作不够重视,工作没有力度,多数档案馆收集的资料在系统性、全面性和准确性方面很欠缺,很难提供有参考价值的借鉴资料促进整个档案事业进步。档案工作需要有力领导,而有力领导则需要重视对档案统计的强化,需要将档案统计切实纳入到整个档案工作的每一个环节,从人员组织、经费开支、制度设定等各个领域提升对档案统计重要性的认识,真正将“重视”落到实处,引导档案统计工作在档案管理中更好地发挥应有的作用。

2.建立完善的档案统计制度,保证档案统计的准确性、及时性。档案统计工作的根本要求是数据的准确无误。失去了准确性,统计数据就失去了应有的价值,统计工作就会无的放矢。确保统计数据的准确性,一方面要做好原始资料的登记工作;另一方面要加强统计数据质量的审核和管理。各级档案部门应根据实际情况真实地填报各种统计报表,对每一张表格、每一个数据做到认真负责,实事求是。逐级上报档案统计报表,对档案统计工作实行逐级管理,各级负责人应对上报数据的真实准确负责,对于弄虚作假的现象,按情节严重程度追究当事人及负责人的责任。及时性要求各级档案统计资料按时报送上级部门,及时登记档案统计原始记录并及时汇总上报档案统计报表需要有制度做保障,常用的有档案统计台账制度和档案统计报表制度。每一个填报单位都应该遵守统计制度要求,增强全局观念和社会责任心,在规定的时间内及时上报档案统计资料[3]。

3.加强档案统计分析,提高档案管理水平。通过绘制相应的、能够直截了当反映档案工作未来形势的状态图表或曲线图表等;通过分析真实数据获得科学结论以真实反映各种问题或问题后果在档案工作中的表现,反映各环节、各层次间的相互联系;运用概率论和数理统计原理对理论数据进行推断假设分析,直观作出判断,通过科学预测,为档案工作的领导决策提供可行的建议。如今,日新月异的信息技术的引入创新了档案统计工作的方法与手段,助推了相关工作的信息化、网络化发展趋势。档案统计人员只需要将统计所得的数据输入计算机,就能加速数据的采集、整理、分析过程,同时具备准确性高、存储安全、便于汇总等优点。根据不同的研究目的,可以利用统计数据绘制不同的统计图表,更直观明了地反映数据的分布及变化趋势,对档案工作的各个工作环节进行定性分析与定量分析,使领导部门能够更及时准确地掌握档案工作的具体情况。

4.对档案统计工作实施切实监督与管理。一是每年进行一次档案统计工作的抽检。档案行政管理部门应在年度统计报告工作结束后,认真审核基层统计报表,抽检一些重点单位及重点档案数据,保证其真实准确。其次,要第一时间通报每年度的档案统计工作状态。每一级档案行政管理部门也要切实并及时掌握统计数据的可靠性和实用性,对下级或平级数据报送情况要进行年度抽检,并进行评比,表扬奖励工作完成得优秀的单位,通报批评有弄虚作假的单位及未能及时上报的单位。三是加强对档案统计业务的指导。管理部门要将统计工作纳入档案工作的业务指导中,在检查中加强指导,强化档案统计制度的制定及落实,更有力地监督基层单位做好统计数据资料的积累。四是将档案统计工作纳入目标与绩效考核中。档案部门的将统计工作纳入目标与绩效考核,其目的十分明确,即为提升各部门对统计工作重要性的认识,促使各部门保质保量完成档案统计工作。最后,要强化执法、检查档案统计工作是否照章办事。强化执法检查的目的在于促使下级或基层档案部门重视统计工作,将重视程度提高到法律的高度,切实将档案统计工作落实到实处。

档案工作情况统计表 篇3

1  统计

1.1婚姻登记档案利用情况统计。根据统计，濮阳县档案馆2011年至2014年馆藏全部档案利用情况以及婚姻登记档案利用情况的有关项目与内容，如“表1”所示。

1.2  婚姻登记档案信息化进程统计。濮阳县档案馆于2011年底建立了1995年至2009年的婚姻登记档案专题目录数据库。根据统计，到目前为止，婚姻登记档案信息化状况是：2011年以后每对登记人一卷的68877卷，全部录入计算机并使用计算机检索利用;2010年以前的多个登记人一卷的4261卷当中，录入到1995年共3749卷;1995年前的512卷正在录入，预计2015年底完成并达到使用计算机检索利用水平。

1.3  婚姻登记档案的利用目的统计。根据统计，濮阳县档案馆2011年至2014年馆藏婚姻登记档案利用目的情况的有关项目与内容，如“表2”所示。

1.3.1  办理房产交易的需要。房产交易过程中，有关部门为规范房产买卖的程序，要求买方必须出具夫妻双方的婚姻登记证明（二手房必须是买卖双方的夫妻婚姻登记证明）。由于早期的结（离）婚证都只是一张纸，不易保管，加之以前人们对于结（离）婚证明的重视程度不够，许多人已遗失，或者是原办的结婚证与现在的身份证名字、身份证号不符，需要出具原始的结婚证明补办新证。

