会计档案的保管制度（精选11篇）
1、会计档案是记录日常收付活动及其它经济业务并按法律保存备查的会计信息载体，必须妥善保存。
2、学校会计档案包括会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算的相关资料。
3、会计档案需按照“统一管理、齐全完整、简便易行”的原则进行管理。不得借出，如有特殊需要，经单位负责人批准可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
4、本年度形成的现金、银行日记账、总分类账。明细账、各种票据、财务会计报告、各种报表、代管款项的结算清单等由主办会计负责保管。
5、会计凭证是会计档案的重要组成部分。要做到装订整齐、完整、牢固、准确编号，便于查阅。
6、每年形成的会计档案，由主办会计和现金会计按照各自分工整理立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册，暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交学校档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。
7、记账凭证、总分类账、明细账其保管期限不得少于15年(其中现金日记账、银行日记账的保管期限不得少于25年)。会计档案保管期满后，可以按照程序销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
一、要逐卷逐件鉴定整理
首先, 采用直接鉴定法, 按类按年逐件地进行鉴定, 将保管期满会计档案从会计库房中移出, 另处立卷保管。对鉴定出的到期会计档案, 对其“案卷标题、起止日期、目录号、案卷号、原始证号、卷内文件张数”等数据信息进行逐项登记。其次, 重新整理立卷, 对所有从会计档案库房移出的期满会计档案按时间排列, 重新编制页码, 装订成册;账簿、报表整册保留;未装盒的装盒, 并填写好封面和封脊, 按时间顺序编制序号和目录, 以备查找利用。
二、要对重点档案有所侧重
对从会计档案库房移出的保管期满会计档案材料进行处置时, 应以下列材料为重点对象:未了结的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证;工资花名册、工资单以及职工转正定级审批表、职工调动工资转移单;涉及林、地、房产的产权购买、转让契约及有关证券、图纸;项目建设期间的建设单位的会计档案;单位职工被辞退、开除、死亡等一次性解决的付款凭证;仍在使用的大型、高价值设备的付款凭证;与周边单位发生矛盾 (水、电、路、围墙等) 处理时一次性了结的付款凭证;发生重大事故 (工伤、灾害等) 的一次性理赔付款凭证;股权、债权原始凭证;与外单位发生纠纷或诉讼的理赔付款凭证;与单位职工反响比较大的经济事项有关的会计凭证;单位认为比较重要的其他会计凭证。下面, 笔者仅择两种材料进行具体阐述。一种是保管期满未结清账材料的处理。未结清账材料是指保管期满、尚未结清的债权债务原始凭证及其他未了事项的原始凭证。保管期满但未结清账的会计档案不得销毁, 应由财务部门提出, 会同档案人员单独抽出, 另行立卷, 保管到未了事项完结为止, 再按《会计档案管理办法》规定程序销毁。即由本单位档案机构提出销毁意见, 编制会计档案销毁清册;单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;销毁时由档案机构和会计机构共同派员监销;监销人在销毁会计档案前, 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后, 应当在会计档案销毁清册上签名盖章, 并将监销情况报告本单位负责人。另一种是有重要参考价值的原始凭证的处理。涉及林、地、房产产权的转让契约、证券、图纸;有关货币收支凭证;精简下放、退职还乡、公私伤亡、落实政策和救济补助的支付凭证;供给制改为薪俸制、工分制改为工资制的凭证;工资结算支付明细表 (凭证) , 涉及外事的凭证以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证, 均应单独抽出, 另行立卷, 暂不销毁, 以备查用。由档案部门保管到确无保管必要时, 再予以销毁。在处置过程中, 要尤其注意及时性, 不要拖延。会计档案年复一年地产生, 过期的不作处理, 日积月累, 新生的就难于管好, 工作的难度会越来越大, 提供利用会越来越不方便。及时处置保管期满会计档案, 做到流程合法、范围准确、清理彻底, 是一项兴利除弊的有益工作。
三、要依法开展工作
保管期满会计档案的处置工作要依法进行。国家制定的《档案法》、《会计法》等法律要执行, 《档案法实施办法》、《会计档案管理办法》等法规要实施, 关键在执行时要融会贯通, 全面落实。《会计档案管理办法》第十条对保管期满会计档案的销毁作了明确规定, 不执行此条规定的行为属轻微违规行为, 当属整改之列。但需要注意的是, 应做到规范但不紊乱。主要是要把握好两个环节:一个是会计档案分载体分类立卷, 另一个是准确划分保管期限, 对凭证、账簿、报表、其他四类档案材料, 应按《会计档案管理办法》第五条的规定, 严格把关, 分类组卷, 不能混杂;对有的单位将报表附凭证的做法, 必须迅速纠正。在划定保管期限时, 应准确区分永久和定期及定期中的五类期限, 尤其要注意纠正将年末月报表作为决算报表, 将月报、季报、年报混合组卷的做法, 以便准确划分保管期限。
四、要严谨慎重地对待
摘 要：档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构是我国现有的四类档案保管机构，作为内部机构的档案室是档案事业的基层组织，但不一定是过渡性机构；永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构，其“公共性”存在局限性；文件中心和档案托管机构是性质不同的过渡性档案管理机构。
关键词：档案室；档案馆；文件中心；档案托管机构
Abstract： In our country， there are four custodian institutions： archives room， national archives， records centers and archives depositories. Archives room is a archives utility grassroots organizations， but not necessarily the transitional institutions. National archives is an independent scientific and cultural institutions， its public limitations. Records Center and archives depositories are different in nature transitional file management agency.
