费用报销单填写要求和规范

费用报销单填写要求和规范（共5篇）

费用报销单填写要求和规范 篇1

2011-06-30 13:59:40|分类：|标签： |字号大中小 订阅

费用报销操作规范

1、总则

1.1目的：为规范公司费用管理、使之流程规范化，控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。

1.2范围：本制度适用于深圳市华商世纪企业管理顾问有限公司全体员工，包括兼职人员与临时人员。

1.3本制度自总经理签批之日起实施。

2、职责与权限：

2.1财务部：

2.2.1负责制订费用报销与付款的相应流程、制度、表格等并向员工宣导；严格按照本制度的流程进行办理，对各部门不符合本制度的报销与付款申请不予受理。

2.2.2 负责公司所有费用发生及其必要附件的审核，对其真实性与合理性、是否符合费用报销标准负责。

2.1.3 对费用发生单据及附件存档，进行必要的标注，以便保持其持续性和可追溯性。

2.2各部门负责人：

2.2.1负责本部门员工费用报销的审核，审核内容包括：报销额度是否符合公司规定的标准，报销情况是否符合报销范围，报销票据是否真实，报销行为是否属实等。

2.2.2 负责本部门付款申请的审核，审核内容包括：付款原因的核实、付款数额的真实性、付款对象的真实与合理性、付款方式的合理性、付款的书面依据（如合同等）是否与《付款申请书》一致。

2.2.3 全体员工：依照本制度进行费用报销和付款申请，并可向公司提出合理化建议。

2.2.4 副总经理：负责公司费用额度低于1000元以下的所有费用发生的最终审批以及1000元以上的审核。

2.2.5 总经理：负责公司费用额度低于5000元以下的所有费用发生的最终审批（总经理不在，可由其指定代理人审批，事后再由总经理补签）。

2.2.6 集团董事：负责公司费用额度高于5000元以上（包含5000元）低于20000元以下的所有费用发生与总经理共同审批。

2.2.7 集团总裁：负责公司费用额度高于20000元以上（包含20000元）的所有费用发生的最终审批。（如总裁不在，可通过电话或短信请示）

3、费用报销的控制原则：

3.1部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务部审核并签字。财务部审核应本着以下原则：

3.1.1审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹。

3.1.2审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符。

3.1.3审核各项费用发生是否合理，有无虚报、多报。

3.1.4审核签批手续是否齐全。

若有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。

4、报销凭证规范：

4.1填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改，相关内容填写完整。

4.2.所附发票真实、合法，抬头正确。

4.3.票据粘贴平整，票据分类粘贴并方向朝上。

4.4按费用所属各期间填写费用报销凭证，按不同项目填写差旅报销单。

4.5报销市内交通费需在车票背面写清时间、起止点、事宜。

4.6招待费报销需在报销凭证的备注栏写清时间、会餐人员、事宜，最好有会餐人员的签字（参照业务招待费报销规定）。

4.7在超市购买物品，除提供正式发票外，还需附电脑小票，报销发票必须注明付款单位、品名、单价、数

量，并且所采购物品应属于财务报销范围及预算内的物品。

4.8财务工作人员有权对不真实、不合法的报销凭证，不予受理；对记载不正确、不完整的报销凭证，予以退回，要求更正、补充。

费用报销单怎么填?

5、费用报销单填列规范：

5.1费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。

5.2.报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关发票监制章或财政部门印制的收据，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；发票或收据记载的各项内容均不得涂改。确实无法取得，可以附录说明，但需写明原因，且金额不得超过100元。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。