1.3.2  办理贷款的需要。无论房贷、车贷，还是商业等其他贷款，已婚的人都需要出具相关的婚姻状况证明，达到结婚年龄而未婚的需要开具单身证明。

1.3.3  办理出国手续的需要。生活中越来越多的人走出国门，或旅游，或出国劳务，或做生意，而办理出国签证的一个重要环节就是审查婚姻状况。在结婚证不完备的情况下，到档案馆查阅婚姻档案记录是唯一的方法。

1.3.4  办理离婚与二胎证的需要。有些人离婚后因对财产分割和子女抚养有争议，需要到法院重新办理;有些人离婚后再婚，在符合办理二胎手续情况下办理二胎证手续;有许多女方离婚后的户口及孩子户口一直还在男方家;有的是未落户而成为空挂户，多年后因需要又想起办理自己的户口。以上诸类事情的解决，都需要到档案馆查阅离婚协议和法院判决书。

1.3.5  办理财产继承手续的需要。近年来，财产继承纠纷时有发生，在众多家庭财产继承纠纷中，有关部门要求当事人出具婚姻方面的相关证明。

1.3.6  出具无档证明。公民在办理房产交易、贷款、出国等手续时，已经达到并超过法定结婚年龄而没有结婚的，有关部门都需要没有办理结婚登记的证明（或叫单身证明）。由于2006年以前，县民政局本身不办理婚姻登记工作，其婚姻登记都是在各个乡镇的民政所办理，各个民政所形成的婚姻登记档案，都已经被县档案馆接收。2006年后，婚姻登记工作由县民政局婚姻登记管理处负责，其形成的档案材料，民政部门于2010年全部移交到县档案馆，以上每年形成的婚姻登记档案都是按多个登记人为一卷进行整理的，民政部门并没有自己的电子档案目录。2010年以后民政部门形成的一证一卷婚姻登记档案，同时也生成了自己的电子档案，但仍然是一年一度向县档案馆移交。到目前为止，民政部门保存有2014年的婚姻登记档案实体，2010年以后的电子档案，因此说，民政部门开具2010年前到达结婚年龄而没有结婚人员的单身证明，没有依据，只能在档案馆出具无档证明的基础上再开具单身证明。

1.3.7  民政部门和其他部门的工作查阅。民政部门因为没有完整的婚姻档案目录数据，在依我馆出具的无婚姻记录证明办理相关手续时，个别情况需要来档案馆核查个人信息。公安、司法、法院、律师等单位和个人因调解、判决、辩护等原因也需要出具婚姻状况的相关证明和核实个人材料。

2 思考

2.1  从濮阳县档案馆2011年至2014年馆藏婚姻登记档案利用目的情况的统计数据可以看出，婚姻登记档案的利用量呈逐年上升的趋势，在整个馆藏档案中的利用比例也逐年提高。这也间接说明，公民个人利用自己的信息量在逐渐增加，档案馆的公众化认知程度在提高，馆藏民生档案正在逐渐成为馆藏档案利用的主力。因此说，为适应公众对民生档案利用的需求，加大对基层民生档案的业务指导是今后县级档案工作的重中之重，档案馆的首要任务是加大对民生档案的接收力度，加强对进馆后民生档案的管理。

2.2  从婚姻登记档案的信息化程度可以看出，目前的信息化状况已经跟不上婚姻登记档案的高负荷利用。由于婚姻登记档案的形成是以地域结合时间而组卷的，因此，对于没有录入计算机而只能使用纸质档案查阅的婚姻登记档案来说，查阅当事人如果记不清自己登记详细时间的话，会给档案馆工作人员带来非常大的工作量，由此可以看出，尽快建立完整的婚姻登记档案数据库已经刻不容缓。民政部于2012年7月初步建立了中央级婚姻登记数据中心，全国31个省（自治区、直辖市）同时也已建立了省级婚姻登记工作网络平台和数据中心，实现了在线婚姻登记和婚姻登记信息全国联网审查，但对于县级民政部门来说，这一步工作推进还需要相当长的时间，这就不可避免地会让某些不法之人，为谋取个人利益或为达到其他目的而异地重复登记。因此，在确保婚姻登记个人信息安全的情况下，统一对婚姻档案信息进行登记归档，实现婚姻档案全国联网查询势在必行。

