会计档案的整理与归档方法（共10篇）
一、会计档案含义料归档范围
会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。
二、会计档案材料归档范围
根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。
（一）会计凭证：
会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）
１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。
２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。
综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。
（二）会计帐簿：
会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：
１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；
２、分类帐簿：
分类帐簿分总帐和明细帐两种
（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；
３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。
（三）会计报表：
会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：
１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；
２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；
３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）
（四）工资表：
工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。
（五）综合管理：
综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。
三、会计档案立卷整理
（一）会计档案材料保管期限鉴定：
会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。
１、凭证保管期限：
（１）涉及外事，对私资改造材料 永久
（２）关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管 永久
（３）建设银行凭证及附件 25年
（４）一般凭证作短期 15年 其整理模式如下（以下属类同样）Ｄ ─ Ｏ ││ │
││ └───案卷号
│└─────财务档案二级类目（属类）代号 └──────财会档案一级类目代号
２、帐簿保管期限：
（１）预算会计的现金出纳帐、银行存款帐 25年（２）总帐 15年（３）明细帐 15年（４）辅助帐 10年 ３、会计报表保管期限：
（１）年终报表，各单位预决算报表 永久（２）汇总报表及需要说明、分析的文字材料 永久（３）旬报、月报、季报 15年（４）基层报表 3--5年
我区会计报表主要有下面几种：
（１）向区财局报的各类报表；
（２）向区统计局报的各类报表；
（３）向上级有关主管部门报的各类报表。
４、工资表保管期限：
（１）工资发放名册、卡片 25年
（２）工资转移、证明、通知存根 25年
（３）各种奖金发放名册、卡片 25年
５、综合管理材料保管期限：
（１）上级有关财务会计工作的文件 永久
（２）本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复 永久
（３）会计档案移交保管、销毁清册 永久
（４）本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料 短期
以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷，同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。
（二）会计档案整理：
１、会计凭证整理
每月入帐之后按记帐编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。用字粒按项目逐一填盖凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填盖要清楚，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案卷编号按历年编一个流水号，编至档案目录装满后方能断号，启用第二本档案目录时再从１号开始编案卷号。案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。２、帐簿整理立卷
每年结束使用之后，按帐簿名称分类，一种帐簿立一卷，在帐簿右上角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。帐簿案卷编号，应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和帐簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。
３、会计报表整理
按报表名称：年报、季报（含月报、旬报）、基层报表分别整理立.4.卷，然后按保管期限各编案卷流水号。
每一案卷３０至６０页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。
４、工资表立卷
工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。
５、综合管理材料整理
各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。
（三）会计档案编目
会计档案整理、立卷后，按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录，分别各汇编二本档案目录册（报表和综合管理可组合一本目录。）一本交综合档案室，一本自留。这本目录，既是会计档案的保管册，又是查找利用档案的检索工具。
四、会计档案移交保管利用
（一）档案移交
每个单位的会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。
（二）档案保管 会计档案整理、归档后，原则上保持原卷的封装，不要随便打乱，不能拆卷，如特殊情况，必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不准乱拆、乱订，但原封面不符合要求的，必须按规范要求重新加上封面，并填盖好有关项目。会计档案要有专箱存放、保管，方便查找。财务部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、.5.系统、准确，卷内材料排列、编号是否符合要求，凡不符合要求的案卷，档案室有权拒绝接收，并限期改正后才办理交接手续。档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正。
（三）利用
会计档案利用，主要有三方面：
（１）会计分析利用档案；（２）会计检查使用档案；
（３）日常查考利用档案。
利用、借阅会计档案，必须登记，阅后及时归还，利用者对档案不得污损、毁坏，违者要追究责任，情节严重的要依法追究法律责任，严肃处理。
五、鉴定、销毁
（一）鉴定
会计档案鉴定分三步：
１、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查，提出销毁意见；
２、复查鉴定。在初步鉴定基础上，由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的给予纠正；
３、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核，确定无保存价值的档案作出销毁结论。
（二）销毁
销毁档案，要列销毁清册，并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。企业单位会计档案销毁，要由本单位领导审核后，再报上一级主管部门批准。
对未了结的债权、债务的原始凭证，要单独抽出，另行整理立卷、编目，由本单位的档案室保存到债务结清为止。
附：《会计档案名词说明》
全宗号──是本单位的代号。这个代号是由区档案局确定给各单位永久性使用的代码。.6.目录号──是一种门类档案的档案目录册的流水号。如一单位的某种档案，共形成三本档案目录册，第一本目录册为第１号，第二本目录为第２号，第三本目录为第３号。如此类推。
