行政公文管理办法

行政公文管理办法（推荐9篇）

行政公文管理办法 篇1

第一条 目的：为了加强内部信息传递，督促管理动作。以确保各相关单位及时并有效的获得最新公文指导工作，特制定此管理办法。

第二条 适用范围：需跨部门从上到下多层传达到普通职员的分享类或执行类的行政公文，需通过此管理办法进行公文处理。

第三条 职责：由公文发文单位负责公文拟定，总经理负责审批，各相关单位负责人负责

在单位内部执行公文的处理动作。人事行政部负责公文派发、回收以及传递过程的统一协调与管理，保证公文处理工作有效运行。

第四条 处理原则

1.所有公文需经总经理签字审批后方可发文。

2.相关单位需对公文处理要求开展管理动作，不允许走形式，以确保公文处理效果。

第五条 处理程序：

1.发文申请：由发文单位负责公文的起草和拟定，由发文单位负责人填写《发文申请单》，提交总经理签字审批，交由人事行政部进行公文编号并签收。

2.公文分发：由人事行政部根据收文单位复印相应份数的公文，每份公文附上《收文处理单》，向各收文单位进行分发。由收文单位负责人或指定人员签收。

3.公文处理：收文单位根据公文处理要求在单位内部执行相应的管理动作，并把处理结果在《收文处理单》上进行反馈，单位负责人审核签字后在规定时间内把《收文处理单》交回人事行政部。

4.收文管理：由人事行政部负责督促催办，并回收各收文单位的《收文处理单》，全部汇总后递交到发文单位负责人处。

5.归档：由人事行政部负责将公文原稿一份和《发文申请表》进行归档保存，以备查阅。

行政公文管理办法 篇2

关键词：公文,行政管理

行政公文 (以下简称公文) 是行政机关或政府机构在行政管理过程中按照一定程序形成的具有法定效力、固定体式的文书, 是行政部门依法行政、开展管理、交流沟通的重要工具。我国政府一直注重提高公文质量, 不断规范和优化公文管理流程, 并以此促进政府工作效率的提高。加强公文管理, 提高公文质量对提高行政效率具有十分重要的意义和作用。

一、公文的功能和作用

公文有广义与狭义之分。广义的公文, 既包括《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种法定公文, 又泛指机关常用的应用文。狭义的公文则指《党政机关公文处理工作条例》中规定的文种。

(一) 公文的特性

公文对文件作者、内容、体式、形成流程等都有严格的规范与要求, 具有以下特点:

公文的作者 (或责任者) 是依法成立、能以自己的名义行使有关权利并承担相关义务的国家机构、社会组织及其领导人。

公文直接形成于公务活动中, 代表作者表达意图、行使职权, 在规定的时空范围内强制受文者阅知或处理, 具备法定权威与现实执行的作用。

公文还具有特殊的文体、规范的格式、特定的办理或处理程序。

(二) 公文的功能和作用

公文特点决定了公文具有以下特殊功能:

是信息沟通、协调、传递的重要手段。公文中所记录的内容, 无论是对上、对下, 都是公文作者真实意思表达, 具有一般信息所具有的记载、传递、沟通等功能。

法律规范的重要表现形式。法律法规及其他规范均需以公文形式进行表现。公文不仅可以让行政管理行为有法可依, 而且使之在一定的约束范围内进行, 不得超越法律的界限。

实施有效行政行为的重要工具。公文是行政部门行使权力的重要形式, 上级行政机关在下达命令及工作要求时, 以公文的形式下发给各部门执行, 如果公文能够将这些命令或者工作要求准确的表达出来, 行政管理行为的效率就会提高。

是重要的参考和凭证。公文所记载和传递的信息直接产生于现行公务活动中, 由法定作者制发, 具备规范的体式, 经特殊处理程序后形成, 是有关工作的重要参考资料和印证事实的真凭实据。

教育激励的有效教材。公文本身就具有十分深刻的思想, 是经严格审批才通过并印发的, 具有一定的指导教育意义。

以上功能, 决定了公文具有两个方面的效用:一是现实执行效用, 也就公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响;二是历史效用, 公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。

二、公文文种和行文规则

(一) 关于公文文种的选择

行政机关使用的15种正式文种是:决议、决定、命令 (令) 、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。除以上文种外, 还包括机关常用应用文, 如总结、计划、便函等。正确选择行文文种是确保公文合规的首要前提, 应遵循以下原则:

根据行文的目的确定相关文种。如, 请求上级单位给予指示、帮助支持或批准事项的, 应使用“请示”文种;对下属单位部署布置工作, 应使用“通知”文种;指导或答复下级有关工作的, 应使用“意见”文种等。

在确定公文种类时, 应根据行文的关系进行确定。如:受文单位为上级单位时, 应视情况选用“请示”或“报告”等文种。若受文单位是下级单位时, 应选用“通知”、“批复”等文种。向不相隶属的单位行文时, 应根据行文内容, 一般可用“函”等平行文种。

