采购制度和流程

采购制度和流程（通用9篇）

采购制度和流程篇1

流程

为规范我院高值医用耗材集中采购工作，防止各种不良现象的发生，根据《高值医用耗材集中采购工作规范（试行）》卫规财发〔2012〕86号的文件精神并结合我院的实际情况，现制定如下：

第一章总则

第一条

为进一步规范高值医用耗材集中采购工作，明确当事人的行为规范，依据有关法律法规，制定本规定。

第二条

本规定所指高值医用耗材是指直接作用于人体、对安全性有严格要求、临床使用量大、价格相对较高、社会反映强烈的医用耗材。

第三条采购高值医用耗材，必须全部参加集中采购。鼓励其他具有资质的医疗机构自愿参与高值医用耗材集中采购。

第四条高值医用耗材集中采购工作，实行统一组织、统一平台和统一监管，开展集中采购的方式。

第五条

集中采购工作应当遵循公开透明、公平竞争、公正廉洁和科学诚信原则，保证医用耗材生产经营企业平等参与，禁止任何形式的地方保护。

第六条

集中采购周期原则上为两年一次。开展产品增补工作期限不得超过一年。

第七条

依照本规范需要进行集中采购的高值医用耗材，有下列情形之一的，可以不实行集中采购：

（一）因自然灾害等，需进行紧急采购的；

（二）发生重大疫情、重大事故等，需进行紧急采购的；

（三）级卫生行政部门认定的其他情形。

第二章集中采购机构

第八条用现有药品集中采购工作领导小组依据有关法律法规开展工作。

第九条

集中采购领导小组负责制订集中采购工作的实施意见和监督管理办法，研究集中采购工作的重大问题，协调并督促各部门按照各自职责做好集中采购相关工作。

第十条

集中采购管理小组主要职责是制订计划和规则、组织管理、监督检查，具体包括：

（一）按照领导小组的要求，根据医疗需求情况，制订集中采购计划、采购产品类别和工作方案。

（二）组织、协调集中采购工作；

（三）组建并管理集中采购专家库；

（四）指导、管理并监督集中采购工作按照规定程序，公开、公平、公正地开展集中采购工作；

（五）审核集中采购工作报送的集中采购文件及集中采购结果等；

（六）组织对医疗机构和医用耗材生产经营企业的履约情况进行监督检查；

（七）调查、处理相关投诉和举报；

（八）承办集中采购的其他事项。

第十一条集中采购工作领导小组领导，负责集中采购工作的具体实施，建立完善的管理体制、工作制度、工作守则和工作流程。主要职责包括：

（一）根据集中采购工作方案制订采购实施细则，编制集中采购文件，审核通过后公布；

（二）受理医用耗材生产经营企业资质证明文件、产品资质证明文件等，提请并协助有关部门进行审核；

（三）组织实施产品填报、网上报价和产品遴选等工作；

（四）集中采购管审定并公告集中采购结果；

（五）督促医疗机构与医用耗材生产经营企业在集中采购结果范围内签订购销合同，并协助集中采购管理机构监督合同的执行；

（六）负责集中采购工作的技术管理、网络安全、数据和设备的维护，提供相关的服务和技术支持；

（七）为医疗机构和医用耗材生产经营企业提供咨询服务；

（八）定期统计医疗机构和医用耗材生产经营企业网上采购、配送、回款等情况，做好监控；

（九）组织相关业务技术培训；

（十）协助调查和处理相关申投诉和举报；

（十一）负责集中采购工作相关资料归档和保存；

（十二）承办集中采购管理机构交办的其他事项。第十二条

集中采购领导小组对参与集中采购工作的部门、机构、人员以及工作全过程进行监督管理。

第三章医疗机构

第十三条

医疗机构必须具备开展相关高值医用耗材临床治疗的有关资质，主要职责包括：

（一）通过政府建立的非营利性集中采购工作平台采购集中采购入围目录内的高值医用耗材；

（二）在规定时间内，根据本单位的临床需求，提供采购信息；

（三）按照《合同法》的规定与医用耗材生产企业或被授权的经营企业签订购销合同，明确品种、规格、数量、价格、回款时间、履约方式、违约责任等内容；

（四）严格按照合同约定的条款执行；

（五）严格执行价格主管部门规定的价格政策，按照有关规定对主要高值医用耗材的购入价、销售价、生产厂商和经销商等信息进行公示；

（六）配合集中采购工作机构开展工作；

（七）加强内部管理，对高值医用耗材的采购、储存和使用全过程进行规范管理。

第十四条

医疗机构原则上不得购买集中采购入围品种外的高值医用耗材，有特殊需要的，须经集中采购领导小组审批同意。

第十五条

医疗机构在集中采购活动中，不得发生下列行为：

（一）不参加集中采购活动，或以其他任何方式规避集中采购活动；

（二）提供虚假的采购信息和历史资料；

（三）未按照要求同医用耗材生产经营企业签订医用耗材购销合同；

（四）不按照购销合同采购高值医用耗材，擅自采购入围品种外高值医用耗材，不按时结算货款或其他不履行合同义务的行为；

（五）与医用耗材生产经营企业订立背离合同实质性内容的其他协议，牟取不正当利益；

（六）未按照规定向卫生行政部门报送履约情况报表；

（七）其他违反法律法规的行为。

第四章医用耗材生产经营企业

第十六条

集中采购实行医用耗材生产企业直接投标。医用耗材生产企业设立的仅销售本公司产品的商业公司、境外产品国内总代理可以视同生产企业。

第十七条

参加集中采购活动的医用耗材生产企业应当按照集中采购文件的要求，按时提供真实、有效、合法的委托书、产品和企业资质证明文件、近2-3年出厂（口岸）价、保证供应承诺函及被授权的经营企业名单等资料，在集中采购平台上如实申报相关信息。

第十八条

入围高值医用耗材可以由生产企业直接配送，也可以委托医用耗材经营企业配送，有条件的地区可以逐步研究探索减少流通环节，降低配送成本。负责配送的医用耗材生产经营企业应当具备在集中采购平台上进行销售的条件，按照有关规定进行订单确认、备货、配送。

