公司文件管理规定流程（精选8篇）
1.编制目的为规范企业经营管理，确保企业的政令畅通，有效提升工作效率和团队执行力，特制定本制度。
2.适用范围
金锡机械公司所属各部门的文件提交、收发及管理。
3.内容
3.1 文件拟制要求
公司各部门在拟定文件时，必须注意上、下行文的规范化，具体要求如下：
3.1.1专题专用，内容明确；
3.1.2文字表述准确、简练、通顺、标点使用正确；
3.1.3符合行文格式要求，题目、内容书写要符合规范。
3.2行文工作流程
3.2.1由其它部门拟定将要以公司名义发出的文件，先由部门承办人认真领会领导的要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后由承办人在文件左下角“拟制”一栏签署自己的姓名，由拟稿部门的经理在文件下方偏左的“审核”一栏签署自己的姓名后送办公室核稿，由办公室主任在核对无误后在文件下方偏右的“复核”一栏签署自己的姓名，然后由办公室主任依据文件的重要级别按顺序转呈总经理审阅后由总经理在文件的右下角“批准”一栏签发或拒签；
3.2.2由办公室拟制的将以公司名义发出的内部文件直接由办公室主任在“审核”一栏签字后报总经理审批；
3.2.3凡是被总经理拒签的文件通常情况下交由办公室进行回复并说明原因；特殊情况下，在总经理认为必要时，将由办公室或总经理本人通知或约定意见交换时间。
3.2.4文件签发时，由办公室统一编发文号。
3.2.5文件签发后，办公室应将文件签收记录与原件一起存档。
3.3收文工作流程
3.3.1主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属收文范畴。
3.3.2属于公司领导亲收的收文，由办公室签收登记并交收件人亲自拆封。
收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收件日期、份数、内容提要、来文单位等。
3.3.3填写文件传阅单，附在文件上并将文件放入传阅夹交办公室主任；
3.3.4办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明自己的建议，再请领导批阅；
3.3.5急件或重要文件，须在第一时间送办公室交请领导批阅；
3.3.6密级文件只交公司高层管理人员传阅并做好记录，该文件不得携离办公室；
3.3.7文件返回后行政文员要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示并及时报告办公室主任；无批示的文件按类别归档。
3.3.8办公室在接到有批示的文件后，在按照批示要求涉及的部门或人员按批示办理的同时，根据文件的级别按照 “督办原则”进行催办；
3.3.9文件传阅须做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。文件传阅单上必须注明处理结果及日期；
3.3.10上级主管部门要求回收的文件必须在指定时间内交回并办理相关手续。
3.4发文工作流程
3.4.1以公司名义上报下发的文件范畴包括公司高层发出的信函；
3.4.2以公司名义发出的（包括通知、通报、决定、人事任免等）各类文件，统一由办公室执行；
3.4.3将以部门名义发出的文件按3.2.1的要求报办公室审核签字后，依据提交文件部门注明的缓急程度依次序转呈总经理审批；
3.4.4公司或发文部门将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往
单位、内容提要及份数；
3.4.5文件经总经理签发后依据缓急程度，必须在半个工作日到一个半工作日内完成文件的发放；
3.4.6各部门的文件在发出后须将底稿、正式文件在本部门留存一份，将批件与签收记录按照3.2.4、3.2.5的要求交办公室存档。
3.4.7所有文件在年终时统一立卷、归档。
3.5各类文件、报告提交流程
各部门所有必须提交总经理审批的上行文必须按规定交办公室登记备案后，由办公室转呈总经理审批并将结果及时转告文件提交部门。
3.6文件打印工作流程
3.6.1行政文员在接到其他部门的打印文件时必须报办公室主任同意后方可进行打印；
3.6.2打印时应做到无错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕后应通知起草人校对；
3.6.3行政文员在接到签发的文件后按需要进行打印或复印。
3.6.4复印公司内部资料，应注意有关保密规定，密级文件须经主管领导批准。
3.7档案、文件、资料管理及借阅流程
3.7.1借阅档案、文件、资料者必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经总经理批准方能借阅；
3.7.2案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件资料可以借出。可借出的文件资料借阅期限不超过7天（书籍为15天），到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
3.7.3借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、摘抄、翻印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密规定追究当事人责任；
3.7.4借阅的档案交还时，必须当面点清楚，如发现遗失或损坏应及时报告；
3.7.5对3.7.3规定的不能摘抄等内容，经总经理批准的可按照总经理意见办理。
3.8文件、资料的保密规定
3.8.1拟稿
文稿的拟定者应在文件拟订时根据3.8.7的保密级别划分，准确判断出文件的密级并在文稿的撰写、打印时按规定予以保密；
3.8.2印制
文件统一由办公室印制；技术部图纸由技术部部门长按相关管理流程印制并保管。
3.8.3复印
复印秘密资料必须经总经理批准后交办公室办理；技术部图纸由技术部部门长派专人复印。
3.8.4保管
秘密文件由办公室统一保管，个人不得保存；如需借阅由总经理批准后于当天收回；
3.8.5归档
没有解密的文件和资料存档需要在扉页上注明原定密级并按上述规定执行；
3.8.6销毁
按档案管理的相关规定执行。
3.8.7保密级别按以下三个级别划分
A：绝密级
＊ 公司领导的电传、传真、书信；
＊ 非公开的规章制度、计划、报表以及重要文件；
＊ 公司领导的个人情况；
＊ 正在研究的经营计划与具体方案。
B:机密级
＊ 公司的电传、传真、合同；
＊ 生产工艺以及指导生产的技术文件和资料；
＊ 员工档案
