oa办公系统工作流(共9篇)
1、采购付款:
员工申请→部门领导审批→副总经理审批→总经理审批→总裁审批→财务总监审批→出纳(金额2000以下的不需要总经理和总裁审批)员工提出付款申请后,可查询每一级领导审批情况。
员工有权查询本人此次提出的付款申请的支付情况、当月付款申请的支付情况和当年付款申请的支付情况。
申请采购付款的部门领导有权查询本部门的采购付款申请情况。
系统自动整理供应商的所有付款申请和付款记录,供物质供应部部长、财务部部长、财务总监和总经理以上管理人员查阅。
2、个人借款:
员工申请→部门领导审批→副总经理审批→总经理审批→总裁审批→财务总监审批→出纳(金额2000以下的不需要总经理审批)员工提出借款申请后,可查询每一级领导审批情况。
出纳付款后,系统自动从财务软件中导出付款记录,员工登录系统后,能查询已付款通知。借款申请记录自动生成,每天供财务部部长、财务总监和总经理以上领导查阅。付款记录,每天供财务部部长、财务总监和总经理以上领导查阅。
3、投标保证金申请:
技术部员工申请→部门领导审批→副总经理审批→总经理审批→总裁审批→财务部部长审批→出纳
部门领导人有权查询本部门员工投标保证金申请情况,总经理以上的高层管理人员有权查询投标保证金申请记录。
4、奖励和处罚
部门领导→副总经理审批→人力资源部审批→总经理审批→总裁审批→财务总监审批→工资核算会计(金额200以下的不需要总经理及总裁审批),奖励和处罚通知同时送达个人。
5、员工出勤统计:
人力资源部员工→人力资源部负责人→财务部核算工资会计
6、工资查询:
财务部核算工资,工资核算会计将工资表导入系统,员工可查询本人当月工资是否下发,当年工资具体金额,当月工资如何核算和具体金额。
部门领导和副总经理有权查询本部门员工工资情况。人力资源部有权查询除高层管理人员以外的员工工资,总经理以上级别有权查询所有员工工资,当月工资总计金额、当年每月工资总额和历年工资发放总额。
7、工资汇总
人力资源部申请开通和停发工资→系统自动获取数据,输出对应的工资表;
生产部和人力资源部负责核算工资的员工提供数据至系统→系统输出对应的工资表;
8、印章使用申请:
员工申请→财务总监→财务部印章管理人盖章 系统自动保存盖章记录,以便查阅
9、银行收到货款查询申请:
OA系统能自动从财务软件中导入货款回收数据
销售部员工申请→销售部负责人授权其查询对应客户的货款回收金额
10、开具发票:
销售部员工申请→部门领导审批→财务部部长→主管会计
员工可查询本人申请的发票开具情况。部门负责人可查询本部门员工的申请发票开具情况,财务总监、总经理以上级别领导可查询发票开具情况。
11、出车申请:
财务部员工申请→财务部部长或财务总监审批→办公室(用车管理部门)
12、请假申请
财务部员工请假申请→财务部部长审批→财务总监审批→人力资源部
13、出差申请:
财务部员工申请→财务部部长审批→财务总监审批
14、礼品使用申请:
员工申请→部门领导审批→副总经理审批→总经理审批→财务部部长审批→出纳
15、加班、休假申请:
员工申请→部门领导→财务总监→人力资源部
16、出入库单和发货清单:
物质供应部入库单、出库单和发货清单需通过管理系统,可直接递交至财务部,财务部员工有权查询出入库清单和发货清单。
17、资产管理
财务部有权查询仓库库存情况和固定资产清单。
18、财务报表
系统自动从财务软件中导出财务报表,财务部部长、财务总监、总经理以上级别的管理人员可以查询月度财务报表。
19、合同审批
系统能支持文件的上传,待审批的文件可上传至系统,需财务部审批的文件由财务部总监审批。
20、召集会议
财务部可通过OA系统召集会议,将会议内容上传至OA系统,供参会人员下载。
21、招聘申请
财务总监申请→人力资源部部长审核→总经理审核
22、辞职申请
财务部员工→财务部部长审批→财务总监审核→人力资源部部长审核→总经理审核
23、客户管理
财务部员工录入客户信息→系统自动能获取数据,记录客户付款信息,销售部部长、财务部部长、财务总监和总经理有权查阅
24、工作总结和计划
在传统的办公模式中,由于缺少重要的信息传递和工作流程环节,办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成,从而难以实现各个部门之间的高效协作。在日常的办公过程中,比较容易出现差错。在OA的办公模式下,校园政务的组织结构能够得到简化,各个部门在信息共享的基础上进行协作。
工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域,它是针对日常工作中具有独立程序的活动而提出的一个概念。提出的目的是通过将工作分解为定义良好的任务、角色,按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控,达到提高办事效率、降低工作成本、提高竞争力的目的。本文就是采用基于工作流的开发方法,来建设A校的校园OA系统。
1. 系统开发软件Lotus Domino/Notes工具
Lotus Domino/Notes是世界主流的校园级通讯、协同计算和Internet/Intranet平台,在办公自动化系统研究和建设以及校园信息系统集成方面处于领先地位。是美国Lotus公司(现为IBM子公司)于1989年推出的群组工作软件,它有通过计算机网络共享信息资源的功能。它不但作为文档数据库管理系统,能够高效率处理非结构化信息;而且作为群件平台,能够支持工作组成员跨越时空界限共享信息;还具有先进的邮件处理和通信机制,便于工作组成员之间的协同工作;并且融合了Internet和Web的标准,可以将Web浏览器作为Notes的客户机,从而实现与Internet的高效率连接。Lotus Notes/Domino是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件和群件平台。
