出纳付款管理制度（精选8篇）
第一节 文书资料管理
公司档案是公司的历史财富，也是公司决策和改进现实工作的重要依据，为使其管理科学化、规范化，特制定本制度。
第一条：公司行政人员负责档案资料的归档督促和日常管理工作 第二条：公司各部门在工作活动中开成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定在总经办备份。第三条 归档范围
（1）公司印发的公文
（2）公司的各种规章制度、实施细则、程序文件（3）公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本（4）公司重要会议资料、包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等
（5）上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料
（6）公司对外的正式发文及有关单位来往的文书及传真（7）公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等（8）公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料
（9）公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录间、录像等
（10）公司及产品的获奖证书原件（11）公司保密制度中规定的保密范围材料归档管理
第四条：重要资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料、收集齐全，加以整理，送交档案管理人员归档。
第五条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要文件资料，由此项工作的负责人收集并交总经办归档保管。第六条：档案管理人员的职责：
1、掌握公司文件资料的归档范围，收集保管公司重要的文件资料
2、认真执行定期归档制度。对公司的重要文件资料平时分类收集，每年12月底应将归档文件资料进行整理，凡在年底执行完毕的，在年度末全部归档，按合同号一次保存；本年度末执行完的合同，转下一年度继续执行。
3、公司人员查阅和借用文件资料时，应根据公司文档保密级别由公司不同部门签字确认后方可借阅。第七条：归档的方法
1、采取分年度、分类别，按客户档案、公司内部档案、项目档案三种不同保管期限进行分类立卷归档。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复的，放在请示年立卷；跨年度的文件或合同放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
4、由各部门所作方案、资料及其他相关须存档材料，各部门整理后交于总经办。
5、总经办对所交资料核实后，登记并归类存档。第八条：保存的期限
1、永久保存：
（1）公司章程；（2）股东名册；（3）股东会纪录；（4）财务报表；（5）相关政府核准文件；（6）不动产所有权及其他债权凭证；（7）其他经核定永久保存的文书；（8）各种规章由总经办永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
2、10年保存：
（1）预算、决算书；（2）会计凭证；（3）项目计划资料、报告书；（4）志愿书、违约书；（5）往来公文、重要信函；（6）期满或解除的合同；（7）其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存：
（1）期满或解除的一般合约；（2）其他经核定须保存5年的文书。
4、1年保存：无效后的文书或资料无长期保存必要的。
第九条：档案文件的借阅
1、借阅流程
（1）文书档案，以就地查阅为主，各部门人员需要借用或抄录、复印档案时，须经总经办主管签字后方能办理借阅手续。
（2）资料档案的借阅，包括项目资料（策划报告、调研报告、图纸等）可直接到总经办办理借阅手续。（3）档案的借阅要严格遵守保密制度。
（二）借阅归还文档时应注意事项
1、在借阅或归还文档时，必须严格履行借阅手续，借阅文档需按公司保密制度执行，借阅双方当面对所借材料进行详细检查、核查。
2、借阅的文档应加以爱护、保管，不得随意转借、抄录、复印、涂改、勾画或撕页，不准污损、剪裁、抽换或拆换，如违反上述规定，视情节严重报公司领导处理。
3、调动、离职人员，应和总经办联系及时办理清退调阅手续。
4、外单位需借阅或抄录、复印我公司档案时，必须持有单位介绍信，并经我公司总经理签批后方能使用，借期不能超过三天，借阅人对所借档案要当面核实，不得转借。
第二节 合同文本管理制度
第一条 合同拟定
合同由相关业务人员负责草拟，部门经理校核，总经理审批。第二条 合同签订
公司需要对外签约时，须先将合同交由总经理批准后，由业务经办人到管理部门处填写《印章使用表》，并写明使用合同的内容，方可盖章，否则不予办理。第三条
合同的管理
1、签约后的合同原件统一交总经办，由总经办负责保管，复印件由签约单位保管。
2、合同按年限分类存档。每一年度的合同，归入本年度合同文档。
3、期满合同保管期限为10年。普通合同如广告合同、租房合同等的保管期限为5年。第四条 合同的查阅
1、合同不准借走带出公司。
2、查阅一般合同原本，须经总经办准批，重要合同或涉及到预算费用的合同等须经总经理准批。
第三节 印信管理制度
第一条 目的
为加强对公司印章的刻制，保管及使用、改正与废止的管理，严格控制印章的使用范围，特制定本制度。
第二条 使用范围
凡是以公司名义、权利与义务发出的有关文件合同者，均应遵守此制度，以本制度执行。
第三条 职责
1、印信具有法定性、权威性、效用性。公司印章由公司财务部负责保管及使用。
2、公司印章不得私自带出，如有特殊情况需带出使用的，需到管理部门登记填写行政章使用登记表，由总经理签批，管理人员须随同前往。
第四条 程序 1、种类
（1）公司印鉴：公司的公章，是按照国家的规定，由有关部门正式批准制作，或由上级机构颁发印章，代表公司的法定名称和权利。
（2）部门专用章：如合同章、财务章、工程章。公司为履行某一专项职责或某一专项权利的印章，具有特殊的使用范围。
2、印章刻制、改刻
公司印章的刻制由指定部门经理负责，经总经理签批后办理：需持有公司证明，在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻章单位制作。同时，需要更换或废止的印章应由负责保管人迅速将印章交还公司指定的管理部门。
3、印信保管
（1）重要印章由总经理或指定部门经理负责保管，财务用章由财务部负责保管。
（2）本制度的制定下发和修改、废止，由总经理决定。（3）印章的保管必须有健全的制度和严格的纪律。所有印章，必须由指定部门经理或财务人员负责保管，未经领导批准，不得擅自委托他人代管。保管人员接到印章后，必须进行登记。登记具体项目包括印章名称、颁发部门、收到枚数、日期、领取人和保管人姓名、启用时间等，各项必须登记清楚。（4）印章的保管必须完全可靠。所有的印章应置于牢固的柜里，特别重要的印章，应放在保险柜里，并随时锁好柜子，以免发生意外。
（5）保持印章清晰。保管人员对所保管的印章，应经常检查，保持印章的清晰。
（6）如果发现印章有异常现象或丢失，应该保护现场，并及时报告领导，迅速查明情况，妥善处理。
4、印信使用：要建立用印登记制度。所有用印，都要进行详细的登记记录，（登记的项目主要：有用印时间、用印编号、用印部门、用印事由、批准人、经办人、盖印人姓名）经总经理签字后方可盖章。
销售收款管理流程
一、目的
规范公司销售收款，加速应收款的回笼，规避财务管理风险。
二、使用范围
适用于公司所有项目的销售收费管理.三、销售流程
1、签订认购协议
销售部或销售代理公司与客户谈好认购协议，交客户签字盖章，销售部、财务部审核无误，财务部收取房款后加盖“合同专用章”，签初认购协议书，如有优惠、折扣情况，需核对优惠审批会签単，并将优惠审批会签単存档。销售部或销售代理公司与客户办理收款通知书（收款通知书中应注明购买的房号、姓名、销售面积、销售单价、成交总价、定金比例、付款方式等内容），收款通知书要经销售部项目经理、财务主管、出纳签字。
2、签订购房合同
销售部或销售代理公司收集客户签约所需材料，收回认购协议，与客户签正式合同，经部门负责人审核后，交客户签字盖章后，送财务部审核登记。
3、收款
（1）签订认购协议后客户交纳定金，签订购房合同后客户交纳房款，财务部负责收款，并编制收款日报表。
（1-1）签订认购协议后客户交纳定金销售部与客户签署房产认购书后，由公司财务部人员负责收取定金、审验成交价格、合同房款及认购协议书、收款通知书，审核无误后，在购房协议书上加盖合同章，为客户开具收据，同时做好销控。编制收款日报表。
（1-2）签订购房合同后客户交纳房款
（1-3）现金收款必须保证准确及安全，所有现金收入必须经点钞机复检过方可 收下，送存银行时将出现假钞必须由当班销售收银负责赔偿。
（1-4）POS机收款持卡人须为购房者本人，如由其他人代为刷卡，POS机交易単中必须有购房者、刷卡人两个人的签字。必要时要求持卡人写份承诺书多，承诺同意代购房者缴纳房款。使用未设密码的信用卡刷卡需验证持卡人身份证件（留存复印件），POS机交易单第一联和发票（收据）记帐联粘贴在一起交财务部入帐，第二联交客户。
(2)票据（支票、汇票、本票）收款
