公文格式样本（共10篇）
机 密★×年
特 急
（均
用3号黑体字）
韶关市司法局文件
韶司字〔2010〕号
（发文字号：3号仿宋体，下行、平行文居中，上行文居左；年份：应标全称，用六角括号“〔〕”，序号不编虚位，不加“第”字）（上行文应注明签发人，3号楷体，居右）
关于规范机关公文处理程序的通知（标题：与文号空两行；标题=（发文机关）+介词+事由+文种；除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；2号小标宋体）
（正文与标题空一行）
各科（处）室、局直属各单位：
（主送机关全称或规范化简称、统称）
为了…………
（正文：3号方正仿宋体，一般22行×28字=616字；层次结构序数：“
一、”、“
（一）”、“1.”、“（1）”）
一、文件处理程序
（第一层次标题：3号黑体）
（一）以司法局名义发布的文件
（第二层次标题：3号楷体或宋体）
1．…………
（第三层次标题：3号仿宋加粗）
（1）…………
（第四层次标题与正文一样）
（附件与正文空一行）
附件：1.文件处理流程图
2.机关请示、报告处理流程图
（附件序号用阿拉伯数字，用下圆点符号；附件名称后面不加标点符号）
韶关市司法局
二〇一〇年月日
（单一机关制发的公文不署发文机关名称；必须加章印章；用小写汉字标识成文时间；联合行文每排最多盖3个印章，并在最后一排印章之下右空2字标识成文日期）
（如果是上行文，需要留联系人姓名和电话）
（不能为空页，不能标注“此页无正文”，通过调整行间距或者字距解决空页问题）
（主题词=类别词+类属词+文种；词目一般3—5个，新编词目加“△”；主题词和发送范围居底；“主题词”三个字用3号黑体，居左顶格标识；词目用3号小标仿宋体；词目之间空1字）
主题词：机关公文处理程序通知
抄送：…………（左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”；抄送机关用
逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；只有抄送和分送，没有抄报）
笔者所在的单位在建立全文检索系统时, 须解析各类文档内容, 即在各种电子文档中抽取其纯文本, 存放于数据库以便按内容进行搜索。PDF, DOC, XLS等格式的文档都能在网上找到解析程序, 唯独GD格式文档没有现成的解析办法。
欲将GD文档转换为TXT文档, 最简单的办法是直接使用书生阅读器 (sursenreader.exe) , 在其操作界面打开文档, 然后选择“文件”——“另存为文本”即可。但是对于数量庞大的文件库, 如果使用手工方式逐个转换, 不仅劳神费力, 而且容易出错。
如果能有一个后台程序, 模拟操作电脑鼠标和键盘, 在书生阅读器界面使用“文件打开”菜单打开GD文档, 再使用“文件另存为”菜单, 将当前文档以TXT文件存盘, 且该后台程序还能遍历、处理硬盘上各子目录文件, 问题则可迎刃而解。
“按键精灵”就是这样一个能在后台模拟鼠标键盘操作的软件。通过编制脚本程序, 可以让按键精灵遍历硬盘上指定目录下的所有文件, 并自动执行一系列鼠标键盘动作。该软件是一个免费软件, 目前最新版本是9.3。
下面简单介绍按键精灵的基本操作方法, 并编制脚本批量将GD文档转换为TXT文档。
在其官方网站下载、安装并运行按键精灵后, 将出现按键精灵主界面 (如图1所示) 。
在主界面中点击“新建”, 则出现脚本编制界面 (如图2所示) 。在“普通”模式下, 可通过左边的命令菜单输入命令, 在“源文件”模式下, 直接以代码方式输入脚本。
在脚本界面中, 点击“我的脚本”, 将新脚本命名为“GD_TXT”, 再点击“源文件”, 并在其中输入如下源代码 (以单引号开头的语句为解释语句) :
所以我想我们的公文格式能不能做些变通，正文改用四号仿宋，行间距改为22。笔者做了试验，如此一来，原本20页的某政府报告可以缩至12页，可节省40%的用纸量。可能这样一来有人会说字太小看不清楚，可是我们平时看的书籍和报纸又是多大的字呢？所以说改下字体对内容和阅读是没有影响的，相反可以节省大量的纸张。
以一个区县级党代会为例，需要印400份材料，就可以节省1600张纸（材料正反印）。而每年全国各级党政机关要开无数个大大小小的会议，如果所有会议的材料都可以将字体和行间距调小些，节省的纸张，可以减少多少森林砍伐量和碳排放量。如果采用小四甚至五号字体节省量将更多！