2. 系统总体功能设计
经过需求分析、可行性研究和总体设计等几个步骤,按功能把系统划分为以下几个模块:公文管理、通用信息、个人办公、系统维护模块。系统的功能模块如图1所示。
3. 系统子模块的开发
3.1 公文管理子模块
公文管理系统是OA系统的核心部分,公文管理子系统由收文管理、发文管理、报告管理、文档管理等模块组成。由于办公自动化系统的需求存在不确定性,系统处理的文件类型繁多,审批流程的方式多变,以及流程和管理方式需要非常强大的灵活性,尤其对于流程设置的灵活性要求和角色定义的灵活性要求都是非常高。包括待办公文、文稿撰写,日程安排、待办事项、待办时定义。
3.2 收文处理子模块
收文处理是指送给关部门领导阅批的文件的处理过程。收文处理系统有以下需求:1)要求对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档。2)可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。3)对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。4)对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。
收文登记后的流转过程:1)部门负责人签署意见。一般来讲,收文由办公室人员登记。登记后如果你认为本文件还需要部门内其他人员审核(如办公室主任),选择带有部门主管签署意见的流程。2)领导批示。在部门负责人签署意见后,收文转给领导签署意见,签署完毕后转交承办部门。3)承办部门签收。承办部门在收到通知后,打开并查阅收文管理,可以自动进行签收。4)收文结束后的其它操作。在收文结束后,可以对收文进行归档操作,可以把现有收文归档到文档管理数据库中。可以查看收文概况,了解收文的过程。
3.3 发文处理子模块
发文处理是指以本校园名义发出去的文件的处理过程。用户可根据实际情况设置工作流程,以决定不同行文流向及处理过程。发文的流转过程:
(1)起草发文。作者应严格按公文制度来填写表单中的各个项目。填写完成后即可进入流转过程。(2)转部门内其他人员核稿。用户单击操作按钮“提请核稿”,系统将文件自动发送到指定的人员。(3)转部门负责人核稿。根据发文流程的定义,把发文转给本部门的负责人审核,并转相关部门负责人会签。(4)转分管领导审核部门负责人审核后,转分管领导进行审核。(5)单位领导签发单位领导审批完成后,可以直接签发公文,公文将自动把文件分发给主送部门、抄送部门。(6)发文成功后的其它操作。在发文成功后,可以对发文进行归档操作,可以把现有发文归档到文档管理数据库中。可以查看发文概况,了解发文的过程。可以下发文件,把当前的发文转给下属部门。
3.4 通用信息子模块
通用信息子系统包括:讨论中心、公用通讯录、公告通知、人员去向、来宾登记。讨论中心为用户提供了一个类似于INTERNET网BBS的功能。在本系统中,可以就某一事件或某一主题发表见解,也可以对别人发表的见解进行评议。公用通讯录用于记录校园的有关关系的通讯方法。公告通知用于向单位全体人员发送消息。人员去向信息库用于工作人员登记自己的去向和留言,方便联系和前台接待。来宾管理用于单位前台对来访宾客的记录和接待管理,在接待过程中可以查阅单位内部人员的去向和留言,方便接待来访的宾客。
3.5 个人办公子模块
个人办公子系统主要包括电子邮件、工作安排、出勤补签、个人通讯录、网上寻呼、Internet浏览,这些功能主要面对校园的教职员工。本系统在现阶段为所有用户提供了内部局域网上的电子邮件功能。工作计划模块用于员工在日常工作中对自己的工作进行安排,计算机会对工作安排进行协调,并监控工作完成情况,如果在到指定完成时间时尚未完成工作安排,计算机会自动发出催办信。出勤补签系统用于单位考勤的管理。当教职员工因故没有进行考勤登记时,需要在本系统中提出申请,经部门主管审批后生效。本系统也提供考勤接口,可以由单位指定的考勤人员对员工进行考勤登记。
3.6 系统维护子模块
系统维护子系统包括部门群组管理和关键字管理、用户口令修改三个功能模块。部门群组管理是系统管理员用来维护系统人员情况的信息库。系统管理员可以对部门群组进行设置,设置人员所在的部门,设置人员级别,设置分公司的信息以及人员通讯情况,这些信息将被用于系统的内部控制。关键字管理只能由系统管理员修改数据,其他人不能修改数据,只能引用数据。关键字管理是用于系统内部的一些数据控制,比如车辆名称、行政级别名称等等,系统管理员可以通过新建关键字来增加系统关键字,也可以修改关键字的内容。
4. 总结
本系统是一个基于Lotus Domino/Notes平台的通用办公自动化设计,是基于该群件平台的二次开发。在基于Lotus Domino的平台上进行办公自动化设计,充分利用Lotus的功能,能使整个开发过程收到事半功倍的效果。本文所阐述的系统简单、易用,实现了工作流的闭环流转,支持异地办公,具有强大的信息处理功能以及完善的安全机制。
参考文献
[1]邝孔武,王晓敏编著.信息系统分析与设计[M].北京:清华大学出版社,1999
[2]赵海,马殿富等.一种基于web的工作流系统的设计与实现[J].北京航空航天大学学报,2001,27(4)11-13.
