关于人事文员工作职责

关于人事文员工作职责（精选9篇）

关于人事文员工作职责 篇1

自《干部档案整理工作细则》出台以后，各人事档案部门统一要求，开始了对干部档案材料的整理装订工作。立卷装订方法繁琐、复杂，标准过于苛刻，每页都要裁剪。作为身处第一线的工作人员，笔者亲历了此项工作的整个过程，深刻感觉到这种拆卷装订工作成为了档案工作人员一项重要负担，所以目前的这种干部人事档案的整理方式有待改进。

一、现行干部人事档案整理工作存在的问题

1. 归档材料规格不一，加重档案管理人员的负担。

归档文件材料普遍采用21厘米×29.7厘米，即A4规格，也有的是B5或A3，如成绩单、高校录取名册等，而干部人事档案对纸张要求基本为19.5厘米×26.5厘米尺寸，即16开规格。如果出现大于标准的档案材料，必须进行裁剪或折叠，然后才能装订归档，装订线一般得距左边2.5厘米，操作过程中稍有不慎就会有切掉字迹的情况发生。如果档案材料过小或过薄，还要进行贴边、贴底或裱糊，使原有档案材料变硬，出现褶皱。

由于人员的流动，有些干部人事档案材料要在不同单位间进行转递，虽然装订规格有了统一要求，但由于很多是手工操作，方法和尺寸标准上相对有一定的误差，打孔机的边距和间距不统一，为档案人员新入材料带来很多麻烦。以本校为例，2006年两校合并，合校前人事档案材料各自进行了整理装订，但合到一起时发现尺寸大小和打孔位置全有出入，考虑到以后入材料麻烦，我们只能对新接收的千人材料重新补孔打孔，这种工作强度可想而知。

2. 成册打孔装订，不利于对档案实体的保护和保密工作。

要达到《干部档案整理工作细则》的整理装订要求，档案员需要对每个人的档案材料进行鉴别、分类、排序、剪裁、裱糊、打孔，然后进行装订，要做到至善至美还要进行多次检查翻阅。而且每年人事档案都有很多新的材料形成，按文件规定：对收集的人事档案材料要在一个月内归入档案盒，每两年装订入卷归档一次。材料需要归档时，要进行剪裁打孔装订，同时必须把档案拆开。这样反复折腾，对档案的损伤是不言而喻的，既重复劳动又不利于档案的保护利用。

在档案利用方面，原来利用者可以只把需要的材料拿去复印或借用，但现在必须整卷带去复印，由于装订过厚，影响复印效果，同时也不利用档案的保密工作。

3. 繁重的整理工作，影响档案信息的进一步开发。

干部人事档案工作为组织人事部门的干部队伍建设和高层次人才开发立下了汗马功劳。他们的工作是默默无闻的，看似清闲，实则繁重。每个干部每年必须归档的材料为年度考核和工资单，根据不同工作岗位和性质，还会分别产生不同层次的提升、职称晋升、进修培训学习、各种考试和资格认定、党员材料、各种表彰及奖励、干部考察及任免等材料。同时随着干部人事制度改革的深入，人才流动频繁，档案工作人员每年都要转入转出大量的档案材料，工作相当繁重。由于各单位人员相对紧张，目前领导对档案工作的重视程度仍很不够，档案工作人员配备不足，使档案工作者整天忙于手工作业，根本没有时间和精力去学习档案管理的专业知识和现代化管理技术，更谈不上去进行信息资源的深层次开发。

二、干部人事档案整理的改进措施

1. 做好与组织、人事、学历、科研等部门的协调工作，统一档案载体规格。

大部分干部人事档案材料都是组织、人事、学历、科研等部门形成的，档案管理部门应该积极主动地做好与这些部门的协调工作，力争各部门按照档案装订规格制作出标准的档案材料，当然有些工作并不局限于本单位范围内，这就需要得到上级有关部门的支持。各部门统一要求，使材料规格一致，这样就能大大地减轻档案工作者的工作负担，也避免了因剪裁对档案实体的伤害。

2. 装订要求适当放宽，尽量维护材料原貌。

对人事档案材料的装订可以适当放宽要求，全部用同一尺寸固然美观，但考虑到长期使用和对档案材料原貌的保护原则，应该允许档案材料在尺寸上有出入，因大部分档案已经进行了新的整理装订，不必进行新的改装，只要把档案盒放大一些，到能装A4纸即可，完全不影响外部美观。

3. 改变打孔装订的方法，效仿文件材料整理方式。

干部人事档案完全可以效仿文件材料整理装订方式，避免打孔装订对档案材料的破坏，把所有材料分类排序后进行编号、编目，然后存放于特制带夹的活页档案盒内。这样其他部门或个人利用档案时就可以直接从中抽取所用材料，装入材料时直接归类装入即可，避免了因打孔对档案材料的损坏，也简化了整理工作程序，减轻了档案管理人员负担，以便使他们有更多的精力和时间进行业务知识的学习，深入探究档案信息资源的开发利用工作。

参考文献

[1]彭芬辉.关于干部人事档案材料整理工作的思考[J].湖南社会科学,2009(3).

[2]王亚明.干部从事档案整理方法的改革[J].中国档案,2003(4).

[3]刘俊玲,宋红卫.人事档案整理方法变革之管见[J].档案管理,2006(5).