1）销售收银人员对客户交付的支票、汇票、本票等票据须认真进行审核，重点査看出票日期、金额、收款单位名称、用途是否填写无误，没有填全这些要素的，需销售收银人员当场补齐。所有票据的出票方和购房者名称不符的，必须由原出票方出具委托书原件，未提交委托书的可暂时先给客户开具收据，待补齐后再进行更换发票。
2）支票付款的必须当场填写保证书，如遇票据退票，及时与客户联系，同时告知置业顾问进行催收，客户来取退票时，要求他们补齐退票房款，并交回原发票（收据），同时用红字发票冲回，重新按实际交款方式开具新发票。
3）销售收银人员应及时将收到的票据原件通过票据传送人员交给财务部出纳，并将票据复印件、委托书原件、保证书原件和发票（收据）记帐联粘贴在一起交财务部入帐。
（3）按揭收款
按揭收款中，由按揭银行直接交付财务部。销售收银员应于收到按揭进帐单的当天开具发票，并录入销售系统，特殊情况不得晚于次日。所有按揭进帐清单（即按揭贷款借方凭证）应和发票（收据）记帐联粘贴在一起交财务部入帐，按揭进帐汇总単（即特种转帐贷方传票）单独摆放，如只有按揭进帐单而无汇总単的，需在按揭进帐清单上注明。
（4）尾款客户交尾款时应核对应收款，出现不符及时通知财务部核对，确认后再行操作。
（5）退房款：合法销售情况下，原则上调换不退，如有特殊情况，确实需要退已收房款，经销售负责人批准后，销售部办理退房审批会签中，经公司、总部领导审批后办理已收房款退款手续。
（6）开票
（6-1）发票领取：每当收银前台库存仅剩1本时，请速与财务部联系，预约领取。一般一次可以领取2本，特殊情况可另行处理。空白发票、收据要求放置在保管箱内并妥善保管，若有遗失、损毁要立即与财务部联系。
（6-2）发票管理：收银前台要建立发票、收据领用登记薄，填写领用存情况，并要与交接人签名并签署交接日期。发票领用存日报表要在每月6号前上报财务部。已用完的发票必须在2个工作日内一并交到财务部。
（6-3）发票装订：严格按税务局的要求装订发票。封面内容要填写清楚完整，并将销售软件打印的票据清单与已用发票核对后装订在每本发票的最后一页。
（6-4）支票退票客户重新付款时，需先冲回原发票（收据）后再按新付款方式重新开票
（6-5）发票（收据）各栏内容必须填写齐全，包括交款人姓名、楼号、付款方式、支票号码等相关辅助信息，并且必须在当日输入系统，核对正确无误。
四：销售管理
1、财务部、销售部建立销售台帐。日常帐必须日结日清，即当天收款和开具发票必须当天登记，并核对相符（包括税控系统），每月结束再对系统发票汇总数与税控系统的发票汇总数核对一致，2、每日清帐，以便登记每日的交接単，明确职责。
3、每日收取的现金必须及时存入银行，并将收取的票据和每日存入银行的现金逐笔登记《领取现金及票据登记簿》由取款人签字确认。
工程款支付管理流程
一、目的
规范工程款支付流程，明确各相关方在工程付款各环节审核（批）的责任，确保工程款的正确支付，杜绝错付、超付，以确保工程质量和进度，控制工程成本。
二、适用范围
适用于公司工程预付款、进度款、结算款、设备款、保修金、工程尾款、零星工程款的支付
三、工程预付款、进度款和结算款支付流程
（一）工程预付款支付流程
1、施工单位提交预付款《工程款支付申请表》给预算专员，施工单位项目经理要签字确认；
2、预算办根据合同约定的预付比例审核预付款，签署预付款《工程款支付申请表》然后交给财务部；
3、财务部再次复核后，交给总经理和董事长审批，然后将审核审批通过的《工程款支付申请表》交给出纳安排付款。
（二）工程进度款支付流程：
1、施工单位先向工程部提交进度款《工程款支付申请表》，要求附上已完工程的预算书，一式叁份（工程部、预算办、财务部各一份），施工单位项目经理要签字。
2、工程部审核当月完成的项目及相关工程量，审核完毕由工程部经理签字后交给预算专员。
3、预算专员审核已完成工程量，并审核工程预算价，确定当月完成工程造价，根据合同约定，审批工程款，然后预算专员签字确认。（注：预算办要求提供电子版预算书时，施工单位要积极配合。）
4、预算专员将进度款《工程款支付申请表》上交财务部审核。
5、财务部审核无误后，将进度款《工程款支付申请表》交由总经理和董事长审批。
6、施工单位根据审核审批通过的进度款《工程款支付申请表》中的金额开具当地建安发票，发票需按进度款《工程款支付申请表》中的工程项目分别填开。
7、施工单位将审核审批通过的进度款《工程款支付申请表》以及相同金额的建安发票上交到财务部，财务部再次复核《工程款支付申请表》的金额是否与发票金额一致，以及核对发票的各项内容后，交到出纳处办理该款项的转付。
8、其他注意事项：
（1）施工单位要提供开户信息并加盖公章，开户信息内容有：单位名称、合同编号、开户名称、税号、账号、开户行。
（2）工程预算书要按单位工程分开，设备基础的土建工程与房屋的土建工程要分开。
（三）工程结算款支付流程：
1、施工单位向工程部提交《工程款支付申请表》（必须经施工单位项目经理签字并加盖印章）
2、现场工程师核实本次请款的实际完成工程数量及工程质量，并签署《工程款支付申请表》
3、工程部经理核实工程质量和数量并签署《工程款支付申请表》
4、工程完工后，由施工单位向预算专员提交电子版的结算书，同时提供相应的设计变更、与工程造价相关工作联系单、工程签证单等。
5、预算专员根据图纸及设计变更、工作联系单、工程签证单等进行审核，经双方共同确认后，由预算专员出一份结算书，并复核已付款、扣款和本次付款金额与工程进度、合同的一致性后，确定实际应结算的金额，然后签署《工程款支付申请表》。
6、分部工程进度验收结算应有《工程质量竣工验收记录》和《工程验收合格证书》，单位工程竣工结算款支付时还应具备《工程竣工报验表》、《工程竣工报告》、《工期核定报告》。
7、预算专员将结算款《工程款支付申请表》及相关的审核上交财务部审核。
8、财务部再次复核已付款、扣款和本次付款金额与工程进度、合同的一致性后，确定实际应结算的金额，审核无误后将结算款《工程款支付申请表》交由总经理和董事长审批。
9、施工单位根据已通过审核审批的《工程款支付申请表》开具建安发票。发票金额为本次完成工程造价金额（不含甲供材）扣减已开票金额。开具的发票必须有税务局的签章以及施工单位的发票专用章。
10、如果工程结算涉及甲供材的，预算办需按定额中所耗用的量，以及财务提供的单价计算所用甲供材金额，并提供给施工单位，由施工单位开具建安发票时将甲供材税金一并开具。
11、施工单位将审核审批通过的结算款《工程款支付申请表》以及相同金额的建安发票上交到财务部，财务部再次复核《工程款支付申请表》的金额是否与发票金额一致，以及核对发票的各项内容后，交到出纳处办理该款项的转付。
四、其他付款审核要点
1、工程预付款审核：预付款=合同金额×预付%
2、工程进度款审核：由施工单位编制上报，工程部技术经理签署意见的已完工程进度报表，经预算经理审核，双方确认，并核对有关合同条款无误。
3、工程进度款=合同金额×已审核进度%；检验是否超付：合同金额-合同金额×已审进度%-已付金额<合同金额×（1-下浮%）×（1-保修金%）
4、工程结算款审核：根据预算部已审核工程结算。
工程结算款=结算总价-下浮价-保修金（或扣留金额）-预付款-进度款-甲供料款-扣款。
5、保修的审核：在合同规定之保修期满后，经使用部门核实无质量问题时方可办理。
保修金=（结算价-下浮价）×保修%-扣款
6、设备款的审核：材料设备款的支付，主办人必须附上相应送料单、入库单、施工单位领用单及材料设备发票，再根据合同审核支付，工程结束后，按实结算，若发生新增加材料设备，必须经设计单位签认后给予结算。
高校暂付款是指高校向校内各单位或个人 (会计处理通常是以个人名义借款) 提供的用于教学、科研以及工程、设备预付款所需的暂时垫付给有关单位或个人的款项, 主要包括工程预付款、设备等货物款、差旅费、培训费、会议费等。高校暂付款在会计科目设置上为“应收及暂付款”。各高校根据实际情况一般都设置了“教学暂付”、“科研暂付”、“基建暂付”等子科目。在尚未取得相关票据或票据不完整时, 就不具备可以报销列支的条件。经办人员借出相关暂付款时, 会计处理是, 借记“应收及暂付款”科目, 贷记“现金”、“银行存款”等科目。当具备报销条件时, 会计上反映的是借记“教育事业支出”、“科研事业支出”、“专用基金”等科目, 贷记“应收及暂付款”科目。高校暂付款在大多数情况下最终会转化为高校的各种支出, 一旦不能形成支出, 暂付款就得继续挂账, 不能形成支出的暂付款, 实际上就是占用了学校的资金。暂付款对于高校教育、科研事业的发展起到了很大的积极作用, 如果管理不善, 处理不当, 势必会引起资金使用的混乱, 甚至造成资金的损失、积压及被长期占用, 不合理暂付款占有越多, 可投入使用的资金相应减少, 势必会降低资金的使用效益。
二、高校暂付款管理的加强方法
在目前高校教育经费紧缺的情况下, 如果暂付款所占比例过大, 必然影响到资金的正常运转。因此, 高校财会人员增强管理意识, 管好用好暂付款, 在目前高校财务管理中显得愈来愈重要。
第一, 制定暂付款借支细则。许多高校没有制定暂付款的相关规定, 且财务规章都比较笼统, 特别制定细则的文件少之又少。高校应在与国家会计制度不相违背的前提下, 制定符合自身情况的暂付款规章制度。这将有利于增强财务经办人与借款人, 审批人与领导的责任心, 使暂付款的管理趋于规范化、合理化和清晰化。学校暂付款管理条例要明确规定, 各级领导要重视财务管理, 遵守财经纪律, 模范执行规章制度, 按规定审批各类借款, 如遇特殊情况, 应集体研究解决。要求财务人员从严把关, 对不符合规定和用途不明的借款不予借支, 谁批准谁负责清还。对已经支付的违纪借款不予报销冲账, 如违约按暂付款规定条例处理。一经发现违纪挪用学校资金的, 按违纪处理。