医用耗材生产经营企业必须提供合法生产的高值医用耗材，并按照购销合同规定的产品及时供货，不得提供入围品种外的高值医用耗材。

医用耗材生产经营企业必须按照购销合同规定，按时、按质、按量向医疗机构提供入围品种，承担配送任务，配送费用包含在集中采购价格之内。

第十九条

医用耗材生产经营企业参加集中采购活动应当具备以下条件：

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）依法取得相应的资质证书；

（三）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（四）具有履行合同所必需的产品和专业技术能力；

（五）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（六）参加集中采购活动前3年内，在生产或经营活动中没有不良记录；

（七）具有及时供货、售后服务和技术支持能力；

（八）法律法规规定的其他条件。

第二十条

医用耗材生产经营企业在集中采购活动中，不得发生下列行为：

（一）进行虚假宣传、商业贿赂等不正当竞争行为；

（二）以低于成本的价格恶意投标，扰乱市场秩序；

（三）相互串通报价、妨碍公平竞争；

（四）提供虚假证明文件，或者以其他方式弄虚作假；

（五）在规定期限内不签订购销合同或者不履行义务；

（六）擅自提供入围品种外高值医用耗材替代入围品种；

（七）其他违反法律法规及有关规定的行为。

第五章集中采购目录和采购方式

第二十一条集中采购领导小组负责组织编制高值医用耗材集中采购目录。要求坚持“公开、公平、公正、科学、规范”的原则。具备兼容性、竞争性和可操作性。

第二十二条

对纳入集中采购目录的高值医用耗材，可以实行公开招标和邀请招标以及国家法律法规认定的其他方式进行采购。结合实际情况，探索和确定集中采购方式。积极探索推进带量采购、量价挂钩的购销模式。

公开招标，是指以招标公告的方式，邀请不特定的医用耗材生产企业投标的采购方式。

邀请招标，是指以投标邀请书的方式，邀请特定的医用耗材生产企业投标的采购方式。

第六章集中采购工作平台

第二十三条

集中采购工作平台是政府建立的采购、监管平台。政府拥有平台的所有权和使用权。硬件设置要依托现有药品集中采购工作平台，软件平台的开发和管理要安全可靠、功能完善、数据齐全、监管严密、专人负责、严格权限。

第二十四条

集中采购工作平台应当具备以下功能：

（一）公示集中采购各个环节、各类信息；

（二）提供与集中采购相关的信息查询和服务；

（三）准确汇总动态采购数据和统计分析数据；

（四）数据备份及网上动态监管；

（五）安全维护，有条件的可以引入数字认证机制；

（六）具有兼容性，具备同时开展其他医用耗材集中采购的功能。

第二十五条

集中采购工作平台必须设立产品名称、规格、型号、计量单位、中标价格、生产企业、供应商、注册证号、出厂（口岸）价等字段。集中采购结果电子版上报药品集中采购信息交流平台。

第七章集中采购实施程序

第二十六条

集中采购要建立科学的评价办法，要坚持“质量优先、价格合理、性价比适宜”的原则，考虑临床疗效、质量标准、科技水平、应用范围等因素，对质量、价格、服务和信誉等进行综合评价。积极研究探索将经济学评价指标纳入综合评价体系。

第二十七条

集中采购工作主要按照以下程序实施：

（一）制订集中采购工作方案和集中采购文件等，并公开征求意见；

（二）发布集中采购公告和集中采购文件；

（三）接受企业咨询，接收企业提交的相关资质证明文件；

（四）集中采购工作机构协同相关部门对企业递交的材料进行审核；

（五）公示审核结果，接受企业咨询和申诉，并及时回复；

（六）集中采购管理机构抽取各专业评审参与评审工作；

（七）组织开展高值医用耗材评价，根据评价结果合理划分产品类别，确定入围企业及其产品；

（八）公示入围品种，受理企业申诉并及时处理；

（九）入围品种报集中采购管理机构审核；

（十）公布入围品种，并报监督机构备案；

（十一）医疗机构与医用耗材生产企业或被授权的经营企业按照统一制定的合同范本签订购销合同并开展采购活动。

第二十八条集中采购文件主要包括集中采购产品分类目录、评价办法、医用耗材生产经营企业应当提交的资质证明文件、配送方法和要求、网上采购办法、采购工作监督等内容。

第二十九条

集中采购公告应当通过网络、报刊等媒介发布。公告应当载明集中采购工作机构、地址、采购范围以及获取集中采购文件的办法等。

第八章专家库的建设与管理

第三十条

集中采购管理领导小组负责专家库的建立和管理，负责专家在集中采购工作中的使用。

根据产品的专业应用特点设不同组别，由临床、设备采购和管理专家组成，须经所在单位推荐审核后进入专家库。专家库人员数量储备应当达到使用专家的5倍以上。

入库专家应当具备以下基本条件：

（一）具有较高的业务水平和良好的职业道德，在集中采购工作中能够客观公正、廉洁自律、遵纪守法；

（二）临床专家须具有副高（含）以上专业职称，熟悉本专业知识，能胜任集中采购评审工作；

（三）设备采购和管理专家原则上十年（含）以上工作经历，熟悉政府采购、招标投标的相关政策法规和业务知识，能胜任集中采购评审工作；

（四）管理专家可邀请医保、财政、消费者协会等有关部门代表参加；

（五）熟悉本专业领域国内外技术水平和发展动向；

（六）身体健康，能积极参加集中采购工作，原则上年龄在65岁（含）以下；

（七）无违纪违规等不良纪录，并自觉接受监督管理。第三十一条

集中采购专家库维护管理与专家抽取使用相互分离，评审专家应当以随机方式抽取确定。评审专家的抽取过程如下：

（一）在监督机构的监督下，集中采购领导小组在专家库中随机抽取各专业评审专家参与评审工作；

（二）专家人数应当为单数，每次不应当少于7人；

（三）评审专家的抽取及通知工作在评审活动开始前24小时内完成；

（四）评审专家名单一经确定必须严格保密，抽取结果及通知情况当场备案；

（五）实行专家回避与监督评价制度，与采购工作存在利害关系的专家一律不得参与评审工作。

第三十二条

专家在集中采购工作中，享有以下权利：

（一）对集中采购制度及相关情况的知情权；

（二）依法按照集中采购文件确定的标准和办法进行评审，提出评审意见，不受任何单位或个人的干预；

（三）推荐入围品种；

（四）向有关行政监督部门反映评审活动中发现的违法违规行为；

（五）法律、法规规定的其他权利。

第三十三条

专家在集中采购工作中，承担以下义务：

（一）准时出席评审活动，客观公正地进行评审；

（二）严格遵守评审工作纪律，不得私下接触参加此次集中采购的医用耗材生产经营企业，不得向外界透露评审情况，不得收受有关人员的财物；

（三）积极协助和配合监督机构的监督检查，发现医用耗材生产经营企业在集中采购活动中有不正当竞争或恶意串通等违规行为的，应当及时向监督机构或工作机构报告并加以制止；

（四）具有法定回避情形的，应当主动提出回避；

（五）遵守集中采购工作守则；

（六）法律、法规规定的其他义务。

第三十四条

集中采购管理领导小组对入库专家进行动态管理，建立健全专家监督评价制度和退出机制，对不能公正、廉洁履行职责的专家应当及时取消其评审资格并从专家库中清除。情节严重的，依据有关法律法规进行处罚。