案卷号──是档案的总流水号。如：１９８９年有案卷５１卷，案卷号就从１逐编到５１号；１９９０年又立有２０个案卷，案卷号从５２开始，排到７１号，以后每年案卷如此类推。
案卷目录──是登记案卷的目录。是以每一案卷为单位，将每卷标题和封面内容打印在案卷目录表格里。
关键词：文书档案,科技档案,整理方法
档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件, 包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中, 科技档案和文书档案占得比重较多, 虽然都是档案, 但二者又有很多的不同点。
1 文书档案与科技档案
档案是一种活动的记录, 产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩, 包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且, 任何一种社会活动, 都可以是主客体间相互作用构成的。
文书档案, 就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容, 在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动, 详细且具体, 能够为以后遇到的问题提供依据, “有据可查”。而且, 文书档案是由文件材料转变来的, 具有很高的参考价值, 关键在于这些材料的收集是否完全, 是否明确立卷。
科技档案, 就是反映科学技术活动等方面的内容, 在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的, 是对科学技术及研究活动的原始记录, 为今后的各类科技工作提供依据, 同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具, 不仅可以用来传播重要的科技信息, 还能够提高经济效益, 具有很高的历史查考价值。而且, 它还是科技宏观管理中的一部分, 对于已经完成的科技项目, 按照一定的程序, 全程记录并立卷保存, 能够直接反映和记述科技活动。
2 文书档案归档整理的方法
2.1 收集文书档案
每个单位中的文件材料, 基本上都是需要各科室相互传阅的。因此, 在这个过程中, 如果不对其进行收集、保存, 就很容易丢失文件或者发生不合理的流动, 使得文件的完整性遭到破坏, 直接影响立档单位的文档管理。所以, 立卷的前提是档案完整, 才可以系统、有序地分类保存, 便于今后使用。尤其是单位的会议纪要、人员花名册、统计报表、学习文件、领导开会文件以及课题研究材料等内容, 更是要好好归档整理。有一些文件比较重要, 但目前还在使用的, 可以复印一份, 然后将原件归档, 使用复印件办公, 避免文件的损坏或丢失。文书档案的编制应有序排列, 以免出现重复。
2.2 文书档案归档整理
在保证文书档案完整的前提下, 要进行立卷归档, 就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征:第一, 按照文书档案的作者特征分类, 指的是机关、社会团体、事业单位等。第二, 按照文书档案的时间特征分类, 指的是档案内容形成的时间。第三, 按照文书档案的地区特征分类, 指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四, 按照文书档案的名称特征分类, 指的是将相同或相近的文档组合归档。第五, 按照文书档案的问题特征分类, 指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六, 按照文书档案的发文机关分类, 指的是将同一发文机关的文档组合立卷。
总而言之, 每种归档整理的方法都各有各的好处, 也有不足之处, 都可以反映出单位的社会活动。在实际归档整理中, 也并不是只按照一种特征进行分类, 必须是科学、合理的归档, 体现出各类档案间的区别。
3 科技档案归档整理的方法
3.1 收集科技档案
科技档案的收集和归档整理工作是一项重要内容, 以实现科技档案的合理、科学管理。收集科技档案是其中最为关键的步骤, 一般是在项目完成后, 及时将分散在各处的材料收集回来, 然后将这些材料归档整理。但实际上, 这些材料相当分散, 每个部门每个工作人员手上都可能会有, 有的也很难找到, 所以收集工作的开展十分艰难。科技档案从零散到系统、从分散到集中的过程是科技档案归档整理的重要环节。
3.2 科技档案归档整理
科技档案归档整理, 就是将收集好的科技档案按照内容、类别、特点及其相互联系等方面分类, 便于今后的使用。因此, 要制定科学的分类方案, 以便于对科技档案进行整理, 为以后遇到的问题提供依据。制定方案的过程中, 还要遵守上级规定和结合单位实际情况, 以便制定有效、合理的方案。科技档案归档整理的范围有:第一, 科技项目的任务书、审批材料、委托书、调研报告、合同等。第二, 阶段工作总结及成果汇报、论文、科技报告、专著、鉴定材料等。第三, 审批奖励材料、成果申报材料、经济效益等。第四, 总结、工艺文件、推广应用方案、转让合同、反馈意见等。第五, 中断或失败的科技项目形成的科技材料。
4 加强文书档案与科技档案的管理办法
4.1 加强组织领导
成立以局长任组长, 分管副职任副组长的档案工作领导小组, 各股室、单位负责人为成员。领导小组办公室设局办公室, 配备专职档案管理员。落实档案管理工作经费。将档案管理工作纳入各股室、单位和乡镇财政所年度目标考核内容。
组长负责高度重视档案管理工作, 要不定期进行询问、亲自督促, 将档案工作纳入全年重点工作之中。形成由分管局领导直接抓, 办公室具体抓, 各部门配合抓的工作格局, 确定专人负责该项工作, 限定具体时间进行所有文件资料的归档工作, 为档案管理规范化、标准化提供了有力的组织保证。
4.2 积极培训学习
为尽快掌握档案管理工作要点, 提高档案管理水平, 应积极组织档案管理人员和相关业务人员参加档案工作业务培训和档案管理培训班, 认真学习《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规。适时组织办公室文秘人员和档案管理人员赴档案管理先进单位观摩学习, 尽快掌握档案管理专业技能, 为档案管理工作打好基础。建立和完善文件材料和电子数据归档制度以及档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、设备维护使用、重大活动档案登记等一系列制度, 明确规定立卷归档、查阅利用、安全保密、库房管理、岗位责任等。
4.3 完善规章制度
在深入学习领会《中华人民共和国档案法》等文件精神的基础上, 借鉴先进单位经验, 结合工作实际, 改进和完善一系列规章制度, 提高档案管理工作的规范化水平。业务建设工作要追求精细化, 档案室统一接受全局档案, 按照归档范围和分类要求集中整理。文书档案、电子档案、会计档案齐全完整。收集与本局业务工作有关的资料, 如财政年鉴、统计年鉴、文件汇编等。保管期限按要求准确划分, 档案标号科学、规范。档案柜架摆放整齐, 要有明显的指引标记, 定期检查。
4.4 扎实开展工作
注重整理前的准备工作, 制定档案整理时间安排表, 要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料, 保证全面、完整、及时。注重立卷规范, 采用“一讲、二看、三指导”的方法, “一讲”就是在立卷前, 向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场, 指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后, 聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导, 对各部门移交的文件认真核对, 逐份检查, 对不符合要求的及时纠正。
档案管理事关税收工作的方方面面, 各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议, 安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类, 并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程, 明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务, 形成人人重视档案管理工作的思想认识。
5 结语
不论是文书档案, 还是科技档案, 它们都具有较高的使用价值及参考价值。因此, 档案归档管理工作就显得至关重要。我国应对这方面工作加以重视, 建立档案数据库, 便于查找档案, 对其进行规范化、系统化的管理, 不断加强档案管理工作。
参考文献
[1]苏冬梅.文书档案与科技档案归档整理方法[J].甘肃科技, 2004, (05) :161-162.