第二, 强化审批、签批程序。要杜绝滥用借款的现象, 就必须给予二级部门较小的权限, 但是在实际执行的过程中, 总会有漏洞。权限不够大, 借款人可以随时借款, 这样完全不能达到应有的效果。关键还是在于审批、签批程序的完善, 这并非在于给予二级领导权限的多少, 而是在于制定一个统一、清晰的条例。例如, 差旅费的借支必须要求借款人另附申请, 申请写明出差地点、时间、支出预算金额等。这些将有利于领导审批, 也给财务提供了记账依据, 使暂付款的使用有依有据, 达到暂付款专款专用的目的。
第三, 严格按财务原则报账冲账, 不得跨越当初借款的范围使用。暂付款原则上只能用于教学、科研、行政、后勤等各项有关公用性开支。借款时必须写明借款用途, 杜绝出现超出使用范围的现象。如果所借款项未发生实际的支出, 借款人必须及时返还, 不得长时间无故占用学校的资金, 对于借款未发生支出过比较长时间才来冲账或者还款的, 应问清原因, 并令其向领导报批冲账。严格坚持一款一借, 一款一清, 不按规定用途滥用周转金者, 应按规定予以罚款。
第四, 学校财务部门要经常催收, 定期清理暂付款。各部门负责人在签批暂付款时严格按规定把关, 做好本部门暂付款的催报结算工作并将相关催报情况及时向财务部门反馈信息。对于借款金额大、时间长、无故不报的部门, 学校财务部门可以停止该部门支款, 并限期清账。财务的经办人每隔一段时间应向各部门及其领导发一次暂付款情况通报及催办通知, 将暂付款催账清理工作列入工作日程中, 责任到人, 分部门落实, 使各部门出现的问题能及时得到查明和处理, 避免长期挂账及账务不清现象的存在。坚持“前款不清, 后款不借”的原则。各类暂付款在规定时间内未报销或偿还, 又无正当理由的, 财务部门暂停其相关经费项目的再借款。无特别原因而未及时结清暂付款的个人, 在结清暂付款前, 财务处不再向其提供新的暂付款, 如有极特殊情况, 不能按时结清者, 应提前写出书面说明, 经主管校领导批准, 再按规定借款。对多次催收无果且无具体原因的个人, 应从其个人工资中扣还全部或者部分款项。
第五, 暂付款形成坏账的的确认及处理。坏账包括学校所有的应收款项及暂付款项因各种原因发生的损失。暂付款为外单位债务人的, 因债务人破产, 依照法律清偿后, 确实无法收回的应收及暂付款应确认为坏账;债务人为外单位个人的债务人死亡, 既无遗产可供清偿, 又无义务承担人, 确实无法收回的应收及暂付款应该确认为坏账;学校认定的其他情形。对确实无法收回或核销的应收及暂付款项不得长期挂账, 应及时分析处理。由学校相关部门的失误造成的通常情况下不得确认为坏账, 要追究有关部门和责任人的责任, 并予以赔偿;由学校教职工个人原因造成而又与部门无关的应由个人偿还, 由于债务人死亡, 应从学校给予其补贴、抚恤金当中扣还。由其它不可抗拒的原因造成应收及暂付款无法收回或报账, 并已尽追索义务的, 应按照规定程序报批后予以核销, 其中, 应收款项的核销在其备查账中予以注明, 并应将审核材料妥善保存。
第六, 加强宣传工作。暂付款是一项发生频繁, 结算繁琐, 群众性强的工作, 做起来确有很大难度。要大力加强暂付款管理的宣传工作, 使之深入人心, 只有这样, 才能节省资金, 有效利用资金, 不断改进学校财务管理工作, 提高办学的社会效益和经济效益。
关键词：高校；暂付款；资金；管理
一、高校暂付款的含义
高校暂付款项是指学校暂时垫付给有关单位或个人的待结算的各种款项，如暂时垫付给职工因公出差的差旅费借款，暂时垫付的购置仪器设备借款、房屋维修借款、基建借款及各种周转金、备用金等款项，在支付由于不具备报销列支条件(如材料、设备尚未验收，无发票等)的款项时，就会形成暂付款，高校的暂付款在人多数情况下，最终会转化为高校的各种支出。
二、加强高校暂付款管理的必要性
近年来，我国全面实施加快发展高等教育战略决策，高校招生规模不断扩大，在校生人数连续几年大幅度攀升，随着高校教育事业的迅猛发展，开展教育及科研活动日益频繁，资金往来活动不断增加，形成了财务管理中暂付款在单位资金平衡中所占比重有过大的趋势。高校的暂付款，对高校开展各项经济活动、促进教育事业的发展起到一定的积极作用，但是如果管理不善，占用资金比例过大，就会引起资金使用混乱，引起呆账、坏账，造成资金损失，降低资金使用效益，这些暂付款必然影响到资金的正常使用状况，不仅造成单位资金周转困难，而且也使单位的会计信息失真。
暂付款基本是垫付款未核销数，实际已形成支出，但仍然反映在高校的资产中，在用“资产负债率”这一指标衡量高校偿债能力时，必然高估学校偿债能力，低估偿债风险，从而导致银行过于乐观向高校贷款，成为高校超规模贷款又一成因。
因此，加强暂付款的管理，对于节约使用资金，加快资金周转，提高资金使用效益，将具有十分重要的意义。暂付款是学校流动资产的一个重要项目，高校必须加强暂付款的管理和核算，建立必要的管理制度，做好催账清理工作，定期进行核查与分析，记录各项暂付款的增减变动和处理情况，及时发现问题，以保证资金的完整和安全。合理使用和规范管理教育经费；不断改进学校经济管理水平，提高办学的社会效益和经济效益。
三、当前高校暂付款存在的问题
1对往来账款的管理观念淡薄。有些单位从领导到职工只重视收入、支出的管理而疏于对各种往来账款的管理，尤其是有些单位领导财务知识有限，他们无法将款项与单位实实在在的资产联系起采，因此也就无法将暂付款的管理作为重要工作来抓，对暂付款的认识不足，没有时间观念，认为借的款项是工作需要，晚点还没关系，没有引起重视。
2内部管理不完善。内部没有制定有效的暂付款管理制度，因此管理不规范，没有及时核对，清理不彻底，出现借出不还，长期拖欠，前账不清，后账又借，有的因当时审批程序不健全，没及时催账，经办人员、领导换了，忽略了单位经济活动的连续性，后任不过问、不清理前任的账，造成暂付款一时无主，逐年挂账形成呆死账。
3专项拨款没到位，需要的经费本没做好，于是用另一个经费本借款，直到所需的经费下达，才来冲账，所以借款时间较长。
4差旅费借款，包括几次差旅费金额，或者提前借出，推迟出差，造成借款时间延长。
5由于疏忽?，借款人为研究生或本科生，学生毕业离开，联系不上，使暂付款一直挂着，甚至有的人早已离开了学校，仍未报销结账。
6借款人和经办人不是同一人，时间长了，双方都忘记冲账。
7一些汇款，对方单位迟迟不开发票，借款人不重视索要发票，使借款无法冲销。有些汇款借款，当收到发票时，经办人因为不经手前面的借款或者忘记，又汇了一次，造成重复汇款，借款时间延长。
8一些设备预付款金额较大，分几次支付，涉及设备安装调试，还要运行一段时间，借款时间很长。有些设备由于不合质量，或者不符合合同要求，余款没付清，借款一直挂着。
9一些暂付款，为多年遗留下来的，由于某种原因当时没法清理，存在一些问题一直搁着，由于单位领导变化，会计岗位多次变动，经办人换岗，财务多次移交，时间一长，无人经手过问，很多对方单位也不存在了，形成因时过境迁而清账困难，长期形成了历史遗留问题。
10超支挂账，反映了各单位在资金使用方丽没有严格执行部门预算，年度支出超出了年度预算。同时，超支部分列入“暂付款”科目内，从而造成：一方面单位的支出报表不能真实地反映单位的财务收支情况，另一方面反映的单位债权、债务也不真实。
四、加强暂付款管理的措施
针对上述存在的种种问题，有必要从以下几个方面避一步强化对高校往来账款的管理，控制暂付款数额，做到守制度、细核算、强管理。
1执行会计准则，严格遵守会计制度。会计核算单位应按会计基础工作规范的要求，以实际发生的经济业务为依据，客观真实地记录和反映单位往来账款。做到会计核算内容真实、明细科目设置清晰、完整。
2建立健全暂付款有效管理机制。为严肃财经纪律，加强财务管理，规范学校暂付款的使用管理，提高学校资金使用效率，确保学校资金使用安全，可根据国家有关财经法规，结合本校实际情况，制定暂付款管理办法，建立明确的职责分工制度，建立备用金领用和报销制度、借款审批制度等等。严格按制度办事，坚持原则，违反者受到处理。
单位内部借款要有预算、有计划，经单位财务负责人签字批准，会计主管人员审核后办理，控制暂付款发生额，防止单位资产流失，预防腐败现象的发生。
3建立健全往来清查制度，定期编制暂付款账龄分析表。单位应定期(月末、季末、年末)对往来款项进行清理，督促往来单位经办人在规定的日期结算。个人借款尚未结算清账的，原则上不得再借。年终，个人借款原则上应全部结清，不得跨年度挂账。分清类别，逐笔处理落实。根据每笔暂付款的性质和内容，有针对性采取不同的清理方式。如对差旅费借款，直接催其报销；对时间较长、事由不清的款项必须寻根究底、核准事实，做出相应的处理；逾期不归还的，并经多次催交的仍不来核销的，报领导批准按制度执行。对确实已无法收回的“暂付款”，应按照相关规定，报请有关部门进行核销处理。
4建立内部会计控制，执法部门加大对往来款项的监管力度。财政、税务、审计等部门应加大对高校往来款项的监管力度，检查往来款项内容的真实性，往来款项核算的合理合法性，对有疑问的大的暂付款账户应运用函证法进行审计。对虚假往来重处罚，对杂乱往来细核算，对拖欠往来重督促，以确保高校往来款项内容真实，核算正确，会计信息真实完整。
第一部分 总则