2.3  从婚姻登记档案利用的目的可以看出，婚姻登记档案利用的目的呈现多样化趋势。具体如下：其一，房地产管理部门为规范房产买卖程序，要求出具的婚姻登记手续，使婚姻登记档案成为房屋买卖者不可缺少的重要信物之一;其二，为贷款而出具的相关婚姻登记证明，让许多人都享受到了花明天的钱干今天的事，为落实好党的惠民政策提供了有力的证据;其三，为办理出国手续而出具的相关证明，充分体现了婚姻登记档案的凭证价值;其四，为办理离婚和二胎证出具的相关手续，解决了许多人的燃眉之急;其五，为财产继承问题而出具的相关证明在很多家庭财产继承纠纷中起到了非常关键的凭证作用，从而也引起了公民对婚姻登记档案的高度重视;其六，无档证明的出具，使婚姻登记档案的利用得到了综合提升;其七，民政及其他相关部门的工作查阅不仅提高了婚姻登记档案的利用量，也使得档案部门从“有为”变为“有位”。从这七个方面的统计利用数字可以看出，用于房产交易的人次逐年增加，但百分比始终保持在35%左右，用于贷款的人次也呈逐年增加趋势，所占百分比也在逐年增加，用于出国的人次同样是逐年增加，但所占百分比在1.5%至2%之间，用于离婚和二胎证的人次呈逐年增加，但所占百分比稳定在15%左右，用于财产继承的人次逐年不等，所占比例很小，不超过1%，用于出具无档案证明的人次明显逐年增加，所占比例也逐年加大，职能部门用于工作查阅每年在50人次左右，所占比例在2%左右，可以忽略不计，由此也可以看出，婚姻登记档案几乎都是公民个人利用。

2.4如何出具婚姻登记档案证明。随着婚姻登记档案利用的不断增加，如何出具婚姻登记档案证明，成为一个亟待解决的问题，濮阳县档案馆使用的是在复印件上加盖档案馆的公章，再在复印件的上方空白处标明所复印档案材料出处和复印时间，如：“此件复印于民政局全宗××××年婚姻登记档案第××卷第××页，2015年3月15日”。很多情况下，相关单位需要单身证明，档案馆作为保管婚姻登记档案的单位，是无法判断一个人是否单身的，而民政部门又以婚姻登记档案已移交到档案馆为由，而把开具单身证明的工作转嫁给了档案部门，后经两部门协商，由档案部门出具无档证明，民政部门依据档案馆出具的无档案证明，再开具单身证明。开具无档案证明分以下两类四种情况：

第一类有一种情况，即没有结过婚，又有户口簿证明自己没有和其他人在一个户口簿上的，这类人员开具无档证明是为下一步开具单身证明做准备。这种情况开具婚姻档案无档证明使用如“表3”所示式样（一）。

第二类有三种情况：第一种情况是没有办理过结婚手续，但与他人在一起生活多年，并有户口簿证明有婚姻及子女关系的，这类人员开具无档案证明多为其他事情需要办理结婚手续的。第二种情况是有结婚证但因保存不善或其他原因丢失的。第三种情况是有结婚证但没有婚姻登记信息的。后两种情况，开具无档证明多为其他事情需要补办结婚手续的。以上三种情况开具婚姻档案无档证明使用如“表4”所示式样（二）。

以上情况不难看出，婚姻登记档案在提供利用当中，并没有一整套固定统一的证明格式，在复印件上盖章并加以说明，式样（一）和式样（二）的婚姻档案无档证明，都是我们自己根据实际需要设定的，是否科学、合理只能在以后的利用实践中检验，上级档案行政管理部门也应该出台统一的利用格式，以保证提供利用的规范性、统一性。

档案工作情况统计表 篇4

【摘要】

档案统计工作是档案管理工作的一项基本环节，是衡量企业档案工作水平的一项重要指标，是提高档案提供利用水平的重要依据。档案统计工作包含的内容也是相当广泛，包括组织及人员、库房及库藏、硬件设施、提供利用等情况，它真实反映一个企业档案工作的规模和现代化程度以及规范程度，目前在基层企业中，因为制度、认识上的原因，往往会出现重整理轻利用、重业务轻学习、重经验轻借鉴、重自身轻交流等问题，严重制约了档案统计工作的正常开展，统计工作往往缺乏及时性、连续性、准确性。

【关键词】

档案统计;档案管理;统计工作

从档案管理主体角度上讲，档案管理人员缺乏统计工作的教育培训，没有掌握统计工作的基本知识，对统计工作实际操作能力不强，对统计工作积极主动性差，缺少完成统计的有效方式方法，相关部门和人员对档案统计工作监管不力，对统计工作的不重视，以及对统计工作执行力不足，从而限制了档案统计功能的发挥，影响到基层企业档案水平的整体提升。