然而，在著名人物档案收集归档、编目整理过程中，由于档案工作人员对著名人物档案认识不足，加之著名人物档案的收集归档以及编目整理等问题缺乏科学性、制度性、规范性的工作章程，使得在著名人物档案收集归档工作中产生一些误区，一方面影响了著名人物档案质量与系统完整，削弱了著名人物档案的留存价值，另一方面造成了档案工作者的重复劳动，浪费了档案馆库和装具资源。
1 误区案例
误区一：在确定采集对象时认为著名人物就是指单位领导。有些档案部门在遴选收集对象的时候，混淆了著名人物的概念，在“人物”选定范围时，使“人物”选定原则出现偏差。
误区二：著名人物档案材料是人事档案的延伸。目前档案工作人员也意识到著名人物档案与人事档案的不同，但是缺乏细致深入的研究和分析，在收集整理工作中，始终摆脱不了人事档案的束缚，造成了著名人物档案的人事档案格局化，其实质是把著名人物档案建立在人事档案基础上，添加一些照片、讲话、声像、图片等资料，形成人物全宗。
误区三：著名人物档案是馆藏档案信息的再次整理和文件集成。有部分档案部门，为了收集整理著名人物档案，在馆藏的文书、科技、声像等类档案信息中，把该人物所有签发文件、讲话稿件、计划总结、科研项目、声像等排列整理成人物专卷，形成人物全宗。
误区四：著名人物档案由档案部门直接收集或征集。目前有部分档案部门直接征集和收集著名人物档案材料，未按照部门立卷制度开展工作，打乱了档案部门正常的工作秩序。
2 产生误区的原因与分析
分析和研究产生误区的原因，是为了更好地规避错误导向，科学有序地建立起著名人物档案全宗，提升我国著名人物档案留存价值，以实现满足社会各界的广泛需要，发挥其社会效益和经济效益，为构建和谐社会和人类进步提供强大的“软件”支撑。
2.1 急于求成的心态。国家档案局9号令发布后，众多档案部门为了认真贯彻执行《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的通知精神，急于填充著名人物类别档案，在缺乏对著名人物档案内涵理解，对归档范围和归档内容缺乏研究的情况下，迅速建立著名人物档案，使得著名人物档案存在许多问题，应引起管理部门的高度重视。
2.2 著名人物档案内涵理解的屏障
2.2.1 对“著名人物”概念不清。所谓著名人物，顾名思义，就是指社会或地区内知名度比较高的人物。作为单位领导可以包含在著名人物之中，但不等于著名人物就是单位领导。换言之，著名人物中可以有单位领导，但不是单位领导一定是著名人物。在遴选著名人物时应遵照人物“选定原则”。
“选定原则”是指根据本地区实际情况，结合人物的贡献和成就来确定采集对象，这是建立著名人物档案最基本的依据。人物的社会地位、职业不是建立著名人物档案主要依据，选定其采集对象应具备两个特点，即：（1）该人物在本地区某一领域是本地区公认的，绝对突出的，科研领军人物；（2）该“人物”是某一历史时期中或某一重大事件中的重要人物。以上是“人物”选定的要求。“人物”选定的范围主要是：在领导本地区和本单位党政工作中具有里程碑意义的、功绩卓著的党政领导人；被省、军级以上党政军领导机关命名的英雄人物；具有创造发明的各界专家学者；为本地区文化教育卫生事业发展作出特殊贡献的艺术家、教育家、医学名家；为本地区（包括国家）创造巨大经济效益的企业家；本地区最典型、有突出贡献的私营企业、企业大户、个体户的法人；本地区培养的为国家获得奖牌的优秀运动员、教练员；在本地区宗教界享有权威的杰出代表人物；社会各界进步民主人士中为民族、国家、人民群众及社会进步作出突出贡献的人；其他可以建立人物档案的人。有的时候，不同时间段、不同区域和不同的人都会有自己独特的理解和断定，如果“知名度”没有固定的标准和条件作为参照的时候，的确不具有可操作性，确实难以把握“度”的问题。
2.2.2 对著名人物档案归档内容缺乏研究。著名人物档案不同于人事档案，是集文字资料、口述资料、音视频资料、实物资料等信息资源于一体的人物档案全宗。著名人物档案与人事档案的建档宗旨、收集归档范围、归档材料内容等都存在着很多差异，因此，在收集归档范围和归档内容上都应有所不同。著名人物档案是人类文化建设、精神建设和物质建设的历史锁链，应彻底摆脱人事档案的条条框框，制定出特有的著名人物资料归档与管理规范，才能使著名人物档案更加科学地收集整理，为档案利用服务奠定基础。
2.2.3 缺乏对部门立卷制度的理解。部门立卷由档案的特性所决定。各个部门是各类事件的发生地，是档案形成的本源地，因此，各部门是最了解材料信息形成的内在联系和发展规律，最能够综观事件发展和变化，最能真实反映事件发展全貌，最有效证明事实原貌的权威机构。著名人物档案采取部门立卷，各部门有着得天独厚的优势，如，便于及时与当事人和家属联系沟通，便于收集家庭珍藏资料，便于向相关人员了解情况，等等，可以确保归档信息的完整、准确、系统，提高档案信息质量。
2.2.4 缺少著名人物档案收集归档工作规则和章程。目前从国家档案业务管理部门到省级和各行业档案部门，缺少章程性管理制度，没有形成著名人物档案收集归档与编目整理，公布宣传与查阅利用等工作细则。
2.3 走出误区的途径
2.3.1 开展科学调研项目。调研项目应本着以科学理论指导工作实践、以科学研究服务工作实际为主导思想，立足本职，把著名人物档案收集归档与数字档案管理紧密结合，深入探讨馆藏人物档案信息的收集整理以及开发和利用问题，并对工作中遇到的实际问题进行大胆的探索，打开一条行之有效的科学编目和管理的实施方案。
2.3.2 制定规范性、可操作性工作章程。主要针对著名人物档案的收集范围、编目分类、整理排架、数字管理等问题进行详细的探讨和研究，制定出便于操作和实施的细则规范，以提升著名人物档案价值为核心，以方便查询利用为目标，形成著名人物全宗。
3 编写《著名人物年表》
年表是查阅人物历史的工具，也是著名人物档案应具备的特色之一，更是研究报告的基础性文件。年表要求完整、详细、准确、客观地反映著名人物的家庭背景以及求学、政治、科研等各类历程，必须认真严谨，能够成为一部信史，可供历史研究者引用。通过编写年表，一方面可以在年表上标注信息出处，避免档案信息的重复整理和复制麻烦，另一方面能够为著名人物档案利用提供翔实、快捷、系统、全面的信息文库，在著名人物档案中具有极其重要的作用。
4 广泛宣传、提高认识
“一卷一世界，一件一乾坤”，这就是著名人物档案的价值和意义。建立著名人物档案是一项全民动员的大工程，做好著名人物档案收集、征集和归档工作，一是要强化宣传，深化认识。强化公民档案意识，提高公民对贯彻落实著名人物档案收集归档重要意义的思想认识，让更多的人了解著名人物档案，熟知档案工作，并不断强化公民的档案法律意识，推动著名人物档案工作的全面开展。二是创新方法，依法治档。针对著名人物档案归档困难的问题，档案馆要把著名人物档案工作列入档案工作计划管理、课题成果管理之中，并参照科技档案归档办法，实行“四同步”管理，即：下达人物材料收集归档课题项目计划任务与提出著名人物材料的归档同步；检查采集计划进度与检查著名人物文件材料形成积累情况同步；验收、鉴定采集材料与验收鉴定著名人物档案材料同步；上报登记与档案管理部门出具归档情况证明材料同步。做到事事有人管，层层有把关，充分调动各立卷部门著名人物档案归档的积极性，使著名人物放心，主动把个人资料移交立卷部门整理，并向档案馆归档，从根本上解决归档困难问题。
