档案著录规范

档案著录规范（精选13篇）

档案著录规范 篇1

一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。主要有以下几种：

1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。

2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。

3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。

4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。

5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。

6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。

7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。

8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。

9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。

10、最后一点，文件上有附有的文件处理单、拟办单等，可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说，带有领导重要批示的，可与正文一起归档作为一件著录，按文件处理单在前，正文在后排列；若只有某某阅或在领导阅后简单打勾等记录的处理单可无须归档。

二、卷内文件目录的规范著录（抄写）

福建省档案局出台的省标《文书档案目录数据交换格式与著录细则》，对卷内文件目录著录的规范性作了详细的说明。以下所讲的规范性不仅要求在计算机录入时使用，对手工抄写同样适用，计算机管理是发展目标，卷内目录抄写规范，将大大提高以后手工操作改电脑管理的工作效率。

（一）、文件编号。

1、录入文件编号时要按原文件编号据实著录。其中年份要用4位数表示，字符“[ ]”置于年份的两端。使用计算机管理的其文件编号中的年份、符号、文件号统一用“半角”。例：闽委[2004]综023号，存在问题：闽委综[2004]023号；闽委（2004）综023号；闽委[2004]23号；闽委[04]综023号或者闽委综23号。

2、联合发文或有多个文件编号时，只要著录主办机关的文件编号。通常是第一责任者产生的文件编号。

（二）、责任者。

1、机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

根据原文的责任者据实著录，用统一规范的通用简称，如著录：“福州市马尾区计生委或福州市马尾区计生委员会”，其称呼不统一。特别是本区属两区合一，文件责任者通常即有“福州开发区”又有“福州市马尾区”，著录时最好能同时著明，不要随便省略，对于自拟的责任者，有时受手工抄写时的纸张等限制，可统一著录其中常采用的一种，不可时而著录“福州开发区**局”，时而著录“福州市马尾区**局”。

同一责任者对于特定历史时期名称不一样时，要及时变更，如：区安办的文件2004年前责任者可著“福州开发区安办”，2004年后（包括2004年）因单位名称变动，其文件责任者可著“福州开发区安监局”。

区委系列如区委组织部、区委宣传部、区委办等责任者要求著录成规范性的，如：中共福州市马尾区委办、中共福州市马尾区委组织部、中共福州市马尾区委宣传部等，要加上“中共”，并且“福州市马尾区”或“福州开发区”不可省，跨省时要著明“福建省”，不能笼统著录“区委办、区委组织部”等，著明区域，以免今后计算机联网使用时造成混乱。

2、个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，用“（）”表示。如：一份卢展工同志的讲话，在责任项可著录：卢展工（中共福建省委书记）

3、联合行文的责任者，尽量多著录，使用计算机著录，责任项可允许著录25个汉字，手工抄写时受纸张限制可选择，但列于首位的责任者应著录，立档单位（即组卷的本单位）本身是责任者的也必须著录，其他省略的责任者用“[等]”表示，两个责任者之间用“；”表示。如：中共福州开发区委办；福州开发区管政办[等]

4、文件上无署名，但可考证其责任者的，在考证内容两端加上“[ ]”。如考证其文件出自区委办综合科，可在责任项上著：[中共福州开发区委办综合科]。有时对考证出的责任者仍有疑虑，依据不足时，在其责任者后加“？”，如[中共福州开发区委办综合科？]。无法考证其责任者的按原文著录，原文无责任者的可无须著录。

5、有些文件不规范，盖章与署名不统一，如某局文件署名某局综合科发文，盖的却是某局的章，其文件责任者应以文件的印章为准，责任者应著明“***局”。

（三）、题名。

1、使用计算机著录，题名项可允许著录80个汉字，著录题名中要注意标点符号和数字用全角形式。所有数字一律用阿拉伯数字，但对专用名称则要按原文进行著录，如：“第二幼儿园”不得录成“第2幼儿园”，“三中全会”不得录成“3中全会”。

２、原文件的题名要据实著录，不要任意省略。如有些文件题名“中共福州开发区委福州开发区管委会关于开展……的通知”,“关于”之前的冒头不能省。

3、必要时可加著录副题名，并在副题名之前加“：”，不用原副题名的破折号。如：共同创造和平繁荣的美好未来：2005年新年贺词

4、文件题名过于冗长，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。一般情况下，很少有题名超过字段所要求的80个汉字，这点较少采用。

5、文件题名中出现“你省”、“你区”、“你部”等字样时，应据实著录并要加上具体的区域或名称，加上的部份用“[ ]”表示。如：关于你局[福州市马尾区民政局]…的通知

6、原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[ ]”。原文件有题名的，新拟写的题名附于原题名之后，如超过字段长度80个字的，可省略原题名。如：函[福州市马尾区农村发展局关于同意拨款的函]

7、可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的两端加“[ ]”表示。如：题名“关于表彰全省***[***、***、***]计划生育先进的通知”，“关于***[***、***、***]等同志职务任免的通知”，尽量把本区或本单位有关同志的名字著录出来，便于日后查找利用。