第九章质疑与投诉

第三十五条

医用耗材生产经营企业对集中采购相关事项有疑问的，可以向集中采购工作领导小组提出询问。领导小组应当及时作出答复。

第三十六条

医用耗材生产经营企业认为集中采购文件、采购过程和采购结果使自己的权益受到损害的，可以在相关信息公示之日起7个工作日内，以书面形式向领导小组提出质疑。

第三十七条

集中采购工作领导小组应当在收到书面质疑后7个工作日内作出答复。

第三十八条

提出质疑的医用耗材生产经营企业对集中采购工作领导小组答复不满意，或者集中采购工作领导小组未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内向集中采购管领导小组构投诉。

第三十九条

集中采购管理领导小组应当在收到投诉后30个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并告知投诉人和与投诉事项有关的当事人。

第四十条

集中采购管理领导小组在处理投诉事项期间，可以视具体情况书面通知集中采购工作领导小组暂停涉及该事项的采购活动。

第四十一条

投诉人对集中采购管理领导小组的投诉处理决定不服或者集中采购管理机构逾期未作处理的，可以依法申请行政复议或者向人民法院提起行政诉讼。

第十章监督管理及处罚

第四十二条

集中采购管理领导小组要设立举报电话、电子邮箱等并向社会公布，使医疗机构、医用耗材生产经营企业以及社会公众对相关人员履行职责的情况进行监督。

第四十三条

建立集中采购工作流程、监督制度和多重复核制度，使每个环节和程序都处于监督之下。

第四十四条

集中采购监督领导小组监督管理的主要内容包括：

（一）有关法律法规和规章的执行情况；

（二）采购方式和采购程序的组织实施情况；

（三）采购信息公开情况；

（四）采购制度建设情况；

（五）询问和质疑处理情况；

（六）集中采购不良记录管理机制建立健全情况；

（七）其他需要监督管理的情况。

第四十五条

实行医用耗材生产经营企业不良记录动态管理制度。医用耗材生产经营企业有下列行为之一的，列入不良记录并网上公示，取消该企业所有产品的入围资格，自取消之日起两年内，集中采购管理机构不得接受其任何产品集中采购申请，全省（区、市）医疗机构不得以任何形式采购其产品，原签订的购销合同终止。

（一）经执法执纪机关认定，在高值医用耗材购销活动中存在商业贿赂行为的；

（二）提供虚假、无效文件的；

（三）以其他方式弄虚作假，骗取入围的;

（四）以低于成本的价格恶意投标，扰乱市场秩序的；

（五）对入围品种擅自涨价或变相涨价的；

（六）不配送或不按时配送入围品种，影响医疗机构临床诊治的；

（七）经医疗机构验收确认，配送的高值医用耗材规格、包装等信息与入围品种规格、包装等信息不一致并不同意更换的；

（八）以入围品种外高值医用耗材取代入围品种进行配送的；

（九）违反现行医疗器械价格管理规定的；

（十）恶意申投诉，扰乱集中采购正常秩序的；

（十一）集中采购管理机构规定的其他情形。

第四十六条参与集中采购的医疗领导小组及其工作人员有下列行为之一的，除追究当事人的责任外，视其情节追究主管领导的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关依法处理。

（一）不参加高值医用耗材集中采购活动，以其他任何方式规避集中采购活动的；

（二）提供虚假的高值医用耗材采购历史资料的；

（三）不按照规定同医用耗材生产经营企业签订购销合同的；

（四）不按照购销合同采购入围品种，擅自采购入围品种外高值医用耗材替代入围品种，不按时结算货款或者其他不履行合同义务行为的；

（五）高值医用耗材购销合同签订后，再同企业订立背离合同实质性内容的其他协议，牟取其他不正当利益的；

（六）收受医用耗材生产经营企业钱物或其他利益的；

（七）其他违反法律法规的行为。

第四十七条集中采购工作人员有下列行为之一的，除追究当事人的责任外，视其情节追究主管领导的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关依法处理。

（一）违反集中采购方式、程序、时限要求和信息发布等有关规定实施集中采购的；

（二）在文件材料审核、高值医用耗材评审遴选等方面疏于监管或设置歧视性条件的；

（三）违反规定建设、管理和使用专家库的；

（四）违反有关信息维护和安全保障规定，或者谎报、瞒报、擅自更改高值医用耗材采购数据信息的；

（五）对医疗机构和医用耗材生产经营企业的违约情况调查处理不及时的；

（六）接受可能有碍公正的参观、考察、学术研讨交流等，索取或收受钱物，谋取单位或个人不正当利益的；

（七）其他违法违规行为。

第十一章领导小组

第十二章附则

第四十八条本规范自印发之日起施行。

采购制度和流程篇2

一、构建新的采购管理方式

1、采购的分类管理

根据公司项目的执行情况可将项目需要的采购按对工期的影响、采购的难度、采购的费用占总成本的比例等和供应商的远近，可将采购分为近距离重要采购、远距离重要采购、近距离普通采购和远距离普通采购等四类：

(l) 远距离重要采购

这类采购是对于项目实施具有关键作用，同时在项目实施地附近无法完成的采购。对于此类采购由于其运输距离很远，运输方式复杂，运输条件可能较差，运输成本在总成本中所占比例很高。另外，是项目的关键性环节，直接影响项目的正常实施。为此，这类采购以运输成本和准时为考核的主要指标，采购的批量在同等运输成本和准时保证的条件下最小。

