采购与付款管理制度

采购与付款管理制度（精选7篇）

采购与付款管理制度 篇1

第一章总则

第一条 为了加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《企业内部控制基本规范》等法律法规，制定本管理制度。

第二条 本规范适用于公司所有外购物资或接受劳务的采购与付款，包括原材料、配套（外协）件等。

第三条各物资采购采购部门可根据本制度，结合本部门业务特点和管理要求建立适合的管理办法，并组织实施。

第四条 各部门负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章 岗位分工与授权批准

第五条 相关部门要明确相关岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

[一]请购与审批；

[二]询价与确定供应商；

[三]采购合同的订立与审核；

[四]采购与验收；

[五]采购、验收与相关记录；

[六]付款审批与付款执行。

公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

计划部：采购计划管理；确定请购物资清单；跟单采购；协助供应商办理验收手续。

成本科：体系优化；签定采购合同；确定采购比例并录入系统；对现结、预付业务办理付款申请手续；小批物资、辅料采购。

品技部：对来货质量进行判定，并出具判定结果。

仓库：打印验收单；根据验收单清点物资；办理物资验收、验退；

财务部：负责月结业务的对帐、付款；审核所有采购发票；对现结、月结付款价格审核；对签批的资金支付申请进行付款。

其他部门：涉及其他物品采购（如办公用品）的，使用部门为经办部门，提

出购买申请，办理付款手续等。财务部对其进行审核监督。

第六条 公司各部门应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第七条 公司相关部门应当对采购与付款业务建立严格的批准制度，明确审批人对采购与付款业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

第八条 审批人应当根据采购与付款业务批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人或上级领导报告。

第九条 对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关部门进行论证，实行集体决策和审批（例如：超过最高库存备货等），防止出现决策失误而造成严重损失。

第十条 严禁未经授权的部门或人员办理采购与付款业务。

第十一条 各部门应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单[或采购合同]、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章请购与审批控制

第十二条 采购人员具有请购权，部门分管副总行使审批权。采购人员根据生产计划安排和各部门实际需用，在考虑合理储备的基础上核算出计划采购数量，填制请购表，由部门负责人审核，交分管副总审批后实施采购。

在销售订单、生产计划或实际需用发生变动时，相关部门必须及时通知采购部门，采购人员必须及时调整采购计划，对正在采购的要调整采购数量，对已采购回厂的，采购部门和相关部门必须对多余部分明确处理办法，避免造成积压。

特殊物资采购须经总经理或公司办公会决定。

第四章采购与验收控制

第十三条 采购部门应当根据审批后的请购物资及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

第十四条 成本科应负责市场调研，将供应商的信誉、价格、质量等级、供应量等列表备选；对采购市场价格进行分析，并对价格合理性负责；并将以上情

况和市场情况进行综合，通过比质比价的程序确定供应商。小额零星采购也应由价格部门事先对价格等有关内容进行审查。采购部门对正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质等级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经采购、质检、技术等部门联合考核后才能进入。企业要制定严格的考核程序和指标，达到标准者才能成为归档供应商。

第十七条采购合同应按合同评审流程进行评审，应对采购合同进行审核，对于审批手续齐全，合同条款符合规定的才同意盖章。

第十八条 检验部门或检验人员应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。

第五章 付款控制与流程

第十九条 财务部门应当按照《资金管理制度》、和《企业内部控制基本规范》等规定办理采购付款业务。特别要求： 严禁办理现金交易，所有交易一律通过银行转帐或银行承兑汇票完成，而且银行转帐仅限于对公转帐，不得转入个人名下帐户。

第二十条 财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、入库单相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。对于已支付的款项，必须有收款单位和收款人的收款证明。

第二十一条 财务部应根据已经签批的资金付款申请进行付款。

第二十二条 财务部门应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。财务部对于应付账款，应根据资金状况、付款政策，审核采购部门的付款计划后，办理结算与支付。

第二十三条购进的各类物资、材料，原则上实行合同规定时间进行付款，严格控制提前付款。对确需提前付款的物资，由物资部门提出申请报告，财务部门严格审定供货合同或有关凭证后，按照资金审批要求办理手续后，方可办理提前付款。

第二十四条采购人员根据采购计划、供货合同，以及物资验收入库单、发票等单据，填制“资金支付申请单”，即：供货单位名称、开户行、账号、采购

员、或“零星采购”、物资名称、与发票相同的金额和税款及合计，并经部门负责人及有关领导签字后向财务部办理付款手续。

月结资金支付由财务部负责汇总制表，交相关部门及相关领导签字后方可支付款项。

第二十五条财务部对采购人员送来的单据审查无误后，经办人在付款单上签字，然后根据平衡后的资金状况，严格按照合同约定付款条件项下后实行滚动付款”的原则采用汇款、承兑汇票等不同的支付形式进行资金结算。

第二十六条对手续齐备的购进材料（指已收到发票及已验收入库的物资），财务人员应在当月作应付账款挂账处理，付款后直接冲减应付账款。

第二十七条 采购的各类物资必须取得国家规定的增值税专用发票。对于确实不能开具增值税专用发票的物资，在定价时要扣除税点后定价。

第六章 物资入库与检验流程

第二十八条采购的物资到达后，经办人员应通知品技部进行检验。品保部根据材料质保书或合格证等检验依据，在规定的期限内完成。其检验期限由品技部门与采购部门协定。品技部检验样品后，应及时出具检验报告。

