高效会议管理制度(精选12篇)
高效会议管理制度 目的
为改进作风,减少会议、缩短会议时间,提高会议质量。2 适用范围
学校全体教职工。3 会议原则
3.1布置工作讲标准(工作事项、责任人、完成时间、进度检查、检查结果反馈)。3.2检查工作问过程(完成过程汇报、总结与检讨)。3.3汇报工作讲结果(总结与结论、评价与调整)。4 参会原则
4.1专题会议内容所涉及的科室,至少有一名负责人到会。4.2对学校的政策性宣导会议需全体教师参与。4.3会议采取签到制。5 职责
5.1主持人:会前资料准备与会议召集,会中对会议效果的推进与会议进程控制,会后资料发放范围确定与共享、并对落实事务予以跟踪,直至关闭,对会务负领导责任;对会议整体负责。
5.2会务秘书(组织与会务):受主持人领导,负责会议前、中、后期的协助工作;具体负责会议准备(会议现场、人员)、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等;检查各项会议执行情况、对会议决议与精神的贯彻予以稽核、对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核,并对稽核结果及时予以通报
5.3参会人员:会前准备、会中积极参与、会后就会议精神向下作宣导,并对落实事项向下作布署。6 分类
会议按层级与范围分为例会、专题会、紧急会议,各科室不设专题会。
6.1例会:例会为有固定会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务秘书等的会议。
6.1.1学校例会主要为:教务处例会、学生处例会、全体教职工例会、月度总结会议、洛阳慈善职业技术学校
工作总结会。
教务处周例会,由教务处领导组织召开,每周一次,周一下午 洛阳慈善职业技术学校
问题;严禁大声喧哗,统一听从会议主持人安排,发言不得偏离议题或带有人身攻击。
7.5.5每人发言时间长短依会议要求而定,力求言简意赅,一般性会议原则上每次发言不得超过3分钟,总结性会议发言人不得超过5分钟。
7.5.6每次会议结束前由主持人预留3-5分钟讨论时间对有争议的事项进行讨论;并在会议结束前总结和确认会议所安排之工作事项(需有执行事项、具体责任人、完成标准、完成时间)。
7.5.7会议结束后,由会务组织部门/人处理会议场所的整理,并且关闭设施.7.5.8会议相关人员(主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人)应按本规定履行职责。代理人怠职责任由授权人承担;未传答造成的怠职责任由传答人承担。7.6会议组织要求
7.6.1会议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制,与会人员应围绕主题按发言和参与讨论,严防偏离主题。
7.6.2会议原则上按既定的时间召开,如遇特殊情况,经会议主持人决定,由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间(或取消信息)通知与会人员;
7.6.3避免悬而不决:属与会人员权责内事务,应当场解决,以会议结果(会议纪要或会议决议)的共享来关闭问题点;权责内无法决策的(如资源问题、权限问题),主持人也应在会议中明确解决思路,并依此落实推进责任人,并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人,以确保会中的布置事项在会后得到落实。
7.6.4避免决而不行:与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员(主持人对此有特别要求的,依主持人要求),会议主持人应指导会务秘书(记录员)于会议结束后4小时内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议,会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成,不事先提出困难并获得会议主持人同意、又不如期完成的,视为怠于完成工作。
7.6.5承前启后、循序渐进:例会中有涉及工作任务分配的,议程中必须设置“上次会议布置事项进度通报”环节;例会中涉及工作计划的,议程中必须设置“上期计划的达成情况通报”环节; 8会议管理
各项会议通知应发送与会的全体成员,会议执行结果以与会人员是否收到该次会议
洛阳慈善职业技术学校
记录为准。9附则
但大多数会议开得很糟糕。领导人经常做不到化解冲突、制定有效的日程, 而是在会上塞进大量演示性的程序, 或是让各部门一个接一个报告情况, 直把人搞得昏昏欲睡。
不过, 会议的最大问题是, 人们经常将战术性话题和战略性话题放在一个会上讨论。要搞清楚这样做有什么不妥, 可以看看我们在家庭里这么做会发生什么。
以我家为例。妻子和我在早晨准备开始一天生活的时候经常召开家庭“会议”。我们的谈话经常是这样的:今天谁到学校接孩子?你认为我们应该试试再要个孩子吗?今晚晚餐想怎么安排?今年该去哪里度假?诸如此类。谈话结束的时候, 我们也不知道到底有什么成果, 不知道我们是在玩“脑力激荡”、是在做决定还是只不过在“大声”思考。
在我旁听过的许多次管理人员会议上, 情况也是如此。领导会冷不丁地转换话题, 一会儿是结束促销之类的极其具体的事情, 一会又跳到公司面对新竞争如何定位这样的长期话题, 随后又转到介于两者之间的诸如未来18个月应该在研发上投入多少资金这样的事。
问题是, 要在一次会议上讨论所有这些话题, 即使是最聪明的人也难以完成必要的前后转换。而且他们可能做不到让在场的每个人都同时跟随主题推进。由于工作职责或个人性格的关系, 有些人会在某个问题上持保守、求稳的看法, 其他人则会比较有创意或比较激进。因此, 会上会来回扯皮, 直到时间耗尽, 每个人都垂头丧气地发现, 最重要的议题还没讨论, 没有达成任何一项清晰的决定。
实际上, 领导者们真正需要的是与此完全不同的会议:或许更简短、但要将具体战术性的话题和总体战略性的话题分开讨论。将会议的前后背景交待清楚、将不同性质的话题分在不同的会议场合讨论, 这样就能使会议变得更清晰、重点更突出, 从而有助于消除与会者事先未必能料到的挫折感和困惑感。
实际上, 我的一家客户就把他们公司的转变归功于会议改革。早在2006年, 一家保健公司感到在获得行业发展势头方面遇到了困难。他们于是将周一上午的员工会议变成“战术讨论会”, 专门用来讨论实现目标的具体策略。当他们想转变话题讨论更重大的战略问题时, 他们会在稍后的时间另外安排“战略讨论会”。
一次成功又高效的会议除了有它的主题内容,还要具备以下三个特性,只有这样,你的同仁才会从开会中得到更多需要的东西。
(1)激励性
不管什么会议,都要对团队起到激励作用,因为人都是需要持续激励才能永远有动力的。就像一部汽车要想持续跑下去,就需要持续加油。正如我在我的书《油——生命的油站》里面说的,“每个人的生命都像车一样需要油,一段长途旅程,我们在沿路要不断地往油箱里加油才不至于陷入困境。那些能走得远的人,一定因为他们储备的油够多,足以支持长时间的跋涉;或者当油箱的油快要耗尽的时候,马上加满油后再继续前行。漫漫人生旅程,只有不断自我加油、自我鼓励,我们才能走得更远,所以千万不要忘记为你的生命一次又一次地加油。”
那如何让会议具有激励性呢?