8、一本的会议记录本录一条，题名可注明什么部门、什么性质的会议记录，并注明记录本第一次会议和最后一次会议的时间。如：“福州开发区、马尾区委**局局务会议记录（2003、5、21——2005、8、14）”，此会议记录本可放在截止的2005归档。

9、著录对象是多件文件时，使用计算机管理时可著录一条，文件题名在拟写时应保留第一件文件题名的主要部分，加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分，并在题名未尾著录“（共*件）”的说明字样。如简报信息可著录：马尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄写时最好逐件著录。

（四）、文件时间。

1、文件时间由8位数字组成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成时间据实著录，如：20050412

2、特殊的多份文件只著录一条目录时，如简报，期刊，会议记录等，著录最早文件形成的时间。也可著录最早和最迟形成的文件时间，中间用减号字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、无文件时间的可无需著录，原文件时间缺省或字迹不清部分以“0”补。如：文件时间只有2月，没有年和日，可著录为：00000200；文件时间为1989年，没有月和日，可著录成：19890000

4、明知文件时间有误或有疑义时仍照原文件著录，使用计算机管理的，可在时间附注项中注明考证出的文件时间。若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符，如：19570509？若考证后仍考证不出的部分用图形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2这里不能用19500102表示。

档案著录规范 篇2

[期刊]编号著者名.题 (篇) 名[J].刊名, 出版年, 卷号 (期号) :页码.

[论文集]编号著者名.题 (篇) 名[C].整本文献的编者ed (多编者用eds) (编) .文集名.出版地:出版者, 出版年:页码.

[学位论文]编号著者名.题 (篇) 名[D].保存地:学位授予单位, 年.

[专利文献]编号专利申请者名.专利题名[P].专利国别:专利号.出版日期.

对档案著录的思考 篇3

1 档案著录人员素质的问题

在著录工作中，许多不规范的档案都一一暴露出来了：案卷标题字数超多，在著录时微机不认可，无法再继续输入；案卷张页号忘书写的，在条目张页栏内的阿拉伯数字会短缺一大节……这些显而易见的毛病对于一个有业务技能有责任感的同志会在录入时作好处理，但对于缺乏责任感的人或不具备业务技能的同志只会是照着档案或者案卷目录输入，这样录入的质量是可想而知的。所以档案著录必须配备具有专业技能有责任感的同志担任。一般来说，著录人员必须熟练掌握著录规则理论及检索语言，对馆藏法、分类法、主题法等检索方法比较了解；其次，必须学会使用档案检索分类表和主题词表，熟悉其体例、结构和使用规则；再次必须具有一定的专业知识、对馆藏档案形成的背景、档案内容、特征和档案之间的历史联系比较了解，对从事科技档案著录人员来说，还应具备有关专业的科技知识。除此之外，著录人员还应具有分析问题、概括问题的能力，了解计算机的有关知识，了解档案检索过程及用户需求、查词习惯等。

2 档案著录应该遵循档案鉴定原则和档案筛选原则

我们知道，合格的著录对象是《规则》赖以落实的物质基础，档案著录的合格对象应该是收集齐全，整理得科学而系统的档案。一个单位、一项工程、一次任务、一种产品、一台设备，反映其历史面貌的档案应力求收集完整，案卷及卷内文件的排列应尽量反映文件自然形成的规律。如果收集、整理等基础工作没有做好，仓促进行著录必然无法保证质量，给以后工作带来困难。在著录工作中，立档单位档案材料不齐全的问题比较突出，尤其是那些没有编号、没有文头、没有盖章而又很重要的“帐外”文件收集得很不齐全。假如著录后才将这些文件收集上来，还得调整案卷，重新编目，随之而来的是著录条目的修改，这样势必事倍功半，浪费人力物力，也容易出现差错。案卷级条目著录内容主要来源于案卷封面、卷内目录和备考表等。假如把一些没有联系的文件凑合在一起，案卷标题拟写不当或卷内文件起止时间统计不准，都会影响案卷级著录质量。文件级著录也需要案卷及卷内文件的排列，尽量反映文件之间的内在联系，对于内容和客观事实不符的，对于形成时间、责任者等项目短缺或有误的应考证准确。档号是检索档案的主要依据之一，更要准确无误，因此在开始著录之前，按规定要求改造部分不合格的案卷，调整规范档号是十分必要的。

3 对档案计算机检索系统要有一个正确的认识

档案计算机检索系统的建立，数据准备工作是其主体工程，计算机（包括软件）只是处理档案数据的工具。数据是检索系统的核心，是检索系统的生命，计算机则是进行管理的手段。计算机和数据的结合，才能构成一个高效的档案自动化检索系统。数据与计算机的这种关系，决定了在规划建立自动化检索系统时，必须同时考虑档案的著录标引工作，著录标引工作应该超前或同步发展，绝不能滞后。