第二十九条采购人员在取得所采购物资的检验报告后，应填制“物资验收入库单”，检验人员应在“物资验收入库单”签字确认”，仓库根据验收入库单办理入库或退货手续。

一、如材料验收不合格，检验人员必须在“材料判定书”上加盖“材料验收不合格专用章”作退货和拒付货款的依据。

二、各物资仓库管理人员根“物资验收入库单”及材料验收的检验报告，对物资进行过磅、点数。如有不符，应及时协调相关人员落实原因。

第三十条各类物资在到达后，要检验合格，办理完入库手续后，按资金管理办法要求进行付款。

付款期限的确认：

1、合同要求；

2、按发票提交时间。月结厂家在材料入库后按规定时间提交发票的则依据合同时间付款；超出提交发票时间的则以提交发票时间进行计算付款时间。

第三十一条为了保证会计核算质量，要做到认真复核外来原始凭证的真实性、完整性，及其价格、数量、金额与付款相符后及时报账、记账，确保采购物资的足额入库，做到账物相符。

第三十二条对帐：财务部负责与各供应商核对核对往来帐，如有不符，及时查找原因并做出处理，保证双方帐务一致。

第三十三条 采购部门应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货

物出库、退货货款回收等做出明确规定。采购部门负责及时收回退货货款。

第七章采购物资的管理及考核

第三十四条材料采购入库后，各物资管理部门要保持材料、物资的完整性，收入、发出要有凭据，做到日清月结，做到账、卡、物三者相符；月底进行盘点、清查，如有盈亏应随时报告。对盘盈、盘亏物资，物资主管部门应写明原因，分清责任，明确责任人后提出处理意见。

第三十五条年终如有材料物资发生盘盈、盘亏、毁损（报废）等情况，须由物资主管部门填写明细资料并交财务部门审核。财务部门汇总后，向公司领导报批，根据核准数作账务处理。

第三十六条对毁损、报废物资，应由物资主管部门牵头，列出相应物资明细、数量、原因等报物资小组，物资小组织品保部、技术等相关部门进行技术鉴定，并出具书面鉴定及处理意见。

第三十七条财务部、配套部要对材料价格认真审核，确保合同、发票、ERP系统三者相符，保证材料成本核算的准确性。

第三十八条在物资采购支款、验收、报销业务中，对工作不认真负责，不按规定的时间报账，造成呆账、死账及因未主动自查造成未达账的人员建议有关部门停发效益工资，在当年内账目报清才予补发，跨年者不予补发。

第三十九条在物资采购、验收、报销业务中，工作极端不负责任，玩忽职守，给公司造成严重经济损失的，由当事人负责赔偿直接经济损失的1%-80%，并报请公司给予相应行政处分。

第四十条在物资管理过程中，工作不负责任，造成物资毁损、遗失、偷盗、报废及盘亏的，由物资管理部门分清责任，明确责任人，由当事人赔偿直接经济损失的50%-100%，并报请公司给予相应的行政处分。

第八章 监督检查

第四十一条 公司财务部负责对各部门的采购与付款内控管理工作定期或不定期地进行检查。检查人员将对各部门的采购与付款业务内部控制制度是否按规定效执行。

第四十二条 采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

[一]采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

[二]采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点是大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

[三]应付账款和预付账款的管理。重点是应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

[四]有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点是凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三条 对在实施过程、或者是在监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，财务部及各部门应当采取措施，及时加以纠正和完善。

第四十四条

第四十五条

采购与付款管理制度 篇2

采购与付款业务是指企业支付货币, 取得物品或劳务的过程, 是企业生产经营管理中的一个主要环节。企业应实施采购与付款业务内部控制, 对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序;健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统;加强请购、采购、验收、付款关键点的控制, 实施采购决策环节的相互制约和监督机制。通过有效地控制, 达到预定目标。

2 采购与付款业务流程与内部会计控制要点

2.1 采购与付款程序

完整的采购与付款程序涉及五个环节:业务流程如下图所示:

2.2 采购与付款业务内部会计控制常见错弊

盲目采购、收受回扣、虚开发票、验收不严、违规结算。

2.3 内部会计控制要点

2.3.1 请购 (制定采购计划)

(1) 单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目, 具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目, 具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

(2) 单位应当建立采购申请制度。依据购置物品或劳务等类型, 确定归口管理部门, 授予相应的请购权, 并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程度。

(3) 单位应当建立严格的请购审批制度。①企业采购的动因源于内部各个部门对各项货物 (商品) 或服务的需求, 同时对某些商品还要考虑适当的储存, 因此为避免盲目采购, 企业有必要制定采购计划, 而且应建立在企业采购预算基础上, 并进行合理授权。②对原材料、零配件、商品和其他物资等所需物品, 所需部门可根据预算正确填写请购单, 由本部门授权人审批。对于不符合规定的采购申请, 审批人应当要求采购人员调整内容或拒绝批准。请购单一式四份, 注明请购部门, 请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。经审批的请购单送交采购部门。对于重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。对于临时需要的物品, 很难列入预算, 通常由使用者根据实际需要直接提出, 不经仓储部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途, 请购单须经使用部门主管审批, 并经财务部门资金预算授权人签字后, 交采购部门办理采购。对于紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。

2.3.2 订购与签订购货合同

无论何种需要的请购, 采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定:应订购多少;向谁发出订货单;什么时候发出订货单。

(1) 订购数量的控制。

(2) 向哪一家发出订货单。

(3) 何时发出订货单。

在上述三方面的决定做出之后, 将请购单一联退请购部门, 以示答复;一联退仓库准备验货;一联退财务部门筹备资金;一联采购部门作为签订购销合同的依据。采购部门根据签批后的请购单, 应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同, 在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、折扣条件、售后服务等内容, 作为供销双方共同遵守的契约。对采购合同必须按照采购权限规定, 由各级授权人进行审核, 审核同意后, 才能加盖合同专用章。在订货单向供应商发出之前, 还必须由专人核查, 订货单是否授权审批, 以及是否有经批准的请购单作为支持凭证, 确保订货单的有效性。采购合同一般一式四份, 一份交供货商请求发货, 一份由采购部门专人保管, 负责合同的执行, 一份交会计部门以监督合同的执行, 一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。

