费用报销控制流程（共11篇）
第一章 总则
第一条
为了规范公司财务管理，提高公司工作效率，落实各部门和各级管理责任人的责任、权利关系，合理控制公司经营费用，特制定此流程。
第二条 本制度适用于公司所有人员费用报销事项 第三条 公司报销按权限由公司总经理及董事长审批。
第四条 财务人员操作付款时须掌握好审批权限，操作不规范的不得付款。第五条
审核人员的职责：
（一）部门负责人：确认业务的真实性及合理性;
（二）财务部：确认数据正确、票据合法齐全、是否符合相关规定。
（三）总经理、董事长：确认业务的合理性及批准;
第二章 报销流程及时限
第一条
费用报销流程如下所述：
（一）费用报销人报销申请（填制费用报销单）------报销人部门负责人（或上级主管）确认签字------财务审核（单据、数据等方面要求）-------总经理、董事长（或委托授权人）审批（侧重真实、合理性等方面负全责）------出纳复核并履行付款（每周安排付款一次）。
（二）部分费用报销采用预报批制度，报销应酬费，车辆维修保养费，需要先填写相应的费用申请，由部门负责人，总经理确认审批。凭审批单进行借款及报销，未经审批的费用，财务部有权拒绝报销。
（三）在审批流程中，如有任何一级对报销有疑问的，注明后返回上一级审批部门重审。流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。
（四）财务人员根据财务作帐的及时性、配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。
（五）市外出差的费用发生后,于回公司后的3个工作日内报销,不得超过5个工作日；日常发生的报销费用每周一统一报销。当月发生的费用，尽可能在当月报销，所有差旅费用报销需有《出差申请单》。
（六）审批权限：费用报销金额在一万元及以下的由总经理签批有效，凡超过一万元需董事长签批有效。
第三章 报销规定及标准
第一条
差旅费及交通费报销
（一）长途出差：市外出差时间在一天以上的为长途出差，参照各公司执行标准：
（二）市内办理公务经理级以下人员，如有紧急事情需处理，或陪同客户或带有较多公司物品或携带公司大额现金外出时需要乘坐的士，填写《出差申请单》特别注明原因，报销时需附上《出差申请单》。
（三）采购部因处理供应商出货问题产生的交通费（包括打车费，私人车费，公司车费）应出联络单协调由供应商承担。协调不成按公司流程规定报销需附《出差申请单》。第二条 公司车辆费用
（一）公司车辆用油采用充值卡管理，由财务监管,余额不足时及时借款交由车辆管理员充值,收回充值发票.司机每次加油后,及时把小票写上里程和车牌号签名交财务作记录.（二）公司车辆过路费及停车费先由车辆管理员预支备用金备，各司机需在自己经手的费用单后每张签名，写上日期，统一交车辆管理员申请报销, 车辆管理员每周跟据《车辆使用明细表》填写报销单和粘贴相关单据.（三）公司车辆维修保养需执行预报批制度，需先填写费用申请经行政经理确认，总经理审批，遇特殊情况申请表可后补，报销时需附费用申请。第三条 应酬费及聚餐费
（一）销售部客户应酬费每笔超过500元以上，需执行预报批制度，填写费用申请，报销时需附上审批单。
（二）除销售部以外的公司所有人员报销应酬费，需执行预报批制度，报销时需付上经审批的费用申请，否则财务部有权不受理。第四条 快递费和物流费
（一）产生的快递费和物流费，报销时必须取得发票原件，不接受传真件和复印件。
（二）寄予供应商的快递，原则上应由供应商承担，快递费用到付。
第四章 预借款及驻外办费用报销
第一条 公司员工因工作需要事前预借款的，必须填写借款单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。
第二条 借款单要由部门负责人确认，财务复核，总经理或授权人签字后出纳人员才能放款，单笔借款金额5000元以上需提前一天通知财务部。借款总额不得超出借款人工资的50%。在预定还款日期到期后不能还款或报销的从借款人的工资中扣除。第三条 门店驻外费用报销
（一）由门店负责人每月25日做一份次月费用预算表，包括办公用品费，产品推广费，招待应酬费，房租水电管理费，通讯交通费，送货车费等，交部门负责人确认，人事行政经理审核，总经理审批。
（二）门店有需要的，可预支部分费用，预支金额不得超出费用预算。
（三）费用发生后分类凭有效单据填费用报销单，各项费用报销标准及报销流程按公司规定操作。
第五章 票据要求
第一条 票据合法性
（一）为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证，票据抬头上印有税务监制或财政监制，即税务发票或财政收据。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。
（二）同次业务的发票必须是同一单位开具，多张同类别、同面额发票必须连号。
（三）公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字。
（四）公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，特殊情况下需要使用替代凭证的，也必须由总经理和财务的共同签字认可，同时做到财务操作的安全。替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，且与符合财税法规要求的发票单据分开粘贴，分单报销。第二条 票据整理规范
（一）报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的用胶水粘贴（不能用订书针）在报销单据的粘贴单上，并写明所附单据的张数。
（二）单据数量较多的要写出报销明细清单附在后面。
（三）单据分别不清晰，粘贴不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。
（四）报销交通费，需在每次交通费单据上注明所办何事及前往地点。
（五）报销应酬费，需在每次应酬费单据上注明应酬人员数及为何事应酬。
第六章 附则
一、林业事业单位费用报销程序管理存在的问题
首先,预算执行中存在着“以拨代支”的现象。实践中该林业单位没有依据合法的发票列支支出管理费、委托业务费、课题经费,而是向所属单位或其他业务往来单位通过成本费用支出的方式划拨资金。其次,超预算范围支出现象。预算执行的内容与预算编制的内容不符是超预算支出的本质,该单位在2012年中在水电费中列支不属于项目范围的支出十五万元,用于节日购买礼品发放给员工,严重的违反了相关法律和制度。最后,基本支出和项目支出之间相互挤占的矛盾。保证机构正常运转、完成日产工作任务是基本支出预算编制的根本目的,日常办公经费和人员经费使其主要内容。该单位在2012年人员经费占用日常办公经费十万元、项目支出经费十五万元。
二、规范事业单位费用报销程序管理的措施
1. 对预算管理进行强化。
绩效评价、预算执行、预算编制是预算管理涉及的主要内容,其中预算编制需要依靠预算执行进行实践检验,预算执行管理的过程之一就是费用报销程序管理。为了实现收支与预算挂钩的目的,单位管理人员应当对财务管理观念进行转化,树立强烈的预算意识。具体操作中应当根据单位实际情况将《日常公用经费支出保障审批表》、《公用经费、项目经费支出审批表》引入到日常费用报销中。通过科学的预算管理实现对单位资源的优化配置,进而为单位实现利益最大化目标打包基础。
2. 对报销流程进行细化。
第一,专用材料借款、报账程序。经办人借款时应当先对《借款单》《公用经费、项目经费支出审批表》进行填写,而后财务办公室在单位负责人审批通过的情况下才可以进行汇款;报账人将入库单、采购计划、采购合同、原始发票、《日常公用经费支出保障审批表》等交由负责人审批,办公室财务人员审核报销材料并根据情况对前期借款进行冲减。
