人事档案管理制度制度（精选8篇）
档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合本公司实际，制定本办法：
第一条 公司档案管理以集中管理为主，即公司文书类档案由公司办公室设一名档案员统一管理，有关职能部门的档案如技术档案、财务档案、人事档案、分别由技术部、财务部、人事部管理，便于及时利用，保持档案的完整与安全。公司各部门中（上述三部门业务档案除外）具有参考价值的文件、材料，每年元月10日之前由各部门负责清理后，公司办公室及时整理归档。
第二条 公司办公室负责公司的档案管理工作，对公司有关职能部门的档案管理定期进行指导、监督和检查，其具体任务如下：
1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；
2、积极开展档案为公司提供利用的工作；
3、进行档案鉴定；
4、进行档案统计；
5、学习《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》之有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案的质量。
第三条
立卷的范围
1、上级机关颁发的法令、法规、指示、决定、决议、国家部委颁布的行业标准、法规、报告等；
2、公司向上级机关的请示报告、工作计划等；
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3、公司与有关单位的信件、协议书、合同书等；
4、公司会议的原始会议记录、记要和发文（发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）等；
5、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；
6、公司主持召开的专业会议的领导讲话、文件和会议纪要及外单位的带回的需贯彻执行的资料文件；
7、公司重要的技术资料、财务账据、人事档案等；
8、其他具有保存价值的文件材料和重要的工作经验资料等。第四条
关于立卷
1、立卷的文件资料应保持其原始形状，按自然形成，历史联系的原则和立卷要求特点及文件内容进行立卷；
2、在一卷内要按问题或文件形成的时间、系统排列；
3、案卷标题要简明正确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为：永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种；
4、档案归集后，要对案卷统一排列编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
5、密级性文件必须由公司机要员专人专柜管理。第五条
档案的借阅
1、内部借阅档案要履行借阅手续。调阅档案，只能查阅，不能带走，必须带走的，应由行政部经理签字同意后方能带走，并要写明事由；
2、密级性文件（包括财务档案、技术档案和人事档案）经总经理
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批准后方可查阅，但不准带出机要室，不准影印。
3、参阅人不得转借、拆卸、调换、涂改、损毁所借文件，不得在文件上圈点、划线，未经批准不得影印；
4、调卷人确因工作原因需要复印一般性文件的，需经办公室主任批准。
密级性文件需经行政部经理审查，报总经理批准。附：人事档案管理规定
人事档案管理规定
一、人事档案的管理归口公司综合办公室管理。
二、人事档案包括人员求职表、个人履历表、身份证复印件、学历及专业证书复印件，业绩考核表、考勤记录、奖励、处罚记录等相关资料。
三、人事档案属秘密，一律不得外借，除总经理、办公室主任外，其它部门查阅须经总经理批准。
四、人事档案须装订整齐、摆放有序、以防错乱丢失。
五、人事档案定期检查核对，以保证其完整、安全。
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关键词：人事制度改革,人事档案管理,管理方法
一、前言
人事档案作为社会公共信息的重要组成部分, 与人才管理、人才信息资源有着密切的联系。从人事档案中可以了解到个人经历、学历、工作单位、技术职称、奖惩情况等个人相关信息。做好人力档案管理可以为人力资源开发和管理提供依据, 满足各岗位的人员需求。随着我国的经济发展和科学技术水平的不断进步, 特别是人事制度改革后, 给传统的人事档案管理方式带了了巨大的冲击和挑战, 同时也为人事档案管理改革提供了良好的契机。
二、人事档案管理工作中存在的问题
在人事制度改革的实践中, 人事档案管理暴露出了以下一些问题。
(一) 重要性认识不全面
在长期的人事档案管理过程中, 有些人认为这项工作不是单位的主要工作, 并不能给单位带来经济效益, 只要保存好, 不丢失, 不泄密, 能够满足日常的查档、外调工作就可以了。所以, 人事档案的管理和监督工作往往被忽略, 没有统一的管理制度, 使人事档案工作长期处于被动应付的状态, 不能充分发挥其应有的作用。
(二) 收集工作力度欠缺
人事档案收集工作力度欠缺主要表现在几个方面:1.收集归档工作制度需要进一步完善。在日常的档案收集工作中, 发现有些数据不准确, 分类混乱, 给工作带来极大的障碍。2.收集档案的材料不规范、不齐全, 随意性大。比如:有的纸张大小不一, 规格不同;有的内容不规范, 字迹不清晰, 比如鉴定或者自我评价等, 大多是前篇一律, 多是套话、空话, 不能反映出本人的特点和专长;有的材料不真实, 有待进一步确认考察。人事档案中的这些问题, 对其质量造成了严重的影响, 妨碍了人事档案利用的有效性。
(三) 信息化、科技化程度有待提高
随着信息化、科技化的水平不断提高, 人事档案信息管理系统虽然也在探索中加以应用, 但是有些先进的技术手段仍没有运用到人事档案管理中去, 随着计算机管理水平的不断发展, 还有更大的档案管理技术有待挖掘和发挥。例如, 有的单位和企业只是把简单的个人信息输入到计算机中, 而资料检索、调档查询、档案阅读等依然沿用旧的工作方式, 倡导的无纸化阅读也基本没有实施运用。
(四) 人员素质有待提高
由于档案管理工作多存在于企、事业单位, 一方面由于年龄问题, 缺乏专业知识的培训, 对现代人事档案管理方式缺乏正确的认识;一方面由于档案管理工作大多是由本单位中的其他人员兼职, 业务不熟悉, 对档案要求、材料收集、整理、归档、装订步骤缺乏了解, 影响人事档案管理工作的进展。
三、人事档案管理工作改进的对策
(一) 提高认识, 加强对人事档案管理的正确领导
要将人事档案管理工作纳入到日常的工作流程当中, 加强对人事档案管理的正确领导, 可以从以下几方面入手:1.专岗专人专职。在人员配备上, 保证专人专职, 使档案管理人员安心工作, 尽职尽责。2.经费支持。在人事档案管理过程中, 应保证经费的投入, 对于正常工作需要的经费, 都应该给予支持, 并且保证硬件设施达到基本要求。3.定时核查。单位领导可以定期或者不定期的对一段时间内档案管理工作进行检查、指导, 如发现问题, 应该及时指出并帮助其解决, 进一步推进人事档案管理工作规范化、制定化、科学化。
(二) 注重人事档案的收集工作, 提高认识档案质量
在人事档案管理过程中, 存在这样一种现象, 一些单位不能及时把收集好的材料送交归档, 影响用人沟通渠道。人事档案管理人员要根据实际情况, 及时掌握信息, 定期或不定期的进行材料归档, 完善人事档案管理工作。
(三) 加强信息化管理, 提高人事档案管理水平
要想充分发挥人事档案信息库, 就必须有强大的科学技术人事管理手段作为保障, 以达到合理配备人员和提高人事档案的使用效率。应逐步建立完善的人事档案数据库系统, 实施动态管理。将人事信息通过文字、图片、声像等技术输入到计算机中, 实现人事档案信息双备份 (纸质和计算机) 。在档案的归档、查阅、借阅、统计等日常工作方面实行微机操作化, 保证人事信息的时效性、真实性和准确性。
(四) 提高人员素质, 加强人事档案管理人员队伍的建设
一方面, 人事档案管理人员要不断提高自身责任感, 提高政治素质, 坚持原则, 遵守规章制度, 严守纪律, 做好保密工作, 减少工作中的失误和误差。另一方面, 人事档案管理人员应该加强自身的专业水平, 通过培训、自学等方式, 掌握人事档案管理工作的基本要求和操作流程, 有效提高工作效率, 积极探索新的管理模式, 提高人事档案管理工作的科学性和有效性, 为社会、单位和团体提供所需的人才信息资源。
参考文献
[1]王兆学.我国企业人事档案管理的经验和关注问题[J].经营管理者, 2010 (07) :214.
