电子档案管理规定

电子档案管理规定（精选8篇）

电子档案管理规定 篇1

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。？在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。 随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。 要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。 电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。 所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

电子档案管理规定 篇2

电子文件与电子档案是伴随着计算机和网络的应用快速发展而产生的一个新事物, 它将是未来档案工作中最重要的事物。由于各个单位的具体情况不同, 所以电子档案归档也存在着差异。本文就电子文件与电子档案的管理做一个探讨。

二、认识电子文件

电子文件的产生背景:E-mail、OA、ERP、CAD、CAM、EC、EG、A/D等技术系统的产生和普及。

(一) 电子文件 (Electronic records) 。指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖于计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。

电子档案:指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

(二) 按信息、格式存在的形式电子文件的种类。文本文件、图形文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音 (或音频) 文件、程序 (或命令) 文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等。各种文件格式都有各自特性以及应用软件。按文件的功能电子文件有主文件、支持性文件、工具性文件等。按生成方式可分为原始文件和转换文件。

(三) 电子文件的特性。要管理好电子文件, 就必须了解其特性。电子文件与纸质文件有很大的区别, 它具有超大量的信息存储功能、多媒体功能、载体之间的可移动性功能等等。当然还有信息共享性。

1.电子文件的依赖性。电子文件是数字化文件, 它具有非人工真接识读性及对计算机系统的依赖性。电子文件是在计算机等设备的支持下形成和处理各种信息的, 离开计算机及相应软件, 电子文件就无法生成、识别、传递。计算机设备的快速更新给需要长期保存的电子文件带来很大困难。有可能若干年之后, 保管完好的电子文件载体找不到读取设备。

2.电子文件还有信息与载体的可分离性。电子文件由传统的物理存在方式转变为逻辑存在方式, 电子文件的存放位置是可以变化的, 可以从一个载体传递到另一个载体, 其内容信息却不发生变化。同样, 还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。

3.电子文件的易改性。电子文件存储在载体上, 它可以被增加、复制、删除、更改后而不被察觉。而载体本身的损坏、计算机病毒、网络安全原因以及操作不当, 都将影响电子文件的真实性和安全性。

此外, 电子文件还具有高密度性、多种信息集成性和可操作性等。一张容量达700MB的光盘, 可存35万张打印纸上的文字信息, 或10万页图形信息。

三、电子文件的收集、归档和整理

(一) 收集积累要求。《GB/T 18894一2002电子文件归档与管理规范》指出, 对于用文字处理的文本电子文件, 收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等, 文件型以XML、TXT保存, 扫描型以JPEG为通用格式。对通用软件产生的电子文件, 其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等同时收集。专用软件产生的电子文件应转换成通用型电子文件, 如果不能转换, 则连同专用软件一并收集。

(二) 归档要求。文件形成部门定期把经过鉴定并符合归档条件的电子文件向档案部门移交。

1.归档时应有一套与其内容完全一致的纸质文件 (软件除外) 同时归档。

2.产品、项目设计文件的电子文件必须归档 (包括四书、全套图纸、印制板加工文件等) 。

3.产品中的计算机应用软件文档 (含固件中的程序和数据) 应按技术管理规定归档。

4.应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全生命周期的管控, 保证其真实有效。

(三) 归档方式。网络归档:随着OA系统的广泛使用, 电子公文的流转越来越便捷, 而公文一旦形成便不会轻易更改。因此, 建议公文归档采用网络归档方式。

载体归档:记录人们科研和生产活动的科技性电子文件。一个项目需要多人的合作才能完成, 那么就会产生各种类型的电子文件, 如文本文件、数据文件、CAD (计算机辅助设计) 、CAM (计算机辅助制造) 生成的图形文件等。而且形成周期较长, 所以建议科技性电子文件、多媒体电子文件采用载体归档方式。

(四) 更改要求。为确保归档设计文件正确性及有效性, 保证产品实物与文件的一致性, 对电子文件的更改应进行控制。

1.按规定在更改纸质文件时应同时更改电子文件, 并对电子文件加识别标志。

2.对同一型号不同批次的电子文件应加以区分, 并同时保留。

(五) 鉴定。电子文件的鉴定是一项十分重要且难度较高的工作。它包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。鉴定由文件形成部门按规定对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验, 并由负责人签署审核意见。

(六) 归档份数。归档的电子文件需二套, 一套保存, 一套使用。即使在网上逻辑归档, 也要保存一套。必要时应保存两套, 其中一套异地保存。从“911”事件之后, 人们更是认识到异地保存的重要性。

(七) 电子文件的整理。制定整理标准, 由文件形成部门进行整理后归档。

四、电子档案的管理

信息安全涉及各个方面:一是法律政策、规章制度、安全教育等;二是管理措施, 包括技术和社会措施;三是技术方面, 信息的加密存储和传输、身份认证、防火墙技术、网络防毒等。应在信息化进程中建立档案信息的安全保障体系, 形成档案信息的安全链, 伴随电子文件的全生命周期进程。