所以，我们要认真对待数据准备工作。不能认为计算机是万能的机器，数据质量差些不要紧；也不能仅仅是“完成任务”，我们对数据工作的难度、工作量要有充分的思想准备；不能为了应付评比检查，要把自动化检索提到议事日程上来。现在，针对我们正处于著录的开始阶段，还没有进入到检索系统的实际应用阶段，数据质量的控制和监督往往也会被忽视。所以我们在数据准备、录入阶段时一定要把好审核这一关，做好质量控制及监督措施。

另外，我们能否根据各地区的实际情况，进行一些专题著录。就我馆而言，前来查阅结婚证存根的比较多。通常，我们是根据利用者当时所办理的机构进行查阅的。在县城，结婚证存根是存放民政局的；在区乡，结婚证存根是存放各乡政府的，由于历史的原因，以前的结婚证存根在组卷时普遍存在不规范现象：要么没有组成专卷；要么组成专卷的卷内目录的抄写比较粗略。如：“茂县凤仪镇结婚登记申请书”一卷就只有这么一个目录，近七十对结婚人数。在凤仪镇，每年都要产生好几卷这样的结婚申请书专卷。1992年凤仪镇有4卷结婚申请书近300对结婚人数。一个1992年结婚的人前来查阅该结婚存根时，他需要把这4卷档案一页一页的翻，直到查阅到为止。这样查阅，既费时费力，又造成档案的磨损。如果我们把所有的结婚证存根输入一个专门的文件级目录内，不用两分钟时间，就会在计算机内被调出来，这样效率多高啊！还能减少对档案的磨损。现在，随着挡案软件的升级，我省都江堰市档案馆、双流县档案馆、绵竹市档案馆等国家级一级挡案馆在全省已率先将档案全部数字化了，从查阅到复制文件就是几分钟的事。他们的经验介绍就是利用专业人员及专业团队。

目前，我们州档案著录工作总体还处于初级阶段，著录发展水平也参差不齐，著录时一定要把好数据的准备工作。因为数据的准备是档案自动化检索发展的瓶颈，也是制约计算机管理档案的关键。可以肯定：只要著录标引的数量和质量两大难题解决了，我们的计算机管理档案才会进入实际应用阶段，标准化、自动化、现代化的管理才能实现。

档案管理规范 篇4

1.目的

为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围

DXC集团有限公司及下属各控股子公司。3.定义： 4.职责： 4.1.综合管理部

4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。

4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司

4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。

4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容：

5.1.档案立卷范围

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；

5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。

5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求：

5.2.1.各部门立卷要求 5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。

5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）

5.2.2.综合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。拟订案卷标题要简明、准确。

整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。

5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的规章制度类文件材料。

公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司机构演变、人事任免等文件材料。

公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。

公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事务管理文件材料。

公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。

上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。5.2.2.4.2.9.下属机构报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。5.3.档案存档程序

5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。

5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分类立卷、存档，做好存档登记（附表1）。5.4.档案借阅

5.4.1.需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求，填写《档案借阅/复印审批单》（附表2），经部门负责人同意后报总公司综合管理部。5.4.2.总公司综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求，报综合管理部负责人审批。

5.4.3.审批通过后，综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记（附表3），并要求借阅人签字。

5.4.4.借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。

5.4.5.对于需要复印的资料，由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅人/承办人。

5.4.6.如不需复印，借阅人可在档案室查阅资料。

5.4.7.对于需要归还的档案资料，综合管理部要登记明确的归还日期，借阅人需要在期限内归还资料，综合管理部负责在档案到期前催还。5.4.8.档案资料归还后，集团综合管理部登记销帐。5.5.档案销毁

5.5.1.对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料，总公司综合管理部定期进行整理，并提出销毁申请（附表4：《文件资料销毁请示》）。

5.5.2.销毁申请经资料存档提交部门进行审核，对是否销毁或延长保管期限提出建议，并提交分管副总裁审核，总裁审批。

5.5.3.对审批未通过的档案，由总公司综合管理部延长保管期限，并办理相关手续。

5.5.4.审批通过的档案，总公司综合管理部造具清册，由档案交存部门负责人和总公司综合管理部负责人现场监督，对档案进行销毁。

5.5.5.档案销毁后，由见证人在《档案销毁证明书》（附表5）上签字确认。6.支持性文件：无 7.相关记录： 7.1.7.2.《档案保管登记台帐》 《档案借阅/复印审批单》

7.3.《档案借阅/复印登记台账》

7.4.《文件资料销毁请示》 7.5《档案销毁证明书》

人事档案管理规范 篇5

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据相关法规，结合公司实际情况，制定本规范。

一、人事档案管理职责划分

管理中心负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作，外地分公司的员工人事档案管理由当地人事专员负责。

