行政管理制度表单（精选7篇）
行政费用计划表 行政费用申请单 通讯费用报销单 外勤费用报销单 车辆费用报销单 招待费用报销单 公务联系单 参观许可证 接待用餐申请表 公关工作计划表 会议记录表 会议计划表 会议审核项目表 决议事项确认表 决议事项实施表 会议室使用申请表 印章使用登记表 印章使用审批表 印章使用申请单 印章管理登记表 印章使用范围表 计算机故障维修记录卡 计算机网络报修登记表 计算机网络设备档案表
收文登记表 公文传递单 公文会签单 档案索引表
档案明细表
档案调阅单 信件接收登记表 外发信件登记表 图书借阅卡 借阅登记表 丢失报告单
声像材料送审表 项目提案表 会议提案表
员工提案汇总表 优秀提案审核基准表 提案实施成果评分表 员工提案改善评分表 应聘人员登记表 面试成绩评定表 员工培训申请表 培训实施计划表 培训费用预算表 员工考勤统计表 员工请假申请单 出差计划申请表 差旅费报销清单 差旅费支付明细表 物料移交清册 物资保管清单
物料使用转移登记卡 固定资产登记表 固定资产移交清单 固定资产保管记录卡 办公用品请购单 办公用品一览表 办公用品登记表 办公用品领用表 办公用品盘点单 办公用品耗用统计表 车辆登记表
车辆使用申请单 车辆调度派车单 车辆日常检查表 车辆故障请修单 车辆保养记录表 车辆交通事故处理单 交通事故现场记录表 安全工作日报表 安全检查报告书 安全整改通知书 意外事故报告单 安全事故报告书 保安工作日志 来宾出入登记表 员工外出登记表 物品出厂放行单 货品进厂联络单 值班人员安排表 值班工作记录表 消防器械检查记录表 消防设备检修报告表 伤亡事故报告书 突发事故报告表 赔偿处理调查报告表 员工住宿申请单 员工宿舍登记表 住宿人员资料卡 宿舍物品领用表 宿舍检查登记表
宿舍管理员值班日报表 厨房排班表
餐厅卫生检查表 餐厅卫生考核表 清洁工作安排表 卫生状况检查表 绿化责任区划分表 绿化项目计划表 绿化质量巡查表 员工病假单 员工体检表
随着信息技术的发展和应用, 企业运行管理的各个方面均得到了信息化手段的广泛支持, 得益于此, 流程管理工作也相应得以深化。信息化是实现业务流程电子化、自动化的重要途径, 借助信息化应用, 可以把经过梳理、优化后的流程固化下来, 提高流程运行的质量、效率和可分析性, 从而不断提高流程管理的有效性。本文所设计的通用流程管理系统以表单为载体, 以流程处理为核心, 兼顾灵活性和易用性, 实现了业务流程的电子化审批模式, 促进了流程管理的规范化和标准化。
2 系统方案
2.1 需求分析
流程管理系统的业务处理流程如图1所示。
业务表单的设计是系统首先要解决的问题。企业在对业务活动进行梳理和优化后, 会总结出一定数量的表单, 每张表单都会设置特定格式的填写内容, 在使用过程中这些表单会发生数量的调整和结构的修改。因此通用流程管理系统需要提供方便灵活的流程表单开发方法, 使用户可以根据具体的业务流程进行业务表单的深度定制。
流程定义是流程管理系统的另一个核心问题, 为了使整个平台能够灵活的适应业务需求的变化, 流程的设计应能通过系统配置来实现。流程定义时需要参考员工、职务及应用程序数据, 每一步的流转过程都要与表单中的具体填写项目对应起来, 包括这些项目的数据格式及权限控制, 保证每项内容与填写人之间有明确的对应关系, 避免填写或修改未被授权的内容, 发生填写责任不明确的情况。业务表单的流转要遵循一定的路由规则, 在流程定义阶段需要为每一步的流转定义路由规则。
流程定义完成之后, 有访问权限的员工填写第一步流程, 转出后就启动了流转过程。流转处理中需要根据流程的定义生成工作列表。通过权限控制流程中的每个节点只能由特定的人在界面中操作自己被授权的内容, 确保工作流程的准确性。流程的处理过程如下:
(1) 对第一步流程具有权限的人员填写一个新的业务表单, 填写完自己负责的部分内容后转出, 表单进入流转过程。