一、档案管理人员要深刻认识统计工作的重要性和必要性，掌握统计工作系统的理论方法，建立健全统计工作制度程序

(一)从档案客体上。统计工作真实记录了企业档案 库藏状况、人员基本情况，档案保管条件、硬件设施配备、档案利用质量等一系列数据，客观反映了企业档案工作发展规模、进程、信息加工、检索工具等真实情况，通过历年统计数据的对比，档案人员容易比较出历年来档案工作取得的.成绩，比较结论是制定档案工作发展规划和的重要参考，可以帮助分析现行档案工作难点、弱点问题，是控制档案工作进度的依据，统计工作是否扎实有效，关系到能否切实维护档案实体安全和完整。

(二)从档案主体上。统计工作客观记载了企业档案管理人员自身工作取得的成绩，通过历年档案统计数据对比，以及与同行业、本地区、规模相同的企业档案发展状况相比，能够容易发现自身档案工作存在的问题和已经取得的成绩，对经验及时总结，对问题进行严格细致分析排查，及时制定整改措施，进一步落实，同时通过这种对比，有利于提高工作人员业务技能，激发他们工作的积极性、主动性、创造性，进一步提升档案利用服务质量。

(三)从统计工作制度本身上。统计工作作为档案工作的一个基本环节，将逐步进入科学化、规范化、程序化、日常化轨道，必须作为一项日常性工作常抓不懈，档案人员在本职工作中一定要坚决执行，严格落实，最大限度发挥档案统计工作效用，主动接收上级档案行政部门的监督，并且及时上报相关报表。

二、档案统计工作要坚持在基层企业推广，紧密围绕企业生产经营中心，档案管理人员要深化认识、精细计划、强抓落实、责任到人、监管到位、重在实效，充分发挥档案统计工作的作用，带动提升档案其他环节各项工作

(一)加强领导，统一认识，突出档案统计工作的重要性。

上至分管档案工作主管领导，下至专兼职档案员，要深入学习，统一认识，深刻认识到档案统计工作的作用和意义，突出档案统计工作的地位，在制定档案工作年度计划时，将档案统计工作内容纳入，兼职档案员要积极配合完成档案移交收集数据的确认工作，引导所有业务人员查阅档案时，积极主动填写各项相关表格，在提高全员档案意识的基础上做好档案移交查阅数据统计工作。完善档案统计工作方式方法，补充完善档案统计的各项指标数据，确保档案数据填报及时、真实、准确。

(二)规范档案工作各项程序，严格核实档案统计的各项数据真实性和准确性，确保各项数据真实有效。

1.规范档案移交借阅程序。

对移交进室的各种文件资料及实物档案，无论数目多少，严格填写规范的移交登记表，包括年度、文件类型、文件题名、份数、移交人、接收人等项目，双方签字确认后，移交人和接收人各自留存。对整理无序或移交资料不全的，档案人员要有权拒收，要求责任人按要求收集整理完成后完整移交，要保证当年归档文件的归档率。

档案人员要积极学习，熟悉各部门业务流程，对形成的文件要全面掌握，在条件成熟时，列出各部门文件归档清单，便于兼职档案员执行，同时有利于档案移交时检查部门文件资料门类的完整性，不断提高部门的档案归档率。

2.规范档案借阅程序。

借阅人在查阅档案前，要自觉填写《档案查借阅登记表》，档案人员在提供档案前，要对《档案查借阅登记表》内容进行进一步确认，查阅内容填写一定要完成详细，典型的查阅要求填写事后的档案利用效果，档案人员要认真核实查阅卷数、借出卷数、复印张(卷)数、摘抄张(卷)数等详细资料。坚持档案查借阅审批制度，对档案借出规定固定期限，超过期限不还的要督促其归还，维护档案实体安全。

3.严控档案转出程序。

确定科学、流畅的档案转出程序，对转出档案的，首先要有档案转出介绍信或证明，确定档案库中的卷数和册数，其次进行档案转出登记，详细登记转出档案的具体情况，如案卷号、案卷题名、形成时间、保管期限、总卷数等详细资料，最后向接收单位催收档案转出回执单，留存备查。

4.建立库藏档案案卷台账。

对于库房保存的大量档案，按照档案分类大纲所示建立档案案卷台账，包括：案卷类型(含二级类目)、所属年度、案卷题名、保管期限、总卷数等条目，条目要设置完整、排列有序、科学实用，如基建档案(档号6.2.1)、、××住宅楼、长期、共20卷。在初步建立档案案卷台账的基础上，对新进档案和转出档案定期(如每月)进行登记和注销，年终进行分类统计汇总，与年终库房档案清点核对数目一致。将每年的档案案卷台账单独编制成册，以免造成更改痕迹太多造成混淆的问题，将上年度台账留存备查。对于鉴定销毁的档案，销毁后在档案台账上注明“已销毁”字样，便于以后不做统计。5.建立档案定期清点制度。档案员要定期或在年度终了时，对所有库藏案卷逐类逐卷进行清点统计，在清点中保留清点痕迹，与档案台账逐类进行核对，如发现不一致，要查阅档案移交、借出、转出登记，查实两者不一致的依据，再进行数字更改，这种做法一方面发挥了档案统计的作用，另一方面利于维护库存档案的完整性。