第一,用集体荣誉激励下属。你要在同仁中树立这样一种观念:集体荣誉是大家一起创立的,集体荣誉中有每一个同仁的功劳。这可以让同仁产生一种与公司同荣耀的自豪感,同时,为了维护并发展公司的荣耀,他们会更加努力地工作,激励也就发挥了作用。
第二,用赏识的眼光看待下属。每个人都渴望得到别人的肯定和赏识,尤其是老板或领导者的赏识。
当团队领导人对下属寄予厚望,认为下属有更大的潜力和发展空间时,下属不仅把这种赏识看成赞美而满足,他们还会认为自己有能力做得更好,从而激发出强烈的成就动机,产生巨大的行动力。
第三,让同仁们朗读积极向上的文字。这些文字,可以是经历过重重困难终于获得成功的人的感言,可以是那些正在面对困难但是却决不妥协的人的决心,也可以是一首励志诗,一篇励志的小散文等等。
在我的公司,每天的晨会,同仁都会大声朗读《羊皮卷》中精彩的段落,而且从不曾间断。华为总裁任正非曾经当过兵,每次开会前,他都会站在会场前方挥舞胳膊带着同仁高唱《中国人民解放军军歌》……通过这些激励性的文字,能够让下属在一天的工作当中充满能量。
会议并不是简单的你说我听,而是要让大家在进入正式内容之前先兴奋起来,更要在主要内容完了后让大家有坚决执行会议内容的决心与冲动,所以会前、会中、会后都需要激励。当同仁们做出了成绩,在开会的时候给予适当的激励,他们会再接再厉,更加努力;当工作遇到困难,给予适当的激励,能让大家继续往前冲。
优秀的领导应该是善于激励同仁的领导。
(2)教育性
通过这次会议,对同仁有什么教育?同仁能悟到什么?能学到什么?这些内容是否可以变成同仁工作的价值,转化为企业的生产力?所以,会议还要具有教育性。
(3)娱乐性
有些公司开会像开追悼会,很庄重、很严肃,让人不敢笑,整个脸都是紧紧的,从上到下都是这样。其实这完全没有必要,我觉得会议要充满笑声,充满热情和能量,而这些东西都是娱乐带来的。
把会议开得既轻松又有效,这就需要在会议中添加一些娱乐性的东西。比如在会前或会后做个小游戏、唱歌、跳舞、讲笑话、讲故事,也可以做一些简单的舒展肢体的活动。还有一种娱乐,就是自嘲。遇到一个小问题,拿自己开下涮也是很有意思的,只要能让大家笑起来就是娱乐的好方法。
本来会议就是利用大家的时间来解决问题,为什么不快乐一点呢?要不然别人会不愿意参加你的会。
1.“兔子般追踪” 的发言者往往喜欢挑战现有程序。对
2.必须把信息同时传达给很多人时需要开会。对
3.会议成本太大时无需开会。对
4.建设性反馈是是一种正面的强化指导,即一般意义上的表扬。错
5.共识决策出现于多数成员同意提案时,它以民主原则为基础。错
1.会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。对
2.对于重要的会议一般要安排在每周第一天开始。对
3.共识决策出现于多数成员同意提案时,它以民主原则为基础。对
4.直接的会议成本包括会议设施租赁费、会议场地费、食宿费、会议资料准备费等。对
5.5到7人的会议,最好安排成圆桌型,也就是半岛型。对
3.具有“螃蟹”性格的发言者,具有很强的防备心理。错
4.掌握议事进度主要包括2种方式:语言方式与非语言方式。对
5.处理突发事件的会议建议至少每周一次。错
单项选择题
6.如果与会人员超过10个,会场最好布置成()“U”字型
7.全体工作人员同意支持新的程序变动,团队制定了一套工作方针,属于哪种决策?共识决策
8.哪一个不属于高效会议的特征?定期开会
9.达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤?
三个
六个
13.固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。其中一个中心是指()整个会议的议程
10.一家合资工厂着火了,经过调查,原因在于一名员工违反了操作条例,在车间内吸烟,所以导致火灾发生。如果你是这家合资企业的生产经理,你要采取()方式处理此事。
开会当众批评
11.如果是全体会议,会议布局应该是:阶梯教室的形式
12.哪一种不是正确的倾听方式?只听自己感兴趣的东西
13.“你这个问题回答得非常好,您旁边那位有什么见解呀?”这是会议主持人的()技巧。排除与引进技巧
14.对沟通金三角理解错误的是:
沟通金三角呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势
7.面对鲨鱼,主持人的对策是()
理解对方的想法或情绪
肯定他的贡献
重复问题
8.对会议记录者的说法错误的是:会议记录者是会议中最“简单”的角色
9.一对一会议的建议频率是:按需要
10.不适合安排会议的时间是:下午3-5点
12.建设性反馈的一种方法是()表扬——批评——表扬
14.全体会议的建议频率是:标记为待复查
按需要
至少每两月一次
7.下面不属于权威决策优点的是:实际支持和执行建议比较容易
9.在沟通漏斗中,如果一个人心里想的是100%的东西,别人具体行动时,变为了:标记为待复查
20%
40%
10.因不及时接听重要客户的生意而损失一大笔生意,属于会议的哪种成本效率损失成本
11.倾听的关键是(重复和总结)
7.解决冲突最理想的方式是:协作型
10.对1H 5W的说法不正确的是:1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面
对沟通的冰山模式理解错误的是:对方真正想说却没说出的内容占到50%~75%
10.哪项不属于会议规范的内容?部分与会者要准备在会上发言
11.根据统计调查,会议最合适的人数一般为几个?5-7
6.好的准备是成功的一半,一定要做好会议的准备工作。在准备工作中,主持人要进行SWOT分析,其中“O”代表()机会
6.哪一个不属于会议主持人的责任?积极发表自己的见解
11.哪种情况需要开会?必须把信息传达给许多人
14.能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种?共识决策
7.最适合调动员工集思广益的时机是:标记为待复查
下午1-3点
下午3-5点之间
.对于总讨论与主题无关的人,会议主持人应该:标记为待复查
探询、测试其理解程度
短暂沉默
非语言性暗示
6.会议设施租用费、场地费等费用,属于哪种会议成本?标记为待复查
直接的会议成本
多项选择题
15.会议的目的是()
传达资讯开展有效的沟通监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题
16.会议的成本可分为()
效率损失成本时间成本直接会议成本
17.下列哪些属于参会者的责任()
关注正在讨论的事项根据个人的观点研究问题
15.下列哪些属于主持人的责任()标记为待复查
尊重别人,避免出现会中意见一边倒的情况营造和谐气氛
16.下面()是必须开会的情况。标记为待复查
专业: 综合素质系列 主讲老师:授课时长: 2天 课程背景:
您是否每天忙于无数会议之中,常常分身乏术?
