《材料采购员岗位职责》（通用15篇）
一、熟悉各种材料技术性能、规范标准以及规定。
二、熟悉工程施工程序及工期计划，并做到“货比三家”；力求在符合设计要求的前提下降低成本，提前了解材料采购信息，并及时反馈给领导。
三、做好供应商资质、材料合格证和检测报告的收集，及时提供给项目管理相关部门。
四、安计划组织好周转工具等材料的租赁，按期完成各种物质统计报表，按期完成各种限额领料资料汇总、统计以及核算。
五、严格执行公司材料管理网络平台制度。
一、材料、设备采购的招标方式
材料、设备采购的招标方式，分为公开招标和邀请招标。
1.1公开招标。由招标单位通过新闻媒介公开发布招标广告。采用公开招标方式进行采购，适用于大宗材料和定型批量生产的中小型设备。其招标程序如下：(1)招标单位主持编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标者须知、投标格式、合同格式、货物清单、质量标准及必要的的附件。(2)刊登招标广告。(3)对投标单位进行资格预审(需要时)。(4)投标单位购买标书。(5)投标报价。(6)开标、评标、确定中标单位。(7)签订合同。
1.2邀请招标。招标单位向预先选择的若干家具备承担招标项目能力、资信良好的材料、设备生产厂家或者其他组织发出投标邀请函，将采购货物的品种、规格、数量、质量、交货时间、供货方式等情况作简要说明，请他们参加投标竞争。邀请对象的数目一般不少于三家。被邀请的单位同意参加投标后，从招标单位获取招标文件，按规定要求进行投标报价。邀请招标一般适用于采购非批量生产的大型复杂机组设备、特殊用途的材料及非标准部件。
二、货物采购合同包的划分
工程项目建设所需的各种物资按实际需求时间分阶段进行招标。每次招标依据物资的性质可以只发一个合同包或分成几个合同包同时招标。划分合同包的原则是，有力于吸引较多的投标单位参加竞争以达到降低货物价格，保证供货时间和质量的目的。具体应考虑以下因素：(1)有利于投标竞争。按照采购货物金额的大小恰当地分标和分包。若一个合同包划分过大，中小供货商无力问津;反之，划分过小对有实力的供货商又缺少吸引力。(2)协调工程进度与供货时间的关系。分阶段招标的计划应以到货时间满足施工进度计划为条件，综合考虑制造周期、运输、仓储能力等因素。既不能延误施工，也不应过早到货，以免支出过多保管费用及占用建设资金。(3)考虑市场供应情况。应合理预计市场价格的浮动影响合理分阶段、分批采购。(4)考虑资金计划。依据建设资金的到位计划和周转计划，合理地进行分次采购招标。
三、资格预审
大型设备的采购，为保证投标人具备履行合同的能力，一般应对投标人进行资格预审。合格的投标人应满足以下条件：(1)具有独立订立合同的权利和能力。(2)在专业技术、设备设施、人员组织、业绩经验等方面具有设计、制造、质量控制、经营管理的相应资格和能力。(3)具有完善的质量保证体系。(4)业绩良好。(5)有良好的银行资信和商业信誉等。
四、评标
评标应结合招标的具体情况，首先合理划分评价指标，以保证评标的科学性;其次采用定量化的评标方法，减少评委的主观因素，使评标结果客观、公正;最后应开发相应的计算机软件以提高评标的效率。材料设备采购的评标方法有最低投标价法、综合评标价法、以寿命周期成本为基础的评标价法、综合评分法、模糊数学评价法等。
4.1最低投标价法。这种方法是以价格(包含运费)作为评标时考虑的唯一因素，并以此决定中标单位。该方法一般适用于采购简单的设备或质量、性能相同而容易比较的物品。
4.2综合评标价法。综合评标价法是以报价为基础，将其他评标时所考虑的因素也折算为一定的价格而加到投标价上，计算评标价，然后再以各评标价的高低决定中标人。这种方法适用于大型设备的采购，要求其评标指标的折算方法必须科学合理，这些需折算的指标主要包括：(1)运输、保险及其他费用。按照铁路(公路、水运)运输、保险公司及其他部门发布的费用标准，计算货物运抵最终目的地将要发生的运费、保险费及其他费用。(2)交货期。以招标文件规定的交货时间为标准，若投标书中的交货时间早于标准时间，评标时可考虑适当给予优惠;若迟于标准时间，每迟交一个月，可按报价的一定百分比(货物一般为2%)计算折算价，将其加到投标报价上。(3)设备性能、质量、生产能力。投标人应在其标书内说明所投设备的保证运营能力和生产效率，评标时以投标设备实际生产效率单位成本为基础，若设备的性能、质量、生产能力没有达到技术规范要求的基准参数，凡每种参数比基准参数降低1%时，将在其报价上增加若干金额。(4)付款条件。投标人必须按照招标文件中规定的付款条件来报价。如果投标人在其投标书中提出采用不同的付款条件可使其报价降低而供招标人选择时，这一付款要求在评标过程中应予以考虑。当投标人提出的付款条件要求偏离招标文件的规定不是很大、尚属可接受范围的情况下，应根据偏离条件给招标人增加的费用，按招标文件规定的贴现率换算成评标时的净现值，加到其投标报价上。(5)零配件和售后服务。零配件的供应和售后服务费用要视招标文件的规定而异。当这笔费用已要求投标人包括在报价之内时，则评标时不再考虑这一因素;若要求投标人单报这笔费用时，则应将其加到投标报价上;若需招标人自行安排的话，这笔费用也应加到报价上去。
计算出各标书的评标价后进行比较，选出最低评标价者作为中标候选人。
4.3以寿命周期成本为基础的评标价法。所谓设备的寿命周期成本，是指设备在整个寿命周期内所发生的费用。它不仅包括设备购置费、运输费等直接费用，而且包括使用过程中不可避免的维修、零配件、燃料油料等使用费用。在采购生产线、成套设备、车辆等运行期内各种后续费用(零配件、燃料油料、维修等)很高的货物时，可采用以设备的寿命周期成本为基础的评标价法。评标时先确定一个统一的设备运行期，然后在投标报价上加上一定年限运行期间所发生的各项费用，再减去一定年限运行期后的设备残值。在计算各项费用或残值时，均应按招标文件中规定的贴现率折算成现值。
这种方法是在综合评标价法的基础上，进一步加上运行期内的费用，所以更加合理。
4.4、综合评分法。采用综合评分法，评标前先划分评价指标，并确定各评价指标的权重及评分标准，然后由评委依据评分标准对各投标人标书的各项指标打分，每项指标的得分乘以相应的权重后累加，累计最高分者为中标候选人。设备采购招标的评价指标包括：
(1)投标价格。
(2)运输费、保险费和其他费用。
(3)投标所报交货期。
(4)偏离招标文件规定的付款条件。
(5)备件价格和售后服务。
(6)设备的性能、质量和生产能力。
(7)技术服务和培训。
世界银行贷款项目通常采用的评分比率为：
(1)投标价65～70分
(2)备件价格0～10分
(3)技术性能、维修、运行费0～10分
(4)售后服务0～5分
(5)标准备件等0～5分
总计100分
综合评分法简便易行，定量化程度高，但各指标权重的确定易受主观因素的影响，而如果权重不合理的话，则会影响评标的科学性和公正性。
4.5模糊数学评标法。
模糊综合评判法是目前广为应用的综合评价方法，它可以将评价的思维过程数字化和系统化，将一个复杂的综合评价问题划分为多层次结构，并且能够有效地吸收有关专家的思想观点和经验，把定性分析转化为定量分析，减少了主观因素，使评价更加科学，可以较好地解决多目标、多准则的综合评价问题。但这种方法计算量大，手工计算难以胜任，必须借助计算机予以实现。模糊评价应用的例子很多，这里仅将其步骤简述如下：
(1)确定评价指标因素集。
(2)确定指标权重，可采用德尔菲法或层次分析法，以使权重的确定更加合理。
(3)确定评语集。
(4)构造模糊评价矩阵。
(5)确定综合评价模型。
(6)确定分数集。
(7)计算各投标人的最终得分，按分值高低排序，则评标结果一目了然。
摘要：对材料、设备的采购实行招标投标是《中华人民共和国招标投标法》的明确规定, 本文介绍了材料、设备采购招标的招标方式、合同包的划分, 资格预审的重点, 重点论述了材料、设备采购的评标方法。
关键词：材料,设备,招标,评标
