公司外贸部管理制度

公司外贸部管理制度（共8篇）

公司外贸部管理制度 篇1

办公行为规范

第一章 总则

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二章 细则

第二条 服务规范：

1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。

2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。

5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第三条 办公秩序

1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

4.部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

第三章 责任

本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。

人事管理制度

第一章 人事制度

第一节 招聘制度

一、用人原则：重选拔、重潜质、重品德。

二、招聘条件：合格的应聘者应具备应聘岗位所要求的年龄、学历、专业、执业资格等条件，同时具备敬业精神、协作精神、学习精神和创新精神。

第二节 考勤管理制度

一、工作时间

公司每周工作五天半，员工每日正常工作时间为 9 小时。其中，周一至周五：上午8：30 － 12：00，下午12：30 － 17：30 为工作时间，12：00 － 12：30 为午餐休息。周六，周日实行单双休制度。

二、考勤

1.所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度，上下班实行报道。

2.迟到、早退、旷工

（1）迟到或早退 30 分钟以内者，每次扣发薪金 5 元；30 分钟以上 1 小时以内者，每次扣发薪金10 元；超过 1 小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理。

（2）月迟到、早退累计达五次者，扣除相应薪金后，计旷工一次。旷工一次扣发一天双倍薪金。内旷工三天及以上者予以辞退。

3.请假.（1）病假

a.员工病假须于前一天致电部门负责人，请假一天以上的，病愈上班后须补医院就诊证明。b.员工因患传染病或其他重大疾病请假，病愈返工时需持区、县级以上医院出具的康复证明，经人事部门核定后，由公司给予工作安排。

（2）事假：紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门负责人批准，其余请假均应填写《请假单》，经权责领导核准，报人事部门备案，方可离开工作岗位，否则按旷工论处。事假期间不计发工资。

4.出差

（1）员工出差前填好《出差申请单》呈权责领导批准后，报人事部门备案，否则按事假进行考勤。

（2）出差人员原则上须在规定时间内返回，如需延期应告知部门负责人，返回后在《出差申请单》上注明事由，经权责领导签字按出差考勤。

5.加班

（1）加班应填写《加班单》，经部门负责人批准后报人事部门备案，否则不计加班费。加班工时以考勤打卡时间为准，统一以《劳动合同》约定标准为基数，以天为单位计算。

（2）加班工资按以下标准计算：

工作日加班费＝加班天数×基数× 150 ％

休息日加班费＝加班天数×基数× 200 ％

法定节日加班费＝加班天数×基数× 300 ％

（3）人事部门负责审查加班的合理性及效率。

（4）公司内临时工、兼职人员、部门主管（含）以上管理人员不计算加班费。

（5）公司实行轮班制的员工及驾驶员加班费计算办法将另行规定。

6.考勤记录及检查

（1）考勤负责人需对公司员工出勤情况于每月五日前（遇节假日顺延）将上月考勤予以上报，经部门领导审核后，报人事部门汇总，并对考勤准确性负责。

（2）人事部门对公司考勤行使检查权，各部门领导对本部门行使检查权。检查分例行检查（每月至少两次）和随机检查。

（3）对于在考勤中弄虚作假者一经发现，给予 100 元以上罚款，情节严重者作辞退处理。

第三节 人事异动

一、调动管理

1.由调入部门填写《员工内部调动通知单》，由调出及调入部门负责人双方同意并报人事部门经理批准，部门经理以上人员调动由总裁（子公司由总经理）批准。

2.批准后，人事部门应提前以书面形式通知本人，并以人事变动发文通报。

3.普通员工须在三天之内，部门负责人在七天之内办理好工作交接手续。

4.员工本人应于指定日期履任新职，人事部门将相关文件存档备查，并于信息管理系统中进行信息置换。

5.人事部门将根据该员工于新工作岗位上的工作职责，对其进行人事考核，评价员工的异动结果。

第四节 薪酬管理

一、薪酬

1.原则:以贡献、能力、态度和责任为分配依据,遵循按劳分配、效率优先、兼顾公平及可持续发展的原则。.适用对象：本公司所有正式员工。.薪酬组成：基本工资（含工龄工资、学历工资）、岗位工资、绩效工资、提成工资、奖金。

（1）岗位工资根据工作岗位和岗位所需要的技能确定，不同岗位对应不同的岗位工资级别。

（2）工龄工资根据员工实际参加工作时间和员工在本公司工作的时间来确定。

（3）学历工资根据员工所具有的学历水平来确定。

（4）绩效工资根据公司对员工考评结果确定。

4.工资制度

（1）年薪制。适用于公司总裁、副总裁及其他经总裁批准的特殊人才。工资总额＝基本工资 ＋年终奖金。

（2）提成工资制。适用于从事营销的工作人员。工资总额=岗位固定工资+绩效工资+提成工资+年终奖金。

（3）结构工资制。适用于中基层管理人员、生产技术人员、职能人员、后勤管理人员。工资总额＝基本工资＋绩效工资。

（4）固定工资制。工作量容易衡量的后勤服务人员。

（5）计时工资制。适用于工作量波动幅度大的生产操作工人。工资总额＝基本工资+绩效工资+计时工资。

（6）新进人员工资：试用期内一般定为招聘岗位工资等级内第一档工资的70%发放，试用期内无浮动工资。

5.公司按实际工作天数支付薪酬，付薪日期为每月 15 日 , 支付上月薪酬。若遇节假日，顺延至最近工作日发放。试用期员工以现金形式领取，正式员工以个人银行帐户形式领取。

6.薪酬调整根据公司实际发展情况，联系市场薪资水平与人力资源供求情况实行“市场化动态薪酬管理”。管理委员会于每年底进行“议薪”，人事部门根据公司效益及社会同行业工资变化情况，提出薪资水平合理化调整建议后报管理委员会审议。

7.员工工资级别调整的依据：

（1）公司范围的工资调整。根据经营业绩情况、社会综合物价水平的较大幅度变动相应调整全公司范围的员工工资水平。

（2）奖励性薪金晋级。其对象为在本职岗位工作中表现突出，在促进企业经营管理，提高经济效益方面成绩突出者。

（3）职级变更。员工职级发生变动，相应调整其在该职级内的基本工资。

（4）员工在年终考核中，工作绩效低下者，将被下调岗位薪金。

（5）根据员工即期表现上浮或下调其岗位薪金，以及时激励优秀、督促后进。

8.岗位薪金晋级，新岗位薪金从公司下发有关通知的下月一日起执行；岗位薪金降级从公司下发有关通知的当月起执行。

第五节 福利

1.假期

（1）休息日：公司全体员工在法定工时以外，享有休息日。

（2）法定假日：全体员工每年均享有以下 10 天带薪（视为上班）假日： a.元旦（公历 1 月 1 日）b.春节（农历新年初

一、初

二、初三）c.劳动节（公历 5 月 1 日、2 日、3 日）d.国庆节（公历 10 月 1 日、2 日、3 日）e.妇女节（3 月 8 日，女员工放假半天）

（3）婚假 凡在公司连续工作满 12 个月（自转正之日起）的正式员工结婚时，可凭结婚证书申请 14 天（含休息日）的有薪假期。

（4）产假 凡在公司连续工作满 12 个月（自转正之日起）的正式女员工，持医院证明书可申请有薪产假 90 天（含 休息日和法定节假日），晚育的顺产 120 天，难产 135 天。男 26 周岁、女 24 周岁以上初育为晚育。

（5）男员工护理假 7 天，晚育者为 15 天（限在女方产假期间，含休息日和法定节假日）。

（6）慰唁假公司员工直系亲属（指配偶、子女、父母及配偶的父母）不幸去世的，可申请 5 天有薪慰唁假。直系亲属在外地的，带薪路途假另计，路费自理。

（7）工伤假 因工受伤休假视为上班，具体情况按国家社会保险法规办理。（8）公假 员工参加国家法律规定的义务或公益活动、参加与本职工作有关的入学或资格考试经所在部门及人事部门 批准的，可按上班时间计发薪资。

（9）有薪病假 病假三天以上需凭县、区级以上医院出具的病情证明请假。其中十天以内病假按基本工资 80 ％计发病假工资，累计十天以上者按基本工资 50 ％计发病假工资，医疗期限的确定按国家相关规定执行。