您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机?
面临这样的处境,您是否找到了破解的好方法?
本课程详细讲解了会议的目的、种类和体系;准备会议的要领;会议中的沟通和反馈技巧;提高会议效率和质量的技巧以及作为主持人管理会议的技巧。显然,本课程将为各级管理人员迅速提升会议效率,进而将高效会议转化生产力提供极大的帮助。
课程目的:
通过培训了解会议的目的、种类和体系;
通过培训了解会议效率不高的原因及对策;
通过培训账务有效位会议做准备的要领;
通过培训掌握会议中的沟通和反馈技巧;
通过培训掌握会议主持人的会议管理技巧;
通过培训学会提高会议效率和质量的技巧;
篇章 主要内容
1.评估会议成本
2.核定举行会议的必要性
3.选择会议的替代方法
一 策划会议 4.明确会议的目标和诉求
5.把握各组织间的会议
6.利用网络来举办会议
7.指定会议规范
1.确定会议召开的规模
2.筛选与会者的名单
二 组织会议 3.确定会议召开的时间
4.确定会议召开的长度
5.选择会议召开的地点备注
6.安排会议现场的座位
7.安排会议现场的布置
1.给大家一个好的开场白
2.在会议进行时令讨论“不离题”
3.应对讨论情绪冷谈的与会者
4.化解与会者之间的意见冲突
5.制止会议破坏者
三 主持会议与参与会
议 6.结束会议 7.为参与会议做准备
8.明确自己再会议时恰当表现
9.在参加会议中的责任
10.处理参与会议中的一下小细节
11.避免令人反感的“小动作”
12.做好会议记录
1.评估会议准备阶段的工作
2.评估会议进行阶段的工作
3.评估会议结束之后的工作
4.确定会议评估调查的方法
5.进行会议评估的工作
四 评估会议与特别会6.进行会议的后续工作
议7.在一对一的会议中控制对手
8.在面对面的谈判中取得优势
9.解决员工会议中常见的问题
10.为大型会务活动做好充分准备
11.做好大型会务活动期间工作
主 讲:白老师(1994年4月24日至今,在对外经济贸易大学中文学院任副教授,教授大学现代语文、应用文写作等中文课程,以其富有吸引力的讲解、独到犀利的观点深受广大学生喜爱,每学期选修其课程的人数都大大超过课程容量,其课堂更是节节爆满)
开课时间:可拨打老师助理电话或加QQ询问开课的时间和地址 课程对象:各企业部门总监、经理、人力资源部总监、人事经理等; 授课方式:知识讲授、小组讨论、视频演示、角色扮演、情景模拟。【课程背景】
公文,是企业和社会人沟通必不可少的一种方法和重要手段。公文写作技巧是公文规范、公文质量的重要基础。然而,我们常常的事实是:公文撰写格式不一,公文沟通常常不能令上级满意或效果不佳,更有甚者,词不达意,或冗长混盹,等等,为什么?观念缺失?工具方法缺少?技巧缺乏?
本课程旨在通过对公文写作的新理念认知,写作的工具方法论、流程和公文应用实务的学习,提升管理人员的公文写作素养和技巧,从而提升公文的应用和沟通效率,打造职场的第三张脸,塑造企业公文素质和公文文化!【课程价值】
1、学习掌握公文写作的涵义、程序和流程,树立公文沟通理念和正确的写作思维;
2、正确认知公文写作习惯和写作技巧的修炼及修养,掌握公文写作的职场意义;
3、掌握现代公文的分类、文种、特点和行文规范规则,自觉规范公文写作;
4、专题学习掌握常用工作文书写作内容、格式、写作技巧和方法及注意事项;
5、了解公文的行业特点,以及如何将企业文化内涵融入内部公文;
6、提高常用公文写作技能和水平,提高职场业务公文的应用和沟通效率。【培训内容】
1.会议管理基本知识(6个内容)(1)会议定义
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(2)会议管理性质(3)会议管理目的(4)会前管理的主要工作(5)会中管理的主要工作(6)会后管理的主要工作 2.会议文本写作(10个内容)(1)会议通知写作(2)会议记录写作(3)会议主持词写作(4)会议发言稿写作(5)领导讲话稿写作(6)部署工作讲话稿写作(7)会议总结发言写作(8)竞聘演讲稿写作(9)述职报告写作(10)会议新闻稿写作 3.会议表达知识(4个内容)(1)会议语言定义(2)会议语言特点(3)会议语言构成(4)会议语言质量决定因素 4.提高办会水平方法(6个)内容 【讲师介绍】 白老师 讲师经历
1994年4月24日至今,在对外经济贸易大学中文学院任副教授,教授大学现代语文、应用文写作等中文课程,以其富有吸引力的讲解、独到犀利的观点深受广大学生喜爱,每学期选修其课程的人数都大大超过课程容量,其课堂更是节节爆满。2007年在对外经贸大学的“我最喜爱的教师”全校公选中,白老师荣登榜找讲师、公开课,上诺达名师网,中国最大的培训平台 http://qy.thea.cn/
首,其人气甚至超过对外经贸大学知名教授刘欢老师。对外经贸大学中文学院教授(中国作家协会会员,国家一级作家)。2007年被评为对外经贸大学最受学生喜爱的十佳教师第一名。2009年被评师网评为全国211大学通识课最受学生喜爱的十大教授第五名。2009年至今,被聘为清华大学经管学院《中文写作》课程客座教授。2011年至今,被聘为对外经贸大学与美国西雅图城市大学MBA项目客座教授,主讲《全球领袖》课程。2012年,被聘为清华大学经管学院MBA硕士研究生《管理应用文写作》课程客座教授。主讲课程
《商务公文写作》、《办公室工作职责与能力》、《管理者情商与语言表达》、《现代领导者的口语沟通》、《现代领导者的情商管理》《风水文化与现代管理艺术》、《现代企业管理本质》、《管理者口语沟通艺术》、《演讲知识技巧》。培训过的部分客户
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1.全体工作人员同意支持新的程序变动,团队制定了一套工作方针,属于哪种决策?