关键词:档案代理 知情权 服务意识
1995年国家人事部首次提出“人事代理”, 这是人事管理大胆改革的举措,是为了适应社会主义市场经济的发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。与之相关的代理人员的人事档案管理工作由人事代理机构负责,则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化,改变了人事档案纯属单位所有的弊端。但是随着人事代理制度的进一步推行,人事档案在代理的过程中逐渐出现了一些问题。如何使人事档案代理制度更加完善,是摆在我们面前的一项新任务。
一、目前人事档案代理过程中存在的问题
1.代理人员对人事档案重要性认识不足
有些人事代理人员对人事档案的重视程度不够,认为只要有一份好工作就行了,档案可有可無,对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪都不清楚,还有的认为自己的档案不在本人所属的单位,而由档案代理机构管理,觉得不放心,甚至有些人还认为自己和非人事代理人员不一样, 没有归属感。代理人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障,代理人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案代理工作带来负面影响。
2.人事代理机构对代理人员的档案材料补充、收集、更新缓慢
社会实践活动日新月异,人事代理人员的经历不断变化,其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。而目前的状况是人事代理机构对代理人员的档案补充、收集、更新缓慢。各类代理人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、奖惩、工资晋升等方面形成的材料十分丰富,如果这些材料收集工作不到位、不及时,就会导致许多归档范围内的材料流失,破坏人事档案的完整性。自2004年以来,我单位对招收的200多名医务人员实行人事代理,在查阅这些人员的人事档案时,我们发现不少人员的档案材料中缺少年度考核表、转正申请表,晋升工资表,资格考试报名表等原单位材料,大多数有的只是学生档案、人事代理人员关系托管表等材料,而且大多数档案是散装的,很容易造成材料丢失。这不仅给我单位的聘用工作带来很大的困难,而且直接影响了代理人员的职称评定、工资套改等。
3.人事代理机构与用人单位职责不明确,档案管理制度不健全
人事代理机构与用人单位工作职责不明确,在具体操作实施时不能落实协调机制,就会造成衔接工作的断层。这在不同程度上影响了代理人员的人事档案管理,以致不能充分发挥人事档案的作用。代理机构档案管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放,代理机构与用人单位衔接不紧,对代理人员的档案重接收,轻开发利用,档案大多以原有结构存在,而且档案装订不及时,档案材料散乱无章、杂乱无序,利用极不方便。由于人事档案是个人成长经历的真实记载,具有连续性的特点。如果代理机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时, 用人单位对个人的情况就会“一无所知”,从而延误相关工作。例如在我单位2008年招收的医务人员中,有一位同志在原单位入了党,成为预备党员,这在档案中有记载,但是代理机构没有及时把信息提供给我单位,所以该同志预备党员预备期的正常转正就受到了影响。
4.人事档案代理机构未能转变服务观念
现如今部分人事档案代理机构始终未能转变“你求我”的观念,对代理人员动向掌握不明,与代理人员缺少沟通联系,有高高在上的思想,服务态度过于生硬。用人单位和代理机构之间常常在材料收集、归档时产生误差,因为档案存在代理机构,用人单位管档人员对档案内容缺乏了解,而代理机构在接收用人单位转来材料时基本不审不看,责任心不强,服务意识差,这就造成档案内容不全或信息偏差,严重影响了档案信息质量。很多具体繁琐的事务让用人单位档案员代办,如催缴代理费、催促代理人员回学校或生源地转递学生档案、代理人员流向汇报、转正定级通知等。
二、加大对人事档案代理中存在问题的整改力度
1.提高对人事档案的重视程度,实现人事代理人员的知情权
切实执行现有规章制度,大力宣传人事档案代理机构及其职责范围,将有关人事档案代理政策和规章制度让代理人员知晓,让更多的人知道人事档案代理机构及其职责,人事代理人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等,让更多的人事代理人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案代理机构的人才能享受到某些应有的待遇,如身份保留、工龄连续计算、转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向代理人员公开,实现公民知情权,让当事人对自身的档案状况有清晰的了解,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变代理人员对档案的神秘感和漠视感,增强代理人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。
2.及时收集代理人员的档案材料,全面准确真实地反映其个人现实情况
如何全面和及时地收集材料,是档案工作的重中之重。代理机构与用人单位要注意沟通信息,建立健全人事档案信息交换联系制度,建立人事档案材料收集网络,代理机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位,定期联系,用人单位对代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终和代理机构进行档案移交, 以保证代理人员的人事档案真实性和完整性,全面、准确、真实地反映代理人员的现实情况,以提升人事档案的利用价值。
3.明确代理机构与用人单位的职责,规范档案管理的操作程序
代理人员的人事档案管理工作须由用人单位和人事档案代理机构合作才能完成。所以这就要求双方在管理工作上观念要有所转变,用人单位要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作,人事档案代理机构也不能仅仅停留在档案保管上,双方都要在档案管理方面做好协调工作,着力解决职责不清、代理范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题,弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是用人单位的职责。制定出可操作的具体措施,明确人事代理机构和用人单位的职责范围、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递、与代理人员和用人单位定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依,规范管理,使人事代理人员的人事档案管理逐步实现法制化、规范化和科学化。
4.增强服务意识,提高档案管理人员自身素质,优化人事档案代理机构的服务质量
档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。档案管理人员是人事档案工作的主体,必须熟悉国家人事政策和法律法规,了解人事代理制度,掌握人事档案专业知识和业务技能。档案管理人员一定要不断提高自身素质,切实转变工作作风,增强服务意识,提高服务质量,特别注重解决或多或少地存在的官僚思想和居高临下、服务态度生硬等现实问题,由现在的被动式服务向主动服务转变,不断拓展、延伸服务功能,主动与用人单位及代理人员沟通、联系,搭建一个双方充分了解的平台,营造一个和谐的工作环境,为用人单位和人事代理人员提供优质、方便、快捷、高效的服务。
5.实现代理人员人事档案信息化管理,发挥人事档案的信息功能
人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段,人事档案代理机构在处理好开发利用和保密的前提下,建立代理人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接,实现网络共联,凭借网络优势,以现代化的网络化管理模式,实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询,提高实际利用率,实现信息共享,向企事业单位和政府决策等提供人事代理人员的基本信息。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事代理人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。
实行人事档案代理制度是人事制度改革过程中的新事物,这项制度的出发点是正确的,关键要进一步细化措施,分清职责,规范操作。只有如此,才能真正发挥人事档案代理制度的优势,打造坚实的人才服务平台,为企事业单位的改革和发展服务。
参考文献:
1.丁忠利.高校人事代理工作浅议[J].铜陵学院学报,2004(4).
