规范办会程序提高办会质量

规范办会程序提高办会质量

规范办会程序提高办会质量 篇1

办会工作，是党委办公室工作的重要内容。近年来，我们就如何做好办会工作，做了有益探索，取得了较好成效。

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一、切实减轻基层负担，办会讲程序

••••“会海”问题得以产生的一个重要原因是管理不规范。为了解决区委部门自行召开会议多、基层意见比较大的问题，区委于１９９７年１月下发了《关于召开党政负责干部会议的规定》，严格规定了区委部门召开会议的程序。如不经区委同意，任何部门不能擅自召集区部、委、办、局党政负责人会议；邀请区四套班子领导参加的会议，由区委办公室统一把关；原则上一周内不安排两次全区性的干部大会等。对于其他方面的会议，区委办公室严格执行区委对于会议问题在宏观上加以调控的有关原则。为了便于工作安排，区委办公室还制作了《一周会议安排》，提前下发到各部、委、办、局和街道等单位，明示一周内区委要召开哪些重要会议，便于他们安排工作，保证出席。通过贯彻执行以上三个不同层面的会议制度，使办会工作得到比较严格的规范。

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二、切实减轻基层负担，办会讲质量

••••我们立足服务基层，在减少会议、减轻基层负担，提高办会质量方面，作了有益的探索。按照惯例，区委每年的第一季度，要分别召开纪检、组织、宣传、统战等几个方面的工作会议，总结上一年的工作，布置当年的工作。这些会议的出席对象基本集中，分头召开，确实增加了基层的负担。而且，以上四个方面的工作部门都是区委的内设机构，在全面贯彻区委工作要求时，四个职能部门的具体工作存在着交叉的情况，分头召开也存在着一定程度上的重复。从去年开始，我们在区委领导的直接关心和指导下，把纪检、组织、宣传、统战四个会议合并成一个全区性的党建会议，区委领导对全年的纪检、组织、宣传、统战的工作统一布置和提出要求。此举，起到了既精简会议，又提高办会质量的良好效果，受到了基层单位和干部的普遍好评。同时，为了提高办会质量，我们注意把好五个环节。一是开短会。领导讲话讲短话，可讲可不讲的则不讲；安排交流发言，注重突出代表性和典型性，把交流的书面材料下发，便于与会者带回去有选择地重点阅读，交流发言时只讲书面交流材料中的重点内容。二是严格会纪。全区性大会，每会必排席卡，各部门按规定的座位人坐；会前宣布会议时间，准时开会，会间严格按照确定的议程时间规范进行，按时散会，既确保了会议出席率，又加强了会间的纪律管理。三是不陪会。规定全年除了全区性的党风廉政建设干部教育大会和精神文明建设大会，需要全体区委常委出席以外，其它全区性会议，由分管常委或区分管领导出席即可召开，不随意扩大领导干部出席会议的范围，便于领导集中精力抓好重点工作。四是忙季不开会。规定年初或年底工作繁忙季节，无特殊情况，不召开全区性大会，便于全区各条线的日常工作在繁忙季节不断、不乱，不受影响。五是开好现场会。规定凡全区性的现场会，一律落实在基层召开，与会者既听领导总结动员，也听先进介绍经验，同时尽可能创造条件安排与会者到现场走一走、看一看，把召开现场会与实地察看，了解情况有机结合起来，提高办会质量。

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三、坚持实事求是原则，积极主动协调

如何提高办文办会办事能力 篇2

引言

很高兴今天与办公室的各位同仁交流一下‚如何提高办文、办会、办事能力‛这个课题。办公室的工作简单地归纳是三件事——办文、办会、办事，在办公室工作的各位同仁可能也都很关心如何提高办文、办会、办事的能力。我在办公厅工作了二十年，在做这三件事上面有一些经验，也有很多的教训。今天我想跟大家交流的是我工作中获取的一些体会、一些心得。

如何提高办文、办会、办事的能力？我认为关键的一条还是要寻找办文、办会、办事的规律。过去李瑞环同志讲过一句名言，‚在这条路上，如果有一位同志跌倒了，那么是个例，是特殊的情况；十个同志经过，有九个同志跌倒了，那么就是有规律可循了‛。‚历史和事实证明，凡是重复的事情都是有规律可循的‛,毛泽东同志曾经嘱咐。同时要想得到工作的胜利，取得预想的效果，一定要使自己的思想合乎客观外界的规律性，如果不合就会在实践中失败。我理解这个‚合‛指的就是要正确把握事物的客观规律，今天我想分三个问题来讲。

第一章

如何提高办文的能力 首先讲‚办文‛。‚办文‛里边我分两个问题，第一个是如何写材料，第二个是如何办公文，我们办公室在‚办文‛方面主要就是这两个方面。其实也不光是办公室的同志们，机关、事业、企业 6 7 6 7无论你是干哪一行的，在‚办文‛方面无非也就这两个方面。

第一节如何写材料

我首先给大讲一讲怎么写材料，就是关于综合文字材料的起草。综合文字材料的起草主要有哪些呢？有领导讲话、有工作总结、有调研报告等等。不管是领导讲话还是写工作总结，还是写调研报告，其中是有规律可循的。

我首先要讲的是写材料是很难的一件事情，我在办公室工作了二十多年，写了二十多年的材料，也不敢保证我能把每一个材料都写好，可见写材料不是一件简单的事情，尤其是写领导讲话。因为我总结过，如果我们办公室同志替领导草拟讲话稿有三难。第一是我们没有领导岗位的经历，替市长写讲话稿，我们没当过市长；经常替部长写讲话稿我们没有当过部长，没有岗位的经历。第二是我们没有领导掌握的那么多信息，因为领导每天汇报的时候我们不一定都在场。领导获取信息也是多渠道的，我们不可能掌握领导那么多信息。第三是我们的学识没有领导高。

所以写材料也就是工作上的材料，特别是给领导写讲话稿难处是显而易见的，我老讲是属于赶鸭子上架。那么我们自己的工作又必须把这项工作做好，我们写的材料也必须让领导满意，要对推动工作起重要的作用，怎么解释这个问题呢？这里面既有个人素质的问题，知识积累的问题、洞察力，观察问题、分析问题、解决问题的能力，甚至包括创新能力等等，这些是跟个人素质是有关的。

同时也有一些技术上的问题，就是方法问题。怎么写好材料，我讲的是方法上的问题，归纳的是要写好领导材料要注意四个方面。

第一是要有针对性，一个材料写得好不好关键是有没有针对性。今天我们有一个会，有一位领导要讲话，那么首先要了解听众愿意听什么，他们希望了解什么。比如说华尔街刮起了‚金融海啸‛，我们到一个金融企业讲课，给他讲怎么加强理论武装、加强思想作风建设是没有针对性的。我们应该了解他们，金融企业怎么在这次‚金融海啸‛中能够尽量的避免，减少我们的损失，要分析形势、提出问题、找出对策，供他们参考。

习近平同志在上海当书记时曾经讲过一段名言，他讲‚有的同志讲话没有针对性，就没有号召力、没有感染力。有的同志与新社会群体说话说不上去；与困难群体说话说不下去；与青年学生说话说不进去；与老同志说话给顶了回去‛，这就是典型的讲话没有针对性。

我们写材料首先要把握一点是有的放矢，具有针对性。如果机关开一个会讲内部建设，首先要找出内部建设存在哪些问题，怎么解决这些问题。照着这个思路起草领导讲话稿我们就成功了一半，这是我给大家讲的第一点。

第二点搞好文章的布局也是非常重要的。就是文章的框架结构要设计好，大小标题要设计好，这一点同样非常重要。我们党的第一支笔杆胡乔木同志曾经说过一句话，他说‚写文章和盖房子一样，要看如何布局设计，是否经济、合理、实用‛。这是我们当第一只笔杆子的毕生体会。

文章的框架结构怎么确定？我认为每一篇文章、每一个讲话、每一个调研报告、每一个工作总结，它的结构是不完全一样的。我们认为是有变化的，从古到今就说写文章‚文章无定法‛，说的也是这个道理，但是万变不离其宗。文章结构我认为可以简单的归结为两种结构，一种是块状结构，一种是条状结构。块状结构可以理解为就是三部分，简单说第一就是‚为什么‛，第二就是‚是什么‛，第三就是‚怎么办‛。

第一，‚为什么‛，就是讲这项工作有什么意义。比如说，开一个干部大会加强领导班子的思想作风建设、加强干部队伍的思想文明作风建设。我首先要讲为什么要加强领导班子的干部队伍建设，有什么样的意义。它是我们做好工作的组织保障，是做好工作的前提条件，是工作进一步向前推进的基础，这是我归纳的几条意义。第二，‚是什么‛，就是这项工作的内容是什么。比如说我们的干部队伍建设、班子建设，要加强哪些方面的建设要给大家交代明白。我们的班子要配齐，怎么配齐？我们的班子要配强，我们的干部队伍结构是怎么样，如何调整结构、改善结构，这是讲‚是什么‛。