第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务付款流程,倡导以企业利润最大化为的目标，尽量降低费用消耗，开源节流，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据公司的相关的经济业务属性分类，将财务付款分为员工借款、工资支出、费用报销、采购付款及专项支出等，以下按经济业务属性分别说明各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第二部分 借款管理规定、流程
第一条 借款管理规定
(一)出差借款：出差人员凭审批后的《借款审批单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销及销账手续。
(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时办理报帐，除周转金外其他借款原则上应在办理借款手续之日不允许跨月借支。
(三)各项借款金额超过3000元应提前一天通知财务部备款。
(四)借款结清规定：
1．借款结清时，应以实际发生的费用据实办理费用报销手续，以手续完备、审批无误的费用报销单为依据，办理结清手续，多退少补。
2．借款使用用途发生完毕后，原则上应在5个工作日内办理结清手续。自借款发生之日起超过30日未办理结清手续视为逾期未还。
(五)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第二条 借款流程
(一)借款人按规定填写《借款单审批单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、用途、归还日期等事项。
(二)审批流程：
主管部门经理审核签字→财务经理复核→（副）总经理审批→出纳付款 第六条 审批权限
不超过5000元（含）的借款由部门负责人、财务负责人、副总经理审批，财务部门可付款；
超过5000元的借款由部门负责人、财务负责人、总经理审批，财务部门方可付款。
第三部分 日常费用报销制度及流程
第一条 日常费用主要包括交通费、差旅费、误餐费及聚餐费、通讯费、业务招待费、办公费、低值易耗品及备品备件、培训费、资料费等。
第二条 费用报销的一般规定：
(一)报销人必须取得相应的税务部门监制的发票或省级以上财政部门监制的行政收据等国家财税法规认可的合法票据，原则上不接受收据等凭证。
(二)费用报销的一般流程：
取得原始费用凭证→经办人填制报销单→按规定粘贴原始凭证→填写报销事项、时间、金额、所附原始凭证张数，经办人姓名等内容→本部门负责人审批→经财务部管账人员或会计主管人员审核→财务部门负责人审批→报公司（副）总经理审批→出纳付款
(三)除另有规定外，单笔费用不超过2000元（含）经部门负责人、财务主管人员、财务负责人、主管副总经理审批可报销，单笔费用超过2000元的必须由部门负责人、财务主管人员、财务负责人、总经理审批出纳方可付款，相关人员不得蓄意将费用分解若干笔报销。
（四）副总经理费用须由总经理审批同意后方可报销。(五)须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单。
(六)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
(七)报销3000元以上需提前一天通知财务部以便备款，每周一及周四为财务报销日。第三条 各项费用报销标准
（一）交通费：
1．公司员工在中山市内出差办事，应尽量选择乘坐公司车或公交车，原则上不提倡乘坐出租车，如确因工作需要乘坐出租车的，应事先请示部门负责人，并在报销单上注明已请示领导。
2．报销时出租车票不得连号。
3．发生交通费用，应立即填写报销单。如频繁外出，可与财务部门协商，每周报销壹次。
4．如乘坐出租车，须取得税控出租车票，报销人应在税控车票的背面写上起止地点并签名。手撕发票一律不予以报销。
（二）差旅费： 1．差旅费报销标准：
职 务
交通工具 住宿标准 伙食标准
外埠市内交通费用
一般员工 火车硬卧/高铁二等票 120元/天
30元/天
30元/天
部门负责人 火车硬卧/高铁二等票 150元/天
40元/天
40元/天
总经理助理
飞机
200元/天
50元/天
50元/天
总经理及以上 飞机
实报实销
实报实销
实报实销
注：如去北京、上海、广州、深圳等一线城市或省会城市出差住宿费及伙食费标准可上浮20%内据实报销，但应由总经理签名同意。
2．出差住宿费用报销时须提供住宿发票，以实际的发生额据实报销。实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
3．实际出差天数的计算：以所乘交通工具出发时间至返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。
4．出差期间的伙食费、交通费实行包干制。根据实际出差天数，在公司费用报销标准内据实报销。特殊情况：如无相关票据，可按标准内以其他财务部门认可的发票代替领取补贴。
5．出差期间由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
6．工作人员趁出差之便，事先经公司总经理批准就近回家探亲办事的，其绕道车、船费按照出差直线标准报销，超支部分自理。如绕道车船费少于直线单程车船费的可凭票据按实报销。绕道和在家期间的伙食补助费，公司不予计发。未经批准，擅自回家探亲办事的，其绕道车船费、住宿费和市内交通费一律不予报销，不予计发回家期间的伙食补助费。
7．工作人员外出参加会议、培训等，已享受会议举办方提供餐饮的，公司不再报销会议期间的伙食补助费；已安排住宿的，公司不再报销住宿费用。
8．工作人员不得借出差之便办理个人事务及私人旅游等，否则，一切因此开支的费用由个人自理。
9．中山市内出差不论时间长短，均不发差旅补助。
10．出现虚列住勤天数、粘贴连号多报或虚假票据等事项，对当事人处以五至十倍罚款。
11．出差人员自返回公司当日起10日内，应到财务部门办理差旅费审核及相关审批等报销手续，并冲减相应借款。未在规定时间内办理报销手续的，公司财务部门应在最近一次发放的工资中扣除该出差人员的借款。
（三）误餐费及聚餐费：
1．由于工作原因不能回家或不能在公司食堂就餐的，可凭单据据实发误餐（中、晚餐）补助费：市内10元/餐，市外15/餐。2．原则上公司内部人员聚餐标准：20元/人，超过标准应由副总经理或总经理审批方可报销。
（四）通讯费：
1．业务员、采购员的通讯费按100元/月的标准进行报销，享受话费补贴的员工应随时接听公司或客户的电话。否则取消当月的话费补贴。
（五）招待费：
1．招待费需由副总经理或总经理批准后方可报销。
（六）文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费： 1.文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由公司后勤部门统一采购，除专业器材之外，其他员工不得私自采购。
2.报销时应附填写完整的采购清单、电脑小票、供应商送货单，详细列明所购商品的明细，仓管、结算部门的验收证明方可报销。3.后勤部门应做好各部门的领用存登记，月末提供对账单、领用明细表、领料单、报销单等一起交财务部门。
（七）汽车费用：
1．办事人员驾驶公司车辆发生的燃油费、路桥费、停车费、洗车费据实报销。
2．办事人员驾驶公司车辆发生的违规违章罚款、交通事故罚款及赔偿等公司不予报销。
（八）其他费用：
1.有预算标准的在预算标准内报销，没有预算标准的根据实际需要据实支付。
第四部分 工薪福利支出制度及流程
第一条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
第二条 工薪福利支付流程
（一）每月2日前由人力资源部将上月经公司（副）总经理审批后人事资料（含工资支付标准、人员变动、补贴、额度变动、扣款、社会保险、工资银行卡号等信息）连同审核无误的考勤资料转交财务部、五金车间、组装车间；
（二）五金车间核算员、组装车间核算员根据考勤及工资支付标准编制标准格式的工资表，并在每月4日前交财务部出纳汇总、审核。
（三）财务部出纳根据办公室管理人员的考勤及工资支付标准编制标准格式的工资表连同审核无误的车间人员工资表在每月5日前交财务负责人审核。
（四）按工薪审批程序审批:
1.车间人员工资: 核算员编制工资表→车间负责人复核→财务部出纳复核→财务经理审核→总经理审批 2.办公室人员工资：
出纳编制工资表→财务经理审核→总经理审批
（五）每月月末前由财务部通过银行代发形式支付工资；
（六）每月末之前员工到财务部领上月工资条；
（七）临时及辞退、辞工人员工资支付流程同工资支付流程。
第五部分 专项支出财务报销制度及流程
第一条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第二条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
(一)填写购置申请：按公司相关规定填写《合同评审表》附采购合同并报批。
(二)报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。(三)结账报销：
1.资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库或验收手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；
2.按费用报销流程规定审批程序审批；