2.潘中喜.人事代理与高校用人制度改革[J].北京广播电视大学学报,2005(2).
3.杨健.医院人事档案代理业务的思考[J].兰台世界,2007(11S).
4.马惠珍.高校人事档案代理制度的探索[J].中国教师,2009(S1).
3.1 行政人事部负责公司所有人员人事档案的管理。4 人事档案的管理
4.1 归档范围
4.1.1 建档内容：员工应聘时的《应聘人员登记表》；居民身份证、毕业证及相关职称(资格)证书复印件；《应聘人员考评表》等；指定医院体检证明。
4.1.2 归档内容：员工在职期间的绩效考核结果、各类培训记录及公司出资参加学习获取的各类证书、奖惩记录、关于人事的晋、降、调决定或通知；员工离职时的证明、退休证明及其他有价值的资料。
4.1.3 不属于规定归档范围的材料，严禁擅自归档。有保存价值的，经行政人事部负责人批准后归档。
4.2 档案管理要求
4.2.1 档案应由行政人事部指定专人(专职或兼职)保管，并对其负全责。
4.2.2 凡属应归档材料，均应整理立卷，装入档案袋，并按一定的规则编号，位置、编号、内容统一。
4.2.3 收集归档的材料必须是办理完毕的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、文字清晰、对象明确，有承办部门或个人署名，有形成材料的日期。
4.2.4 材料的载体必须按统一规定，使用A4纸，文字须是打印、铅印或水笔、签字笔书写，不得使用铅笔、红色笔、复写纸书写或其他不便长期保存的材料。
4.2.5 人事档案的部分资料是变动的，应及时更改，确保准确性。
4.2.6 档案借阅、转调等来往档案要认真登记，手续清楚。
4.2.7 档案管理员应每年对档案次序、数量核对一次，行政人事部每季度对各子公司档案管理情况检查一次。
4.3 离职雇员人事档案管理
4.3.1 离职员工档案应和在职员工档案分类存放，离职员工档案保存期为员工离职后2 年时间。每年年底由档案管理人员整理，并列清单，经行政人事部负责人审核后统一销毁。
4.3.2 员工辞职以员工离职审批表或相关资料为依据。所有辞职、自动离职等人员因故重新被录用的，应重建档案，不
得重新使用原档案，工龄不得累加。
4.4 人事档案的借取、转调及人事数据的提供
4.4.1 人事档案及相关人事数据属秘密资料，借取、转调及提供相关人事数据时必须保证绝对安全，并做好记录。
4.4.2 因工作需要借取、摘抄、复制档案的，由主管领导书面说明事由，并注明借取期限、摘抄、复制内容等，经行政人事部负责人批准后方可办理。
4.4.3 相关部门需要行政人事部提供相关数据时，需求单位提供对数据的要求或条件，经行政人事部负责人批准后，由档案管理人员负责统计提供。其它
5.1 员工相关资质等信息一律以档案记录为准，当员工进过培训取得相关资质证书时，应及时到行政人事部备案，否则无效，并且不得享受公司相关待遇。
5.2 特殊情况证件丢失(或其他原因)，由相关部门出具有效证明，经行政人事部核准后，与原证件具有同等效力。6 附则
第一章 总则
第一条 目的：为加强公司员工档案的科学管理，逐步实现员工档案管理科学化、统一化、标准化，特制定本办法。员工档案工作，是人力资源工作的重要组成部分，是人力资源工作的基础之一。
第二条 适用范围：本制度适用于xx公司及其下属项目部，凡在本公司试用、在职和离职的正式员工，自入职开始均应建立员工档案。
第三条 归档范围：凡员工的简历、由公司保管的证书、各类证书复印件、应聘申请表、面试评价单、入职体检单、背景调查文件、担保书、入职通知单、员工异动表、薪资调整表、公司奖励证明、员工调查表、转正审批表及转正材料、劳动合同、离职通知单等只涉及员工本人的资料均应归入员工档案。
第四条 职责分工：人力资源部负责员工档案的管理工作，指定专人（兼职）负责员工档案的收集、整理、保管、统计和借阅工作。公司全体员工有义务提供建立档案所需资料。
第五条 密级分类：公司档案分为绝密、机密和一般档案，公司副总及以上领导档案密级为绝密，其它员工档案除特别注明密级应为机密。
第二章 员工档案的建立
第六条 归档时间：员工应聘申请表审批结束后，7个工作日内应当建立员工档案。员工在工作过程中产生的需补充至员工档案的文件，应在文件正式完成后的7个工作日内存入档案。第七条 归档要求：
（一）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、过程文件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分开；适用于员工档案归档范围且涉及副总及以上领导的绝密文件可归入员工档案，适用于员工档案归档范围但涉及副总以下员工的绝密文件应单独立卷归入其它人事档案。
（三）员工档案每名员工分设一卷，每个部门（或项目部）分设一档。
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（四）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
（六）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
（七）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
（八）案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。
第二十五条 库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。
（一）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
（二）（三）
（四）（五）
（六）（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
（八）归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
（九）企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理员检查验收文件材料并及时归档。
（十）企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案管理员归档。
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（十一）企业各类文件材料归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
（十二）照片档案归档要求：照片、底片、说明三部分组成；录像、磁盘要求附编号、内容、摄制者时间。
第一条 档案借阅制度
（一）借阅档案者应先向档案管理员说明借阅理由和要求，借阅只限本人工作范围内，查阅后必须在利用登记簿上认真登记，写明借阅理由，如借阅要求不当，档案员有权拒绝借阅。
（二）外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，经有关领导批准后方可查阅。凡抄录复制档案的单位和个人都必须严格履行审批手续，经有关领导批准方可复制抄录。
（三）档案利用者，归还档案时，工作人员必须当面查清、注销，如有损坏和丢失应及时追查，并报领导，追究处理。
（四）借阅密级档案，必须经过主管领导和档案管理员同意批示，方可借阅，手续不齐，档案员有权拒绝借阅，借阅者应严格遵守保密制度。
（五）借阅者要精心保护好档案，不得在档案上随意涂划、折页、作记号，如造成档案资料损坏、遗失或失密者，应写出书面检查，并视情节经重追究处理。
第二条 档案保密制度
（一）档案管理员对企业档案的保密负有主要责任，档案管理员必须有高度的责任感，反对麻痹思想，严防事故的发生。
（二）不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不利用机密谋取私利。
（三）各种机密档案材料，要实行定期清查和按时归档，收退、销毁。销毁的文件资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文件刊物、资料向废品收购部门投售。
（四）密级档案必须按规定范围阅读，严禁外借、外带。厂内借阅要经过主管领导和部门负责人同意批示，密级文件不准抄录、复印、转载。
（五）档案存放室属机要重地，未经批准，不得擅自进入。
（六）经发现泄密事件，应按级负责，追究责任，对泄密者，要进行批评教育，严重者给予处分。
第三条 保密范围
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凡是形式上不能公开的，直接影响企业利益和内部团结的文件、表册、照片等档案材料均属保密范围。具体内容如下：
（一）不作公开的厂务会议、党委会议的记录以及有关工作记事。
（二）人事方面的关于个人档案及有关资料。
（三）来信、来访反映有关情况记录等。
（四）上级规定的密级文件。
（五）财务档案中的机密事项。
（六）重要的出口产品生产技术。
（七）本企业创造发明的新工艺、新技术、新产品等。
（八）其他应该保密的科技技术档案。
第四条 文书档案管理制度
（一）文书档案形成
文书档案的形成是本公司发展过程中逐步积累的资料，经办人员经过收集、记录，定期整理、归类，保持文书档案的完整性。
文书档案书写一律用钢笔或毛笔，不得用非文书用笔或水，字迹要清楚，书写要端正。
（二）文书档案的保管
立卷的文书档案根据其使用价值分为永久、长期、短期三种保管形式。文书档案专柜应统一集中保管，分类要清楚，取阅要方便。
文书档案专柜，设在干燥通风，不易漏水的地方，注意受潮变质，防止虫蛀。
（三）不归档的文书材料 1．无查考价值的临时事务文件。2．无特殊保存价值的信封。3．各部门之间互送的一般文字材料。
4．以参考为目的从各方面搜集来的文字材料。
5．参加会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文字材料。
（四）文书档案的销毁
1．已满保管期限，确认失去继续保存价值的。2．上级文件有明文规定应销毁的。
3．应销毁的文书档案，由档案管理员填写销毁文件登记表，召集有关人员进行鉴
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定和核对，并经批准后方可销毁。
第五条 人事档案管理制度
（一）人事档案由人力资源部在档案管理员的指导下收集和立卷，并定期向档案管理员提交档案目录。三年以上的人事档案可移交档案管理员保管。
（二）人事档案的保管参照文书档案管理制度执行。
（三）人事档案为秘密文件，一般不允许借阅。特殊情况，确实需要借阅的，需主管领导批准方可。