第三，‚怎么办‛，要有措施，要提出要求。领导讲话要提出要求，有几个方面的要求。

所以说块状结构是最常用的一种结构，大家要有这个概念，拿这个结构写任何文章都是管用的。比如说我们现在全党要开展深入学习实践科学发展观活动，怎么开展好学习实践活动，我们要提出要求，不就是这三部分吗？其实再深入一层，每一段话都有一个小观点，每一段话都可以体现这三个结构：为什么、是什么、怎么办。有些同志写文章一筹莫展，实际上每一段话都可以写三句话，大小标题拿出来都可以写三句话，至少可以写三句话，这是一种结构。

第二种结构条状结构，开门见山讲几个问题。可以讲三个问题，可以讲四个问题，可以讲五个问题。或者直接提出几条要求，可以没有前面两个部分‚为什么‛、‚是什么‛。领导讲话就是提要求，我讲五条要求，这也是讲话稿，这也是一个材料。这种结构也经常遇到，没有前一种那么多。所以我归纳写文章、写讲话无外乎这两种结构，可以在这两种结构里面做一个选择，这是写材料方法里面的第二点。第三点就是材料、观点的统一。首先解决了针对性的问题，第二又解决了框架结构问题，那么第三步就必须要实现材料、观点的统一，这一点是文章有没有高度，有没有起色，能不能吸引人的关键。

一个材料里面，一个讲话里面，如果只有材料，只有好多的数字、事实，没有观点的提炼，那是流水账。如果讲话里面，材料里面只有观点，没有一些材料来佐证那么是空对空，同样不能给人留下深刻的印象。所以写文章必须两部分相结合，我们既要有事实同时还要有观点的提炼，把观点用事实串起来。毛主席讲‚要实现观点和材料的统一‛，大家都知道毛主席的文章写的大气磅礴，引人入胜，深入浅出，在这方面主席教导了我们，即实现观点和材料的统一。

要在实践中不断的提高，我们才能把握好，才能真的实现观点和材料的统一。首先是提炼观点要有一定的知识积累和对局势的把握、对问题的把握，因为观点是要符合中央的精神，要贯彻中央的精神。同时，这一观点又要为群众所接受，又要使之和实际紧密结合的，这是有难度的。事实证明我们听听汇报进行调查，都可以了解很多情况，关键是观点的提炼。这是写材料的第三点，最重要的就是观点和材料的统一。

第四点，就是语言方面的问题，语言表达的问题，要用群众的语言，准确简洁。如果我们写文章、写讲话，拿一张报纸来抄，那是没有先例的，是不会成功的。要用群众的语言，我认为要用自己的语言，讲心话，讲实话，不要讲大话、空话、套话、不着边际的话。

在这方面，我们老一辈无产阶级革命家给我们树立了光辉的榜样。比如说小平同志讲的一些大家都能记住，‚发展是硬道理‛，还有比这更高度的概括吗？还有比这更能让群众记住的吗？‚不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫‛，‚稳定压倒一切‛。锦涛总书记讲：‚发展是第一要务，稳定是第一责任‛，归纳的很好也能记住。毛主席在井冈山斗争时期，在第一次龙源口战斗的时候有一位红军将领在回忆录里面写过，他亲自听到毛主席喊口号。在枪林弹雨中号召红军战士‚勇敢冲锋，拼命杀敌，多缴枪炮，发展红军‛，这红军战士都能听明白，而且也很有号召力。毛主席曾经还讲过‚一天不读报是缺点；三天不读报是错误‛，这个我们也能记住，他讲的是学习的重要性。过去我们古代有一句名言：‚一日不见如隔三秋‛，还有一句名言讲‚领导干部要思考一些大的问题‛。陈云同志有一句名言‚领导干部要拿出一定时间‘踱方步’,考虑战略性问题‛，就是走方步，反复思考。领导干部应该有这么一个基本功，战略性问题一定要经常思考，要反复思考，战略方向如果出现错误，那么后果不堪设想。

语言非常重要，语言要有群众的语言，我们不是搞一些生僻的词，搞一些生涩难懂的语句来证明我们的水平，这是难以为群众所接受的。同样的我们的语言应该准确、简洁，特别是准确，这一点非常重要。

我们在机关经常遇到这样的问题，好多同志写的材料不能说没有表达这个意思，但是一句也不能用，为什么呢？就是表达不到位，不准确，不明了，白开水一样的。用词方面我们要强调准确，特别在机关工作不追求华丽，不追求优美，但是必须追求准确。在外交词令方面我们经常能遇到，用词是非常讲究的。比如说在有的外交场合对国内外一些重大事件，对外方的发言，我们外交部新闻发言人怎么说？我们‚注意到‛三个字，有的时候说我们‚不赞成‛，这又不一样。有的时候说我们‚表示遗憾‛，有的时候会说我们‚表示不满‛。有的时候会说我们‚表示抗议‛，甚至有的时候会说我们‚表示强烈抗议和坚决反对‛，这是很有分寸的。我们的讲话，写的材料、用词也要朝着这个方向去努力。

我给青年干部曾经多次讲过‚三办‛的问题，怎么练习用词准确，就是强调要看人民日报，人民日报第一版特别重要，这是我这么多年的体会。人民日报第一版刊登的大量的是党和国家领导人会见外宾的新闻，领导同志会见外宾时的讲话是最明面，用词最准确，最值得我们学习的。如果我们经常训练自己，那么我们的用词会日益准确。

我的体会是把自己摆进去，假如今天有一位外国元首来了，我们党和国家领导人会见。人民日报第一版有一个报道，我们先不看这个报道，先把自己摆进去。假如你今天代表中国会见这位外宾，你怎么来谈？回头你思考完了之后再去看新华社的通稿，就会有很多的启示，能学到很多的东西。过去有很多的同志看报看标题，认为党和国家领导人会见外宾和我有什么关系，还不就是那几句套话，实际不然。这里面涉及到会见国家元首和涉及到两国关系的评价，涉及到两国元首对两国关系发展做出的贡献，涉及到中方如何在下一步发展两国关系的愿望和我们的期许，不是看标题就能得到的收获。

我讲的多一点，怎么写材料是办公室同仁经常遇到的一些问题，第一个‚办文‛里面的写材料就讲完了。

第二节如何办公文

下面我讲一讲怎么办公文，办公文我归纳为把好‚五关‛。第一是把好政治关，第二是把好政策关，第三是把好事实关，第四是把好格式关，第五是把好语言关。

公文大家都知道分为三类，一种是上行文，往上报的，主要是请示报告。请示报告是两个文体，过去我们喜欢讲写个请示报告，写个报告。如果要上级领导审批的，必须写请示，不能写报告，我们更不能把请示和报告连用，关于什么事的请示报告这是不行的，这是两个文体。如果我们有些事只是报给领导知道不需要审批那么就写报告，如果是需要领导审批的那就必须写请示，关于什么事的请示，这是里面的行文。上行文就分两个，平行文只有一种，是‚函‛，信函的‚函‛，就是邮件。下行文比较多，主要就是通知。公文的常识很多，我主要给大家讲一讲‚怎么把好五关‛。

（一）、第一是要把好政治关。办理公文我认为首要是把好政治关，因为公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。盖着办公委的大红章发下去，是有法律效力，绝对不能出现政治问题，政治问题多个方面都可能出。

1、不能违反或不符合党和国家的法律法规，就是发的公文不能与法律法规相抵触。很多同志认为不大可能吧？怎么会出现这个问题？大家可以在网上查到，某省曾经发过一个文件，是以省委省政府的名义发的。这个文件里面有一个名企在创业初期豁免‚原罪‛的问题，就是不管资本积累是什么途径得来的，你在我这个地方投资我豁免，这就突破了刑法的有关规定，对刑法的有关有罪无罪的解释必须是‚全国人大‛。这种事情也是有的，首先一条是不能违反法律法规。

2、公文里面如果出现国家领导人，不能出现姓名、职务、排序上的错误。这个如果出错了也是政治问题，发的是公文也不能出错。比如说我们国家的常委有严格的排序的，政治局是按姓氏笔画排序，不能按想象来排列。同样，在我们的各级机关、某一单位我们都不能犯这种低级错误。

3、公文里还涉及到一些权限的问题，我们也不能简单的处理。比如说我们发一个通知，这里面要求部领导出席培训班并发表讲话，这是部门安排权限的问题。部长看了这个通知，他就问部领导谁去呀？谁定的？我怎么不知道？里面有权限的问题就不是简单的问题了，这也是政治。所以，办公文首先要有政治意识，要把好政治关，不管是公文起草人员还是审核公文的各级干部，这是第一关。

（二）、第二是要把好政策关，政策必须前后一致，左右一致，不能是前一个人是这一条规定，后一个人又是另一条规定，跟这一条规定是不一致的。当然，有些是需要调整的，我们做个说明前一条是需要废弃的。绝对不能出现有一位同志调走了，新来的同志不了解政策，在下发文件的时候没有保持与原来的文件的一致性，不太一致的政策下去了，下面就会无所适从。后果严重的可能会损害一部分人利益，可能会引发社会稳定的问题，政策一致是特别重要的。中央特别强调凡是政策不配套，没有兼顾多方利益的政策不允许出台。我们在公文审核和起草方面要有很强的政策观念，必须要把政策的前后左右都考虑周全。绝对不能因为我们的公文下发而引发政策执行上的混乱，引发社会稳定的问题。