档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、基本要求：
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。
二、基本概念：
（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法：
（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党 1
团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。
（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。
1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。
2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
（四）分类：
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1.区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度;某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2.区分保管期限
将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。
永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：
①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。
准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：
上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。
本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
（五）排列 1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。
3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。
（六）编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
4.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3„„82 30年件号：1、2、3„„73 10年件号：1、2、3„„243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
（七）编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1.件号：填写室编件号。
2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔 〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。
5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008 0708。
6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
（八）装盒
装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。
3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。
4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。
③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
④日期：填写归档文件整理完毕的日期。
（九）编制检索工具
1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年
（征求意见稿）
为了进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，更好地为干部人事工作服务，落实中共中央组织部中组发[2009]12号《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，经学校研究决定，修订中农大档案字[2008]1号《中国农业大学干部人事档案归档范围及职责要求》，现将各部门干部人事档案归档范围分工及职责要求通知如下。
一、归档范围
（一）党委组织部
1、报告个人有关事项的材料：处级领导干部个人有关事项发生变化的报告表或相关材料。
2、考察、考核、鉴定材料：考察材料；处级领导干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；提拔处级干部考察材料及试用期期满审批表；处级干部援藏、援疆、挂职锻炼等推荐、考核、鉴定材料。后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
3、培训材料：为期两个月以上的处级干部培训（学习、进修）登记表、考核表登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
4、提拔、任用处级干部材料：处级干部任免审批表等材料。
5、党的组织建设工作中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书，入党政审材料；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；自传材料。
6、党代会形成的材料：校级及以上党员代表大会选举产生的党代表登记表等材料。
7、表彰奖励等材料：授予校级及以上优秀共产党员、优秀党务工作者等荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料。
8、辞职、罢免等材料：处级干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定等材料。
（二）人事处
1、履历材料：干部履历表和属于履历性质的登记表等材料。
2、考察、考核、鉴定材料：干部年度考核登记表、任期考核登记表、干部调动鉴定等材料。