第六条 会计档案管理制度
（一）立卷和归档
1．会计档案的归档范围是一个核算单位在会计核算中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算专业材料，不包括与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报表、统计资料及往来文书等材料。
2．企业每年形成的会计核算材料，由财务部按照归档要求，负责建立案卷，连同移交清册交档案管理员保管。
3．对以下会计专业材料另行组卷 土地征用及重大固定资产的买卖单据。债权债务单据。
交通肇事、工伤事故处理单据。涉外（含港、澳、台地区）的会计材料。有必要延长保管期限的其他会计材料。4．会计档案分类方法 -----形式------保管期限
5．会计档案立卷后，可暂由本部门保存一至三年，保存期满前移交给档案管理员。移交会计档案时，要由财务部编造移交清单，档案管理员根据移交清单，认真核对清楚后办理移交手续，交接双方和监交人需在移交清单上签名盖章。
6．撤销、关闭、停办、合并单位的会计档案，应随同本单位的其他档案一并移交给有关企业或档案管理员，并按规定办理交接手续。
（二）管理和利用
1．企业要建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等各项制度。3．档案馆梨园保管的会计档案，应保持原卷册的封装，不得随意拆封，如确需要
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重新加工整理，需报分管领导批准，会同财务部门共同拆封整理，重新整理装订后，双方应加盖印章。
4．会计档案管理要做到安全，有专柜（箱）存放，不得随意堆放，不得毁损、散失和泄密。
5．档案管理员对会计档案的保管与同其他档案管理。制定管理制度，对违反制度的有权进行监督纠正，情节严重的向领导提出处理意见。
6．积极开发会计档案信息资源，为本企业经济效益提供利用。会计档案原件原则上不得外借。向外单位提供利用时，要经本企业分管领导批准。
（三）鉴定和销毁
1．会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期，从会计终了后第一天算起。
2．会计档案保管期期满，需要销毁时，由档案管理员提出销毁意见，会同财务部门派人监销。
3．企业销毁会计档案经企业领导审批，报上级主管部门批准，同时派员监销，监销人在销毁会计档案前，认真进行清点核对，销毁后在清单上签名盖章。
第七条 档案保管制度
（一）档案保管
1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2.存放档案必须有专用柜、架，存放方法要科学和便于查找。
3.底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图入库，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。
4.存放照片、磁带要用特制的密封盒，胶片页夹和影集按编号顺序存放。5.要定期进行库存档案的清理核对，做到账、物相等，对破损或载体变质的档案，要进行修补和复制，库存档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。
（二）档案库房的一般要求
1．保持档案库房良好的卫生环境，档案柜、箱、木橱排列整齐有序。
2．落实防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害物质，防污染等安全措施，发现隐患，立即整改。
3.保管、保养好库房内的工具、设备，定期进行保养。
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4.库房系机要部位，除档案员及主管领导外，其他人员未经允许，不得进入库房。
大连铁龙实业股份有限公司档案管理办法
第一章 总则 第三章 档案立卷归档
第十一条 各单位日常形成的文件、资料要按档案归档范围及保管期限积累、鉴定，并在整理立卷后填写案卷目录一式两份，在翌年第二季度末以前向档案室移交。
第十二条 各类档案归档范围（执行附录一、二、三、四）。
第十三条 各级人员因公外出、出国考察、参加各种会议所收到的或签订的有价值的文件材料，要按归档范围的规定及时向档案部门移交。
第十四条 凡是增设、更新、改造的工程项目，均由有关科技人员对科技档案进行修改补充后归档。
第十五条 各专业工程技术人员要把科技文件材料的形成、积累纳入工作程序，并按科技档案归档范围把有价值的准确资料及时归档。
第十六条 修改已归档的图纸，要由移交归档单位的有关科技人员负责填写修改许可单，履行审批手续。修改内容较少时，可直接在图面“涂改”，刮改时应在修改处标注“修改”标记，修改内容较多时，应另出新图。
第十七条 归档的案卷应做到：文件齐全、完整，分类清楚，标题明确，保管期限划分准确，每个案卷必须填写卷内目录与备考表，案卷封皮书写要整齐、端正。
第十八条 档案人员接收档案时，必须逐卷、逐件进行核对检查，办理交接手续，由移交单位编写“案卷移交目录”一式两份，由交接双方在移交目录上签字盖章。
第十九条 凡归档的文件、照片、录像带（盘）和图纸都应做到，图像、字迹清晰整洁，反差良好。禁止用铅笔、圆珠笔。蓝色复写纸书写，文件不得用金属物装订。
第二十条 档案的归档时间：
1.文书档案：在翌年第二季度前归档。
2.会计档案：集团公司及分子公司当年的会计档案，在本单位财务部门保管两年，期满后不得晚于第二年一季度末归档。
3.科研档案：在每个项目完成或停止后归档。4.声像档案：应于翌年一季度末前归档。
第四章 档案整理
第二十一条 档案整理工作是档案室的重要任务之一。整理工作的基本要求是使档
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案系统化，便于保管和利用。主要是对不符合要求的案卷和收进的零散文件进行加工整理，并按全宗分类，做好插卷、排列和编制案卷目录。
第二十二条 档案整理的具体要求，执行附录一、二、三、四。
第五章 档案保管和库房管理
第二十三条 档案室必须采用科学方法，做好档案材料的保管工作，保护档案材料的安全，延长档案的寿命。档案管理工作要贯彻“防重于治，防治结合”和加强重点、兼顾一般的原则。对永久和长期保存的档案，如有破损或字迹模糊，应及时进行修补或复制。
第二十四条 档案库房是保存企业文献资料机密的重地，必须设在安全地点，结构坚固，室内要保持适宜的温湿度，库房要有专人管理，做好库房保卫、保管工作，确保库房安全。
第二十五条 库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。
第二十六条 库房要保持清洁卫生，掌握好温湿度，库房温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60％。
第二十七条 库房档案装具要分别有序地编号和存放。案卷及查找工具要按规定摆放，阅后的案卷要及时放回原处。借出的案卷归还时要清点核对，检查入库。
第二十八条 库房内严禁吸烟，不得存放易燃物品、爆炸品及与档案无关的物品，要采取相应的保护措施，使库房达到防有害生物、防火、防盗、防鼠、防潮、防尘等，确保档案的绝对安全。
第二十九条 档案库房是保存机密的重地，除档案工作人员之外，其他人员未经许可不准进入库房。
第六章 档案鉴定、销毁、统计
第三十条 档案鉴定应根据内容和作用，用历史的、全面的观点去鉴别档案的价值，认真负责地提出处理意见。
第三十一条 档案的保管期限分为永久、长期（十六至五十年）短期（十五年以内）三种。
第三十二条 对超过保管期限的档案，定期进行审查、鉴定，对确无保存价值的档案材料，编造清册，提出销毁报告，经主管领导批准后销毁。严禁将应销毁的档案材料作其他用途或当废纸出卖。
第三十三条 销毁档案时，由档案人员会同业务部门二人以上在指定处所销毁，监销人须在销毁清册上签字，并注明日期，加盖公章，妥善保管，以作备查。
第三十四条 档案人员对所管理的档案，年终要进行全年统计，准确掌握档案的数
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量和档案工作情况，认真填报“档案工作基本情况”年报，并作为永久卷归档。
第三十五条 档案人员对档案的改进、移出、整理、保管、鉴定的数字，要清楚地登记在簿上，作为数据概括和数据分析使用。
第七章 档案利用
第三十六条 各部门借阅本部门的档案，须经本部门负责人同意，并履行借阅手续，借阅其它部门的档案，须经主管领导同意，办理登记手续后方予借阅。
第三十七条 外单位借阅档案，须持介绍信（需说明借阅的内容、用途、经办人的身份证）经主管领导批准，办理登记后方可借阅。
第三十八条 借阅档案只限于在阅览室查阅，不准将档案带至其他场所，借阅者必须保持案卷原状，不得抽页、折卷、涂改、划圈、划道或损坏。归还档案时，档案人员必须检查张数，当面清点无误，并随时签字注销。
第八章 档案安全保密
第三十九条 档案人员要树立保密观念，严守党和国家的机密。
第四十条 档案人员应严格执行档案借阅规定，履行手续，按时催还，不许折页、丢失和扩大借阅范围。
第四十一条 严禁无关人员进入档案室或擅自翻阅档案，防止泄密和失窃。第四十二条 档案人员必须严格做到“两不”（不该说的不说，不该问的不问）、“两紧”（手紧、门窗紧）“两严”（执行制度严、库房管理严），档案人员不准私自保管文件或携带文件外出。
第四十三条 对档案库房、装具和档案进行定期检查，发现问题及时报告，作出记录，查明原因，保持档案处于良好状态。
第四十四条 库房门窗日常要锁紧，节假日要加封，上下班时要检查。
第九章 附则
第四十五条 本办法自公布之日起实施，由办公室负责修订和解释。
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七
档案管理制度
为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定：
（一）立卷归档 1．
立卷归档的职责
（1）
公司各部门均为立卷归档部门。公司行政部负责公司的立卷归档工作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。
（2）
行政部经理和各部门应指定专人负责办理立卷归档工作。2．
立卷归档的范围
（1）重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等；
（2）公司的各种规章制度、实施细则；
