协同办公平台

协同办公平台（共8篇）

协同办公平台篇1

第一节总则

第一条为了提高集团工作效率，保障信息传递畅通，根据集团的实际情况，制定本规定。

第二条本制度适用于集团及各下属公司OA系统的管理。OA管理网络系统是管理信息传递的有效平台，它集合了各方面信息，也是实施企业管理、技术管理，质量管理和其他管理的重要工具。

第三条员工上班第一时间必须登陆OA系统，及时查阅相关信息和处理各类文档、审批表单。

第二节管理职责

第四条集团综合办公室负责统一管理，内设专人作为OA管理员，各下属公司由行政专员作为项目公司子系统的OA管理员，各部门负责人应指派专人对本部门版块进行管理。

第五条OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效。

第六条OA管理员根据不同工作、不同岗位、不同团队的性质，确定权限与设置部门要求；凡需变更权限的员工应具合理变更理由向综合办公室提出申请，由综合办公室决定是否给予权限。随集团员工调动、离职或违反集团纪律的，OA管理员须及时调整、取消或暂停其权限。

第七条员工如发现OA系统本部门版块运行中出现问题，应立刻联系OA管理员，由管理员牵头解决，该部门应指定人员予以协助。

第八条相关文件、审批单由发起人对发起内容进行管理。

第九条为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务。

第三节日常使用

第十条OA系统正常运行期间，集团所有收发公文、通知、请示、联系单签复、合同会审和有关资料传递，除特殊情况外，均在网上进行。

第十一条集团重要会议、周例会的纪要（记录）应于会议召开后2天内在OA上发布。第十二条合同会审、联系单签复等办公流转表单相对责任人应在24小时内给予回复；第十三条急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在第一时间回复。

第十四条对集团制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

第十五条发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

第十六条严禁在OA上发布不健康的内容和带有病毒的文件、图片等；

第四节保密要求

第十七条员工要妥善保管好自己的密码并及时更新，及时修改系统初始密码，不得将用户名和密码外泄给他人使用；

第十八条任何人不得随意让集团无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载涉密的内容；

第十九条凡是涉密的内容如需发布，须严格设定查看权限。

第二十条如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。

第五节附则

协同办公平台篇2

1 供水协同办公平台设计

1.1 协同办公平台应用架构

通过对供水行业办公系统的需求调研和业务流程分析,大部分城镇供水办公信息化系统是基于C/S架构来实现简单供水业务流程的管理,且与实际供水业务联系甚少。本系统建设中使用了符合J2EE标准的软件架构,采用B/S架构三层结构思想,使用HTML、Servlet、JSP、JavaBean等技术[2],采用Tomcat中间件应用服务器及Microsoft SQL Server 2000数据库,系统应用架构如图1所示。

1.2 协同办公平台体系结构

城镇供水协同办公平台除了日常行政事务管理、综合信息服务外,还涉及到供水管网地理信息系统[3](GIS)、视频监视系统[4]、水厂自动化监控系统、供水调度系统等。为实现信息共享和系统集成,要求协同办公平台能够满足信息化建设应用现状,同时适应信息技术发展。从系统结构的开放性、灵活性以及实施的经济角度出发,提出城镇供水行业的协同办公平台框架体系结构如图2所示。

协同办公平台通过信息集成,建立企业各应用系统之间的横向与纵向联系,提供开放式软件接口,使得开发的各种应用能通过该平台进行信息交互和协作运行。一方面,提供数据管理和数据通信服务,支持分布环境中信息的存取;另一方面,通过过程管理,实现企业管理业务过程监控、过程执行等功能。

2 协同办公平台功能

城镇供水协同办公平台功能主要包括三个方面:完成公司内部的办公自动化系统,用于内部公文管理和信息交流;建立公司的网站,用于对外信息发布和水情公开;实现供水生产监视、监控、调度、管理、服务一体化信息集成平台,完成多种信息源的数据共享。各类人员可以根据权限通过协同办公平台浏览公司所有信息系统,获取自己所需数据。办公自动化系统除了包括通知公告、新闻中心、公文流转、日程安排、办公管理、信息管理、系统设置、流程审批、知识中心外,针对供水行业的业务特点,添加了地理信息系统(GIS)、视频监视、呼叫中心、供水调度等子系统。主要功能如下:

2.1 知识中心

知识中心是在保障信息安全和使用权限的基础上,构建一个信息资源的共享平台,使企业规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资料、工作总结等能够在员工之间得到广泛传播。具体实现信息发布、信息借阅、信息收藏与推荐、文章转入工作流、信息分类订阅、文档分类管理、权限管理等。

2.2 业务流程审批

流程审批主要实现企业内部公文、请示、汇报、各种审批实现等的流转自动化,包括从文件的拟稿,到文件审批、办结归档的过程,文件经办人员可以查询具体办理进度,解决协同工作及透明度的问题。

2.3 呼叫中心

呼叫中心实现企业形象对外宣传、企业信息对外发布等功能,是企业与客户联络的通道。在该子系统中,实现报修投诉、水费查询、欠费催缴、停水信息查询及自动发布、业务咨询、人工处理等。

2.4 与供水生产调度系统接口

针对供水行业的业务特点,添加了与地理信息系统、视频监控、自动控制、供水调度四个子系统的接口,实现企业内部信息资源共享。

1)地理信息系统:实现管网数据的录入、检查和快速查询;实现从取水口、水厂到用户的供水管网相关资料的统一管理;管道施工和维修资料管理;与调度系统相连处理管网突发爆管事故,采用准确的关阀搜索方案和优化算法,制定出合理的事故应急处理方案等。

2)视频监视:在各净水厂与泵站的关键场所建立安全生产视频监视系统,在协同办公系统平台上,按要求随时调阅或同时浏览各监视子站点的视频画面,并在大屏幕上显示。

3)自动监控系统:在各水厂建立自动监控系统,实时显示生产工艺数据,形成各项数据历史记录,还可以查询历史数据报表,并能够将监测的数据绘制成趋势曲线。

4)供水调度:供水调度系统适用于供水企业远程监测供水管网,在协同办公系统平台上可以远程监测供水管网的压力及流量情况,科学调度各水厂启停供水设备,保障城镇供水压力平衡和节能生产。

3 呼叫中心子系统介绍

3.1 呼叫中心功能与结构

随着计算机技术、通讯技术、网络技术、客户需求及各行业业务的发展,呼叫中心已经成为许多企业的综合信息服务系统,为用户提供系统化、智能化、个性化、人性化的服务,使企业的客户服务与支持和增值业务得以实现,并提高了相应行业的服务水平和运营效率。

供水企业呼叫中心的设计内容包括如下几个主要模块:工单管理、咨询中心、报修投诉、公告管理、质量检查、系统管理、记录查询,其中支撑模块功能有工单管理、水费查询、欠费缴费、业务咨询等。各个功能模块定位明确,相互依赖,其核心模块为工单管理。工单管理实际依托的是工作流技术,它针对顾客出现的各种问题,用工作流技术详细地记录和反映整个处理过程。供水企业呼叫中心体系结构如图3所示。

1)工单管理:对受理单信息的增加、查看、修改、删除、打印等功能。工作人员可以按工单编号、客户名称、客户电话、开始日期、结束日期、受理类型等相关项目查询受理单。可以用Excel导出受理单。

2)公告管理:供电所进行线路负荷转移或者道路修建等原因,上级会发布停水公告;接线员处理一个业务单,上交给受理人员,受理人员会接收到受理单信息。工作人员可以查看、标注、删除公告和信息。

3)报修投诉:按照工作流的思想处理报修流程。完成申报、受理、领料、维修、回访的流程化管理。

4)客户管理:指对客户信息的管理。可以添加、查询、修改、删除客户信息,浏览客户资料详情。

5)系统管理:是指系统管理员可以按工号、姓名、电话和所属部门查询、增加工作人员。还可以给相关人员分配数据权限和数据角色,可以修改或者注销工作人员。

6)记录查询:这里记录每个接线员的电话录音,工作人员可以清空、查询接线员任意时刻的录音内容。也可以根据客户姓名、开始日期、结束日期、来电号码、来电内容、服务内容、受理类型、呼叫方向(呼入、呼出)进行查询。

3.2 报修流程介绍

报修流程是按照工作流[5,6]的思想流转的。根据实际的经验,设备报修主要有两种:户外报修和楼房用户的报修。

户外的供水设备报修有:

1)道路、街巷、新村、胡同等管道、配件和附属设备的漏水,接报后24小时内赴现场维修处理。

2)道路管道、配件和附属设备的突然爆裂漏水,接报后立即出动止水,并连续抢修处理。

楼房用户的报修有:

1)若遇突然水管爆裂漏水或断水的紧急报修,接报后2小时内赶到现场抢修处理。

2)楼房内由本公司抄表的水表、表前阀门、水表接口处发生一般漏水的报修,接报后24小时内或按与客户约定的时间上门维修处理。

3)用户突然停水、水质混浊、销户后水表仍然工作,水费查询等等问题。

常见的用户报修流程流程图如图4所示。

具体流程说明:针对客户水表、水质、停水等问题进行咨询或者投诉,话务员接到电话后根据客户反映的问题判断是欠费还是其他问题,若水费查询显示欠费,话务员只需提醒用户续交水费即可。若是水质混浊、停水、漏水等问题,根据实际情况填写业务受理任务单,并提交给业务部门,业务部门处理后递交给总公司生产科,生产科采取相应措施后根据具体情况安排相应区域维修部门到现场维修或者由生产科派员到现场勘查,尽快解决问题。整个处理过程通过协同办公平台可以随时查验各部门的应急处理流程。

4 结束语

该文针对城镇供水行业的特点,做出了城镇供水协同办公平台的系统设计,该平台实现供水生产监视、监控、调度、管理、服务一体化信息集成平台,完成多种信息源的数据共享,通过呼叫中心子系统随时为用户提供服务,系统提供规范、灵活的流程管理,具有使用方便、功能齐全、安全性好、可靠性高等特点,在实际应用中取得了良好的效果,实现供水业务流程的灵活定义和电子化管理,既满足供水行业的发展需求,又为相关部门、个人提供更优质的社会化服务。

摘要：为了提高城镇供水企业的管理水平和服务质量,及时响应客户的咨询,需要对城镇供水行业信息化协同办公系统进行研究。该文介绍了系统的体系结构和功能,并以供水行业报修流程为例,介绍呼叫中心子系统。系统在实际应用中与企业门户网站、呼叫中心、视频监视、自动控制、供水调度等协同运行,实现供水业务流程的灵活定义和信息化管理。

关键词：城镇供水,协同办公,呼叫中心,报修流程

参考文献

[1]王长富,罗晓沛.基于WEB和J2EE的办公自动化系统的设计[J].微电子学与计算机,2007,24(8):4-7.

[2]陈川.基于MVC设计模式构筑JSP/Servlet+EJB的Web应用[J].计算机工程,2001,27(11):71-73.

[3]廖敏辉,吴玉琴,张钺.广州市供水管网地理信息系统的开发与应用[J].给水排水,2002,28(4):81-84.

[4]宋磊,黄祥林,沈兰荪.视频监控系统概述[J].测控技术,2003,5:1-3.

[5]罗海滨,范玉顺,吴澄.工作流技术综述[J].软件学报,2000,11(7):899-907.

协同办公平台篇3

【摘要】科学技术的快速发展，带动了计算机技术和信息技术的发展速度。同时在信息化进程不断加快的基础上，人类进入了计算机网络协同工作的新领域，这也是信息化技术发展到一定程度的必然产物。文中对计算机网络协同企业办公平台的构建的背景进行了分析，并分别从当今企业信息化应用的发展趋势、计算机网络协同办公平台的模拟及计算机网络协同企业办公平台的实施进行了具体的阐述。

【关键词】计算机网络；协同办公；办公平台；信息化

1.计算机协同企业办公平台构建的背景

随着计算机网络的广泛应用，把人类带入了信息高速发展的时代，在这个时代里有许多工作特别复杂，单单靠一已之力无法完成，在工作中需要多人运用自己的智慧共同参与来完成，这即是协同工作。这点在企业当中有非常明显的体现，如在企业中给某一个部门分配一项任务，这时则需要部门中的几个人共同来协同工作，使任务得以圆满完成。在网络高速发达的今天，信息都集中上网络上进行传播，所以当你需要大量的信息资源时，如果单靠自己的能力去搜索查找，则会相当困难，不仅费时费力，也很难保证所搜索到的信息的质量。在这种情况下如由多人共同协作来完成，则会在较短的时间内完成，使工作效率得到明显的提升。所以由计算机网络支持的协作工作得以产生，并在企业中得以广泛的应用。

2.当今企业信息化应用的发展趋势

自改革开放以来，我国不仅经济取得了非常好的成绩，科学技术也取得飞速的发展，计算机技术、网络技术、信息化技术都得以大幅度的提高。近些年来，国家通过对企业信息化建设的大力的扶持，使企业也开始向信息化时代迈进。目前，随着计算机网络技术的广泛使用，产品的成本越来越趋于平民化，软硬件产品得以较大幅度的降低，所以这对企业在进行计算机网络设施建设时是十分有利的，成本的降低为企业提供了良好的硬件条件。同时，我国加入世界贸易组织以后，企业处于全球的市场经济的浪潮中，所以企业更急切的需要建立计算机网络协同办公平台，才能保证企业在全球化的市场经济条件下占有一定的优势。

随着网络的普及，企业在办公时都需要网络的支持，在目前的施工企业当中，对引进了多套管理系统来进行使用，这样员工在办公时则需要应用多套办公管理系统，同时还要在各个管理系统中进行不断的转换，不仅严重影响了办公效率，同时也造成了相互之间的混乱，使员工对利用网络办公产生厌烦的心理。所以在当今计算机网络技术普及的今天，更需要一个好的办公管理系统，这样将会在很大程度上调动员工工作的积极性和主动性，提高办公的效率。

3.计算机网络协同办公平台的模型

3.1传统的网络办公平台模式

在企业内部的办公模式中，很早已经应用了计算机网络技术，但是应用的范围与技术受到了一定的局限，所以在技术上还需要进一步的更新，以适应不断发展的时代要求。在传统的网络办公平台中，基本上只是对企业内部信息的共享，是通过对OA办公系统的改造来进行的。在企业的内部交流中，可以通过电子邮件的方式来进行沟通。在企业的首页，对各个系统都进行了综合性的管理，想要访问哪个应用系统，就需要进行频繁的切换登陆，在远程访问上受到地域的限制比较强。在信息的使用方面，比较注重于信息的功能性，而没有考虑到操作人员的可操作性，在管理上不够严谨，信息比较混乱。由于这种应用系统开发的比较早，所以在兼容性方面还不够成熟，系统的运行效率较低，不利于现代化的企业办公。

3.2基于计算机网络协同的企业办公平台

在信息技术以及网络技术不断发展的今天，对于企业的发展提出了更高的要求，同时将网络技术不断的优化，并将其应用到企业的办公中，可以有效的提高企业的运行效率，增加企业的经济效益。在对网络技术进行深化的过程中，以计算机网络为基础模型，结合企业的办公实际，建立起网络协同的企业办公平台，打造出一个安全可靠，优质高效的办公平台，为企业的运行提供有利的环境。网络协同的企业办公平台，对于企业中日常事务可以进行自动化的管理模式，在信息的沟通上更加的便捷。对于各种文档的管理提供了一个规范化的平台，对于企业的管理也更加的标准化。这种系统的建立，在操作上比较简单，实用性非常强，可以针对企业的运行实际开发优秀的办公系统，既满足了企业的发展需要，同时也满足了员工的工作需求，最大限度的为企业服务。

4.平台的开发和基于平台的协同办公实践

某企业基于Microsoft Visual Studio 2005 组织相关技术人员，开发了办公文档、技术资料、人力资源、生产管理和分析模块、设备资产管理模块等，并实现了强相关性链接开关机制，形成了协同办公的信息平台，即在统一的企业信息平台上彻底消除了企业内部存在的信息膨胀、信息孤岛、信息非结构化、信息非个性化等问题，提高了企业的管理水平和运营效率。

4.1精准的OA 定位

企业要对自身的OA有一个清晰的定位，到底是选单一的简单事物沟通、知识共享的OA，还是重点在业务、人事、财务过程管理OA；其次，要有足够的灵活扩展性。最后，OA作为一个全员使用的平台要快速上手。

4.2便捷性

企业在原局域网上架构办公平台，无需复杂的设施既可实现系统运作。支持企业远程办公和不间断服务，从而改变了传统的集中办公室的办公方式，用户可在任何时间、任何地点通过网络连接办公。

4.3可促进业务流程优化

“协同办公”是基于动态、规范、平滑和高效的流程体系，通过对企业现有流程进行重新整合，实现企业的规范化和高效运作；以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新。因此，“协同办公”能促进更加高效的管理流程的产生。

4.4促进知识管理

企业知识创新和积累需要有知识管理所需的完整的IT 工具、知识存储库和知识交流场所，以及基于知识的评估体系以支持企业对知识管理的分析和决策。“协同办公”的技术基础是企业的知识，企业的知识水平决定“协同办公”的水平。因此，“协同办公”使企业更加关注自己的知识水平。

4.5人性化

与企业信息门户结合的办公系统打开了一个通向企业资源的窗口。所有的企业资源都被整合在统一的平台上，并个性化地展示给不同的用户群组和个体，使用户们可以获得与自己最相关及最感兴趣的信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。

4.6可保证数据安全

整个办公自动化环境不仅是一个灵活、开放的环境，同时也提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等，并支持多级别、多层次的安全性定义。

5.结束语

协同办公平台篇4

欢迎各位的到来。

经常有人会问我，我们的业务，特别是我们的化工产业今天所面临的问题是什么。我的答案始终是一样。在当前经济环境低迷的条件下，我们如何要使中国化工不仅能够生存，还能实现繁荣发展？我们如何能够更好地为客户提供服务？还有，我们如何实现快速增长，如何对投资者更具吸引力？