现在全国上下都在号召减少会务浪费，或降低宾馆和餐饮标准等。我们还可以从减少公务纸张浪费入手，除了缩小字体，甚至可以不发纸质发言稿给代表，将材料上传到网络上，涉及秘密的可以内网交流，大家会后有需要直接学习的用电子版就可以了。虽然一次会议节省的纸张有限，但是全国一年甚至更长时间节省下来的量可就惊人了。
陆蔚（江苏）
(公文用纸)
公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
现在，实际办公中用纸，一般采用A4纸。A4纸的相关数据如下。A4纸属A组纸，A组的纸张尺寸的长宽比都是1:，然后舍去到最接近的毫米值。A0定义成面积为一平的纸张。接下来的A1、A2、A3……等方米，长宽比为1:
【口诀】
《党政机关公文格式》GB/9704-代替《国家行政机关公文格式》的`新标准，可归纳为如下口诀：
主题词儿不再标：删除主题词格式要素
密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角
印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素
成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注
公文页码不可少：增加页码格式要素
【修订内容】
本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T 9704-1988进行修订。
(1)增加了公文用纸的主要技术指标;
(2)增加了印刷和装订要求;
(3)增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号;
(4)增加了主要公文式样。
(5)将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》;
(6)删去原标准中的引言部分;
(7)删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释;
(8)对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型;删去国内16开型纸张的相应说明;
(9)对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整;
一、公文格式不规范的种种表现
(一) 公文标题不规范。
公文标题由发文机关、公文内容和文种三部分组成, 不能缺项。在我们接触的公文中, 一是有的公文制发时不标明发文机关, 如有的公文只标注“关于XXXX的通知”, 省略了发文机关;二是有的重复使用介词结构“关于”, 如“XX市关于印发关于XXXXXX规定的通知”等;三是有的重复使用公文文种, 如“XXX转发XXX部转发XXX部印发关于XXXXXX规定的通知的通知的通知”;四是有的文种使用不当, 在法定公文文种以外随意创造文种, 如“XX厅关于XXX的建议”、“XX厅关于XXX的说明”、“XX厅关于XXX的对策”等;五是有的在标题中随便使用标点符号, 如“XX厅关于XXX、及“XXX”的通知”等;六是有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容, 如“XX市人民政府关于XXX非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字, “XX厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。
(二) 行文规则把握不准确。
发文机关应根据隶属关系和职权范围行文。一是有的市违反党政分开的原则, 以市委、市政府名义给省政府行文, 有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文, 还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省人民政府并XXX省长”;二是有的省直部门不经省委或省政府同意或授权就给市委或市政府下发指令性公文, 有的省直机关除办公室之外的其他内设处室违反行文规则给市、县对口业务部门行文;三是有的部门在上报的公文需要上级机关审批的事项中, 涉及其他部门的职权时未与相关部门充分协商会签, 或虽经协商会签但未取得一致意见, 也没有反映会签部门的意见或提出建设性意见, 即向上级机关行文;四是有的报告中夹带请示事项, 有的报告未附上级机关领导同志对此事的批示复印件;五是有的请示类公文一文数事, 有的请示类公文未标注签发人, 有的没有注明联系人姓名和联系电话 (办公电话和手机) , 有的行政机关公文只有单位落款没有加盖印章。