在行文时, 有部分文种只有特定职权的单位才能使用。如《党政机关公文处理工作条例》规定的文种, 有的只能由党政机关使用, 企事业单位则不能随意使用, 如“公报”、“议案”等。

(二) 关于行文规则

行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。制发公文应确有必要并注重效果。在行文中应注意以下规则:

应按照隶属关系和职权范围确定行文关系。一般应逐级行文, 不得越级请示或报告;相关职能的部门可根据授权, 向下级单位行文;需要共同行文明确的事项, 可由同级单位或相应单位联合行文。

要规范文件内容与报送要求。如“请示”应当一文一事, 避免一文同时包含多个请示事项, 且一般只送主办单位, 若需要同时送其他单位阅知的, 应使用“抄送”形式, 且“请示”一般不抄送下级单位。在实际工作中, 还要特别要注意“报告”中不得夹带请示事项。

三、公文管理中易出现的问题

根据笔者经验, 公文管理中易出现以下问题:

(一) 公文质量存在问题

如行文格式存在问题;文种使用不够准确;文件内容描述不清;行文语言不精练;引文、附件不规范;行文存在文字错误。

(二) 公文管理制度不健全

如没有制定本单位公文管理制度, 对公文的收发、传递、归档等要求不明确、责任不到位, 工作随意性大;制定的制度要求过于原则, 流于形式, 操作性不强;制度落实情况不好, 直接影响公文质量。

(三) 公文业务指导不到位

如没有完全建立起对有关部门和单位公文处理工作的业务监管体系;没有及时指导基层单位、部门开展工作;公文处理随意性较大, 在文件传递、处理、归档等工作方面存在问题。

四、提高公文质量的方法和手段

只有高质量的公文才能提供有效的信息和服务, 否则就会因提供虚假、失真、无效的文件信息给工作带来损失, 特别是公文具有法定效用, 有不同程度的强制性影响, 这使文件质量方面的各类纰漏起到放大作用, 微小的差错可能铸成巨大错误。所以, 要达到行文目的, 必须注重公文质量。要保证公文质量, 一要抓源头, 把好公文起草关;二要抓审核, 严把公文质量关;三要抓学习, 把好业务建设关;四要抓作风, 把好工作执行关。要提高公文质量, 最重要的是做好公文的起草和审核。

(一) 公文起草

公文起草要符合党的路线方针政策和国家的各项法律法规, 应能准确体现出发文单位的意图, 并保持与现行有关公文的有序衔接。起草时:一要注意突出主题, 内容简洁, 准确表述, 结构严谨;二要正确使用文种, 按照规范格式行文;三要注重实际, 深入调查研究, 充分进行论证;四要统筹考虑, 有涉及其他部门职权范围的事项, 应提前征求部门意见, 达成一致后方可行文。同时, 对重要文件的起草, 有关负责人应加强重视, 并亲自主持和指导有关工作。

1. 公文起草时的准备工作。

认真了解有关背景情况, 适时开展调查研究, 多方面收集有关资料, 按照“突出重点、内容详实、资料充分、真实客观”的原则, 选用材料和素材;学习掌握相关政策法规, 做到合法合规;根据行文目的, 构思文稿框架, 编写大纲, 安排结构, 力求主旨突出, 层次分明, 思路清楚;准确把握行文意图, 积极争取领导和各方面对公文起草工作的支持和指导;正确选择行文方式、发文形式、文种和格式要求等。

2. 公文起草时的语言要求。

表意清晰。行文的目的是“表意”, 一定要把行文事项表达清楚, 并根据不同的言语环境, 合理正确地使用精确词或模糊词, 使表述恰当而准确。

表述准确。要根据实际情况, 合理准确地对有关情况进行说明和表达思想, 注重准确清楚的使用词句, 符合语言规范, 词句之间逻辑严密。

用语妥当。要按照行文关系, 选择合适的用词和语气, 对上行文时, 要语气委婉, 措词平和;平行文时要注意礼貌用语;向下行文时, 应重点突出, 要求明确。

庄重平实。要规范地使用书面语和公文专用语, 一般不使用略语和冷僻字, 尽量少用专业性术语和名词, 同时, 要注意语言平实, 有关议论要精当, 说明要清楚;要客观真实, 言之有物、不打官腔, 力戒“假、大、空”话, 一般不采用描写或抒情的方式, 也不用论辩性的语言。

3. 公文起草时要合理安排公文结构。

公文的结构, 是行文内容的先后顺序和层次关系。合理的安排公文结构, 应科学谋划、统筹安排, 并围绕行文主旨, 进行辨证分析和巧妙安排, 力求做到思路清晰, 纲目清楚, 结构严谨, 详略得当。

合理安排公文结构是为了更好的表达主旨, 所以公文的一切要素都要为突出主旨服务。例如, 如何更好的划分段落层次以突出公文要义;如何选取描述方式, 采用递进式还是并列式, 以突出主要内容;如何更好的选取文字素材并妥善安排文字的表述内容, 以突出公文主题等。