第二,差旅费借款、报账程序。相关人员先将写好的《公用经费、项目经费支出审批表》《借款单》交由单位负责人,财务办公室在审批通过后对转汇手续进行办理;结束出差后出差人将原始发票、《日常公用经费支出保障审批表》交给单位负责人进行审批,然后财务办公室人员进行审核报销,然后对前期借款进行冲减。
第三,会议费借款、保障程序。经办人将填写好的《公用经费、项目经费支出审批表》《借款单》交由单位负责人审批,财务办公室人员根据审批结果对转款手续进行办理;经办人在会议结束后十个工作日内将参会人员签到表、会议预算、会议通知、《日常公用经费支出保障审批表》、费用阶段单的相关凭证、会议召开酒店出具的会议发票等交给单位负责人,在其审批通过后财务办公室人员进行审核报销,然后根据实际情况对前期借款进行冲减。
第四,购置一般办公室借款、保障程序。经办人将填写好的《借款单》、《公用经费、项目经费支出审批表》交由单位负责人,审批通过后财务办公室人员根据情况对转款手续进行办理;经办人将办理固定资产列增手续、验收单、采购合同、原始发票、《日常公用经费支出保障审批表》交给单位负责人,通过审批后财务办公室人员开展审核报销,然后根据具体情况对前期借款进行冲减。
3. 报销票据基本点
第一,税务局统一监制章是从外单位取得的发票可用于报销的必备要素,同理行政事业收费专用章是行政事业性收费收据用于报销的必备要素,同时相关报销人还应当要求开票单位加盖财务专用章、发票专用章,并保证发票章和发票内容相符合。第二,经办人或收款人签名、经济业务金额、经济业务单价、经济业务数量、经济业务内容、填制凭证日期、交款人姓名是报销发票和收据必备的要素。同时不得有涂改补挖痕迹存在于收据和发票上。第三,对于无明细项目的发票,报销人应当向关单位索取加盖了对方发票专用章并且与发票总额相符的明细表。第四,经办人或收款人签名、经营业务金额、经营业务单价、经营业务数量、经营业务内容、填制凭证日期、单位公章或财务专用章是自制的原始凭证应当具备的要素。
4. 费用票据遗失的报销处理
经办人在原始发票遗失的情况下进行报销时应当提供详细的书面说明,并附上证明人的签字,在单位负责人审核通过后在进行报销。对于机票遗失的情况,经办人需提供的报销材料包括本人说明、打印程单信息、打印的电子客票;对于船票、汽车、火车票遗失的情况,经办人需提供的报销材料包括本人说明、出差地点最近交通距离费用标准证明;对于购物发票、在住宿发票丢失的情况,经办人应当到开票单位开取单位证明,并将原发票金额、原发票号码、单位财务专用章附注在证明书上。
三、结语
本文对某林业事业单位报销流程管理和预算管理中存在的问题进行了分析,并在此基础上研究了相应的解决措施。但本文还存在一定局限,希望行业人员能够加强重视,不断提升报销流程控制和预算管理水平。
摘要：规范费用报销流程和加强预算管理对减少单位资金损耗和损失具有重要作用。文章主要分析了某林业事业单位目前预算执行中存在的“以拔代支”、超预算范围支出、基本支出和项目支出之间相互挤占的问题,并提出了规范该林业事业单位费用报销程序的建议。
关键词：费用报销流程,预算管理,措施
参考文献
[1]罗向明.浅析信息化在费用报销中的运用[J].当代经济,2012,(08):24-25.
销售总监审批
相关人员于发生费用前向销售总监报批
财务部报销
招待费
元以下
一步
其它费用
元以下
销售总监审核
董事总经理审批
声匿迹
招持费
元以上
财务部报销
其它费用
元以上
说明：
1、招待费用及其它费用发出前必须向销售部总监申请，经同意后方可执行，否则不予报销。
2、招待费用
元以内由销售总监审批，超过
元由销售总监审核后报董事总经理审批。
3、其它费用
元以内由销售总监审批，超过
元由销售总监审核后报董事总经理审批。
经销商处外聘业务人员工资核发流程
销售总监审核
财务部依据合同规定和销售数据进行审核
区域经理、销售部文员确认经销商处外聘人员数量和工作性质的唯一性
财务部入账后计划部将人员工资转成经转成经销商贷款
董事总经理审批
说明：
1、经销商处外聘业务人员需按要求办理入职手续，报公司备案。（档案由销售部文员存档并负责动态跟踪）
2、经销商处外聘业务人员工资将按合同规定根据每月销售回款额计提，按各区城市场《外聘业务人员工资标准》的规定发放。
3、当月回款计提金额当地少于应发工资总额差额部分由当地经销商支付，若当月回款计提金额高于应发工资总额，则按实际发生额发放。
4、区域经理必须于每月5日前必须将聘业务人员工资发放表照各区城市外聘业务人员工资标准及考评结果制好交销售部文员汇总，由销售总监审核。
5、财务部核计经销商处外聘业务人员工资后报销售总监审核，董事总经理审批。
6、外聘业务人员工资在财务部入账后由计划部将其转入经销商货款，由经销商代为发放。
销售部职
能部门人员核发工资流程
财务部审核后按新资标准计工资
行政人事部审核考勤
销售总监确认考勤
销售部文员制作考核表
董事总经理审批
销售总监审核
财务部发放工资
说明：
1、销售部职能部门工作人员按签到按打卡制度核算考勤。请假、外勤、出差需填写相应表单由各极权限人审批生效。
2、售部文员必须于每月5日前将相关职能部门工作人员考勤统一汇总交销售总监确认、行政人事部统一审核后，于每月7日前上报财务部。
第一条、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为, 明确签字审核、审批职责，合理控制费用支出，根据公司经营活动的特点，特制定本制度。
第二条、公司对报销的经济业务实行三级审核制度。第一级为部门负责人审查，对报销的经济业务的真实性审核并签字确认。第二级为公司负责人审批。第三级为财务审核，审核票据是否符合要求。
第三条、费用报销的相关要求
一、费用的报销一律填写费用报销单。
二、费用报销单的填写要求
1、摘要栏简明扼要，能反映经济活动内容即可，如“招待费”、“电话费”等。
2、金额大小写相符，一律不允许涂改；小写合计栏首位前加“￥”，大写按数字要求完整规范书写，靠左不留空格。
3、附单据张数处用小写填写即可。
4、签名模式清晰可辩，使用与身份证一致的姓名。
三、报帐票据或发票的取得要求
1、公司员工外出办事产生费用，均应取得足以证明活动真实性、合法性、准确性及完整行的票据（发票联或收执联），公司的名称要正确填写，经济业务的内容、发生的时间真实，涉及实物的其数量单价金额准确，要加盖收款单位的财务章、发票章或公章，购买的物品需要验收入库的要随发票附入库单，并凭此报帐；特殊情况不能取得合法票据的，由经办人请示领导。原则上不许白条报账。
2、发票凭证遗失的处理办法
从外单位取得的发票如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章或财务章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等由公司领导签字批准后代做发票，如果确实无法取
得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由公司领导签字批准后代做发票。
3、财务部门在报销时要认真审核发票等原始凭证。对填写不正确的发票财务部有权拒绝付款，退回经办人重新换开回符合要求的发票再报销。对弄虚作假、严重违规的发票，在拒绝报销的的同时，应当予以扣留，并及时向公司领导报告，请求查明原因，追究当事人责任。
四、外部人员来结账的要求
1、结帐人身份确认，要有本公司陪同或电话确认来结账人身份，以防止冒领等事件的发生。
2、结帐人属单位性质的所提供的发票或收据必须加盖公章或财务专用章。
3、原则上对外结算时超过一千元人民币的一律转账结算（支票或网银汇款等方式）。
第四条、费用报销时间
一、根据公司目前实际情况，暂时定为每周财务受理费用报销业务。
二、原则上每天下午四点后为财务内部结账对账时间，不对外办公。