(一) 保证电子文件信息安全的技术措施有。1.签署技术:在电子文件上进行数字签名, 再运用特定的解码方法检验数字签名。2.密码技术:是信息安全的核心技术, 有私匙加密和公匙加密, 在传输过程中通常采用“双密钥码”进行加密。它是实现信息保密性、完整性、可用性的有力手段, 在潜在的不安全系统环境中保证数据安全。3.身份验证:当用户要求进入系统访问时, 计算机依据通行字将自动验证是否为合法用户, 防止非法用户的防问, 亦可防止合法用户访问他们无权查看的信息。4.防火墙技术:它就是通过阻挡外部网络用户的未授权访问, 来保证内部网络的安全。

(二) 电子档案的利用管理。电子档案的利用比纸质档快捷、方便。提供利用的方法有:拷贝、通信传输、直接利用。直接利用即在线利用, 利用率将越来越高。在利用过程中, 电子档案的保密和安全是十分重要的, 我们应注意使用权限的审核, 根据电子档案内容的密级和开放程度, 根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定, 不能无原则地向所有利用者提供全部;系统对利用的全过程进行自动跟踪监控。

五、档案业务人员的培养

电子档案的管理都要靠档案人员。由于电子档案具有信息内容数字化、文档处理一体化、档案保存技术化、开发利用形式多样化等特点, 因此, 电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的区别。电子文件归档及其电子档案保存及开发利用, 是一件新生事物。所以, 档案人员要尽快适应信息技术和档案事业的发展。多途径、多层次培养和造就一批电子档案管理人员已经成为当务之急。《全国档案事业发展“十五“计划》中曾指出:大力培养高素质的档案专业人才, 为档案事业可持续发展提供人才保证和智力支持, 是加快档案管理现代化和信息化进程的重要保证, 以新知识、新理论和新技术为主, 不断补充、拓展与更新科学技术知识, 进一步完善知识结构, 提高档案人员的创新能力及专业技术水平。

六、结束语

电子文件与电子档案的管理是现代档案信息化建设的核心, 要与社会的发展同步进行。它既带来挑战, 也带来了机遇。档案业务人员应当以此为契机, 大胆创新、拓宽视野, 开创档案事业的新辉煌。

摘要：为适应信息化建设的需要, 规范电子文件归档与管理工作, 在电子文件全生命周期过程中更好地保证电子文件的有效性、真实性和完整性, 实现电子文件的在线逻辑归档、管理和利用。

电子档案管理规定 篇3

【关键词】电子文件档案化管理；传统档案管理；区别

引言

现代信息技术的快速发展使得自动化办公管理系统模式越来越受到大众的喜爱，并逐渐的走入人们的生活之中，使得更多的工作人群习惯并喜欢用计算机和网络进行办工。相对于传统的档案管理，电子文件档案化管理就有很多的优势。面对时代的告诉发展，传统的档案管理在各方面都是更新不上，因而必须借助电子文件档案化管理进行工作。

1.电子文件档案化管理概述

1.1电子文件档案化管理

电子文件档案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在传统档案管理的基础上发展起来的，结合了两者的优点，是一种利用计算机与网络为管理载体的信息管理模式。电子文件档案化管理特色包含了涉取文件时的针对性虚拟立卷；电子档案的文件级管理；个别部门与地区内电子文件的社会化、网络化与自动化；档案管理的快捷新与高效性等。在具体的操作中，可以建立电子文件专用的中心设施或是档案部门集中的储存管理，充分发挥档案管理部门工作人员的工作优势。电子文件的档案管理多采用技术与理念先进的现代信息技术。一是档案部门通过网络等资源收集电子文件。二是将这些电子文件档案信息按照部门要求保管和储存。三是还要防止不法分子进行网络资源窃取。

1.2电子文件档案化管理存在的问题

第一，电子文件在保存过程中，原始性、真实性容易被破坏。以目前的有关技术，在保障电子文件的原始性、真实性上比较薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改变电子文件的真实性，制造假的电子文件，而在此过程中又不易被发现。

第二，电子文件档案信息安全问题日益突出。随着信息技术的不断发展，地区之间的距离越来越小，电子文件可以远程传输，但是在这个过程中容易被黑客入侵，造成电子文件失效或是中毒。目前，很多国家或是地区都不同程度的遭受到黑客的入侵，而这些人往往电脑技术较强，一般档案管理部门的工作人员时应付不了的。因此，电子文件的安全相对来说受到了影响。

第三，电子文件的保存问题。电子文件在社会生形成的时间较短，在储存方面任然是有很多缺点的。是否长期有效的保存电子文件是放在档案部门每一个工作人员面前的重要问题，也是值得他们去研究，去深思的。在社会上往往会看到一系列的电影、电视剧被盗的情况，这都是由于电子文件在保存的过程中存在的问题而导致的。

第四，软件没有信息管理功能，部门之间却反通用性。目前，各档案部门的使用的计算机软件是不通用的，也没有一个统一的检索软件。也就是说，查询资料时，需要注册每一个地方或是每一家的会员，才能分享其中的资料。相对来说也是比较麻烦，需要在不用的网页上装换才能找到自己想要的资料。

