文秘管理与应用写作期末复习指导

文秘管理与应用写作期末复习指导（精选5篇）

文秘管理与应用写作期末复习指导篇1

一、选择题

1、实用文体是各类实用型文章的总称，而实用型文章是与（B、欣赏型文章）文章相对的。

2、实用型文章在形式方面的主要特征是带有突出的（D、规范化）特点。

3、实用型文章特别是用于工作的应用文大都应当具有一种（B、庄重）的风格。

4、（A、研究问题，把握情况）是从根本上提高实用型文章写作水平的途径。

5、（C、范文阅读）是写作的先导和基础，多接触文章实际，是获得对文章的感性认识并有所借鉴、有所提高的重要途径。

6、写作能力是由多方面、多层次的要素构成的，（C、思维能力）和语言能力是其中最为重要的两个要素。

7、按照行文关系和行文方向，命令、决定等属于（C、下行文）。

8、广义的（A、公务文书）是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。

9、（B、专用文书）是在不同的生活专业、专业领域或特定的场合专门应用的文书，是与通用文书相对而言的。

10、行政公文又称（D、法定公文），对其种类、用途和格式，有关机构或部门均有专门的规定。

11、按照行文关系和行文方向，报告、请示等属于（A、上行文）。

12、按照行文关系和行文方向，函属于（B、平行文）

13、公文首页的红色反线，宽度同版心，其值为（A、156mm）。

14、《国家行政机关公文格式》将公文的构成要素划分为眉首、主体和（B、版记）三个部分。

15、（C、公文份数序号）又称印制编号，是将同一文稿印刷若干份时，每份公文的顺序编号。

16发文机关标识一般使用小标宋体字，用红色标识，人们常把（D、法定公文）称为“红头文件”。

17、公文标题应该准确、简要，一般来说，不同形式的公文标题中都应具备的要素是（C、公文种类）。

18、（A、上行文）一般只写一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，应以抄报的形式发送公文。

19、下面各种方式中不属于公文正文开头写法的方式是（A、指令式）。

20、下面各种方式中不属于公文正文结尾写法的方式是（A、指令式）。

21、下面各种方式中不属于版记构成要素的是（D、发文机关）。

22、文种的选用，除了发文目的和公文内容外，还需要的一个因素是（B、行文关系）。

23、按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和（A、任免性通知）等几种。

24、下面通知类型中不属于批示性通知的是（A、任免性通知）。

25、根据具体用途的不同，下面各种类型中不属于通报的是（D、指令性通报）。

26、（A、调查报告）的用途比较广泛，它可以用以总结一个单位、一个部门甚至一个地区的经验，也可以用以揭露某一方面的问题，或者探明某一个事件的真相，还可以用以介绍某个事物的发展过程。

27、著名的《英国工人阶级状况》、《湖南农民运动考察报告》，在文体上都是（A、调查报告）。

28、调查的方式很多，（A、开会调查）是最传统的调查方式。

29在现代社会，（C、问卷）是一种最常用的调查方式。

30、在各种调查方法中，（D、抽样调查）的科学性和实用性都是更强一些，因而采用这种调查方法的人越来越多。

31、在语言上，调查报告通常采用（C、第三人称）的叙述方式叙述事实，还可以运用一些比较生动的口语化词语。

32、工作要点、工作意见等文书，多涉及工作任务、步骤和措施等，可以划归（B、计划）。

33、下面各条表述中，不属于公关文书应当具备的最为突出的特点的是（D、时效性强）。

34、感情色彩较为浓烈，措辞热情、庄重，是（A、贺电和贺信）的重要特征。

35、一般来说，由封面和内文两部分组成的公关文书是（B、请柬）

36、下面各组成部分中，不属于求职信正文内容的是（B、个人简历）

37“这个几百万人口的大城市，每天都要产生两千七百多吨垃圾，但街道却保持着长年整洁。这样大量的垃圾是怎样处理的？不久前记者随同垃圾清运车目睹了这个紧张战斗的过程。”从写法上来看，这段新闻导语属于（C、提问式）

38、即要能高度概括新闻事实，又要新颖独特，要能起到吸引读者作用的是新闻的（A、标题）部分。

39、合同不仅要反映当事人各方的利益，也要反映当事人各方的责任和义务。这里强调的是合同的（B、合意性）。

40合同的中心内容是（D、标的）

41、（A、事实）与理由是民事起诉的核心内容。

42、下面各类文种，不属实生活文书的是（A、通知）

43、下面各类文体中，不属于公开发布的告知性文书的是（D、条据）

44、下面各类文体中，不属于字据的是（D、条据）。

45、下面四类启事中，在用途和内容上与其他三类不同的是（A、征订启事）

46、下面四句“启封辞”，不用于一般长辈的是（C、安启）

47、图书馆馆藏图书最常见的组织形式是（D、分类目录）

48、下面四种说法中，不属于读书笔记作用的是（A、发现问题）

49、下面四类索引中，不属于常见的索引种类的是（D、论文索引）

50、下面所举四种方法中，不属于检索文献资料方法的是（D、咨询法）

二、名词解释

1、计划：是某一个单位、部门或个人、对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。

2、总结：是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析，从而为今后的工作提供帮助和借鉴的一种文书材料。

3、述职报告：是指国家工作人员（目前主要为领导干部）就一个阶段的任职情况、向有关部门及领导、群众作出全面说明的一种文字材料。

4、条例：是对某一方面的工作或某一重大事项的处理方式及某一组织的宗旨、任务及其成员的职责权限等作出规定的指令性文书。

5、章程：是党派或团体等组织，用于规定自身的性质、宗旨、组织机构、活动形式和行动准则等内部事务的一种文书。

6、规定：是针对某一事项或活动提出要求，并制定相应措施，要求有关人员贯彻执行的一种文书。

7、经济新闻：是新闻的一种，是指及时、迅速地对经济领域新发生的具有一定社会意义或社会影响的事实所作的简要报道。

8、产品说明书：是一种全面、明确地介绍产品的用途、性能、构造、使用方法等事项的文字材料，是一种比较常见的说明文。

9、经济活动分析报告：是经济管理部门和企业常用的一种专业文书，是以科学的经济理论为指导，以国家有关方针、政策为依据，根据计划指标、会计核算、统计工作的报表和调查研究掌握的情况与资料，对本部门或有关单位一定时期内的经济活动状况进行科学的分析研究，作出正确的评估，找出成绩和问题，探讨问题产生的原因，寻求改进方法，指导经济管理而写的书面的报告。

10、可行性研究报告：是指在确定某一个经济建设项目或科研项目之前，对其政策或规模、技术力量和水平、实施方案或措施及其投入或产出等，进行全面的技术论证和分析，从而确定该项目实施的可行性和有效性的书面报告。

11、合同：《中华人民共和国合同法》规定：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利关系的协议。”

12、民事诉讼文书：是司法机关为处理各类民事诉讼案件以及当事人、律师为解决诉讼纠纷和处理非诉讼问题，依法制作或使用的具有法律效力或法律意义的文书的总称。

13、民事答辩状：是民事诉讼的被告或被上诉人根据民事起诉状或民事上诉状的内容，针对原告提出的诉讼请求或上诉人提出的上诉请求作出答复，并依据事实与理由进行辩驳的法律文书。

14、刑事诉讼文书：是指司法机关为处理各类刑事诉讼案件以及当事人、律师为解决刑事纠纷，依法制作或使用的具有法律效力或法律意义的文书的总称。

15、刑事答辩状：是刑事自诉案件的被告或被上诉人根据刑事自诉状或刑事上诉状的内容，针对原告提出的诉讼请求或上诉人提出的上诉请求作出答复，并依据事实与理由进行辩驳的法律文书。

