档案交接清单（推荐10篇）
工作交接清单—郑晓
一、日常工作
1、（1）员工入职：新入职员工需要提供身份证及学历证的复印件，然后填写【员工入职表】。将其资料整理好后存入贴有标签的红皮档案盒--------《在职人员档案》，然后把新入职人员的个人信息录入到电子版的【员工电子档案】。
（2）给每个新入职的员工发一支中性笔及一本记事本，在【办公用品领用明细】做好领用记录。
（3）让新入职员工填写【办公资产登记表】，与其档案钉在一起存入档案盒--------《在职人员档案》。
注：公司所有的表格在F:郑晓--工作文件夹下。
2、员工离职：离职人员需要填写【离职审批表】，经李工签字后，需要行政人员检查离职人员的【办公资产登记表】（包括电脑配置是否与刚入职时所填的一致，公司钥匙等等）。核实无误后把离职人员的所有资料转移到蓝色文件夹-------《离职档案》。
3、值日：安排好每天的值日人员，实行每人一天轮流值日。在每天早上检查下值日人员卫生打扫情况，然后在【值日表】上打分。具体评分标准见门口所贴【检查明细】。
4、考勤：每月1号到10号之前把上月考勤从考勤机里导出来，做
成【考勤表】发给李经理。注：考勤机的使用方法、数据线跟光盘在右侧柜子的第一格。
5、员工请假：把赵工签字后的员工请假条保存好，方便统计考勤。
【请假条】在黄色抽拉杆的文件夹里。
6、加班：员工加班允许调休或者是抵消其请假的天数，记好加班
人员的天数及其调休日期。详见【2012加班调休记录表】
7、定期浇花：会议室及张总办公室的花定期浇水。打扫张总办公
室及会议室的卫生。
8、社保缴费：每月15号之前在网上进行社保申报，申报成功后在15号之前到历下区社保办缴费。
9、办公用品采购：纯净水、垃圾袋、笔、本、A4纸等要经常查看
下用量，不足后立马购买补齐。
（1）办公用品的流向与采购的情况都需要在【办公用品领用明细中详细记录】。
（2）公司目前饮用的是鲁能纯净水（7元/桶）及百脉泉矿泉水（13元/桶）。每次送水来后，都需要在【鲁能水明细】记录好日期及数量。送水电话：88522529
注：公司自己的水桶有3个
10、报销：员工填好报销单后，仔细审核票据与报销的金额，确认
无误后在审核的位置签上名字。
11、每月25号到次月10号之前，把所有的发票准备好（员工报销的车票、社保缴费单据等等）。等着记账公司的会计来拿或者是把发票送到楼下记账公司，给王会计，电话：***
二、公司账号密码
1、齐鲁人才网highthinkthink1234562、社保网上申报0010032738think1234563、域名 备 案1022736zjg043818
三、办公用品汇总（工位右侧抽屉）
1、第一格抽屉：胶带1卷、费用报销单、借款单、订书钉2盒、剪刀、自粘型标签、计算器1个、订书机1个、小灵通、首次参保人员的养老保险手册（徐婷婷、李士明、丁其峰及其医保卡）、1泉娃水桶押金条（不喝鲁能的水时，用鲁能水桶换2个泉娃水桶）。
2、第二格抽屉：1员工报销的票据、公司的证件、考勤机数据线、劳动合同。
3、第三格抽屉：小灵通充电器、晨光中性笔芯、金万年中性笔支、光盘、拖把海绵替芯、光盘皮、记事本。
五、常用联系电话
1、宅急送：4006789000（全国客服）***（娄）
2、圆通：*** *** ***
3、顺风快递：***
4、小区物业电话：883890005、记账公司王会计电话：***
关键词：档案,学籍,交接
学籍档案是学生在校期间学习、社会实践以及科研活动中所形成的一系列真实的文字记录。高校学生学籍档案包括学生的高考录取资料、入学报到注册、专业课程考核成绩、过级考试成绩 (包括计算机、普通话、英语四六级) 、毕业论文与实习成绩、学籍异动台账 (包括休学、复学、退学、转学、转专业、留降级等) 、毕业生材料 (包括是否毕业、是否有学位) 等原始记录。学籍档案管理在高校各项管理工作中起着举足轻重的作用, 有利于对学生学籍档案进行科学化、规范化管理, 有利于促进高校改进教学方法、提高教学质量, 有利于学生今后的成长。反之, 学籍管理的混乱将会导致一部分学生不能按时毕业或不能拿到学位, 阻碍了学生以后走向社会的正常发展。
任何单位人员的工作岗位都不会一成不变的, 经常会出现各个岗位之间的人事调动, 也经常会有档案管理人员新老交替的情况, 学籍档案管理工作也会出现交接问题。学籍档案交接是一项责任心极强的工作, 稍有不慎就会产生严重的后果, 有可能会影响到学生的前途。责任重大的档案交接工作, 教科书中无从谈及, 专业培训中没有涉及, 论文中极少见到, 档案人员新老交替时无人传授。加之档案交接制度少有可操作性, 此项工作全靠经验把握或依靠感觉行事, 使得档案交接工作中问题频发, 漏洞百出, 责任无人承担[1]。根据自身的亲身体验, 本文对学籍档案交接工作中需要注意的一些问题进行了简单的分析, 期望能和同行们一起来探讨商酌。
1 做好档案交接前的准备工作
1.1 由主管领导布置档案交接相关事项。
把档案交接双方管理人员召集在一起, 说明档案交接工作的重要性, 明确双方的责任, 提出相关要求, 对交接工作日程进行初步安排。明确一位领导任监交员, 事先准备好档案交接清单一式三份, 高校的系部一般由主管学籍工作的副主任担任。
1.2 学籍档案移交方需要做好充分的准备工作。
对自己保管的学籍材料进行一次彻底的清理, 把学生成绩英语计算机普通话过级成绩、学籍异动台账、毕业生审核材料毕业论文袋与实习册等分年度分专业分年级装订好, 要求有目录有页码标示, 要做到账物相符。其次, 要检查案卷内容, 要做到门类内不缺一个目录, 目录内不缺一个案卷, 案卷内不缺一个文件, 不允许任何人截留、带走、销毁或出卖档案资料[2]。
1.3 学籍档案接收方也要做好接收前的准备工作。
了解自己要接收的档案材料的基本情况, 做到接收时不遗漏一个项目。也有必要了解移交方的准备情况, 随时做好接收档案材料的准备。
2 学籍档案交接的具体事项
2.1 由档案移交方将需要交接的全部材料按照序号分门别类摆
放到桌面上, 对自己主管的材料进行简明扼要的说明, 与接收人员明确交接工作的先后顺序, 使交接工作有条不紊地进行。
2.2 学籍档案交接的具体内容和要求。
(1) 学生成绩单是高校学生学籍档案的重要组成部分, 包括专业课程考核成绩、过级考试成绩、毕业论文与实习成绩。专业课程考核成绩 (包括期末考试成绩与不及格学生的补考成绩) 要与学院制定的本科生培养方案相对应, 每一张成绩单上要有科目名称、考核时间以及任课老师签名, 不合格的成绩要做出标记。计算机、英语与普通话每科每年有两次过级考试, 过级成绩是每届毕业生资格审核时的重要依据。每届毕业生的毕业论文成绩与实习成绩, 是教学评估时要检查的重要项目。这些成绩单要分年度分专业分年级装订好, 缺一不可。如果有遗漏, 要及时补充, 既不合乎要求又无法补充的成绩单要在交接单上注明原因。
(2) 毕业生材料, 包括高考录取资料、入学报到注册、学籍异动情况登记表以及毕业生审核资料。历届没有拿到毕业证或者学位证的学生名单要有登记表, 并且要注明原因。学籍异动要有台账, 要分年度登记造册, 休学、复学、退学、留降级都要有具体的时间与原因, 转学、转专业要有转入转出的学校与专业。