3.财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；
4.若需提前预付款，应按借款规定办理借支手续，并在验收合格后5个工作日内办理报销手续。
第六部分 材料款的付款程序
第一条 材料款分为现金结算的材料款及到期结算的应付账款。第二条 现金结算部分采购款的支付，比照费用报销流程办理审批手续，附采购订单、入库单、发票等原件办理审批手续后付款。
第三条 附信用条件（即挂账）结算的供应商货款审批结算流程：
财务部应付会计编制《应商货款到期明细表》→财务经理审核→（副）总经理审批→出纳付款
第四条 每月5日下午下班前需向总经理提交《应商货款到期明细表》，每月10日前支付到期供应商货款。
第五条 若当月因资金原因，对己作计划安排但实际未付货款的部分供应商，则在下月安排采购资金时优先安排支付，以此类推。
第七部分 附则
第一条 本制度修改、解释权归公司财务部门。第二条 本制度经总经理签字后生效。
总经理签批
采购货物（工程劳务）合同、付款及发票管理制度
目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。
内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。
第一条、财务对合同管理规定
公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需签订合同），具体规定如下：
（一）、合同的签订及审批
1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。
《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。（3）、对于设立最低库存量的材料物资，由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购
2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。
（二）、合同内容填写要求
（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。
（三）、合同的报送及执行
（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存，同时实施采购。
（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购，劳务合同由行管部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。计财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。
（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。第二条、付款管理规定
采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→
1、计财部往来会计核实→
2、申请人分管领导签字→
3、财务负责人签字→
4、总经理签批→
5、财务出纳员付款
所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。
1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款
（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。
（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。
2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。具体如下：
货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款
（1）、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），计财部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。
(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。
（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。
第三条、付款方式及收据的取得要求：
付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：
1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：
（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。
（2）、如果是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。计财部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司计财部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司计财部。对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，计财部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经总经理批准的除外。
（3）、公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要计财部以现金打卡方式加急支付的，计财部有权拒绝，对于总经理特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。
2、银行电汇付款：计财部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。
退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：
（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。
（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。
（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。
3、承兑汇票付款
（1）、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经计财部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务），且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。
（2）、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经计财部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。
（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至计财部出纳员处。
4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。
5、对取得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的（即在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员50元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经总经理特批处理的，应有总经理在该单据上的亲笔签批说明。
对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。
6、对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，经总经理特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。
7、超过规定时限未取得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能取得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。
第四条、计财部集中办理付款业务时间及付款时限规定 计财部受理现金、承兑汇票付款业务时间：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午8：30前受理需当日付款的“用款申请”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申请”。由于工厂地理位置的特殊性，车辆紧张，计财部每日上午派专人到银行办理付款业务，下午不办。具体的付款时限及责任划分如下：