1.2.3.4.A 少数服从多数决策B 权威决策C 共识决策D 无异议决策 正确
2.在沟通漏斗中,如果一个人心里想的是100%的东西,别人具体行动时,变为了:
1.2.3.4.A 80%B 60%C 40%D 20%正确
3.对沟通金三角理解错误的是:
1.2.3.4.A 沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式B 沟通金三角呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势C 在三角形的底端,“自己”和“对方”在两边说话D 在金三角的顶端,设身处地的为对方考虑
正确
4.哪一种不是正确的倾听方式?
1.2.3.4.A 只听自己感兴趣的东西B 保持点头且微笑C 发出一些倾听的声音D 身体前倾 正确
5.如果与会人员超过10人,会议布局应该是:
1.2.3.4.A “U”字型B 阶梯教室的形式C 圆桌型D 半岛型 正确
6.对会议成本说法不正确的是:
1.2.3.4.A 会议的时间成本不直观时,可以转换为金钱成本B 由于管理效率下降而造成的损失,是效率损失成本C 会议场地费、文件准备费属于直接的会议成本D 因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本 正确
7.至少每月召开一次会议的是:
1.2.3.4.A 固定的部门会议B 一对一会议C 处理突发事件的会议D 全体会议 正确
8.哪一项不属于建设性反馈的特征?
1.2.3.4.A 表达后果B 征求意见C 着眼未来D 判断行为 正确
9.在沟通漏斗中,你心里想的是100%,真正被别人理解并消化了的是:
1.2.3.4.A 80%B 60%C 40%D 20%正确
10.对沟通的冰山模式理解错误的是:
1.2.3.4.A 大家说出的内容只是冰山露出水面的部分B 对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下C 该模式中包括工作层面和关系层面D 对方真正想说却没说出的内容占到50%~75%正确
11.解决冲突最理想的方式是:
1.2.3.4.A 妥协型B 回避型C 迁就型D 协作型 正确
12.不属于主持人责任的是:
1.2.3.4.A 减少与议题无关的争论B 按照议程进行C 保持中立态度D 积极发表自己的见解 正确
13.会议设施租用费、场地费等费用,属于哪种会议成本?
1.2.3.4.A 会议的时间成本B 会议的金钱成本C 直接的会议成本D 效率损失成本 正确
14.以下哪一项不属于会议规范的内容?
1.2.3.4.A 会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录B 2小时之内的会议不需要有书面通知C 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任D 所有与会者都要准备在会上发言 正确
15.哪项不属于会议规范的内容?
无论是企业内部跨部门协作,讨论即时沟通、供应商之间的沟通、还是客户的产品演示、议价讨论,统统都可以通过RHUB的六合一网络会议服务器进行。自由自在的商务沟通,接近面对面的讨论模式,一切尽在您的掌握之中。RHUB的六合一网络会议服务器不仅帮助您提高会议效率,解决管理瓶颈,还能获得更多工作与时间上的平衡。
传统会议面临的挑战
面临差旅成本控制压力,但又必须保持高效管理活动 与分散各地团队成员沟通,必须确保信息及时传达和分享 从渠道、供应商乃至客户进行信息交互,及时获取第一手信息反馈 开展跨部门高效协作,整合稀缺资源,快速发现和解决问题跨地区怎么也减不下去的通信预算
RHUB的六合一网络会议服务器,随时随地高品质会议,随时随地高效沟通,随时随地面对面一般的沟通,让一切尽在您的掌握
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在全球化加速的时代,时间就是金钱,公司各部门间的沟通效率和成本,以及公司与客户合作伙伴间的沟通效率和成本已经成为决定企业进步和发展的最重要因素。众所周知,技术与成本是长反比的,技术越新越高超,成本越低。那么在这个信息时代,就要选择品质高的会议技术提供商,而如何衡量一个技术提供商好坏优劣就在于它的产品的性价比高不高。
从微软中国总裁,到盛大网络总裁,再变身新华都总裁,唐骏成功勾画出一个职业经理人的进化历程。曾经的创业青年,如今已是中国最著名的企业家“辅佐者”
中西方的会议文化存在非常大的差异,西方人习惯在会议上做出决定,而在中国,很多事情通常几个老板碰一下头就可以下决定了。我在微软的时候经常到美国开会,所谓开会就是由懂行的人来决定,最后由老板来拍板。在会议上要听到员工、一般管理层的意见,如果没有反对意见,老板就当场拍板。