(三) 公文用语不规范。
不同类型的公文应按各自的公文用语来表述。有的机关对上行文、下行文和平行文的语气把握不准。一是对上行文, 向上级机关提出不适当要求和建议;二是向不相隶属机关行文, 有的向对方提出指令性要求, 缺乏协商语气;三是有的公文不注意行文格式, 标题排列不够整齐美观, 文中的小标题有的一句话有的两句话, 有的有标点有的没标点, 字体不统一, 序号不规范, 既杂乱又不协调美观;四是有的上报公文中出现错别字, 有的甚至把上级领导同志的名字写错;五是有的公文主题词标注不准确, 随意编造主题词词目;六是有的公文无印制版记, 有的公文附件不全。
(四) 文种使用不规范。
一是有的该用“请示”却用了“报告”, 有的属报告类公文却用了请示, 有的“请示”、“报告”合用, 如“XXX厅关于XXXXXX的请示报告”;二是有的该用“通知”却用了“意见”, 有的该用“函”却用了“通知”;三是有的该用“复函”却用了“批复”, 如有的业务主管部门向同级部门或下级政府下达项目核准通知书或资金使用计划时, 不用“复函”却用“批复”。
(五) 公文密级和紧急程度不规范。
一是有的公文在上报或下发时应该标注密级而没有标注;二是有的公文应该制发后即向社会公开发布而没有及时发布, 也没有在文尾附注处加以说明;三是有的公文在制发过程中运转时间太长而报送给上级机关时就标注紧急公文, 没有给上级机关留出足够的办理和审批时间。
二、存在问题的原因
一是领导重视不够。有的机关或部门对党政机关公文处理《条例》和《办法》规定的公文格式规范化要求执行不严格, 落实不到位。机关公文是代表一级党委、政府或部门行使职权的文字载体, 是代表本级机关说话的, 各级各部门相关领导同志都应该高度重视, 不仅要亲自撰写重要文稿, 还要指导文秘人员严格按照公文处理有关规定办事, 使发出的每一件公文都格式规范, 文面整齐。
二是审核把关不严。公文审核是一项群体性工作, 每一个环节都必须严格把关。有的部门参与公文制发和审核的机关工作人员责任心差, 缺乏公文质量第一、细节决定成败的意识。在公文运转的各个环节, 未经相关部门负责同志审阅签批, 对文中的内容、格式以及各类细节问题没有认真把关, 草率马虎, 很容易出现纰漏。
三是工作程序混乱。有的部门在公文审核中不按程序办事, 该送有关处室会签的不会签, 该送办公室把关的不把关, 最后将经部门领导批示同意的公文从办公室要个文号印发了事。这些做法随意省略了工作程序, 忽视了公文的规范格式, 致使发出的公文格式不规范, 差错再所难免。
四是业务知识不熟。公文写作与处理是一项细致入微的工作, 不仅专业性强, 而且文字水平要求高, 相关知识都要熟练掌握。有的机关或部门从事公文写作与处理的人员更换快, 新手多, 对相关知识不熟悉, 业务技能不够强。撰写和起草的公文缺胳膊少腿, 甚至出现一些常识性错误, 影响了公文的质量和办理效率, 也使机关或部门的形象大打折扣。
三、公文格式规范化的措施建议
(一) 把握好八大原则
1. 根据机关隶属关系和职责范围行文的原则。
上级党委与下级党委、上级政府与下级政府、上级部门与下级部门之间有行文的隶属关系, 上级可对下级发布指令性公文;凡没有隶属关系的均不应给对方发指令性公文, 可发商洽类公文。
2. 授权行文的原则。
属于部门职权范围内的事务, 应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项, 经政府同意也可以由部门行文, 文中应注明经政府同意, 凡未经授权均不应给下级机关或部门下发指令性公文。
3. 行文由办公厅 (室) 或秘书部门统一处理的原则。
机关或部门制发的公文, 经业务部门或处室起草和审核后, 要由办公厅 (室) 秘书处 (科) 审核把关, 重点是文稿体例、格式是否完整、统一、规范, 是否符合有关规定, 语言文字是否符合语法逻辑, 报批手续是否完备等。办公厅 (室) 或秘书部门审核把关后, 要及时按程序报送有关领导同志审批。
4. 公文不直接报领导者个人的原则。
除领导同志交办事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件或部分涉外事项外, 不得将应报请党委或政府审批的公文直接送领导同志个人 (包括以信函、内部签报形式) 。