(3) 学籍档案信息化。随着档案管理现代化建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用, 要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识, 才能适应档案工作发展的需要[3]。档案交接工作除了移交纸质档案材料以外, 还要开机移交电子档案。移交方把学籍管理数据库向接收方进行演示, 数据库中的材料要与纸质材料相符, 还要把数据库运行、使用与维护的方法以及曾经发生过的重大故障向接收方详细说明, 使对方彻底掌握为止。
(4) 档案材料交接工作完成后, 交接双方要在档案交接清单上签字 (一式三份) , 注明具体时间、地点, 交接双方的职务, 最后由分管学籍的副主任在监交人一栏签字, 由系部盖章。清单交接双方各执一份, 留一份系部存档。
3 加强档案管理人员的思想教育工作
在档案交接的过程中教育交接双方端正思想、提高认识, 明确责任, 增强事业心和责任感[4]。复杂的档案交接工作要做到不出差错, 不遗漏重要事项, 需要领导重视, 多做思想工作, 实现人性化关怀, 避免使移交人产生人走茶凉的感觉, 从而使得档案管
参考文献
[1]李兆明.如何搞好档案交接工作[J].山西档案, 2010 (2) :38-39.
[2]钱滨芬.谈谈基层单位的档案移交接收工作[J].浙江档案, 2009 (11) :52.
[3]蔡靖.学籍档案管理的新思路[J].黑龙江科技信息, 2011 (18) :137.
一、档案交接之前的准备工作
1、由部门领导布置档案交接工作事项。在中小企事业单位 、机关当中，一般都由办公室主任主管档案工作。办公室主任主持此项工作，召集档案交接有关人员布置相关事宜，讲明档案交接工作意义，提出相关要求，明确交接事项及初步安排，明确交接双方应负责任。
2、档案工作移交方应事先做好的准备工作是：明确档案交接工作重要事项及日程安排，将档案管理台账、案卷（归档文件目录）、档案管理设备设施一览表、近几年的档案借阅簿、上一年度档案统计年报表、档案管理制度汇编、档案全宗介绍收集齐全，按照交接先后次序进行编号。对档案库房进行一次清扫，对档案室藏进行仔细清点，分门类、分载体，结合档案管理台账逐卷（件）核实，将外借档案及时催还，未整理的零散文件、归档材料登记造册后有序存放。
3、档案交接准备工作完成后，由档案移交方向办公室主任汇报，由办公室主任确定具体交接日期。
二、档案交接工作具体程序安排
1、由办公室主任召集档案交接双方人员，就档案交接准备工作状况、尚未解决的问题进行了解并提出解决方案，对交接工作提出具体要求，宣布启动档案交接工作。
2、档案交接工作预处理：先由档案工作交出一方就本单位档案工作概况对接收人员进行简要说明，然后带领接收人员到档案阅览室、库房简略查看，让其对档案室室藏结构、门类、载体有大概了解，使得档案接收一方对档案管理工作“预热处理”。
3、将办理交接需要的全部材料按照序号分别摆放到桌面上，与接收人员明确交接工作先后次序、工作注意事项，交接双方对具体交接事项进行协调，以保证档案交接工作顺利进行。
4、交接具体内容。首先，按档案管理台账编排次序，对照实体档案，分门类、载体或按档案库房布局，依次以案卷为单位进行交接。如时间宽裕，最好以文件份数为单位进行核实交接。在交接过程中发现问题及时记录。其次，对动态室藏进行说明：如室藏年增量、各门类、各载体档案数量变化，以及档案鉴定销毁、向档案馆移交档案或档案室藏曾经进行的大规模调整、变化等情况，档案有无重大损伤、破坏、受灾等事故发生，外借档案有无丢失、尚未归还问题，都要对接收一方具体说明。再次，开机进行档案计算机管理系统交接。交出一方对档案计算机管理系统进行初步演示，对程序操作及注意事项逐次讲解，对数据库运行、使用维护详细说明，直到接收一方彻底掌握为止。最后，对办公室、阅览室、库房设备设施逐件交接，演示开机、操作事项，对曾经发生的重大故障予以说明。
5、交接双方在预先准备好的档案交接清单（至少三份）上签字，注明交接具体日期，交接双方职务（职称）,然后送请办公室主任审阅。审阅无误后，办公室主任在“监交人”一栏签字。交接双方各持一份交接办理单，剩余一份归档。
一、财务凭证：
1、20109-12月份财务凭证共7本，出入库单据一本2、20111-4财务凭证共16本，其中1月份凭证5本，2月份凭证3本，3月份凭证4本，4月份凭证6本，5月份凭证3本。出入库单据共4本，增值税发票记账联2本
3、因2011年6月下游客户发票税务部门还未认证抵扣，故6月凭证未装订 6月份凭证共84张，其中银行凭证47张，现金凭证10张，转账凭证27张
二、会计账薄1、2010财务账薄共四本，其中总分类账一本，明细账一本，银行存款账薄一本，现金账薄一本2、2011年账薄未打印，在金蝶财务软件中可查询
三、财务报表：
1、20109-12月报表共8份（浪潮报表4份，保华报表4份）
2、20111-6月报表共12份（浪潮报表6份，保华报表6份）
四、公司债权债务以交接日当天资产负债表为准
五、财务相关合同
1、汽车产品销售合同、借款合同、车辆抵押合同（宜昌市商业银行南湖支行）
2、车辆买卖合同、汽车贷款合同、车辆抵押合同（东风财务公司）
3、宜昌市商业银行万寿桥支行授信合同、合作协议书
4、建行3000万元流动资金贷款合同
5、建行1000万元流动资金贷款合同
6、建行承兑协议（695万元）
7、建行承兑协议（170.73万元）
8、广东民生银行综合授信合同、银行承兑协议、动产融资差额回购协议
六、财务相关文件
1、宜港通会纪[2011]3号完善物流车队财务管理的会议经要
2、宜港通[2011]5号关于港通公司驻外人员费用报销管理办法
3、宜港通[2011]8号关于港通公司费用报销管理办法
4、宜港通[2011]10号关于港通公司费用财务审批制度
七、财务其它资料：
1、2010会计审计报告一份2、2010税务审计报告一份
八、公司财务专用章两枚（牛角章一枚、万次章一枚）
九、建行猇亭支行网银盾两个、广东民生银行网银盾两个
十、公司开户许可证一份、贷款卡一张
移交人：
接管人：
监交人：
1、各年的会计资料按月提供。
1）、记账凭证：2010年本；2011年本。
2）、财务报表：2010年份；2011年份。
3）、增值税申报表、发票申报表（含普通发票）：2010年份；2011年份。
4）、抵扣联及清单(按月)：2010年份；2011年份。
5）、税务增值税申报卡张，密码：；发票申报卡张。密码：。
6）、发票领购本本，密码：。
7）、增值税专用发票张；普通发票张。
8）、审计报告、汇算清缴报告：2010年份；2011年份。
9）、总分类明细账：2010年本；2011年本。
10）、总账：2010年本；2011年本。
11）、原材料明细账：2010年本；2011年本。
2、有关合同、权利证书及IC卡，环评报告。
