归档（精选8篇）
一、归档范围及保管期限
（一）文书档案
1、党群工作类
1.1党（组）总支、支委会会议记录 1.2党总支、支部成立、换届选举材料 1.3党员花名册、统计表 1.4党总支、计划、总结、党员大会 1.5党员教育、管理（吸收党员、党员转正文件等）1.6组织关系介绍信及存根 1.7党、团、工等方面奖惩
县级以上的县级以下的 301.8政治学习、党费缴纳情况 101.9团支部工作计划、总结、汇报 1.10团员花名册、统计表 1.11团员入团、团干任免 1.12工会换届、选举材料、工作报告 1.13工会开展活动的材料 102、行政管理类
2.1行政办公会、处务会会议记录
永久永久永久 永久 永久永久永久 年 年 永久永久永久 永久年 永久
2.2计划、总结 永久 2.3本机关大事记、组织沿革 永久 2.4职工花名册 永久 2.5上级机关视察、检查本机关工作形成的
汇报、讲话等重要文件材料 30年 2.6本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料
方针政策性的、重要业务问题的 永久
一般问题的 30年
事务性有参考价值的 10年
2.7本机关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制
启用印章文件材料 永久 2.8干部任免的文件材料
本机关领导、本机关对直属单位领导人的任免的文件材料 永久
本机关内设机构负责人的任免材料 永久 2.9本机关劳动模范、先进工作者等文件材料
县级（含）以上的 永久
县级以上的 30年 2.10本机关对有关人员的处分材料 受到警告（不含）以上处分的 永久
受到警告处分的 30年 2.11干部职工录用、转正、调资、离退休、职务、职称、聘任、复转、辞职、辞退、抚恤、死亡等文件材料
永久 2.12本机关职工调动的行政、工资介绍信及存根 永久
2.13本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料
永久
2.14本机关财产、物资、档案等交接凭证
重要的 永久 一般的 10年 2.15本机关与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 重要的 永久
一般的 10年 2.16本机关物资、设备采购的审批、招投标及转让、事故处理等文件材料 30年
2．17机关之间协商工作的往来文件材料 10年
同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但
要贯彻执行的文件材料 10年2.18本机关处理人民来信来访的文件材料
2.18．1有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 永久
2.18．2其它有重要处理结果的30年 2.19本机关处理人民代表建议和提案的文件材料
重要的 30年
一般的 10年 2.20本机关的请示与上级机关的批复
方针政策性的、重要的 永久 一般事务性的 30年 2.19各部门报送的总结、报告、统计报表 和以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告 30年 一般专题的报告和备案的 10年 2.21本机关各种专题活动形成的文件材料
重要的 30年 一般的 10年
3、业务工作类
3.1上级机关颁发的文件材料
直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料 30年
直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行 的一般文件材料 10年 3.2本机关在主管业务工作中形成的文件材料 重要业务问题的 永久
一般业务问题的 10年 3.3本机关业务计划、规划
和以上的 永久 3.5本机关编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久 3．6行政管理、执法活动中形成的文件材料
3．6．1行政管理工作制度、程序、规定等 永久 3．6． 2执法活动中情况汇总、通报、整改通知等 永久 3．6．3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
重要的 永久
有效期在20年以下的 30年 3．6．4．行政管理工作中形成备案文件材料 10年
3．6．5行政处罚、处分、复议、赔偿等工作中形成的文件材料
重要的 永久
一般的 30年
（二）专业档案
1、运政管理类 1.1从业资格证档案材料 长期 1.2出租车档案材料 长期 1.3货车档案材料 长期 1.4搬运装卸企业档案材料 长期 1.5汽车维修企业档案材料 长期
（三）科技档案
1、科研类
1.1上级机关下达的科研项目 永久 1.2本单位科研规划 永久 1.3本单位科研工作计划、总结（的）永久 1.4技术会议文件（包括记录、决议等）
重要的 长期
一般的 短期 1.5反映本单位科研活动的各种照片、录像、录音材料
重要的 长期
一般的 短期 1.6选题报告、研究计划、方案论证及有关审批文件 永久 1.7协议书或合同
重要的 长期
一般的 短期 1.8试验阶段的原始记录、数据分析、总结报告、鉴定书或评审证书验收合格证明等有关文件 永久 1.9科研过程中有关来往文书
重要的 长期