5. 非特殊情况不越级行文的原则。
除重大社情灾情和重大突发事件、紧急情况外, 各级机关和部门一般不得越级直接向上级党委或政府报送公文。确需越级行文时, 应当同时抄送被越过的上级机关或部门。
6. 同级机关可以联合行文的原则。
同级党委、政府和军队, 军政、政府部门与同级人民团体具有行政职能的事业单位, 同一单位的同级机关, 地区与地区之间等同级机关或部门, 都可以联合行文。
7. 部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则。
一部门的某项工作如涉及其他部门职权的, 主办部门要主动与相关部门充分协商。经协商取得一致意见后, 方可根据其内容向下级业务部门或涉及到的有关部门行文。
8. 请示性公文一事一文和不向下级抄送的原则。
下级机关或部门向上级机关请示工作, 要一事一文, 不能在一个请示件中请示多个不相关联事项。要突出重点, 一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可, 不能贪多求全。请示类公文一般不抄送发文机关的下级机关。
(二) 严格规范公文格式
一篇公文制作完成后, 首先要审查公文文种选用是否适当, 秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、发送范围、主题词、抄送机关、印制版记等是否符合要求。
1. 公文标题要规范。
拟写标题的要点是, 内容提炼准确, 标题显明, 一目了然, 文种使用正确。公文标题中一般不加标点符号, 但颁布法规规章类公文时除外。标题中使用介词“关于”时只能出现一次, 不能重复使用。如果转发类公文标题太长, 可引用被转发公文的文号作为标题内容。
2. 主送、抄送、抄报机关要规范。
主送机关是公文的受理机关, 抄送机关是在向主送机关发文的同时向不相隶属的有关部门发文。如省政府主送各设区市政府和省政府各部门的公文, 对涉及到的省委、省人大、省政协各部门和省各人民团体则用抄送。抄报机关是向非主送的上级机关发文, 抄报有两种情况:一是下行文需报请上级了解掌握的公文, 如省质监局向各市、县质监局下发的政策性公文, 必要时可抄报省政府;二是受双重领导的部门向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报, 如省国税局向省政府行文的同时可抄报国家税务总局。
3. 上行文、下行文、平行文要规范。
一是上行文, 是下级机关向其直接上级机关的行文。必须标注签发人, 签发人在文头之下、红线之上、发文字号的右侧。二是下行文, 是上级领导机关对所属下级机关、单位的行文, 包括逐级行文和多级行文。逐级行文是向直接下一级机关行文, 如省政府向设区市政府行文;多级行文是上级机关部署安排的工作可以一次传达到数级下级机关, 如省政府直接向市、县政府的行文。三是平行文, 即互不隶属机关、无业务指导和被指导关系的部门或单位之间的行文。其内容包括申请办理事项、告知事项、商洽事项、咨询事项、征求意见等, 不管什么内容的平行文, 均应以平等、协商的口气行文。
(三) 加强业务培训
关键词：国家标准;公文格式;修订
Abstract： “Layout for official document of Party and government organs” plays an important role in scientific， systematic and standard document processing for party and government organs. Compared with “Layout for official document of administration”， this standard is more scientific accurate，logical，brief，and easy to understand. But the author considers that some items of the standard are still not accurate， not rigorous， not simple and lack of maneuverability. The author hopes to get timely revision.