(三)加强档案人员教育培训交流。

要采用“内培”和“外培”相结合的方式，大胆“请进来”和“走出去”，要定期派人参加档案统计工作培训，熟练掌握档案统计工作的方法技巧，要到档案管理先进单位学习交流，探讨交流档案统计工作的有效方法方法，借鉴先进的工作经验，发现自身存在的不足，认真分析本企业档案统计工作的弱点和难点，探寻问题的根源，制定针对性的整改措施，提高档案统计工作的实用性、及时性、连续性。

(四)加强企业档案统计工作的监督。

企业档案部门要接受上级单位和业务归口单位的业务指导，对要求提供的档案统计报表要如实填写上报，对统计中存在的问题不隐瞒、不回避，上级单位要切实发挥档案监管作用，对企业档案情况进行综合考评时，对档案统计状况作为一项检查内容进行检查，对发现的问题限期责令整改，并将整改情况按期上报。

统计档案管理制度 篇5

为了加强对档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为统计事业发展提供服务，制定本制度。

一、档案的立卷、归档

（一）归档范围

1、统计局机关工作形成的，对今后工作具有指导、凭证和查考作用的文件、帐簿、电报、照片、录音、录像以及其他具有保存价值的资料，均要立卷、归档，由办公室统一管理。

2、各项统计业务工作形成的基层报表、汇总报表、从其他部门取得的资料及相应的统计方法制度说明，数据库及用于数据处理的相应软件程序，各专业科室均要立卷、归档。另备汇总报表及相应的统计方法制度说明、数据库及用于数据处理的相应软件程序一份交综合科统一管理；一份交信息化农村统计科统一管理。

3、各项普查工作形成的基层报表、汇总报表及相应的统计方法制度说明，数据库及用于数据处理的相应软件程序，均要立卷、归档，由普查办统一管理。

（二）归档时间

1、由办公室负责管理的档案，在次年一季度立卷、归档。

2、统计业务工作档案，月报和季报的汇总报表、数据库于上报后7日内立卷、归档，基层报表于次年1月底前立卷、归档；年报的基层报表、汇总报表、数据库于上报后14日内立卷、归档；一次性调查的有关资料，在调查结束后14日内立卷、归档；从其他部门取得的统计资料，于次年6月30日前立卷、归档；与报表的有关方法制度说明、相应的数据处理程序同时立卷、归档。各科室在立卷、归档的同时将汇总报表及相应的统计方法制度说明、从其他部门取得的资料、数据库及用于数据处理的相应软件程序交综合科一份；数据库及用于数据处理的相应软件程序交信息化农村统计科一份。有关档案发生修改或变动的，应在3日内将变动后的资料归档，并交综合科和信息化农村统计科各一份。

3、各项普查工作形成的档案，由普查中心分阶段立卷、归档，该项普查工作结束后，应在1个月内完成系统化整理、归档。

4、应立卷、归档的资料若未能如期归档，相关档案管理人员应及时向局领导汇报，查明原因，追究延误人员的责任。若不及时汇报，造成严重后果的，追究相关档案管理人员的责任。

（三）归档要求

1、需归档的各类文件、资料，应质地优良，书绘工整，声像清晰，图号正确，签署完整，装订整齐。

2、移交档案时，相关档案管理人员要当面清点、核对，不符合要求退回重新整理，符合要求要签发注明相关事项的回执，并在档案交接册上填记移交内容。

3、归档的同一档案原则上不少于两份，个别的可根据需要和有关规定确定归档份数。

二、档案的保管

1、所有档案须指定专人、专柜管理，管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。

2、档案资料要采用科学方法管理，各类档案要实行集体保管，分类整理，单独存放。要做好案卷排列和编制案卷目录工作，按短期、长期和永久保管期限分别管理。

3、对档案的调进、移出等变化要作好登记，经常清点核对，定期检查，对损坏的档案要及时进行复制修补，以保证档案的完整性和准确性。

4、对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，须按国家有关法律法规的规定办理。

5、应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。

三、档案的查阅、借阅和复制

1、局内人员查阅档案须经档案主管科室领导批准，一般只允许查阅其工作范围内的档案。局外人员须持单位介绍信，注明经办人的身份和查阅目的，经局领导批准方可查阅。

2、档案原件一般不外借，确因工作需要，须经局主管领导签字批准，严格办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。