一般的 短期 1.10科研成果在推广过程中形成的评论、建议、意见等文件
重要的 长期 一般的 短期
2、基建类 2.1工程立项报告、批复 长期 2.2地质勘察报告 永久 2.3规划许可证、建筑许可证、土地使用证、房屋所有权证 长期 2.4征用土地文件 永久 2.5施工图 长期 2.6施工文件
施工合同、施工执照、建筑材料出厂证明、试验报告、设计变更、材料代用核定审批、隐蔽工程记录、交工验收证明、竣工验收报告、竣工图 长期
开工报告、技术交底、图纸会审纪要 短期 2.7建筑物大修记录等材料 长期
3、设备类 3.1专用设备
购置专用设备报告、批复、随设备资料、维修记录 长期 3.2办公设备
设备开箱资料 长期
维修记录、使用台帐目录 短期
（四）会计档案
1、凭证类 十五年
2、帐簿类 十五年
3、现金、银行日记帐 二十五年
4、报表类 永久
5、其它类 十五年
（五）声像档案
1、录音类（同照片类）长期
2、录像类（同照片类）长期
3、照片类（按问题）
3.1上级领导视察、调研的 3.2业务管理活动的 3.3本单位其他工作活动的3.4本单位荣获上级机关授予奖品、证书的3.5职工文体活动的
（七）荣誉实物档案
1、牌匾类
1.1省级及省级以上颁发的 1.2市级颁发的
2、证书类
2.1省级及省级以上颁发的 2.2市级颁发的
3、奖杯类
3.1省级及省级以上颁发的 3.2市级颁发的 4其它类
长期 长期
短期 长期 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 长期
二、不归档文件材料的范围
（一）上级机关的文件材料
1、上级机关普发供参阅不办的文件材料；
2、上级机关任免，奖惩非本处工作人员的文件；
3、上级机关征求意见未定稿的文件。
（二）本处文件材料
1、重份文件；
2、无查考利用价值的事务性，临时性文件；
3、未经会议讨论，未经领导查阅，签发的未生效的文件，电报等草稿；
4、无特殊保存价值的信封、一般表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；
5、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等；
6、本处负责人兼任外机关职务形成的与本处无关的文件材料；
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料
1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；
2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
（四）下级机关的文件材料
1、下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必要的文件材料；
2、越级抄送的一般的，不需要办理的文件材料；
3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。
说明：为配合各机关编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，我们这套材料仅供大家参考，切忌照搬照套。
市档案局业务科
1 工程电子档案管理存在的问题
我国的工程电子档案管理的理念比较落后,造成这种状况的主要原因是工作人员对工程电子档案管理的重要性认识不足,仍习惯采用过去纸质档案管理的方式。笔者根据多年的档案管理工作经验,发现在工程电子档案管理方面主要存在以下问题。
1.1 对工程电子档案认识不足
有的工作人员没有充分认识到工程电子档案的意义及重要性,未能及时归档、处理工程电子档案;有的没有采取安全防范措施,使工程电子档案容易被非法访问、非法改动或者损坏;还有部分人员在没有进行鉴别的情况下就存储所有的工程电子档案,甚至有人将硬盘作为工程电子档案的唯一存储载体,日积月累,工程电子档案的数量非常庞大,增加了管理和使用难度,因此,需对工程电子档案经常进行收集、整理和归档。
1.2 工程电子档案的保存问题
通常纸质文件的保存时间较长,但要求管理人员严格落实相应的保管制度。电子档案的存储模式同传统的存储模式存在较大的差异,计算机设备是工程电子档案存储的载体,依靠相关设施才能够对档案信息进行保存、调取、利用和查看。鉴于此,工程电子信息很容易出现与载体相互分离的状况,数据被篡改、盗取的可能性较大,也会因为电脑病毒出现丢失和泄漏等现象,这些因素直接影响了工程电子档案的利用效率,影响了档案的安全性。
1.3 工程电子档案的保存受设备更新、升级的影响
在科学技术不断发展的过程中,计算机设备也在不断更新、升级,部分原有工程电子档案因为格式、文件类型等因素的影响,不能在全新的环境中进行高效的存储,不利于提高工程电子档案利用效率。
1.4 工程电子档案与办公自动化间的联系分析
从整体上看,办公自动化为工程电子档案的存储提供了坚实的保障,然而工程电子档案管理软件、办公自动化软件两种类型的软件存在一定的差异,无法实现兼容,增大了工程电子档案归档难度。档案管理系统都是由档案行政管理机构所研制的,但是各个企业内部的管理人员是设计办公自动化系统的主体,因此必然会导致两大系统存在不兼容的问题,这就对工程电子档案归档工作提出了更高的要求。
2 工程电子档案科学有效管理的方法
只有把工程电子档案管理好、开发利用好,才能更好地为企业提供服务。那么,如何对工程电子档案进行科学有效的管理呢?