Keywords： Management standard;Document format; Revision
为适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化，2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），并于2012年7月1日起正式实施。《条例》规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”[1]适应《条例》的规定要求，中共中央办公厅和国务院办公厅对国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）进行了修订，形成了现行国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），于2012年6月29日经国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会批准发布，2012年7月1日起正式实施。
新标准在标准名称、适用范围、标准结构、公文装订要求、公文格式要素及编排、特定公文格式编排等方面进行了修订，使标准内容更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者在对该标准的应用过程中，发现标准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，现提出来与大家一起探讨。
1 从标准的准确性考量
1.1 应修订“3.1字”、“3.2行”的定义。“3.1字”的定义为“标示公文中横向距离的长度单位”，“3.2行”的定义为“标示公文中纵向距离的长度单位”，根据该标准“规范性引用文件”中的“GB 3100 国际单位制及其应用”，长度的国际单位制为m、km、cm、mm、μm、nm、pm、fm，以上是我国长度的法定计量单位，而标示公文中横向距离的“字”和标示公文中纵向距离的“行”不是我国长度的法定计量单位。按照《中华人民共和国计量法》规定，“非法定计量单位必须废除”;1990年8月25日国家技术监督局令第14号颁布的《计量违法行为处罚细则》规定：“出版物使用非法定计量单位的，责令其停止销售，可并处一千元以下罚款。”《党政机关公文格式》国家标准是一种技术规范，并且标准文本是公开的出版物，理应遵守国家相应法律法规要求。因此，建议将“3.1字”的定义改为“标示公文中横向距离的单位”，“3.2行”的定义改为“标示公文中纵向距离的单位”。
1.2 应补充“发文字号”编排位置的特殊情况。“7.2.5 发文字号”规定：“编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。”建议在后面加上“特定情况可以作适当调整”的表述。因为同样这一条目规定，“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行”，如果出现三个以上签发人的情况，签发人需要排两行以上，这样，为满足“与最后一个签发人姓名处在同一行”的要求，发文字号就需要再做调整。
1.3 应修改“标题”的排列方式 。“7.3.1 标题”中规定：“标题排列应当使用梯形或菱形。”百度百科对“菱形”的定义是：“在同一平面内，有一组邻边相等的平行四边形是菱形。”[2]菱形标题要求上下对称，而实际应用中经常会出现标题上下不对称的情况。按照百度百科对“纺锤形”的定义，“一条对称轴的四边形称做纺锤形”，[3]故“标题排列使用梯形或纺锤形”比较符合实际。
1.4 应将“抄送机关”移至“主体”，主送机关名称过多时移至版记上方。《条例》规定，“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”。[4]抄送机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同，可以认为是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关，故将这一条目从“7.4版记”中分离出来，列入“7.3主体”比较恰当。抄送机关在公文格式中的位置，可以表述为“编排在版记之上一行，上加一条分隔线”。当出现7.3.2中提到的“主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文”的情况时，“应当把主送机关移至版记之上，上加一条分隔线。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线”。这样，就明确了主送机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分，避免出现“将主送机关移至版记”后，不易确定主送机关是作为公文主体，还是作为版记内容的情况。
1.5 应将附注编排在成文日期下二行。标准规定：“如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。”如果附注内容较长，会出现附注到成文日期下方的情况，这样加盖印章时，印章有可能会盖到附注内容，影响公文的阅读及公文版面的美观。
2 从标准的严密性考量
2.1 应修订字号的数字用法。按照国家标准《出版物上的数字用法》（GB/T 15835-2011）规定，选用汉字数字的情形包括“已定型的含汉字数字的词语” [5]。在常用的文字处理软件WPS和WORD中，字号没有“2号字”、“3号字”、“4号字”，只有“二号字”、“三号字”、“四号字”，可见用汉字数字作为字号属于已定型的用法。而在以上软件中，汉字数字与阿拉伯数字表示的字号大小明显不同，如“五号字”比“5号字”要大得多。所以，笔者认为，在《国家行政机关公文格式》国家标准中，字号选用不适用“选用阿拉伯数字与汉字数字均可” [6]的情形，“3号汉字”、“3号仿宋”、“3号阿拉伯数字”、“3号黑体”、“3号楷体”、“2号小标宋体”、“4号仿宋”、“4号半角宋体”字号中的阿拉伯数字“2、3、4”应分别改为汉字“二、三、四”。
2.2 应进一步明确成文日期标注方式。标准“7.3.5.4 成文日期中的数字”条目规定：“用阿拉伯数字将年、月、日标全。”在日常应用中，以2014年8月20日为例，除了规范标注外，常常遇到把成文日期标注成“2014.8.20”、“2014-8-20”、“2014/8/20”的情况，可以说这三种标注方式都不违背标准要求，但显然不规范。因此，建议将“7.3.5.4”条目表述为“成文日期”，内容改为“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。
3 从标准的简洁性考量
3.1 应统一发文机关署名和成文日期编排格式。标准中发文机关署名和成文日期编排格式有三种不同情况，比较繁琐。一是加盖印章的公文，“成文日期一般右空四字编排”，“以成文日期为准居中编排发文机关署名”;二是不加盖印章的公文，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数”;三是加盖签发人签名章的公文，“在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章”，“在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期”。从公文的简洁性考虑，笔者建议统一规定“一般成文日期右空四字，发文机关署名或签发人签名章以成文日期为准居中编排”即可。