（10）休假规定 员工提前 15 日向直接主管及人事部门申报拟休假的种类和时间，协商安排休假具体事宜。因工作原因，未能休以上（3）－（7）项假期的，按休息日加班标准给予工资补贴。.保险 ：公司为正式员工办理养老、工伤、生育、和医疗保险等社会保险。

3.贺仪与奠仪

（1）正式员工结婚，公司将致新婚贺仪人民币300元。

（2）正式员工直系亲属去世，公司将致奠仪人民币300元。

4.过节费 公司视经营情况在法定节日或公司纪念日发放贺金或贺礼。

5.健康检查：公司每两年出资为工作满一年的员工进行身体健康检查。

公司外贸部管理制度 篇2

在席卷全球的国际金融危机刚刚结束, 新一年的金融形势预期偏紧的特殊时期, 资金问题将成为影响外贸企业集团公司发展和管理模式改革顺利与否的重要因素。在管理模式改革的诸多环节中, 资金管理模式的优化成为首要工作内容, 财务管理模式从原来的财务管控型向财务管控与战略管控结合转变, 原先资金和账务分散管理模式将向集中管理方向过渡, 以期使资金问题获得实质性解决方案。本文就一些有代表性的企业集团资金集中管理模式, 结合当前与预测的经济、行业、金融与宏观经济调控等方面的具体情况, 就如何巩固外贸企业集团资金管理的硬实力、提升软实力, 有效打造巧实力, 三力合一, 有针对性地提出现阶段我国外贸企业集团公司资金集中管理模式改革如何破题的具体对策。

二、资金集中管理模式分析

(一) 目前资金集中管理的理论模式分类

从集中管理模式中资金与权责的的关系来看, 资金集中管理可以分为以下3种模式, 这3种模式各有利弊。

1. 集权型财务管理体制。

这种财务管理体制的优点是: (1) 有利于发挥企业集团资金的规模优势和整体效应, 保证企业集团发展目标的实现; (2) 有利于发挥企业集团的财务协调功能; (3) 有利于减少代理成本和监管成本。其缺点是不便于调动子公司的积极性, 同时还存在管理效率不高等弊端。

2. 分权型财务管理体制。

分权型财务管理体制是指母公司只保留对子公司重大财务事项的决策权或审批权, 而将日常财务决策权与管理权完全下放到子公司, 子公司只需将一些决策结果报请母公司备案即可。这种财务管理体制与集权型财务管理体制的利弊正好相反。

3. 综合型财务管理体制。

综合型财务管理体制是以上两种财务管理体制模式的有机统一。其实质就是集权下的分权, 母公司在对子公司所有重大问题的决策与处理上实行高度集权, 子公司对一切具体的经济活动拥有较大的自主权。这种体制的优点是有利于发挥企业集团的整体优势, 调动下属单位的积极性, 缺点是分权程度不易掌握和控制。

(二) 较成功的企业集团资金管理模式现状分析

各大集团的资金管理模式有许多种, 各有利弊, 不少大企业集团经常采用混合使用的方式:

1.财务公司+结算中心:中化模式

中国中化集团在1998年就开始探索实施财务集中管理体系, 先后成立了中化财务有限责任公司和中化欧洲资本公司, 为集团资金管理和金融服务水平的进一步提高提供了必要条件。此后该集团公司引入ERP等先进的信息管理系统, 与之前的TC系统和CB系统相互结合, 形成ERP-TC-CB的信息化管理体系, 构建了集团内部与银行间的信息互联网络, 提高了资金集中管理的效率。该模式的有效运营使得中化集团在经营规模逐年扩大的情况下, 存量货币资金和短期借款却逐年减少。按照可比口径, 货币资金占短期借款的比率从1999年的45%逐步降至2007年的27%, 即资金闲置比率降低了40%。短期借款占经营规模的比率也从1999年的10%降至2007年的6%, 资金利用效率大大提高。

2.外汇集中管理:跨国公司外汇资金集中管理的青岛模式

自2004年年国家外汇管理局批准海尔集团实行外汇资金集中管理试点以来, 青岛市已有5家大型企业集团 (海尔集团、海信集团、新华锦集团、中远青岛中心、中国外运有限公司山东分公司、中远集团) 陆续获批实行了外汇资金集中管理。由于各个企业的具体情况不同, 青岛外汇局采取了“一企一策”的政策, 分别为不同类型的企业设计了外汇资金集中管理方案, 形成了“集中管理+境外放款”、“集中管理+内部结售汇”、“集中管理+外币委托贷款”和“集中管理+内部资金调剂”4种具体模式, 被统称为“青岛模式”。

三、当前我国外贸集团资金管理的现状分析

(一) 资金账户分散, 短缺与闲置并存

由于历史原因, 目前大多数外贸企业集团的各成员公司均分别开设了银行账户, 集团资金分散存放在不同商业银行几十个或几百个的结算账户上, 导致在途数量极大, 却较分散。其次, 集团内各成员公司的资金盈缺不平衡, 呈现存贷两高、银行财务费用支出较高的态势。有的成员公司中经济效益好, 且资金运作适当, 货币资产十分充裕, 不少资金躺在企业账户里“沉睡”;而有的成员企业可能处于业绩增长的瓶颈期, 资金比较紧张, 正急需资金“充饥”, 却不得不向银行贷款。在资金的融通方面, 前者更易得到贷款或其他形式的融资, 后者则由于实力较弱, 银行等金融机构不愿意贷出资金, 这就产生了负向循环, 资金无法向最需要的方向流动, 资金的边际利用效率因此降低。

(二) 数据共享性差, 不能有效监管

目前, 外贸集团各成员公司正处于使用不同的财务信息化软件向目标统一的财务信息系统过渡阶段, 各成员公司各自负责自己的财务核算与资金管理, 数据共享缺乏及时性和有效性。此外, 由于对成员公司的资金质量及其运行状况实施有效的及时的监管尚缺乏有效手段, 当前外贸集团较难从整体发展的战略高度来统一安排投资和融资活动, 这很容易导致成员公司资金体外循环和资金管理风险与收益配比失控。缺乏一体化的财务管理, 不但阻滞了集团资源的合理配置和要素的优化组合, 也使得维系集团的资金纽带松弛, 更削弱了集团的整体优势和综合能力。

(三) 实施资金集中管理尚存在的瓶颈

实行资金集中管理不但有助于降低集团资金交易总成本, 还能减少由于信息不对称带来的逆向选择和道德风险等问题。但是要实现集中管理仍存在瓶颈问题, 首先, 集中管理本身也可能为企业的资金运作带来一定的风险, 特别是利用资金运作规避风险时, 很难保证资金的安全性;其次, 资金集中管理的其中一个重要环节是把成员单位的资金上划到集团, 必然会影响到一部分成员企业的利益, 如某些成员单位不按照要求收拢资金, 形成资金体外循环, 可能对资金集中管理形成抵制;再次, 一直以来各成员企业有自己的银行账户, 通过多年的积累已经形成了较好的银企关系, 甚至获得一些优惠政策, 一旦取消账户, 这些关系和政策就等于全部放弃, 重新建立又需要一个过程, 故在建立功能完善、保障健全的管理模式之前, 资金集中管理需慎重。

四、外贸集团公司资金集中管理模式的优化

(一) 外贸企业集团资金运作管理制度优化的原则

1.资金运作以主营业务为本

集团的主营业务是进出口贸易, 这也是集团的持续生存之道, 因此资金的集中运作仍应当以为成员公司提供进出口担保和主营业务有关的货币资金融资为主, 综合运用各种融资工具, 保证集团的经营战略目标的实现, 保证各成员企业的经营业绩与资金运用相匹配。即便是处于保值增值考虑的资金运作, 也应在谨慎、充分分析资金风险的情况下进行。特别对于风险不对等、潜在风险大于可能收益的资金运作将慎之又慎, 尽最大可能降低资金风险, 以保障集团主营业务的资金安全为根本原则。

2.强化风险管理, 保证风险可控

在资金管理与运作的过程中, 存在着各种各样的风险。例如流动性风险、汇兑风险、投资风险等。这些风险将很大程度上影响集团的资金安全和日常经营活动。因此, 强化资金管理体系中的风险管理, 保证风险可控, 是资金管理的最重要原则之一。集团在实施资金集中管理时, 应以两个遵循为出发点, 即遵循国家法律法规和国资委等监管部门的各类规定、遵循资本市场监管规定及公司对股东的承诺, 适应复杂多变的经济与经营环境, 建立资金集中管理的内控流程, 有效管控各类现实和潜在风险, 将风险降低到最小程度。

