学校档案室安全管理制度（精选15篇）
1、学校应将安全教育纳入教育教学计划。
2、根据不同年龄学生特点进行安全教育。
3、学校要采取多种形式开展安全教育宣传，提高师生的安全知识和技能平。
4、要在新生入学后，放假前集中进行安全教育。
5、学校每年开展不少于一次的针对自然灾害的紧急演练，提高师生安全防范能力。
安全档案管理制度
1、设置专门的档案室，安装防盗设备、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。
2、配置合格的档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。
3、建立健全档案登记、传阅、归档、借阅等制度，防止档案丢失、泄密。
4、档案要由政治上可靠的专人保管；档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。
5、报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。
6、采取有效措施，防止档案人为的、自然的损坏。破损、褪变色档案 必须及时修补、复制。
7、档案室内要保持清洁、整齐，做到“八防，三无”，配置相应的设施。严禁在室内吸烟，带入明火，人离室切断电源及时上锁。
消防安全管理制度
1、完善了消防安全工作责任制对学校安全工作实行一把手负总责，主管副职具体负责的管理制度。
2、加强对学生的消防安全教育
3、与县公安局消防大队联系，聘请消防人员到学校现场讲解消防知识，4、建立学校消防安全工作网络，把消防安全工作落实到每一个教职工。
5、对燃气设备、供电设施等经常进行细致检查。
6、对实验室、会议室等人员集中的场所及校园的危旧建筑、电网电路等进行重点排查，不留死角。
7、对发现问题的要立即处理，不得拖延，确保消防栓、灭火器等消防设施完全，消防通道畅通。
8、电线电器无破损，无漏电；
9、要经常性地进行消防安全检查，发现问题，立即整改。
10、检查及整改情况定期上报，凡迟报、漏报、瞒报的将进行责任追究。
易燃易爆剧毒危险物品管理制度
1、对实验易燃、易爆、放射性等危险物品严格执行管理使用规定
2、学校明确专人负责，专人管理
3、危险的专柜要有二人保管
4、任何危险品不得外借，严防一切危险品流入校园、流入社会。
5、教学楼、图书馆、实验室、微机室、语音室、电教室会计室等重点部位要安装灭火器、报警器等。门卫管理和值班巡逻制度
1、学校实行上课期间封校制度。
2、工作时间教师外出需有值班领导批准，学生外出须由班主任批准。
3、门卫24小时不离岗，工作时间不放外来人员出入。
4、非工作时间外来人员出入实行登记。
5、学校安排人员在周一至周五全天值班。
6、每天值班领导和教师比学生提前半小时到校。
7、课间值班领导和教师均站在学生活动区看护，确保学生课间活动安全。
安全巡查检查制度
1、安全检查要有计划有步骤进行，重点部位每周检查一次，其它部位每季度检查一次。
2、重点部位要每日巡查，并建档登记，发现隐患立即采取措施。
3、安全检查要认真填写记录表，并建立档案。
4、对检查中发现的问题，能即时改正的即时改正。一时难以改正了应面告有关部门。
5、要认真落实好防范措施，防止事故发生。
教学场地、设施、器材、体育运动
安 全 管 理 制 度
1、学校要对各场地、设施、器材等部位有专人负责，责任到人。
2、学校要对教学场地、设施、体育设施、器材等进行经常性检查。
3、体育器械、设备要牢固安全，危险器械要有警示标志，要有防护措施。
4、体育运动教学，比赛必须向学生进行运动安全常识教育。
5、汛期到来时要对教室及其他建筑物进行日巡视、周检查、月汇报，及时发现隐患，严防发生事故。
安全隐患整改制度
1、对巡查、检查出的安全隐患，应尽快整改，及时消除隐患。
2、不能及时整改的安全隐患，要制定整改方案，限期整改。
3、安全隐患未消除前，学校要加大防范力度，确保不出事故。
4、学校要鼓励师生对身边的隐患进行举报，确保不漏一处隐患。
交通安全管理制度
1、学校要经常对学生进行交通安全常识教育。
2、学生外出学习、考试等乘坐的车辆必须安全，驾驶人员必须证照齐全，经验丰富。
3、学校要采取多各形式对师生进行交通安全教育，预防交通事故。
4、学校门前道路要设置交通警示标志和斑马线。
5、上下学时段学校要有专人疏导交通。学校重点部位安全管理制度
1、学校各重点部位要责任到人，实行一岗双责和责任追究制。
2、管理人员要经过专业培训后，方可上岗。
3、对重点部位的检查要做到日查、周报、月江总。
4、重点部位的设施、设备使用、外借和损坏等要登记在册，并由负责人签字。
5、重点部位的防火、防爆、防倒塌等设备要定期接受相关部门的认定后，方可正常使用。
大型活动申报制度
1、学校组织大型活动时，应由主要负责人向上级写出书面申请，学校盖章批准。
2、学校举办大型活动要确定专人负责安全管理工作。
3、学校在组织活动时，首先对学生活动可能带来的安全隐患进行教育。
4、对不符合安全要求的活动，学校及相关教育部门有权，责令其缓办、停办。
5、每次大型活动，要有序进行，要制定出相应的应急预案，确保师生安全。
安全教育工作评估考核制度
1、实行校长负责制，由主抓安全的学校领导具体实施安全教育工作。
2、建立学校、家庭、社会三位一体安全教育机制。
3、建立安全教育工作检查、评比、考核制度，做好总结、评比工作。
4、学校教师的安全教育学习，要采取分散和集中相结合的形式，每月 不少于一次。
5、学校的安全教育工作定期进行综合评估，对各责任人依据标准确定为优秀、优良、合格、不合格四个等级。
一、档案管理是学校管理的重要组成部分
首先, 加强学校档案管理是传承历史的需要。历史资料需要通过档案一代代传承下去, 先进的经验需要档案做媒介一代代发展下去。学校的档案是记载学校历史的教科书, 是反映学校发展的里程碑。具体表现在以下几个方面: (1) 档案为学校各项工作起参考和依据作用。学校档案是学校过去教育教学的真实记录, 为学校领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题提供依据和参考。在实践之中人们曾经历过不少利用档案解决工作中实际问题的事例。 (2) 档案是学校教学活动和教育科研的必要条件。档案中记载了学校教育教学的有关情况、成果、经验和教训, 可以为学校改革发展提供丰富的资料, 特别是教学档案详细记录了学校及各个教师的教学情况、学校招生、毕业生情况, 学生的学习、思想等各方面的情况。充分利用有关教学档案, 对于提高学校的教育教学质量和促进学校稳定健康发展具有事半功倍的作用。 (3) 档案还可以作为对师生教育的生动素材。利用档案进行编史修志、举办各种展览, 都很有说服力和感染力。其次, 加强学校档案管理工作是服务现实的需要。档案是承上启下的桥梁, 是继往开来的纽带。服务现实是档案的一个重要功能。切实抓好档案管理工作, 可以为领导决策提供借鉴, 为学校工作提供保障。第三, 档案管理本身就是学校管理工作的重要组成部分, 加强学校档案管理工作, 可以有效地促进学校工作。
二、目前学校档案管理中存在的问题