＊ 组织状况、人员编制；
＊ 人事任免
C:秘密级
＊ 公司的经营数据、策略方案以及有损于企业利益的其它事项。
3.9其它相关规定
3.9.1违反本制度的相关规定或操作流程者，将依据公司的相关规定予以从重处罚；
3.9.2本制度将根据企业的发展及实际状况对其进行适时的修订与更新，更新后的新增内容将成为受本制度约束者自动遵守的行为准则；
3.9.3本制度自总经理签发之日起开始生效、执行。
以下无正文
合肥金锡机械有限公司
二0一一年九月五日
一、电子文件存在的问题
目前, 企业档案管理已经实现了一体化操控模式, 这对于企业未来的规划发展起到了促进作用。但在计算机技术得到广泛运用的同时, 企业电子文件也面临了许多安全隐患。种种隐患的存在使得电子文件的使用价值降低, 如:企业电子文件存储了大量的数据信息, 若文件被窃取则会给企业造成诸多经济损失, 对企业的经济管理都是很不利的。从企业的使用状况看, 电子文件面临的问题主要集中于网络控制、人员管理等两大方面。首先, 网络控制中管理人员操作不当, 导致电子文件的安全指数降低, 给非法入侵者提供了盗取机会;二是人员管理, 尽管企业已经实现了办公自动化, 但部分职员专业技术缺乏, 导致其在实际工作中难以掌握先进的计算机技术, 后期工作未能对电子文件实施安全管理。从企业未来的可持续发展角度考虑, 对电子文件的应用流程进行综合管理是不可缺少的, 这不仅保证了企业内部信息的安全, 也有助于办公自动化模式的推广运用。让企业的经营管理模式朝着最优化方向发展。
二、加强应用风险的防范
电子文件的应用流程主要是传输、挖掘、接收等, 这些流程中都有潜在的安全隐患。尤其是计算机网络不稳定时, 电子文件的安全系数越低, 电子文件内容被盗取的可能性更大。因而, 企业在使用电子文件时必须要制定综合性的风险防范计划, 对可能出现的意外风险提前控制处理。
1、管理方面。
良好的管理制度是维持电子档案管理的重点措施, 企业应积极创建一系列的制度来进行防范, 档案管理人员可以颁布和制定某些特定的制度。如:在管理电子档案时需控制好人员操作的范围, 非管理人员不得操控系统, 通过人员控制权限的方式防范风险。通过管理措施的改革对电子档案使用效率的提升是有帮助的, 这些有助于企业应用电子档案管理模式的转变。
2、防范方面。
电子档案是企业信息数据的集中文件, 及时消除威胁是避免电子档案遭到损坏的关键内容, 企业在计算机维护期间要做好威胁的防范控制。由于计算机网络的多样性, 使得威胁的防范控制难度极大, 但只要从多个方面考虑问题则可及时处理。如:使用计算机设备时, 企业需注重软件、硬件设备的维护管理, 从两个方面入手创建综合控制模式。
3、技术方面。
计算机在运行期间要采取多项措施, 引进技术是降低风险发生的有效方法, 且对维护电子档案安全性有着重要的意义。在电子档案管理时可通过设置密码的方法, 密码可用于大多数现代的操作系统。若企业管理时需设置密码后, 应及时培训计算机技术人员控制, 以防数据库受到外界因素的破坏。
4、维护方面。
数据库是企业办公自动化的主要载体, 对数据库加强维护控制有助于电子文件的安全运营。有效防护是通过安全防御措施将风险控制在外, 以保证电子文件不受外界因素的干扰。电子文件应用流程中采取安全防护也是避免电子档案受到威胁的一大策略, 其对于档案的维护控制有着重要作用, 可防止数据库受到外界条件的干扰, 维护了数据信息的安全。
三、风险的综合调控策略
企业要根据内部电子档案的管理状况, 及时调整管理模式、管理方法、管理技术, 采取综合性的调控策略才能有效防范风险的发生, 这都是电子档案管理时需要顾及到的。除了从正面防止风险的发生外, 我们可以从风险转移、风险缓解、风险评估等多个方面降低风险损失。具体如下:
1、风险转移。
转移策略是为了将电子档案风险转移到其它方面, 从而达到减小风险损失的目的, 这也是企业在电子档案管理中常用的风险控制方法。一般情况下, 风险转移的方法可从多个方面提供改进, 如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后, 我们可以把复杂的风险问题进行简化, 再对原先实施的电子档案管理策略优化改进, 创造更加先进的电子档案管理系统。
2、风险缓解。
当电子档案管理阶段发生风险之后, 管理人员则要学会如何缓解风险, 将风险造成的破坏控制在最小范围。目前, 许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解, 电子档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子档案相关资产重新布置等手段来减小电子档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施, 前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案。
3、风险评估。
当风险真正发生之后, 企业应尽快采取措施防范, 同时应利用其它措施将风险损失控制在最低。风险评估是为了对电子档案进行综合分析, 找出导致风险发生的原因及影响, 这样才能制定更加科学的防御计划。通常需要评估的内容包括:攻击的可能性、发生攻击所可能造成的毁坏程度、彻底的成本效益分析、使用适当类型可能性的控制措施等等。另外, 企业管理者要增强自己的风险意识, 加强多项风险的预防处理, 制定一套严格的风险调控计划。
4、风险培训。
企业人员是电子档案管理的执行者, 企业人员素质对档案管理效率有着重要的作用。通常档案管理人员的素质在某种程度上决定了档案风险的大小, 若企业需降低档案管理的风险则必须要注重风险意识的防范, 防止有可能在管理过程中所发生的风险。在档案管理中有必要提升档案管理人员的业务能力, 并有意识地培养他们的风险意识。同时, 在执行人员管理计划时也要搞好专业培训技术, 让电子档案工作者接触到更多的专业知识。
四、结论
综上所言, 电子文件是档案管理中的重点对象, 也是企业贮存信息的主要文件之一。为了更好地实现内部办公自动化, 企业在电子档案管理期间要注重应用流程的规划, 同时加强对电子文件意外风险的防范控制, 为电子文件的运用创造良好的条件。
参考文献
[1]陆胜昔.企业办公自动化中的电子档案管理[J].管理观察, 2010, 15 (7) :20-22.
[2]聂一品.电子档案管理存在的风险及控制措施[J].电子档案技术, 2010, 33 (14) :29-31.
[3]光嘉平.我国企业电子档案应用流程规划的不足与改进[J].中小企业管理, 2010, 16 (11) :30-32.
