建筑归档材料（共10篇）
2014-08-22施工技术
第一部分：开工前资料
1、中标通知书及施工许可证
2、施工合同
3、委托监理工程的监理合同
4、施工图审查批准书及施工图审查报告
5、质量监督登记书
6、质量监督交底要点及质量监督工作方案
7、岩土工程勘察报告
8、施工图会审记录
9、经监理(或业主)批准所施工组织设计或施工方案
10、开工报告
11、质量管理体系登记表
12、施工现场质量管理检查记录
13、技术交底记录
14、测量定位记录 第二部分：质量验收资料
1、地基验槽记录
2、基桩工程质量验收报告
3、地基处理工程质量验收报告
4、地基与基础分部工程质量验收报告
5、主体结构分部工程质量验收报告
6、特殊分部工程质量验收报告
7、线路敷设验收报告
8、地基与基础分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
9、主体结构分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
10、装饰装修分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
11、屋面分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
12、给水、排水及采暖分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
13、电气分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
14、智能分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
15、通风与空调分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
16、电梯分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录
17、单位工程及所含子单位工程质量竣工验收记录
18、室外工程的分部(子分部)、分项、检验批质量验收记录 第三部分：试验资料
1、水泥物理性能检验报告
2、砂、石检验报告
3、各强度等级混凝土配合比试验报告
4、混凝土试件强度统计表、评定表及试验报告
5、各强度等级砂浆配合比试验报告
6、砂浆试件强度统计表及试验报告
7、砖、石、砌块强度试验报告
8、钢材力学、弯曲性能检验报告及钢筋焊接接头拉伸、弯曲检验报告或钢筋机械连接接头检验报告
9、预应力筋、钢丝、钢绞线力学性能进场复验报告
10、桩基工程试验报告
11、钢结构工程试验报告
12、幕墙工程试验报告
13、防水材料试验报告
14、金属及塑料的外门、外窗检测报告(包括材料及三性)
15、外墙饰面砖的拉拔强度试验报告
16、建(构)筑物防雷装置验收检测报告
17、有特殊要求或设计要求的回填土密实度试验报告
18、质量验收规范规定的其他试验报告
19、地下室防水效果检查记录
20、有防水要求的地面蓄水试验记录
21、屋面淋水试验记录
22、抽气(风)道检查记录
23、节能、保温测试记录
24、管道、设备强度及严密性试验记录
25、系统清洗、灌水、通水、通球试验记录
26、照明全负荷试验记录
27、大型灯具牢固性试验记录
28、电气设备调试记录
29、电气工程接地、绝缘电阻测试记录
30、制冷、空调、管道的强度及严密性试验记录
31、制冷设备试运行调试记录
32、通风、空调系统试运行调试记录
33、风量、温度测试记录
34、电梯设备开箱检验记录
35、电梯负荷试验、安全装置检查记录
36、电梯接地、绝缘电阻测试记录
37、电梯试运行调试记录
38、智能建筑工程系统试运行记录
39、智能建筑工程系统功能测定及设备调试记录
40、单位(子单位)工程安全和功能检验所必须的其他测量、测试、检测、检验、试验、调试、试运行记录 第四部分：材料、产品、构配件等合格证资料
1、水泥出厂合格证(含28天补强报告)
2、砖、砌块出厂合格证
3、钢筋、预应力、钢丝、钢绞线、套筒出厂合格证
4、钢桩、混凝土预制桩、预应力管桩出厂合格证
5、钢结构工程构件及配件、材料出厂合格证
6、幕墙工程配件、材料出厂合格证
7、防水材料出厂合格证
8、金属及塑料门窗出厂合格证
9、焊条及焊剂出厂合格证
10、预制构件、预拌混凝土合格证
11、给排水与采暖工程材料出厂合格证
12、建筑电气工程材料、设备出厂合格证
13、通风与空调工程材料、设备出厂合格证
14、电梯工程设备出厂合格证
15、智能建筑工程材料、设备出厂合格证
16、施工要求的其他合格证 第五部分：施工过程资料
1、设计变更、洽商记录
2、工程测量、放线记录
3、预检、自检、互检、交接检记录
4、建(构)筑物沉降观测测量记录
5、新材料、新技术、新工艺施工记录
6、隐蔽工程验收记录
7、施工日志
8、混凝土开盘报告
9、混凝土施工记录
10、混凝土配合比计量抽查记录
11、工程质量事故报告单