3.利益共享, 实现整体效益最大化

目前, 相当部分的外贸企业集团公司的资金管理和运作处于分而治之的状态, 各成员公司之间、成员公司与母公司之间的资金运作与经济效益脱节, 资金的分布结构不利于集团的整体发展。统一资金管理运作模式, 就是要将实现集团战略发展目标摆在第一位, 在实现集团公司整体利益最大化的前提下, 充分发挥各成员企业的积极性和能动作用。集团将对资金集中管理实现的效益按照共享模式进行分配, 以提高各成员企业资金集中管理的主动性和效益性。

4.增强与银行博弈谈判能力

资金集中管理的重要目的之一就是降低企业对于银行等外部金融机构的依赖性, 因此应当改善资金集中管理与分配现状, 增加资金流动性, 增加集团整体资金规模和投融资平台的整体效益, 以增加与外部金融机构的博弈能力, 增加谈判筹码, 增强企业在外部融资谈判的主动性, 充分降低银行授信和贷款利率水平, 从而综合有效降低集团企业的整体融资成本。

(二) 优化外贸集团公司资金集中管理模式的具体对策

1.搭建金融运作平台, 促进集团综合发展

当前许多大企业集团均已积极探索利用金融机构的中介职能, 建立新的资金集中管理模式, 实践证明, 这个手段是有效而且是切实可行的。外贸集团亦可以通过业务合作或设立机构的方式, 搭建非银行金融运作平台, 将业务界面向外推移, 激活企业与资本市场之间的资金融通, 并获取原本属于金融机构的利益, 进而做强现有传统外贸的产业链。在我国非银行金融机构包括4类:信托投资公司、证券公司、企业集团财务公司和金融租赁公司。在资本市场上这些非银行金融机构能够实现良好的补充, 起到降低集团资金渠道单一性风险, 维护集团整体经营及资金安全的作用。

2.循序渐进, 稳步推进资金集中管理

资金集中管理能够很好的解决之前提到的集团资金分配不均、资金利用效率低下的问题, 但是现阶段集团公司的实际情况是账目管理较为分散, 很难在短时间内将各个单元的资金管理有效整合。此外, 在资金管理机制的专业化程度较为有限, 且在并未设立资金运作的专门金融平台的前提下, 资金集中运作的投资收益难以得到充分的保障。因此, 当前应循序渐进, 先建立分权式资金管理模式, 赋予成员公司在资金运作与管理方面一定程度的自由度, 逐步将融投资的规模、渠道及负债比率等的控制权收归集团财务部门加以控制, 并设立有效的投资监管机制, 对集中管理的资金运作加以控制与监督, 即先建立一种半集中的资金管理模式, 在资金的实际运用方面增加管理弹性, 以达到经济效益最大化的目的。在这一期间, 集团及各成员公司要积极探索适应于集团自身情况的资金管理模式, 降低融资成本, 加强资金运作的风险控制与监管机制, 待金融平台发展成型、信息化建设构建完成、集团顺利渡过财务管理模式改革过渡期之后, 全面推行资金的集中化管理。

3.利用银行总分账户体系, 解决资金集中与账户分散问题

在实施资金集中管理前, 通过银行总分账户体系解决账户分散问题。总分账户体系是指集团公司借助商业银行分账户的功能, 以总分账户的方式, 实现成员企业资金收付全部通过内部财务公司或结算中心结算平台集中办理。总账户是指集团在银行开立的银行结算账户, 作为资金归集的总账户, 总账户为实体账户, 由内部财务公司或结算中心办理相关手续。分账户是集团公司各成员单位在银行开立的分账户, 分账户不完全具备实体账户的功能与用途, 仅体现为总账户收付款的渠道。在实际的资金运作中, 形成集团公司“资金池”, 成员企业的资金支付, 按照批复的资金预算, 通过集团公司资金集中管理信息网络系统, 由内部财务公司或结算中心从银行总账户, 以企业的名称通过企业的商业银行分账户直接办理。

4.以信息化建设为契机, 提升集团资金管理水平

为适应外贸企业集团的资金管理需要, 有效提高资金管理的效率和效果, 必须有效提高资金管理信息化水平。应当借鉴成功企业的运作模式, 通过建立信息系统等信息化管理手段, 对内通过整合信息平台, 使集团系统的资金集中管理模式进一步加强, 使各成员公司的日常业务信息反映更加及时准确, 为管理层的决策提供强有力的数据支持;对外则与银行清算系统进行数据交换, 使得来自银行系统的收款提示信息与企业应收账款匹配, 实现对资金统一调配、统一信贷、统一监管, 对大额资金进行重点监控, 降低财务成本和资金风险, 最终实现整体效率最大化。

5.健全预算管理机制, 强化资金预算管理

在规划的整个解决方案中, 重点突出“资金体系+资金计划+资金监控”三方面的集中管理手段强化集团的管理控制力度:首先, 建立健全资金管理体系和制度。在分级管理模式或集中管理模式下, 运用科学的管理方法和有效的风险防范措施, 形成事前预测、事中控制、事后反馈的管理控制体系, 实现对集团资金的全面管理。其次, 制定及时、缜密的资金收支计划。最后, 严格控制现金的流入和流出, 对经营活动、投资活动和筹资活动产生的现金流量要进行严格管理, 控制资金风险。

参考文献

[1]王迅.海尔模式——全球外汇资金集中管理+境外放款[J].中国外汇, 2009 (23) .

[2]王玉江.集团公司资金集中管理[J].时代金融, 2010 (1)

[3]郭震峰.企业集团资金集中管理的发展综述[J].现代经济信息, 2009 (24) .

公司外贸部管理制度 篇3

摘要：本人结合在货代公司的工作经历，运用本专业所学的国际贸易和国际经济的基本理论知识，针对在国际金融危机的影响下，国际市场竞争日趋激烈的势态，在收集整理外贸公司与货代公司业务往来中的问题的基础上，对这些问题进行了研究和分析。

关键词：国际贸易外贸公司国际货代企业海运单证DOC

1 概述

大学的第三个学年开始了，跟以往学年不同的是，笔者在这个学年开始了顶岗实习。在宁波荣洋船务有限公司的操作部实习。经过在操作部的海运单证DOC这一实习岗位上的锻炼使笔者受益匪浅。顶岗实习是将自己的理想转化为实际的一种方法。一个学期的顶岗实习，一晃快结束了，却让笔者从中领悟到了许多东西，而这些东西将让其终身受用。顶岗实习加深了笔者对社会各阶层人的了解，拉近了笔者与社会的距离，也让笔者自己在顶岗实习中开拓了视野，增长了才干，进一步明确了作为一名大学生的成才之路与肩负的历史使命。社会才是学习和受教育的大课堂。在那片广阔的天地里，我们的人生价值将真正得到体现，我们要珍惜每一次的锻炼机会，让自己的人生无憾。一片叶子属于一个季节，年轻的莘莘学子，绚丽的青春年华，谁说我们意气风发，年少轻狂，经受不住暴雨的洗礼？谁说象牙塔里我们两耳不闻窗外事，一心只读圣贤书？在大学的最后一个学年，播撒希望，同时拥抱丰收，就如新世纪的第一道曙光，为笔者的顶岗实习留下了光辉灿烂的一笔，书写了一份满意的答卷。

2 宁波荣洋船务有限公司概况

宁波荣洋船务有限公司是一家经外经贸委和交通部批准成立的国际货运代理公司。公司开展海运拼箱、整箱、空运、海运联运、内陆收货、进出口通关等服务。自成立以来，以其庞大的公司规模、雄厚的实力、丰富的实践经验和完善的计算机网络管理，公司已和欧美、东南亚及中东等国外代理公司建立业务往来。近年来公司不断扩展业务的同时，还致力于国内物流事业，投入大量资金建设物流输送体系，先后开展海运集装箱，陆路长途运输，市内仓储配送等业务。日趋完善的服务为您提供订舱、提单修改与确认、货物跟踪、账务处理、退单查询等相关服务，让您真正体验现代化无纸化操作。依托代理网络的雄厚实力，公司可提供预、到付运费的物流业务和整箱、拼箱、散货运输服务。并能提供一站式的门对门服务。该公司拥有一批受过严格培训，经验丰富的的专员为您提供专业的大件货物操作方案，能为您提供运输、吊装、就位和调试等全方位配套服务。