Keyword： Archives room；National archives；Records Center；Archives depository
如上文所述，当我们拓展了档案收集工作的范围之后，就不可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围画等号。也就是说，档案收集工作的主体不应仅仅局限于各级各类档案保管机构，还应该包括全社会各组织和个人。但是，档案收集工作的主要任务仍应由各级各类档案保管机构承担。一般认为，我国的档案保管机构有四大类：档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构。因此，就有必要对这些档案保管机构的性质进行进一步的分析和讨论。
1 作为内部机构的档案室是档案事业的基层组织，但不一定是过渡性机构
关于档案室的定义，权威教材是这么规定的：“档案室是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等，下同）统一保管和管理本单位档案的内部机构。”[1]由此可以推知档案室的基本性质如下：
其一，档案室是一个单位的内部机构。
其二，档案室保存的是本单位的档案。
其三，档案室是国家档案工作体系中最基层的业务机构。
但是，它是不是一个先期保管具有长远利用价值档案的过渡性机构呢？这是存疑的。也就是说，尽管相当多的档案室（尤其是机关档案室）是一种过渡性机构，但“过渡性机构”是否可以作为档案室性质的第四个特点，仍有争论。
如果我们认为档案室是过渡性机构，那么大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构就不能称为档案室；如果我们认为不是，那么大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构尽管已称为档案馆，但本质上仍是档案室，因为它们符合上述三个特点。
所以，我们不认可档案室一定要是一个暂时保存档案的过渡性机构。也就是说，它可以是、也可以不是一个过渡性机构。这样一来，所有企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构都可以称为档案室，尽管有时它们挂的是“档案馆”的牌子。理由如下：
第一，国际档案界的观点认为，档案馆是永久保存档案的机构，但并没有说只有档案馆是永久保存档案的唯一机构。
第二，虽然我国机关、团体档案室以及一些企业、事业单位档案室都是暂时保存档案的过渡性机构，但相当数量的企业、事业单位（包括高校）档案室可以永久保存本单位的档案。而且，档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。这些组织和个人当然有可能永久保存自己收集起来的档案。
第三，从档案室的定义不能必然地推导出“档案室是一个暂时保存档案的过渡性机构”。而且，在现有的各种教材当中也并不强调这一点。
需要注意的是，根据上述档案室性质的三个特点可以认定，联合档案室不是真正意义上的档案室，它更类似于后面提及的文件中心。
并且，根据上述档案室性质的三个特点还可以进一步作如下分析：
其一，档案室是本单位的内部机构，主要为本单位服务。
其二，档案室是国家档案工作体系中最基层的业务机构，起基础性作用。值得一提的是，虽然不一定是暂时保存档案的过渡性机构，不一定都要定期向档案馆移交档案，但企业、事业单位档案保管机构当中某些重要的、具有社会利用价值的永久档案也应该向国家综合档案馆移交。具体做法可以是自己保存一份（套），移交一份（套）。
其三，多数档案室（尤其是机关、团体和国有企业、事业单位的）具有公共性，同时它不一定是只暂时保存（处于半现行期的）档案的过渡性机构，应该可以作为现行文件公开的主体之一，参与到政务信息公开活动当中。首先，理论上是可行的。一般认为，档案室保存的是半现行文件，但也应看到，档案室是文件形成单位的一个内部机构，是文件形成单位的组成部分，而且是文件形成单位唯一的文档聚集地。因此，由档案室对现行文件进行干预与控制的条件是完全具备的，这种干预与控制除了保证形成文件的规范化、标准化之外，还可以使文件运动加速，实现实时归档，为现行文件与半现行文件的对外公开服务创造条件。其次，法律上是默许的。《档案法实施办法》第二十二条第四款规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位的同意。虽然法律上没有规定档案室对外开放的义务，但也没有明文禁止档案室对外开放。也就是说，档案室对外开放与否，本单位有充分的自由裁量权。随着政务信息公开的日趋常态化和制度化，各机关、团体和国有企业、事业单位更应该与时俱进，充分运用这一自由裁量权，让档案室参与到政务信息公开活动中来。
2 永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构，其“公共性”存在局限性
关于档案馆的定义，我们可以举百度百科对国家档案馆的定义为例：“由国家各级政府设立并领导，负责接收和管理一定范围的具有社会和历史价值的各种档案，并提供社会利用的文化事业机构。”当前我国各级各类档案馆一般都长久或永久保存档案，因此，不少人认为只有档案馆才能长久或者永久保存档案，其他档案保管机构均不具有这样的职能，将长久或者永久保存档案的机构完全等同于档案馆，这是对档案馆认识的一大误区。
关于档案馆的性质，“根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”。[2]这里所说的档案馆主要是指国家综合档案馆，但也应该包括各级专业（专门）档案馆，由此可以推知档案馆的性质如下：