三、外单位结账不受此限制，但本公司经办人员在接到对方结账要求时需及时与公司财务预约。第五条、费用报销程序
一、经办人员整理好需要报帐的发票和单据 → 根据报帐内容填写费用报销单 →部门负责人审批签字 → 财务出纳审核票据、金额签字 →财务负责人审批签字→经财务人员签字通过的费用报销单呈给公司负责人批准签字→经办人员持手续齐全的费用报销单到财务报销。
二、部门负责人级以上人员报销也须经财务人员审核签字后再呈公司负责人批准签字。
三、特殊情况下，经财务人员签字通过，电话请示公司负责人后，也可先付款后交公司负责人补签字，没有公司负责人批准签字的报帐单据不得入帐。
四、费用报销审批流程图如下
五、签字审批作业职责要求
1、报帐人费用报销单填制：报帐票据要与本次经济业务内容相一致，并完整、真实、清晰；报帐单填写规范；票据按费用分类整理粘贴整齐。
2、部门负责人审核（费用类报帐）：对费用的真实性、合理性，报帐票据的完整性、规范性及价款正确性等审核确认。
3、采购类报帐需采购部负责人对价格确认，并附上相应的订货单、送货单、发票、验收报告（单）、入库单、过磅单、合同及供应商相关信息资料。
4、财务部会计审核签字：一是确保数据的准确性，二是保证往来款项的正确性、真实性。
5、财务负责人审批签字：从费用报帐的真实性、合理性，报帐凭据的完整性、规范性，报帐金额的正确性，特别是报帐程序、签批手续等全方位审核把关。
6、总经理审批签字：最后审批。
第六条、日常费用报销制度及流程
一、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备
件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
二、各项支付报帐具体要求和范围
1、办公费、低值易耗品等
(1)、管理规定:为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置并指定专人负责。
(2)、报销流程
A、购置申请: 公司日常办公用品先由各部门主管根据部门需求填写申购单至行政部，行政部归口统一购买。公司行政部实际购置时填写购置申请单向公司负责人报批。购买回来后有指定的主管人保管，各部门要领用时必须办理相关领用手续方可领用（行政部设立领用表，领用时由领用人签字）。
B、报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程报账。
C、费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊（这条暂时不执行，需要进行部门和项目核算时执行）。
2、业务招待费
A、公司负责人直接接待的客人，由其直接安排。
B、其他部门因业务需要招待客人的，负责接待的部门应事前向公司负责人申报；说明客人人数、陪同人数，用餐时间、费用预算等；所有招待事项均需事前征得公司负责人的同意后，方可按申报标准开支。
C、在外面招待的需索要发票，报销时填写招待费明细表附在费用报销单后面，主要填写招待日期、招待事由、金额等。
D、按费用审批程序审批报销。
E、在公司食堂招待的由行政部牵头，食堂、库管、财务会计配合，根据出库单、临时外购食品等（发票）、估算的其他食品配料等约算出招待成本单，参照费用审批程序审批，该报销的报销、该结转成本的结转成本。
3、电话费（含网费等）
A、移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。按费用审批程序审批报销（如话费以补贴形式计入工资一起发放则不再报销）。
B、.固定电话费：公司提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。原则上员工在上班期间无特殊原因不打私人电话。
Ｃ、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报公司负责人批示处理办法。
4、交通费
A、员工因公需要外出（本地）办事可到行政部领交通卡，具体办法由行政部规定。
B、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车。
C、原则上不得乘坐出租车，但下列情况经经理级领导同意后可以例外：① 公务偏远且交通不便；② 携重要物件搬运困难或须确保安全；③ 陪同重要客人 ④时间紧迫，特殊业务或夜间办事不便；⑤ 其他特殊情况不乘坐出租车无法完成出差任务。
D、按费用审批程序审批报销。
5、车辆费
A、车辆由行政部负责管理，包括分车制定用油、过路过桥停车等费用标准，定期统一为各加油卡充值。负责安排车辆年检、保养、修理等相关事宜。
B、公司汽车燃油统一使用充值油卡，驾驶员需要加油至行政部领用加油卡。燃料费报帐需附《行车行程登记表》，燃料费、过路费、停车费由使用部门负责人签字确认；如有特殊情况在外加油的发票经部门负责人签字确认也可以报帐，必须在报帐单注明事由。
C、在外出差期间可以凭加油发票报帐油费。
D、纯驾驶违章罚款单公司不予以报帐，由相关责任人自行承担。因公司原因客观上不可避免地造成驾驶员开车违章罚款，经行政部门负责人签字同意可予以报帐，但应具明事实原因。
6、差旅费
A、因公务需要出差的，要说明出差人员姓名、地点、时间、事由等，预计出大概费用，经公司负责人批准后到财务借备用金，具体办法见备用金管理办法。
B、费用标准: 见行政部相关规定。
职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用
一般员工火车硬卧200元/天50元/天实报实销部门负责人火车硬卧300元/天80元/天实报实销总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销C、费用标准的补充说明：
1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。
3.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。
5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
D、按费用审批程序审批报销。
7、其他各项费用报销都参照费用审批程序审批报销。第七条、附则
一、本制度解释权归公司财务部。
1、报销的前提是报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)，
(1)报销发票单位名称需写全称“***”;
(2)项目部租赁房屋需以单位名义签协议、并需对方开据房屋租赁专用发票;
(3)原则上跨年度发票不允许报销;
(4)发票内容与报销单内容一致;
(5)具体项目上发生的费用需填写对应的项目号、项目名称;
(6)报销单上需写明所附单据数量;
(7)报销时需将发票分类，按报销类型分行填列报销单据，报销类型主要分为以下几种：差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、会议费(报销时需附会议通知)等。
会议费证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的.、费用标准、支付凭证等。
2、单笔报销总额超过元，需要提前一天通知财务备款。
3、费用报销基本流程及审批管理：
(1)总经理负责公司所有货币资金等的支付审批，
(2)货币资金支付的批准方式为书面方式。
(3)部门主任根据公司本制度规定的费用报销标准对本部门发生的费用报销业务真实性审核。
(4)财务部门对费用报销凭证的合法性，合规性、合理性、发票金额的正确性进行审核。
(5)出纳收到报销单后应检查总经理、部门主任、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。