2.3.3 货物验收

货物抵达或接受劳务后, 应对照订单或购货合同进行验收, 由独立的验收部门或人员对货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行核实, 并出具验收的证明资料.为了达到控制目的, 验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制是有双重作用, 既控制购买环节的经营活动, 也要控制存货的管理工作。

2.3.4 货款结算与付款控制

(1) 单位财会部门在办理付款业务时, 应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

(2) 单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度, 加强预付账款和定金的管理。

(3) 单位应当加强应付账款和应付票据的管理, 由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

(4) 单位应当建立退货管理制度, 对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定, 及时收回退货货款。

(5) 单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符, 应查明原因, 及时处理。

2.3.5 会计记录

以上每个环节, 会计人员应作必要的记录。

3 强化采购与付款内部会计控制的措施

3.1 规范采购付款业务授权批准制度

(1) 企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权。

(2) 企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权, 只容许特定人员提出请购。

(3) 采购合同的签订需经有关授权人员审批。

(4) 采购款项的支付应经有关授权人员审批。

3.2 分离不相容的岗位与职责

企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容岗位基本有:

(1) 请购与审批。由生产、销售、仓库及其他职能部门根据其需求提出, 经分管采购工作的负责人进行审批, 审批人不能超越权限审批, 由采购部门组织采购。

(2) 询价与确定供应商。采购部门和使用部门共同参与询价程序并确定供应商, 不能由采购部门单独完成。

(3) 采购合同的订立与审计。由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计。

(4) 采购与验收。采购部门不能进行货物验收, 验收工作由专职人员或质检人员进行。

(5) 采购、验收与相关会计记录。商品的采购、储存保管人员不能担任会计记录工作, 以减少误记的可能。

(6) 付款审批与付款执行。付款的审核人与付款的执行人职务应相分离.记录应付账款的会计人员不能同时担任付款职务 (出纳职务) , 例如:支票的签字和应付账款的记账应相互独立。

3.3 订货报价控制制度

(1) 定期审查供应商的基本资料, 为企业采购决策提供可靠信息。

(2) 对所有潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。

(3) 对于一般和重要物品或劳务采购, 应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系, 综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。

(4) 对一些特殊或重大的采购项目应获取一些有竞争性的书面报价单。

(5) 向供应商取得采购价、运费、运输工具折扣、折让、支付条款及税率等资料。

(6) 就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。

(7) 选取某一供应商时应提供相应证明文件, 包括报价汇总表以及不选取竞争性报价供应商的理由。

(8) 当协商的价格、质量、付款期订单范围发生变化时, 对变化的订单应及时予以审批, 授权执行。

3.4 充分的凭证和记录制度

为实现采购与付款业务内部会计控制目标, 企业应建立以采购申请、经济合同、验收、入库单和结算凭证为载体的控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录, 并且还要签字盖章, 做到账证、账账、账表、账实相符, 并且检查全部有编号签字的凭证与记录是否按标准化程序要求处理, 这是保证完整性的重要控制措施, 可以有效防止经济业务的遗漏和重复, 并可根据完整性检查是否存在舞弊现象。

3.5 加强会计监督机制

(1) 建立内部稽核制度。设置专职兼职稽核员, 负责采购与付款业务的凭证、账簿、报表、合同、预算等的稽查, 以及账证、账账、账表、账实之间的核对, 保证正确相符。及时发现已经发生但尚未造成影响或损失的错误和舞弊, 发挥内部控制的预警作用。

(2) 切实落实监督检查制度。单位应当对采购与付款内部控制的监督检查制度, 明确监督检查机构或人员的职责权限, 定期或不定期地进行检查。单位监督检查机构或人员应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全, 各项规定是否得到有效执行。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括:

①采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

②采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全, 是否存在越权审批的行为。

③应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

采购与付款管理制度 篇3

摘要:随着公司经营规模不断扩大，管理上逐渐显示出部门间信息传递不畅,信息丢失数据失真及物资失控等问题，在很大程度上影响公司的发展策略。为了加强内部管理，促使企业稳健发展,企业迫切希望通过用友ERP-U8系统来加大对企业经营活动控制过程的监控力度，实现物流、资金流信息、数据的及时传递，最终达到生产、业务、财务一体化管理。本文拟以采购业务流程为线索，探讨ERP下采购、库存、付款业务流程的内控设计。

关键词:采购;付款;控制；ERP系统

辽渔船厂作为辽渔集团的骨干企业，凭借优越的地理位置和合理的产业结构，经过半个多世纪的发展和积累，已成为以各类船舶维修为主，集造船为一体的工业化修造船厂。主要承修俄罗斯船、日本船、台湾船及国内大小渔、货船。修船材料品种繁多，供应商也涉及全国各地。采购业务频繁。为适应本企业的经营要求，企业于2007年9月使用ERP-U8系统的采购、库存、存货管理模块。来探索加强采购与付款的规范化管理与控制。

采购业务包括商品、材料和固定资产的供应。它一般由签订合同、验收材料或商品入库、结算支付货款三个环节构成。对供应过程业务要求：(1)采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责。(2)采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。(3)除零星采购外，采购业务均需签订合同。(4)采购货款必须经过审核、核对合同，方可付款结算。(5)采购货款除小额采购外必需通过银行结算。(6)采购的物资必须经过验收方可入库。(7)采购过程的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。(8)应付账款明细账与总账应定期核对。