16、刑事自诉状：是刑事自诉案件的被害人或者法定代理人，为追究被告人的刑事责任，直接向人民法院提起诉讼时制作并使用的法律文书。

17、行政诉讼文书：是司法机关为处理各类行政案件以及当事人、律师为解决行政纠纷，依法制作或代书的具有法律效力或法律意义的文书的总称。

18、行政起诉状：是行政诉讼的原告认为自已的合法权益受到行政机关和行政机关工作人员具体行政行为的侵害，向人民法院提起诉讼，要求依法处理的法律文书。

19、行政答辩状：是行政诉讼的被告或被上诉人根据行政起诉状或行政上诉状的内容，针对原告提出的诉讼请求或上诉人提出的上诉请求作出答复，并依据事实与理由进行辩驳的法律文书。

20、启事：指人们为说明有关事项、或者请示他人帮助而公开发布的短文。

21、读书笔记：是在阅读书籍或文章等各种文献时，对有价值、有意义的东西所作的记录，其中有录自读物的资料，也有自已的心得、体会等。

22、摘要笔记：在充分理解文献内容的基础上，按照原文的顺序，把文献中的一些观点依次摘抄下来，就形成了摘要笔记。

23、提要笔记：在读完文献之后，对文献的主要内容加以全面概括，把它写成一个简短的纲要，就形成提要笔记。

24、提纲笔记：在阅读书籍或篇幅较长的论文时，对全文的总观点、每个部分或层次的观点以及说明观点的主要材料，加以高度概括，并把它依次排列出来，写成一个能够反映读物的基本结构框架的大纲，即为提纲笔记。

25、心得笔记：是一种专门记录自己在阅读过程中所产生的感想、收获或对读物的批评、质疑意见的笔记。

三、简述题

1、简述实用型文章的基本特点。

答：1主旨单

一、集中、明确2材料多样、真实、有力3结构合理、谨严、固定4语言准确、单明、平易、庄重。

2、写作请示的注意事项

答：撰写请示应当遵循以下要求。第一，要正确选用文种，以免影响工作的及时处理。第二，要做到一文一事，便于上级机关及时答复或者解决。第三，要避免多头请示，坚持“谁主管就请示谁”的原则。第四，要避免越级请示，以免影响办文效率。

3、事务文书的特点

答：事务文书的特点主要体现在以下几方面。1对象比较具体。2格式比较固定。3写法比较实际。4时限比较紧迫。

4、事务文书的作用

答：事务文收的应用范围极其广泛，其作用也是多方面的，归结起来，主要体现为：1贯彻政策，指导工作。2沟通情况，联系工作。3积累和提供资料。4宣传教育，检查督促。

5、调查报告的写作要求

答：写好调查报告，必须做到以下几点：（1）要认真进行调查研究，充分占有材料。（2）要以正确的立场和方法，认真分析并合理组织材料。（3）要讲究结构形式和语言特色。

6、制定计划的要求

答：在计划的制订中，主要应当依循以下要求：第一，要符合政策，不能与党和国家的有关方针、政策及上级的指示精神相悖；第二，要从实际出发。把全局需要与本单位的实际情况结合起来；第三，要具体明确，把要做的事情写得实实在在，以便于实施和人们对照检查工作；第四，要留有余地，以灵活地应对一些不可预见的因素的出现。

7、在工作总结的撰写中，主要应当依循哪些要求？

答：撰写总结，必须注意以下几点。第一，要充分占有资料，并实事求是反映情况。第二，要善于分析材料，并找出规律的东西来。第三，要合理地取舍内容，以突出重点。第四，要深入研究问题，以写出特色。

8、撰写讲话稿的要求？

答：撰写讲话稿，必须注意以下几点：第一，针对性要强，充分考虑讲话场所和听众对象的特点；第二，主题要集中鲜明，紧紧围绕着一个中心；第三，内容要吸引人，增强内容的知识性、哲理性和趣味性；第四，语言要通俗生动，要带有口语的某些特点。

9、简述述职报告的写作要求

答：概括地说，客观、具体、详略得当、语言得体，是对述职报告的基本要求。具体地说，撰写述职报告，应当做到以下几点：第一，内容要客观真实，实事求是地反映工作情况；第二，表述要具体实在可从多个方面介绍自己的工作情况；第三，详略要得当，重点要突出，在主要工作的完成情况的说明上多用一些笔墨；第四，语言要得体，要诚恳、谦和，力求平实、直白。

10、就是讲话稿与演讲稿、会议报告的区别

（1）、讲话稿一般为能够代表本单位发言的领导人所用，其内容往往体现本单位的集体意志，演讲稿则只反映演讲者个人的看法；（2）讲话稿有的是领导人亲自动手起草的，有的是文秘人员根据领导人的意图代为起草的，有的甚至是经专门的写作班子反复讨论、修改后才定稿的。演讲稿大都是演讲者本人单独撰写的；（3）讲话稿与会议报告相比，首先二者在篇幅上就有一定的区别，讲话稿通常篇幅较短，会议报告则篇幅较长；（4）讲话稿与会议报告相比，二者在内容的安排、表述的方式特别是语言的运用等都有较大的区别。

11、撰写经济新闻，需要注意哪些事项？

答：（1）事实要准确，经济新闻要尊重事实，用准确无误的事实来说话；（2）导向要正确，经济新闻要符合党和国家在特定历史时期的方针、政策，要能引导人民群众奋发向上；(3)报道要及时，经济新闻应当快写快发，以便取得最佳的报道效果。

12简述产品说明书的主要作用。

答：（1）指导消费。消费者对商品理智地选择和正确地使用，可以极大地促进市场的有效需求，形成良性循环。（2）传播知识。随着经济和科技的发展，各种新技术、新产品、新的服务项目层出不穷，说明书在传播信息、普及知识方面的作用也越来越明显。（3）宣传企业。说明书在介绍产品的同时，也宣传了企业，因而也会起到广告宣传的作用。说明书对于企业推介产品或服务、扩大品牌的知名度等，也具有不可替代的作用。

13、简述经济活动分析报告的功能。

答：（1）诊断功能。诊断功能是经济分析的首要功能。（2）建议功能。经济活动分析报告不仅要针对当前的经济活动进行，而且一般还要在此基础上就今后的经济活动提出建议。（3）反馈功能。一个地区、一个单位或一个部门，实施某项经济决策之后效果如何，需要通过经济活动分析做出评价，进行反馈。（4）预测功能。经济活动的进行离不开科学的预测，领导者或管理者在制定发展战略、规划和政策时，要面向未来，要有前瞻性。

14、简述合同在社会经济生活中的主要作用。

（1）合同是保护当事人的合法权益的工具。（2）合同是实现专业化合作的纽带。（3）合同是提高经济效益的手段。（4）合同是维护社会经济秩序的凭借。

15在合同的签订中，必须注意哪些事项？

文秘管理与应用写作期末复习指导篇2

判断1*25 简答5*2 论述10*1 情景15*2 案例 25*1 第一章管理文秘导论（判断题）

第一节：文秘的含义和作用

一、文秘的含义

（一）文秘含义

1、秘书”在我国古代的含义:①官禁中的藏书②古代王朝里的官职（秘书令），一般指掌管机密文书的官名（典尚书奏事）。

2、现代秘书含义

1998年5月，新颁布的《秘书职业技能标准》：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员

文书、秘书与文秘

文书：主要是做记录、打字、文书制作、管理工作，兼作接待、收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。

秘书：秘书的地位、级别、待遇一般高于文书。秘书中有一部分人专门为某个领导、上司服务，秘书除了文书、事务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任务。文秘：涵盖了秘书和文书。

文秘 —— 秘书 —— 文书（外延最宽）（外延较宽）（外延最窄）

（二）秘书职业状况（每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日)