3 货代与外贸之间的关系

3.1 国际贸易的概念 国际贸易（International Trade）是指不同国家（和/或地区）之间的商品和劳务的交换活动。国际贸易是商品和劳务的国际转移。国际贸易也叫世界贸易。国际贸易由进口贸易（Import Trade）和出口贸易(Export Trade)两部分组成，故有时也称为进出口贸易。

3.2 运价的变化影响贸易商品的价格 在国际贸易中，商品的运价通常包含在商品价格之内，它在商品价格中通常占10%的比例，在部分商品所占比例高达30%～40%。商品的生产成本及运价受市场供求关系的影响会有一定幅度的波动。商品运价随着商品的物质形态一起进入国际市场中交换。在国贸活动中，商品运价的波动也会在一定程度上对商品价格产生影响。

3.3 外贸公司的概念 外贸公司是有对外贸易经营资格的贸易公司，它的业务往来重点在国外，通过市场的调研，把国外商品进口到国内来销售，或者收购国内商品销售到国外，从中赚取差价。还有，做一些目前没有进出口权单位的进出口代理，收取代理费。这一系列贸易活动首先是要在有进出口权的前提下才能进行，整个过程中要通过的环节一般是海关、商检、银行、保险、商会、政府主管部门等。

3.4 国际货代企业的概念 国际货代企业作为代理人从事国际货运代理业务，是指国际货运代理企业接受进出货物收货人、发货人或其代理人的委托，以委托人或自己的名义办理有关业务，收取代理费或佣金的行为。

4 海运单证DOC(Document Charge)职责

海运单证DOC(Document Charges)这个岗位的主要职责就是膳制和发送提单样本给外贸公司并催促其最晚在预定开航日期前一天回传完整、正确的提单确认。在预定开航日期后查询船公司网站，查看货物是否装船、启航。如果货物发生甩柜，等其他情况以致未装船或启航的，要及时了解具体情况再向外贸公司解释，安排下一航次或转船事宜。在外贸公司付款后，寄出正本提单。

5 外贸公司与货代公司业务往来中的问题

5.1 问题一 ①费用明细。货代公司的单证人员在膳制和发送提单样本给外贸公司并催促其回传提单确认件时，一般都会要求其在回传的确认件上标明“OK”字样，并且留底，以防发生纠纷。某外贸公司回传了提单确认件，货代公司的单证员也已经跟船公司确认了提单，而此时这家外贸公司却要求修改提单上的内容，如Consignee,Shipper等。此时货代公司的单证员就会拿出这家外贸公司之前回传的提单确认件，据理力争，让外贸公司承担相应的改单费用。因此，外贸公司在回传提单确认件前，要仔细确认外国经销商的抬头、地址等信息，确认无误后再回传。当然，货代公司的单证人员也会因为偶尔的疏忽造成去船公司改单的情况。那么相应的费用也会由货代公司承担。但是企业是依法设立，为满足社会需要并获取利益，从事商品生产、流通或服务性经营活动的经济组织。其首要目的就是盈利，对于货代公司来说亦是如此。但是改单费既是不可避免又是一笔数目较大的开支。②外贸公司应采取的对策。因此，货代公司的操作员就会把因改单而产生的费用分摊到订舱费、报关费、拖卡费、文件费等一系列费用明细中。企业经营活动的目的不仅仅是为了保本，利润是企业从事经营活动的主要目标，也是企业生存和发展的源泉。因此，企业在自定价格时还加上了目标利润。因此，外贸公司在拿到货代公司的费用确认单时要仔细比对，特别是在得知货代公司去船公司修改过提单且费用由货代公司承担的情况下。如果发现货代公司给出的费用明细不合理，会造成外贸公司的利润缩水，就应该及时与货代公司进行交涉。货代公司的操作就会给出一个看似合理的解释，然后把部分费用降下来，减少目标利润。

5.2 问题二 ①报关问题。圣诞节对于外贸公司来说是一个不可错失的商机，而在全球经济危机爆发后，这个商机对于外贸公司来说意义更是重大。九月中十月初是圣诞节相关商品出货的旺季。而这些圣诞节商品基本上都是外贸公司从义乌收购而来。而制造这些商品的厂家基本上都是小工厂，因此，经常发生货物名称、件数等与报关资料不相符的情况。某外贸公司的一批义乌小商品申报出口，在报关资料上的品名是毛绒玩具。货物在快装船前，海关要求开箱查验货物（海关认为必要时，可以依法对已经完成查验的货物进行查验）。里面不仅有毛绒玩具，还有其他的小商品，商品件数也与报关资料上不符。结果海关不放行，导致货物无法装船，只能要求货代公司再次报关，安排下一个航次。②外贸公司应采取的对策。外贸公司应该在货物出厂时就核对报关资料上的信息，看“件毛体”、品名等信息是否与报关资料以致。九月份是船公司的旺季，经常发生爆仓以致甩柜的情况。货物如果因为在被海关抽查中发现问题而无法装船，最后影响交货时间。那么蒙受最大损失的将是外贸公司。外贸公司不仅要再次支付一笔报关及其他费用，公司的信誉也会深受影响。

5.3 问题三 ①注意客户资料的保密。货代行业有这样一句“要想死得早，就去做货代”。这句话揭示了货代行业的艰辛。②外贸公司应采取的对策。货代公司的人员流动较频繁。当外贸公司第一次收购某家工厂的货物时，一定要特别叮嘱货代公司的单证员，切忌把外国经销商的信息泄露给工厂。而如果工厂掌握了国外经销商的信息并与之取得联系，工厂将跳过外贸公司这一环节，直接出货给外国经销商。这对外贸公司的打击可想而知。

6 总结

充分发挥宁波港口优势，加快国际航运业向现代国际航运物流业的转型发展，在布局重点发展的十大服务业中，现代物流业首当其冲。这表明，依托深水良港优势积极打造国际贸易物流中心，已经成为全市经济社会发展的中长期战略重点之一，建设支撑宁波物流产业发展的物流公共信息平台已是大势所趋，在这种背景下就要求宁波的中小企业降低自己的物流成本，实现物流信息化，而要促进这种发展就需要企业根据相关的政策扶持、港口资源、块状经济和高等教育等优势来进行发展。

参考文献：

[1]百福，徐小薇.进出口贸易实务教程（第五版）[M].上海人民出版社，2007.

[2]文亮，刘春朝主编.现代企业管理[M].中国矿业大学出版社，2006.

外贸公司管理规定 篇4

正和国际发展有限公司

管理制度（试行版）

总则

为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度。

一、公司全体员工必须遵守公司的各项规章制度和决定。

二、公司倡导集体思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情，一经发现，严肃处理，以至诉诸法律。

三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性，创造各种平台提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，不断壮大公司实力和提高经济效益。

四、公司提倡全体员工刻苦学习有关专业知识，努力为员工提供学习的机会，提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

六、公司实行“按劳分配”的薪酬制度，为员工提供收入和福利保证，随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。

七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。

八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究，乃至追求有关法律责任。

公司理念

勤勤恳恳做事、踏踏实实做人；

讲究团队合作、崇尚一专多能；

维护集体利益、发挥个人能量；

营造和谐氛围、促进全面发展。

办公管理制度

为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。1、2、3、4、5、个人使用物品做到归类整理，注意保管有关电脑软硬件； 个人文件资料要求做到清楚、条理、规范； 办公用品做到物尽其用，节约节俭； 办公室卫生做到日日清洁，每天清理办公室和个人垃圾； 随手关闭办公室电源、网络电源、饮水机电源等。

业务管理制度

1、业务文件签收后，应妥善保管，并及时发送。业务文件属于公司秘密文件，不得随意给外人传阅。

2、正式订单（指客人的正式订单）在收到当日，须由业务部分整理，并在第二日发送给财务部门核对，第三日下指令单到工厂；

3、已审核、已发送的文件由业务员按不同类别编号（如订单号、UK/CE、MENLADIESKIDS等）归档；

4、业务部门在指令单下到工厂后，须及时核对有关包装资料订购，并核对有关包装资料是否正确，告知有关箱规和毛净重；并及时就大货有关材料和包装资料，提供给客人确认；

5、业务部门严格控制工厂生产进度，如有问题，及时沟通和反馈；每周四上午十点必须发送生产进度管制表，经审核后，发送给客人确认；

6、业务部门须制订公司验货标准和程序，对每一个订单都必须在客人验货前进行抽箱、抽样检查，发现问题，立刻解决；

7、订单生产结束后，应及时将文件归档（电子版资料须最终整理成书面文字归档），并整理有关船头样；

8、所有样品管理由样品部门负责制单，并确认有关材料和进度；样品进度由各业务部门负责追踪，并反馈给样品部门；样品完成后，需经由样品部门检查，再分发给各业务部门寄送；样品部门做好有关样品整理和归档。