2.1 抓住工程电子档案管理的要点
对于工程电子档案,在管理的过程中要摒弃传统纸质档案的管理模式,结合工程电子档案的基础特点,研究和设计出更有效、更具针对性的管理模式。档案内容、存储载体使用实践、计算机设备运行周期都会对工程电子档案的存储时间产生一定的影响,管理工作的技术性要求较高。要想使工程电子档案具有完整性、有效性及真实性,还要做好安全防护。
2.2 采取有效措施,提升工程电子档案管理水平
在管理工程电子档案的过程中,一定要融合传统纸质档案的管理特点。一般来说,TXT、DOC、AVI、MP4为文字型多媒体电子档案的主要存储格式,而音频电子档案的通用格式为MP3;在形成和处理工程电子档案时选择合适的格式,这样就可以使工程电子档案归档管理更加便捷,无需进行长时间的格式转换操作,整体效率较高。
在对电子档案进行保存的过程中,一定要进行备份处理,存储的载体要具备良好的耐用性和持久性,并做好故障预防、处理工作,对文档复制操作设置相应的密码,提高工程电子档案的安全性、可靠性。
防盗是工程电子档案管理工作的重中之重,直接影响着安全防护工作质量,所以一定从室内环境入手,将室温调整到最优的状态,为档案的安全存储奠定坚实的基础。微机系统必须安装杀毒软件,发挥多种先进杀毒技术的优势,可以利用防火墙来加强管理,并做好杀毒、监控等工作,从源头上控制病毒的侵入。
3 结语
工程电子档案具有传统档案文件不可替代的优势,随着时代的发展,电子档案应用越来越广。本文对于工程电子档案管理中存在的一些普遍问题,提出了一些管理办法,希望能够进一步提升工程电子档案管理工作的效率和质量,推动工程电子档案管理向着更加规范、科学的方向发展,从而加快工程归档的信息化发展进程。
参考文献
[1]游兰菊.电子文件与纸质档案的差距及管理[J].枣庄学院学报,2009(4).
摘 要:电子邮件是高校信息沟通的最主要方式,由于垃圾邮件导致的邮件安全问题,加上保护数据完整性的要求,电子邮件的归档问题需要得到有效解决,复旦大学采用了一款软硬件集成的解决方案做了相关测试。本文研究了电子邮件归档的关键技术,对存在问题和未来趋势做了分析,提出邮件归档技术在校园网中的应用研究是未来的发展趋势。
关键词:电子邮件 邮件归档 邮件存储
中图分类号:TP309.3文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2009)19-0077-03
邮件安全问题最初是由企业财务问题引发,发展至今,可对海量邮件数据提供完整性保护、有效存储和实时查询的邮件归档技术(Mail Archiving)越来越被业界关注。[1]在国内高校中,电子邮件也是最主要的交流方式,愈演愈烈的垃圾邮件导致的邮件安全问题,以及保护数据完整性的要求,使得邮件归档与查询需及时得到解决。
一、邮件归档技术的定义
邮件归档技术是对电子邮件数据进行有效的自动归档、备份、管理、数据保护和长期的访问与检索。[2]这种技术区别于单纯的邮件存储,不仅对海量数据集中管理和在线存储,还对不被频繁使用的数据进行有效数据迁移,使之存于日常备份窗口之外,从而保证高速搜索和数据发现,提供用户随时访问,同时引入了数据完整性的保护机制进行邮件恢复。邮件归档技术在保证固定数据、避免数据丢失的前提下,更着眼于数据的检索与迁移功能。
二、国内外进展研究
1.邮件归档技术的发展历程
磁带备份是早期邮件归档的雏形,目的仅仅是为了灾难恢复,但数据恢复起来比较复杂,检索成本高。[3]接下来的文件复制是基于文件而非应用层的,也就是将邮件定期复制到另一台离线存储设备上。这种方式的缺点是存在重复拷贝,在两次拷贝期间删除的文件可能丢失,无法进行数据完整性保护。另外经济成本也颇高,一般都要使用NAS 或SAN 方式存储。简单归档技术,它实现了从数据层到应用层的跨越。[4]但由于其功能和策略都比较简单,不能满足企业级用户任意复杂的策略管理需求。
目前,基于策略驱动的归档技术是大家关注的热点,它是根据各种法规的最大并集设计的,除基础归档功能之外,更强调内容策略管理,支持正则表达式匹配,以及多条件多优先级匹配、超强附件内容匹配,可实现复杂逻辑条件的归档策略,控制不同类型邮件的处理动作。能够根据用户策略实现清除垃圾邮件、重复邮件内容以及邮件目录化,减少了邮件归档的成本和复杂度。
