公司会议室管理办法（推荐12篇）
第一章 目 的
为进一步加强会议室管理，保证各类相关工作合理有序展开，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制订本管理办法。
第二章 定 义
会议室指的是xx会议室及由于客户到访临时占用的办公室。
会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动等的场所，不做其它用途。
第三章 会议室使用管理办法
1.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾、抽烟等不文明行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌椅、设施、设备等还原，白板擦净、白板笔盖好，把使用过的茶杯及会议垃圾带离会议室，离开时关闭电视电源。
2.会议室均由综合管理中心统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。
3.部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向综合管理中心提出申请并填写《会议室预约使用登记表》，经综合管理中心准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经综合管理中心负责人同意。
4.使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用；如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。5.按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。综合管理中心不负责协商，由使用者自己协商。
6.遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。7.部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过5分钟未到达会议室的，综合管理中心有权对会议室的使用权另作安排。8.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知综合管理中心，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。
9.任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，用后应及时整理。会议室所有设备设施不能带走。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。
王敏在讲话中指出, 全面开展管理提升活动, 是国家电网公司贯彻落实国资委工作部署、强化企业管理的重要举措, 是深化“两个转变”、创建“两个一流”的客观需要, 是依法从严治企、防范风险的有力保障。国家电网公司作为关系国计民生的国有重要骨干企业, 必须发挥表率作用, 认真贯彻落实国资委各项要求, 将管理提升活动纳入公司战略, 结合公司实际, 统一部署、统一安排, 实现全方位、全过程的管理提升。
王敏强调, 全面开展管理提升活动, 必须立足公司改革发展全局, 统筹兼顾, 协调推进。要用两年时间, 在基础管理方面全面实施资产全寿命周期管理, 全面建成覆盖公司全业务、全流程的标准体系;在管理现代化方面, 全面建成电力调度控制中心, 建成投运运营监测 (控) 中心, 基本建成公司供电服务中心, 全面推进公司信息化SG—ERP工程;在管理创新方面, 建成公司管理创新体系, 全面实现人财物等核心资源集约化管理, “五大”体系全面实施, 进一步健全协同监督机制、考核机制和全面风险管理机制;在综合绩效方面, 在国资委业绩考核中保持A级, 确保电网安全、服务优质、队伍稳定, 不发生影响电网安全和优质服务的重特大事故, 不发生影响央企形象的不和谐事件。全面开展管理提升活动, 是贯穿国家电网公司“十二五”发展规划的一项重要工作, 公司上下要高度重视、精心组织, 狠抓落实、务求实效, 以工作的不断深化、管理的持续提升、业绩的显著提高, 作为检验活动成果的最终标准, 推动公司又好又快发展。
国家电网公司管理提升活动将分为全面启动、自我诊断, 专项提升、全面整改, 持续改进、总结评价三个阶段。会议要求各部门 (分部) 、各单位, 按照《国家电网公司关于开展管理提升活动实施方案》要求, 切实提升体制机制创新、电网规划和建设管理、经营管理、安全质量管理、科技创新、优质服务、国际业务管理、全面风险管理、党的建设和反腐倡廉建设、队伍建设和企业文化建设水平, 抓好管理提升各项任务, 夯实管理基础。
为推进公司管理提升活动的全面深入开展, 国家电网公司成立了以总经理、党组书记刘振亚任组长, 党组成员任副组长, 各部门主要负责同志为成员的管理提升活动领导小组。领导小组办公室设在公司办公厅, 由公司企业管理协会配合。
关键词：公司会议；特点；营销
随着会议产业的发展完善，其社会分工变得越来越细，不同性质的会议，在举办过程中完全遵循不同的运行模式，其涉及到的供应商也会迥异。会议中心作为会议活动中一个特殊的供应商，如何认识自身的特殊价值，针对不同性质的会议，如何开展应对性措施优化资源、挖掘潜力，实现个体效益的最大化，并在同类会议中产生示范效应，从而扩大市场占有率，为可持续发展提供动力保障。解答这个问题首先需要对会议的细分市场进行深入的研究，从用户的特点出发，逐项梳理其需求的特性并加以分析，才能为制定应对措施提供足够的依据。下边我将对公司会议市场谈谈我的个人观点，不足之处请各位领导指正。
会议的分类方式有很多，例如领域、规模等，从会议中心经营的角度，按照主办方（出资人）的身份进行划分更具有代表性。按照客户类型进行市场划分，一般我们将会议划分为四大类：政府会议、社团会议、事业单位会议、公司会议。
政府会议：由政府机构主办。
社团会议：由协会、公会、妇联、学联、学会、商会、基金会、研究团体等各种社会团体主办。