关于人事文员工作职责 篇2

【关键词】人事档案；信息公开；思考

信息公开引发了档案工作的诸多变革，也对人事档案管理产生了巨大的推力，《政府信息公开条例》的颁布实施，为人事档案信息公开工作的开展提供了可靠的依据。但由于传统的人事档案管理体制要求人事档案管理模式是封闭的、保密的，以致于在很大程度上降低了人事档案信息的价值和利用效率，因而，在信息公开背景下，人事档案管理工作受到了很大的冲击和挑战。

1.人事档案信息公开的主体

1.1单位主体

根据我国现行法律对于国家机关的界定，充当单位义务主体的应是各级国家权力机关、行政机关、检察机关、审判机关、各级政治协商会议、军队、事业单位、人民团体、国有垄断公司。

1.2个人主体

随着民主制度的发展，现代国家的知情权制度普遍确认了公职人员的隐私权适当减损原则。因此，人们有权利了解公职人员的经历、品德、才能、观点、性格以及财产、家庭、婚姻等状况。因此，知情权的义务主体中的个人应该包括各種公职人员；国家机关中从事公务的人员；企事业单位、人民团体、国有公司中从事公务的人员；国家机关、国有、企事业单位委派到非国有、企事业单位以及社会团体从事公务的人员；其他依照法律的规定从事公务的人员，如农村村民委员会的组成人员等。明确了信息公开的主体界定以后，我们发现人事档案的所属权之争对人事档案信息公开并不会造成太大的影响，因为人事档案的所属权归某个组织或人事部门，组织或人事部门就有义务公开社会所需要的相关信息；人事档案的所属权归个人，如果这个人是上述人员，也有义务公开社会所需要的相关信息。当然，在人事档案信息公开中要做出谨慎的界定，既要让人事档案信息能全面地反映个人的德、能、勤、绩，又不可把个人隐私披露出去而侵犯人事档案当事人的个人隐私权，造成不必要的法律纠纷。

2.人事档案信息公开的范围

要确定人事档案信息公开的范围，首先了解人事档案利用的需求。组织或人事部门为了办理当事人的任免、调动、出国、升学、入党入团、职称评审、兑现工资福利待遇、离退休等项事务，需要进行考察、校核相关事宜；有关部门为了对档案当事人的某个问题进行复查，做出结论和进行批复；纪检监察、公安、安全保卫等部门因特殊事宜需查阅借用某人的档案；档案当事人的子女或直系亲属，因出国、入伍、入党入团等情况进行政审，需要了解其有关情况并出具证明；当事人因本人职称评审、任免、调动、出国、升学、入党入团、交纳各种保险金、购房或办理住房公积金等事宜查阅、借阅则需要档案复印件。

档案利用者一般有二种：一是档案当事人所在的主管单位、协管单位或是上级机关组织、人事、纪检监察、公安、安全保卫等部门的委派人，二是人事档案当事人或经当事人授权的代表。对于第二种档案利用者是否可以调档阅档，正是本文探讨和关注的焦点。这也是对人事档案信息公开的限制最重要的突破。笔者认为，第二种档案利用者是拥有享受人事档案信息公开知情权的又一主体。虽然我国《宪法》中没有公民可享受人事档案知情权的条款，甚至在相关管理制度中有不允许任何人查阅或借阅本人及直系亲属的明文规定，但这并非就表明档案当事人没有对本人人事档案的知情权。我国是人民民主专政的社会主义国家，《宪法》第2条也明确规定：“中华人民共和国的一切权力属于人民”，公众拥有对国家政务的知情权、参与权乃至互动权。根据“权利推定”原则，我国公民对其人事档案具有知情权，是符合我国《立法法》的基本原则的：作为下位法的各人事档案管理的规定和制度应服从上位法—《宪法》的精神。

另外，美国等西方国家也非常重视公民对本人的人事档案知情权的维护，美国“为纳税人服务”的思想观念在人事档案管理中也得到了充分体现，将人事档案内容向个人开放。因此，我国的人事档案管理工作也应当以人为本，对于只要不属于保密范围的，个人应享有对自己档案的知情权，可以知道自己档案的目录内容，使自己的合法权益不受侵犯，这在当今尤其重要。因为社会主义市场经济体制的建立，人事制度的改革，各级人才市场的出现，使得各层次各专业的人才交流渠道畅通，人才的流动日益频繁，辞职、应聘、身份变换、交纳各项保险、出国、升学等时有发生，使流动人员对人事档案需求更大、更频繁。档案存在的价值就是满足社会的需求，因此，建议将第二种人纳入人事档案信息公开的范围。当然，档案信息对个人只有利用权利，没有修改权利。如对信息内容有异议，可通过一定程序进行复核确认。人事档案信息向个人开放，不仅可以大大方便当事人，还可以增强公民的档案意识，有利于加强广大公民对人事档案管理工作的监督，使人事档案工作更好地为公民服务，彰显人事档案存在的价值。

3.人事档案信息公开的方式

通观中外各国信息公开的实践，信息公开以行政主体在公开中的作用可分为主动公开和被动公开。主动公开信息是指政府主动地在有关的公开出版物（如我国的《国务院公报》、《人民日报》等）上公布政府信息，或者以通告、告示、布告、公告等方式公开政府信息。被动公开信息是指应民众（包括自然人、法人和其他组织）申请，允许申请人通过查阅、复制、下载、摘录、收听、观看等形式，依法利用政府部门所掌握的政府信息，或者应申请人的申请将政府信息以通告、告示、布告、公告等方式予以公开。也有学者将政务公开分为宏观和微观两种形式。微观意义上的信息公开是指政府机关依照法定程序向公众或特定的公民提供有关资料的法律行为；宏观意义上的信息公开是由有关政府机关向公众或特定的公民提供相应政府管理资料范围、主体、程序和法律后果等要素组成的法律制度。人事档案信息公开可参照上述方式进行。

人事文员工作职责精选 篇3

2、 公司花名册、通讯录、员工档案资料的及时更新与完善;

3、 员工转正、异动手续的办理及跟进及人力盘点表的统计;

4、 负责固定资产、台账资产等资产的编码、登记、盘点及每月仓库的盘点工作;

5、 负责公司残疾人的年审及工伤申报工作;

6、 负责公司园区相关分摊事宜的对接、核算、请款工作;

7、负责季度及节假日福利的申购及发放工作;

8、负责办公用品的申购与发放，工衣工鞋、及相关非易耗品的开单领用及管理工作;