2.电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

2.1电子文件档案化管理的归档时间与传统档案管理不同

电子文件档案的归档时间相对传统档案比较自由，其可以在文件生成以后便可以存档，会是文件自动设置的一段内都是可以自动存档的。在文件形成过程中，再通过网络传送到有关部门，但是在传输过程中必须使用工作单位特定的数码签名进行封签认证，以保证在传输过程中的安全性。档案部门工作人员在接受后并进行统计，按照档案部门的归档原则进行分类并设定分类号和档案实践、归档时间和档案查阅的限制级别。这相对于传统档案缺失、缺归、漏归的现象来说，电子文件档案化管理就避免了这些问题的产生。

2.2电子文件档案化管理的归档方式和传统档案管理不同

电子文件的关键技术就是是电子编码技术，因此，在今后的修改中是不留下痕迹的。相对传统文件来说，电子文件很难确保原始文件的样本，加之文件载体不固定，更难区别出原始文件了。所以在电子文件档案化管理中要解决这一问题，使得电子文件具有真实性。因此，在电子文件归档时，经手人需要在电子文件上签名、后息认真、身份认真、指纹认证、加密保护等验证手段，使得电子文件在传输过程中不受到外界的干扰，确保电子文件的真实性、原始性、准备性，法律性。

2.3电子文件档案化管理的保存方式和传统档案管理不同

电子文件的载体容易老化，这相对于传统档案管理来说是一个弱点。其次，现代社会的现代信息技术发展速度极快，信息媒体和信息的储存介质的更新速度也是很快速的，这也是电子文件档案管理的一点缺点。这可能会导致电子文件真实性和可读性收到破坏。档案管理部门可以在接受档案后，按照规定可以将电子文件打印下来，封存。这种只是一种暂时的做法，相对来说耗时，成本高。最好还是运用现代信息技术来保存资料。档案部门对电子类的内容要大于下位类的内容，也就是说类目之间横向是平行关系，其次要做好相对稳定性，要保持类目名词不变。最后对不确定属于哪一类目的档案要做出规定，在确定不确定属于类的归目。类目的标识通常都是用数字或是英文字母，数字多组合可以采用“八分制”“双位制”。

2.4电子文件档案化管理的分类、编目等和传统档案管理不同

电子文件具有一定的特殊性，因而在管理过程中也是有所不同的。文件到达一级管理时，档案部门在接收电子文件的同时，应给每份文件编制一个属于此文件的唯一电子文件号，并给出相应的档案号和分类号，再依据上下文之间的关系，给文件编号，在归档的同时进行主题词标引。在条件允许的情况下，编制多角度、全方位的检索工具，以便检查信息。用户只需要输入名字或是关键字就可以查到资料，从而大大的减少了档案工作人员的劳动力度。

2.5电子文件档案化管理的查询方式和传统档案管理不同

电子文件保存相对来说，不像传统的档案管理一样多以纸质档的为主，查询相对简单许多，而电子文件属于虚拟内容，必须要输入文字才能查询到。只有符合一定的条件，查询者才能注册、登记成为电子文件中心的会员，会员方能通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认登录者的身份并获取权限，才有权利查询有关的资料及有关的查询方式。电子文件档案化的查询方式相对来说更加的方便，查询者不用到档案管理中心进行查询，通过无线远程便能查询自己想要的资料。这不仅减轻了档案工作人员的工作量，而且也节约了查询者到处奔走的时间。

3.结语

总而言之，电子文件档案化管理为办事人群提供了很多有用的帮助，使得人们的工作更加的方便、快捷。而且电子文件档案化管理模式也适应的时代发展的潮流，更新时代发展的脚步。相对于传统的档案管理来说，有着文件保存简单方便，储存内存大、查找方便、资料清晰等优点。当然，电子文件档案化管理也需要众多的部分相互协作，增加各界人士对电子文件档案化管理的了解，避免一些违法的现象发生，使得电子文件档案化管理更加的科学、有效、安全，为人们提供更多的利处。

参考文献：

[1]刘国. 电子文件档案管理的特点问题及对策[J] 科技信息， 2007（11）.

[2]李明艳.电子文件档案管理现状及应对措施[J].经济技术协作信息，2011（12）.