1、美国秘书职业概况

秘书是个既严肃又体面的职业；从业者众多，而且很受尊重；秘书是美国从业人数最多的行业之一；美国秘书99%为女性，且越老越吃香。

2、我国秘书职业概况

职业队伍相当庞大；行业发展的潜力巨大；并不是一个受尊敬的职业；专业训练不够完善。(三）秘书的起源

1、我国秘书的起源

文字和有领导的社会组织

二、秘书的类别和层次

（一）按服务对象划分

1、公务秘书

2、非公务秘书（私人秘书）

（二）根据智能结构，个人特长分

1、参谋型（参谋“智囊”型）

23、办事型（精明办事型）

4、技术型（技术应用型）

5、公共关系型

6、财经型

7、综合型

（三）按工作内容划分

1、文字秘书

2、机要秘书

3、信访秘书

4、通讯秘书

5、事务秘书

6、生活秘书

（四）按职位高低及所负任的大小分

1、基层秘书

2、一般秘书

3、高级秘书

三、秘书的职业特点

1、服务的直接性：秘书工作的内容与领导工作是一致的；秘书与领导之间工作关系的直接性；秘书的工作成果直接对领导负责的。

2、服务稳定性

3、知识化

4、年轻化

5、女性化：（1）女性擅长处理人际关系（2）女性耐心、细致、条理性强（3）女性记忆力强（4）女性具有打字天赋（5）女性天性谨慎，易于保密（6）女性能协调办公室气氛（7）现代知识女性择业观的体现（8）女性生理性适合于文秘工作

四、文秘在社会中的作用

1、协调作用

从纵向看：文秘在部门内部属于上下隶属关系；

从横向看：文秘成为各个部门之间相互联系的纽带。

2、助手工作

3、参谋作用

4、耳目作用

5、窗口作用

第二节文秘管理的内容和原则

一、文秘管理的内容

1、行政事务管理：规章管理、办公环境管理、会议管理、信息管理、内部监察以及企业股份管理等

2、办公事务管理：日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、文书资料管理、财产管理、生活福利管理以及安全卫生管理等。

二、文秘管理的基本原则

1、准确原则：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。

2、迅速原则：迅速，就是要求工作及时，高效、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。

3、保密原则：要时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性。要制定和健全严格的保密制度。

4、实事求是的原则：真实地反映情况，不可夹杂个人的情感，报喜不报忧，捏造事实等。

第三节文秘管理机构的设置

一、秘书机构的概念

广义的秘书机构：指秘书长或办公厅领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加密属机构名称两部分组成。如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。

狭义的秘书机构：秘书命名的局、处、科、室等部门，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

二、秘书工作机构设置原则

精简原则提高工作效率纵向层次尽量少便于上下沟通横向幅度可加大减轻工作压力

三、我国秘书部门的设置情况

（一）秘书工作机构的组织形式

分理制：下设分理机构，承办分工的具体事宜。

综理制：不再分设部门，由办公厅或办公室统一或分派人员办理

（二）秘书工作机构的名称

1、中央机关的秘书机构：称“办公厅”，属部级机构，采用分理制。

2、省、市、县级的秘书机构：省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，属厅局级机构，采用分理制。省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。地、市、厅、局办公室是处级，采用分理制的下设科”；县办公室为科级，下可设“股”；乡镇办公室为股级，下不再分设。

3、企事业的秘书部门

（1）大中型骨干企业采用“三足鼎立式”，即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书机构。（2统一由这个秘书机构办理。社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。

4、临时性秘书工作机构

第四节文秘管理人员的素养

一、基本素质

1.身体素质2.心理素质3.思想素质

二、业务素质

1.理论知识2.实践经验3.办事能力：（1）需要当机立断处理的事情多（2）工作的内容变化快（3）一心几用的时候多（4）从容不迫

三、文化素质

1.社会科学2.自然科学3.外语4.此外

四、秘书工作的发展趋势

（一）服务对象多元化

（二）秘书职业社会化

（三）秘书队伍女性化

（四）工作手段现代化学习方法1.多投入，勤思考2.勤动口，多表现3.勤练笔，多阅读4.多走访，多请教

第五章

第一节签字仪式

第二节庆典活动

第三节开放宣传活动

二、拟订活动方案 1.确定主题

常见的主题有：

1)扩大组织的知名度，提高美誉度； 2)促进组织的业务拓展； 3)和谐组织与社区的关系； 4)增强员工或家属的自豪感 2．安排开放参观的内容参观的内容一般包括：

（1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。（2）现场观摩，让参观者参观现场

（3）实物展览，参观组织的成果展览室； 3选择开放参观的时机

最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。4.确定邀请对象

一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等 5．选择参观路线

参观路线的选择要求做到：（1）能引起参观者的兴趣；（2）能保证参观者的安全；（3）对组织正常工作干扰小。6.策划宣传工作

参观前，可准备一份简明的说明书发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。7.做好解说及接待准备

（1）挑选并培训导游或解说人员（2）制作并寄发请柬（3）设立接待服务处；（4）准备特殊的参观用品（5）准备礼品或纪念品第四节新闻发布会新闻发布会的准备

1.确定被邀请记者的范围 2.确定时间3.确定主持人和发言人4.准备发言材料 5.会场选择（选址）6.会场布置7.制作经费预算8.组织会议 9.参观活动安排 10.小型宴请安排 11.收集有关新闻报道新闻发布会的流程

宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记者问→宣布结束→ 提示会后安排

第六章值班管理（判断简答案例）

文秘工作的值班具体是指：在正常工作时间以外为保证组织正常运作，在一般的文秘业务之外所安排的、在固定的时间和地点处理日常事务或临时事项的工作

一、值班工作的形式

1.形式主要有三种：常设性值班、间歇性值班、临时性值班(1)常设性值班。有专职值班员，全天候都有人值班。(2)间歇性值班（轮流值班）。仅在下班时间或节假日期间安排有关人员轮流值班。(3)临时性值班。一般只在遇到或为了防范一些突发性事件时才临时设立。

2.值班工作的组织形式

(1)一般性值班。值班室一般设在秘书部门或办公室，属于秘书长或办公厅、室主任领导。其值班人员一般都是各部门轮流，值班时间通常是在下班后的夜间和节假日。

(2)专设性值班。专设性值班是一些重要机关(如军队、公安、外交、交通等)特设的，一般称为总值班室。总值班室一般设在各部门和地方各级党政司法机关的办公厅、总值班室归办公厅主任领导，其值班人员一般都是专职的。一般都配备科级以上领导，承担本部门昼夜、节假日的全部值班工作。其特点是具有专门机构、专职人员。

(3)一般性和专设性相结合的值班。在部门内设有专门的值班室，配备少量的专职人员，负责值班室的日常工作，而夜间和节假日期间的值班由各业务部门轮流承担。

二、值班工作的内容

（一）值班电话记录

来电时间；来电单位；来电人员姓名；来电内容

（二）值班接待记录

来访者姓名；来访者单位；来访事由；来访者联系方式；来访时间

（三）值班日记

主要对外来的信函、电报、反映情况和外来电话等进行认真登记。

（四）加强安全保卫工作

在热情接待来访人员的同时要提高警惕性，严防坏人混入作案；一旦发现有可疑人员应即刻向安保部门反映。

三、值班工作的要求

一是准守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员。二是值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、瞌睡

三是在规定时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监督。

四是接待外宾外松内紧。热情招呼，同时要具有高度警惕性，善于鉴别来人意图。要守口如瓶，不能随便说话。

五是值班人员应密切关注领导的活动行踪，遇到紧急情况能及时取得联系。同时须讲公安、消防、医院、供水、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要。

六是遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责。一方面大胆采取应急措施，以免殆误时机；另一方面应及时汇报主管领导或由公安部门报警。