近年来,协同OA市场一直保持着强劲的增长势头。在IBM、九思软件、点击科技等高端厂商的技术推动下,OA系统已在企业中大量普及。面对遍地开花的OA系统,作为企业信息化主导和IT主管的CIO(首席信息官)们选型困扰不断浮现。如何才能正确选购办公OA系统,从而更好更快地推进企业信息化建设,为企业未来高效的经营管理打下良好的基础呢?本文透析了OA系统的核心应用——工作流,希望在OA系统选型上,为CIO们提供帮助和借鉴! 对于OA系统来讲实现流程管理也就是实现工作流的畅通。工作流就像纵横交错的管道,构成一张严密的办公网络,连接起企业内个人、岗位、部门、事务。因此这张网络的顺畅与否,成为决定企业办公效率和执行力高低的重要因素,成为OA系统高低端定位的重要分水岭。 既然工作流如此重要,那么它是不是就会很繁琐呢?用户就不能很好地了解它的精髓以及驾驭它呢?比如说当企业组织架构发生变化时,企业是否就无能为力,只能等着OA厂商来帮助企业梳理流程呢?答案是否定的。对于好的OA厂商来讲,它们可以提供图形化的流程设计,企业可以自己修改和设计流程。 鉴于中国高端协同办公系统第一品牌的OA厂商九思软件,其工作流采用的就是纯B/S的图形化设计,我们以此为例:
九思软件在业内拥有最先进的工作流引擎,支持从设计、应用到维护的全程图形化,支持工作流作为引擎被其他模块和其他系统调用,支持条件分支、统计分析、表单数据源的外部化,支持多表单和嵌套子流程等。该技术不需要安装任何客户端控件或者客户端软件,支持通过纯WEB的方式拖拖拽拽实现流程的自定义,非常简单易用。 另外,其OA系统通过纯WEB在线编辑、word、excel导入的方式可以轻松实现表单的自定义。该技术的突破消除了普及工作流应用的最大障碍,方便业务部门而不是技术部门自己建设和管理流程表单,因此让客户容易轻松地成为系统的主人。 在内部数据关联上,比如“报销单”和“借款单”之间的数据关联:在填写“报销单”的时候,系统自动调出之前的“借款单”,提取借款金额,直接计算出报销的结余,无需出纳手工计算。另外如“费用单”和“预算单”之间的数据关联,“请假单”和“休假单”之间的数据关联等等…… 工作流是OA系统应用最重要的核心,做好工作流管理功能,可以帮助企业将OA系统的价值最大限度地发挥出来,所以工作流技术也将一直应该是OA厂商们研发的重中之重!
承元OA增强版应用范围
1、适合于对OA办公有深入应用需求的用户单位。
2、集OA办公和业务管理于一体的用户单位。
3、适合有功能扩展和定制开发需要的用户单位。
承元OA增强版主要功能
(红色部分是相对于承元OA标准版增加的功能)
一、通知公告
通知公告的起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索。
二、文件交换
部门与部门,部门与个人,个人与个人之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。(类似内部邮件系统功能)
三、信息发布
支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义,支持在线编辑和图文混排,支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。
四、公文收发文
适用于上下单位之间的公文收发,包括收文管理和发文管理。
五、个人办公
1、工作日记:日记录入、查询、上级的查询与批阅。
2、工作计划:周计划、月计划、年计划、周报、月报、年报,上级的查询与批阅。
3、个人日程安排与提醒。
4、任务管理:任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒。
5、私有通讯录和公有通讯录的管理。
6、短消息发送、接收、回复与提醒。
7、工作沟通单:实现内部工作的协调与沟通管理。
8、个人绩效考核
六、流程管理
流程管理的作用主要用于日常办公审批流程的处理,它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、发文、业务审批,内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办,部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括: 待办流程、在办流程、已办流程、流程跟踪与监控。
七、客户关系管理
客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料 企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点,是企业日常基础性工作。
八、资产管理(包含办公用品管理)
资产类别管理、资产采购管理、资产库存管理、资产领用管理、资产报废管理、库存台账、入库台账、个人领用台账、报废台账等。
办公用品入库、出库,办公用品申购、申领、审批,办公用品的修改、删除、查看详细、个人领用台账。
九、采购管理
物料管理、采购申请、采购分配、采购预付款、采购入库,采购付款、采购退货、其他费用结算、采购查询统计等。
十、财务审批管理
OA办公系统-承元OA增强版(www.chysoft.net)
员工的各项费用报销申请、费用报销理台账、借款申请、借款台账、还款申请,还款台账、其他款项支付、其他款项支付台账、工资支付、工资支付台账等。
十一、人力资源管理
包括人事档案管理、转正申请、离职申请、调动申请、辞退申请、人事合同新签、人事合同变更、人事合同终止、人事合同到期报警、人事合同台账、人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总等。
十二、行政事务管理
证照管理、用章申请、名片申请;
车辆管理:出车申请、出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理;
会议室管理:会议室的使用申请、查询、管理等。
十三、考勤管理
员工的上班签到、下班签退、请假申请、外出申请、出差申请、实时考勤管理、实时查询统计、考勤时间设置等。
十四、档案管理
包括卷库管理、案卷管理、档案管理、档案借阅、档案归还、档案统计、档案销毁。
十五、资料中心
资料分类的创建,资料的添加、修改、删除、共享、检索,相关系统的资料入库管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。
十六、考试管理
自定义的考试系统,包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分、试卷的查询和统计。
十七、网上调查