3、培训材料：为期两个月以上师资培训登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
4、学历学位的认定：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表；入学考试各科成绩表；研究生推免生登记表；专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表；授予学位的材料，党校学历证明；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
5、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表或资格证书复印件等材料。
6、评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评（聘）审批表、职员任职资格评（聘）审批表。
7、反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知、博士后研究人员登记表、博士后工作期满登记表、被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
8、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间、出生日期等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
9、任免、调动、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：科级干部任免审批表；干部调动审批材料；科级干部援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；军人转业（复员）安置审批表；退（离）休审批表等材料。
10、招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；招工审批表，取消录用、解聘材料。
11、辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退工作人员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
12、政审材料：上级批复审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检察交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料。
13、工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
14、健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
15、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
16、出国（境）材料：因私出国（境）审批表、回国登记表等材料。
17、其他材料：毕业生就业通知书（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书）等有参考价值的材料。
（三）研究生院
1、研究生学籍材料：报考攻读研究生登记表、入学登记表、学习成绩表、毕业登记表、授予学位材料、参加硕士研究生单独考试学生填写的专家推荐表、研究生推免生登记表。
2、申请同等学历学位材料：学位课程进修成绩表，授予学位材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩表或合格证书复印件；
3、研究生助学贷款相关材料；
4、研究生获校级以上奖励材料；
5、研究生违纪处分材料；
6、选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料。
7、其他可供组织考察的材料。
（四）科学技术发展研究院
1、干部获得校级、省、部级以上科学技术类奖励的登记表、审批材料；
2、其他可供组织考察的材料。
（五）审计处
1、处级干部离任经济责任审计结果报告；
2、其他可供组织考察的材料。
（六）教务处
1、教师获校级、省、部级及以上教育、教学、课程及管理方面的奖励审批材料；撤销奖励的有关材料。
2、其他可供组织考察的材料。
（七）纪检、监察处
1、涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
2、其他可供组织考察的材料。
（八）统战部
1、干部加入或退出民主党派形成的相关材料；
2、干部获得统战工作校级、省、部级及以上先进审批表；
3、其他可供组织考察的材料。
（九）党委学生工作（武装）部（处）（就业指导中心）
1、本、专科学生入学登记表、毕业生登记表；
2、本、专科学生获校级以上奖励情况审批表；
3、本、专科学生助学贷款相关材料；
4、本、专科学生违纪处分材料；
5、本、专科学生就业通知书（毕业报到证）；
6、本、专科学生应征入伍登记表；
7、本、专科学生选聘到村任职高校毕业生登记表；
8、其他可供组织考察的材料。
（十）校工会
1、干部获校级、省部级及以上奖励审批表：如：校优秀工会干部、工会积极分子、全国五·一劳动奖章、全国三·八红旗手、首都劳动奖状、北京市师德标兵、师德先进个人、北京市创新标兵、北京市优秀教职工之友、北京市优秀工会积极分子、全国工会工作优秀教育工作者等材料；
2、工会、教职工代表大会形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
3、其他可供组织考察的材料。
（十一）各学院、各分党委（党总支、直属党支部）
1、本、专科学生、双学位学生毕业成绩汇总表；
2、本、专科学生、双学位学生毕业实习报告单或登记表；
3、本、科学生、双学位学生获学位证明材料；
4、按照党委组织部授权，负责学生及干部、职工加入中国共产党及其转正的材料，如入党志愿书、申请书及入党积极分子考察、鉴定材料、自传和属于自传性质的材料、政审材料、党员民主评议、重新登记材料；
5、其他可供组织参考的材料。
（十二）校医院
职工及学生体格检查中有必要归档的体检表及工伤致残确定的残疾登记材料；新生入学和毕业生离校时的体检表。
（十三）校团委
1、本、专科学生加入共产主义青年团审批材料，如入团志愿书、申请书以及政审材料等；
2、校级及以上级别优秀团员表彰审批材料；
3、其他可供组织考察的材料。
二、归档要求
1、归档材料必须是办理完毕的正式文件材料；
2、归档材料必须是真实的，不能涂改、造假，否则依有关法律、法规规定，追究归档单位责任人及当事人相应的组织纪律责任，对情节严重者依法追究其法律责任，其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
3、归档材料文字书写清楚、项目齐全（不留空白，对项目内容没有的填无）、对象明确、写明承办单位及时间；