二、人事档案归档范围

员工录用登记表、身份证复印件、毕业证和学历证复印件、其他相关证书复印件、奖惩通报材料、职务任免情况、劳动合同等。

三、人事档案建立时间及结束时间

1.建立时间：新员工办理入职后三天内应建立其个人人事档案。

2.结束时间：员工离职后一个星期内将该员工人事档案整理好归入离职员工档案。

四、人事档案编号

1、人事档案编号采取部门编号（附件一）+员工流水号的方式，员工流水号为三位数，以0开头按顺序给出，如001。

2、部门编号与员工流水号用“—”连接，如 A—001

五、人事档案的保管

1.人事档案应存放在专门橱柜，由专人负责保管。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

2.人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

3.档案应分类编号后存放，编制《人事档案检索目录》（见附件二），以便查找。

六、人事档案查阅

1.公司各部门因工作需要查阅员工档案时，须填写《档案查阅申请单》（见附件三）后方可查阅。

2.查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

七、人事档案材料的转递

对档案管理机构征集员工个人相关档案材料应积极配合，做好档案材料的转递工作。

1.对转递出去的档案材料应在档案记录表上注销。

2.填写《转递档案材料通知单》（附件四）。

3.按发文要求包装、密封。

高考档案：呼唤规范管理 篇6

中国教育报  -07-16  张桦 方星移

编辑同志：

高考招生录取工作已全面展开，目前各省市的录取工作进展顺利。然而，作为在基层招办常年从事招生工作以及在高校从事教学管理工作的笔者，在高考前后，包括录取过程中却发现，一些中学对高考录取的重要环节--考生档案组建工作的重要性认识不到位，或是敷衍了事，或是伪造档案，给保障高招录取公平、公正带来很大隐患。

众所周知，高考档案材料是高校审查录取学生的重要依据和凭证。现在的高考档案分为两种形式：电子档案和纸介质档案。电子档案包括考生的基本特征、体检情况、高考成绩、志愿填报等信息；纸介质档案包括学年评语、成绩登记、体育合格情况、政治思想品德考核等材料，它更偏重于考生在高中阶段的表现。高招录取时，考生电子档案不清或不全面的地方需要参阅纸介质档案。所以，高考电子档案和纸介质档案相关部分内容必须一致。

高考档案的大部分材料是由考生所在中学负责搜集组建，然后由县级招办或市、地级招办汇集整理上报至省级招办。录取时，由省级招办按照有关程序把档案分批投放到各个录取学校，高校逐一审查考生档案，办理“提档”、“退档”、“录取”等有关手续。由此可见，高考档案在录取过程中所处的重要位置。

考生的绝大部分档案材料来自于就读中学，高考档案组建质量的高低，取决于中学是否真正重视并按照规范化程序制档。然而高考前，笔者调查了几所县级、市级高中，发现学校领导对高考档案没有给予足够重视，大部分高中没有专职高考档案员，没有专门档案室，更不要说有高考档案管理的规章制度了。一所市级重点高中的校长甚至说：“这是个小事情，我从来就没有过问过，高考以后抽上些人手，两天功夫就齐了。”

完整的档案材料应该是考生中学三年情况的真实反映。每个学生应该从高中第一学年开始组建档案，到高考时就已经是成品档案了，根本用不着重新组建。可是笔者在调查时发现，很多高中学校却没有这样做，毕业生档案极不完善、规范。应届生也只有一个学籍表，而且评语、成绩都还没有填写。他们说，这些档案等到高考以后才要，填写早了没有意义。笔者看到，即使已经填写的.内容也很不规范，甚至有人用铅笔填写。

在河南省某地，笔者相继采访六所高中，他们在组建高考档案时搞的都是“人海战术”，进行大突击活动。每年高考结束，上级招办要求中学上缴考生档案材料。这些中学便手忙脚乱，急忙抽调人员进行突击建档。有所高中每年组织30余名教师昼夜加班，有填写基本情况的，有写评语的，有加盖印章的。为防止一份档案全是一个人的笔迹，他们发明了“流水作业法”，每个人只写其中的一项内容。

这种方法整理出来的档案，内行人一看便知，考生的思想政治考核内容及班主任、学校的评语内容都是千篇 一律。一位老师透露，为了防止内容过于雷同，他们写评语时，要事先拟好三个不同的答案，每填写完10个学生的评语，就更换一个答案。组建电子档案也是这样，微机操作员用替代的方法，交叉将三个不同内容的评语输入计算机，结果翻来覆去，还是那三个内容的评语。

参考文献著录规范 篇7

[期刊]编号著者名.题(篇)名[J].刊名,出版年,卷号(期号):页码.

[论文集]编号著者名.题(篇)名[C].整本文献的编者ed(多编者用eds)(编).文集名.出版地:出版者,出版年:页码.

[学位论文]编号著者名.题(篇)名[D].保存地:学位授予单位,年.

[专利文献]编号专利申请者名.专利题名[P].专利国别:专利号,出版日期.