企业根据实际情况，进一步完善了采购与付款的内部控制管理制度并严格执行。(1)岗位分工控制。建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督；不得由同一部门和个人办理采购与付款业务的全过程。(2)审批控制。建立请购审批制度，明确审批权限，并由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购事项进行审批。(3)采购控制。根据采购物品及采购情况确定相应的采购方式；制定例外紧急需求的特殊采购处理程序；经过比质比价和规定的授权批准程序确定供应商。(4)验收制度。建立健全验收制度，根据制度规定验收所购货物的品种、规格、数量、质量等，并出具验收单据或验收报告；实行验收与入库责任追究制；验收过程中发现的异常情况，应查明原因，及时处理。(5)付款控制。严格核对采购发票、验收单、入库单、合同等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务；建立预付账款和定金的授权制度。加强应付账款的管理，已到期的应付款项经批准后办理结算与支付；建立退货管理制度，发生采购退货的，及时收回货款。(6)监督检查。定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；定期检查采购与付款业务授权批准制度的执行情况；定期检查有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。

一、采购订单

企业由生产科制订修船计划,各修船车间根据修船计划手工填列材料请购单，采购部门在收到请购单后，对经批准的请购单填写订货单录入系统.，对审核完毕的采购订单打印两份，一份转交仓库保管部门，作为核收物品与发票核对的依据(验收货物的依据)；一份留作采购部门归档保存，以便对所有的存货和到货情况进行查对分析。采购订单是企业与供应商之间签订的合同，主要包括采购什么货物，采购多少，由谁供货，什么时间到货，到货地点，运输方式，价格与运费等，通过采购订单的管理，可以帮助企业采购业务进行事前预测，事中控制与监督。在ERP环境下，企业采用手工录入采购订单，系统内置严格的审核程序，确保订单所列内容的完整性和可接受性，信息的更新由专门授权的人员进行修改并附相应的文件，在采购订单录入部门归档保存。系统连续编号的订货单经授权人员审核确认后会自动传送至验收部门和应付凭单部门。

二、采购入库单

采购入库是通过采购到货、质量检验对合格到货的存货进行入库验收。企业验收人员由质检人员、生产科担当、采购人员和仓库保管员共同验收。对照销货单位的发票或到货清单和购货订单.对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确相符的情况下由仓库保管员录入入库单。采购入库单一式三份，一份送会计部门核算；一份库管员留存。并在系统中过账，财务部门可以查询到这笔材料的入库情况。严格的验收制度有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证入库物资的准确性和安全性，实现了收货员、验货员、采购员不相容职责分离，尽可能控制这一环节的风险。在ERP环境下；验收是采购业务的重要控制环节，在系统内设置了控制到货商品和采购订单内容的一致性。系统还启用对特殊商品的验收，预先在系统内设置授权。经授权人员检验方可确认验收，在ERP系统中对收货的每张单据点击确认形成验收单，作为验收和检验商品的依据。系统还会将生成的验收单传送至应付凭单部门，以被付款。

三、发票结算

是对采购入库单、采购发票进行勾兑的过程，记录采购入库单于采购发票的对应关系。采购结算单在“存货”模块进行制单生成凭证。企业采购核算员(材料会计)根据采购入库单、采购发票核算采购成本。发票结算的结果是采购结算单。当月发票未到或未经结算的入库单就形成暂估入库单，留待以后月份发票来时再进行采购结算处理。ERP系统具备单据追踪能力，在购货系统生成总账所需凭证时，能联查到验收单、采购订单、入库单等，保证记录购货程序的完整性。系统内置的控制程序能更好的确认购货的真实性，购货记录的完整性和费用分摊的正确性。

四、付款

采购员编制付款申请。同时确认供应商发票的内容与传输过来的验收单、订货单一致，发票金额计算是否正确。在ERP环境下,为防止审批手续不全，账户信息错误带来不应有的损失，财务授权人员应审核已签发支票的总额与所处理的付款凭证的总额是否一致，还要检查各种凭证之间是否内容一致，经授权财务人员审验签字后方可付款。责任明确，手续清楚，如发现问题应及时查明原因。

采购付款管理规定 篇4

1.目的：为了加强采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规定。

2.定义：本规定所称采购付款，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。3.采购审核与批准权限。

3.1 采购计划范围内金额在2万元以下的采购项目合同，经财务经理审批后交商品部签订购货合同。

3.2 采购计划范围内金额在2万元以上的采购项目合同，经总经理审批后交商品部签订合同。

4.结算流程：付款申请人提出付款申请（填制支出报销单）→部门负责人确认签字→财务经理审批签字(权限内)→总经理审批签字（权限或计划外）→主管会计复核制证→出纳复核付款。5.采购预算的管理

5.1 采购预算管理的意义：为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算 5.2 采购预算管理的含义

5.2.1 采购预算是商品管理部门为配合公司销售预测，对所需商品的数量、价格编制的以金额形式进行具体、系统反映的采购用款计划，以利于公司整体目标的实现及其资源的合理配置。

5.2.2 预算管理是指公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理公司的经济活动，反映公司管理的成效，保证管理政策的落实和目标的实现，促使公司不断提高效率和效益。

5.2.3 采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。

5.3 编制采购预算

5.3.1 编制采购预算是指商品部根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达成的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

5.3.2 商品部根据公司销售计划编制采购总预算，并根据相关时间、销售趋势、适时可售库存、采购周期等因素编制月份“采购及付款计划申报表”（附件一），交财务部（26日前/每月）审核备案，上报总经理审批。5.4 执行采购预算