同时, 安排公文的结构必须符合一般规律。安排公文结构时, 应当准确反映有关事项的内在联系和客观规律, 做到有序、周密、连贯、通顺。比如:安排公文内容时既可按时间顺序、事物发展过程进行阐述, 也可按事物的层次关系进行阐述, 既可采取由总到分、由整体到局部进行描述, 也可采取由一般到特殊、由原因到结果等进行描述。

(二) 公文审核

公文审核是保证公文质量的重要环节。审核人员按照公文处理的有关规定, 对文稿内容和办文程序严格把关, 起到提高公文质量, 精简文件数量的作用。公文审核为领导签发公文奠定良好的基础, 可以发挥文秘部门的参谋助手作用, 使领导把时间和精力用在主要的决策活动上, 提高行政效率。公文审核应重点把握行文关系、政策法规、协商会签、语言文字和体例格式等五个方面, 具体包括:

行文的依据是否合理, 行文的理由是否充分;行文内容是否符合国家法律法规, 能否准确体现发文意图;所提措施和方案是否可行;是否同现行有关公文进行有效的衔接;涉及其他部门职责范围的事项, 是否经过协商并取得一致意见;经协商部门之间仍有意见分歧的, 是否在文中进行解释;文种使用是否正确;公文格式是否符合有关标准和规范的要求;用词用语是否妥当;其他内容是否符合公文起草的相关要求。

经审核后不宜发文的文稿, 应退回起草部门进行修改或告知不能发文的原因。

五、结束语

公文是行政管理部门进行管理的重要工具, 是行政管理中最常见也是最实用的, 提高公文质量对提高行政管理能力具有重要作用和意义, 必须从公文起草的源头抓起, 才能保证公文质量, 提高行政效率。

参考文献

[1]宁永录, 刘剑坤.规范公文起草提高以文辅政水平[N].西安航空学院学报, 2011 (4) .

高职高专行政公文格式教学之我见 篇3

[关键词]公文格式 细节

公务的格式是指公文的各个组成部分在公文页面上所处的位置和书写的形式。行政机关的公文格式在规范性的同时，也有些复杂，考虑到高职高专学生就业及发展的实际需求，我们在教学中有几个小细节需要注意。

一、眉首部分

公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

按照“格式”要求，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

为什么要采用六角括号“〔 〕”，“格式”中并未明确说明。在实际工作中，目前大部分单位使用WORD处理文档，而在WORD文档中，六角括号“〔 〕”是作为特殊符号，需要通过“插入”—“特殊符号”—“标点符号”，才能调出。圆括号“（）”、方括号“[]”可以通过键盘直接打出，加之以前使用的是方括号“[]”，因此很多单位还是习惯于使用方括号“[]”。殊不知这违反了括号的使用原则。

二、主体部分

包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。公文标题、公文正文、印章、附注，“格式”规定得比较明确。这里简单说说主送机关、附件和成文时间。

（一）对于“主送机关”，“格式”是这样规定的：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在实际工作中，主送机关经常犯如下错误：

1.主送机关分类不明确，如某些高校的普发性文件中，用“各部门、各学院”来概括所有部门。实际上用各部门即可，部门指独立组织的某功能部分，可包括学院。如果为了区分部门类型，可使用“各职能部门、各学院”。

2.混淆“部门”和“单位”的用法。这二者可从下述几个方面区别：

（1）从概念上讲,“部门”和“单位”各自的定义不同：

单位和部门从概念本身而言，单位指某个独立的组织或机构，部门指独立组织的某功能部分；

（2）从性质上讲，“部门”和“单位”性质不同：

单位是相对与个人而言的，单位一般是法人，是一个比较完整的、相对独立的社会组织。而通常所说的部门是若干个性质相同或相似的某一类单位，当然部门也可以指一个单位内部的工作机构，也指政府的工作部门，如交通部、人事部等。

（3）从范围上讲，“部门”和“单位”各自的范围不同：

單位范围很广，不仅包括职能部门，也包括各级人民政府本身，还包括各级人民政府或职能部门的派出机构。

严格地说，在国家机关中，部门是指各级人民政府的职能机构，如公安局有时称公安部门、工商局有时称工商部门等等，是履行法律赋予的一方面职权的机构，是政府的一个组成部分。

“部门”和“单位”没有绝对的大小比较，都是相对而言的。有的部门下设的单位比较多，有的部门下设的单位比较少；反之有的单位是由很多部门构成，有的单位则是由较少的部门构成。

（二）对于附件的格式：“格式”是这样规定的：公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如：“附件：1.××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。 在实际工作中，附件有序号时，经常会用大写阿拉伯数码标识。

