运用语用原则写好商务英语信函

运用语用原则写好商务英语信函（通用6篇）

运用语用原则写好商务英语信函 篇1

[关键词]商务英语信函写作；礼貌原则；委婉语气；突出对方本位；避免不和 随着社会经济的迅猛发展，商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。一般地，商务信函有以下几方面的写作原则，也被称为”7Cs”原则，即礼貌原则(courtesy)、体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)、正确原则(correctness)。“礼貌原则”[1]是首先必须注意的，因为这直接关系到你写的信是否有正面效应。“一封彬彬有礼的书信，得体脱俗的谈吐，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限的商机。”[2]反之，一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的形象。因此，在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用。笔者将礼貌准则在商务英语信函写作中的应用归纳为以下三点： 1 使用委婉的语气

语言是信息的载体和表情达意的工具，为了在听话者和说话者之间建立起一座更顺畅的交流的桥梁，人们要使用礼貌用语。商务英语信函也是如此。热情友好的礼遇、委婉客气的话语、措辞得当的函电或谨慎严密的条款形成了商贸英语的一个鲜明特色，例如：

(1)We are pleased to make the following offer subject to your reply reaching US by May 20． 我方十分乐意报盘如下，此报盘以5 月20 日前收到对方复函为准。

(2)We shall appreciate it if you will endeavor to ship the consignment as the following． 如贵方能按如下要求装运货物，我们将不胜感激。

如上述例句所示“be pleased to, appreciate? if?”等这些礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、悦等积极情感，还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。突出对方本位(You attitude)许多商务写作者的目的就是让对方合作并采取行动，所以，一个重要的原则就是暂时忘记自己，而想想收信人，向他们显示出引起他们注意的事情。采取从对方角度着想的办法来达到这一目的，这就是商务写作中为对方着想的“突出对方本位”（You attitude）或称“你式写法”，而不是“为自己着想”（I-attitude）。充分考虑对方的利益、需求、愿望，从对方的观点看问题了解对方的困难、处境，这样可以使自己的要求更加切合实际，从而为双方的合作奠定更加良好的基础。

为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中，人称尽量不使用I或we 开头而应采用用第二人称you 或其物主代词或者your，以突出You attitude。例如：

To meet your requirement, we are willing to make some concessions to cut 3％of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons.为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于50 吨的话，我方愿意做出一些让步．降价30％。从以上例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息，说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是you 和your。这是因为，第二人称的使用可以产生注意对方、以对方为中心的效果。同时，还可以使对方认识到作者在为自己着想，因而是礼貌的。3 避免不和

在商务交流中，双方难免会有分歧。为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和的语气。要想表达否定的意思在商务英文信函写作中可以适当的使用语义模糊的词汇如“I’ m afraid, I think, I believe”或运用疑问句等形式。例如：

(1)I’m afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”． 我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。(2)Could you make payment by irrevocable L ／ C？ 贵方可否用不可撤消信用证付款? 除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态、过去时的使用也可以起到缓和语气、显示礼貌的作用。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌原则。在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用，注意委婉语气、突出对方本位、避免不和等原则的应用，商业信函才会起它应有的作用——通过语言的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。参考文献

运用语用原则写好商务英语信函 篇2

一、关于礼貌原则的理论概述

20世纪50年代,美国著名社会学家尔文·戈夫曼(Erving Goffman)从人类学角度提出了“面子行为理论”,认为面子深刻渗透于人类行为中,时刻影响着人际交往。后来,英国学者布朗(Brown)和列文森(Levinson)在继承戈夫曼观点的基础上,提出了影响更为深远的面子观,建立了礼貌语言的等级模式。他们将面子分为积极面子(positive face)与消极面子(negative face),并认为生活中存在很多威胁面子的行为,但是人们可以根据威胁程度采取五种不同等级的礼貌语言进行补救。不过,在关于礼貌的理论研究中,最为突出的是英国语言学家利奇(Geoffrey Leech)提出的礼貌原则。因此,本文主要阐述利奇的礼貌原则及其运用。

利奇从语用学的角度对礼貌原则进行了新的总结和归纳,其核心观点是,在语言交际中,应尽量多地使用礼貌的表达方式,而尽量少地使用不礼貌的表达方式。对于礼貌与不礼貌的语言标准,利奇进行了对立式的划分,给出了礼貌原则的六条次准则,分别是:

I.得体准则(Tact Maxim)

a.尽量减少他人的损失(minimize the cost to others);b.尽量扩大他人的利益(maximize the benefit to others)。

II.慷慨准则(Generosity Maxim)

a.尽量减少自身的利益(minimize the benefit to self);b.尽量扩大自身的损失(maximize the cost to self)。

III.赞扬准则(Approbation Maxim)

a.尽量减少对他人的贬损(minimize dispraise of others);b.尽量增加对他人的赞扬(maximize praise of others)。

IV.谦虚准则(Modesty Maxim)

a.尽量减少对自身的赞扬(minimize praise of self);b.尽量增加对自身的贬损(maximize dispraise of self)。

V.赞同准则(Agreement Maxim)

a.尽量缩小与他人的不同意见(minimize disagreement with others);b.尽量扩大与他人的相同意见(maximize agreement with others)。

VI.同情准则(Sympathy Maxim)

a.尽量减少对他人的厌恶(minimize antipathy towards others);b.尽量增加对他人的同情(maximize sympathy towards others)。

可以看出,得体准则与慷慨准是关于交际双方利益分配的两个方面;赞扬准则与谦虚准则是关于情感评价的两个方面;赞同准则与同情准则是关于求同存异的两个方面。

二、礼貌原则在商务英语信函中的运用

1. 词汇层面。

(1)合理使用积极词汇。在商务英语信函中,应尽可能多地合理使用积极词汇。根据赞扬准则,积极词汇能较好地传达对对方的认可与赞美,有助于拉近双方的距离;同时,根据赞同准则,积极词汇能有效地缩小与对方的分歧,有助于建立一个融洽的交易氛围。此外,当交易中出现一些突发问题时,合理使用积极词汇能反映交易一方积极解决问题、减少对方损失的态度,这也符合得体准则的要求。

例1:In light of our steady,cordial commercial relationship,we are pleased to make the following offer.该句使用了steady,cordial,pleased等积极词汇,一方面突出了对方的主体位置,另一方面肯定了双方的利益一致性,更容易让对方接受我方的报盘。

例2:We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you,but could you please offer a lower price?该句采用赞扬准则,而且“appreciate”、“reputed”等词能让对方更容易接受我方在交易价格上的不同意见,避免分歧扩大。

(2)灵活运用模糊语。在商务信函中,关于交易条款的信息应该清楚、具体,但在拒绝对方条件或表示不同意见时,不宜直截了当地告诉对方,而应采用语气比较缓和的模糊词进行表达,照顾对方的面子,避免陷入僵局。常用的模糊词有I’m afraid,perhaps,probably,some,as if,seem,appear等。当然,在具体的语境中,还可以灵活使用其他很多模糊语。

例3:All terms seem to be favorable except for the delivery date.I’m afraid it can’t be done until May 10.该句中的模糊语“seem”含蓄地表达了对交付日期的不同意见,而“I’m afraid”就间接地提出了我方认为合适的交付日期,避免了生硬的语气对对方面子的损害。

例4:I’m grateful for your price reduction of 1%,but I had expected something better.此句用“something better”对我方期待的价格调整幅度进行了模糊处理,给对方保留了价格调整的自主权,体现了对对方的尊重,符合得体准则的要求。

(3)恰当使用情态动词。情态动词体现了说话者的态度与意愿,能较好地传达情感。在商务英语信函中,经常使用could,should,may,might,would等情态动词,一方面可以弱化命令、指责的语气,保全对方的面子,另一方面也符合得体准则与谦虚准则的要求,降低自己身份,突出对方主体地位,减少对对方的贬损。

例5:We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20.该句较委婉地传达了一个命令,使对方更容易接受。

2. 句法层面。

(1)正确使用“you-attitude”。根据得体准则和慷慨准则,在商务信函中正确使用“you-attitude”能有效突出对方的主体地位,体现从对方的利益出发,尊重对方的立场和态度。但应注意,在传递消极信息时,不宜过多地使用“youattitude”,否则会使对方处于不利地位,并扩大对方的损失或对对方的贬损。

例6:Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.

例7:We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.