1）、营业执照正副本
2）、税务登记证正副本
3）、法人代码证正副本及IC卡
4）、外资批准证书正副
5）、生产许可证正副本
6）、流通许可证正副本
有关合同
3、资金方面：
1）网银密码。
2）支票领购本、密码。
3）现金支票：张，号码：
4）转账支票：张，号码：
5）库存现金：
6）银行余额调节表。
7）银行开户许可证
4、有关网上办事的密码。海关、外汇。
5、每月需要向哪些部门提供报表、哪些报表。
部门：
网站：
6、每年需要向哪些部门申请年检，具体时间。
7、每月、年向印度哪些人提供哪些报告。
8、钥匙
经手期间的账务如有问题，可继续追查、核实，因财务工作有时间的延续性，交接未尽 1 /
2事项应继续询问、核实、明确责任。
移交人：接管人：监交人：
1、现金单据：差旅费、业务招待费、员工工资、社保费、通讯费、运输费、邮递费等（每月）；
2、银行单据：提现、转帐、贷记凭证、电汇、进帐（每月）；
3、发票：当月1日---31日期间的所有发票；
4、员工信息：公司员工姓名、性别、身份证号码（每月）；
5、有关经济合同；
6、每月的银行对账单；
7、其他原始单据（每月）；
8、验资报告复印件、公司章程、股东会决议、办公场地证明、股东身份证复印件；
9、营业执照正、副本复印件、国税证正副本复印件、地税证正副本复印件、组织机构代码证正副本复印件；
10、公司成立时投资款现金缴款单原件、进账单原件；
11、从验资户转入基本户的银行进账单原件、从基本户提款的现金支票存根或者转账单原件；
12、公司设立登记时办理证照的所有费用发票；
交接公司（代表人）：
经手人：
一、事业单位改制的档案交接工作管理现状
1. 档案交接管理不规范
事业单位的档案工作不被领导重视,档案部门也是认为可有可无的部门。没有统一的管理标准规范,没有专业的档案人员管理,都是临时抓一个员工来管理,有资历的档案管理人员没有接受过规范档案管理专业培训,没有现代档案管理观念、 没技术更新、没有规范化学习,没有掌握现代化的信息档案管理技术,引进的档案管理人员由于缺乏对单位的了解和经验不足,只能按照原来的墨守成规的陈旧的档案管理程序进行档案交接工作,在陈旧的体制形势之下,档案工作人员很难做好现代化的档案的交接管理工作,由于缺乏统一的规范标准,交接管理工作程序模糊不清,凭借个人意愿的办理,这样容易对档案资源造成流失。对档案管理没有规范化、标准化管理意识和理念,没有规范标准的规章制度体系,所以建立规范的制度是做好档案管理工作重要前提。
2. 档案交接没有时间观念
随着事业单位改制的进程不断加快,事业单位的人员岗位的调离、迁出和变动,档案管理人员对档案交接工作的重要性认识不清,领导对档案工作的重视程度不足等多种原因,使档案交接时往往不能按照规定的时间内妥善办理,什么时间办理不重要,出现延缓、拖后、不能及时的办理的现象屡屡发生, 而且还得不到有效的解决导致档案交接工作出现严重的断档现象及交接不准时的现象.
3. 档案交接工作程序混乱
档案的管理需要投入认真、严格、细心工作态度,由于档案涉及范围广,程序复杂,繁多的手续,因此档案交接的每一个步骤都必须严密谨慎认真核实。然而一些事业单位在改制的过程中,没有按照正规的档案交接程序来妥善处理档案交接手续,应该履行的程序没有照办,需要核查的没有认真核查,需要盖章的没有及时盖章,没有档案交接工作程序的正确流程。
4. 档案交接监管不严格
在一些事业单位普遍出现档案管理人员对档案交接工作抱着漠视的态度,在档案交接中不但不执行监督管理工作职责, 甚至对档案交接工作直接抵抵触。档案管理人员对交接工作只是一个形式问题,对档案交接的工作出现的问题,没有直接追究任何责任和相应惩罚政策实施,监督和管理都不到位,没有监督管理制度可遵循,这样就更加纵容档案管理的不重视的态度。
二、完善事业单位改制后档案交接工作的管理力度
1. 建立规范档案管理工作程序和规章制度
在事业单位档案管理中,档案交接是一个重要的环节,事业单位应该大力关注对档案交接工作的程序,尤其是事业单位的档案管理负责人应该将档案交接工作列入单位的工作计划和工作管理规划中,保证每位员工对档案管理有高度重视的积极态度,因为档案关系到每位员工自身的利益,积极配合档案管理工作的开展,档案管理对档案管理工作需要建立合理规章理制度和执行规范,以便保证档案交接工作的有序性、规范性、 制度性。当员工发生工作变动时严格遵守规章制度,严格执行规范的档案移交程序,体现事业单位良好的制度风范。规范档案管理部门的行为,在发展的最大的程度上实现经济利益和社会利益的相结合,使档案管理部门不仅能实现自身的长远发展, 也能为社会经济的发展和进步做出应有的贡献。
2. 建立健全明确的档案管理交接责任制度
事业单位档案管理人员工作的调动、更换、离职及变动到其他的单位工作以及超过三个月的休假,应该将档案交接手续全部办理之后再离开。离开前做好档案交接准备工作,为档案顺利移交做好准备,对档案做好清点工作,保证档案的完整性。 将档案交接管理的工作职责落实到相关的工作人员,严格按照工作程序办理档案交接手续,各个档案交接程序的办理需要各个部门紧密配合,如出现拖延,延缓,脱节等现象发生,严肃追究相关工作人员的责任并给予严厉的处分,建立法律法规来规范和约束这种档案管理机构,明确责任和义务。健全责任分明的运行体制,发扬事业单位的制度精神。
3. 创建严密细致的档案交接流程
为了实现事业单位档案交接工作制度的有效实施,事业单位对交接工作流程制定并执行需要细化分工,首选要按照档案行政管理部门规定制定交接的登记表,将监督人员、接收人员、 移交人员的情况记录上去,对当下的档案进行记录与核查。其次按照规定制定出一个档案管理制度,制定档案数据表。还要细化在交接中如有没有完成交接的工作要仔细填写完整,细致入微到每一工作步骤,每一页交接的数据资料都必须要移交档案管理人员、接收人员、监交人员均需要签字,一式三份,一份由档案管理处保管,一份存于事业单位的文档管理中,一份存放于事业单位,这样按照规定的流程有序的执行,确保没有遗漏,保证档案的交接顺利进行,体现事业单位的工作严谨性作风。
4. 打造档案交接管理业务知识强硬的管理人员
扩大档案管理工作的宣传力度, 通过档案管理工作对事业单位带来的收益以及档案管理发挥的价值贡献,让大多数事业单位的领导们重视档案管理。从目前的事业单位改制的实际运行情况来看,有效督促学习,加强档案交接管理工作的业务知识学习和培训是很必要的。任何一个单位新任档案管理人员如果不熟悉档案管理的具体操工作流程,即使有完善的交接制度和规范,也不能胜任档案管理工作。所以定期的培训学习,定期的考核是增强档案管理人员的业务知识的有效手段。因此档案行政管理部门应该每年为各个事业单位档案管理人员编发学习档案管理的相关资料,事业单位每年定期都必须组织和安排档案人管理员进行档案管理专业知识的学习和业务技能的培训, 保障档案交接工作完整性、连续性、衔接性。弘扬事业单位的工作专业性作风。
结语