（3）上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；
（4）公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
（5）
公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
（6）公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结；（7）公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要
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工作记录（表单）及工作简报；
（8）公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料；（9）公司管理人员任免的文件资料；（10）关于员工奖励、处分的文件资料；
（11）本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料；（12）公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料；
（13）反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。
3．平时归卷
（1）各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。
（2）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
（3）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。
（4）专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
4．立卷归档的基本要求
（1）
各立卷单位应使用本单位统一格式的档案袋装订档案。（2）
文件应按不同年份进行立卷。
（3）
立卷时应根据文件形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有有关联系的文件材料组成一个卷。
（4）
有密切关联的文件不可分散。
（二）档案的调用
1． 公司员工应严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。2． 员工调用本部门的档案，应征得本部门经理同意。
3． 调用公司档案，应提出申请，并经得公司行政部经理同意，方可调用。4． 调用的档案，一般不得带离公司，公司档案被借出办公室时，借用人须在档案登记本上登记，借阅档案三日内归还，如需继续借阅，必须在登记本上签字后，方可继续借阅。
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5． 凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。
6． 严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。
7． 丢失资料者，应及时书面通知行政部负责人，以便采取相应的补救措施。8． 销毁过期档案，应由部门经理审批后方可销毁。
9． 凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。10． 凡调离本公司职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。
（三）档案管理
1．凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放，妥善保管。2．
存放永久和长期档案的专柜，由行政部指定专人管理。
3．各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案管理部门或放于档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。
4．档案管理人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以便查阅，查阅重要带密级档案需经有关领导批准。
第三章
档案管理
第一条
归档文件的建立：
各项目部由专人负责工程技术档案、征地拆迁协议、分承包合同、声像、照片等的立卷归档，并且按时移交档案室，不得由个人掌管；
设备管理部设专人负责各种机械设备完整档案（购置发票复印件、机械说明、图纸）的建立，并按期移交档案室；
财务部负责整理规定会计档案保管期限、编织凭证、财务报告页码，按期移交档案室；
文书档案、文书材料由综合管理部整理立卷，定期归档。人事档案由人力资源部整理立卷，定期归档。
归档文件的检查： 第二条
检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
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与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.规章制度及公司条例；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权证及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
十年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存十年的文书。
五年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存五年的文书。一年保存：无长期保存必要者。
须销毁的文件须经综合管理部部长批准，并派专人监销。
档案文件的调用： 第三条
各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门负责人批准后由综合管理部档案管理员调阅；
档案管理员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催；
于档案室当场借阅者，可免填“调卷单”；
档案归还时，经秘书核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹，“调卷单”由管档人员留存备查；
档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理；
调卷人员对于所调案卷，不得抽换增损；
调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新填写“调卷单”不得私自授受；
调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，需经总经理、综合管理部部长同意。
公司重要档案须经总经理批准后方可调卷。
声像档案管理： 第四条
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声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、各种光电介质等及文字说明两部分组成；
声像档案是本公司档案的组成部分，由综合管理部集中统一管理； 声像档案种类：
反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料； 涉及本公司权益的声像资料；
其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料； 其它具有保存价值的声像资料。
第五条 电子文档管理：
公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。公司综合管理部秘书负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。借阅电子文档的程序同借阅档案。
文件档案管理规定 第一章 总则
第二章 文件材料的收集管理
第一条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知总经理办公室档案员。
第二条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经理办公室统一收集管理。
第三条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动、相关人员购置技术资料、工具书、购置设备仪器核报差旅费时，必须将相关的文件、资料向总经理办公室档案员办理归档手续，档案员签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案员
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办理归档手续，档案员签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第四条 对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案人员组成的鉴定小组进行。对丢失参考价值、无保存意义的资料应及时清理，经鉴定小组批准后指定专人监销。
第五条 按密级划分的有关规定，总经办档案员应及时准确的对技术资料进行密级划分，严格按保密制度履行查、借阅手续。
第六条 各部门专(兼)职档案员的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向总经办档案员办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
第三章 归档范围
第七条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第八条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第九条 第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。本公司的请示与上级机关的批复。
第十一条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十二条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十六条 第十七条 第十八条 第十九条 第二十条 录音、录像等。