关键词：流程管理；电子文件；电子档案；归档
1 流程管理概述
流程管理源于1993年美国麻省理工学院迈克尔·哈默（Michael Hammer）与CSC管理顾问公司的董事长詹姆斯·钱皮（James Champy）提出的管理流程再造（BPR）概念，它是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法，其实质在于构造卓越的业务流程[1]。流程的类型分别是战略性流程、经营性流程和辅助性流程，并且所有组织的核心流程基本上是相同的，其数量及复杂程度与组织的规模无关[2]。
近几年来，流程管理不仅成为管理界学术研究的热点，更在国际企业界形成讨论和应用的热潮。美国、日本以及西欧一些国家的企业都争先恐后开始了这方面的实践。与传统管理方式比较，流程的管理方法在以下几个方面实现了突破[3]：（1）信息和交流更加通畅；（2）为员工授权；（3）新的领导方式；（4）新的协作方式；（5）更加重视知识要素资源的有效运用。
2 电子文件归档流程建模
归档作为档案管理的一个非常重要的环节，是文书工作的终结，档案工作的起点。在纸质文件管理过程中，一般要求业务或文书人员将处理完毕的文件整理好后，向档案人员移交归档，其工作方式与方法已经普遍为大家所接受[4]。而电子文件因其容易修改、难以区分原件和复制件。通过对电子文件归档过程进行流程分析，设计电子文件归档的标准流程，保证电子文件归档后的原始性，实现传统档案的凭证价值，对电子档案管理工作显得十分重要。
在实际工作中，电子文件归档主要采用的是前端控制模式，这主要是根据目前我国对文件连续体理论的运用，按照档案管理部门的要求，对电子文件的控制管理、创建以及设计都是在前端控制模式下进行的。电子文件归档使用前端控制模式可以实现文档一体化管理，从以前的电子档案后端控制的半程管理覆盖到电子文件归档的全程管理[5]。基于此，要完成电子文件归档工作，不能简单将传统纸质档案的归档流程照搬到电子文件归档中，必须从电子文件产生的业务系统开始，提取除电子文件内容本身以外的凭证信息，同时进行归档，这样才能在真正意义上实现从电子文件到电子档案的归档工作，使电子档案能够像传统纸质档案一样，起到其凭证价值的作用，具备同等的法律效力。
依据电子文件归档全程管理的要求，设计电子文件归档整体流程模型如图1所示：
首先从各业务系统采集接收电子文件及相关信息。这部分工作是一项比较复杂的工作，因为不同单位所使用的业务系统多种多样，所产生的电子文件格式同样五花八门，这就需要将不同格式电子文件按照分类进行标准化处理，为归档做好准备。
接着对业务系统文件及相关信息进行采集筛选，确定电子文件类型、范围等信息，然后按照档案管理要求进行电子文件鉴定工作，鉴定完成后确定资源清单并进行审核，审核通过就进行归档处理，否则要重新完成上面工作。
通过鉴定、审核的电子文件就可以归档了，首先，为了档案的利用、存储，要进行标准化处理，主要由档案管理人员著录标引元数据、对需要数字化的资源进行数字化处理。标准化处理完成的电子文件进行检测后没有问题就成为一份电子档案，可以加密后入库保存，到这里就完成了基本归档工作。
对归档后的电子文件，如果允许网络发布，可以解密、确定可公开的目录、添加水印后提供给用户进行检索、使用。
3 电子文件归档实现
通过对电子文件归档流程分析，我们发现，整个电子档案归档管理过程十分复杂，依据电子文件归档流程要求，采用面向方面和组件化的思想以降低业务逻辑各个部分耦合度，提高项目的可维护性，整个电子文件归档系统功能设计如图2：
整个电子文件归档系统整体分为应用功能模块和系统基础模块。下面对两个部分分别进行说明。
3.1 系统基础模块。系统基础模块主要实现电子文件归档流程中涉及系统安全管理、数据保存、访问控制、共用组件等基础性功能。这些功能在整个电子文件归档流程中会随时调用，且是整个系统健康、稳定运行的基础，对系统功能的实现起到支撑作用。这里将这些功能独立开发封装成各个基础模块，一方面可以提高代码的复用，另一方面又可以降低电子文件复杂归档流程处理难度，使得更加容易地开发出功能完善的系统。
这里共设计了8个基础模块，下面分别加以说明。
权限控制模块：以基于用户角色的权限控制模型为基础，结合电子文件归档中对用户访问控制的要求，加入时间、地点等环境要素，形成完善的访问控制模型，满足系统访问控制要求。
数据存储模块：用于完成电子文件、凭证信息，以及相关著录信息的保存工作。
数据加密模块：主要完成有保密要求的电子文件及其相关信息的加密、解密功能。这里采用公钥加密算法和对称加密算法相结合的方法完成该模块，在保证数据安全的同时，又照顾到系统的性能需求。
PKI认证模块：主要采用数字证书技术来完成电子文件凭证价值的功能。
持久层模块：是系统数据存储功能的底层实现，在实际系统开发实现中采用软件开发中的持久层框架实现，完成关系数据库和面向对象程序设计语言之间的转换。
水印生成模块：主要为电子文件利用提供方便，在电子文件发布检索时，对文档内容加上水印。
日志管理模块：完成系统日志的生成、查看等功能，通过该模块可以很好地查阅系统使用情况。
公共组件：主要放置系统开发中会大量重复使用的基础性功能代码，如字符串转换等。
3.2 应用功能模块。应用功能模块用于实现电子文件归档流程中具体的业务功能，在系统每个应用功能模块的实现都是按照MVC多层架构的思想，分为视图层、控制层和模式层，层与层之间采用标准化的接口实现耦合，为系统提供更好的可维护性和健壮性。从电子文件归档流程开始到最后的发布检索，共设计了资料接收、鉴定审核、档案标准化、档案著录、档案归档、档案发布、档案借阅、载体管理和数据维护9个功能模块。在流程建模部分对业务流程已经做了比较详细的说明，各个功能模块的业务逻辑已经比较清楚，限于篇幅，这里就不再一一说明。
4 总结
通过对电子文件归档流程的基本分析，依据档案管理工作的实际要求，完成了电子文件归档系统设计工作。
参考文献：
[1]黄艾舟，梅绍祖.流程管理原理及卓越流程建模方法研究[J].工业工程与管理，2003（2）：46～47.
[2]李明子.现代管理的新理念：流程管理[J].中华护理杂志，2005，40（12）：957.
[3]赵志，孙林岩，汪应洛.基于企业流程的管理方法探讨[J].西安交通大学学报（社会科学版），1999， 19（3）：18.
[4]赵屹，陈晓晖.电子公文流程与传统公文流程的比较研究[J].档案学通讯，2010（4）：35～38.