当然，这些问题会有很多个答案。但是，我个人与很多其他企业的人一样，坚信我们的成功将依赖于在四个领域的变革：文化、创造力、业务组合管理和增长。在这里我会把这四个领域稍做展开来谈。

对于文化，我的看法是我们必须大力地、持续地进行人才培养和全体员工的培训，从而形成一个开放的、倡导协作的文化。我们的员工，将是竞争优势的最终的真正的来源，而原材料、技术和资本，我们的竞争者们都是可以同样取得的。从创造力的角度看，我们必须持续地力争取得低成本，原因非常简单，我们的客户永远都需要高质量低价格的的产品。今日的全球经济，使得我们的客户可以取得这样的高质低价产品。

谈到业务组合管理，我的意思是，要专注于我们最擅长的领域。在以前，很多公司可以向他们专业以外的领域进行多元化发展，但这个时代已经终结了。在可能的情况下，我们必须在所有的业务领域拓展核心竞争力，以确保可以形成并保持竞争优势。

最后是关于增长的问题。我们，或者任何一家公司，都不可能在没有投入的前提下实现增长。在短期或中期时间范围内，通过并购可以实现增长。但从长远来看，分工协作，以及从全球角度驾驭资源、以一个整体来进行经营，是实现可持续增长的唯一途径。

那么，我们如何来实现这些目标？作为一家企业，我们必须更加有效地使用知识资本。简单地说，就是我们需要提高创造力，以及作为一个整体的组织进行协作的能力。

首先，在每个专业公司的纵向架构上，最终也要在横向上贯穿所有的业务以及外部的供应商、客户、研发机构、大学和政府，我们必须保证员工无论在何时何地需要的时候，拥有技能和工具进行协作和有效的沟通。而这一切的核心，当然就是技术。

毋庸置疑，在现代化社会中的任何一个成功的企业，都会依赖于信息技术，而这一趋势在化工行业体现得最为明显。我们的信息化建设规划，正式为实现这一目标而制定的架构。通过实施新的系统、流程和组织结构，可以实现更强的管理控制和写作，从而最终实现业务的盈利提高。

我以前也经常谈到ERP在信息化建设中的核心地位。的确，ERP解决方案提供了一个最佳实践与功能之间的优化组合，这在化工行业中都已经得到了充分的开发和验证。

但是，真正能改变经营方式的，不仅仅是技术解决方案。现代的协作解决方案可以帮助业务实现整合、降低成本，并开发那些隐藏在企业内部的知识。在很多方面，这些工具和解决方案可以给企业内部带来更大的影响，并有可以为我上面提到的四个问题给出答案。

比如，这些工具和解决方案仅仅通过优化沟通和知识共享，就可以在更大范围内将不同业务领域加以整合。从而帮助我们的员工提高技能和知识，并形成一个更加统一的文化识别信号。并且，随着流程和工作流得到完善，这些工具和解决方案可以成为一个重要的业务整合推动因素。也可以在所有的业务范围内，帮助打造我们的核心竞争力，更有效地实施业务组合管理，最终推动业务的增长。正如我刚才谈到的，这些解决方案能够促进工作协作。这意味着让一个企业作为一个整体充分地开发其信息资源，从而通过富有创造性改进，实现真正的阶跃变化。

在未来，信息的使用、存储、管理、传输的方式，将与我们企业的生存息息相关。与ERP一样，新的协作办公平台解决方案是实现这一目标的基础工作。协作办公平台对于我们规模增长、与全球企业同台竞争，吸引投资，以及实现海外上市，都是至关重要的。实施一个先进的协作办公平台不再只是一个选择。在一个竞争日益激烈的世界里，这是一个必要的业务手段。

今天的启动大会是我们企业发展的一个重要里程碑。它象征着我们正在勇敢面对全球挑战，拥抱技术所开辟的美好未来。

政府政务协同办公系统篇5

政府政务协同办公系统是实现政府机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。其总体目标是：以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段，建成一个满足政府机关办公自动化业务需要的办公信息系统，使政府各机关之间、机关内部各科室之间的公文和信息的交流畅通无阻，收到良好的社会效益。提供政府机关之间计算机网络之间的信息交换和公文交流，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和无纸化办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

1、个人办公

个人办公主要用于个人事务的处理，包括电子日历、电子邮件、活动安排、待办文件、待办事宜、个人资料、个人通讯录等应用。其中工作日历、电子邮件、活动安排为Notes内置的功能，属于电子政务的基本应用；名片夹和待办文件则是用户个人事务安排。

电子邮件：用于收发Notes电子邮件，很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。

工作日历：计算机内置的电子台历可使您轻松地安排的各项事务活动。

待办文件：集中处理来自各工作流应用模块中的批办件，如公文处理中的收、发文件等。

待办事宜：可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将准备办理哪些事情。

个人资料：录入个人信息，具有编辑、存储、管理功能。

2、公文处理

公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档，发文起草、办理、登记和归档等功能，并具有透明的文件运转流的特征，文件办理者可以及时、清楚地了解文件当前运转状态，真正实现了流程跟踪、监控“智能化”的功能。

收文处理：对网上各单位发送来的办文按类别、单位、密级等进行分类登记，如果是“办文”，则需由文秘部门送交分管领导进行文件批示处理，“阅件”则需呈领导阅。发文处理：可以起草公文和办理公文(如核稿、审稿、会签、签发等)。提供手工办文与电子办公的结合，还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。

督办管理：对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件(通常来自收文系统中收文)进行登记、督办，提供文件办理进程的跟踪，提醒经办人注意时间的安排。

信访管理：为局举报投诉中心或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。

3、档案管理

文件查询：文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档，并提供给大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能

档案业务管理：档案管理系统保存了所有已归档的文件供查询(如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅)和备案，是保存和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合使用，处理已归档的收文、发文、签报等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文件。其中包含的档案借阅，提供提供对系统内人员借阅档案的管理。

4、行政事务

提供诸如车辆管理、固定资产等具体业务处理功能，包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议管理、人事管理等。

业务审批：审批人在这里进行统一的审批，不必再到各个数据库里进行审批。当然，审批人也可以选择到他的邮件里审批。

车辆管理：由行政处对各部门使用车辆进行网上管理，包括车辆安排、车辆动态显示、派车单、车辆档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。

固定资产管理：由行政处对全局固定资产进行申请购

买、登记、报废等管理。

后勤管理：由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。

接待管理：由办公室、行政处对本局来访人员的接待进行安排管理。

呈批管理：对请假、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。

会议管理：主要以一个月一次的局务会议为主，进行会议的组织、会议室安排、人员通知与确认、议题准备与讨论、会议纪要等管理。

工作计划：配合会议管理，提供工作计划的登记、审批和归档查询。

人事档案管理：对人事档案进行登记、编辑、删除及进行调动、任免操作。

5、综合信息

提供质监信息、公告栏等一些信息查询数据库

质监信息：质监信息数据库是个多功能的模块，它集合了内部办公信息，以简报形式存在，形成正式刊物。它还可以完成信息的统计和归档，便于浏览和管理。

部门信息：用于登记一些部门内的信息，用于在网上发布。

公告栏：用于发布各种会议公告、通知、消息等，发布

后的信息所有网络用户都可以查阅。

网上讨论：网上用户就某一讨论主题、讨论热点发表意见和见解，进行思想交流。

6、综合资料

综合资料包括处室资料、通讯录等一些资料数据库。政策法规：用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关规定。

科室资料：提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。

通讯录：既公用通讯录，提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通讯信息，如地址、邮编、电话等。

7、系统管理

协同办公平台篇6

3.1 关键业务解决方案(11 3.1.1 产品销售管理(11 3.1.1.1 客户管理(11 3.1.1.1.1 需求与分析(11 3.1.1.1.2 方案框架(12 3.1.1.1.3 模块与功能(13 3.1.1.2 合同管理(17 3.1.1.2.1 需求与分析(17 3.1.1.2.2 方案框架(18 3.1.1.2.3 模块与功能(19 3.1.1.3 订单管理(23 3.1.1.3.1 需求与分析(24 3.1.1.3.2 方案框架(24 3.1.1.3.3 模块与功能(25 3.1.2 产品研发管理(28 3.1.2.1 开发管理(29 3.1.2.1.1 概述与分析(29 3.1.2.1.2 方案框架(29 3.1.2.1.3 模块与功能(30

3.1.2.2 设计管理(32 3.1.2.2.1 概述与分析(32 3.1.2.2.2 方案框架(33 3.1.2.2.3 模块与功能(33 3.1.2.3 工艺管理(37 3.1.2.3.1 概述与分析(37 3.1.2.3.2 方案框架(38 3.1.2.3.3 模块与功能(39 3.1.2.4 产品试产(42 3.1.2.4.1 概述与分析(42 3.1.2.4.2 方案框架(43 3.1.2.4.3 模块与功能(43 3.1.3 产品生产管理(47 3.1.3.1 生产计划管理(47 3.1.3.1.1 概述与分析(47 3.1.3.1.2 方案框架(47 3.1.3.1.3 模块与功能(48 3.1.3.2 生产工时管理(54 3.1.3.2.1 概述与分析(54