事业单位体制改革进程中,按照现代管理理念,交接的档案管理对于事业单位是一笔巨大财富资源, 相对整个社会也都有着非常重要的见证价值和可开发的信息资源。所以在当下积极创建档案管理中心的综合强化管理, 进一步推动档案管理中心与市场的的运作相结合,开拓出新的服务理念,服务于广大人民, 服务于社会发展的正能量信息资源, 实现了市场经济发展下档案信息资源的合理有效的资源配置和专业化,科学化的管理,这对事业单位和社会的发展进步打开一条新路径。健全档案管理交接不仅仅对体制改革中的事业单位档案资源进行妥善接收和保管, 同时还可以避免改制过程中档案信息资源的流失和损坏, 高度体现了档案管理交接的社会价值。加强对事业单位档案交接的管理,实现档案的管理价值,将对社会的进步和发展有着不可估量的意义。
参考文献
[1]林琼婵.探究事业单位改制的档案交接工作管理[J].赤峰学院学报,2013,07(25).
[2]王辉.事业单位改制档案交接工作管理的探究[J].中国职工教育,2014,05,(25).
影响基层单位、一个系统乃至一个地区构建和谐档案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。2007年4月，国家档案局下发了《关于加强对基层单位档案工作监督、指导的意见》，其中提到“基层单位的档案人员普遍身兼数职，而且调动较为频繁，这给基层单位档案工作的发展带来了一系列影响”。各级档案行政管理部门不但深有同感，而且在缓解档案人员“身兼数职、调动频繁”的状况方面十分乏力。因此，如何将由此产生的影响降到最低就成为当务之急，而其中解决好交接问题更是首当其冲，因为工作交接不力已经令很多新任档案人员饱受其苦，令单位的档案工作深受其害，更使构建和谐的档案工作成为空谈。
一、基层单位档案人员调整和工作交接状况
以北京市崇文区为例，2006年11月和2007年4月，崇文区档案局先后两次调查区属单位档案人员状况，结果表明，半年之内，全区110个单位中有20个单位更换了档案人员，有的单位不只调整了一次，其中一个单位竟然四次换人。从第二次调查看，全部档案人员中连续从事档案工作不满三年的有55人，相对专职的只有12人，兼职档案员中以档案工作为主的也不多。虽然《北京市实施〈档案法〉办法》规定了“各单位应当保持档案工作人员的相对稳定”，但是，面对很多单位频繁换人的局面，档案局显得束手无策，这就使规范档案工作交接显得尤为重要。
近年来的指导和检查工作表明，档案交接手续不正式、不严密，监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在，致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况，如找不到档案工作制度，不清楚各门类档案的数量，不了解各年代档案在库内、柜内的分布，不掌握前任档案员有多少没有完成的工作，不知道全宗卷、编研材料为何物，个别单位甚至找不到档案柜钥匙，档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是：新任档案人员一接手就感到一头雾水，在凌乱的局面中艰难起步，很容易挫伤工作积极性；档案工作前后脱节，出现工作贻误时难以尽快补救；一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭；档案局检查时，发现档案去向不明等严重问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。另一方面，档案行政管理部门需要随时准备对新任档案人员进行个别培训，反复指导频繁换人的单位夯实工作基础。这使其陷入被动应付甚至疲于奔命的状态，大大减少了调查、研究和解决新问题的人力投入，在一定程度上干扰了档案事业整体发展计划的执行，进而对整个地区建设和谐档案工作产生一定影响。
经过调查分析我们不难发现，造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面：①领导不重视，认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位，并要求两三天内与接管人员交接完毕，新老档案人员只得仓促交接，并且没有安排专人负责监交；②有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而提不出具体要求，更没有规定具体的交接手续；③有的档案人员带着情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马，听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接；④办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员不敢或无法办理正式交接手续；⑤由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁，档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚，没有能力办理严谨的交接手续；⑥一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享，因而交接时有意回避重要和关键问题；⑦个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况，无法办理交接手续；⑧新任档案人员毫无经验，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题。
二、规范基层单位档案工作交接的具体建议
造成档案工作交接不力的种种表面原因背后，我们应该看到，最根本的原因其实是缺乏制度保障，缺乏良性运行的工作机制，缺乏规范的手续、有效的引导和检查。档案行政管理部门应对自身工作查漏补缺，在监督指导上有所作为，这样才能从根本上解决问题。
（一）转换思路，从加强制度保障入手
工作交接在各行各业普遍存在，一般不外乎财、物交接和工作经验、方法的交接，其中财、物交接是实实在在的，往往成为交接的主要内容。如果把“财”的交接具体化为会计工作交接，那么我国《会计法》对此做出了专门规定，而《会计基础工作规范》对会计工作交接的责任、准备工作、正式手续和监交要求等做出了更加详细的规定。相比之下，作为“物”的“档案”的交接在《档案法》中没有明确规定，《机关档案工作业务建设规范》虽然规定了“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”，但是过于笼统。
