学 籍 证 明（推荐11篇）
1 高校学籍档案证明服务工作的概况
《高等学校档案管理办法》第十五条归档范围指出:学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
1.1 档案证明服务的特点
我国档案行业标准《档案工作基本术语》 (DA-T1/2000) 中解释, 档案证明是依据档案 (即国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录) 的记载出具的凭证性文件 (即国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录) 。档案证明具备以下4大特点:
1.1.1 凭证性。
档案是人类社会实践活动的原始记录。凭证价值是档案最基本的价值。档案馆为利用者提供的档案证明书是各单位根据依据档案原件, 根据档案证明规范的程序制发的, 属于档案部门二次开发的档案信息资源, 因此, 档案证明书与档案一样具有凭证的价值与作用, 是档案利用者解决实际问题, 维护合法权益的依据。凭证性是档案的价值所在, 也是档案部门开展档案证明服务的基础。
1.1.2 权威性。
表现在首先档案证明书开具的依据是馆藏的档案, 档案具有原始性;其次, 出具档案证明书是档案部门法定的职能;再次, 开具的档案证明书要求规范和准确。因此, 档案证明书与档案原件具有一样的权威性。
1.1.3 客观性。
档案证明书是档案人员根据档案原件而开具的, 是对档案内容的概括、提炼、如实描述, 与档案结论一致, 而不是主观编造的, 因此说档案证明书是客观的。
1.1.4 书面性。
档案证明书都是通过书面文字形式表达的。随着科学信息技术的发展, 档案部门既可以为利用者制发传统的纸质的档案证明书, 也可以制发新兴的电子的档案证明书。但是, 无论是哪种档案证明书, 都是通过书面形式表达的。
1.2 高校学籍档案证明服务的方式
高校学籍档案证明服务的方式主要有以下五种:
1.2.1 原件复印。
高校学籍档案证明通常由档案部门复印档案原件, 为利用者提供学籍档案中文复印件一份, 加盖档案部门公章, 并署如“此件与原件一致”字样或证明章。这种证明方式很常见。
1.2.2 中英文对照翻译件。
中英文对照翻译件一般是申请出国留学用的, 一般包括学生在大学本科和研究生阶段的学习成绩单、毕业证明和学位证明等, 在读大学生还包括高考成绩证明、大学录取证明等。中英文对照翻译件一般由档案馆、教务处、继教院、校办按照职能分工完成。即档案馆提供中文复印件, 教务处负责办理英文翻译件, 校办在中英文翻译件上加盖学校公章。而笔者所在学校是由教务处或档案部门开具档案中文复印件, 国际交流与合作处进行英文翻译, 最后由教务处在英文翻译件上加盖教务处公章。
1.2.3 重新制作证明。
高校学籍档案不仅记载学生的学历、学位、成绩等信息, 而且还记载姓名、年龄等内容。档案部门根据档案利用者的需求, 摘录档案原件中能解决和说明问题的材料, 按档案证明要求重新制作证明。这也是档案部门出具证明的一种较常见的方式。
1.2.4 填写纸质格式证明。
档案人员在接到查询机构格式证明表后, 通过查询, 对查询信息作出真伪判定后, 只需要在查询机构的证明表上填写“属实”或“不属实”, 而不需要另外出具证明, 再由经办人签名并加盖本单位的公章, 最后将纸质结果邮寄回复给查询机构。笔者在工作中目前接触到的是只有某些网站查询机构采用这种格式证明方式。
1.2.5 电话查询、电子邮件出证。
由于电话和电子邮件查询时间较短, 效率高, 现在, 许多单位或机构会通过电话或电子邮件进行查询核实, 另外有些单位或机构还根据需要同时要求档案部门提供纸质证明。
2 高校学籍档案证明服务工作中存在的问题
高校档案证明服务是档案部门开展档案利用服务的主要方式之一, 能否依据档案原件准确地出具一份高校学籍档案证明书, 是高校档案部门的职能。它体现档案的凭证价值, 发挥档案法律效力。从笔者了解的情况来看, 高校学籍档案证明服务存在以下四大问题:
2.1 缺乏学籍档案证明出证制度。
首先, 在不同高校, 由于职能分工不同, 高校学籍档案证明出证单位不明确, 有些学校是校办出证明, 有些是教务部门, 还有些是档案管理部门, 使利用者不知该去哪里办理证明。其次, 出具的证明没有统一的发文编号, 也没留下证明的存根。在发现问题时, 不知该算谁的责任。年终统计数据及编写档案利用效果事例没有依据, 不利于档案数据的统计和宣传利用。再次, 有的档案部门没严格按档案证明格式规范办理高校学籍档案证明, 存在就是写几句话、盖个章的现象, 致使社会对高校学籍档案证明真实性产生怀疑, 造成不良影响。第四, 无专人管理。有的单位没有指定专人负责管理, 在出具高校学籍证明时, 同一档案部门出具的证明因人而不同。
2.2 服务方式单一。
据了解有些档案部门只提供档案复印件, 有些档案部门以提供复印件为主、很少开具其他证明方式;而有些档案部门只对上门来访者服务, 不对电话、邮件等方式提供纸质证明邮寄服务, 给利用者带来诸多不便。
2.3 在线查询少, 电子出证率低。
因人力、财力等原因, 大多数高校都没有提供网络在线查询学籍这项业务, 致使出证效率低。目前国家认可的网上学历认证———中国高等教育学历证书网 (简称“学信网”) 的推行, 对这一弊端有一定的促进作用, 但该网只能查1991年以来的学历, 对高校别的学籍档案没有涉及, 并不能从根本上满足使用者查询别的学籍档案的需要。
2.4 存在安全隐患。