(2) 该表单会自动出现在对下一步流程节点具有权限的人员的工作列表中, 系统会对相应人员进行待办提醒, 该人员同样操作自己负责的内容后转出, 表单继续流转, 直至最后一个流程节点, 该节点的人员对表单进行编号与归档, 并生成稿签单, 进而结束流程。
(3) 流程启动后, 在每一个流程节点都可以按要求进行回退和特送操作, 保证流程的灵活性。
2.2 功能模块设计
基于表单的通用流程管理系统主要包括以下几个功能模块:表单定义模块、流程定义模块、基础数据管理模块以及人员权限管理模块。
2.2.1 表单定义
为了能更好的适应表单项目数量及结构的调整, 为用户提供业务表单的深度定制, 表单定义模块设计了一个简单通用的流程表单开发方法, 用户不需要具备软件开发基础, 经过简单的培训, 并遵循一定的编程接口和命名约定, 就能轻松的将业务表单转换为用户控件。如果该业务流程要打印纸质单据存档, 则还要根据表单和用户控件定义稿签单。
2.2.2 流程定义
流程定义模块包括节点定义和路由定义。系统中的业务流程是由一个个业务节点按照一定的路由规则进行流转而组成的。在节点定义中需要与表单定义中的表单项关联起来, 定义在当前节点中表单项的必填项只读项, 以及当前节点的类型, 是否需要填写审批意见及是否为会签节点等。路由定义则要定义节点的流转顺序并为每个节点指定可以操作的人员、部门或角色等。节点的流转规则可以是唯一路由、条件路由和公式路由等。
2.2.3 基础数据管理
基础数据管理模块主要提供对数据字典及编号规则等基础数据的维护和管理。为了最大限度降低表单定义的复杂性并提高表单的自适应性, 表单中如下拉列表项等有可能或经常变化的项目都以系统配置的方式在基础数据里面进行管理, 避免了由于这些数据的更改而要重新编写代码的情况。
2.2.4 人员权限管理
人员权限管理模块定义系统中人员的基本信息、组织机构信息、人员职务信息以及系统角色信息。流程中为每个节点分配的操作人员可以是某个员工、整个部门的员工、部门中具备某职务的员工或者是具有某个系统角色的员工。一个员工只能隶属于一个组织机构, 但可以承担多项职务并具备多个系统角色, 其权限为这些职务和角色权限的并集。
3 系统实现过程中的关键问题研究
3.1 表单用户控件开发
在本流程管理系统中, 业务表单要转化为用户控件, 如何保证没有软件开发基础的使用人员成功的将业务表单转化为系统中的用户控件是一个比较棘手的问题。为了解决这一问题, 系统本着最大限度简化最终用户使用的原则, 将表单的公共部分及业务处理逻辑剥离出来, 用户只需在界面上拖拽Label、Text Box等控件, 调整控件的位置将表单在界面中画出来并按照约定为可编辑控件进行命名即可, 其它的工作都通过界面配置的方式来实现。例如, 表单中的选择项可以通过在界面中拖拽一个下拉列表 (Dropdown List) 控件来实现, 而下拉列表的值则通过在界面的数据字典中配置实现, 系统运行时会按照之前的命名约定, 读取数据字典的配置为表单中相应的下拉列表进行数据绑定并赋值。如果下拉列表的值发生了变化, 用户只需在界面中改变配置项, 而不用编写代码修改已经开发完成的用户控件, 这样既简化了用户控件的开发, 又能适应表单内容的调整。
3.2 流程定义工具开发
流程定义部分要兼顾流程的准确性和灵活性, 以适应各种流转要求, 下面结合流程定义的窗体界面 (如图2所示) 来具体说明流程设计部分的处理思路。
首先要定义流程中的各个节点, 指定在当前节点中表单项目的必填项和只读项, 以及当前节点的类型, 是否需要填写审批意见、是否为会签节点、是否可以上传附件或生成稿签单等。然后需要为每个节点绑定操作人员, 可以按部门、角色或公式来绑定操作人员, 其中角色可以由管理员自由定义, 公式则是系统中内置的, 考虑到了系统使用中的大部分情况, 作为对其它两种方式的有效补充。最后要定义节点的流转规则和顺序, 即为每个节点定义分支, 一个节点可以有一个或多个分支, 按照条件路由规则, 根据请假天数的多少决定下一步流转到哪个节点。