由于缺少具有操作性的规定，长期以来，严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态，交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力，交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗，但实际工作难以衔接，一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。档案局如果还是提出“要做好交接工作”的宏观要求显然不能解决来自领导和档案人员主观方面的各种问题。因此，各级档案行政管理部门应当转换思路，从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。
目前，《中华人民共和国档案法》的修改工作已被国家档案局正式提上日程，建议增加对做好档案工作交接的规定，使这项看似简单、琐碎，其实关乎档案事业全面、协调、可持续发展的工作有法可依。同时，地方档案局应制定本地区档案工作交接的具体办法，使主观上愿意或不愿意严格进行交接工作的单位和人员都能够在具体操作上有所遵循，做到手续严谨，责任明确，从而保证档案工作的连续性，维护档案的完整与安全。
（二）明确职责，建立良性运行的工作机制
第一，单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性。应特别强调这种情况不但要有人代管，时间较长的还应进行正式交接。
第二，档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件，如：有准备、有计划地调换档案人员，保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象；将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制；根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间；对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。
第三，交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。
移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案，暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。
接管人员则应做好接交工作：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；抽查电子档案和机读目录是否可读；学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告接交的具体情况。
当移交人员因病或其他特殊原因不能办理移交手续时，接管人员应在到岗后立即清点核对检索工具和档案数量等重要项目，存在疑问的向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经有关领导审查签字。
第四，任何行业中进行财、物交接，监交工作都必不可少。档案交接也应该安排专人负责监交。一般来说，档案人员办理交接手续，应由档案工作所在部门负责人监交，而档案人员同时为部门负责人的，应由本单位主管档案工作的领导监交。监交人员应坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手续并进行审查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜绝弄虚作假的行为。
（三）细化手续，加强监督和检查
国家关于档案交接手续方面的规定只有《档案交接文据格式》（GB/T 13968—92），用于档案室、档案馆移交和接收档案，不适用于单位内部人员交接。为使档案工作交接制度得到真正落实，使档案局的监督检查工作能够有据可查，使执法机关发现档案丢失等违法行为时便于调查取证，档案行政管理部门有必要统一并规范本地区档案人员工作交接的文据格式。
交接文据可以包括如下表格：①交接总体情况登记表，记录移交人员、接管人员和监交人员的基本情况以及档案工作制度、检索工具、现存及移出档案、全宗卷、基础登记、档案库、柜钥匙等核对和交接的基本情况；②档案工作制度一览表；③档案检索工具一览表；④现存和移出档案数量统计表；⑤未完成工作登记表。特殊情况在表中不便于填写时应另附详细说明。每页交接文据都应有移交人员、接管人员和监交人员的签字。交接文据应一式三份，一份交同级档案行政管理部门或上级档案业务主管部门，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。
各单位调换档案人员应在双方交接之前通知同级档案局或上级单位档案业务主管部门，档案局或上级主管部门应及时前往监督检查。对于无正当理由不按规定办理档案工作交接手续或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人应进行通报，造成档案损失的依法对个人或者单位给予行政处分或行政处罚。
（四）有效引导，编发简明学习材料
从目前情况看，档案工作领域尚未实现先持证后上岗，绝大多数档案人员是先被安排到档案工作岗位，再参加培训取得岗位资格证书。因此，几乎每名档案人员接手时都对档案工作一无所知。即使交接制度制定得再细致，手续规定得再严密，接管人员如果对档案工作中常识性的概念不了解，也难以完成各项清点核对工作。档案专业书籍（包括岗位培训教材）虽然不少，但是篇幅较长，档案人员不可能在交接前的短暂时间内完成自学，即使翻看了，恐怕也难得要领。因此，有必要专门为新任档案人员顺利交接编写“入门概念和知识”，用通俗的语言和尽量短的篇幅解释交接工作中必然遇到的专业问题，如全宗、全宗号、全宗卷、档案门类、检索工具、档号、集中统一管理、各门类档案归档时间、编研材料、常规档案工作等等。
另一方面，工作交接中前任向后任介绍基本情况、传授工作经验和方法也是十分重要的方面。前任的一句话、一个提醒往往能让后任少走不少弯路。但是这方面的交接主要依靠移交人员的主观愿望和能力，难以用制度去约束，用手续去落实。而移交人员出于各种原因能够做到知无不言、言无不尽的并不多，接管人员又往往提不出问题。档案行政管理部门可以结合档案室的工作特点，替新任档案员提些问题，如：本单位保管了几个全宗的档案？哪些门类的档案？检索工具有多少种，分别有多少册？室藏档案数量是多少？档案起始时间与本单位成立时间是否一致？本单位曾移出了哪些档案？现存档案与移出档案之和是否等于应该归档的全部档案？ 尚有哪些应该归档而未归档的文件？本单位档案有多少个存放地点？档案库、柜的钥匙有多少套，由谁保管？档案利用情况如何？编写了哪些参考资料？近两年本单位为档案工作大约投入了多少经费，用于哪些方面？近年来收到了哪些需长期执行的档案业务文件？本单位档案工作或档案人员获得过哪些奖励？接受了哪些检查或评审？档案工作还存在哪些突出问题？ 这样的问题可以编成“工作交接应问应知”，帮助新任档案员从前任那里最大限度地获取信息和经验，尽快熟悉本岗位工作。