（三）、第三关要把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。比如说有一个地方就出了一个笑话，干部任免在大会上宣布的时候全场哗然，发生了什么事情呢？就是把该免得任，该任的免，事实颠倒了，问题就大了。还有我们的引文也不能出现任何的差错，必须要查原文，查原著。我讲一个例子，曾经有一个领导的材料引用了毛主席说的一句话，叫做世界上怕就怕‚认真‛二字，共产党最讲认真。领导就说‚认真‛两个字是不是要加引号，他说他查一下，我说你不用查了我来查。我翻遍了书也没有查到，交给我下边的一个同志，我说你查，你把这个任务完成了，把它查实了，回头我就不查了。结果我们这个同志最后告诉我说‚认真‛二字不用加引号。在文章要发的时候我有点不踏实，总觉得‚认真‛两个字要加引号，当时这个同志说查实了没有引号，不用加引号我不放心，又让图书资料室的同志给我查一下。最后在《毛选〃五卷》里面查到出处了，‚认真‛二字是要加引号的，回去我就和我下面这个同志讲，我说你是查的哪一个原著？他支支吾吾告诉我他在网络上查的，是一个中学校长的讲话。我说这个是绝对不能作为依据的，网络上的再加上又是一个中学校长的讲话，怎么能作为我们查证事实的依据呢？一定要查原文、要查原著。这是把好第三关。

（四）、第四关就是把好格式关。公文的格式是规范的，有统一的规定。不是想怎么来就怎么来，在这方面我们要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。第一个是公文的抬头，就是红头文件的红头是有规定的，红头和下面的盖章必须是一致的。比如说科技部文件下边盖别的章是不合适的，必须盖科技部的章，盖教育部的那是不行的，或者盖一个别的什么民间组织的更不行，红头必须和落款是一致的。联合发文也是有规定的，联合发文一般是按党、政、军、群排列，党政机关、政府机关、军队机关、群众团体，按这个顺序排列。比如政府机关里面涉及到一些单位，这里面是按三点方案的机构顺序排列，不是把它写上就行了，涉及哪个单位把它列上就行了，那是不行的，这是抬头。

第二个是文种不能混用，就像我刚才说的，请示就是请示，报告就是报告。不能叫请示报告，不能把请示写成报告，更不能下行文当成上行文使，给上级机关发通知是不行的，文种是绝对不能混用的。

第三个主送机关必须是一个，就是上行文，上行文主送机关必须是一个。有很多同志不懂这个规矩。如我报一个请示，只能给分管这项工作的领导报一份请示，不能每一个领导都送，那就会出问题。有什么问题呢？就是不同领导的批示可能不一致，最后执行谁的？造成了领导之间的不协调，给上级机关造成了矛盾，最后你自己无所适从，哪个领导的指示你能不执行？不能说合我意的执行，不合我意的不执行。下行文必须是下一级的管辖的机关，我不能发下两级。比如人力资源和社会保障部，我发下面的人事厅、劳动保障厅是可以的，我不能发人事厅下面的处，我也不能发地、县的人事部门，我只能发下一级管辖的部门。再一个就是发文机关的署名不能遗漏。四个单位发文，那么落款就是四个单位，按规定的顺序排列，不能遗漏。在简称和全称方面要一致，要么用规范的简称，要么用全部规范的全称，都没有问题。还有一个是发文的日期，发文日期必须是最后一位领导签发的日期，不是我们在起草公文的时候就把日期写上了。公文起草的日期也可能是今天10 月14 日，但领导签发就不可能是14 日了，也可能是16 日，也可能是17 日，以领导签发的日期为准。

格式里面有很多要求，但是我主要讲了三点。抬头的问题、文种的问题、主送机关的问题、署名的问题、发文日期的问题，这些都是重点，要把握好。

（五）、第五关是要把好语言关。我刚才讲在起草写材料这一部分的时候讲到了语言的问题，那么我们在讲公文语言的时候就特别强调准确、简洁，不要啰嗦。写公文其实是个很难的事情，草拟公文用词强调规范。过去有一句顺口溜，叫‚一把刷子写电报；二把刷子写报告；三把刷子写道道‛。讲的是越简略越难写，我们的公文都要求简单一些、简短一些，要求要明确一些，这一点在公文起草时候大家要注意，把握这一点。用词规范方面有很多这里就不一一说了，比如说截止、截至，后面的截至是及物动词，截止是不及物动词，我们很多同志是混用的。比如截至到某月某日，这比较准确的，截止某月某日是不对的。我们还有像制订（言丁的订）、制定（确定的定）也是有区别的，前一个制订是在制订方案、制订计划方面的用的比较多，后一个制定主要是用在法律规章方面。用词方面也是很讲究的，这里有很多，我就不一一说了。

第二章如何提高办会能力

下面给大家讲一下如何办会议的问题，会议在我们工作中占很大一部分时间，各级机关都要召开很多会议。在各种各样的会议中，有工作会议、座谈会、研讨会、党组会、部务会、局务会、勤务会等等。有一个调查统计，领导者和管理者的工作时间一般有30%左右甚至有的高达85%的时间是在会议中消耗掉的。还有一个资料介绍全世界每天至少有五千万个数目的会议，而美国每天有一千一百万个会议，居世界之首，并不是只有我们中国的会议多。

对于办公室的同志来说，如何办会是我们需要做好的一项重要的工作，我的体会是三句话：制订方案、把握重点、注意细节。

第一节制订方案

制订方案是办会的一个前期的重要准备工作，在制订方案这个方面，我们要注意三条。第一是要周密的思考，做什么事情我们讲谋定而后动。制订会议方案就是如何办会的谋定，把方案搞好了，我们的会议就能确保成功。方案要全面，不要遗漏任何一个环节，每个环节都要考虑到，都要按现实去模拟，这个特别重要。方案能考虑到，要是遇到了有些事情是能应急处理的，有些事情是难以应急处理的。比如说一个简单的例子，我们部委要开一个比较高规格的会议，有一些领导的房间要放一些红巾，如果没有考虑到，临时领导需要用的时候，要装饰就来不及了。有时比如说会场主席台的话筒摆几个好？如果只摆两个，有第三个讲话时临时接一个话筒是不行的，所以会议方案非常重要。制订方案的第一条，就是要周密的思考，不遗漏任何一个环节。

制订方案二条就是要明确责任，每一个环节，每一项会务的工作，都要明确到人。有人来落实，有人来检查、督促落实，这都是我们办公室的同仁都要做到这一点。如果办小型会议可以，但是大型的会务必须是分工到人，而且有人督促落实。

制订方案第三就是会务方案要报批，有些事情不是我们办公室的同志能决定的，不是具体的会务工作人员能够决定的，需要单位的领导的审批。比如说会议确定几个发言人，确定哪几个发言人，不是想定谁就定谁，是要报批的。比如说分组讨论，怎么编排分组也不能说你想怎么定就怎么定，都要报批的，都要上报领导做主，我们办公室的同志都要有请示报告的意识。

办会第一个就是搞好方案，我认为不管大会小会都要有方案，不管是有文字还是没有文字的都应该有方案。小型会务可以不用文字的方案，但是脑子里也要有个方案，有些该请示领导的要提前请示。

第二节把握重点

第二个就是办好会议要注意把握重点，把握重点是一条重要的工作方法。毛主席曾经指出任何过程，如果有多数矛盾存在的话，其中必定有一种是主要的起着领导作用的、决定作用的，其它是处于次要的、服从的地位。主席说我们要做的工作是什么？要全力找出主要矛盾，抓住主要矛盾，这一些问题就迎刃而解了。主席甚至还说妄行的学问家和实行家不懂这种方法，结果如坠烟海，找不到中心，也就找不到解决矛盾的方法，主席给我们指出来把握重点的重要性。

办会重点是什么？我归纳是两个，第一个是参会领导的接待服务，第二个是会场。其它会务工作也很重要，当然这是两个重点，尤其是办公室的领导要把握这两个重点。今天这个会有哪些领导出席，那么接待服务要搞好，这就包括前期给领导发请柬。有的还发动车，领导来的时候有迎送，包括会议议程的提前告知等等把情况直接给领导汇报。有的不光是本单位领导，也还有外单位的领导，这方面我们要把它作为一个重点。

第二就是会场的准备，会场里边有很多情况，比如说话筒的问题，我们有的同志不注意，不吸取教训。在会议开始的时候，话筒不响了，甚至有时响但有杂音。大型会议我都参加过很多次，有些大型会议都出现这些问题，有一个单位去讲的时候，都是有很多高级干部参加的，话筒里面有二十分钟杂音，都没有清除掉，这就影响了会议的效果。