(2) 近距离重要采购

这类采购对于项目实施有重要的作用，直接影响项目的成败和工期，但这类采购可以在项目实施地的附近完成。对于此类采购一般数量较大，采购方式对成本影响很大。另外，由于可以在项目实施地附近采购，运输成本可控性强，时效性容易掌握，可严格执行JIT采购的小批量采购。

(3) 远距离普通采购

这类采购对项目影响不大。采购本身的重要性和时效性要求不强，同时由于项目实施地附近无法提供，只能从较远的地方完成采购，如一些普通材料和设备的辅助件等。对于此类采购将利用JIT采购的思想，对其进行集成化，以追求采购的准时和低成本。

(4) 近距离普通采购

这类采购同样对项目的实施本身影响不大，同时可以在项目实施地的附近就可以完成采购工作，如当地可提供的材料和简单技术和人力资源服务。对于此类采购同样执行严格的JIT采购管理，降低采购的批量，压缩库存，甚至向零库存方向迈进。

2、建立畅通的信息沟通机制

公司和各供应商以及供应商的供应商之间应建立信息沟通的渠道和机制。充分利用BZB电子采购的模式，这对于国际工程项目尤其重要。因为，国际工程项目地处国外，项目实施地情况复杂，与公司总部距离很远，供应商可能来自各个不同的国家和地区。运用B2B电子采购模式十分必要。

3、从多源供应向单源供应转变

国际工程项目涉及的采购除了传统的物资采购外还要更重要的工程和技术咨询服务。对于工程、技术咨询服务和物资三方面均要求供应商在项目确定前就参与到项目谈判中。这和国内项目的项目明确后的采购有所不同。

4、建立联合采购, 实现整体效益最大化

(1) 分步实现联合采购

联合采购管理可以根据联合采购的层次分为两种形式，首先是企业内部联合采购，即在一个企业内部，将不同的项目部的采购管理融合起来，依靠企业的动态采购管理组织，将各项目部的采购统一进行。其次是区域联合采购，即根据国际工程项目在同一区域同一企业的项目较少，而不同的企业的同类项目较多的特点，

(2) 建立公司内部联合采购的利益分配和考核机制

企业层级的联合动态采购管理即在公司内部将各项目部的采购管理权限上移，由公司采购管理中心统一负责所有项目的采购工作。公司通过这种形式的联合采购管理可以降低整个公司的采购总成本的同时也使每一个项目部的采购总成本降低。

(3) 建立合适的联合采购管理机制

采购管理机制也就是采购管理的权限范围、审批机制和决策程序等有关采购管理的事宜。联合采购需要有符合其要求的采购管理机制。首先，联合采购管理机制要明确采购管理权限。作为联合采购，无论是企业层级的联合采购管理，还是区域性的跨企业联合采购管理，采购的管理权限将从所有的项目部上移，统一由新建立的采购管理中心负责实施。其次，在采购统一管理基础上，对采购进行分类管理。对于近距离普通采购将采购审批权下放到采购管理中心中的静态采购组织直接采购;对于远距离普通采购采购审批权由采购管理中心的任务型团队处理，并交由静态采购组织跟踪办理;对于近距离重要采购也由采购管理中心的任务型团队处理，并上报相应采购管理委员会备案后由静态采购组织跟踪办理;对于远距离重要采购由采购管理委员会负责决策，相应的任务团队负责具体处理，最终由静态采购组织跟踪办理。

二、构建适合的采购流程

根据在供应链条件下对公司的采购流程再造。实现采购流程的标准化和透明化，使采购管理有规可循，对采购中的问题清晰明了。

(l) 各项目部根据各自的进度需要上报采购请求;

(2) 采购管理中心信息中心根据项目情况和采购申请类型分为远距离重要采购、近距离重要采购、远距离普通采购和近距离普通采购，并将采购计划上报公司管理层审批;

(3) 在获得审批后，采购管理信息中心将远距离重要采购根据采购类型:如物资采购，工程采购或技术采购等按分类提交采购委员会，通知相应人员参加委员会工作;将近距离重要采购和远距离普通采购提交各任务型团队，并通知相应人员参加团队工作;将近距离普通采购提交采购管理中心执行机构。

(4) 按照分类不同与相应的供应商与物流商谈判，将相关资料报财务部审核，财务部将财务计划报公司管理层审批;

(5) 获得公司管理层审批后，由采购管理中心执行机构具体负责执行并协调有关项目部、财务部、工程部与技术部等，最后将执行情况报信息、中心汇总及负责各供应商管理。

(6) 所有信息上报信息中心后将在授权条件下对相关部门公开，保证在项目部上报计划后各相关部门即可开始准备，以最大限度的实现同步化。

参考文献

[1]、马士华, 林勇, 陈志祥, 供应链管理[M], 北京:机械工业出版社, 2000

完善采购流程推进采购进程篇3

一、增设采购项目网上预告环节。中心在接到采购任务书,办理完登记、备案手续后,将及时在中心网站的“采购项目预告”栏内,按照统一、规范的格式发布。

二、招标(采购)文件中严格控制使用“*”。招标(采购)文件列出的技术参数必须是能够反映拟采购设备功能、档次和质量水平的重要参数,要求投标文件中必须做出明确响应,并提供佐证材料。对招标(采购)文件中的技术参数一律不准使用“*”。对确有门槛限制条件的,也严格控制使用“*”。

三、对客观评分实行供应商确认制。在编制招标文件过程中,要求采购人必须明确给出商务评价的内容、具体条件以及售后服務要求。在评审过程中,工作人员协助经济专家和其他评委做好审核工作,在确保无误的基础上,邀请投标供应商对其投标的价格分、商务评价分和售后服务分进行现场确认,并在“客观评分确认书”上签字。

四、对技术评分逐步试行公开制。为确保评委公正评标,在对评标结果公告的同时,逐步试行将技术评分标准和每位评委给出的技术评分一并公开,通过投标供应商的监督,限制评委出现倾向性打分的不公平行为。

五、妥善处理供应商对招标文件提出的质询和质疑。采购业务部门须在规定时间内,与采购人以及相关专家集体研究讨论供应商的质询和质疑,在形成书面答复意见后由项目负责人传真给提出质疑的供应商,对共性问题的解答或变更在中心网站上统一公布。