3.1.3.2.2 方案框架(54 3.1.3.2.3 模块与功能(55 3.1.4 物料采购管理(56 3.1.4.1 供应商管理(56 3.1.4.1.1 概述与分析(56 3.1.4.1.2 方案框架(57 3.1.4.1.3 模块与功能(58 3.1.4.2 采购管理(65 3.1.4.2.1 概述与分析(65 3.1.4.2.2 方案框架(65 3.1.4.2.3 模块与功能(66 3.2 职能运营解决方案(72 3.2.1 行政管理部(72 3.2.1.1 宿舍管理(72 3.2.1.1.1 概述与分析(72 3.2.1.1.2 方案框架(72 3.2.1.1.3 模块与功能(73 3.2.2 设备管理部(76 3.2.2.1 生产设备管理(76

3.2.2.1.1 概述与分析(76 3.2.2.1.2 方案框架(77 3.2.2.1.3 模块与功能(77 4 协同应用技术支撑(82 4.1 协同管理平台(82 4.1.1 信息门户引擎(82 4.1.2 流程引擎(82 4.1.3 知识管理引擎(82 4.1.4 协同办公模块(82 4.1.5 表单管理模块(82 4.1.6 公文管理模块(82 4.1.7 文档管理模块(82 4.1.8 文化建设模块(82 4.1.9 即时沟通模块(82 4.1.10 组织绩效管理模块(82 4.2 业务设计平台(82 4.3 业务集成平台(DEE(82 4.4 移动办公平台(82 5 电子制造行业协同OA典型客户案例介绍(83

5.1 案例一:深圳市景旺电子股份有限公司(83 5.1.1 客户介绍(83 5.1.2 协同管理构建动因(83 5.1.3 致远软件解决方案(84 5.1.4 应用成果(89 5.2 案例二:深圳市旺龙智能科技有限公司(90 5.2.1 客户介绍(90 5.2.2 协同管理构建运因(90 5.2.3 致远软件解决方案(90 5.2.4 应用成果(100 5.3 电子制造行业案例名单(101 1前言

1.1 电子制造行业概述 ●行业定义: 电子制造业是指研制和生产电子设备及各种电子元件、器件、仪器、仪表的工业。

●行业发展历程: 我国现代电子产业的发展起源于1978年开始的改革开放,在这之后三十几年的发展中,共经历了三个明显的发展阶段:市场转型阶段、规模化发展阶段、代工跟随阶段。

市场化转型:自1978年到上世纪九十年代初期,对我国的电子产业的性质进行了一次重大的转变,即把当时生产军工产品为主的电子信

息产业转变成以生产军工产品与民用产品相结合的电子信息产业,让电子信息产业积极的满足当时经济发展的需求,促进我国电子信息产业的市场经济进一步活泼起来,同时积极支持引进国外的先进的高新技术, 促进电子信息产业积极加入国际市场的大力合作中,为我国的电子信息产业的规模化、产业化的生产打下坚实的基础;同时,在1984年十二届三中全会之后,又加快了我国的市场经济体制的改革的步伐,电子信息产业作为试点,率先完成改制:实现企业化管理,市场化运营,优先发展我国的消费类电子信息产业,正式在这段时期,我国的彩电业基本实现了设计、生产、制造、销售一条龙的水平,并且在彩电业的带动下, 我国的消费类的电子信息产业的发展也是非常的迅猛。与此同时,我国对电子计算机信息系统工程政策的实施,也促进了电子信息技术开始逐步广泛应用于我国国民经济的各个领域。在这个阶段的转型过程中,我国的电子信息产业尤其是消费类的电子信息产业开始了它的第一次经济的飞跃。

规模化发展阶段:上世纪九十年代初至九十年代末,积极推动我国第1页的国民经济与社会向信息时代迈进,经过努力,能够使我们进入信息化的时代,而这个信息化的时代是离不开电子信息产业的发展的。为此,我国有关政府部门为了促进我国电子信息产业的迅速而健康可持续的发展,特对我国的电子信息产业实施了一系列的重大工程,例如,金系列工程(包括金关、金税以及金卡以及909工程,这些工程的实施极大的推动了我国电子信息产业的发展。这也改变了我国的电子信息产业长期从事单一产品的加工制造的现状,开始逐步向软硬件开发制造以及应用和信息服务业诸业一起发展的转变阶段,这个时期的我国电子信息产业的伟大转型成就了我国电子信息产业历史的跨越,使我国电子信息产业由传统的制造业开始逐步迈进现代电子信息产业的行列。

代工跟随阶段:2000年至今,在这个期间,我国的电子信息产业开始进入新的发展阶段,既要继续做大产业规模,通过代工进入全球电子产业链分工体系,同时也要在技术研发、产品创新等方面紧紧跟随国际一流企业,产业的发展从重规模、速度,向注重质量、效益,鼓励自主创新、提高产业的国际竞争力的方向转变。

●行业重要性: 在我国改革开放三十几年的发展历程中,我国的电子信息产业的发展总共经历了以上三个阶段,从体制的转变到规模的壮大到研发实力的增强,这些都极大的促进了我国电子信息产业的快速健康可持续的发展。

同时电子制造业已经逐步成为了国民经济主要支柱产业。●行业主要问题(运营、业务等: 产业大而不强:2012年,我国电子信息产品进出口总额11868亿美元,占全国外贸总额的30.7%。电子信息产业已经成为我国重点支柱产业,我国嫣然已经成为了一个电子产业大国,在看到巨大的体量的同时,我们也应该清楚的认识到,中国的电子信息产业还主要出于代工和劳动力密集的生产加工阶段,还未成为一个电子信息产业的强国,产业的研发创新能力较弱,缺乏像韩国三星电子那样拥有国际竞争力的大企业。

两头在外,缺乏市场主导权:由于产业技术实力较弱,我国电子信息产业众多领域都存在来料加工的两头在外现象,即原材料和市场在外, 生产加工过程在内的现状,导致国内企业对上游的供应商和下游的渠道零售商价格谈判能力不强,上游环节的价格传导到制造业环节后就也无法继续传导,表现为能源、原材料等上游资源性产品价格节节上升,而制造品价格无法上升,导致制造环节的利润被不断压缩。

缺乏研发、创新能力:由于技术引进风险小,我国本土电子信息企业大多把资金花在技术引进上,而消化吸收和自主创新投入相对较少;外资企业更是着眼于短期经济利益,直接从本国“买”技术。比之下, 韩国的电子企业在国家大力扶持下,在全球范围内推进专利战略的形势, 每年在本土之外大量申请专利,从而打破先行者的垄断。以韩国三星电子为例,其每年在华获专利超过1000件,且98.8%是发明专利,居国外企业在华申请专利之前列。而我国电子企业整体缺乏此方面的意识和资金的鼓励。行业挑战和机遇: 中国电子制造业已经成为了国民经济主要支柱产业,但是由于缺乏核心技术,目前很多电子制造厂商利润微薄。创新成为了企业走出困境

可行之路,也就是从“中国制造”到“中国创造”的必由之路。另外大多数电子制造企业都是传统粗放式管理方式,随着企业的不断壮大,以及与联网+时代的到来,以往的传统粗放式管理方式已经满足不了企业的发展,须学会用现代化的管理手段及先进、成熟的管理软件来帮助企业的实现管理制度落地,从而提升企业的竞争力。1.2 电子制造行业管理分析 1.2.1管理模式

我国电子制造业虽然起步比较晚,但发展比较快,大中型的电子制造企业在生产经营上往往成集团化组织模式,业务组成上大多采取“产供销”一体化的经营模式。业务管理上呈现出横向建立了丰富的产业链体系,纵向流通网络密级的业务布局。在产品生产过程中引入了企业资源计划(ERP管理,不断优化整个生产过程,从采购、生产和销售三个方面保证企业“供应链”持续健康发展。

1.2.2管理重点及核心业务

电子制造行业是一个典型的按需生产行业,需要通过分析上游企业物品的供给和下游企业所反馈的需求信息,以及供应链上资金流动的状态,把满足用户的需求、企业自身的生产经营能力及供货商的供货能力整合在一起,实现按用户需求进行企业经营管理的一种企业管理模式,电子制造行业涉及的核心业务如下:产品研发:主要包括被动产品研发与主动产品研发,被动产品研发来源于客户订单需求;主动产品研发则来源于市场变化要求;须建立严谨产品研发体系,严格控制产品研发生命周期,研发精品;产品生产过程:电子制造过程都是流程化,电子产品配方与工艺有些复杂,需借助ERP等系统的生产管控标准,实现操作与管理;设备管理:生产流水线比较多,设备的入厂、维修改造、转移、出售等都会影响生产工作,设备资产也是管理重点;供应商管理:供应商众多,供应商能力参差不齐,须建立完整供应商档案信息,须对供应商进行审核、认证、现场考察以及定时评分考核,拒绝不合格供应商;物料采购:物料种类繁多,物料编码须严格按规律编码,采购物料是一项重复性工作,须建立完整历史价格信息库,做好比价工作,降低采购成本;严谨管