9、单证和财务部，要及时了解生产进度，提前做好有关商检、报关、订舱手续，并及时跟踪客人付款，以便及时安排工厂货款等；订单单价、包装费用、运输费用、码头费用等，要及时和业务部门核对。

10、各部门要及时沟通，做好有关交接工作，所有事宜应尽量采用邮件形式备忘。

会议制度

为加强部门沟通，特制订本制度。

1、各部门每周定期召开会议，讨论部门有关事务；

2、公司每周四（或周六）上午召开联席会议，由各部门经理参加，讨论公司

有关事务。

考勤制度

为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

1、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。

2、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为9:00-12:0013:30-17:30两个时段。

3、严格请假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。（每个月允许每个员工两个半天请假）

4、上班时间开始超过10分钟，记迟到；超过30分钟以上（未请假），按旷工半天论处。提前30分钟下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。（每个月允许每个员工迟到两次）

5、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发3天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣发5天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。

6、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工1天者，扣发3天的基本工资；每月累计旷工2天者，扣发5天的基本工资；每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资；每月累计旷工3天以上，扣发当月基本工资并予以辞退。

7、工作时间禁止上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。如有违反者，当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。

8、员工病假期间凭病假证明均发给基本工资。

9、经经理批准，下班后在公司继续加班到19:00，补贴10元；加班到22:00，补贴30元；节假日加班按照国家有关法律规定给予补贴。

保密制度

为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。

1、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。

2、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：

1、公司经营发展决策中的秘密事项；

2、人事决策中的秘密事项；

3、专有技术；

4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据；

5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；

6、产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本；

7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项；

3、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。

4、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出需携带须经理同意，并妥善保管。

5、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。

薪酬制度

公司实行按劳分配的薪酬制度，并根据个人对公司贡献给予必要奖励。

1、工资构成：基本工资+奖金，奖金根据个人表现，每个月连同工资一起发

放；

2、年终福利：每个员工领取第13个月基本工资；由部门经理对员工考核后，提出奖金意见，由公司审核并发放；部门经理由公司考核后，发放奖金；

3、其他福利：公司每年外出旅游1-2次，旅游费用由公司负责；如有带家属，公司酌情予以适当补助；

4、其他待遇按照有关国家劳动法规定。

差旅费管理制度

结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。

1、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。

2、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：交通费系指火车、汽车、飞机等费用；膳宿费系指膳食费及宿费；特别费系指因公支付邮电或招待费等。

3、差旅费标准：宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。

4、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。

5、市内外出工作无宿费补助（超过半天），伙食补助为午餐补助，标准为15元，交通费依票据实报（交通工具同第五条）。

外贸公司采购部规章制度-原创 篇5

1.工作时间 每天上午9点保证开始在线工作，工作时间内只能用 1个QQ（即工作QQ）上网谈工作业务，不准在网上闲聊，不准看电影玩游戏等，（每天下午6点为限，前提得完成手里面有工作）如有违反罚款30元/次。

2.作息时间 晚12点---早8.30休息时间要保持安静，不要打搅影响他人的正常生活，周末时段可适当延长。

3.未经批准不得留宿非本公司亲属人员，如有为违犯罚款200元，并承担一切后果。如有亲属来访需提前1周向公司申请。

4.晚11点必须回宿舍，否则发生意外事件，公司不承担任何义务和责任，所发生的一切后果自负。

5.采购部也采取轮休制度，即每周可休息一天，但要视具体业务情况决定休息时段，要向主管申请统筹安排。

6.员工辞职需要提前一个月做出书面请辞并说明原因，要保证不做任何损坏和伤害公司利益的行为，如有违反可视自动放弃本月工资和奖励，且公司不承担返程费用。

7.采购部争取实现员工3个月可探家一次，假期10天。超期一律按事假处理，如不向公司沟通去向，一律按旷工处理。如因公司业务原因或者自己主动放弃探家机会，公司奖励现金500元，于第二次3个月结束时发放。

8、所有办公，采购开支实行凭票报销的原则。

9、每月电话费用在50元内凭票据实报实销。原则上不准打的，公交车费凭票据

实报实销。除了有紧急事情，经过请示外，不允许打的.10.办公零星费用，凭票据记帐。票据应注明经手人姓名，应先行请示，经同意后支出。

11．每人每日生活费补助暂定为17元，今后会根据情况浮动。

12．正常返邢路途补助每人50元，来苏州补助30元。此补助在完成探家后在苏州领取，不实行预支方式。

13.保持个人生活自理卫生，要求每日保持床铺整洁，每月清洗床上用品一次，如有违反罚款每1人1次10元.如无违反，每月奖励每人50元.14.保持卫生间卫生，个人便后，要冲马桶.洗漱后保持洗手台的卫生，如有违反，罚款20元。

15.实行轮流小组做饭机制，并要求保持好厨房卫生做好交接。直到下组成员无异议接岗.16.爱护好房东和公司财务，如因个人失误造成损坏，要自行赔付。

17.本着工作绩效性原则，现实行初次下单提成0.4%二次下单1.2%

18.如果采购产品出现失误和重大问题，错发漏发产品所造成的损失，公司要对责任人进行惩罚，按实际损失比例的30%在当月工资中扣除。

19.对自己负责产品执行0.4%的提成，每月要完成一次更新，并对公司网站信息错误及时反馈。

20.对自己下到工厂的单子进行跟单(下单后第3天和交货期前3天)

苏州采购部—范立伟

外贸工厂与外贸公司的优劣势分析 篇6

对于很多做外贸的人来说,到底是进工厂还是进公司?总的来说,对于没有经验的人来说进工厂比较好,外贸公司基本就是给你提供一个平台,做好做差都是你自己的事情,同事之间往往也是不愿意交流,刚工作一是对产品不熟悉,而贸易公司又没有专业的人给你培训产品知识,往往是做了很长时间没有单子,而在工厂,有专业的技术人员,还可以很方便自己到车间了解产品;其二是刚毕业的时候谈判的技巧比较差,而贸易公司基本靠的就是这个,在工厂如果客户来访还可以邀请公司负责人技术人员等一通参与,自己充当翻译(但是千万不要将自己定位在一个写邮件的工具翻译的工具上面),在翻译的过程中可以学习如何和人谈判;

外贸公司比较适合有客户积累的业务员,通过提成提高收入,但是如果自己有客户积累就完全可以自己做了;第四现在的贸易公司如果不是基础很好,服务很好的话很难做好,因为这个时代信息很透明话,google客户就可以找到工厂,而工厂的价格技术相对都会有优势.哪类人适合在外贸公司做呢?有客户积累的,谈判技巧高的,产品很了解的,愿意吃苦的(有的客户会定很多的产品--由不同工厂生产,每样数量又不多,这样基本会找外贸公司的人来跟踪整个订单,他们才不想自己跟踪这么多工厂呢).外贸公司优劣势分析：

劣势：

1．越来越多的国际采购商倾向于直接向中国制造商采购，以取得价格优势；

2．国内厂家开发国外客户意识增强，很多工厂在同外贸公司合作的同时，逐渐开始自行开发。再加上国家政策上的调整，外贸出口权由原来的审批制改为登记制，工厂出口在国内逐渐成气候。

3．而我们自己没有工厂，价格上没有优势，和国内其他供应商的竞争力弱。

优势：

1．自己没有工厂的优势在于：全中国的工厂都是是我们的工厂，客户的需求往往是多样化个性化的，一般单个工厂往往难以满足客户的需求，我们的优势就在于能最大程度的整合国内工厂的优势，来实现客户的需要。