四、安排值班工作

（一）编制值班表

1、时间

2、工作人员

3、值班地点和工作内容

4、缺勤的备用方案

（二）做好值班记录

1、记好值班电话记录（5要素）

来电时间、来电单位、姓名、对方的电话号码、来电内容

2、做好接待记录

登记外来人员的姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位

3、做好值班日记

对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等都要认真登记，使保持工作连续性

（三）做好接班工作

1、交接班手续。交班人将所接收的信息和情况逐一交代接班人员，未处理好的要详细说明

2、例行检查。接班人要对办公室设备等进行检查，方可签字接班。

突发事件处理

（一）事前准备

事先预测各种意外发生的可能，准备Plan B，明确负责人分类意外事件等级，配以相应反应速度，事先备好应急资金、证件等制定应急方案，掌握从容应对方法

（二）事中处理

深入现场了解突发事件具体信息，按照应急措施采取方案，改进工作，转危为机

（三）事后完善（补充）

以此为鉴，吸取经验，举一反三，杜绝再犯，强化改善

第七章办公室事务管理（几大模块、简答论述）

一、办公环境管理

（一）办公环境的含义

是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境

（二）办公环境的管理原则

方便→舒适整洁→和谐统一→安全。

（三）秘书工作的办公室环境：办公室环境，又叫微观环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。1.办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响办公室环境包括：

第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；第二、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；

第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；

第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；

第五、办公室的健康与安全环境。

办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明：

（1）作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难以集中，则效率降低。（2）生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。

（3）心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率皆有不良影响。

办公室环境的管理原则

办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公环境进行管理的过程中，要坚持以下的原则：

（1）方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；

（2）舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。（3）和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。

（4）安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。

二、日常安排与管理

（一）日程安排

1、日程安排的内容（1）各种接待、约会。（2）商务旅行活动。（3）参加各类会议。（4）到车间进行实地检查或指导。（5）组织的各类重大活动的安排。（6）领导私人活动的安排。

1、日程安排的基本要求

（1）统筹兼顾（2）安排规范（3）效率原则（4）突出重点（5）留有余地（6）适当保密（7）事先同意

3、日程安排的形式

年计划表、月计划表、周计划表、日程表

4、注意的事项

以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。

（二）约会安排

1.约会的定义：约会也称约见，是指上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。

2.约会安排的基本原则：

要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。要区分轻、重、缓、急，合理安排约见。

协助领导搜集有关信息，使领导事先做到心中有数。

酌情弹性。这种弹性包含两方面内容，一是指办公室人员安排约见时间要错开进行，不可太紧或太松。二是早期安排的约见，时间不能太确定，因届时也可能会因情况有变而更动约见时间。

办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知对方。保证准时赴约，不误约，不失约。3.约会安排的方法：

预先安排约会活动；记好日历和备忘录；提醒领导准时赴约保证领导顺利赴约；做好约会前后的服务工作 4.约会安排的方式

电话约会.书面约会.当面约会.约会卡片 5注意事项：

配合领导的时间表；:不要让领导在出差回来当天安排约会；

不要在节假日安排约会；重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；订好或确定好约会的场所；及时通知对方赴会；提醒领导赴会；

适当保密；处理好变更的约会。在早上要预留一小时的时间处理日常工作；尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；

在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上；安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。

（三）时间管理

时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。

1、时间管理的要素（1）强烈的时间观念。

（2）清晰的时间成本效益观念（3）时刻牢记时效观念。

（4）定量控制自己时间的能力。3.时间管理的分类

一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；

一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。

4、时间管理的一般原则

（1）用精力最佳时间干最重要的工作。（2）消费时间要计划化、标准化、定量化。（3）保持时间上的弹性。（4）反省浪费的时间。

（5）保持时间利用的相对连续性。（6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。（7）严禁事必亲躬。

（8）坚持从现在做起的信念。

（9）保留自我时间管理的最低批量时间。５、秘书时间管理的方法（1）、ABCＤ工作法

现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。

三、印信管理

（一）、印章的种类 1.印章的形状

圆形：国家行政机关；企事业单位；社会团体方形：领导人；法人

其他印章（收发章、财务章）：长方形、三角形、椭圆形 2.印章的文字

公章按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字体为宋体，（二）印章的刻制

印章的刻制必须严格按照国家规定办理。途径有二：

①由上级主管机关刻制颁发；

②由本单位法人代表申请，经主管部门批准后进行。无论刻制哪一级单位的公章，都要有 ①上级单位批准的正式公文； ②到公安部门登记；

③由公安部门指定刻字单位刻制。不得私自刻制公章

自左向右环形排列。

（三）、印章的管理

（1）保存：文秘人员管理，放置在办公室或机要室带锁抽屉内。（2）使用：一般在办公室内使用；外出使用需经领导批准，印章保管人监督。

（3）丢失：保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时请公安机关协助查找。（4）保养：文秘人员要及时清洗印章。先浸湿印章，擦上肥皂或洗衣粉，用小刷子反复在清水中刷洗。

（4）正确用印。确定好印模方向，醮匀印泥，端正盖印。印一般盖在书名中间，上不压正文，下骑年盖月。

（5）用印监督。印章必须要由文秘人员保管、监控，用毕迅速收回。（6）印章停用。当单位发生合并、撤销、名称更改时，原印章应停止使用并做好善后工作。文秘人员要发出停用印章通知

书，告知有关单位正式停用日期。同时要及时办理停用的登记、上交、清退、存档、处理和销毁工作。

（四）介绍信

介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。

从文面格式来看，介绍信有两种：

⑴ 书信式：是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信

⑵ 印刷式：是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。介绍信的使用

⑴ 凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具发放；

⑵ 开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；

⑶ 介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效； ⑷ 秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘书要负责任；介绍信的管理

（1）介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失；

（2）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签字

⑶ 介绍信开出后，如因故没有使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。⑷ 介绍信不得随意放置，要妥善保管，防止丢失被盗。办公室印信管理注意事项

1、秘书在保管和使用印信时应极其认真负责，讲原则，不循私情；

2、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事；

3、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告作废，同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损失。5.使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。

6.单位名称要用全称或规范化的简称。7.介绍信要有编号和骑缝章。8.要态度诚恳，措词得当。用语应委婉而不隐晦，自信而不自大。9.篇幅不宜过长，言简意赅，文字要顺畅，字迹要工整。

四、向领导汇报工作

向领导汇报工作，就是向上级领导反映情况，以求得指导和帮助的重要方法

（一）汇报工作的基本分类从汇报体裁的类型上

1.综合性汇报2.专题汇报3.随机性汇报4.提示性汇报5.介绍性汇报从汇报内容的分类上

1、情况汇报

2、经验汇报

3、问题汇报

4、计划汇报从汇报方式的分类上

1、书面汇报

2、口头汇报

3、书面准备，口头汇报从对象的分类

1、主动汇报，内容：1.新思路想法，没实施前汇报以得肯定；2.难以克服的困难，汇报以得指点。

2、被动汇报按领导要求进行，内容：汇报单位或个人特定时间内某一方面工作开展情况。

（二）汇报前准备

充分准备、因人而宜、明确目的

（三）汇报时

汇报时的原则：用词准确；把握时机；抓住重点；实事求是；新颖制胜

（四）汇报内容中常见的问题

主题不突出；偏离主题，个人偏见；滔滔不绝讲了半天自已也、说不清讲了些什么；大话空话，官话连篇；观点陈旧而没新意，思想肤浅而缺深度；造假事例编假数字

（五）汇报后勿忘“请示”

汇报结束，及时请示领导的意见和指示。做好记录，认真对待。能立即落实的当即表明态度；一是难以落实的，如实反映，并做出计划，表示决心。待领导示意结束后，方可结束。日常准备：随身携带笔记本

搜集领导关心的方方面面

提供充足背景信息和方案，关键部分留领导来填

第九章会务工作

1.1 会议的涵义

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。1.2 会议的要素

1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

1.3 会议的作用及缺陷 1．会议作用（1）．交流信息，互通情报（2）．发扬民主，科学决策（3）．组织领导，推动工作（4）．带动消费，促进经济（5）．联络感情，塑造形象 2.会议缺陷（1）．造成时间、精力的浪费（2）．造成经济的浪费（3）．造成信息的重复、浪费（4）．滋长不正之风