第15页，共7页 信访工作材料。
本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、第二十一条 反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等。
第四章平时归卷
第二十二条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。
第二十三条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十四条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。
第二十五条 专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
第五章 立卷(案卷质量要求)第二十六条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，总经理办公室档案员负责组卷、编目。
第二十七条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十八条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十九条 在归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第三十条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第三十一条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
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第三十二条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十三条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十四条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。
第三十五条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三十六条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十七条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第六章 档案保密
第三十八条 详见保密制度
第七章 档案借阅
第三十九条 严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。
第四十条 公司职工因工作需要，可借阅技术资料，但必须办理借阅手续。第四十一条 凡外单位借阅相关技术资料，须持单位介绍信，经主管领导批准，方可查阅，但必须按保密制度要求，机密级以上资料不准查、借阅。
第四十二条 第四十三条 技术资料借出时间不超过两周，预期不还需办理续借手续。凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。
第四十四条 绝密、机密资料，直接从事该项工作的人员可查阅，工作有部分相关的人员只能查阅相关部分、绝密、机密资料不能带出档案室。
第四十五条 第四十六条 查阅机密、绝密档案，必须进行登记方可查阅。严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。
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第四十七条 凡属保密的技术资料必须严格按密级分类进行查、借阅，任何人不得擅自借阅、借出，不得查、借阅与本人工作无关的技术资料。
第四十八条 第四十九条 销毁过期保密技术资料应严格履行审批手续，不得擅自销毁。对保密技术资料每月应清查校对一次，发现问题应及时报告主管领导，并采取补救措施。
第五十条 查、借阅技术资料和使用相关技术文件的各类人员应严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密。
第五十一条 丢失技术资料者，应及时书面通知档案室和主管领导并采取相应的补救措施，在未作出处理前暂停查阅相关技术资料。
第五十二条 第五十三条 凡调离本公司职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。技术档案资料不准转借或代借，借出的资料只能带到工作岗位，并妥善保管好，严禁私自携带出公司。
第五十四条 凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
第八章 附则
第五十五条 同。
第五十六条
文书档案立卷归档规定
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本规定。
第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第18页，共7页 本规定由总经办制订经呈总经理核准后总经办公布实施，修改亦本规定自1998年 月 日起施行。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。(三)归档范围〖HT〗
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、第19页，共7页
请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第条 pnb0案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第叁拾叁条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条
本制度自印发之日起实施。
档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加强公司文书档案、声橡档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
第二条 公司设档案室和专职档案员（简称档案员，下同。），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第20页，共7页
第二章
文书档案立卷归档办法
第一节 文件资料的收集管理
第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
第六条
公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接手续，兼职档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
第七条 各系统、部门兼职档案员的职责：
（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
第二节 归档范围
第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。
第十三条 信访工作资料。
第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
第21页，共7页
第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。第十九条 公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料。
第三节平时归卷
第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。
第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。
第二十三条 兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
第四节 立卷
第二十四条 第二十五条 立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十六条 第二十七条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十八条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其
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它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十三条 第三十四条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
（一）案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
（二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三章
声像档案管理办法
第三十五条
公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
第三十六条 明等组成。
第三十七条 声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。
第一节 声像档案资料的收集
第三十八条 收集范围：
第23页，共7页 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说
（一）反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
（二）各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料；
（三）公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。
（四）涉及公司权益的声像资料。
（五）其它单位形成的与公司有关的重要声像资料。
（六）其它具有保存价值的声像资料。第三十九条 收集时间：