4、必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章。规定要同本人见面的材料，要有本人签字（因故未签字的，要由组织注明已同本人见面并加盖组织印章），如：干部任免审批表，必须有组织盖章并有本人签字，还要注明批准文号。还比如，职工年度考核登记表等，也须有本人签字、组织盖章；
5、人事处组织干部填写履历表时，所填获奖情况一栏中，省、部级及以上奖励的要有相应的佐证材料，即档案中要有获省、部级奖励的审批表，如果没有要尽力查找或用证书复印件（需加盖有关职能部门公章），如果没有上述材料作证明则不要在获奖栏目中填写获此类奖项；
6、档案材料须用纸张为十六开型的公文（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不能用一般的圆珠笔书写，字迹材料应当符合档案保护要求；打印材料要符合国际A4标准；
7、归档时间，要求在形成干部人事材料后的一个月内，或随时根据工作完成并已形成材料的情况，随时归档，以保证干部档案的完整性；
8、档案管理部门对不符合中组部、教育部要求的档案材料不予受理归档，有关职能部门在形成材料的过程中要严格把关，重点审核归档材料时否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，做到不合格不规范的材料不归档。
三、组织领导
1、各单位需确定分管干部人事档案工作负责人，可与负责综合档案工作责任人一致，也可另确定负责人。
2、各单位需确定负责干部人事档案的兼职档案员1名，承担人事档案归档具体工作。
3、本文件自下发之日起执行，2008年1月印发的中农大档案（2008）1号《中国农业大学干部人事档案归档范围及职责要求》同时废止。
幼儿园档案反映幼儿园贯彻党的教育方针、培养全面发展的社会主义建设人才和开发早期幼儿智力的真实记录，是进行幼儿保教、科研和交流总结、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是广大幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶，是国家宝贵的文化财富，是国家全部档案的重要组成部分。幼儿园档案管理工作是幼儿管理工作中的一项基础工作，它的科学化，制度化、规范化、可以有效地发挥档案的利用价值和作用，更好地为幼儿园各项工作服务。
一、档案整理按其职能任务特性，完整收集文件材料
明确了幼儿园的职能任务特性，就可按其收集文件材料。
二、按其职权任务、特性形成的文件材料的归卷
１、按其职权任务分设机构。
２、机构产生的文件材料的内容。
１ 上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针，政策、指示、决定等方面的文件材料。２ 行政管理中形成的计划、总结、考核、人员、工资等文件材料。３ 党群工作形成的会议记录，党建、共青团、工会等文件材料：４ 教职工代表大会形成的文件材料。５ 园务委员会产生的会议记录等文件。６ 家长委员会形成的家长工作、会议记录、问卷调查等文件材料。７ 保教组形成的教学工作，保育管理、科研课题，招生、师资管理等文件材料。８ 保健组形成的幼儿健康，环境卫生，膳食等文件材料。９ 后勤组形成的设备、仪器，固定资产管理等材料。１０ 财务室形成的会计档案。
三、档案组成案卷的原则与方法
１、按其职能任务确定立卷范围：
１ 凡是记述反映主要职能活动形成的文件材料立卷；非职能任务形成的文件不立卷。
２ 上级来文需要贯彻执行的重要文件材料立卷；而上级的普法性文件与职能任务无关的不立卷；非属不重要的发文不立卷。
卷。
２、按其职权任务特性分类
根据幼儿园的实际情况只设一级类目，有文书档案，保教档案、保健档案、设备档案、基建档案、科研档案、会计档案、教师业务档案、声像档案、实物档案。
３、档案组卷的方法
分类后结合保管期限——永久、长期、短期分别组卷，组卷是在一类之内，将单分的文件材料系统化整理，按照它们在形成和处理过程中的联系，编成各个案卷。或将有关某一问题或某项工作活动密切联系的文件材料组成案卷，反映出工作活动的来龙去脉。
四、案卷的排列与编目
１、案卷的排列
案卷分类后按不同的保管期限排列。每年一类中同一保管期限下形成有规律的案卷排列。２、目录的编制
一类中不同的保管期限永久、长期、短期各编一本案卷目录。一类中卷内目录的编制分保管期限按案卷号的排列，编页号、装订成册做备考表，以保证组卷质量的要求，便于保管利用。
３、计算机检索
关键词：桥梁内业资料,整理与归档,重要性,作用,问题,方法
通过总结不难发现,施工管理中是有一些通病存在的,内业资料的管理也不例外。施工项目往往存在重施工、轻管理,重外业、轻内业的现象,两外内业资料的整理归档滞后于工程实际施工进度的情况也屡有发生。这种做法不利于后期的竣工验收工作,而且验收资料不齐全会影响到后期工程计量,造成工程资金周转不灵。在本文中笔者主要探究内业资料管理的重要性、作用及管理方法,以达到内业资料整理规范、全面、系统的目的,为工程竣工验收提供可靠的内业资料。
一、内业管理的重要性
内业资料是工程施工管理中的关键环节,可以真实的记录工程施工全过程的相关数据,能真实的反应施工现场的质量情况。内业资料通常包括文字、图表、图纸、音像等资料,是工程质量评定的参考依据,对工程的竣工验收起着至关重要的作用,同时也对工程的新建、改建、扩建提供参考。
二、加强内业管理的作用
1.通过内业资料可以反映工程建设状况
因为内业资料记录了工程施工的每一道工序,内业资料中详细的记录了工程发生的时间、地点、人员、材料使用状况等详细信息。施工方可以准确掌握本单位的施工状况,并对尚未发生的事项提前预测,可以很好的指导和监督工程建设。2.内业资料反映的信息可以指导工程施工
对于项目负责人来说,不可能事事亲力亲为,往往通过内业资料来掌握工程各个节点施工情况。一旦工程发生突发情况,可以第一时间查看内业资料,分析时间可能发生的原因,通过资料分析,可以最短时间内找出解决对策。
1.内业资料为后续工程提供借鉴
工程资料中详细的记录了工程施工技术、施工重点和难点,施工中发生的意外情况和解决对策,对以后的工程建设都提供了很好的参考价值,可以让管理人员吸取经验,少走弯路。
三、内业管理现状
从上图我们不难看出,内业资料门类繁多、内容冗杂、涉及的部门多、出现的问题多,这些都给内业资料的整理和归档工作带来了一定的难度。虽然一直以来资料管理人员都在积极的做着资料管理工作,但是在方法和效果上还是良莠不齐。内业资料一直都是桥梁施工中不容忽视的一项工作,内业资料整理的好坏,也会对工程生产产生很大影响。但是很多的决策层和资料员没有意识到这一点,认为桥梁工程施工的重点不在内业,而在于现场的施工工作。内业资料做的好坏,不会影响整体工程的施工。其实不然,所有的工程在工程竣工的时候都要接受相关部门和单位以及业主等多方单位的验收审核。这对一个企业的信誉至关重要,体现了一个企业对于工作的一个态度。很多项目在工程竣工时都是临时抱佛脚,日常工作中该审批、整理、归档的资料都没有按时归置好。不是缺少领导签字,就是资料某处没有盖章。还有一些施工记录等都是施工阶段应该归档的,由于当时没有及时填写,后面补写的内容难免会脱离实际。