在现行高校学籍档案证明服务中, 除上诸问题外, 还存在诸多安全隐患, 如网站设计不合理, 存在安全漏洞, 档案材料易泄密;利用者目的不一, 有些需开实际证明, 还有些甚至希望档案部门帮忙开伪证等问题。
3 加强高校学籍档案证明服务工作的措施
针对高校学籍档案证明服务存在诸多问题, 需档案部门采取多种措施, 加强管理, 提高高校学籍档案证明服务水平。档案部门需采取的措施有:
3.1 加强管理, 规范出具档案证明流程。
出具高校学籍档案证明依据性强, 需严谨对待, 首先应明确出具学籍档案证明的单位是学校档案馆, 避免多个单位出证明引起管理上的问题;其次, 要理顺档案证明工作流程, 分清工作职责, 加强在调档、查阅、制作证明、校对审核等环节中的管理;再次, 建立相对应的档案管理制度。如审核批准制度、查阅利用制度、档案证明归档制度、责任追究制度等。
3.2 提高档案证明的完整性和规范性。
完整、规范的证明包括:一、标题。要标明证明所针对的人或单位和事。如“关于对**的学历查档材料”, 不能抽象笼统的地“证明”两字;二、发文号。出具的证明应有统一的发文编号, 发文编号格式如“XX学校学档[XX年]XX号”;三、主送机关, 即利用者或需证明服务的对象;四、正文。根据利用者的需要, 针对问题, 按照档案内容进行摘录或概括说明, 得出结论, 并交代其来源、抄录 (或取证) 人和抄录 (或取证) 时间;五、出证时间。即出证年、月、日要写全;六、印章;七、主题词;八、印发机关和印发日期。另外, 如是复制件应加盖“此件复制于XX学校档案馆档案 (档号:XXXX) , 仅复制一份”。档案复制件为两页以上, 则要加盖单位骑缝式印章。
3.3 按需服务, 增加多种服务方式, 满足利用者多种需求。
高校档案馆是集中保存高校学生学籍档案的部门, 承担着提供学籍档案利用的职能。在出具学籍档案证明工作中应做到按利用者需要出具证明, 而不是只出复印件, 如在校学生查阅档案一般是出具高考成绩证明、大学录取证明, 用于出国留学等;已毕业的学生利用学籍一般是要出具在校成绩、毕业证书或学位证, 用于找工作、考公务员、升职等;用人单位一般是要核实学历学位证书真伪。同时, 应加强对档案室计算机、打印机、复印机、扫描仪等硬件的投入力度, 为除为利用者提供纸质证明方式外, 还提供电子邮件、传真、电话等证明方式提供物质基础。
3.4 加强资源建设, 提高电子出证率。
“巧妇难为无米之炊”, 要做好高校学籍档案证明服务工作, 首先要加强学籍档案信息资源建设, 丰富馆藏, 优化档案信息资源结构, 扩大教学档案在高校档案中的比重。其次, 校园网除要与档案管理系统进行衔接外, 还要与学生处的招生系统、教务处的教务管理系统、学位办的学位信息系统、高校OA系统等系统相衔接, 以整合学校资源, 提高整体工作效率, 在保证学校校园网安全的基础上, 考虑将学籍档案信息提供给校园网外用户查询。
3.5 把好档案出证安全关, 保证档案及档案管理人员的安全。
安全工作是基础。首先, 要保证档案的安全。表现在:第一, 档案人员要遵守保密条例, 按制度办事, 该请领导审核的一定要请领导审核;第二, 档案人员要验明利用者身份, 了解利用者实际的目的和需求, 代办代查一定需要有委托人的证明, 否则不予办理;第三, 档案人员只提供相关的档案证明, 如在复印高考成绩时盖住其他人的成绩, 以防他人信息泄露;第四, 要做好在线查询网络数据库的安全防范工作, 以防病毒攻击;第五, 对于传真、电话、电子邮件的查询, 都要有记录, 以备查询。其次, 要保证档案人员的安全。一方面, 各单位要加强档案人员事业心、责任感、道德素养的教育, 不断提高档案人员政治素质;另一方面, 档案人员自己也要拒绝外界的诱惑, 培养实事求是的工作作风, 不出伪证, 坚持原则, 保证档案人员自身的安全。
摘要：文章在介绍高校学籍档案证明服务概况的基础上, 分析了现行高校学籍档案证明服务存在的问题, 并提出具体的改进措施, 以提高高校学籍档案证明服务水平。
关键词：档案利用,教学档案,档案证明
参考文献
[1]秦书凰.出具档案证明服务之规范化管理[J].四川档案, 2005 (1) :36～37
[2]张文元.加强高校学籍档案证明管理的思考[J].兰台世界, 2010 (5月下) :52～53
[3]谭鸿雁.认证服务视角下的高校教学档案资源建设[J].兰台世界, 2011 (5月下) :42～43
[4]张兆忠.试论档案馆档案证明服务[J].山东档案, 2007 (3) :14～16
我是2009年师范专业毕业的 当时未就业 报到证也去报到了 现在想考开县的公务员 但是报名需要 “提供档案管理机构出具的学籍档案存档证明”。现在我的学籍档案在哪里哦? 学籍档案证明又是什么格式，怎么写呢? 首先，到原来的大学去查，看档案是否已经邮寄。一般如果你没有就业，按规定学校为学生保存档案两年，但我知道有些学校保存5年的都有。有可能你档案并没有发回原籍。
如果没在大学，到户籍所在地人才中心(如果你是师范生可能是教育局)查询档案是否在此存放。
不过一般经验判断，你档案应该在学校。至于证明因该是管理部门出具的，你按他们的要求走就行。
你可以先到教育局查询，没有的话再到学校。现在档案管理非常混乱，什么情况都有可能的。不过不会丢的，可能一下就找到了，也可能稍微曲折一点，一试便知!申 请 书
本人xx-x是xx大学xx学院xx系xx级xx班的学生(学号xx-xxx-xxx-x)，不慎丢失毕业证书，因xx-x需要，现向学校申请开具学籍证明以作xx-xx用。此致 敬礼
申请人：xx-x xx年xx月 xx日 证明