9、负责协助行政主管跟进、完善后勤其他相关事宜;

关于人事文员工作职责 篇4

关键词：高校,干部人事档案,达标,问题,建议,展望

干部人事档案工作是组织人事部门工作的重要组成部分, 是做好干部工作的前提与基础, 也事关干部管理工作的效率与质量。为此, 中共中央组织部办公厅于2006年2月24日下发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》 (以下简称《通知》) (组厅字[2006]5号) , 并于同年3月启动了包括部分高等院校在内的全国范围内的干部人事档案达标考核工作。几年来, 许多高校以干部档案达标考核为契机, 以提高干部人事档案管理服务水平为目标, 高标准、严要求, 全面开展了干部人事档案整理工作。实践表明, 干部人事档案达标考核工作基本达到了预期的目的, 工作成效显著。笔者作为一线档案管理人员, 在参与达标工作过程中, 通过亲身实践及与同行交流, 发现了高校干部档案管理中存在的一些共性的问题, 对于可能的共性的解决办法也有一些个人的思考, 现拟总结成文以与同行们交流研讨。

一、高校干部人事档案达标过程中存在的问题

与其他各类人事档案相比, 高校干部人事档案本应侧重反映个人履历、学历学位、职位职称、任职任免、教学科研成果、学术科研单位鉴定评语等方面, 但也正是这些方面存在问题比较多。主要表现在以下几个方面。

1. 个人履历填写时间前后不一致, 内容不完善。

履历表是个人学习和工作经历的重要反映, 是考核考察干部的重要依据, 也是提供凭证作用的重要依据。个人应根据表格逐项填写, 所填信息应真实、准确、规范、完整, 还应有照片、本人签名、填表时间和组织印章。但在实际人事档案管理工作中, 履历填写时间前后不一致和不完善的地方多有发生, 造成档案利用不便。其原因主要可以归结为两大方面:一是本人原因。首先, 有极小部分人为了获取个人利益, 故意不如实填写, 甚至涂改造假, “年龄越填越小, 学历越填越高, 党龄、工龄越填越长”, 大多是为了晋升、退休金计算、工资计算时能够达到个人目的, 这种做法是一种实实在在的造假行为。其次, 由于个人重视程度不够, 在填写时不够认真, 带有随意性。例如在填写年龄时, 时而阴历时而阳历;在填写党龄时, 由于时间较长, 根据印象大概填写。二是外部原因。由于组织人事部门工作人员疏忽大意不负责造成的。制表不严谨、审核不严格, 不能层层把关, 就容易造成问题档案材料、缺公章缺照片等不完善档案材料装进个人档案。

2. 考察、考核、鉴定材料单一雷同。

从考察考核材料分类来看, 很多干部档案混同于普通员工档案, 也仅仅有一年一度的考核材料, 而缺少届中、换届、离职等考察材料, 重大政治事件、重大任务表现材料则更是稀缺, 届满经济责任审计结果报告等审计材料也多有缺失。从内容上来看, 多是一些“政治觉悟高、工作积极主动、不迟到早退”之类的套话官话, 原则性话多, 具体工作表现少, 内容空洞、形式雷同, 不能恰如其分地反映一个人的个性、能力、特点和专长。

3. 学历、学位材料差异大。

差异大一方面表现在内容上。目前, 我国的国民教育具有办学形式多样、学历层次多样、教育形式多样、学生身份多样、学制年限多样等特征, 加上五花八门的国外留学经历, 多样性的办学特点产生了更加多样性的档案材料, 使得档案材料的收集和鉴定难度加大。另一方面表现在形式上。干部人事档案对纸张的要求基本为19.5厘米×26.5厘米尺寸, 即16开规格, 而现在的学籍归档材料有A3、A4、B5等。如果出现大于标准的档案材料, 必须进行裁剪或折叠, 然后才能装订归档;如果档案材料过小或过薄, 还要进行贴边、贴底或裱糊, 使得档案整理难度加大, 严重加大了档案管理人员的负担。

4. 反映科研学术水平的材料和培训材料缺乏。

按现行规定, 第四类学历、学位、职称材料中还应有反映科研学术水平和培训的材料, 但现实档案中, 往往重学历、学位、职称材料收集, 忽视科研学术成果材料的收集, 造成档案不能如实反映个人的业务能力、工作业绩。人事档案是组织人事部门发现人才、使用人才和管理人才的重要依据, 也是职务职称评审、考核和奖惩的依据。此类材料的缺乏造成档案的利用和凭据价值大大降低。

5. 任免材料不齐全、内容不完整。

干部任免材料是达标考核的重点, 为此, 《通知》规定缺少1997年以来副处级以上职务变动《干部任免审批表》的, 即为干部人事档案审核工作不合格, 实行“单项否决”, 目的是突出档案管理和利用的重点, 确保在关键环节上不出问题, 把住档案管理的重点关口。全套任免材料应该包括校发文、干部任免审批表和考察材料。但在实际档案整理过程中发现或由于任免时代久远, 或因干部任免的环节多、材料多, 造成任免材料不齐全、内容不完整的情况。

6. 引进人才和特聘人才原始档案缺失严重。

最近几年, 高校之间人才竞争日趋激烈。各高校为了引进人才, 纷纷采取超常规措施, 想尽一切办法吸引高层次人才来校工作。这些高层次人才或者在海外功成名就, 没有人事档案;或者被原单位扣住档案不放等等。此类人员档案只能在新单位重建, 新建的档案在档案的合法性、真实性和实用性上都大打折扣。

二、实现高校干部人事档案达标要求的基本方略

维护干部人事档案的完整、准确与安全, 是干部人事档案管理的生命线, 在此基础上, 才有可能实现优质的干部档案管理水平和服务水平, 也才能完成和实现考核的目标和意义。为此, 建议在以下几个方面应对高校干部人事档案达标工作。