2．通过分析国际采购者的采购特点和工厂外贸的劣势分析我们的优势。

将国际采购商分为4大类：

a.在华设有采购部，雇用国内采购职员的跨国公司，这种公司一般直接向工厂采购，或者向很有实力的经销商采购。他们对中国非常了解，而且采购的产品倾向于成品。

b.在华无采购部，但是专人负责在华采购，这样的公司对中国市场非常了解或者较为了解，他们对在华采购有或多或少的经验，希望在中国买到质优价廉的产品。他们往往会货比三家，高的离谱的价格很可能会被淘汰。这样的采购商不一定会选中价格最低的那家采购，而是会拿着最低的价格去找他认为服务最好的供应商，希望他们接受价格。所以在给他们报价的时候，一定要给他们一个整体的形象，让他相信，你们提供不只是合适的价格，还有良好的品质和服务。

c.有在华采购愿望，但是经验不足的中小企业。这样的公司往往是当前情况下，外贸公司重点服务的对象。首先他们往往没有专人负责在华采购，不能投入太多的精力，客户的需求往往是多样化的，一个工厂的产品往往不能满足他们的需求，这就需要外贸公司担起整合国内工厂的重任，满足客人需求。

d.还没考虑过在华采购，也没有采购经验。这个开发的潜力好象比较小，但也不全是。我有好几个客户就是从来没有考虑过在中国采购的，收到我的推销信的时候，手头刚好有新项目，就顺便转给我看看，我们动作比较快的报了价格，寄样品，因为第一次合作很顺利，顺利程度远远超出他们的想象，就建立了贸易关系了。这一类型的客户，我自认为欧美澳洲等发达国家的可能性比较高些，相对来说，这些地区民风淳朴。

对于中小型贸易公司，bcd三类的客户都可能成为我们的客户。但对于B型客户，要特别主义价格优势，国内一些比较强的工厂及其他贸易公司都是你的竞争对象，对于C型客户，你可以大胆开发，提供优质服务，和他们建立相互信任的和谐关系。如有余力，则可以考虑开发第四累客户。这类客户的特点是对中国市场不了解，也无心去多找其他中国供应商比较价格，只要你的价格合理，客人就会接受，完全没有价格上的烦恼，但是，一定要提供最好的质量和服务，让你成为他们最可信赖的供应商。个人而言，我喜欢开发C、D型客户。

工厂外贸的劣势：

国内大部分工厂目前虽然都有直接出口倾向，并且拥有自己的外贸业务员，但是他们还是有很多劣势：

a.经验不足。很多外贸部都是新成立的，外贸业务员也都仅会英语的新手，经验不足，缺少外贸经验丰富的外贸领头人。

b.判断风险的能力差。当然，大家都是怕遇到诈骗之类的事情的，但相对工厂更怕，因为没有经验嘛，能拍板的人往往不会英语，会英语的人又往往不能拍板，这个烦琐的沟通过程阻碍工厂外贸路的顺畅。

c.投入少。工厂虽然想出口，但往往不敢/不愿意或者不知道如何投入。外贸是需要投入的。而如果没有投入，又怎么会有产出呢？

d.工厂产品单一，不能满足有些客人多样性的需求。

公司外贸部管理制度 篇7

一、代理进口业务可能出现的风险

(一)客户的资信风险

代理业务的风险实际上是起源于客户诚信风险,在与客户建立实质性贸易关系之前,一定要对客户的相关资信情况进行深入了解,知己知彼,百战不殆。通过对客户情况的调研,筛选资信好的合作伙伴,否则即使合同条款签订得再严密,也很难防范风险。在实际工作中,经常会出现实际进口的商品与向海关申报的商品不符的现象,这样出现的情况有很多原因,但最主要还是客户诚信的问题,这会对代理公司造成分类降级等不良影响,如经海关认定违法行为的,还要面对行政处罚。

(二)市场价格风险

代理进口的货物大部分是从国外采购的大宗商品,汇率、利率等经济指标小幅波动就可能造成大宗商品价格的大幅波动。虽然代理公司开立信用证前收到15%~20%的保证金,并且代理方采用押货方式让客户(委托方)带款提货,但当该商品市场行情暴跌、价格腰斩时,委托方就有可能放弃保证金,市场价销售货款仍不足补偿代理公司信用证项下余款,且委托方本身也无力支付余款,则代理公司有损失可能。例如:曾有一段期间钢材进口价格下跌幅度达到30~50%,有不少实力不强或信用不好的委托方由于无法承受巨额的市场跌价损失,于是选择放弃保证金,不履行合同。这时市场风险就转嫁到代理方。虽然按代理合同约定,该损失可以通过诉讼等途径解决,但实际上委托方能否补偿与其实力、信用等多种因素有关,这时代理方将有可能承担经济损失。

(三)合同条款设置风险

委托方通过代理公司对外签订进口合同、代理进口合同、仓库保管合同、第三方回购协议、质押协议等合同,协议的内容是否严密、合法、有效,在一定程度上决定代理公司是否能规避风险。以货物保管合同为例,在代理进口业务中,由于委托公司资金有限,并非会在货物进口时一次性付款提货,而是货物进仓后,在一定期限内分批提货,按每次付款的金额提取相应数量的货物,所以代理合同履行时间长,代理方控制货权的风险敞口较大,如合同条款不够严谨,则极易发生风险和损失。在代理进口业务的实际操作中,外贸公司应该严格按照代理合同约定的权利和义务范围行事,任何单据流转相关业务经办人必须按内部流程办理,任何单据事项的变更,相关业务经办人要留有书面文件(或电子邮件、或复印件),不能仅凭口头来确认。

(四)国家法律法规风险

外贸代理制的特殊性决定了外贸企业是对外的第一责任人,如果代理贸易业务触犯有关国家政策法律法规而被相关部门行政处罚,虽然经济上有委托公司负担,但是代理公司要承担第一经营主体责任,会受到经营分类降级等无形的行政处罚,正常的主营业务也会受到牵连。这些无形的损失很难向委托方提出索赔。

(五)非真实贸易背景的风险

在信息不对称的情况下,有的委托方将代理进口当做套利的手段,利用远期信用证和境外贴现方式与国外贷款利息的相差取得利差,利用人民币预期升值套取汇差,有的甚至提货单据、虚报进口货物等非真实贸易背景的代理进口业务还是存在的。这些虚假贸易一旦发生,代理方的货物和资金会双重失控,钱货两空,给代理方带来的风险是巨大的。

二、代理出口业务的风险防范策略

做任何贸易都有一定的风险,代理业务也一样。但仅仅因代理业务有这么多可能发生的风险,就放弃业务的发展机遇,无疑是因噎废食。笔者所在公司就是很好地运用了各种内部控制措施和风险管理方法,来规避代理进口业务可能发生的风险,做到事前能风险识别,事中能监控应对风险,事后能管理改进,具体风险防范策略如下:

(一)组建一支优秀的业务团队

代理业务有别与自营业务,需要在良好的公司内部组织体系环境下开展,组建一支即懂国际业务,又有丰富的单据操作能力,快速的反应能力和较强对外沟通能力的专业化团队代理进口面对的是不同于自己产品的其他商品,业务员如果不熟悉所进口商品相关知识和价格,必然会造成很被动和盲目。因此从事代理进口的业务员必须要通过自身学习不断提高业务素质,充分认识商品相关属性和价格,从而有助于提高对代理进口商品价格波动预期做出准确的判断,防范价格风险。

(二)加强相关国家财税、海关等政策的学习

通过学习了解国内外最新的海关、财政、税务、商检政策,提前应对可能发生的货物进口政策风险。例如:根据《中华人民共和国海关进出口货物征税管理办法》的相关规定,海关可以根据口岸通关和货物进出口的具体情况,在货物通关环节仅对申报内容作程序性审核,在货物放行后再进行申报价格、商品归类、原产地等是否真实、正确的实质性核查。纳税义务人或其代理人应在收到《价格质疑通知书》之日起5个工作日内,以书面形式提供相关资料或者其他证据,证明其申报价格真实准确。这样,代理进口双方必须做好相关单据、资料、电子数据的保存、保证所进货物真实性,积极主动配合海关做好申报价格核查工作。

财务部门审核代理合同结算条款时,明确代理手续费按进口报关单美元金额为基数一定比例收取;进口关税和增值税必须由委托方先支付给代理方,由代理方收到后支付给海关;国内运费由代理方先向货运方支付,而后在向委托方收取;所有税费和货款的结算由代理方向委托方以开出增值税专用发票的方式收取。(注:根据国家税务总局公告2016年第69号,纳税人代理进口按规定免征进口增值税的货物,其销售额不包括向委托方收取并代为支付的货款。向委托方收取并代为支付的款项,不得开具增值税专用发票,可以开具增值税普通发票。)