自定义网上调查内容和范围,网上调查的查询和统计。
十八、电子邮件
新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。(支持外部邮件的收发)
十九、网上论坛
可以自行设置分论坛和议题,为用户提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间,实现开放、平等、自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见。
二十、系统管理
包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。
承元OA增强版服务方式:
1、根据用户的个性化需求,提供不同程度的定制开发和功能扩展
2、一年免费远程技术支持服务
3、支持向平台版的平滑升级
随着技术的发展和使用人员的办公方式和习惯、管理思想和变化,对于 OA 很明确的定义也不断的变化着,在技术发展过程中的每一个阶段,也赋予给 OA 不同的内容和新的想象,而且,不同行业、不同层次的人员对 OA 的看法和理解也各有不同。
功能方面:广义而言,OA 应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者,便有不同的功能表现;
对于企业高层领导而言,OA 是决策支持系统(DSS)。OA 运用科学的数学模型,结合企业内部 / 外部的信息为条件,为企业领导提供决策参考和依据;
对于中层管理者而言: OA 是信息管理系统(IMS),OA 利用业务各环节提供的基础 “ 数据 ”,提炼出有用的管理 “ 信息 ”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;
对于普通员工而言: OA 是事务 / 业务处理系统。OA 为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快的工作。
协同 OA 解决方案协同之道
协同之道
泛微协同办公系统在统一的企业信息平台上实现了对公文,销售,人事,资产,客户,采购等方面的管理,它以消除企业内部的各类信息孤岛,实现企业各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的,创建了一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高企业管理水平和运营效率。
与一般的办公自动化系统相比,泛微的 “ 协同办公 ” 体现在以下几个方面:
1)超越传统 OA 的深化应用
不仅包含传统 OA 的所有内容,更在横向上进行了扩充,纵向上进行了深化,涉足企业经营管理的几乎所有的方面,应用完全集成,无需企业重复购置。
2)基于 WEB 的无需购置复杂的设施既可实现系统的运作。企业可以选择在局域网或广域网上架构办公平台,对于客户端来说,只需要一个浏览器便可。支持企业远程办公和不间断服务,从而改变了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,用户可
在任何时间,在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。
3)基于流程的建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系,并通过对企业现有流程进行重新整合实现企业的规范化和高效运作。以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转,并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新。
4)基于知识的适应知识经济时代对企业的知识创新和积累的要求,提供知识管理所需的完整的 IT 工具、知识存储库和知识交流场所,并提供基于知识的评估体系以支持企业对知识管理的分析和决策。
5)基于个性化的与企业信息门户结合的办公系统打开了一个通向企业资源的窗口。所有的企业资源都被整合在统一的平台上,并个性化地展示给不同的用户群组和个体,使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。
6)基于动态的强大的可定制性满足不同企业对办公自动化的不同需求。企业的组织结构、人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个企业,也会在发展过程中对各种因素作出调整,而系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境,企业无需二次开发即可以少许设置完成对系统的重定义以满足企业的状况。
7)基于严密安全控制的整个办公自动化环境不仅是一个灵活的、开放的环境,同时也是一个安全的控制。系统提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性,保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等。并支持多重级别、多个层次的安全性定义。
8)基于协同的泛微协同办公系统,其实现的协同是信息的协同和各部门 / 各人员之间工作的协同:
基于企业信息网状管理体系建立,所有的信息和应用在系统中都不是孤立,而是强相关联的,用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网,而无论信息的来源、结构和存储方式;实现了应用的集成化,例如人事管理、文档管理、资产管理等都是完全结合在一起的整体,这样用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作,而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换;实现了各部门 / 各人员之间的协同工作,跨部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。
OA 到底是管理什么?
在传统的认知和了解中,OA 仅仅是诸如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,库存管理,生产计划,器材需求,技术管理,质量管理,成本、财务计算、劳资、人事管理等,面向的用户群也知识机关办公室或企业的文秘部门,在今天,OA 具有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群。