电子档案管理程序 篇4

1目的和适用范围

1.1目的为使公司设计和管理文档的规范化，保证电子文档的安全性、可利用性，对电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的保管实行全过程管理，从而确保信息的真实性、安全性和完整性，使公司的利益不受损失，特制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于公司电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的管理。本规定涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。

1.3其它

电子文件的管理应由主管部门统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案室要进行指导与监督。电子文件的传递和管理由办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。2引进标准

有限公司SL01007《档案管理制度》；

有限公司SL01009《档案分类编号标准》。

3管理规定

3.1 电子文件的形成、收集与积累

3.1.1 在“无纸化”计算机办公或设计中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质保留。

3.1.2 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

3.1.3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备、软件的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

3.1.4 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

3.1.5 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

3.1.6 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

3.1.7 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

3.1.8 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

3.1.9 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

3.2 电子文件的传递

3.2.1 公司内部文件交换只可通过网络进行，不能通过外接存储设备、移动硬盘进行。

3.2.2需要拷贝电子文件时，需填写《图纸、资料拷贝登记表》或《USB、软盘使用登记表》，经主管领导批准后，并由网管负责实施。

3.2.3 只可通过指定专用计算机进行Inter Net连接和收发电子邮件。收、发Email时需填写《收、发电子邮件登记表》经主管领导批准后，由网管负责实施，并保留邮件副本备案。

3.3 电子文件的整理

3.3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中，详细请参考黄石有限公司SL01007《档案管理制度》。

3.3.2电子文件应按有限公司SL01007《档案管理制度》著录，并制成目录。

3.4 电子文件的归档

3.4.1归档电子文件时应填写有限公司SL01007-01A《档案材料归档移交清单》。

3.4.2归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

3.4.3把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，3.4.4本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

3.4.5存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

3.4.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

3.4.7需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

3.4.8原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

3.4.9在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

3.5 检验

3.5.1检验项目包括：载体是否有划痕；是否清洁；有无病毒。

3.5.2 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。

3.5.3核实电子档案的完整性和有效性，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

3.5.4归档载体不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

3.6 电子文件的管理

3.6.1公司员工对文档的访问采用分级授权的方式，员工只访问与自己工作相关的资料文档。

3.6.2严防病毒破坏，做到定期备份电子文件。业务数据每周定期备份一次，重要数据做到及时备份。员工按要求存入到服务器中的个人文件夹里，同时保证存入的电子文件的正确性和完整性。

3.6.3电脑使用者对电子文档、图纸应注意保管，不得遗失、私自传播。如有需要他人电子文档、图纸应申报批准，方能够查询、打印，成套的图纸输出由专人负责打印。

3.6.4公司所有员工应加强保密意识，严禁将公司图纸、合同（含公司供货厂家、价格、经营模式等信息）等设计和管理资料以电子、纸张和口头等方式有意或无意间提供给任何公司以外的人员。

3.6.5原则上，员工不得将图纸等资料带回家中，如确实需要（如加班等），须经主管人员批准方可。

3.6.6在工程项目实施中，由项目经理负责图纸文档的归口管理，工程完工后交由工程管理部处理。

4．处罚

公司员工要自觉遵守上述规定，使公司的电子文件管理逐步走向正规化、制度化。对违反本规定者，轻者提出批评，重者罚款1000-5000元，对情节特别严重者，将予以除名。

5．其它

5.1本规定的解释权属于公司。

5.2本规定自发布之日起执行。

6．附件

6.1《USB、软盘使用登记表》

6.2《图纸、资料拷贝登记表》

6.3《收电子邮件登记表》

电子档案管理规定 篇5

摘要：近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟的互联网技术在各个行业及办公自动化中的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案。因此，在档案管理工作中，档案的安全管理意义重大，特别是电子文件和电子档案的管理，因其所显示的特点，致使其安全风险极高。关于电子文件和电子档案的安全管理，本文将从以下几方面展开讨论。

关键词：档案管理;安全管理;安全隐患;电子文件;电子档案

1、什么是档案及电子档案?

档案是指机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟和先进的、繁荣的互联网技术在各个行业及办公自动化的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案，即电子档案。

2、电子文件和电子档案的特点

一是电子文件便于修改，省时、省力。电子文件在行文、编辑时，完全可以按照人们的想象任意、反复进行修改、润色，在作图方面更是随心所欲，想画想改动变得异常简单。不仅节省人力和经费，还提高了工作效率。二是电子文件信息存储密度大，看似小小的载体，容量都很大，因此可减少存放数量节省空间。三是文件的电子化，不但可以方便检索、摘录、转录，还能够减少纸质档案的制作、复制和传递份数，简化工作流程，提高工作效率。四是互联网彻底改变了文件的传递速度。现在的OA无纸化办公系统。既节省了纸张的使用，同时也提高了文件的传递速度，提高了办公效率。互联网拉近了人与人的距离。五是互联网的日益成熟，更加有利于发挥电子档案的信息共享，提高了档案的利用价值。六是电子档案的利用不受时间和地点的限制。在任何时间、地点，打开计算机，动动手指，就可以实现档案利用。七是电子档案大幅提升了管理效率。电子档案使得档案信息资源快速处理，使得档案资源得以高效利用。八是电子文件和电子档案的不足。电子文件和电子档案容易修改且不留任何痕迹，由于各种因素容易造成信息丢失;电子档案载体的寿命相对比较短，到期前必须转录，很容易造成文件质量下降，或者文件信息丢失，使电子文件的安全受到威胁。