事业单位会议：由学校、医院、科研机构、文艺团体等事业单位主办，以文化、教育、卫生、体育、科学技术为主要内容。
公司会议：由公司主办，以行政、管理、技术、营销等为主要内容，以促进公司的发展为主要目的。（定义来自《会议分类与术语》国家标准）
而从近几年的趋势来看，公司会议逐渐成为会议市场的主力，究其原因，中国经济的整体向好是其最大的动力。
会议的一个最重要的作用就是传递信息，而公司会议所要传达的是具有高度商业价值的信息。公司在经营过程中，针对产品客户、企业员工、供应商、分销商、合作伙伴甚至是竞争对手会不断产生信息传递的需要，举办会议活动已经被确立为一种最主要的信息传递形式。产品发布、员工答谢、技术论坛、经销商奖励、供应商恳谈、合作伙伴交流，这些信息需要进行分门别类的处理，由此要有细分的会议形式与之对应。从传递信息的需求开始，到最后的会议形式，为了确保传递的精准性，公司会议的形式呈一种极大的发散状态，就会议类型的丰富性而言，公司会议具有绝对的优势，并且随着商业模式的不断升级，其形式仍将保持最旺盛的创新性。对于会议中心而言，公司会议形式的多样性意味着稳定的生意机会，而公司会议形式的不断创新，则意味着巨大的收益增长空间。
一、国家会议中心公司会议市场的发展状况
1、国家会议中心的基本情况
国家会议中心位于奥林匹克公园核心区域，在2008北京奥运会期间是国际广播中心、主新闻中心和击剑馆所在地。奥运会后经过改造，成功转型为包括会议、展览、酒店、餐饮、写字楼为一体的大型综合服务设施。国家会议中心及周边配套总计建筑面积53万平米，包括国家会议中心主体、两座高星级酒店及两座智能办公大厦。其中国家会议中心主体面积27万平米，共有大小会议室近百个，其中大会堂可容纳6000人，大宴会厅可容纳3500人的宴会，展厅面积近4万平米。国家会议中心具有强大的餐饮接待功能，能满足1万人同时就餐。国家会议中心定位于接待高端、国际、大型会议及展览活动。
2、国家会议中心承接公司会议的优势
由于国家会议中心领先性的产品规划、良好的道路交通及物流体系、配置合理的场地资源，会议与展览的均衡接待能力，以及强大的餐饮接待服务能力，从产品特点上，具备了现在公司会议，特别是大型公司会议的诸多关键要素。加上北京是跨国企业总部落户最多的中国城市、也是大型央企、国企最密集的城市，高成长能力的民营企业同样数量众多，因此国家会议中心成了北京，乃至全国举办高规格、大型公司会议的重要场所。
3、国家会议中心公司市场的发展状况
自2009年11月正式开业以来，国家会议中心接待的公司会议数量呈逐年升高的态势，截至2011年11月，两年内国家中心共接待会议活动1255个，其中公司会议649个。2010年国家会议中心接待会议活动529个，其中公司会议223个，占会议总数的42%；2011年截止11月接待会议活动660个，其中公司会议401个，占会议总数的61%。从收入的角度来看，2010年公司会议的收入占会议总收入的42%，2011年公司会议的收入占会议总收入的56%。这样看来，1年之内，公司会议的数量增加了20%，收入增加了14%，数量比例达到了绝对多数的61%，收入比例也达到了占多数的56%，无论是数量还是收入，公司会议市场已经成为国家会议中心最重要的细分市场。
截至目前为止世界500强企业中已有数十家在国家会议中心举办过会议活动，自开业以来陆续接待过的具有较大影响力的公司会议有：雷克萨斯产品发布会（2500人）、三星电子中国论坛（3000人）、壳牌经销商大会（3000人）、万达商业年会（3000人）、微软技术教育大会（5000人），沃尔玛新年准备会（6000人），甲骨文全球大会（6000人），英特尔信息技术峰会（6500人）、百度世界大会（7000人）等。接待大型公司客户已经成为国家会议中心的一种经营常态，尤其是超大型公司会议、国家会议的接待频率在全国都是第一。
2011年11月，SAP全球开发者大会在国家会议中心举办，该会议的参会人数已超过10000人，会期3天，收入超过3000万元。迄今为止，这是北京接待的整体消费最高的国际会议。从SAP全球开发者大会之后，国家会议中心将进入全年最繁忙的年会接待期，到2012年农历新年之前，国家会议中心主要厅室已经被预订一空，预定者几乎都是公司客户。无论存量还是增量，公司会议都是国家会议中心业务的核心部分。
二、公司会议的特点
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公司会议与其它类型的会议相比较，在很多方面存在着鲜明的特点，而且几乎无一例外的，这些特点都有易于场馆收入的增加。找到并分析公司会议的特点，发现其中所普遍存在的规律，并由此制定针对性的经营措施，是场馆留住公司客户，挖掘收益增长点，确保长期稳定运营的重要手段，以下是我对公司会议的几点看法：
1、举办目的：公司可持续发展
公司会议是典型的效果驱动的会议，也就是说主办方最关注的是会议所发挥的作用，主要包括：产品是不是得到充分的展现，与供应商、经销商的关系是不是通过会议活动得到了加强，业务能力是不是得到了实质性的提升等等，因此主办方一般对价格不算太敏感，预算是以参会者满意为前提。与强调收益、以会养会的协会类会议相比，公司会议更敢花钱。
为了让参会者有更美好的体验，主办方更加看重会议举办场所的品牌价值，有实力的公司，近两年已经完成了消费升级，过去被广泛使用的郊区度假村正在逐渐被弱化，取而代之的，是具有一定会议容量的高星级酒店和拥有高水准服务能力的专业会议场馆，在会议活动中树立企业品牌价值，正在被公司客户广泛实践。此外，公司会议期间，主办方一般会安排较高规格的宴会或是酒会，有的还会安排娱乐活动，赠送精美礼品也被普遍采用，整个会议消费的链条被拉长，这种变化为会议中心或是会议酒店带来了新的商机。
2、会议形式：创新带来新变化
公司会议大型化是一个明显的趋势，参会人数越来越多，会场搭建越来越复杂。很多商业会议或是活动，如新车发布、电子消费品发布、时装发布等，都表现出了会议场地舞台化利用的趋势，专业的灯光舞美被广泛使用。具有升降功能的舞台、数百组的电脑灯，巨型的LED背景屏，特效烟雾机，带摇臂、滑轨的多机位拍摄，舞台威亚悬挂，这些专业演播大厅的设备被设置在会议场地。公司会议需要场地空间足够开阔，地面承重能力足够强，会场上方有足够数量的吊点或是吊杆用于灯光、音响的扩展，电力要能够负荷巨大耗电量的各种设备，有足够提升能力的货用电梯等，以此来满足会场搭建的需要。