其一，档案馆是一个独立的机构，是属于党和国家的科学文化事业机构。因此，一方面国家综合档案馆既是党的、又是政府的机构，不可能是真正意义上的公共档案馆，从而具有一定的机密性；但另一方面它又具有公共性，是科学文化事业机构。特别是现在国内对建设公共档案馆的呼声越来越高，馆藏资源的公共性在逐步提高，档案的开放程度与规模在努力扩大，档案社会化服务的力度也在不断加强。所有这些使我国档案馆先天不足的“公共性”在后天得到了一定的弥补，但这种先天留下的缺陷是后天无法完全弥补的。
其二，档案馆是永久保管档案的基地，保存的主要不是本单位的档案，而是具有社会利用价值的档案。需要强调的是，档案馆是永久保管档案的基地，同时也是只保管永久档案的基地。我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围，即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”。具体理由是：第一，设区市以上的国家综合档案馆都是只保存永久档案的基地，只有县级国家综合档案馆例外。而这一例外是一种权宜之计，有当时的历史背景，目的是为了丰富馆藏。各类专门（或专业性）档案馆同样可以如此保管。第二，作为只保管永久档案的基地有利于日常管理，既优化馆藏，又可以减少工作量。不再进馆的部分重要的长期档案存放在原单位的档案室，也可以因其公共性而得到开放，不影响利用。腾出的空间可以存放更重要的来自社会各组织和个人的具有社会利用价值的永久档案。第三，国外的档案馆就是只保管永久档案的基地。
其三，档案馆是国家档案工作体系中的核心业务机构，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
由此可知，各级国家综合档案馆以及各级专业（专门）档案馆满足档案馆的上述性质特点，但部门、企事业单位档案馆不满足，它们本质上是档案室。
相应地，我们还可以对档案馆作如下分析：
其一，档案馆是党和国家的科学文化事业机构，长期以来肩负着“为党管档、为国守史”的使命，主要为党政机关服务。我国的档案馆与国外的公共档案馆不同，不具备公共档案馆与生俱来的“公共性”。“1838年8月英国颁布了《公共档案法》，成立了世界上第一个依法命名的‘公共档案馆，以此区别于政府机关档案馆、教会档案馆、大学档案馆、私人企业档案馆。”[3]由此，不难理解为什么我国档案馆的首要服务对象是党政机关，而不是全体社会公民。
其二，档案馆是由国家设立，保存着对国家和社会有利用价值的档案，具有一定的公共性，应该对外开放，为社会服务。虽然我国档案馆不具备真正意义上的“公共性”，但由于其保存的主要是党政机关在公务活动中形成的公共档案，而且馆藏资源正在努力公共化；再加上，档案馆为社会公众提供服务的愿望日益显现，档案馆服务社会化正在加强，所以，从这个角度来看，我国档案馆作为科学文化事业机构，具备面向社会服务的条件，而且也应该为社会服务。当然，我国档案馆的“公共性”是存在局限性的，这与先天条件和后天发展都有着莫大的关系。为此，想要把我国档案馆建设成为真正意义上的公共档案馆的期望不宜太高。
其三，档案馆是国家档案工作体系中的核心业务机构，起核心作用。主要集中体现在两方面：一是档案馆在国家档案资源体系建设中起主导作用，档案馆网自上而下，遍布全国各地，保存着为数相当可观、规模相当庞大的档案。二是档案馆是提供档案社会化服务的主要承担者，在所有的档案保管机构中，以法律的形式明确规定向社会提供档案利用服务职责的，唯独档案馆一家。
3 文件中心和档案托管机构是性质不同的过渡性档案管理机构
3.1 文件中心是一种社会化、集约化和专业化的过渡性档案管理机构。“文件中心是为半现行文件最终处置之前进行廉价储存、保管和利用的一种机构。”这是国际档案理事会的术语词典对文件中心下的定义。如上文所述，文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[4]可以这样理解文件中心的性质：
其一，作为一种过渡性档案管理机构，文件中心不永久保存档案。所以它不是档案馆。
其二，文件中心不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是一个独立的档案保管机构，所以它不是档案室。但它也是属于基层的业务机构。
其三，作为一种过渡性档案管理机构，文件中心既可以保存非档案的半现行文件，也可以保存已经成为档案的半现行文件。既可以指政府文件中心，也可以指商业性文件中心。
由此可以认定，联合档案室不是真正意义上的档案室，它更类似于文件中心。
接下来的问题是，文件中心是不是只保存半现行文件？或者说，它是不是可以保存现行文件，从而积极参与现行文件的公开活动？根据现有的法律法规看，是可以的，至少这样做并没有违反相关的规定。
另外，权威教材中“文件中心一般由国家的各级综合性档案馆负责管理”这句话值得质疑：其一，这是不是说文件中心有可能成为档案馆的内部机构？如果这是将国家档案馆内设的档案寄存中心与文件中心相提并论，确实不妥；如果不是，而仅仅是在体制上接受领导、指导和监督，就不应该这么提；其二，政府文件中心可以在体制上接受领导、指导和监督，但商业性文件中心不属于体制内，因此更不应该如此提。
接下来，我们还可以对文件中心作进一步的分析：
其一，文件中心作为一个管理半现行文件的过渡性档案管理机构，在文件形成单位与档案馆之间发挥着纽带、桥梁的作用。文件中心一方面要妥善保管原单位的半现行文件，满足原单位的利用需求，另一方面又要对半现行文件进行最终处置，向档案馆移交具有长久保存价值的档案。就这一点而言，文件中心的功能与档案室相似，而且二者具有不可兼容性，也就是说，针对特定的文件形成单位，一方的存在就意味着另一方的消失，二者只能选其一。
其二，文件中心作为一个管理半现行文件的过渡性档案管理机构，以“精简、节约、高效”著称。文件中心的建立有利于消除现有的档案室管理模式中“小而全”的弊端，可以有效弥补档案室存在的机构不健全、人员不稳定、管理水平不高等诸多不足，最重要的优点是可以四两拨千斤，以有限的人财物资源实现最大的效益，突显“精简、节约、高效”的优势。当然，文件中心的这些优势在国内更多是停留在理论层面上的探讨，尚没有在工作实践中显现出来。