注:①著者姓名应列全(3个以上的只列3个,并在第3个著者名后加“等”);

档案著录规范 篇8

摘 要:针对外国个人责任者在CNMARC中著录的种种分歧和矛盾,作者通过对各时期产生规则的解读和比较,以及外国个人责任者姓氏特点,从方便读者检索出发,提出确立规范的姓名著录和标目的看法。

中图分类号:G254文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)04-0114-02

1 著录规则间差异引起外国个人责任者著录分歧

由于CNMARC著录所遵照的规则一再变化,而使不同编目机构对外国个人责任者姓名原文的著录是在7—字段中@c子字段还是在@g子字段,各执一端。

共同点一:对7—字段中@c子字段著录的表述。

@c年代以外的名称附加(年代以外的任何名称附加),它不是名称本身的必要组成部分,包括头衔、称号或职位的表示。

共同点二:对7—字段中@g子字段著录的表述相同处。

@g首字母的展开形式。当首字母以缩写形式记入@b子字段,并且首字母形式及其完整形式均需出现时,其名字的完整形式。

不同点:对7—字段中@g子字段著录的表述。

@g首字母的展开形式。为了提供外国人名的详细信息,可将其原文姓名记录于此。鉴于GB3792.2-85规定,中文文献记录中,外国人名的规范形式,是先著录汉译姓氏,然后在其后的圆括号内著录原文姓名,姓在前,名在后。因此,我们借用@g子字段,按上述规定记录外文姓名原文,以便区分汉译姓氏相同的外国人。

因此,我们首先有必要对规则本身作一番比较研究。笔者查找了相关的各个时期的机读目录著录规则,即1995年版的《中国机读目录格式使用手册》;2001年版的《中国机读目录格式使用手册》(修订版);2000年版的《中文图书机读目录格式使用手册》;2004年版的《新版中国机读目录格式使用手册》;2003年版的由韦衣昶所著的《普通图书机读书目数据》,并参照2005年版的《中国文献编目规则(第二版)》。

通过比较,我们可以发现,各机读目录规则对7—字段中@c和@g子字段著录的表述大同小异。

1.1 共同点之一

各规则一致认为,@c子字段中所著录的是个人名称的附加或补充说明成分,并未涉及外国责任者的姓名原文。但《中国文献编目规则(第二版)》22.2.3.3c.中指出:“外国人姓名中译名称标目,若姓名原文可以获得,应作为附加成分。”这一规定解释了有些编目机构将外国人原文姓名著录于@c子字段的原因。具体著录模式可以推导如下:

701#1@a中文译姓@b原文名@c原文姓,原文名……

例:701#1@c(法)@a维诺克@9wei nuo ke@b Michel @c(Winock,Michel@f1937-)@4著

(来源:北京图书馆和上海图书馆数据)

1.2 共同点之二

@g著录的是名字首字母的展开形式,且其存在的条件必须是当首字母以缩写形式记入@b子字段,并且首字母形式及其完整形式均需出现时,其名字的完整形式。该规定只涉及到外国责任者的名字,并未涉及姓名原文全称。可简略推导著录模式如下:

701#1@a中文译姓@b原文名缩写@g原文名字首字母展开形式……

例:701#1@a劳伦斯@bD.H.@gDavid Herbert

1.3 不同之处

表格最后一项所列的为韦衣昶所著的《普通图书机读书目数据》中对@g子字段的定义的补充说明,其中心内容是建议将外国责任者姓名原文著录于@g子字段。其著录模式为:

701#1@a中文译姓@b原文名或者原文名缩写@g原文姓,原文名……

例:701#1@a维诺克@AWei Nuo Ke@g(Winock,Michel)@f1937-@4著

(来源:Calis数据)

因此,在我们的实际著录工作中,就出现了上述三种不同的著录模式。笔者认为,由于@c子字段涉及到责任者的头衔,称号,职位等多个项目,我们不妨遵照《普通图书机读书目数据》有关规定,采用最后一种著录模式,将作者姓名原文著录于@g子字段,同时考虑到读者的检索特点,将@g子字段设为检索点。此外,在CNMARC中,外国责任者在7—字段的@a子字段的款目要素必须是中文形式。鉴于外国个人责任者在题名页上出现有各种不同情况,如汉译姓名和姓名原文同时出现,或者两者只出现其一的情况;我们宜在200字段给予客观照录,而在7—字段著录规范数据,即@a子字段著录的是规范汉译姓。其规范性可以通过查阅《世界人名翻译大辞典》或国家图书馆的中文名称规范数据库获得,并在314字段做好附注说明。

例:默克诊疗手册/(美)Robert Berkow主编;薛纯良主译

2001#@a默克诊疗手册@f(美)Robert Berkow主编@g薛纯良主译

314##@a本书的责任者汉译姓名:罗伯特·伯科

701#1@a伯科@b罗伯特@gBerkow, Robert@4著

2 外国责任者姓名顺序形成对个人名称主要成分标目的差异

我们知道,在7—字段中正确的著录建立在对个人名称的规范标目这一重要前提之上。CNMARC中的外国个人名称标目,是个人名称检索点的规范形式。从《中国文献编目规则(第二版)》的规定可知:外国责任者的中译名称标目,由标目主要成分及附加成分组成。外国人姓名基本分先姓后名(倒序)和先名后姓(直序)两种,具体著录时,7—字段的指示符不仅相应地著录为#1(倒序)和#0(直序),而且对标目主要成分(即7—字段@a子字段中的款目要素)的选取区分为以下几种不同情况。