(6)报销人要对其所报销费用内容的真实性负全部责任，在费用发生后必须取得合法有效的凭证。
4、报销时间的具体规定：
公司财务部根据实际情况在每星期二、星期三、星期四集中进行财务报销。
5、费用报销单填写及票据粘贴要求：
(1)报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改;
(2)报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外(票据过大时应按封面大小折叠好);
(3)各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;
(4)若报销票据面积大小相同或相似(如车票等)，需有层次序列张贴;
(5)报销单据金额、类型相同的(如车票等)，应尽量张贴在一块，并按金额大小排列;
(6)报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;
(7)报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写;
(8)报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准;
1 企业财务报销管理中存在的问题
1. 1 管理机制不健全
在我国大多数现代化企业的管理制度中,许多领导和员工都一致认为企业所有的财务工作都应由财务部门来完成,从而忽视了企业会计行为实际上是企业内的所有人共同进行的经济行为这一事实,并且企业的每个员工都有着财务监督的责任。但由于会计人员只做企业账面的报销核对与凭证核对,缺乏对企业实际经济业务的了解,从而逐渐地使财务报销监管失去了一定的真实性; 另外,在企业财务报销的管理过程中,会计人员也有着不可推卸的责任。总之,管理机制的不健全严重影响着企业财务工作的正常秩序。
1. 2 企业财务报销审核机制不完善
现阶段,“一支笔”签字仍是我国现行报销制度的一项主要内控制度。企业财务报销的原始票据先由相关负责人或者企业领导审批签字,然后再交由会计人员对其进行审核并完成付账、记账工作。然而,相关负责人或企业领导可能不熟悉财务规定,不能准确判断原始票据是否合法合规,如果他们审批了错误的票据,会严重影响企业的财务工作,甚至会造成国家资金的流失。其次,会计人员进行报销时,如果没有严格按照相关规章制度对经办人提供的报销票据进行审核,一看到领导签字就直接报销,将会给企业和国家带来损失;如果会计人员按照规定将不符合规定的领导审批通过的原始票据退回给经办人,经办人有可能和会计人员发生冲突。
1. 3 企业财务报销监督管理不到位
企业内部会计监督、国家监督和社会监督在我国会计法中已经确立,但是在实际的财务报销中,这三者之间不能相互协调、相互配合,无法形成有效的监督合力完成财务报销监督管理的职能。其次,有的会计人员的业务素质和业务技能不高或职业道德缺失,会计核算的基础工作不规范,不能严格按照规定对原始票据进行认真审核,对财务报销的票据监控不力,给原始票据的造假提供了可乘之机。
1. 4 报账人员或经手人对企业财务报销有关规定不重视
票据的真实性、合法性、完整性等与经手人、签字人员的责任意识有直接的关系。报账人员或经手人经常无视企业的报销有关规定,责任意识不强,报销时经常出现不合理项目在经费中列支的现象。在报销票据的 “验收人”栏签字管理不重视,随意性比较大,常有与此业务不相关人员随意填写,或者“验收人” 的人员由于各种原因而缺少必要的审核,直接签字,不能保证票据的真实性及准确性。
2 造成财务报销问题的原因分析
造成以上问题的原因是多种多样的,归纳起来有以下几个方面: 第一,报销凭证没有统一的格式和使用期限等,其管理上存在漏洞,再加上原始报销凭证制假、造假现象严重,给财务人员的监管带来了很大困难,使不法分子有机可乘。第二,企业监管力度不够造成某些经办人员被经济利益所驱使,编造虚假凭证以达到偷税漏税、行贿受贿、损公肥私等不可告人的目的。第三,企业财务内部控制制度不健全。特别是会计核算的基础工作不规范,很多内部控制制度与措施没有得到有效实施。第四,会计人员缺少应有的业务素质及职业道德,无视会计法规及财务报销制度,对不符合报销规定的原始凭证听之任之。第五,财务报销监督机制不健全。很多企业没有形成有效的内部或外部监督机制,缺乏相互制约给不法分子造成可乘之机。
3 解决对策
3. 1 建立科学的财务报销管理体制
首先,企业应从财务报销工作的实际情况出发,建立会计信息责任保证系统,从企业领导、部门负责人到一般会计人员、具体经办人员,各自应该明确自己承担的责任,对财务报销的每个环节进行高质量审核和把关,强化财务报销管理力度。其次,改革会计人员管理体制,实行上级主管部门向企业委派财会负责人或会计主管,使会计人员的人事管理脱离所服务单位的控制,提高会计人员的独立性,排除行政权力对会计、审计工作不必要的干预,加强会计自控和审计监控,才能有效地杜绝财务报销问题的发生。
3. 2 建立健全企业财务内部控制制度
加强企业财务内部控制制度,明确单位负责人及会计人员对财务报销工作应承担的职责,强化法人代表治理机构的会计责任。对会计人员伪造、变造会计凭证、会计账簿,提供虚假财务报告等违法犯罪行为要及时移交司法部门处理。加强费用归口管理制度: 如综合管理部负责办公费的审核、监督、归集统计工作,这样加大了各部门、各环节之间的相互制衡,对公司费用管理起到了很好的牵制监督作用。
3. 3 完善财务报销审核机制
首先,企业应采取 “先审核后报销”的报销程序,报销的原始票据先由会计人员对其规范性、真实性、合法性和资料完整性进行技术性审核,符合要求的票据再由相关负责人或企业领导审核决定是否能够报销,批准签字。企业应对对一支笔领导签批财务报销的原则、权限、额度、承担责任等作出明确规定,对于额度巨大或者技术性较强的业务应组织有关专家进行论证,实行集体决策和审批。其次,会计人员在对报销的原始票据进行审核时,要认真负责,严格把关,做到报销审核手续齐全,使用发票规范,杜绝财务报销凭证失真的情况出现。对于不合规、不合法的票据,会计工作人员坚决予以退回,拒绝报销,规避 “一支笔”的财务报销审核带来的风险。
3. 4 建立完善的财务报销监督机制
为了提高财务报销工作质量,企业内部会计监督、国家监督和社会监督应形成强大的整体合力,构筑最广阔的监督网络,确保财务报销工作顺利开展。企业领导、各部门的负责人和财务人员各司其职、各负其责,加强自我监督和互相监督,加大监督检查力度,定时或不定时对各部门的发票报支情况进行随机抽查,对检查中发现的不符合报销手续进行报销的现象,根据处罚规定追究部门及其经办人员的责任。
3. 5 加强财务人员专业知识水平及业务素质培养
财务人员应建立定期学习制度,探讨工作中遇到的各种问题。交流工作经验,不断加强自我建设,不断学习新的财经法规及先进的财务管理理念,熟练掌握国家的财务法律法规、各项规章制度。要对报账过程中每个环节、每道手续都认真审核,严格把关,保证会计资料的真实、合法、准确、完整。财务人员要严格遵守职业道德,爱岗敬业,忠于职守,坚持原则,廉洁自律。
3. 6 加强各部门报账人员的素质培训
由财务部组织,对各部门的报账相关人员进行一般常识性的经济财务知识和有关票据法规的培训,使他们明白各种规定,具有鉴别真伪的基本能力,不断规范自己的财务行为。例如,“验收人”签字栏应该由明白该项业务的真实性、数字准确性的人员签字。
4 结论
综上所述,通过对企业财务报销管理中存在问题及解决措施的分析与研究,认识到财务报销机制在企业经济管理中的重要性。财务报销的每一个环节和手续所涉及的人员都应规范化化操作,认真审核,严格把关,保证企业经济业务真实、准确、合理、合法的发生,提高了企业财务报销工作质量,进一步推进我国的经济发展。
参考文献
[1]徐莉芹.浅谈财务报销过程中存在的问题、原因及对策[J].商场现代化,2007(8).