参考文献
[1]、张月娴田以堂.《建设项目业主管理手册》.北京:中国水利水电出版社, 1998
关键词：材料，采购，备料，库存
一、A公司现状描述
A公司的采购业务从材料用途上来分，有生产类材料采购、固定资产采购和低值易耗品采购。生产类材料采购分为A、B、G、V类四类材料，其中A、B类按照下达采购订单和合同模式操作，A类和B类材料没有严格的区分标准，现实中只要是按照合同模式操作的物料，可以在A类或者B类中任选一个维护物料属性；G、V类材料按照JMI和VMI模式运作，其中JMI和VMI物料统称为G类，V类物料采购模式主要有V0、V2、V3和V4等。
A公司目前材料采购模式存在的问题主要有五个方面：一，对人的主观依赖性过强，材料供货风险的识别主要靠经验判断；二，系统中缺乏原始数据的积累；三，对未来材料供应情况的基础数据没有进行及时更新，无法了解到供方后续的供货情况，对未来材料状况的分析缺乏数据支持；四，采购策略不明确，缺乏整体的采购策略指导；五，备料严肃性不够，关键材料和瓶颈材料的备货机制不健全，仅是人为提出的清单，数据梳理严肃性不够。
通过以上问题可以看出，对于材料的管理，过去的模式相对比较简单粗放，没有结合各种因素对材料进行细分研究，制定不同的策略。因此，必须对材料进行细化管理，建立全面的供货风险的模型，识别每类材料的供货风险，根据每类材料的特点建立分类采购的策略，以柔性管理应对市场的波动。
二、材料分类采购管理模型
按照目前业界通用的分类方式，从保证供应的角度来进行分类，从采购金额与IOR供货风险影响力统一划分为：瓶颈材料、关键材料、杠杆材料与常规材料。
现代的供应链包含五个环节：“销售、市场、研发来的需求传递给计划”（环节1）->“计划转化为材料需求下达给采购”（环节2）->“采购向供方下达采购需求”（环节3）->“供应商根据需求安排生产”（环节4）->“供方发货，完成供货”（环节5）。每一个环节都会对最后的材料供货产生供货风险。
环节1、2销售、市场、研发、计划实际上是描述产品自身特点对材料供货风险的影响。如产品的生命周期/新旧产品切换规划带来的影响；市场信息不明确，计划周期不足；预测不准确；前后环节缺乏有效沟通机制等诸多因素都会给材料的供货带来巨大供货隐患。同时，材料在公司产品中的通用性、专用性、定制性、对未来重点产品的重要性等因素也会是供货的风险所在。将“销售、市场、研发来的需求传递给计划”和“计划转化为材料需求下达给采购”这两个环节归纳为A公司市场产品需求对材料供货的影响。
环节3采购向供方下达采购需求：这个环节包含供应商的认证、拆分品牌的认证、商务招标供方的确定和业务实际采购行为的完成。这个环节实际描述的是认证招标确定的材料资源情况对供货风险的影响，如供应商资源不足；中标供应商频繁变更；价格洽谈影响下单；招标策略更改招标项目延迟截标，影响订单下达等。将本环节归纳为A公司材料供应资源对材料供货影响。
环节4供应商根据需求安排生产：这个环节实际上描述的是制造商、代理商在基于A公司预测情况下，结合自身状况和行业状况，对A公司提供的实际采购周期。如：供应商财务状况、发展前景；原厂和代理的备货策略；材料实际生命周期；材料本身通用性、专用性；材料制造工艺的复杂性、技术独家性；A公司在供方的排名、影响力；是否做VMI等方面都会对供货带来巨大影响。将本环节归纳为材料实际采购周期对材料的供货影响。
环节5供方发货给A公司，完成供货：实际描述的是供方提供给A公司的物流运输时间，也就是货物从供方工厂或库房发出到达A公司的时间，将其归纳为物流周期。
将市场产品需求对材料供货影响、材料供应资源对材料供货影响、材料实际采购周期、物流周期作为对供货风险影响力的四个影响因素，确定每个因素的权重指标和值，建立材料供货风险模型算法表，对每类材料进行风险打分，与采购金额建立四象限图，从而得到材料分类采购管理模型。
三、材料分类采购管理策略
根据不同材料需求制定材料采购计划方法：
决策备料计划方法：主要针对材料供货模型中的关键材料设置，是材料采购计划替代套料采购计划释放需求的计划方法。
风险备料计划方法：针对材料供货模型中的瓶颈材料设置，是材料采购计划与套料采购计划之和为实际需求的计划方法。
延迟备料计划方法：针对材料供货模型中的杠杆材料设置，主要有延迟采购计划达到延迟进料的一种计划方法。
安全库存计划方法：针对材料供货模型中的低值常用材料设置，通过设置安全库存周期，提前进料的一种计划方法。
库存上下限计划方法：针对材料供货模型中的常规非低值材料设置。
原始需求计划方法：就是不对套料分解的材料需求做处理，直接释放需求的一种计划方法。
四、材料分类采购管理模型在A公司的运作
（一）关键材料运作模式
关键材料是供货风险高，采购金额高的一类材料，其代码数量占系统单板代码总数量的1.2%，资金占22.6%。关键材料对A公司的供货和库存影响都非常大，需要密切关注计划和库存，既要保证长期供货的顺畅，又要控制实物库存不能过高。目前采用决策备料计划方法，支持套料采购计划与材料采购计划分离，材料计划完全替代套料分解需求。每一颗材料根据市场需求以及供货风险单独决策每一周的备料，每周更新备料决策。因关键材料对计划准确性要求非常高，采购计划需要尽量贴近实际需求。
首次试行选择了88个代码进行实验，目标：提高需求满足率，加快周转。经过六个月的运行，周转天数从最初开始实施的201.2天提高到26.11天，缩短了175.09天。需求满足率基本一直保持在90%，保证合同顺利发货。
（二）瓶颈材料运作模式
瓶颈材料是采购资金低、采购周期长，供货风险高的一类材料，占全部分析材料资金的1.6%，代码总数占3.3%。因此此类材料重点是保证供货的顺畅，提前应对采购风险，思路就是提前备料。目前公司采用风险备料计划方法，支持套料采购计划与材料采购计划半分离，套料需求与材料需求之和为需求总量。
具体方案是不改变套料计划，在8周外补充对应的决策备料，套料分解需求加上决策备备料需求为实际需求，原则上备料周期覆盖采购周期。
首次选择了420个代码试行，目标：提高需求满足率，提高预测准确率，加快周转。经过8个月的运行，材料需求满足达成率为95.0%，预测准确率为17.7%，整体周转是30.91天。
（三）杠杆材料运作模式
杠杆材料是采购资金高、供货风险低、采购周期短的一类材料，占全部分析材料资金的57.5%，代码总数占6%。因此此类材料重点是保证齐套的基础上控制库存。推动杠杆材料做VMI，和延迟材料采购计划同时进行。
以代码0000000001为例，2010年1-7月该料库存一直居高不下，每周需求出库量只有七八万，库存一直是出库量的至少10倍，并持续进料。8月开始实施杠杆材料延迟备料计划方法，将材料从套料中剥离，单独管理，根据每周出库量设定进料量。
从实施延迟备料计划方法开始，可以明显的发现，库存一直呈大幅度下降趋势，满足需求的同时，降低库存，加快了资金周转。
（四）常规材料运作模式
常规材料是采购资金低、供货风险低、采购周期短的一类材料，占全部分析材料资金的18%，代码总数占89%。此类材料属于低值，代码多。
运作思路为划分2类：一类是低值常用材料，设置安全库存；一类是常规非低值常用物料，具体方案有两种：一是释放原始需求，二是设置库存上限，具体实施方案还待实践后确定。
首次选择了20个代码试行，通过设置库存上下限进行控制，经过6个月的运行，试点物料库存金额从106.34万下降到57.04万。库存周转天数从50.34天提升到34.25天，有了大幅度的改善。
五、结束语
A公司是一家大型高科技综合性企业，在整个国际大环境需求下滑，国际投资商放缓了投资步伐，而国内需求旺盛的情况下，公司的物料供应出现了前所未有的困难。通过材料分类采购管理模式的运作，库存金额得以大幅度下降，周转明显加快，提升了客户满意度，取得了明显的经济效益。
参考文献：
[1]蒋丽华.项目联合采购的模式分析及策略选择[J].中国物流与采购，2010,(09).
[2]黎娟.供应链环境下的采购管理[J].中国商贸，2010,(04).