还一个是会标不能出现任何错误，重要的会议都有会标。要检查好，会标错了大家都能看到，这就有问题了，问题大了。还有就是排序，主席台的排序不能排错了。过去有的同志排序错了领导就走了，不参加了，人家很尴尬。摆了七八个凳子，有的没人坐，人都走了，有的人家还要讲话、发言的，这个程序只能取消了。会场要准备好，一旦会议开始了，正常会议开始了，那么会议就成功了一半，这是第二点。办会要把握重点，重点是两个：参会领导人接待服务，还有就是会场的准备。

第三节关注细节

办会第三点就是关注细节，细节特别重要，有一句话叫做细节决定成败。管理学把它作为一个原理，准确说就是细节决定成败。在筹备奥运会的时候，有一位领导同志讲魔鬼存在于细节当中，提醒大家在奥运会筹备过程中要关注细节，这是有道理的。这个细节就真是细节了，没有注意到它就可能误事。

我举几个例子，比如请上级机关领导出席，你请的是一个领导同志，但他有陪同的人员，如果只寄了一份请柬，那你就很被动。他本来那些陪同人员还要过来，没有请柬，有的陪同人员打前站，就进不了大门，这问题就出来了。还有领导的讲话材料放在主席台上，没有过细检查，领导在讲话过程中发现少了页，这问题不就严重了吗？全国性的大会发生过这种事情，这还不是指我们部门的，是全国性的会议。

还有是主席台的座次的摆放，刚才我已经点到了，不能出现错误，因为不管谁在主席台上，你也要告诉这些在主席台上的同志，提前告知，还要告之相关人员。曾经有一个会，有个同志在主席台上没有他的名字，但是他直接走到主席台上去了，他认为自己是应该上主席台的，但在主席台上找了一圈没有，那就很尴尬了。这也和单位主办部门考虑不周有关，但是我们提前告知相关人员不就行了吗？这里面有很多细节存在，比如说有些领导同志不喝茶，就喝白开水，你给他上一杯茶，他有些不大习惯。你给他上杯白开水多好，这也是个细节，如果你能考虑到，领导就会感觉到会务工作做得真的很细，连这一点都考虑到了。但是我们没有心思、没有上心，这些细节我们不可能考虑到，这些细节也是我们办公室的同志尤其是办公室的领导都要关注的。关注了这些细节我们就有可能把会务办得很完美，不能说没有纰漏，每个会不可能没有纰漏，但大的方面不能出问题。办会我就讲三句话：制订方案，把握重点，关注细节，和大家交流了一下办会的体会。

第三章如何提高办事能力

在我们机关，包括事业、包括企业，办事的能力同样是非常重要的。你不会写材料，但你能办事也可以的，你办事能让领导放心也可以，你也有你立身之本。怎么办好事，这就要去琢磨，我今天把这件事办好了，明天我把那件事办好了。怎么把事情办好，我讲我的四点体会。

第一节用敬畏的心态办事

我第一个体会是用敬畏的心态，孔老夫子有一句话‚事思敬‛，事情的‚事‛，思想的‚思‛，尊敬的‚敬‛。就是要有敬畏的心态，简单的说就是要有畏惧的心理。什么事情如果都是带着畏惧的心理去做，你会认真的、小心谨慎的把它做好。往往办不好事情的，都是粗心大意的人，马大哈式的人，做什么事情我认为都要有敬畏的心态。在机关我们经常办一些事情，但是经常会发现出一些纰漏，就是没有带一种敬畏的心态去做。有人认为这种事情不是很简单吗，随便处理一下就行了，往往容易出差错。

我讲过一个例子，我曾经陪一位领导出差，给我们订票的服务单位打一个电话，把领导的身份证传过去，把我的身份证传过去，告诉往返时间，把机票送来。由于订票的事很晚，都快要出发了才送来，那么我拿着机票就和领导一起走了，登机的时候没有发现问题，在返回的时候发生问题了。机票是头一天返回的机票，不是第二天的，当时看了去时的机票，没有看回来的机票，这问题就大了，最后换票才使领导的行程顺利。像这种事情我后来反思，就是没有过细，没有把它当回事，简单处理了，因为这种事情不会出问题。

我觉得办公室的同志办每件事都要有敬畏的心态去做。过去领导跟我们讲今天我交给你们一件事，你把它做好了，明天我再交给你一件事，你又把它做好了。后天我交给你更多的事，你把它做好了，最后我把整个担子交给你，这是领导说的非常深刻的道理。就你每件事都让领导放心了，最后把整个担子交给你是很自然的。我们对待每件事都要认真去做，要确保每一件事都要做好，这是第一点体会，要有敬畏的心态。

第二节按原则办事

第二点体会就是要按原则办。办任何事情都要有一个原则立场，我给我们办公厅的同志讲不管处理任何事情先把原则确定下来。什么事都一样，把原则确定了，在原则问题上取得了一致达成了共识，那么就对号入座了，就这么来解决。

比如说有一个出国安排有几条原则确定下来再确定人员。比如说我们过去分福利房，有几条原则，确定原则是什么，取得了一致就按原则来分配。办事要办好，最重要的一个方法就是复杂问题要简单化，简单化的办法就是按原则办。办事里面讲原则有可能得罪人，但是得罪的是少数，赢得的是多数。但你如果不按原则办你最后得罪的是多数，拥护你的是少数。也可能你最后把所有人都得罪了，你事情也办了但都得罪了所有人，最简单的就是按原则办。在国际事务中我们都是有明确的原则。我们在国际事务中的重要原则就是：国家利益至上。我们也认同普适原则，但是必须保证我们国家根本利益。这条原则我们确立了、我们执行落实了，那我们处理任何国际问题都不会出现偏差，出任何问题。

比如台湾问题，无论台湾局势发生什么样的变化，无论什么情况出现，我们有一条原则，就是‚一个中国‛。把这条原则确定了什么问题都好谈，什么事情都好处理，就是这一条原则。在原则之下，我们可以保持灵活，前提是遵循原则。既有原则性也有灵活性，在工作中同样是非常重要的，灵活性不是否定原则性，灵活性在原则性的基础上实现灵活性。在不违反原则的前提下我们可以妥协，我们可以发扬风格，可以退让。过去我们有一句话是大事讲原则，小事讲风格，不大不小的事讲妥协。前提是参照原则性，机关有很多这样的情况。

比如说，中国培训网安排我给大家讲这么一课，时间是确定的，但如果在这个时间我又有别的更重要的事情，那就要灵活处理。这个确定的讲课肯定要兑现的，但是就要找时间，时间是可以灵活处理的。这就是工作中我们要很好的把握原则性和灵活性这么一个关系，但是前提是要突出这个原则性。这是第二条，如何办事按原则办。

第三节按程序办事

第三条体会如何按程序办，这也非常重要，一定要讲程序。我这里找到一个材料，老一辈无产阶级革命家习仲勋1962 年因小说《刘志丹》被打倒，1978 年被任命为广东省委书记。16 年离开了党的领导岗位，一下子任命为广东省委书记，他怕干不好，就给当时的叶剑英同志汇报自己的思想，说恐怕这个担子担不起。叶剑英同志亲切的对他说了六句话：第一句话深入调查研究；第二句话稳妥制定计划；第三句话及时报告中央；第四句话按部执行实施；第五句是分清轻重缓急；第六句是注意安全保密。按这六句话做省委书记就没有问题了，这里讲了一句‚及时报告中央‛，按程序办。有些决策是省委可以决策的，有些决策是必须请示中央才能做出决定。

无论你是在哪一个单位，都要对上司，对分管领导，还有主管这个单位的主要负责同志，要经常跟分管领导请示汇报。不要越级请示汇报，越级请示汇报可以说这种现象不是没有的，但我们更多遇到的是越级指示怎么办？越级请示可以，有些同志可能不大会办事，他越级请示了。越级请示里面会遇到什么问题，就是你把你的分管领导放在了一个很尴尬的位臵上，上级没有做出直接指示，上级的上级老给你做出安排，那么这个领导就凉一边了。工作怎么进行下去，你的上级又是和他发生直接联系，当时我也讲按程序办更要注意的是越级指示。因为有的是一把手给你直接指示，他没有经过分管领导，这种情况你怎么办，各个单位都会经常遇到。我认为领导越级指示是对你的信任，要不不会直接给你下派任务，但你一定要有这个意识，还有一个领导——你的分管领导，你的直接领导。遇到这种情况的时候你要采取两点。第一，如果时间紧急，先把这个领导交待的任务落实；第二，你要先跟你的直接领导汇报领导指示的情况和办的情况，最好是在你办事之前先跟你的分管直接领导汇报，听听他有什么意见。把两个领导的指示结合起来，来抓好落实。你这个事情办完了办好了那就只有正的效果，没有负的作用。按程序办，这是遇到越级指示的时候你怎么办。

还有一些事情交给你办了你怎么来处理，有的时候也有一个方法的问题。我认为直接范围的可以直接办理，最好先了解一下有没有规定，原来有没有规定，原来是怎么办的。先按规定来办，然后规定没有，有没有先例，原来是怎么办的，可以比照原来的先例来办。如果既没有先例也没有规定，那么请示报告之后摸索办、探索办。特别要注意机关要讲规矩，讲程序，还有请示报告，要有程序意识。