3、借阅档案人员必须当面清点卷（份）数，并在登记簿上签字，归还时，经档案管理人员检查无误后，在登记簿上注销。

4、借阅档案应及时归还，一般不超过3天，如需延长借阅时间，应办理续借手续。

5、借、查人员应爱护档案，并确保其安全，不准在文件材料上作任何标记，不得损坏档案。不经批准，不准擅自抄录、拍照、复印或翻印。

6、档案管理人员要树立服务第一的观念，对符合规定前来借阅或查阅档案的人员，要热情诚恳，提供方便，节假日应能保证对档案的正常借阅或查阅服务，以免贻误工作。对不符合规定者，应耐心作好解释工作。

四、档案的鉴定、销毁制度

1、档案鉴定工作必须严肃认真，在文件的存、毁难以确定时，要坚持“保存从宽，销毁从严”的原则，防止把有价值的文件销毁。

2、档案的销毁应经过严格鉴定，确已失去价值的档案，经主管科室领导审核，局领导批准后方可销毁。

3、建立销毁档案登记表，对拟销毁的档案进行登记。

统计资料档案管理制度 篇6

二、统计档案属国家所有，任何人不得据为已有，统计人员因工作变动时，必须移交所有统计档案资料。

三、统计档案要有专人负责，并严格遵守档案管理的有关规定，统一编号、统一格式装订，保管期限按照国家档案管理制度的有关规定执行。

四、统计档案严格执行统计档案资料的保密制度，不准外借，不准私自带回家中，不准损坏丢失。

档案工作模式研究文献统计分析 篇7

关键词：档案,档案工作,工作模式,档案工作模式,统计

模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式。档案工作模式即档案工作中被实践证明并被多数单位认同和采用的某种形式, 这种形式可以并被档案行政管理机构确定为其他同类机构或社会组织比照着做的样式。研究“局馆合一”这一现行档案管理体制的工作机制与模式, 有必要对我国的档案工作 (管理) 体制研究情况进行一下梳理。以下是以知网数据库为样本池、以主题为检索项、以“档案工作模式”为检索词, 检索到的103篇文献所做的计量统计分析。

1 发表年度

从样本的发表年度分布看, 103篇样本文献分布在自1995年以来的20年间, 最高为年14篇, 最低为年1篇, 平均每年发表文献5篇。文献发表20年间没有中断, 研究具有良好的持续性。20年间将整个档案工作模式研究分割为三个阶段:第一阶段1995年到2001年, 这一个阶段研究处于比较低的活跃度, 年文献量处在平均值以下, 在2~4篇区间波动;第二阶段从2002年到2010年, 这一阶段文献发表数量多数在平均值上, 少数与平均值相等, 个别低于平均值, 并有两个年度达到了整个研究的次高点 (11篇) , 这个阶段研究处于波动式升温过程;第三阶段从2011年起到2014年, 这个阶段可用大起大落来描述研究的状况。2011年和2012年研究发表的文献还在4篇的低位上徘徊, 2013年一下子就猛增到14篇的历史最高点。从整体上看, 有关档案工作模式的研究起步晚、发展持续稳定, 总体上是一个不断升温的态势。

2 作者

从样本的作者分布看, 103篇样本文献涉及124位作者, 其中发表2篇文献以上的作者有7人, 占作者数的5.65%;发表文献15篇, 占全部文献的14.56%。发表1篇文献的作者有白雅冰、曹莉、曹佩茹、柴丽等, 总占比接近95%。与洛特卡定律[1]写一篇论文作者的数量约占所有作者数量的60%相差甚远。研究基本上处于研究者自发的、有感而发的、一过性研究。尚缺少有组织的、系统性的研究。相关研究还没有核心作者, 更没有核心作者群出现。

在103篇文献中, 2人以上合著的文献有26篇, 占全部文献的25.24%, 合著率高。其中4人合著的1篇、3人合著的3篇、2人合著的22篇。

3 机构

从样本的机构分布看, 103篇样本文献有署明作者所属机构的文献66篇, 涉及61个机构。其中发表2篇文献以上的机构有3个, 占机构数的4.92%;发表文献8篇, 占全部文献的12.12%。这3个机构上海市奉贤区档案局4篇、重庆钢铁 (集团) 有限责任公司2篇、上海机电工程研究所2篇。其中档案行政管理机构与企业占一半。

发表1篇文献的有东北电力大学、吉林医药学院、吉林艺术学院、长春中医药大学、宝钢集团韶关钢铁炼轧厂、北京北辰集团、北京航天科技信息研究所、重庆建筑大学档案馆等。在全部机构中, 高校及各类档案馆所占比例高, 各级档案行政管理机构的关注度并不是非常高。