[2]马丽娟.对企业财务分析相关问题的思考[J].经济技术协作信息,2011(36).
[3]王瑞.关于企业审计基本过程的分析[J].中国市场,2015(36).
为加强内部管理，进一步规范公司的资金使用、款项支付和报销审批程序，特制定本制度。
2、适用范围
适用于公司各部门的付款、报销业务，包括材料款项支付、办公费用、员工费用、车辆费用、招待费用、差旅费用、固定资产和低值易耗品购置费用等。销售员借款及报销按《销售管理制度》执行。
3、报销、付款审批权限规定
3.1费用报销、生产物资采购款项支出审批人为公司总经理;总经理外出(出差)期间，可书面授权公司副总经理代为审批。
3.2后勤及基建款项支出审批人为公司董事长。
4、申请审批规定
4.2其他事项在费用发生前，均须事先办理申请备案或审批手续。
4.3计划外生产物资采购由供应科科长、生产副总审核，总经理审批。
4.4员工通讯费报销名单及报销标准按公司统一规定的文件执行。
4.5员工培训发生费用由行政办提出预算申请，经分管副总审核，总经理审批。
4.6公司车辆发生费用须事先到车队长处备案，具体按《公司车辆管理制度》执行。
5、费用报销管理
5.1 费用报销流程
经办人持报销单附单据 →部门负责人、主管副总审核→总经理审批 →财务部支付
5.2费用报销规定
5.2.1费用经办人应在费用发生后3个工作日办理报销手续，差旅费用报销应在费用发生当月办理报销手续，超过规定时间的原则上不予报销。
5.2.2费用经办人填写报销单，费用归类明确、内容填写齐全，报销金额符合实际，所附单据、凭证必须真实、合法、完整，做到一事一报，按以上流程审批后提交财务部报销。
5.2.3审核人必须对发生费用的合理性、真实性签署意见，承担审核责任。
5.2.4财务部出纳在支付资金前有权对报销票据合规、合法性做复核，复核内容包括：
1) 审核审批手续是否完整、规范;报销内容、金额是否符合公司规定范围;报销凭证是否真实、合法、齐全;
2) 发现手续不完备，凭证缺失、填写错误等应退回并说明原因，由经办人补办后重新提交;
3) 发现弄虚作假、浪费超支报销等违规现象有权拒绝报销，并应及时汇报主管部门调查处理。
5.2.5凡在财务部有预借款的员工，报销时应先扣除借款，方可支付或返还现金。
5.2.6报销单据和凭证由财务部入账及妥善保管。
5.3坚持实事求是的原则，严禁假公济私，虚报冒领，一经发现并核实将严肃处理。
6、业务招待费报销管理
6.1业务招待费本着“自觉、必须、合理、节约”的原则，严格控制，据实列支。
6.2 业务招待如在公司协议酒店/饭店，签字挂账人必须为公司有效的授权人，非授权人 必须事先得到总经理批准。
6.3发生招待费前由业务承办接待部门填写《招待费用申请单》，注明招待对象、事由、日期、地点;陪同人员等，并根据招待对象进行费用预算，经办人签名，经部门负责人 审核同意报公司行政办备案，发生除餐饮、住宿外的其他招待费用均属非常规招待费用， 还须事先报总经理批准。
6.4严格控制陪餐人数，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人;超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。
6.5签单挂账实行每月结算，由挂账单位于次月初开具发票并附明细，经行政办审核， 报总经理批准后，到财务部报销结算;非挂账现款报销的按费用报销流程办理。
6.6遇突发或特殊情况来不及事先申请的开支，必须于事后及时补办申报手续，否则不予报销。
6.7业务招待餐费标准：原则上要求用工作餐，工作餐标准按被接待对象的级别安排：
6.7.1招待科级(经理)以下级别人员，人均控制在70元以内(包括陪同人员);
6.7.2招待科级(经理)及以上级别人员，人均控制在100元以内(包括陪同人员);
6.7.3公司副总以上领导出席或招待重要部门的主要领导，视重要程度，人均200元以内(包括陪同人员)，每次不超过2000元，特殊情况及特别消费，须经总经理特批。
6.7.4涉外活动招待的，必须经总经理批准，人均标准视具体情况而定。
6.7.5无正当理由且无审批手续发生费用超支，一律由签单人(报账人)承担。
6.8招待物品的采购与领用
6.8.1业务接待过程中赠送礼品(金) 、烟酒、食品等一律事先报公司总经理批准，按批准的额度标准开支，按程序审批报销。
6.8.2常规招待物品(茶叶、水果等)由行政办统一采购，并由专人进行物品与台账管理，凭采购发票按程序审批后报销;由具体业务承办接待部门经办人签字领取。
6.8.3财务部按公司结算政策列入签单人(部门)的费用支出。
7、差旅费报销管理
7.1员工出差依下列程序办理
7.1.1出差前应填具《出差申请单》。出差期限由派遣部门负责人视情况需要，事先予以核定，并以核准权限呈报核准。
7.1.2出差人可凭核准的《出差申请单》向财务部借支相应数额的旅差费，并于出差回来后3个工作日内且不超过当月填具《出差旅费报销单》结报旅差费用，未于规定期限内结报，财务部应于当月工资中扣回。
7.1.3售后服务人员差旅费报销流程：
经办人持报销单→用户服务科主管审核→销售管理中心主任审核→财务部支付
7.1.4其他人员差旅费用报销按5.1规定流程办理。
7.2出差的核准权限规定
7.2.1员工出差期限由直属主管核定，上报部长核准。
7.2.2部长以上人员出差，由总经理或总经理委托的副总经理核准。
7.3出差行程视为工作时间，不得报支加班费。
7.4出差期间除因病或遭意外灾害或因实际需要由直属主管指示延时外，不得因私事或借故延长差期，否则除不予报销旅差费外，还将视情节轻重给予处罚。
7.5出差费用分为交通费、住宿费、误餐补助费及其它费用(因公需要的邮电费等)，其给付标准如下：
7.5.1交通费
1) 交通费以单据认定，无单据者，费用自理。使用公司交通工具者不支付交通费。
2) 出差人员乘坐火车，从晚上8时至次日晨7时之间，在车上过夜6小时以上可购(硬)卧铺车票，如购坐位车票，可补贴火车(硬)卧铺票差价。
3) 市内交通费，按实结报。
4) 出差在外，事先未经允许，不得乘坐飞机(不高于硬卧票价除外)、火车软卧，轮船头等舱，如遇特殊情况可自行处理，但在报账时应由部门详细审核。
5) 员工乘出差之便，事先经主管批准就近探亲办事的，其绕道车、船费，超支部分个人自理;如果绕道车、船费少于直线单程车、船费，凭车、船票按实支报，但不得享受在绕道和探亲办事期间的出差补贴及住宿、交通等费用。
7.5.2住宿费
1) 住宿费报销应提供住宿费凭证。副部长以上干部及工程师或本公司工作8年以上的技术人员出差，住宿费标准为300元。专业技术人员现场维修调试，住宿费标准为200元;出差地点为北京、上海、广州、深圳，住宿费标准可以适当放宽。