1.4 会议的种类

1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。

2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。

3、按时间分：定期和非定期。

4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。

6、公司常见会议类型：经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。

1.4 会议的申报与审批

1、申报与审批的形式：口头申报、书面申报、会议申报。

2、会议申批的原则：精简从严原则、“一枝笔”原则。1.5 会议成本意识：会议成本= 2ABT

式中：A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;

T —会议的时间（以小时为单位）。1.6 会议秘书工作的基本任务

1、组织的工作：(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；

(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作

(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；

(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作

(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。

4．安全保卫工作

(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；

(3)会场内外的安全保卫工作。会务工作的具体内容

12.5 会见与会谈会见与会谈准备

1、收集对方的相关资料 ①对方求见的目的 ②对方的求见对象

③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 ④对方参加会见的人数、姓名、职务等。⑤主要求见人的详细资料

2、通知主方参加会见和会谈的人员 ①通知主方接见人 ②通知主方陪同人员 ③通知主谈人

④通知其他会谈人员

3、了解会见与会谈的地点和时间

（1）会见的地点和时间：会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。

（2）会谈的地点和时间：会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。

4、通知对方

会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。

了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。

如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。

5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置

会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。

会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。

会谈

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。

会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。

文秘期末复习题篇3

一、单项选择题

1、不相隶属机关之间请求批准，用（C）。A、请示 B、报告 C、函 D、批复

2、按行文方向划分，通报属于（B）。

A、上行文 B、下行文 C、平行文 D、三者兼顾

3、学院电子系举行舞会，邀请其它系的同学参加，最合适的文体是（D）。

A、通知 B、启事 C、告示 D、海报

4、下面的公文标题中，错误的一项是（C）。

A、××大学关于期末放假的通知 B、关于期末放假的通知 C、关于××大学期末放假的通知 D、通知

5、校庆不宜用《公告》的原因是（B）。

A、发文方向错误 B、使用权限错误 C、标题不完整 D、事件不重大

6、向上级机关、主管部门或本单位职工陈述自己在一定时间内工作实绩和问题使用的文书是（B）。

A、总结 B、述职报告 C、演讲稿 D、工作计划

7、在实际工作中，新闻常和“抢”字连在一起，“抢新闻”、“抢消息”是反映消息具有很强的（C）。

A 真实性 B重要性 C时效性 D 新颖性

8、民事诉讼当事人及其法定代理人，不服从地方各级人民法院第一审判决或裁定，向上一级人民法院提起上诉，提交的书状是（D）。

A、民事起诉状 B、申诉状 C、答辩状 D、民事上诉状

9、合同中的“法人”是指（B）。

A、订立合同的当事人 B、公司负责人 C、社会组织 D、自然人 10“请名人代言”是提高广告说服力的好方法。下列四则广告标题，单从文字意义上讲，寻找背景相契合的古人来代言，则最不恰当的是（B）。A、请庄子代言“自然就是美”。B、请子路代言“心动不如马上行动”。

C、请苏秦、张仪代言“做个不可思议的沟通高手”。D、请司马光、王安石代言“好东西要和好朋友分享”

二、填空题

1.应用文的主要表达方式有叙述、议论、.说明

2.按行政公文的秘密等级划分，主要可分为绝密文件、机密文件、秘密文件和一般公文。

3.通报主要用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

4.从“关于调整作息时间的通知”这一标题可知，该通知属于事项性

通知（填通知种类名称）。

5.函主要用于不相隶属机关之间__商洽工作、咨询或答复问题，请求批准或答复审批事项。

6.公文的标题一般由发文机关、事由和.文种_组成。

7.“凡事预则立，不预则废。”这句话说明.计划的重要性（填应用文文种名称）。

8.《xx大学2010年工作总结》这一标题属于文件式

标题（填标题种类名称）。9.简报的结构由报头、报核和.报尾_三部分组成。

10.毕业论文的写作一般要经历选择题目、搜集资料、提出论点、编写提纲、起草与修改等程序。

三、简答题

1、应用文的主要表达方式有哪几种？试对各种表达方式加以解释。（P8——P12）

2、在写给上级机关的报告中为什么不能夹带请示事项？P48

3、部署性通知的主体部分，内容重要、篇幅较长的可分成几部分写，一般的可分条列项写，你认为这样写有什么好处？

4、求职书的基本格式包括哪几个部分？并对各个部分内容稍做阐释。

四、写作题

1、江城机修厂团委拟在“五一”长假期间，组织全厂团员56人去井冈山参观学习，接受革命传统教育。此事需花费交通费、生活补助及其他杂务费约两万元。另外，团委拟于6月中旬在全厂范围内组织一次乒乓球比赛，购置设备、奖品等费用约需五千元。请代团委向江城机修厂写一篇请示，要求厂部在经费上给予支持。

2、根据以下要求，写一篇2010年下半年学习总结。

文秘管理与应用写作答案篇4

（一）一、结合实例谈谈实用型文章的基本特征。

答：实用型文章的特征就分别体现在以下这四个方面：

（一）主旨单

一、集中、明确主旨是文章的中心意思，是作者的意图、主张或看法在文章中的体现。单一，是说一篇文章中只能有一个中心，只能围绕着一个主题把问题说清楚，而不能把关系不大甚至不相关的问题写到一篇文章中去，使写出的文章多中心、多主题，集中，是说一篇应用文只能有一个中心，而这个中心应是全文的统帅，应对文章内容有制约作用，全文要不枝不蔓，紧扣这个中心。明确，是说文章的中心意思，作者的意图和主张是什么，要使读者一看便知，而不必费心揣摩，文艺作品所讲究的曲折与含蓄，恰恰为实用型文章所排斥。

（二）材料多样，真实有力，材料是构成文章内容，形成支撑并表达主旨的各种事实与理论，真实是实用型文章的生命，而材料的真实又是使文章具有真实性的首要条件，有力是实用型文章的材料所应具备的另一个特点。

（三）结构合理、谨严固定，简单地说，结构是文章的内部构造，安排结构，就是根据主旨表达的需要，合理地组织材料，实用型文章应该是一种逻辑构成，而逻辑构成则要讲求谨严性，而不能流于松散无序，文章首尾圆合，衔接紧密，层次清晰，段落分明，则是文章结构谨严最起码的条件，也是对应用文结构最基本的要求。固定是实用型文章结构的一个重要特点，遵照固定的模式写作，材能把文章写的规范，也才能使写出的文章便于阅读，易于发挥实际效用。

（四）语言准确，简明、平易、庄重。语言准确是对所有文章的要求，语言运用得好坏，直接关系到文章质量的高低，任何文章的语言，都应当具有简明性，所谓的语言简明性。所谓的语言就是能用尽可能少的语言材料，把尽可能多的信息明明白白地传递给读者，平易即平实自然，晓畅易懂，语言的平易首先表现在用语的直白上，另一层意思是用语朴实，应用文特别是用于工作的应用文大都应当带有一种庄重的风格，而语言的庄重正是形成文章的庄重风格的最为重要的因素之一。

二、结合实例谈谈行政公文的主要特点。

答：行政公文是指狭义的公文而言的，即法定的公文。具体地说，行政公文主要有以下特点：

1、法定性，公文是由法定机关或组织制发，代表着法定机关或组织的意图，在法定机关或组织的权限范围内具有法定的权威性和约束力。

2、政策性，公文是外观公务问题的工具，其内容必须完全符合党和国家的各项方针、政策，也惟有如此，才能借助于公文这一有力的工具，把党和国家的方针、政策精神切实贯彻、落实到具体工作中去。

3、实用性，公文的针对性强，内容越是明确、具体，就越能得到受文机关的重视，实际作用也就越大。

4、时效性，是与实用性联系在一起的。制发公文是为了处理公务活动中的实际问题，而公务问题的处理必须迅速、及时，所以，对公文的制发和实施通常有着严格的时间要求，公文的效用也常常是有时间限制的。