这样的会议场地，需要在设计之初就做出充分的设想，在中国范围内，能够完美实现以上功能的大型会议场地并不多见，2009年成功接待世界魔术大会的国家会议中心四层6，400平方米的大会堂在设计之初就考虑到大型会议和特殊活动的使用需求，所以在功能设置上十分全面，完全能够满足舞台化使用的各种需求。拥有完善功能配置，可拓展性强的会议场地的场馆或是酒店，在未来的会议市场上，优势将愈加明显。
3、举办周期：间隔缩短，档期灵活
公司会议的举办是由商业需求所决定的，随着公司业务的发展，市场竞争的加剧，为了扩大影响力，争夺市场，公司举办会议的频次越来越高。优质公司客户主要由TMT构成，即Telecom，Media，Technology，通讯、媒体和技术，这三类企业的产品升级换代都特别的迅速，因此这类公司要么一年之内多次举办会议活动，要么延长每次会议活动的时间跨度。在国家会议中心，联想、百度这类技术公司每年至少举办三次以上的大型会议，而上月结束的HTC用户体验周，更是连续开了6天，主办方一口气发布了5款全新手机。
4、公共空间：巧妙利用，布置新颖
除了会场内的变化，会场外也同样引人关注。例如在室外平台举办酒会、在序厅设置餐饮休息及上网区、在较宽敞的通道布置广告展示、在大堂区域布置精品展览等，这些对公共空间创新性地运用，进一步丰富了公司会议的形式，并且总能够营造出与众不同的参会体验。
5、信息技术：会议服务的新趋势
前面已经提到，现在的公司会议形式有了非常大的变化，客户的需求已经完全突破了以会议场地服务为核心的范畴，大量信息化手段的运用，或直接，或间接的要求会议场馆能够紧跟步伐，实现信息服务功能升级换代。
首先从宣传展示的角度来讲，客户对于公共空间有了更多的信息化、多媒体式的展示诉求。大尺寸LED显示屏，中小尺寸的液晶显示设备被广泛使用。其次是会议组办方对信息传递与收集的需求。这其中包括了视频直播、同声传译、媒体中心、电子签到签退、电子投票表决等信息技术的运用，其中很多还涉及到物联网技术的运用，当然这些服务内容不能都要求会议场馆提供。事实上这些服务大多都是由专门的会议服务公司来完成。但是会议场馆必须要提供足够的容纳能力，在需要提供这些服务的区域预留足够多的扩展接口，而接口背后的各种管线才是会议场馆需要真正投入建设的。最后是基础信息网络，包括了移动通讯网络、固定通讯网络、WIFI网络等。在这个信息爆炸、移动互联的时代，电话、短信、微博、邮件无时无刻都在被使用，如果没有好的基础信息网络，与会者会有与世隔绝的感受，接待高质量、高收入的会议是不可想象的。
6、业务模式：渠道商强势崛起
随着公司会议的发展，由于环节越来越多，内容越来越复杂，用户更倾向于购买覆盖全过程的一揽子服务，于是会议服务公司走到了台前。会议服务公司一般由公关公司、会务公司、旅行社等组成，它们处于会议产业链的中端，主要为客户提供会议活动的咨询策划、创意设计、流程安排，购买，组织，现场实施等，针对公司会议这个细分市场，会议服务公司早已有不同程度的介入，经过一段时间的发展，现在已经能够为客户提供整合性强、创意度高的公司会议解决方案，通过专业化的流程设计、内容提供以及形式组合，能够全面的展示企业的文化内涵，传递出丰富的信息，并体现出较高的审美情趣，将公司会议拓展为一次企业宣传的机会。
在现在的公司会议中，公关公司等具有中介性质的服务商被广泛使用，尤其是跨国大型企业、国有大型企业、上市公司等重量级的客户，场馆方很难接触到所谓的最终用户，几乎都是和最终用户委托的各种公关公司、会务公司、广告公司打交道，这些公司俨然成了最终用户的代理人，阻隔了场馆与最终用户之间的联系，事实上以公关公司为代表的中介商已经成为了场馆销售的重要渠道。
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渠道商的出现，有利有弊。积极的一面是，渠道商具有很强的集束效应，一家好的渠道商可以带来大量的最终用户，使得产品能够被快速分销，有利于企业迅速占领市场；不利的一面是渠道商垄断了销售渠道之后，场馆的谈判能力将被大大削弱，而且长期与最终用户隔绝，将对渠道商形成依赖性，会议中心的议价能力降低，对经营的安全性不利。
三、营销对策
针对公司会议的特点，为了更好的适应公司客户的需求变化，营销工作可通过以下几点展开：
1、品牌营销
公司会议是由效果驱动的，主办方的核心目标是通过高质量的会议过程，达到预期的会议效果。由于没有盈利的需要，因此客户对价格不敏感，但是相对应的，客户对会议产品提出了更高的要求。公司客户对场地要求更挑剔，对服务要求更苛刻，这使得会议场馆必须达到一定的质量水准，才能获得公司客户的青睐，而这个高水准的建立，就是会议场馆品牌的建立。尤其有实力的大公司，他们只选择能够与其品牌价值相符的场馆作为会议举办地，在这些优质客户面前，不需要你和竞争对手拼价格，需要拼的是你的品牌高度。
会议场馆实施品牌营销主要有硬件和软件两个方面，硬件方面主要是场馆要备有具备一定领先性的会议场地，能够做到“人无我有”是最好，如果在前期规划上没能具备，那就要在会议场地的功能及配备方面下足功夫，一定要能够为公司会议提供可以自由发挥创意的空间环境和设施条件，这是会议场馆实施品牌营销的基本前提。软件方面主要是指服务，包括服务的能力、态度、效率、反馈甚至是创新，对于公司客户而言，场馆能否提供与其活动创意相匹配的服务，是实现会议效果的重要一环。而对于场馆而言，在这个全品牌点接触的时代，员工的一言一行，都影响着客户的感受，所以修炼好内功，打造一支业务过硬、热情周到、高效运转、富有创新力的服务队伍是关键。
2、综合营销