5.4.1 商品部将审批的各项采购预算指标及时下达给相关责任部门及人员。5.4.2 财务部对预算执行过程进行监控。

5.5 商品部对相关预算进行分析和调整采购预算差异。

5.5.1 在预算执行过程中，商品部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

5.5.2 如果有差异，要分析产生差异的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

5.6 采购预算资金控制

5.6.1 在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。

5.6.2 对于预算内的采购项目，商品部应严格按照预算执行进度办理请购手续。5.6.3 对于超预算和预算外采购项目，财务部对商品部提出的申请进行审核，最终由财务经理及总经理审批后才能给予办理。6.采购付款审核与控制

6.1 财务部按照公司内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。6.2 批准权限

6.2.1 应付账款在5万元以内的，由财务经理审批；应付账款在5万元以上的，由总经理审批。

6.2.2 预付款或定金在3万元以内的，财务经理审批即可，预付款或定金在3万元以上的，报总经理审批。

6.3 审核无误后交财务部主管会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购人员联系供应商。

6.4 财会部在办理付款业务时，应对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

6.4.1 真实性审核：主管会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

6.4.2 完整性审核：根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整、手续是否齐备；应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确等。

6.4.3 合法性审核：审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

6.4.4 合规性审核：审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

6.4.5 除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核商品采购是否按照经批准的商品采购计划、合同或协议进行；审核入库凭证时应检查是否有采购人员、验收人、录单员的签字，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限。

6.4.6 会计人员对不符合规定的商品采购业务、不得办理采购结算，并报告财务经理。财务经理对严重违反规定采购商品计划的应当及时向总经理汇报。6.5 付款控制

6.5.1 在付款时，应得到采购业务经办人、仓库保管员、商品部经理、财务部经理、总经理等相应确认或批准。

6.5.2 一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如营销部、商品部、财务部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。6.5.3 收到货物并验收后，仓库验收人员应填制相应的验收单，并及时送交商品部办理系统入库。

6.5.4 收到供应商发票后，采购人员将供应商发票与购货订单及验收单进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

6.5.5 财务部将收到购货发票、验收单、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

6.5.6 采购付款实行付款凭单制。相关款项支付须经商品管理部门填制应付凭单，并按相关程序及权限经由本部经理、财务经理和总经理按权限审批。6.5.7 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得折扣，加强与供应商的良好关系，并维持公司信用。

6.5.8 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并互相核对，出现差异时应及时查明原因进行调整。

6.5.9 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。7.账务处理与核对

7.1 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

7.1.1 将请购单、订购单、入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，若凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

7.1.2 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。7.2 账务核对

7.2.1 财务部门应每月至少一次与供应商进行往来款项的核对。

7.2.2 取得供应商对账单，审核其余额与公司“应付账款”余额是否一致，在剔除双方在收发货物上可能存在时间差等因素后，应与供应商的月末余额保持一致。8.预付账款的管理

8.1 原则上不允许采用预付账款的方式采购商品，但对一些紧俏商品或公司急需的商品必须采用预付账款形式采购的，须经具有审批权限的主管领导审批。8.2 商品部应加强预付款项的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理预付款项。

8.3 财务人员对预付款项要严格把关。并及时做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。

8.4 建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

8.4.1 加强大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

8.4.2 财务部对付款计划的预付款项，除总经理特批外，控制在10%以内。9.应付账款管理

9.1 应付账款是公司因购买商品物资而应付给供应商的款项。

9.2 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款等职能以外的财务部会计专门负责。

9.3 严格控制付款日期、折扣条件等项规定管理的应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

9.4 应付账款的确认和计量应真实可靠。

9.4.1 应付账款必须根据审核无误的各种必要的原始凭证，即：供应商开具的发票、仓库开具的验收单、系统入库单、银行结算凭证等进行确认。

9.4.2 主管会计必须认真审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

9.5 应付账款必须及时登记应付账款账簿。

9.5.1 主管会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。9.5.2 应付账款应按供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

9.5.3 财务部收到商品入库单及供应商开具的发票后，应该及时冲抵预付账款。

9.6 确认、计量和记录折扣。财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

9.7 应付账款的授权支付。财务部对已到期的应付账款应及时支付，经商品部经理、财务部经理、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。

9.8 应付账款的结转。财务部应按应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，查明原因及时进行调整。

9.9 应付账款的检查。财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

9.10 商品部应建立相关的“供应商往来管理台帐”（附件二），每月不少于二次与财务进行核对。并据此作为与供应商业务部门进行往来核对的依据。10.采购退货管理

10.1 商品部应当建立采购退货管理制度，对退货条件、退货手续、退货出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。10.2 退货款项回收。

10.2.1采购人员在货物退出前应编制“商品退货单”（附件三），其内容包括退货日期、供应商名称、条码、品名、原供价、数量、金额、退货事由等。10.2.2 商品部经理审核“商品退货单”后，交财务部相关人员审核，由财务经理或总经理按权限审批。

10.2.3 财务部应根据批复后“商品退货单”调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

11.采购中的折扣管理。

11.1 采购人员因商品发货数量或质量等问题而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

采购与付款管理制度 篇5

第一条： 为维护公司资金与资产安全，提高采购的计划性与效率，规范采购与付款流程，根据公司实际情况，特制定本办法。

第二条： 本办法适用于公司所有办公用品，生产、研发和劳动保障等所需原材料、仪器设备的采购及款项支付，其余采购参考本办法执行。

第三条： 公司所有部门所需物资采购原则上均由各部门提出申请，由指定采购人员统一购买，其他人员一般不得自行采购。

第四条： 公司日常办公用品采购由行政部提出申请，并填写《物资采购申请单》，经保管人员核实无库存并签字确认，采购预算金额3000元以下的，由主管领导审批同意后，即可进入采购流程；采购预算金额3000元以上的，由总经理审批同意后，即可进入采购流程。