5、规范性,公文不是可以任意撰写的文种。为了维护公文的权威性和严肃性，从文种名称到行文关系，从制发程序到构成体式，国家有关部门都作过严格规定。公文的拟稿人不得随心所欲地使用文种名称、设置行文关系或更改其固定的制发程序和构成体式。

总之，法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点，也是一份合格公文所必须具备的几个条件。

三、在以下四个公文文种中任选两个文种，进行写作练习。

1、函

昌吉州信达物业公司关于申请拨款维修36号小区住宅楼的函

昌吉州房管局：

昌吉市36号小区1-10号住宅楼是八十年代初建设的，不少门窗破损，屋顶漏水严重，墙面需要粉刷。为了保证小区居民的正常生活，请拨给房屋修缮费30万元。

昌吉州信达物业公司

二00六年三月二日

范例1：请示

关于在XX市举办“XX洽谈会”的请示

XX市经贸委：

为了扩大我XX商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年X年X月X日至X月X日在XX市举办“XX洽谈会”。洽谈会摊位共XXX平方米，展团由我公司及生产厂家派人组成，经费自理。

妥否，请批示。

作业2

一、结合实例，谈谈撰写讲话稿主要应当依循哪些要求？（请学员结合课本P108页的相关例文谈）

答：撰写讲话稿，必须注意以下几点：

1、针对性要强。

2、主题要集中鲜明。

3、内容要吸引人。

4、语言要通俗生动。

二、结合实例，谈谈撰写述职报告主要应当依循哪些要求。

答：述职报告是指政府机关、企事业单位、国家工作人员（目前主要为领导干部）就某一个阶段的任职情况，向有关部门及领导或群众作出全面说明的一种文字材料。撰写述职报告应做到如下几点：

1、内容要客观真实。实事求是反映工作情况，客观公允进行自我评价。

2、表述要具体实在。多方面介绍自己的工作情况，要有具体事例，体现工作实绩。

3、详略要得当，重点突出。全面反映某个时期的工作情况，在此基础上有所侧重，即在主要工作完成情况说明上多一些笔墨。

三、运用自己所学过的文体写作知识，对下述文章进行分析。

——XX青年农民精神文化生活调查

简析：这是一篇反映农村社会基本状况的调查报告。这篇调查报告着眼于我国当前青年农民的精神文化生活问题，也是社会主义精神文明建设予以重视的方面。因此，在选题上把握了社会热点和社会公众所关注的问题。在调查方法上主要采用了问卷方式，并结合访谈，增强了调查的科学性。调查报告从八个方面阐述了当代青年农民的思想观念、精神风貌，使人们能较为全面、系统地了解当今青年农民精神文化生活的状况。报告主要采用横式结构，兼用对比式，通过分析比较，概括出农村青年的精神文化生活的八大特点，并提出了加强农村精神文明的若干措施。整篇报告条理清楚，结构完整，真实可信，结果明确，有较强的说服力。

四、在以下三个文种中，任选一个文种，进行写作练习。

下面的例文不能抄袭，同学们可以参考下面范文的格式，自已写一篇学习总结，或工作总结之类的，只要格式正式确就行，也可以上网搜些资料，但不能全抄，以免同学之间撞车。例文：

二OO九年第一学期学习情况总结

当今社会是知识经济时代，没有知识就意味着被社会淘汰，为了适应社会的发展，顺应时代的步伐。本人于2009年春报名参加了2009春行政管理专业开放教育学习，为了进一步提高学习质量，理顺工学关系，为今后学习打好基础，特将第一学期学习情况总结如下：

1.总体情况：自报名参加学习后，能通过学习，迅速转变观念，正确认识和理解开放教育的形式，意义和目的，同时对成人教育有了全新的认识，在学习中，能坚持参加面授与自我学习相结合的原则，将学习目标定在学知识，学本领，而非混日子，拿文凭上。端正了

学习态度，同时，能够在面授时认真做好笔记，且对难点，重点内容能够反复学习，认真思考，通过学习，本人的知识结构有了明显改变，知识层次有了明显提高：综合素质也有了较大增强。

2.基本情况：

a.能在协调好工学矛盾的情況下，坚持参加入学典礼及指导老师的面授，幵放教育是一种全新的教育方式，对于包括我在内的大多数人来说都较为陌生，因为我们自从参加小学教育开始，自始至终接触的是封闭式教育，注重老师教，为一种灌输式教育，而后国家教委又采取了完全自学的教育方式，而对于远程半开放教育接触却较少，在参加面授学习时，本人也能认真做好笔记，对疑点难点问题能及时在网上与老师交流或直接向老师询问。通过这种方法，本人学习成果有较好的巩固，较大的提高了学习质量。

b.能利用课余时间进行网上学习，因为幵放教育平台有三个层次，我们可以利用互联网对中央电大及自治区电大的教学资料进行学习，即可扩大视野，又可学到全面的知识，本人通过网上学习，对不懂的知识有了初步理解，而后达到由不懂到初懂，由初懂到较懂的目的，同时，通过网上学习，我们即学到了课本知识，又学到了老师讲课的方式，方法，对幵放教育的独特性也有了全新的新身体验。

c.能及时完成幵放教育形成性考核册及网上作业。形成性考核冊与网上作业是巩固所学知识基础的较好方法，也是为了督促学生自觉学习的一种方法，在学习过程中，因为成大有成人的特点，工作与学习冲突往往较为严重，如果沒有这种方式，就可能会造成学习流于形式，这一内容可以督促学习者“必须学习”，达到有效学习的目的。

3.存在不足与下步打算：虽然我能较好的处理工学矛盾，但必竟时间有限，有时还存在冲突无法解决的现象，而导致学习时间还不够，对许多理论性知识的掌握还存在不足，打算在以后学期的学习中，进一步协调好工学矛盾，向有经验的同学学习，进一步提高学习质量和效率。

二O一O年九月

作业3

一、结合实例，谈谈撰写求职信主要应当注意哪些问题。

答：撰写求职信要注意以下几点：

1、要力求简洁凝练，避免长篇大论、繁冗琐细；

2、要力求平实直白，避免故作高深或故弄玄虚；

3、要力求条分缕析，避免杂乱无章；

4、要力求准确、顺畅，避免出现病句、错别字；

5、要力求语气真诚自然，避免矫揉造作；

6、要力求方面整洁、美观，避免书写不清或随意涂抹。

二、结合实例，谈谈产品说明书的主要作用和特点。[请学员结合课本P184页的相关例文谈]答：

（一）产品说明书的作用主要体现在以下几个方面：

1、指导消费

2、传播知识

3、宣传企业

（二）产品说明书的特点是与其文体特征和具体功用联系在一起的，主要体现为：

1、内容的科学性

2、表述的通俗性

3、层次的条理性

三答：1.经济活动分析报告（例文：××市商业局企业财务分析报告。）

这是一篇由下级向上级业务主管部门上报的分析报告，属上行文，由标题，正文和落款三部组成，标题由发文机关，事由，文种，互等首先概述基本情况，说明了总体情况，主题分为三个层次，分别从主要经济指标完成情况，财务情况的分析，存在的问题和建议等三个方面，对财务情况的分析，存在的问题和建议等三个方面，对财务情况及具体内容进行了分析，且提出了存在的问题和建议，正文层次分明，结构严谨，过渡自然，内容齐全，说理透彻，建议科学合理，是一篇较好的分析文章。