档案行政管理部门应通过一系列措施，使工作交接做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，手续上有记载，工作上有监督，操作上有引导，使各单位档案工作交接成为对前段工作认真盘点、查漏补缺的过程，从“越交越乱”变为“越交越清”，最终使工作交接在建设和谐档案工作的过程中不再成为障碍，而是成为档案工作向前迈进的新起点。
关键词：档案行政；权力清单；责任清单
《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》指出，要强化权力运行制约和监督体系，推行地方各级政府及其工作部门权力清单制度，依法公开权力运行流程。为落实中共中央提出的改革要求，档案部门也相继开展起档案行政权力清单制度的建设，并按照权责一致原则，开展起构建与档案行政权力清单相关的档案行政责任清单制度建设。档案行政权力清单制度的建设是一项新工作，许多问题都需要探讨。这里就档案行政权力清单与档案行政责任清单的一些基本问题做一探讨。档案行政权力清单与档案行政责任清单的内涵
1.1 档案行政权力清单的内涵。有关权力清单的内涵，目前尚无统一的含义。有学者认为：“所谓‘权力清单’，简而言之，就是要把各级政府和各个政府部门所掌握的各项公共权力进行全面统计，并将权力的列表清单公之于众，主动接受社会监督。”[1]也有学者认为：“权力清单就是对于各级政府及其各个部门权力的数量、种类、运行程序、适用条件、行使边界等予以详细统计，形成目录清单，为权力划定清晰界限。换言之，清单所涵盖的范围就是行政权力的合法行使范围，清单以外就是行政权力不能随意进入的范围。”[2]尽管一些专家、学者对权力清单内涵的表述不一，但笔者认为，其所含的基本要素是一致的。由此，可以对档案行政权力清单的基本要素作如下认识：一是清单是档案行政权力的表现形式和载体。即档案行政权力在梳理、科学归类后以清单为载体，列单明细，对外公布。二是档案行政权力清单的内容应包括档案行政职权、行使依据、主体及流程等。简单来说，就是将各级档案行政管理机关的档案行政权力晒在阳光下，规范档案行政管理机关的档案行政权力边界，必须按照清单所列档案行政权力依法行政，不允许越权。档案行政权力清单宣示和明确的是“法无授权不可为”的法治理念。凡是档案行政管理机关依法可行使的档案行政权力均列在清单上，未列的档案行政权力，即法未授予的档案行政权力，档案行政管理机关均不得行使，行使即构成违法。对档案行政管理机关来说，“法无授权不可为”就具体明确化为“权力清单上未列者不可为”。
1.2 档案行政责任清单的内涵。有关责任清单的内涵，目前也尚无统一的含义。有学者认为：“责任清单是指政府采用清单的方式，列明政府部门承担的责任事项，公布责任事项的承担主体和追责情形，明确部门间的责任边界。”[3]也有学者认为：“责任清单的含义是‘法定职责必须为’，明确了行政机关职权之下相对应的责任。”[4]依据这些认识，可以这样认为，档案行政责任清单是档案行政管理机关将所有法律、法规赋予档案行政管理机关的职责统一整理、归纳为一张清单，向社会公布，接受社会监督。档案行政责任清单宣示和明确的是“法定职责必须为”的法治理念。因此，各级档案行政管理机关对于档案行政责任清单上列出的法定职责，必须认真履行，不履行即构成不作为，就属于违法并应承担相应的违法责任。对于档案行政管理机关来说，“法定职责必须为”就具体明确化为“责任清单上所列职责必须为”。
档案行政权力清单与档案行政责任清单的区别
2.1 两者的目的不同。建立档案行政权力清单的目的是为了建构符合现代市场经济规律和法治要求的档案行政管理机关的角色；理顺各级档案行政管理机关的职责，推动档案行政管理机关职责的规范化、法制化。具体来说，就是为了控制档案行政权力并使其在法治的范围内行动，按照“权力法定”、“法无授权不可为”的法治原则，梳理档案行政管理机关的档案行政权力，使档案行政管理机关行使的每一项档案行政权力都有明确的法律依据。这样，可以规范档案行政权力运行，减少档案行政权力行使过程中的随意性，避免权力寻租；可以进一步厘清层级之间的职责关系，突出不同层级档案行政管理机关的管理和服务重点，提高档案行政管理机关的行政管理效能。
“‘责任清单’的目的在于建立与权力相适应的责任追究体系，减少遏制权力乱象，一旦权力不作为或者乱作为，有关责任主体必须付出相应的代价。”[5]制定档案行政责任清单的目的在于通过档案行政责任清单，明确档案行政责任主体，健全问责机制，促进档案行政主体（档案行政管理机关）积极主动履行职责，避免不作为。档案行政管理机关要勇于负责、敢于担当，切实履行职责。具体来说，按照“法定职责必须为”的法治原则，明确档案行政行为和与之相应的法律后果，确保每一个档案行政行为都有明确的档案行政责任和责任主体，做到权责一致，权责自负。
2.2 作用不同。档案行政权力清单按照“法无授权不可为”的要求，主要解决档案行政管理部门乱作为的问题。具体作用有四个方面：一是划定档案行政权力边界。以清单形式对各项档案行政权力的边界进行明确规定，可以使档案行政权力在法治的轨道上运行，有效减少档案行政权力越界行为，维护法律法规的权威性；二是规范档案行政权力运行。档案行政权力清单有助于构建权责统一、清晰具体、密切协同且无交叉的权责体系和程序化、法制化的档案行政权力运行流程，规范档案行政权力运行，杜绝乱作为；三是确立制度性授权。档案行政权力清单对档案事务的办理流程、相关的法律依据、岗位的权责范围做出非常具体的规定，确立了一种制度性授权机制；四是强化社会监督。档案行政权力清单的监督功能贯穿于档案行政权力运行的始终，具有监督主体广泛、监督内容明确、监督途径多样、监督力度增强的监督功能优势，对权力运行构成刚性监督的高压态势。
档案行政责任清单按照“法定职责必须为”的要求，重点是解决部门“不作为”问题。具体作用有三个方面：一是推行档案行政履职规范化。通过清单列表方式明确档案行政管理机关所承担的档案行政责任，划清档案行政责任的行使范围使档案法定职责具体化，操作规范化。二是推动档案行政追责程序标准化。按照有权必有责、用权受监督、违法必追究的原则，档案行政责任清单依据相关法律、法规和规章，全面梳理追责情形和追责依据，形成档案行政责任追究机制，明确实施主体、追责方式和追责程序，使追责程序标准化，便于问责追责。三是警戒预防潜在档案违法冲动。通过梳理档案行政责任清单目录并予以公开，使得档案行政管理机关及其工作人员清楚自己的职责所在，以此划定档案行政行为的“警戒线”，使在档案行政管理机关及其工作人员在履行职责时，就事先知道那些档案行政行为可以作为，那些不可以作为，以及其行政行为导致的各种后果。同时，也使档案行政管理机关及其工作人员增强责任意识，预防其潜在档案违法冲动。3 档案行政权力清单与档案行政责任清单的关系
档案行政权力清单与档案行政责任清单是相互配套、监管制约的关系，两者密不可分，都是转变档案行政管理职能、依法治档的重要举措。