1. 成立领导挂帅、组织人事部门通力合作的组织体系。

干部档案达标工作涉及每个单位、每位干部, 事关全局, 没有领导重视, 没有组织人事部门的通力合作, 仅仅依靠档案部门的孤军奋战, 是很难完成如此庞大而繁复的达标任务的。根据笔者自身实践和走访其他兄弟单位可以发现, 凡达标工作做得比较好的单位, 一般都是主管校领导亲自挂帅, 组织人事部门牵头, 并成立干部人事档案达标领导小组, 档案一线工作人员作为执行团队全程参与, 全校总动员, 分步骤、分阶段地制定目标, 明确职责、分工负责, 以及时解决达标中遇到的各种难点和困难。

2. 建立健全人事档案管理制度, 规范管理程序。

干部人事档案是组织人事部门识才、选才、用才的重要参考条件, 人事档案管理工作政治性、纪律性很强, 因此, 建章立制尤为必要。为此, 在达标工作中, 要始终以《档案法》、《高等学校档案管理办法》等为法律依据, 以中央有关文件要求为准绳, 结合学校实际情况, 对已有规章进行分析梳理。在实际工作中, 还要充分征求组织人事等部门意见, 查缺补漏, 建立健全干部人事档案查阅、收集、归档、保管、保密等制度, 规范档案的查、借、用、转等流程, 并做到制度下发到相关单位、“制度上桌”、“制度上墙”、“制度上网”, 以进一步提高全校各部门的档案意识和专兼职人员的业务能力和素质, 实现干部人事档案的制度化、规范化管理。

三、高校干部人事档案达标工作的启示

近几年来, 在各级党委的亲切关怀和正确领导下, 在广大干部员工的共同努力下, 高校干部人事档案达标工作成效显著, 业已取得了阶段性进展和实质性的进步, 但展望未来, 人事档案管理工作还任重道远, 还需要作出不懈的艰苦的努力, 为此, 至少还需要在以下几个方面继续探索与进步。

1. 建立健全人事档案管理信息化系统。

在人类快速进入信息社会的今天, 科技发展日新月异, 给高校管理带来很大变化, 要保持跟高校各项工作的协调和同步发展, 必须实现档案管理的数字化、网络化, 以适应新的管理方法、管理模式和管理手段, 更好地满足信息社会发展的需要。为此, 要以干部档案达标工作为契机, 建立健全人事档案管理信息化系统, 把信息化建设作为我们提高工作效率和档案利用效率的一个重要手段。以北京大学为例, 学校正在开发建立一套可查询的人事档案管理系统, 以期通过建立本校各相关职能部门、各院系所人事部门和人事档案管理部门的局域网, 在不违反规定的情况下, 使不同的使用者能共享人事档案的信息源。

2. 加大人事档案的开发利用度, 充分体现人事档案的信息服务功能。

胡锦涛同志指出:“档案事业是一项崇高的事业, 是党和国家事业发展一个不可缺少的方面。借助档案, 我们能够更好地了解过去, 把握现在, 预见未来。”为此, 作为新时期的档案工作者, 理应提高业务能力, 不仅要重视档案材料的收集整理工作, 也要重视档案的编研工作, 以人事档案信息网络为依托, 拓展档案服务功能和途径, 充分发挥人事档案的作用。档案室应利用计算机对全校干部人事档案信息进行编研, 对干部队伍的年龄结构、职称结构、学历结构进行统计, 作科学的数据分析, 更好地为组织人事部门服务。

总之, 达标考核是促进高校干部人事档案管理工作再上新台阶的重要举措。各高校都要以此次达标考核为契机, 进一步提高干部人事档案的管理水平, 进一步促进档案管理工作的科学化和规范化, 进一步为高等教育改革与发展提供可靠的人才保障。

参考文献

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].中国档案出版社, 2002.

关于人事文员工作职责 篇5

1 增强对档案工作创新意义的理解和认识

档案工作创新是适应知识经济时代条件下干部事业建设的需要。随着各项改革的深度发展，干部人事档案的内容需要不断扩大，档案内容的陈旧性和应用的局限性，与当前干部队伍建设的需求极不适应。作为档案工作者，必须深刻地认识新形势下档案工作新的内涵和特点，应具有广阔的视野和开放的思维，适应发展和变化，从而抓住时机，勇于探索，不断创新，从工作转型中保证档案工作与时俱进。

2 把资料收集，完善内容作为档案工作的基点

档案材料的收集，是档案工作的基点和起点，也是其创新的基点和起点，因此，要在把握和维护档案材料真实性和完整性、新意性的基础上，抓住创新主体，保证创新质量。

2.1 把完善归档制度、保证及时收集和补充档案材料作为创新关键。要充分利用互联网快捷、容量大的手段，创新收集通道和整理手段，完善归档制度，使新形成的应该归档的材料及时归档，以避免档案中有关干部任免、考察、工资或奖励、学历等材料的缺失。尤其是对于考核、政审鉴定等方面的材料，要及时收集，及时归档。

2.2 拓宽收集范围，丰富档案内容。根据新形势下干部培养和队伍建设的特点，对人事档案，要建立归档责任人负责制度。要认识和掌握干部档案材料形成的规律和特点，注重收集能够反映干部政治素质、思想情操、工作作风、知识技能等方面的材料，特别是现阶段应根据人事制度改革和人才信息的需要，收集体现政治觉悟、思想理论、知识技能、特业专长等业绩方面的材料，使归档材料更全面，更准确，保证干部人事档案的内容更加全面和完整。

2.3 确立动态收集观念，及时补充新材料。要以动态收集观念，与时俱进地不断充实干部履历的新内容，做到定向收集，重大业绩随时记载，一般情况按一定时间阶段记载，保证材料收集完整、齐全。档案工作人员必须以适应新时期干部人事工作的动态性特点进行工作。