（1）、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请”及其它各类报销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“用款申请”在当日规定时限内提交至财务部的，当日办理付款手续，超时限提交的“用款申请”，次日办理付款手续，无特殊情况，出纳员不得私自压单延迟付款。如果是以银行电汇付款的“用款申请”，遇法定节假日、公休日的，付款时间顺延。对因资金紧张，超过2日未付款的“用款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，如果是收款方提交的相关证明手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前计财部不受理该用款申请。
（2）、如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调计财部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行；（3）、对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申请”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，计财部不承担责任。
（4）、如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的还要按规定承担相应以济损失。
（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。（6）、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到计财部的，视同无效申请，计财部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用款申请”要交至计财部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。
（7）、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。
（8）、所有传递到计财部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。
第五条、各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定：
（一）、采购（或劳务）发票标准要求及处理
1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天内），计财部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具增值税普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要求的发票。
2、采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。
3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，计财部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业务发票。
4、发票处理：对经常性的供应商业务，不论当次开具发票金额多少，均做转帐处理，对同一业务单位非经常性的业务（内业务不超过2万元的）单笔业务金额不超过5000元的，可以凭发票付款，除此以外的所有采购及工程业务发票均做转帐处理，在付款时，由收款人（收款人必须是出票人）提供收款收据，避免同一业务单位的业务既有现金业务，又有转帐业务，不利于财务管理工作，也容易形成工作隐患。特殊情况下经财务确认，总经理批准的业务不受此限。
5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为：采购入库单（或直转单）、临时收料单（此单实际业务未开具的不附）、质检单、称重单、采购计划单、对方送（发）货单[随货同行联或购货方备存联、采购合同及其它必需附件{按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招标合同等}。如发现有不符合规定的发票及附件传递到计财部，对当事保管员及采购经办人各处罚5元。
注：（1）、如劳保或低值易耗品采购为多品种集中下达采购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用；
（2）、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单，并应注明使用部门，以方便财务核算。
（3）、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位的发货单。
（二）、发票的取得时限管理规定
1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送计财部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得，交计财部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳务内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至计财部。结合公司目前材料货款结算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可延长至自货物采购入库之日起90日内，此种情况需取得财务部的书面许可证明。
2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定时限取得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”，说明原因及处理方案，报计财部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况下，计财部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以计财部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。
3、对于特殊业务发票的取得时限，如经总经理特批处理的，可按特批时限为准，需由计财部处理的由业务经办人将业务移交计财部处理。
4、对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的，停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。
5、业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至计财部，并在计财部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。对于发票丢失或过期的情况同时对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对帐造成的，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人200元。
6、会计终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至计财部。
第六条、定期对帐制度
为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，计财部将实行定期对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月5-15日；与供应商对帐每半年一次，核对范围为半年内与公司发生经济业务往来的单位，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单（需经手人签名并加盖账务或业务公章），并最迟于次月10日前交计财部往来会计处，由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，每次处罚20元，并在10日内规范备查帐；对未按规定时间取得供应商对帐单的，按单个供应商计算，每个次处罚业务经办人10元，并限定在规定时间（10天内）完成对帐手续，过期仍未完成的，每日处罚5元，直至对帐业务手续完成，所处罚款项从当事业务经办人工资中扣除。特殊情况经当事业务经办人提出申请，计财部确认的除外。
第七条、补充规定
（1）、每一笔采购业务合同、供货人、开票人、收款人必需是同一业务对象。与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我方的开票资料。
（2）、对于业务单位到公司直接收取往来帐款的业务，公司采购业务或接受劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，经计财部验证来人出具的加盖对方业务单位公章的介绍信，确认无误的，计财部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜，且在相关付款原始凭证上，本公司业务经办人要签字确认。