（三）对于成文时间：“格式”是这样规定的：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识右空4字。由于受使用习惯的影响，大多数人在标识成文时间时，将“〇”用数字0来代替，非常不美观。最简单的方法是通过“插入”—“日期和时间”，“语言”选择中文，然后在“可用格式”中选择需要的成文时间即可。

三、版记部分

版记部分的主题词、抄送、印发机关和印发时间，印发机关和印发时间得都比较明确。对于印发机关和印发时间的位置，“格式”规定为“印发机关左空1字，印发时间右空1字”。个人认为，在讲授时，可以不做要求。

《国家行政机关公文格式》不仅适用于国家行政机关，企事业单位、社会团体和个人都可参照使用。高职高专办学方向是：坚持培养面向生产、建设、管理、服务第一线的高技能人才。高职高专的学生毕业后，很少到国家行政机关。

参考文献

(国家行政机关公文处理办法) 篇4

<<国家行政机关公文处理办法>>（2001年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式）（GB／T9704—1999）就“发文字号” 的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在一些不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。

一、搭配虚字。如：“X政字（20023 第2号”、“x发字„2002] 第35号”，这里的“字”“第”均是没有任何实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“皖政„2002‟2号”（即安徽省人民政府2002年度发的第2号文件）、“皖发„2002‟ 35号”（即中共安徽省委2002年度发的第35号文件）。

二、要素颠倒。<<国家行政机关公文处理办法>>第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“（76）榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第” 多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农„1976‟85号”。

三、年号不全。如“x政发„97‟8号”、“x政秘(86）6号”，这里的“(97)”“„86]”是指1997年度。1986年度。虽然，在甘、甘一世纪里，“（97）”、“ [86]”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“„97]”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份

1号应该写全称„1997]„1986]，这也是（国家行政机关公文格式）之规定：“年份应标全称”。

四、错用括号。如“X政办（2002）8号”、“x政办（2002）8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“（）”均是错误的。规范的用法应是六角括号“[]”，如“X政办„2002‟8号”。

五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号” 常出现虚位，如“x政秘„2002）008号”，这里的“008号”应改为“8号”。《国家行政机关公文格式>>（GBT9704一1999）已明确规定：“序号不编虚位（即豆不编为001）”。

六、摆放有误。常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，（国家行政机关公文格式）附件的（条文释义）中讲的非常明确和具体；发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型：①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识（俗称大文头）的下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，4mm处居中摆放（如上规定）；②上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空贝字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧”（见2001年1月1日起施行的（安徽省行政机关公文处理实施细则）第三章公文格式第十一条第四款）。

七、字体字号不标准。<<国家行政机关公文格式>>规定：发文字号，用3号仿宋体字。而有的字号小于3号；字体，有的用小标来体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

八、与“公文编号”混为一谈。这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的<<中国实用文体大全>>、某师范大学出版社出版的<<公文写作教程>>、近年新出版的某函授大学教材<<应用文写作>>、某省委党校系统干部中专教材<<语文>>等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。

“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。“公文编号” 也叫文件编号，“是一份文件总印数的次序号”《实用公文词典>>陕酉人民教育出版社出版），<<国家行政机关公文格式>>（GB／T9704—1999）阐述更明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字，年份和序号组成”。除此之外，“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：①写法上的区别。“公文编号” 的写法过去是“NO．00018”，现为“00018”，位置标于文件左上角。而“发文字号” 写法是：“国发„1991‟2号”即国务院1991年发的第2号文件。②标注位置的区别。“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行„所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分‟。而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线

3下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。

<<国家行政机关公文处理办法>>已进行多次修订和完善，并制定了（国家行政机关公文格式》国家执行标准（GB／T9704—1999），我们在编印教材和公文实际应用中，就应该严格按<<办法>>和国家执行标准执行，这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。

公文格式及字体、字号要求

为规范学校党委文件，现将文件格式及字体、字号要求通知如下，请有关部门按照要求拟订党委文件。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（一）版头全称或规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在文件首页上部。

（二）份号公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。

（三）密级公文的秘密等级，用三号黑体字标注于份号下方。

（四）紧急程度“特急”“加急”，用三号黑体字标注于公文首页的右上角；紧急电报应当分别标明：“特提”“特急”“加急”“平急”。

（五）发文字号一般横向居中标注于版头与星线之间偏下。上报公文的发文字号可标注于版头左下方，与“签发人”相对应。发文字号用四号仿宋体字排印。

（六）签发人上报公文应当在发文字号右侧用三号楷体字标注“签发人”，并在“签发人”后面标注签发人姓名。

（七）标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方，用二号宋体字，居中

4排印。

（八）主送机关主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类机关的统称，位于正文上方，用三号仿宋体字顶格排印。

（九）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。文中大小题号要按以下顺序使用：第一级“一、二、三等等”，用三号黑体字。第二级“

（一）、（二）

（三）等等”用三号仿宋体字。第三级“1。2。3。等” 第四级“（1）

（2）（3）等” 文件使用的字体字号，正文用三号仿宋体字，每页19行，每行25个字。批转（转发、印发）的通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字。