假设五个中国人和五个外国人一起开会,你会发现,只有一个中国人在说话,就是老大在说话;而外国人是五个人都在说话。这样的沟通方式就有问题,沟通就存在不对称。这种现象是中西方文化上的差异造成的。中国企业很多时候从早到晚开会,开得昏天黑地,却形成不了任何决议。效率不高的原因就是十个人开会只有一个人说,如果是这样,那九
个人就不要来开会,只有一个人来好了。
微软开会的时候是鼓励你发言,不发言你来开会干什么。在微软的时候,如果你不发言大家就很奇怪,但在中国,你发言就很奇怪,大家会想:老大都没发言你发什么言呢。所以,企业一定要鼓励员工在会议上来发言,谁来鼓励呢,就是企业的领导者。领导者必须来改变这样的企业文化,鼓励员工参与进来。要开好会,就不能只带着耳朵去,要带着资料去。会议上要看到数据,每个部门都要来讲自己的数据、意见是怎么样。在微软,会
议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做,这样效率就会高很多。
开会并不需要创新,会议的流程完全可以按照固定的模式来做。只要按照这个模式来做,会议就会很简单很高效。在微软的时候,我们开会有个规定:所有的会议时间都不能
超过一个小时。
假设我们今天要就市场部的一个方案开讨论会,那么提出议案的人就是会议的协调人,而不是由固定的人如秘书来做协调人,他应该负责人员通知哪些人来参与会议,比如总裁要不要来,相关部门如销售部、技术部的人员要不要来。会议必须由他来主持,他要把这个会议的背景、要做什么事情从头到尾叙述一遍,然后当场征询大家意见,要求各个部门就讨论的议题发表观点。如果讨论完最后大家都认可,这件事情就可以直接决定了,总裁也不需要拍板,只是参与讨论。如果大家对某些环节有争议,在不违反原则的前提下,总
裁要直接拍板决定。
会议主持人在最后一定会告诉大家一个结论,接下来的工作应该怎么做。如果今天需
要总裁最终拍板,那么今天一定要拍板。如果总裁觉得信息不全面,那么就下次会议再来拍板,但必须保证时间节点。会议会形成执行的时间表,某个时间段以后大家要做什么,工作的结果如何汇总,什么时间再来开会碰头。这样分工明确,效率也会很高。
有些会议议程上没有的话题,在开会的过程中可能会涉及到,但是如果会议决策者觉
得很重要,就可以加起来;如果不是很重要,那也可以放一放,减少会议的时间。
会议的决策者必须要有权威。最终决策者的权威是非常重要的,没有决策者的会议都不要开,如果没有做决定就不叫开会,只是大家在会议室里面聊聊天,做做信息沟通。
有了权威,会议过程中出现争议不可怕。会议一定要有争议,有了争议才有意义。有的时候,对于比较有争议的事情,为了会议的有效性,决策人应该根据争议的焦点来迅速做出判断,做出一个决定来。决定错了也没关系,有决定比没决定好。如果主持人没有办法来做这个决定,那他就应该立刻告诉大家,先不要来争议,我们下次再来重新讨论这个话题,不能使会议无休止地争议下去。很多中国公司的会议无休止地争议下去,其实是没有效果的。争议是没有对错的,很多事情其实无非就是多做一点少做一点,付出一点时间
我是陕西的一个服装经销商,生意做得还不错,从3年前的1家店面到现在,我已经有了全省网络,50余家客户,9000多万元的年销售额。家大业大是让人高兴,但搞不定的事也越来越多,就拿开个销售会议来说吧,人聚齐了,一个话题东一言西一语,开了好半天还没有眉目,一不留神就扯到太平洋去了。大家个个会提问题,可问题怎么解决却个个不吱声,时不时还有点人身攻击。急了,我就发发脾气,给他们分分工就散会。现在,搞得人人听到开会就发憷。
想想也是,这些人陪我一起打天下,初中、高中毕业,文化水平都不高。给大家看一些营销书提高提高素质吧,又觉得书上写得太深,个个都会糊涂;请厂家做个培训吧,咱代理的又不是什么大品牌,上家并不规范,啥事还得靠自己。不过这帮人喝酒吃饭时放开了,还真能拿出一些好主意,市场上用了还真好使。
闹心的时候转街,在报亭里看到了你们这份杂志,上面东西写得好啊,都是实用的话。我一下买了60多本发给每个店,让大伙好好看看,该抄的我也让大伙抄下来。还真见效果,这些天这帮搞销售的跟我聊市场,还真见长水平,所以我就想问问,能不能登些怎么开会的文章让我们学学呢?
先谢谢了。
杨文
2005-07-05
杨总:
您好!看到了编辑部转来的您的来信,您对开会的苦恼我们已历历在目。
“小型企业靠老板,中型企业靠管理,大型企业靠文化”。目前,您的公司还处在“家有千口,主事一人”的阶段,想必公司内没有谁会怀疑您的权威。会议作为公司日常运作的缩影,您是希望通过大家能力的提高,让公司逐渐规范起来,事事有人管,凡事有条理,为明天的发展做好准备,对吗?