显然,例6比例7更凸显了对对方的尊重与重视,更有助于建立长期稳定的合作关系。

例8:Your improper packing has caused great damage to the goods.该句使用“you-attitude”无疑加重了指责力度,置对方于尴尬境地,不利于解决问题。

(2)充分运用肯定句。在商务信函中,应尽量多地使用肯定句,尽可能避免消极否定的语气。依据赞扬准则与赞同准则,使用肯定句有助于构建愉悦、和谐的交易氛围,减少双方在情感上的对立,避免直接贬损对方。该策略与上述关于积极词汇的使用很相似。

例9:Your order hasn’t specified the size of the clothes you require.

例10:Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.

例9与例10分别用否定语气和肯定语气表达了同一意思,但显而易见,例10比例9显得更加真诚、更加有礼貌。

(3)巧妙运用被动语态。被动语态具有隐去动作实施者、强调动作客观结果的特点,因此,根据同情准则,在商务信函中可以巧妙地运用被动语态,表达一些负面或消极信息,诸如拒绝、抱怨、投诉、指责等,达到客观地“就事论事”的目的,减少对对方的厌恶或反感,避免咄咄逼人地表达不满。

例11:As stipulated in the contract,the goods should be delivered before April 12.However,we were notified that the delivery was done just yesterday,which has caused great inconvenience to us.

例12:As stipulated in the contract,you should deliver the goods before April 12.However,we were notified that you delivered the goods just yesterday,which has caused great inconvenience to us.

例11运用被动语态主要表达的是“没有按规定时间发货”这个事实,而例12运用主动语态传达出的突出信息是“你没有按规定时间发货”,有责备之嫌,会让对方面子受损。

(4)灵活使用虚拟语气。虚拟语气的句子语气委婉、客气,因此,在商务信函中,可以根据实际情况采用虚拟语气的表达方式,做到“有礼有节”。在提出请求或建议时,使用虚拟语气能有效避免陷入命令的误区,让对方心理上更容易接受;在提出问题或表示拒绝、不满时,使用虚拟语气能减轻对方的心理抵触程度,避免赤裸裸地抱怨或指责。下面的两个例子可以明显看出虚拟语气句的“神奇”作用。

例13:1)We cannot offer a lower price.

2)We wish we were able to offer a lower price.

例14:1)We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.

2)We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.

(5)恰当运用复合句。在商务信函中,复合句不仅使得行文更加严谨正式,还具有以下功能:第一,复合句的信息焦点通常在主句上,因此,在表达消极信息时可以使用复合句,将消极信息置于从句中,以淡化消极信息对对方带来的负面影响;第二,一些复合句(如条件状语从句、让步状语从句)可以较委婉地提出建议或不同意见。

例15:I’d like to remind you that the goods must be delivered immediately,or we’ll be obliged to ask for a refund.该句使用复合句减轻了消极信息的冲击力。

例16:It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.该句使用条件状语从句委婉地提出了我方的要求。

三、结语

综上所述,在商务英语信函写作中,灵活运用Leech的礼貌原则具有很重要的现实意义,不仅能增强信息传递的有效性,还有助于消除影响交易的负面因素,促进交易的顺利进行。因此,在商务信函写作中,应加强对礼貌原则的理解,掌握礼貌原则的运用策略,真正做到礼貌得体。

参考文献

[1]陈曦蓉.论报忧类英语商务信函中情态动词的人际功能[J].集美大学学报(哲学社会科学版),2013(3):106-111.

[2]刘刚.礼貌原则的普遍性和特殊性[D].长沙:湖南大学,2001.

[3]刘润清.关于Leech的“礼貌原则”[J].外语教学与研究,1987(2):42-46.

礼貌原则在商务英语信函中的运用 篇3

【关键词】礼貌原则 商务英语信函

在经济全球化和一体化背景下，各国经贸往来活动日益增加。作为商务活动的重要沟通工具，商务英语信函的使用频率越来越高，其作用也越来越受到重视。一封规范得体的商务信函不仅可以传递交易信息，还有助于建立友好紧密的贸易关系，达成交易目的。因此，在商务英语信函写作中，应遵循一定的原则，力求有效地发挥商务英语信函的作用。一般来说，在商务英语信函写作中，应遵循7个C原则，即clarity（清楚），conciseness（简洁），correctness（正确），concreteness（具体），consideration（体谅），completeness（完整），courtesy（礼貌）。本文拟重点介绍礼貌原则相关理论及其在商务英语信函中的运用。