还有请示报告也有艺术，不是说无论事情大小，想到哪个事就请示领导，就跑到领导那请示一下。你刚请示完突然又想到另外一个东西那么再请示领导，回来一想还有哪个地方要请示一下，又去找领导，这个效果很不好。就是请示报告也有艺术，得思考清楚这个事情哪几个方面要请示领导，理清楚后一点一点给领导汇报，一次汇报就解决了。因为有的事情很小，你去请示领导又没有必要，领导认为这点事情还用请示我吗？但你又定不了，这种事情怎么办?最好是几件事一块请示。因为几件事里面有一件事必须请示领导的，几件事捎带请示一下领导效果比较好，这样领导就不会认为你什么事都做不了主，这个事还来问我吗？这是办事第三条，按程序办。

第四节分清轻重缓急

第四条体会就是分轻重缓急办。我刚才讲叶剑英赠给习仲勋‚六句话‛里面就有这句话，就是事情一定要分轻重缓急，尤其是领导职务越高，负责处理的事情越多，就越要分轻重缓急，不能眉毛胡子一把抓。有些事情可以缓办的缓办，有些事情可以暂时搁臵不办的，先搁臵，保证突出重点，把重点任务落实好，把重点要办的事办好。

1、急事要急办，凡是有实效的事情你不能耽误，耽误就是误事。有的时候习惯了，时效的事情他总是晚两个小时办，老是过这个时限把这个事办完，效果很不好，如果是急事你加班加点也要把它完成。

2、重点的事重点办，在机关恐怕没有人认为自己抓不到重点，重点的事情我还不知道吗?哪个是重点，哪个不是重点，重点的事我肯定重点办，不用你说。但事实上在工作的过程中不一定能分清楚哪个事情是重点，哪个事情不是重点。在这方面我是有过教训，我当副主任的时候，主任交给我一件事，说今天别的事别干你就把这个事干好。但是部长也交给我一件事说你把这件事落实好，没有时限，那就先把主任交给我的事情先办吧，加了一天班干完。第二天部长问交给你的事完成怎么样了?没完成我还不能说任何的话。我说主任交给我别的事情了，我没干。你抓不住重点啊？大小你分不清楚啊？什么话都不能说，就说对不起我没有落实好，我事后思考就没有抓住重点。

我也把我的体会告诉大家，在一个单位、机关可以这么说谁的职务高，谁交给你的事情最重要。这不是因为职务高权力大就认为他的事务重要，而是因为一个单位里面职务越高的同志管的事情就越广、越重要。所以我们得出一个结论，谁的职务高听谁的，先把他交办的事落实了。职务比他低的同志处理不了的，不能同时处理的先放下，这样的结果是唯一的选择。

从那个教训我和主任也取得了一致的认识，最后部长交代的事没有落实是办公厅没有落实，不光是副主任没有落实，主任也没有落实。在我们办事里面、分清轻重缓急里边要特别把握住要根据领导职务高低来确定事物的重要程度。一个单位的一把手管的事务很多，但他交给你的事情只有一件，他也可能交很多事情给别的同志。如果单位的主要领导交给你的事你没有落实，你能分清轻重缓急吗？你能跟领导解释吗？我有好多理由没有完成这件事务，在这里面分轻重缓，急办的，最重要一条最重点的事重点办。同时在工作实践中我领会到很多事情可以搁臵暂时不办，很多事情也可以缓办，一定要有这个意识。办公室内部的事情可以先放一放，先把涉及全单位的大事、涉及领导的事情办好，这样我们才能圆满完成我们的任务，才能履行好我们的职责。

办会须知 篇3

筹备组织会议是机关的一项基础性工作，是每个机关工作人员必须掌握的基本技能。在现行的政务运行机制中，会务工作十分重要，涉及的事项繁琐，每个细节都必须力求尽善尽美。本人简单梳理了一个《办会须知》，供大家在日常会务工作中借鉴参考。

一、会议的分类

常见的会议类别比较繁多，对会议进行分类是一件比较困难的事情，目前还没有统一的标准，常见的会议分类有：

1、按照举办单位划分，可分为公司类会议、协会类会议、组织类会议（典型代表是政府机构会议）。

2、按会议规模划分，可分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。

3、按照会议活动特征划分，可分为商务型会议、度假型会议、展销类会议（商品交易会、展销会、展览会）、专业学术会议、政治性会议、培训会议

4、按照会议形式划分，可分为传统会议、电视电话会议、网络视频会议。

二、会议的一般流程

各种会议的流程有很大的区别，现在以全省性商务工作会议为主要参照物，简要概括会议的一般流程。

（一）会议的提出。一项工作，是否需要通过会议的形式来传达、部署、研究、落实、解决，筹办方必须首先有明确的意见。有时候，会议的提议也直接来自于领导的布置。会议提出者或组织者一般需要先拟定“会议方案”。

（二）会议的申请。会议的申请，主要指拟召开会议的部门（单位或个人）向上级请示，厅机关内部的请示可以用呈批件的形式报厅领导审定（附会议方案）。需提请省政府同意召开的会议，必须正式行文上报。

（三）会议筹备。会议经同意后，就进入实质性的筹备阶段。

1、落实会场。如涉及到分组讨论，需准备分会场。

2、下发会议通知。一般必须有以下内容：召开会议的背景、时间、地点、参加人员、会议内容、有关要求（上报名单、明确是否收费、是否安排住宿等）。会议通知现在可

以通过政务通下发，并加上短信提醒，如发传真，请确认对方是否收到。

3、收集参会名单。一般以传真方式收集为妥，以备查。

4、编印会议须知。主要包括目录、会议议程、会议作息时间表、参会名单（住宿安排）、分组讨论安排、乘车安排、用餐安排、会议座位表、注意事项等等。

5、会场的布置。会标（横幅、背景板、投影板）、主席台布置（鲜花摆放、话筒调试、发言台）、席位牌（制作和摆放）。会见座谈类会议，一般在席位上备好铅笔和信签纸。座位按约定俗成的习惯规范进行排序。

6、会议材料的准备。领导讲话、主持词、各类经验交流和会议参阅材料，及会议材料的印制、装袋（配笔和本子）。

7、新闻媒体邀请。根据需要决定。

8、落实有关后勤保障。用车、用餐、住宿；涉及到省外参会代表，安排接机（站）；会议纪念品。

（四）会议现场工作

1、会议报到。签到、分发会议材料、安排食宿。

2、会议入席引导。迎候领导和引导参会代表入席。

3、会议录音。如由录音师（音响师）录音，需提供会议议程，并作交代。

4、会议摄像、摄影。

5、会议记录。

6、涉及表彰的事项。奖牌（证书）提前制作带入会场，落实领奖人员和上台领奖排序。

（五）会后有关工作

1、清理会场。涉密会议材料收回或按规定办理，遗留在会场的材料统一清理。

2、后勤保障。省外参会代表会后的有关安排及送机（站）、清退会议代表住房、会场租金及食宿结账。

3、整理录音。重点是出席会议领导的讲话。

4、整理会议纪录。根据需要印发会议纪要。

5、会议代表的意见反馈及处理。

6、根据实际情况印制代表通讯录，常见于召开系统内分口的专项工作会议

7、领导交办的其他事项。

三、有关材料的准备

1、拟定会议的方案。会议方案是会议顺利组织的基础，也是汇报召开会议思路时常用的书面材料。会议方案主要包括会议召开的缘由、目的、任务、时间、地点、参会对象、主要内容、议程及会务组织分工等等。

2、会议领导讲话。另行介绍。

3、会议主持词。

4、有关经验交流与参阅材料。根据会议安排确定。

四、会务接待有关礼仪

1、主席台席位的摆放。当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的右边，2号首长排左边，其他依次排列。

2、关于签字仪式的座次安排。签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一 般对等，按主客左右排列。

3、关于乘车的座次安排。小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

4、关于宴席座次的安排。宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。

机关干部如何办会？ 篇4

第一个问题：弄清会议的基本概念

一、会议的内涵

我们讲承办会议，首先要明确什么是会议。

具体讲，会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针政策、决定重大事项、贯彻上级指示、监察部署工作、解决存在问题的一种行之有效的工作方法。

开好会有利于集思广益，有利于采取最优的方式做工作，有利于统一思想、协调一致、沟通信息和交流经验。

会议的规模有大有小，但都表现为解决问题、进行工作的一种手段，在现代政治、社会活动中，会议已成为一种经常性的活动方式。

会议，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。

会议的基本要素有以下几点：

（1）会议名称。（2）会议时间。（3）会议地点。（4）会议组织者。（5）与会人员。（6）会议议题和内容。（7）会议成果。

二、会议的作用

会议是社会政治生活中一种常见的活动形式，尽管各类会议的具体作用不尽相同，但作为处理和决定问题的方式方法，任何会议都是为了实现领导意图，达到一定目的而召开的。

会议的作用一般表现在以下几个方面：

第一，会议是实行集体领导的基本方法之一。第二，会议是集思广益、交流信息的重要方式。第三，会议是协调关系、解决矛盾的有效手段。

需要注意的是，会议是一种工作方法，但不是唯一的工作方法。

我们承认会议的重要性，但不能把它的作用无限夸大，更不能用它代替其他工作方法，以至于造成“文山会海”的现象。

具体讲会议的作用有以下八个方面：

①科学决策的作用。②宣传动员的作用。③总结部署的作用。④检查督促的作用。⑤调查研究的作用。⑥交流沟通的作用。⑦指导推动的作用。⑧密切联系的作用。

三、会议的分类

会议可以按照多种形式进行划分。

1.按照规模划分，主要有三种：①小型会议（百人以内）；②中型会议（千人以内）；③大型会议（千人以上）。

2.按照会议性质和内容划分，主要有五类：①规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会；②日常型会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议；③专业性会议，即为研究某项工作、讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议；④纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要历史人物、重要节日而召开的会议；⑤座谈性会议，包括各种座谈会、茶话会等。