2.国内外邮件归档技术现状分析
国外的邮件归档技术起步较早,2004年10月,在电子交易咨询和市场调查方面都享誉极高的美国加州Radicati Group公司,发布的综合报告 “E-mail Archiving Corporate Survey,2004-2005” 称,电子邮件归档、安全和存储厂商之间的合并和收购之后,电子邮件归档将成为更大的企业信息安全的一部分。[5]近年来,随着数据库索引、存储等技术的飞速发展,邮件归档技术有了很大程度的提升。有研究表明,除了防止垃圾和病毒邮件、手机邮件等问题,邮件归档已经成为企业级用户最关注的邮件问题之一。[6]
Mirapoint 2006年6月尝试推出业界第一个电子邮件归档解决方案。国际互联网数据中心(Internet Data Center,IDC)预测2011年前的年均增长率将为235%。[7]虽说电子邮件归档技术还处于萌芽期,但是很多迹象表明该行业正迅猛发展。[8]
随着主要厂商相继介入,如EMC、Symantec、CA等,邮件归档技术的可扩展性功能也进一步增强,例如邮件归档技术向E发现领域的延伸,不再简单地关注电子邮件信息,还能够跟踪各种信息源,包括日历文件、数据库、工作表、音频文件、动画文件、网站链接以及计算机程序代码等;其次防病毒功能、垃圾邮件过滤和电子邮件归档技术集成也是另一方向上的功能扩展。在国内,邮件归档技术还处于起步阶段,未见有相关报道。
目前邮件归档技术大致有两类,一种是纯软件方案,但是这类系统需要外部存储设备支持。另一类是一些邮件厂商或反垃圾邮件厂商提供的软硬件合一的产品,设备本身具备大容量磁盘,甚至单台即可达到TB级的存储空间。单机归档邮件数量可高达2000万封以上。对于一般中小企业来说,可满足1~3年的归档需求,不过,如需存储更长时间的数据,就要扩容或外接存储设备。而前一种采用了专门的存储设备,容量的扩充将更加平滑。[2]
三、邮件归档系统的应用
复旦大学采用了一款软硬件集成的解决方案,在校园网上进行了相关测试,使授权用户能快速地找出所需邮件,并将其还原到该邮箱。我们选择了部分用户,分别归档所有邮件,包括垃圾邮件和正常邮件,以及仅归档正常邮件,测试效果理想,解决了相关邮件安全问题,满足了实时查找需求。
1.邮件归档系统的体系结构
邮件归档系统是与邮件服务器或者邮件网关服务器物理并联在网络中,利用服务器中的日志(Journaling)功能,将邮件进行自动归档。另外还有许多当前流行的安全技术被集成在邮件归档中,例如内建的病毒检测功能和病毒库规则库实时更新技术,可以帮用户进行病毒和垃圾拦截后再归档。
开启后台邮件服务器的日志(Journaling)功能,定制需要进行归档的邮件存储数据库,建立相应的Journaling Account或者启用Push Mode,用以配合将所有发送和接收的邮件归档。在此过程中推荐开启Envelope Journaling,这样可以有效地记录所有邮件通讯过程中的信息。[9]邮件归档系统的体系结构如图1所示。
2.关键技术研究
(1)邮件存储机制
电子邮件的归档,首要考虑的是海量数据存储,为了更好解决容量问题,需要对邮件内容进行压缩,这有别于普通的ZIP压缩技术,是根据内容进行的。首先,邮件归档技术采用单一实例存储,把相同文件内容只保留一个副本,当一个附件发送给多个用户时,将只保留一份文件,大大地节约了存储空间。其次,使用压缩存储功能,在存储前对邮件进行压缩,进一步降低了消耗,压缩存储功能可以节约近1/3的存储空间。
再者,邮件归档技术支持邮件从昂贵的事务级存储向相对经济的存储进行数据迁移,如转移到低成本的磁带上,尤其是长期不用的电子邮件信息,节省出昂贵的磁盘空间。管理员同样能够使用存储镜像达到数据冗余和增加外部存储空间从而使存储容量无限扩大。
(2)索引和查询的机制
邮件归档中采用即时索引(Real-time Index)技术,可快速有效地查询信息。由于大量邮件存储使得全文检索索引不仅费时且会影响在线查询的效能。所以当储存于数据库中的邮件、数据与档案,有任何数据新增、修改、删除等异动时,不需重建即可在线异动维护全文检索索引,确保信息搜寻不会有“时间差”,并且易于数据维护。
