行政前台工作职责描述

2024-10-26 版权声明 我要投稿

行政前台工作职责描述(共2篇)

行政前台工作职责描述 篇1

岗位职责

1、负责前台电话的接听和转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并反馈给相关部门,不遗漏、不延误;

2、负责来访客户的接待、基本咨询、引见和送别,懂得基本商务礼仪,遵守公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;

3、负责收发公司传真、信件、报刊、文件、快递等;

4、及时准确的更新员工通讯录;管理公司网络、邮箱;

5、保证前台所需物资的充足(如水、纸、设备、耗材及报销单据表格等)及费用结算。

6、员工考勤系统维护、考勤统计及外出人员管理

7、负责日常办公用品采购、发放、登记管理,办公室设备管理;

8、负责公司的档案管理及各类文件、资料的鉴定及统计管理工作;

9、负责公司前台、咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;

10、协助办公室其他行政事务的安排及执行;

11、完成上级交给的其它事务性工作。

12、工作地点在南京浦口高新区。

任职资格

1、文秘、行政管理及相关专业大专及其以上学历;

2、熟悉办公室行政管理知识及工作流程,熟悉公文写作格式,具备基本商务信函写作能力;

3、熟练运用OFFICE等办公软件,具备基本的网络知识;

4、普通话标准、英语良好,有较强的沟通协调以及语言表达能力;

行政前台工作细则 篇2

1、上班时间必须在岗。

1.1.如需外出,经直接领导批准可离岗。

1.2.外出期间,由直接领导安排前台人员,必须保证前台无空岗。

1.3.如无法安排人员,前台接待人员不得外出。

1.4.私事一般不得离岗。

2、每天早到晚走。

2.1.鉴于行政前台的工作性质,前台人员须保证每天早于正常上班时间到岗,晚于正常下班时间下班。

3、前台及大厅的清洁工作。

3.1.包括公司大厅、前台及附属两张办公椅的清洁卫生,必须保持整洁、干净,无灰尘、无污渍。

3.2.除公司个人茶杯、基本办公物品外,前台不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。

3.3.前台只能由接持人员坐,公司人员不得聚在前台闲聊,如有公务需探讨可进入前台,时间不宜过长。

3.4.协助保洁人员做好前台的清洁工作。

4、接待来访客人。

4.1.公司有来访客人,前台接待必须起身微笑相迎,说礼貌用语,1

询问客人来访意图,并指引其填写访客登记簿。

4.2.来客提出要找公司员工时,前台接待应先问有无预约。并请来客做好登记,再打电话致要找的员工,询问是否带进。

4.3.如来客不听要求,想要硬闯办公室,呼叫秩序维护员协助拦截。如事态紧急,可呼公司员工协助。

4.4.客人离开时,请客人再登记,并微笑致意,“欢迎下次再来”。

5、接待频繁往来的相关人员。

5.1.做好公司往来信件、快递。报纸等收发工作。公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。

5.2.物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。

5.3.送水公司,工作主要包括及时联系送水,如有异常及时通知饮水公司进行维修。

6、电话接听及转接。

6.1.来电人提出要求,须记录的必须及时记下。如需转达他人的,需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。

6.2.接电话不得先于来电人挂机。

7、电费统计表的录入。

7.1.每日上班前下班后至地下车库抄写电表示数并及时录入电费统计表。

7.2.定期将电费统计表发至经理邮箱。

8、网络视频监控。

8.1随时注意网络视频的监控,尤其是各重要通道处。

8.2发现异常及时联系相关人员前往处理。

9、前台人员的礼仪。

9.1.仪表妆容、行为举止礼仪。

9.1.1上班时穿着得体,妆扮适当。

①上班应摘除多余的饰物,不梳披肩发型,不得浓妆艳抹,时刻保持整洁、规范。

②自觉佩带好工牌。

9.1.2面带笑容,保持开朗心态。

9.1.3保持唇部润泽,口气清新,以适合近距离交谈。

9.1.4保持良好的站、坐、走姿。

①站时挺胸收腹沉肩。

②坐时不得前仰后靠、摇头晃脑、东张西望。

③走时水平向前,平稳适中,如无紧急情况,不得在公司内奔跑。

9.2.日常接待礼仪。

9.2.1迎客礼仪。

①宾客进门后,接待人员应主动起立并热情地说“您好/早上好/下午好,请问有什么可以帮到您?”/“请问您找哪位?”②要配以微笑和恰当的肢体语言,不得毫无反应或语气冷淡。

9.2.2引导礼仪。

①引领客人时,应用“请跟我来”、“这边请”、“里边请”等礼貌用语。

②为宾客引路时,应走在宾客的左前方,距离保持2-3步,随着客人的步伐轻松地前进。

③如需要把宾客引导到楼上,如宾客不熟悉怎么走,服务接待员要先行上楼在前引导,如宾客知道怎么走,可以请其先上楼,并保持适当距离。下楼时候,要请宾客先下。

④遇拐弯或台阶处,要回头向客人示意说“请当心”。

9.2.3应答礼仪。

① 应答宾客的询问时要起身站立说话,思想要集中,不能心不在焉。

②交谈过程中要始终保持面带笑容、亲切热情,不能表情冷漠或垂头丧气,必要时还需借助表情和手势沟通来加深理解。③ 如果宾客的语速过快或含糊不清,可以说“对不起,请您说慢一点”或“对不起,请您再说一遍好吗?”,绝不能表现出不耐烦的神色,以免造成不必要的误会。

④ 对于一时回答不了或回答不清的问题,可先向宾客致歉,待查询或请示后再向问询者作答,凡答应宾客随后作答之事,届时一定要守信。

⑤ 回答宾客问题时还要做到语气婉转,口齿清晰、语调柔和、声音大小适中。遇到多人问询时,要从容不迫的一一作答。⑥ 对宾客的合理要求要尽量迅速作出答复;对宾客的过分或无理要求要能沉住气,婉言拒绝,可以说“恐怕不行吧”,“很抱歉,我们无法满足您的这种要求”,“这件事我需要去同领导商量一下”等,要时时处处表现出热情、有教养、有风度。

9.2.4 送客礼仪。

①客户告辞时,应主动起身送至门口,并说:“再见/您慢走/欢迎再来。”

9.3.电话接听礼仪。

9.3.1接电话时的声音要不急不慢,始终保持轻松、愉悦的声调。

9.3.2接电话中,注意力要集中,勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

9.3.3在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,XX公司”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。

9.3.4如果是广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借

上一篇:回老家作文350字下一篇:esfzwvy治理_商业贿赂专项工作自查自纠报告