1.《外包管理流程》
二、二级流程
1.《项目策划外包管理流程》
2.《营销策划及销售外包管理流程》
3.《采购招投标管理流程》
4.《设计招标管理流程》
5.《工程采购招标管理流程》
6.《甲供材料设备采购招标管理流程》
7.《合同管理流程》
8.《工程巡查管理流程》
三、支持性文件：
1.《设计评审工作规范》
2.《工程管理指导书编制规范》
四、模板、样本
1.各类任务书样本
1)《项目策划工作任务书（样本）》
2)《概念设计任务书样本》
3)《方案设计任务书样本》
4)《规划方案设计任务书样本》
5)《初步设计任务书样本》
6)《景观方案设计任务书样本》
7)《施工图设计任务书样本》
8)《景观施工图设计任务书样本》
9)《工程管理指导书样本》
10)《营销策划工作任务书样本》
11)《销售代理工作任务书样本》
2.各类合同样本
2.1 设计类合同样本：
1)《测绘合同》
2)《地质勘察合同》
3)《规划方案设计合同》
4)《规划方案、扩初、施工图合同》
5)《景观方案、施工图设计合同》1
6)《景观方案、施工图设计合同》2
7)《施工图设计合同》1
8)《施工图设计合同》2
9)《室内装饰设计合同（含招定标文件）》
10)《零星工程设计合同》
2.2 工程类合同样本：
1)《建筑工程施工合同》
2)《建设工程施工合同补充：变更与签证》
3)《建设工程施工合同附件：工程质量保修协议书》
4)《建设工程施工合同附件：廉洁合作协议》
5)《环境工程施工合同》
6)《分包工程施工合同》
7)《分包工程双方合同》
8)《分包工程三方合同》
9)《维修工程施工合同》
10)《采购合同》
11)《设备材料供货合同》
12)《设备材料供货安装合同》
13)《设备材料供货三方合同》
14)《设备材料供货安装三方合同》
15)《设备材料质量保修书（设备材料类合同通用）》
16)《装饰工程施工合同》
17)《装饰工程施工合同补充：设计变更、现场签证》
18)《建设工程监理合同 1》
19)《建设工程监理合同 2》
20)《建设工程造价咨询合同 1》
21)《建设工程造价咨询合同 2》
2.3策划营销类合同样本：
1)《项目策划合同样本》
2)《营销策划合同》
3)《营销策划及销售代理合同》
4)《销售代理合同》
5)《销售代理合同（尾盘）》
6)《媒体广告合同》
7)《广告设计合同》
8)《平面设计合同》
9)《广告牌发布合同》
10)《制作合同》
11)《常规喷绘（含包装）业务战略合作合同》
12)《资料印刷合同》
13)《模型制作合同》
14)《商业图片拍摄合同》
15)《买卖合同补充约定》
16)《营销活动合同》
17)《现场包装合同》
18)《房产置换合同》
19)《样板间销售协议（装修费并入房款）》
20)《商铺预订租赁合同》
21)《前期物业服务委托合同》
22)《前期物业管理服务协议》
3.各类模板
1)《采购招标计划》
2)《投标单位资格预审表》
3)《供方实地考察评价表（工程类）》
4)《供方实地考察评价表（材料设备类）》
5)《投标资格评审汇总表》
6)《投标单位入围会签单》
7)《招标文件审批单》
8)《答疑纪要》
9)《投标情况对比分析表》
10)《定标审批表》
11)《策划公司项目策划工作计划》
12)《项目开发计划》
13)《项目巡查报告》
14)《工程招标文件范本》
15)《项目营销代理招标文件（样本）》
16)《销售代理合作方入围评分表》
17)《销售服务合作方甄选评分表》
18)《销售代理公司综合评定表》
19)《销售代理公司管理措施》
20)《营销合作单位审批表》
21)《广告服务合作入围评分表》
22)《广告公司招标评标表》
23)《广告发布跟踪管理办法》
24)《甲供材料设备类供方履约评价表》
25)《施工类供方履约评价表》
26)《营销策划合作方履约情况评价表》
27)《合约规划分类明细（样本）》
28)《设计采购计划》
4.案例：万科工程招标文件
1)《附件01.技术要求》
2)《附件02.技术标书编制要求》
3)《附件03.经济标书编制要求》
4)《附件04.合同条件》
5)《附件05.甲供乙供材料设备清单》
6)《附件06.工程量清单》
7)《附件07.投标函》
8)《附件08.投标表格》
9)《附件09.廉洁合作协议书》
10)《附件10.工程质量保修协议书》
11)《附件11.关于设计变更、现场签证的协议》
12)《附件12.《交房标准》》
13)《附件13.《图纸清单》》
1．目的为了规范本公司的重要资质文件及重要文件的管理工作，保证资质文件合法、严肃和可靠使用，杜绝违法行为，维护公司权益，根据国家有关规定，结合公司实际，特制订本规定。
2．范围
本公司所有重要资质文件和重要文件的办理、使用、归档、保管、销毁处理一律按本规定执行。
3．本规定相关术语
3.1本规定所称的资质文件管理是指对公司各类资质文件的办理、申请领用、使用、保管、销毁处理等一系列管理行为的总称。
3.2本规定的重要资质文件主要包括：企业法人营业执照；组织机构代码证；税务登记证；安全生产许可证；排污证；环保类证明；专利证书；质量管理体系认证书以及政府评定的各项资质证书等。
3.3本规定的重要文件主要包括：公司战略规划书；高层行政会议记录；财务报表；财务票据；各类工程合同；人事综合考核文件；政府项目申报材料；技术（研发）材料；检测报告；重要资质办理过程中产生的相关文件。
4重要资质文件和重要文件的管理
4.1重要资质文件和重要文件均由专人负责，并配置专用相关设备和场所存放、保管，并有详细保存登记和借阅记录。
4.2主管领导要加强重要资质文件和重要文件的管理，要定期或不
定期抽检，确保统一入柜保存。
4.3要严格限定借用的范围，只允许用该文件办公事的经办人借用。
4.4 禁止在无保障的场所阅办，存放重要资质文件和重要文件。借用后，要及时退回，禁止转传，禁止随便携带外出。
5．重要资质文件使用的考核与处罚
5.1 重要资质文件在使用时，使用人要写借条注明具体用途的说明。
5.2重要资质文件的管理与绩效考核挂钩，对违规和执行不到位者，公司在当月要作出严厉的处罚。
5.3 主要的违规事项：
5.3.1 在原证件上涂划；