（十）附件应当置于正文之后，与主件装订在一起，并在正文之后，发文机关署名之前，注明附件的名称。附件要另起版，标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。

（十一）发文机关署名应当有全称或者规范性简称，位于正文的右下方，最后一字与正文空四个字距离。

（十二）成文日期决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。打印文件的发文机关署名、成文日期如与正文不在同一页时，应在空页左上角标注“（此页无正文）”，日期第一字向右缩进两个字的距离。

（十三）印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章。用印位置在成文日期的上侧。（十

四）印发传达范围用三号仿宋体字加括号空两格标注于成文日期左下方。（十

行政公文管理办法 篇5

程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2、公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相

互关联、衔接有序的工作。

3、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

4、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部门组成。

5、发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明

主办机关发文字号。

6、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

7、公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

8、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

9、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关

负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

10、公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

11、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送

其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

12、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

13、草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序号，第一层为“

一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

14、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当

主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

15、公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重

点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

16、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负

责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

17、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签

发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

18、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

19、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。

行政公文管理办法 篇6

为确保国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）的贯彻施行，现就所涉及的几个具体问题提出如下处理意见：

1．关于“意见”文种的使用。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主管部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门签发后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

2．关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。

3．关于“命令”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时如何区分的问题。各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

4．关于部门及其内设机构行文问题。政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

5．关于联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号。行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

6．关于联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。

7．关于联合行文的用印。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。

8．关于保密期限的标注问题。涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）第九条执行，即凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。

9．关于“附注”的位置。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

10．关于“主要负责人”的含义。“主要负责人”指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。

11．关于公文用纸采用国际标准A4型问题。各省（区、市）人民政府和国务院各部门已做好准备的，公文用纸可于2001年1月1日起采用国际标准A4型；尚未做好准备的，要积极创造条件尽快采用国际标准A4型。省级以下人民政府及其所属机关和国务院各部门

行政公文管理办法 篇7

1. 印转性公文概述

行政公文是逐级行文的, 党中央的方针政策要传达到地方必须层层转发 (经省政府、地级政府、县或县级市政府的转发) 。这样逐层转发上级机关的公文、转发一些不相隶属机关的公文和批转下级机关的公文, 使转发类通知的应用价值极大。行政公文是国家规定的法定公文, 它的格式、种类、行文的规则、办理及管理, 都有法的规定。必须遵照国务院2000年8月24日发布的《国家行政公文处理办法》 (2001年1月1日起执行) 。但在复合体公文的实际写作中, 将被印转的文件当附件处置的现象经常出现, 附件名称在格式上也采用说明”的方式。

例: x x x教育厅办公室文件

x教办发〔2007〕17号

转发教育部办公厅关于做好2007年

全国普通高等学校分省分专业招生计划编制和管理工作的通知

通知内容略。

附件:《教育部办公厅关于做好2007年全国普通高等学校分省分专业招生计划编制和管理工作的通知》

在这个文件中便把被转发的“通知”列为通知本身的附件。在第二页对被转发的通知原文照印。

2. 被印转的公文不是附件而是正件

首先弄清, 何为“附件”。关于“附件”, 裴显生先生主编的《应用写作》对“附件”的文体意义的解释是 : “附件是附属于正文的具有印证性、说明性或附带性材料”。首先从定义上看, 颁布 (或发布) 印发类、转发类通知是复合体公文, 是将上级或不相隶属机关的文件 (主要是指示、意见、通知) 转发给下级机关。其次从结构上看, 因为颁布 (或发布) 、印发类和转发类通知和所印发或转发的文件、材料, 是一个文件的两个组成部分, 二者缺一不可, 相对于印发语、转发语, 它才是文件的主体部分, 是转发和批转范围内所有单位开展工作、处理事务的指南或依据, 所以不是附件, 不应加附件标注。

“附件”作为正文的补充, 在公文的实际作用中, 往往更为重要。在形式上, 附件名称不会出现在公文标题中, 正文中也不涉及。只是以括号的形式被提到 (例如名单、图表等) 。它们一目了然, 无需用文字表述;还有一些插公文正文中纸质的原件或复印件, 会导致公文内容的不连贯。像这类文件的名称一般会出现在复合体公文的标题里, 如标题《关于发布﹤国家行政公文处理办法﹥的通知》 (1993年11月21日) ; 如标题《关于发布﹤中华人民共和国消费者权益保护法﹥的通知》 (1994年1月1日起施行) 。标题是文章的核心内容, 如文件《中华人民共和国消费者权益保护法》出现在标题中, 证明了它的重要性。在内容上, 复合体公文之前的“文体, 只相当于“按语之类, 被印转的文件才是公文的主要内容。是人们真正要执行的东西。它们在公文中的性质、地位和作用与附件截然不同。看随印的东西是不是附件, 就是看其名称在不在通知的标题内。在标题内, 就不是附件。这两个印发类通知, 被印发的规章名称均在标题内, 那它一定不是附件。