12、工程质量事故及事故原因调查、处理记录
13、工程质量整改通知书
14、工程局部暂停施工通知书
15、工程质量整改情况报告及复工申请
16、工程复工通知书 第六部分：必要时应增补的资料
1、勘察、设计、监理、施工(包括分包)单位的资质证明
2、建设、勘察、设计、监理、施工(包括分色)单位的变更、更换情况及原因
3、勘察、设计、监理单位执业人员的执业资格证明
4、施工(包括分包)单位现场管理售货员及各工种技术工人的上岗证明
5、经建设单位(业主)同意认可的监理规划或监理实施细则
6、见证单位派驻施工现场设计代表委托书或授权书
7、设计单位派驻施工现场设计代表委托书或授权书
8、其他 第七部分：竣工资料
1、施工单位工程竣工报告
2、监理单位工程竣工质量评价报告
3、勘察单位勘察文件及实施情况检查报告
4、设计单位设计文件及实施情况检查报告
5、建设工程质量竣工验收意见书或单位(子单位)工程质量竣工验收记录
6、竣工验收存在问题整改通知书
7、竣工验收存在问题整改验收意见书
8、工程的具备竣工验收条件的通知及重新组织竣工验收通知书
9、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录(质量保证资料审查记录)
10、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
11、单位(子单位)工程观感质量检查记录(观感质量评定表)
12、定向销售商品房或职工集资住宅的用户签收意见表
13、工程质量保修合同(书)
14、建设工程竣工验收报告(由建设单位填写)
15、竣工图(包括智能建筑分部)
建筑工程质量监督存档资料
1、建设工程质量监督登记书
2、施工图纸审查批准及建筑工程施工图审查报告
3、单位工程质量监督工作方案
4、建设工程质量监督交底会议通知书及交底要点
5、建设工程质量监督记录
6、建设工程质量管理体系登记表
7、施工现场质量管理检查记录
8、地基、基桩工程质量监督验收检查通知书
9、地基验槽记录及基桩工程质量验收报告
10、地基、基桩工程质量核查记录
11、设计单位出具(或认可)的地基处理措施及地基处理工程质量验收报告
12、地基与基础分部工程质量监督验收检查通知书及验收报告
13、地基与基础分部工程质量核查记录
14、主体结构分部工程质量监督验收检查通知书及验收报告
15、主体结构分部工程质量核查记录
16、特殊部分工程质量监督验收检查通知书及验收报告
17、线路敷设工程质量监督验收检查通知书及验收报告
18、钢材力学、弯曲性能检查报告及钢结构焊接接头拉伸、弯曲检验报告
19、预应力筋、钢丝、钢绞线力学性能进场复验报告
20、水泥物理性能检验报告
21、混凝土试件强度统计表、评定表试验报告
22、装配或预制构件结构性能检验合格证及施工接头、拼缝的混凝土承受施工满载、全部满载时试件强度试验报告
23、防水混凝土、喷射混凝土抗压、抗渗试验报告及锚杆抗拨力试验报告
24、地基处理工程中各类地基和各类复合地基施工完成后的地基强度(承载力)检验结果
25、桩基工程基桩试验报告
26、砂浆强度统计表及试件试验报告
27、砖、石、砌块强度检验报告
28、建筑工程材料有害物质及室内环境的检测报告
29、防水材料(包括止水带条和接缝密封材料)、保温隔热及密封材料的复验报告
30、金属及塑料外门、外窗复验报告(包括材料、风压性、气透性、水渗性)
31、外墙饰面砖的拉拔强度试验报告
32、各类电梯、自动扶梯、自动人行道安装工程的整机安装验收报告
33、各类设备安装工程的隐蔽验收、系统联动、系统调试及系统安装验收记录
34、混凝土楼面板厚度钻孔抽查记录
35、工程质量事故报告单
36、工程质量整改通知书及工程局部暂停施工通知书
37、工程质量复工意见书及工程质量复工通知书
38、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录(质量保证资料审查记录)
39、记录40、41、42、43、44、45、46、47、48、书)49、50、51、52、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查单位(子单位)工程观感质量检查记录(观感质量评定表)施工单位工程竣工报告 监理单位工程竣工质量评价报告 勘察单位勘察文件及实施情况检查报告 设计单位设计文件及实施情况检查报告 建设工程竣工验收报告 工程竣工验收监督检查通知书 质量保证资料核查记录
单位(子单位)工程质量竣工验收记录(工程质量竣工验收意见重新组织竣工验收通知书 工程竣工复验意见书
竣工验收存在问题整改通知书及存在问题整改验收意见书 工程质量保修合同
53、单位(子单位)工程质量监督报告 注：幕墙、钢结构及网架的整套资料存质监站
具体需要办的事情
1.收集、归档整理各开发项目前期证照，合同等各类资料
2.收集、归档整理各开发项目图纸、配套、预决算等各类资料 3.安排建设工程项目的图纸及资料的收发工作，收集各类技术书籍、杂志。
4.细化工作流程单据 资料员负责资料文件如：