控采购流程,遵守国家法律,做到光明采购;质量管控:质检包括物料质检、半成品质检、包装材料质检、成品质检、中间体、辅料质检。管理包括质量档案管理、客户反馈管理,留样观察、质量事故管理,并且在生产全过程中实现全程可视化可追溯,及时发现问题。

销售管理:电子产品销售分两种:一种是现品销售,另一种是新品销售,现品销售需要掌握当前产品库存状况,库存信息实时共享;新品销售则需要联合研发、设计、工艺、生产等部门协同工作,共同完成产品交付;客户群体相对稳定,但交易数次频繁,且需求变化快,管理及跟踪难度大,客户各类信息不完整,不容易从总体上把握客户情况;需建立完整客户管理信息体系,详细记录与客户每次的对话内容,做好客户销售分析;建立与各部门之间良好沟通机制,协同工作,提高工作效率。

1.2.3常见管理痛点 ●产品销售信息管理不全面

客户众多,产品信息、客户信息、客户联系记录、销售费用、合同信息、订单信息、回款信息、服务信息等信息不全而且分散,共享不充分,没有形成一个信息链,查找起来麻烦,管理难度大。

●缺乏全生命周期产品管理手段

产品数据管理、需求分析、产品设计、产品工艺、产品试产、质量监控各个环节的数据信息共享程度不高,管理不到位,没有合理利用研发资源,缺乏体系化管理;●缺乏有效生产计划排期管理工具

生产总计划细分困难,如多单合产,季度计划、月度计划、周计划自动折分等,生产数据报告汇总困难,需要大量工人统计,数据容易出错,无法实时掌控生数据,及时解决生产问题;需引进有效工具进行生产计划排期管理,合理利用生产资源,最大限度优化资源配置,提高生产效率。

●生产工期统计困难

生产工期纯人工计算,工作量大,容易出错,缺乏员工签名,容易产生扯皮现象,缺乏有效手段及工具。

●设备资产管理不到位

生产流水线众多,设备资源多,设备存放位置,入厂验收、维修改造、转移报废等信息不全,管理难度大,没有合理利用设备资源,造成资源浪费,影响生厂效率。

●采购过程监管不到位

供应商众多,引入手段过于简单,供应商审核、认证、考察、产品试用信息记录不全,没有形成有效信息档案,管理难度大;没有好的供应商考核方式,一些不合格的

供应商仍未被清除,影响供应质量;供应商历史报价信息缺失,没能很好地完成采购比价工作,增加采购成本,存在暗箱操作可能;需用有效的手段或工具加强对供应商管理,严格控制采购流程,遵守国家法律,做到光明采购。

●质量管理体系落地不到位

电子制造行业质量管理体系严格规范,但如何完全按管理体系实施采购、生产、库存、销售等过程,存在一定困难,缺乏切实可行的工具和方法。

1.3 电子制造行业信息化分析 1.3.1信息化构成

1.3.2信息化建设现状

随着计算机技术及互联网技术日渐成熟,全球电子制造业企的管理及信息化也经历了一个迅速发展的过程,从MRP-Ⅰ、MRP-Ⅱ到ERP等,电子制造成企业的管理及信息化活动正向着合理化、科学化方向发展。

物料需求计划(MRP-Ⅰ,MRP-Ⅰ运用网络计划原理,剖析产品各个结构层次所需物品的主从顺序和数量匹配关系;以构成企业最终产品所需每个零部件为计划管理的目标,以各个工序的作业时间和完工时间为依据,倒推每种物品的适时、适量供给计划,并以次分别下达各个物品计划供应的先后顺序,达到优化企业物流组织的目标。

制造资源计划(MRP-Ⅱ,MRP-Ⅱ的原理是融现代管理思想、计算机技术和现代制造技术为一体,旨在优化资源配置、有效控制库存、缩短生产周期、降低成本和合理占用流动资金,以提高内部管理效率。MRP-Ⅱ的应用可以为企业适时决策、库存控制和采购管理提供科学的定量分析数据,使企业的管理流程进一步规范化、科学化,同时使企业加强了对信息时代、电子网络技术和电子商务普遍运用情况下的适应性,夯实了企业的信息基础设施,使企业的全方位的质量、价格、交货期、成本竞争中获取了较大的生产空间和巨大的发展潜力。

企业资源计划(ERP。20世纪90年代,随着全球经济一体化进程的加快, IT技术飞速发展和网络技术的广泛运用,在全球范围内引发了一场以业务流程重组(BPR为主要内容的管理模式革命和以ERP系统应用主体的管理手段革命。ERP系统扩展了资源管理的范围和功能,在生产方式管理和事务处理控制方面, ERP系统能较好地适应多品种、小批量生产以及看板式生产相组合的混合型制造环境,较好地满足和支持了企业多元化经营的要求。ERP系统将设计、制造、销售、运输等经过集成并行地进行相关的各种作业,提高了企业对质量、适应变化、满足客户、提高绩效等关键问题的实时分析能力。ERP系统更多地带有柔性整合型集成式管理特点,支持精益生产、同步工程和敏捷制造。ERP系统体现全过程的计划与有效控制,要求在每个流程业务处理过程中,最大限度地发挥每个人工作潜力与责任心,强调人与人之间的合作精神和团队精神,促进企业管理由“金字塔式”组织结构向“扁平式”组织结构转变,因而可以极大地提高企业对市场的适应能力。

目前,虽然很多电子制造企业已经实现了基本ERP等信息化的应用,但还存在着众多问题: ●缺乏统一沟通工作平台,内部形成信息孤岛,增加沟通成本;●缺乏产品研发过程管控信息化管理,产品研发工作滞后;●缺乏产品设计过程管控信息化管理,产品设计工作滞后;●缺乏产品生产工艺制作过程管控信息化管理,产品生产工艺工作滞后;●缺乏生产计划安排工具,生产计划混乱,影响生产进度;●缺乏产品生产工时核算工具,核算工作大,容易出错,难免出现扯皮现象,影响和谐生产;●缺乏对供应商评分考核信息化管理,降低采购透明度,增加采购难度;●缺乏客户信息及交易记录信息化管理,影响销售管理;●缺乏产品售后维护及跟踪记录信息化管理,降低客户满意度;●缺乏统一办公信息平台,增加办公成本,影响办公效率。2电子制造行业信息化规划 2.1 电子制造行业通用组织架构

2.2 电子制造行业信息化蓝图规划

2.3 电子制造行业协同管理建设规划

对于电子制造企业来说,协同信息化的建设是企业信息化过程中最重要的里程碑:

1、通过协同信息化保障企业战略的落地与执行;

2、通过协同信息化保障企业制度、体系、流程管理的标准化运作;

3、通过协同信息化实现企业全面掌控跨区域项目的运作与监督;

4、通过协同信息化实现企业领导能够及时、快速掌控企业内部整体的运营状况;

5、通过协同信息化实现企业内部知识积累,从而提升员工知识技能的快速复制能力;

6、通过协同信息化实现企业多级架构上下层级及部门间各种业务协同;

7、通过协同信息化解决快速扩张的管理制度的复制能力;

8、通过协同信息化帮助企业文化的建设和落地传播;

9、通过协同信息化帮助企业实现产品研发生命周期管理,提高产品研发效率;

10、通过协同信息化帮助企业实现产品销售管理数据化,实时掌握销售动态,增加产品销量,搞高资金回笼;

11、通过协同信息化帮助企业实现采购管理透明化,自动推送采购信息给供应商,供应商只需扫描物品二维码即可进行报价,自动评价,完善采购流程,实现光明采购;

12、通过协同信息化帮助企业实现产品售后人性化,客户有产品投诉、维修维护诉求直接厂家扫描二维码即可进行诉求信息报送,方便快捷, 提高客户满意度。

13、通过协同信息化帮助企业实现所有系统办公一体化,降低办公成本, 提高工作效率。

3电子行业协同管理整体解决方案

致远电子制造行业协同管理解决方案采取“日常办公+业务管控+信息集成”的模式,全面覆盖电子制造企业日常工作管理、关键业务管理,职能工作管理,信息统一互通。围绕“人”、“财”、“物”建立协同矩阵,贯通企业生产经营业务链条。

3.1 关键业务解决方案

电子制造企业的关键业务,至此至终都是围绕着企业的“供应链”管理,由销售驱动,再由研发、设计、工艺、采购、生产、仓储物流等部门协同完成销售交付,每个环节工作环环相扣,相互制约相互影响。