四、在以下两类文体中分别选择一个文种，进行写作练习。

关于的买卖合同

根据《中华人民共和国合同法》，经买卖双方协商一致，订立本合同，望共同遵照履行：

一、产品的名称、规格型号、数量、价格：

品名规格型号数量单价总价

金额总计（大写）：

二、交货日期：

三、交货地点、运输方式：

四、质量要求：

五、验收方法及提出异议期限：

六、结算方式及期限：

七、违约责任：

八、解决争议的方法：

九、其他约定事项：

十、本合同经买卖双方签字盖章生效。

十一、本合同一式二份，由买卖双方各执一份。

买方：（签名盖章）卖方：（签名盖章）

年月日年月日

作业四第一题

二答：民事诉状的事实与理由诉状的核心，是司法部门进行正确裁决的根据和基础，一般要分开叙写，事初是提起诉讼，实现诉讼请求的基础和依据，也是人民法院进行裁判的根本，叙写事初，应当写明原告，被告民事法律关系存在的事实，以及双方发生民事争议的时间，地点，原因，经过情节，结果，叙写事实应当注意以下几个问题：一是实事求是，即不夸大，也不缩小，二是就当围绕诉讼请求叙写，三是即要反映案件的全貌，又要突出重点，理由是对事实的概括与评说，包括两方面内容：首先应当依事论理，写明被告实施的侵权行为及性质，及已经造成的损失与诉讼请求，如条件许可，还应提供相应的法律依据，阐述理由应注意以下几点：一是依事论理应当以事实为根据，抓住重点，二是依法论理应当准确地引用法律条款，三是理由就当与事实，诉讼请求一致，不能出现矛盾。

总之，各部分内容的叙写就当相互照应，前后一致，衔接自然，浑然一体。

二、结合实例，谈谈读书笔记的作用。

答：具体地说，读书笔记的作用主要体现为：

1、帮助记忆

2、帮助理解

3、存贮资料

4、锻炼思维，引发思考

三、在以下三个文种中，任选两个文种，进行写作练习。

范例1：启事

××中学招聘教师启事

××中学隶属于××市教育局，是一所公办的全日制完全中学。因办学发展的需要，需向社会公开招聘老师若干名。

一、所需学科：中文、数学、英语、物理、生物。

二、招聘条件：有良好的敬业精神和较强的教育、教学能力，大学本科及以上学历，年龄在45周岁以下，高级、特级教师年龄可适当放宽。

三、待遇：凡被聘用者，可办理正式调动手续，家属工作、子女入学问题学校帮助解决安

排，年薪和待遇从优。

四、报名办法：凡有意者，请将个人简历、学历证书、职称证书、身份证等复印件，近期照片两张，在××月××日前寄往××市教育局人事科。

初审合格者，通知面试试讲。

联系地址：××省××市教育局人事科

联系人：XXX

电话：×××××××

文秘管理与应用写作(填空题) 篇5

一、填空

1文章的构成要素。

2．国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文为：（1）命令（令）；（2）三种；按照紧急程度的不同，可将公文分为紧急公文和普通公文两类，紧急公文还分特急和急件两类；按照有无保密要求的不同，可将公文分为无保密要求的普通公文和有保密要求的文件两类，按照机密等级的不同，还可以将有保密要求的文件分为绝密文件、机14．对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，可用决定。

15．向国内外宣布重要事项或者法定事项，要用公告；公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，要用通告。决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。3．中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文自理条例》列出的十四类党的机关常用的公文为（1）决议；（2）决定；（3）指示；（4）意见；（5）通知；（6）通报；（7）公报；（8）报告；（9）请示；（10）批复（11）条例；（12）规定；（13）函；（14）会议纪要。

4．公文主要具有以下特点：（1（2）政策；（3）实用；（4）时效；（5）规范。

5．公文的具体功用主要体现在以下几个方面：（1）颁布法规，传达指示；（2）反映情况，请示工作；（3）联系工作，商洽公务；（4）宣传教育；（5）依据凭证。

6．从不同的角度，依照不同的标准，可对公文进行不同的分类，比如，按照行文关系和行文方向的不同，可将公文

分为上行文、平行文和下行文

密文件和秘密文件三种；按其具体职

能的不同，可将公文分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、联系性公文和实录性公文。

8．公文的发文字号是由字、年份和序号三个要素构成的。9种类是构成公文标题的三个基本要素。10．在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三部分。

11．公文正文的开头方式有许多种，常见的有：（1）目的式；（2）根据式；（3）缘由式。

12．公文正文结尾的写法多种多样，比较常用的有：（1）归结式；（2）式；（3式；（4（5）期望。

13．一份公文的制发过程，一般应当经过以下几个程序：（1）以稿（草以）；（2）审核；（3）签发；（4）复核；

（5）缮印；（6）用印；（7）登记、分发。

16．批转下级机关的公文，转发上级机

关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者

执行的事项，任免人员，可用通知。17．按其内容和功用的不同，可将常用的通知分为以下几种：（1）批示性通知；（2）指示性通知；（3）告知性通知；（4）任免性通知。18．表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，可用通报。

19．按其具体用途和内容的不同，可将通报分为三类：（1）表彰性通报；（2）批评性通报；（3）情况性通报。20、撰写通报，主要应当注意以下几点：（1）情况要准确（2）态度要明朗（3）事实要典型 4）发布要及时

21．向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，可用报告。22．从不同的角度，可对报告进行不同的分类，比如，按其性质的不同，可将报告分为综合报告和专题报告：按其行文的直接目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。

23．向上级机关请求指示、批准，要用

请示。

24．按照请示内容和请示目的的不同，34、非普遍调查常用的方法有题、签署、正文几个部分构成的。调查、典型调查、抽样调查三种。

45．、致词

46、函电类公关文书主要包括：贺信、唁函、请柬、聘书、慰问电、慰问信、邀请电、邀请信、感谢信、表扬

可将请示分为请求指示的请示和请求35．计划的种类很多，而且从不同的角批准的请示。

25．报告与请示的区别主要体现为：⑴ 具体功用不同；⑵ 内容含量不同；⑶行文时机不同。

度可以对其进行不同的分类，比如，按其性质的不同，可将计划分为两大类，即综合性计划和专题性计划；按其形

式的不同划分，有条文式计划、表格信、求职信、推荐信、介绍信、证明信26．不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，要用函。

27．按行文方向的不同划分，可将函分为去函和复函两种；按内容的不同划

分，可将常用场的函分为商洽性函、询问性函、答复性函和等几种。

28．记载和传达会议情况和议定事项，要用会议纪要。

29．按其内容和功用的不同，可将常见的会议纪要分为三类；⑴ 指示性会议

纪要；⑵ 通报性会议纪要；⑶ 消息性会议纪要。

30．会议纪要所应具备的两大特点是：⑴ 纪实性；⑵ 提要性。

31、事务文书的特点主要体现在以下几个方面：（1）对象比较具体（2）格式比较固定3）写法比较实际（4）时限比较紧迫

32．调查报告的特点主要体现为：⑴实性；⑵ 针对性；⑶ 典型性。

33、调查的方式很多，常用的有三种：（1）开会调查（2）采访（3）问卷

式计划、条文和表格配合使用的计划，大单位的计划或时限较长的计划，往往以文件的形式制订。

36．计划通常是由、和落款几个部分构成。

．计划的正文部分一般包括况、目的与要求、步骤与作法、结语等几个方面的内容。

38．从不同的角度，可将总结划分为不同的类别，比较常用的分类方法是按其

性质的内容的不同，将总结分为综合性总结和专题性总结两类。

．总结一般是由三个部分构成的，即标题、正文和落款。

40．总结的正文一般包括和结语几个部分。

41、述职报告通常是由：正文

42．常见的规章制度主要有以下几种：⑴ 章程；⑵ 条例；⑶ 规定；⑷ 办法（5）守则

43．章程一般包括标题、签署、正文等几个部分。

44．同章程一样，条例通常也是由47．欢送词、祝酒词、答谢词、开幕词、闭幕词、追悼词

．是公关文书所应当具备的几个最为突出的特点：目的明确、格式规范、用语得体

49．正文、祝颂语、落款

50．请柬一般是由两个部分组成。

．按照使用场合和内容的不同，可将慰问信分为两类，一类是表示安慰的，一类是表示问候的。

52．经济新闻的特点主要体现在：新、精 53．结尾、背景

54、新闻的标题主要有：三行

55、新闻的三行标题是由：引题、正题（主标题）、副题

56、新闻的开头部分通常被称作导语 57．新闻导语的写法有许多种，常用的有以下几种：⑴ 传述式；⑵ 描写

2式；⑶ 设问式；⑷ 论述式。58．撰写经济消息，必须依循以下要求：⑴事实要准确；⑵导向要正确；⑶报道要及时。

单位、项目、文种

70．可行性研究报告的正文通常包括前言、主体、结论三个部分。71．合同的特点主要体现为：⑴的方法。

75．民事起诉状通常是由和尾部组成的。

76．民事起诉状的首部主要包括59．产品说明书的作用主要体现以下几个方面：⑴ 传播知识；⑵ 指导消费；⑶ 宣传企业。

60、学、通俗、条理

61．从总体上看，产品说明书一般是由标题、正文、尾部几个部分构成的。62．撰写产品说明书，必须注意以下两点：⑴要有责任意识；⑵要有

63．经济活动分析报告的种类很多，根据不同的分类标准，可以将其划分为不同的类别，譬如，按其内容广度和分析目的的不同，可将经济活动分析报告归入综合分析报告和专题分析报告两大类。