3.2 应简化印发日期的标注方法。标准“7.4.3 印发机关和印发日期”中，印发日期标注“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。以上表述与成文日期标注相同，建议简化为“印发日期右空一字，标注方法与成文日期相同，后加‘印发二字”。
3.3 应明确信函格式不加版记。标准规定：信函格式“版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方”。按照本文上述观点，主送机关和抄送机关属于公文主体部分，不是版记内容，如果“版记不加印发机关和印发日期、分隔线”，那么可以简化为“信函格式不加版记”。
4 从标准的通俗性考量
应修订标准中的出版业专业用语。标准中有大量出版业专业术语，如“天头”、“订口”、“钉锯”、“书脊”、“切口”，等等，虽然标准对“天头”、“订口”分别加了注解“上白边”和“左白边”，但对其他词汇未做注解。由于该标准的应用对象主要是党政机关工作人员，不是出版业的专业人士，对这些词汇理解困难会给实际操作造成一定的不便，建议改用通俗易懂的词语。
5 从标准的操作性考量
5.1 应明确“发文机关标志”中加不加“文件”二字的具体情形。“7.2.4 发文机关标志”中有发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字的情形，也有不加“文件”二字的情形，如何操作？建议明确通用公文格式中“下行文”加“文件”二字，除此之外不加“文件”二字，这样也涵盖了“10.1信函格式”中“发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称”的规定。
5.2 应明确加盖印章公文成文日期的具体位置。标准规定：加盖印章的公文，“印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”。由于公文制发是先印制公文再盖章分发，所以，发文机关署名和成文日期确定在前，盖章在后，如果发文机关署名和成文日期位置不明确，居中下压的印章“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”可能无法保证。按照《中共中央办公厅印发〈关于各级党组织印章的规定〉的通知》（中办发〔1983〕 37 号）和《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），各级党政机关印章大小在4.2cm～6cm之间，而公文“3号字字高约为5.54mm”[7]，“一行（3号字字高+3号字字高的7/8）就约等于10.39mm” [8]。据此，经过计算，为保证加盖印章符合“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”的要求，可以确定“在正文（或附件说明）下空两行编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期”。
《党政机关公文格式》是党政机关处理公文的重要标准，对统一规范公文格式有着重要意义。以上修订建议是笔者一管之见，希望对促进党政机关公文格式的标准化和规范化有所裨益。
参考文献：
[1][4]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-04-16.
[2]百度百科.菱形[EB/OL]. http：//baike.baidu.com/view/133728.htm，2014-8-29.
[3]百度百科.纺锤形[EB/OL]. http：//baike.baidu.com/view/11770838.htm，2014-8-29.
[5][6]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：176.
[7][8]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：21.
考试例题
1、公文写作题
请根据所给材料，以×××县委考察组名义写一则公示。
材料：1．某县即将对全县乡镇党政领导班子进行换届选举，县委特成立了考察组，对各乡镇领导班子进行全面考察。
2．从11月26日起，考察组进驻大和乡对其领导班子进行考察，包括现任领导班子成员和近期较成熟的乡镇后备干部。
3．考察组包括组长王××(县委组织部一组副组长)、成员张××(县委组织部基层组织组)、赵××(县纪委行政监察室)。
4．考察组设在乡招待所202、203房间，全乡干部群众如需反映情况，可直接与考察组联系，面谈、电话均可。
5．考察组电话：××××××××
要求：
(1)遵循“公示的写作格式”(只要求写明标题、正文、行文单位、成文时间)(2)内容清晰、结构合理。参考答案： 考察干部公示
鉴于全县乡镇党政领导班子即将进行换届选举，县委根据有关规定，决定从11月26日起，对大和乡党政领导班子进行全面考察。考察范围包括现任领导班子成员和近期较成熟的乡镇后备干部。
考察组组长由县委组织部一组副组长王××担任，成员有张××(县委组织部基层组织组)、赵××(县纪委行政监察室)。考察组办公室设在乡招待所202、203室。全乡干部群众如有情况需要反映，可直接与考察组办公室面谈或打电话进行联系。考察组电话为：××××××××。特此公示。
×××县委考察组
二○○二年十一月二十六日
2、公文改错题
××市人民政
府文件 ×府发〔2004〕第11号
关于表彰市××厂实现“安全生产年”的通报
市属各企业：
为确保企业生产和人民生命财产安全，我市××厂从各方面采取有力措施，花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实，并建立了安全生产各级岗位责任制，2003年实现全年无重大生产和伤亡事故，成为我市标兵企业。为此，市政
府决定给予市××厂通报表扬，以资鼓励。市政
府号召全市各企业学习市××厂的先进经验，结合企业实际，建立和健全安全生产岗位责任制，抓好安全生产，争创标兵企业，为把我市安全生产提高到一个新水平而努力。特此通报
主题词：关于表彰通报
××市政
府（印章）二○○四年元月 参考答案：
(1)发文号应为：×府发［2004］11号。(2)标题中不应出现引号，应去掉。
(3)标题中的“表彰”应与“通报”放在一起，为“关于„„的表彰通报”。(4)通报类属普发性公文，可不写收文机关。(5)结尾处不用写“特此通报”。
(6)发文机关应写全称“××市人民政
府”。(7)发文时间应规范，并具体到日。(8)主题词表中无“关于”词，应去掉。
3、公文写作题（15分）
请你就以下肉容代云南省县联社向省联社拟写一份300左右的分文：
2005年，县发生里氏6.2级地震，造成县联社房屋等财产的较大损失，部分员工生活学到影响。为了尽快恢复正常的工作，稳定员工情绪，县联社向上级行文要求经济上帮助支持。
参考答案：
XX县联社关于请求经济帮助的请示 省联社：
2005年x月x日二十三点十六分三十秒，云南省Xx县发生里氏6.2级地震，此次地震造成县联社地面建筑物及基础设施损毁较大损失、部分受灾员工生活受到影响、恢复建设资金短缺、余震不断灾害叠加，致使震区联社恢复重建工作面临重重困难，急需资金支援。
鉴此，我联社为了尽快恢复正常的工作，稳定员工情绪，特向省联社请求为救灾给于经济帮助，使我联社做好应急抢险工作，解决部分员工面临的生活困难。