公司会议的一个重要特点就是对配套服务、衍生服务有更多的需求。因此针对公司客户，会议场馆要实施综合营销的策略，一方面根据客户需求的侧重，适当延长产品链，另一方面积极整合现有的会议产品，向客户全面推介各项服务的深度价值。以国家会议中心为例，针对公司会议，不但通过延长产品链开发了公司礼品、食品外卖、电影包场等内容，更是对配套酒店、餐饮服务、音视频服务进行深度挖潜，分别实施了子品牌发展战略，现在国家会议中心大酒店以其精品会议配套酒店的定位深得客户的喜爱。国家会议中心的特色餐饮服务，也常常被主办方作为会议的亮点，尤其是高档主题晚宴，往往是整个活动的高潮部分。国家会议中心的音响部，通过娴熟的业务技能一举拿下了2011世界心脏病大会的音视频服务项目，一个超过万人的会议，主办方将音视频服务交与场馆方面不再聘用专业公司，这在会议业内并不常见。
通过建立这些子品牌，并将它们推向市场，国家会议中心的主品牌得到了很好的提升。对于公司客户而言，一个综合能力突出的场馆，更加值得其信赖。
3、合作营销
既然公司会议上游渠道商已经普遍存在，对销售渠道的管理显得尤为重要，场馆对销售渠道的管理重点就是对公关公司、广告公司的关系管理，采取合作营销是一种审时度势、合作共赢的发展策略。现在多数会议场馆采取的销售策略是对所有的公关公司都采取无差别报价，也就是说在最终用户面前，公关公司要想从竞争对手中脱颖而出，主要的是依靠自身的创意、策划方面的实力，而与场馆之间的合作关系特别是场馆的价格支持显得并不重要，换个角度说，只要公关公司水平较高，拿下客户的项目，并不需要场馆的支持，这就导致了公关公司同场馆方没有实现利益趋同。从场馆方的角度出发，应该将渠道商的利益牢牢地同自身利益绑定到一起，在参与竞争的时候，应该给予渠道商更多的支持，以获得更多的生意机会。同有实力的优质公关公司建立战略级别的合作关系，在价格上适当优惠，从而获得公关公司在项目数量上的回报，是同渠道商密切合作、共同开拓市场的一个办法。
公司会议市场作为发展最迅速的细分市场，应该予以高度的关注，从会议中心经营的角度来看，研究、分析、掌握公司会议的特点，制定有针对性的措施，是保持该细分市场高速成长的重要手段。但从整个长远的经营来看，高度重视公司会议市场并不代表轻视其它细分市场，相反在公司市场崛起的背景下，如何保持其它会议市场的份额就成为了一个新的课题。
市场的发展变化往往是牵一发而动全身的，任何细微的改变，最后多会带来整体结构的改变，可以预言的是，正是有了公司会议的迅猛发展，会议市场的结构性变革即将到来。
粤华声行［2008］第**号签发：
会议室使用管理规定
第一章总则
第一条为规范公司各会议室管理，制订本办法。
第二条公司会议室包括会议室一（研发大楼二楼）、会议室三（研发大楼三楼）、会议室六（新办公楼四楼）、培训室（研发大楼三楼）等，由行政人事部统一管理。销售系统专用会议室及接待室由销售系统直接管理，不在本办法管理范围。
第二章会议室使用申请
第三条会议室
一、会议室三可容纳16人会议，会议室六可容纳38人会议。培训室可容纳100人会议或培训。会议召集人应根据与会人数申请会议室。
第四条会议召集人应提前2小时向行政人事部提交书面申请。行政人事部负责安排会议室，并将安排结果及时通知申请人。
第三章会议室的安排
第五条会议室的安排遵循“先申请先安排”的原则。遇特别紧急或重要会议，申请人应通知行政人事部调整，如会议室不够用的，行政人事部应建议其他会议改期。
第六条已安排的会议，应准时召开和完成，以免影响其他会议的召开。
第七条会议改期或取消，会议召集人应及时通知行政人事部。
第八条临时客人接待，设在新办公楼大堂，如需使用会议室，须提前通知行政人事部安排。
第四章 会议室的使用
第九条行政人事部须于会议召开前15分钟，打开会议室门。
第十条会议需使用音响、投影设备的，由行政人事部会前安装调试。
第十一条公司级会议、重要宾客接待和董事长主持的会议，由行政人事部供应茶水，其他会议，请自备茶水。
第十二条会议结束后，会议召集人应及时通知行政人事部。
第十三条会议室内设备、设施的临时调用，由行政人事按需统筹安排，其他任何人不得以任何借口搬离。
第十四条必须正确使用会议室内的设施、设备。如因使用不当致设施、设备损坏的，责任人须照价赔偿。
第五章附则
第十五条本办法由行政人事部负责解释。
第十六条本办法为《办公设备及公用设施管理规定》之实施细则。与《办公设备及公用设施管理规定》同时颁布实施。
广东华声电器实业有限公司
行政人事部
为合理、高效的利用公司会议室，给公司员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，确保公司各类会议的正常召开，现结合本单位的实际情况，制定本制度。
一、总公司会议室包括贵宾室、会议室、洽谈接待室。各个会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用。
二、各个会议室的硬件设备管理由行政人力部统一负责，行政人力部负责保证会议室内灯光、空调、音响等设备的正常运行，负责或协助相关部门做好重要会议的会前准备工作。会议室内各类设备、设施由行政人力部指定专人负责管理、调试。各会议室钥匙由行政人力部安排专人进行管理。
三、贵宾室主要用于重要会议、接待。会议室用于接待日常各类大中型会议，接待来访客户需在洽谈室内进行，接待来访或召开一般会议，应本着能用洽谈室不用会议室的原则使用。
四、为了避免会议发生冲突，各部门如需要使用会议室，需提前1天通知行政人力部，以便统一安排。临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及时向行政人力部提出申请并登记。登记时需明确使用时间、参加人员等，如有需要行政人力部协办的事项请提前注明，行政人力部可根据实际情况做好相关服务工作。
五、各部门如需使用会议室的设备，应提前向行政人力部说明，-1-
以便提前准备，确保会议顺利进行。开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪等贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。
六、一般性业务会议及各部门内部会议，由会议召开部门人员负责会议的接待，重要会议及需要行政人力部协助接待的会议，需提前1天通知行政人力部并进行登记。会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，移动的桌椅及时放回原位，关闭各种电器，以方便其他部门使用。如发现设备故障和公物损坏等应及时上报行政人力部，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。