3. 如何对被印转文件进行技术处理

印转类文件属于复合体公文, 具有结构上的双重性。 ( 如《关于发布﹤国家行政公文处理办法﹥的通知》) 就出现两套格式, 们需在格式把它处理成一篇公文。 (1) 印发类文件:法规或规章 (含章程、条例、办法、规定等 ) 均属于被印发文件的范畴, ( 如《关于发布﹤中华人民共和国消费者权益保护法﹥的通知》。这类公文是同一个机关发文, 直接加印被印发的法规或规章即可。 (2) 转发类文件:这类文件转发机关与被转发文件的发文机关是不一致的。 ( 如《“国务院办公厅转发发改委关于××××意见的通知”》) 。“发改委”虽为法定作者, 但没有直接发文权限, 需经转发。发文机关和被转发的 (发改委) 文件都有自己格式。出现一个公文两套格式。造成承办上的混乱。所以要进行技术处理, 把被转发的公文变成发文机关所发文件的一个组成部分。具体做法是:把被转发文件的眉首、版记、主送机关、印章、日期全部去掉。将发文机关移至标题之下 ( 或以括号标注 ) 、发文字号移至被转发文件标题的右下侧。

在实际应用中, 有些复合体公文虽然未把被印转文件当附件, 因为结构上的双重性容易出现两套格式的错误, 两个文体有两个成文日期, 印章, 眉首、版记等。因此, 写作这类复合体公文, 要在格式上进行技术处理:

对被印发公文的处理:被印发的内容一般都是管理类文书, 只能借助国家行政公文来发布。此时, 公文的发文机关与印发文书是同一个机关, 比较容易处理, 既印发时直接在公文生效标识之后加印被印发的内容即可。

对转发公文的处理: ( 如“国务院办公厅转发发改委关于××××意见的通知”) 。转发机关与被转发文件的发文机关是两个机关, 但都有各自的一套格式。这时, 要取消被转发文件的独立性, 使其成为转发公文的一个组成部分。既去掉被转发文件的眉首、版记、主送机关、印章、成文日期。将发文字号移至被转发文件标题的右下侧;将被转发文件的发文机关移至其标题之下 ( 或以括号标注 ) , 若其已在复合公文的标题或“转发语”里出现, 则可省略。

结束语

行政公文是国家实施管理的重要工具, 规范的行文不仅是学术方面的要求, 也是提高管理水平的必要手段。

参考文献

行政公文格式规范 篇8

行政公文格式规范

第一节 公文格式的种类

根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、纪要格式等。

第二节 公文格式的基本要求

1、公文用纸：一般使用纸张定量为60g/m²～80g/m²的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～9.5。

2、3、纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。

版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

4、字体：如无特殊说明，各要素一般用3号仿宋字体。特定情况可作适当调整。

5、行数和字数：一般每面排22行，每行28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。

6、7、公文应当双面印刷。公文应当左侧装订。/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

第三节 公文的通用格式

版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人。

主体：标题、正文、附件说明、署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：印发单位、日期、页码。

一、版头部分

1、份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的动向。份号一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。份号用黑色标注。

2、密级和保密期限：涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，公司秘密分为秘密、机密和绝密三种。

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。

3、紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4、签发人：上报的公文需标识签发人姓名。签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

字标注。

联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文单位的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。最后一个签发人姓名下使用红色分隔线，距离为4mm。/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

二、公文主体

1、公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题一般用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；

2、公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

3、附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

隔断公文前后的造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符

4、发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字；

5、成文日期：是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。

6、印章：印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。

7、附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。

三、版记 / 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

1、抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

2、印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

行政公文命令结构 篇9

导读：我根据大家的需要整理了一份关于《行政公文命令结构》的内容，具体内容：行政公文类型特别多，想要弄清楚也不是容易的事情。大家知道行政公文中命令的结构是怎样的呢?下文是我收集的，欢迎阅读!：基本原则与方法(一)公文结构的基本原则思...行政公文类型特别多，想要弄清楚也不是容易的事情。大家知道行政公文中命令的结构是怎样的呢?下文是我收集的，欢迎阅读!