1、搜集、分析、汇总及考察评估材料商信息及市场价格信息，根据材料供应计划进行市场询价，比价，然后向公司汇报，确定材料供货商及材料采购价格;
2、材料的采购、加工、运输、包装、质量、进度、材料员全程跟踪，及时汇报信息;
3、材料出现异常需材料员配合协调;
4、根据公司工作要求可适应出差;
5、完成领导交代的其它任务。
任职要求：
1、知识、教育水平：相关专业专科(含)以上学历;持材料员证者优先考虑 ;
2、3年以上建筑装饰行业采购经验;
3、具有良好的沟通和表达能力、商务谈判能力;
1、严格按照公司“材料采购流程”规定办理本项目工程材料、设备设施采购审批手续。
2、熟悉、了解项目施工图纸、设计要求、材料说明及进度网络计划、工程预算，根据项目施工具体情况，协助项目经理制定采购供应计划。
3、根据工程进度要求，按照项目采购计划的品牌、品种、规格、数量及时间要求规格及时组织各类施工材料、设备设施进场，满足现场施工需求。
4、主动了解项目现场的工程变更情况，及时调整供料计划，保障现场材料供应。
5、对需加工的成品或半成品材料，要认真理解加工尺寸、造型、颜色等方面技术要求，及时、准确的下达加工任务并对加工过程进行督促、检查。加工单、图纸要保存备查。
6、努力学习、刻苦钻研建材专业知识，保证材料供应按照各方面要求准确无误。
7、把好施工材料采购质量关，按照国家标准、施工图纸、项目要求购进施工材料，杜绝不合格材料进场。
8、收集、提供进场材料的材质证明、合格证、检验证等随货资料，交项目资料员整理、报验。
9、配合项目工程管理人员对项目施工材料的使用进行检查、监督与控制，制止浪费现象，降低工程成本。
10、努力学习、刻苦钻研建材专业知识，保证进场材料按照各方面要
求准确无误。
11、发掘、推广新型材料，对项目工程施工提出合理化建议。
12、广泛收集供应商信息并进行认真考察、仔细遴选，为建立、健全材料供应体系、发展战略合作单位提供决策依据。
13、积极开展市场调研、掌握第一手材料，为材料采购及项目工程预算、工程招投标提供材料品牌、品质、价格等方面的信息。
14、经常与项目库管沟通，掌握现场材料的库存情况，避免重复采购产生的材料积压。
15、严格遵守公司财务制度，及时清理与供应商的往来账务，核销财务借款。
2、建立材料供货合同台账，严格履行合同，根据项目部提供的材料清单逐项登记，了解图纸中材料设计参数要求和指定品牌，对建设工程材料、设备采购的询价，货比三家，在保证质量的前提下真正做到物美价廉，对大重物资的采购，需要变更原定点单位，或价格有大的浮动的情况下，必须向主管经理请示汇报。
3、材料采购方式选择，材料采购对象确定和材料加工订货，对每天进库物资必须在验收合格后进行记账，注明进货厂商家、地址、价格、数量等，进场的各种材料产品合格证、质检报告的收集，工程材料质量监督管理，进库前材料验收发现质量问题，采购员应在当天负责处理，最迟不得超过三天。由于退货发生的费用，由采购员向供货厂索赔。
4、负责对剩余材料按照规格、品种进行清点记录，并及时向技术负责人汇报数字，以便做下一步材料计划，进货单在材料验收合格后，应在当天报销，最长不得超过三天。
关键词：材料,材料,创新,采购管理
采购是企业开展工作的首要环节, 是现代物流链中的一个基础环节, 也是企业进行生产经营活动的开始。它的管理状况关系着整个物流链的进程, 关系着企业最终产品的质量。比如材料采购成本下降不仅体现了企业现金流出的减少, 而且直接体现在成本费用的下降、利润的增加, 企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例较高, 控制好材料采购成本并使之不断下降, 是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。因此搞好公司的采购管理工作对整个公司的生产活动的进行至关重要。
1 传统材料采用供应管理的方式与不足
采购管理是整个施工企业项目管理的重要组成部分。材料的采购管理又是项目采购管理的重中之重, 也是耗用资金最多的一个环节, 它同时也是目前施工企业项目成本管理中普遍失控的环节, 是参与人员损公肥私产生腐败的环节;材料采购管理的优与劣直接关系到了整个项目成本管理的成败, 也是项目管理盈亏的关键所在, 日前已成为施工企业对施工项目管理重点关注的领域。目前, 大型工业企业的材料采购方式基本是由各建设项目施工单位经理部自行采购供应。比如钢铁采用的方式为:供应流通方式采用钢厂直发到工地和钢厂到各地材料市场再到工地两种方式, 大部分采用后一种供应流通方式。这种传统采购供应方式存在诸多问题和弊端, 其物资管理方式在组织结构和操作上呈现分散、零乱、重复和各自为政的特点。材料需求资源分散, 不能形成有效统一的市场;多头采购失去竞价优势;进货渠道混乱产生质量失控;供应环节增加、物资内部停留时间较长, 影响资金有效利用;仓储设施重复投资、库存储备过多, 以及人员重复配置, 使资金成本偏高;缺乏专业管理, 产生管理漏洞等, 造成了物资供应流通中的浪费, 大大增加了企业成本。
2 创新材料采购供应管理的措施
2.1 实行统一采购
许多供应链管理绩效明显的材料公司都有统一采购这项职能。这包括从公司角度出发, 优化供应商或优化所采购商品, 同时就像采购合同一样, 从同一供应商那里联合采购不同的商品。同时还包括组织结构上如何鼓励联合采购。其优点在于:提高采购职能的内部效率;从同一个供应商那里提高采购量;和供应商建立更亲密的伙伴关系和促进开放、坦诚的沟通。大数额和打包的采购方式减少了订单数量, 降低单价, 降低采购成本, 改善交货服务和促进供应商对客户需求的反应力度。
2.2 健全采购管理制度
俗话说:没有规矩, 不成方圆。对于材料企业来说, 健全和完善采购管理的相关制度, 用制度本身堵塞管理漏洞, 可以产生事半功倍的效果。要达到上述目的, 一是要学习和掌握国家有关法律法规和行业、上级的相关规定, 清楚知道采购过程中容易出现的违规违纪行为, 有目的地改善管理的薄弱环节:二是加强对从事采购工作人员的遵章守纪意识培训, 使他们认识到按照规定采购不仅能为企业节约资金, 而且可以更好地培养采购人员的主人翁意识, 把企业当成自己的家来看待;三是发挥制度本身的约束作用, 用制度去警示人、教育人。
2.3 合理编制材料采购预算
材料采购预算是从事生产活动的预算执行企业在预算期内为完成生产预算而发生的各种材料采购成本的预算。主要是在生产预算的基础上, 根据各种材料的消耗定额和市场价格, 结合期初库存材料的数量和其他材料采购成本费用编制。在材料企业, 我们对需采购的物资, 物资人员要依据审定的渠道, 根据运输距离、运输方式, 逐一测算采购总成本, 以到达使用地的实际价格作为比价依据, 用采购成本比较法进行核算, 确定最佳方案。同时我们知道, 价格会经常随着季节、市场供求等情况的变动而变动, 因此, 采购人员应关注价格变动的规律, 把握好采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量, 会给企业带来很大的经济效益。
2.4 与供应商共同管理库存
供应商管理库存要求, 在不需要客户来订单的情况下, 确保客户的库存量最小化。在一些行业里的很多公司, 已经实现了依靠供应商的责任和能力, 而基本不靠自己的能力来实现库存管理。依靠供应商管理库存的客户公司, 会在这些技术方法的实施后, 降低相应的成本。供应商也能从相应的实践中增加收益。在和客户发展紧密联系后。供应商有机会进一步开拓业务, 依靠收集来的更精确的数据来指导计划和稳定生产, 这些也不过是利益中的一小部分。所以, 有些供应商把供应商管理库存, 作为他们同客户公司发展关系和加强快速反应机制的一个策略。对于材料企业来说, 如果材料供应商开展这项业务, 将有助于减少企业这方面的库存, 促进彼此的沟通协作。
2.5 创新招标工作
招标采购作为市场经济条件下竞争采购的一种科学方式, 具有采购过程公开透明、程度规范的特点。在企业备件、材料采购中同样适用, 也是企业备件、材料采购的一种最基本最主要的方式, 应广泛应用。但是由于材料需求具有品种规范多、技术质量要求复杂, 可变性强、采购批量零散、要求采购周期短, 部分品种的可比性差、影响采购的因素多等特点, 所有品种实施规范的招标采购难以做到。因此, 在企业备件、材料采购中还必须从实际出发, 结合不同备件、材料的特点, 辅以其它采购方式, 公开比质比价与公开谈判是当前市场环境下的较好选择。去年初, 某钢铁分厂钢包大修, 砌筑钢包需要铝镁碳砖、浇注料等6种耐火材料, 以前是每种材料一对一谈判采购或单一品种招标采购。经过多次谈判降价, 单个品种降价空间已相当小了, 供方拒绝降价。他们经与分厂积极协商, 大胆提出钢包整体承包方案并顺利实施。后经核算, 节约了100万元, 让供方通过多种原料优化组合找到了降价空间, 还提高了钢包使用寿命, 减少了检修时间, 提高了钢包作业率。
2.6 搞好业绩考核
建立采购考核机制是规范材料管理、降低成本的重要保障。采购渠道的多样化和价格的浮动性, 要求企业有必要建立采购考核机制, 这样既有利于降低采购成本, 又有利于采购工作的健康开展。建立采购考核机制, 先要成立以单位主管领导、物资、财务、审计等部门人员组成的采购考核小组, 获取信息的渠道有招标公告、行业刊物、建筑网站等媒体, 采购考核小组可以充分利用以上媒体, 快速地浏览和查询材料信息, 迅速地发布需求信息, 随时掌握价格变动情况, 并对确定的材料品种价格进行分析筛选, 定期编制工程项目施工消耗的材料价格表。考核水平可以参照上一责任期末全企业指标综合完成情况上浮一定比例确定, 以体现成本的持续降低。
总之, 材料的采购工作管理是一项系统工程, 它涉及到企业管理的方方面面。因此, 要求我们的企业重视采购工作的全流程管理, 注重管理细节, 用制度的约束和管理的规范为采购工作的有效运行提供可靠的保证。也只有这样, 才能使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
参考文献
[1]济钢装备部.积极推行管理创新和技术创新, 做好备件管理工作[J].设备备件信息, 2005, (1) .