2) 如两人以上同行，同性员工应两人同住一个标准间且不享受节约奖励，副总以上级别除外。
3) 实际住宿费比标准节约部分奖励个人，超过部分自理50%。
4) 晚上乘坐卧铺车者，不再报支住宿费。
7.5.3误餐补助费
1) 出差富阳主城区以外、富阳市境内半天以上的，按15元补助。
2) 出差至杭州及杭州市郊地区一天补助30元。半天内不支付误餐补助费。
3) 出差至省外及省内除上述1、2条规定以外地区，每天补助100元，但晚上20：00前回到富阳的补助50元。
4) 享受误餐补助费，不得再报销餐费。
7.5.4 其它费用处理
经公司主管批准出差如培训、会议，由对方单位提供餐饮住宿等无需个人承担费用的不得报销住宿费用及误餐补助费。
8、现金借支管理规定
8.1公司现金借支审批流程：
经办人填写借款单→部门负责人审核 →总经理或董事长审批 →财务部支付
8.2 借支金额在1万元(含)以下，由部门负责人审核，总经理审批;借支金额在1万元以上，由部门负责人审核，董事长审批。
8.3管理要求：
8.3.1财务部审核、跟进借款情况，一般情况下保证做到一月一结，员工因公现金借支，处理完业务后一月内，必须到财务部办理销账手续;
8.3.2原则上借款管理执行“前款不清，后款不借”的规定。
9、付款管理规定
9.1付款审批流程：
业务经办人持用款申请单(含附件)→部门负责人审核 →主管副总意见 →总经理或董事长审批 →财务部支付
9.2预付款业务
9.2.1无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部货款。
9.2.2预付款业务付款手续：业务经办人员填写《用款申请单》附合同书、采购计划单，按流程审批交财务部办理付款手续。
9.3货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款。
9.3.1货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人填写《用款申请单》附采购合同、供应商送货单、入库单，按流程审批交财务部办理付款手续。
9.3.2货到入库、发票已到，要求付款的： 由业务经办人将填写《用款申请单》附发票、采购合同、供应商送货单、入库单，按流程审批交财务部办理付款手续。
9.3.3支付帐面应付款业务，由业务经办人填写《用款申请单》，注明申请支付金额，到财务部材料会计处核填帐面应付金额，按流程审批交财务部办理付款手续。
9.4付款管理规定
9.4.1财务部在接到业务经办人交来的经批准付款的用款申请时，安排复核：
1) 审核审批手续是否完整、规范;报销凭证是否真实、合法、齐全;发票是否合规、有效，必要时通过网络验证发票的真实性;
2) 发现手续不完备，凭证缺失、单据虚假、填写错误等有权退回并说明原因，由经办人补办后重新提交。
3) 发现弄虚作假等违规现象有权拒绝报销，并应及时汇报主管部门调查处理。
9.4.2财务部核对无误后按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款方式栏为空的，由财务部合理安排付款方式办理付款手续。
9.4.3付款经办人应在规定时限内取得付款业务收据，所有传递到财务部的《用款申请单》，均应进行单据登记，详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任。
9.4.4财务部付款结算时所需单据：用款申请单、申请审批单(如需审批)、采购合同(一次性付款需要提附合同复印件;分期付款第一次需提附合同复印件)、供应商送货单、检验入库单、购货发票、其它必需附件，单据不齐全，财务部有权拒付。
9.4.5付款方式为预付或现付的采购订单需总经理特别批准。凡未经总经理批准预付、现付方式的订单一律采用月结货款的方式。
9.5采购(或劳务)发票管理规定
9.5.1所有材料物资(含固定资产)采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票， 特殊业务不能出具增值税专用发票经总经理或董事长批准的可开具增值税普通发票;
9.5.2所有采购结算发票(含运费结算发票)应由该笔业务经办人员按流程审批后，报送财务部;
9.5.3采购(或劳务)发票所开具的内容必需与实际业务内容相符，否则，财务部不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务部确认，总经理或董事长批准的除外。
10、附加说明
1.费用报销单需填写完整：包括部门、日期、内容、大小写金额、合计数、附件张数、报销人及审批人员签字，注：金额处不能留有空格，金额要完整到元、角、分，在财务有借款的需注明。2.金额大写要准确：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖
（二）报销原始凭证的要求
1、采购物品报销：采购员应当充分取得采购物品的相关单据，合法的票据，连同采购物品一同交由库管员入库，库管员根据实际采购物品数量、单价、金额等填写入库单，采购员根据库管员填写的入库单填制费用报销单方能进行报销手续。
2、车费：所有的车票都必须注明出发地和目的地，以及乘坐日期
3、打车时凡是报销的数额都必须有发票，同事金额有小数位数的，需注明实际支付的金额。
4、报销车票时，若有同行者，须注明同行者是谁
5、其他票据也应同时注明费用的用途及时间，如招待费需注明招待的日期，招待的对象及 招待人数。
6、摘要栏必须清晰的写明费用的原因及用途
7、外出公差的需附有外出公差申请单，外出公差申请单上需有相关领导签字
8、当月费用当月报销
9、原始发票单据及附件的粘贴须整齐，不要将票据颠倒放置粘贴
10、不要用订书钉把原始单据和费用报销单钉在一起，用回形针或者胶水把原始发票单据及附件别在或者粘在费用报销单后面，11、对不符合上述要求的费用报销单退回经办人本人
12、财务部门复核后将报销票据送总经理进行最后的审查和签字(三)、费用报销单的审核流程
经办人按上述要求整理好报销单据以后签字确认，然后由本部门的负责人审查签字，本部门负责人审查确认后，交由财务部门审核，财务部门审核无误后将票据送总经理进行最后的审查和签字，只有总经理签字后的报销单，出纳方可予以报销。
（四）、供货商货款结算流程
一、医疗费用报销提交资料
1、市外转诊转院费用报销
本人《医保手册》、发票原件、详细费用总清单、出院证明、《转诊转院审批表》、身份证原件及复印件、参保者本人开户的华融湘江银行株洲分行存折原件及复印件。
2、外地探亲住院费用报销