咱们就由浅入深地谈吧,希望下面的建议能给您的生意添砖加瓦。
第一,大家“喝酒吃饭时放开了,还真能拿出一些好主意,市场上用了还真好使”这种情况,说明公司里非正式组织交流的效率远远大于正式组织交流,其实这也是企业通例,即便是全球500强企业也会通过聚会、游玩、拓展等方式激发员工思维、吸纳建议、维护团队和谐。
在人人心理放松的情形下,企业许多思想的渗入可以收到“润物细无声”的效果,我们可以把这种方式称为“无领导会议”。建议您适时把它视同会前的沟通环节,或者在有新思路时通过这种方式进行前期预热,这样大家后期的接受程度一定会比较高。
第二,正式开会前几天,可以通过正式发文、发送手机短信、电子邮件等方式将会议议题先列出来,把每个人的发言时间规定下来,让大家有充分的准备时间,这样也可以提高开会的质量。
第三,准备一块黑板,在会议开始时把大家提出的问题一条条列出来,逐项分析,可以防止讨论跑题而且事半功倍。一些优秀的企业开这样的会议时,还会限定每人的发言时间,级别越高的人发言越靠后,并且发言不能跟前面的人重复,这样会议的质量就会一次比一次高。
第四,案例式会议是多数销售人员喜欢的方式,其间“仁者见仁,智者见智”,让大家畅所欲言。您作为决策者,将大家的意见汇总、统一。
我们曾在一家公司看到,他们销售会议上的案例有很多是销售现场的录像、照片,大家观看后进行剖析,现场模拟整改,非常及时、高效。原来,这家公司给一线配备了数码相机、DV,让员工从娱乐拍摄开始,逐步转入对销售全过程的摄录、分析,的确起到了寓教于乐、事半功倍的作用。
第五,一次成功的会议也是对每个销售人员思考水平、表达能力、组织能力、管理能力、执行能力、策划能力、财务能力、公关能力等方面的一次综合考量,您可以根据他们的表现和这几项能力要求,对销售骨干分项评分,或者由几个销售人员为一个销售人员分项评分后取其各项平均分,再与其具体讨论各项能力的强弱。这将有利于每个销售人员的成长,也有利于公司用人时扬长避短。
第六,会议记录和决定是日后规范工作的参照,作为经销商,有专职文员的不多,可以采用现场录音方式给每次会议留档。必要时,也可以整理出来给相关员工,请大家根据会议内容、每位同事的发言、会后落实情况进行回顾,期间您适时给予正、反激励措施,这也是一种培养高效员工的方式。
第七,如果把所有的问题都拿到会议上讨论,显然会耗费很多时间,我们建议您完善公司上下“水平沟通、垂直汇报、督导执行”体系。当人与人、部门与部门需要协同共进事宜时,由当事的双方或几方在会前讨论几种解决方式,然后在会上由您确认,在会后明确执行人和督导者,这样长期坚持下去,对人员素质、工作效率都会有很好的提升。
我们在成都全友家私公司考察时,发现企业的规模虽然很大、人很多,但通过这种方式很快解决了核心层面沟通混乱的问题。
第八,如果将每次会议内容逐项分类的话,可分为执行结果、公司声明、企业决策、阶段汇报、限期跟进等类别,根据各类内容要求,明确责任人、部门、完成时间,这是一种比较科学的做法,也是一些服装行业领先品牌常用的执行方式。
凡事不可能一蹴而就,上述建议的技巧还需要您坚持使用并且回顾每次的使用情况,您的团队成员才能磨合到位。
“功夫在诗外”,会议作为企业运作的最直观缩影,可以系统地反映企业人力资源、组织架构、营销水平、企业文化等各个层面的现状。接下来,我们还想给您和公司各阶层员工一些建议:
您作为公司的决策者,最需要做的是制定战略、组建团队、亲临一线这三件事。把握公司未来的方向,这是“战略决定企业成败”;整顿、维护团队的和谐共进,因为他们是企业的“摇钱树”;至少把30%的时间放在销售一线,这有利于您明察秋毫、正确决策。
中层干部作为公司的骨干人员,最需要做到的是管事先管人、正人先正己。对于中层干部来说,“细节决定企业成败”。
公司的基层员工最需要做到的是敬业与进步、成功与团结。对于一线员工来说,“执行决定企业成败”。
世界是一个时时处处充满会议的世界。会议是一个集思广益的渠道,显示着一个企业或一个组织的存在,是一种群体沟通的方式。那么何为高效会议呢?高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题,实现资讯共享,并且在一定程度上鼓舞员工士气。但由于种种原因,会议并不能达到理想中的高效,其中,主持人的技能便是高效会议的三大致命伤之一。
作为一名主持人,要实现高效会议管理,首先应当认清并扮演好自己在会议中的角色。有人说:“会议的主持人有如乐队的指挥。”这句话只说对一半。会议的主持人固然有如乐队的指挥那样具有举足轻重的作用,但是担当会议的主持人却比担当乐队的指挥更加困难,因为前者在主持会议过程中需要扮演多种角色,而后者在主持演奏过程中则始终扮演同一角色。主持人在各种会议中大多扮演着提供信息、培育训练、宣传政策、解决问题或收集信息的角色,主持人在不同的会议中,需要扮演不同的角色,甚至在同一个会议中,也要扮演多种不同的角色。因此,除非主持人能够恰如其分地扮演各种角色,以及适当地从事角色转换,否则他将难以实现会议目标。
其次,一次成功的会议背后一定是非常充分的准备工作,高效会议要求主持人循序渐进、按部就班的做好会前的各项准备工作。第一,设定沟通目标;第二,制定行动计划;第三,预备可能的争执;第四,进行SWOT分析,即分析自身的优、劣势与你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境(也包括你自身)可能带来的机会或是威胁。俗话说,“士,不打无准备之仗”,良好的准备工作为会议的开始打下了奠基。
然后,会议的时间分配与掌握能够帮助主持人从宏观上掌控会议的进程与发展。在会议开始时,用3—5分钟的谈话简洁、系统的阐述开会目的、时间安排、议事方式、纪律规则等。在会议中,掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要,控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。熟练的运用语言方式与非语言方式便能使主持出色的完成控场。所谓语言方式,是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度,而非语言性的方式无非是通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了,或者是说得不够接着说等,这也是掌控议事进度的更有效的方式。语言和非语言这两种形式的合理运用,可以做到有效的控场,使会议既不会太短,也不会太长,准时开始,准时结束。
最后,沟通漏斗告诉我们:如果一个人心里想的是100%,那嘴上说的就是80%,别人听到的则只有60%,别人听懂的变成40%,而别人行动,最后只有20%。
沟通的效率是如此之少,而即便这20%是否能保证,还系于主持人。主持人能否引导大家真的说出80%,又能让其他人真的听懂40%?主持人究竟需要怎样的管理会议技巧?