5.3.2 无及时办理、整理、登记、归档、保存、备份、移交重要资质文件；
5.3.3 无按规定的方式保持、存放、借用、使用重要资质文件；
5.3.4 借用者不能及时完整归还重要资质文件；
5.3.5领导无定期抽检重要资质文件保存使用、归档等管理工作； 5,3.6 过期文件无更新、无补办、无补订；
5.3.7 无完整、全面地使用流程登记手续。
6.本条例由公司综合管理中心负责解释和修订。
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文:1
b)未被质量体系引用的外来文件:2
c)与服务过程无关的合同协议:3
d)未被质量体系引用的法律法规:4
e)行业标准性文件:5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
x-x.x-xx
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格
序号
名称
编号
存放地点
存放时间
1
[印制文件登记表]
qr--wd01--02--01
办公室
一年
2
[存档备案资料目录]
qr--wd01--02--02
办公室
长期
3
[文件分发登记表]
qr--wd01--02--03
办公室
一年
4
[文件、资料借阅登记表]
qr--wd01--02--04
办公室
一年
5
[文件复印登记表]
qr--wd01--02--05
办公室
一年
6
[文件补发申请表]
qr--wd01--02--06
办公室
一年
7
[作废、销毁文件登记表]
qr--wd01--02--07
办公室
一年
起草人:审核人:审批人:
资金是企业生产经营的血液,尤其是对资金规模巨大,生产经营多样化的集团公司而言更是如此,越来越多的集团公司认识到财务管理是企业管理的中心,资金管理是财务管理的中心,加强集团公司资金管理是确保集团公司安全、高效运行的必然要求。我国集团公司资金管理现状不容乐观,传统的分散管理资金管理模式导致资金管理混乱、融资成本偏高、资金使用收益性低、资金风险控制不力等,在集团公司推行资金集中管理意义重大,也成为越来越多的集团公司的选择。本文针对资金集中管理的三个主要环节从流程设计的角度构建资金集中管理体系。
二、集团公司资金计划预算管理流程设计
资金计划是集团公司统筹使用资金,实时监控成员公司资金收支状况,有效评估和考核资金管理执行情况的依据。资金计划管理总体流程如图1所示。
(一)资金计划编报
集团公司根据资金计划的内容制定资金计划模板,模板内容包括资金收支项目、资金计划的周期、成员单位定义、预算指标等内容,模板存储于公司总部财务信息系统平台服务器上,由成员单位自行下载。资金计划作为集体公司全面预算管理的组成部分,无论是重新编制,还是直接从预算表中导入,都应以集体公司预算管理为指导来完成。集团公司成员公司根据公司的业务发展需要来分析公司资金使用情况,在规定的时间内编制资金收支计划,资金收支计划包括资金收支计划的期间、资金收支类型、资金收支项目及金额、备注说明等内容。集团公司资金管理部门根据成员公司上报的资金收支计划进行分类汇总,并根据业务归属,由相应部门参照审核办法和标准对资金收支计划进行审核,如有需要调整、说明的事项则返回下属企业修改、补充填报,如此循环直至资金收支计划符合审核要求。
(二)资金计划执行
资金计划执行主要通过资金计划执行表来进行,该表与委托收款表、委托付款表、收款登记单、付款登记单相关联,在上述业务发生变化时将自动更新,实现资金计划执行的动态性。资金收支计划通过审核后,由资金管理部门汇总生产整个企业集团的资金收支计划,并由集团公司财务负责人最终审核并报经公司经理会议通过后,形成正式的资金收支计划和相关的备注文件资料,上传下达至集团公司各部门、各成员公司,作为规范和约束集团公司资金往来业务的正式文件。
借助于财务管理信息系统,集团公司各级管理者通过权限设置可以对所管辖资金收支项目进行信息查询和分析,对资金计划的执行情况按照季度、月度、周进行计划安排。集团公司资金管理部门通过财务指标对成员公司的资金收支进行监督和控制。在资金控制方式方面,虽然借助于财务信息系统可以实现对所有资金收支业务的监督,但出于重要性原则的考虑,对于零星收支业务,在规定额度内收支的可以选择总额控制,对于建设周期长、项目预算可靠度高的收支业务可进行收支项目控制,而对于业务招待、差旅费等项目则应实行逐笔控制。此外,对于重点环节如资金下拨、直接支付、委托支付等流程,应作为资金集中管理的关键控制节点,在执行、分析过程中投入更多的人力、物力,确保业务高效、有序运转。合理、高效的资金计划预算不仅要有“刚性”,还要具有“弹性”。借助于财务管理信息系统的“资金计划驱动下拨”,在资金计划的执行过程中,严格按照“生产资金计划下拨单”、“审批资金下拨单”、“支付资金下拨单”来执行资金管理计划大大提高了资金计划的“刚性”,但企业处于瞬息万变的内外部经营环境之中,资金收支计划会因为外部市场、正常环境的变化,或者企业内部自身经营的调整而需要对资金计划进行追加或者修改,在进行资金计划的追加与修改时,应严格按照资金计划变更程序,着重说明计划变更的原因、金额以及预期影响等。
(三)资金计划考核
资金计划分析考核主要通过资金计划分析表来进行。在一个动态的资金计划预算系统中,资金计划分析不再是传统的评价考核,而是与资金计划执行同步。在资金计划执行过程中,集团公司利用财务信息系统中的资金管理模块制作相应的凭证,并根据凭证核算对集团公司资金往来情况进行汇总统计,从而对成员公司的资金计划执行情况进行跟踪监控,并对下一阶段的资金状况进行简单预测,对超出资金计划预算的项目发出预警,为资金计划调整提供参考。当然,资金计划周期结束后的资金计划分析考核也是整个资金计划考核的重要组成部分,该阶段的主要任务是对预算执行结果进行汇总统计,并通过考核评分量化资金计划执行结果,包括计划数、执行数、明细表单、追加数、追加比例等。
三、集团公司资金集中结算流程设计
(一)集团内部成员企业的资金结算流程