3 准确保证正确无误地做好鉴别工作

鉴别工作是一项政策性很强的工作，要以政治敏锐力、鉴别洞察力的要求对材料进行审定，识别其真伪，判断其价值，确定其是否归档，这是维护干部人事档案真实性和完整性的重要保证，也是保证干部档案质量的恒定标准。因此，档案人员应坚持原则，坚持标准，本着对组织负责的态度，首先要确定鉴别材料是否属于档案性质的范畴，对于不属于归档范围的材料，区别不同情况进行处置。其次，保证归档材料的真实性，真实性是干部档案的生命。最后，要鉴别材料是否完整，一是要保证归档材料完整；二是材料内容和外部形式完整，做到取之有据、舍之有理、实事求是，特别是对于剔除后准备销毁的材料，应慎之又慎，切忌主观臆断，草率处理；三是要鉴别材料手续是否完备。总之，归档材料必须真实、完整、精练、实用，以确保档案的权威性。

4 定期档案整理，提高档案质量

档案整理是保证档案质量的重要环节。档案整理必须做到：分类准确、加工准确、排列有序、装订整齐。第一，坚持实事求是，真实地把能够反映干部个人历史和现实的材料整理出来；第二，要以党的政策理论，保证正确性为指导；第三，遵循档案工作程序规律，保证材料内容和时间上的统一性，要加强研究和创新。要利用各种机会，宣传提高档案质量的必要性和做好档案工作的重要性，不断加强领导和指导部门的沟通和联系，寻求支持和帮助。

5 提高人事档案信息化管理水平

关于升格高校人事档案管理的思考 篇6

升格高校；人事档案；管理

六盘水职业技术学院是2002年9月经贵州省政府批准成立的升格高职院校，学院由3所中等专业学校和3所科研单位合并组建而成。学院于2004年在组织人事处设立了干部人事档案室，管理全院教职工的人事档案。

1.学院人事档案管理工作的现状

1.1材料利用分散

组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解—个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计，这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。

1.2材料内容过于形式化，空洞无物

比如每年一次的鉴定考核内容基本都是相同的，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”等等之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。

1.3部分材料不规范，不完整

应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，还有的归档材料书写不规范，形式不统一，有的材料还是复印件，归档纸张大小不一，有的考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。

1.4制度不健全，管理方法落后

从收集、鉴别、归档整理、保管保密，到转递、查(借)阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均以手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。

1.5长期以来，档案室只求看好大门、守好小摊

档案不丢便可万事大吉，在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式，开拓创新意识欠缺，思路比较狭窄，视野不开阔，仍处于“被动服务”的局面，干部人事档案日常的大量的传统的利用工作是接待利用者的查阅，办理档案借出手续，为个人因办理入党、升学、深造、提干等事宜出具有关证明材料。却很少对档案材料进行进一步的分析研究、再加工或开发汇编，将档案信息转化成可被利用的档案信息。

1.6升级达标工作任务繁重

学院合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，学院干部人事档案还没有按新标准整理过，为了达到中央组织部档案管理一级标准，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

2.提高人事档案管理水平的对策思考

2.1加强对档案的收集整理工作，不断充实学院人事档案内容

打破单一内容，改变分散局面。把那些真正反映干部德、能、勤、绩的档案材料，及时归入干部本人档案，注重将教师业务、教学工作中的突出业绩和重大科研成果，以及能够反映教职工工作能力的各类材料，充实到人事档案里，即要确保材料的系统性、规范性，使学院人事档案成为学院人才信息资源完整的储备库，进一步促进收集工作的制度化、规范化，从而为组织了解、考察和重用干部提供重要依据。

2.2加大鉴别力度，提高人事档案的真实性

鉴别工作是档案工作的重要基础，也是维护档案真实和完整的一项重要措施，鉴别工作开展得成功与否直接影响人事档案质量的优劣、作用的发挥。在鉴别中一定要把握中央组织部的有关规定和要求，本着对党、对干部本人高度负责的精神，坚持原则，对收集的文件材料进行细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保鉴别的材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性。

2.3常言道：没有规矩，不成方圆

建立健全工作制度是非常必要的，人事档案的制度包括归档制度、收集和补充制度、鉴定制度、保密制度、借阅制度等等。收集是基础、鉴定是关键、借阅提供利用是目的。建立健全这些制度才能保证人事档案工作顺利开展，为了推动学院人事档案管理的科学化、规范化和现代化进程，人事档案管理部门应根据档案法律、法规以及人事档案工作的条例和细则，结合实际制定《干部档案材料收集制度》、《干部档案鉴别归档制度》、《检查核对制度》、《保管保密制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案查(借)阅制度》、《干部档案计算机使用管理制度》、《档案管理人员岗位职责和送交档案材料归档制度》、《人事档案销毁制度》等，制度一旦形成，档案工作者就必须严格遵守，逐步形成依法管档、以法治档的良好氛围，从而达到人事档案规范管理，方便利用的目的。

2.4用计算机进行管理，才能提高工作效率

信息时代的到来，对档案利用工作提出了更高层次的要求，作为档案工作者来说，如何开发档案本身所具有的潜在价值，使档案真正成为信息资源，更好地为干部人事决策工作服务，就必须采取切实可行的新方法，突出“主动”服务的精神，启用相关管理软件，进行专项信息的输入工作，建立各类档案信息数据库，提高档案信息的检索速度，并为深层次的利用打下坚实的基础，使人事档案的利用工作产生质的变化和飞跃。

2.5人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用

首先必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

其次，注意掌握人事档案材料的鉴别、分类、目录书写、装订等一整套档案管理的基本操作技能，通过锻炼，能熟练掌握这些基本功，在日常的档案管理工作中做到得心应手。

2.6为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务

关于人事文员工作职责 篇7

1 了解干部人事档案的重要性

干部人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、德能勤绩, 以个人为单位集中保存以备考察的文字、表格及其他形式的历史记录。它是干部成长轨迹的真实记录, 记载了干部成长、进步的过程, 是组织人事部门考察、使用干部及培养、发现人才的重要依据。组织人事部门历来把查阅干部人事档案作为考察、了解干部的重要环节和必经程序。干部人事档案收存的文字材料形成于不同时期, 上面留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志。因此, 干部人事档案能够为落实政策、调整工资、开具购房证明、解决生活待遇、更正年龄及参加工作时间等提供重要凭证。