3、威胁电子文件与电子档案的安全隐患

与纸质文件相比，电子文件的信息安全尤为突出，易于编辑的二进制代码、高度共享的信息、开放的计算机系统、四通八达的网络、不断升级的软件、无孔不入的嘿客、肆意横行的病毒、污染多变的环境等等因素，对电子文件和电子档案的信息构成了严重的安全隐患。保密性。非授权用户访问、阅读相关电子文件信息资源;合法用户越权下载相关电子文件信息资源;在使用和处理电子文件信息资源过程中的电磁泄漏;传输电子文件时被非法截获;电子信息资源脱机介质被盗等等。真实性。电子文件的真实性是指电子文件的内容(包括背景信息)经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持其与形成时的原始状况一致。造成电子文件失真的主要原因有人为因素和非人为因素。被修改。嘿客的恶意攻击、授权用户的非法修改、无操作、不真确的信息处理与传输方式、不科学的转换与软件升级、病毒的破坏、系统故障等等均有可能造成文件内容和原数据被修改;被删除。恶意的或误操作，有可能造成电子文件部分或全部内容和元数据被删除;错漏。文件操作过程中的大意、疏忽等原因造成的文字错漏等问题;丢失。文件保存不当或其他原因造成的文件丢失。载体变质也会造成电子文件和元数据丢失。完整、齐全性。是否收集全了作为有机联系的一件事情的完整过程的所有文件。不可读性。可读性是指电子文件无论经过多长时间、经过何种方式处理，都能以人类可以识读的、真实的方式输出信息。造成电子文件不可读的原因包括：系统不兼容;软硬件系统没有及时升级与更新换代;加密密匙丢失、专用软件没有留存;病毒感染;载体过时、损坏或记录衰减等。不可控制性。电子文件的失控，会对电子文件信息安全带来致命的打击。主要表现在以下几方面：软件升级、替换时，能否保证文件不被损坏;能否根据需要调整用户权限和文件开放方式;能否控制(监控)电子文件的下载、拷贝、传输和转换;能否控制电磁环境，实施干扰和反干扰;能否控制电子文件的各种标准和状态，实现信息优化配置和高度共享;能否删除失去保存价值的电子文件;能否实现原数据的更新和验证;能否控制系统工作环境和电子文件脱机介质的保存环境;能否抗否认、追踪、审计、恢复;能否升级安全技术和病毒特征代码;误操作。误操作虽然属于低级错误，但却时有发生。如此等等，都显示了电子文件和电子档案的不可控性。

4、如何消除安全隐患，维护电子文件和电子档案信息安全

4.1坚持维护电子文件信息安全的原则

超前控制原则。信息安全关系到国家的安危、组织的存亡及个人隐私与财产的安全。因此，电子文件管理系统在建设之初，就必须实施并坚持超前控制原则。制定维护电子文件信息安全的制度、标准、策略等，并将其贯彻到软件开发、运用的每一个环节。风险评估原则。对于电子文件信息安全的方针、策略及标准规范等也要进行评审、评估，根据情况进行改进、完善、调整。对于机构内危及电子文件和电子档案信息安全的风险因素有必要进行评估，划分危害等级，以便在维护安全工作中区别对待、尽可能降低风险。同时，对于风险控制目标和控制方案也要进行评估，预测风险发生几率和成因，对症下药，制定应急方案、尽可能将风险降到最低水平。预防控制与恢复并举的原则。在电子文件信息安全管理工作中，应坚持预防为主的原则，居安思危，防患于未然。现实生活中，即使保障工作做得再好，也不能保证零风险。风险仍然有可能存在，并危及软件系统和数据恢复，危及电子文件和电子档案的信息安全。因此，有必要对系统和数据进行恢复控制，从而保证电子文件和电子档案的信息安全。动态控制原则。随着时间的推移、环境的变化、时代的进步和科技的发展等，危及电子文件信息安全的风险因素也会发生变化，原有的安全保障的制度、措施等已经不能满足当前工作的需要，随着各种情况的变化，必须随时调整符合当时工作要求的制度、方针、策略等，以确保电子文件信息长期持续地安全无忧。