资金结算是资金管理中心的资金管理业务核心。合理的内部结算流程设计可以更好地了解成员企业的现金流量、现金流向,避免出现资金体外循环,并加强了对集团公司资金的掌控力度。同时,集团公司成员企业之间的资金往来不再需要通过银行系统,大大减少了资金在集团外部流动的时间,提高了资金周转速度。集团内部成员单位的结算流程涉及具有内部交易的集团成员公司以及集团公司资金管理中心,其主要流程设计如图2示。
集团公司成员企业发生内部交易时,交易的任何一方通过财务系统终端向进行业务处理之后,系统会向资金管理中心生成结算数据,资金结算中心根据售货方提出的托收请求或者采购方提供的付款申请,生成转账结算单,并自动调整成员企业的资金账户金额。
由收款方发起托收结算请求时,委托收款业务是否需要付款单位的承付需要根据集团的结算办法来执行。为加强核算和管理,集团公司可以针对某些业务规定需要付款单位承付,其他业务无需付款单位承付,通过在系统内定义业务类型和设置是否需要付款单位承付就可以实现。一般而言,集团公司内部成员企业之间的转账业务经付款单位确认,甚至不需要付款单位确认,就可以在结算中心完成收付转账结算。对于需要付款单位承付的内部转账业务,需要付款企业登陆财务信息系统进行承付处理,承付类型分为全额承付、部分拒付、全额拒付。资金管理中心还需要对付款单位的承付进行确认或否决,也会对超过承付期或付款单位拒付理由不合理的转账业务强制承付。强制承付为全额承付,需要说明强制承付的原因,但强制承付不能代替核查处理。最后,资金管理中心还可以对付款单位的承付进行作废,作废后需要付款单位重新执行承付。内部转账委托收款书是收款人办理集团内部企业之间交易结算的依据,根据收款方的收款单据生成计算中心的委托收款书,集团企业内部间的收款业务就转变内部转账业务。结算中心转账完毕之后,收款单位的收款单据状态变为“收讫”,收款单位与结算中心的整个资金业务是同时进行的。由付款方发起内部付款申请时,付款单位通过系统终端填写付款单并生成委托付款书上传至资金管理中心,结算中心据此进行内部转账业务的会计处理,生成付款凭证,同时,向收款单位传达到账通知单,收款单位根据到账通知单生成收款结算单并进行相应的会计核算处理。
(二)集团公司外部结算流程设计
资金集中管理下,外部结算是集团公司、成员企业与供应商、销售商因交易而产生的资金结算。本质上,资金管理中心成为集团内所有部门、成员企业的资金结算部门,对外执行收款和付款业务,与分散模式下的资金收付无本质性的区别。
(1)对外付款业务。对外付款是集团公司及其成员企业与供应商发生交易需要对外支付资金的业务,付款业务的关键控制点是资金使用是否符合资金计划的要求,具体包括资金的支付项目是否符合规定、资金的支付金额是否符合标准、累计支出金额是否超过预算等,对于不符合资金计划的资金支付申请,财务人员有权拒付,如有特殊情况,需资金管理中心按程序重新修改资金计划并经负责人审批后方可执行。
(2)对外收款业务。集团公司或成员单位销售商品或提供劳务后,资金管理中心可以根据交易事项统一办理托收、催款、收款等业务。
四、集团公司资金集中调度流程设计
(一)集团公司资金余额调度流程设计
集团公司统筹管理成员企业的账户资金和收付款,成员企业的资金头寸由资金管理中心管理,只在成员企业保留最低的合理额度或保持零余额账户,对外支付业务则由集团公司资金管理中心统一完成,其基本原理如图3所示。
(二)现金池调度流程设计
集团公司资金管理中心在每个工作日结束时上收成员企业账户资金头寸,集中到集团公司资金管理中心的现金池账户。资金管理中心以现金池中的资金额度及其获取的银行授信额度为保证,制定各成员企业的资金使用额度及日间可透支的额度。成员企业账户余额不足的,在约定的透支额度内,可以通过透支的方式对外付款,每个工作日终了前,由集团资金管理中心与商业银行统一结算,以现金池资金或授信额度内的资金补足各成员企业透支的金额。如图4所示。
(三)集团虚拟现金池调度流程设计
商业银行为优质集团企业客户提供称之为“集团虚拟现金池”的服务,在该模式下,商业银行在不实际划转资金的情况下,对各成员企业的资金账户进行合并计息。商业银行根据成员企业的授信核定一定额度的透支金额,支持其账户透支,商业银行按照各成员企业存款余额与透支金额相抵后的资金净额计算存款利息或收取透支利息。如图5所示:
随着网络信息技术的广泛运用,商业银行与集团公司财务管理信息系统的对接应用更加广泛,例如商业银行通过网上银行为集团公司提供24小时不间断的全球资金头寸调度服务,为集团公司优化资金配置,进行财务风险控制提供了强有力的技术支持。集团公司应从全面预算管理的视角出发,构建集团公司资金管理中心,更好的实现资金计划、核算、内部结算的实时化,提升集团公司的资金管理能力。
参考文献
1.1 收集内容
1.1.1 常规文件。工程酝酿、决策、立项、可研、设计、施工、监理、试运行、竣工投产、成果申报、实测补制等活动中形成的，对反映工程概貌或对日后管理、维护、改建、扩建等活动具有保存价值的文件材料。
1.1.2 账外文件。上级领导检查、视察项目时的讲话、题词；引进设备和技术的境外培训材料；项目外审材料；成果申报和获奖材料等。
1.1.3 特殊载体文件。以光盘、感光材料等为载体的电子档案、影像档案，以及反映工程概貌的实物档案等。
1.2 收集方法
1.2.1 定向收集。通过合同条款明确参建单位在项目文件形成、归档中的责任，并实行名单制管理，向其定向收集应归档文件。
1.2.2 定时收集。把握三个时间节点；一、根据固定资产投资计划掌握立项时间，侧重酝酿、决策、立项等前期管理性文件的收集；二、通过监理单位掌握完工时间，侧重施工阶段各类文件的收集；三、通过“四参加”掌握竣工验收时间，侧重验收文件及应归档文件的查漏补缺。
1.2.3 定量收集。通过事先制定的同类建设项目文件清单模板，对照清单进行定量收集，同清单名称不一致的应注明原因。
1.3 收集要求
1.3.1 制度要求。完善项目文件登记和积累制度、信息系统智能控制制度等，为收集工作保驾护航，实现依法依规收集。
1.3.2 质量要求。收集的文件材料应做到完整、准确、系统、安全。
1.3.3 手续要求。无论何时何地通过何种方式收集项目档案，交接双方应对照清单详细清点，并履行签字手续。
2 流程二：鉴定
2.1 完整性鉴定