我校xx-x年级xx-x班学生xx-x自入学以来一直用姓名xx-xx称呼，并以姓名xx-x参加学校组织的各项活动，学籍档案中姓名均为xx-x。特此证明。xx-xx学校 盖学校公章 x年x月x日
大体就是这个意思。
学生学籍证明
学生 _____________，性别 ________ 系我校 _______________学院 ______________ 专业，________级 _________ 班普通全日制学生，学制次 ________ 科，学号为 _________________身份证号码为 ________________________。
特此证明
关键词：高职院校,学籍管理,信息化,育人
高校学籍管理是指根据《普通高等学校学生管理规定》及学校实况所延伸出的相关规章制度,如具体的校学生管理规定、校学生学籍管理规定等,对取得入学资格的学生,围绕其学籍展开的系列管理工作,包括学生入学注册,学籍复核审查,学生档案管理,学期学年注册,转专业、转学、升级、留级、休学、复学、退学、毕业资格审核,新生学籍电子注册和学历证书电子注册等。除此之外,包括学生详细信息的收集和维护,日常学习生活中的奖惩记录,学生火车票优惠卡注册,学生证的办理等[1]。高校学籍管理工作的对象是在校学生,学籍管理是对学生从报到入学开始到取得毕业证书离校的整个培养过程的管理。
一、高职院校学籍管理工作的地位和特点
普通高等学校学籍学历管理工作是完善高等教育学历证书电子注册制度,进一步规范办学行为,保障高等教育改革健康发展的需要[2]。在对高校学籍管理工作的内容解读后可以看出,它是高校教学管理和学生管理工作的重要组成部分。总的来看,高职院校的学生相对于普通本科院校的学生来说,拥有更明显的个性,普遍缺乏良好的学习和生活习惯,更加难于说教与管理,需要教育者予以更多耐心引导。高职院校学生学籍管理,是要在稳定高校正常的教育教学秩序过程中,提高教育教学质量,帮助学生养成良好的行为习惯。其作为高职院校学生管理工作的一部分,旨在通过有效的管理发挥约束力和强制性的功能,进而促进学生自律,警示违纪学生和激励先进的学生[3]。近几年各层各类高校的扩招、教育的多元化、办学的多层次化、市场对于人才需求的多规格化,意味着高职院校的学籍管理工作越来越复杂,这就对学籍管理工作的严肃性、精确性和适应性、高效性提出了更高要求。
高职院校学籍管理的特点有以下几个方面:
1. 报到率较低。
报考高职的学生一部分是学习成绩不是很好,想学某项技术技能,以便谋取一份工作。这部分人可能一旦找到合适的岗位或对高职教育没信心,便放弃了高等教育的机会。另一部分人由于高考发挥失常,或者填报志愿不够合理,进而被高职录取,这部分人容易选择复读。这几种情况在学生中占据了一定的比例,导致高职院校的新生报到率较低。
2. 转专业率较高。
现今的高职院校之间存在生源之争,每年都有部分高职院校不能满额完成招生工作。为了能够留住生源,高职院校一般都会对于学生转专业不设任何门槛,几乎都是在一入学就办理了转专业,并且存在一个学生转了两三个专业的情况,这些都给学籍管理带来了困难。
3. 退学率较高。
高职学生退学情况可能出现在一年级到三年级,即任何时期都有可能退学。而且退学的原因纷繁复杂,有因缺乏学习的兴趣,有觉得高职教育没有意义,有急于走上社会找工作的等。也有因为长期不在学校,或者长期不参加正常教育教学活动而被学校勒令退学的。退学频繁也造成了学籍的变动不居。
4. 应征入伍率较高。
2013年《高等学校学生应征入伍服义务兵役国家资助办法》发布,规定高校学生应征入伍服义务兵役国家资助资金,全部由中央财政安排。学费补偿、国家助学贷款代偿及学费减免标准,本专科生每人每年最高不超过6000元,且在校期间参军的,保留学籍。这些政策的制定,表明国家对于大学生参军的鼓励,高职生学习兴趣不浓,但是参军兴趣不低。学生从拿到录取通知书到取得高校毕业证书这段时间内,都可能参军,这也增强了学籍管理的复杂性。
5. 学籍管理政策执行率不高。
目前高职院校学籍管理存在着一些漏洞,主要是由于高职院校生源比较紧张,因此大多数班主任对于学生逃课、不遵守校纪校规的情况,只是简单给予批评教育,并不严格根据学籍管理制度采用严肃手段加以整治。如此导致学生漠视正常的教育教学秩序,违纪行为屡教屡犯。例如学校规定学生考试有四门课程不及格便给予留级,但是政策制定后并没有得到有效执行,有些学生出现八门课程不及格依旧在原班级跟读。
二、高职院校一线学籍管理工作的现状和对策
一线学籍管理工作指的是由各系部直接从事的学生学籍管理工作,包括学生信息的搜集、录入、整理、注册,学生学籍变动的上报,毕业证和档案派发等工作,是对学籍各项政策的执行过程。以某学院为例,高职学院一线学籍管理工作的现状和对策概括如下:
1. 学籍管理规章制度的宣传缺乏力度和广度。
规章制度的制定需要根据院校的教育教学实际,制度制定之后执行之前,需要对其进行宣传。目前高职院校学籍管理的规章集中在《学生手册》中,新生入学之后要在班主任、辅导员的带领下学习《学生手册》。只通过一次班会讲解,并不能够很好达到宣传的效果。甚至有些班主任自身都并不是很清楚学籍管理的相关制度条例,学生也只是在概览之后,将其束之高阁,并不会加以重视。为了加强宣传力度和广度,可以在学生进校之初,以考试、知识竞赛等形式促进学生对于学校学籍管理制度及校纪校规的学习,使学生能够尽快了解所就读的学校,并且顺利适应大学校园的生活与管理。