一、工程项目文件材料归档审查的必要性
本人从事工程项目档案管理多年, 深感工程项目文件材料的齐全、完整、准确是项目档案的生命线。 (1) 文件材料收集不全, 将给日后档案的查找利用带来不便; (2) 编制的竣工图变更内容不在竣工图中准确标出或未重新编制竣工图, 竣工图的真实性和准确性就难以保证, 对今后的改造带来诸多隐患; (3) 相关单位和部门审查不严谨甚至不审查, 只是把项目文件材料一股脑儿移交到城建档案部门, 给项目档案管理造成极大的被动和麻烦。
纵观工程项目建设过程和特点, 项目建设单位、设计施工单位、监理单位都有各自的职责。按照国家有关规定, 参与项目建设的单位要明确分管领导和归口管理部门, 将档案工作纳入项目建设计划, 纳入工程质量检查内容, 纳入招投标协议、合同, 确保工程项目档案的完整、准确、安全和有效利用。项目建设单位要建立项目档案管理制度, 建立工程项目档案管理领导小组, 形成由建设、勘察、设计、施工、监理等单位组成的档案管理网络。建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应完成各自职责范围内的或合同规定的竣工文件的编制和项目文件的整理、组卷、归档工作。建设单位档案部门负责组织、协调、指导勘测、设计、施工、监理等单位编制项目竣工文件和项目文件的形成、积累、整理、组卷以及项目档案的保管和提供利用工作。由此可见, 项目档案的齐全、完整和准确, 主要取决于项目参建单位相关人员的业务水平和工作责任心, 只有项目建设单位、施工单位、监理单位等部门以高度的责任心严格把关, 才是确保工程项目档案齐全、完整和准确的最佳手段和控制措施。当然, 档案部门也要积极主动地参与和指导各相关单位文件材料的形成、积累、整理、组卷工作, 齐心协力做好项目档案工作。
二、工程项目文件材料的质量要求和归档条件
1.工程项目文件材料的质量要求为: (1) 归档的文件应为原件; (2) 工程项目文件材料的内容必须真实、准确, 与工程实际相符合; (3) 字迹清楚, 图样清晰, 图表整洁, 签字盖章手续完备; (4) 需永久、长期保存的文件不得使用易褪色的书写材料; (5) 所有竣工图均应加盖竣工图章; (6) 录音、录像文件应保证载体的有效性; (7) 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
2.工程项目文件材料的归档条件。勘察、设计、施工及监理单位应将本单位形成的工程项目文件材料整理、组卷、编目后, 向建设单位档案管理部门归档。归档的文件材料必须完整、成套、系统, 能够记述和反映工程建设活动的全过程;图物相符, 技术数据可靠, 签字手续完备;对有变更联系单的竣工图, 变更内容要在图中按竣工图更改标准进行标识, 要在竣工图中加盖有变更依据编号的印章, 使变更内容在图中清晰可见, 变更依据有处可查。归档的文件材料必须经过分类整理和组卷, 案卷符合档案管理要求, 具备下列条件: (1) 文字材料:纸张韧力大, 耐久性强, 不破损, 规格为A4幅面;去掉金属物, 合理分类排列, 编写页号, 规范装订, 编制卷内目录和备考表, 装盒, 填写案卷封面和脊背 (铅笔填写) 等。 (2) 图纸:图纸统一折叠成A4幅面, 图号露在右下角;合理分类排列, 编写页号, 规范装订、编制卷内目录和备考表, 装盒, 填写案卷封面和脊背 (铅笔填写) 等。
三、工程项目文件材料的归档审查
如前所述, 工程项目文件材料的归档审查是确保项目文件材料齐全、完整、准确和项目档案规范的重要手段, 要保证这一措施在实际工作中得以贯彻执行, 建设单位就必须做到: (1) 制定相关规章制度。明确文件编制单位、监理单位、项目建设单位和档案部门的工作职责。规定项目文件材料收集齐全后首先由竣工文件编制单位、监理部门、建设单位 (档案部门可参与) 对归档竣工文件的齐全、完整、准确情况进行审核, 确保竣工文件图纸准确、图物相符、变更内容在竣工图中标识等。建设单位档案部门则应对案卷的质量是否达到要求, 整理组卷是否合理, 是否遵循工程文件的自然形成规律和成套性, 卷内文件是否存在有机联系, 分类是否科学等内容进行审核。 (2) 建立工程项目竣工文件归档审查记录, 然后由文件材料形成单位进行整理、组卷, 建设单位档案部门审查案卷质量。 (3) 在所有内容审查合格、签署意见后, 由文件材料形成单位与项目建设单位对项目归档文件进行交接。
关键词：事业单位；档案归档材料；整理
作为档案的重要组成部分之一，文件资料需要经过收集、整理、归档和编号等步骤，而按照科学的方法将散乱不堪、需要进行整理的文件资料集合成有规律的单位，使之为事业单位提供备查依据的过程就是事业单位档案归档文件资料的整理工作。在事业单位中，大部分文件资料还未形成档案，也就是说，这一类文件资料并不能快速的被利用，可见，科学化的整理档案是提高事业单位整体工作效率的关键所在。
一、事业单位整理档案归档材料的意义