由整个流程定义的过程可以看出, 系统流程的设计是非常灵活的, 用户可以随时根据业务流程的变化对系统流程进行重新设计和调整, 而不需要编写任何代码, 大大提高了流程系统的适用性和通用性。
4 结束语
本文为企业业务流程的标准化和信息化提供了一种基于表单的通用流程管理的思路和方法, 具体实施时完全可以采用不同的编程语言和开发环境来实现。按照上述的设计思路, 作者用.Net平台开发了一个流程信息化管理系统。企业可以基于本文的设计思想, 根据自身管理系统的具体现状和特点, 选择合适的软件开发工具, 实施自己的业务流程管理系统。
参考文献
[1]刘光伟等.基于业务流程的信息化建设与应用[J].信息技术, 2012, 10:159-160+164.
[2]张洪山, 殷人昆, 张素琴等.基于Web的工作流引擎设计[J].计算机工程, 2004, (4) .
一、供电企业后勤工作的重要性及特点。
供电企业的后勤主要是指汽车运输、物业（食堂、环境、安保）、卫生医疗、接待、VI管理等。后勤在供电企业中的重要作用体现在保障性功能、服务性功能、安全性功能、形象性功能四个方面。把后勤工作搞好了，就会使广大职工有一个好的心情投入到安全生产等重要的工作中去，就会激发他们的工作热情，更充分地调动起他们的积极性，后勤管理工作对主业的发展有显著的促进作用。供电企业的后勤部门还需要提供诸如会议室预定、餐饮预订、停车场管理、车辆管理等，随着业务发展，服务项目将不断的扩展和增加，这些事务的有效开展可以提高供电企业的外部形象。 俗语说“兵马未动，粮草先行”，这是对后勤工作重要性的高度概括。
企业后勤工作的特点主要体现在“杂、高、急”。所谓杂，就是工作繁杂，企业后勤工作除了配电、营销、规划基建、财务、党务和政务外，所有管理上、服务上的事，几乎属于后勤部门。所谓高，就是质量要求高。后勤服务，既要吃苦耐劳，又要服务周到；领导交办的工作，既要领会意图，又要雷厉风行地完成任务；如接待工作，既要勤俭节约，又要让上级或来访人员满意等等；要求比较高，某一项工作如果有疏漏，都会给供电企业造成不良影响。所谓急，主要是临时性、突发性、应急性的事情比较多，容易造成工作准备不足，处于被动局面。针对后勤工作的这些特点，如何使供电后勤部门的工作适应全局性工作要求，提升后勤管理水平呢？从我局后勤管理的实践经验来看，实施精细化管理是企业后勤工作提升水平的必由之路。
二、明确流程，固化表单
精细化管理的精，就是精确，精益求精；细，就是注重细节，是管理的过程和措施。精细化管理要求在管理上要做到制度化、标准化、程式化，强调执行力，细化分工，要求事事有人管，人人都管事。
如何落实精细化管理呢？我局的实践来看，就是进行流程化管理，表单化作业。
流程化管理中，业务流程是管理对象，强调组织框架以流程为导向进行设计，并且保持业务流程的持续创新与再造，从而维持企业的日常生产经营各项活动。企业后勤部门的职责是提供服务，在日常工作中，确保服务质量仅仅依靠员工的觉悟来实现是不可靠的，必须将后勤服务纳入到流程化管理当中，确保以相关的制度与规范保证后勤服务的质量。
如何进行后勤业务的流程化管理呢？根据企业的现行规章制度和后勤业务流程目录，系统地梳理企业后勤业务流程，明确后勤业务各个环节之间的逻辑关系与实施顺序。做到工作标准明确，行为主体明确，后勤业务处理痕迹明确，并绘制出企业后勤业务流程图。确定企业后勤业务的每个步骤的起点、终点、工作标准、工作内容、配合岗位、主责岗位、配合部门、主责部门、实施证据等内容，将企业的相关制度规范生动、形象地贯彻到后勤业务流程化管理当中，从而提高后勤业务管理的效率。具体形象表达为：管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化。具体做法如下：