（3）、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与用友档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。
（4）、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，计财部经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。（5、各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。
（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不附。
（7）、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。
（8）、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。
（9）、涉及采购业务，应由需求部门提出需求计划单(采购计划单)，经仓库保管员确认库存、部门负责人及分管领导核准后，报采购部后进入实际采购流程。
（10）、公司财务及审计小组对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
（11）、对经总经理批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按总经理批复处理。
第八条、本制度经总经理签字批准之日起执行 第九条、本制度由计财部负责解释及修订 附件：
附件
1、“用款申请单”使用方法 附件
2、收款信息确认函。
附件
1、“用款申请单”使用方法：
1、公司对外支付各种业务款项时使用本单。本单由公司相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。
2、本单的开具：
（1）、本单 “收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由公司相关业务用款申请人填写，（2）、本单中“帐面应付款”相关信息由计财部往来会计填写。对本单涉及到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实与该单位业务往来的余额情况，并签名确认，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。
（3）、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格内标示明确，对于申请付款依据选择为：“
1、采购（或劳务）合同”或“其它”的，要在横线内详细注明使用部门、品名、数量及单价或劳务内容等业务内容信息。
3、本单签批及传递流程：申请付款人持内容填写完整的用款申请→（1）、财务往来会计核实往来余额→（2）、部门负责人、分管领导审签→（3）、财务负责人审核→（4）、总经理签批→（5）、交出纳员办理付款手续。
附件
2、收款信息确认函格式
收款信息确认函
*********有限公司： 请将款额 元，大写： 汇入我公司下列帐户：
户 名：
开户行： 帐 号： 贵公司将款项汇入上述帐户后，我公司将及时为贵公司出具收款收据。本传真件与原件内容一致，具有法律效力！
现金打卡手续费由收款方承担。
谢谢合作！
经办人：
收款方: 公司（公章）
工程付款管理办法
为了便于对工程施工的有效管理，严把工程质量关，严格规范工程施工方、监理方和公司工程管理人员的职业道德及工作责任心，同时对已完合格工程能及时付款到位，从而保证公司工程项目按即定工程节点保质保量如期完工，特制定本办法。
一、付款总流程
（一）施工单位提请《工程质量检查申请单》→监理单位、工程部对工程进度、质量初步认定（认定不合格直接退回）→工程部与监理组织出具《工程质量检查结果汇总确认表》→工程部组织各部门签批《工程类合同付款进度确认表》→工程部组织填制《合同付款审批单》（由财务部最终完成工程付款）。
（二）施工单位根据已完工程填写《工程质量检查申请单》，报工程部现场管理人员、监理方审核，工程部现场管理人员、监理方自接到施工单位提交的《工程质量检查申请单》二日之内，对根据申请单所填写工程进度到工地进行实地检查，严格审查工程进度及工程质量，工程部经理必须亲自组织质量验收，并对现场施工质量签认。经过审核如工程进度不符或发现工程质量不合格，工程部现场管理人员、监理方随即将具体工程进度不符和工程质量不合格部分填写在《工程质量检查申请单》上，退还施工单位，并责令施工单位限期整改，不予以上报；经过初审工程进度相符及工程质量合格，工程副总和工程总工、工程部经理随即参加，对所报项目质量进行抽样复审，1
如发现三个点以上不合格点被工程部工程管理验收人员作为合格点给予确认，则有权否定此次验收结果，本次应支付的工程款累计到下次，按规定程序支付；工程部现场管理人员、监理方组织填制完毕《工程质量检查结果汇总确认表》后，传递至下一付款程序。
（三）工程部在收到填制齐全的《工程质量检查申请单》、《工程质量检查结果汇总确认表》这二表后，二日之内工程部组织签证小组（包括此项工程的工程师、预算部、财务部、资源部人员）到施工现场对已报工程进度实地检查核实，并由工程部组织填制《工程类合同付款进度确认表》，预算部依据检查结果及工程结算资料，三日内计算出本次该项工程应付金额，并出具工程款计算说明。
（四）以上各表均按要求的流程完成后，工程部方可最终组织填制《合同付款审批单》，分别经主管工程副总、财务总监、常务副总、总经理签字认可，财务部在一日内，检查所有工程付款流程无误时，最终对外工程付款。
（五）必须严格遵守以上工程付款流程，不允许颠倒签批流程，若在某一流程中存在未解决之问题，不允许直接进入下一付款程序。
二、其他事项说明：
（一）对施工方而言，若存在申报的工程付款质量不合格、重复或虚报工程量的现象，一经发现，视情节轻重，由公司主要领导结合实际情况裁定，对施工方处以质量不合格、重复或虚报工程量的千分之五但不低于伍千元的罚款，并要求施工单位立即限期整改,由此而耽误的工期所造成的违约责任均由施工方负责；
（二）对监理方而言，由于审核监督不严，任由施工方无视工程质量和进度，随意或恶意申报付款，由公司主要领导结合实际情况裁定，对监理方处以质量不合格及重复申报额千分之一但不低于二千元的罚款；
（三）对工程部而言，由于审核监督不严，任由施工方无视工程质量和进度，随意申报付款，视情节轻重情况及是否主观意愿，由公司主要领导结合实际情况裁定，对工程部直接责任人每次处以不低于200元的罚款，工程主管、部门经理、副总及总工负连带领导责任。
（四）对公司各部门而言，对以上工程付款流程,各签批部门均在接到单据起立即给予办理，严禁以签字为名向施工单位吃、拿、卡、要，如有此现象，一经公司查实，除给予当事人扣发当月工资外，再给予受贿物品两倍以上的罚款，情节严重者公司将予以除名；公司总办设置的举报电话，可由施工方、监理方及公司员工随时对将此不良现象进行举报，接到举报将由总办会同有关部门严格调查，秉公处理。
（五）本办法自公布之日起生效，最终解释权归办公室和工程部所有。
一、暂付款包含的内容
暂付款是指学校各项资金运行中所发生的暂付、应收和预付的款项, 主要包括预支差旅费、各类预付款及周转金等。暂付款只能用于教学、科研、教辅、行政、后勤等有关公务开支。除出差借款、住院借款外, 不得用于其他个人性质的借款。暂付款的借款对象为学校在册教职工。学生、临时工和非本校教职工等不得借用公款。暂付款的借用形式有现金、银行支票、银行电汇等。除差旅费借款可支付现金外, 其他以支票、电汇方式支付。
二、暂付款管理存在的问题
(一) 借款人对暂付款的管理观念淡薄。
借款人借款后, 存在“财务处先催后还, 不催不还”的现象。这种状况导致还款时间过长, 少则一个月, 多则四五个月, 长则一年。
(二) 专项拨款没到位, 先由别的经费借款垫支。
有的教师申请专项经费时, 虽然与国家相关部门签订了任务书, 但由于一些原因, 经费迟迟未拨, 教师做科研的经费支出只能先从别的课题经费借取支票, 等专项经费到款后, 再做相应调账工作, 所花经费由专项经费列支, 由此导致借款迟迟未还。
(三) 借款人存在多次借款现象。
大部分高校都有暂付款管理办法规定借款的原则, 其中之一便是“前款不清, 后款不借”。但财务处在执行具体工作时, 认为相关领导均已签字, 默认同意为其开具支票, 因此便容忍了多次借款不及时偿还的行为。
(四) 现金借款, 不按规定的用途使用。
高校一般都允许出差人员可以到财务处预借一定金额的现金。可是有的教师以出差为事由, 借取现金, 挪作他用, 购买材料等日常商品支出, 等材料费发票报销后, 再将现金归还。或者是差旅费借款提前借出或推迟出差, 当计财处催还借款时, 教师以出差未回等理由, 拖延偿还借款。
(五) 设备款分几次支付, 借款时间很长。
教师在购买大型设备时, 一般会在合同条款里注明分次付款, 等设备验收后, 才能支付余款。这些大型设备安装后, 经过一段时间的调试, 才能达到预定可使用状态。验收无误后, 凭销售企业开具发票办理固定资产上账手续, 才能到财务处办理冲销借款业务, 由此导致借款金额大、还款的周期长。
(六) 自制设备研制周期长, 需要统一上账。