事业单位整理档案归档材料是一项专业技术性的工作，它能将杂乱的文件资料转为系统化材料。在进行整理时，应当按照规定的程序和科学的方式，并充分考虑材料的形成时间、类型、重要程度以及来源等不同特点进行分门别类，随后再进行编号与装订，使档案成为有序体系，能够便于使用者使用检索功能。这项工作使得散乱的文件变得有序化、规范化，使得档案系统脉络分明、条理清晰，能够凸显文件资料的核心成分，并最终能够被有效利用，实现文件资料的使用价值，因此，事业单位整理档案归档材料工作具有至关重要的意义。
另外，在归档与整理文件资料时，事业单位档案管理人员需要鉴定文件资料的价值，并对其是否具有真实性进行确认。与此同时，事业单位档案管理人员需要对档案部分的所有档案定期整理，整理的主要内容在于鉴定档案的保存价值，即按照保管年限的规定以及档案的历史价值、当前价值对现有档案的保存价值进行估量，若某档案仍然具有保存价值，则放置原位，若档案已丧失保存价值或已超出保管年限，则将其归在一处，经审批合格后再集中销毁，这样一来，档案部门留存的档案才能具有较高的质量。
二、事业单位整理档案归档材料的原则
1.做好档案整理工作。对于事业单位而言，无论是上级单位（或本级单位）发布的指示性文件，还是本级单位的编印的简报刊物定稿（或印本），从来源上看，都有密不可分的关系。故只有在保持文件来源关系的基础上，联系文件的形式、内容与时间，才能还原文件形成的过程、反映文件的 活动面貌、实现档案的价值。事业单位档案的形成是一项持久的过程，当中融入了很多前辈的心血，体现了他们的整理档案的劳动成果，因此，档案管理人员在进行档案整理时，应当尽量避免拆卷整理，以减少对前辈档案成果的破坏，可以对前辈的档案进行研究，借鉴其分类方式与检索工具，如果发现前辈有整理不当出现严重错误的地方，可以采用业务指导方式纠正。
2.以有利于保管和利用为前提。在进行档案的有序化管理工作时，应当以保障档案的安全以及有利于保管和利用为前提。当前很多事业单位已将档案的检索条目输入到了计算机中，极大地缩短了人工搜寻档案的的时间，并且在计算机技术的帮助下，档案信息能实现科学分类与管理，即使是分散在不同类目中的同一问题或事由的档案信息也能在短时间内检索出来，这不仅使得事业单位的档案管理工作更加简单化，还有利于成套利用事由单位的档案。
3.遵循文件的形成规律。事业单位档案主要产生于事业单位各项学习活动中，该档案真实地还原了事业单位日常活动的面貌。由于事业单位各部门间的内在联系十分紧密，故整理档案中的文件资料时应保持事业单位的整体性并遵循文件的形成规律，即要做到以下三点内容：其一，维护活动资料（如活动请示文件、正式会议文件等）的整体性，保证活动资料的齐全；其二，维护文件自身完整性，重视文件之间的内在联系，如请示文件必须与批复文件相连、文件的附件不可缺失等；其三，在分类和排列文件时，应保持文件资料间的自然顺序，如会议的通知、报告、决议顺序以及重要文件的初稿、讨论稿、修改稿顺序不可更换。
三、事业单位整理档案归档材料的程序
1.分类材料。对档案信息的物理形态进行排架、保管及存放是指档案的实体分类。实体分类的第一层是对国家档案的宏观分类，这一层能够为建立各类各级档案室以及规划国家档案室财贸系统提供重要依据。实体分类的第二层区分档案室的全宗，而第三层则是对全宗内档案进行分类，这一环节参考了全宗内档案的形式、内容、时间及来源等内容，建立了系统化的卷宗。
2.整理材料。事业单位进行材料整理的步骤是将归档文件资料在系统化的作用下形成保管单位以便日后查阅，资料的整理并不是一项孤立的工作，该工作与文书处理工作息息相关，只有密切协调这两项工作，才能保证档案管理工作的整体严密性。如请示文件下必有批复文件，征求意见文件下必有讨论文件、定稿文件；合同文件下必有附加文件。补充协议；计划与总结文件都应当相对应，缺一不可，整理完材料后应当将处理结果与归档材料密切结合，无论哪个环节出现疏漏，都将无法保证归档的完整，即无法保证档案能够得到充分利用。
3.编目材料。归档文件并编制引导目录就是编目工作。在整理案卷内文件时，首先应标注案卷封面项目，归档文件目录主要包括日期、题名、文号、责任者、页数、件号以及备注七项内容。此外，标志档号也属于编目的内容之一，档号包括页号（卷内每页文件的顺序号）、件号（卷内文件的顺序号）、保管期限、案卷号（案卷排列的顺序号）或卷盒号、类目名称、全宗号等（每个全宗的指定代码），是档案实体管理编号的总括。
四、结语
综上所述，在大数据高速发展的今天，强化事业单位档案管理是时代所趋。事业单位档案管理人员应当意识到开展档案管理是一项任重而道远的艰巨任务，在遵循归档材料整理相关原则的前提下系统化地整理材料，一方面，为信息使用者提供有效的备查依据，使档案归档材料能得到充分的利用，另一方面，上升事业单位档案管理工作的质量，以便为现代社会提供更好的服务。
参考文献
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[3]赵桂香. 浅谈事业单位档案的归档文件的整理[J]. 科技创新导报，2012，35：193.
[4]张杉杉. 对事业档案实施以“件”为单位归档的思考[J]. 黑龙江史志，2014，09：140.