近年来, 随着档案事业的发展, 档案工作逐步由人工管理向现代化管理发展, 计算机网络、缩微等高新技术的发展和应用为管理现代化提供了必要基础和条件。但是, 目前各学校档案现代化管理水平均比较低, 尚存在不少问题: (1) 长期以来, 由于历史原因使部分人员档案意识不强, 学校档案管理的规范化、标准化、制度化还不高, 致使学校有些部门的材料该存档的未及时收集存档, 档案的完整率、准确率和利用率不高, 档案始终处于封闭或半封闭状态。 (2) 档案的管理方式和工作手段落后, 许多学校的档案工作还停留在“一把锥子, 一把剪刀, 一根线”的水平, 管理方式以手工管理为主, 有些学校虽配备了微机, 但尚未真正实现档案管理现代化。 (3) 档案利用工作始终处于被动局面。许多档案工作人员受传统观念束缚, 满足于“守家”、“看家”而不重视档案的宣传和开发利用, 其服务方式多是坐门待客、利用者需要什么就提供什么, 多数利用者对所需的档案不了解, 因而查阅档案有一定盲目性, 而档案工作者提供利用不仅也有一定盲目性, 而且常忽视了档案信息的反馈。这反映了档案管理认识上的片面性, 也反映了档案工作人员档案意识的薄弱。
三、大力开发利用档案信息资源, 为学校各项工作服务
上述问题的存在严重制约着学校档案工作的改革和发展, 影响着档案信息资源的开发利用, 这些问题不解决, “利用工作服从服务于改革开放”就只能是一句空话, 档案工作的目标和任务就无法实现。要使利用工作不断加强, 更好的为学校各项工作服务, 必须抓好以下几个方面的工作。
1. 培养一支思想素质高、业务技术过硬的档案干部部队
档案工作人员的素质直接关系档案管理水平和利用程度, 这就要求档案工作人员必须具备勇于探索的精神、灵活的工作方法和现代化的管理技术, 以适应新形势下档案工作的需要。
2. 大力开展档案宣传工作, 尽快改变利用服务方式
加强宣传和主动服务的力度, 从接待查档的被动服务变为主动服务, 从单一服务转为多样服务。认真做好利用者情况分析, 主动了解利用者需求并及时提供服务, 同时做好利用效果反馈记录, 从而找出存在的问题, 以促进学校档案工作的发展。
3. 抓好业务建设, 这是做好档案开发利用工作的前提条件。
一是从强化档案意识入手, 增强学校领导和档案工作人员的档案意识是做好学校档案管理和利用工作的保证;二是不断丰富馆藏、优化结构、进行信息积累, 使档案业务规范化、标准化。
4. 实现档案管理的现代化。
计算机以运算速度快、精度高、存储量大、信息处理快速准确等特点而被人们广泛应用。尽管学校档案管理应用计算机起步比较晚, 但应用计算机进行档案的自动编目与检索、自动标引、自动立卷和自动统计应是当前和今后学校档案管理工作的重要内容。
总之, 学校档案的管理和利用是学校工作的重要组成部分, 要想真正把学校档案工作搞好, 就必须大力增强全校教职工的档案意识, 充分认识档案信息资源开发利用的重要性, 切实抓好档案的基础建设、提高业务水平, 积极为档案管理创造有利条件, 学校档案管理人员也应加强学习, 与时俱进, 努力提高自身素质, 做好本职工作, 使学校档案工作在学生的学习与教育中发挥其应有的作用。
摘要：学校档案是指在教育教学、党政管理、学校建设以及其他各项活动的历史记录。针对学校档案管理的特点及存在问题, 学校档案管理工作人员应努力提高业务素质, 大力开发利用信息资源, 为学校各项工作服务。
关键词：学校；档案；管理层次
前言
学校的档案是学校成长的历史记录，同时也是对于全校师生工作及学习情况的记载，档案对于学校的管理工作具有不可替代的重大意义。因此，学校领导必须努力加强措施实现对于档案的良好管理，通过档案管理工作以提高学校的整体管理层次。通过分析学校档案管理工作存在的一些问题，谈论了学校加强档案管理工作的相关措施，希望这些措施可以对学校的档案管理工作提供帮助。
一、 学校档案管理工作中存在的问题
（一） 缺乏对档案管理的重视
尽管学校每年都会在档案管理方面投入一定的资金，但由于受传统思想的影响，学校领导并没有认识到档案管理工作的重要性。虽然有专门的档案管理室，但很多工作依然由办公室来完成，对于相关工作人员的要求也不高，缺乏专业的档案管理者，一般都由办公室人员兼任。
（二）档案管理机制不健全
学校的档案管理中还存在管理机制缺乏的情况，很多档案资料都不能及时归档，更没有按照学生类别的不同划分档案，这样一来就导致很多档案资料不能被充分利用，而一旦需要利用档案就需要花费很长时间和大量人力进行查找。这样一来就降低了学校档案管理的作用。
二、 规范学校档案管理的措施
（一） 强化对档案管理的重视
为做好学校档案管理工作，首先要让学校领导重视档案管理工作，了解档案管理对学校工作的作用，尽量为档案管理工作提供一定的资金与人力，并在学校集体会议上宣传与强调档案管理的重要作用，让所有人正确认识学校的档案管理工作。
（二） 提高相关工作人员的素质
档案管理工作是学校一项十分重要的工作，一旦档案管理出现问题，将直接影响到学校各项工作的开展。因此，一定要为档案管理室配备合适的管理人员，经常为档案管理人员进行培训，全面提高管理能力，同时也要注意信息化技术的应用。学校领导也要联系实际情况，调动档案管理人员的工作积极性，让其正确认识自己的工作，这样他们就会在工作中展示自己的能力，创新管理模式。
（三） 构建完善的档案管理机制
为保证学校档案管理工作有序进行，就需要构建完善的档案管理机制，明确档案管理人员的工作责任与工作范畴，将档案管理工作落实到具体人员身上。同时，也要构建完善的绩效考核机制，将学校档案管理人员的工资与工作情况联系在一起，按照档案的用途确定分类，逐步优化档案管理机制。此外，还要重视信息化管理，妥善保管电子档案资料，经常检查电子档案情况，如发现记录缺失立即重新补充记录，更要做好纸质档案资料的通风工作，防止潮湿。
（四）对档案实行集中统一化管理
学校档案的门类及数量代表着一个学校档案信息资源的实力和服务潜能，要提高学校档案室藏的实力，就要增加学校档案门类及数量。资料门类齐全、数量多、内容丰富，就能给学校的管理及发展提供完整的、准确的信息资料，就能更好地適应学校的发展。学校档案必须要集中统一管理。为了做好学校档案管理工作，必须制定出一整套严格的学校档案管理制度，确立学校档案的主导地位，把学校的基建档案、文书档案、教学档案、学籍档案、科技档案、财务档案、声像档案等由档案部门进行，集中统一管理，只有这样学校档案才能满足数量足、门类齐、内容全、质量高的学校信息化要求，才有利于档案部门向学校广大师生员工及社会提供快捷的服务，有利于领导者对学校规划、建设、管理进行正确的决策。
（五）对档案实行动态化管理
学校的发展可谓是日新月异。随着学校建设的迅速发展，学校所保存的原始资料很难满足学校的需要，只有对档案进行动态管理，及时丰富、补充馆藏，跟随学校发展同步，我们才能拥有宝贵的第一手资料，保证档案信息的实效性，更好的、及时的为学校建设提供正确资料。比如：基建档案，随着学校建设的快速发展，学校出现了许多改建、扩建工程，校区的建设越来越多，如果我们不实行动态管理，几年后，我们所保留的原有资料与实地相差太大，这些资料要保证现实的需求，就必须实行动态管理，只有这样，我们才能提供准确的、完整的档案信息，才能更好地服务于学校，服务于广大师生。
结论：
学校的档案管理工作十分重要，这就需要得到学校领导的重视，并联系实际情况提出有效整改对策，只有这样才能解决档案管理工作中存在的问题，真正做好档案管理工作，从而提升学校的管理层次。
参考文献：
[1]曹晓春. 规范学校档案管理工作，提升学校管理层次[J]. 价值工程，2014，07：244-245.