专此请示，请批复。
Xx 县联社
Xx年x月x日 主题词：地震 损失
经费
请示
Xx 县联社
Xx年x月x日
印
共印x份
公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一 函的写作格式
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。
①标题
一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。
②正文
一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼“等。函的写作范例
关于鄂穗两地携手联合打捞”中山舰“的函 湖北省人民政
府：
现沉于长江金口赤矾山江底的”中山舰“，是中国现代革 命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。
”中山舰“是重要的革 命历史文物。该舰192喀年参加”保卫大武汉会战“时被日军炸沉。尽快打捞”中山舰“，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革 命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革 命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善**，促进台
湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。
由于”中山舰“在广州的时间长达21年，且围绕”中山舰“的几次主要历史事件都发生在广州。因此，”中山舰“是把广州建设成为中国现代革 命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革 命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市**、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政
府采电来函．希望广州市政
府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞”中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政
府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。
专此函达，请答复。
广州市人民政
府(盖章)
X X年x月X日
公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二 通知格式：（指示性通知）
北京积水潭医院关于××××××的通知 各科室：
×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××。北京积水潭医院二○○五年三月十日 例文(指示性通知)国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知 国发(1996)×号
各省、自治区、直辖市人民政
府，国务院各部委、各直属机构: 改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院
一九九六年十二月十六日 通知格式：（会议性通知）
关于×××××××××××××××会议的通知 各职能处室：
定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。参加人员××××××××××××××××××××××××××××。会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）
会议地点××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜
（一）××××××××××××××××××××××××××××。
（二）××××××××××××××××××××××××××××。
（三）×××××××××××。
联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。北京积水潭医院 ××××年×月×日 例文(会议通知)关于召开全区宣传部长会议的通知 各市委宣传部，柳铁党委宣传部：
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：
一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。
二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。
三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。
四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。
（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。
（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。
联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。广西壮族自治区委员会宣传部 二○○三年九月四日 《通知》写作要点
通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题：制发机关＋事由＋通知。
二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。
三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。
㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三 报告格式：（建议报告）关于××××××的报告 院领导：
根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。北京积水潭医院××处 ××××年×月×日 例文(建议报告)关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院：
脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。卫生部
一九九三年十月二日 报告格式：（情况报告）关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。北京积水潭医院××处 ××××年×月×日 《报告》写作要点
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。
二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之四 请示格式：（事务性请示）
关于在我院开展×××工作的请示 院领导：