（一）声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成后一个月内归档；
（二）档案员有责任随时征集具有保存价值的声像档案资料。第四十条 收集要求：
（一）录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
（二）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
（三）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。第四十一条 声像档案费用的报销：兼职档案员按第三十八条规定形成声像档案的费用，并按要求向档案员办理归档，经档案员签字后会计部才给予报销费用。
第二节 声像档案的整理
第四十三条 便于保管和利用。
第四十四条 第四十五条 声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。分类、编号： 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，（一）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。
（二）录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
（三）编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第24页，共7页
第四十六条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第四十七条 文字说明的编写：
（一）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
（二）编写文字说明的要求：
1.准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； 2.照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明： 3.文字简洁、语言通顺； 4.时间用阿拉伯数字表示。第四十八条 编制格式：
（一）照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
（二）录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第四十九条 案卷要求：
（一）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
（二）卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
（三）卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。
第五十条 编目：声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案著录规则》进行。
第三节 声像档案的保管
第五十一条 理。
第五十二条 保存条件： 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处
（一）底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
（二）照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第五十三条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁
第25页，共7页
场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第五十四条 第五十五条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经技术总监审批，登记造册。
第五十六条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
第四节 声像档案的开发利用
第五十七条 第五十八条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。
第五十九条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
第六十条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经技术总监批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由技术总监批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。
第六十一条 在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。
第四章
第六十二条 本制度由技术总监组织档案室制订并由档案室负责解释，报公司董
附则
事会批准后施行，修改时亦同。
第六十三条 本制度施行后凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的规定以本制度为准。
第六十四条 本制度自颁布之日起施行。
1.1为加强部门的档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本制度。
第26页，共7页
1． 2本部门档案指本部门过去和现在从事招聘、培训、考核、薪酬福利管理等人事工作中，产生的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子文档等不同载体形式的记录，是人事部门全部档案的组成部份。
1． 3归档的文件材料必须按立卷，本部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
1． 4部门归档工作由部门负责人领导，按档案的分类指定人员负责收集、整理、立卷归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁
2． 本部门档案分为：招聘类档案、考核类档案、培训类档案、薪酬福利类档案、员工档案、电子文档、3． 凡属本制度第二章归档范围中产生的音像、证件、证书、光盘、软件等特殊载体档案，以所含内容归属其相应类目。4． 各类档案的归档范围： 5．
员工档案、人事异动表、劳动合同、简历（书面、电子）、面试者资料、考勤记录、考勤表、签到簿、工资表、佣金表、餐费发放表、交通费发放表、过节费发放表、慰问品发放表、保险申报表 公司发文、各类批示、请示、批复、培训资料 电子文档 声像资料 购买的资料 简报、工作计划 各类统计报表
为员工开具的各类证明：考试、收入证明、职工身份证明、婚育证明、情况说明 员工社保转移单、入职体检单、健康体检结果 借据
考核类：考核表
1． 归档要求、时间和手续
3．1公司各部门应根据本部门职责和文件材料归档范围的规定，对归档前的文件材料妥善保管。3．2公司各部门应当指定人员负责文件材料的收集、积累工作，并根据文件材料的有机联系进行预立卷。
3．3凡属归档的文件材料一律用钢笔或毛笔书写，不得用圆珠笔、铅笔或复写纸复写，文件材料的纸张整齐、纸质优良，无污物、无撕裂。
3．4归档文件材料必须完整、准确地反映本公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3．5照片档案必须连同底片一起归档，做到底片、正片相附；录音、录像、磁盘、光盘档案应填写其相应的技术内容和著录项。
3．6案卷装订前，档案部门应协同立卷单位对案卷质量进行一次认真地检查。
(二)文件材料的收集管理
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第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。(三)归档范围〖HT〗
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第28页，共7页
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第三十五条 本制度自印发之日起实施。
一、查阅事由：
第一条根据中共中央组织部《干部档案工作条例》的精神、XXX公司《人事档案管理办法》相关规定，凡符合下列情况的可提供查阅干部档案或查阅有关材料：
（一）因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的。
（二）政法、安全、保卫等部门因侦查、审理和取证，必需通过人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
二．查阅人员范围：
第二条查阅人事档案人员必须是党员干部。第三条任何人不得查阅本人及其直系亲属档案。
第四条除人事、组织干部确因工作需要，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。
第五条为便于档案利用、管理和保证档案安全以及保护国家机密和个人隐私，日常接触人事档案的人员应限定在一定范围内。
三．查阅手续：
第六条查阅人事档案应填写《查阅人事档案审批表》，严格履行审批登记手续，审批表注明阅档人姓名、政治面貌、阅档原因及所阅档案的姓名、职务。未经领导批准，不得查阅同级人员的档案，下级不得查阅上级人员档案。
第七条查阅干部人事档案，查阅人将《查阅人事档案审批表》交于档案管理人员，并按下列规定办理手续：
（一）档案管理人员验明《查阅人事档案审批表》及相关证件后，查阅人应在相应登记簿册上登记，然后档案管理人员将被查阅人员档案交其查阅。
（二）归还后的档案由档案工作人员检查无误后阅档人方可离开档案室。
四．查阅要求：
第八条查阅人事档案一般限在人事档案阅览室。如有特殊情况需要借出时，须经档案工作人员批准，履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案办公室说明原因。
第九条休假期间人事档案停止外借，已经借出的档案在休假前应一律归还入库。第十条阅档人应严格遵守保密制度，保证档案的安全, 不得转借人人或向他人汇露档案内容。阅档时如须摘录档案内容，必须摘录到保密本上，并由组织人事部门在适当时候予以销毁。