采购流程及制度(修改版) 篇4

一、申购流程

1、由工程资料员或跟单员预算员根据采购分类填写工程材料申购表（表一），注明名称、规格、异型情况、到货时间等，申购人申购材料时应预留部分时间，小批量材料申购时间不得少于5日，大宗及大批量材料申购时间不得少于7日。

2、申购人将申购表交本项目跟单预算员，审核材料的正确性、数量、及预算价，无预算价格或超出预算价格的，预算员需与甲方沟通补充预算或重新核价，确认材料是否购买，并对本申购单进行文字说明。

3、统计员确认材料库存情况及是否有可替代物品的建议。

4、申购单交采购主管初步审核后，由主管交总经理进行最终审批，审批后申购单由主管交予本次采购员进行采购并将审批意见反馈到项目工地。

二、采购部流程

1、供货商要在《供应商名录》中选择，如果是新供应商，则要求提供营业执照、税务登记证及公司的基本资料。

2、少批量零星材料（1000元以内），由采购部自行采购，需采购部两人同时在场；材料款（备用金）由本单采购员经主管确认后申请。

3、长期合作的管材、五金、小批量石材等供货商，每次订货需发材料及单价表（表二），经总经理审批后发给供货商确认并回传公

司。供应商需提供材料及单价表正本、送货单、工地验收单或采购部验收单、发票进行结算，不得电话订货。4、1000元到20000元的材料，供应商报价不得少于三家报价时需注明材料单价、加工费、总额、到货时间、含税情况等条款的简述。报价单需供应商加盖公章或合同专用章，若无公章则需报价人签字确认。

采购时间：3天内询价完成，5天内订货。5、50000元以上大批量或大宗材料要公开投标询价，供应商报价不得少于3家，报价单（表三）需总经理签字后统一发给供货商报价。报价单经主管交予总经理开封并确认供货商，合同需总经理及主管确认后，由跟单采购员负责与供应商办理相关事宜。

采购时间：5天内询价完成，7天内订货。

6、跟单采购员要及时跟踪货物、催货及发票等事宜。

三、工程项目部采购流程

1、申购单报公司审批完成后，由跟单采购员将总经理审批意见反馈工程项目经理，由项目经理自行安排采购。

2、大宗材料（如沙、碎石、水泥、砖等）需项目材料员对本地价格进行询价后报公司采购部，经审批后项目经理与供应商签订供货合同，复印件传采购部、财务部备案，由采购部统一结算。

3、项目部零星材料结算，由项目部直接交予财务部审批。

四、采购员职责

1、采购员严格按照采购流程执行，不得擅自操作。

2、督促各申购人遵守和执行好采购流程。

3、根据采购申请单按照货比三家的原则进行价格、合同谈判工作。

4、灵活操作，在最短、最有效的时间内完成采购工作。

采购管理制度及操作流程篇5

一、目的

为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

二、工作程序

（一）采购原则

1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

3.一般日常办公用品及其它消耗用品由行政管理部人员负责采购； 4.物件采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽淡。

（二）采购申请

1.采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项登录OA系统填写“物品申请单”。

2.紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”备注上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

3.若撤销采购，应立即通知行政管理部人员或采购人员，以免造成不必要的损失。

（三）采购流程

1.采购经办人登录OA系统，在“物品申请单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。2.各采购经办人在采购之前必须通过OA系统进行审核，审核通过后方能进行采购。

3.采购物料定单可打印一份交与财务。

（四）采购经办人职责

1.建立供应商资料与价格记录。2.做好采内参市场行情的经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。

4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5.做好平时的采购记录及对账工作。

（五）采购方式

1.集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。

2.长期报价采购：凡经常用物品须选定供应商议定长期供货价格。3.每年第一个月重新审定上供应商，与供应商洽淡需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。

（六）采购实施

1.“物品申请单”通过OA系统审批完毕后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。

2.采购人员按核准的“物品申请单”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。

3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。

（七）采购付款方式 1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销并提供有效发票及采购清单。

2.物品采购付款可通过OA系统申请付款，可上传相关文件、采购清单及有效发票。

（八）采购经办人行为规范

1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。

2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。

三、附则

各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。

采购业务流程及管理制度篇6

总则

第一条为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，财务部在李总的指示下，在项目部、采购部等部门的配合下，特制定此制度。

第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第三条采购部门的划分

（一）生产原材料采购：由采购部门负责办理。

（二）日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。

（三）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

第四条采购方式

一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购

部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长

期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

（三）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而

需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

（四）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负全责。

（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

第五条询价、比价、议价

（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应

厂商议价。

（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认

后上报。

（三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果

书面上报主管领导。

（四）采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定

经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

具体实施细则

第六条采购报销流程图

......第七条请购与采购

（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单（即采购单第一联），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。

（二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”（即采购单第二联）后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。

（三）采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时）,第四联交给仓管员（以备验收）。

第八条验收与入库

（一）采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签

字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。

（二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财

务，第三联交给采购员。

第九条付款与核算

（一）预付款采购

1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交

公司财务部门办理预付货款业务。

2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购

申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。

（二）现款采购

采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。

（三）后付款采购

采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后由总经理签字。

供应商需要结款时，由财务将款项汇出。

（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支

付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。

在港上市公司的制度和流程篇7

证监会是根据《条例》 (《证监会条例》) 成立的独立法定组织。《证监会条例》及另外九条涉及证券期货的条例已合并成为《证券及期货条例》。该条例自2003年4月1日起生效。根据《证券及期货条例》, 法定规管目标是:维持和促进证券期货业的公平性、效率、竞争力、透明度及秩序;提高公众对证券期货业的运作及功能的了解;向投资于或持有金融产品的公众提供保障;尽量减少在证券期货业内的犯罪行为及失当行为;减低在证券期货业内的系统风险;及采取与证券期货业有关的适当步骤, 以协助财政司司长维持香港在金融方面的稳定性。