2.1.1 归档内容齐全。所有建设阶段和专业形成的具有保存价值的文件材料应齐全，并且文件应办理完毕，各项内容填写完整，不缺项漏项、缺张少页、遗漏附件、破损污渍。
2.1.2 载体形态完整。纸质、声像、电子等各种载体形态的档案，以及相关的实物档案等应完整。
2.1.3 法定手续完备。印章、签字等法律手续完备，责任人的全称、签字日期、签署意见应清楚、规范、完整。
2.2 准确性鉴定
一致性是项目档案准确性的核心，项目档案反映的内容必须与工程概貌一致，并随改、扩建活动及时进行相应的变更和补充。具体体现在设计文件与建设目标的一致性；建设合同与招标文件的一致性；竣工文件与工程概貌的一致性；财务决算与概预算的一致性。
2.3 归档范围鉴定
2.3.1 无关的。将属于其他项目、其他档案类型的文件剔除，在无关内容的页面加盖“此页无效”章。
2.3.2 重复的。把内容和形式完全相同的重份文件剔除；将复制件（传真除外）剔除；保留完整设计文件后，将施工图分册、预算分册、器材预算分册等重复部分剔除。
2.3.3 无保存价值的。项目建设者举行文体活动，一般性的参观学习，合同副本或未中标厂家的合同正、副本等与项目有关但对反映工程概貌和日后维护工作无查考利用价值的文件材料不应归档。
2.4 保管期限划分
2.4.1 区分归档主体。区分归档主体是建设、施工、设计或其他单位，因保管要求不同，不同单位对同一文件期限划分存在较大差异。
2.4.2 定位重要程度。同一项目在级别、性质、规模不同的单位地位大相径庭，划分期限时应判断项目在归档单位职能活动中的地位、作用、影响等因素。
2.4.3 量化价值大小。综合考虑项目档案的技术、功能、时间、典型、作者、名称六大因素，一般将依据性、结论性、资产性、竣工、验收、涉外等文件的期限定为永久；将日常性、辅助性、过程性文件的期限定为短期；将其他有参考价值文件的期限定为长期。
3 流程三：分类
3.1 分类规则
3.1.1 排他规则。项目档案在立档单位整个分类体系中的位置是唯一的，类列类系之间具有严格的平行或隶属关系，同位类目相互排斥。
3.1.2 效用规则。分类结果要适应本单位项目档案特点，既涵盖所有项目档案科学分类需要，又不能虚设类目导致个别类目长期无档可归。
3.1.3 可扩展规则。业务转型升级后原有类目不能涵盖新的建设项目时，应能够进行扩展和补充，且不影响原分类结果。
3.2 分类方法
根据本单位项目档案性质特点，采用对象、特征分类法，或综合运用“性质-工程项目分类法”进行分类，并保持相对稳定。
3.3 分类号编制
分类号是反映和固化项目档案分类层级和结果的代码，可由单纯的代字或代码组成，也可混合组成，各层级标识号之间用实心“.”隔开。下图为中国联通河南省分公司项目档案分类示意图（见表1）：
4 流程四：组卷和排序
4.1 组卷
4.1.1 组卷方法。组卷应体现文件之间的有机联系和专业特点，兼顾文件数量和复杂程度，综合采用阶段、子项、专业、问题、名称、地区等组卷方法。
4.1.2 具体要求。①管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷；②施工、原材料试验文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；③竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等组卷；④监理文件按文种组卷；⑤声像文件单独组卷，通过互见号进行关联。
4.1.3 注意事项。①不同阶段、专业、期限的文件不宜放在一起组卷；②符合保管要求的已装订文件应独立成卷；③按问题组卷时依文件数量确定问题的内涵和外延；④案卷厚度与档案盒相适应；⑤内容密不可分且单一档案盒无法容纳的文件，可分拆组卷。
4.2 案卷排序
案卷宜按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收及后评估顺序排列。排序中把握如下技巧：①设计文件按设计分册的顺序排列；②竣工技术文件与对应的设计文件排序一致；③同一建设阶段内的合同按照合同签署日期或合同流水号排序。
4.3 卷内文件排序
①项目前期及管理文件：批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；文字在前，图纸在后。②施工记录：按施工工序排列。③施工质量验收文件：按报验单、验收表、支撑记录排序。④调试试验文件：区分不同专业后按管理文件、调试记录、调试质量验收文件排列。⑤监理文件：按管理文件、日志、记录、月报、会议、总结排列。⑥原材料质量证明文件：按质量跟踪记录、原材料进场报审表、出厂质量证明、复试委托单、复试报告顺序排列。⑦设计变更文件：按执行情况汇总表、设计变更文件、执行情况记录排列。⑧施工图、竣工图：区分专业后按图号排列。⑨配套设备文件：按质量证明、设备技术文件及随机图纸、安装调试、运行记录文件顺序排列。⑩财务审计文件。按审计结论、申请、承诺函，竣工决算报表、报表编制说明顺序排列。
5 流程五：编目
5.1 卷内文件编页
5.1.1 页码编制原则。①使用阿拉伯数字；②保持连续；③清晰醒目；④位置相对固定；⑤最小干预。
5.1.2 页码编制方法。利用铅笔或打码机在有效归档文件正面的右下角或背面的左下角空白处编制页码。注意事项：①筒子页作为1页编写页码。②封底、封面、扉页应编写页码。③大规格图纸折叠后作为1页编制页码。④空白页或内容与项目无关的页面不编写页码。⑤已连续编制页码的文件隔页不编制页码。⑥案卷封面、备考表、卷内文件目录不编制页码，但文件自身作为索引使用的目录应编制页码。
5.1.3 页码修正技术
5.1.3.1 重编。如果第17页编了两次，可以修改为17-1，17-2，并在备考表注明第17页为2页，总页数为最后一页页码数加1。
5.1.3.2 漏编。如果第17页和第18页之间漏编了一页，可以把17修改为17-1，把漏编的一页编为17-2，备考表说明同上。
5.1.3.3 错编。如果第39页后直接编了50，可以把39修改为39-49，备考表注明第39-49页为1页，总页数为最后一页的页码减10。
5.2 卷内目录编制（卷内目录式样见表2）
5.2.1 序号。用阿拉伯数字从1流水编制，不宜用汉字或其他字符，不同案卷内的序号不宜连续编写。