其三，文件中心的管理对象不限于半现行文件，服务对象不限于文件形成单位。管理半现行文件，并为文件形成单位提供文件服务，这是文件中心建立的初衷。但是，随着政务信息公开的不断推进，文件中心有条件，也有能力在其中扮演适当角色。同时，也应看到文件中心能否把角色扮演好，很重要的一个前提是文件形成单位是否愿意将现行文件交由文件中心管理，并对外公开。根据现有的法律法规，是要求文件形成单位主动对外公开现行文件的，至于采取怎样的公开方式和程序则是非常灵活的，可以在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，也可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点，等等。这就意味着文件中心也可以成为现行文件公开场所，只要文件形成单位认为有必要。
假如国内的生长环境有所改变，允许文件中心有足够的发展壮大空间，那么它在今后的功能与建立之初相比，必将有所拓展。未来的文件中心不再只是为文件形成单位提供文档管理服务，而且还可以向社会提供文件（包括现行文件和半现行文件）的利用服务。
3.2 档案托管机构是一种内部机构性质的过渡性档案管理机构。档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心，如果它是“国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构”，[5]那么，可以推知它的性质如下：
其一，档案托管机构是一个单位（国家综合档案馆）的内部机构，或者是下属单位，隶属于档案部门。它也是属于基层的业务机构。
其二，档案托管机构保存的不是本单位的档案。由于所有权形式不变，所以本质上它是一种过渡性档案管理机构。
其三，它提供的既可以是有偿服务，也可以是无偿服务。
那么，商业性文件寄存中心是否属于此类？回答是否定的，因为虽然它满足第二、第三个特点，但并不满足第一个特点，即商业性文件寄存中心并非内部机构。但区别仅此而已。如果我们给档案托管机构下定义时，不说它是由国家综合档案馆设立的，那么商业性文件寄存中心就有可能是档案托管机构。所以教材如此界定还是有好处的，即可以避免混淆，从而把档案托管机构和商业性文件寄存中心区别开来。
参考文献：
[1][2][5]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：58，61.
[3]李国庆.对我国公共档案馆建设的理性思考[J].档案学研究，2007（1）.
[4]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：94.
各种会计档案的保管期限，根据特点可分为永久、定期两类。永久档案应长期保管，不可销毁；定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体如下。
（1）需要永久保存的会计档案：会计档案销毁清册以及财务报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)。
（2）保管期限为25年的会计档案：税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账，现金和银行存款日记账。
（3）保管期限为15年的会计档案：会计凭证类；总账、明细账、日记账（现金和银行存款日记账除外）和辅助账簿；会计移交清册；行政单位和事业单位的各种会计凭证；各种完税凭证和缴、退库凭证；财政总预算拨款凭证及其他会计凭证；农牧业税结算凭证；会计移交清册。
（4）保管期限为10年的会计档案：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证；各收入机关编送的报表；财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨贷款年报；税收会计报表(包括票证报表)。
（5）保管期限为5年的会计档案：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年；银行余额调节表；银行对账单；财政总预算会计月、季度报表；行政单位和事业单位会计月、季度报表。
一、非管理人员不得进入档案室，确因其它工作需要，需经有关人员允许方可进入。档案室必须符合档案保管的要求，严禁将烟头、易燃、易爆物品带放档案室，同时不得堆放其它物品。
二、学校各种档案集中管理。档案应分明别类地存放，做到有序、整齐、美观、查找方便。
三、档案室要做到八防（防火、防盗、防虫、防光、防鼠、防高温）。必须配置干湿温度计、灭火器、杀虫药等。一经发现不安全因素，立即报告。
四、坚持经常和定期检查所藏档案的变化情况，做好记载，向领导汇报，采取相应措施处理。
计量技术档案、计量技术档案、资料保管制度
本制度规定了计量技术档案、资料保管及使用等方面的行为规范。
一、归档、保管 １、凡新购或在用计量器具的合格证、使用说明书、检验单等均应归公司计量部门入档保 管，并进行登记编号后归档。２、历次送检、送修的计量器具，其检、修后的合格证及检定结果，均应归档。３、历年的计量器具帐册、周期检定计划表、工作计划、总结等必须归档。４、能源、工艺流程、质量监控、经营等计量检测原始记录（抄表单据等），各部门应妥善 保存，月报时应送一份至公司计量部门存档。
二、查阅、借用 各部门需查阅上述资料，可向公司计量部门查阅。外借的必须办理借阅手续，说明用途，规定归还期限，阅后归还，不得遗失。外单位借用须经总经理批准。
一、基本现状
(一) 违反档案安全保管、保护制度造成档案损害。