多国语言的查询支持包括繁体中文、日文、韩文、泰文等复杂的东亚语种支持,同时在检索到的邮件显示中消除了乱码,甚至可以实现多种语言共同显示,从而更好地完成在短时间内对海量邮件的关键字检索。支持模糊匹配和多附件查询,可以按信头关键字、主题、收件人、发件人等检索,还支持各种格式的正文,以及上百种格式的附件,例如Office文档、PDF、ZIP等格式。
(3)数据保护技术
邮件归档中可以用WORM (Write Once Read Many)机制进行固定数据。WORM是指一次写多次读技术,硬件设备的控制使存储介质只能写入一次数据,不允许修改,从而保证数据的真实性和法律效力。
邮件归档技术为所保存的数据规定了严格的保存期限,对于那些已经设定的期限,用户只可以延长,但无法将其缩短。并且,所有处于生命周期中的数据都不允许被删除或修改,用户和管理员对于存储服务器中的邮件只有读权限,这样避免了邮件被误操作或意外损坏;对于超出生命周期的数据可以做到高达35次的数据安全擦除。
邮件归档技术支持整个过程的可审计,允许个人用户拥有审计访问权限。用户只能对其自己的邮件进行访问和搜索,支持基于职能的权限系统,审计角色可以对所有用户的操作进行跟踪和监控,确保系统的使用透明和可控。
3.策略讨论
对于归档策略的选择,与各个学校反垃圾邮件网关策略相关。对于无人值守的反垃圾邮件网关来说,可以将垃圾邮件和疑似邮件队列缓存在垃圾邮件服务器本身,等生存期一过,自动清除队列,这种策略情况下,就可以仅归档投递到邮件服务器上的正常邮件,既节省了邮件服务器和归档服务器的空间,又为用户查询被过滤策略误判的邮件提供了一定时间的缓冲期,队列的生存期可以自定义,也和邮件的流量和本地硬盘空间大小相关。我们曾经把队列生存期定义为两到三个月,如果用户在此期间没有关于正常邮件的疑问,一般很少会丢信。网关的有效拦截率在87%~90%。对于那些邮件网关放行的正常邮件,已经投递到邮件服务器的,归档系统将自动进行数据备份、索引以提供需要时的高效访问。
另一种情况,就是对于疑似邮件的人工分拣,根据邮件头的信息人为地去判断是否是正常邮件,在这种情况下,就可能产生误操作,尤其是当通信量非常大的时候。针对这种情况,归档邮件的策略可相应地调整为归档所有邮件,包括垃圾邮件,可以完全避免各种原因包括误操作造成的邮件丢失情况。
对于邮件内容的归档策略,如果是正式的应用,不妨将那些非活跃数据,即随时间关系访问量递减、若干年之前的历史数据,通过数据迁移的功能,转移到相对廉价的设备上作为长期历史数据的备份,这种策略相对高校来说还是比较合适的。具体的时间等参数要根据各个学校的情况不同具体设定。
四、前景展望
在国外,邮件的归档行为已经被大多数政府、银行业、金融证券机构所采纳,也是国外一些法律部门取证的来源。只是在国内,用户意识尚停留在起步阶段,随着信息化校园的深入,电子邮件信息的地位,在教学科研和日常生活中将会有越来越多的提升,邮件归档行为也许会被大多数高校用户所接受。
虽然邮件归档技术即将成为未来的潮流和趋势,但是就目前国内高校的环境而言,当前的产品是否适合高校的环境,还引来许多争议。现有电子邮件如何做邮件归档时的策略选择,业界尚无统一标准,其在校园网中的应用可能是未来信息安全方面的发展趋势。
参考文献:
[1]刘启诚.Mirapoint推出业界第一个邮件归档解决方案[J].通信世界,2006(8).
[2]如何进行邮件归档.http://www.searchstorage.com.cn/ShowContent_10612.htm
[3]MIRAPOINT专业邮件归档及邮件审计技术解决方案.http://www.szfederal.com/UploadSoftPic/
[4]黄昆.邮件归档的发展和变迁[J].中国计算机用户,2006(31).
[5]E-mail Archiving Corporate Survey,2004-2005.http://www.giichinese.com.cn/chinese/rd24134_e-mail_archiving.html
[6]达实.Mirapoint:帮助企业实现法规遵从[J].通信世界,2006(8).