3.1.1产品销售管理 3.1.1.1 客户管理 3.1.1.1.1需求与分析

客户管理的建立是为了实现企业市场营销、销售、服务等活动自动化,使企业能更高效地为客户提供满意、周到的服务,提高客户满意度、忠诚度。客户管理模块目的在于有效帮助员工规范化方式轻松记录客户各类数据和过程,摆脱繁琐的手工工作,提高工作效率;有助领导方便检查下级工作,以及查看各类统计数据,以实现科学决策,全方位提升企业销售量。

电子制造企业在客户管理过程当中经常会遇见以下问题:

1、无法快速掌握了解从客户接入、客户销售、老客户维护和营销等每一个环节详细数据;

2、无法与销售、营销、推广、策划、人事等多部门业务进行数据对接;

3、员工一忙起来经常会忘记联系客户,没有及时信息提醒,导致部分客户流失;

4、销售费用没法很好控制,各种费用横生,增加销售成本;

5、无法提供全面分析营销成果,不能对潜在、意向、成交客户的有效区分, 不能在事后数据全面掌握,从而提升产品销量;

6、无法及时跟进客户合同订单情况,无法及时跟进客户投诉服务情况,降低客户满意度;

7、缺乏对客户分布、发展趋势、消费能力、消费特征、评价等全方位的分析,无法为决策提供支撑。3.1.1.1.2方案框架

客户管理主要实现电子制造企业销售经营活动中对客户信息全方位的管理,通过该功能模块完成从客户信息录入、联系跟进、销售管理、合同管理、订单管

理、客户服务等全过程管理。系统通过配置形成了成熟的客户管理业务框架平台,可为用户提供整体的客户管理解决方案。

3.1.1.1.3模块与功能 3.1.1.1.3.1 客户档案

提供完整客户档案信息记录,详细记录从客户接入到产品销售和老客户维护每一个环节,在一个页面里可以查看客户基本信息、联系记录、销售费用、合同记录、订单记录、投诉记录、服务记录等。

3.1.1.1.3.2 联系记录

提前做好每次联系计划(联系时间、内容,系统自动提醒每次需要拜访工作任务(联系时间、内容;

带着目的性去拜访客户,回来后详细记录每次拜访结果,系统自动同步到客户档案信息。

3.1.1.1.3.3 销售费用

严格控制销售费用的支出,必须事先发起申请流程,审批通过后才能支出,费用记录自动同步到客户档案信息;可以查看同一个客户所有销售费用支出情况,费用信息可以汇总,可以进行销售成本核算。

3.1.1.1.3.4 合同记录

记录客户所有合同记录信息,自动同步合同管理中每一条合同签订记录信息, 同时可以穿透查看每一条合同记录详细信息,可以自动汇总合同金额信息。3.1.1.1.3.5 订单记录

记录客户所有订单记录信息,自动同步订单管理中每一条订单签订记录信息,同时可以穿透查看每一条订单记录详细信息,可以自动汇总订单金额信息。

3.1.1.1.3.6 投诉记录

客户通过扫描产品服务二维码即可进行投诉信息录入,信息自动储存到客户档案表中,同时自动发起投诉处理流程单;

受理人处理完投诉单之后,信息将自动同步回到客户档案信息中去,在客户档案信息表里详细记录每次客户投诉信息以及投诉处理情况。

3.1.1.1.3.7 服务记录

客户通过扫描产品服务二维码即可进行服务信息录入,信息自动储存到客户档案表中,同时自动发起服务维护处理流程单，受理人处理完服务单之后,信息将自动同步回到客户档案信息中去,在客户档案信息表里详细记录每次客户服务信息以及服务处理情况。

3.1.1.2 合同管理 3.1.1.2.1需求与分析

合同管理的建立是为了实现企业合同从起草、谈判、签订到执行进度以及收付款进度进行全方位管理。合同管理模块目的在于有效帮助企业建立完整合同档案管理,通过合同往来单位管理,强大的提醒功能等综合性功能,合同各种信息可快捷、准确、清晰的查询,使用户在对外结算及支付过程中做到成竹在胸,体现优化公司资源的目的,建立完整合同ISO管理。

电子制造企业在合同管理过程当中经常会遇见以下问题:

1、合同审批填写不规范、销售政策落实难,审批效率低、时间长、延误商

机;

2、合同资料不完整、查找困难,合同档案数据零散、整理汇总难度大;

3、通过纸质形式或者是电子文档形式容易造成合同保管查阅不便,信息及时性差

4、合同流程执行不合乎规范,疏于监督,导致漏审和相关资料不完善,带来了法律风险;

5、合同执行周期长,涉及的人员、岗位和流程多,容易造成管理者监管难度加大。

6、合同履行过程中,涉及多张订单,多次生产,如果没有提醒,经常造成跟踪难,造成违约风险。

7、合同履行过程中,涉及多次的收付款,如果没有提醒,经常造成跟踪难, 影响财务核算。

合同管理是电子制造企业产品销售工作中最关键环节,同时又一件数据关联复杂,时间周期长的一项重要工作,需要通过合理的信息化手段去管理起来。

3.1.1.2.2方案框架

合同管理主要实现电子制造企业销售经营活动中对合同全生命周期的管理,通过该功能模块完成从合同订立、合同审批、合同履行、合同付款、合同终结、合同归档的全过程管理。系统通过配置形成了成熟的合同管理业务框架平台,可为用户提供整体的合同管理解决方案。

3.1.1.2.3模块与功能 3.1.1.2.3.1 合同订立

在合同订立的过程中实现无纸化,方便使用者录入,也方便各层级领导审批,发起都可以实时跟进合同审批流转状态。合同相关信息既可以手动录入,也可以跟ERP系统或CRM系统进行数据集成联动,减少数据重复性,同时确保数据统一性。告别销售合同信息纸质录入保存时代,方便合同信息归档及查询。

通过多级规范流程对销售合同进行审批、审核,规范了企业合同审批制度,并且制度得到实质落地;每个销售合都需通过各个业务层和管理层及法务部门共同审定,降低合同了履行的风险;同时销售合同在审批的过程中,既可以在PC 端审批,也可以通移动设备进行审批,相对以往停留在纸质时代的审批,既方便又高效。

3.1.1.2.3.2 合同履行

电子制造企业销售合同的履行有别于其他行业,合同的履行需要通过多次合同订单来执行,而这个过程可能需要跟进产品研发进度,产品生产进度,产品库存情况等,而合同的收款则需要根据每个销售订单进展情况来定,收款可以多次进行,同时根据收款情况给客户进行相关发票开出。每个执行环节紧紧关联,环环相扣。

1、合同订单

根据合同条款约定给客户下产品订单,如果是现成产品可以同步ERP库存信息,根据库存数量而决定是否需要下产品生产申请单,同时如果是新型产品,则研发部门需要介入进行产品研发后再交给生产部进行产品生产,然后完成交付。合同订单的次数并不一定只是一次,而是根据合同约定来的,每次合同订单的情况需要在合同档案信息中来体现,方便跟进,同时根据订单进度情况来进行合同款项收取。

2、合同收款

根据合同条款约定进行合同收款,合同收款提醒信息通订单执行情况自动提醒,这里需要同步ERP里订单执行信息,同时合同收款单据需要通过多层级别严谨审批,确保款项安全与及时性;同时收款工作可能会进行多次,每次收款完之后会自动同步到合同档案信息中。

根据客户要求进行发票开具,同一个合同可以进行多次发票开具,可以在收款之前进行发票开具,也可以在收款之后进行发票开具,可以一次收款开一张发票,也可以多次收款合开一张发票,可以选择开普票或增票。每次开票信息自动同步到合同档案信息中。

3.1.1.2.3.3 合同变更

由于业务在开展过程中存在着不确定性,例如合同明细、条款等追加,合同内容、条款调整等,因此在合同执行过程中一个很重要的工作就是合同变更,合

同变更一定是经过严谨审核,才能生成合同变更生效信息,合同变更信息生成后会自动同步到合同信息表里中。合同的变更会影响合同的执行,因此合同变更审定之后,必须自动触发提醒信息给合同执行者,好让合同执行者及时更改执行方式,这一系列动作需要系统自动完成,须跟ERP系统做好相应对接。

3.1.1.2.3.4 合同归档

合同管理模块能够根据合同类别自动创建分类进行归类归档,建立企业标准ISO合同档案体系管理,并通过权限限制,确保企业不同人群对合同档案信息进行有限查看,同时把企业资产完全沉淀和保留下来。

3.1.1.3 订单管理 3.1.1.3.1需求与分析

订单管理的建立是为了实现企业产品销售合同的履行能够快速和高效,进行产品从销售、生产到交付全方位跟踪管理。订单管理模块目的在于有效帮助企业实现订单两条线管理:

1、现有产品:订单下单、库存确认(库存不足进行生产、订单交付;

2、新产品:订单发起、产品评估、产品研发设计、产品试产、产品批量生产(物料不足进行采购、完成生产、订单交付。建立一套完整产品订单体系。

电子制造企业在订单管理过程当中经常会遇见以下问题:

1、订单与库存脱节,下订单的时候没法了解产品库存情况,影响订单快速交付;