根据《南京理工大学2008年院（系）共青团工作评估指标体系》（南理工团〔2008〕7号）文件要求，现将理学院团委归档材料规范制定如下，请团委各级学生组织遵照执行：
一、目录规范
凡理学院团委各级学生组织开展的各类活动，一、二级目录号按照《指标体系归类》，三级目录归档时由办公室统一制定。字迹清晰美观，手写打印皆可。
二、内容规范
各级学生组织在开展活动时要有规划性、整体性，要将同一活动作为一件材料归档，不得分散归档。必须按照《中国共青团南京理工大学理学院委员会工作行为规范（试行）》第五章工作程序及规范要求，上交计划、总结及活动新闻报道，并视活动情况将重要内容的纸质材料归档，活动照片不得加入文档中，挑选优质照片，分开单独打印，标注照片说明。
三、材料文档设置
所有归档材料打印稿一律采用A4纸，页边距设置为上3.7cm，下3cm，左2.8cm，右2.6cm。段前空2格。标题采用宋体3号，加粗，居中，副标题采用楷体小4号，加粗，居中。一级标题采用汉字一、二、三，黑体，小4号，加粗；二级标题采用
（一）（二）
（三），楷体，小4号，加粗；三级标题采用数字1.2.3.，宋体，小4号，加粗；正文采用宋体，小4号，1.5倍行距。
四、时间要求
各级学生组织在活动结束后一周内要及时将材料(资料的电子版和文字版（含计划、过程情况、总结、新闻宣传、经费情况、发票等）)整理后交主管部门主席审定后交办公室，办公室做最后审核。每学期末由办公室统一核定材料目录。
以上内容，由学院团委办公室负责解释。
一、党群工作形成的文件材料
(一)党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。
(二)党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。
(三)宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。
(四)职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。
(五)专业学会、协会，群众团体活动。
二、行政管理工作形成的文件材料
(一)企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。
(二)企业领导班子(包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同)构成及变更，企业内部机构及变更。
(三)企业领导班子的活动。
(四)综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。
(五)法律事务，纪检监察，公证工作。
(六)审计工作。
(七)职工教育与培训工作。
(八)医疗卫生工作。
(九)后勤福利，住房管理。
(十)公安保卫，综合治理．防范自然灾害。
三、经营管理工作形成的文件材料
(一)企业改革，经营战略决策。
(二)计划管理，责任制管理，各种统计报表．企业综合性统计分析。
(三)资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。
(四)属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。
(五)企业信用管理，形象宣传。
(六)商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。
(七)财务管理、资金管理，成本价格管理，会计管理。
(八)物资采购、保存、供应和流通。
(九)经营业务管理，服务质量管理。
(十)招投标项目管理。
四、生产技术管理工作形成的文件材料
(一)生产准备、生产组织、调度工作。
(二)质量管理，质量检测和质量控制工作。
(三)能源管理。
(四)企业管理现代化和信息化建设，科技管理。
(五)生产安全，消防工作，交通管理。
(六)环境保护、检测与控制。
(七)计量工作。
(八)标准化工作。
五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料
(一)产品的市场调研、立项论证、设计。
(二)产品的工艺、工装、试制、加工制造。
(三)产品的检验、包装。
(四)产品的销售与售后服务。
(五)产品鉴定、评优。
(六)产品质量事故分析及处理。
六、科学技术研究工作形成的文件材料
(一)科研项目的调研、申报立项。
(二)科研项目的研究、试验。
(三)科研项目的总结、鉴定。
(四)科研项目的报奖、推广应用。
七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料
(一)基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。
(二)基建项目和技术改造项目的设计。
(三)基建项目和技术改造项目的施工。
(四)基建项目和技术改造项目的监理。
(五)基建项目和技术改造项目的竣工和验收。
(六)基建项目和技术改造项目的评奖、创优。
(七)基建项目的使用、维修、改建、扩建。
(八)事故分析和处理。
八、设备仪器管理形成的文件材料
(一)购置设备、仪器的立项审批，购置合同。
(二)设备、仪器的开箱验收或接收资料和图纸。
(三)设备、仪器的安装调试。
(四)设备、仪器的使用、维护和改造、报废。
(五)事故分析和处理。
九、会计工作形成的文件材料
(一)会计凭证。
(二)会计账簿。
(三)财务报告及报表。
(四)其他文件材料。
文件归档要求
一、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。
二、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
三、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
四、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
五、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
六、各部门的专(兼)职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况．整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
一、统计资料：
1、呈报表
2、工作信息(期内新婚、出生、生育证发放、技术服务名单)、信息卡
4、已婚育龄妇女基本情况花名册
二、避孕药具资料：
1、药具领用发放登记本
2、药具人员花名册（新增的在后面补充）
3、避孕药具知情选择合同书（当年使用药具、上环、结扎人员）
4、居民自治协议（报生和新增妇女）
5、下发文件（含药具协议书、药具使用反应表格）
三、宣传工作资料
1、年度培训计划、教师花名册、人口学校每月培训记录
2、每期培训通知、教案、学员签到名单、试卷、评分表、培训小结（每月一次，分季度装订）
3、人口与计生黑板报宣传记录、计生宣传活动记录（婚育新风进万家活动）
四、计生协会工作本（网络图、一览表、工作制度、开展居民自治工作的决定、居民自治章程、年度工作目标、季度工作安排、理事会成员名册、计生协会员名册、帮扶计划对象表、会议记录、活动记录）