2 干部人事档案材料的收集

收集是指人事档案管理部门根据本机关干部人事管理权限及干部人事档案材料的收集归档范围, 有意识地、经常不断地将有关部门形成的干部人事档案材料集中, 以备建立或补充干部人事档案所进行的工作。收集工作是干部人事档案管理诸环节中最基础、最重要的工作, 既是干部人事档案工作的起点, 又是贯穿干部人事档案工作始终的经常性工作。干部人事管理工作和其他工作形成的干部人事材料很多, 档案管理人员必须清楚哪些材料属于收集归档范围, 这在中共中央组织部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》中有明确说明, 档案管理人员应认真学习并参照执行, 使干部人事档案达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。干部人事档案材料收集归档是一项政策性强、艰苦、细致的工作, 档案管理人员在把握材料收集范围与途径的基础上, 还必须针对本单位实际研究收集方法。 (1) 经常收集:即主动将平时工作中形成的干部档案材料收集归档, 并在每年其他工作相对较少的3、4月进行一次全面清查, 缺失材料逐一登记后有计划地收集; (2) 掌握特殊材料形成时间并及时收集, 如我校每年教师节要表彰一批“优秀班主任”、“先进工作者”, 每两年要进行中层干部的选拔聘用, 这2项工作中形成的奖励材料、考察任免材料等都是特殊材料, 要掌握它们形成的时间并及时收集归档; (3) 普遍材料定时、重点收集, 如我校每年年底要求职工填写年度考核登记表和正常晋升工资档次审批表, 这些材料产生时间集中、涉及范围广, 应划定一段时间重点收集归档。总之, 干部人事档案材料收集工作要求档案管理人员严格依据有关规定, 熟练业务, 充分发挥自身主观能动性, 及时、全面地完成收集任务。

3 干部人事档案的整理

整理工作是一项细致、重要的工作, 为此, 中共中央组织部专门制定的《干部档案整理工作细则》中指出, 干部人事档案的整理是以干部个人为单位, 将收集起来的干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、加工和装订, 并在此基础上不断对档案内容进行补充的工作, 是干部人事档案立卷的全部过程。它既包括新建档案的整理, 如新分配大中专毕业生、调入人员、军转干部等档案整理, 又包括对原始档案补充材料的整理。干部人事档案整理工作即把文字材料转化为档案内容, 是干部人事档案工作的重要环节, 具有重要作用。 (1) 便于干部人事档案材料的保管。单页、单份的材料在取放、查阅、转递过程中易散落或丢失, 应按照有关规定将档案材料分类组装成册, 有效保证干部人事档案的完整性; (2) 便于干部人事档案材料的信息获取。零散的档案材料给查找带来很多麻烦, 而经过整理的档案则便于根据档案目录快速、便捷地查找相关材料, 获取必要信息。要做好整理工作, 必须做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐, 通过整理使每册档案达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。所谓完整, 是指整册档案材料齐全、手续完备, 不缺页少份、缺章少印;所谓真实, 是指档案材料的内容符合实际情况, 凡是似是而非、张冠李戴的材料都应及时清除, 使整理后的档案更能客观、准确地反映干部真实情况;所谓条理, 是指档案整理要进行正确的分类、排序、编目, 使整册档案内容有类有别、有理有序、一目了然;所谓精练, 是指将档案材料进行精细的筛选, 清除不属于归档范围的或重份的材料, 使档案简练;所谓实用, 是指档案的整理应以方便利用和保管为目的, 使之更好地为干部人事工作服务。

4 干部人事档案的保管

保管工作是根据安全保密、便于查找的要求, 对干部人事档案进行科学保护和管理的工作。它既是防止档案材料遭到破坏、保持档案完好的必要手段, 也是维护干部人事档案材料收集、整理工作成果的重要环节。首先, 要建立健全相关规章制度, 如收集补充制度、整理工作制度、检查核对制度、保密制度、工作人员守则等;还要建立各种登记薄, 如收集材料登记簿、缺失材料登记簿、查借阅档案登记簿、接受 (转出) 档案登记簿。档案管理人员要以身作则, 严格按照各项制度开展保管工作, 力求达到规范、细致、有章可寻。其次, 要编制档案号。根据我校管理档案数量较少、专业技术职务系列单一的特点, 可采用隶属编号法。即将档案按人员性质分成高级职称、中级职称、初级职称、职员、工人、离退休、辞职、死亡等若干大类, 并分装入柜、分别编号Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……, 对于隶属于每一大类的人员档案, 可再按晋升职称、职务或辞职、死亡时间先后分别编号1、2、3……这样便于档案的管理和取用。最后, 要建立干部人事档案花名册。按已编排好的档案序号, 对应相应的人员姓名, 制作成表格式花名册存入计算机, 计算机保存既有利于人员信息的系统管理和在人员性质变动时及时进行修改补充, 又有利于提高办公效率。如要查阅张某某的档案, 我们可先在档案花名册上查出张某某的姓名, 再对应档案花名册上的相应编号 (假如为Ⅰ-012) , 通过这个编号, 可以迅速获知此人档案位于Ⅰ (高级职称) 柜中的第12位, 并迅速从档案柜该位置抽取张某某的档案册, 省时省力。

5 干部人事档案的保护

为尽可能延长干部人事档案寿命, 应制定切实可行的措施, 以防为主、防治兼施。 (1) 要有专用的干部人事档案封皮和档案盒; (2) 要有坚实的铁皮档案柜; (3) 要有达到“六防” (防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温) 标准的专用档案室; (4) 要有必要的保护性设备, 如驱虫用的樟脑块等; (5) 要定期检查档案室, 核对档案; (6) 要严格遵守干部人事档案保管规定, 遵守国家《档案法》、《保密法》。