2、新产品订单没法实时跟踪,以致研发阶段、生产阶段出现了问题没能及掌握,最终影响订单交付周期;

3、订单交付前或交付后,与客户的款项没法及时提醒跟进,影响货款收取进度。

4、缺乏订单执行进行分析、收款进度分析、产品成本核算分析等综合分析。3.1.1.3.2方案框架

根据合同条款约定给客户下产品订单,如果是现成产品可以同步ERP库存信息,根据库存数量而决定是否需要下产品生产申请单,同时如果是新型产品,则研发部门需要介入进行产品研发后再交给生产部进行产品生产,然后完成交付。合同订单的

次数并不一定只是一次,而是根据合同约定来的,每次合同订单的情况需要在合同档案信息中来体现,方便跟进,同时根据订单进度情况来进行合同款项收取

3.1.1.3.3模块与功能 3.1.1.3.3.1 订单发起

根据合同条款约定给客户下产品订单,订单可以自动触发起,也可以手动发起,通过多层级别严格审批,同时根据订单内容不同触发不同的工单,如,根据产品类型不同可以触发产品库确认或者触发新品研发需要单等,在不同审批阶段也可自动指派不同的工作等,最终实现订单下达、生产、交付无纸化。

3.1.1.3.3.2 订单执行

1、现品订单执行:

对于现成产品订单的交付,第一步是确认产品库存情况,如果库充足,直接出库交付;如果库存不足则需要下产品生产计划单,这时候则需要确认当前产品生产所需要物料是否充足,如果物料充足,则直接生产,然后交付;如果物料不足则需要下物料采购订单,物料采风完成之后再进行产品生产,然后进行产品交付。整个过程需要全程跟进并更新订单状态,需要跟ERP系统做一些集成对接,同时订单的情况会自动更新合同信息中去。

2、新品订单执行:

对于新产品订单的交付,产品订单发起之后系统自动下《新产品研发需求单》, 研发部门接收到需要单后进行一系列标准化产品研发过程,根据订单要求进行产品模型设计、产品功能设计、产品设计工艺要求、产品生产工艺规定,然后出产品开发完整方案,接下来进行产品试产,产品合格后进行产品生产计划,这时需确认生产物料库存是否满足,如果不满足则需要下产品物料采购订单,物料采购完成之后进行产品批量生产,然后进行产品订单交付。整个过程需要全程跟进并更新订单状态,需要跟ERP系统或PLM系统做一些集成对接,同时订单的情况会自动更新合同信息中去。

3.1.1.3.3.3 订单交付

产品交付发货过程按严谨流程进行,须通过多层级别签字确认,确保产品交付安全顺利进行,货物发出去之后,实时跟踪物流位置状态,必要时跟物流公司保持实时沟通,同时必须跟客户保持充足沟通,确保货物安全到达以及客户顺利接收货物;整个交付过程做到流实时监控及跟踪,信息数据实时掌控。

3.1.2产品研发管理

电子制造行业产品研发工作是企业发展过程中最为关键的环节,研发出来的产品是否满足新技术标准,是否具有市场竞争力,关系到企业生存之道。然而产品研发主要分为两部分,一部分是被动的产品研发,主要是从销售员获取的客户需求开始,与现有产品有出入需要重新研发,主要以客户需要为主,以交付订单为目的,当然如果客户的需求非常先进靠前,最终也可以将这类研发成果转化成企业的常规标准化产品;另一部分常规的主动研发工作,主要是根据市场的变化,以及新技术的更新换代要求来进行产品研发,那一类的产品是最符合市场需求的,那就是产品研发的方向,新的产品出来之后一定是要符合市场变化脚步,同时满足新技术更新要求及标准的,因此产品研发工作的管理至关要重,需要借助信息化手段来进行管理,形成标准化研发体系管理。

3.1.2.1 开发管理

3.1.2.1.1概述与分析

开发管理的建立是为了实现企业产品研发工作信息化管理,通过信息化的手段将产品研发工作中的需求分析、开发产项、开发计划等工作信息化及系统化管理。电子制造企业在新产品开发过程当中经常会遇见以下问题:

1、产品研发需求响应不及时,信息传递总是受阻,研发周期经常拖长,最终影响产品交付;

2、产品开发过程产生很多资料,但是太过于零乱,查阅、查询费劲,不方便分类归档;

3、产品开发过程不好掌控,发现问题处理不及时,影响产品开发进度;

4、产品开发计划不容易执行,没有实时工作提醒,给各项工作带来极大不便,影响工作率。3.1.2.1.2方案框架

3.1.2.1.3模块与功能 3.1.2.1.3.1 需求分析

产品需求分析工作是整个产品研发工作中最为关键的一个环节,产品需求分析得准不准确,会直接影响到整个产品研发过程以及最终出来的成品,如果是客户的需求分析得不准确,最终出来的产品是不符合客户的要求的,影响产品交付,导致丢单,即使与客户达成协议重新研发,这样一来大大增加了产品的成本;如果是市场变化的需求分析得不准确的话,最终出来的成品是不符合市场的要求的,这样的产品是没有市场竞争力的,因此影响了整个产品的销路,直接影响了企业的效益收入。通过信息化的手段来进行产品需求分是必要的,从需求部门的发起到多层级别分别评估审核,实现无纸信息传递,信息共享分析,信息自动提醒,信息完整交接,最终完成需求分析工作,为产品研发工作开一个好头。

3.1.2.1.3.2 开发立项

产品开发立项工作主要是为了承接产品需求分析工作,进行一步将整个产品研发工作顺利往下一步推进;通过协同信息化的手段来管理产品开发工作。当产品需求分析工作完成之后,自动触发产品开发立项工作,产品开发参与者各施其职,通过多层级别评审签,最终来确定当前产品需求分析是否具有可行性,然后进行产品开发工作正式立项,标志着产品研发工作正式实质开始。

3.1.2.1.3.3 开发计划

产品开发立项工作结束之后,会自动触发启动产品开发计划工作,同时也标志着产品研发工作正式进入实质分工合作规划阶段,通过信息化手段,将整个产品开发的过程进行工作细致分配及规范,其中包括了整个产品开发项目负责人,以及产品开发过程中各个阶段工作内容、阶段负责人,开始日期、结束日期、进度信息等;当然,产品开发计划是需要进行多层级别审核审批的,通过严谨审核审批来确保整个产品开发计划是否合理,具有可行性,一旦通过审批产品开发计划表将自动形成一套产品开发计划档案,同时产品开发计划表中的所有参与将自动收到工作任务安排工作提醒,同时拥有产品开发阶段工作页面,未来所有参与者的工作完成进度信息、工作汇报等工作将自动与产品开发计划档案进行信息更新储存,方便领导查阅,掌控进度。

3.1.2.2 设计管理 3.1.2.2.1概述与分析

设计管理的建立是为了实现企业产品研发的设计工作任务信息化管理,目的是将产品原图设计、功能设计、电路设计及整体设计工作形成无纸化信息管理,让设

计工作负责人可以很清晰地了解到当前设计工作的进度,问题汇总、问题处理情况等,可以实时掌控产品设计工作总体进阶段,同时也让各个设计阶段的负责人清楚自己的设计工作任务,随时收到工作进度提醒,确保按时完成设计工作任务。

电子制造企业在新产品设计过程当中经常会遇见以下问题:

1、工作分配不明确,没有相关工作提醒,给设计师带来工作不便;

2、产品设计相关文件零散存放,不方便领导查询、查阅,归档困难;

3、形成信息孤岛,信息共享困难,增加沟通成本;

4、产品设计各个阶进度无法实时跟进监控,影响产品设计周期;

5、产品设计各阶段工作衔接股节,影响工作效率;

6、产品设计工作过程产品问题没法及时共享汇总,问题处理时间过长;

7、产品设计工作交接繁琐,方案集中困难,没有形成统一方案。3.1.2.2.2方案框架

协同办公平台篇7

中国烟草行业正处在改革与发展的关键时期, “深化改革、推动重组、走向联合、共同发展”是提高行业总体竞争实力主要战略方针。行业今后一个时期行业信息化工作的任务是按照“统一标准、统一平台、统一数据库、统一网络”的要求, 以“系统集成、资源整合、信息共享”为目标, 加快电子政务系统重点工程的建设和实施。

同时随着公司的快速发展, 公司的组织架构日益复杂, 对于部门之间的工作协同上的要求不断提高, 对集团的管理水平也提出了更高的管理要求。

基于以上目的, 公司内部准备实施协同办公管理平台。

2 协同办公管理平台建设总体思路

针对目前公司的信息化需求, 总体的思路是“整体规划、分布实施”。按照“注重办公协作和事务管理的建设, 实现龙江烟草工业公司跨单位、跨地域、集团化的综合办公协作”的建设目标, 遵循“全面规划、分步实施、循序渐进”的建设原则, 建立全省多级信息门户体系, 为公司领导、员工, 以及外部用户提供“一站式”的信息发布、共享和展现服务, 达到集成登录、即时通信、整合资源、信息通畅的效果;同时实现公文流转、知识管理、行政审批、综合事务等系统的运行, 达到深化应用、优化流程、全面管理的效果;最终实现信息查询、数据整合与展示, 形成决策支持, 达到数据展现、持续改进、全面提升的效果。