本人《医保手册》、发票原件、详细费用总清单、出院证明、病历复印件、身份证原件及复印件，被探亲方户口复印件、单位或社区出具的探亲关系证明、参保者本人开户的华融湘江银行株洲分行存折原件及复印件。
3、外地出差住院费用报销
本人《医保手册》、发票原件、详细费用总清单、出院证明、身份证原件及复印件、单位出差证明、病历复印件、参保者本人开户的华融湘江银行株洲分行存折原件及复印件。
4、异地安置人员住院费用报销
本人《医保手册》、发票原件、详细费用总清单、出院证明、身份证原件及复印件、病历复印件、参保者本人开户的华融湘江银行株洲分行存折原件及复印件。
5、异地安置人员特殊门诊费用报销
本人《医保手册》、发票原件、发票对应的门诊详细费用清单、特殊门诊病历、身份证原件及复印件、参保者本人开户的华融湘江银行株洲分行存折原件及复印件。
二、资料受理时间
正常工作日
三、注意事项
1、参保人需要费用结算单的，在受理日起15个工作日后执资料登记表到市医保处结算科前台领取;
公司各部、室、车间：
按照5月21日总经理办公会议精神，为规范公司费用报销管理，经公司研究决定，现就相关费用报销问题作如下补充规定：
一、总体目标和要求。按照财政部统一会计准则和相关财务会计制度规定，遵循收入与成本费用相匹配原则，实现公司财务会计核算内容完整、业务真实、计量准确、核算及时，要求公司各部及时办理各项费用报销，申请报销内容真实、合法、有效。
二、各项费用报销时限及报销内容的要求：
1、差旅费报销时限。长途出差人员应在返回公司后一周内报账，短途出差每月报销一次，否则按应报金额的10%进行处罚，同时对部门领导每次罚款50元。
2、费用报销时限。费用报销不准跨月，当月单据当月报销，凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的，按起点20元，每超期一天加5元的标准予以罚款，超过规定期限一个月的，财务部不予授理。
3、借款人应及时清理借款，按上述报销时限报销，原则上“前帐不清，后账不借”。借款不予清理，财务将在发放工资时先予以扣除。
4、报销票据的要求：报销的发票抬头必须和报销单位一致，数字要准确，大小写金额要相符，内容完整，字迹端正，印章齐全（发票上必须加盖发票专用章），如不符规定，财务部拒收。
三、历史遗留问题的处理：
在本通知规定办法正式实施前尚未报销的费用，最迟在2011年5月本通知规定的报销期限内全部申请报销完毕。
本规定最终解释权归财务处，自发文之日起生效，凡与其相抵触的文件，一律以此为准。
山西亚鑫煤焦化有限公司财务部
一、关于费用报销等流程管理实施办法：
为了项目部管理中财务方面的工作程序，建立健全管理流程，做到既能满足单位内控、节约费用等目的，又能满足局各种规章制度的规定要求，根据珠海公司的管理制度结合本项目实际，特制定此办法。
1、借款流程：职工借款填写借款单，由职工本人按单据所列事项填写，经分管部门领导审核，报项目经理审批。借款应做到最短时间内偿还，借款原则上不允许超过三个月，对于不按规定冲销借款的，财务从工资等中给予扣除。
2、拨款流程：包括材料款、工程款等的支付使用拨款通知单。本着以收定支的原则，每月底由财务部门根据账面上的欠款余额及合同付款条件等，制定当月的支付计划，支付计划表中涉及职能部门包括物资设备部、合约部、财务经理、项目经理。拨款单由客商按支付计划填列，经相关领导、财务经理审核后报项目经理审批，由财务部门支付。
3、费用报销流程：
（1）、办公费用，本着节约的原则，办公用品由各部门填写需求计划表，报分管领导审核，经综合部负责人审核后由综合部统一采购，对个别单位价值高的，领用人还要填写领用单，由办公室造册备案。职工费用报销时应填写费用报销单，经分管领导审核，财务经理审核后再报项目经理审批，财务予以报销。
（2）、手机费用凭正规发票，根据公司核定下发的报销标准由综合部按月统计后经综合部负责人签字财务予以报销。具体操作中执行超支按标准报，节余不补的原则。招待费用，由经办人填写招待事由，要求一次费用填写一张费用报销单，由分管领导审核，项目财务经理审核后再报项目经理审批，财务予以报销。（4）、车辆修理费用必须附修理中发生各项费用的清单，经车辆驾驶员及综合部负责人审核签字，附在发票后面，发票由项目经理签字批准后交财务予以报销。
4、差旅费用报销流程：原则上根据珠海公司《差旅费报销规定》执行，在此做特殊要求的是 ：打的费用要求单张的士票后面注明事由，日期等事项；飞机票需由项目经理在票后单独签字。职工报销差旅费用填写差旅费用报销单，由经办人按差旅费用报销单要求填写的事项逐一填写，经分管领导、财务经理审核后报项目经理审批后，财务予以报销。
二、费用报销时间：费用报销必须及时，费用发生后在最近的报销日内持合法票据到财务报账，无特殊情况，逾期不予报销。每月报销时间为每月的 14-15 日和 25-27 日两个时段，遇节假日可顺延。如发生费用而无法取得发票时，报销人不得以无票为由推诿或拖延报销时间，应及时处理，完善相关手续。
三、管理费用开支：
1、办公耗材费用：包括打印纸、复印纸、描图纸、硒鼓、墨粉、色带、磁盘等耗材，节约使用，打印的资料必须双面打印，计算机、复印机等由专人保管使用。办公室应建立办公用品点验登记保管制度，列入移交的物品要设立低值易耗品台账(含笔记本电脑，台式电脑及 U 盘等)，防止流失。办公耗材购置由各部室提出书面申请，办公室汇总，项目经理批准后，由办公室统一购买。在报销办公耗材费用时必须附有购买清单及领用记录单。
2、电话费：电话费的报销按《办公室费用管理方法》执行，由办公室统一造表，限额凭票报销。
3、工具书和软件：各部门因工作需要，购买图书资料的，应先拟好购置清单报办公室汇总，经主管领导批准，统一购买发放，并做好登记工作，私自购买的不予报销；用于个人自行联系的学习及考试书籍，按公司规定，不予报销。在报销时必须附有：申请购置报告、购买清单及发放清单。
4、印刷费及邮寄费：印刷费：包括信封、稿纸、各部室专用的业务表格、单据和报表，由各部室据实测算，填制报告列明数量、纸张规格、型号及发放使用范围，经项目经理批准后统一印刷。邮寄费：因公发生的邮寄费据实报销。个人发生的邮寄费一律不予报销。
5、冲扩费及书报费：冲扩费是指宣传和工程用胶卷、电池的购置费和冲洗、扩印费用，经项目经理批准后统一由办公室办理、报销。报刊费由办公室统一订购 , 费用据实报销。
6、低值易耗品及办公用具购置费：为避免资源浪费，未经项目经理书面审批不得购买任何办公用具等，否则费用自理，办公室根据情况统一购买并调配办公用具；测量仪器、试验器具的购置及维修由所在部、室书面申请，经总工审核后报公司经理审批。所有办公家具购置及低值易耗品均由办公室造册登记，中途调离的人员，不得带走配发的物品。在报销时必须附有：申请购置报告、购买清单及发放清单。