【关键词】科研院所；材料采购；风险应对
一、科研院所材料采购的特点
作为以基础性研究为主的科研院所，每年需要购买大量的试剂、实验原材料、耗材等。采购是根据课题组提交申请购买，采购的材料专业性强、品种多、型号迥异、供应商众多、价格差异大，购买形式具有少批量多批次的特点。主要以单位分散采购为主，因为在材料采购过程中存在许多人为决策的环节，是事业单位防腐的重点领域之一。
二、材料采购的风险识别
材料采购分为多个环节，请购、审批、采购方式选择、供应商选择、价格决策、合同签订、验收入库、领用、结算付款等，各环节均存在不同的风险。目前出现问题较多的环节有：多头采购、供应商选择、价格决策、合同签订、入库管理等。
1.多头采购
科研院所材料采购的特点决定了采购批次较多，采购部门业务量大。部分研究所因采购部门人手所限，存在多头采购等情况。请购课题组按需要自行询价、选择供应商并采购所需材料。采购各岗位无明确界定，采购人员权利过分集中，不符合不相容岗位相分离原则。缺乏约束与监督机制也极易出现舞弊现象。
2.供应商选择风险与价格决策权
选择什么样的供应商，做出决策选择权的人员是谁？供应商的选择与价格决策是采购工作中最重要决策选择权。关系着研究所的采购风险、采购成本与采购质量。采购人员直接面对着市场，供应商良莠不齐，产品质量不一，价格差异大。如果采购渠道无范围限制，采购人将根据自己的判断、喜好、自身利益做出选择。
3.合同风险
采购合同关系着合同双方的权利与义务，有较强的法律约束力。合同风险主要体现为虚假合同、条款不严谨合同、拆分合同等。虚假合同指为套取资金，买卖双方恶意串通，签订虚假经济合同。条款不严谨合同，责任人疏忽大意，导致合同履行不力，造成国有资产损失等。拆分合同，采购人为规避政府采购中的公开招标、邀请招标、竞争性谈判等公开竞争方式而选择拆分合同。
4.专用材料零库存管理
专用型材料以小批量多批次采购方式为主，原材料品种、型号并非通用，许多材料购买后即由请购课题组全部领用，即零库存管理。
专用材料零库存管理的方式在许多科研院所普便存在。对资产管理部门来说材料零库存便于管理、降低储存成本。但对使用不完的材料交予课题组保存，可能存在保管不善、造成浪费、丢失等风险，也给虚假采购造成了生存的土壤。审计案例中，某科研院所课题组面临财政经费预算执行的压力，该课题通过串通供应商，在一定期间内陆续购买又退回材料，形成在供应商处及会计账薄中的购买记录。后期按需求在供应商处领用。
三、材料采购风险控制的措施及建议
1.加强制度建设与材料采购流程设计
实现制度流程化，流程信息化。制度是基础，科研院所应在风险分析的基础上，建立授权审批制度、合同管理制度、供应商准入制度、材料领用管理制度、监督检查等内控管理制度。设计完善的材料采购流程。制定采购管理、供应商管理、价格管理、库存管理等多个重点环节的业务流程。采购流程应考虑嵌入电子信息系统，如建立科研院所的材料采购管理平台。通过该采购平台实现采购业务归口分层级管理。电子采购平台的建立，将有助于加快采购进程、明晰权责划分，业务公开透明，减少人为决策环节，实现材料采购的全过程管理。
2. 明确采购人员岗位分工
首先，建立标准化、规范化的统一专业采购团队。团队人员由资产管理部门、监审部门、财务部门人员联合构成。明确各岗位分工与责任，供应商选择、价格决策重要决策事项进行分权管理。职责划分清晰，设置供应商管理专家小组、询价议价小组、合同管理员、采购员（普通采购、政府采购）、验收、库管员等岗位，优化人力资源配置，符合不相容岗位相分离的要求。
其次，采购权利收回至研究所采购团队。材料采购方采购小组统一采购的方式为主。对异地活材料采购验收管理实行指定采购岗位。科研院所养殖孵化基地与科研院所常驻地往往相距较远，尤其是海水养殖等业务。活材料如活体动物、活体饲料等购置需要具有新鲜、及时、便利的特点。只能进行异地采购。请购人申请后，归口管理部门通过询价小组询价，指定驻养殖场所课题组采购人采购，从严审查合同、供应商资质、信誉，采购价格。待审批完成后，需课题组提供合法票据、购买物品图片，提供实验场地证明人等材料视同现场验收，并且需要具备详细使用记录及实验工作日志作为报销依据。
另外，需加强对采购人员培训。提高采购人员的专业能力、职业操守、法律意识，并实行定期轮岗制度。
3.建立供应商准入及考核制度
首先，采购活动均需选择数据库中的供应商进行。供应商来源应符合：（1）本研究所合作过的优质供应商。（2）利用兄弟院所建立的供应商平台中的供应商，如以淘宝模式的建立的中科院喀斯玛试剂材料采购平台。（3）实力强、声誉佳、质量好的供应商。
邀请业务专家组成评议小组，通过对供应商的资质、信誉、财务状况、产品价格、质量、所在地等调查开展信用评级，从中筛选优质供应商，建立研究所自己的供应商数据库。供应商实行按档次、分层级管理。
其次，入库供应商商品价格应以供应商市场价格作为上限，采取邀请供应商进行投标、开展谈判等方式，发挥规模采购的优势，提高采购话语权，降低采购成本。供应商数据库及商品价格形成材料采购平台基础数据。
另外，供应商数据库按年度实行动态化管理，产品价格定期更新。按年度进行考核。考核内通过查询采购信息平台售后评分，发放调查问卷等方式，对供应商供给材料质量、价格、供货周期以及服务由各用户进行评价打分，根据评价结果，确定下一年度供应商准入资格。
4.建立材料价格决策机制
对供应商商品的价格相对有效的监督，就是完善采购询价，加强询价复核。在材料采购平台中，借鉴电商模式设计比价工具。选择材料型号后，可以选择按价格、按供应商信誉或供应商综合排名进行排序查询，该采购平台可自动优先选择最优三方供应商材料价格，代替人脑做出价格决策。减少人为因素的影响。
5.规范合同管理
专人进行合同登记。合同由归口管理部门审核，重点关注合同的真实性、有效性。法律顾问审查合同全部条款，重点注意不利条款的必要性。监测合同的履行。减少合同履约风险。通过采购管理平台，进行数据分析确认合同的数量、价格是否异常；是否进行合同拆分以规避政府采购或公开招投标等社会竞争的购买方式。是否近期大量签订超出请购人所需材料预算的虚假合同套取资金。
6.建设统一的材料库
针对批量采购大宗材料、贵重金属等物资，采用先入库，后按需领用的方式。加强出入库管理，做好验收及盘点工作。对于采购批量较小的材料，采用零库存管理。可于验收后全部领用。使用人登记材料使用台账。并由科研院所指定专人定期核查。
7.建立采购全过程监督机制
建立由监审部门牵头，其他各相关部门参与的监督检查团队。
一方面加强采购过程管理。参与供应商选择小组、合同审查。定期进行数据分析。结合课题内审、课题组长离任审计等常规、专项审计，在采购平台中按课题组分年度进行材料购买数量、购买金额、供应商统计、趋势图表等数据进行分析。关注异常采购、关联交易等违规事项。发现重大违规事件及时以书面形式向所领导班子汇报。在监督检查过程中发现的制度、流程盲点及时通知相关部门予以完善。
另一方面制定信息公开制度及举报制度，定期公开招投标、供应商选择方式、采购小组成员，采购相关信息。对违规人员建立黑名单。对黑名单里的课题组、采购人员按相关制度人员从严审批，额外增加审批程序的管理模式。
四、结语
随着国家对科研工作加大投入，材料采购在科研院所事业支出中所占的比重越来越大，也对研究所的管理提出了更高的要求。科研院所应根据各自的实际情况，制定适合自身的材料采购制度，规避与降低风险，有效防范舞弊和预防腐败，促进科学事业的发展。
参考文献：
[1]姜海莲.推进集中采购要点分析. 石油石化物资采购 （2014年03期）.