在实际工作中, 有的机关单位档案意识淡漠, 没有正确树立档案安全意识, 存在松懈、侥幸心理, 违反档案安全保管、保护制度, 档案室安全防护措施、设备没有或不足, 不具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防水、防有害气体等十防功能, 造成了档案的损害。2000年, 某市残联干部蒙某在全市公开选拔领导干部考试中, 成绩位居全市参加公选人员第三名, 被确定为考察对象。市委组织部考察组到其单位对其进行考察, 调阅其干部档案, 发现蒙某无干部身份证明, 不符合参加考试条件, 遂停止对其考察工作。单位人事部门与考察组进行长时间解释, 考察组以无原始档案材料证明为由, 中止了考察工作。单位人事部门负责人马上找单位领导, 汇报了蒙某因档案中无干部身份证明材料而被考察组放弃了考察。经查, 除蒙某外, 孙某、马某、李某三人的档案也残缺不全。该单位于当天下午向公安机关报案。公安机关随即介入, 展开调查工作。经查, 2000年9月12日20时许, 该单位孙某趁其值班之机, 见单位办公室及档案柜柜门未锁, 为发泄个人不满情绪, 入室拿出本单位干部孙某、马某、李某、蒙某等4人的毕业文凭、学籍手续、人事调动、干部调转手续及录干、资格审批手续等部分人事档案材料后, 将上述材料全部撕毁扔到其单位的卫生间垃圾箱内。2001年2月22日, 人民法院做出一审判决, 被告人孙某因犯毁灭国家机关公文罪, 判处有期徒刑6个月。该单位由于不重视档案工作, 没有建立科学的管理制度, 便于对档案的管理;没有配置必要的设施, 确保档案的安全, 使犯罪人孙某窃取、损毁人事档案有机可乘, 造成本单位干部孙某、马某、李某、蒙某4人的毕业文凭、转干手续等部分人事档案材料损毁、丢失。
(二) 档案在提供利用过程中丢失、泄密。
档案安全问题不仅存在于保管过程, 同时还存在于档案的提供利用过程之中。1999年11月23日, 某市委党史办肖某为编辑《中共某市历史大事记》, 凭介绍信在某市某单位文书管理科查阅档案。该单位根据考虑查阅量又比较大, 从方便利用角度着想, 同意肖某把档案带回本单位边查阅边复印有关内容。当日下午他在清点归还所借档案时发现丢失一卷。发现后文书管理科立即通知肖某赶快查找, 肖某没有找到。因当天有收废纸的小商贩来到肖某单位收购废纸, 后连续几天寻找这个小商贩, 但始终没有找到这个人, 致使档案丢失。这是一起典型的机关档案室在档案提供利用过程中发生丢失、泄密的案件, 给我们的教训是深刻的, 警示档案工作者无论是查阅还是借阅都要谨慎, 特别是档案利用者更应该严细认真, 如果档案丢失, 不但会给自己带来一定的影响, 而且给档案部门造成无法挽回的损失。
二、形成原因
机关档案安全工作之所以存在以上现象, 我认为主要有以下几方面原因:首先是各单位的档案意识薄弱, 档案工作没有纳入工作日程, 认为档案只有投入没有产出, 没有作为一项重要工作来抓, 只是注重了眼前的工作业绩, 缺乏长远眼光, 还不知道档案的潜在的能量和经济价值。其次是缺乏对《档案法》等相关法律、法规的学习和了解, 甚至有的部门领导不知道《档案法》的存在。更何谈将《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》落到实处, 没有建立科学的档案管理制度。第三是没有配备安全保管档案的现代化设施设备, 不能适应档案的保管和利用需要。
三、对策
(一) 牢固树立“安全第一、预防为主”的思想, 坚决防止和克服松懈、侥幸心理, 确保档案万无一失。我们应当本着对党、对人民负责的态度, 高度重视机关档案室的安全保管保护工作。坚持预防为主的原则, 切实抓好档案安全工作, 确保档案安全万无一失。强化组织领导, 实行一把手负责制, 认真执行档案安全保管保护工作的各项规章制度, 严格进行督促检查。
李振华：我认为机关档案室只需制定文件材料归档范围，根本没必要在归档时对档案进行保管期限鉴定，保存若干年后依据《档案法》需向档案馆移交时把没有继续保存价值的档案剔除就行了。把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定，这样有利于保存齐全，定期剔除无保存价值档案。划分保管期限的做法是否科学也是值得探讨的。档案永久保存可能吗?2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中要求永久保存的档案，真的都有永久保存的必要吗?我对2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》坚决贯彻执行，但对其合理性和生命力表示怀疑!
王茂跃：保管期限宜粗不宜细是很有道理的，细分是很难划分准确的。倒不如将档案划分为进馆和不进馆两部分，进馆档案移交给相应的档案馆。不进馆档案的鉴定销毁应当制度化、经常化，对确信无查考利用价值的档案可以剔除销毁。
白桦：对于王茂跃老师的“将档案划分为进馆和不进馆两部分”的观点。本人不敢苟同。我个人认为，文书档案保管期限按“永久”与“非永久”划分较之“将档案划分为进馆和不进馆两部分”更具合理性。道理是显而易见的，所谓档案的保管期限，是指档案保管时间的长短，而不是应不应该将档案接收进档案馆。档案的保管期限与档案是否进档案馆完全是两个概念，不能混为一谈。将档案的保管期限定为“永久”与“非永久”，含义比较确切。各机关档案室在移交档案时，可以将“永久”保管的档案移交进馆，将“非永久”保管的档案作为“不进馆”，留作机关档案室自行保管，供本机关利用，待一定时期后，再销毁。
牛二强：其实新的划分方法是两分法，即永久和定期，而定期里又细划了10年和30年。从某种程度来说比旧的三分法(永久、长期、短期)更合理，但并不是因为旧的三分法期限含糊(因为它本身也有具体的时间界限)，而是缩短了保管时间可以促使管理人员提前鉴定，尽早重新审视档案的价值，其中的30年不正好是档案开放的时间吗?
石克：我认为每一个新的规定的出台都有它的出发点，“文书档案分永久、30年、10年”使保管期限更加精确，促使档案人员意识到自己的责任，推动档案鉴定工作的开展，使馆藏更加有效，使馆藏发挥其最大的作用。换句话说就是能够使“钢用到刀刃上”!