在全部文献中, 2个机构以单位作者合作发表的文献有6篇, 均为2个机构作者合作。机构合作的文献数及占比值均低于个人合作。

4 文献来源

从样本的文献来源情况看, 103篇样本文献涉及期刊及其他媒体43种, 平均每种期刊发表文献2.5篇强, 最多的19篇, 最少的1篇。发表2篇以上文献的14种, 占期刊数的32.56%;发表文献73篇, 占文献数的70.87%, 这些期刊是此项研究的主要载体。

按照布拉德福定律[2], 档案学研究期刊可分为核心区、相关区和非相关区, 各个区的文章数量相等 (34篇) 。表-1中所列43种期刊及媒体中发表2篇文献以上的14种正好处于核心区和相关区。排名在前2位的中国档案报 (19篇) 、兰台世界 (11篇) 。

两种期刊处在核心区 (29篇) , 发表2~5篇以上的12种期刊处于相关区 (43篇) 。其他发表1篇文献的29种期刊处在非相关区, 与布拉德福定律相符。

处在核心区与相关区的均为档案学期刊, 非相关区内也有10种档案学期刊, 非档案学期刊发表的文献只有19篇。档案学期刊是主要关心这一问题的媒体。从档案媒体的层级看, 具有档案行政管理背景的期刊较高校及社会组织背景的期刊对这一问题的关注程度高。

5 结语

综上所述, 从时间上看, 起步晚, 发展持续稳定, 总体上是一个不断升温的态势。从文献的具体研究层次看, 偏重于实践性的研究。从作者分布看, 研究基本上处于研究者自发的、有感而发的、一过性研究, 尚缺少有组织、系统性的研究。相关研究还没有核心作者, 更没有核心作者群出现, 合著率高。从样本的机构分布看, 高校及各类档案馆所占比例高, 各级档案行政管理机构的关注度并不是非常高。机构合作的文献数及占比值均低于个人合作。从样本的文献来源情况看, 档案学期刊是主要关心这一问题的媒体。从档案媒体的层级看, 具有档案行政管理背景的期刊较高校及社会组织背景的期刊对这一问题的关注程度高。

参考文献

[1]洛特卡定律是由美国学者A.J.洛特卡在20世纪20年代率先提出的描述科学生产率的经验规律, 又称“倒数平方定律”。它描述的是科学工作者人数与其所著论文之间的关系:写两篇论文的作者数量约为写一篇论文的作者数量的1/4;写三篇论文的作者数量约为写一篇论文作者数量的1/9;写N篇论文的作者数量约为写一篇论文作者数量的1/n2……, 而写一篇论文作者的数量约占所有作者数量的60%。该定律被认为是第一次揭示了作者与数量之间的关系。

档案工作情况统计表 篇8

关键词：《档案管理》；2012年；文献计量；统计分析

1 引言

《档案管理》创刊于1986年[1]，连续入选中文核心期刊，刊发了大量高被引的论文，备受业界关注。为客观准确地反映《档案管理》2012年的载文情况，作者对当年刊发的全部文章进行了各项统计。为确保统计数据的准确，对关键词作了必要的规范，归并了重复引文，剔除了无文献来源的注释性引文，并对全部引文逐一进行了核对，修正了引文中的差错。

2 统计分析方法

利用文献计量学的方法，对该刊2012年刊发的文章从栏目发文量、作者及地域和机构、主题、基金论文、引文类型及年代分布等方面进行统计分析，运用CNKI检索了被引情况。根据载文实际和统计分析的需要，作者统计分析不含“通讯”、“卷首语”、“文摘”等栏目的文章，主题统计分析不含无关键词的文章，引文统计分析不含无参考文献或参考文献类注释的文章。

3 载文统计分析

3.1 载文栏目发文量。2012年《档案管理》设置有“卷首语”、“理论探讨”、“争鸣”、“业务研究”、“局馆长访谈”、“专题沙龙”、“调查报告”、“海外采风”、“工作园地”、“史料钩沉”等18个栏目，共刊发文章277篇，表1是主要栏目的发文数量。发文量集中于“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目（表中单列了占比）。

3.2 作者分布。作者统计针对“工作园地”、 “业务研究”、“调查报告”、“理论探讨”、“海外采风”等9个栏目的242篇文章，其中独著210篇，两人合著28篇，三人合著4篇，分别占统计文章的86.78%、11.57%和1.65%。

3.2.1 作者发文数量。最多的发文6篇，共两人，发文3篇以上的作者共12人（“+”后为第二作者发文数），另有马帅章等28人发文2篇（含非第一作者）。

3.2.2 第一作者地域分布。以第一作者发文最多的为河南作者（168篇），其次是北京（9篇）、山东和上海（各8篇），发文作者涵盖了19个省市。河南省又以郑州、开封、濮阳作者发文数量居多（105篇）。