第五条： 公司所有生产、研发等所需原材料、仪器设备、耗材等采购由技术部提出申请，并填写《物资采购申请单》，经保管人员核实无库存并签字确认，采购预算金额3000元以下的，由主管领导审批同意后，即可进入采购流程；采购预算金额3000元以上的，由总经理审批同意后，即可进入采购流程。

第六条： 部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份《物品报损审批表》给行政部及财务部门登记，财务部门审核确认使用年限（超出修理范围），由总经理审批。经审批后，将一份《物品报损审批表》和《物资采购申请单》一并送交采购人员。

第七条： 公司采购人员依据《物资采购申请单》标明的规格、型号、数量等进行相关物资采购，采购时综合考虑性价比，维护公司利益。通常情况下，都应签订采购合同。

第八条： 物资采购过程中需预付货款时，采购人员应填写《付款申请单》，并附上《物资采购申请单》、采购合同/订单/协议复印件，由主管领导、财务人员、总经理审核后，交出纳人员支付。货到需立即付款时，视同预付货款。

第九条： 货到入库后，结算货款时，采购人员应填写《付款申请单》，并附采购合同/订单/协议复印件、采购物品发票、供货商送货单、公司入库单，10000元以上采购另需附《质量检验报告》，由主管领导、财务人员、总经理审核后，交出纳人员支付。

第十条： 物资采购完成后，采购人员应及时将所采购物品建档入库，各部门使用时向仓库保管员提出申请，并填写物资领用单，由保管员建立物品出库单。

第十一条： 财务于每月初向采购人员提供《供应商往来余额一览表》，采购部门应于1-2个工作日内完成核对，并反馈给财务。

第十二条： 采购部门应通知供货商向公司出具二份盖有公章或者财务专用章的《款项往来对账函》，经财务核对无误后，加盖财务专用章，一份由采购部门交付供应商，一份交由财务存档。

第十三条： 供应商未完成向公司提供采购发票的，由公司财务出具《发票往来对账函》，加盖公司财务专用章后，由采购部门交付供应商并索回盖有供应商财务专用章的《发票往来对账函》，并交公司财务作为年度决算及对账档案备存。

第十四条： 公司对供应商应提供的发票实行台帐式管理，财务、采购部门必须分别建立《发票往来挂账登记簿》，对所有预付款逐笔进行详细登记（包括付款日期、单位、内容、金额、经手人、约定提供发票日期），待对方提供发票后，财务与采购部门及时在《发票往来挂账登记簿》中勾销。财务、采购部门每

月初就发票开具情况进行核对，由采购人员负责督促供应商及早开具发票。

第十五条： 采购人员为向供应商索回发票的责任人。如采购人员未及时索回发票而导致发票不能索回的，由采购人员负责到税务代开发票或自己联系开票，所需税金由采购人员自行支付。因为发票未能索回造成公司损失的，应按公司相关制度进行赔偿。

第十六条： 如采购付款时供应商约定开发票而最终不能开票的，采购必须要求供应商负责到税务代开票

第十七条： 如因客观原因，供应商不能提供发票的，采购人员应在采购付款时提前备注说明，在签订采购合同/订单/协议时，注明供应商不能开具发票，并在洽谈价格时将税金扣除，由采购人员代开发票或联系开票，上述情况下产生的开票税金由公司承担。

采购与付款管理制度 篇6

（1）材料采购与领用业务中存在缺陷：

1）采购经仓库提出书面申请，由采购部门批准并发出“请购单”。不符合授权原则，订购单位应由独立于采购部门之外的被授权人批准。

2）采购的材料到货时，由仓库保管人员负责验收入库。不符合实物控制原则和不相容职务分离原则，验收人员应独立于仓库保管人员。

3）期末材料的盘点由仓库保管人员负责进行。不符合不相容职务分离原则，存货盘点应由独立于保管人员之外的其他部门人员定期进行，以保证存货的真实性。

（2）设备采购与报废存在的缺陷：

1)设备的采购由采购部门确定需要量，并提出购置申请书。不符合不相容原则，应由设备使用部门提出购置申请，采购部门根据经批准的预算额度安排采购。

2）设备的报废由设备管理部门提出设备报废单，经批准报废后，通知财务部门注销其账面记录。不符合不相容职务分离原则，应由设备使用部门提出设备报废单，经设备管理部门审核批准报废。

2.由于转让无形资产（土地使用权）的交易价格明显不公允，因此审计师应当把该事项作为特别风险，重新评价其风险，并设计专门的审计程序（进一步审计测试）：

1）追查甲公司与华兴公司是否为关联方；

2）追查该交易的决策程序是否合理；

3）检查该交易的会计处理是否正确；

4）检查该交易在财务报表的附注中是否已作充分、适当披露。

3.该审计项目小组的做法或结论不恰当。

因为固定资产在使用中其实物和价值都在变动，所以，审计小组对固定资产的审计除了要检查新增固定资产的会计处理外，还应当对全部的固定资产进行监盘并检查其权属证书，这样获取的证据才能支持其发表固定资产的审查结论。

4.假定不考虑其他条件，事项3所述表明可能存在重大错报风险。

原因是：由于竞争对手已推出新产品，并预计在一年后推出更新一代产品，需要考虑到非专利技术能为华兴公司带来经济利益的期限可能，考虑是否将其认定为使用寿命有限的无形资产并进行摊销，因此可能存在高估无形资产账面价值的风险。

采购与付款管理制度 篇7

内部控制属于管理范畴, 是企业管理现代化的产物。 只要存在经济活动和经营管理, 就需要有相应的内部控制, 它贯穿于企业经济活动的各个方面,对于促进国家各项政策、法规的贯彻落实、 实现企业经营目标具有重要作用。 内部控制既是被审计单位对其经济活动进行组织、制约、考核调节的工具, 也是审计人员用以确定审计程序的重要依据。 随着内部控制的产生和发展, 审计工作从详细审计发展成为以测评内部控制为基础的抽样审计。在现代审计的发展过程中,对内部控制制度的重视与信赖, 完善了审计职能,提高了审计效率。