[2]胡秀娟. 提升学校档案管理层次的思考[A]. 山东省档案学会.创新与发展——山东省档案学会第六次会员代表大会暨山东省档案学会第六次档案学术讨论会论文集[C].山东省档案学会：，2015：4.
[3]孟凡蕾. 强化档案意识 提升学校档案管理水平[J]. 黑龙江科技信息，2009，31：227.
济南市教育局文件
济教安字„2009‟6号
关于印发《济南市学校安全工作档案管理
基本要求》的通知
各县(市)、区教育局、高新区教育与劳动保障局，直属各学校(民办学校、幼儿园)：
现将《济南市学校安全工作档案管理基本要求》印发给你们，请各县(市)、区教育行政部门及所属学校、市直各学校认真按照《济南市学校安全工作档案管理基本要求》，规范管理学校安全工作档案。市教育局将在2009学校安全工作检查考核时，一并对各单位安全工作档案建设进行检查。
二〇〇九年五月二十七日 济南市学校安全工作档案管理基本要求
学校安全档案管理工作是学校安全管理工作的重要内容，学校安全档案是学校安全工作真实具体的原始性记录，安全档案资料是研究处理问题、开展工作、领导决策以及实施学校安全工作目标考核、追究事故责任的重要依据。为加强学校安全工作档案建设与管理，规范我市各级各类学校安全工作档案立卷工作，统一学校安全工作档案管理，进一步促进学校安全管理科学化、规范化、制度化建设，特制定我市学校安全工作档案管理基本要求。
一、归档内容
学校安全工作归档内容，根据《济南市学校安全工作检查考核标准》，分为四部分：
(一)学校安全工作机制和制度建设
1．0上级下发的关于安全工作的通知、制度、简报等文件和资料；
1．1学校安全管理工作领导小组、职能分工、岗位职责、工作机构名单、文件；
1．2学校安全工作计划(及学期)；安全工作总结、汇报、报告；学校安全工作领导小组及安全工作专题会议记录；学校安全工作会议议程、主持词、领导讲话稿；
1．3学校安全工作各类制度； 1．4学校安全各类岗位安全职责、安全管理目标责任书； 1．5安全管理人员名单、义务消防队名单、义务救援队名单、各类安全工作人员(门卫、保安、宿舍管理员、食堂工作人员)基本情况登记表；
1．6各类突发事件应急预案；
1．7学校位置图、平面图、重点目标位置及各类管线分布图；城市油、汽、电、水管线校内及周边分布图；学校周边治安环境排查登记表、上报教育主管部门及有关部门的报告；校外法制副校长、安全教育辅导员聘书、协议；相关联动活动的音像、文字记录；
1．8安全经费(人员聘用、安全设施及防汛物资配备更新、安全宣传教育、安全管理教育书籍资料购置)相关帐目；
1．9接受上级办公平台安全信息记录；上报主管部门有关安全信息记录；
1．10学生在校安全情况、心理健康情况家长通知书副本及记录；
1．11校方责任险有关学生名单、报案及受理、结案材料；
(二)学校安全设施建设
2．1学校每一建筑设计图、安全验收合格证、消防安全验收意见书；各类常规安全设施配备数量、规格表、分布示意图；危险物品备案登记表；贵重物品登记表； 2．2技防设施配备相关资料(采购协议、产品说明、施工图等)；
2．3学校宿舍建设有关资料(存2．1中)；住宿生分布图等；
2．4学校食堂餐厅建设有关资料(存2．1中)；各类设施设备配备登记；
(三)学校安全工作常规管理
3．1学校进出人员、车辆、物品检查记录；校园安全巡查记录；节假日、假期学校值班安排表、值班记录表；防汛记录；
3．2消防设施维护记录；各楼层疏散示意图分布图； 3．3学生宿舍每日清查统计登记表；
3．4学校医务室人员资格证书(复印件)，药品、购置使用记录；疾病诊疗记录、传染病诊疗及上报记录；环境清扫记录等；
3．5食堂卫生许可证、经营许可证、从业人员健康证(复印件)；原料采购合格证、发票；原料使用、食品销售记录；餐具、炊具消毒记录、食堂餐厅卫生清扫记录等；学生饮用水水质检测报告；
3．6外出活动、校内大型活动方案、应急预案；上报审批报告及主管部门批复；
3．7自备校车、公用车辆行车证(复印件)营运证、维护 记录；
租用校车行车证、营运证、驾驶人员驾驶证(复印件)、接送学生车辆登记表；学生乘坐校车安排表、上、放学教师值勤表、学生乘车教师(或相关人员)值班记录表；
3．8各类安全隐患排查登记台帐、整改记录；校舍、围墙检查记录、鉴定报告、整修记录；上级检查时下发的整改通知书、学校整改报告；
3．9安全日志；
3．10实习生实习协议、安排表、安全教育记录、联系记录；
(四)学校安全教育及工作成效
4．1安全教育教学计划、课程表；安全教育教材；安全教育教师登记表及备课笔记；学生安全课程测试(考试)试卷、成绩统计表；学生心理问题排查记录、心理健康教育资料、心理咨询记录表；各类安全避险演练实施方案、总结、演练活动音像记录；
4．2安全宣传材料、记录；安全宣传教育活动方案；安全征文、演讲、主题班会等文稿；
4．3安全培训通知、登记表；特种岗位人员上岗证(复印件)；各类培训记录；
4．4能说明安全工作成效的材料：安全工作获奖证书、奖牌、证件、通报文件；学校或上级组织的安全调查问卷及 统计结果；
4．5其他有关材料。
二、组档、立卷要求
（一）组档要求
1.学校安全工作档案按照文书档案组档要求，按-问题组卷。
2.学校安全工作档案在遇到撤（并）校时，应将该档案转交主管部门。
3.学校安全工作档案在遇到单位名称变更时，应按新名称重新立卷，原档案应予保留。
（二）立卷要求
1.学校安全工作档案要求以县(市)、区为单位使用统一的档案盒和档案封面。
2.档案盒封面要求统一贴上或打上“学校安全工作档案”标签，横标下有分卷标签，标签统一使用黑体字电脑打印，分卷标签采用小一号黑体字，分卷一盒不够需用几盒的，在分卷标签上注明分卷顺序，如学校安全工作机制建设和制度建设(一)……，档案侧面有同样字体的竖标签。
3.学校安全工作档案都要有总目录，各分卷都要有分卷目录与卷内文件目录，装订顺序按各分卷内容先后装订。分卷装订统一使用竖排线装。
4.所有材料一律用A4 纸制作。可用蓝黑、碳素墨水或 黑色签字笔书写，也可打印。要求字迹工整、简洁、准确、不得涂改。
5.档案采用三孔一线装订，不得用金属物品订夹。6.卷内材料当中，不得有订书钉、曲别针、大头针等金属物品。
7.严格保密制度，严禁将档案内容向无关人员扩散。8.案卷由“卷盒——卷内目录——档案材料——封底”组成。
三、其他要求
(一)在建立文书档案的同时，建立相应的电子档案。(二)幼儿园参照执行。
主题词：教育 学校安全 档案管理 通知
A、组织领导
A1.各种安全工作领导机构（如消防、交通、食品、综治、反邪教、禁毒等）A2.上安全工作总结及本安全工作计划
A3.安全工作会议笔记
A4.……
B、制度建设
B1.各种安全管理制度
B2.各种安全预警机制和应急预案
B3.各种安全应急演练方案
B4.学校安全责任制度和事故责任追究制度
B5.“一岗双责”制度
B6.……
C、安全管理
C1.上级各种安全制度和文件
C2.本学校安全管理资料（针对C1项开展的工作）
C3.层层签订的安全管理责任书
C4.安全日查表和月报表
C5.寄宿学生管理（校内寄宿学生管理台账、校外寄宿学生管理台账、夜间查铺登记册等）
C6.特异学生体质登记
C7.……
D、宣传教育
D1.安全教育（课表、教案、作业、学生安全常识检测等）
D2.针对《庆城县学校安全工作月历》所开展的各项工作资料（如三月的“安全教育日”、五月的“防灾减灾日”、六月的“国际禁毒日”、九月的“开学安全第一课”、十一月的“全国消防日”十二月的“全国法制宣传日”等等）
D3.各种形式的应急演练资料
D4.校园安全知识宣传长廊或者板报
D5.……
E、校园治安
E1.门卫登记册（来客登记）
E2.车辆出入登记（含校园私家车管理台账、校园内私家车固定的停车位置）E3.夜间校园巡逻资料
E4……
F、综合治理
Ｆ1.校园周边环境治理（周边安全隐患排查、相关部门治理情况）
Ｆ2.交通安全
Ｆ3.消防安全及学校危险化学药品管理
Ｆ4.禁毒
Ｆ5.反邪教
F6.……
G、食品安全
Ｇ1.学校食堂餐饮许可证、从业人员健康证
Ｇ2.大宗原料定点采购的资质
Ｇ3.索证索票、食品留样登记
Ｇ4.营养餐领用＼发放登记
Ｇ5.用餐前、后体质监测表
G6.……
H、其他
H1.家长对学校安全工作建议或意见
H2.校园不安全事故的处理
H3.……
对策
【摘要】学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理现状分析及如何做好学校档案管理工作谈些看法。
【关键词】学校档案 管理现状 对策
学校档案是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,它能反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况,在学校工作中起着承前启后的作用,分析利用学校档案,能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。如何做好学校档案管理,对教育、教学、教研活动,有着十分重要的作用。