3.2.3 第一作者机构分布。由于有些文章作者单位不够具体，对统计数据的准确性有一定影响。242篇文章中，各类院校和各级各类档案馆（局）的作者占比较高，分别发文102篇和82篇。

3.3 主题分布。关键词是从文献的标题、摘要和正文中选取的，能够反映文献的主题[2]，因而选用关键词进行主题分析。2012年《档案管理》中有关键词的107篇论文共有关键词401个，篇均3.75个。涉及关键词305个，最多的仅出现8次，可见分散度较大。为较好地反映文献主题，可将表达相同或相关概念的关键词进行必要的统一，如将“档案馆”、“档案局”、“档案部门”等统一为“档案馆”。规范统一后，利用自编的软件处理得到以下统计结果。

3.4 基金论文。2012年基金项目论文共25篇，基金论文占比超过10%。其中，河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》、《档案执法理论与实践研究》各发文3篇，河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》发文2篇，基金发文量如表4所示。

3.5 引文统计。2012年《档案管理》文章中，列有参考文献、参考文献类注释的论文96篇，共有引文725条（其中外文13条），篇均引文7.55条。从年代分布看，2005年后的引文数量占66.62%。引用文献类型中，期刊论文最多，占比达70.62%，其次是电子文献、图书和学位论文。表5列示了引文的年代分布（“其他”为1980年前或无法确认年代的）。

引用文献中的期刊论文共涉及期刊139种，其中以档案类期刊为主，排在前9位的都是档案核心期刊，其次是非核心档案类期刊和图书情报类核心期刊。

3.6 被引统计。通过中国知网检索，截至2013年4月23日，2012年《档案管理》刊发的被引论文达25篇，其中《中部六省市级档案网站评估指标体系的构建及评估结果分析》被引3次，《浅谈事业单位档案的信息化建设》等两篇各被引2次。表6列示了十种档案学期刊2012年发文及被引情况。

4 结论

通过以上统计和分析，可以得出以下基本结论。

4.1 从栏目发文分布看，“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目是发文主体，“工作园地”和“业务研究”两栏目的发文量超过发文总数的一半，表明《档案管理》特别注重结合工作实际，与其“以业务指导为主，兼顾学术性和可读性”[1]的定位是一致的。

“卷首语”是许多档案刊物共有的栏目，但《档案管理》六篇卷首语的内容均为“档案依法行政管理”，对做好档案工作有很强的针对性和指导性。

4.2 载文中独著文章居多，发文2篇以上的作者超过40人，他们独立或合作发文的数量超过100篇，表明《档案管理》已形成较为稳定的作者队伍。但作者以个人自由研究为主，论文合作程度偏低[3]。

发文作者的地域和机构数据表明，《档案管理》立足河南，面向全国。注重反映本省的研究成果，注重各级各类档案馆（局）的业务交流，不断传播和促进学术研究。发文作者集中在各级各类档案馆（局）和各类高校，反映了这两个系统科研能力较强[3]。

4.3 从关键词的词频可以看出，《档案管理》2012年特别注重刊载“档案执法”、“档案法规”和“立法”方面的文献，同卷首语的内容相呼应。此外，“档案馆”、“档案”、“档案管理”、“档案鉴定”、“档案服务”等也是刊载的重点，有很强的实际工作指导价值。但列有关键词的论文偏少，在一定程度上影响了主题统计结论的准确性。

4.4 基金项目多为与档案工作相关的省部级以上项目，基金项目级别较高。基金论文占比虽不算高，但针对性很强，较充分地反映了档案科研特别是档案执法和立法研究方面的最新成果。

4.5 引用文献表现出期刊论文多、核心期刊论文比重大、引用年代新的特点，表明刊载的论文注重高水平档案学研究成果的吸收，注重图书情报领域研究成果的借鉴，同时广泛吸纳其他学科的成果。但列有引文的论文偏少，有些著录不准确，外文引文较少。

4.6 尽管统计的时间段较短，而论文的被引和被引率均有较大的滞后性[4]，但截至2013年4月23日的2012年载文被引同其他档案类期刊2012年载文被引的对比表明，《档案管理》有较高的被引量，一定程度上反映了该刊在档案类核心期刊中有较高影响力。

参考文献：

[1]《档案管理》杂志社.《档案管理》简介[EB/OL].（2011-04-25）[2013-04-01].http：//www.hada.gov.cn/w_NewsShow.asp？ID=0：2628.

[2] 倪丽娟，于淑丽.档案学研究热点分析——基于2004～2008年《档案学研究》、《档案学通讯》论文关键词的词频分析[J].档案学通讯，2010（1）：19～22.

[3]袁小翠.2005年～2011年我国档案信息化研究文献计量分析[J]. 档案管理，2011（6）：60～62.

[4]孔春苗.基于高被引论文的中国档案学研究现状分析[J].档案管理，2010（3）：54～56.