5.3发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补，收款人应签字。

5.4对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。

6、付款、报销贴票要求：

6.1日常费用类：

6.1.1支付各种费用：填写《费用报销单》，附正式发票；

6.1.2支付办公室租金：填写《付款通知单》，附〈物业管理缴费通知单〉和发票；

6.1.3支付差旅费：填写《差旅费报销单》，附车船票、机票、住宿清单及发票等

6.2讲师费用类：

6.2.1支付讲师课酬及高校研究经费：填写《付款通知单》，附《合同》、《课程安排》、《业绩提成明细表》和发票；

6.2.2支付讲师差旅费：填《差旅费报销单》，附机票、车费等；

6.2.3支付讲师接待费：填《费用报销单》，附餐费清单、住宿清单、水果食品、汽车费用等票据，并且在票据的背面详细注明招待人数、时间等实际情况。

6.2.4支付太极老师薪酬及费用：填写《费用报销单》，附老师签字的薪酬支付单、餐费清单、住宿清单等票据，且在票据背面注明相关情况。

6.3学员费用类：

6.3.1支付为学员购买的物资（校徽校服、书籍教材及学员礼品等）：填写《付款申请单》或《费用报销单》，附正式合同及入库单，领用时一次计入成本。

6.3.2旅游及车辆费：填写《费用报销单》，附《旅游活动计划书》、相关发票及单据，并需详列人员清单。

6.3.3其他学员费用：填写《费用报销单》，附相关发票及单据，特殊情况需有相关申请或说明。

报销学员费用（为便于核算从会务费中单列）时需由会务负责人按统一通用的《课程会务预算表格》汇总作决算。

6.4会务费用类（开课前一周需作详细的会务预算提交财务审核）：

6.4.1支付会场费用（含场地租金、设备租金及酒店房费等）：填写《付款通知单》，备注栏说明开课所属期及开课时间，附《场租协议》和场租发票。

6.4.2支付助教费用：填写《费用报销单》，附发票及费用明细表（日期、付款事由、人数、金额），包括车费、住宿费、餐费及其他杂费等；

6.4.3支付会务物资费用：

① 开课所需的糕点、饮料、水果等，填写《费用报销单》，附《物资清单》和发票；

② 开课订购的课程书籍、印刷宣传册、讲义、纸袋、信纸等采购或印刷款项。填写《付款通知书》，附《供

应商报价单》、《入库单》、《印刷/采购协议》、发票。

6.4.4支付会务策划费用：填写《付款通知单》，附合同及正式发票。

6.4.5支付其他会务相关的费用：

① 支付高管因会务而发生的各项费用：填写《费用报销单》，附相关单据。

② 支付开学典礼各项费用：填写《费用报销单》，附相关单据。

③ 支付其他费用：填写《费用报销单》，附相关单据。

报销会务费用时需由会务负责人按统一通用的《课程会务预算表格》汇总作决算。

6.4工资提成、奖金类：

6.4.1月工资发放：填《付款通知书》，附《工资表》、《银行代发（代扣）业务清单》；

6.4.2管理奖金及业绩奖金：填写《付款通知书》，附《管理奖金及业绩奖金明细表》；

6.4.3资产类：包括固定资产、办公设备、办公家私等。填《付款通知单》，附《申购单》、《入库单》和发票等。

6.5团体活动经费类：填《费用报销单》，附《旅游活动计划书》、车船票、住宿发票餐票、门票和其他发票；

发生以上所有成本费用支出财务在审核时原则上要求一律提供发票，并要求报销人与经办人在填写相关费用及付款申请时在备注栏注明费用类别及所属学期，例：汪军军报销助教餐费时，在《费用报销单》备注栏需注明是：二期学员第九次开课X月X日至X月X日助教餐费和住宿费。如特殊情况提供不了发票，只能用收据或白条代替时需有情况说明，经相关领导批准后方可报销，此部份费用需另行填单报销。费用报销单相关注意事项：

第一个问题，费用报销单，是员工用他们自己的现金，在为公司办事的时候垫付的,回来把垫付的发票，整理，粘贴好，并注明款项用处，然后由领导审核签字的单据。出纳必须看到领导签字的这张单子才给报销。第二个问题，这个报销单，就是会计上常说的“原始凭证”必须放在记帐凭证里，已备查帐。公司报销制度一定要规范才行，你是财务，这个必须由你来规定。因为各种报销的费 用，进的科目是不一样的，一大堆全拿来放在一起报销肯定不可以，在员工添置报销单之前，就要把各项要报销的费用整理好，车费、餐费、购买材料费、办公用品 费等等，都要一项一项的添置报销单才可以。然后每一项都要有正规有效的发票。最后要相应部门领导签字才可报销，大的公司要先由部门经理签字，然后再由财务 经理签字，金额大的要由副总经理或总经理签字方可报销。