3.按照会议形式划分，可分为两种：①有会有议的，多数会议属这种类型；②会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。

4.按照时间划分，可分为定期性会议和不定期会议，还可分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间没有特殊情况必须召开；不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议指两次以上会议；一次性会议指只需要开一次的会议。

5.按照会议阶段划分，可分为预备会议和正式会议：预备会议是整个会议的组成部分，是正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。

6.按照开会手段划分，可分为常规会议和电子会议：①常规会议是指传统的会议；②电子会议是指电视电话会议、视频会议、网络会议、卫星会议等。

我们政治机关经常组织的会议有以下几类：

（一）党团会议。包括党代表大会、党代表会议、党委全会、党委常委会、党委民主生活会、党支部大会、党支部委员会、党小组会；团代会、团委会、团支部大会、团支部委员会、团小组会等。

（二）行政会议。包括代表大会、首长办公会、主任办公会、部务会、处（科）务会、半年总结和年终总结表彰大会、誓师动员大会、教育部署（准备）会、抓基层协调会、经验交流会、形势分析会、公布任职命令和授衔、晋衔大会。政法委员会、安全委员会、纪律检查委员会、计划生育领导小组会、老干部工作领导小组会等等。

（三）其他会议。包括各类座谈会、各类现场会、各类纪念会、各类庆祝会、各类报告会、各类演讲会、各类茶话会、各类文艺晚会、各类电视电话会、新闻发布会等。

第二个问题：会议的组织，即会务工作

一、会务工作的含义和特点

会议活动是有组织、有目的、有秩序的多人集体参加的活动，需要一定的组织安排才能顺利进行。

通常把会议的组织、安排以及各种事务性服务工作统称为会务工作。

会务工作是会议过程中多种事务性、辅助性工作的总和，其根本任务是为参与会议的全体人员特别是领带提供全面服务，使整个会议活动必可缺少的一部分，其质量好坏和效率高低直接影响会议是否达到预期目的。

会务工作的特点有六个：

1.政治性。这是会议的内容所决定的。其内容具有政治性，会议必然具有政治性。会议的政治性主要表现在开会的时机、会议的形式和会议的内容。所以，会务工作也要讲政治性。

2.服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是给参与会议的所有人员提供良好的环境和方便条件，做好各项服务工作，保证会议顺利进行，达到会议预期目的。

3.事务性。组织会务的各个环节多有较强的事务性，繁杂而琐碎然而，正是通过这些事务性工作，保证了会议按照预先的安排顺利进行。有时一个很小的事务性工作未做好，也可能影响整个会议活动的进程。

4.综合性。参加会议的人员来自各个单位的各个部门，有时会议的内容涉及的也比较广泛。做好会务工作，要能够从全局出发观察和思考问题，具有高度综合的能力。

5.保密性。无论国家机关还是各类组织，许多重要事情都要通过会议讨论后作出决定，所以会议的内容就不可避免的涉及到各种机密。因而，许多会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密理所当然的成为会议的一个主要特点。

6.时间性。会议活动本身具有很强的时间性，作为与会者要遵守时间，按时参加会议，作为会务人员更应有高度的时间观念，绝不能出现诸如与会者已经到齐但会场还没有布置好，或记录人员还未到等现象。

二、会务工作的内容

会务工作的内容视会议规模而定。

一般规模小、会期短的会议，会务工作的内容相对简单些；而规模大、会期长的会议，会务工作的内容就会非常复杂。

如果按照时间顺序划分，可以将其分为以下三个方面的工作：

第一，会议的组织协调工作。其中包括：安排会议的议程、日程和程序；确定会议名单、会议分组；会场的选择与布置；会议的报到、签到工作；会议的组织联络；等等。

第二，会议的文字材料工作。其中包括：制定会议通知、证件；撰写各种会议文件（如会议报告、会议须知、会议简报、会议纪要等）；会议的现场记录；会议文件的清退、立卷归档工作；等等。

第三，会议的后勤保障工作。其中包括：会议的食宿安排，会议的接站、接待工作；会议的财务管理；会议的交通、保健、娱乐工作；会议的保卫、保密工作；等等。

会务工作千头万绪,要做好会务工作,应遵循如下原则:

一是细致周密的原则。

要根据会议的内容、特点和领导要求，认真细致地做好各项会议准备工作，严密协调地组织好各项会议服务，使会议善始善终，达到预期目的和效果。当然，不同级别、种类的会议，会务工作的重点也不同。

例如：一个大型的露天集会，工作的重点应该是队伍的入场、散场的科学调度以及安全保卫工作；而一个报告会，重点是会场的选择，音响、投影仪等设备的调试，与报告人的沟通等。

二是综合协调的原则。

由于会务工作涉及许多方面，造成有些大型会议的工作人员很多，包括秘书人员、服务人员、保卫人员等。要保证会议的顺利进行，每一个环节都要组织得非常严密。

各类工作人员应定人定岗、各负其责，还要密切配合，防止工作脱节。会议组织人员要做好统筹管理，做好监督、检查和协调工作，及时发现问题、堵塞漏洞。

三是灵活机动的原则。

俗话说，计划赶不上变化。由于种种原因，会议中难免出现一些特殊、突然的情况，组织人员应能够及时、灵活地加以处理。

四是热情礼貌的原则。

从总体上说，会务工作属于服务性工作，组织人员应该待人热情礼貌，全心全意为领导和与会者服务，要不怕麻烦，耐心细致，热情周到，将自己良好的个人风貌、职业素养体现出来，给与会者留下美好的印象。

办会的具体工作，一般分为三个阶段：

1、会前准备阶段。在会前准备阶段，组织会议人员必须从宏观方面了解掌握个方面的情况，确定会议主题，明确会议目的；起草相关文件，组织发言文稿；确定与会者并发送通知；做好行政性事务的准备工作。具体来说包括以下九项工作：

（1）确定会议的名称和议题。

（2）确定会议的规模和规格，提出与会人员范围或人员名单。

（3）拟定会议的时间、会期、议程与日程安排。

（4）做好会场的选择和布置工作，尤其注意仔细检查所需的音像设备。

（5）制发会议通知。若需要提前分发会议材料则将相关会议材料与通知一起发放给与会者。

（6）拟定会议的后勤保障方案，按与会人数准备好所需物品。

（7）准备好会议所需的其他必备用品和特殊用品（如表彰大会的奖品等）。

（8）制定会议的经费预算。

（9）制定出会议的卫勤保障和保卫工作方案。组织大型集会还要做好安全预案。

2、会议召开阶段。主要有八项工作：

（1）会务人员提前到达会场，反复检查会场准备情况。

（2）搞好会议签到和材料分发。

（3）落实主席台领导人、发言人是否到齐。

（4）按预定方案组织与会人员就座。

（5）维持好会场秩序。会议开始前关闭会场大门，要求无关人员离场，强调会议期间注意事项。

（6）做好会议记录，写好会议简报。

（7）安排好会议照相、摄像，以及会议结束时与会人员的合影留念（合影时的座次和站位事先安排好）。

（8）按需要提前为与会者准备或预定返程车船票等。

此外，还要注意可能发生的突然情况，做好随机应变的准备。

3、会后收尾阶段。主要有六项工作：

（1）印发会议简报和快报。会议简报是用简练的文字及时向上级部门反映情况、向与会者通报情况的一种文件形式。会议快报是会议简报的进一步精炼。重要的大中型会议都要出简报或快报。

（2）印发会议纪要和会议决定事项通知。会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成的一种公文形式，是传达贯彻党和国家的方针政策、指导工作、解决问题、交流经验等的重要工具。会议决定事项通知时将会议内容、决议等传达给有关单位的一种公文形式。党政军机关召开的工作会议一般均产生会议纪要，并须印发会议决定事项通知。有些专业性工作会议也产生纪要。

（3）按需要回收会议文件。会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有秘密性，一些会议文件在会后应收回。须带回传达或使用的，由会议保密员登记签字后带回。

（4）会议文件立卷。会议文件立卷是指将处理完毕并具有查找保留价值的零散文件，依其内在联系，分门别类的形成卷宗。

（5）汇编会议文件。汇编会议文件一般可分两种：一种是档案资料工作需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件要全。另一种是供学习用的汇编，是将会议的正式报告、主要讲话等汇编，以供学习用。日常工作会议文件，可按一年或半年时间单位，将同一类型会议的文件、参考材料等按时间顺序汇编或分专题汇编。