[7]存储新宠:电子邮件归档.http://www.5dmail.net/html/2006-5-23/2006523115120.htm
[8]电子邮件归档存储系统的最大失误.http://it.enorth.com.cn/system/2007/10/09/002115648.shtml
[9]XADM:How to Enable the “Message Journaling”Function for an Exchange Server Mailbox Store.http://support.microsoft.com/kb/261173
一.工程档案资料归档责任划分
1、工程准备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部门直接向监察室归档。
2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。已委托监理单位的工程监理资料，由委托监理单位形成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程部资料员对监理资料的形成进行监督和检查。
3、工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。
4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位配合报送城建档案馆。
5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位按照集团公司工程结算目录进行收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监察室归档
二.工程部日常保管资料
1、监理规划、细则及旁站方案：工程开工后，经工程部负责人审核，报公司主管领导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。
2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。
3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。分包单位主要包括建设单位、监理单位、（主体）施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。
4、监理日志：原则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。
5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部（或监理单位项目）负责人审批后盖章，向工程部（或监理单位）资料员移交存档，资料员需检查监理月报是否规范及符合要求。工程完工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管（或监理单位）领导审批后盖章，10天内向工程部（或监理单位）资料员移交存档。
6、监理工作联系单及回复：施工单位来文，由工程部资料员统一接收，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员将回复下发给相关单位。同时工程部资料员将每份的联系单及相关回复要合并一起存档。
7、往来函件：由工程部资料员统一负责收发，公司内部往来函件和施工单位的往来函件要分开，分别编制序号后当天存档。
8、旁站记录：监理工程师在旁站工作完成后2天内将旁站记录交资料员归档。
9、单位工程坐标定位测量记录：工程开工前1周内上报资料室存档，测量记录必须有建设、施工、监理、设计等单位签字并加盖公章。
10、签证、委托、进度申请：监理工程师办理审批手续完毕后按相关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证、委托经工程部负责人签字，报公司主管领导审批；进度申请经工程部负责人审批，办理用印后由监理工程师或工程部资料员第二天分发给相关部门及施工单位，同时工程部资料室存档1份。
11、施工图纸：由总工室直接下发给工程部资料员，再由资料员分发给相关工程师。工程部资料室收到图纸的当天必须保证存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。
12、检测报告、勘察报告：相关项目检测完毕由相关单位在1个月内交工程部资料员按照单位工程进行分类归档。
13、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件：施工现场保存复印件备查，由资料员统一保管并存放入柜，任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部门。
14、结算资料：施工单位报送的结算资料，经监理工程师审核通过，项目经理、工程部负责人、公司主管领导审批后，由相关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，同时，资料室存档1份。
15、材料报验：施工单位上报的材料报验资料，监理工程师在3天内签字报工程部负责人审批后盖章，由监理工程师或资料员下发给施工单位，并由资料员按照单位工程分类存档。厂家合格证及检验报告不是原件的要加盖材料商的公章，并注明原件存放处。
16、施工报验资料（包括各种施工记录）：施工单位上报的隐蔽验收记录、检验批验收记录等施工记录，工程师在收到后3天内签字，经工程部负责人在报验资料台帐上审批，报验资料盖章完毕后，由监理工程师或工程部资料员下发给施工单位，并由工程部资料员按照单位工程进行分类存档。
17、图纸会审及设计变更：图纸会审及设计变更要按照单位工程进行分类归档，设计院下发的设计变更要首先交给工程部资料员，由资料员分发给相关工程师，下发的资料要相关人员签收，签收日期精确到时分。工程部资料室同时保留1份存档。