除此之外,可以在学校官网学籍管理栏目中,设计学籍管理及办理学籍学历各类事务的工作详细流程,如学历证明应该如何办理、休学复学的办理流程等。一些电子表格可以从网上下载,例如最常见的学生证丢失补办申请表。这样学生能够理顺办理手续,工作人员提高了工作效率,也简化了工作程序。同时学校的宣传栏、校园广播、网络平台甚至是微信平台及学生活动本身都是很好的宣传手段。
2. 学籍管理规章制度执行度不高。
无规矩不成方圆,但是规矩制定出来之后,不能严格执行也无法达到预期的效果。在大学校园里,能够顺利完成学业、学有所成,能够学到一技之长、顺利就业是师生共同的期盼。学生在校期间,关于学籍一是要让学生树立毕业证书需要付出努力才能拿到的意识。当前很多学生以为,高职院校只要交过学费,按期到校报到,“必修课选逃选修课必逃”,考试抄抄能过,毕业证就是囊中之物,便不再好好学习。要彻底更正学生的这种错误想法,严格按学籍管理制度管理学生。另外,告知学生随着学籍学历管理全国联网,学生在校期间获得的荣誉、处分及国家助学贷款的诚信记录等都会在全国学籍管理平台可以查询,学生的学籍档案信息将会跟随学生的一生,对就业和未来的生活都有一定影响,督促学生遵纪守法,积极进取。
还可以建立学生学业预警机制,对学生进行过程教育和管理。学生每一次旷课,班主任、辅导员都要及时与其沟通,对其进行预先警告,告知学校学籍管理规定中对于累计旷课的处分。如学生挂科,可以采用挂科一门并且补考未过,班主任找其谈话,帮其分析原因并制定对策;挂科两门且补考未过,班主任找其谈话通报学生家长;挂科三门且补考未过,系主任找其谈话并通报学生家长;挂科四门且补考未过,则执行学籍管理规定留级。
3. 学籍管理工作信息化程度较低。
学籍管理工作除了日常的维护之外,还有两个忙碌的节点,即开学和毕业。尤其是开学,此时需要对所有入学的新生进行基本信息的采集工作。高职院校的学生报到率不及本科院校高,并且一入学就转专业的学生多,所以信息容易混乱,各部门需要尽快拿到新生的基本信息,所以时限性较强。学生基本信息采集的数据门类多、数目大,包括考生号、学生姓名、性别、身份证号、学号、政治面貌、民族、出生年月、年龄、家庭地址、父母姓名、工作单位、本人联系电话、父母联系电话、是否应届毕业生等。学籍管理是一项精细化的工作,需要做到一个都不能错,一个都不能多,也一个都不能少。数据大,时间紧,从事学籍管理工作的人员大部分工作手段比较落后,大都为手工计算输入,纸质填写核对,信息化程度较低,工作的重复性较高,效率较低。
提高学籍管理的信息化程度能够极大提高工作效率,如EXCEL表格的熟练使用。例如统计学生的身份证号码、出生年月、年龄、性别等。利用EXCEL表格可以先从录取库中导入学生的身份证号码,然后对18位身份证号码的意义进行解读和提取。例如从身份证号码中提取出生年月,语法格式为:mid(text,start_num,num_bytes)等,这样通过填充柄可以很快地提取出所有学生的出生年月[4]。
4. 学籍管理工作重管理轻育人。
高职院校进行学籍管理时,习惯性采用硬性的管理方式,只是事务性管理好学生的学籍,及时准确地做好学生学籍信息的更新工作。没有看到管理背后的本质与意义,通过管理教育学生养成良好的行为习惯和学风,激励学生更好地发展。学籍管理日渐行政化、机关化,而缺乏教育性和服务性。
高等职业教育的核心是育人。学籍管理工作不仅是为了办理学生的各项与学籍有关的事务,其工作的重点更是通过管理教育学生。要告知学生学籍管理的原则,既要以激励为主,又要在学生受到处分之后给予劝解与教育,将制度的强制性和教育感化有机结合起来,说明处分的原因、目的,使得学生明白需要改进之处,促进学生逐渐走向健康与成熟。除此之外,要告知学生所拥有的权利,明确学生申诉的途径。学籍管理工作要做到有理有力有节,才能真正起到约束、督促和激励作用。
5. 学籍管理工作缺乏创新。
学籍管理工作的繁琐与程式化,导致从事学籍管理工作的人员缺乏创新意识的同时无暇对工作展开钻研,思考怎样提高工作的效率和管理水平,简化工作程序,进行工作改革以适应不断变化的工作对象及工作环境,没有把学籍管理当做一门学问进行研究。学籍管理既要严肃又要灵活,特别是随着高职教育的发展,学院人才培养方案的不断修正,学籍管理也应该进行相应的改革。例如高职学院近年来进行的素质教育学分制,将素质教育学分纳入学生的升级、留级管理之中等及选修课的开设,这都给传统的学籍管理带来了挑战。
三、结语
学籍管理工作的本质是育人。学籍管理工作是一项细致而又繁杂的工作,从事此项工作的人员需有极大的耐心和责任心。学籍管理工作队伍建设特别是信息化管理的水平有待加强,要改变对管理人员重使用轻培训的现状,为管理人员提供管理上、技术上的专业培训。积极组织管理人员向先进兄弟院校学习,加强和本院其他部门及学生家长之间的联系,建立部门之间、家校之间的联动机制,共同做好学生教育管理工作,做好学籍规章制度的宣传工作,增强执行力度,注重管理背后的育人工作。学籍工作需要在实践中不断地创新,需要相关工作人员认真研究工作中出现的新情况和新问题,不断改进工作方法和工作机制,进而提升学籍管理工作水平。
参考文献
[1]董姜颖.浅析学籍管理在高校管理工作中的地位和作用[J].教育时空,2014.08.180.
[2]王云波.高职院校学籍学历管理存在的问题[J].合作经济与科技,2015.06.112-113.
[3]郑安波.高校学籍管理工作要结合德育教育发挥育人功能[J].教育科学,2004.12.222-223.
[4]刘艳慧.EXCEL函数在学生信息管理中的应用[J].价值工程,2014.06.145-146.
[5]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报,2010.03.90-92.