七、本制度自公布之日起实施，最终解释权归属总公司行政人力部。
行政人力部
第一章
总则
第一条
目的加强公司会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率。
第二条
原则
强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。
第三条
适用范围
适用于公司各种例会及专题会议。
第二章
职责
第一条
归口部门
总经办负责监督该制度的执行。
第二条
职责
1、总经办负责公司级例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督。
2、总经办负责各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。
3、公司各部门负责本部门例会及专题会的组织及相关工作。
第三章
管理规定
第一条
会议分类
1、公司例会：原则上固定于每周二下午1点召开，要求公司总经理、各部门经理及副职参加；
2、部门例会：原则上固定于每周三上午召开（公司例会次日），要求部门全员参加；
3、专题会议：指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。
第二条
会议通知
1、会议召集部门需在会议召开前一个工作日发通知单给各参会部门（人员），并同时抄送总经办。
2、例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司级例会由总经办通知各参会人员，部门例会则由部门报总经办，并说明原因。
3、会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。
第三条
会议准备
总经办后勤部负责会场安排、设备准备，需在会前半小时准备完毕。
第四条
会议纪律
1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。
2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。
3、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司例会需向总经办请假。未请假视同缺席或迟到处理。
4、公司例会需部门经理及副职参加，如部门经理因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知总经办。
5、无故缺席会议，罚款100元；迟到罚款50元。
第五条
会议记录
1、会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，发各参会部门（电子档或复印件），同时抄送总经办。原件（附签到表）交总经办存档。
2、会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由总经理签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。
3、会议纪要只记录形成的决议不记录讨论过程，按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。
第六条
处罚规定
总经办负责编制每月会议纪律处罚清单，每月1日报给财务执行。
第四章
附则
第一条
例会如遇节假日，召开时间相应顺延。
第二条
本制度由公司总经办负责解释及修订。
第三条
本制度自发文之日起施行。
—
END
2012年度, 国家电网公司完成信息化建设投资55.5亿元、项目1 302项, 新增系统功能点6 000多个, 同比增加52%, 信息系统整体性能同比提升20%;完成通信建设投资76.6亿元、项目3 718项, 骨干光缆新增7.4万km, 同比增长11%;新增光纤覆盖变电站和营业网点2 440个, 同比增长6%。完善提升人资、财务、物资集约化的“三集”管理信息系统, 顺利完成计划内所有“大规划、大建设、大检修、大运行、大营销”的“五大”建设单位信息系统的适应性调整, 完成1 500余项数据共享和业务融合需求, 完成供电电压自动采集、输变电状态监测等智能电网信息系统上线, 实现国内最大规模设备运行信息采集和统一监控, 建成以电子商务平台为标志的第一批应用级灾备系统, 圆满完成“十八大”等重要时期公司信息通信保障工作。此外, 国家电网公司、浙江省电力公司和辽宁大连供电公司分别代表不同层级的单位被国家工业和信息化部评为首批国家级两化深度融合示范企业。国家电网公司管理信息化工作经验入选国务院国资委编制的中央企业管理提升系列丛书。
会议指出, 2013年是“十二五”承上启下的关键一年, 也是SG-ERP (国家电网企业资源计划) 推广建设年, 国家电网公司信息通信工作进入难度更大的高级发展阶段, 要深刻认识新形势下信息通信工作面临的严峻挑战和客观要求, 更加注重应用效果、安全可靠和价值创造。信息通信作为国家电网公司管理和运行基础, 要与时俱进, 实现与公司经营、电网生产的全面、协调、可持续发展, 开创公司信息通信工作新篇章。
首先，由东航云南公司、昆明航空、祥鹏航空、川航云南分公司分别对本公司转场准备情况及应急方案做了详细汇报，把本公司存在的风险清晰地做了自我剖析，以便各航空公司之间信息的交流和沟通，共同提出问题并解决问题。
随后，空管分局航务部张俊部长和转场指挥部代表刘思海分别针对各航空公司提出的问题以及现在最关注的问题，如昆明长水国际机场性能、天气特点、受影响的相关机场、双跑道运行模式以及停机位分布、滑行路线等方面做了专业、详尽的解答。
接着，云南辖区运行控制技术委员会顾问、昆明航空公司AOC总经理李峻岿，代表昆明航空对前来参加会议的各单位代表表示欢迎，并代表顾问团希望运控技术委员会发展得更壮大，转场工作进行的顺利圆满。
各部门：
为提高工作效率，促进工作协调，现将各部门主管例会、高管例会和商混站会议统一规范如下：