一、学校档案管理工作的重要作用
1.学校档案是学校的历史载体
学校档案作为历史的记录、知识的载体之一,包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校师生员工的德、能、勤、绩,汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样,学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源,对学校具有重要的推进
作用。
2.学校档案是学校的教学总结
学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。
二、学校档案管理工作的现状分析
现阶段,很多学校对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足和管理手段不高,其主要表现在以下几方面:
1.档案管理意识淡薄,利用率不高
长期以来,由于人们对档案工作意识不强,认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。
2.档案管理人员业务素质不高,档案管理工作开展难度大
一般学校没有设定专职档案管理岗位,或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,缺乏系统培训,档案管理手段落后,严重制约学校档案管理工作的发展。
3.硬件设施不达标,档案资料不全
学校档案应客观完整记录学校各方面的工作,为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,容易缺失
或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象,也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。
三、加强学校档案管理工作的对策
1.领导重视,完善档案管理工作体系
学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进学校档案管理工作发展。
2.专员管理,强化档案管理工作基础
优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养,还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业理论知识;另一方面建立档案工作网络,运用现代化管理技术和先进技术设备,提高管理水平,跟上办公自动化步伐。
3.全民参与,增强档案管理工作意识
通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛,来提高教职工的档案意识,促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员,积极参与和配合学校档案管理工作,开展档案的收集、整理、归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。
4.硬件支柱,保证档案管理工作质量
硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
5.多点开花,丰富档案管理工作内容
档案工作是一项积累性工作,首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理,全方位收集相关档案资料,倡导全体师生支持学校,积极提供有记录价值的教育教学资料,也要努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。
6.实现管理现代化,拓宽服务领域
随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门,提供查阅便利,提高使用利用率,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
7.与时俱进,努力与校园文化建设相结合学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,努力与德育教育各类活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化风貌和历史
面貌。
总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,主动提供档案利用服务,做到档案管理工作管理方法科学化,管理手段高效化,档案工作标准化,建立档案管理工作长效机制,使档案价值得以充分体现,推进教育事业的发展。
参考文献:
[1] 王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报
[2] 刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育
[3] 周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案
一、档案管理的内容及特点
档案是在社会活动中形成的, 保存文字、图像等各种形式的原始记录。档案管理主要包括对档案资源的管理和对档案中所包含的信息的管理, 并对档案中包含的信息内容进行加工和存贮, 形成二次文献, 以利于档案信息的开发利用。
1. 档案管理有如下特点
档案资源积累过程的缓慢性。档案是随着人们的实践活动逐步积累起来的, 档案不能随意复制, 尤其是历史档案, 因此, 档案比一般的图书资料更珍贵, 在其保管和利用过程中要重点保护, 以提高它的利用率。
档案管理过程的阶段性。档案管理过程包括档案室管理和档案馆管理, 这两种档案所起作用不同, 服务对象不同。在档案室阶段, 档案具有凭证价值, 为本单位日常工作经常查考;在档案馆阶段, 档案具有历史价值和科学文化价值, 进入永久保存时期。这个阶段要有意
2. 识地开发档案信息资源
档案管理活动对档案形成者的依附性。档案反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果, 档案历来为形成者所有与控制。档案对形成者的依附性, 使得档案在某种程度上限制了活动的范围。
档案管理工作对社会的相对封闭性。档案可能涉及到国家的政治、军事、经济与技术机密档案, 它直接关系到形成者利益相关。所以, 档案对外有相当一段时间的封闭期, 档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾, 并由此推动档案管理工作不断向前发展。
档案管理的基本要求主要包括完整性要求、安全性要求、科学性要求、规范性要求、经济性要求、现代化要求。
二、我国学校档案管理工作的现状
十几年来, 学校档案工作突飞猛进, 在教学、科研、党政管理及学校其他各项工作中, 发挥了重要的作用:绝大部分学校建立起档案馆或综合档案室, 并普遍建立档案工作者网络系统, 普遍成立了档案工作领导小组, 一般都有兼职档案人员, 建立起强有力的领导体制和管理队伍;建立、健全档案工作制度, 档案逐渐步入规范化。档案工作制度适应快速多变的发展, 各学校给予高度重视, 明确了档案工作者的岗位责任。绝大部分学校做到集中领导, 统一管理;加强了档案基础设施建设, 适应档案现代化管理需求。各学校普遍增加了对档案经费的投入, 有的学校还开设了档案阅览室、微机室、复印室等, 使档案开发利用达到百分之百。有的达标单位积极利用升级的有利时机, 为档案的现代管理提供了设施保障;档案利用服务工作有所发展。档案信息服务已广泛开展。一些高校积极探索有效途径, 大力开展编研活动, 在一定程度上将档案利用工作推向深入。
不可否认, 我国学校档案工作近年来的发展速度以及社会效益和经济效益功不可没。但同时也存在一些问题:如领导不重视, 学校档案意识差;档案工作者落后的思想意识;档案人员整体素质低下, 队伍建设缺乏科学性和稳定性;档案工作基础设施陈旧, 技术手段落后;档案信息开发利用工作相对落后;档案宣传力度、开放力度不够等等, 它表明我们应急需加强学校档案部门管理工作。
三、加强学校档案管理的主要对策
学校档案工作也要顺应时代的发展变化, 迎接知识经济的挑战, 适时进行变革, 制订有效对策, 以适应社会发展。