学 籍 证 明
姓名，性别，民族，出生时间 年05 月
日，身份证号码
，家庭住址。
兹证明该同学为我校（高、中）职 专业全日制在校学生，学籍号：，学制 年，入学时间为 年 月 日。
特此证明
（学校公章）20 年 月 日
说明：
1、该证明用于申请“雨露计划”培训资金补助。
2、学生应为中职（一、二年级）或高职（一、二、三年级）全日制在校生（进入顶岗实习期除外）。
关键词：学生,学籍,管理
目前, 我国全国中小学生学籍信息管理系统已经进入全面应用阶段, 唯有用好用足国网、省网学籍系统各项数据, 才能提高学校管理。笔者试图在全国中小学学生学籍信息管理系统应用经验的基础上, 总结学籍系统管理工作中的一些问题和不足, 为进一步做好学籍系统管理工作提出一些建议。
一、学生学籍管理的重要性和分工
学生的学籍管理, 同教学运行管理、教师管理、教学工具与环境管理一样, 均属于教学行政管理的范畴, 是学校最基本的常规管理工作, 也是各地组织学业水平考试、发放学历证书和办理学生异动手续的唯一依据。严格规范学籍管理, 是实现学籍管理信息化、制度化, 规范学校办学行为, 从源头上控制学生无序流动和违规异地招生的有效途径, 更是维护人民群众根本利益和社会稳定的必要措施。
在全国中小学生学籍信息管理系统中, 学校校长是学籍管理的第一责任人, 分管学生学籍工作的校领导负责组织学籍管理员、班主任和学生及家长完成学籍信息的采集、核办和更新, 开展学籍系统应用。学籍管理员负责管理本校所有学生的日常学籍管理申请业务, 查询本校学生的学籍数据, 通过报表查看分析本校学生学籍数据和学籍变动情况。
二、高中学籍管理工作的内容
根据《中小学学生学籍管理办法》, 高中日常学籍管理主要依托学籍系统做好学籍系统配置管理、学籍注册管理、学籍信息变动管理、学籍异动管理、学籍正常变动管理和学籍档案管理六个方面。总体而言, 高中学籍管理主要就是坚持新生准入、学习考核和毕业资格三个审查的动态管理过程, 保证学生学生证的单一性和终身性。
三、高中学籍系统运行存在的问题
(一) 学籍系统平台应用问题
全国中小学学籍管理系统可在Windows XP系统和Windows 7系统下运行, 但有时Windows7系统运行中会经常出现不稳定状况, 主要表现为查询的内容不显示或显示不全。究其原因, 主要是与Windows7使用的浏览器不配套导致。
(二) 学籍注册管理存在问题
在学籍注册时, 许多学生和教师没有认真对待这项工作, 导致查重问题和信息更正问题频频出现, 给日后学籍管理带来很多不便, 甚至影响到学生的毕业。
(三) 学籍动态信息管理存在的问题
学籍动态信息管理主要涉及到三个方面, 分别为学籍信息变动管理、学籍异动管理、学籍正常变动管理。
1.学籍信息变动管理。学籍信息变动管理分为两种:一是关键性数据变动。该变动需要仔细核对学生关键性数据 (学生户口、身份证、学籍信息) 相一致。但在实际操作过程中, 由于公安部门户籍管理问题, 经常会出现学生户口、身份证、学籍信息三者不一致的现象, 变动需上传公安户籍部门证明材料进行佐证;二是非关键性数据变动, 该变动相对于关键性数据变动较简单, 这里不再多述。
2.学籍异动管理。学籍异动管理涉及面很广, 但最常见的主要是学生转学和休学。
转学在国网中转学分为三种:一是省内转学。省内转学管理相对容易, 但国网中存在漏洞, 民办校转公办校、低转高在一段时间内是存在的;二是跨省转学。在拿到学生的国网学籍号和姓名后, 因为国网还不能实现实时联网, 省网与国网之间必须在夜间进行对接, 只能在夜间实现跨省查询功能。同时, 跨省转学还需要先提出申请, 待省网与国网对接后才能发出请求后, 并且在对方学校的配合下才能实现跨省转学, 导致跨省转学办理的时间基本上在半个月以上;三是毕业后跨省就学。该变动是针对初中毕业后学生需要到原籍所在地初中申请跨省就学。在这个变动过程中, 有很多学校的学籍管理员把毕业后的跨省就学理解成为跨省就学, 导致出现很多学生转学年级不对等, 学生无法转入的现象。
(四) 学籍档案管理中存在的问题
学籍档案管理涉及到两个问题:一是学籍定期整理问题。因为涉及到学校内部分班问题, 学生学籍档案经常流动, 造成学籍管理混乱。二是数据保存问题。国网学籍系统的数据保存主要保存在网络上, 但如果网络不畅, 会导致不能实时查询, 需要及时备份。
三、相关建议
(一) 加强国网与省网的建设
针对目前学生学籍管理系统的不畅, 建议国网与省网一是能够实时对接, 方便查询和变更信息, 二是提高网络的适用性, 兼容各种浏览器的使用, 或指定固定的浏览器配合使用。
(二) 学校各部门加强配合学籍管理工作
一、百度搜索“学信网”第一个网址，点击进入中国高等教育学生信息网（学信网）。
在首页点击主标题栏里的“学籍查询”。
二、进入学籍查询界面，点击“学生本人查询”部分里的“查询按钮”，三、进入登陆界面，如已注册可直接登录，否则可以用手机号直接注册。
四、注册
成功
并
登
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界
面
后
点击左侧的高等学籍，根据所需要点击“申请学籍在线验证报告后的中
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五、根据提示“在线支付”或“查询码支付”。建议用手机发送短信获取查询码支付。
六、支付完毕后点击“中文”后的“查看”
关键词：高职院校,学籍管理,改革创新
►►一、高职院校学籍管理工作的现状及存在的问题
2009年以来, 随着高校的扩招, 现在大学的升学率已经提高到了70%以上。而随着高职院校的不断扩张, 原来学校的隶属关系, 办学模式, 办学理念等原因, 直接导至了高职院校学生管理出现各方面的问题。而学生的学籍管理工作尤为突出。