一、各部门主管例会
【参会人员】主管级以上人员（不含高管）杨莉、封郡、冯俊、陈佳涛、史红梅、方小利、沈鹰、李健
【会议时间】每周星期一10:00—10:30 【会议地点】大会议室 【会议主持】杨莉 【会议内容】
1、上周各部门工作总结及本周工作计划；
2、需协调事项；
3、杨副总做会议总结。【会议签到及会议记录】
要求所有人员必须在会前完成签到，白艳梅负责做会议记录，次日将电子版发送各与会人员并打印会签。
【注意事项】
1、各与会人员应充分做好会前准备工作，保证会议质量和效率。
2、所有人员必须穿戴整洁、佩戴工号牌。
3、所有人员手机调到静音，非紧急情况不得接电话。
4、所有人员不得私下交头接耳 “开小会”，遵守会场纪律。
二、高管例会
【参会人员】杨旭元、杨莉、朱发祥、刘桂秋、张焱、夏瑞婕、沈鹰 【会议时间】每月两次（具体时间以行政管控中心通知为准）【会议地点】大会议室 【会议主持】杨旭元 【会议内容】
1、对上周整体目标达成情况、工作推进情况进行总结。
2、对本周工作计划和目标，在会上落实到个人，并确保信息传达清晰，理解无误。
3、会上产生的新问题，现场讨论，并拿出解决方案。
4、由杨总传达公司会议精神和管理精神。【会议签到及会议记录】
要求所有人员必须在会前完成签到，白艳梅负责做会议记录，次日将电子版发送各与会人员并打印会签。
【注意事项】
1、应充分做好会前准备工作，保证会议质量和效率。
2、所有人员必须穿戴整洁、佩戴工号牌。
3、所有人员手机调到静音，非紧急情况不得接电话。
4、所有人员不得私下交头接耳 “开小会”，遵守会场纪律。
三、商混例会
【参会人员】组长级以上人员 【会议时间】每周五16:00-16:30 【会议地点】搅拌站会议室 【会议主持】方小利 【会议内容】
1、上周工作总结（主要是存在的问题，未按时完成原因说明）；
2、下周工作计划（自己工作计划，领导主管分配工作）；
3、传达公司管理精神、人事变动及相关工作安排情况；
4、如果时间允许，和同事分享工作或生活中的感动。【会议签到及会议记录】
要求所有人员必须在会前完成签到，王彦鸿负责做会议记录，次日将电子版发送各与会人员及行政管控中心白艳梅。
【注意事项】
1、应充分做好会前准备工作，保证会议质量和效率。
2、所有人员必须穿戴整洁、佩戴工号牌。
3、所有人员手机调到静音，非紧急情况不得接电话。
4、所有人员不得私下交头接耳 “开小会”，遵守会场纪律。注：以上规定自2014年7月1日开始执行。
2009年质量管理体系评审会议 会议纪要
XXXX公司2009年质量管理体系评审会议于2010年1月15日上午在公司南楼会议室召开，与会人员包括：公司高层、公司各部门主管、工厂企管办、办公室、企管部相关人员和健峰公司指导老师等。会议议程为：
1、主持人发言；
2、总经理致词；
3、工厂质量体系负责人：宣读<产品品质总结报告>；
4、各职能部门：宣读<本部门体系运行总结报告>；
5、企管部：宣读<内部审核总结报告>；
6、管理者代表报告：宣读<本质量管理体系运行总结报告>；
7、健峰专家做现场指导；
8、主持人主持，所有与会人员参与讨论：(1)讨论质量方针和质量目标的完成情况及适宜性；(2)可能影响质量管理体系的变更；(3)讨论质量体系改进的建议；
9、总经理做会议总结发言。
会议伊始总经理致开幕词，他说道：“质量是企业的生命，产品如果质量得不到保证，企业将无法走的更远。我们公司经过健峰公司阮老师的辅导，对于质量意识有了更为深入的认识，即产品质量是制造而不是检测出来的。质量体系经过一段时间的运行，已经基本在公司得到贯彻或落实，然而，质量体系还应该包括更宽广的内容，应该把质量问题拓展到工作质量、服务质量上来，与实际工作相结合，长期坚持下去。另外，各部门还应该不断的进行持续改进，在原有指标的基础上，增加能够真实、有效反映公司运行、生产状况的新指标。在2010年我们的任务更加艰巨，除了要维护好质量管理体系，相关的环境管理体系和职业健康安全管理体系也都应该着手落实，以便进一步提升公司全方面的管理水平。”
总经理致辞之后，各子公司、公司各职能部门分别就09年质量工作做了总结与汇报。在子公司汇报完生产状况之后，阮老师做了指导，他说：“可以看出，工厂质量工作有了明显的进步。质量管理体系实施之前可以说是声势浩大，但真正运行起来却是了无声息，这才说明质量管理体系已经深入企业日常活动之中，变成公司的日常管理的一部分。通过大家共同努力来共同提高产品质量和服务水平，从而间接的提高了产品的知名度和市场份额，为公司带来了更多的效益。另外，公司还可以扩大质量管理体系的范围，把包括财务管理、经营管理、成本管理等方面的内容纳入一个更大的管理体系，并且各个方面应该单独编制一份手册，如《经营手册》、《成本手册》等，以此来加强各专项的管理。泰安工厂实施的绩效考核所反映的是最终结果，它应该与反应过程的数据结合起来，这样对于反映生产状况，才能达到更好效果。”在各个部门做了报告之后，阮老师指导如下：“从台湾企业成长道路中可以看出，一般公司从创业之初到最终成熟都要经历三个阶段，即合理化阶段、标准化阶段、信息化阶段。这三个阶段是循序渐进、相互促进的关系。很多公司在标准化阶段到信息化阶段的过渡都是非常痛苦的，要持续很长时间，遭受很多的波折。但是感觉我们公司在信息化阶段的过渡就相当的顺利，我觉得这与质量体系的建立就分不开，因为在体系建立之前，我们做了好多工作，包括每个部门每个过程的辨识、部门与部门之间的协调都做了认真分析，流程设计也按公司实际情况做了全面规划，所有这些都有助于相关信息在业务部门的流通与ERP程序的建立。在体系运行正常之后，可以考虑增加针对后勤服务部门效率考核的相关指标，进而将效率考核拓展到各个部门。
之后，由企管部和管理者代表分别做了《内部审核总结报告》和《质量体系运行总结报告》。报告结束后，阮老师再次提出指导意见，他建议道：“现在公司的管理者代表负责三个公司的质量管理体系，对于各个公司的具体情况的了解不够深入，建议三个公司分别设置各自的管理者代表分管质量管理体系工作，以便于体系更好的维持与改进。还有就是可以把2010
年的经营目标纳入质量目标中去，将其进行分解，并在各级部门进行宣贯，使得每个部门每名员工都参与其中，承担相应的责任，成为企业的主人。”