五、流动人口资料
1、花名册、AB面登记卡、婚育证明复印件、计生合同、居民自治合同、避孕节育知情合同
2、流动人口维权服务登记本
3、统计报表、环孕检名单（1月、5月、9月）
六、科技资料（每年85%以上的已婚育龄妇女参加妇检）
1、妇科检查名单（每季度末上报两份）
2、妇科检查个案（每季度末与妇科检查名单一起装订）
3、常住人口环孕检名单（1月、7月）
4、科技活动记录及小结等
5、计划内怀孕跟踪
6、术后随访表
七、登记本
1、计生领导小组会议记录
2、群众需求信息记录本
3、读报用报记录本
4、宣传品发放记录本
八、工作本
计生管理组织机构、计生领导小组分片情况、社区责任书、流动人口房屋租赁合同、年度工作计划、楼栋长名单、社区志愿者名单、人口计划摸底表、领取独生子女证情况登记表、人口死亡登记表、流出人员办证登记表、一览表、年度工作总结等 九、三服务”工作手册（办证、报生和服务等记录）
十、文件资料
1、计生工作制度
2、街道下发文件
3.新规定使人事档案内容更具真实性, 增强了人事档案的权威性。如四类有关学历学位的材料中, 不仅要将学习期间的学生登记表、成绩表、毕业生登记表及授予学位的材料放入人事档案, 还要求必须将禁抽取、撤换或销毁档案材料。而对违反纪律的工作人员, 新规定明确了处罚力度与方式, 态度坚决, 毫不留情。
二、笔者的几点认识
1. 干部人事档案还应吸纳更多的内容, 向纵深方向发展。
(1) 人事档案应该吸纳新的载体。随着科技的发展, 人事档案也该吸纳新的载体, 一些有价值的影像资料也该归档。影像资料以其独有的直观形象, 真实可靠的优势, 是呆板的纸质材料所无法比拟的。如博士、硕士论文答辩的现场录像光盘及照片, 真实准确地反映了当事人的学识修养及理论水平, 很有参考价值, 也对档案材料的真实性起了佐证作用。
(2) 应完善初高中时代的人事档案内容。而现今人事档案中初高中时代的材料只有“入团志愿书”和“高中毕业生登记表”, 这远远不能体现初高中生身心的发展情况, 更何况即使是这仅有的两份材料也往往是千篇一律, 被动应付的材料。初高中时代正处于青春发育期, 这个时期形成的世界观、人生观、价值观对一个人以后的发保险、失业保险、公积金等相关材料存入人事档案。甚至个人银行贷款的诚信度、有无不良记录等材料都可丰富人事档案的内容。
2. 适当开放部分档案内容。
由于历史原因, 人事档案由单位内部的组织、人事部门实行封闭式管理, 主要供领导或组织上使用, 档案当事人无权利用本人的档案, 公民在人事档案领域没有知情权。笔者认为这不利于档案的管理和发展, 不利于档案的完善与利用。如今欧美很多国家的档案开放率达到或者超过了60%, 美国的档案开放率高达90%[2]。相比之下, 中国的档案开放事业亟待发展, 可将档案当事人的履历情况, 工作学习情况, 工资收入、获奖及身体健康情况予以公开, 并在信息公开之前, 征得档案当事人的同意, 而涉及个人处分、社会关系及个人隐私的内容予以保密。人事档案信息公开的目的是推动人才市场的发展, 丰富人才信息, 促进人力资源的整合和开发, 为人事决策提供真实可靠的依据。
参考文献
[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 2004.
（2013年11月29日）
各位领导：
我校综合档案室于2010年7月成立，2011年6月份通过省一级档案管理验收。两年来，档案管理工作在县档案主管部门和县教育局档案室的正确领导和大力支持下，我校档案室认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》，着力抓好档案管理室基础设施建设和软件建设，强化档案工作的服务意识，充分发挥了档案信息资源的作用，使学校档案工作步入规范化、制度化、科学化、便捷化的管理轨道。现将我校档案工作汇报如下：
一、加强组织领导，建立管理机制。学校成立了档案管理领导小组，组长由党支部书记祁永贵同志担任，由办公室主任李德全同志具体分管档案管理工作，郭鸿亚同志任综合档案室专职管理员并指导全校各处室档案指导工作。学校领导多次开会研究档案管理工作，认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究制定进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排。综合档案室建立健全了《档案综合管理制度》、《档案保密制度》、《综合档案室库房制度》、《文件材料归档制度》、《档案利用制度》、《文件归档范围及保管期限》、《档案人员岗位责任制》等一系列规章制度，保障了档案工作有序、规范运转。保证了各项资料及时搜集、挑拣、分类、排序、编号、归档，保证档案工作的连续性。
二、完善档案设施，规范档案管理。
两年来，学校加大档案室建设投入，更换了防光性能更强的窗帘，对具有代表性的教师书画作品进行装裱和陈列，购买了整理档案必备的相册、数字章,加强档案室规范化建设，不断提高档案管理水平，努力做好以下方面的工作：一是在档案部门的指导下，相关文书档案均按照新的归档要求整理。截止目前，我校室藏各类档案4199卷,其中文书档案1959卷，会计档案436卷，基建档案11卷，教务档案616卷，政务档案464卷，荣誉档案470卷，照片档案15卷，设备档案38卷，教师业务档案190卷。二是严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用程序实施管理，档案入库前，对档案进行整理、保管分类、编号、保存价值和使用价值；档案入库时，按规定的分类库柜位置存放，计算机管理总目录协调一致，以便于清查、使用档案；档案入库后，切实加强对档案的管理，增强对档案的保管、保卫、保密工作，定期进行安全检查，发现问题及时整改；三是对档案室采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等预防工作。四是在原有的基础上续写了西宁市大通职业技术学校《全宗介绍》《组织沿革》、《大事记》，同时编写了《中等职业口语教程》。严格按规章办理借阅手续，填写档案借阅登记簿。对档案整理采取走出去请进来的方法，尽量做到科学、规范。
三、认清存在问题，理清工作思路。虽然我校档案管理工作做了一些工作，也取得了一定的成绩，但与档案工作业务规范化要求还有不少差距。如学籍档案在目录中没有标明专业，查找起来很不方便；学生就
关于转发中央组织部《关于印发<干部 人事档案材料收集归档规定>的通知》的通知
冀组通字〔2009〕34号
现将中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》（中组发[2009]12号）转发给你们，请结合工作实际，认真贯彻执行。
一、各级组织人事部门要认真学习中组部文件精神，加强对干部人事档案材料收集归档工作的指导和检查，抓紧完善各项工作制度，规范材料收集归档范围，严肃工作纪律，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。
二、各级干部人事档案材料形成部门，必须认真贯彻执行有关法律法规和组织人事工作的政策规定，规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。