自制设备需要购买各种材料和小型设备, 研制成功后经过相关部门验收, 才能确定为设备, 办理固定资产上账手续。高校一般的做法是采用借款单挂账形式领取支票, 由于自制设备研制周期长, 教师就不能在较短时间内冲销借款。
(七) 历史遗留下来的长期暂付款。
因为借款人调走等原因, 后任人员以情况不明为由, 不配合办理暂付款的还款事宜, 从而导致暂付款的账龄逐渐增加。
(八) 财务人员缺乏有效的催账手段。
财务处都会按照借款业务类别规定各种借款的还款期限。高校支票领取业务大时, 由于财务处人员有限, 工作任务重, 平日应付繁重的业务, 无法做到每月监督教师还款, 即使每月催还借款, 但由于力度不当, 没有引起教师的重视, 无法达到预期的效果。
三、暂付款规范化管理的措施
(一) 规范暂付款的借款手续, 保证财务工作的一致性。
规范的目标:借款手续必须齐全, 才可以发生借款行为, 从而还款时只须出具发票等凭证。财务人员办理业务, 要有统一的借款手续要求, 给予答复解释的内容一致。
1. 借款的总体规定。
目前高校的非事业编制人员越来越多, 采用合同制管理, 为降低风险, 高校可以规定借款人应为学校事业编制人员。借款单位若有特殊要求的, 需要对非事业编制人员进行备案。高校经费管理是用项目号来控制支出金额。管理的办法是负责部门发放经费本, 经费本注明项目名称和项目号, 由经费负责人亲笔签字。经办人须携带经费负责人的经费本, 财务人员将借款单上的签字笔迹和经费本上负责人的笔迹核对, 确认无误后, 方可开具支票, 目的是防止有人冒充负责人的签字, 以免带来不必要的损失, 进而降低风险。
2. 掌握国家和学校对各种类型项目的报销规定。
国家对于各种经费拨款都有相应的经费管理办法, 财务人员应该认真掌握, 严格执行。如:根据《国家高技术研究发展计划专项经费管理办法》 (863计划) 、《国家重点基础研究发展计划专项经费管理办法》 (973计划) 、《国家科技支撑计划专项经费管理办法》的规定, 863项目、973项目及支撑项目, 不允许报办公用品费、接待费、汽油费。根据《北京市与中央在京高校共建项目管理办法》, 北京市共建项目不允许报销办公用品费、接待费、汽油费、培训费。根据《中央高校基本科研业务费专项资金管理暂行办法》, 高校基本科研业务费项目不允许报销接待费。根据《国家自然科学基金项目资助经费管理办法》, 国家自然基金项目不允许报销餐费、礼品费、住宿费等接待费。根据《国家社会科学基金项目经费管理办法》, 国家社科基金项目不得报销办公用品费、接待费。根据《民口科技重大专项资金管理暂行办法》, 民口项目不允许报销办公用品费, 接待费, 汽油费, 培训费。高校科技处、人事处、设备处等部门都会对相关经费项目的具体使用作出规定, 计财处均要严格执行。
3. 规范各种合同协议。
借款合同须附原件, 双方盖公章并签字, 合同要有学院公章或科研处合同专用章。根据风险管理原则, 按照金额重要性和业务性质, 可规定:购买五万元以上的专用材料费须付合同。出版费、加工费、会议费、培训费、外协费、广告费、宣传费、信息发布费、技术开发费、咨询费、图书馆图书购置费等无论金额多少, 均须附合同原件。与旅行社签订的出国考察费合同, 合同里须注明食宿公杂等费用, 审核人员要核查是否超标。同时附上出差人员的因公出国审批表、邀请函, 才可领取支票。
4. 分次付款的合同管理。
对于分次付款执行合同, 财务处应开发大额资金合同管理系统, 记录合同号及相应的付款次数、金额, 防止超合同付款行为, 做到实时、有效控制, 避免事后控制带来的多支风险。经办人每付一次款前, 财务人员要在合同管理系统里登记备案, 在付款金额小于合同尚未付款金额的情况下, 才允许执行。
5. 规范现金借款的用途和出差提前借款的时间。
国内出差须在借款单上注明时间、人数、地点, 以此作为事后报销的依据。出国借款须附有邀请函或批件, 邀请函或批件必须明确出国的时间、人数、地点, 财务人员匡算出国费用标准, 以此作为借款的上限。出差提前15天预借现金, 回来后7天内将发票送至财务处报销, 所报发票须与借款单注明的地点、时间相符, 不得报销与出差无关的发票。
6. 按国家规定要求进行政府采购设备。
所有纳入学校预算管理的资金及其配套使用的资金、国家财政性资金的科研经费, 经费预算中报批有仪器设备额度的, 方可进行购买。购买仪器设备必须执行政府采购。购买设备要核销额度。
(二) 加强暂付款的监督管理, 减少资金占用, 提高资金使用效益。
1. 建立健全往来款清查制度, 月末编制暂付款账龄分析表。
财务处应设专人负责暂付款的清理工作, 坚决杜绝长期挂账及个人占用学校资金的不良现象。各单位及个人要按照国家和学校的规定, 按时办理财务结算手续, 不得无故长期拖欠或占用学校资金。各部门、单位要重视暂付款的管理, 从严控制借款额度, 积极配合财务部门切实做好暂付款的催还和清理工作。各单位主管财务负责人及项目负责人有义务督促本单位教职工清理发生的借款。
2. 采取多种有效手段进行催还, 加强借款信息的告知渠道。
计财处要采取多种有效手段进行催还。如:每月初将借款信息发到各位教师校内邮箱进行催还;建立各学院财务负责人信息表, 将借款信息发到各学院的财务负责人邮箱, 由财务负责人对学院的借款情况进行催报;还可以采取办公自动化系统进行告知;计财处网站可以开通暂付款专栏, 对借款的规范、未还款名单等内容进行披露。
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现金借款标明的地点、时间和事后报销的地点、时间不符, 不能给予报销, 需要交纳现金进行还款, 不能用其他与出差无关发票冲抵款项。
4. 借款人超过借款期限未及时还款的有效措施。
财务处将定期向全校公布借款逾期未报账人员的有关信息。对于逾期未还者, 审批人负有督促清还借款的责任。有关部门、单位收到计财处发出的逾期暂付款催报单后, 仍无反馈意见的, 财务处可以暂停办理该单位的所有业务, 直至借款归还。
5.
凡属历史遗留暂付款呆账、坏账, 各单位或部门负责人及借款人接到财务处催款通知单后, 应写出书面报告, 由单位或部门负责人签署意见后交财务处报学校研究处理。
摘要：暂付款占用了高校大量的资金, 并且虚增了资产金额, 如果不及时清理, 将会影响高校的资金运转, 降低资金的使用效益。本文以风险管理理论为导向, 通过规范暂付款的借款手续, 加强暂付款的监督管理, 从而降低暂付款的周转天数, 减少高校的资金占用, 提高高校的资金使用效益。
关键词：风险管理,暂付款,暂付款管理
参考文献
关键词：独立学院
本文结合独立学院财务体系的特点，根据自身实践经验，简单的总结一下独立学院出纳工作重要性的几个方面：
一、提供优质服务，保障资金供应，担负着会计核算的基础工作
提供优质的服务和不间断的资金供应是财务工作的基本职能。出纳工作贯穿于财务管理的全过程，是财务工作中一项直接的、经常性的业务，是单位资金保障全过程的始点和终点。单位发生的每一项经济活动都与出纳工作有着直接或间接的联系。如借款、还款、结算、报销、转账等，都要通过出纳来实现。出纳是财务工作中管理最直接、效果最明显、供应最及时、联系最广泛、服务最周全的一项业务。独立学院出纳工作有几个特点：第一出纳工作是现金及各种票据收付的关口，所有的现金业务都是由出纳来完成：第二出纳工作能收集独立学院的第一手财务信息，例如现有银行存款及现金的具体金额、应收及应付款项的具体数额和到期时间等，同时出纳工作是独立学院内部和外界考察独立学院财务管理水平的重要窗口.例如与银行等机构的业务的往来。从某种意义上来说，出纳是独立学院财务工作的重要基础和前哨，对独立学院的经济管理和财务管理都具有非常重要的意义。
二、有效的避免单位的经济损失、提高资金效益
出纳工作范围包括现金收付和银行的结算，以及现金、票据、银行存单的保管等业务。拥有高度责任感、技能娴熟、专业基础知识扎实的出纳人员，才能避免给单位带来不必要的经济损失。做好出纳工作对于保证货币资金安全，防止损失浪费，促进提高资金效益有着不可替代的作用。出纳工作业务量大，是资金结算的最后一道关口，只有好的出纳工作才能使得单位资金得到合理的保障。出纳人员常年累月循环往复与资金打交道，每天都要经手保管、收付大量的货币资金和票据，稍有不慎就会威胁到资金的安全，降低资金效益。所以出纳工作在财务管理的过程中具有极其重要的作用。同時好的出纳工作能有效地防止有关人员贪污挪用公款。出纳的间接监督是经济管理的一种手段，其最终目的是促进单位改善经营管理，完善财务流程。通过对单位经济活动的真实性、合法性、合理性等方面的监督，保证单位的经济活动在遵守国家财经法纪的同时，符合本单位的计划、预算和财务管理要求，以便提高经济效益，或避免不必要的经济损失。
三、协调内外关系，提高会计工作质量
出纳工作，是财会工作的一个重要组成部分。出纳职能的发挥，很大程度上体现着会计工作质量的高低。独立学院的收支活动包括学费的收缴、其他收入的收缴、个人借款、教育事业支出等等都少不了现金的收付及银行存款的收付。这些业务往来的现金、票据的收付和办理，以及银行存款收付业务的办理，都必须经过出纳人员之手。如果出纳人员认真负责，转账及时、核账细致，那么对会计的工作就起到了很大的促进作用，制单及时准确、检查细致入微是出纳人员的职业特点，快速有效的出纳工作是对会计核算工作最好的促进。出纳是否能够合理安排、调度资金，是否能够及时向单位提供准确的货币资金活动信息，是否能够保证货币资金的安全与完整，都会对单位的会计核算和经营管理产生重要影响。
四、对强化单位内部的经营管理起到促进作用