一、关于礼貌原则的理论概述

20世纪50年代，美国著名社会学家尔文·戈夫曼（Erving Goffman）从人类学角度提出了“面子行为理论”，认为面子深刻渗透于人类行为中，时刻影响着人际交往。后来，英国学者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在继承戈夫曼观点的基础上，提出了影响更为深远的面子观，建立了礼貌语言的等级模式。他们将面子分为积极面子（positive face）与消极面子（negative face），并认为生活中存在很多威胁面子的行为，但是人们可以根据威胁程度采取五种不同等级的礼貌语言进行补救。不过，在关于礼貌的理论研究中，最为突出的是英国语言学家利奇（Geoffrey Leech）提出的礼貌原则。因此，本文主要阐述利奇的礼貌原则及其运用。

利奇从语用学的角度对礼貌原则进行了新的总结和归纳，其核心观点是，在语言交际中，应尽量多地使用礼貌的表达方式，而尽量少地使用不礼貌的表达方式。对于礼貌与不礼貌的语言标准，利奇进行了对立式的划分，给出了礼貌原则的六条次准则，分别是：

I.得体准则（Tact Maxim）

a.尽量减少他人的损失（minimize the cost to others）；b.尽量扩大他人的利益（maximize the benefit to others）。

II.慷慨准则（Generosity Maxim）

a.尽量减少自身的利益（minimize the benefit to self）；b.尽量扩大自身的损失（maximize the cost to self）。

III.赞扬准则（Approbation Maxim）

a.尽量减少对他人的贬损（minimize dispraise of others）；b.尽量增加对他人的赞扬（maximize praise of others）。

IV.谦虚准则（Modesty Maxim）

a.尽量减少对自身的赞扬（minimize praise of self）；b.尽量增加对自身的贬损（maximize dispraise of self）。

V.赞同准则（Agreement Maxim）

a.尽量缩小与他人的不同意见（minimize disagreement with others）；b.尽量扩大与他人的相同意见（maximize agreement with others）。

VI.同情准则（Sympathy Maxim）

a.尽量减少对他人的厌恶（minimize antipathy towards others）；b.尽量增加对他人的同情（maximize sympathy towards others）。

可以看出，得体准则与慷慨准是关于交际双方利益分配的两个方面；赞扬准则与谦虚准则是关于情感评价的两个方面；赞同准则与同情准则是关于求同存异的两个方面。

二、礼貌原则在商务英语信函中的运用

1.词汇层面。

（1）合理使用积极词汇。在商务英语信函中，应尽可能多地合理使用积极词汇。根据赞扬准则，积极词汇能较好地传达对对方的认可与赞美，有助于拉近双方的距离；同时，根据赞同准则，积极词汇能有效地缩小与对方的分歧，有助于建立一个融洽的交易氛围。此外，当交易中出现一些突发问题时，合理使用积极词汇能反映交易一方积极解决问题、减少对方损失的态度，这也符合得体准则的要求。

例1：In light of our steady， cordial commercial relationship， we are pleased to make the following offer. 该句使用了steady， cordial， pleased等积极词汇，一方面突出了对方的主体位置，另一方面肯定了双方的利益一致性，更容易让对方接受我方的报盘。

例2：We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you， but could you please offer a lower price？ 该句采用赞扬准则，而且“appreciate”、“reputed”等词能让对方更容易接受我方在交易价格上的不同意见，避免分歧扩大。

（2）灵活运用模糊语。在商务信函中，关于交易条款的信息应该清楚、具体，但在拒绝对方条件或表示不同意见时，不宜直截了当地告诉对方，而应采用语气比较缓和的模糊词进行表达，照顾对方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊词有Im afraid， perhaps， probably， some， as if， seem， appear等。当然，在具体的语境中，还可以灵活使用其他很多模糊语。

例3：All terms seem to be favorable except for the delivery date. Im afraid it cant be done until May 10. 该句中的模糊语“seem”含蓄地表达了对交付日期的不同意见，而“Im afraid”就间接地提出了我方认为合适的交付日期，避免了生硬的语气对对方面子的损害。

例4：Im grateful for your price reduction of 1%， but I had expected something better. 此句用“something better”对我方期待的价格调整幅度进行了模糊处理，给对方保留了价格调整的自主权，体现了对对方的尊重，符合得体准则的要求。