四、桥梁内业资料整理与归档方法
1.加强对资料员的管理,做好内业资料整理工作
每年审计部门都会对项目资料进行审计,工程竣工验收同样需要审核内业资料是否完整和符合要求。这就要求资料员在平时做好资料的搜集、整理、归档工作。同时,资料员应持资料员证上岗,并按时参加专业培训,不断的提高自己的专业技能。资料管理应该和现场施工紧密结合,使资料真实反映施工现场实际情况。这就要求资料员不能闭门造车,应该深入施工现场收集数据、拍摄照片,保证资料的真实有效性,同时也可以提高资料员对工程施工的了解,提高资料管理水平。在平时的工作中资料员应该认真对待问题,把平时在培训中得到的知识,通过实践进行升华。
2.各个部门通力合作,配合资料管理人员完成整理和归档工作
内业资料员应和各个部门搞好配合,督促各部门按时提交内业资料,并及时做好整理、汇总工作。对于各个部门平时需要查看的资料,资料员应及时配合找出。各个部门做好协调工作,内业资料整理工作才能进行的顺利,整个工程才可以更好的开展起来。
3.创新内业资料管理方式,提高管理效率
3.1责任划分上,应实行专人专责。
在项目施工前期项目部就应该提早建立健全工程内业资料管理体系,在职责划分上要明确各自职责所在。项目经理作为项目部的核心指挥官,应该肩负起完善内业资料管理体系的主要责任,总体协调好各个部门之间的关系,为资料整理和归档工作提供必要的资金和设备供应。项目总工主要负责制定具体的资料管理办法,主要包括施工方案、技术交底和工程变更资料的一些具体的办法实施规定,并对工程资料的整理归档工作定期进行检查监督。项目施工中由于轻视资料管理工作,常出现一人身兼数职的情况,这样对工作开展很不利。实行专人专责可以使专管员熟练掌握资料情况,资料分类归档起来比较准确,对于缺少的资料也可以及时补齐,如果需要查看相关资料,也可以在短期内找到所需材料,工作开展十分方便。
3.2实行分阶段管理的办法。
项目部在资料整理归档上可以按月、季度、半年度、年度等周期进行检查整理工作,并及时解决发生的问题。特别是年终,应检查内业资料的完整性,由于人员调动或辞职造成的资料缺失的,应补齐后再进行统一存档。项目部还应该定期的召开资料管理总结会,要求项目部的测量大队、实验室人员、资料室人员和技术管理人员按时参加,通过总结会实时发现问题并提出整改意见,同时学习新要求及新软件的应用,可以提高资料管理效率。
4.在内业资料管理上要赏罚分明
定期对资料整理情况进行检查,纳入绩效考核体系中。这样可以鼓励先进工作者,督促落后懒惰者,体现考核的公平合理性。
结束语:
内业资料真实反映了施工实际情况,内业资料整理和归档工作反应了一个企业的管理能力,可以说是看得见的企业形象缩影。当前市场竞争也日益激烈,加强内业资料整理和归档工作无疑是在给自己做宣传,可以提高企业形象,所以在内业资料的整理和归档上要力争做到真实、完整、准确、及时。
参考文献
[1]《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)
[2]《公路工程桥涵施工技术规范》(JTJ041-2000)
关键词：管理类;档案;归档整理;工作时间;探讨
为了适应我国整体经济的发展需要，与现代档案归档整理相匹配，整体提高工作效率，加快工作进程，结合档案管理工作的实际状况，最后形成了相应的工作模式，即档案工作的数字化、信息化、文档一体化的目标。这种工作模式的建立，在很大程度上促进了我国档案归档整理工作的进程，也为后期高效、准确的工作服务，打下了坚实的基础。
一、管理类档案归档整理概述
管理类档案，又被称之为文书档案，它指的是企业单位在各种活动中形成的、具有保存意义的管理性文档。归档则是说单位的文书处理部门以及职能部门，在办理完相关的事宜之后，按照有关的规定，将档案文件转交给档案部门保存的过程。将文件归档之后就是档案，所以归档就是文件转化成档案的标志，这个就是文书处理的最终目的，当然也就成为了整个档案管理的开始。
整理归档的文件，就是将已经办理完毕、但具有利用价值、能够提供信息的文件，作为管理类的档案进行保存。一般我们是以“件”为单位进行统一的装订、分裂、编号、装盒等工作，使它最后能够成为一个完整的程序。这项工作十分重要，它上承文件材料的收集，下启档案管理，是保证系统工作顺利开展的关键环节。整个归档工作如果能够按照要求收集完整、划分准确、装订有序，这样就为后期高效准确查找资料奠定了基础。
在现在这个信息化的时代，传统意义上的纸质文件已经逐渐开始被淘汰，与之盛行的是电子文件。快捷方便的电子文件，在整个归档工作中发挥着极其重要的作用。但是，这个时限是短期的，电子文件自身的可更改性、以及不稳定性等，都是整个文档管理工作中的大忌。针对一些重要的档案，电子文件毕竟没有纸质档案稳定。所以面对这个问题，现阶段的单位管理类档案，国家相关档案部门都是采用双重保护机制——在设置电子文件的同时保留纸质档案，这样就可以解决这些不必要的问题。
二、简析管理类档案归档整理工作实践中问题
第一，新时期背景之下，档案管理部门在日常的管理工作中，确实存在一些问题。比如说纸质版的档案是否和电子文件相匹配，数据读取的设备是否能够配套，这都是现阶段档案管理工作的要求。而在进行档案管理类工作的时候，我们一般是纸质版和电子版的同时进行，那么这就需要检查软硬件的设备能否跟得上系统，对于储存较长的数据是否方便读取，有没有存储介质损坏的现象。这些工作，其实都是档案管理部门需要去注意避免的。
第二，现代档案管理的人员专业素质不高，存在着依靠主观意识去判断事情的现象。其实，现代很多企业的档案管理人员，其技术水平都是存在参差不齐的情况。而对于档案管理的相关规定，也是各种各样的理解，更多的都是依靠自身的工作经验、或者主观意识，进行档案的划分。在这样的情况下，划分出来的档案必定会出现划分不标准、归类不正确的情况，不方便档案的后期查找，也发挥不了档案自身应有的作用。
第三，档案管理的工作并没有受到重视，这样就导致档案收集的工作存在缺陷，出现档案收集不完全的情况。在单位中，有一部分人对于档案没有正确的了解，档案的相关知识淡薄，脑海中也没有存档的意识。这样就会导致一些会议之后的文件，或者其他相关联的文件，不能够及时予以保存，甚至有些人还不知道怎样去处理文件。而相应的档案管理人员，也不知道文件的存在，导致有些重要的档案资料被丢弃或者销毁。这样的行为会严重影响档案工作的进行，破坏了档案建立本身的意义和目的。
第四，管理类档案不应该交由某一个机构进行排列，这样不便于后期档案的查找。截至目前，有不少单位都是采用年代——保管期限——机构这样的复合式方法来管理档案，为档案排序。但在实际的工作中，却会遇到很多文件所涉及的并不是单单一个单位或者部门，仅仅依靠一个单位或者部门，根本完成不了这些工作，这就牵扯到工作中多个部门共同协作、合理完工的现象。所以，在对这一类的文件进行保存的时候，我们不能只是将这份档案保存在某一个单位或者部门，这种做法不合适，并且也不利于后期档案的查找以及使用。