泛微认为 “ 办公 ” 的范畴不仅仅是 “ 行政办公 ” 层面,对于一个企业而言:· 销售人员的办公是什么?是对整个销售过程的管理;
· 项目人员的办公是什么?是对整个项目周期的控制;
· 技术人员的办公是什么?是对整个产品研发过程的管理;
· 客服人员的办公是什么?是对整个客户服务跟踪过程管理;
· 公司管理层的办公是什么?是对整个公司运营的监控;
综上所述,泛微理解的 OA 应该是整个企业协同运作的平台,企业内部不同的角色获取不同的信息,以企业人员为核心,以工作流程带动企业的业务运转。
目前市场上 OA 的分类
根据目前市场上 OA 的功能,泛微将 OA 分为广义的办公自动化和狭义的办公自动化两类:
广义办公自动化(新一代 OA):
以人力资源为中心和工作流程为血脉,在统一的企业信息平台上实现跨部门和跨业务的公文 / 销售 / 人事 / 资产 / 客户 / 项目等处理,最大的特色是消除了企业内部的各类信息孤岛,并让所有员工在统一平台上协同工作。
狭义办公自动化(传统 OA):
主要是以公文处理、档案管理为中心的行政管理办公系统,很难与业务系统对接,对企业协同运作的效用不大。
企业需要怎样的 OA 系统?
OA 系统的出现是应市场需求而产生的,市场需求的不断变化推动 OA 系统的不断发展和创新。对于一个企业而言,企业员工是它生存的根本,不同角色的人员具有不同的职权,处理不同的事务。相应的,他们所关心的问题是因人而异的。一套好的 OA 系统能够为不同的人员、随时、随地的提供其所需的信息(也就是我们所说的 WWW : WHOWHEREWHAT),为企业员工提供一个协同工作的系统平台,实现企业降低成本提升效率的最终目的。
对于企业管理层而言 ―― 需要一个能够有效监控企业运作,协调各种企业资源,分析企业运营状况,协助我做出正确分析和决策的 OA 系统;
对于企业知识管理者而言 ―― 需要建立一个内部员工和外部伙伴完成知识积累、共享和创新的知识,以满足知识经济时代对企业的要求的 OA 系统;
对于项目经理而言 ―― 需要一个能够帮助我分解项目、调控和管理项目的资金、人力、物料、进度,并对项目做出各角度分析以帮助项目小组更好地完成项目的 OA 系统;
对于销售代表而言 ―― 需要一个能够有效分析销售机会,跟踪和判别客户,随时记录客户联系情况,保持与客户的高效沟通的 OA 系统;
对于普通员工而言 ―― 需要一个个性化的个人工作界面,可以共享知识信息,与企业其它各部门人员保持沟通,共同完成各种事务,并协助我有效制订个人工作计划的 OA 系统;
对于 IT 部经理而言 ―― 需要一个可扩展、可高度定制、功能纵深、应用集成,有效解决 “ 孤岛 ” 难题,企业无需重复投资,方便使用和管理的 OA 系统;…………
什么是协同?协同就是打破资源(人、财、物、信息、流程)之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作,通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。
泛微对协同理念的理解包括如下三方面:即 “ 信息网状 ”、“ 业务关联 ” 和 “ 随需而应 ” 三大思想。
“ 信息网状思想 ” 在于建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境,无论信息的来源、结构是什么,都可以得到统一的管理;同时协同平台为这些信息节点之间提供了立体化的 “ 网状 ” 关联通道,从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点,极大的方便企业获取完整的、真实的信息。
“ 业务关联思想 ” 则是提供对各个业务环节进行整合的方案,使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。表面上看在协同平台中还是采用某个模块或某个功能完成某个业务环节的要求,但随之这个应用可以自动启动其他的关联应用,并完成相关数据的更新,使得企业无需在不同应用平台之间切换便可以完成对业务链的管理。
栏目1:【公司信息管理】
1.组织图: 对部门进行管理,即添加部门与删除部门;编辑时需要选择部门级别。(注释:添加部门信息之前需要先设置部门级别信息;编码:为了后期定制开发时需要跟其他系统连接而设定的字段;简称:在审批流程中生成编号时使用{DEPT}将替换成这个简称)
2.职位:
对公司应有的职位进行设置,比如推广专员,推广助理,文编等,3.职级:
对职位进行级别设置
4.部门级别:
设置公司所有部门,比如推广部、编辑部、技术部等
5.员工登记:
对员工信息进行添加、删除和编辑,(其中部门与职位直接选择已设定好的部门与职位,无需输入),其中用户管理中有一菜单为“设置密码”,即员工登入小微系统的密码设置。其中导入对员工信息直接从excel导入
栏目二:【权限管理】
1.权限组管理:
是一个给权限组命名的地方,比如没有任何权限,查询,修改,管理员等权限命名
2.权限设置:
权限设置是对已经命名好的权限名进行权限设置。权限组管理页面左边是权限组名称,右边是菜单结构,权限种类有四种: 1.没有权限:不访问权限
2.读取:可以浏览列表查看信息,并下载附件。
3.修改:可以添加内容,修改内容,无法进行删除。4.管理:可以添加内容,也可以进行删除
其中菜单栏可以对整个系统各个子菜单功能进行设置,即对四种权限子菜单设置
3.权限分配:
把用户分配到权限组,可以一次选择多个用户和多个权限组
4.业务角色管理:
顾名思义,即对业务角色设置,角色比如采购员、业务员等
5.业务权限分配:
根据已设置好的权限,对已设置好的也我角色分配合适的权限
栏目三:【系统设定】
1.系统参数设置:
系统设置举例,比如可以设置上传文件类型,(附注:录入可以上传的文件类型用英文逗号分开)
2.菜单管理:
对小微OA系统主菜单属性的设置,同时还可以创建新的主菜单,并且可以在任一父节点下设置新的子节点即子属性
菜单二:个人
栏目1:用户设置
1.修改密码:
即任何可以登入该系统的个人可以对其登入密码进行修改。
2.用户资料:
即系统管理员添加的员工信息,其中有些信息非管理员无法变更。
3.用户设置:
对网页推送和微信推送的展示数量的设置
栏目2:联系人
创建联系人,并且可以创建组对联系人进行分组管理,具有增添与删除功能。
栏目3:待办
该功能属性是每一可登入该系统的用户可以对自己需要解决或者处理的事情在该功能模块进行记录,并且可以设置事件的优先级别。具体总结以下: 1.整理一段时间内必须要完成事情 2.设定优先级
3.从优先级高的开始进行处理 4.完成以后删除
栏目4:日程