首先要更新观念, 树立新的档案管理意识。要加强学校档案管理工作地位的认识, 学校作为文化知识汇集地, 在知识经济时代必将发挥出重大作用;要树立先进的档案管理发展观念, 必须对传统的档案管理模式进行改革, 要充分发挥学校档案信息资源优势, 发挥档案工作者的潜能, 以自身的努力增强档案发展能力;深化开放意识, 为档案利用者创;造一个良好环境, 使档案部门真正成为一个为学校的档案信息中心;引入竞争机制, 增强竞争意识, 大力开发档案信息资源, 积极投入到当代社会信息革命的大潮中, 以提供及时、准确的档案信息;树立时效意识, 有的放矢地提供优质的信息服务;增强科研意识, 善于利用学校的优势, 推动自己的工作水平不断提高;树立资源共享意识。提倡和鼓励档案系统内外部之间的相互信息交流与合作, 最大地发挥出档案及设备的作用。
其次, 要推进学校档案管理的现代化。加快计算机技术在学校档案管理工作中应用的步伐。加快学校档案信息网络建设, 进一步加强学校档案标准化建设, 大力开发档案信息资源, 推进学校的档案管理工作向现代化迈进。
最后, 要培养适应知识经济要求的学校档案队伍。没有高素质的人才, 就不会有出色的机构, 它是学校档案管理的核心所在。要增强学校的档案人才意识, 建立并完善学校档案人才培养的竞争激励机制, 提高学校档案工作者的素质。
总之, 档案管理事业对科技的发展和社会的进步有重大影响, 、加强学校档案管理, 对学校档案发展具有重要的战略意义。
参考文献
[关键词]中职学校档案管理对策
学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。学校的管理水平。发展轨迹，文化积淀，办学特色，常常可以从档案中反映出来。笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作谈谈自己的看法。
一、中职学校档案管理工作的现状
1．领导重视不够
目前，一些学校领导对加强档案管理工作的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，没有把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程。
2．档案管理人员缺乏。素质较低
专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下，是中职学校普遍存在的问题。有的中职学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者没有经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专(兼)职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握。很难使档案工作走上规范化。
3．档案信息载体结构单一
目前中职学校档案馆(室)的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大，时间长，速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低，查全率低。
二、加强中职学校档案管理工作的对策
1．提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制
提高全校师生尤其是领导对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们首先要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使全体师生都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的实用主义短期行为。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。逐一建立“文书档案立卷归档制度”、“基建档案立卷归档制度”、“设备档案立卷归档制度”、“会计档案立卷归档制度”、“特殊载体档案立卷归档制度”、“教学档案立卷归档制度”、“档案和库房管理制度”、“档案的借阅利用制度”、“档案的保密制度”、“档案的鉴定销毁制度”等一系列制度，使各科室做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、特殊载体、荣誉实物等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和管理本科室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
2．加强人员配备，搞好档案实施建设
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，分类分别设橱，配备“九防”(防水、防火、防光、防尘、防虫、防霉、湿温度调节、防潮、防盗等)设施。确保档案材料保管安全，利用方便，管理规范。
3．稳定档案员队伍，改善工作条件
要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案员队伍，并保持相对稳定。专职档案员属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定。认真搞好专业技术职务聘任。档案员中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案室的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
4．加强档案的收集和整理
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位发放的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资、计划总结、表彰等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、问题分类整理归档。
5．加强档案信息化建设，提高现代化管理水平
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。第一，观念现代化，即要正确确立中职学校档案是重要的信息资源这一重要观念。第二，在具体管理上要与时俱进，要正确确立中职学校档案管理的理念，制订一整套科学的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。
二、凡能反映教育教学管理、教学活动的真实面貌，凡是具有凭证和信息查找价值的各种文字图表、影像等不同形式的历史记录，必须要妥善保管。
三、归档范围。
1、上级机关颁发的与本单位直接有关系的学年或学期指导性文件。
2、每学期师生花名册。
3、各年级组、班主任、教研组、个人的学年或学期工作计划、总结、论文、获奖材料等。
4、德育材料、各种统计资料、班主任工作手册等。
5、学校各部门制度。
6、学校教育教学的剪报、简报、录象、录音、图片等。
7、其他与教学活动有关的重要资料。
四、学校各部门上交教务处的教学资料必须充分、准确、完整。须归档的必须用碳素墨水或档案墨水，以利档案永久保存，计划、总结、方案、统计表等材料必须打印。
五、对档案材料要分门别类，归档立卷，分类编号，以利保管查阅。立卷时要做到标题明确，格式正确、字迹工整清楚，页码准确，目录与卷内文相符。
六、重要文件、秘密文件除规定可以翻印或学校主管部门同意翻印外一律不准翻印和载抄、借阅。
七、借用档案时，重要文件必须校长同意，一般性资料如学生学籍，家长情况、成绩统计等可由借阅人直接与教务员联系，但要写好借条登记按时归还。
八、借阅人不得将其文件资料转借、拆散损坏、涂改、遗失。否则追究责任。
九、外单位人员不得查阅有关资料，经学校同意方可借阅。
十、有关人事档案的内容不得向无关人员谈论、泄露。
十一、采取保护措施，定时投放樟脑丸等以保证档案材料无虫蛀、霉变。
十二、所有档案资料必须摆放整齐，按类整理，注意保持档案室的清洁卫生，不得在室内吸烟。
十三、档案材料要进行编目登记，便于使用时查找。
十四、学校教学用书、教学材料一定要妥善保管。教师使用时一定也要及时发放、回收，不得遗失。
（一）为了加强师资管理，及时发现人才，培养人才，不断收集、积累教师业务资料，便于教师教科研水平的考核，充分发挥业务档案在对教师进行考核、晋升、奖惩方面的作用，特制定本办法。
（二）教师业务档案主要收集和记载教师在教学、科研活动中形成的主要成果材料（教学任务完成情况、教学水平、教学效果、科研论文、专著、译著、教材等以及对这些材料的历史评价、专家的学术鉴定材料、图片等）。
（三）对教师业务档案的认真收集、整理是加强教学、科研管理的重要措施之一，因此，各系（院、部）要高度重视，抓好落实。
二、业务档案收集
（一）根据我院的实际情况，各系（院、部）应建立健全业务档案材料的收集整理制度，材料要全面、完整、准确，各系（院、部）的业务档案由教务员或指定有关人员负责管理。
（二）通过各种渠道收集教师在任课、进修、观摩教学、改革教学方法、教学研究成果、学术活动、外语状况、学术水平鉴定及出席有关会议重要记录等材料。