5.2.2 文件编号。文号不应省略、简化或变字符规格，如：不能将“﹝﹞”改成“[ ]”；合同、设计、图纸、设备文件的文号分别为合同号、设计编号、图号、型号等；没有编号的文件此项空缺。
5.2.3 责任者。指对文件负有主要责任的单位或个人，党政公文填写单位全称（规范化简称）或签署人姓名、职务；合同填写合同对方；设计、竣工、监理文件分别填写设计、施工、监理单位名称；竣工测试记录填写测试人姓名、竣工验收文件填写竣工验收领导小组或委员会等。
5.2.4 文件题名。文件题名照抄文件标题，没有标题或标题不能准确反映文件内容时，应重新拟制标题，并外加[ ]。
5.2.5 日期。指文件的形成日期，而非印发日期、生效日期等。正式公文填写落款处的成文日期，合同签字日期不一致的填写后签字日期，文件内有多个日期的填写最晚日期，传真电报填写发出日期。没有日期的文件应及时考证，并加盖公章或签字说明。
5.2.6 页数。填写每份文件的总页数，正文与底稿，译文与外文，请示与批复，传真件与复印件，转发与被转发件，正文与附件等作为一件整理时，页数合并计算。文件页码经过修正的填写实际页数。
5.2.7 备注。填写卷内文件需要说明的异常情况，如破损、复印件、移出、补充等。
5.3 案卷封面编制（案卷封面式样见表3）
5.3.1 档号。档号由全宗号、分类号、项目号、案卷号等部分构成，各部分之间用“-”连接。全宗号由接收档案的档案馆确定，不移交的可不填；分类号见3.3；项目号是区分不同项目的代码或流水号；案卷号是用阿拉伯数字编写的案卷流水号，不同项目之间可以连续编写。
5.3.2 案卷题名。案卷题名由“项目名称+单项工程名称（或阶段名称）+文件名称”组成，如：中国联通2015年长途传输工程 河南省光缆线路单项工程竣工技术文件。题名应简洁明了，不宜简单堆砌卷内文件标题。
5.3.3 立卷单位。立卷单位一般填写对案卷整理质量负有责任的单位，但不应填写档案中介服务机构等非参建单位的名称。
5.3.4 起止日期。指卷内文件最早至最晚的形成日期，如：2013.09.13-2015.12.05，如果卷内只有一份文件，则起止日期相同。
5.3.5 保管期限。保管期限的划分方法参考2.4，因文件数量较少联合组卷时，保管期限从长划分。
5.3.6 密级。密级划分应根据批复文件或可行性研究报告首页标注的密级确定，如：“机密★10年”等。
5.4 备考表编制（备考表式样见表4）
5.4.1 档号。见5.3.1。
5.4.2 互见号。填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。
5.4.3 说明。对卷内文件的总件数、总页数、图纸张数以及复印件、副本等情况进行说明，也可记载保管、利用、鉴定工作中卷内文件发生变动的情况。
5.4.4 立卷人。应由立卷责任者签名或加盖签名章，一般指项目专、兼职档案员。
5.4.5 立卷日期。填写立卷完成的时间，具体到年、月、日，年度用4位阿拉伯数字填写。
5.4.6 检查人。由案卷质量审核者签名或加盖签名章，不宜直接打印，不应与立卷人相同，一般指项目档案整理或接收单位的负责人、经办人。
5.4.7 检查日期。填写案卷质量审核时间，不应早于立卷时间，填写要求同5.4.5。
5.5 案卷目录编制（案卷目录式样见表5）
序号填写登录案卷的流水顺序号；档号、案卷题名、保管期限的填写方法同5.3；总页数填写案卷内全部文件的页数之和；备注可根据管理需要填写存放位置等。
6 流程六：案卷装订
6.1 装订准备
6.1.1 去除。装订前去除塑料皮、金属物、空白页等不符合长久保管要求或与档案内容无关的部分。
6.1.2 折叠。对幅面大于档案盒规格的纸张进行折叠，折叠方法参照GB/T 10609.3。
6.1.3 修补。对破损档案应在装订前进行修复，对幅面过小容易掉页、压字的纸张进行修补。
6.2 装订方式选择
6.2.1 按卷装订。采用细棉线三孔一线左侧装订时，要做到左、下方对齐，三孔圆心距下边缘距离分别为65mm、148.5mm、232mm，距左边缘15mm为宜。棉线摆向整齐，不宜过紧过松，打结不宜过大。
6.2.2 按件装订。采用以件为单位的方式装订时，参考DA/T 22-2015，并加盖归档章。
6.2.3 不装订。对于符合长期保管要求的文件可不进行装订，直接在文件前面放置封面、案卷目录，文后放置备考表即可。
6.3 装订质量要求
整齐、美观、结实、不压字、不掉页、不倒页。
7 流程七：装盒
7.1 装具选择。直接购买或定制符合制成材料和规格要求的无酸档案盒，并用pH值测试笔判别真伪。另外，定制时可将单位标识印制在盒脊上方，便于区分不同全宗。
7.2 盒内数量控制
7.2.1 一盒一卷。根据案卷厚度选择档案盒，一盒一卷，适合盒脊填写案卷题名，充分利用卷盒和柜架空间。
7.2.2 一盒一或多卷。档案盒厚度相对固定，将一卷或多卷项目档案装入一个盒中，排列整齐美观，但脊背不宜填写案卷题名。
7.2.3 一盒一册。对于特别厚的文件材料，可根据卷盒厚度和文件内容进行分册，将一个分册装入一个档案盒。
7.3 盒脊及封面编制
7.3.1 保管期限、档号、案卷题名的填写方法。参照5.3，但采用一盒多卷装盒时，盒内案卷保管期限应一致，档号填写盒内案卷的起止档号，盒脊不宜填写案卷题名。
7.3.2 编制方式。可用签字笔、毛笔等填写、加盖印章、打印粘贴、打印机直接打印等多种方式，但尽可能保持一致，确保盒脊及卷盒封面编制整齐、清晰、美观。
8 流程八：上架
8.1 上架准备
对待上架档案进行消毒、清点、排序、台账更新。
8.2 库位规划
8.2.1 大流水方式。档案数量较少，或现代化管理水平较高的单位按入库时间顺序排列，便于统计数量，节省空间，但割裂项目档案之间的关联，让分类失去意义。
8.2.2 分类方案方式。以分类表中类列和类系的逻辑关系为主线排列，便于精确检索，但需要“空架”或“倒架”。
8.2.3 分类流水结合方式。先按分类表分类，类内再按入库时间顺序排列，可以兼顾大流水和分类方案方式的优点。
8.3 上架排列
确定排架方式后，按从左到右、自上而下的“Z”字形方式进行上架，并保持稳定。
8.4 示意图编制