18、施工组织设计及分部工程施工方案：施工单位上报的《施工组织设计》经监理公司审核同意后7天内归档。《施工组织设计》中的施工单位及监理单位都必须加盖公章，总监要签名并加盖总监注册章。“编制人”和“审批人”等栏内的签字必须手签，施工单位审批人必须是施工单位技术负责人。不对外报送的工程《施工组织设计》中监理单位须加盖监理项目章，但可不必加盖公章，总监也不必签名，其它按上述要求办理。
三.须移交档案部门资料项目竣工后，工程部必须向当地城建档案馆移交竣工资料，并同时应向监察室移交除一套完整的竣工资料（包含工程准备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）外，还需要将该项目工程建设过程性管理资料移交保管。具体移交内容及对象如下： 四.移交资料要求
1、归档工程文件组卷分类必须清楚，将不同的文件资料分开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水编号。
2、移交资料类别必须齐全，内容完整。
3、归档的工程文件原则上为原件。没有原件时，复印件要清晰，并注明原件存放位置。
4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续完备。
5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的方式达到A4幅面(297mm×210mm)规格，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。
6、工程资料尽量使用计算机打印（签名和日期除外），不得使用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能使用二底图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图的折叠方式要符合档案馆的要求(一般情况下是折成手风琴的样式，见下图1）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。（图章示例见下图2）
9、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。
10、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种为修改依据。
五.整理规范程序
（一）、资料的整理及排列
1、整理方法日常收集整理：按项目-单位工程进展先后所形成的资料类型装盒，按《工程技术资料归档移交规范整理要求列表》分类组卷。附件1：
工程技术资料归档移交规范整理要求列表序号资料分类规范整理要求备注1勘察报告按项目综合组卷 2分包单位资质报验按项目综合组卷
3监理规划、细则及旁站方案按单位工程分类型分别组卷 4监理日志按单位工程组卷 5监理月报按单位工程组卷 6监理总结按单位工程组卷 7旁站记录按单位工程组卷
8监理工作联系单及回复按单位工程、工序组卷 9往来函件按项目-施工单位综合组卷
10工程开工报告及开工令、进场通知、延期批复按单位工程分类型分别组卷
11施工组织设计及分部工程施工方案按单位工程组卷 12材料报验按单位工程、分专业组卷 13检测报告按单位工程组卷
一、刑事类
1、收案报告
2、委托代理合同或指定书
3、收费凭证
4、阅卷笔录
5、会见被告人、委托人、证人笔录
6、调查材料
7、案情综述
8、承办律师提出的辩护或代理意见
9、集体讨论记录
10、法律意见书
11、起诉书、上诉书
12、辩护词或代理词
13、出庭通知书
14、裁定书、判决书
15、上诉书、抗诉书
16、结案报告
二、民事代理卷（行政、仲裁）
1、收案报告
2、委托代理合同、授权委托书、法定代表人身份证明
3、收费凭证
4、起诉书、上诉书或答辩状
5、阅卷记录
6、会见当事人谈话笔录
7、证据目录
8、证据材料
9、诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书
10、案情综述
11、集体讨论记录
12、法律意见书
13、代理词
14、出庭通知书
15、庭审笔录
16、判决书、裁定书、调解书、上诉书
17、结案报告
三、法律顾问卷
1、聘请法律顾问协议
2、聘请基本情况介绍材料
3、收费凭证
4、办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）
5、协议存续、中止、终止的情况
6、结案报告
四、其他非诉讼法律事务
1、收案报告
2、协议、委托书
3、收费凭证
4、与委托人谈话笔录
5、委托人提供的证据材料
6、调查材料
7、律师出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等
8、结案报告
五、法律援助案件
（一）民事（行政、仲裁）
1、法律援助申请表
2、受援人经济困难证明材料
3、法律援助申请受理呈批表
4、法律援助合同
5、授权委托书
6、出庭通知书、出庭证复印件
7、证据材料
8、民事诉状（仲裁申请书）
9、集体讨论记录
10、代理词
11、庭审记录（不开庭审理的除外）
12、裁判文书（调解书）
13、结案报告
（二）刑事（刑事辩护、刑事代理）
1、省高级人民法院协助指定辩护人函
2、指派律师提供法律援助函
3、授权委托书
4、出庭通知书、出庭证复印件
5、一审判决书
6、起诉书或上诉状
7、证据材料
8、会见被告笔录
9、集体讨论记录
10、庭审记录（不开庭审理的除外）
11、辩护词
12、二审判决书或裁定书
一、归档范围：凡是本单位在工作中直接形成的具有查考利用价值的各种文字材料、图表、帐簿、声像等均属归档范围，并严格按照“三合一”制度规定的归档范围执行。