（一）管理制度化
收集各种制度、规定，作为表单流程管理信息化应用的基础。制度作为管理的基础，制度规范的作用就在于它能直接规范员工行为，规章制度是规范化管理的工作基础。
（二）制度表单化
将各种制度、规定、记录进行表单化处理，是表单流程管理信息化应用的支撑。制度要得到好的执行，就解决制度如何“落地”的问题。表单化管理是解决上述问题的最好方法，破解了执行制度“怎么做”的问题。制度表单化是以工作表单为载体，将文本制度要求作为表单的执行内容和顺序，所以表单不过是制度规范的一种表现形式。照表单中项目和步骤执行，就是遵章实施的过程，制度表单化突破了企业基础管理的传统思维逻辑，解决了长期困扰管理者的制度如何“落地”的问题，实现了决策者满意，执行者愿意的多赢目标。
（三）表单流程化
使用流程管理方式对表单进行执行，是表单流程管理信息化应用的重点。需要充分了解后勤管理的需求，梳理表单在实际工作的执行流程。表单流程化就是要将表单明确的工作细分为标准化的步骤，并对其中的非标准化因素制定控制与管理办法。
三、落实流程表单管理后的效果
（一）能有效地为后勤基层员工减轻负担。每个员工均可一次性找到自己岗位涉及到的所有业务类别，找到所有需完成的工作业务节点以及所有指导如何完成业务节点的业务表单，而不需要在制度中查找那些才是适合自己岗位的内容。流程及表单均经过审核，不仅满足现存有效的制度、标准，还适合日常工作实际。后勤管理人员在实际工作中只需按既定的流程步骤、要求进行，不存在应用或者查找规章制度的困难，不需要记住规章制度的各个条文，也不用担心对制度存在理解偏差而造成工作失误，能高效完成工作，既降低了工作量，也大大降低了工作压力。
（二）提高了后勤员工的培训效果。流程及表单是培训新员工很好的教材。新员工经过简单的培训，就能很快掌握，并在实际工作中应用起来。员工对照自己的岗位掌握相应的业务流、工作流，即可满足工作需求。结合流程和表单开展培训，将更具针对性，更加直接、简单和高效。
（三）有利于后勤工作的信息化。
信息技术是当代社会的先进生产力，企业信息化是信息技术发展的必然要求。后勤管理流程化表单化为后勤信息化打下了良好基础，实现网络管理比较容易。我局在后勤信息化方面进行了一些尝试，上线运行了车辆管理、驾驶员管理、后勤设施管理、电力设施保护等管理系统。可以想象，在不久的将来，后勤管理人員可以手持PDA等终端设备进行后勤工作的现场、实时管理。
参考文献
［1］《南方能源观察》顺德经验专刊.中国南方电网
［2］《浅谈如何提高企事业单位后勤管理水平》.《管理观察》.广西冶金研究院 黄卫华
［3］《超高压局表单流程管理信息化应用研究》.南方电网超高压输电公司天生桥局
［4］《办公室系统一体化管理手册》.中国南方电网
简要分析了软件配置管理表单审批系统替代手工填写软件配置管理表单的需求，介绍了软件配置管理表单审批系统的设计方案，该系统有助于确保软件配置管理表单之间数据一致性，提高表单提交和审批效率。
1 引言
软件配置管理是项目软件研制过程的重要环节之一。如果采用手工填写软件配置管理表单提交项目各级主管审批签字，不仅效率低下，而且通常会因表单种类多，数量大而造成管理困难，并容易出错。建立软件配置管理表单审批系统，就能够较好地解决此问题。
2 系统需求分析
项目启动后，由项目管理员设置项目软件信息。项目组成员提交软件配置管理表单时，可自动关联该项目软件信息，同时系统设置了表单之间约束关系，避免出现逻辑关系错误。软件配置管理表单提交后，流转至各级主管审批，所有用户可随时查看审批进度和项目软件配置管理状态记录及报告。由此构建起软件配置管理表单审批系统，主要实现用户管理、设置项目软件信息、新建/修改/删除/查询表单、表单审批、生成软件配置状态记录和报告等功能。