香港交易所是中国企业筹集国际资金的最有效渠道, 香港与其他证券市场的伙伴关系和相互合作因此对中国也更具意义, 而股本资金的投入对促进经济现代化和市场自由化更为重要。香港交易所是香港证券及衍生产品中央市场的营运者兼前线监管机构。因此, 香港交易所须与证监会紧密配合, 以监管上市发行人;执行上市、交易及结算的规则;以及在机构层面向交易所及结算所的客户包括发行人、以及投资银行 (或保荐人) 、证券及衍生产品经纪、托管银行及资讯供应商等直接服务投资者的中介机构提供服务。唯一例外是“投资者户口服务”, 这项服务主要是提供予散户及机构投资者的托管服务。作为基础设施的提供者, 香港交易所本质上乃是一家高度倚赖资讯技术的企业, 其所提供的交易、结算及交收服务、存管及代理人服务以至资讯服务, 紧贴证券及衍生产品交易的整个核心流程。

一、香港的监管架构推动流程的执行

1. 制度是因流程而存在的, 通过适当制度的执行推动流程的执行。香港证券及期货市场的主要监管者是证监会。证监会是1989年根据《条例》 (《证监会条例》) 成立的独立法定监管机关。《证监会条例》及另外九条与证券及期货业相关的条例已经整合为《证券及期货条例》, 并于2003年4月1日生效。证监会的职能是执行规管证券及期货市场的条例及促进与鼓励证券期货市场的发展。

2. 企业融资部, 负责涉及与上市事宜有关的双重存档职能, 监管公众公司的收购及合并和股份购回活动, 监督联交所在上市事宜方面的职能, 及执行与上市及非上市公司有关的证券及公司法例;审批《上市规则》的修订, 在双重存档制度下监察上市公司所发出的公布及审批上市申请的材料, 执行《公司收购、合并及股份购回守则》, 对要求就《公司条例》下有关招股章程的规定批给豁免的申请作出考虑, 就上市公司涉嫌进行损害股东利益或有欺诈成分的交易或向公众提供虚假或具误导性资料的行为进行查讯。

3. 中介团体及投资产品部, 负责制定及执行证券、期货中介人的发牌规定, 监察中介人的操守及财政资源, 以及监管向公众销售投资产品的活动;法规执行部, 负责市场监控以确定须作进一步调查的市场失当行为, 处理涉嫌触犯有关法例及守则的个案, 包括涉及内幕交易及操纵市场等罪行的个案, 及向违规的持牌中介团体执行纪律程序。市场监察部, 负责监察两家交易所及有关结算所的运作、促进证券及期货市场的发展, 以及推动及发展市场团体的自律监管。监察香港交易所作为上市事宜的前线监管机构的表现, 审批新市场的成立及新产品的推出, 以及审批香港交易所的规则与规例的修订, 监察香港交易所本身在遵守《上市规则》方面的表现, 监察在香港交易所市场进行的股份、期权及期货交易, 监督香港交易所的系统及科技运作。

二、《证券及期货条例》保证市场监管

1. 证券上市的一般原则是申请人适合上市;证券的发行及销售是以公平及有秩序的形式进行, 而可能投资的人士可获得足够资料, 从而对发行人作出全面的评估, 上市发行人须向投资者及公众人士提供各项资料, 而会对上市证券的买卖活动及价格有重大影响且将予平均传布的任何资料, 尤其须即时公开;上市证券的所有持有人均受到公平及平等对待。目前, 香港的证券及期货业由《证券及期货条例》监管。《证券及期货条例》整合及革新了10条规管证券及期货业的条例, 其主要及附属条例均已于2003年4月1日生效。根据法例, 任何人士于香港经营证券买卖业务, 或经营期货合约买卖业务, 均须获证监会发牌又或符合其中一项发牌豁免规定。

2. 据联交所及期交所颁布的规则规定, 任何人士如欲与此两家交易所或透过其设施进行买卖, 必须持有有关交易权。交易权赋予持有人可与有关交易所或透过其设施进行买卖的权利。然而, 单单持有交易权本身并不代表持有人获准与有关交易所或透过其设施实际买卖。要进行此等买卖, 有关人士必须根据有关交易所的规则 (包括须遵守一切有关法例及监管规定的规则) 注册为其参与者。联交所交易权及期交所交易权分别由联交所及期交所按各自制定的程序有偿发出。此外, 有意人士亦可在联交所及期交所的规则规限下, 向现有的交易权持有人购入有关交易所的交易权。

三、香港交易所的制衡架构提供有力支持

1. 香港交易所所实行的企业管治架构旨在让香港交易所能够在公共职能与商业牟利两个宗旨之间取得平衡。作为香港以交易所为主的股票及期货市场的唯一经营者, 根据《证券及期货条例》, 香港交易所身为认可控制人所征收的费用、联交所及期交所身为认可交易所所征收的费用, 以及其相关的结算所作为认可结算所所征收的费用, 均须于各自的规则中订明并经证监会批准。香港交易所、联交所及期交所以及相关结算所制定及更改规则亦须经证监会批准。根据《证券及期货条例》, 证监会在决定是否批准征收有关费用或修订有关费用时, 须考虑以下事项:拟征收费用的事宜在香港的竞争情况 (如有) ;及另一家认可控制人、认可交易所或认可结算所又或香港以外地区任何类似机构就相同或类似事宜征收的费用水平 (如有) 。

2. 如《证券及期货条例》所规定, 香港交易所设有风险管理委员会, 负责制定有关香港交易所、联交所及期交所以及相关结算所活动的风险管理事宜的政策, 再将有关政策提交香港交易所考虑。风险管理委员会主席由香港交易所主席出任。对控制权的限制, 根据《证券及期货条例》, 除证监会与财政司司长协商后书面批准外, 任何人士均不得成为香港交易所、联交所及期交所以及相关结算所的次要控制人;次要控制人指任何单独或联同任何一名或多于一名的相联者有权在任何此等公司任何股东大会上行使或控制行使5%或以上投票权的人士。证监会除非信纳作出上述批准是符合公众投资者的利益或公众利益, 否则不得作出有关批准。

四、制度的激励作用可以促使流程改善

1. 制度往往会促使大家更多的主动关注流程, 从而使流程得到优化。根据《证券及期货条例》, 任何人士不得成为或继续成为联交所、期交所或其任何相关结算所的控制人, 除非该人士是认可控制人又或获财政司司长豁免上述禁制, 则作别论。香港交易所是至今唯一获认可作为联交所、期交所及相关结算所的控制人的人士。至于香港交易所集团其他有关成员, 即联交所、期交所、HKEC Nominees Limited及The Stock Exchange Nominee Limited, 均已获财政司司长豁免, 不会被禁止控制集团内的其他成员公司。