[2]赵红丽.科研院所材料采购业务内部控制存在的问题及措施.行政事业资产（2016年1月上）.
材料采购部经理岗位职责
根据“一体化管理体系”的要求，在工作中把质量、环境、职业健康安全工作落到实处，规范化管理企业，特制定材料、设备科科长岗位职责。
一、按照国家标准要求把好材料、设备重点，编制材料、设备采购、供应、维修、保养、检测计划。编制材料合格供应商备册，对主要材料供应商要认真考核。
二、对材料员、保管员、机械手、设备操作人员培训，使其要努力学习业务知识，熟悉所保管材料知识，定期考核员工业绩。
三、建立好材料、设备台帐，管理好各项目部使用的机械设备，定期检查、维修、保养、检测。
四、严格按管理制度执行进、出材料、设备手续。
五、负责公司机械设备管理，抓好机械设备的使用、保养、维修等工作，检查管理台帐。
六、经常深入各项目部，掌握各项目部的材料和设备管理的工作动态，推广先进的管理经验，处罚违章行为。
根据“一体化管理体系”的要求，在工作中把质量、环境、职业健康安全工作落到实处，规范化管理企业，特制定保管员岗位职责。
一、认真学习建筑材料、建筑设备基本知识和有关建筑材料、建筑设备保管要求，认真负责地保管材料、设备以及器材。
二、材料、设备入库时必须做到：检验名、规格、型号、数量、质量、材质证明；材料与单据相符时及时入库，分别作好登记，挂标识牌。
三、入库材料、设备器材应分类堆放，妥善保管，严防受潮、变质、丢失，经常检查仓库的门、窗、锁的完好情况，加强防火、防盗。
四、及时、真实办理结算、入帐，日清月结，定期盘点，帐物相符，发现帐、物不符时及时向领导汇报。
五、回收利用好废料、边角料，如：木料头、钢筋头、水泥袋、铁桶等，建立回收台帐。
六、建立领料台帐，指导控制材料消耗，对周转性材料和施工器材要认真盘点，妥善保管，准确入帐。没有领导批准，设备、材料不得外借，严禁私人动用材料、设备及施工器材。
七、保管员对红砖、砂、石、钢筋、白灰、构件等不能进库的材料应认真验收，按总平面布置图的规划位置堆放整齐，挂标识牌。
八、对施工操作人员使用的工具、设备要认真入帐，作为工资发放的依据。做好与其他公司、工地借用材料的往来帐。
根据“一体化管理体系”的要求，在工作中把质量、环境、职业健康安全工作落到实处，规范化管理企业，特制定岗位职责。
九、认真学习建筑机械基本知识和有关机械设备运行保管的有关规定，认真负责地协助保管员收好、保管好入库机械设备。
十、负责全公司的机械设备使用、维护、检修、检验组织工作。机械设备入库时必须做到：检品名、规格、型号、数量、质量、设备证明材料；设备与单据相符时及时入库，并分门别类做好登记挂历标识牌。
十一、入库设备应分类放置，妥善保管，严防受潮、丢失，经常检查，发现帐、物不符时及时向领导汇报。
十二、没有领导批准，设备及零部件不得外借，严禁私人动用设备、零部件，否则视为偷盗。
十三、负责填写各种机械设备的运行记录，机械设备记录内容包括：设备运转情况，发生故障内容、原因、维修更换零、部件具体名称、件数，停工时数等。
十四、机械设备发生故障原因，一定要实事求是填写，否则予以1~5倍的赔偿（包括停工损失、换件费用、维修工费等。
十五、机械设备运行记录必须每日填写一次，不能拖拉，每月检查一次，漏填者扣发当月工资20%。
十六、设备运行必须严格遵守安全运行规程，除正常维护外，组织操作人员定期共同检验并签署相应记录，交材料设备科、质量安全科备案。
十七、工程结束按拆卸操作规程要求拆卸设备，入库前对设备逐一进行检修；设备停机时间超过1个月的，要对设备进行一次大的维护、保养。工地停工后把运行记录完整上交公司材料设备科。
一、认真学习建筑材料基本知识和有关建筑材料保管要求，认真负责地收好、保管材料。
二、材料入库时必须做到：检验品名、规格、型号、数量、质量、材质证明；材料与单据相符时及时入库并做好标识，分别作好登记。
三、入库材料应分类堆放，妥善保管，严防受潮、变质、丢失，经常检查仓库的门、窗、锁的完好情况，加强防火、防盗。
四、及时、真实办理结算、入帐，日清月结，定期盘点，帐物相符，发现帐、物不符时及时向领导汇报。
五、回收利用好废料、边角料，如：木料头、钢筋头、水泥袋、铁桶等，建立回收台帐。
六、建立领料台帐，指导控制材料消耗，对周转性材料要认真盘点，妥善保管，准确入帐。没有领导批准，材料不得外借，严禁私人动用材料。
七、保管员对红砖、砂、石、钢筋、白灰、构件等不能进库的材料应认真验收，按总平面布置图的规划位置堆放整齐。
1、负责项目材料的采购、验收、保管工作；
2、项目自行采购的原材料、成品、半成品必须符合采购程序；
3、对顾客提供的材料必须符合《顾客提供产品的控制程序》规定；
4、与工程质量有关的各种物资的验收、标识、贮存、发放等工作及记录必须符合程序要求。对使用在规定有可追溯性要求场合的材料，对每个或每批产品都应有唯一性标识并加以记录；
5、严格执行限额领料制度，凭计划发料，并做好发放记录；
6、对不合格的原材料和成品、半成品进行标识、隔离堆放，避免错用、混用。经项目技术部门评审批准降级使用的材料，在发料单和记录上要说明该材料用于工程的什么部位，以备追溯；
7、负责责任范围内的质量记录和管理工作。
中建三局广州南沙京珠大道南管网工程项目经理部
关键词：五星级酒店；材料设备；采购管理
材料设备的采购管理是工程项目管理的重要组成本分，是保障工程建设的物质基础，直接影响着工程质量的高低。在工程施工过程中科学、合理的材料设备管理能够降低项目成本、提高工程效率与质量，保障工程项目顺利竣工。五星级酒店材料设备的管理更加重要，这主要是因为酒店工程建设与其他工程不同，它必须考虑设备齐全、装修豪华、管理规范、环境宜人等因素，同时注意室内装修细节问题，以便能为客户提供最优的服务。
一、设备清单分析
五星級酒店的主体机电材料设备包括供水系统、污水排放系统、空调设备、采暖设备、燃气设备、备用发电设备、照明设备、电梯、洗衣设备、厨房设备、泳池设备、卫生洁具、油烟净化设备、配电房成套变配电设备、分区成套控制柜开关柜、装饰照明灯具、客房控制系统、有线电视及卫星电视、消防设备、中西餐餐具、餐饮家具、客房家具、酒店制服、客房用品、电视机、电脑、办公用品等。另外，还有一些装饰性的涉设备包括装饰照明灯具、背景音乐系统、会议音响系统、霓虹灯、壁纸等；园林景观（树木、花卉、景观、小品、）；绿化水供应设备、喷淋泵及稳压装置等等。
二、材料设备供应计划
材料设备的供应计划要根据总体工期进度计划编制合理的计划，确保工程在工期内完成。材料计划编制要准确、及时，能够保障工程顺利施工。材料计划编制之前应该有施工单位根据施工图纸、方案以及使用时间编制工程实体原材料的详细需求计划，同时严格控制工程项目原材料总量实施。材料计划确定之后，是给你个单位必须按照计划执行，并确保计划的严肃性，是材料采购在满足工程需要的基础上，避免积压和浪费。
材料计划的设计要根据其重要程度进行编制，按照五星级酒店的服务内容和服务理念，材料设备计划的编制要着重关注一下几个方面的计划管理：首先是空调的初投资、运行费、资金利息的综合测算；内部电源在电解铜走高阶段可以考虑选择铝芯电缆；配电箱内的电气元件必须选择高可靠性的品牌；泳池等娱乐设备要选择高端品牌；
三、招标管理
材料招投标管理是材料成本管理的第一步，通过招投标可以实现对多家产品的比选，从而选择出既符合项目风格要求又高性价比的材料设备。对于精装修材料的招投标管理，由于产品的多样性、不确定性及特殊性，使得我们不能延用原有的以价格评议作为主要评标标准来进行，要通过以企业实力、产品特点、产品价格及其它配套服务等几方面作为核算权重标准进行综合评议，这样才能真正的实现以最少的资源选择到最优的材料供应单位，从而保证材料质量及项目进度要求。对于中标单位的选择上要强调供应单位的专业性和履约能力，通过减少标段，加大标的，使供应单位做到主动让利，项目管理成本也能得以大大降低。