3 系统设计
3.1 系统整体设计
本系统使用SQL Server 作为数据库管理工具，采用ASP.NET开发框架，开发环境为Visual Studio 。
3.2 数据库设计
根据系统需求分析，数据库主要包含如下数据表：
(1)用户信息表：包括用户名、密码、权限、默认项目等;
(2)项目软件信息表：包括软件名称、产品代号、软件负责人、软件配置管理员、软件质量保证人员、系统工程组负责人、客户代表等;
(3)软件配置项信息表：包括软件名称、配置项名称、配置项标识，责任人等;
(4)入库申请单：包括入库申请单号、软件名称、申请人、申请日期、入库配置项名称、入库配置项版本、配置审核结论等;
(5)出库申请单：包括出库申请单号、软件名称、申请人、申请日期、出库配置项名称、出库配置项版本等;
(6)软件更改申请单：包括软件更改申请单号、软件名称、申请人、申请日期、变更原因、变更内容、变更影响域分析、变更配置项名称、变更配置项版本、更改人、验证方法、验证人、计划完成日期等;
(7)软件更改单：包括软件更改单号、软件名称、对应的软件更改申请单号、软件更改单提交人、提交日期、变更配置项名称、变更后配置项版本、变更部分更改前内容、变更部分更改后内容、验证结论、验证日期、配置审核结论等;
(8)基线建立和发布申请单：包括基线建立和发布申请单号、软件名称、申请人、申请日期、基线标识、配置项名称、配置项版本、配置审核结论等;
(9)产品发布申请单：包括产品发布申请单号、软件名称、申请人、申请日期、产品标识、对应基线标识、配置审核结论等。
3.3 功能模块设计
3.3.1 用户管理
设立三类用户权限：
(1)项目管理员：新建、修改、删除项目软件信息;
(2)表单提交人员(项目组成员)：新建、修改、删除表单;
(3)表单审批人员：审批表单，根据审批级别不同细分为项目负责人、软件负责人、软件配置管理员、软件质量保证人员、系统工程组负责人、客户代表等。
所有用户对全部信息均有查询权限，并允许每个用户自定义其默认项目。
3.3.2 新建/修改/删除/查询项目软件信息
项目管理员建立并维护项目软件信息，主要包括软件名称，产品代号，各利益相关方，软件配置项信息等。
3.3.3 新建/修改/删除/查询表单
实现软件配置管理表单在线提交功能，这些表单主要有入库申请单、出库申请单、软件更改申请单、软件更改单、基线建立和发布申请单、产品发布申请单等。表单提交人员进行新建表单或修改、删除自己提交的表单。
为减少表单提交人员填写错误，对表单填写内容进行如下约束：
(1)必填项不能有遗漏或空缺;
(2)应符合表单数据格式要求;
(3)入库申请单中入库配置项应从该项目软件配置项中选择;
(4)软件更改申请单、出库申请单中配置项版本应从已入库版本中选择;
(5)软件更改单中变更配置项应从软件更改申请单中选择;
(6)软件更改申请单中所有需变更配置项均有对应的`软件更改单更改完成后方可设置为“完成”;
(7)表单各级审批人员，默认为项目软件信息中相应人员，表单提交人可另行选择，但应选择同级别权限人员审批。
3.3.4 表单审批
表单审批流程主要包括以下3种形式：
(1)串行审批。前一人审批通过，后一人才能开始审批。本系统多数审批采用此种形式。
(2)需全部通过的并行审批。多个审批人员不分前后顺序，每个审批人员都通过后，才能进入下一环节。如：软件更改单审批流程中验证人对变更配置项的审批。
(3)只需一人通过的并行审批。多个审批人员不分前后顺序，只要其中一个审批通过，即可进入下一环节。如：各表单中的配置审核，软件负责人和软件配置管理员都可以进行配置审核。
若某级审批不通过，主要分为以下3种情况处理：
(1)退回至表单提交人，修改后重新进行各级审批。本系统多数审批采用此种形式。
(2)退回至表单提交人，修改后继续本级审批，前面已通过的审批不受影响。如：软件更改单审批流程中验证人对变更配置项的审批。