2. 计划上市的公司必须委任合适的保荐人。保荐人必须是香港证监会许可或登记的公司或授权的财务机构。保荐人负责为新申请人筹备上市事宜, 将正式上市申请表格及一切有关的文件呈交交易所, 并处理交易所就有关申请的一切事宜所提出的问题。所有会计师报告, 均须由具备《专业会计师条例》所规定可获委任为公司核数师资格的专业会计师编制。该等专业会计师须独立于发行人。申报会计师负责审核公司的财务记录及财务状况, 并根据相关会计准则及监管指引编制新申请人的集团账目, 使准投资者能作出充份掌握资料的投资决定。

3. 法律顾问负责确保新申请人遵照各个相关司法管辖区的法律, 并与保荐人及申报会计师就新申请人须进行的重组事宜紧密合作。包销商/配售代理一般为证券行及交易所参与者, 负责在股份发售期间分销公司的证券。包销商须包销投资者未有认购的股份。新申请人须在上市前委任估值师对其物业进行估值。公司亦可委任估值师对公司的其他资产进行估值。

在港公司上市流程是建立在信任的基础上而设计的。一些违规行为而影响流程功能实现的现象, 只有通过制度进行约束, 才能得以制止。制度无法执行时, 往往意味着流程有问题。“法不责众”深层次的含义肯定是“支持的流程”出现了很大的纰漏。香港交易所身为香港以交易所为主的股票及期货市场的唯一经营者, 以及有需要确保其履行本身职责, 维护市场持正操作。香港交易所设有全面的制衡架构对香港作为国际金融中心起着重要的策略作用。

参考文献

[1].张莉.境内企业香港上市需关注的几个问题[J].经济师, 2007 (7)

采购制度和流程篇8

【关键词】影响采购流程；供应商；供应商管理

设备的采购活动关乎到企业接下来的生产是否能够正常运转，同时也决定了企业接下来生产品质的好坏。在进行设备采购时，具有技术含量高，价格高以及采购成本高这些特点。所以采购设备是需要一定时间的，因此必须对采购设备的流程进行优化，这样才能保证企业生产的连续性。要对采购流程进行优化，就要对影响采购流程的因素进行分析，解决采购流程优化中存在的问题。

一、影响采购流程优化的因素

1.采购设备的重要程度。企业所需要的设备的采购的重要程度，是由设备对生产连续性构成威胁的程度的大小所决定的。

2.采购设备的特性。企业对设备的采购不同于他对原材料的采购，设备它具有很强的技术性，同时它的单位价值也很高，并且采购设备的技术很复杂，一般对设备的采购要有工程技术部门方面的专家进行审核和评定，然后再由企业的高层管理人员做出决定。

3.采购设备的资金额度。采购设备的资金多少对采购活动相关人员的层次起着决定性的作用。一般情况下，采购资金数额较大，那么参与采购决策的管理人员和相关技术人员的层次就会高。设备的采购所动用的资金相对来说数额都是较大的，所以，企业中财务负责人和工程技术人员以及企业高层可做决定的人员都对其十分重视。

4.设备采购的市场状况。与采购普通货物不同，设备的采购活动他会遇到知识产权保护和某种特定技术保护的影响，所以对采购设备的市场它往往有垄断市场的形态，那么在这样的情况下，企业在选择供应商的时候，或者是在与供应商谈判时就要比自由竞争的市场多许多的复杂和困难。

5.设备采购的风险程度。对设备采购过程中存在的风险主要有，所需采购设备是否能够满足企业的需要，现场提供技术服务是否到位，卖方是否能够及时交货等等。如果采购人员预期此次采购设备的风险会增加，那么就会导致需要更多的专业人员和管理人员参与到这个采购过程中，结果就是人力、物力和财力的浪费，会导致增加不必要的采购成本。

二、采购流程优化存在的问题

1.采购设备的品质。采购设备的品质对产品的品质具有很大的影响。因此，在采购设备时不可以忽视设备的品质问题。一般来说，采买企业在对同一种设备进行采买的选择上，存在着很大的局限性，而供应商对自己所拥有的设备的品质却是了如指掌的。因此，企业在采买设备时，很容易出现企业所采买的设备，并不能很好的满足企业现在的正常生产运转和企业的物流需要。

2.设备供应商的选择。设备采购流程中最重要的一个环节就是选择供应商。一些信用度不是很好的供应商，他们会为了与采购商达成交易，而做出一些实际上根本不能进行兑现的承诺，这就导致了采买企业在要求售后服务和现场服务时，得不到供应商的解决，从而最终就会导致企业的生产活动遭到影响，甚至不得不停滞。

3.采购合同的签订。如果在采购合同签订后，在设备交付使用前，供应商与采购企业之间出现了一些纠缠不清的问题，这些通常都是由于合同条文规定不清楚所导致的。所以在签订采购合同时，最好使用标准的合同，双方对合同条款都要有明确的认识。

三、供应商关系管理

1.评价。进行采买的企业应该对选择的供应商进行综合评价，其评价应该包括以下几个方面，第一，对现有的供应商进行正式与非正式的评价；第二，对供应商的绩效进行评估；第三对供应商的工厂进行评审；第四，对供应商用的技术工艺进行优势和劣势的评估；第五，对供应商的供应源进行评估。

2.激励。企业采购设备与供应商形成良好的合作关系后，企业可以与供应商建立相对稳定的互信关系，以求与供应商可以达到一种双赢的局面。企业可以通过订单激励、信息共享激励、新产品共同研发和价格激励等手段，对供应商进行必要的激励。使供应商有意识的为采买企业提供质量最为优质的设备。

3.控制。采买企业所选择的供应商的绩效不一定能够令采买企业十分满意，这就要求采买企业对供应商施以不同力度的控制和管理。采买企业对自己所需要采购的设备不能过分的依赖同一家供应商，采买企业可以通过全球招标这种形式组织采购，用来防止供应商依靠设备对采购企业进行控制。

四、结论

综上所述可以得到，供应商的选择是设备采购流程的关键环节之一，要对设备采购流程进行优化，供应商的选择也是重要的影响因素之一，一个好的供应商最根本的标准应该是，拥有质量好的产品，同时能够提供好的服务。良好的供应商与采买企业的关系，需要两方面的同时维护。