3.1 相互配套。档案行政权力清单与档案行政责任清单是共生的，有权必有责，权力和责任是统一的，拥有多大的权力就应当承担多大的责任，负有多大的责任才赋予多大的权力。档案行政管理机关要行使档案行政权力，就要承担对等的档案行政责任。档案行政权力清单厘清了档案行政管理机关的档案行政权力界限，清理了一些没有法律法规规章依据、不符合全面深化改革要求和经济社会发展需要的档案行政权力，明确规定了哪些行政职权事项档案行政管理机关必须为、哪些事项不能为，主要解决档案行政管理机关乱作为的问题。档案行政权力清单规范了档案行政权力运行，有效挤压了权力寻租的空间。档案行政责任清单则是明确档案行政管理机关的职责边界，一旦不作为、乱作为，就必须承担相应的责任。档案行政责任清单按照“法定责任必须为”的要求把“该管的事管住”，主要针对档案行政管理机关不作为的问题。两张清单，相互配套、相辅相成。
关键词：档案行政；权力清单；权力清单制度
1 构建档案行政权力清单的原则
1.1 职权法定原则。“职权法定原则是依法行政的基本原则之一，它是行政机关及其公务员在依法行政中必须首先遵循的原则。”[1]职权法定原则的含义主要有两方面：其一，档案行政职权来源法定。档案行政管理部门的职权，是通过立法设定和赋予的，只有立法设定和赋予的职权才是合法的职权，立法以外其他途径不能产生行政职权，档案行政管理部门不能在立法之外获取职权。也就是说档案行政职权来源具有唯一性——立法。其二，档案行政职权范围法定。行政职权不是空泛的“虚权”，而是有特定对象和特定内容的“实权”。任何一项行政职权，都有其适用的事项范围，没有事项范围的行政职权是不存在的。档案行政职权的适用对象和事项范围，也是立法确定的，档案行政管理部门是在立法确定的对象和事项范围内拥有和行使档案行政职权的，档案行政管理部门不能在法定的对象和事项范围外行使档案行政职权，也不能超出法定的对象和事项范围行使档案行政职权。
1.2 权责一致原则。“权责一致原则，是指让掌握和行使公共权力（包括立法权、司法权、行政权）而产生消极性后果的人承担否定性或对其不利的行政或法律后果、遭受制裁或惩处的原则。”[2]它实际是指法律赋予档案行政管理部门的职权，就是赋予档案行政管理部门的义务和责任。权责一致不仅仅包括档案行政权力与职责、责任一致，并且还包括档案行政权力、职责、责任与尽责一致。因此，档案行政管理部门必须采取积极的措施和行动依法履行其职责，如果要擅自放弃、不履行其法定的行政职责或违法、不当行使其行政职权，就要承担相应的法律责任。所以，在建立档案行政权力清单时，档案行政权力清单中的每一项职权都必须明确列出与之对应的职责，以及相关的责任追究内容，做到有权必有责，权责相对等，防止档案行政权力的异化。
1.3 简政放权原则。“推行政府权力清单制度，要以全心全意为人民服务和依法行政为根本前提，以简政放权为核心”。[3]“‘简政就是精简政务、精简机构和人员，重点是缩减行政权。‘放权就是将权力下放或将权力转化为权利，赋予社会（公民）或市场。”[4]简政放权原则就是把该由市场管的事情交给市场，该由社会管的事情交给社会，该由基层档案行政管理部门管的事情下放给基层档案行政管理部门，充分发挥市场在资源配置中的决定性作用，更好发挥社会力量在管理社会事务中的作用，更好发挥基层档案行政管理部门贴近群众、就近管理的优势，最大限度地激发社会活力。
1.4 行政公开原则。行政公开原则是行政法的基本原则。“行政公开原则是指行政机关的一切行政活动除涉及国家安全或国家秘密并由法律规定不得公开的以外，一律公开。它包括两个方面内容：一是行政机关的行政决策活动及其过程公开；二是行政机关制定或决定的文件、资料、信息情报公开。”[5]行政公开指的是档案行政管理主体在行使档案行政权力过程中，应当将档案行政权力运行的依据、过程和结果向档案行政相对人和社会公众公开，以使其知悉并有效参与和监督档案行政权力的运行。建立档案行政权力清单要依据行政公开原则的要求，实现档案行政管理部门的档案行政权力信息的公开，将档案行政管理行政主体的法定职权类型和内容、职权的履行依据、职权履行的流程和结果等内容进行公开，充分保证档案行政权力运行的程序正当性。除了法定的保密事项外，所有纳入档案行政权力清单的权力事项及其运行流程，都必须通过清单向社会公开，否则不得行使，做到“清单之外无权力”。
1.5 高效便民原则。高效便民就是要求档案行政管理部门要依法高效率、高效益地行使档案行政职权，最大限度地方便档案行政相对人。档案行政权力不明晰、不为公众所知，不可避免地会造成档案行政相对人办事难、办事成本高等诸多问题。档案行政权力清单一方面通过把法定程序流程化，方便档案行政相对人理解；另一方面明确办理时限和方式，其目的正是着眼于高效便民。因此，在建立档案行政权力清单时，要从服务档案行政相对人的角度出发，减少办事环节，简化办事程序，按照时间最短、环节最少的要求优化办事流程，提高行政效能。
2 档案行政权力清单制度的构建
2.1 档案行政权力清单的主要内容。档案行政权力清单可以由两部分组成：其一，档案行政权力事项目录；其二，档案行政权力事项详情单。
2.1.1 档案行政权力事项目录的内容。在档案行政权力清单中，档案行政权力事项目录的作用就是让档案行政相对人能够比较清晰地知晓档案行政管理部门到底有哪些档案行政权力，并且能够顺利查找到具体的档案行政权力事项详情。因此，档案行政权力事项目录并不是越详细越好，而是应当简洁明了。因为档案行政权力事项目录的主要功能就是为了提示与指引。
档案行政管理部门公布的档案行政权力事项目录，一般可以分为三级：第一级是档案行政管理部门职能范围。第二级是不同档案行政权力分类。如档案行政规划、档案行政许可、档案行政处罚、档案行政检查、档案行政确认等。第三级是具体的不同档案行政权力事项。如，制订档案事业发展计划，携带、运输或者邮寄档案出境审批，损毁、丢失属于国家所有的档案的处罚，等等。
2.1.2 档案行政权力事项详情单的内容。档案行政权力事项详情单是档案行政权力清单的核心内容。因为档案行政权力事项目录只是告诉档案行政相对人档案行政管理部门有哪些权力，而真正要把权力放到阳光下运行，主要还是需要通过档案行政权力事项详情单予以实现。档案行政权力事项详情单，除了列明档案行政权力事项的权力编码、权力名称、权力类型、法律依据等常规内容外，还应当包括以下三个方面的内容：一是权力由谁行使，包括法定权力主体、具体承办机构。档案行政权力事项详情单中应当分别列明档案行政权力主体与承办机构，权力主体代表该项权力事项的责任主体，而承办机构则是告知相对人哪个机构具体受理。二是档案行政权力怎样行使，包括法定程序、适用条件或者标准等要求。对此，档案行政权力事项详情单中的程序性规定，应当体现档案行政权力行使的方式、步骤、顺序和期间等要素。并应当制定法定程序与流程图，流程图则是法定程序的图示化，流程图应以档案行政相对人的视角，提示其整个档案行政权力运行过程的关键环节，要成为群众办事的向导图。流程图可以根据档案行政权力事项的类别统一绘制，如档案行政处罚的权力流程图可以统一为一般程序流程图和简易程序流程图。三是与相关权力之间的顺序与关系，包括纵向权力关系与横向权力关系。纵向权力关系指的是需要几个部门协同行使的权力事项。纵向权力关系，表现为上下两级部门需要对同一事项进行初审与终审。如果横向权力关系或者纵向权力关系不能在档案行政权力清单中有所体现，必然影响档案行政相对人对整个档案行政权力运行的理解。