二、归档时间：管理文件在第二年五月以前立卷归档，本单位专业文书在办理完毕后立卷归档。基建工种全套材料在完工后及时归档，会计核算材料由财务人员按要求装订成册，保管一年后交档案室归档，形成的声像材料、实物随时归档。
三、归档要求：归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序；案卷题名简明确切。封面填写工整；装订案卷牢固，档案入库案卷规范统一。
四、归档份数：一般归档一式三份，重要的和利用频繁的适当增加归档份数。
开放、简单、快速的虚拟机保护和归档
●用户可访问、可检索的数据保护, 以及本地VMware格式归档
昆腾vm PRO 3.1让企业能够在整个生命周期, 从磁盘、磁带或云访问并恢复备份和归档的虚拟机数据。通过以原生状态备份虚拟机, 用户可立即从任何远程站点 (包括云) 启动虚拟机, 无需专有备份应用程序, 从而确保未来灵活采用最新备份技术。
●VMware数据保护变得简单:昆腾vm PRO旨在为备份和恢复提供简单部署, 让用户只需简单拖放, 就能从任何标准文件浏览器来浏览、搜索并检索单个文件。减少管理时间的新功能包括:多个昆腾vm PRO虚拟设备部署的自动配置保护和汇总管理。
●大大提高性能:通过添加VMware的Hot Add支持, 以及同时执行多个备份任务的能力, 昆腾vm PRO 3.1显着提升了性能, 并对其专利技术进行了改进, 以便高效读取备份任务真正必要的内容。
●改进管理:客户可利用软件来发起并推送对昆腾vm PRO的升级, 以便更好地全面管理虚拟机备份。
Q-Cloud全虚拟备份
为了继续推进虚拟数据保护技术, 昆腾还推出新的DXi V4000。这种全软件、全虚拟解决方案提供24 TB的可用容量, 以便删除重复设备、加密, 并复制到DXi?设备以及昆腾云备份与灾难恢复解决方案Q-Cloud中。与vm PRO 3.1相结合, DXi V系列提供了一个可支持当前客户环境的简单、本地、全虚拟数据保护解决方案。
支持言论
●H.A.Storage解决方案架构师Greg Sollenberger:“vm PRO是一个简单而功能强大的保护虚拟机方案。新增对LTFS磁带的支持扩大了对寻求长期、经济实惠备份与归档解决方案客户的吸引力。”
?企业战略集团高级分析师Jason Buffington:“昆腾具有相当独特的能力, 为客户提供完整的数据保护———从删除重复数据的DXi磁盘到LTO磁带, 一直到Q-Cloud解决方案, 充分利用vmPRO软件或其它第三方数据保护产品。将虚拟机保护与LTFS (和磁盘) 整合到一起, 对我们来说意义重大, 因为客户寻求新的方式来退役虚拟机, 或使其便于携带———就像最近配置虚拟机一样轻松。再加上新推出的DXi V4000———这是解决方案提供商乐于听到的消息, 显然, 昆腾致力于探索出一条满足客户不断演进需求的道路。”
归档范围，就是归档文件的整理范围。归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节。这一环节包括两个阶段，第一阶段就是确定归档范围。在机关文件归档前，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。
如何划分机关文书档案归档范围？
在确定机关文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”；又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。国家档案局于2006年12月18日发布了第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文件材料归档范围做出了规定。
机关文件材料归档的范围：
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
从收集范围来看，文书档案必须包括八种文件：
1、“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、批转文件等；
2、“白头文件”，如会议文件，经验介绍等，某些调查报告、通知，也用白头文件形式出现；
3、公布性文件，如公告、通告、布告等；
4、内部使用文件，如会议记录、内部使用的规章制度、工作计划、工作总结、某些名册、统计表、登记表等；
5、记载性文件，如大事记、工作日记、调度日记；
6、报导性文件，如有关本机关活动的报导、本机关领导人答记者问等；
7、契约性文件，如协议、合同、意向书等；
8、证明性文件，如介绍信存根、党员转移组织关系存根等。
机关文件材料不归档的范围
1、不归档的上级文件材料
（1）上级机关普发性不需要本机关办理的文件材料，任命、奖惩非本机关工作人员的文件材料；
（2）上级机关发来供工作参考的抄件；
（3）上级机关征求意见的未定稿文件
2、不归档的本机关文件材料
（1）重份文件；
（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（3）一般性文件的历次修改稿；未经领导审阅、签发的未生效文件草稿；
（4）无特殊保存价值的函件、信封，不需要办理的一般性人民来信、电话记录；
（5）机关内部互相抄送的文件材料；
（6）本机关领导兼任外机关职务所形成的与本机关无关的文件材料；
（7）以参考为目的从各方面搜集的文件材料。
3、不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
（1）参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；
（2）非隶属机关的一般通知（如省人事厅送给其他厅局的一般通知）以及抄送的不需要办理的文件材料（需要执行的规定性文件除外）
4、不归档的下级机关文件材料
（1）下级机关送来参阅的简报、情况反映，以及不应抄报或不必备案的文件材料；
（2）越级抄送不需要办理的文件材料；