近一段时间来，我院××××××××××，为了×××××××××××，拟在我院开展×××××××××。具体意见如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××××××。
三、××××××××××××××××××××。
以上意见已经各分会同意，如无不妥，请批转各部门执行。北京积水潭医院工会 ××××年×月×日 例文(事务性请示)关于在全国开展基本农田保护工作的请示 国务院：
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：
一、明确指导思想，加强组织领导。„„„„„„
二、根据不同地区确定保护重点。„„„„„„
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。„„„„„„以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。国家土地管理局 一九九一年一月二日
院长办公会请示格式：主管领导批示： 关于××××的请示 院领导：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。积水潭医院××处 ×年×月×日 《请示》写作要点
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。
二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。规定格式：
北京积水潭医院××××的规定（××××年×月×日）
第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。第二条×××××××××××××××××××××××。例文（行政法规类规定）
北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定
（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）
第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。第二条本规定由各级人民政
府组织实施。„„第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政
府负责解释。
第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。《规定》写作要点
规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。
一、标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。
二、正文：
（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。
（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。
（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。书写要求 字号规格
公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。
1、各要素一般用3号仿宋字体，特定要求除外。
2、一般每页排22行，每行28个字。
3、发文字号如“京教办„2014‟1号”中括号为六角括号。
不编虚位如“1号”不编为“01号”。
4、次序数为“
一、”（黑体字）； “
（一）”楷体字； “
1、”
（仿宋）； “（1）”（仿宋）。
5、成文日期用阿拉伯数字一般右空四字编排。
公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。小编精心为你整理了公文批复格式，希望对你有所借鉴作用哟。
（一）批复的概念和特点
1、批复的概念
批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。
批复是用于答复下级机关请示事项的公文。它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。
2、批复的特点
（1）行文具有被动性
批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。
（2）内容具有针对性
批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的`内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。
（3）效用的权威性
批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。
（4）态度的明确性
批复的内容要具体明确，不能有模棱两可的语言，使得请示单位不知道如何处理。
（二）批复的分类与写法1。批复的分类
根据批复的内容和性质不同，可以分为审批事项批复、审批法规批复和阐述政策的批复等三种。
还有肯定性批复、否定性批复和解答性批复三种。
2、批复的写法
批复一般由标题 主送机关 正文 落款构成。
（1）标题
标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关、事由和文种构成。在事由中一般将下级机关及请示的事由和问题写进去；
还有一种完全式的标题是 发文机关 + 表态词 + 请示事项 + 文种，这种较为简明、全面和常用。
也有的批复只写事和文种。
（2）主送机关
主送机关一般只有一个，是报送请示的下级机关。其位置同一般行政公文，写于标题之下，正文之前，左起顶格。批复不能越级行文，当所请示的机关不能答复下级机关的问题而需要向更上一级机关转报请示时，更上一级机关所作批复的主机关不应是原请示机关，而是转报机关。如果批复的内容同时涉及其它的机关和单位，则要采用抄送的形式送达。
（3）正文
正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。
批复引语要点出批复对象，一般称收到某文，或某文收悉。要写明是对于何时、何号、关于何事的请示的答复，时间和文号可省略。
批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示，意思要明确，语气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意，注意事项等都要写清楚。
批复要求（其实可以单独算做结尾），是从上级机关的角度提出的一些补充性意见，或是表明希望、提出号召。如果同意，可写要求；不同意，亦可提供其他解决办法。
（4）落款
这部分写在批复正文右下方，署成文日期并加盖公章，成文日期用汉字，标全年 月 日，零写为〇。
批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时，根据现行政策法令及办事准则，及时给予答复。撰写时，不管同意与否，批复意见必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其辞，模棱两可，以免下级无所适从。
同时批复必须有针对性的一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题。