1.由于很多高职院校沿用老的学籍管理方法, 从原来的一级管理体制无法在短时间内完全过度到现在的二级管理体制, 而学籍管理工作是从新生入学就开始了, 一直到学生毕业, 甚至在学生毕业后, 有些因为职称的评审, 参军, 出因留学等情况, 很多单位和学生本人需要回来原学校查找他们的学籍信息, 在这种情况下, 学生学籍信息管理的一贯性与完整性就非常重要了。但很多高职院校因为学籍管理工作流程的不规范, 学籍管理部门与各系部职责不够明确, 相关学籍信息的丢失已屡见不鲜了。这种种情况已经无法适应现代社会对高职院校学籍管理方面的要求。
2.高校学籍管理工作是各学校根据各专业人才培养目标客观真实地反映学生在校校期间的学习发展过程, 它是对于学生从入学电子注册、成绩的考核管理、转专业和转学的管理以及休学、复学、退学、奖励与处分到最后的毕业资格审查与毕业、结业等各方面综合地动态的记录。从前由中专, 职高升格为高职院校的学籍档案管理有些是从手工管理到计算机信息化管理, 有些学籍管理人员的计算机信息化水平也不是很高, 也未经过专业化的培训, 各方面的管理工作都是摸索着前进。再加上教务处, 学生处, 各系部管理工作衔接不够紧密, 学籍卡等档案的填写与管理不规范, 导至学籍管理工作的混乱。
3.生源的复杂性给高职院校的学籍管理工作带来了很大的难度。现在, 高职院校主要有三年制的大专, 3+2模式的专科以及自主招生, 远程教育等, 招收的学生即有职高中专上来的专业比较强但文理基础较差的学生, 也有普高上来的文化基础较好, 但专业技能水平几乎等于零的学生。因此, 也给人才培养目标的制定, 班级的分配, 学籍档案的管理等各方面都带来的一定的难度。
►►二、对高职院校学籍管理工作的改革与创新
1.转变观念, 加强高职院校学籍管理制度建设
在招生规模扩大, 在校生人数不断增长的情况下, 大部份高职院学籍管理工作只依赖教务部门, 还未完全实行学院系部二级管理体制, 这种情况不利于学院对学生进行综合管理, 实行院系二级管理就迫在眉睫了。
实行院系二级管理体制后, 教务处学籍管理部门就可以从平时繁琐的日常事务中腾出手来, 把工作的重点着重放在对院系的监督检查和对管理制度的宏观操控上来, 这样, 学院的学籍管理工作适时地转化为了院系管理为主的管理模式。
各高职院校必须大力促进学籍管理与各层次学生的素质相关联, 促进高职院校学籍管理工作的创新与发展, 根据在校学生的生源、层次以及专业特点的不同, 采取不同的教育管理模式, 如对专业基础较好的职高和中专生源, 可以加强对其文化理论课的教育, 对文化基础较好的普高生源的学生, 应着重对其进行专业技能课的培训, 使其平衡发展。
2.推行信息化管理, 简化学籍管理模式, 提高学籍管理效率
自从计算机技术引入高校学籍管理工作以来, 很多高等院校都开始使用计算机代替手工操作, 极大地提高了教务学籍管理部门的工作效率和工作质量。但随着高校规模的不断扩大, 原来高职院校内部都使用单机版管理软件, 学院与各系部无法实时共享学籍变动信息。这已远远无法满足学院对学籍管理的要求。
而教育部下发的《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中很明确地指出, 在普通高校入学新生学籍电子注册的基础上, 自08年起, 需对普通高校在校学生实行学年电子注册的规定, 它是对在校学生新学年学习资格的认定。这在个背景下, 随着计算机技术的极速发展。计算机信息管理系统层出不穷。如何开发或购买一款符合高院职校需要的学籍管理软件是各高职院校需要考虑的问题。它需要对学生学籍状态管理和快捷查询与管理的功能。如新生信息的便捷录入或导入。以及学生本人或各系部班主任、辅导员对学生学籍状态及在校表现情况的快速查询与修改功能。而且还有需要有较强的数据统计和报表的功能。这也间接导到学籍管理部门需要管理两个信息系统, 即学校自己开发或购买的学籍成绩管理系统和学信网上的学籍管理系统。据笔者调查, 许多高校和我校一样, 都有自己的一套教务管理系统。就其中就包括学生学籍管理模块。而学信网上的学籍管理系统与学院自己的学籍管理系统存在着重复劳动的无用功状态, 如能使两个管理系统都并存起来使用, 这样既能满足高校自己管理系统的正常运行, 又能完成教育部的学历证书的电子注册管理工作。但如何使两个系统很好的结合起来使用, 这是我们共同面对的难题。
3.以生为本, 学习国外先进高校学籍管理经验, 提高高职院校学籍管理的人性化水平
现在, 高职院校学生的录取一般都是参加六月份的高考, 有些示范性高职院校也有加大推行自主招生考试。因此, 学生学籍的取得途径很少。但国外的教育就显得自由很多, 他们很多都没有统一的教科书, 没有统一的考试, 没有对学生三六九等的分类排名。国外孩子的创造力的想象力, 都是在一些稀奇古怪的题目中得到锻炼的。更令我们吃惊的是, 在美国, 很多高校都规定, 学生可以在进入大二时再选择专业。这给学生自身发展带来了很大的想象空间, 也给学院的学籍管理工作带来了很大的挑战。相比之相, 我们需要进一步深化高等学校招生录取制度改革, 施行弹性学籍管理制度。在学籍取得与管理的过程中, 我国的学籍管理更具制度化、规范化。而外国在学籍取得过程中则更多体现出民主化特征。
在转学及转专业方面, 我国高职院校各专业的招生计划都严格地按照国家计划进行, 新生入学生的专业都是受其高考时的分数限制, 有些专业服从分配的学生只能进入其不喜欢的专业免强就读。在这种情况下, 对于学生的学习积极性及将来自身的发展都是不利的。而我们现在高校对于学生的转学与转专业的管理都是比较呆板与制度化。学生的转学和转专业申请都需经过严格的鉴定和审批考核, 而不是根据自身的兴趣和爱好来决定的。但在国外的大学转学和转专业管理就比较宽松, 如一名学生只要在大学完成了一个完整学年的学习, 一般都可以申请转学。国外学生的转学管理制度是其开放的社会特征的的结果, 相比之下, 我国的转学管理难以适应社会的发展。