（三）对归档材料要验证真伪和完整与否，要求用钢笔或签字笔填写，书写字迹工整，不得用铅笔、圆珠笔、红色笔填写。
三、业务档案材料的管理
（一）对材料收集整理是档案管理的基础工作，是征集材料向档案转化的重要步骤。业务档案材料的范围主要有：
1．教学活动：包括任课、进修、观摩、改革教学方法、更新教材、改进实验方法、设备、措施等。
2．学术活动：包括参加学术会议，应邀讲学，国内讲学或学术交流，学术任职等。
3．科研活动：包括科研论文、著作、科研成果的登记；项目的立项运作及完成情况。
4．外语状况：包括译著、译文、文摘及业余外语进修班结业水平登记。
5．业务上的工作奖励、鉴定、评语等据实记载。
（二）对档案材料的整理工作要求及时准确，利于考核、考查材料的准确程度及学术价值。
（三）业务档案的使用，要确定阅档人员范围，建立业务档案传阅制度。
四、业务档案管理体制
（一）由教务处主管，每学期初由各系（院、部）及教务处整理上学期的档案材料，及时归档。
（二）教务处要经常检查各系（院、部）业务档案的形成、整理、归档及使用等工作情况，以便发现并解决问题。
五、附则
关键词：学校；会计档案；档案管理
学校的财务档案既是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，又是学校档案的重要组成部分。学校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，也就直接影响到学校财务档案管理的质量以及教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展，会计档案工作中新情况，新问题不断出现，如何管理好学校财务档案，以及在管理过程中如何采取相应的措施，寻求解决的办法，是学校档案管理中所面临的一个重要问题。
1.学校的财务会计档案管理的内容
依据《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：
会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份；②财务软件升级前的数据库备份；③打印输出的经过盖章签字的会计资料；④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本；⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件；⑥其他应该存档的有关资料或数据。
2.学校财会档案管理存在的问题及原因
A.对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄
财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，不够重视，存在应付思想，特别是当前学校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。
B.财务档案人员操作技能有待提高
目前许多单位没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，装订不规范，难以保证档案的完整性和安全性，就我校以前情况来看，会计档案管理人员都是会计兼职管理，由于会计人员工作量大，内部人事变动，都是各自保管自己经手的年度会计档案，导致1983年建校后的部份会计档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定。
C.财务档案管理不完善、不规范
财务档案管理机构是进行财务档案管理工作的组织保证，设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中各学校财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由不同人员兼职，如会计档案的装订由各会计人员完成，档案的归档由办公室人员完成，档案的查询由资料的形成人员负责等，由于工作的分散，管理环节的分散造成档案管理工作一系列的不规范，设施也不完善，财务档案没有专门库房，不符合“七防”要求，没有档案检索工具，查找不方便。纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案，还有会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。即使超过保管期限数年，也不愿销毁，由于种种原因导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
3.学校财务会计档案管理存在问题的解决办法
A.提高认识，加强领导
主管领导要高度重视财务档案工作台，实行一把手负责制，明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作。牢固树立起良好财务档案意识，按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行谁财务，谁立卷，边财务边收集整理，审结卷成的原则，认真来做好这项工作。
B.优化管理手段，提高现代化管理水，服务学院建设
财务档案信息化是社会信息化發展不可缺少的组成部份，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。因此，大力改善财务档案工作的硬件设施，确保档案的安全完整。一是及时添置、更新档案室部门设备，如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等；二是加快档案工作现代化步伐，配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备，并对财务档案基础信息实行计算机存贮。加强管理，方便查阅，利用大量的会计档案资料为各类财务检查提供最真实的依据
C.加强会计人员会计档案管理及操作技能培训
面对千人千面的档案收集装订现象，使用专人负责，无疑是一个很好的解决问题的方法，但在不具备人才条件的情况下，加强会计人员培训，无疑是一个具操作性的方法。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，将会计档案管理及操作技能培训作为会计人员的岗位培训及继续教育内容，且长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，进而从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。
D.会计档案管理工作应根据会计制度体制的调整而做及时调整
加强档案管理，会计制度体制的调整不能忘了会计档案管理制度的调整，会计档案管理工作应始终作为会计人员职能的1部分。加强会计人员业务的学习不能忘了档案知识、档案意识的培育，只有建立了合理及时的管理制度，及具备了充分档案意识档案技能的会计人员，才能有了实行档案管理的基础。同时学校档案管理部门应主动介入，加强同财会部门的合作，进行业务指导与监督。
E.充分发挥财务档案的潜在作用。方便利用，更好地为财务工作服务
一是编制档案检索，编制案卷目录，全引目录，专题目录，文号目录等档案检索工具、索引；二是运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高财务档案管理的效率；三是建立财务档案统计台帐，如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案数量统计台帐、财务档案移交清册等；四是将基建会计档案分开编号存放，并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证，一同归档；五是利用各种财务基础数据资料分析学校经济发展，财务运行中的特点、存在的不足，研究预防对策，为领导决策服务，为学校服务。
参考文献
[1]财政部，国家档案局.会计档案管理办法.1998
档案的建立是一个循序渐进的过程, 档案工作是非常琐碎的。那么, 资料收集工作就是档案工作的起点, 没有文件资料的收集工作, 就没有完整、科学、系统的档案。而学校档案馆所管理的所有档案, 并不都是由档案馆自己形成的, 它们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件, 这些文件分散在各个管理和教学部门, 不收集起来, 时间一长就有可能散失。学校档案的收集是档案管理的一个重要环节, 文件材料收集不全, 就会直接影响归档文件的质量。因此, 在进行文件材料的收集时, 要确定专人, 及时到学校各部门查找, 不能等、靠, 要主动把各级部、各教研组以及办公室每学年的档案材料收集齐全。加强学校档案管理工作, 对于全面贯彻党的教育方针, 深化学校内部体制改革, 优化教师队伍, 提高办学水平都具有十分重要的意义。如何做好学校档案收集工作, 笔者认为抓好以下几个环节很有必要。