：基本原则与方法

(一)公文结构的基本原则

思路既然是对公文的整体设计，就要“注意整篇公文、整篇说话的结构”(毛泽东)。这个整体，包含着思路的每一个环节。尽管每个环节的思考时间可能有长有短，下的功夫可能有多有少，但考虑每个环节时要服从于整体的思路，思路过程应该是系统的、综合的，而不是零散的，每个环节是互相联系、交汇的，而不是彼此割裂、分散的。要通过思路形成公文设计的总体意识，否则提笔行文时就可能顾此失彼，东拼西凑，缺乏中心，杂乱堆砌，文气不畅，不能形成内容、形式的整体美感。

公文虽然多是受命作文，写作的任务、目标也比较明确，但作者亦不能成为写作机器，而要发挥主观能动性，努力提高写作质量。这就要求构思时开阔视野，积极思维，多方联想。要联系所反映的公务活动，环顾左右，瞻前顾后，周密地考虑问题。只有这样，才能通过思路把公文写得更好，对工作更有指导意义;写得更新颖，增强可读性，对读者更有吸引力。

对于公文来说，其结构与作者或者行政机关领导的思想，便是相对应或相统一的。在一篇公文中，发文机关要求什么、要求做什么、怎么做这一类问题，都必须符合逻辑、符合时空地在结构中得到反映，始终围绕一个中心、一个主旨安排结构，如果公文结构杂乱无章，则表明作者的思路杂乱不清;如果公文结构不严谨不清楚，则表明作者的思路不慎密、不清晰。

(二)安排公文结构的几种方法

安排公文结构因人、因文而异。通常用以下几种方法：

作者在头脑中把公文的立意、选材、结构甚至各种细节反复琢磨，预想成熟，把公文的大体轮廓设想好，等到觉得思路成熟了，才提笔行文。这实际上是不见诸文字的提纲。篇幅较短的应用文可采用此法。篇幅长、内容多的应用文若采用这种方法思路，难度就比较大，需要有较强的思维力、记忆力和驾驭语言的能力。

作者依据公文思考的要点记录下来，边想边记，不求系统完整，然后围绕中心，对记录的零乱的条目进行整理、分析、归纳，进行集束思维，再依据这条明晰的思路写初稿。这种思路方法思路开阔，适用于理论性较强、内容丰富的应用文写作。但要注意在围绕主旨定向控制下发散思维，不可漫无边际;要脑、手并用，认真记录，细心整理，反复提炼，精益求精。

：基本内容

公文和其他文体一样，结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应、主次和详略等，安排结构就是在总体结构思路的指导下，组织安排好这些环节，构成相互紧密联系的有机整体，组成条理清晰、前后连贯、首尾圆合的篇章形式。

(一)公文的开头和结尾

开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称导语，用以唤起读者注意，引导阅读。开头要开门见山，一般用直叙形式。公文开头要表达的内容有：发文目的、针对实际情况制发此文的重要性和必要性、此文所要解决的问题、公文的指导思想或主要内容等。

公文开头没有一成不变写作规范体式。开头要紧扣主题、吸引读者。常见的公文开头，有 6 种：

(1)起因式开头。开头写明发文原因。一般使用“由于......”、“鉴于......”或“随着......”等句型开头。

(2)目的式开头。开头说明发文目的。一般使用“为了......”、“为......”等句型开头。

(3)根据式开头。开头写明发文依据，多用“根据......”、“遵照......”，、“按照......”等句型开头。

(4)时间式开头。开头写明某事、某情况的时间。有的直写年、月、日，有的用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间，有的用“......之后”句式开头。

(5)引文式开头。开头用引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。

(6)事情式开头。开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。

公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。

公文的结尾多种多样，常用的有 4 种：

(1)总结式结尾。在结尾部分对全文做出总结，概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。

(2)号召式结尾。在结尾部分提出希望，发出号召，鼓舞斗志。

(3)展望式结尾。以展望未来的表述作为结尾。

(4)专用式结尾。有些公文的结尾写法固定、规范，不得随意更换其他内容。

例 1:请示的结尾，要提出肯定式要求，多用“以上请示是否妥当，请批复”、“当否，请指示”、“妥否，请批示”等。

例 2：法规性公文的结尾，多用“本办法自发布之日起施行”;“本规定自发布之日起执行，原 xx 公文同时废止”等。

例 3：意见和决定的结尾，一般要提出落实的要求，多用“望各地各部门贯彻执行”;“把落实情况于 x 年 x 月 x 日上报”等。

(二)公文的层次和段落

公文的层次，又叫意义段、结构段，是公文在表达主题过程中形成的相对完整的思想内容单位，也是结构的基本单位。它体现了公文内容的表现次序，体现了公文内容相互间的逻辑联系，是事物发展的阶段性、客观矛盾的各个侧面以及人们认识和表达问题的思维进程在公文中的一个反映，也体现着作者在写作公文时思想展开的步骤。

层次和段落的关系是：在一般情况下，层次大于段落，一个层次由几个段落组成。有时，层次等于段落，一个段落就是一个层次，也有的公文因其简短，全篇只有一个自然段，如各种条据、启事、简单的通知等。

划分层次，一般按照事物发展的时间、所处的空间、功能和特征的主次、公文的逻辑联系等来安排。

例：撰写请示。可分三个层次。第一层写请示的缘由，第二层写要求上级给予解决的问题，第三层表达希望解决的愿望，即结语。

具体如何安排层次，应根据不同种类的公文的内容来决定。

公文层次，是公文思想内容展开的次序，是公文中表达思想内容的“意义单元”或“逻辑环节”。公文的层次安排，形式很多，篇章较长的公文层次多采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。