四、材料管理
材料招标管理工作是材料成本管理的基础，通过招标能够选择最适合五星级酒店的物美价廉的产品设备。对于五星级酒店材料设备的招标管理要考虑服务的特殊性。材料管理与设备管理的最大不同之处，就是材料管理的成本控制是由项目部现场采购部控制，材料成本控制的好坏直接关系到整个项目的总投资。要做好质量、成本的控制，就必须从采购需求计划、供应、到货验收、仓储管理、核销等方面进行控制。产品的多样性、不确定性以及其他方面的影响因素，招标中不能沿用不合理的价格作为主要采购标准，要根据企业的实力、产品的特点以及配套服务等进行综合评议。另外要做好材料设备的进出场管理、退货管理、材料设备编号管理、特殊项目的专人管理等。首先要有一个清晰的材料供应计划，材料计划管理的目标就是要通过运用计划手段来组织、指导、监督和调整原材料采购、供应、储备、使用等各项经济活动，满足施工生产需求，控制项目材料成本。强化材料计划，建立严密材料计划管理制度，可以有效地解决由于施工项目管理人员业务素质低和重视程度不足而导致的工程项目材料需用量准确性差、计划性不强、容易出现工程停工待料和超计划供应的情况，其次是做好材料进出场管理：材料在采购的过程中做好登记备案制度，确保材料的进进出出都有查询依据；编号管理：工程项目的材料设备比较多，容易混乱，在管理的过程中采用分批次分区域编号管理，能够有效的避免相容性实验出问题的返工，提高工程效率。特殊项目定制的现场复核的审核制度：工程采购过程中重要项目的采购要由专人管理，做好现场的复核与审核工作，审核时要认真、负责，避免出错。
五、采购资金的运筹
材料设备在采购的过程中，资金管理是比较重要的环节。在资金管理的过程中应该遵随以下几个原则：
先货后款：材料设备在采购的过程中，资金管理是比较重要的环节。材料的采购要遵随先货后款的原则，货物到场并且做好验收工作时候，才能支付货款，避免材料不合而现象影响工期。
结算延后的合理周期：在材料采购的过程中如果出现资金紧张，需要延后结算材料费用时，要规定好结算延后的合理周期，周期不能太长，也不能过短，要在国家规定的期限内由承包方、甲方协商制定。
资金紧缺期间的处理：项目在施工的过程中如果出现资金紧缺，为了保障项目在规定的工期内顺利完成，可以采用一定的措施筹集资金，比如承兑汇票、资金缓付利息等，以便及时支付项目资金，保障工程顺利竣工；
六、设备管理
材料设备验收合理之前的质量、进度以及成品的维护等均有供货单位负责，总承包单位配合管理；验收合格后监理公司、供货商、总承包商、甲方等相关部门共同进行质量检验，验收合格后办理移交手续。工程施工前要尽早明确总包单位移交条件，避免重复施工造成的浪费等现象的发生。在设备验收的过程要做到采购部门人员要熟悉合同相关技术文件、商务条款，重点是到货时间、供货范围、设备各元器型号、品牌。）对于不需要或无法进行及时开箱验收检查的设备，所有箱装设备部件将原封不动地进行入库，并在验收单上说明，要求各单位参加人员签字。待安装开箱时，各单位人员到场验收签字确认。
七、合同管理
合同管理是一项集经济与法律与一体的综合性管理工作，为材料采购的顺利实施提供法律保障。五星级酒店工程合同数量比较多，包括各个环节、专业的材料设备合同。在签订合同时一定要仔细，对于专业接口界限模糊的问题要及时消除，对技术参数、产品材质、规格型号等有歧义，要在工程清单中详细说明，对不符合设计要求的材料设备要及时更换、退货、终止协议的处理，项目施工之前做好总控计划、事中有监督机制、事后有防范措施及处理手段；同时要明确付款方式、供货周期、结算方式等避免日后产生纠纷。
八、结语
五星级酒店的材料设备采购管理工作是一项复杂而繁琐的工作，需要管理人员认真、仔细的工作，控制好各个环节的采购管理，在保障质量的基础上，降低成本，提高工程效益。
参考文献：
[1]刘瑞平.工程项目材料设备采购管理[J].城市建设理论研究（电子版）2013（21）：116-117
1 建筑企业传统采购模式
建筑企业普遍实行“采购管理公司—项目部”两级责任制的运行模式。一级是公司本部物资管理部门,承担着企业材料的计划、采购、存储保管工作;一级是工程项目物资部。目前建筑施工企业基本上都采用项目法施工,鉴于建筑产品的生产具有单件性、流动性,以工程项目为主体的采购管理模式占建筑企业采购管理主流。
2 建筑企业传统采购模式存在的问题
建筑企业传统采购模式的工作重点是与供应商的商业交易活动,而交易的重点则是价格的谈判,这样的采购模式存在一些弊端。
2.1 材料价格居高不下
企业内部管理制度不完善,采购透明度低,个别采购员有渎职腐败现象,以次充好、以少报多、抬高进价。
2.2 不易保证质量和交货期
无法对供应商进行事前控制,需求方对于材料的质量和交货期只能事后把关。
2.3 信息化管理弱
缺乏历史数据库,大量材料价格信息留在纸质上。各项目部采购信息不能共享,数据竞争力弱。
2.4 采购规模效益的缺失
各项目部供应网络具有一定的独立性,导致采购数量不能形成规模。
2.5 供需双方缺乏合作与信息沟通
供需双方隐瞒各自的信息而导致的非信息对称博弈,给建筑企业材料采购带来很大的不确定性,不利于材料价格、质量和交货期的控制。供需双方缺乏合作与协调导致供需关系的临时性与不确定性。由于供需双方缺乏信息沟通和及时的信息反馈,导致响应用户需求能力迟钝[1]。
2.6 项目采购的不确定性
建筑产品的单件性、流动性,以及周期性较长、设计变更多等生产特点使得工程项目采购隐藏着许多的不确定性。
3 建筑企业材料采购管理新理念与现代管理模式
3.1 建立科学的采购管理体系
要想从根本上解决上述问题,提高建筑企业的采购管理水平,改善建筑企业内部采购管理制度、监控制度,构建科学的采购管理体系是必需的。
3.2 注重信息化建设
建立采购管理数据库,对材料进行量与价的双重控制。利用网络技术可以提高数据竞争力;堵塞管理漏洞,防止腐败现象;提高响应用户需求的能力;便于企业与供应商之间进行透明的动作,是推进供应链中信息共享的关键。
材料数量可以通过相关计量软件,利用数据交换直接获得。对公司总部来说,可通过采购部与供应商的日常询价报价历史数据,随时了解采购人员的工作情况,防止以少报多、抬高进价现象;及时了解供应商情况,并可对供应商给予评价,从中找出更多合格供应商资源。对各项目部来说,可以通过系统找到其他项目部的供应商资源,并与其直接询价,扩大询价面,充分对采购材料进行价格对比,从而降低采购成本。对采购人员来说,可以通过系统批量询价,取代电话、传真、邮箱等询价模式,这样一可提高询价工作效率,二可真正做到货比三家,三可自动积累询价报价历史数据库,方便后续查询、追溯。
3.3 准时化采购
准时化采购又叫JIT(Just In Time)采购,是一种先进的管理模式,其基本目标就是要实现按实际需求生产,使得整个生产过程的库存降到最低。JIT采购的最大优点就是减少流动资金占用,提高企业经济效益。
3.4 供应链管理
建筑企业供应链是指从业主有效需求出发,以总承包商为核心企业,通过对信息流、物流、资金流的控制,从中标开始至施工、竣工验收以及售后服务,将材料供应商、工程机械设备供应商、分包商、业主等连成一个整体的功能性网链结构模型[2]。加强供应链管理不仅可以建立稳定的合作关系、发展战略联盟,还可以通过供需双方信息透明,实现采购规模效益,降低采购成本,便于价格、质量和交货期管理,提高响应用户需求能力。
3.5 第三方物流采购管理模式