第三个问题，如果是银行汇款，那就更好办了，直接把银行的票据贴在报销单上，报告发票，然后找经理签字，报销。

第四个问题，公司所有的钱款支出，必须都要有领导的签字才可报销或支出，没有规矩不成方圆，没有领导的批准，钱花出去了，谁也说不清。这是做一个出纳最基本的原则！

报销单填写注意事项 篇2

1.目前筹开期间所有报销单据中“所在部门”均为兰州万达文华酒店。报销的所有发票后面均需相关负责人签字。

2.发票粘贴以整齐美观为准，不能太厚、太密，一般从上往下贴。左边以黑线为标准，右边以粘单最边上为准。粘贴单上必须填写附单据数（粘贴几张就写几，但报销单据上附单据数暂时不写，统一交财务部填写，书写一律用大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元）。3.所附OA需A4纸打印附一张粘单，附单据同样要写张数。

4.填写现金报销单时，需注意：事由以简明扼要为主，如：“奥迪车车辆通行费”，只写“通行费”；但为明确具体费用我们要求在粘单上进行备注。如，备注：奥迪车车辆通行费。值得注意的是现金报销单（参考现金使用范围）最高限额1000元。

5.填写差旅费报销单时，需注意：一般以始发地跟到达地以火车票或飞机票上为准；抵达日期及离开日期以住宿发票及水单上日期为准，住宿费用只能报7天费用，若实报金额小于票面金额，需在发票上标注；住宿时餐费，在公司提供餐补的情况下，不准予报销。交通费用以飞机票等金额为准，与飞机票相关的保险费不予报销。

6.报销业务招待费用时，通常必须先填写业务招待费，各领导签字进行审批申请，之后在宴请结束后，填写现金报销单（事由只写“业务招待费”五个字）。若情况比较紧急，未来得及申请及审批时，可先宴请，后期一次性填写业务招待费及现金请款单，此时业务招待费单子必须早于发票日期，同样事由只写“业务招待费”五个字。

7.填写出租车费用报销单需注意：每页都需合计大小写金额，出租车发票后需要标明起始地——目的地、日期、实报金额（尤其实报金额小于票面金额的）、本人签字。高管不得以任何名义报销出租车费以及各地出差的出租车费用不能报。

8.经办人与发票后的签名必须一致，钱打给谁则经办人写谁。经办人也需签日期。可查看审批效率。

9.住宿报销需开取酒店住宿发票及水单（必须盖章）。10.入职报到需附入职OA，出差需附出差审批流程。

11.购买固定资产（金额在2000元以上）需填写固定资产入库单，2000元以下物品需填写低值易耗品入库单。相关人员签字。

12.同一性质费用可以一块报，金额太小，比如100元以下，又比较常发生的费用，攒几笔一块报。不同费用必须分开报，事由上一般只能出现一种费用，不会出现××费用及××费用。

13.开发票注意事项：抬头：兰州万达广场投资有限公司，金额准确真实，盖章不能过于模糊，过于模糊时需加盖一次。需注意：机打发票一律不得手写改正，盖章也不行。14.发票查询：

（1）电话查询法——12366（加区号）

（2）手机应用查询——手机上安装“友商发票查询”查询软件，输入“发票代码”和“发票号”。

（3）电脑查询——百度“友商发票查询”——输入“发票代码”以及“发票号”查询。

费用报销单粘贴整理办法 篇3

1、差旅费报销单：出差时发生的各种车费、的士费、机票、住宿费等，需注明起点及目的地。

2、费用报销单：业务招待费（如请客户吃饭、送礼）、办公费、电话费、食堂费用、水电费、邮寄费、汽车费用等。同类原始单据应粘贴在一起，并依据分类明细分别填写在费用报销单上。