4.2保障电子文件和电子档案信息安全的技术对策

物理安全策略。所谓物理安全策略是指保护网络服务器、计算机系统、通信链、系统终端等硬件免受自然灾害、人为破坏、搭线攻击和电磁侦测，确保计算机系统有一个相对安全的电磁兼容环境。硬件备份;使用低辐射计算机设备;电磁屏蔽;电磁干扰。网络系统安全策略。A安全检测和监控检测。所谓安全检测和监控检测是采用预先主动的方式，对客户端和网络系统进行全方位的自动安全监测，发现并避免系统遭受攻击。B系统备份与恢复。使用备份服务器和相关软件，对系统及电子文件进行备份保存，以备不时之需。如系统遭到破坏或系统瘫痪时，备份系统可以迅速启动，恢复并保证系统正常运行。C防火墙技术。防火墙是在机构网络和其他系统网络之间设置障碍，以阻止其他系统的用户对该系统的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息从机构网络上非法输出。D访问控制技术。访问控制技术是网络安全防范和保护的主要策略，它可以限制对关键资源的访问利用，防止非法用户进入系统及合法用户对系统信息资源的非法利用。信息安全策略。A加密技术。B数字签名技术。C数字水印技术。数字水印技术最大的特点是具有很好的隐蔽性。利用隐蔽性来达到保护电子文件信息安全的目的。D文件备份与灾难恢复技术。做任何事情都不可能百分百达到预期效果。这在维护电子文件和电子档案信息安全的问题上同样适用。在保护电子文件盒电子档案信息安全上虽然做了大量工作，但是，文件的备份依然是最基本和最必要的安全保障工作，这是保护电子文件信息安全的首要工作，不能因为任何理由而有任何怠慢和敷衍。灾难恢复可谓是亡羊补牢，是灾难发生后的.不得已的手段，是必要的补救措施。E防病毒技术。病毒感染对文件的保存会带来致命打击，因此，防病毒技术一定不能落后。F防拷贝技术。如某些关键部门的重要文件，必须设置阻止拷贝，以防泄密，给国家或个人带来不可弥补的损失。G载体保护技术。H保障长期可读性技术。要保障长期可读，必须要做到技术的更新和无缝衔接。I数据库安全技术。O元数据验证技术。

4.3保障电子文件和电子档案信息安全的管理对策

第一，建立健全信息安全的相关法律法规。用法律的武器切实保护信息安全。第二，制定切实可行的保护电子信息安全的规章制度和措施。用制度约束和规范人们的行为，用制度时时提醒人们，哪些是该做的，哪些是不该做的，哪些是能做到，哪些是不能做到，哪些是必须做的，哪些是绝对不能做的，依靠制度的约束力，保护电子文件信息安全。第三，制定维护电子文件信息安全标准。

5、结束语

电子档案来源于电子文件，因此，电子文件的信息安全与电子档案的信息安全息息相关。为切实有效地确保电子文件的信息安全及其电子档案的安全管理，应遵循管理学理论中的一般循环原则，即实施Plan(策划)—Do(执行)—Check(检查)—Action(措施)的持续改进的模式，即所谓的PDCA模式。在这个模式中，各个模块之间可以实现通过持续的信息反馈来不断修正、改进，从而促进电子文件信息安全方案的不断完善。当然，电子文件和电子档案的信息安全并不只是系统安全人员和档案管理部门的事，它与所有员工都密切相关。安全问题事关重大，机构内每一个人都应无条件地参与电子文件和电子档案的安全管理，各负其责，各司其职。只有这样，才能尽可能做好电子文件及电子档案的安全保障。

参考文献

电子档案管理工作经验总结 篇6

篇)

随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。

一、电子文件归档前的准备工作分析

充分做好电子文件归档前的各项

准备工作是实现高效电子档案管理thldl.org.cn的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。

由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档

混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。

二、电子文件归档过程中应注意的问题分析

在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。

对于cad电子文件的归档可以采用dwg格式，因为这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。

对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。

对于pdf格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。

三、电子文件归档后的检查验收工作分析

电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。

以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那

么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。

四、电子文件修改后的归档工作分析

在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图

纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。

综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要

组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。

近年来，随着我国电子信息技术产生快速发展，税务部门的办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，税务部门许多日常工作

和管理业务可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。于是随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

一、电子文件定义

及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁

性等条件的要求很高。

二、电子文件与传统税务档案的区别

电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档

案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附

件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可

以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件

甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊

性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

四、电子文件在税务档案管理中的运用

做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所

以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。

使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

档案管理工作经验

档案能够充分展现工作的成果，对已完成的工作留下痕迹，并为以后的工作提供历史资料，是工作管理的宝贵组织过程资产。如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个

重要工作，现将档案管理经验介绍如下：

首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。根据日常使用规律，将存档资料分为呈批申请类、设备采购类、生产运行类、日常管理类等，并根据分类将每份档案登记台账。

其次，对已完工的资料进行及时入库存档，同时为避免档案的丢失，对借出的资料进行登记，并定期梳理出借时间，对长期借出的档案进行催还，以免借出时间过久，造成的档案丢失。

最后，定期检查资料室，将已满五年的档案进行打包整理，保持档案资料柜的整洁明了。

持之以恒，贵在坚持。条条大路通罗马，对档案管理的方法有很多，但能够管理好的关键都是坚持。科技档案的管理是一个长期细致的工作，只有坚持不懈，才能够将每份档案都管理好。