7、车辆交通费：
①油料款：车辆日常加油实行定点加油，综合部统一管理。平时，由综合部统一负责加油，尽量取得加油小票，小票上必须有发油人、司机和加油人的签字。每月 26 日由办公室持加油单统一办理报销结算手续。报销时必须按车上报金额汇总表。严禁司机到非定点加油站加油，特殊情况下出差跑长途在途中加油，必须及时到办公室点验报销。车辆超定额耗油由个人自理。②过桥过路费：综合部以派车单为依据，负责公司车辆的过桥过路费、停车费用等的审查汇总，每十天汇总一次（每月 5 日、15 日、25 日），汇总确认后由司机到财务部予以报销。
③修理及配件：车辆的维修由综合部负责审核，并附明细清单，经项目经理审批后方可办理。车辆维修需换理配件的，必须将原配件带回综合部，由综合部点验与所开据的修理配件清单一致，否则不予报销。因司机人员个人原因造成的维修费、罚款费用个人自理。
④保险费：在购买保险费时，必须由办公室签署意见并报项目经理审批后方可办理。
⑤车辆必须服从办公室统一安排，如需到外地出差，必须事先填写出车单，领导审批后交由办公室登记，事后凭出车单报销过桥过路费，无票据或票据不合格者不予报销，无出车单或未经办公室登记私自出车者不予报销。
⑥项目部原则上不租用车辆，确实需要租用车辆，必须经项目领导及其他副经理等开办公会研究决定，由办公室报项目领导批准后，才能租用，否则不准租用，租金等事项按公司有关文件规定执行。如无项目批准的《租用车辆协议书》等有关资料，财务有权拒支付租金。
8、业务招待费：公司招待费开支实行“内外有别、必要适度、标准控制”的原则，具体方法如下： 一，做总体预算：
项目财务部根据本年的产值预算按照相应的比率计算出本年项目招待费总预算，该预算为本年项目发生招待费的最大金额，项目所有部门招待费必须严格控制在该预算下不得超出。二，招待标准：
项目接待事务用餐坚持分级限标的原则，由综合办统一安排在指定饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。具体规定如下：
1：项目重要客人、业主、外宾、总监代表及以上、设计院副经理及以上、上级机关负责人及当地政府部门重要人员标准为贵宾接待每人200-300元标准，上述单位一般工作人员为标准接待每人标准100-150元，其他供应外协单位及外派来普通学习人员为普通接待（工作餐）每人标准30元以内。
2：未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。3：接待人员一般情况下由对口职能科室负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人
4：凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。
5,：所有招待用烟、酒全部自带项目统一采购的招待用烟酒，原则上不充许自行在饭店购买。项目招待用烟、酒由专人负责采购，综合部保管、发放，各部门需要领取时需先向项目经理申请，领用时填写领用单，综合部做好台账登记。五,定点招待: 为了更好规范招待费用及体现招待品质，项目住宿的接待由综合部统一在指定宾馆预定，事先须由对口接待部门提前请示项目领导审批，并及时通知综合部包括人数，招待规格，住宿天数等内容。住宿完毕后将房卡放置宾馆前台，由综合部统一结算付款。
9、职工教育经费：经项目批准在外短期学习和培训的在职人员的交通费、住宿费、培训费（不含资料）据实报销，培训费由项目上报公司列销，未经批准自行学习培训的费用全部自理。
10、医疗费：职工住院费，按公司有关规定办理，报公司医保部门审核报销；门诊费不予报销，按公司规定的标准随工资发放。
11、差旅费用报销规定：为了有效地控制公司差旅费的开支，充分体现公司职工公平、公正、合理享受自己的权益，结合本项目的实际，制定本条例；本着从简、节约原则，实行合理开支；出差要有严格的审批管理制度，充分利用现代化的通讯手段，减少出差次数和出差人数，严格审核批准出差时间、出差事由，不得拖延出差天数，确保在源头上控制差旅费的增长。
①因公出差一般情况下不准乘坐飞机，确需乘坐飞机的，必须报项目经理同意。职工报销差旅费必须出具经项目经理审批的因公出差审批单（详细说明出差的事由、目的地、天数、起止时间）。
②职工参加局、公司组织的股东大会、职代会、党代会、党委全会、团代会、工作会议及经营活动会等，按出差计算。住宿费按会议安排据实报销，会议期间不享受伙食补助。
③参加公司以上单位统一组织的学习班、培训班，学习期间不超过六个月的，10 天以内按每人每天 20 元伙食补助，10 天以上（从 11 天起）每人每天 6 元伙食补助，三个月以上六个月以内每人每天 4 元伙食补助，六个月以上不予补助。
④在外地出差期间的市内交通费，省会城市每人每天可凭票报销 30 元，省会以下城市每人每天可凭票报销 20 元，无票者不报销市内交通费，自带交通工具者不报销市内交通费。
⑤项目职工出差期间无论乘坐火车或汽车、轮船，凡车船上连续乘坐 10 小时以上者，每满 10 小时另计发乘车补助费 20 元，满 5 小时不足 10 小时者减半计发。
⑥出差住宿费标准：特殊地区：公司领导每人每天 250元，部、室负责人每人每天200元，部室以下人员每人每天150 元；一般地区：项目领导每人每天 200 元，部、室负责人每人每天 150元，部室以下人员每人每天 100 元；若两人以上同行出差的，两人可同住一个房间的，应本着节约的原则，必须同住一个房间，标准不超过 200元 / 天.间。住宿费用凭票在标准内据实报销，超额部分个人自理。（住宿费发票必须注明入店起止日期、人数、天数）。
⑦职工调入时按接到公司人力资源部通知时间内报销从单位所在地或家庭所在地到报到地点的车船费、住宿费据实报销。
⑧正式职工探亲差旅费实行包干，标准按公司有关规定执行，在每年 12 月统一造表核发，不再报销任何费用。
12、宣传费：本着必要、适度的原则开支。
13、劳动保护费：职工在调入项目后，被褥由项目部购买，个人生活用品应自行购买；确因工作需要购买防护用品的，由办公室负责书面申请报项目经理批准。
14、过节庆典费国家法定的“清明”“五.一”“端午”“十.一”“元旦” “春节”六个节日，根据项目实际情况发放过节费。
15、会议伙食补助项目组织的现场观摩会等，人均标准 20 元 / 天。
16、职工就餐伙食费按《办公室费用管理办法》执行。
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1.公司费用报销制度07-09
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