漂流者：我认为文书档案保管期限分永久、30年、10年是不合理的。因为保管期限的划分只是对文书档案在一段时期发挥作用采取的暂时的保管措施，并不是对文书档案长期性发挥作用所采取的有效的更好的措施。例如，古代的一些文书资料，如甲骨文、金文等，在他们看来，在当时也许没有保管的价值，但是对于我们现在研究他们那个时代文字记录等，却是发挥至关重要的作用。因此，我认为无论是“永久”、“30年”还是“10年”等，也只是暂时的划分。
崔松民：文书档案保管期限划分为永久、30年、10年是国家在原规定的基础上修改，为什么这样改，肯定有修改的必要，我想在下发之前是经过长时间的调查和研究，在一定时期内是和国家实际与相关制度相协调的。但是任何事物又不是一成不变的，随着经济社会的发展，我们也许会发现一种更好更合理的保管期限。从而代替现在的。
王春华：我认为新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》太含糊、太死板，无灵活性。这些规定仅供参考。档案人员应根据本单位需要，参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合自身实际，编制归档范围和保管期限表，科学地整理本单位的档案，便于保管和利用。
沧海一粟：“重要的”和“一般的”是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中最荒唐且又最难以把握的两个词。“重要的”、“一般的”说说很容易，真要操作起来是很不容易的。不同的人对“重要的”与“一般的”的理解往往有很大的差异。就是同一个人。在不同时期对“重要的”与“一般的”的理解往往也是有差异的。这就必然会给文书档案保管期限划分带来这样那样的问题，比如同样一份文件不同的人划分的保管期限往往差异很大：同一个人在不同时期对同一份文件划分的保管期限往往也有差异。
csdajlyzh：改革后的文书档案保管期限分为永久、定期(10年、30年)和以前永久、长期、短期，我觉得没什么多大变化，也没什么意义。作为文书档案的保管期限，我认为只要划分为“永久和定期”两种就可以啦，定期下面也不用细分10年、30年。在鉴定工作中，主要把握两点，一是正确区分归档与不归档的范围；二是正确、重点鉴定好具有永久保存价值的文件，体现以我为主的原则，因为在工作中我们查找最多的都是与本身有关联的材料。
一井水：该保管期限表的合理性不在于粗细，过去的保管期限长期的是16年至50年，短期是15年以下，而新的保管期限规定30年、10年，但我们都可以理解为档案保管的最低期限，而现在的保管期限让人们的理解更直观，不论内行外行是否到期一目了然，原来长期、短期非业内人士不知道其如何界定的；另外，过去在县区级机关永久、长期的都要移交进馆，档案馆保存大量长期档案，既不鉴定也不销毁，实际是相当于永久了。永久、长期分别排列和编号，不利于查找。新规定要求只接收永久档案。把鉴定工作直接前移到接收时期，便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。因此，我认为新的保管期限规定还是有其合理性的，具有现实意义。
落拓寒儒：文书档案保管期限划分为永久、30年、10年合理吗?这不能搞一刀切，因为在有些部门是合理的。适合这个部门的实际工作情况。但是在有些特殊的部门也可能会做一些适当的调整，也应该都是允许的，何必那么机械呢?建国这么多年了，10年、30年的文书档案到期了，进行过鉴定销毁吗?大部分还不是在超期之后继续保存吗?事实上也是一种“变异”的永久保存罢了!只是“名异实同”罢了!
亓晓华：改革文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”，定期中再实行标时制，一般分为30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，是一个进步。标时法有一个明确的到期提示，容易引导对于到期档案的处置。也有利于档案保管流程的畅通，使机关库藏档案处于优化状态，又解决了档案保管的有期无限和鉴定而不毁的问题，提高了档案价值鉴定工作的质量和效率。
飞熊：我认为，将文书档案保管期限分永久、30年、10年，是适应当前文件材料数量的大量增长和需要进行有效处置的要求的，无疑是进步和合理的，具有科学性和实践性。其存在问题主要在于。如何准确界定何者为永久，何者为定期(30年、10年)。按照2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，其中对期限确定的表述语的确还存在进一步研究、修改的必要。依据有关标准准确界定而不是随意认定文书档案保管期限，对于档案工作标准化建设是至关重要的，对于提高档案科学管理水平也具有特别重要的现实意义。
一、凡收集接收进馆的档案资料，必须符合进馆的质量要求，并按全宗、目录编号入册，按顺序归入该全宗的箱柜内保管。
二、档案的存放按全宗目录从左至右，从上至下的顺序排列。
三、馆藏档案资料，一般不向外借出，确实需要借出的，按照借阅利用制度规定执行。
四、馆内档案资料橱柜，应放置防虫、杀虫药物，并定期补充调换，以保持药效。
五、馆内档案资料，必须定期用药物进行熏蒸消毒。
六、馆内档案资料的保管，应经常进行检查，要求做到规范化、标准化、科学化逐步实现管理现代化。
2档案行政处罚的种类，除通报批评，罚款，没收违法所得以外，还包括行政处分。（）3县级以上人民政府确定的重点建设项目，重大科学技术研究成果的档案，应当按照国家和省有关规定建立档案登记制度。（）