(1)西方语言国家、东方印欧语系国家(如印度、孟加拉、伊朗等)、南岛语系部分国家(如印尼、马来西亚、菲律宾)等国家个人姓名排序为倒序,即名在前,姓在后,7—字段指示符取#1,取中译姓氏为标目主要成分。

例:701#1@a塞万提斯@bMiguel de@gCervantes,Miguel de@4原著

(2)西方语言国家中的匈牙利人姓名,是先姓后名,为顺序,7—字段指示符取#1,但仍以中译姓氏为主要标目成分。

例:701#0@a裴多菲@bSandor@gPetofi, Sandor

注:中译全称为:裴多菲·山陀尔

(3)上述国家责任者的中译姓名(姓名排列为倒序,先名后姓)较中译姓氏更为知名,7—字段指示符为#1,可取中译姓名为标目的主要成分。

例:701#1@al罗曼·罗兰@bRolland@gRolland, Romain

(注:罗曼·罗兰较罗兰更为知名)

(4)东方语言国家(如日本、韩国、朝鲜、越南等)的个人名称,为顺序排列,即先姓后名,7—字段指示符取#0,取完整的中译姓名为标目主要成分。

例:701#0@c(日)@a川端康成@4著

701#0@c柬埔寨@a诺罗敦·西哈努克@gNorodom Sihanouk

(注:“诺罗敦”是姓,“西哈努克”是名,简称“西哈努克”,姓名原文取罗马化音译形式)

(5)外国责任者有汉化姓名或中文本名(如海外华侨、华裔),取汉化姓名或中文本名为标目主要成分,指示符取#0。

例:701#0@a赛珍珠@bPearl S.@gBuck,Pearl S.

(6)外国责任者有惯用中译名称,以惯用名称为标目的主要成分。

例:701#1@a居里夫人@bMarie@gCurie,Marie

(7)根据中译姓名及外文原名信息,无法确定姓名结构和成分,如笔名形式,其标目可按著作中常见的形式描述,不区分姓和名。7—指示符不妨还是著录为#0,但在314字段中需做出附注说明。

例:701#0@a马克·吐温@gMark Twain

304##@a笔名。原名为塞缪尔·郎赫恩·克列门斯。

凡此种种,只有通过规范的标目才能保证正确的著录。

总之,规范的著录和标目建立在各个编目机构对规则的统一认识上。外国个人责任者由于其本身的姓氏特点有国别和语系差异,在题名页上出现的情况又复杂多样。打破现有的各自为政的局面,从尊重科学,方便读者的原则出发,才能真正使我们促进文献资源的共建共享。

参考文献:

[1] 国家图书馆.新版中国机读目录格式使用手册[M].北京:北京图书馆出版社,2004.

[2] 韦衣昶.《普通图书机读书目数据》[M].北京:北京图书馆出版社,2003.

[3] 全国图书馆联合编目中心国家图书馆图书采选编目部.《中文图书机读目录格式使用手册》[M].北京:华艺出版社,2000.

[4] 图书馆《中国机读目录格式使用手册》编委会. 《中国机读目录格式使用手册》[M].北京:华艺出版社,1995.

教学业务档案管理规范 篇9

教学业务档案是教师历年任课工作量、教学态度、教学水平、教学效果、专业进修、教学研究成果等基本情况的重要历史记录。为了管理好学校的教学档案，特制订本规范。

一、教学档案的归档范围：

凡是学校在教学活动中形成的具有保存价值的文件、资料、照片均属归档范围。

二、教学业务档案主要内容：

(１)关于学校规模、专业设置、学制的文件。

(２)教学计划、教学大纲、实施性教学计划。

(３)学期授课计划、总课表、教师任课一览表、班级日志，学生成绩登记表及统计表。

(４)学校教学工作管理制度，学生管理制度及其它教学的规章制度。

(５)教学工作计划、教学工作总结，以及教学工作中的典型材料。

(６)自编教材、补充教材、教学案例、习题等。(７)关于招生工作的文件、计划、简章、录取新生审批表及录取新生名册。

(８)学生花名册，学生卡片。

(９)三好学生卡片，优秀毕业生和学生干部材料，关于学生奖励、处分文件。

(１０)学生留级、休学、复学和退学的有关文件。(１１)毕业生名册，毕业证书、职业资格证、结业证书、毕业证存根、毕业生合影照片。

(１２)关于学生实习、毕业安置的各类材料(１３)毕业考试试题及标准答案。

(１４)其它在教学中形成的重要文件材料。

三、教学档案的归档类目：（1）教学管理综合类、（2）招生工作类、（3）课堂教学类、（4）实习类、（5）职业培训类、（6）学籍管理类（7）学生发展类、（8）教师发展类

四、教学档案管理

1、做好教学业务档案的搜集、整理和立卷工作。(１)教学业务档案，由各有关科室分工负责搜集。ａ、凡上级发文及本校形成正式文件的材料，由学校办公室 负责。

ｂ、凡教学、教务工作的文件材料，由教务处负责。ｃ、凡学生工作的文件材料，由团委学生会负责。(２)教务处、团委学生会应确定专人负责教学业务档案，并按类别筛选整理，编目立卷。