(1)总分式。也叫主从式，是在构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述;或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。总和分的关系是总说为主，分说为从，总说的层次统领分说的层次，分说的层次是对总说层次的演绎和阐释，并为总的层次服务。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现，在命令、决定、通知、通告中多是先交待观点后具体陈述主张和办法。

(2)并列式。是从横向逻辑联系入手，把材料按性质归类，组成层次，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项方式表述既有联系又各不相同的内容，即形成并列式层次，如条例、规定、办法、细则、计划等。

(3)递进式。是按照内容的逐层推进而安排层次的一种方式。层次之间为递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。

(4)因果式。是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。文中有的先说因，后说果;有的先说果，后分析原因。

(5)连贯式。是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式。有的以时间先后为序排列，有的以事件发展进程先后为序排列，有的以空间转换先后为序排列，有的以认识过程先后为序排列。公文写作众多以时序为多，如简报、报告、会议纪要等。

公文的段落是公文中的一个自然段，是公文中最小可以独立的意义单位。段落能够使行文条理，使层次之间的意思承接得更紧密、更自然，帮助读者更好地理解公文的思想内容。

层次和段落既有联系也有区别。层次着重于思想内容的相对完整性，靠其内在逻辑性来划分;段落则着眼于文字表达的阶段性，以语言的间歇停顿来显示。

组织段落既要注意内容的单一性、完整性，也要注意段与段的连贯与和谐。

(三)公文的过渡和照应

公文的过渡是层次和段落之间的衔接与转换，在公文中起着承上启下的作用。

以下情况一般需要过渡：

(1)公文内容由一层转入另一层。

例：领导的讲话稿。在开头导语常常这样讲：“根据市政府研究的意见，......，我讲以下几个问题。”

(2)表达方式有变化。

第一种，由议论转为叙述时，用过渡性的语句。

例 1:调查报告中议论转为叙述时，使用过渡句：“事情经过是这样的”。

第二种，由总述转到分述时，用过渡性的语句。

例 1:调查报告中第一段总述后转为分述时，使用过渡句：“现将调查结果归述如下”。

例 2:通知中第一段总述后转为分述时，使用过渡句：“现将有关事项通知如下”。

有些公文，用过渡词联接上下文。

例：用关联词因此、为此、特此、总之、但是、综上所述、由此可见等。

有些公文，用过渡词联接上下文。

例：调查报告，一般先交代调查对象的基本情况，紧接着交待基本做法经验，在两层意思之间，公文用“他们的基本经验是”独立段联接，承上启下，转折自然柔和。

2、照应

公文的照应是前后照顾，互相呼应。前边提到的问题，后边要有交代，有着落;后边要写的内容，前边有暗示，有招呼。照应使内容周密、线索清晰、结构严谨、意思连贯的重要手段。

公文常用的照应：

(1)首尾照应。即开头说的话，结尾再反复，再强调。这种重复、强调不是单纯重复、强调，而是深化内容、强调意义，因此往往是前有观点、情况，后有结论出现。

(2)前后照应。即行文的上下、内容的前后，互相照顾，彼此呼应。在公文中往往表现为概括和具体、问题和结论的前后呼应。

(3)题文照应。即公文的内容同标题照应。公文，特别是规范性行政公文，写作要求比较规范，大部分是标题概括基本内容，或者是标题揭示主题。

(四)主次和详略

文章各部分的内容，在文章中所占的地位和所起的作用，并不完全相同，有的份量重，有的份量轻;有的为主，有的为辅。分清主次，也是结构安排的一个主要环节。

朱光潜先生在《选择与安排》中对此也有论述：文章不仅要分层次，尤其要分轻重。轻重犹如图画的阴阳光影，一则可以避免单调，起抑扬顿挫之致;二则轻重相形，重者愈显得重，可以产生较强烈的效果。如果不分宾主，群龙无首，必定显得零乱芜杂。如果有五六层意思都平铺并重，它一定平滑无力，不能说服读者。

在一篇文章中如何显出主次轻重?可有两种方法，一种是在层次上显出，一种是在篇幅份量上显出。

详是详写，略是略写。公文写作，表述观点时可详可略，叙述和引用材料时也可详可略。而且，详与略在文字上的差异是巨大的，一个事实，可以用十几个字就表达完毕，也可以用几百个字详加介绍。

总的来看，公文是讲究精炼实用的文体，表达观点直接明了，叙述事实简炼清晰，一般不写细节，更不用精雕细刻的手法，与文学写作相比，公文的略写多于详写。但是，这并不意味着公文写作不分详略，就自身而言，各部分的详略安排还是十分讲究的。

那么，公文写作如何掌握详略呢?具体写法必须结合实际才能确定，可遵循以下两条原则。

首先，以主次的地位确定详略。

大多数情况下，主要观点和重要条文要详写，一般观点和次要条文要略写。

其次，以典型程度确定详略。