4属于集体所有，个人所有的档案，向各级国家档案馆以外的单位和个人出卖，转让或者赠送的，需经文化行政管理部门批准。（）
5《档案法》要求各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。（）
6主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内的机关，团体，企业事业单位和其他组织的档案工作负有监督，指导职能的机构是专业档案馆。（）
7《档案法》第九条规定，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备大学学历。（）8中华人民共和国公民和组织持有合法证明可以利用已开放的档案。（）
9属于集体所有，个人所有的档案，向各级国家档案馆以外的单位和个人出卖，转让或者赠送的，需经文化行政管理部门批准。（）
10《浙江省实施办法第三十二条规定，档案缩微品或者其他形式的复制件，办理同级档案行政管理部门盖章后与原件具有同等效力。（）
11美国经济学家熊彼得认为创新是企业实行生产要素的新组合，它包括（）。
A、引入一种新产品，采用一种新的生产方法B、开辟一个新的市场，实行一种新的企业组织形式C、获得一种原料或半成品新的供给来源D、厉行节俭，降低产品成本，提高企业竞争实力
12、“三个臭皮匠,胜过一个诸葛亮”的谚语说明（）的重要性。
A、加强协作 B、互相学习C、遵守纪律 D、取长补短
13、碎纸机卡纸，造成这种故障的原因可能是（）。
A、电机过热 B、进纸过量 C、电压过低 D、切纸部件损坏
14、传真机不能自动进稿，造成这种故障的原因可能是（）。
A、使用的纸张纸毛太多 B、热敏头断丝太多C、进稿器部分有异物阻塞 D、传感器动作不够灵活
15、常见的企业备忘录的开头一定要写清（）。
A、对象 B、作者 C、具体事项 D、对象和作者
16、下列选项中，违反接打电话基本要求的是（）。
A、“响铃不过三” B、接听电话先询问对方的姓名C、接听时要及时给以反馈信号 D、接听电话语速要适中
17、下列文体中不使用第一人称的是（）。
A、报告 请示 B、邀请信 慰问信C、计划 总结 D、通报 会议纪要
18、网页文件的扩展名为（）。
A、Doc B、Htm C、Mpg D、Xls19、工作场合佩戴的首饰（）。
A、不应该超过两件 B、不应该是纯金的C、不应该是细小的 D、不应该是朴实的20、商洽函可分为公函、（）。
A、询问函 B、便函 C、答复函 D、请批函
摘要：档案安全保管基地建设是国家综合档案馆建设的重要内容，本文在其调查现状的基础上，分析了目前档案安全保管基地建设中存在的主要问题，提出了库房宜独立、配备齐全档案安全保管设备设施等建议。
关键词：国家综合档案馆档案安全保管基地档案安全
档案安全保管历来是档案部门关注的重点，国家档案局所提国家综合档案馆功能定位从“三位一体”到“四位一体”，再到“五位一体”，档案安全保管始终是其中不变的主题。尤其是2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，指出要扎实推进各级国家综合档案馆建设，建立健全确保档案安全保密的案安全体系。可见，建设档案安全保管基地是国家综合档案馆建设的重要内容，需要开展这方面的研究。
一、国家综合档案馆档案安全保管基地建设现状
（一）遵循的标准规范状况
国家综合档案馆档案安全保管基地建设目前主要遵循《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），《档案馆建设标准》（建标103-2008）。另外，2010年国家档案局发布的《档案馆防治灾害工作指南》也对如何将国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地提出了指导性意见。从现有标准规范和指导性意见来看，国家综合档案馆在建设档案安全保管基地时，需要重点考虑防潮（水）、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防盗、防火、防震等“九防”要求，合理布置档案库区，配备有效的档案安全保管设备设施。
（二）档案库房类型状况
档案库房类型多种多样。以地平面为标准，档案库房可以划分为地上库房和地下库房。多数国家综合档案馆库房为地上库房，只有极少数国家综合档案馆建有地下库房；按照库房保存的档案载体类型，档案库房可以划分为纸质档案库房、磁性载体档案库房、胶片档案库房、光盘库房等。目前国家综合档案馆库房以纸质档案库房为主，其他类型的库房较少，有的库房甚至将多种载体类型的档案混合保管；根据库房所在区域，档案库房可以划分为独立型库房和混合型库房，独立型库房是指库房自成一体，与其他用房不交叉，目前这种库房较少，代表性的有山东省档案馆库房。混合型库房是指库房不独立，与其他功能用房混合在一栋楼内，是目前最为普遍的库房类型。
（三）档案库房“九防”状况
档案库房“九防”是维护档案安全的重要措施，各级国家综合档案馆都在按照现有标准规范和指导性意见开展具体工作。防潮（水）方面，主要采用防潮（水）结构和材料，并配备除湿机、空调设备、温湿度控制设备等；防高温方面，主要措施有设置环廊、采用隔热材料、加厚墙体、空调等；防光方面，不设窗户，或设小窗户并对窗户采取防光处理，同时控制库房人工光源；防尘和防有害气体方面，主要考虑馆址选择、馆区绿化、过滤空气、定期清洁等措施；防有害生物方面，主要措施有控制温湿度、消毒、通风等；防盗方面，主要采用监控报警系统；防火方面，主要采用防火结构和材料，并配备火灾报警系统、灭火系统等；防震方面，主要按照规范要求的抗震级别设防，大多采用钢筋混凝土框架结构提高建筑的抗震度。