（6）会议总结工作。为总结积累经验，一般大中型会议结束后都要作会议总结，作为今后开好同一类会议的借鉴。会议小结材料一并作为完善的卷宗归入档案。

三、会务工作的流程

（一）会务工作的一般流程包括：

①拟订会议内容——②提出会议方案——③呈报首长审批——④召开会务准备协调会——⑤下发会议通知——⑥进行会务准备——⑦组织会议召开——⑧整理会议资料——⑨下发会议文件——⑩收集材料归档。

（二）会务工作的详细流程包括：

1.文件准备：

①安排会议议题、议程、程序——②准备会议文件（主报告、领导讲话、发言/经验材料、主持词、会议须知/指南等，文件打印校对装订）——③制发会议通知（包括会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点等）——④收集确定名单（单位职务、军衔、姓名性别、民族、人数、往返车船、飞机时间、会议人员分组、按会议人头制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证）；

2.会场准备：

包括：会标徽记、坐席形状、座次安排、音响效果、录像摄影、照明通信、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生、安全警卫等；

3.后勤保障准备：

包括：文件装袋、房间分配、伙食标准（菜谱）、食品卫生、就餐桌次、用车安排、医疗保健、文娱活动等；

4.会间服务：

依次包括：签到接待、安排会场、分发文件、协助控制会议议程、记录录音、摄影照相、编写简报、会议宣传、会场采暖降温、端茶倒水、安全警卫、食宿和医疗保健、返程票务、文娱活动等；

5.会议善后：

包括：会议文件（登记）清退、送别与会人员、暂住人员安排、会议文件归档、印发会议纪要或会议文件、会议财务结算、会务工作总结等。

为方便大家理解，下面，举几个会务工作的个例流程。

例1：党委全会会务工作流程：

第一步：根据规定和党委首长意图确定会与主题和开会时间；

第二步：筹划会议拿出方案并起草会议呈批件；

第三步：召开会务筹备工作协调会；

第四步：下发会议通知；

第五步：以组织和纪检为主调研起草会议党委工作报告和纪委工作报告；

第六步：征求对党委工作的意见和建议；

第七步：准备会议其他文件（包括会议主持词、会议须知、上级党委全会精神传达提纲、领导在会议上的讲话发言、各相关业务部门工作要点等）；

第八步：搞好会场、会务和后勤保障准备；

第九步：按计划开会；

第十步：做好会议善后工作。

例2：年终总结表彰大会会务工作流程

第一步：根据规定、惯例和首长意图确定会议主题和开会时间；

第二步：筹划会议方案并起草会议呈批件；

第三步：召开会议筹备协调会；

第四步：下达会议通知；

第五步：准备会议讲话、表彰通令通报、会议议程、会议主持词；

第六步：准备奖状、奖牌、奖章、奖证、奖品、奖金、绶带和发奖人员；

第七步：做好会场准备，包括会标、音响、音乐、摄像照相、鲜花摆放、暖气等；

第八步：搞好发奖预演；

第九步：协调参加会议首长安排好主席台座次；

第十步：开会：奏乐（一般会前奏《国歌》）、宣读通令通报、组织大会发奖、首长讲话、奏乐（一般会议结尾奏会议代表歌曲，如党组织的会议应用《国际歌》、军队会议应用《军歌》）；

第十一步：会后首长与受奖单位和个人分别合影留念。

第三个问题：会务工作的实施

一、会务工作的总体要求

主要是搞好会议控制，提高会议质量。具体包括以下五条：

（一）控制会议审批。一般能够通过更简单、更高效的方式解决问题的，就必要开会；内容相近或参加人员相同的会议合并到一起开，尽量的减少会议。

（二）控制会议规模。严格按会议内容确定出席人员，参加会议的一定是必要的，非出席不可的人员。会务人员也要精干。

（三）控制会议时间。会前要对会议和会议的每个阶段的时间进行精确预测。要准时开会、准时结束。必要时限制个人发言时间，有效把握会议进程，防止松散拖沓。

（四）控制讨论过程。如果发生与会议议题无关或深入到不必要的细节上，会议主持人或讨论主持人应及时引导回到议题本身。对分歧意见不能统一或讨论议题不能形成决议的，可推到下次会议讨论决定。

（五）控制经费开支。要节约每一个铜板。这与控制会议规模、控制会议时间直接相关，尽量减少不必要的开支。

二、会务工作的具体实施

会议的组织实施，要在上述总体要求下进行。按照会务工作的实施流程，下面我讲一下主要环节的实际操作。

（一）怎样筹划会议拟定方案起草呈批件报批？

会议主题和议题确定后，由会务主管部门根据主题和议题进行会议筹划，拟定开会方案，起草呈批件报首长审批。呈批件的内容包括：开会的依据、会议的主题、会议的名称、会议的时间、会议的地点、参加会议人员、会议的内容安排、会议的筹备分工和时间节点、会议的食宿安排及经费预算、会议的卫勤、保卫和车辆保障等。总的讲就是要把筹划和方案的内容全部写进去。

（二）怎样组织会务分工召开协调会部署？

一般会议呈批件首长批准后，按首长批准的计划组织会务分工、召开协调会部署。

会务分工，一般分为秘书组（负责会议的总体控制）、材料组（负责会议主要文件的起草）、会务组（负责会议的后勤保障等）。

召开协调会部署。会前，会务主办部门要制定《会务工作流程表》。因为整个会务活动是一个系统工程，必须进行流程管理。

流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。

流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

会后，大家按流程表规定的要求和时限抓好各方面准备工作的落实。

（三）怎样拟定会议议程、日程和程序？

会议议程是指对会议所要通过的文件以及要讨论、解决的问题的概略安排。

大型会议通常有一个或几个议题，还有一些相关工作，会务组织人员应根据这些议题和工作的内在联系、主次关系，安排好各项工作的先后次序并将其打印成文件，这就是会议议程。

会议日程是指在一段时间内会议进程的具体安排，一般用简短的文字或表格形式将会议的具体活动顺序列出。

例如：某一会议要开一天，就要将这一天中每一项活动的时间安排、具体地点和要求（包括吃饭、娱乐等集体活动）以表格或文字的形式打印出来，提前分发给与会者，让大家心中有数。

会议程序是一次会议按照时间先后依次安排的工作顺序。会议程序可繁可简，一般由主持会议的人掌握即可，不必发给普通与会者。

安排会议日程应注意以下事项：

（1）要把握会议的目的，即了解会议召开的原因。根据会议的目的和目标组织活动，安排日程。

（2）掌握重要人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。一般会议都有首长参加，或邀请一些嘉宾。这些首长或嘉宾是否与会直接关系到会议的效果。因此、在安排会议日程时要考虑他们的时间安排。

（3）根据多数人的意见安排会议日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

（4）要围绕中心工作安排会议日程，即根据会议的需要安排会议日程。如议题较多时，最重要的议题排列在最前面。

（5）会议日程的安排要科学、合理。首先，要控制会议的总会期，会期不能太长。其次，会议期间要适当休息。再次，在会议的安排上要保证在最佳的时间开会。如上午多安排报告、演讲，下午则以讨论或参观为宜，而晚上则适合安排娱乐活动或非正式讨论。