3、因工作需要支出的业务招待费，不得混同于差旅费报销，而要单独填写费用报销单，按照每次招待金额填写清楚，同时注明每次招待的对象。

4、在粘贴单上粘贴小型原始单据（如车票）时，应自右至左、自上至下，均匀排列粘贴，左边留出两公分装订线，上、下及右方不得超出粘贴单，两行之间尽量不要重叠。

5、对于费用报销单后所附规格较大、纸质较硬的原始单据（如证明文件），要分张折叠，规格大小要与报销单的规格保持一致。

6、费用报销单后所附原始单据应使用胶水进行粘贴，不得以订书针、别针等方式代替，确保单据整体平整。

7、报销单一律使用钢笔或签字笔填写，各栏目要填写正确，若金额出现改动，要在改动处签名，不许使用涂改液。

费用报销规范 篇4

一、发票分类

1、发票是指一切单位和个人在购销商品、提供劳务或接受劳务、服务以及从事其他经营活动，所提供给对方的收付款的书面证明。（1）普通发票（2）增值税专用发票

2、发票是盖有税务监制章的。如盖有财政监制章的行政事业单位统一收据，没有盖税务监制章的汽车票、火车票及飞机票，医院使用的专用收据等，也是可以作为报销凭据

除了以上的特殊情况，发票均需是盖发票专用章，除此之外的章印发票均不可报销。

3、（1）收到的机打增值税普通发票联，需要商家打印完整的公司名字抬头（少一个字或者多一个字都不可以，特别省和市这些词容易被忽略）和税号，以及盖商家的发票专用章（手工发票和电子普通发票也是属于增值税普通普票）

（2）收到的机打增值税专用发票，除了要商家打印完整的公司名字抬头和税号，同时还要地址、固定电话、开户银行和银行账号（3）收到定额发票，需要盖商家的发票专用章

4、（1）收到发票时，由于增值税发票的版面最多可以添加八行，超过八行时，需要用到增值税发票清单，要求商家使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章。（2）发票日期要清晰

5、常用的费用发票分类：

（1）办公费：办公用品（列明细）、日用品、耗材（2）快递费：快递费

（3）招待费：招待客户发生的住宿、餐饮

（4）差旅费：（深圳市外）餐饮、住宿、飞机票、高铁票、火车票、公交票（5）交通费：（深圳市内）的士费，地铁费，公交费。（6）通讯费：中国移动，中国联通，中国电信、中移铁通等票据（7）租金水电管理费：租赁办公室租金、水电费、物业管理费（8）路油桥费：加油费、过路费、过桥费、停车费、维修费（9）福利费：食品、礼物、加班餐费（领导批准的）及生活补助（10）服务费：服务费

（11）咨询服务费：律师费，审计费，汇算清缴开的发票等（12）保险费：车辆保险

6、发票报销时效性是两个月，例如发票日期是2017年6月1日，最迟在2017年7月31日报销，以此类推，错过报销时限，不予报销，以交单时间为准。

7、填写报销单、付款单和借款单，都用黑色签字笔或者钢笔填写，不得用圆珠笔、铅笔等填写。单据填写不能更改金额，除非是由财务退单并让改金额，填单人改完金额后还需要在金额旁边签字。

8、差旅费规定：

（1）出差首选交通工具高铁和火车，确实需要坐飞机的只能购买经济舱(公出时，购买的交通工具时另外支付的人寿保险等商业报销不予报销)（2）酒店住宿时，如果是一个人出差规定在每间每晚220元以内，如果是两个人需开双人间而且在每间每晚300元以内（男女则要分开），超过报销标准的，差额部分由个人承担，低于标准的按实际支出报销。住宿发票，需要酒店打印住宿清单（具体到住宿人员名字、到店时间、离店时间、房间数量、房费明细等），发票与住宿清单一起才可报销。Mini吧、酒吧等不可报销。