(３)办公室每学期或学年结束应督促有关科室整理、装订教学业务档案，及时验收归档。

(４)办公室应建立教学业务档案目录索引，做好管理工作。

2、对国家教育行政部门颁发的各类文件、大纲、教材及有关资料 , 办公室要及时登记、编号、入档保存 , 以便查阅。

3、通过审查对达到规定标准的教研组和教师的教学工作计划和总结、试卷分析、教学参考资料、教学科研成果等 , 应及时整理存档。教师学期授课进度计划、实验课计划、实验报告（存放实验室），分学期存放，保存期三年;各项教学检查原始资料的检查总结，应分期整理，专盒存放。教师教案、学生成绩及学籍卡片，分类存放，长期保存。

4、学校推广教育教研成果以及与外校进行教学经验交流所获得的资料 , 整理成册入档。

5、对准备使用的期中、期末的试题(卷)及有价值的试题(卷)应及时登记入题库 , 并严格遵守保密制度。

6、学生、家长及社会各界对学校教学的反映材料及意见 , 学生评教资料等 ,应及时整理存档 , 以便查阅。

7、每学期教师排课表、教师花名册 , 要收集整理、永久保存。

供应商档案管理规范 篇10

1、目的

为促进采购信息管理的规范性和ERP信息管理的安全性，制定本规范。

2、范围

本规定适用于供应商信息及ERP相关采购业务执行过程的供应商信息管理，是ERP系统中采购业务相关的所有职能部门执行规范之标准。

3、职责

3.1 采购部是供应商信息的归口管理部门，负责公司所有供应商信息的整理、规范、ERP信息处理。

3.2 各职能部门，需要使用ERP相应采购功能的都需按此规定执行供应商信息管理的相应流程

3.3 公司ERP系统管理员负责相应权限的调整和控制。

4、程序

4.1 采购员需在样品检验合格以后，向供应商档案管理员提交《供应商档案表》，由管理员审核后录入ERP系统中，以供采购业务执行过程的使用，完成供应商信息的新增工作。

4.2 《供应商档案表》填写规范：

a.表中分类和供应商编码由管理员填写

b.表中供应商简称对应ERP系统中信息需填写全称，产品名称、规格需按实际送样产品进行填写详细内容，由相应采购员填写

c.需填写联系人、公司地址、联系方式，由采购员填写

d.表中账户类型、账户名称、账号（银行）、开户行，必须填写准确，由采购员填写。

e.表中付款方式、是否含税、发展日期、业务员需由采购员与供方确认后填写，如有修正需及时与管理员沟通修改相应信息。

4.3 供应商信息管理员需在新增供应商信息时确认系统内有无重复，供应商档案表中内容填写是否完整，必要时要求提供供应商相应证明文件，确认无误后方可录入ERP系统。管理员需在12小时工作时间内完成信息录入工作。

4.4 供应商信息修改。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写相应修改的内容，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内变更。

4.5 供应商信息删除。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写删除原因和供应商编码，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内删除。

5、相关文件

《采购过程控制程序》 《供应商管理规定》

6、相关记录

参考文献著录规范 篇11

[期刊]编号著者名.题 (篇) 名[J].刊名, 出版年, 卷号 (期号) :页码.

[论文集]编号著者名.题 (篇) 名[C].整本文献的编者ed (多编者用eds) (编) .文集名.出版地:出版者, 出版年:页码.

[学位论文]编号著者名.题 (篇) 名[D].保存地:学位授予单位, 年.

[专利文献]编号专利申请者名.专利题名[P].专利国别:专利号, 出版日期.

注:①著者姓名应列全 (3个以上的只列3个, 并在第3个著者名后加“等”) ;

档案馆有哪些设计规范？ 篇12

1.档案馆分特、甲、乙三级，耐火等级均为一级。

2.查阅档案、档案业务和技术用房设计为四层及四层以上时，应设电梯，

超过两层的档案库应设垂直运输设备。档案库设于地下时，必须采取防潮、防水措施;必须设置机械通风或空调设备。

3.档案库每间的窗洞面积与外墙面积比不应大于1:10，档案库不得采用跨层或跨间的通长窗。

档案工作规范化管理自查报告 篇13

档案工作规范化管理自查报告 篇1

为全面提升综合档案馆档案管理水平，实现档案管理规范化、标准化现代化，进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《省档案工作规范化管理办法》170号文件精神，在州档案局的指导下，我局争取县委、县政府对档案工作物力财力的投入，使档案在基础建设、档案利用等方面取得了一定的成绩，现对照省国家档案馆工作规范化管理标准自查得分为71分。现将自查报告如下：

一、机构与组织管理

我馆在20xx年评定为国家档案二级馆的基础上，按照省档案工作规范化管理办的要求，结合我县实际，重新对照标准细则申报省三级档案馆。作为本目标考核重点任务，成立了档案规范化管理领导小组，对档案规范化管理工作进行了具体安排部署。