三、各级干部人事档案管理部门要建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动收集干部人事档案材料。干部人事档案工作人员要严格按规定办事，认真履行职责，确保干部人事档案的真实可靠。
中共河北省委组织部 二○○九年九月二日 附：
中共中央组织部
关于印发《干部人事档案材料收集归档
规定》的通知
中组发〔2009〕12号
各省、自治区、直辖市党委组织部，各副省级城市党委组织部，中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门，新疆生产建设兵团党委组织部，解放军总政治部干部部，武警总部政治部，部分国有重要骨干企业党组(党委)，部分高等学校党委：
为了进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，更好地为干部人事工作服务，现将修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》印发给你们，请认真贯彻执行。
干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息。各级组织（人事）部门要根据修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，抓紧完善工作制度，规范材料收集归档范围，严肃工作纪律，确保干部人事档案的真实可靠。本通知下发前，已按我部有关规定归档的材料予以保留。
中共中央组织部 二○○九年七月十六日
干部人事档案材料收集归档规定
第一章 总 则
第一条 为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。
第二条 干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第四条 本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。
国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。
流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。
第二章 归档范围
第五条 履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第六条 自传材料：自传和属于自传性质的材料。
第七条 报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
第八条 考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
第九条 审计材料：经济责任审计结果报告。
第十条 学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
第十一条 培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。
第十二条 职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
第十三条 评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
第十四条 反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
第十五条 政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
第十六条 更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
第十七条 党、团组织建设工作中形成的材料：
(一)中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料；
(二)中国共产主义青年团入团志愿书；
(三)加入或退出民主党派的材料。
第十八条 表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
第十九条 涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
第二十条 招录、聘用材料：录(聘)用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
第二十一条 任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。
第二十二条 辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
第二十三条 工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
第二十四条 出国(境)材料：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
第二十五条 党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
第二十六条 健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
第二十七条 治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
第二十八条 干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
第二十九条 其他材料：毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
第三章 收集归档要求
第三十条 干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。
第三十一条 干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
第三十二条 干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
第三十三条 成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第三十四条 归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。
第三十五条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。
第三十六条 干部人事档案材料的载体使用16开型(长260毫米，宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
第三十七条 符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第四章 纪律和监督