（3）出差餐饮报销每人每天只能报销50元以内，超出的自己承担（4）差旅补助报销待定

（5）出差过程中发生的市内交通费实报实销，只能报销机场到酒店或者目的地的来回费用

（6）所附的车票需为出差地的车票，餐饮、住宿、交通费发票为出差地的发票

9、业务招待费 招待客户餐饮，报销时，需注明日期（具体到是早餐、午餐、晚餐等用餐时间）、用餐人员和人数，金额。同行的任一位同事需签字。

10、税局公告2017年07月01日起，不能笼统开具办公用品、日用品等等品目，需开具明细，报销人需有明细发票才可报销，清单也是需从防伪税控系统开具，并加盖发票专用章

11、会议费报销，需要提供会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料

12、发票不能连号，如有特殊情况，需备注原因，由财务审批。

13、若是购买公司办公用品而商家又无法开出发票时，需商家开收据，盖商家的印章。报销人需找相对应数额的办公费发票冲抵收据，把收据和发票都贴在同一份报销单，并且用铅笔备注清楚。

14、员工外出办事，员工公出乘用交通工具应根据路程远近选择地铁、公交、汽车、火车硬座、火车硬卧、高铁二等座和飞机经济舱。1.乘用标准。

(1)白天(6:00-19：00)乘车超过6小时(含)，夜间(19:00-6:00)乘车超过4小时(含)可乘坐硬卧，低于上述时间应乘坐硬(软)座席位。

(2)远途(时间超过6小时)出差一般选择火车和高铁作为交通工具，特殊情况下采用汽车出行，一般火车超过六个小时可以选择卧铺出行，特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。

(3)外出期间应尽量选择公共交通工具，机场和市区之间如无紧急情况应乘坐机场大巴，如需乘坐出租汽车，必须在报销时注明原因，该部分交通费随同机票一起报销。

(4)公出人员在市内外出，原则上乘坐公交车、地铁，特殊情况（如紧急业务）可以考虑乘坐出租车。在发生以下情况之一可搭乘的士报销：（1）公交或地铁到达不了之地（2）偏远地方（3）事件的紧急性

（4）除此之外特殊情况等需特批(5)公出人员要按照规定乘坐交通工具，凭发票报销交通费。未按规定乘坐交通工具的，超支部分自理。由于搭顺风车没有发票，需要把行程订单打印出来，同时附上对应的交通发票抵，超过制度规定首选的交通工具的行程金额个人承担

打的可直接跟司机要的士票，连号、同车（特殊情况除外）和票据时间与实际外出时间不符均不予报销。滴滴叫快车等，均需在滴滴软件开具发票并附上行程单。滴滴软件开具发票流程：点击左上角个人——行程——开具发票——选中乘车类型——选中行程——填写公司开票信息和电子邮件

二、粘贴发票

整齐、整洁、美观、合理

1、发票尺寸大于报销单据粘贴单，就把发票折成粘贴单大小，小于粘贴单，粘贴在粘贴单上，粘贴时，摊开几行粘满，所有发票都要错层粘贴，不能罗列在一起，以便核对查阅。

2、所有票据需分类粘贴，分门别类粘在不同的纸上，不能混淆任意粘贴。所有票据粘贴时，需要粘贴在粘贴单范围内。粘贴时，从右往左依次粘贴

三、报销单填写

1、数字大写： 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿 元(圆)、角、分、零、整

2、人民币货币符号：¥

3、采用阿拉伯数字填写金额时，需要保留两位小数

4、报销人需要用正楷字填写，以便财务核对

5、每张报销单据粘贴单上的合计金额都要填写，以便财务核算，若是有误，可以更快找出问题

6、（1）费用报销单的左上角空白处备注公司字号，填写报销部门、日期，费用要分行分类填写和金额，再进行总计阿拉伯数字填写和大写填写，前面需要¥符号，最后在报销人和领款人签字。右上边的备注空白栏根据用途填写（2）若是出差，需填写清楚出差来回日期和往返地。（3）若是的士票，需填写清楚外出日期和往返地和办事事项。（4）（待定的）