2.2 依法确立档案行政权力清单。档案行政权力清单所列的档案行政权力必须有法律依据，这里的法律主要包括宪法、法律、法规、规章；国家政策、抽象行政行为仅作为档案行政权力存在与运行方式的参照依据。凡是没有法律依据的档案行政权力，都是不合法的档案行政权力，应予以取消，都不能进入档案行政权力清单；对于法律有规定，但是经档案行政管理部门清理后认为该档案行政权力已经过时、不合理，或与社会主义市场经济发展不相协调的，可以不列入档案行政权力清单，但是必须报相关立法机关批准。
2.3 规范档案行政权力清单构建程序。规范档案行政权力清单的编制程序主要从以下几个方面进行：
2.3.1 档案行政权力清单编制的启动程序。编制档案行政权力清单，一般由档案行政管理部门申请启动档案行政权力清理并编制档案行政权力清单，也可以由地方政府法制部门或编制部门直接决定启动档案行政权力清单编制程序。当然，档案行政权力清单编制启动程序最好由地方人大常委会决定。
2.3.2 档案行政权力清理程序。档案行政权力清理工作一般应由档案行政管理部门清理，当然也可以委托其他单位进行清理。档案行政权力清理的基本程序为：罗列档案行政权力项——征询档案行政相对人意见——征询相关立法机关的建议——确定档案行政权力事项——为档案行政权力事项编码——编制档案行政权力清单——绘制档案行政权力运行图。
2.3.3 档案行政权力清单批准程序。档案行政权力清单批准程序一般由地方政府法制部门或编制部门实施审核，最好由地方人大常委会实施审核。批准程序主要是对上报的档案行政权力清单及运行图的审核，符合法律法规规定权项予以批准，不符合法律规定的予以撤销，存在一定法律问题的予以退回重新编制权力清单。
2.3.4 档案行政权力清单公布程序。当档案行政权力清单经批准后，一般应由批准部门负责公布。当然，档案行政管理部门也可以公布。
2.3.5 档案行政权力清单实施程序。档案行政管理部门要严格按照档案行政权力清单规定的档案行政权限行使权力，违反档案行政权力清单规定权限的，应当承担双重违法责任，即违反档案行政权力清单的法律责任和违反原法律规定的法律责任。
2.3.6 档案行政相对人参与民主协商程序。无论在档案行政权力清单编制还是在实施过程中，都应充分发挥档案行政相对人的聪明才智，听取档案行政相对人的意见，进行民主协商。
2.3.7 档案行政权力清单修改、废止程序。当法律修改、废止时，需要对档案行政权力清单进行及时调整，其程序与档案行政权力清理程序基本相同。
3 构建档案行政权力清单的配套制度
3.1 建立档案行政权力清单动态更新机制。档案行政权力清单制度建设不是一次性的工程，而是一项长期性的不断完善的制度；不是一次梳理和公布就简单完成的工作，而是一项持续性的工程。这是由于档案行政权力具有变动性决定的。“行政权力并非一成不变，相反为适应社会和发展需要行政权力展现易变的特性。”[6]“行政权力的分配不是一劳永逸、一成不变的事情。社会的不断发展变化会带来行政权力客体的变化，人们的思想意识也会不断地深化和提高，相应的行政权力也会随着社会的逐步发展面临一个再分配的问题。”[7]这意味着档案行政权力清单是动态的，而非静态的，档案行政权力清单应随着档案行政权力的变化、变迁而及时加以调整和修改。由此也决定了档案行政权力清单是一项没有终点的持续性的工作，这就要求档案行政管理部门要及时跟踪档案行政权力的变化情况，并将这一变化体现和反映在档案行政权力清单之中。所以，应对建设档案行政权力清单制度实行动态管理，当档案行政管理部门行使的档案行政权力发生变化时，要及时启动档案行政权力变更申报，报经编制管理部门和政府法制部门确认后，及时修改原档案行政权力清单。
建设档案行政权力清单制度实行动态管理，一要根据所在地区社会和经济发展的情况和档案事务发展的具体状况，依据档案行政相对人的实际需求，确定档案行政权力变动内容。二要制定档案行政权力清单以及档案行政审批标准化的动态管理办法，明确档案行政权力清单调整的依据、程序等，使档案行政权力边界和运行流程的动态调整切合档案事务发展实际、公开透明、规范合法、便民高效。三要建立健全与档案行政权力清单以及档案行政审批标准化内容相配套的档案行政裁量权基准制度，使档案行政裁量标准更加细化与量化，也使档案行政裁量的范围、种类和幅度更加科学规范。四要建立不同层级档案行政管理部门间的上下联动机制。要按照省、市、县（区）三级，逐级推进档案行政权力清单以及档案行政审批标准化工作。下级档案行政管理部门拟公布的档案行政权力清单内容和档案行政审批标准要经上级档案行政管理部门审核批准。为免于冲突和便于监督，在时间安排上还要遵循从上级到下级逐次公布。
3.2 构建档案行政权力清单制度的监督和约束机制。与所有的制度一样，档案行政权力清单制度的良好运行需要有强有力的监督和约束机制作保障，以避免其流于形式或者被束之高阁。因此，构建档案行政权力清单制度的另一个重点是全面建立档案行政权力清单制度的监督机制和约束机制，明确监督的范围、行使方式和责任追究的具体内容和具体形式，对违反档案行政权力清单的违纪、违规和越权行为严惩不贷。构建档案行政权力清单制度的监督和约束机制应当从以下几个方面进行：
3.2.1 构建完善的内部检查监督体系。档案行政管理部门可以采取自查、互查、抽查等多种方式，定期对档案行政管理部门所规范的档案行政权力清单工作以及具体的落实实施情况进行监督检查：一是对于档案行政权力清单制度本身的建设工作，巩固已经落实的工作成果，对还未落实的工作采取督办等方式，以使得相关部门积极投入到构建档案行政权力清单制度的工作之中。二是档案行政权力清单的实施工作，对于实施档案行政权力清单好的，取得经验的，总结加以推广。对于不按档案行政权力清单履职，或者履职不好或者越权的，要问责追究。
3.2.2 构建有效的外部监督检查体系。要以“法无授权不可为”和“法定职责必须为”为标准，加强对档案行政管理部门实施档案行政权力清单制度工作的全方位监督。一要强化专门监督作用。行政监察、审计等部门要依法加强监督，对档案行政管理部门实施档案行政权力清单情况进行全面监督。二要发挥社会监督力量。通过网络评廉、明察暗访、召开档案行政相对人座谈会、向档案行政相对人发放征求意见表等多种方式强化外部监督。
3.2.3 建立档案行政权力清单的考核和问责机制。一要将实施档案行政权力清单的监督评议结果作为档案行政管理部门、内部相关机构、相关人员绩效考核的重要指标并与奖惩机制直接挂钩；二要建立完善问责实施办法、档案行政执法责任追究办法等，对于不作为、慢作为、失职渎职、非法行政等情形，依法依规对相关责任人的责任进行合理、有效的问责追究。
*本文为2013年度国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）的阶段成果。
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