【参考文献】

[1]高星.供应商选择与设备采购流程的优化[J].物流技术，2007，05

采购制度和流程篇9

为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度。

一、采购管理部门

酒店设立专职采购部，接受总经办、财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。

二、采购部工作基本要求

1、所有大型采购项目均需采购小组讨论签批授权及酒店财务部批准同意。

2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质。

3、所有采购物品的质量须保持一惯稳定。

4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和质量负责。

5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会。

6、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料须全部列入移交。采购人员自购物品价格信息采购部每天须录至采购部价格信息库。

7、采购时间要求：一般物品采购时间为 3 天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门须提前两个月下单采购。

8、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予报销。

9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

10、采购部负责跟进各协作厂商的货款，及时签批支付事宜。对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。

三、采购审批程序

1、申

购

单

审

批

程

序

采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。

2、单位价值 1000 元以下或批量价值在 2000 元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经采购小组最后批准后方可采购，酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查。

3、单位价值 1000 元以上或批量价值在 2000 元以上的物品采购审批程序：

采购部寻找至少三家厂商比较价格品质，采购小组确定供货商，采购部与供货商共同草拟合同或采购协议。

(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、总经理组成)

4、赊购(月结)物品采购审批程序

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由主厨直接下单，餐饮部经理签字确认后至采购部，由采购部与供货商对接；其它物品按上述第 1、2、3 款程序执行。

5、各月结供应商选定办法

采购部每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、总经理、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组，通力合作进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格与供应商确定固定的时间段（至少一个月）的供应价，在此确认期间内，供应商应按此固定价格提供酒店所需的物料。

四、采购监督

采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及公司稽查部共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。

五、供应商管理

1、采供部应定期(每月或每季度)牵头，组织财务部和使用部门及集团稽查组对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商)，淘汰部分不合格供货商。

2、选用供应商角度采用 1+2+N 原则。所谓 1+2+N 是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商大70%的物资从他手中购买。2 个辅助供应商提供大约30%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。

3、采购部应做好供应商档案管理。当供应商变动时，及时更新相应的供应商档案。

4、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象，保证酒店信誉。

采购部工作流程

一、各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程

仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时即需要补充货仓里的存货。一般来说，仓库管理员每月月底根据流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期拟定下月的补仓物品，并据此填写一份仓库补仓“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料（改为：并作出书面的补库计划表，表格内必须列明的物品信息如下）（1）货品名称、规格（2）平均每月消耗量（3）库存数量（4）最近一次订货单价（5）最近一次订货数量（6）提供本次订货数量建议

经采购小组签批同意后送采购部初审（审核后必须由总经理及副总经理签名确认），采购部在采购申请单上签字确认并注明到货时间。采购部初审同意后，按仓库“申购单”内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批经采购小组批准后，采购部立即组织实施。一般物品要求 3 天内完成，如有特殊情况要向主管领导汇报。

2、各部门使用物品的日常采购工作流程（1）部门新增物品的采购工作流程

若部门欲添置新物品，部门经理应填写申购单，经采购小组审批后，连同“申购单”一并送交采购部，采购部初审同意后按“申购单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经采购小组批准后，采购部立即组织实施。

（2）部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及采购小组审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，申购部须在采购申请单内注明以下资料：

①货品名称、规格 ②最近一次订货单价 ③最近一次订货数量 ④提供本次订货数量建议

采购部在至少三家供应商中比较价格品质，并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经采购小组批准后组织采购。

（3）部门所需物料的日常申购

酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量的物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这批物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：

①部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。

②采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购《物料样品确认书》一起保送财务总监，物料申购部门主管及有关人员验证签署后方可履行下一步的采购程序。

3、鲜活食品、冻品的采购工作流程

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜水果等物料的采购申请由餐饮部根据当日经营情况预测明天用量填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。

4、维修零配件和工程物料的采购工作流程

（1）工程部日常补仓由工程部填写申购单且申购单内必须注明以下资料（为减小采购的工作量，建议工程部尽量能按月度作出补库计划，除了根据突发的维修事件需要进行的及时、零星采购之外）：

①货品名称、规格 ②平均每月消耗量 ③库存数量

④最近一次订货单价 ⑤最近一次订货数量 ⑥提供本次订货数量建议

（2）大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写工程立项书(工程预算表附后)，且申购单内必须注明以下资料：

①货品名称、规格 ②库存数量

③最近一次订货单价 ④最近一次订货数量 ⑤提供本次订货数量建议。

以上申购单经采购小组签批同意后送采购部初审，初审同意后按申购单内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经采购小组批准后，采购部立即组织实施。

（3）经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围时可以随时出单而不受常规的限定，此类情况的采购可由采购部进行优先采购，或在政策规定的范围中经主管副总同意后，由使用部门在指定地点进行紧急采购，但价格不能超过财务规定的指导价。事后工程部补签申购单。

二、采购工作流程中须规范事项

1、采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。

2、审核采购申清单，收到采购申请单后，采购部应作出以下复查以防错漏：（1）签字核对：检查采购申请单是否部门经理签字，核对其是否正确。（2）数量核对：复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

（3）规格核对：申购部门应注明详细的申购物品规格。

(4)价格核对：仓库需注明物品最近一次价格，采购时原则上不能高于此价格。

3、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品。具体做法如下：

1、采购部按照申购单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：物品名称、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间送交供应商（至少选择 3家供应商），要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商可用传真或电话询价。用电话询价时应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名、职务等。提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交采购小组审批。

2、采购小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几家供应商报来的的货品价格、质量、信誉等进行评估后，确定一家信誉好、品质好、价格低、付款方式好的供应商。

四、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟进整个过程直到收货入库。同时，采购部还应继续跟进物料的使用情况，做好物料使用情况的反馈记录。

2、采购货物的验收

（1）验收的质量标准：根据酒店选定的样品验收。（2）验收的数量标准：

根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。

（3）验收人员：

货物到店后，由采购部、库房人员、领用部门负责人三方共同验收，由三方共同在入库单签字才有效。

（4）验收程序：

①由库管人员填写“入库单”，注明所收物品的品名、规格、数量、单价、金额。

②入库单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单一式三联，第一联库管自己留存；第二联交财务作为记账凭证；第三联交供货商（或采购人员）作为结账凭证。