3 协同办公管理平台实现的目标

构建统一的内外协同的公司信息门户;建立流程审批管理流程和管控体系;建立知识管理和传播共享体系;综合事务办公平台;进行公文管理, 实现无纸化办公;实现“零距离, 分权化”管理;有效地组织和管理企业员工及其工作;第三方业务系统集成整合;系统权限管理基础架构。

4 协同办公管理平台技术方案

4.1 技术架构

该系统是一个基于J2EE架构的大型分布式应用。采用J2EE的三层架构体系。可选择多种系统环境, 满足不同类型的需要。可以根据自己的实际情况构建合适的应用环境。结合操作系统、应用平台或第三方的产品, 可以构筑高安全、高性能、高可靠的应用环境。基于J2EE的企业应用技术已经成为许多企业电子商务环境的核心驱动引擎。J2EE是一种利用Java 2平台来简化诸多与多级企业解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题的体系结构。提供了对EJB、Servlets、JSP、JDBC、CORBA以及XML技术的全面支持。J2EE提供了一个企业级的计算模型和运行环境用于开发和部署多层体系结构的应用。它通过提供企业计算环境所必需的各种服务, 使得部署在J2EE平台上的多层应用可以实现高可用性、安全性、可扩展性和可靠性。

4.2 协同办公管理平台在J2EE架构下的实现

系统基于J2EE的各种技术, B/S模式的三层结构设计:

表示层:它的主要作用接收用户的指令或者数据输入, 提交给业务逻辑层做处理, 同时负责将业务逻辑层的处理结果显示给用户。由于客户端并不处理复杂的业务逻辑等操作, 相比传统的C/S结构对客户端的资源要求要低一些。系统的表示层服务由Web服务器提供。用户可以根据自身的要求, 选择不同的Web服务器, 比如Windows自带的IIS服务器、Apache Web服务器或者由IBM, SUN等公司提供的服务器。系统的表示层终端由Web浏览器提供, 支持IE 5.0以上版本的Web浏览器。

业务逻辑层:业务逻辑层 (中间层) 的主要任务是负责接收表示层的数据请求, 将这些请求进行必要的业务逻辑检查 (包括权限检查) , 然后将请求分解成不同的数据层操作, 由数据层进行处理, 然后将处理结果返回给表示层。业务逻辑层是协同办公管理平台最重要的一个层次, 核心的业务处理都是通过这一层来实现的。业务逻辑层由J2EE的JNDI、EJB、Servlets等技术实现, 在J2EE的架构下运行, 以获得安全保护、模块管理等特性。协同办公管理平台的各个功能的划分, 组成多个应用包, 各部分通过JNDI和BEAN的接口进行访问。通过这种划分来隔离各个模块, 避免模块之间的相互影响, 同时也便于实现系统的按模块分布。按应用规模的不同, 业务逻辑层要承受的负荷会有较大的差异, 客户端的数目, 应用的复杂程度都会对其造成一定的影响。由于J2EE架构下的应用服务器都具有非常好的可扩展性, 使得关键处理可以分布到多台服务器来处理, 从而提供良好的伸缩方案。利用应用服务器的负载均衡技术或处理负载均衡的硬件实现中间层的动态负载均衡。应用服务器接受来自表示层的处理请求后, 依据特定的均衡算法将该请求发送到应用服务器上集群中某个特定的服务器, 这些服务器集群还可以提供良好的容错特性, 一台服务器的故障并不会导致应用的中断。

数据层:数据层包括存储数据的数据库服务器和处理数据和缓存数据的Bean。协同办公管理平台采用数据库链接池技术提供应用所需要的数据库链接, 并将一些大量使用的数据放入系统的缓存, 以提供高效的数据访问和处理机制。

5 结论

任何一个信息系统应用与建设是解决企业实际管理问题、实现企业信息化目标的手段与工具。黑龙江烟草工业公司协同办公管理平台需要用协同工作管理机制来重建企业运作空间, 用流程管理机制来规范行政管理流程和业务管理流程, 用信息门户技术整合企业信息资源, 用知识管理机制来进行知识资产的整理利用。

参考文献

[1]张蕾.协同办公管理平台的设计与实现[D].北京:北京邮电大学, 2006.

[2]盛玲.医院办公自动化系统应用研究[J].福建电脑, 2008, 12.

[3]张荣祥.企业创业社会网络嵌入与绩效关系研究[D].杭州:浙江大学, 2010.

[4]丁彦英.浅析协同办公系统的实施与运行[J].现代企业教育, 2010, (2) :93-94.

铁路协同办公系统设计与应用篇8

关键词：协同工作；无纸化办公

一、数据压缩知识

数据压缩技术的发展。

随着计算机技术的飞速发展，数据压缩作为解决海量信息存储和传输的支撑技术受到了人们的极大重视，对数据压缩算法的研究也不仅局限于信息论中有关信源编码的范畴，数字图像信号、语音信号的分析和处理等技术被大量引入到有关的研究领域。

1977年，两位以色列科学家Jacob Ziv和Abraham Lempel发表了名为“A Universal Algorithm for Sequential Data Compression”（顺序数据压缩的通用算法）的论文，提出了一种不同与以往的基于字典的压缩方法——LZ77，他们在1978年又提出了LZ77的改进算法——LZ78，这两个算法吧数据压缩的研究推向了一个全新的阶段。1984年，Terry Weleh发表的论文“A Technique for High Performance Data Compression”（高性能数据压缩技术）描述了对LZ78算法的改进和具体实现技术，成为LZW算法。目前，无损数据压缩领域中流行的数据压缩方法多是基于字典的压缩技术。UNIX系统上的一个实用压缩软件COMPRESS和Windows系统下的压缩软件Winzip和Winrar中所使用的压缩算法都是基于字典压缩技术的。

当数据压缩被用于减少存储空间时，可以减少程序的总执行时间。这是因为存储量的减少将导致磁盘存取次数的减少，虽然数据的压缩/解压缩过程会增加额外的程序指令，但由于程序的执行时间通常少于数据的存储时间，因此中的执行时间将减少。也正因如此，数据压缩技术在计算机技术飞速发展的今天仍然有着很重要的作用。

二、XML压缩索引

（一）XML压缩背景

上文中已经述说了XML的优点，但和其它形式的数据表示相比，XML文档往往很大。因此有些时候，传输速度和存储空间会非常重要。具体来说：

1.XML是一种清晰而易用的文本标记格式，但它的弱点就是当有大量数据需要交换，而程序内部处理部分又非常少时，会导致XML文档非常大，这样过大的空间占用意味着更大的处理代价；

2.由于本文压缩算法多年来一直是大量研究项目的课题，目前已经非常成熟。这种类型的算法都能方便的将XML进行压缩，但将XML文本作为一般文本文件进行压缩，这类算法都不大可能改善处理的速度，而且还会增加了解压后再解析的步骤；

3.我们把XML文档用于索引结构，这样就不能只保持了XML文档的结构而无法对XML进行索引搜索。也就排除了一些简单的XML压缩算法。

（二）XML压缩方法

当压缩文档时，通常首先考虑常用的压缩算法，如：Lempel-Ziv和Huffman，以及在它们上面实现变化的一些常用实用程序。在类Unix平台上通常是gzip；在其它平台上，zip更为常用，比如：PKZIP、Info-ZIP和WinZip。但这些实用程序实际上意在充分地减少XML文件的大小。但是，都没有保持了XML文档的结构，或是无法对XML文档进行索引。这样本文选择使用BWT压缩算法而不是顺序Lempel-Ziv算法。

（三）BWT数据压缩

利用BWT压缩算法，我们先把字符文本进行转换，然后进行压缩，这样就解决了XML文档过大的弊端。而且BWT压缩算法要比顺序LZ算法，解压时速度有所提高。BWT算法的具体介绍我们在第5章进行讲解。

三、系统设计

（一）XML文件整体输出

首先，我们先不考虑XML文件的结构，这样把XML数据文件提交给程序，会按照普通文本文件的方式进行处理。程序先读取整个文件的内容，之后将它们作为一个字符串，进行后缀数组排序，然后BWT转换。但是这样的结果并不如意，有以下两个缺点：

1.程序执行的效率不高，文件内容如过大，导致整体的速度下降；

2.不便于查找，整体进行排序换转后打乱了文件结构，不能成为索引；

（二）以XML文件结构进行输出

由于不能破坏XML文件的结构，只能按照XML现有的标签内容进行。这样我们就引入了XML解析器，它可以分析出XML文件的结果和具体内容。先用解析器解析XML文件，我们就方便的判断出，什么是标签，什么是数据。把每个标签或者数据，单独进行排序转换。

具体过程：

1.XML解析器读取分析XML文件；

2.建立一个空的XML文件，进行添加排序转换后的数据；