二、企业采购与付款循环内部控制审计的意义

采购与付款循环业务是外部商品和劳务的购置和付款过程, 是存货流动的起点, 是影响资产增加和现金支付的重要环节, 该业务环节在企业生产经营活动中占有重要地位, 它主要涉及采购、验收、储存、会计等部门,具有与生产经营活动联系密切、 业务发生频繁和容易产生管理漏洞等特点。根据内部控制的基本原理, 应该将各项职能活动指派给不同的部门或者职员来完成, 以确保业务处理的正确可靠。因此,企业必须建立健全采购与付款循环的内部控制制度, 防范和化解可能存在的财务风险, 保证企业生产经营活动顺利健康发展。

采购与付款循环审计是财务报表审计的重要组成部分。加强采购与付款循环内部控制的审计,能够了解被审计单位情况, 找出内部控制的薄弱环节,并能够确定实质性测试的性质、时间和范围,因此企业采购与付款循环内部控制的审计是实质性程序的基础。

三、采购与付款循环主要内部控制和可能存在的风险

采购与付款循环的主要内部环节应该包括:(1)仓库或者资产使用部门根据需求,经过授权批准后提出请购。 (2)采购部门在收到请购单后,对经过批准的请购单发出订购单。 对于大额的、重要的采购项目,应采用招标竞价的方式来确定供应商,以保证供货的质量和及时性。 (3)验收部门检验所接受货物的数量和质量与订货单上的要求是否相符,编制一式多联的验收单。 (4)仓库对于验收合格的商品组织入库,填写入库单,仓储区应相对独立,限制无关人员接近。 (5)仓库验收货物后,应该核对购货单、验收单和供货发票的一致性,确认负债,编制付款凭单,送交会计部门,以编制有关记账凭证、 登记有关明细账和总账账簿。 (6)会计部门在收到付款凭单后对有关单据的内容逐项进行核对后编制记账凭证, 记账凭证经过编制凭证以外的其他人员审核后, 由记账人员据以登记应付账款明细账、 预付账款明细账和存货明细账以及货币资金明细账等。 (7) 付款部门收到付款凭单后,认真核对付款凭单和附件,按照付款凭证上标明的付款日期支付货款。(8)月末时,应由供货方向购货方寄送卖方对账单,双方应及时对账,发现不符要及时查找原因、及时处理。

采购与付款循环业务可能存在的风险有:一是计划外盲目采购或构建固定资产, 造成资金的挤压和低效使用;二是混淆收益性支出和资本性支出,挤占生产成本行为;三是通过多提少提折旧,调节费用,从而达到调节利润的目的;四是利用固定资产清理截留转移企业资金;五是为降低资产负债率可能隐瞒应付账款账面余额;六是应付账款清理工作不及时,长期挂账。

四、采购与付款循环内部控制制度的测试

(一)了解和记录采购与付款循环业务内部控制。 审计人员采用查阅被审计单位管理制度和相关文件、 口头询问或现场调查等程序, 了解被审计单位采购与付款循环业务的内部控制,运用编写内部控制说明、设计调查表法和绘制流程图等方式, 确定内部控制的关键控制点及控制目标。 审计人员以内部控制的健全性和有效性为目标, 确定每一个具体目标的有效控制和薄弱环节, 并对每一个控制目标的控制风险做出初步评估, 同时制定对哪些控制实施符合性测试的计划,以进一步开展交易和余额的实质性测试程序。

(二)采购与付款循环业务内部控制的符合性测试。(1)检查企业有关岗位责任制度等文件, 检查购货与付款循环的业务分工是否合理, 并实地查看业务分工的执行情况;(2)从采购部门的业务档案中抽取购货合同或订货单, 查明是否附有请购单或其他授权批准的文件;(3)检查大宗商品是否通过招标方式选择供货商, 并检查执行情况;(4) 核对采购合同上确定的价格、 付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致;(5)检查合同是否经过有关部门审查, 核对卖方发票上所购物品的数量、规格、品种与合同是否一致;(6)抽验部分付款凭单,检查其是否附有请购单、订购单、验收单,付款凭单和验收单是否连续编号;(7)核对采购合同、卖方发票、验收单和入库单是否一致;(8)检查企业月末对账制度的执行情况, 以及对不符情况的处理程序;(9)检查企业内部审计制度的执行情况, 是否定期进行采购与付款业务的审计并出具审计报告。

根据上述测试所取得的证据,审计人员重新评估控制风险水平, 根据重新评估的结果, 确定哪些业务环节存在重大错报风险, 需要实施详细的审计程序;哪些属于健全的部分,可以减少审计程序。 通过对购货业务内部控制的测试和评价, 就可以确定实质性测试拟信赖的程度。