顾名思义,即对对应日期所要做事情或要在那一天解决的事情可以在该模块设置,跟待办功能模块对比日程模块多了地点、参与人员等功能属性。1.整理一段时间内必须要完成事情 2.设定优先级
3.从优先级高的开始进行处理 4.完成以后删除 栏目5:消息
该功能模块是对系统任意一用户发消息,并有回复和删除功能
菜单三:通讯录
栏目1:职员
该功能模块无论是管理员还是非管理员都有权限,职员功能模块可以对该系统内所有用户信息进行查看,但没有编辑与删除功能。
栏目2:客户
该功能模块是用来记录客户等的具体信息,具有编辑玉删除功能,并且具有对客户信息分组功能,同时具有批量导出和导入功能。
栏目3:供应商
与客户栏目一样功能。
栏目4:群组
首先创建一新群组,比如创建了“文编”群组,创建好后点击操作栏“管理成员”,跳转出添加成员页面,点击“添加成员”就可以将哪些成员添加到新建群组,比如“文编”,同时也可以将某一成员删除该组。对已创建的群组直接点击“管理成员”后操作如上一样。
『附注:添加的成员为该系统中的所有用户』
菜单四:报表
栏目1:人事档案
该功能模块用来记录公司员工的详细档案信息,具有新建与删除功能。
栏目2:登记表
该功能模块可以用来对公司岗位面试进行登记,具有删除与新建功能。
栏目3:报表管理
该模块用来创建与删除报表,并且可以创建与删除子节点报表,同时可以对属性管理、写入/修改、读取设置对应的人员,还有其他属性的设置。
栏目4:报表字段类型
该模块是对已创建的报表字段的添加、删除与修改,比如报表的姓名属性,身份证,内容编辑器等,同时可以对报表字段的属性进行设置。
菜单五:信息
栏目1:通知
该模块在登入系统首页可以展示出来,具有创建与删除通知功能,并且可以设置通知是否公开,还可以设置将通知发给系统中指定用户,还可以设置通知是否需要用户签收,同时还可以将通知转移成公告等模块中。【注释:栏目2:公告、栏目3:浙江通知所具有的功能属性是与通知一样的,并且通知、公告、浙江通知这些模块可以删除与属性设置,具体看“信息分类”模块】
栏目4:信息搜索
可以对任意已创建的信息类型进行指定信息的搜索,并且具有高级搜索功能。
栏目5:我的信息
具有与栏目4:信息搜索的所有功能,并且管理可以查看指定需要签收信息的签收情况,即可以知道哪些用户阅读了该通知。
栏目6:我的签收
顾名思义,该模块是可以看到需要当前登入系统用户签收的通知、公告等信息类型,并且具有与“信息搜索”一样的功能。
栏目7:信息分类
该模块可以创建与修改信息的类型,同时可以对指定信息类型的功能属性进行编辑,可以对某一信息类型进行“管理“员的设置,可以指定信息类型”写入/修改“用户的设定,同时可以设置哪些用户能具有”读取“该信息类型的功能。【注释:关于信息分类中对信息类型创建与修改中的“管理”、“写入/修改”与 “读取”属性只能是系统中已存在的用户。】 菜单六:文档
栏目:文档管理
除文档管理模块之外的其他模块无权限查看其功能属性,并且除文档管理之外的其他模块都是可以创建与删除,并且可以对其一些属性设置。同时可以对属性“管理”、“写入/修改”、“读取”设定指定用户,还可以设置节点的父子属性。【附注:在文档库管库设定分类以后需要分配权限才能使用,可以按人和部门分配权限】
菜单七:审批
流程分组
创建与删除分组,该功能是用于流程管理中对流程进行分组管理,可以将对应的流程转移到对应的分组中
流程管理-1.可以创建一新流程事件;2.可以删除已经创建的流程;3.可以对创建好的流程进行分组转移;可以对已经创建好的流程进行字段的编辑,比如说可以创建性别属性,籍贯属性等,同时可以对这些属性进行控件设置,其中包括控件类型、控件布局、控件数据等的编辑
审批的其他栏目:
草稿、提交、待办、办理、收到这些栏目操作简单没什么可讲
----概念解释:
审批:本部门的审批。协商:他部门的审批。
审批流程:临时保管->待裁决->裁决中->待协商->协商中->通过(否决)流程类型:
固定:流程发起人不能修改流程 自由:流程发起人可以修改流程
可编辑:审批流程的人可以对表单进行修改及可以流程退回到之前审批人员 编码格式:
{DEPT} : 生成文档编号时替换成部门管理里设置的简称 {SHORT} : 生成文档编号时替换成流程的简称 {YYYY} : 4位数年份 {YY} : 两位数年份 {M} : 月份 {D} : 日期 {####} : 编号 流程步骤:
部门级别-职位:满足部门级别和职位两个条件的任何人都可以裁决 部门-职位 :满足部门和职位两个条件的任何人都可以裁决 部门:所属部门的人都可以裁决 人员:指定人员可以裁决
控件数据:---控件数据的编辑,举例,比如我要创建性别,那么控件类型就应该选择列表,控件布局选择两列,控件数据:男|男,女|女
中间逗号用英文,这样性别属性就创建成功。
--控件数据编辑格式:名称一|名称一, 名称二|名称二
菜单八:邮件
1.1 工作流及工作流管理系统定义
什么是工作流?其为一系列自动进行、互相衔接的任务或业务活动。总而言之将业务过程部分、或整体自动化或计算机化, 就是工作流。过程的自动化处理体现出工作流技术的特点, 某一工作流的结束也可能是另一工作流的幵始。用于在一个、或者多个工作流引擎软件上, 对运行的工作流进行管理、实现以及定义的一套软件就是工作流管理系统。要想执行工作流实例, 需要应用计算机, 来推进定义好的工作流逻辑。
1.2 基于JBPM的工作流管理系统
JBPM是工作流引擎, 工作流管理系统的核心就是工作流引擎, 其任务就是管理任务实例。JBPM是以J2EE为棊础的轻量级工作流引擎, 同时也是一个工作流管理系统, 特点是容易扩展、灵活多样、幵源性, 开发语言为JAVA�对执行流程实例以及定义管理流程时所需的运行环境进行管理。对自己定义的JPDL流程描述语言实施应用, 是JBPM的特色之一。JPDL以UML状态图来解释任务流程, 并对状态间的转换等状态图的每个部分进行详细定义, 同时对其业务流程直观描述。除此之外, JBPM在管理数据库时还能将Hibermate应用于持久层中, 实现高质量管理, 这样做是为了对OA系统更加专注。
2 JBPM工作流管理系统在OA中的应用
2.1 工作流建模
为转化实际业务流程为数字信息, 便于存储, 应对工作流迸行建模, 方便调用工作流运行。JPDL流程文件后缀为.xml�流程定义在JBPM中被封装成流程档案, JPDL流程引擎在接收到流程档案后对其执行。流程事件的记录、流程状态的维持、定义动作的执行、流程图的遍历等工作均由JPDL流程引擎担负。控制状态变化的基础为状态机。定义任务、节点等都包含于工作流建模中。幵始发文流程实例化为开始状态节点任务:结束发文实例为结束状态节点任务;登记来文、意见的拟办、分管领导审阅、汇总处理、公幵信息栏等均为任务节点工作内容;归档是自动节点任务, 而传阅的公开与否则为判定节点的任务。