电子档案图书馆管理工作职责

一、接受学校现代教育领导小组领导，在教科室指导下开展现代教育电子档案图书馆管理工作。

二、加强电子档案图书管理学习, 提高管理水平，严格按照《国家公文处理办法》及时、准确地做好文件图书的积累、保管、整理、归档、立卷、移交工作。

三、钻研业务，熟悉资源内容，根据学校课程安排，编录电子档案图书和参考资源检索目录，保证学科教师教学使用。

四、依据师生教学要求，提出图书资源购买需求，负责新入图书资源编录存档立卷，向学校师生公示、开放，有效提供图书资源参考。

五、指导学科教师和学生正确使用电子图书资源，注重图书资源的良好保养与维护，养成良好的使用习惯，用后归架还卷。

六、建立学校电子档案图书借阅制度，科学完善档案图书资源借阅手续，落实归还时间，按时归还入档。

七、电子档案图书管理人员工作调动，要严格办理交接手续，交清电子档案图书资源，保证资料不得流失。

八、负责电子档案图书资源防火、防盗、防潮、防鼠等日常保洁工作，做到图书、资源、地面、墙壁、门窗无尘光洁，保证档案图书资源良好使用。

渠县有庆镇第一中心小学

电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、发布以及收文办

理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所

以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。

传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在

衔接上的真空地带和减少重复性作业。

一、电子档案管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就

应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

二、电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来

真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

企业电子档案管理 篇7

一、电子档案的定义

电子文件:是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。(引至国家标准《电子文件归档与管理规范》)

电子档案:电子文件归档成为电子档案。与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。

二、电子档案的特点

(一)利用快捷,方便共享。网络化为电子档案充分发挥作用提供了方便快捷的平台,使用者在自己的电脑终端上,可以直接进行档案信息的检索,迅速地查阅所需的电子档案。

(二)存储密集,节省空间。

(三)信息易改,对信息环境依赖性强。电子档案在使用过程,很容易被修改,且不留痕迹,对电子档案的原始性造成了威胁。数字化信息对载体的依赖性强,电子档案依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。

三、目前电子档案管理中的问题

(一)长久保存问题。电子档案的寿命不仅依附于存储的载体,还依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统。目前存储的电子档案多用光盘,光盘的理论寿命为20-100年,但在实际中,很多几年就坏了,计算机系统的软件和硬件环境更新升级频繁,即使光盘数据还在,也不一定有打开这些数据的软硬件环境。电子档案长久保存面临着一定的困难。

(二)真实性问题。电子档案很容易被删改,且不留痕迹。难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。电子档案真实性,包含对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法。

(三)安全性问题。包括电子档案信息、载体和使用电子档案的软硬件环境的安全。

四、目前解决电子档案管理问题的对策

(一)选择适合长久存储的介质,对电子档案进行定期备份,对电子档案所依赖的软件环境进行备份。将电子档案保存在其生成系统之外,这些措施都有利电子档案的长久保存。

(二)建立适合磁光介质保存环境,保证电子档案载体的安全。调节库房温湿度。保持温度保持在17℃～20℃;相对湿度保持在35%～45%。做好、防光、防灰尘、防治有害生物、防机械应力等安全措施,避开磁场和电场,设置专用库房或选用专门的防磁金属柜作为装具。

(三)及时更新电子档案管理中的文件结构,确保电子档案的长期可读性,当操作系统更新时,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”,保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案管理,必须以原始形成的格式进行还原显示的,可在保存电子档案的同时,保存相应的档案支持软件和整个操作系统,并与电子档案存储在一起,恢复时,连同操作系统一同恢复,使之按本来的面目进行显示。

(四)采用防写措施来保证电子档案的真实性。将电子档案设置为“只读”,用户就只可从电子计算机上读取信息,不可对其做任何修改,保证电子档案的真实性和完整性。在网上查询电子档案,需对电子档案进行保护权限控制功能,对电子档案进行级别保护。权限设置可以根据其不同身份、不同职责范围的管理权限进行借阅和浏览,还可以具体定义到任何一个档案库或文件库,对该库的任何菜单的控制权限。防止无关人员进入系统对电子档案进行修改。

(五)定期杀毒。保证电子档案不因染病毒而被破坏。档案管理人员,在当前情况下,而应汲取信息化和纸质档案两种管理模式的优点。充分发挥电子档案的优势,克服它的缺点,提供方便快捷的利用方式,提高企业的办公效率,提升档案管理水平,充分发挥的档案在生产管理中的作用。

摘要：随着计算机与网络技术的普及,企业产生了大量的电子档案,电子档案管理是档案管理必须面临的工作问题,电子档案的管理水平反映企业现代化管理水平,本文分析了企业电子档案管理中的问题,找出了一些方法和对策,以期提高企业电子档案管理水平。

浅析医院电子档案管理 篇8

关键词：医院； 电子档案； 管理

随着计算机技术和普遍使用和医疗技术的迅猛发展，电子档案在医院档案工作中所占的比例越来越大，发挥着日益重要的作用。加强医院电子档案的管理和利用，对于提高医院档案管理水平，促进医院可持续发展具有重要意义。

1 医院实行档案管理计算机化的必要性

1.1 随着医院管理向科学化、现代化、标准化发展，医院各方面对档案信息的需求有增无减，迫切要求快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息，这为医院实行档案管理计算机化创建了良好的外部环境和机遇。

1.2 近年来，医院办公自动化迅速普及，医院大多数文件资料和医疗信息都通过微机打印，产生了越来越多的电子文件。如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将不可能的事。而电子档案因其可共享性和信息的可操作性，可以提供方便、快捷的查询、复制及数据交换等功能。