64、经济活动分析报告的功能主要包括；诊断、建议、反馈、预测 65、经济活动分析报告的标题主要有两种：完整、简要

66、经济活动分析报告的正文通常包括：前言、情况、分析、意见、建议 67、经济活动分析的方法有很多种，常用的有：对比、因素、动态

68、可行性研究报告一般是由：标题、正文、附件

69、可行性研究报告的标题大都包括：

性；⑵ 合意性；⑶平等性；⑷ 规范性。

72．从不同的角度，可将合同划分为不同的种类，比如，按时间划分，有长期中期合同和短期合同；按表达形式划分，有书面形式合同和口头形式合同，按书面格式的不同，书面合同还可再分作条款式合同、表格式合同及条款加表格式合同；而目前用得最多的分类方法是按业务性质和内容的不同，将合同分为买卖合同、供用电同、、（水、气、热力）合同、赠与合同、借款合同、租赁合融资租赁合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同、诺成合同、实践合同、有偿合同、无偿合同。

73．合同一般包括以下几个部分：⑴题；⑵合同当事人名称；⑶合同编号与签订地点、时间；⑷ 正文；⑸ 落款。

74．无论哪一类合同，都应写入以下几项基本条款：⑴ 标的；⑵ 数量和质量；⑶ 价款或者报酬；⑷ 包装和验

收方法方法；⑸履行的期限、地点和方式；⑹ 违约责任；⑺解决争议和当事人的基本情况两个项目。77．民事起诉状的正文主要包括请求、事实和理由、证据三个方 78．民事答辩状是由和尾部组成的。

80、驳性

81．刑事自诉状是由和尾部组成的。

82．刑事自诉状的首部包括和当事人的基本情况两项内容。83．刑事自诉状的正文主要包括以下内容；案由、诉讼请求、事实、理由 84．刑事答辩状由首部、正文和尾部组成的。

85．刑事答辩状的首部包括事人的基本情况和案由几项内容。86．行政起诉状是由和尾部三个部分组成的。

87．行政起诉状正文主要包括求、事实与理由、证据等几项内容。88．行政答辩状由和尾部组成的。

89．行政答辩状的首部包括标题、当事人的基本情况和案由几项内容。

90、条据是和的合称。91、启事的种类很多，按其用途和内容的不同，可将启事分为三类：征召、寻

觅、声明 9293、按其用途的不同，可以将书信分为两大类：专用、一般

94、传统的书信是由：95、收信的内文俗称内襄，主要包括：

称谓、问候语、正文、祝颂语、落款 96、检索工具是指各类以提供资料线索

为主的检索性工具书，人们常用的检索工具主要有：目录、索引、文摘

97、．检索文献资料的方法主要有三种：一是常用法；二是追溯法；三

是循环法。98、文献的阅读方式主要有精读等几种，此外、为了提高阅读的效率，还应学会速读

99．按照记录内容和记录方式的不同，可以将笔记划分为不同的种类，常用的有以下五类：⑴ 摘录笔记⑵ 摘要笔记；⑶提要笔记；⑷提纲笔记；⑸ 心

得笔记（6）索引

二、名词解释 1.公文2.上行文公3.平文行4.下行文5.发文字号6.主送机关 7.公文主题词8.签发9.简报10.调查报告11.计划12.工作计划13.工作总结14.讲话稿15.规章制度16.章程17.条例18.规定19.办法 20.述职报告21.经济消息22.导语23.产品说明书24.经济活动分析报告 25.市场预测报告26.可行性研究报

告27.招标文书.28投标文书29.合同30.买卖合同31.租赁合同

32.承揽合同33.建设工程合同34.运输合同35.技术合同36.保管合同37.委托合同38.行纪合同39.居间

合同40.民事法律事务文书41.民

事起诉状42.民事上诉状43.民事答辩状44.刑事法律事务文书45.刑事自诉状46.刑事上诉状47.刑

事答辩状48.刑事申诉书49.行政诉讼法律文书50.行政起诉书51.行

政答辩状52.学术论文53.交流论文

54.学位论文55.观察56.实验57.调查58.段中主句59举例法60.反正法61.对比法62.因果法63.引用法64.学术情报65.一次文献66.二次文献67.三次文献68.文摘

69.指示性文摘70.报道性文摘71.综述72.评述

三、简答 1.实用型文章的基本特征

2.公文的主要特点

3.公文的基本功用

4.公文的构成要素 5.公文写作的基本要求

6.写作命令(令)的注意事项

7.决定的主要用途 8.写作决定的注意事项

9.公告的主要用途 10.通告的一般写法 11.写作公告、通告的注意事项

12.通知的主要用途

13.各类通知的一般写法 14.各类通报的一般写法

15.通报的主要特点 16.写作议案的注意事项

17.报告的主要用途 18.报告的一般写法 19.请示的主要用途 20.请示的一般写法 21.写作请示的注意事项 22.报告与请示的主要区别 23.批复的主要用途 24.批复同复函的区别 25.写作批复的注意事项 26.写作意见的注意事项

27.函的主要用途 28.各类函的一般写法 29.写作函的注意事项 30.会议纪要的主要用途 31.会议纪要的一般写法 32.写作会议纪要的注意事项 33.事务文书的特点 34.事务文书的作用 35.简报的作用 36.简报的一般写法 37.编写简报的要求 38.调查报告的特点 39.调查报告的一般写法 40.调查报告的写作要求 41.计划的作用 42.计划的一般写法 43.制订计划的要求 44.总结的一般写法 45.撰写总结的要求 46.撰写讲话稿的要求 47.章程的一般写法 48.条例的一般写法 49.规定的一般写法 50.办法的一般写法 51.述职报告的作用 52.经济消息的主要特点 53.经济消息的作用

54.经济消息的结构和内容 55.经济消息的写作要求 56.产品说明书的作用

57.产品说明书和广告的区别 58.产品说明书的结构和内容 59.产品说明书的写作注意事项 60.广告的作用 61.广告的一般写法 62.广告的写作要求

63.经济活动分析报告的作用 64.经济活动分析报告的特点

65.经济活动分析报告的结构和内容 66.经济活动分析报告的写作要求 67.市场预测报告的作用 68.市场预测报告的特点

69.市场预测报告与市场调查报告的异同

70.市场预测的一般程序

71.市场预测报告的结构和内容 72.可行性研究报告的作用 73.可行性研究报告的特点

74.可行性研究报告的结构和内容 75.可行性研究报告的写作要求 76.招标、投标文书的特点 77.招标书的结构和内容 78.招标书的写作要求

79.邀请投标函的结构和内容 80.招标通知书的结构和内容 81.投标书的结构和内容 82.投标书的写作要求 83.合同的作用 84.合同的特点

85.合同的结构和内容 86.合同的写作要求

87.民事法律事务文书的用途 88.民事起诉的功能

89.民事起诉状的结构和内容 90.民事起诉状的写作注意事项 91.民事上诉状的功能