会议最后，由许总做总结发言，首先，总经理代表公司感谢一年多来健峰公司阮老师对于公司工作的指导。然后，许总讲到：“质量是企业基础的基础，而质量管理体系的要求是国际的通用标准，是一个最低的门槛，我们应该不断的以更高的标准来严格要求自己，这样企业才能有更好的发展。”另外，总经理对于储运部和工厂提出表扬，他说：“储运部的发货准确率能保持较高的比率跟他们的辛勤付出是分不开的，这也是对于企业责任心的一种体现。再一个就是工厂，我们可以看到，每一次去工厂，都能发现工厂有新的变化，过去的一年中，工厂的进步非常大，在两次内审中一共检查了一百多项内容，只有几项不符合项，这说明工厂的质量工作做的非常到位。”他建议在座的各位部门领导都要重视质量工作，提出管理首先是执行，其次才是在执行的过程中学习、理解管理工作的意义。总公司92%的员工都是大学生，都有很强的接受能力，因此济南公司的质量工作应该做的更好一些。”在提出表扬的同时，总经理也指出了现在工作中的不足，即（1）目前工作中存在的最大不足是各部门质量工作的发展是不平衡的，其中财务、办公室、企管部、生产技术部还应该结合自身工作，完善相应的管理制度；工厂应该加快环境设施建设，争取早日拿到相应的生产、环境证书，以便于下一步通过质量管理体系认证；（2）在座的各部门领导应该进一步加强质量意识，从标准管理的角度，加强产品质量和服务质量；（3）把质量管理体系彻底贯彻到日常工作中去，以后的办公例会就按质量月会的标准进行，各部门汇报各自一周的情况，让数字、图标说话；（4）现行的半年一次的内部审核力度还不够，从今年起改为一季度进行一次内部审核，加强质量管理工作；（5）部门结构发生调整之后，针对流程沟通问题，企管部应制定相应的制度，以保证今后的工作顺利进行；（6）部门调整后，相关应该进行变更的指标、程序，各部门在下周之前及时作出调整，完善相关的程序文件，增加相应的成本考核指标。各部门，像储运部、市场部应明确部门职责，把目标落实到个人；（7）营销部门应把经营指标向每个业务员进行宣贯，使其作为业务员工作的指导；（8）企管部今年应展开ISO 14000和18000的认证工作。
会议记录：企管部
本刊讯2012年7月15日, 国家电网公司2012年年中工作会议在北京开幕。会议总结了上半年工作, 安排了下半年任务。会议强调, 要贯彻落实科学发展观, 把握形势, 明确目标, 加快改革创新, 强化科学管理, 提升发展能力, 推动“两个转变”取得新突破, 确保完成全年任务, 以优异成绩迎接党的十八大胜利召开。
会议指出, 下半年的电力需求形势, 对电网建设、经营管理、“三公”调度、市场交易、供电服务的深层次影响将进一步显现, 公司改革发展面临的形势更为严峻, 完成全年任务的困难和压力进一步加大。公司工作总的要求是:认真学习贯彻党的十八大精神, 以安全稳定和优质服务为前提, 以依法治企为保障, 以改革创新为动力, 全面建设“三集五大”体系, 加快发展坚强智能电网, 更加注重精益管理、稳健经营, 确保完成全年任务。
会议要求下半年重点做好七个方面工作:确保安全稳定和优质服务, 保障迎峰度夏电力供应, 做好十八大保电工作, 全面强化安全基础管理, 提升优质服务水平, 全力确保队伍稳定;加快“三集五大”体系建设, 持续深化“三集”管理, 优质高效建好“五大”体系, 加快推进“两个中心”建设;加快坚强智能电网建设, 加强规划和前期工作, 创新建设管理模式, 加快重点工程建设, 支持新能源规范有序发展;强化经营管理和依法治企, 确保完成年度经营目标, 巩固和开拓电力市场, 严格控制各类成本, 开展依法治企综合专项检查, 加大县供电企业管理力度, 加快主多分开及规范集体企业管理;推进直属产业、金融和国际业务创新发展;加强科技创新和人才队伍建设, 加快科技创新体系建设, 加大科技攻关力度, 提升信息化建设水平, 加强人才培养和教育培训;加强党的建设和精神文明建设, 深化基层组织建设年活动, 加强干部队伍建设, 强化反腐倡廉建设, 培育优秀企业文化, 提升公司品牌价值, 积极构建和谐企业。
（试运行）
1.目的：
为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
2.适用范围：
适用于临沂开元轴承有限公司所有会议，董事会临时安排会议除外。
3.职责：
信息部负责会议的管理，所有会议须在信息部批准后方可召开。
4.工作程序：
4.1.公司级例会
4.1.1周工作例会
此会议的举行时间为每周一13：00，会议由各部门领导参加，总结各部门上周工作，汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达公司的会议精神；布署下周公司的整体工作。会议要求各部门按顺序汇报：销售-刘元峰、供应链-张连峰、生产-王泽恩、财务-张安云、技术-卢衍村、质量/检测-刘长发、设备-李兆发、人力资源-徐剑冰、技改-王家荣、宏丰-张桓。每人时间为5-7分钟（大部门7分钟，小部门5分钟）
4.1.2月工作例会
此会议的举行时间为每月
部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达公司的会议精神；布署下月公司的整体工作。会议要求各部门按顺序汇报：财务-张安云、销售-刘元峰、供应链-张连峰、生产-王泽恩、技术-卢衍村、质量/检测-刘长发、设备-李兆发、人力资源-徐剑冰、技改-王家荣、宏丰-张桓。每人时间为10-12分钟（大部门12分钟，小部门10分钟）
4.2部门级例会
部门例会由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。总结部门工作，并对下一阶段工作进行布署。各部门可以根据实际情况自行安排开会时间。如有固定时间，使用公司会议室的，应向信息部提出申请，信息部确认备案后，召开会议时即可不用再次提交会议申请。
4.3其它会议安排
临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天向信息部提报会议申请，批准后方可召开。