其实很简单,那就是“听”和“说”。
倾听的礼节包括三项内容:首先学会倾听别人的故事,进而倾听别人完整的故事,而
最好能在听完别人完整的故事之后再发言。只有听完别人完整的故事之后,主持人才能换一个角度,站在他人的立场上,充分理解他人的处境、他人当时的心情,也才能帮助主持人做出正确的判断,以免犯下无法弥补的错误。倾听是有一定礼节的行为,一定要充分重视。倾听时最好保持点头且微笑的精神面貌,主持人的眼神要与交谈者相互接触,要使交谈者有一种被重视、在沟通的感觉。另外还要发出一些倾听的声音,例如“就是”、“好好”、“是这样吗?”“不错”、“真的”这样的话,这些语言会激励对方越说越多,因为他会觉得自己是被倾听的。此外,身体前倾也是倾听的有效技巧,这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式,同时还可以保证主持人不走神,身体前倾时,也会给被倾听者其很受尊重的印象。倾听的关键则是重复和总结,当然也要做好相关的记录。
说话的技巧,在会议中,主持人应掌握一下几种。展示,即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家;
探询,与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见,这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见;
评论,与会者回答完主持人的探询问话之后,主持人将对与会者的回答作出评论;
建立,评论之后需要采用“建立”的说话技巧,“建立”就像搭积木一样,是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳,从低级到高级,由初级协议至中级协议再到最终达成一致; 测试理解情况,在会议中总有一些人表示反对意见,对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白,或者你认为大家可能没有听明白,这时候就要采用“测试”的问话方式,来测试一下大家的理解情况;
总结,在测试完理解情况之后,就需要总结,即把大家的意见集中;排除与引进,排除是指拒绝某些与会者继续发言,引进指邀请某些与会者发言;
主持人在会议中往往还会遇到一些意外情况,这些情况主要是由五种具有典型特征的发言者所引起的,即“蝉”、“鲨鱼”、“兔子”、“驴”和“螃蟹”。因此,要熟悉这五种发言者的具体表现,要掌握应对这些意外情况的对策。每一类特殊的发言者,都有其明显的表现特征;每一种由他们引发的意外情况,都有相应的对策,这些对策掌握程度的深浅,会直接影响会议的效果。
摘要】在班组的管理实践活动中,如何组织好、开好班组会议是班组管理的一项重要工作。本文旨在简要介绍班组会议的作用和重要性,结合公司当前有关班组会议的现状和存在问题,探寻如何组织好高效的班组会议,更好的为公司的生产发展服务。
【关键词】班前 培训会议 会议内容 纺丝 学习培训
一、高效的班组会议的作用
一个高效的班组会议可以整合班组各类资源,解决班组生产经营中的问题;可以激发班组成员的创意,提高班组发现问题、分析问题和解决问题的能力;可以使班组成员之间增进沟通,增强班组成员的亲和力,及时化解冲突;可以使班组成员的工作界面更加清晰、明确,提高班组成员的责任意识;可以提升班组成员的士气,鼓励先进、鞭策后进。如果只是一个为应付上级检查、走过场,每天流于无谓的重复和效率低下的班组会议,这不仅会使员工对这种会议产生抵触情绪,造成工作效率低下,而且更会浪费和增加公司的经营成本。
二、公司当前有关班组会议的现状和存在问题
目前,我们公司要求下面班组正式组织召开的常规性的班组会议有三种,即班组工作会议、班组学习培训会议和班前班后交接班会议,其中,班组工作会议和班组学习培训会议要求每月需组织召开一次,交接班会议则要求每天都要进行。班组会议的重要性,现在在公司上下早已深入人心。过去几天以来,笔者就有关班组会议的一些问题对一些公司员工做了一次问卷调查。这次调查共发送问卷41份,收回有效问卷37份。调查员工关于班组会议对班组建设和员工自身的发展影响如何时,认为影响很大的有35份,占有效问卷的94.6%,认为大的有2份,占有效问卷的5.4%;调查员工对当前公司安排的召开各种班组会议的频率是否满意和支持时,大家对当前的会议频率也持支持的态度,感到满意的占91.9%,无所谓的占8.1%。现在,各工段的班组会议每月都在按计划有条不紊的进行着,然而,通过这次调查,也暴露出了当前班组会议存在的许多问题,如员工对参加班组会议的积极性不高;员工开完会后,时常牢骚不断或每次班组会议效率低下等。针对这些问题存在的起因,81%的员工认为会议内容缺乏创新,89%的员工认为每次的班组会议需要有新的内容;73%的员工认为自己对会议的参与意识淡薄;还有大多数员工认为当前有些班组会议是形式大于内容,走过场等。
事后,笔者将这些数据反馈给一些班组长,许多班组长看了这些数据,露出一脸的诧异。原来他们一直认为过去每次召开的班组会议都是成功的。过去,笔者曾参加过不同班组的班组会议。虽然每位会议组织者的会议主持风格不同,但参加过
几次会议后,每次会后感觉会上好像缺少些东西。不管是哪种班组会议,每次会议内容差不多,几乎没有新的内容;员工参与性的主题少;会议氛围不浓厚,有时甚至可以用一片沉寂来形容等。这些一系列问题说明,现在我们身边的一些班组长自身对班组会议的作用和重要性也没有引起足够的重视。其实,当前班组会议存在的问题还有很多,如有些班组长喜欢在会议上搞一言堂,不讲究传达方式,表达生硬或喜欢空泛说教等,这些问题它都将影响到整个会议效果的好坏。面对上面这一系列的真实数据,如何组织好高效的班组会议,笔者认为这不能不引起我们每一位班组长的反思。
三、组织好高效的班组会议
针对公司当前班组会议存在的诸多问题,那我们怎样才能改善当前班组会议存在的这些不足呢?笔者认为班组长必须要做好以下几个方面的工作。