我县档案馆直1960年成立以来，实行局馆合一、两块牌子，履行档案行政管理、保管和利用两种职能，属县人民政府直属事业单位（正科级）。档案局、馆内设办公室、财务室、业务指导股、管理股，共有编制13个，占编人员8人，工作人员3人，全部达到大专以上文化程度，业务人员主动与州档案局联系，接受业务及工作指导，积极参与省、州档案部门举办的各种业务培训，使档案业务工作进一步提升。

二、基础设施建设

我县档案馆新馆于20xx新建项目，建筑面积2320平方米，其中库房面积771平方米，20xx年开工、20xx年建成，20xx年投入使用，为我州档案系统县级综合档案馆首批建设项目。项目总投资为608万元，其中中央预算内投资441万元，档案新馆共有四层，一层主要分布展厅，接待厅和功能用房，二层主要分布各类档案功能用房，三、四层主要为档案库房和办公室。

三、业务建设

(2)开发利用工作除日常工作期间的查阅利用工作正常开展以外，档案馆实行了节假日档案查阅利用预约制，通过预约可实现公休日和节假日查档利用；设立了档案和已公开现行文件利用大厅，内部设备设施的采购安装工作正在进行中，11月底将基本完成，投入使用；爱国主义教育基地展厅设计制作由康定卓怡公司以189000元中选承建，设计及制作和展厅内容收集工作正在进行中，按合同11月30日前将完成展厅制作，投入使用。

四、信息化建设工作

建立了县档案局互联网网站，已投入使用；20xx年7月启动馆藏档案数字化加工工作，投入22万余元，截至目前已完成县委、县政府、县委组织部、县民政局、县档案局5个全宗3100余卷，587541页档案数字化处理，完成3000条案卷级目录著录，其他机读目录著录工作正在进行中，11月底将基本完成馆藏档案案卷级目录著录。实现了有价值馆藏照片档案的数字化加工处理。11月底将完成近60万页数字化档案、照片档案和目录挂接工作，初步实现电子档案查阅利用。

档案工作规范化管理自查报告 篇2

为使我单位档案工作实现规范化管理，今年以来，我们把档案管理工作同其他工作一样，作为重点抓好抓实，同时纳入了目标管理，由主要领导挂帅，分管领导亲自抓，档案管理人员具体抓，各股室密切配合。首先是开展档案法律法规、档案知识的宣传教育，增强全体职工的档案意识；其次是搞好业务培训；再次是组织人员对当年和以前的一些零散文件、资料认真收集、整理。严格按照规范化标准抓好档案管理、基础设施建设、业务建设，使本单位的档案工作上了一个新台阶。最近，我们对照《xx省档案工作规范化管理办法》进行了自查，自查得分86分，现将情况报告于后，请予考评、验收。

一、档案管理

为适应档案工作发展的需要，首先落实了档案管理机构和人员。成立了综合档案室，由分管领导许军伦同志任组长，各股室负责同志为兼职档案员，并配备了政治可靠、具有大专文化、业务较强的.专职档案员。二是抓目标管理。把档案工作纳入目标考核，与奖惩挂钩、逗硬兑现。三是抓制度建设。根据有关规定，结合档案工作的实际，我们制定了《档案管理制度》、《安全保密制度》、《归档文件整理制度》、《档案人员岗位责任制》、《档案资料借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》等，为我单位档案工作实现规范化管理打下了基础。四是严格档案案卷质量。在档案整理中，我们抽调工作踏实、业务熟悉的同志集中整理，并邀请区档案局的同志进行业务指导，力求收集齐全，分类准确、整理规范、确保案卷质量。

二、基础设施建设

根据《档案工作规范化管理办法》的要求，我们专门安排了1间18平方米的房间为综合档案室，做到了档案室、查阅室、管档人员办公室三分开，购买了2个档案柜，保证了档案资料的安全存放，配置了电脑一台、档案管理软件一套、空调一台、灭火器1具、干湿温度计一个、防虫药等。目前，整个档案室做到了设施设备齐全，达到了档案保管保护“八防”要求。

三、业务建设

为使我单位档案工作更加规范化，我们严格按照《归档文件整理规则》和《xx省档案工作规范化管理办法》实现了计算机管理档案，并全部进行了著录，同时，根据本单位档案工作实际情况，制定了各项业务规章制度，如《分类大纲》、《归档不归档范围》、《保管期限表》等一律报送区档案局审批，并认真对照执行。使文件的归档率达98%以上，准确率达99%以上。本单位结构合理，案卷质量符合规范。

四、档案信息的开发与利用

档案管理最终目的是利用。近年来，我们在搞好档案管理的同时，积极搞好档案的开发与利用工作，为领导的正确决策、办公室和部门工作提供了大量的档案资料，档案的查全率、查准率达95%和98%以上。同时，我们还变被动服务为主动服务，编写了质量较高的档案利用效果，积极主动提供给领导和有关部门作为工作参考。如我们编写的《大事记》、《机构沿革》等，具有一定参考价值。