1.3 传统的档案管理方式已经不适应现代医院管理的需要。传统的档案管理由于档案管理人员配备随意性大、业务素质参差不齐、部门之间文件材料的收集人员没有建立起良好的协作关系、档案管理制度不够健全、标准不一、缺少详细规划等原因，缺乏完整性、统一性和涵盖性，从而造成档案管理效率低下，利用率很低，档案管理水平不能与医疗业务同步发展，影响了医院管理水平的提高和业务技术的发展。

2 电子档案的基本特点

相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。只有抓住这些主要特征，才能更好的对其进行有效的管理和利用。

2.1 虚拟性。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络之中，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。

2.2 可分离性和易变性

电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，在需要时再装配起来。同时，由于电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的增、删、改十分简便且不留痕迹，由此也造成电子文件操作不当而易丢失，或不留痕迹被篡改。

2.3 集成性

文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。

2.4 时效性强，周期短。档案整理是一个浩大的工程，需要耗费大量的人力物力。而数字档案则通过网络采集、数字化管理、电子邮件联系等新的技术手段和方式，大大减轻了劳动强度，缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正错误或更新资料都十分方便，可以反映最新的情况。

2.5 加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。电子档案在资源加工、整理上有特定的统一标准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，可以收集到大量的资料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档案是智能化的，在非常短的时间内为用户提供最为满意的信息。

3 医院电子档案的管理和利用

3.1 电子档案的收集。只要是医院在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集保存。主要包括以下几种文件类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其它文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。医院电子文件的收集既要保证其系统完整，又要保证其原始性和有效性。由于电子文件具有分散性，每个部门、科室和工作人员都有可能是电子文件的形成者，因此，医院需建立完善的管理制度，明确各自职责，实行目标管理，通过分工合作，完成电子文件的收集工作。鉴于电子文件的特殊性，在收集电子文件的过程中要注意以下两点：一是电子文件一旦定稿，应设置为只读形式，不允许再修改；二是电子文件形成后，应及时收集；对需要长期才能完成的项目，要分阶段积累归档。

3.2 电子文件的整理与归档

在做电子文件的整理与归档工作时，必须要有统一标准。医院应责成档案管理部门，严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。在此基础上，档案管理人员要将各部门传输过来的具有保存价值的电子文件，按照一定的原则和方法，进行分类、排序、编目等整理工作。电子文档进行集中处理、确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上，以便长期保存。在整理归档过程中要注意以下三点：一是在无论利用何种途径归档，必须由电子文档形成科室按统一格式编目整理后，传输给档案管理科室，不能由档案科室自行从网上下载，以保证电子文档形成部门对其数据的真实性、准确性负责。二是电子文件在移交时，应做可靠性鉴定、可读性鉴定和密级鉴定。三是归档的电子文件应是最终版本，不能有任何增减删改。

3.3 电子档案的利用

电子文件归档后，即成为电子档案。电子档案在做好保管的前提下，其管理效能主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：（1）提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案管理部门可以通过移动硬盘、软磁盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。（2）网络传输。通信与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远距离传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑。（3）直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的管理工作，为利用者提供技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案。在电子档案的利用过程中，要注意以下三点：一是确定电子档案使用权限，查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需经有关部门同意。二是强化电子档案密级管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。

4 医院电子档案管理应注意的几个问题

4.1 建立档案两套制管理，确保电子档案的使用安全。目前，在现有技术条件下，结合医院实际情况，纸质档案与电子档案将会并存很长时间，所以要建立档案两套制管理，以确保数据安全。在档案整理归档过程中，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文档的编码及存址；在电子文档归档目录“备注”荐中注明相应的纸质文件的档号和存址，以便利用时参照互补。

4.2加强电子档案的安全保管工作。电子文件是由磁性载体和光盘承载的，对电子文件载体的保护重点在于对影响载体物化因素的控制。日常保管中，在保持适宜温湿度的同时，电子文件还要远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内，并避免强烈的机械震动。另外，还要防止灰尘、光线和有害气体的影响，以免造成载体损坏，信息丢失。要对电子档案的载体定期进行检测维护，对电子档案所依靠的技术、支持软件进行保管，从而保持电子档案的完整性。

4.3建立健全相关规章制度。电子档案的管理是一个全过程的管理，即从文件的形成到流转、归档、保管、利用、直至销毁，每一个环节都要进行有效的管理才能妥善保护好电子文件的完整、准确，因此建立、健全电子档案的管理显得尤其重要。应从档案管理的基本规律出发，结合医院实际，制定一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，明确各有关部门工作职责，使得医院电子档案管理工作有章可循。

参考文献:

［1］ 刘宁娃．电子档案及其管理和利用．理论观察，2007（3）

［2］ 隋霞，郑开，张功法．医院信息系统与档案数字化管理．现代医药卫生，2007（18）

［3］ 徐敏．纸质档案与电子档案的共存期管理．档案管理，2007（5）