6 干部人事档案的提供利用和转递

档案的提供利用是指提供干部人事档案给相关组织部门进行查阅、借用。该项工作主要依据《关于查阅干部档案的规定》和《干部档案工作条例》的规定, 严格提供利用范围, 同时填写查阅干部档案审批表, 并办理其他查、借阅手续。档案的转递是由于干部工作调动、离职后再就业、异地安置等原因, 档案管理单位发生变化, 将档案转递至新的管理单位。转递档案须按干部档案转递通知单的项目详细登记, 并通过机要交通转递或派专人取送, 避免产生“无头档案”。

人事文员岗位职责 篇8

直接上级：人力资源部经理

岗位职责：协助人力资源部经理负责办公室的日常工作。工作内容：

1.负责员工入职及离职手续的办理；

2.负责员工卡及员工名牌的制作和更衣柜钥匙的管理；

3.礼貌接听部门电话，准确传达各种信息及留言；

4.负责部门各种函文、备忘录的整理、分发、分类存档等文字工作；

5.负责各类人事表格的发放和准确记录；

6.负责本部门的考勤和加班补休等人事记录的整理和保存；

7.负责当月新闻稿（一篇）的编写

8.负责部门办公用品的领用、统计；

9.负责总经办日常的卫生清洁；

10.负责统计每个月酒店离店的员工名单及相关资料；

11.负责统计员工对膳食等方面的反馈意见，并将整理结果报至主任处；

12.参加部门例会，并负责会议记录的整理、打印和分发；

13.完成人力资源部经理交办的其它任务。

上交文件：

每天会议纪要（文档）

周二办理入离职手续(统计数据）

周三检查更衣室卫生（检查表)

周四办理入离职手续（统计数据）

1号上交上月新文稿、上交上月入离职（总人数）5号统计未办离职手续人员（名单）

10号文化宣传栏更新（内容）

关于人事档案纠纷的法律思考 篇9

一、处理好人事档案纠纷的重要性和必要性

人事档案在职工个人的工作、学习和生活中具有举足轻重的作用，诸如劳动就业、调动工作、办理和领取社会保险待遇等都离不开人事档案。在计划经济条件下，职工属于“单位人”，单位对个人的工资、待遇、升迁、生老病死等都有全面的管理职责。随着市场经济逐步完善和发展，单一的“公有制”经济模式不复存在，人力资源逐步实现市场化配置，职工由“单位人”向“社会人”转变，伴随着人员流动规模和速度的不断扩大，企业丢失职工人事档案的纠纷也随之增多。妥善处理好人事档案丢失纠纷，赋予职工有效的法律救济途径，对于保护职工的合法权益，维护社会稳定，促进社会主义市场经济的健康发展以及构建社会主义和谐社会具有重要意义。

二、人事档案纠纷的成因

1. 人事档案制度改革未能跟上时代的步伐。

市场经济体制确立后, 企业已经逐步成为独立的市场主体, 企业人事管理应当适应这种变化。而在企业改制过程中, 产权关系的梳理成为中心和热点, 而企业人事档案问题则被边缘化。其实员工档案纠纷实质上是企业与员工其他实质性权利义务关系扭曲的一个反衬。例如，若企业出现停产与破产情况时, 员工档案由谁管理就成了问题。可以说，目前企业在产权改革、用人制度改革方面已经迈出了坚实的步伐, 但人事档案管理却落后于时代的要求。

2. 档案管理的“双轨制”运行模式的影响。

近年来, 人才市场和劳动力市场等主体代管劳动者档案的情况越来越多, 相当一部分劳动者的档案已经摆脱了计划管理模式的窠臼。所谓市场化管理档案的模式, 即“人才”管理与存放档案、当事人付费的模式，这种档案管理模式使劳动者能自由进退, 不因档案受制于用人单位。与之相反, 未进行档案市场化管理的劳动者的档案易成为用人单位掣肘劳动者流动的工具。如此“双轨制”是造成当前档案纠纷的又一个因素。

3. 劳动力流动是单位与员工实体权利义务扭曲造成的。

目前人事档案纠纷并非是档案本身的纠纷, 而是劳动力流动中实体权利义务关系扭曲的表象反映, 如用人单位扣押劳动者的档案, 无非有两个方面的原因:其一是用人单位不同意劳动者离开本单位, 因为劳动者具有很高的使用价值;其二是用人单位利用扣押劳动者档案企图获得其他利益。至于丢失员工档案的问题, 主要是档案在被使用过程中才凸显档案其价值的, 如员工到其他单位谋职、办理社会保险手续、升学等都可能使用到档案。

三、我国人事档案制度中存在的法律问题

现在越来越多的因人事档案引发的劳动合同纠纷多与人事档案制度中存在的问题有关。我国人事档案制度存在的法律问题很多, 主要体现在以下几个方面。

1. 人事档案“重管理、轻使用”的格局仍未打破。

现行企业人事档案的法律规制, 主要依据《档案法》和《企业职工档案管理工作规定》。而从中不难看出, 目前企业人事档案仍将管理作为法律规制的重心, 至于职工人事档案的使用几乎没有作出相应规定, 即公法规制有余, 而私法调整不足。档案分为公档与私档, 但我国现行法律制度并没有对此作出明确区分。从某种程度上看, 目前企业与员工的档案纠纷与法律规制不足有直接关系。更值得关注的是, 有关事业单位职工档案的法律规制几乎处于空白状态, 当事业单位与员工之间出现档案纠纷, 没有直接的法律救济渠道。

2. 单位与其员工之间档案信息严重不对称。

员工私人档案中究竟应当沉淀什么样的信息?这样的信息是否能为双方当事人所认同?档案的公信力如何?这些问题都不清晰。如近年出现的企业任意将不利于职工的信息记载于档案之中, 而职工对此却一无所知, 直到找工作四处碰壁后才得知其中蹊跷。