4.提高学籍管理部门的人才队伍建设
在高职院校推进二级管理体制的模式下, 各系部需要大量的教学秘书来做学籍管理工作, 因此, 各系部学籍管理团队的素质和管理水平的高低, 管理质量的好坏, 将直接影响我们高职院校学籍管理工作的水平与质量, 甚至可能会直接影响到学校正常教学工作的运转。学籍管理工作是一项默默无闻的工作。他必须要有很强的服务意识。必须把学生放在主体地位, 随着现代大学生维权意识的提高, 尤其是在现阶断高等学籍学历教育越来越受到社会各界观注的情况下, 高职院校的学籍管理工作人员必须摆正各自的心态, 加强学籍管理工作责任心教育, 提高学籍管理工作的质量, 诚心诚意对待所有的学生及社会各界的监督。
►►三、改革高职院校学生学籍管理的重要意义
在当前社会对高校学籍学历高度重视的今天, 作为一个基层学籍管理工作人员, 我们必须严格根据《高等院校学籍管理条例》的规定, 以生为本, 务必要做到以高度的责任心维护学籍管理工作的严肃性, 不仅要有认真、耐性、细心、爱岗的工作态度, 还要使所做的学籍管理工作做到条理得当, 有章可循。我们必须时刻观注学籍管理工作中出现的新情况与新问题, 用使高职院校的管理制度更加严格规范, 管理方法更加地科学严谨。要建立健全各系部的学籍管理管理工作人员责任制, 并使其必须具备一定计算机操作技能, 并实行学籍管理的奖励与考核机制, 提高学籍管理工作人员的积极性, 以适应现代社会对高职院校学籍管理工作的要求。
参考文献
[1]肖毅, 刘敏, 宗莲松, 郭莉, 对完全学分制下高等教育学籍管理改革创新的思考;教育与教学研究, 2001 (2)
[2]李霞.高职院校学生学籍档案管理若干问题思考;岳阳职业技术学院学报, 2011, (3)
学籍证明到哪里开
学籍证明对学生来说十分重要，有时遇到需要提供学籍证明的情况，但不少朋友不知怎么开，到哪里开。作为学生家长的朋友当然也会为此着急，也就很关心学籍证明到哪里开。接下来，律伴小编将告诉大家学籍证明到哪里开，需要的学生家长朋友可以参考了解。
一、学籍证明到哪里开
中小学的学籍证明到学校的教务处开具。大学生的学籍证明可在工作日的办公时间内到本人所在学院(系)办公室办理，加盖所在学院(系)公章即可。证明必须加盖学校教务处公章的，可持打印件到学生事务中心办理。
二、大学的学籍证明范文
学籍证明
_XXX__同学，性别X，现年XX岁，系我院20XX__级XXXXX系XXXXXX专业XXXX班的在校在籍的全日制大(中)专学生，学制为X年，情况属实。
特此证明
XX职业技术学院教务处
20XX年XX月XX日
三、中小学生的学籍证明的范文
中小学生学籍证明
学生 具有我校本学年(至)正式学籍，学籍号，身份证件(请在□打√)：□中国居民身份证□港澳居民往来内地通行证□台湾居民往来大陆通行证□护照，证件号码：(中国内地居民请填写中国居民身份证号码，港澳台居民请分别填写港澳居民往来内地通行证号码、台湾居民往来大陆通行证号码，外国居民请填写护照号码)。该学生下一学年(请在□打√)□将继续具有我校正式学籍□因升转学等原因将不具有我校正式学籍。
特此证明。
(学校盖章)
年 月 日
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四、中小学生学籍证明使用说明
1、中小学生(不含在中等职业技术学校和技工学校就读的中专生，下同)首次办理居民医保参保登记手续时，需向所属参保登记部门出具学籍证明以确定参保资格。
2、已办理居民医保参保登记人员中，年满19周岁的中学生及非本市城镇户籍中小学生，新续保阶段(见参保登记部门相关通知)须凭此证明到所属参保登记部门办理新学籍审核确认手续。按时办理的，给予延续新居民医保关系。逾期未办理的，非本市城镇户籍的中小学生将自动终止新居民医保关系，如需继续参保，须重新办理参保登记手续;年满19周岁的本市城镇户籍中学生将视为“非从业居民”身份自动续保。
※“本市城镇户籍”包括本市医疗保险统筹区域内(包括越秀区、海珠区、荔湾区、天河区、白云区、黄埔区、南沙区、萝岗区)的城镇户籍、广州市农尝蓝印户口。“非本市城镇户籍”指除“本市城镇户籍”以外的户籍。
通过对本文阅读，相信大家对学生的学籍证明到哪里开或多或少都有所了解。只有知道到哪里开具学籍证明，才能尽快办理学籍证明。小学生和中学生的学籍证明一般都需要联系学校的教务处进行办理，而大学生活学籍证明首先得联系自己所在的学院办理。如需要办理的同学或家长尽快联系学校办理。
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说明：该证明必须由学院(系)或学校就业办公室盖章，若持有毕业生推荐表无需此证明。
高等院校毕业学年学生学籍证明
姓 名身份证号码
学 校
学 院
系 学制
专 业 学 号
入校时间毕业时间
学院(系)盖章
年 月 日学校就业办公室盖章
年 月 日
备 注
说明：该证明必须由学院(系)或学校就业办公室盖章，若持有毕业生推荐表无需此证明。
高等院校毕业学年学生学籍证明
姓 名身份证号码
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学院(系)盖章
年 月 日学校就业办公室盖章
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一、学生学籍档案的利用特点