第五，管理类档案中会有大量的密级文件，需要明确是否需要按照密级来分开保管这些档案。在档案管理的过程中，会涉及到很多密级文件，这些资料一旦泄露会造成严重不利的影响和重大损失，做好对这类档案资料的管理工作至关重。那么怎样来保存这类档案，一直是档案管理人员比较头疼的问题。在国家保密安全问题严峻，整个保密机制开始完善的状况之下，将企业这些档案如何放置，是现阶段需要重点考虑的问题，正确的保存模式，才能保证整个档案工作的顺利开展。
三、解决管理类档案归档整理工作问题的建议
（一）多渠道提升全民的档案意识，加强档案工作的宣传
档案工作本身其实就是属于辅助性服务工作，所以一直以来都没有受到重视，甚至有些人都不知道有这样一个部门。在很多单位中，职工并不知道还有档案相关法规，也不知道将重要的文件送到档案室存档。这就要求多渠道去提升全民的档案意识，加强档案的宣传工作，真正将档案工作放置在合适的位置上。
（二）加强档案管理人员的业务能力，提升专业素质
档案管理人员因为自身能力的不同，理解上的差异，对于档案方面的政策法规也没有清晰明确的认识，管理上各种细则把握也不够准确、研究不够，平时没有积累工作经验，专业能力以及素养都相当匮乏等，这些都是影响档案管理人员业务能力相当重要的因素。所以，现阶段的工作中，必须想办法全面提升档案管理人才的能力。对于档案管理工作的重视，也是整个工作中特别重要的一环，只有真正意义上重视档案管理工作，才能促进档案管理的发展。
（三）修订档案管理细则，适应新时期档案工作
现阶段，很多单位的档案管理归档工作，基本都是按照以往的归档办法进行整理，并没有跟随新时期档案发生变化，这样就会导致整理的办法不能够适应现代信息化的步伐，从而存在着许多问题。管理人员在实际的操作中，没有根据实施的相关办法实行，而是根据自己的主观判断开展工作，这样在很大程度上降低了工作质量，也不利于档案的查询以及使用。针对于此，要求相关管理部门制定适合新时期的相关管理细则，从本质上解决工作人员的问题，减轻工作压力，真正将精力投放到档案管理的工作中去。
（四）采用新型的排列方式管理档案
在信息急速发展的今天，很多办公单位都实现了办公自动化，所有的文件也就自然而然在单位信息系统上进行处理。并且，很多文件都是采用大流水号进行登记，在查询的时候，只要输入关键字或者词就可以进行查询。如此，大大节约了工作时间，也提高了工作效率。而针对纸质档案，我们可以配合计算机进行大流水号排序，可以减轻工作人员管理文件的压力，也减少了分类判断，同时提升了整体的查阅速度，促进档案管理工作有条不紊的进行。
四、结语
综上所述，伴随着信息技术的飞速前进，档案管理工作越来越依赖计算机进行工作。这就要求尽快改变原来的档案管理办法，重新修订新办法，再结合信息技术的支撑，才能真正意义上实现档案管理工作的优化，从而发挥档案自身的功能以及作用。
参考文献：
[1]布建中.浅谈《归档文件整理规则》在高校档案工作中的实践[J].山西农业大学学报，2006，S1：55-56.
[2]刘晓.国有企业体制改革中档案管理中心构建的探讨[D].云南大学，2013.
以件为单位的档案整理方法有六个步骤：1.装订、2、分类、3、排列、4、编号、5、编目、6、装盒。
简述以件为单位的档案整理方法
以件为单位的档案整理方法，首先对每份文件进行装订。装订时，要注意正本在前，定稿（或附件）在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文（或去文）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文字文本在后。对永久、长期保管的档案必须去掉金属物。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍，可不拆钉重装。
第二步，对归档文件进行分类。我们公司文档是依照照电力工业企业档案分类表（0-5大类）来分类，按-问题-保管期限进行分类，例如：计划经营部的文档按2011-经营管理-永久（长期、短期）进行分类。
第三部，对归档文件进行排列。归档文件的排列在统一保管期限下进行，统一保管期限的文件，按事由结合时间重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性的文件可以集中排列。
第四步，编号。对归档文件依分类方案和排列的顺序进行逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
第五步，编目。对已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件编制卷内目录。
第六步，装盒。将已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件，按编制好的卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表。
《以件为单位的档案整理有哪六个步骤》掌握这六点就够了。
《简述以件为单位的档案整理方法》是日常我们归档要做的，是大家很熟悉的，只是总结了一下而已，供参考。
奥特
在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：
（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）
（二）合同审批表。（附扫描件）
（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）
（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。
（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。
合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：
（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）
（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）
（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）
（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）
法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由
法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。
合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。
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