(3)退回至前面某级审批，用于对前面审批意见不同意时退回，由该级审批人重新填写审批意见。如：软件更改单审批流程中其他审批人对验证人审批结论不同意。
在本系统中，每张表单都能跟踪到各级审批状态和审批时间。
3.3.5 生成软件配置状态记录和报告
本系统可自动生成软件配置状态记录和报告，供用户管理、统计和查询。
4 结语
如何提交表单中disabled表单域的值示例代码
。但是有的时候确实需要提交这个值。
解决方案有很多，比如不用disabled而是使用readonly等，但是我认为都并不是很好(具体原因略)。
我想到一种方案，就是在提交之前，把要提交的表单复制一份，然后把复制后的表单中的所有表单域的disabled属性都置为false，然后提交这个复制后的表单。下面是演示用的代码(将代码保存到一个名为submit.html的文件中即可观察演示效果)。
复制代码
代码如下:
Submit form
r1
r2
c1
c2
1
2
本人姓名：―――工号―――――――部门――――入职日期――――――――
配偶姓名：―――工号―――――――部门――――入职日期――――――――
申请原因――――――――――――――――――――――――――――――
――――――――――――――――――――――――――――――――――
――――――――――――――――――――――――――――――――――
――――――――――――――――――――――――――――――――――
申请人：
关键词：流程表单,流程颗粒度,规范化,模板化,流程绩效指标
流程表单、质量记录、管理表格、管理痕迹的含义及其相互关系
1.概念定义
在流程梳理和优化的过程中, 会经常接触到一些词语, 如流程表单、质量记录、管理表格和管理痕迹。要弄清这4 种管理记录之间的关系, 先要了解它们的定义和范围。
(1) 流程表单, 是指企业经营过程中, 根据要求和规定预先设定的格式, 用来记录或备忘经营行为的文字或数据的管理记录, 一般包括企业生产经营过程流转的表格、计划、报告或请示、合同等。
(2) 质量记录, 是“阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件” (GBT19000—2008 质量管理体系基础和术语) 。质量记录可分为两种:一种是对质量体系要素运行状态和运行结果的记载, 称为质量体系记录;一种是对产品质量形成过程状态和结果的记载, 是产品质量记录。
(3) 管理表格, 是企业经营管理过程中使用的单据和表格。
(4) 管理痕迹, 包括纸质实物和电子虚拟印迹两大块, 涵盖企业生产运营中保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料。
2.流程表单、质量记录、管理表格、管理痕迹的关系
这4 种管理记录之间并没有非此即彼那么泾渭分明的界限, 在不同的管理方法或体系中有不同呈现状态, 自然也就有了不同的称谓。比如, 在生产经营中经常用到的《质量验收单》, 在4 种管理方法中有不同的归属, 但本质上还是这张表单。而在实际应用过程中, 四种管理记录之间又不是完全一致的, 业务涉及的范围, 从大到小依次是管理痕迹、流程表单、管理表格、质量记录。之所以这样排列, 是因为管理痕迹除文字文档外, 还应包括图片、视频等内容;流程表单放在管理表格的前面, 是因为其不但包括正常的管理表格, 还包括计划、报告和请示、合同等;质量记录仅限于质量管理体系中的定义, 所以放在最后。
流程表单是流程颗粒度重要的判定依据