2.2 工作流应用
(】) 工作流基本要素。数据、活动、参与者都为工作流基本要素。伴随活动, 数据从一个节点流转至另一节点, 在JBPM中, 由hibernate来管理持久层数据库, 而储存于数据库中的工作列表则为数据的具体表现形式。活动是节点, 它是流程定义的组成。参与者负责执行任务, 业务应用层对参与者具体解释负责。创建任务过程中, 可不指定参与者, 也可指定。
(2) 工作流过程。首先需定义流程, 而定义流程主要体现在对流程业务逻辑的定义上。Xml文件能够被计算机理解, 一个流程实例就是一次实际业务流转过程。简单地说, 流程实例就是有起始时间和结束时间, 并在数据库里存储的数据。
步骤二, 部署流程, 在计算机系统中置入定义好的流程。
PROCESS DEFINITION PROCESS DEFINITION=PROCESSDEFINITION.PARSEXMLRESOURCE (“ORG/JBPM/PROCESSDEFINITION.XML") ;
GRAPHSESSION.DELOPPROCESSDEFI NITION (PROCESSDEFr NITION) ;
步骤三, 对流程的加载, 方法如下:
P R O C E S S D E F I N I T I O N PROCESSDEFINITION=GRAPHSESSION.LO ADPROCESSDEFINITION (PROCESSDEFINIT IONID) ;
在加载流程的时, 应在数据库中, 按照流程定义ID将需要加载的流程查找出来。
步骤四, 将流程启动、并执行, 按照流程定义, 开始创建流程实例, 内容如下:
PROCESSINSTANCE PROCESS INSTANCE=NEW PROCESSINSTANCE (PROCESSDEF-INITION) �这时, ROOTTOKEN则向流程实例第1个节点进行指向。
LIST LIST=TASKMGMTSESSION.FINDTASKINSTANCE (USERID)
步骤五, 任务结束, 完成当前任务可调用接口END () 的方法, 在一个事物内完成任务的结束与开始, 确保完整数据。
(3) 人工选择流程的走向。在对公文流转文件进行定义后, 在传阅的公开与否节点位置可选择2个路由, 1个是转向浏览、公幵信息节点, 另一个则转向领导审批节点。而在xml定义流程代码中, 流程的走向可进行人工选择, 2条transition语句在该节点位置同时出现。
(4) 程序自动选择流程走向。而流程走向的自动选择也可以通过对decision节点的设施来实现, 选择的条件可根据JBPM
(5) 使用泳道为多个任务指定相同的参与者。N个任务由一人进行处理时, JBPM为防止JAVA类膨胀过度, 计对该问题, 提供了泳道方式。
(6) 会签的应用。会签技术是为顺利实现科学决策, 在办公自动化中, 需要N个用户共同完成某些任务。当经过部门领导的批准后, 方可完成任务, 汇总工作由主办人负责。会签的实现可通过taskin-stance来实现。
3 结束语
在办公自动化系统中应用JBPM工作流系统, 易于实现办公自动化相关流转问题。在对工作流模型进行处理时, 因JBPM具有图形化建模、高扩展性、良好幵放性等特征, 因此, 可将部署灵活实现, 工作流引擎理想化, 达到了客户需求标准。
参考文献
[1]吴洁.基于JBPM的办公自动化系统的设计与实现[J].电脑与电信, 2012 (1) .
[2]周仁云, 王振国.JBPM在Web OA系统中的应用[J].中国教育信息化, 2010 (8) .
【关键词】OA系统;ERP系统;数据结合
【中图分类号】C94 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158(2012)08—0060-02
目前,在各大企业当中的信息化建设中,OA(办公自动化系统)系统和ERP(企业资源计划系统)系统都在扮演着重要的角色。近些年来,伴随着我国大力推进的信息化建设和迅猛发展的信息技术,诸多企业都搭建了ERP系统和OA系统。
1、OA系统与ERP系统的优缺点
1.1 OA系统与ERP系统的优点
1.1.1 ERP系统的特点
ERP系统的主要核心是企业信息的集成和整个企业管理的规范以及企业的全数字化等,这主要体现了供应链之间的事先计划以及管理思想和事中控制的态度,主要的设计思路是计算机对企业销售、生产以及库存和财务以及采购等等这些行为进行总体的管理,以此来实现企业资金最大化的整合,并且达到控制成本和提高效率的中级目标。
1.1.2 OA系统的特点
OA系统当中的主要核心是知识管理,以信息资源为主要依据,提高可靠且方便的力公手段进行管理和决策。OA系统当中最主要的工作模块有:工作计划、通告管理、公文管理以及通讯管理和电子邮件等等。OA系统主要是基于网络的流转技术,在不同的地域之间文件都能够安全有效的进行传递。这些文件的传递都是依靠OA系统设定好的接收次序来进行,并且依照组织行政审批的主要文件为线索,实现企业和满足企业的审批体系,并且还能够对审批的速度加以提升,节省人力和时间,加强企业内部的信,息流转。
2、OA系统和ERP系统整合的优势
当OA系统和ERP系统的数据进行结合以后,就能够充分的发挥其数据库资源的整合和共享。也就是说,既能够实现松耦合的集成又能够最大程度的发挥其软件服务的整合。有了这些功能从而改变了ERP系统的原来的工作效率低下的按照功能模块划分的模式,使ERP的每个部分的业务都能够按照工作的流程来进行执行。
(1)任务和职能不同的用户被完全的按照职能进行划分开来,每个不同职能的用户都能够完全的按照自己所擅长和熟悉的方式来对信息进行处理和获得。更加实现了人性化的管理方式以及体贴的服务方式。
(2)OA系统和ERP系统整合充分实现了数据资源的高度共享,在资源共享的同时OA系统也可以直接的调用ERP系统当中的数据,ERP系统也能够及时和快速的获得在OA系统当中的数据。
(3)OA系统和ERP系统整合能够完全实现用户权限的统一管理,相同的用户名和密码能够登录到所有的系统当中,从而减轻了系统管理员和用户的负担。
(4)OA系统和ERP系统整合以后,数据能够高效的传输和实时传输,并且数据还可以在加工和计算的过程中进行自动完成,在保证数据安全传输的同时还提高了数据传输的效率。
(5)OA系统和ERP系统整合之后可以完全实现数据来源的统一,从而使OA系统和ERP系统当中的各种各样的数据信息都在同一个数据源当中获取,提高了各种各样报表的一致性和准确性。
3、OA系统和ERP系统的集成实现
3.1 流程重构