1、学生学籍档案利用数量呈不断稳定增长趋势
改革开放三十年来, 国门打开, 出国留学、工作、交流访问甚至移民的毕业生逐渐增多;本科、硕士和博士学生不断扩招, 从数量上不断增加。另一方面, 社会需求也不断增加, 就业市场由招统分工作到毕业生和用人单位双向选择;使得毕业生在找工作、考研、报考公务员和事业单位等, 出国留学、交流合作办学等各方面对学生学籍档案信息查询量大量增加, 社会上假学历、假学位的泛滥, 要求学校以官方名义出示高考证明、成绩单 (包括英文成绩单) 、毕业 (学位) 证明等情况占据了档案馆 (室) 查询利用的半壁江山。笔者统计了最近十一年本校学生学籍档案利用的数量的统计如下:
从统计看出, 近十一年来, 除受经济形势和就业趋势影响, 出国留学毕业生逐步增长, 并数量相对稳定;国内需要提供成绩单和毕业证明等信息, 呈爆炸式增长态势。兄弟院校情也大体相当, 相差不多。
2、重“藏”轻“用”, 重“保管”轻“开发”, 高校档案利用、信息服务模式老化现象较突出
多年来, 通过对学生档案的利用服务工作的了解发现, 很多学生对档案馆的了解是, 感觉它是一个“机密”所在, 敬而远之, 只有就业、考研或出国、补办毕业学位证时才来这里。另外, 学生入学, 档案入柜, 只要不丢不损, 就算完成任务这种想法在很多档案人员脑中是固定模式, 主动服务意识差, 习惯于传统手工查阅模式等, 这也是一个较普遍的做法。
3、学生学籍档案的信息程度较低, 信息化管理手段也相对较落后
学生档案多以手工填写, 纸质载体为主, 有些信息还是以手工查阅为主;对于学籍档案, 新生从高考信息、入学注册学籍, 到学生管理、教务管理以至到就业等各个环节, 不能用合适的网络系统和有效接口完全整和它们, 不能及时信息共享, 以至各块用各块的, 这也是校园网建设的一个难题。由此造成学生档案动态管理的一个时间滞后问题, 对于学校多层次、多形式和多学科专业办学以及学生频繁的学籍异动, 显得很不适应, 经常需要及时沟通才能解决, 影响学校整体管理效率。
二、改进的思路与对策
1、树立良好的服务意识, 做好信息的原始积累
首先, 在档案工作中贯彻以人为本的理念, 树立服务思想, 学校管理服务的主体是学生, 我们应当尽心尽力为他们做好服务是我们的应尽职责, 秉承我校“待生如子”办学理念, 更应为他们做周到、细心的服务, 这种思想要始终贯彻在我们的日常工作中;同时走向社会的毕业生, 也是学校档案利用与信息服务的主要对象, 也同样不能忽视。其次, 我们也应重视原始档案的收集整理, 除学生处、教务处研究生院这些部门外, 还要深入到二级学院做好细致的归档业务指导工作, 明确归档范围, 重点做好招生、教学、学籍和学位等环节材料的收集, 保证学生学籍档案的齐全完整, 这是我们做好档案利用的保障。
2、改进档案利用和信息服务手段与模式, 扎实做好服务工作
作为多年的档案工作者, 我们深知, 在档案工作的收、管、用各环节中, 做好档案的收集和保管, 注重馆藏建设, 这是档案工作的重要基础和前提, 但我想说, 能提供更多更好的档案利用服务才是档案工作的目的, 更能体现档案工作者价值的地方应该是档案的利用环节, 做好了档案利用和信息服务工作, 更能让毕业生、学校和社会感受到档案工作的重要性, 胜过千万次的宣传和教育, 对提高人们的档案意识也非常重要。否则, 档案工作者整天埋头辛苦工作, 不能对个人、单位和社会提供高效、快捷的服务, 就不会被人们理解, 就感觉不到你工作价值和存在, 所谓的“有为才能有位”, 就是这个道理。从另一方面来讲, 做好学生和学籍档案的利用工作, 还要从手段上下功夫, 利用现代化信息技术, 将更多的信息资源数字化, 这样才能将更多的“死档”变成有用的“活信息”, 变成高效、准确和快捷的信息服务, 满足学生的各种需求。例如, 近些年来, 很多学生在校期间多次考了CET-4和CET-6 (大学英语四、六级) , 但经常把成绩单弄丢或使用时找不到, 到馆里查找往往都不知道哪一次考的, 考试时间和成绩是多少, 我们把近八年来, 十七次考试的电子信息汇到一个小数据库中, 只要输入个人信息, 就能看到所有次数成绩和时间, 选择需要打印, 提供了高效快捷的服务, 学生非常满意。实践证明, 只有投入更多的人力、物力, 集中为学生做好档案利用, 才能更好满足信息社会对信息服务的更高要求, 体现档案馆 (室) 的价值和作用。
3、构建学生学籍档案数字化平台, 提升高校特色档案资源服务
数字档案馆建设是一项长远发展的系统工程, 也是信息时代发展的必然。眼下, 我们应该首先做好校内档案信息的整和, 搭建好学生学籍档案数字化平台, 在做好传统纸质档案归档的同时, 不断提高档案的数字化程度, 对老档案进行数字化转换, 反新归档的档案, 重视电子文件归档, 尽快实现档案归档的全数字化。这就要求我们首先提高档案工作人员个人信息化计算机知识的更新和学习, 深入挖掘开发档案信息资源, 包括学术科研信息资源、知名校友人物资源等, 形成高校特色信息服务体系, 满足信息社会对信息服务的更高要求, 为学生个人发展和学校的长远发展做好档案利用服务和信息服务。
摘要：高校学生学籍档案, 是大学时期, 一段青春美好时光的真实记录。在改革开放的今天, 学生升学、就业, 事业发展、学术成长交流, 甚至走出国门留学、移民等, 都少不了查证或利用某些学生学籍档案内容, 学生学籍档案在高校档案馆 (室) 的档案中, 应属于利用率最高的档案之一。笔者依据十余年为学生提供学生学籍档案的信息利用服务经验, 并加以深入统计分析, 提出了做好学生学籍档案管理与利用工作的一些思考与对策。
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