差补需跟出差费用一起报销，错过不再补报

差补在费用报销单单独写一行，注明报销天数和金额，同时需要拿相对应金额的交通票（不受连号和两个月时限限制，但也要当年的费用）报销，粘贴在报销粘贴单，并用铅笔备注差补字样

（5）餐补同上填写

不同的是，如果就餐地方有发票就要拿发票回来报销，无发票就需要自己找餐饮票回来报销

7、借款审批单左上角备注借款所在公司名字，每次借款需清零上次所借款项才能申请本次借款，每次借款不能超过三千元（3000元）。用于置办公司办公用品而借款，经董事长同意可不受以上金额限制。

如果借款人在15天内未归还借款，将从借款人的报销费用中冲抵借款

8、付款申请书左上角备注付款所在公司名字，收款单位、账号、开户行全部要填写全称，付款原因写清楚，如果是预付款项发票未回，需要备注发票何时回来，制单人需要在制单和签收位置签字，交由部门主管签字进行初审，制单人再交财务部初审和复审签字，最后由财务部交由董事长签字再付款。

注意：在右上角备注最迟付款时间，XXXX年XX月XX日，若有急件，财务可先处理，否则均留到付款日付款。

四、报销流程

流程：报销人制好报销单，交由部门主管初审，部门主管审核报销事项的准确性，部门主管签字后，再由报销人交给财务部，财务部进行初审签字和复审签字，若是发现有错，财务会进行退单，报销人需要更正后再交由财务部，最后由财务交给董事长签字再进行付款。

每周二和周五是报销、借款和付款日，特殊情况特殊处理。上周五至本周一交的单据均在本周二进行银行发放

本周二至本周四交的单据均在本周五进行银行发放。单据请提前交单，若是因单据有误退单，超过时限，均安排在下一个报销日发放。

费用报销参考及规范12.26 篇5

• 办公费：主要是公司各部门日常办公用品费用，如A4纸、硒鼓、笔、本、u盘、粘贴单、费用报销单、奖杯、荣誉证书、文件袋、档案袋、夹子、便签纸、胶带、胶水、购买水票、绿植花卉、花茶、药品、茶叶、烧水桶、热水壶、垃圾桶、垃圾袋、水杯、刻章、短信充值、保洁费、会议订餐、办公区装饰费用，办公用品发票上需要有销盖章，发票数量栏不得以“批”字为计数依据，并附销货清单； • 福利费：为员工支付的费用。

员工激励：为如激励员工购买的小礼品、水果、零食、红包、等其他物质奖励； 过节福利：过节为员工购买的月饼、粽子、米、面、油、饮料等；

团建费用：活动经费、如生日会、聚餐、组织员工旅游等集体活动；

• 业务招待费：招待客户吃饭的餐费，购买烟、酒费用及地市拓展及维系过程中购买的礼品等。

• 差旅费：外出的交通费、住宿费、餐费等差旅费报销单列明费用项目，若为开自己车外出产生的油费、停车费、过路费也可归到差旅费里面；

• 汽车费用：过路费、油费、汽车维修费、保险，报销时可以直接写项目名称，归类到汽车费用；

• 固定资产：购买的电脑、服务器、工控机等电子设备及桌椅、电视、冰箱、投影仪、微波炉、饮水机、保险柜、打印机等；

• 通信费：含二线人员话费充值、工号手机话费充值、网厅工号充值、招聘固话充值及客服赔费；

• 交通费：出租车费用，公交车费用，嘀嘀打车费用、神州专车费用及uu跑腿费用（需付行程）；

• 水电费：物业供水、物业供电； • 物业费：物业费；

• 招聘费：招聘网站费用、招聘中介费用，制作招聘宣传材料、海报、易拉宝，购买简历费用，员工推荐费用（计入工资薪酬总额或者拿票据报销）；

• 低值易耗品：耳机、键盘、鼠标、移动硬盘等电子配件，验钞机、铁皮柜、电风扇、音响设备、装订机、电话机、消防器材、插座、插排等；