（四）怎样做好会议文件准备？

会议所用的各种文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。

需要认真准备的会议文件材料，主要是：会议须知、会议主持词、开幕词、闭幕词、主题报告、首长讲话、发言材料等。

会议报告，是会议领导在会议上所做的中心发言、讲话，一般文件起草小组起草。

会议报告的起草要注意以下几点：

（1）要按照首长的意图起草，并根据领导者的身份、年龄、文化程度及性格特点撰写，力争写出领导者的特色。

（2）在内容上要注意实事求是，正视现实，不夸夸其谈，让听众心服口服，还要进行分析说理，提高听众的认识。

（3）要针对听众的年龄、职业构成去构思通篇讲话，用最恰当的语言去感染听众，启发听众。

（4）在文字上要注意简短生动，通俗上口，具有吸引力。

开幕词，是在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。

开幕词是会议开始的前奏曲，在开幕词中要郑重宣布会议正式开幕，营造一种隆重的气氛。

开幕词中还要阐明会议的目的、任务、意义，明确交代会议的议程，扼要说明会议的开法、原则、交代会议的主要精神，起到点题的作用。

这是为了使与会人员明确会议主题，做到心中有数，便于积极主动地参与。

撰写开幕词时，篇幅要短，要求文字简练，有针对性，内容切忌重复、啰嗦；语言要求口语化、富有感情色彩，富有鼓动性，生动活泼。

领导致开幕词时，语气要热情、友好、富有激情，要调动起与会者对会议的热情和希望。

闭幕词，是在会议闭幕时，由相关领导人向大会所做的总结性讲话。闭幕词是会议的结束语，必须与开幕词相呼应。它要切实总结会议成果，补充会议内容并适当深化和发挥。

闭幕词既是对会议的总结和评价，又是对会议精神的延伸和补充，对于会议虽未展开、但已认识到的重要问题，应当在闭幕词中提到，适当强调，做必要发挥。

闭幕词必须从会议的实际情况出发，着力提高与会者的认识。

在闭幕词中要归纳会议精神，提出希望和要求，激发与会者贯彻会议精神的积极性，要高度综合概括，富有鼓动性和号召力。

因会议已近尾声，所以，无论是总结成果，还是提出要求，都应简洁明了，点到为止，不要拖泥带水，切忌画蛇添足、节外生枝。

同时，行文要灌注热情，号召要有力，语调要昂扬，使会议在高潮中圆满结束。

会议须知，是参加会议人员的行动指南，是与会者和会议工作人员必须遵守与了解的注意事项，通常由秘书组（会务组）负责编印。

会议须知的编印一要准确，二要明细。特别是参加会议人员的编组、姓名、性别、单位职务、房号等一定要准确无误。

会议须知应根据领导审批过的会议预案和会议最终报名情况来编写，再经领导审定后印制，并在会议报到时发给每位与会者。大中型会议和重要会议召开之前，都应撰写会议须知。

会议须知的主要内容包括：会议日程、会议名单、会议编组、保密纪律、请假制度、安全要求、作息时间、生活保障和其他注意事项等。

会议材料起草后，要认真做好三项工作：

一是检查文件的准确性。检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务，要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人和与会人员名签等，要确保每一项都无差错，每个文件都无错漏。

二是印制文件。会议文件在审查报批改定后，方可付印。印制文件要专人负责，原则上谁起草谁负责。要根据与会人数并注意留出足够的份数备用。印制好的文件要按照与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。

三是分发文件。人数较少的小型会议，会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议，文件要提前装袋，在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员（餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员）。

（五）怎样布置会场？

会场的布置，包括会场气氛的营造，会场格局的设计，会场坐次的排列，会场会标的制作和悬挂，会场音响的设置，会场花卉的摆放等。会场气氛的营造。

不同内容的会议，要求有不同的气氛，其会场的布置是不一样的。

营造会议气氛首先应从会场布置着手。

比如党的代表会议要求朴素大方，军人代表大会要求庄严隆重，庆祝大会要求喜庆热烈，追悼会要求庄重肃穆，座谈会要求和谐融洽，纪念性会议要求隆重典雅，日常工作会议要求简单实用。

会议的气氛首先是通过会议场所的大小、色彩、旗帜、饰物、灯光、音乐等烘托出来的，所以，布置会场时要注意从这些方面营造与会议内容相适应的气氛。

会场格局的设计。会场格局应该根据会议的内容来安排，同时要考虑与会者的人数及彼此的关系，还要顾及会场的建筑形状，符合美学原理和与会者的审美观等。会场可以布置成圆形、椭圆形、长方形、回字形、山字形等。

主席台座次的排列方法：

我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。具体排法：

A、与会首长人数为单数时，1号居中，2号在1号左手位，3号在1号右手位，以此类推。

B、与会首长人数为双数时，1号位在中心点偏右的位置，2号在中心点偏左的位置（中心点在1、2号之间，双数与单数相反，右为上。这样能保持首长始终在原位不变。在军队，通常党的会议党委书记为1号，行政会议军事首长为1号），3号在1号右手位，4号在2号左首位，以此类推。

是凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。

排列听众席的座次，目前主要有两种方法：一是按指定区域统一就座。二是自由就座。发言席一般为单列席位。

（六）怎样进行会场服务？

会场服务，主要是按会议议程安排，监督会议进程。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。在会场之内，为与会人员服务，尽可能地满足其一切正当要求。

在会议开始以后，会务人员要协同服务人员、保安等工作人员共同做好会场服务。具体工作如下：

（1）引导座位、维护秩序。为了保持会场的秩序，工作人员应加强检查，制止无关人员入场，如果会场加大，如果会场较大，为了方便与会者，工作人员可以引导与会者入座。

（2）处理临时性事务工作。在开会过程中，会务人员要负责处理与会领导临时交办的各种事宜，做好内外联系、传递信息的工作。

（3）提供通讯保障，做好会议值班、热线电话接通工作，及时传递信息。开会的时候，不是特别紧急的电话一般都不传呼。一般的电话可记录下内容，待会间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。

（4）分发文件、资料、文具。可多准备一些纸、笔等必要的文具，以备不时之需。

（5）会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明、扩音设施等服务。会场上这些服务一般由会议服务人员负责、会务人员要检查、督促他们做好各种服务工作。

（6）协助领导掌握情况，控制会议进程。会务人员对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向，都要心中有数。并及时向会议领导报告。会议进行当中，视会场气氛情况，可适时向主持人建议休息若干分钟。

（7）关心与会人员中老、弱、病、残者的健康状况，发现问题及时处理或请示有关领导。

（七）如何编写会议简报、做好会议记录、纪要？

1.会议简报：会议简报是会议期间编印的有关会议情况的简要报道，包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定事项等。会议简报是反映会议进程和交流会议信息的非正式文件，主要作用是：便于领导掌握会议的全貌，指导会议；便于与会者交流经验，沟通情况；为日后工作提供可靠资料。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报；无需分组讨论、会期只有三四天的会议，只在会议结束后编写一期简报即可。另外，有一种会议简报是专门给领导看的，称为会议快报，这种简报的编发应注意保密。

2.会议记录：会议记录是对会议的基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。会议记录是会议情况的真实反映，也是了解会议决定事项执行情况的依据和凭证。不论会议规模大小，一般均应形成会议记录。

会议记录的内容有：（1）会议名称；（2）会议时间、地点；（3）会议主席及主持人；（4）会议出席者名单或人数、缺席者名单或人数；（5）会议的主要内容，包括报告内容、讨论事项、选举方法及结果、临时动议等；（6）会议决定、决议事项；（7）与会议有关的应记载的事项；（8）记录者姓名。

以上内容包括两个部分：第一个部分是会议组织情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人（简单注明原因）以及记录人签名。第二部分是会议内容，是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的总结发言等主要内容真实地记录下来。

3.会议纪要。会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的正式公文，要求与会单位共同遵守和执行。法定会议、工作会议和例会都可以形成会议纪要。

会议纪要的作用有：一是总结会议成果，促进会议议而有决；二是与会者贯彻会议精神的依据；三是供有关领导、档案部门留存备查。

会议纪要的内容由三个部分构成：

（1）开头部分。概述会议名称、召开单位、时间地点、参加人员、会议主题、主要程序等，用简要文字交代即可。如果拟写一般性例会纪要，还应对会议主旨所依据的理由、背景以及会议遵循的指导思想进行高度概括。这样，不仅使会议的重要性、必要性和会议主旨跃然纸上，也使会议议定事项有明确的方向，下文记述有顺理成章之势。

（2）主题部分：这是纪要的核心部分，既是对会议主要精神的阐述，也是会后贯彻执行会议精神的依据，写作要点是“纪实”和“扼要”。纪要应忠实于会议实际，不能将执笔者的个人见解掺杂进去，不可随意增减和发挥，这是撰写纪要的基本原则；纪要又要对会议基本精神的提炼和概括，它主要反映会议讨论情况，特别是领导人的重要讲话精神，又必须综理其要，提炼概括，不应成为会议记录的全面重复。

（3）结尾部分。许多会议纪要，写完主题的部分的最后一个问题即止。有些会议纪要，写完主体部分之后，还要另写一段诸如希望、号召和对未尽事宜加以说明等一类的文字。到底采用何种写法，要依据实际情况来确定。

会议纪要的写作方法有以下几种：一是记录式写法。有些学术会、讨论会、研讨的问题比较单一，可按与会人员的发言摘要整理；有些日常例会，研究的问题较多，比较具体，可按议题顺序，在会议记录的基础上逐项整理，并进行提炼和概括。二是概述式写法。有些会议研究的问题比较集中单一，可把讨论的意见概括成几个方面或放几层意思，依次阐发。三是条款式写法。如果有些重要的工作会议围绕会议主旨形成的意见、确定的事项比较多，带有决定性质，不宜归并论述，可采取条款式写法，每个事项单列成文，分别冠以“一、二、三、四、……”的标号，一条写一个意见或一项事情。每条的开段领句，就是本条的中心意思，也可视为小标题。四是归纳式写法。有些工作会涉及内容较广，讨论的问题较多，实际上是某一部门业务工作的全面安排部署，这就要案讨论的问题、议定的事项分类整理，分别列出序号、标题来叙述。每个标题下面，视内容多少，或分段、或分条来写。

（八）怎样做好会议的善后工作？

在会议结束阶段，一般的组织工作主要有以下三项：1.形成可供传达的会议文件。2.处理有关会议的文件材料。3.为与会者提供方便。

最后，请大家记住三句话：一是要按首长的意图办会；二是要按规定按程序办会；三是要想全想细落实到位。

以上内容就是本次汇报交流的全部内容，希望同志们在日后的机关工作中能够善于总结思考、举一反三、游刃有余，早日成为机关优秀干部。