（3）恰当使用情态动词。情态动词体现了说话者的态度与意愿，能较好地传达情感。在商务英语信函中，经常使用could， should， may， might， would等情态动词，一方面可以弱化命令、指责的语气，保全对方的面子，另一方面也符合得体准则与谦虚准则的要求，降低自己身份，突出对方主体地位，减少对对方的贬损。

例5：We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20. 该句较委婉地传达了一个命令，使对方更容易接受。

2.句法层面。

（1）正确使用“you-attitude”。根据得体准则和慷慨准则，在商务信函中正确使用“you-attitude”能有效突出对方的主体地位，体现从对方的利益出发，尊重对方的立场和态度。但应注意，在传递消极信息时，不宜过多地使用“you-attitude”，否则会使对方处于不利地位，并扩大对方的损失或对对方的贬损。

例6：Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.

例7：We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.

显然，例6比例7更凸显了对对方的尊重与重视，更有助于建立长期稳定的合作关系。

例8：Your improper packing has caused great damage to the goods. 该句使用“you-attitude”无疑加重了指责力度，置对方于尴尬境地，不利于解决问题。

（2）充分运用肯定句。在商务信函中，应尽量多地使用肯定句，尽可能避免消极否定的语气。依据赞扬准则与赞同准则，使用肯定句有助于构建愉悦、和谐的交易氛围，减少双方在情感上的对立，避免直接贬损对方。该策略与上述关于积极词汇的使用很相似。

例9：Your order hasnt specified the size of the clothes you require.

例10：Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.

例9与例10分别用否定语气和肯定语气表达了同一意思，但显而易见，例10比例9显得更加真诚、更加有礼貌。

（3）巧妙运用被动语态。被动语态具有隐去动作实施者、强调动作客观结果的特点，因此，根据同情准则，在商务信函中可以巧妙地运用被动语态，表达一些负面或消极信息，诸如拒绝、抱怨、投诉、指责等，达到客观地“就事论事”的目的，减少对对方的厌恶或反感，避免咄咄逼人地表达不满。

例11：As stipulated in the contract， the goods should be delivered before April 12. However， we were notified that the delivery was done just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例12：As stipulated in the contract， you should deliver the goods before April 12. However， we were notified that you delivered the goods just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例11运用被动语态主要表达的是“没有按规定时间发货”这个事实，而例12运用主动语态传达出的突出信息是“你没有按规定时间发货”，有责备之嫌，会让对方面子受损。

（4）灵活使用虚拟语气。虚拟语气的句子语气委婉、客气，因此，在商务信函中，可以根据实际情况采用虚拟语气的表达方式，做到“有礼有节”。在提出请求或建议时，使用虚拟语气能有效避免陷入命令的误区，让对方心理上更容易接受；在提出问题或表示拒绝、不满时，使用虚拟语气能减轻对方的心理抵触程度，避免赤裸裸地抱怨或指责。下面的两个例子可以明显看出虚拟语气句的“神奇”作用。

例13：1） We cannot offer a lower price.

2） We wish we were able to offer a lower price.

例14：1） We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.

2） We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.

（5）恰当运用复合句。在商务信函中，复合句不仅使得行文更加严谨正式，还具有以下功能：第一，复合句的信息焦点通常在主句上，因此，在表达消极信息时可以使用复合句，将消极信息置于从句中，以淡化消极信息对对方带来的负面影响；第二，一些复合句（如条件状语从句、让步状语从句）可以较委婉地提出建议或不同意见。

例15：Id like to remind you that the goods must be delivered immediately， or well be obliged to ask for a refund. 该句使用复合句减轻了消极信息的冲击力。

例16： It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.该句使用条件状语从句委婉地提出了我方的要求。

三、结语

综上所述，在商务英语信函写作中，灵活运用Leech的礼貌原则具有很重要的现实意义，不仅能增强信息传递的有效性，还有助于消除影响交易的负面因素，促进交易的顺利进行。因此，在商务信函写作中，应加强对礼貌原则的理解，掌握礼貌原则的运用策略，真正做到礼貌得体。

参考文献：

[1]陈曦蓉.论报忧类英语商务信函中情态动词的人际功能[J].集美大学学报（哲学社会科学版），2013（3）：106-111.