第三十八条 各级组织（人事）部门应当加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。
第三十九条 在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：
(一)不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
(二)不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档。
(三)不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
(四)不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
(五)不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第四十条 对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
第五章 附 则
第四十一条 本规定由中共中央组织部负责解释。
一、个人材料收集整理的必要性
作为医院编制的补充, 非在编合同制医务人员人数虽少, 但他们遍及医院临床、护理、医技等多个岗位, 他们的存在为医院的医疗、教学、科研工作的蓬勃发展, 经济效益和社会效益的实现贡献了一份力量。不可否认, 他们已是医院发展建设队伍中不可或缺的一部分。例如我院, 2000年至今聘用的各类非在编合同制医务人员已达500余人, 其中护理人员401人, 占非在编合同制医务人员总数的80%, 占全院护理人员总数的41%, 她们服务在第一线, 与病患者及其家属零距离接触, 一定程度上她们就是医院的形象, 其工作的好坏直接影响到医院的进一步发展与建设。因此, 我们应该要规范和加强对非在编合同制医务人员个人材料的收集与管理, 从中总结出非在编合同制医务人员发展的规律, 更好地调动她们的积极性, 使之全力投入到医院的优质服务工作中去, 进一步提升医院的竞争力。
二、个人材料的管理措施
1. 明确归档范围, 从宏观上加强个人材料收集制度化建设。
个人材料的归档, 是管理非在编合同制医务人员个人档案的一个关键性的业务工作环节, 也是管理好非在编合同制医务人员个人档案的前提和基础。参照中共福建省委组织部制订的《关于印发〈干部人事档案材料分类目录〉的通知》的文件精神, 结合非在编合同制医务人员的实际情况, 制定个人材料归档范围。
同时要围绕档案收集的“纳新、及时、完整、统一”八字原则, 建立起严格的收集制度和畅通的收集渠道。经常积极主动地联系非在编合同制医务人员所在科室及其主管部门, 及时了解合同制人员的动态, 有计划地收集和补充个人材料, 以保证其内容的真实性、完整性、及时性。收集过程中尤其要注意接受反映非在编合同制人员工作能力、工作实绩、成就贡献的材料, 如民主评议、鉴定材料、年度考核等;反映其学识水平和智能结构的材料, 如培训结业、再教育等材料;反映其身体状况材料, 如体检报告单等。
2. 严格归档要求, 实施个人材料归档的规范化管理。
保证应该归档材料的数量和质量, 是管理好非在编合同制医务人员个人档案的重要条件。个人材料归档要求严格做到: (1) 材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确, 写明承办单位及时间; (2) 手续完备。凡规定应由科室、主管部门及人事部门审查盖章的, 须有负责人签字或组织盖章;凡须本人签字的, 必须有个人签名; (3) 档案材料须统一使用A4规格的办公用纸, 不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写等。对于不符合归档要求的材料要坚决予以退还, 并责成修改, 限期再归档。
鉴于非在编合同制医务人员的特殊性, 一般而言, 属单位内部形成的个人材料, 应当自完成之日起15日内移交人事部门管理, 比如各类考核表、审批表、登记表、科室鉴定等;属外单位形成的个人材料, 人事部门应当积极询问, 争取在6个月内收集到, 比如参加社会保险、医疗保险的凭证, 继续教育、外出培训结业的有关证书等。
3. 细化整理步骤, 从微观上加强个人材料的整理程序化建设。
(1) 组卷。非在编合同制医务人员宜采用以人为单位立卷, 一人一卷的组卷方法。
(2) 卷内材料排列。根据非在编合同制医务人员的实际情况, 以及其个人材料所反映的内容、形式和特征, 其个人材料一般可按以下顺序排列: (1) 各类履历材料, 如非在编合同制工作人员登记表; (2) 考核、鉴定材料, 如合同制人员培训期 (聘用) 考核审批表、年度考核、科室鉴定等; (3) 学历、职称材料, 如毕业证书复印件、执业执照复印件等; (4) 工作协议、劳动合同材料, 如联系工作协议、劳动合同等; (5) 加入党、团、工会材料, 如入党志愿书、申请书、转正申请书、工会会员登记表等; (6) 奖惩材料, 如评先选优的材料等; (7) 其他可供参考使用的材料, 包括体检报告单、身份证复印件等材料。
排列要求:从整体上说, 档案材料排列次序应有条理, 能保持材料之间的联系, 使类内的各材料成为一个有机整体。从个体来讲, 每份材料应有固定位置, 一个类内的材料脉络分明, 方便利用, 且便于及时补充新材料, 又不破坏原有的排列顺序。
排列方法:一是按档案材料形成时间先后由远及近排列。第 (1) 、 (2) 、 (3) 、 (4) 、 (6) 、 (7) 类均按此法排列;二是按材料内容 (问题) 的主次关系 (重要程度) 进行排列。第 (5) 类适用此法。首先, 应将入团、入党、加入民主党派、加入工会的材料分别排列;三是入团志愿书排在入团材料之前, 入党志愿书排在入党材料之前, 然后依次排列申请书、转正申请书、党 (团) 员登记表, 其他材料则按时间先后顺序依次排列。
(3) 案卷排列。一般而言, 非在编合同制医务人员案卷排列可采用大流水编号法, 即按合同制人员入院工作的先后顺序给定一个合同号 (具有唯一性) 作为一个全宗号, 依据全宗号的先后顺序依次将每个人的档案排列上架, 并以此编制非在编合同制医务人员合同号索引。
(4) 保管期限。非在编合同制医务人员辞职后, 其个人档案材料中属于干部人事档案范畴的相关材料, 转寄其学籍档案所在人才市场、人才服务中介机构或其生源所在地人事局保管, 其他的材料则继续保存三年, 三年后予以销毁。
4. 积极提供利用, 有效促进个人档案材料信息化建设。
将非在编合同制医务人员的纸质档案材料进行数字化加工, 形成电子档案资源库, 建立起非在编合同制医务人员信息数据库, 通过计算机对合同制人员的档案材料进行规范管理和安全保护, 以达到方便查阅利用的目的。
(1) 提供可支持建立信息数据库的计算机软、硬件平台, 确保电子档案材料能长期处于可用、可存取和可理解的状态, 能接收本单位对电子档案的有效访问和查询。
(2) 在积极主动地收集和补充合同制人员材料的基础上, 及时完善和更新信息数据库, 并做好安全备份工作, 以确保合同制人员档案材料的完整性和及时性, 便于提供利用的正确性。
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