第十一条未经人事档案管理部门批准，一律不得复制人事档案材料。因出国或升学需要复印（拍摄）相关材料时，必须向人事档案管理部门提交书面申请，经审查批准后方可办理。
第十二条阅档人必须具有高度责任感，对待档案材料要认真负责。查阅两份以上档案时，不能同时打开，以防装错或丢失。如果发现档案中有问题，应及时向档案管理人员报告，由档案管理人员按有关规定处理，阅档人不得擅自进行处理。第十四条查阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁在档案材料附近吸烟、喝水，以免污损档案材料；严禁拆卸、涂改、圈划、污损、撤换、批注、抽取、增添档案材料。
第十五条因办理案件查阅干部人事档案，查阅人员必须是案件主办单位的干部。查阅后需作旁证的，摘录材料应与原文核对无误后，写明材料出处和日期，并加盖档案管理部门公章。
1 人事档案管理制度改革的意义
人才是一个国家竞争力的源泉, 人事档案管理是人力资源管理工作中必不可少的一项基础工作, 但现行僵化的人事档案制度与社会人事档案需求明显脱节, 滞后于社会经济发展, 已经成为阻碍公民自由合理流动的一大要素, 多头管理、个人信息分散、重复建档、一人多档, 以及弃档、毁档、伪造档案、赎档等现象, 使人事档案难以充分发挥作用, 而负面作用却越来越明显。必须针对传统人事档案政策老化失效的情况, 探索良性的政策替代方案, 寻求新的政策组合方式, 选择成本小, 收效快的组合路径。
作为公共政策的人事档案制度, 面对新情况、新环境、新要求必须做出有效回应, 要能够搭建一个更为良性的规则平台, 恰当而又合理地处理个人、组织、国家之间的关系, 建立起公正, 公开, 便于监督, 可以申诉的新的档案制度, 以保障每一个公民对于自己的档案的基本权利, 构建人事档案信息管理、服务、开发三位一体为特征的人事档案管理新体制, 以保证社会对人事档案的综合利用。更大限度地发挥人力资源的积极性、主动性和创造性, 使我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势, 促进人力资源的有效配置。
由于当前用人单位所有部门垄断和地域分割的用人机制屏障尚未打破, 作为中国人才市场发展四大问题之一的人事档案制度改革必须要在人事制度改革之前率先实施, 建立国家所有、公共管理、社会共享、个人知情的新型人事档案管理制度, 为人才市场的建立创造条件, 促进我国人事制度的改革。使人事档案制度的功能从过去凌驾于个人之上对人实行控制与管理中转移到对人的发展与流动提供相应的个人信息和信用证明, 将控制功能转变为服务功能。
2 强化企业档案管理
2.1 提升组织管理
2.1.1 增强各级档案意识建立档案领导体制
首先, 让企业的所有员工对档案工作有个全面深入的认识, 增强档案意识, 把日常的资讯处理提高到档案工作的层次, 同时贯输现代企业管理中对档案管理的定位, 即从信息资源的角度让员工认识到档案工作与企业管理、企业发展决策及员工切身工作的关系, 使员工在日常工作中树立档案意识。其次, 为加强各部门负责人对档案工作的重视, 应将档案工作的列入各级部门负责人岗位责任制, 作为绩效考核内容, 建立部门及整个企业的档案领导体制, 对各部门及企业的档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。这样有利于纠正由于领导对档案工作认识不够, 重视程度不高, 致使企业档案工作薄弱化。形成档案工作领导体制后, 就加强了领导对档案工作进行决策、监督和调控的力度。
2.1.2 健全制度, 促进工作规范化
制订符合规范化的档案管理制度, 并将制度编集成册, 落实执行。通过建章立制, 规范企业档案管理方法和程序, 使档案材料的系统性得到制度保证, 通过完善的制度建设, 使档案人员对档案进行有效控制成为可能。
将企业档案工作纳入工作计划和目标管理, 在组织管理上进行规范, 确定领导负责分管档案工作, 同时保证企业档案综合管理部门有专门负责人主管档案工作, 对档案和档案工作实行综合管理, 即对档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准, 对各门类、各种载体的档案实体及资料实行集中保管。
2.1.3 优化结构提高水平
通过档案考核评估, 使各级部门对档案工作认识程度增强, 重视档案工作队伍建设, 不断优化队伍结构, 同时提高知识层次及专业素质。首先建立与企业档案工作任务相适应的综合档案机构;配备与企业档案工作任务相适应的档案人员, 以此, 从人员素质上使档案管理水平上一个新台阶。
2.2 规范基础业务工作
2.2.1 制订企业档案分类类目、归档范围、
保管期限表, 并使其符合业务建设规范, 要求归档文件材料齐全、完整, 归档率高。
2.2.2 收集工作是档案工作的基础, 是贯彻
档案工作的基本原则, 要保证档案的完整、准确。做好企业活动中各种门类和载体档案的接收工作, 对档案实行了集中保管。
按企业档案、资料的内容和载体, 制订统一、科学的分类方案, 对各类档案、资料整理编目、上架, 并符合规范编制目录号;按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列, 做到规范、有序、方法一致。
2.2.3 建立了档案鉴定工作制度, 定期进行
鉴定、销毁工作, 要求手续完备;档案的收进和移出登记及时, 统计数据准确, 帐物相符, 各类档案统计台帐齐全;要求每年准确编制档案工作情况统计年报, 及时上报。移交档案、案卷质量符合进馆要求, 档案人员工作变动时, 交接制度健全、移交手续完备。
2.3 加强硬件设施升级
进行企业档案管理的数字化、信息化建设。将数字化管理作为企业档案管理的一种主要技术手段, 通过计算机和档案管理软件、网络组成档案存储、查询, 访问的数字化系统, 将档案、数据通过多媒体介质和计算机处理等信息技术进行存储备份, 增强档案数据的集约性及管理的便捷和高效性;通过计算机和档案管理软件、网络实现企业档案信息的高效检索, 企业内部实现档案信息检索和共享, 企业外部实现档案信息相互交流, 信息资源得到交换和共享互惠。从技术上另外架构了企业档案组织和管理方式, 实现档案管理技术的科技化、现代化的同时, 形成一套与传统纸质档案系统相区别的数字档案系统数据备份, 提高了企业档案保管的安全系数。
2.4 促进资源开发利用
档案信息资源的开发利用, 是档案管理人员的一项重要工作内容, 工作的重点紧紧围绕企业工作的重心。档案管理人员除利用馆藏档案, 编制档案编研外, 通过分析档案信息, 进行档案信息搜索传递, 将一些重要讯息传达给相关部门和决策层, 发挥档案信息的重要作用。
3 结论
市场竞争日益激烈的现如今，人才的合理应用与科学调配已经成为社会资源利用关注的焦点。对此，站在人力资源管理的思维视角之上，探究人事档案管理制度的优化创新，人事档案管理模式的科学发展，对促进市场经济发展，保证社会资源科学利用意义重大。目前，为实现企事业单位的长足发展，国际竞争力的日渐提升，应注重人力资源档案管理制度的合理建设，以此来保证人力资源档案管理模式发展科学，能及时精准的为需求事业单位推荐高素质、高能力、高涵养的优秀人才。
人力资源档案管理制度创新的必要性
人力资源是社会资源中重要的劳动资源，其的组成不仅仅是具有劳动能力的社会个体如此简单，在人力资源囊括的社会个体中，存在着形形色色的劳动型人才，可于各个岗位发挥其重要作用。因此，优化人力资源档案管理制度，保证人才能力可及时被事业单位发觉至关重要。然而，真正探究人力资源管理制度创新的必然性，具体来说可归纳为以下几点：
其一，科学满足社会的基础需求，确保社会人才供给科学。在社会的基础构成中，事业单位是经济体系不可撼动的利益元素之一。只是，如果单靠事业单位本身，其能发挥的价值微乎其微，对此，若想保证事业单位成为经济链条中不可或缺的重要存在，事业单位在人才应用方面应具备高度的认识，选择合适的专业人才成为事业单位关注的焦点。因此，为科学提供人才资料给相关事业单位，现代人力资源管理拟定良好的档案管理制度，保证人力资源信息的科学共享，无论对事业单位优化发展，亦或是人才科学利用都具有十分重要的意义。
其二，迎合人事档案管理制度变革需求。传统人事档案管理制度存在着诸多的不足之处。具体来说，以往的人事档案的隐秘性较强，很多社会个体的资料与能力信息并不共享，从而导致人才选拔与人才应用时无法及时考量其能力，从而错失启用其机会；此外，人事档案管理人员的专业素养有限。这种有限并不是指其管理能力的缺失，而是意在其不能及时有效的根据不同人的不同能力向不同事业单位进行推荐。由于专业性限制促使其无法判断社会个体的实际能力，因此延误了事业单位启用人才。因此，为极大限度的发挥人力资源管理作用，扭转传统人事档案管理中存在的不足，改革人事档案管理制度已经成为大势所趋与时代要求，基于此，创新人事资源管理制度与模式变得十分必要。
人事档案制度与模式的发展创新
人事档案管理制度在迎合社会人才需求及人事档案管理变革需求的过程中，逐步优化与完善发展意识，并拟定科学的人事档案管理制度模式，应侧重以下几点方向的变革：
扭转传统管理思维的统一化管理模式。传统人事档案管理制度中并未有人事档案分级分类管理模式，所有的人事档案全都汇聚于一起管理，因此造成调阅性不强，管理难度大，管理效果差等现象。此外，由于社会个体的能力差异，身体差异，其档案管理是否存在特殊性皆不确定。但传统管理并未对此分类，从而造成档案管理事倍功半的结果。对此，扭转传统管理思维统一化管理模式，针对不同工种建立分级化管理，确保各工种按照能力等级、身体情况及年龄情况分门别类，有助于档案管理开展的科学。此外，针对社会特殊人员的档案管理相对简单，而一般人员管理则较为复杂，因此在分级管理之外，构筑分类管理模式，将特殊群体与普通群体档案管理分类处理，可提升档案管理效率，保证档案管理的科学开展。
借助互联网络，建立科学调阅新模式。人事档案管理在制度与模式变革过程中，为充分发挥档案管理的推荐作用，应有效借助互联网络系统，实现人事档案信息的互联网共享。当然，为保证个人信息的隐私与机密，针对共享性网站的建设与安全防护要科学处置。但是，在此之上，针对事业单位需求信息进行方向性公开，以此来保证事业单位在发展中拥有人才选择的渠道。当然，互联网技术引入人事档案管理体系中还可对社会其他人员信息进行汇总与编排，以便不同机构在调阅人事信息中能更快速及精准。
综上所述，现代社会高速发展的基础上，人力资源管理中人事档案管理制度与模式的创新不仅可为人才流动与事业单位发展提供助力，同时也减轻了人事档案管理的负担。因此，尊重社会发展及人力资源管理改革发展需求，创新档案管理模式，科学引入数字技术，将保证人事档案管理制度与模式的发展与创新。
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