在流程梳理过程中, 会遇到一个两难的问题:如果把所有的判断、分叉、Yes No、突发情况都写进流程图, 这个流程图就会很冗长烦琐。而如果所有判断、分叉、Yes No、突发情况都不写, 或一笔带过, 只描述最正常的情况, 那么, 用这个流程图指导实际工作时就打了很大的折扣。把流程图梳理到什么样的颗粒度才合适, 就有了不同的标准。虽然这些标准看起来都没有问题, 但是在使用过程中却发现执行起来较难, 不好把握。在实际流程梳理过程摸索中发现, 这些流程颗粒度标准可以通过流程表单进行判定。
在判定一个流程 (或子流程) 是否完整时, 一定会用到流程的六要素:输入、活动、活动相互作用、输出、顾客、价值 (见下图) 。而在这个六要素中, 信息是贯穿始终的, 这就是信息流。无论输入的资源包含什么, 其中一定存在信息, 在输出结果中也会有信息的存在。这个信息的表现形式就是流程表单, 而且这个表单一定是跨部门或跨岗位流转的表单。由此可将流程颗粒度标准定义为:至少存在一个或一个以上的跨部门、或跨岗位流转流程表单, 或者说一个标准的流程图中, 至少有一个或一个以上跨部门或跨岗位的流程表单。因为一个完整的流程图一定包括动作流、信息流, 流程表单则作为信息流转的必要载体, 是相生相随的。
流程表单的规范化和模板化能极大提高工作效率
企业花费大量精力建立了厚厚的流程手册, 而怎样才能使流程手册落地, 最有效的方法就是流程表单模板化。“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单IT化”, 是从流程设计到流程执行落地的发展趋势。王玉荣等认为:“表单模板的设计体现了企业的精细化管理水平。”华为公司总裁任正非在《华为的冬天》中对模板化的论述是:“各流程管理部门、合理化管理部门, 要善于引导各类已经优化的、已经证实行之有效的工作模板化。清晰流程, 重复运行的流程, 工作一定要模板化。一项工作达到同样绩效, 少用工, 又少用时间, 这才说明管理进步了。我们认为, 抓住主要的模板建设, 又使相关的模板的流程连结起来, 才会使IT成为现实。在这个问题上, 我们要加强建设。”
1.通过表单模板化体现管理者思路, 提高工作效率
每一张表单的制定过程本身, 就体现了对流程的理解和对过往经验的总结。一个高水准的表单设计者, 完全可用直观的图形或简洁的文字, 将流程制度执行中的关键节点以表单的方式予以体现, 它仅是流程的另一种表现形式。由于不同的岗位、不同的经历, 对同一文字要求会存在理解程度上的差异, 因此, 怎样保障制度流程能够按照设计者的初衷在实施过程中不走样, 这就要流程表单的设计者与流程的设计者在理解上完全一致, 而且通过表单模板体现出来。
表单模板化至少有5 个方面的好处:一是有利于通过图表等形式, 将各种管理要素简明扼要地呈现出来;二是有利于让管理者和执行者对各自分管的工作事项、实现的工作目标、采取的方法措施做到心中有数、按图索骥;三是有利于规范管理者、执行者的管理、执行行为, 杜绝和减少管理、执行上的随意化、无序化和盲目化;四是有利于管理者实施动态控管, 随时掌握每一项工作在不同节点的进展情况, 直接作出处置决策, 让管理更加高效、执行更加有力;五是有利于将好的工作经验加以固化、推广和延续。
2.在表单模板设计中可融入对业务的操作指导
很多企业有大量的工作流, 其表单模板设计往往是在申请内容后面留出空格, 然后, 由审批人对应相应空格填写。这样不仅申请人迷茫, 审批人估计也需要多次查阅制度说明。如果在表单模板的设计中就考虑将流程的检查要求、专业知识融入表单模板中, 直接呈现在员工面前, 就能使员工在使用时直接对照说明和注意事项, 一次性地把工作做好, 不但减少了员工的反复, 减少了抱怨, 而且能够减少填表人的工作量, 提高工作效率。
下表是某企业合同审批表单模板的部分示例。从表中可见, 合同审批人不再是笼统地签字, 而是要对照审核要求进行细致的检查。
3.流程表单的规范化是流程信息化基础和保障