(一)班组长要深入员工一线收集信息,围绕班组实际做好会前准备工作。班组长组织召开各种班组会议时一定要让自己以及员工都有所准备,班组会的目的是为了更好的沟通、取得共识,班组会是员工和班组长双方互动的过程。班组作为生产一线单位,在我们纺丝车间,每天工作下来需要回顾的东西很多,许多人在开会时却感到无话可说,主要是由于大家对班组会议不够关心。因此,如果只有班组长有思想准备,而员工没有什么思想准备,甚至对班组会的内容毫不关心,脑袋空空,只有班组长自己一个人在台上表演,而员工却在台下沉睡,员工无法随着班组会的内容而积极开动脑筋响应,这样的班组会的效果自然是可想而知。另外,通过收集调查信息,班组长还能够及时了解造成会议效率低下的原因及找到解决的方法。在我们纺丝工段时常出现的原因有:
1、主持人缺乏影响力,不知如何表意,又不知如何隐退,被与会者牵着鼻子跑,抛离了会议主题;
2、没有做好会议的准备工作,致使会议仓促而无成效;
3、会议缺少个人绩效制约,没有良好的会议制度;
4、会议组织者自己有时不重视会议,不抓实效,使与会者敷衍了事,致使会议流于形式等。
(二)班组会议要达到预期目的,必须要明白班组会议的组织形式。
目前,我们公司常规性的班组会议有三种组织形式,即班组工作会议、班组学习培训会议和班前班后交接班会议,其中,班组工作会议和班组学习培训会议要求每月需组织召开一次,交接班会议则要求每天都要进行。组织形式的不同,班组会议内容的侧重点则不同。班组工作会议的主要任务主要是总结上月工作情况,对工作中发现好的典型事例进行表扬,对班组成员工作中出现的问题提出改进意见,同时对本月工作计划的确认;对班组成员提出的或工作中发现的特殊问题进行讨论,提出解决意见;解决支撑工作中的问题;做好本月工作安排与协调,比如班组内部、班组之间、上级部门的协调工作。班组学习培训会议主要是进行上级文件精神的宣
贯,根据学习计划进行固定内容的学习和培训,以及对班组质量分析会出现的“能力”问题进行业务学习和技能培训等。班前班后交接班会议,是公司最基本、最有时效性的日常培训形式。交接会时间较短,内容集中,针对性强,形式灵活多样,最贴近生产,具有较强的可操作性,对于安全生产具有不容忽视的重要作用。在班组会上,班组长可以及时总结当天工作中取得的成绩和经验,剖析工作中存在的不足,还可以说案例、讲服务、提要求、传信息等。但是,在工作中,现在的交接班会议却时常被用来点名、念文件、逐事汇报或者是批评某个人,只是简单地分配日常工作。其实,分配工作只是班组会中一个微不足道的组成部分,班前会重传递信息,班后会重总结经验。
(三)班组会议要做到“三个创新”。
第一、会议内容要创新,提高班组会议的作用。会议的内容其实很多,但也要根据实际情况具体操作。以我们纺丝工段为例:过去,在每次班前班后交接班会议上,其内容无外乎是点名、念文件、逐事汇报或者只是简单地分配日常工作几项事情。长期以来,不管是班组长还是下面的班员,始终感到这个会议是流于形式,参会的积极性都不高。但是,自从去年下半年,纺丝D1车间对会议内容进行一次小小的改革,增加一项班员班前一分钟演讲的内容以来,会议面貌已是焕然一新。让每个班员在会上进行一分钟演讲,这个举措不仅能让班员能全身心的参与到会议中来,提高他们参会的积极性,而且还能锻炼他们的表达能力和演讲水平。一次小小的内容创新,带来了一个全新变化,现在,在每次的交接班会议上,参会的人员多了,精神也饱满了。
第二、会议形式要创新,增强班组会议的效果。班组会议的形式多种多样,常用的有以下二种:
1、点名看情绪。特别是在开班前会前,班组长可以通过点名来了解班组员工的情绪。喜怒哀乐等情绪在作业前都可以归结为不良情绪,因为这些不良情绪都会或多或少的影响作业人员的正确判断能力,造成不安全行为,所以班组长在派班时要尽量考虑这些因素,通过一些有益的活动舒缓情绪,合理分工避免事故的发生。如果发现班组员工有对酒后上班等违反劳动纪律的情况要坚决制止。
2、发言看条理。班组会议不能只是班组长讲,员工听,要求达到各抒己见,相互促进的目的。班组员工在进行操作程序、动作标准诵读发言时,班组长必须认真倾听员工的发言,如果发现对操作程序有条理不清、存有错漏的情况必须立即纠正,防止思维惯性,促成操作动作的不标准,造成不安全行为。
第三、会议主题要创新,夯实班组会议的基础。一个成功的班组会议,应该是主题鲜明,重点突出,不然就有可能开成杂会,达不到应有效果。开交接班会议时,要突出当前生产工作的重点,班组长要结合当时的具体任务及设备情况,详细布置
当班的工作,有针对性地进行安全生产技术交底,对关键的技术要领进行示范,对安全注意事项进行强调,增强班组员工的安全意识和本领,为优质、安全、高效地完成本班任务统一思想。
(四)班组长要当好班组会议的导演,班员要做好班组会议的主角。
班组会议效果的好坏,班组长是第一责任人。因此,班组会议的议程安排、内容选择、节奏掌握、临场应变以及讲话方面的措辞,都对班组长的管理能力、组织能力、控制能力、思维能力乃至语言表达能力提出了较高的要求。这就需要我们班组长在会议开始前做大量的前期准备工作。参加班组会议的人员是班组会议所要教育的对象,同时又是教育别人的老师,每位成员都需要充分认识到班组会议对提高自身素质和保障生产工作的积极作用,始终以主人翁的姿态参与其中,积极思考、踊跃发言,同与会者充分交流、取长补短,把班组会议变成一个解决自身疑惑、提高业务技能、强化安全意识的大课堂。
(五)要及时形成班组会议记录、并建立会后追踪责任制。
每次班组会议后,我们都要及时形成班组会议记录。班组会议记录是最佳的培训教材,班组长和班组员工可以不断地翻阅班组会议记录,结合班组形势的更新变化,共同提意见、想办法,对班组会议的形式和内容不断进行革新。另外,我们还要建立会后追踪责任制度。看一次会议是否成功,要看会议是否产生了切实可行的决定并且能否得到切实有效的执行。过去,虽然我们在每次会议上也都会形成一些决议,会后也有落实下去,但过一段时间我们要去检查整改情况时,却发现其效果甚微。原因是什么呢?主要是我们没有建立会后追踪责任制度。因此,会议结束时我们要及时总结会议的主要决定和行动方案,建立会议事后跟踪程序,明确各项任务的责任人及完成时间,并确定有谁进行督促和检查实施的情况。这样如有意外,可及时发现并调整。
四、结语
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