(三)建立科学严谨的代理进口业务操作流程

在签约环节,一定要先签订代理协议,收取足额开证保证金后方可开证。保证金的比例取决于商品的价格波动幅度、商品变现能力。若代理进口的商品价格波动幅度大,则收取的保证金比例应该较高,以防范价格大幅下跌的风险;通用的原材料物质,由于变现能力较强,所以收取的保证金比例可以相对低一些;若商品的专用性强,变现能力差,则收取的保证金比例应该较高,以预防商品变现时价格大打折扣而遭受损失。另外,进口合同以及信用证申请书等重要文件必须经委托公司盖章确认,所有合同不但要电子存档还要纸质存档。进口合同履行中重要条款需要与外商协调做出新的约定时,要征得委托公司的书面同意确认,并及时通知委托方。否则,当市场价格下跌,进口环节出现问题时,代理公司将陷入被动地位。

(四)重视《代理进口合同》签订,防范合同法律风险

合同是证明双方的贸易关系及确定双方责任、权利、义务、费用、风险的重要凭据。代理进口合同管理的关键在于签订前业务部门和职能部门应通力协商,尽可能做到代理合同签订内容全面不留死角,文字表达明确,内容严谨,按代理合同法律法规要求来防范风险,并由专业律师严苛把关。履行阶段要控制风险,出现争议后要运用恰当的沟通方式化解风险。

(五)重视新客户(委托方)的资信调查

资信调查是开展代理进口业务的关键,可以通过查询一些公共网站及时了解委托方资信。如:对主体信息查询可上国家工商总局“全国企业信用信息公示系统http://gsxt.saic.gov.cn/”;查询上市公司信息可上“http://www.cninfo.com.cn/”;查询委托方相关涉诉信息可上“http://www.court.gov.cn/zgcpwsw/”;查询委托方财产信息可上“中国土地市场网http://www.landchina.com/”,国家知识产权局专利检索系统http://www.sipo.gov.cn/zljs/,国家工商总局商标局中国商标网http://www.saic.gov.cn/ywbl/zxcx/sbcx/。代理方也可以直接向委托方索取和询问公司财务和经营情况,包括最近3年的审计和纳税情况报告。通过相关银行取得客户的征信评级信息,了解是否存在不良贷款记录和抵押情况等其他诚信情况。建立客户资信管理信息档案库,定期跟踪老客户的资信状况。对于老客户也要动态跟踪资信,不可因双方有多年良好的合作纪录而麻痹放松,盲目信任。忽略了对其经营状况、财务状况的动态跟踪了解,疏于必要的防范监督。

(六)建立代理进口商品资料信息档案库

代理公司应该对产品做深入详细的市场分析,业务员要熟悉货物的市场价格,通过现货和期货两大市场跟踪分析大宗商品的价格波动规律,同时要掌握其关联企业、上下游客户的经营和财务状况,多方面了解销售渠道。

(七)把控货物的所有权

首先,代理方应仔细甄选存货仓库,妥善签订仓储合同,在合同中明确规定仓储公司必须承诺在委托方付款提货时,只有收到代理方盖章签字的出库单,同时必须口头再次确认后方可提货。其二,入库单是货权的基本证明,必须紧抓不放。即使在某些特定的情况下无法立即取得正本仓单,但应尽可能从速取得,以免夜长梦多。缺乏仓库出据的正本入库单,仅凭仓单传真件,在出现问题时就容易引起争议。其三,不定期查库常备不懈。业务员必须经常性去查库核对,可以及时发现实物问题,以便采取措施,减少损失。

(八)转移风险措施

如房屋抵押、货物抵押、银行承兑汇票质押、第三方担保或回购,用哪种方法应视代理具体情况而商定。如用委托方的房产抵押时一定要到房地产交易中心办理相关手续,房产价值需要经评估,放贷额度控制在评估价六成以下较为稳妥,最好是办公房抵押,如果抵押的是民用商品房需要客户提供有其他住处的证明,因为万一需要法院执行时抵押人没有其他住处法院是很难执行的。如果采取第三担保最好签订连带担保责任,连带保证责任比一般保证责任作用更强,对第三担保公司的资信也需做核实,对担保文件的起草和公证需要专业律师陪同全程参与。

(九)引用“边走边看”的不完全契约理论——随机控制:“好状态时企业家控制,坏状况时资本家控制”

代理进口管理中的代理人好比是资本家,委托方好比是企业家。当委托方进口的货物销售价格非常好的时候,可以加大一定的风险敞口(资金额度),支持委托方的业务。反之,由代理人来控制进口数量,降低风险敞口,控制代理进口风险。

(十)引用“先知先觉”的完全契约理论——激励控制

由于对委托方监管的困难,为了减少委托方的道德风险,可以给委托方进行激励,目的是使委托方从自身效用最大化出发,自愿的或不得不选择与代理方标准或目标一致的行动。如:给予委托方外汇中间价格结算代理手续费;选择较低开证手续费的银行开证,从而节约委托方的费用;代理方对委托方提前提货付款给予利息奖励等激励控制办法来降低委托方的道德风险。

三、小结

综上所述,代理进口业务风险出现是多方面,纵横交错的。必须建立一个完整的风控体系应对可能出现的各种风险。一方面,公司管理层要时刻提高员工风险防范意识,充分发挥各级员工的集体智慧,从不同层面多角度来管理代理进口业务。另一方面,具体参与的部门要把代理业务当成自己业务来用心管理、用心操作。对委托方做到服务到位,感情到位,形成一种彼此互相信任互相依赖的贸易伙伴关系,代理进口业务风险发生的可能性也会降低。目前,在实际工作中从签订代理进口合同到代理方垫资货款回笼的每个环节都可能存在经营风险和资金风险,应多维度深入综合分析,同时运用上述多种风险防范措施来针对性解决代理进口的风险。

参考文献

[1]陈蘅.浅谈代理进口业务风险管理.国际市场,2014.4.

[2]凌东凯.进口代理业务的资金风险控制.国际财务财会,2012.2.

[3]齐春燕.浅析企业进出口代理业务的风险与防范混凝土世界,2010.5.

思变能让外贸公司有更大发展空间 篇8

【关键词】外贸公司；对外经济政策；经济市场

从事进出口贸易的各大中小企业，特别是没有实体的外贸公司，其作为外商与国内生产企业沟通的桥梁，角色之重要，责任也很重大，并承担相应的风险。当前外贸公司不能再简单地依靠参加各种商品交易会，如广交会、华交会，甚至是一些相应的国际相关产品的展览会去发现新市场，发展新客户。通过在各种展会上相互交换名片，对所展出的产品根据外商的要求机械地报出FOB价格，CNF价格或者CIF价格，这些都是作为外贸业务人员必备的一些基本知识和经验，诚然各外贸业务人员不仅要具备以上的外贸知识，还要不断积累业务所涉及的各种产品的综合知识，利于与外商的谈判。这些基本的外贸业务谈判技巧只是作为外贸公司现行业务正常进行的一种方式，市场竞争是千变万化的，不是所有外商都能根据这些业务的谈判方式就一定会下单确认合作的，不光光是价格的因素，即使报出了自认为很低的价格，但市场上仍然是会有更具竞争性的价格，外商也自然而然会不断进行选择，市场也会不断进行淘汰。所以说，当前外贸公司尤其中小型外贸公司更要学会思变，不能抱守一成不变的模式，否则终将会使业务不断萎缩，业绩不断下滑，公司的生存就会出现危机，更何谈继续发展呢？