五、采购与付款循环业务内部控制的审计内容

采购与付款循环业务内部控制的审计内容主要包括:(1)物资采购计划是否为单位所需要购买的物资、设备,采购计划是否具有合理性, 采购资金的来源及到位情况。 (2)物资采购方式和程序是否合理、规范。 审查物资采购项目招投标范围、方式、程序和文件,投标的条件和招标纪律等,评标、定标的合理性、合法性和真实性;审查供货方的资格、条件是否符合要求。 (3)物资采购合同的合法性和有效性。 采购项目是否符合立项审批, 物资采购合同的要件是否齐全, 采购物品是否符合国家或者行业的产品技术标准,产品的交货单位、交货方式、运输方式、到货地点、交货期限、验收方法以及结算及付款方式等条款, 在合同中是否予以明确规定。 是否明确了当事人双方或一方有违约行为时, 责任承担的方式和标准。 (4)物资采购验收入库环节完好性和正确性。 查验交货产品是否和合同规定或样品的规格、型号、质量、技术参数、价格相同、入库数量和质量与合同订购数量和质量相吻合。(5)物资采购的货款结算是否合规、正确。 检查物资验收、 入库手续是否齐全,产品单价、结算方式是否与合同相符,发票构成要素是否齐全,金额计算是否正确。 (6)物资设备采购的使用效率是否充分,是否达到预期目标。 设备使用是否有详细具体的运行记录;物资设备的使用效能、效果是否符合采购立项的要求,使用效益如何,是否达到预期的目标;使用部门是否健全和完善相关管理制度,实施规范管理。

六、当前采购与付款循环业务审计中存在的问题

(一)管理当局内部控制意识不强。单位没有高度重视内部控制制度建设,未能及时开展内部控制业务培训,未能及时全面掌握国家有关财经法规、资产和债务、基本建设、经济合同管理、会计核算等各项规定以及单位相关的内部制度,对经济活动的重要环节未开展定期和不定期检查, 缺乏内部监督机制,虽然在外部和内部审计中发现了本单位存在的财务风险,但未按要求进行整改;或者制度不健全或执行不力;有的单位缺乏岗位责任制和议事决策机制,经济活动的决策、执行、监督有效分离机制不健全,内部控制关键岗位人员轮岗制度没有得到有效实施。

(二)采购的组织管理机构不健全。采购机构组成不稳定, 职责界定不清晰, 因此不能很好地协调处理采购需求、预算、计划与运行等方面的关系,难以承担采购管理的责任。部分单位分散对外采购,不能形成整体和批量采购优势,造成采购资金的浪费和流失。

(三)物资采购价格管理人员专业素质不高。 大多数物资管理部门虽然设立了采购物资价格管理岗位, 配备了专兼职物资采购价格管理人员,但所配备人员的专业素质和数量不能达到管理的要求, 对供应商提供的一些技术含量较高、 金额较大的设备物资的定价是否合理无法作出判断。

(四)采购合同或协议不规范。 采购合同或协议条款权责不清, 审批程序不当, 或不符合国家相关规定及贸易政策,导致经济纠纷和经济损失。

(五)部分业务供货在先,采购价格备案在后。 物资采购的实际操作程序为: 通知供货→验收→议价→签订合同→付款,而且物资验收这项工作在工程竣工阶段时才能得到签认,这种做法使得采购制度未能发挥事前控制作用。

(六)定价方法简单。 物资采购价格管理人员不论价格是否合理均要与供货商“砍价”,这种定价方法认定价格依据不充分, 供应商摸准砍价规律后,会采取高定价策略,这些会直接带来物资采购价格偏高的问题。

七、 改进采购与付款循环业务内部控制审计的策略

(一)提高物资采购审计人员队伍素质。这是提高审计工作质量和效率的关键。采购业务在生产经营过程中举足轻重,要求采购审计人员必须具有较高的政治觉悟、良好的专业素质和业务工作技能,能够掌握需求分析、采购计划制定、采购洽商、采购合同履行、供应商管理、采购信息管理等工作内容。

(二)推行物资采购集中管理体制。分散采购是大量滋生舞弊的体制性原因。 集中管理是由企业物资供应部门实行业务归口, 统一管理采购业务的制度。大量企业采购管理实践证明,企业实施集中采购, 可以有效发挥规模优势,不仅可以形成经济采购批量、增强议价能力,还能够获得价格折扣,从而降低采购成本, 减少储备资金占用,提高性价比。因此集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的体制性保证。

(三)重视物资采购预算管理控制的审计。 采购计划应纳入采购预算管理,经相关负责人审批后,作为企业经营指令严格执行。一是审查采购预算部门和权责划分, 按照对称信息的原则,即谁需要谁申请, 制定采购预算方案;明确采购预算的审批权,确保采购预算的合理性;二是审查采购资金管理的控制,主要审计资金使用计划表、资金来源预算,监控采购资金使用过程;三是审查采购预算人员计划,包括预算信息调查人员、资金管理人员、预算编制人员、活动实施人员计划等。

(四)加强对采购方式的审查。 物资采购方式可根据具体情况采取公开招标、商业谈判、询价等,以获得合理的采购价格。审计人员应运用经验、知识来具体分析判断被审计单位采购方式选择是否得当,是否节约资金,减少了人力和物力消耗。

(五)审查供应商管理情况。 首先,审查供应商评估和准入制度, 是否是在对供应商信誉度评价的基础上,合理确定的供应商清单, 并按规定的权限和程序审核批准后, 确定供应商网络。 其次, 审查采购部门是否按照公开、公正和竞争的原则,择优确定供应商,在切实防范舞弊风险的基础上,与供应商签订质量保证协议。第三,审查供应商管理信息系统和供应商确认制度, 被审计单位是否对供应商的资信和经营状况考核评价后, 对供应商进行合理选择和调整, 并在供应商管理系统中作出相应记录。

(六)评价物资采购绩效。建立涵盖物资采购数量、质量、时间、价格和采购效率绩效指标体系, 对于储存费用指标、实际价格与标准成本的差额、采购计划完成率等指标计算分析;以采购业务的历史绩效标准、预算或标准绩效标准、行业平均绩效标准以及目标绩效标准为参考,对于采购部门和采购人员个人的采购业绩进行评估, 通过分析评价, 找出采购业务存在的问题和差距,提出改进的意见和建议。

参考文献

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[4]中国注册会计师协会.审计[M].北京:经济科学出版社,2009.