流程信息化绝不是简单地采用一套流程管理软件就可以实现的, 必须要有一套完整、准确、细化的基础数据做支撑。这些基础数据的来源就是流程表单, 也就是流程表单的标准化和规范化。日常在做管理表格时, 都是遵照信息要素完整并不冗余原则、易浏览查询原则和表单索引、关联信息清晰原则, 以及表单填写责任人明确等原则来规范表格的制作。实际上这些原则同样适用于对基础数据的要求。
现在管理软件开发方面, “表格编程”技术渐进入了一个方兴未艾的新阶段。由于“表格编程”技术强调的是业务对象及业务间的逻辑, 而不像“代码编程”那样, 注重的是关系型数据库技术, 因此, 这就彻底地扭转了编程技术上的难度和等级, 更适合管理领域的应用。这也再次证明, 表单在流程信息化中的关键作用。
流程表单能为流程绩效指标提供有效的基础数据支撑
流程绩效指标是跟踪、评价、改进的前提和关键, 而流程表单无疑是流程绩效指标数据重要的来源之一, 且从3 个层面上为流程绩效指标提供数据支撑。
1.从部门输入、输出流程表单方面进行上下游接口部门的评价
流程管理与职能管理最大的区别, 就是弱化了部门的概念, 实现了企业无形和有形资源的跨部门无障碍流通。但企业在实际的运营过程中, 又不可能避开部门、仅说流程, 因为流程的执行还是要靠部门来落实的。因此, 要将将部门和流程很好地结合起来, 从而保证企业资源和信息能在部门间最佳流转, 实现物流、信息流、资金流“三流”合一, 而企业信息在部门间流通的载体就是流程表单。
假如以部门为最小流转单元, 下游部门就是上游部门的客户, 输入流程表单的质量高低, 就是对上游部门服务质量好坏的体现。将输入表单通过完整性、及时性、准确性等关键点, 构建起流程执行监控指标, 从而实现了下游部门对上游部门流程服务质量的评价。
2.通过结构化的流程表单数据分析, 建立流程绩效的过程监控类指标
流程绩效指标一般分为两种类型:一是过程监控类指标 (Process Performance Indication, PPI) , 如高速路上的测速设备;二是结果导向类指标 (Key Performance Indicators, KPI) , 如交叉路口的红绿灯。KPI作为一种绩效管理方法, 已为大家很熟悉了, 而PPI指标的获取很大程度上就要依靠结构化的流程表单数据了。
结构化数据就是存储在数据库里, 可用二维表结构来逻辑表达实现的数据。当结构化的流程数据大量积累沉淀后, 通过特定的算法或模型, 对大量的数据进行分析, 从而揭示数据当中隐藏的历史规律, 进而判断未来的发展趋势, 也就能产生“啤酒和尿布”等大数据挖掘、实现精准营销的故事。
3.流程表单本身的数据也能为KPI提供数据支持
KPI是通过对企业内部流程的输入端、输出端的关键参数进行设置、取样、计算、分析, 衡量流程绩效的一种目标式量化管理指标, 而可量化是KPI的重要特征之一。但量化是什么呢?流程表单中的数据, 就是KPI量化数据的重要来源。
从前面的分析中可知, 流程表单就是企业生产运营中的管理表格和记录。从这点来讲, 企业对基础数据准确性、及时性、完整性的要求。是完全适用于流程表单数据要求的。否则, KPI也就失去了其存在的意义和价值。
综上所述, 流程表单并不是什么新生事物, 如流程一样, “本来就在那里, 只是没有受到相应的尊重和了解”, 但它又是伴随流程管理的兴起而已全新的面目呈现, 具有自己特有的功能和效用。它同样是企业基础管理重要的组成部分, 是企业流程能够有效执行的基础和保障, 是企业持续健康稳定发展的基石和支撑。
参考文献
[1]王玉荣, 葛新红.流程革命2.0:让战略落地的流程管理[M].北京:北京大学出版社, 2011.
[2]刘新华.流程型组织:21世纪的组织管理新模式[M].北京:中国财富出版社, 2013.
[3]陈立云, 金国华.跟我们做流程管理[M].北京:北京大学出版社, 201 0.
[4]舒化鲁.企业规范化管理系统实施方案[M].北京:电子工业出版社, 201 2.