[2]刘刚.礼貌原则的普遍性和特殊性[D].长沙：湖南大学，2001.

[3]刘润清.关于Leech的“礼貌原则”[J].外语教学与研究，1987（2）：42-46.

[4]吴银玲子.英语商务信函中模糊语言的语用研究[D].成都：西南财经大学，2014.

商务英语信函写作的简洁原则 篇4

(他建议她起草那份文件)

例(13)中的“made shipment ”可以用shipped代替都是“用船运输”的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.

(三)避免不必要的重复。

必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。

例(15)：We have begun to export our machines to the foreign countries.

(我们已经开始向外国出口机器。)

例(16)：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.

(一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。)

例(15)中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个

to the foreign countries(向外国)，不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成：

We have begun to export our machines.(我们已经开始出口我们的机器。)

例(16)是一个复合句，第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成：

Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改，例(15)就压缩掉了4个词，例(16)由原来的15个词压缩到了修改后的13个。

(四)避免使用陈旧的商业术语(commercial jargon)。

每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。

英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”(《牛津英汉词典》第800页)，例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。

例(17)：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示， “麻烦您……”或者“请您……”，基本上相当于“please”。可是如果把它们独立地分出来，恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人?既然这样，写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢?修改后的句子为：

Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

(五)善于运用缩略词和缩略语。

在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.

1. 表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如:

8:00am 表示上午八点. 4:25pm 表示下午四点二十五分.

9:20pm 表示晚上九点二十分

2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如:

WTO (World Trade Organization) 代表世界贸易组织

UN (United States) 代表联合国

ISO (International Standard Organization) 代表世界标准化组织

3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如:

TV (Television) 电视机 CD (Compact Disk) 激光唱片机

HDTV(High-Definition television) 高清电视

VCD(Video Compact Disc) 视频高密光盘

4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如：

CAF=Cost And Freight(…named port of destination)成本加运费(……指定目的港)

DAF=Delivered At Frontier (..named place) 边境交货(…指定地点)

当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。

五、结语。

我国古代文人讲求“惜墨如金”。英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著《哈姆雷特(Hamlet)》中借Polonium之口说过“言以简洁为贵”。这两句话同样适用于商务信函写作， 因为一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件，如果他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件，很可能将其搁置一边，等自己较为空闲时再去阅读。所以写信者要在写作一封商务信函时，要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函“瘦身”，删掉罗嗦、无用的东西。用短词、写短句、作短文。

运用语用原则写好商务英语信函 篇5

从新闻访谈的话轮转换分析看语用原则的运用

新闻访谈作为一种特殊会话形式,特殊的话轮转换系统奠定了访谈的基本会话模式.采用会话分析的研究方法,从语用的角度对其中的话轮转换机制进行分析研究来检验合作、礼貌等原则在话轮转换中的运用情况.新闻访谈中的话轮转换系统确立了访问者与受访者一问一答的会话模式,为了会话的.进行,他们会尽量合作遵守话轮转换的一系列规则,但同时为了会话含义的表达会出现违背合作、礼貌等原则的情况.其间,访问者起主导作用,他/她可以根据自己的机构角色需要打断或插入受访者的话轮,以达到控制和引导访谈进程.

作 者：史红梅 SHI Hong-mei  作者单位：淮阴师范学院,外国语学院,江苏,淮安,223001 刊 名：贵州师范大学学报（社会科学版） 英文刊名：JOURNAL OF GUIZHOU NORMAL UNIVERSITY(SOCIAL SCIENCE EDITION) 年，卷(期)： “”(6) 分类号：H030 关键词：新闻访谈   话轮转换   合作原则   礼貌原则   会话含义  

运用语用原则写好商务英语信函 篇6

一、对被动语态的认识

被动语态作为动词的一种形式存在, 主要是指主语是谓语动作的承受者。若是要讲述一个客观事实就需要借助被动语态。被动语态强调的是动作的承受者, 而不是动作的发出者。被动语态通常都是由by引导出来的, 但是也有由介词by引导出来的短语, 如“by bike” (骑自行车) “by bus” (坐公共汽车) 等。并且还有一些真被动、假主动的十几个常用词的用法都需要我们注意, 如“so heavy to carry”表示的就是被动语态, 但却不是用的“so heavy to be carried”。针对被动语态使用的不同情况, 我们一定要做到全面掌握每一种被动语态, 这对于学习英语及商务信函和合同的翻译都是十分重要的。