3. 单位建档不规范。

企业建档相对规范的是国有大中型企业, 而外资企业、小型非国有企业等为员工建档普遍较差, 甚至没有为工作多年的员工建档。企业人事劳资部门演变为人力资源部门后, 员工信息只注重现实, 不注重历史积累和个人信息沉淀, 换言之, 在现代企业运作过程中, 并不重视员工建档问题, 即使是这些企业拥有员工的相关个人信息, 也与原国有企业的“档案”相去甚远。

4. 人事档案纠纷的法律梳理程序不畅。

从上世纪80年代中期国有企业开始改革, 但是企业人事档案制度并没有作为该系统工程的子系统得到改进。旧式档案管理模式已经很难适应现代企业制度下的人力资源管理模式, 也很难适应市场背景下的法制环境, 如企业与员工之间的人事档案纠纷是否属于劳动争议?劳动仲裁机构能否受理?人民法院是否可以直接审理档案纠纷?档案纠纷案件审结后该如何执行等问题都是目前棘手的问题。

四、解决人事档案纠纷的法律对策

1. 完善人事档案法律体系，明确纠纷发生的法律救济途径。

人事档案法律是档案法律体系的有机组成部分，现行的《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》和《流动人员人事档案管理暂行规定》是人事档案法的三个基本规章，也形成现行的“条块结合”的人事档案管理体制。目前我国档案法律体系存在不全面、可操作性不强和内容滞后等问题。以企业法和破产法为例，在人事档案和其他档案问题上，特别是那些关、停、并、转和破产的企业，对档案移交收集问题没有明确规定，导致企业档案归属上缺少法律依据。如果属于劳动争议, 申诉时效又该如何计算, 如果用人单位将员工的档案丢失又该承担什么法律责任, 尚无明确法律规定。为减少社会矛盾, 档案问题应通过立法规范和完善, 明确用人单位的法律责任。损毁、丢失劳动者档案者, 用人单位之相关人员除应承担相应的责任外, 还应积极协助劳动者重制档案。此外，立法要明确公共档案和私人档案的界限。公民因供职部门不同而可能造成其档案的公共属性和私人属性的差异, 如政治性人物, 其个人档案同时也是公共档案；而私人档案也未必不涉及公共利益, 如年代久远且具有考古价值的私人记载则应当具有公共利益, 国家公力当然应当予以保护。

2. 人事仲裁应当积极受理档案纠纷。

目前许多的劳动仲裁机构、人事仲裁机构不受理当事人就档案纠纷提起的仲裁申请或诉讼。对于劳动者而言, 档案一旦被用人单位所扣押, 档案中若干年前的历史记载, 以及档案中许多属于个人的隐私, 如父母、兄妹、夫妻以及他们的各种信息, 就存在被侵害和利用的可能性, 而对此没有任何的程序法可以救济。因此, 人事仲裁机构应当积极受理这样的纠纷, 如果用人单位扣押员工档案皆事出有因, 如住房纠纷、违约赔偿纠纷, 那么, 上述机构可以将与之相关联的问题一并处理, 但前提是用人单位没有理由扣押员工档案, 更没有任何理由阻碍劳动者之重新就业。

3. 人民法院应当受理档案纠纷。

目前, 人民法院直接受理档案纠纷的案件极少, 关键因素在于:其一, 单独就档案纠纷而提起诉讼, 如何认定这类纠纷的性质, 目前对此的认定是既非劳动争议, 也非普通民事纠纷;其二, 档案纠纷仍被认定为政策性解释问题。我国目前存在的企业人事档案制度是市场经济体制确立以前的制度, 并未随企业改革而改革。企业劳动争议处理制度恢复后, 劳动争议的范围被行政立法所确定, 而劳动争议范围中并没有将“档案纠纷”罗列其中, 因此, 目前用人单位扣押劳动者档案不能定性为是劳动争议, 尤其是劳动者已经离职, 这种纠纷就更难被定性为劳动争议。同时, 档案问题仍被认为属于政策层面的问题, 而非法律问题, 应当寻求诉讼外的其他程序予以救济。用人单位负有保存和及时转移档案的义务，对于档案的丢失或者延迟转移显然存在过错，其结果必然会影响劳动者的就业、生活以及各项待遇，侵害劳动者的合法权益。整个过程，用人单位存在明显过错，同时有侵权行为并造成了侵害后果，且侵权行为与侵害后果之间存在着因果关系，应当认为档案的丢失或者迟延转移与劳动者因此而遭受的损害之间是一种侵权法律关系。因此，对于此类纠纷人民法院应直接受理。

4. 加强人事档案集中管理和宣传工作，提高人事档案法律意识。

市场经济条件下，人力资源逐步实现市场的配置，人才流动规模和速度也越来越大，而企业改组、改制、兼并和破产导致人事档案丢失的现象不断发生，当务之急是国家必须加强人事档案的集中管理，防止再次发生类似事件。特别是对于那些保管条件差的单位的人事档案，各级国家档案主管部门要主动参与并尽快收集进馆。同时要加大人事档案法律的宣传力度，提高人事劳动部门、用人单位和广大职工的人事档案法律意识，重视人事档案的作用和管理工作，保证人事档案的齐全、完整、合法有效和有序流转。

5. 加强人事档案行政执法力度，严肃查处人事档案丢失等违法行为。

档案行政部门和人事部门应相互配合，依法处理人事档案丢失纠纷及违法行为。首先，各级人事劳动主管部门既是人事档案的管理者，又具有对下级机关及企事业人事档案管理的领导与指导职责，负有妥善处理人事档案丢失纠纷的法定职责。其次，档案行政管理部门具有档案行政的检查指导和执法职能，要改变重保管轻执法的作风，应监督指导人事主管部门或依法查处人事档案丢失纠纷。