一、要学会变化思路，学会经营模式的转变

这里所说的经营模式的转变不是传统意义上的公司经营模式，而是外贸业务上的操作方式的多样化。首先，作为外贸公司每年两次的广交会是否一定要参加，这就要根据各自公司的具体情况而定。本人从1992年大学毕业就在市级外贸公司工作，1993年开始就参加每年的春季广州交易会和秋季广州交易会，那个时候各个地方外贸公司刚刚开始逐渐脱离大的总公司和省级外贸公司，实行独立自营进出口，参加广交会是直接接触外商的绝好机会。也正是那年开始公司的外贸业务逐年提升，客户数量也不断增多，再加上国家对外贸企业的大力扶持和补贴，为鼓励外贸进出口业务的发展出台了多项有利外贸的政策，想想在我们这个还是外汇管制的国家，外贸业务在当时是多么的红火，2000年到2005年之间外贸公司开始不断地出现分合现象，加上国家对外贸业务的进一步放开，各种大小公司从事外贸业务与日剧增，也同时加剧了市场的竞争性，外贸业务不再像2005年之前那么得心应手。广交会成了很多公司只是在会场或会外与外商碰面聊聊市场出现的困顿局面，抑或吃顿礼节性的招待饭无非希望客户能继续合作或多下订单以完成公司每年下达的任务指标。但市场的变化和调整可不是个人所能控制的，很多在广交会参展的商品不再是新品，因为大家都怕被仿制，从而在价格上失去了优势，自然就会失去订单，失去市场的占有份额。考虑到参展成本的问题，很多外贸公司开始转战国外的展览会，因为参展一次国内的广交会的成本不亚于国际展会的成本，有些外贸公司开始在这方面转变思路了，重新发掘新渠道，抓住新机会，自然也会抢得一些先机。但就是这样也不可能坚持多久的优势，国内各外贸公司会纷纷都效仿通过出国参加国际展览会来争取订单，结识新客户。在这样的情况下，很多香港和台湾的同行甚或是作为客户的他们也都感到了业务的难做，竞争的压力越来越大。所以参不参加广交会，是否一定要出国参加每年的国际展览会都是外贸公司应该综合考虑才能确定的，这从一定程度上来讲特别是针对没有实体的外贸公司来说尤为要根据自身实际情况仔细考虑的。毕竟经过这些年来积累了一些老客户资源，努力为自己的老客户开发一些新的产品和项目，支持自己的老客户在其市场上积极开拓，自然也会为自己的业务拓展增加更多的机会和机遇。

二、在巩固老客户的前提下，再发掘新客户

在巩固老客户的前提下，如何再发掘新客户呢？很多外贸公司都会遇到这个问题，于是乎除了参加交易会，甚或在互联网上诸如一些知名的网站宣传的可以通过加入会员而获取一些外商信息去认识，这些方法是否管用？当然本人觉得应该有些许的一些作用，但实际上收效并不是如大家所愿，也没有达到预期的目的，无非是增加了一些投入成本而并没有收到实质的效果而已。这个时候如果能静下心来仔细分析当前国际国内市场上的变化，实事求是地剖析自身发展存在的问题，积极转换思路是更好地开展自身业务工作和发现新业务的有效方法。作为外贸公司在接到外商的业务订单时，在程序上是要跟相应的生产企业签订购货合同，生产企业按照购货合同要求完成了产品的生产和包装，同时按要求送到指定的出货港口仓库，外贸公司一般会委托合适的货物代理公司在产品预计完成之前安排订舱并及时安排发运到外商指定的目的港及目的地，这样简单的程式只是一般外贸业务的基本操作过程。那关键就是订单的获得，也就是如何让外商能放心地签下合同，这就需要外贸公司积极地配合和争取，一种是可以与生产工厂直接或间接地各种合作方式，经常性地沟通与交流，因为大部分生产工厂是直接产品产出的，所有的产品的原料采购，产品的生产工艺，质检，包装等工序都是在生产工厂内进行的，外贸公司的业务人员经常适时地到相应工厂实地观摩，倾听，交流等，自然就会非常熟悉和了解相关的产品及生产工艺，积累产品知识，加上积极主动向生产工厂人员的虚心请教，可以增加相互的信任，而生产工厂面对众多的外贸公司时不时传递的询盘信息，以及接到不同外贸公司订单生产的要求，也可以发现一些新的市场信息，新的市场需求，在与外商洽谈中会更加主动而自信地回答外商的不同疑问，让外商感觉到相互合作的可靠与信任，那不失为一种开拓和巩固业务的方式。在我国现行经济体制尤其是外贸体制下，外贸公司特别是中小型外贸公司要学会与生产制造业保持紧密联系，让生产制造业主信赖和依靠，把自身的产品信息不断通过我们这样的外贸公司传递到国际市场上。同时，获得相应的信息反馈以提升制造业主自身产品的升级提高，外贸公司一定要在其中起到积极的推动作用，使得外商的基本要求得到满足，让外商在其市场上使用和销售产品得到稳定的保障，也让国内生产工厂能持续接到相应的订单生产，不断发展壮大，那自然作为其中的外贸公司会不断发展，空间也会更加大。

三、要学会利用一些商机

比如通过国际大公司在中国内地设立子公司，或者代表处等方式和渠道，因为一般国际大公司在国内的分支机构都会聘用那些有一定才干的中国人为其公司服务，而这些有才干的我们姑且称之为精英的，他们大都是在某一领域是比较突出的，比如是专业工程师，对所服务的国际大公司的产品有相当的专业产品知识，而且语言沟通是非常自如的，其实有相当多的人就是因为在国外有受过教育和培训，往往也就派往国内作为该大公司国内分支机构的市场部负责人等，他们很了解公司的运作程序，但在外贸环节上和外贸运作上他们并不是很专业，所以是更倾向于找到合适的外贸公司跟他们配合，希望这些外贸公司能很好地与他们指定的国内生产企业相互协作，把他们需要的产品通过他们信任的外贸公司，按照他们的要求完成产品的出口运输，一方面利用外贸公司的自营进出口权利可以进行产品的进出口；另一方面能积极配合制作单证保证产品的进出海关要求。同时，希望外贸公司能顺畅地对内对外及时沟通，保证每一笔业务进行的通顺。这其中就有很多环节是外贸公司能充分发挥作用的，首先要善于与这些国际大公司分支机构的负责人能沟通好，要让对方感觉到你的外贸经验和操作能力，最主要是让对方感觉不是只是为了得到业务机会，因为对方毕竟会面对有很多的合作者希望加入参与进来，他们会挑选合适的合作者来参与他们的外贸业务，那关键就要给对方一种信任，合作是长期的而不是暂时的，是更有利于对方的发展的，当然也要会表达出真实地意愿，合作是双赢的，而不是口头上说只是为一方谋利，这样会让对方也能更体会到实话实说，实事求是，实实在在地真诚合作，而无需过分地夸大其词，反而会让对方感觉到没有真正地诚意，要知道对方也是很有才干的精英分子，不可小觑他们。所以说在努力争取到对方的信任后，那便是一个很好的开始。这就需要我们外贸公司的从业人员运用良好的思维和谈吐，丰富的综合性外贸知识和积累的外贸经验积极地表现出来，一旦争取到了这个信任和合作机会，就要努力做好和维护好接下来要运作的外贸相应环节，保持及时沟通，与指定的相应生产商的沟通衔接，与指定的国外总公司相应负责人的沟通联系，要知道国际大公司派在其国内市场负责的人很多是牵线引荐，一旦得到这些负责的人的肯定，通过这些负责人向其总公司的举荐，那合作基本上是必然的了，接下来就要积极开展相关业务，努力认真执行外贸业务的每一步环节，这不仅让国际大公司对推荐的我们满意，也让推荐者也就是国际大公司在国内机构的负责人有面子，说明他的工作做到位了，得到总公司的认可了，同时与相应合作的国内工厂保持好联系，体现了作为中间不可缺少的我们外贸公司可以稳定地增加外贸业务，何尝不是为本公司外贸业务的发展又推进了一步呢。

四、总结

俗话说，万事开头难。但一旦开好了头，就等于公司发展前进了一大步。接下来就是要好好抓住这来之不易的机会，认真对待，不能松懈，因为市场竞争随时存在于我们周围，我们不仅要认真按要求处理每笔业务，还要学会改进方法，能提出一些新建议，而不是照本宣科似的机械地做着重复性的工作，这主要是指同一个产品不可能总是一成不变的状态。市场在不断变化，要满足市场的需求就要不断地进行产品的相应升级换代，或在材质上，或在结构上，也可以在工艺上，或是包装上等都会有不同的市场需求变化，目的就是要产品能在市场上保持功用性，广泛性，可接受性。而要拓展市场和业务，还要会针对不同产品及时提供可靠的货源，保证供货量和有竞争力的价格。当然不同市场可以有不同的价格，关键一定要多熟悉不同市场的要求，同一市场对不同产品的需求，不同市场对同一产品的需求，多了解，多专研，贯彻领会相关的政策，适时做相应的改变，这样就不会脱节，也不会停步不前，踏准节奏，时时跟上外贸车轮前进的步伐，随着市场的变化而变化，调整有序。

新形势下，外贸公司要适应新的变化，接受新的理念，强化自身的修养，提升自身的服务并提供优质服务，不断开拓思路，规范新的秩序，优化资源配置，加强紧密合作，及时沟通交流，相信一定会有更大发展空间。

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