1 制定严谨的档案收集制度
学校要把档案管理工作列入重要议事日程, 由上至下全面重视, 认真组织好《档案法》学习与宣传活动, 尤其领导要起到带头作用, 提高档案管理工作人员素质, 建立健全学校档案管理工作制度, 克服工作中的随意性, 按照目的性、有效性、及时性的原则, 实现归档的规范性。做好学校的档案工作的根本要求就是要强化档案管理意识。促使全校教职工增强档案意识, 形成“人人重视档案, 人人支持档案”收集工作的氛围。制定适合本单位的可操作性档案收集流程细则, 责任明确, 事后监督, 奖罚分明。
2 明确档案收集范围
书面明确本单位档案收集的范围, 凡是反映本校重大工作与活动, 具有考查利用价值的文字, 声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料, 必须要求字迹、图像清晰, 书写工整, 所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。如用传真纸打印的必须进行复制。
3 进行科学分类
学校档案大体上可分为五类:文书档案、教学档案、科技档案 (包括财会档案、基建档案) 、声像档案和实物档案。以教学类档案为例, 可分为以下条目:一是, 教学管理的文件 (包括上级教学管理指导性文件、学校的教学工作计划、总结、报告、规章制度和统计材料等) ;二是, 教学改革方面的文件材料;三是, 有关教学与教学实践的文件材料 (包括教学计划、大纲、考试管理材料) ;四是, 学科和实验室建设的文件材料;五是, 有关教研室活动的材料;六是, 优秀教案、课件;七是, 师生奖惩材料;八是, 各专业使用的教材目录和自编教材;九是, 学生管理工作的文件材料。
确定了类目, 按其中的每一条款准备一个卷盒 (或卷夹) , 并做好标识, 贴在准备好的卷盒背上, 卷盒按条款的顺序排放, 将处理完毕的文件或收集上来的资料“对号入座”, 归入相应的卷盒内, 以备查找。
4 注重收集方式与方法
1) 平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况, 在办理完毕后, 应及时收集。如收文、发文;请示、批复;学校与有关单位及个人签定的各种合同、协议;开学典礼、毕业典礼、运动会等各种会议材料。
2) 定期收集。对于平时收集有困难的各种文件材料, 应根据其形成的实际定期适时收集, 以防散失。如每学期的计划、总结、大事记, 教研活动记录。
3) 年终收集。每年年终时, 各室领导和业务人员对应归档的文件材料进行一次大清查、清退, 移交给负责立卷归档人员, 以保证应归档文件材料齐全、完整。如职称评定材料、教职工名册、党员名册、各类师生奖惩材料、修订的规章制度、学校在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料等。
5 确保档案收集效果
档案收集工作要做到两点:一是, 档案材料收集要及时、齐全、完整;二是, 要确保收集的渠道畅通, 信息灵敏。作为学校的档案管理员, 在档案收集工作中, 必须具有参与意识, 能够像“记者”一样, 随时关注学校大事, 在日常实际工作中, 与学校领导、各部门加强沟通与交流, 做到“三勤”:一是, 嘴勤, 工作中, 每当校领导或各部门负责人外出开会回来, 档案管理人员要及时询问他们有没有带回来要归档的文件, 以便及时登记保存, 防止遗失;二是手勤, 校领导或上级领导在会议上的讲话稿件要及时收集, 必在时要做好讲话记录, 会后认真整理形成讲话稿, 再一并归档;三是, 腿勤, 对学校重大活动形成的材料, 待活动结束后, 要主动收集归档, 确保及时、齐全、完整地收集各类文献资料。
档案的价值在于利用, 为教学第一线服务, 为社会服务, 在搞好学校档案收集工作的同时, 要进一步加强学校档案信息资源的开发与利用, 采取多种形式和方法, 加强档案的提供利用工作, 让档案信息资源更好地为学校教学和管理工作发挥更大、更好的作用, 通过主观努力把档案服务提高到一个新的水平, 为学校的发展做出应有的贡献。
参考文献
[1]杨文秀, 等.档案工作基本理论与方法[M].档案出版社, 2004.
归档资料包括以下内容：
1、参训人员的基本情况：包括学员姓名、性别、年龄、身份证号码、家庭地址、联系电话、文化程度、培训专业(职业、工种)、培训时间、培训获证编号等。
2、教学情况：包括培训课程安排、学时安排、任课教师、教材、教学大纲和教师教案等。
3、学员学习情况：包括考勤登记、作业完成结论、作品完成结论、学习评语结论、理论课和实训实操课考试考核成绩等。
4、开学、结业相关资料：包括人力资源社会保障部门批准的培训计划和办班批复;开班和结业典礼的领导讲话;报送的信息、图片及相关资料等。
为进一步加强学校的规范化、现代化建设，更好地发挥档案在教育教学中的作用，特制定档案管理办法。
一、档案管理
档案管理要做到以下三点：⒈集中；⒉专人；⒊规范。即各学校在各类工作中形成的全部档案，由学校教导处统一集中管理；要明确专人负责，完善档案的收集、管理使用制度，实现管理规范化、科学化。
二、档案柜摆放要求
档案柜摆放要做到以下四点：⒈位置合理；⒉规格统一；⒊分类清楚，便于查看资料；⒋档案柜表面洁净、美观。
三、档案盒规格要求
⒈规格要统一；
⒉标签大小一致；
⒊文字、标号须打印，字体规范。
四、档案格式
⒈档案首页要有打印的目录索引，一目了然，便于查寻资料。
⒉文字材料的具体要求：①所用纸型要统一、规范；②书写规范；③内容有保存价值。
五、学校档案类别
A、文书档案（8项，2项上发，6项校内）
A1：上级机关的文件、通知、通报材料
A2：简报
A3：学校各类工作计划总结（含德育—体现阶段目标、〈教学—体现教学进度、教学活动、课程表〉、管理、教研等各方面计划、方案、规划、总结、分析材料等）
A4：各类规章制度、人员职责
A5：各种会议记录（含校内各种学习、培训、会议等）
A6：学校发展建设规划
A7：学校基本情况
A8：学校各类组织机构（含学校领导班子以及教学、教改、德育、安全、管理等领导小组、实施小组）
B、教学档案（20项）
B1：学校各类课堂评价标准
B2：课改日志
B3：学校校本教研记录----教研组活动记录
B4：骨干教师、培养对象档案（一览表、个人登记表）
B5：教改实验档案（含学校课题研究记录、成果）
B6：学校优秀教学论文集（含讲座、教学、教改、德育、管理等各方面论文）B7：教学质量分析（学校组织的单元、阶段性、期中、期末、中考、小考等考试按“试卷、学校分析、年级学科分析、教师班级分析”组档）
B8：教学检查记录
B9：学科教学成绩（学校组织的单元、阶段性、期中、期末、中考、小考等考试成绩按学校、班级成绩组档）
B10：学科课外小组训练记录
B11：教学竞赛记录
B12：教师教学评估
B13：教学交流活动记录
B14：手抄报等大语文资料
B15：教师教学评价标准
B16：学校体育活动记录
B17：学校艺术活动记录
B18：学生作业批改记录
B19：校本课程教材
B20：学期学生教材一览表
C、学生档案（10项）
C1：新生录取花名册
C2：学生登记表
C3：学生学籍变化情况
C4：流失生花名册
C5：毕业生花名册
C6：学生奖惩情况
C7：流失生回收档案
C8：13-17周儿童文化户口登记表
C9：学年班级花名册
C10：学生评价手册（学生成长档案袋班级管理）
D、教师档案（12项）
D1：领导个人成长档案（含学习笔记、业务讲座、论文、听课记录等）D2：骨干教师个人成长档案
D3：培养对象个人成长档案
D4：教师个人成长档案（按职称排序）
D5：其他教职工个人档案
D6：教师基本情况统计表（含汇总、个人表，体现教师分工、学历）D7：骨干教师（培养对象）基本情况
D8：课改典型教师档案
D9：教师奖惩情况
D10: 教师业绩考核资料
D11: 教师基本功训练、比赛材料
D12：教师学历复印件
E、德育档案（8项）
E1：学校德育工作手册
E2：班主任工作手册
E3：德育活动资料（含宣传材料、德育基地活动、养成教育活动、诚信教育活动、弘扬和培育民族精神教育活动、“八荣八耻”教育活动、心理健康教育、法制教育等活动）
E4：德育专题研究论文
E5：业余党、团校建设（活动室、组织建设、活动记录及图片）
E6：家长学校建设材料（家长座谈会记录（图片）、家校联系刊物、联系卡）E7：升旗活动安排及记录（图片）
E8：依法治校资料（分八项，存放八个档案盒）
F、体育、美育、音乐、劳动技术、卫生档案（6项）
F1：校园体育节、艺术节材料
F2：各种活动获奖记录
F4：校运会有关材料
F5：单项体育竞赛材料
F6：学生健康检查表
G、特色建设（4项）
G1：特色建设计划总结
G2：特色建设活动记录
G3：特色建设成果
G4：特色建设的组织机构和规章制度
H、安全工作档案（10 项）