二、国家综合档案馆档案安全保管基地建设主要问题
各级国家综合档案馆都非常重视档案安全保管问题，在建设中也基本遵循相关规定要求，但仍存在如下一些主要问题。
（一）混合型库房存在安全隐患
混合型库房现象普遍，安全隐患较大。有的国家综合档案馆，办公用房、对外服务用房和档案库房同在一栋楼，电梯共用，人员混杂，易导致档案失窃、受损；有的国家综合档案馆设备用房和库房相连，同样存在安全隐患，因为设备用房如发生事故易波及档案库房，造成档案受损。混合型库房还存在建筑重心不稳的问题，如有的国家综合档案馆将库房设在中间楼层，使建筑物重心不稳，受到震动时易坍塌，影响档案安全。
（二）库房温湿度控制不够妥当
库房温湿度直接影响档案寿命。国家综合档案馆都很重视档案库房温湿度的控制，并取得了一定效果，但仍存在问题。例如，有的国家综合档案馆上班时间开空调，下班时间关空调，从而导致库房温湿度昼夜间波动剧烈，严重影响档案寿命；有的档案馆库房只配备1套恒温恒湿设备，一旦设备发生故障，便会导致温湿度控制失效。
（三）库房维护结构、材料和施工技艺选择不够合理
库房维护结构、材料和施工技艺的选择往往影响国家综合档案馆库房建筑质量，如选择不当，则会加大后期维护成本，甚至需要重新改造。例如，有的档案馆无环廊结构，墙体材料不能有效隔热，利用空调进行温湿度控制时，耗能较大；有的档案馆因为施工的问题，墙体易受潮发霉，需要整修；有的库房墙体薄，不能有效防潮，需要长期使用去湿机去湿；有的库房密闭不到位，灰尘易进入库房，加大了库房的清洁难度。
（四）安全防范缺少全方位视角
各级国家综合档案馆的安全防范工作主要集中在档案库房的安全防盗方面。很多国家综合档案馆都没有做到对整个档案馆的全方位监控，只是对重要区域进行监控，导致某些方位无法通过监视探头看到正在发生的情况。另外，有的国家综合档案馆尽管配备了监视设备，但未能24小时不间断值班监控。这些情况都不利于档案的安全保管。
三、国家综合档案馆档案安全保管基地建设对策
国家综合档案馆要建成档案安全保管基地，必须符合相关标准规范要求、设施配备齐全、监控管理到位。尽管目前国家综合档案馆在档案安全保管基地建设方面取得了显著成效，但也有不足之处，建议采取以下措施：
（一）库房宜独立
库房是档案的重要保管场所，应是一个独立区域，与办公区、对外服务区、生活设施区等不交叉，避免无关人员出入，并减少档案出库频率。也就是说，档案库房区与其他功能区最好实施物理隔断，从地下到地上是一个独立的单体结构，地下对应位置不设设备间、车库等用房，有专用交通通道，不和其他功能区混用，档案入库前进行必要的消毒、整理工作，入库后尽量不提供档案原件，以数字化副本提供利用，避免档案频繁出入库房影响其安全。另外，库房区应设置相对独立的设备检修通道，减少设备检修人员直接接触到档案。库房应设门禁系统，只允许相关工作人员出入。endprint
（二）档案安全保管设备设施应配备齐全，有效应用
档案安全保管设备设施主要包括火灾报警系统、灭火系统、监控系统、温湿度控制系统、给排水系统、消毒灭菌系统、通风换气系统等，这些设备设施都应配备齐全，有效应用，构建完善的档案安全防线。例如，恒温恒湿设备可以配备2套，1套全天24小时开机使用，另1套备用；监控系统应面向全馆，包括库房区、利用查阅区、办公区等所有区域，做到360度全方位监控，无死角、无漏洞，同时安排人员24小时值班巡视，保障档案安全。
（三）合理选择库房维护结构、材料和施工技艺
库房维护结构、材料和施工技艺选择合理有助于提高库房质量，降低维护成本，保障档案安全。在选择库房维护结构、材料和施工技艺时，应遵循相关标准规范，满足档案安全保管功能需求，并考虑节能环保问题。建议在库房外部设置环廊，一是可以利用环廊内空气的热阻作用，阻隔来自库外和外墙体的温湿度直接进入库房，同时防光、防尘；二是环廊可以设置成设备检修人员的交通通道，避免设备检修人员直接穿越库房；三是一些取暖和电器设备可以置于环廊内，减少库内设备设施；四是机械通风渠道可置于环廊楼板和内墙体内，避免空调管道占用库内空间。
*本文为北京市档案局项目（编号：2013-01）“国家综合档案馆建设研究”的阶段性研究成果之一，该项目为以北京市档案局（馆）为依托单位的北京市校外人才培养基地建设项目（2012）。
参考文献：
[1]中华人民共和国住房与城乡建设部，中华人民共和国国家档案局.档案馆建筑设计规范JGJ25-2010[M].北京：中国标准出版社，2010.
[2]中华人民共和国建设部，中华人民共和国发展和改革委员会.档案馆建筑建设标准103-2008[M].北京：光明日报出版社，2008.
[3]中华人民共和国国家档案局.档案馆防治灾害工作指南[M].北京：中国档案出版社，2010.
[4]张美芳，唐跃进.档案保护概论[M].北京：中国人民大学出版社，2013.
[5]姜莉.档案馆建筑风格趋势[J].中国档案，2012（11）：23-24.
【会计档案的保管制度】推荐阅读：
会计档案保管年限10-17
会计档案保管期限分为05-24
各类会计档案保管期限12-18
电算化会计档案的特点10-31
会计档案的整理与归档方法12-18
会计档案管理实例09-24
会计档案管理系统10-29
8第八章会计档案07-14
会计档案管理办法修订10-10
企业会计档案管理办法10-26