第三方物流采购又称采购外包。第三方物流公司能集聚大量同类物品的采购需求,产生采购规模效应,充分利用自身的物流资源,以最短的时间、最优的质量将产品送达项目所在地,通过及时协调供需双方关系,使双方进行深入的数据交换,提高了各自的应变能力,减少信息失真带来的风险损失。通过采购外包,企业能够避免大规模的采购系统投资,能够减少人力成本和库存成本,使企业总的采购成本降低。
3.6 集中采购、分散配送模式
建筑企业可由公司对原来各项目分散的供应商进行整合,从中选择出产品质量好、供应准时、应变能力强、地理位置优越、企业规模适合、财务状况良好、技术能力强、价格合理的供应商进行统一采购,取得数量折扣,降低成本。虽由公司采购,但物资的配送需要分散到各项目部,在配送中也可利用第三方物流的专业优势,降低配送成本。公司还可结合材料的特点,将一些价值低、数量多的材料采购权限下放给项目部,以实现建设项目的准时化采购与敏捷化生产。
3.7 将采购管理纳入设计阶段
国际工程公司普遍的做法是将采购纳入设计程序,以及时对材料、设备进行跟踪控制。将采购纳入设计程序的管理方式有利于设计部门与采购部门在材料、设备的采购工作中协作,共同对供货厂(商)材料、设备的制造质量进行控制,不仅可缩短工程建设周期,而且能提高设计工作的质量,减少设计变更,降低材料采购的不确定性,避免在施工阶段因设计与采购的衔接失误而造成材料设备制造问题[3]。
4 建筑企业材料采购全过程管理
采购管理通常包括材料需要量预测、选择和联系供应商、签订合同、催促供应商如期交货、组织物资运输、验收入库等过程。
4.1 建立采购管理体系
4.1.1 加强材料管理制度建设
建筑企业需要修订颁布《物资采购管理程序》、《招标文件与合同管理评审程序》、《内部审核程序》等规章制度。在强化材料管理、分类分级负责方面,使各项目物资部门有法可依,有章可循。
4.1.2 材料采购实行三级管理体制
建筑企业通常使用ABC分类法对材料分类管理,材料采购权限按A、B、C三类划分。根据采购物资对工程质量、职业健康与安全、环境保护的影响程度将采购对象分为A、B、C三类。A类材料包括钢筋、水泥、商品砼、构配件(含木门窗、铝合金门窗等)、防水材料、塔吊、施工电梯等。B类材料包括砂石、装饰材料、周转材料、焊条、检测工具、消防器材、劳保用品等。C类材料包括各类五金、小型工具等其他零星采购的材料。
A类材料由公司物资设备部负责采购,B、C类材料由各项目部根据工程特点自行确定,强调集中采购。
4.1.3 建立采购决策审批制度
建立采购决策审批制度,严格控制开支,如由公司规定,采购A类材料每批价值20万元以下的,由项目物资部审批;每批20万元以上的,由公司物资部审核后报采购领导小组集体研究,由分管领导审批,经批准后组织实施。采购B、C类材料也建立相应的审批制度,按专业特点界定审批权限。采购决策者对其审批的物资采购有审查、监督及领导责任。
4.1.4 建立材料采购质量控制体系
认真落实企业的质量方针和质量目标,认真贯彻落实质量责任制,健全质量管理体系。加强质量管理基础工作,按材料采购标准化、程序化管理要求,重点落实材料验收制度和可追溯性制度。加强质量信息资料管理及项目部的各项基础工作,确保工程材料质量。
4.1.5 建立严密的内控机制,强化材料价格论证和采购价格监控体系
建立严密的内控机制,一是要组建价格论证小组,负责调查市场价格;二是采购部门要以效益为中心,通过货、价比较,选择最佳渠道,最大限度地降低采购成本;三是建立采购审核监督制度,设置集有关领导、计划员、采购员、监察员、合同管理员为一体的监督制约机制。在企业内部实施采购决策、执行采购、材料验收、资金结算、使用监督“五权分离”的组织管理体制,对材料采购过程的监控起到积极作用[4]。
4.2 采购计划管理
项目部的工程技术人员依据建筑施工图和施工进度以及材料消耗定额提出采购需求,材料计划员应用准时化采购思想,依据采购需求,在核对库存后编制《材料采购计划》,明确物资的名称、规格、型号、需用数量、进货时间等。必要时应提出使用要求及验收标准和质量、环保、安全要求。采购计划需得到授权的审批人员的批准。
4.3 采购计划管理的保证措施
4.3.1 构建信息化管理平台
要构建信息化管理平台,应引进信息管理系统,运用信息化技术将各种零散的信息进行集成管理。建立数据库,存储各种信息和文档,实现海量存储、快速检索、信息共享和传递。同时,运用计算机数据分析和数据挖掘能力,分析各种信息,自动生成需要的报表、数据分析图。
4.3.2 结合市场情况采用科学合理的采购管理模式
恰当地使用采购管理模式,可以促进费用、进度、质量、合同等方面的系统管理。工程中A、B类物资一般采用招标采购。为了实现采购的规模效益,强调采用集中采购、分散配送的采购方式。在工程项目材料种类众多又经常需要小批量补货的情况下,第三方物流是一个很好的选择。对于设计施工总承包工程则可在设计阶段就开始进行采购管理。
4.3.3 制定供应商管理策略,对供应商进行管理
企业可结合所需物资的类型与特点,按照市场的复杂性和物资的重要性对供应商进行分类,采取不同的供应商管理策略。对A、B类物资供应商可以发展战略联盟或者加强风险监督,建立稳定的供需关系;对C类物资供应商可以建立采购优势地位,保持一般关系或者纯粹的买卖关系。通过不同的供应商管理策略,达到提高采购管理效率、减少采购管理成本的目的。
供应商管理包括供应商电话、地址、开户银行、资金状况等基本信息的维护,以及供应商的报价、日程表、业绩、履约情况信息的维护。采购前要认真审核其营业执照、经营范围、资质证书、法人组织代码、年检报告、是否通过质量体系认证等,确定其合格供方资格。数量大、金额大或重要的物资可以通过招投标的形式确定供货商。物资管理部门定期发布合格供应商信息,每项物资合格供方不少于3家[5]。
4.4 采购合同管理
公司或项目部应与选中的物资供方签订协议或采购合同,协议或合同内容应包括:采购物资的名称、品种、规格、型号、等级;材料质量标准和技术标准;环保和安全的要求;材料数量和计量单位;包装标准和包装物品的供应和使用办法;材料的交货单位、交货方式、运输方式、到货地点;接货单位和接货人;交货期限;验收办法;材料单价、总价、其他费用及可能的付款方式;违约责任;供需双方协商同意的其他事项等。
4.5 货物验收与不合格品的处理
物资进场时,材料员、质检员、库管员应对其进行实物验收和文件验收。验收合格的产品由材料员或库管员按要求入库并作好入库记录,相关证明文件由资料员存档。未经验收合格的产品不能投入使用。
4.6 仓库管理
仓库管理的作业包括组织货物的入库、保管、发放和维护。具体包括出入库货物的验收及核实、仓库资源的合理利用、做好保管货物的安全工作、降低仓库费用开支。
4.7 运输管理
要求在促进货物流通、充分利用各种运输方式的条件下,选择最合理经济的运输路线、运输方式和运输工具,准时、安全地完成运输工作。
4.8 采购绩效考核管理
定期总结分析采购执行情况,对成本控制和成本效益进行评价,对发现的违法违纪行为严肃处理,对降低采购成本、为企业创造效益的材料人员,给予适当的精神和物质奖励。通过采购绩效考核加强采购全过程管理。
5 结语
建筑企业材料采购工作直接影响到工程质量、成本和进度三项目标能否实现,需要建筑企业加强管理。应借鉴先进的采购管理观念,包括信息化管理、JIT思想、供应链管理、设计阶段管理等,根据所需材料的特点与类型,建立材料采购管理体系,合理选用集中采购和第三方物流等采购管理模式。建筑企业通过应用材料采购管理体系,可以达到减少采购费用、降低材料成本、保证材料质量和交货期、增强建筑企业竞争力的目的。
参考文献
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[4]弓合心.浅谈施工企业材料采购全过程管理[J].山西建筑,2002(7):138～140.