当OA系统和ERP系统整合以后,很多的数据流都会发生这样或那样的改变,所以对其调整是非常有必要的。下面我们以采购订单审批为例子,进行讨论。标准的ERP系统当中的采购订单的审批流程为:采购需求→订单→审批→后续流程,这个ERP系统审批流程在操作之前都是在ERP系统当中运行的。然而,当OA系统和ERP系统整合了以后,详见流程图1所示。
我们从整个流程图当中可以看出,当这两个系统进行整合以后可以在OA系统以及ERP系统当中进行审核和审批。当审批完成了以后数据流就可以自动传递到ERP系统当中,这样的操作结束以后就可以生成后续的操作。OA系统和ERP系统集成以后就可以使不同的用户在自己相对熟悉的系统当中完成所需要的功能。
3.2 实力讨论
我们以物料的收发存放为例子,对报表的开发进行讨论。这种报表是在仓库管理当中的常用报表,主要是对每个月的物料收入以及库存情况进行反应。这种报表一般ERP系统当中都有显示,整合以后就直接可以在OA系统当中生成。具体实现的方法有:
(1)实例化连接类,把类进行实例化,方便所有的数据时候这种类进行连接参数的访问。
ConnectDBconSTR=newConnectDB()
(2)创建显示控件GridView,把数据源指定为Ilist,进行绑定以后就可以显示出收发存的报表。代码是:
GridViewl.DataSource=iList
GridViewl.DataBind()
3.3 协同管理平台冲突问题解决
在数据整合的时候免不了会有冲突,这是不可避免的问题。但是,数据冲突会给OA系统以及ERP系统造成数据错误的严重影响。因此,要对此进行有效的解决。采用的避免数据冲突的主要方式是消解机制。当企业管理发生战略性变革以后,能够进行快速的相应,进行系统的组织架构和人员调整,并且能够稳定的进行信息化写作和沟通的准确性以及规范化操作。
单一的登录技术是一种授权和认证的机制,只允许用户登录一次,然后在授权许可的范围内再访问其他系统的时候,不需要再登录。也就是说当输入用户身份名和密码的时候,登录到系统当中,进行认证,用来和用户身份等相关的认证上面,而认证通常是用过口令和用户的ID来进行匹配实现的。
个人和组织的协同,在协同管理的流程当中能够充分的实现,如:李四是一名公司的采购专员,可以时刻跟踪自己的采购订单来进行审批,也可以及时的得到库存不足的预警消息,及时的进行采购。而费用报销系统是协同管理当中的一个应用模块,主要是用来解决在日常办公当中的一些费用报销的问题,如旅途和出差等等费用的申请和报销。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能,如借款和出差申请等等。
协同平台作为EAS系统的数据包装、采集以及发布的统一平台,面向前端用户提供最直接和准确的系统信息,在各个环节当中都发挥着重要的作用。然而,在一般的ERP系统当中的报表和其他的一些经营管理数据往往需要在各个专业的领域当中获取,需要掌握第一时问的组织变化和经营动态。
这种方法的主要思想就是把冲突定义成是冲突消解,这种内封冲突解决冲突信息和策略。用C\S网络结构和集中数据存储的模式,这种模式的解决冲突的好处主要体现在:通过对操作的冲突进行分门别类,并且进行抽象的封装,然后再把这些冲突进行消解。因为采用的是C\S的网络结构,所以数据存储在服务器当中,各个地方仅仅只有共享信息的副本,因此采用基于修改的信息结构一致性的保存机制就必须进行在服务器当中实现,修改存储在服务器的数据,和描述修改信息的数据结构,对于各个终端广播,获取这样的结构按照这些结构当中的描述对本地数据进行更新,并且保持一致,将修改以后的数据信息再发送到各个终端服务器当中,从而实现数据的一致,解决工作当中的数据冲突。
4、总结
总而言之,当OA系统和ERP系统进行整合以后,数据资源的整体优势也都显现出来了。给企业的信息系统提供了数据统一、账户统一以及流程统一的优势,为企业解决了知识挖掘和决策支持等服务。因此,各个企业应该加快对OA系统和ERP系统的协调工作,彻底推进我国的信息化建设。
参考文献
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[2]李殿奎,孙志勇,刘阳,李春杰.基于XML和.NET技术企业ERP系统集成中间件研究[J]佳木斯大学学报(自然科学版)2009,26(1):371—373
[3]周邦全,周玉清,张世洵,曾开靖,杨光信.面向协同设计的企业EP.P和OA集成系统关键技术研究[J]现代商业2009,10(12):1287—1290
问题:
新OA系统适用范围? 回复:
新OA系统适用于公司内部及公司外部,只要可以上INTERNET(互联网)的地方均可以通过IE浏览器及移动设备(IPAD或者IPHONE)访问,其中移动设备仅支持APP模式访问,即不支持通过SAFARI访问,必须要到APP STORE中搜索“泛微”下载安装OA应用后才可以使用。
问题:
新OA支持哪些浏览器? 回复:
新OA仅支持微软操作系统自带的浏览器(IE8,IE9,IE10),当前暂不支持IE11,也不支持SAFARI浏览器。
问题:
部分功能发现无法使用? 回复:
采用IE10.0以上的浏览器需要进行兼容性视图的设置,如下图所示:
问题:
新OA系统使用哪一个账号登录? 回复:
新OA系统使用的是集团新下发的AD账号及密码,AD账号及密码由账号管理员负责创建,事业部及产业公司均设置了账号管理员来负责创建、修改及重置工作,同时账号管理员还负责开通OA权限,对于未开通OA账号的员工则无法使用AD账号及密码登录OA系统,同样联系账号管理员进行开通申请。
问题:
访问新OA系统,我需要对浏览器做哪些配置呢? 回复:
请在新OA系统的首页,下载使用手册,下载后请参阅文档中的说明完成配置,在完成配置后仍有访问问题,请联系账号管理员。
问题:
为什么在新OA系统中没有找到一些常用按钮,如在预订会议室时,没有找到“提交”按钮,在查询页时,没有找到“查询”按钮? 回复:
新OA系统中,所有按钮可以在页面任何位置通过鼠标右键展示,如在预订会议室页中,如下图所示,点击右键后出现菜单,菜单中有“提交按钮”:
问题:
如何通过移动设备安装及使用OA的APP? 回复:
请在新OA系统的首页,下载使用手册,下载后请参阅文档中的说明完成配置,在完成配置后仍有访问问题,请联系账号管理员。
问题:
我在新OA操作过程中有问题,可以联系谁获得帮助? 回复:
在新OA操作过程中有问题,请优先下载使用手册,从使用手册中获得帮助,如使用手册中未提及到,则请联系账号管理员。
问题:
为什么在新OA系统首页上,无法查看到“集团发文”,“通讯录”等内容? 回复:
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