H1：单位基本概况，重点部位情况
H2：安全责任人、管理人、安全员责任分工表
H3：各种安全设施、器材情况
H4：各类安全设施、器材定期检查记录，维修保养的记录
H5:各类安全隐患及其整改情况的记录
H6:各类安全检查、巡查记录
H7:各类安全宣传教育培训记录
H8:各类事故及处理记录
H9:各类应急疏散预案的演练记录
H10：食品卫生管理档案
I、其它档案（6项）
I1:学校办学水平社会满意度调研表
I2学校集体、个人各类荣誉证书
I3：检查记录
I4：音像资料
I5：音体美劳、卫生器材登记
I6：实验室各种器材登记
六、档案存放和查阅
⒈学校档案存放要以类别和时间为序，每学期装订一次，左侧装订，标清页码，便于查阅。每次壮丁应按内容分类装订。
⒉要做好防火、防潮、防盗、防蛀工作。
⒊查阅档案要经校长批准。
⒋档案的保存期限、更新和销毁，按上级有关规定执行。
关键词：中等专业学校,档案工作,管理对策
1. 中等专业学校档案管理工作现状分析
1.1 思想认识上不够重视。
从思想认识方面看, 一部分同志对档案管理的认识较为肤浅, 还存在“重教学、轻档案”的意识, 认识不到档案工作在中专学校建设中的重要性和必要性, 意识不到档案对教育事业的促进作用, 总认为学校档案管理没必要要求得那么严格, 甚至有人认为档案工作可有可无。有部分学校领导对档案工作也不够重视, 对档案工作不闻不问, 将一些责任心不强、年龄偏大的人员安排在档案工作岗位上。对档案管理不够重视, 导致档案归档意识不强、档案证据不足, 许多资料已经丢失, 或者一时找不到, 档案信息资源开发不足, 最终造成档案利用率不高。
1.2 档案管理方法陈旧落后。
目前, 中等专业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用, 而且因管理方式落后, 导致在查阅档案时候速度慢、准确率低。同时, 很多中等专业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管, 没有形成主动对档案资料进行分析、编研, 以便有效地提供利用服务的意识, 操作上也都是传统的、低效率的手工方式, 极少运用计算机及网络技术进行管理, 工作上也只是“你查我调”, 处于一种被动的、消极的状态, 这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等专业学校档案不仅仅是一种历史资料, 更是一种信息资源。因此, 更为有效地利用这种资源成为中等专业学校工作发展的关键。
1.3 档案立卷工作不规范。
档案立卷工作不规范主要表现在:领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐, 没有形成完整的档案利用和管理体系, 比如:教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录人不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐, 整理不规范, 电子文档的挂接不全, 特别是对教学档案的收集、整理、录入有些学校还未进行整理。
1.4 收集资料不够完整。
外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档, 而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度, 认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果, 属于私有财产, 若经档案部门归档后就会成为公有财产, 容易抹杀个人的成绩, 并且再利用时借用手续繁琐, 还是自己保管放心、方便。
1.5 档案专业技术人员缺乏。
近几年, 学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高, 但既有理论知识, 又有丰富实践经验的档案技术人员却相当匮乏。学校档案人员受各种客观条件限制, 培训力度不够。档案人员参加档案部门组织的档案培训, 尤其是档案保管技术专题的培训相当有限。这些原因都明显地制约了档案管理的专业性。
1.6 硬件设施不达标。
有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求, 档案材料随处散放, 造成极大隐患。档案保管设备不齐全, 大部分学校档案保管箱是二十世纪七、八十年代购置的, 个别学校仍用木头箱, 很不规范, 影响保管和使用效果。
2. 加强中等专业学校档案管理工作的对策
2.1 提高认识, 加强领导, 强化档案管理意识, 建立和完善科学的档案管理机制。
提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识, 是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》, 深入进行档案法律知识的学习和宣传, 使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义, 树立和增强全民的档案意识, 坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作, 建立起严密并切实可行的档案管理制度, 按《档案法》要求, 规范各类档案的分类、归档要求和管理办法, 使档案工作做到有章可循, 有法可依。其次要加强对档案工作的领导, 主要领导应亲自过问档案工作, 解决档案工作中存在的各种实际问题, 促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求, 建立综合档案管理机构, 集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员, 负责收集和职能管理本处室的档案资料, 形成档案工作齐抓共管的局面, 以保证学校的各种资料齐全完整。
2.2 加强人员配备, 搞好档案实施建设。
为了不使那些奠基性材料缺失, 学校教学档案要实行统一保存和科学管理, 首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责, 健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度, 严格按规章办事。其次, 硬件建设是提高档案水平的基础, 同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室, 教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱, 配备六防 (防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬) 实施, 确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
2.3 加强档案信息化建设, 提高现代化管理水平。
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分, 也是现代档案工作的基础, 是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化, 即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进, 要正确确立中等专业学校档案管理的理念, 制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。最后, 档案管理中实现技术现代化, 即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施, 收集、处理、传递档案信息资料, 提高档案的服务质量。
2.4 加强档案的收集和整理。
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则, 着重收集本单位形成的文件材料, 上级针对本单位制发的文件材料, 本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后, 要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
建立健全学校档案, 实行档案管理, 有利于对学校的正确评估, 有利于对教师和学生的全面考核, 有利于查找和使用历史资料, 有利于学校进行科学管理, 有利于提高教育教学质量, 只要努力把学校档案建好、管好、用好, 就一定能把学校办出成绩, 办出特色, 办出水平。
3. 结语
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