工作目标：要求将公司生产所需的物资保质、保量及时采购 权力与责任：
严格遵守公司的各项规章制度和有关规定； 全面负责公司所需物资的采购工作； 合理安排采购顺序，负责签订购货合同； 工作职责
1． 考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。2.按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行； ；
3对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）；
4市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略； 5与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益；
6加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；
1、认真执行总公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。
2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。
3、严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。
4、加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。
5、完成领导交办的其它各项工作。
我当过好几年的药品采购员,对本工作岗位有一些心得和体会,现与你交流,供你参考:
在经济发展速度逐渐加快的同时,各行业企业也发生了一定的变化,其中,对于企业来说,其自身的物流体制有必要进行相应的改革,并且积极采取集中比价采购的方式。这样一来,企业在采购工作方面才能够尽快地步入到规范并且法制化的道路中,进而更有助于实施集中采购,保证计划供应的统一性,有效地减少采购的实际成本,使企业自身的竞争力得到提升,最终获取更大的经济利益。
传统物流供应体系概述
文章所阐述的采购管理,在物流供应管理中发挥着重要的作用,是非常重要的子系统,同时也是保证企业获取理想利润最重要的源泉。然而,传统意义上的物流供应体系,对于企业的发展并没有积极的促进作用,而具体则表现在以下几方面:第一,传统的供应体系相对陈旧而且分散,各自为政的现象十分严重。第二,实际的供应量并不平衡,而且稳定程度不够。第三,供应价格弹性系数相对较大。第四,采购工作的批量优势体现不充分,所以,很难与企业或者是供货商所提供的优惠政策相适应,使得效益被化解。第五,供货商经常出现不规范的暗箱操作行为。第六,内部管理工作不合理。
以笔者所在的公司为例,我公司下设11家二级公司,很多家公司经营服务范围相同,采购物资的类型相似,但目前各家采取的是分散管理,分别采购的模式,各自选择供应商进行自行采购,同样的物品从不同供应商采购的价格都有不同的差距,没有起到很好的集中采购规模效应,对公司的成本控制起不到很好的作用。同时也对廉洁管理和审计控制带来的不小的风险。
材料物资集中比价采购的实际运用
对于上述的传统物流供应体系表现,企业的物流体制务必要进行深入地改革,对相关部门的结构进行调整,并把分散采购物资集中于此,积极开展集中的比价采购工作,进而确保职能部门本身管理作用能够得到充分地发挥,并且保证企业的存量资产能够实现优化配置。积极地开展并实施集中比价的采购工作,这不仅能够保证企业的采购工作逐渐向规范化与法治化的方向发展,同时,更便于集中采购方式的实现,使得采购的成本有效降低,并且逐渐提升企业自身的竞争力。由此可见,在企业中实行集中比价采购的工作更有利于企业物流管理体制的深化改革,并且对于构建现代企业制度具有一定的积极促进作用,同时,也是建立全新物流管理体系的重要途径与方法。其中,开展集中比价采购工作的主要方式可以分为以下几点:
第一,实现认识的统一。集中采购是国际大企业的通用做法,并取得了很好的效益。台湾的台塑集团非常强调集中采购,集中采购比例达到9 5%,分为“前台”、“中台”和“后台”。除台塑外,很多跨国知名公司,如埃克森美孚、英国石油、IBM、诺基亚等,都是实行集中采购管理的体制,可见集中采购是现代企业管理的一个趋势。国内来看,我国国资委近几年来对中央企业的集中采购水平也不断提出新要求,并作为对企业绩效考核的重要组成指标。国资委在今年发布的《采购管理专项提升对标指标》(2015年版),要求各中央企业用2~3年的时间,使各单位的采购管理水平普遍达到国资委评价的“良好水平”,使一批单位达到“先进水平”。此指标中的集中采购率的达标水平要在50%以上,良好水平要在65%以上。对集中采购比例提出了具体要求。所以,认识统一以后,应该积极遵循主观部门的指导,并且明确企业的集中比价采购管理工作的原则、职能与目标,此外还有进度的安排等等,进而更好地促进企业落实集中比价采购工作。
第二,分类集中与比价。因为企业在实际的运营与发展过程中,实际需要的物资品种多种多样,而且性能存在一定的差异,品味也相对较高。根据分类研究以后,会根据实用且科学有效的原则来确定出需要集中采购的物资,并根据物资的种类以及质量的相关要求、供货商的选择等内容来对实际采购的操作程序进行相应的规范。
第三,明确集中采购与比较采购管理工作的具体程序与原则。其中,计划集中就是企业内部,并且隶属集中采购范围之内的部门需要根据具体的物资需求计划,并且在物资供应管理部门进行统一的汇总以后,应科学合理地编制出物资供应计划的平衡表。而人员集中主要指的就是对于已经确定的集中采购物资主要的业务工作人员来落实集中管理调度工作。条件的确定就是对物资比价的采购予以明确,并且清楚了解招标采购条件。而采购定点则是要积极组织专业的评审小组,应保证所有的集中采购物资定点都遵循公开与公正并且透明原则,严格地考核供应商所提供物资的价格与质量等,并且严格地评定供应方,最终由物资供应部门与其签订长期的供货协议。
第四,合同与合同管理。企业内部物资供应的管理部门需要同各个使用部门签订委托采购合同,并且在同供货商签订采购合同以后也应该通过相关的规定审核与批准以后才能够实行。其中,企业内部各个使用部门供应价格也需要企业结合市场的价格行情来严格审核并修订。此外,企业的物资供应管理部门需要积极履行合同管理职能。
第五,结算与资源的运作。企业在实行集中采购以后,物资供应的管理部门应该积极给予相关部门资金占用,在其金额达到限额并且各个使用部门对原欠供货商货款进行账目核对以后,就应该将自检全额地转入到物资供应的管理部门当中,并且由其承担偿付的责任。企业在实施集中比价采购管理工作以后,最主要的优势就是采购工作人员物资采购的随意性逐渐减少,使得采购的费用有效降低,并且经济效益也得到了提升。保证供货商的关系稳定,进而使得合作伙伴体系同步发展和进步。此外,还能够使得企业的廉政建设更加有效,其采购工作更具透明度。这样一来,企业内部的有形与无形资产也会实现保值与升值。
企业实施集中比价采购的注意事项
第一,需要在企业的内部充分发挥集中比价采购职能的重要作用,并不断完善管理的体制,对工作中的困难进行克服,同各使用部门的关系更加顺利,并且积极地拓展并丰富集中采购物资的种类。
第二,有效地提升业务工作人员综合素质。因为集中比价采购工作是市场经济迅速发展的产物,所以,虽然具有一定的科学性,但是,其不稳定性与多变性仍然十分明显,很难找到其中的规律。因此,业务工作人员一定要增强现代管理的意识,积极学习专业知识,不仅要对市场进行了解,同时还应该对物资的需求动态熟练掌握,对现代物流与供货商运作的规律予以掌握,进而使自身业务技能得到提升,积极地开展物资采购的工作。
第三,积极采用现代管理的方法。对物资需求以及库存、定额与供货商等方面的管理工作应该采取先进的供应管理系统,实现采购资金的有效应用,使其发挥本身作用与价值,有效地提升经济效益。
第四,充分利用集中采购职能,进而有效地形成一体化集配的体系,确保其运作的正常,进而积极地推动企业物流管理工作的开展。
结束语
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