二、英语商务信函和合同中被动语态的语用意义及其翻译

(一) 英语商务信函中被动语态的语用意义及其翻译

被动语态作为一种重要的语言手段与工具被广泛运用在商务英语中。与主动语态相比, 被动语态不强调动作的发出者, 这样在语气上就会显得委婉许多, 也不会让动作的承受者感受到一种发出者将某种意思强加的强硬感觉。比如:“It’s hoped that the offer is made as soon as possible”与“Make the offer as soon as possible”这两句话表达的意思相同, 但主动语态和被动语态的表达方式却是不一样的, 产生的效果也就不一样。被动语态给人是一种商量、希望的口吻, 语气上委婉了很多, 而主动语态给人一种命令、强制性且不太舒服的感觉, 并且被动语态的使用会让人感觉有礼貌。中国素以礼仪闻名, 在汉语中, 为了让对方感受到礼貌、被尊重, 通常都是说话者态度比较谦虚, 使用一些如“敝”等比较谦卑的字眼, 称呼自己女儿会说“小女”, 而称对方女儿则是用“令媛”, 在称呼上给予了对方极大地尊重。这些礼貌语言的使用主要是本着夸赞对方和压低自己的一种方式进行的, 在英语商务信函的翻译中更要将礼貌、谦逊的原则贯彻始终。比如:“Your confirmation on this point would be appreciated.” (如果贵方给予确认, 我们将不胜感激。) 这个例子就非常明确地将汉语中主动的意思以被动语态的形式呈现出来。“贵方”的使用充分体现了动作发出者对承受者的尊重与礼貌, 鲜明地表现出了翻译过程中的礼貌原则, 并且也没有破坏原文意思的语用意义。

写商务信函的时候, 在不了解对方的情况下, 为了确保贸易关系得以顺利建立以及不冒犯到对方, 可以使用一些被动语态来称呼对方。此外, 在给人写信的时候, 若想要表达自己的看法, 但又不必让收信的人知道来源, 可以通过被动语态的使用来完成。比如:“We are told that the price you offered is not very competitive.”这个例句就没有强调信息来源问题。

(二) 英语合同中被动语态的语用意义及其翻译

商务合同作为一种法律性的文体存在, 法律上的重要性更是对语言做了非常严格的要求。因此, 在英语合同的翻译过程中, 更要注重语气的客观性与公正性, 而要确保这种目标的实现, 所能借助的语言手段只能是被动语态。所以在英语合同中, 被动语态得到了广泛使用。例:All disputes arising from the execution of, or in connection with the Contract shall be settled through friendly consultation between both parties.In case no settlement can be reached, the disputes shall be submitted for arbitration. (因执行本合同所发生的或与本合同有关的一切争议, 双方应该通过友好协商进行解决。若是协商仍不能达成协议的, 应提交仲裁解决。) 在英语合同中, 被动语态的语用意义及其翻译体现出礼貌的原则是非常必要的, 这涉及合同是否能够顺利签下。而在对英语合同进行汉语的翻译过程中, 通常就是以一种主动语态的形式或是别的修饰性词语将同样的意思表达出来, 这样也不至于造成语用意义缺失等问题。所以在英语合同的翻译过程中, 为了避免语气使用不当或是翻译不准确而引发不必要的纠纷, 就必须注重被动语态的语用意义及其翻译情况。

通过对英语商务信函和合同中被动语态的语用意义及其翻译的分析, 我们了解到英语中被动语态的使用能给人一种客观、公正的感觉, 语气上显得委婉, 有利于人们从心底里接受并认可, 同时也是一种礼貌的体现。相信本文的分析能够帮助我们更好地理解被动语态在英语中的使用。

摘要：被动语态被广泛地运用在英语商务信函和英语合同中, 比起主动语态, 被动语态使语气显得更加委婉、含蓄以及客观许多。在汉语中, 被动语态一般使用的比较少。所以一般在翻译英语的商务信函与合同的过程中, 主动语态通常都被翻译为被动语态, 再进行适当的语言修饰, 从而保证翻译之后的文章流畅通顺。

关键词：英语,商务信函

参考文献