4.4凡公司已列入会议计划的会议，遇法定假日或遇特殊情况需临时安排其它会议的，时间将另行安排，由信息部或相关人员提前通知各部门。未经信息部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
4.5会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司级例会、公司级临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
4.6会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不得请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向会议发起人请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
5.会议的申请及准备：
5.1公司现设有四个会议室（常用会议室为新区的第二、张庄区的第四），供公司人员使用，为了避免会议室及参会人员冲突，保证会议顺利召开，凡需使用公司会议室的，均应提前向信息部提出申请，由信息部批准调度。具体要求如下：
5.1.1除例会（公司级例会、部门级例会）外的其他会议，应在召开前1-2天通过办公网络向信息部提出会议申请，批准后方可进行。
5.1.2填写会议申请时，除会议参加人员，请在查看部门内添加会议服务部门或人员，务必要填写提醒的时间、次数。
5.1.3会议预约如有冲突，信息部将通知会议申请人，改期或改地点进行。
5.1.4会议申请人应根据会议性质在申请表内注明特殊要求，并发送相关管理部门，对于申请人需要标注的事项安排如下：
a.如需有投影设备演示说明的会议，由信息部提前做好投影设备连接调试工作；
b.会议之前，由人力资源部根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；
c.上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，由人力资源部准备果品和鲜花及其他招待用品；
d.根据会议规模需使用音响设备的，由信息部提前做好音响调试安排； e.如需留存资料，由信息部负责拍照、摄像工作；
f.特别重大会议，应由人力资源部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
①会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；
②会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；
③会议场所布置；
④会议服务人员的安排；
⑤会议签到；
5.1.5任何人不得在未提交会议申请或未经批准的情况下私自占用公司会议室，否则可被遣散会议。
6.会议通知：
6.1公司级例会，月中无调整的，不再另行通知。
6.2其他会议申请批准后，办公系统将自动提醒参会人员与会务服务部门，申请人也可以邮件或电话的方式另行通知。
7.会议要求及纪律
7.1会议发起人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
7.2会议期间要做好会议记录及会议考勤，会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，会议发起人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
7.3任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前向会议发起人请假，否则视为缺席。
7.4与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。
7.5遵守会议纪律，召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。
7.6与会人员严格按发言限定时间发言，如有超时发言需要，需做出申请，否则将按浪费会议时间的多少进行统计通报。
7.7与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出。
8.会后要求：
8.1重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
8.2会议组织人员做好会议纪要，会后上传至公司办公网络的公共文件柜，以便向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。
本制度由信息部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。
临沂开元轴承有限公司
二O一一年四月
网络视频会议管理制度
（草稿）
为确保公司网络视频会议系统稳定、高效的运行，减少人为故障。特制定本制度。
公司网络视频会议由人力资源系统及下属的信息部负责。
信息部负责主、分会场的硬件维护、软件调试，并指导会场的值机人员（会议召集系统的人员）使用网络视频会议系统及设备维护工作。
除公司级、部门级例会外，需要使用网络视频会议系统的部门，应提前2天向人力资源部申请，经批准后，由信息部统一安排使用。
信息部在接到网络视频会议系统使用通知后，及时（一般提前2-4小时）协调主、分会场值机人员进行安装调试，并在会前（至少10分钟）完成相关工作。
主、分会场使用视频会议系统前应认真检查会场设备的完好程度，如有问题及时通知主管人员处理，并详细说明出现的故障和原因。若当时不报告，事后发现时一切责任由该会场值机人员负责。
若因未完成调试而造成网络视频会议无法正常进行，追究该会场值机人员责任。
未经主管领导批准，主、分会场均不得擅自移动或拆卸任何设施。网络视频会议系统结束后，主、分会场值机人员应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备，妥善保管。
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